Báo cáo bài tập lớn phân tích kinh doanh Đề tài hệ thống thông tin quản lý thư viện

1.2, Pham vi dé tai Đề tài nghiên cứu một hệ thống quản lý thư viện online, bao gồm các chức năng được mô tả như sau: ¢ Quản lý tài khoản: Hệ thông phân quyên tài khoản đối với từng ngườ

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HO CHi MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHO HO CHi MINH

BAO CAO BAI TAP LON: PHAN TICH KINH DOANH

Dé tai: Hé thong théng tin quan ly thw vién

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Hà — Th.S Hồ Thị Linh

Nhóm : BÁ

Thành phố Hô Chí Minh, tháng 01 năm 2024

BANG PHAN CONG CONG VIEC

03023721004 | năng, Phân tích yêu

0 cầu và mô hình hóa

hệ thống

+ 03023721004 Storyboard, Phác

5 thao giao dién Tổng quan, Tiếp cận phân tích kinh

03063216088 | doanh, Giao tiếp hệ

2 thong, Yéu cau kinh

doanh, cac bén lién

quan và chuyên giao

MUC LUC

TONG QUAIL cece cccecceceecessessecsesscseesessesscssesecsiesesssseteesissresecsisssesessesicsresissisenseessetess 1 1.1 Xác định vấn đề nghiỆp VỤ L2 2112111211211 1111111 11 1110112111011 8110111111 1 cay 1

1.2 Phạm vi đề tải -: 55: 221222112221112211121111211112111122122111 1110211111 211gr 1 Hướng tiếp cận phân tích kinh doanh, kế hoạch vả giám sát phân tích kinh doanh .2

2.1 Hướng tiếp cận phân tích kinh đoanh - 5+ s2 ES2E1521 1121412711121, e 2

P9 ¡0 li nhỉiaaiiiiiảÝ 2

2.3 Kế hoạch hoạt động phân tích kinh doanh 5: 22 2222112221132 121222x222x+2 4 2.3.1 Sản phẩm chuyên giao 1 S122 1112111211111 1121 2112102111 xe 4 2.3.2 Dự toán các hoạt động - Q0 Q1 1201210112111 11 1112111111211 1 101111011 1c ykg 8 2.4 Phân tích các bên liên quan -: 2 2 2212211221 1211 1511151151 11111111 11211 8111k ray 11

“5N c9 0n e 11

2.4.2 Sơ đồ củ hành :- 221222111 22112111211122211222112211112 112111212102 12

2.4.3 Kế hoạch truyền thông c 11211121121 11111 1111101110111 11 2011121111111 1kg 12

N ra QOL IMG e 14 3.1 Bảng kế hoạch hoạt động ĐỢI HmỞ 2 20 121121112 11121 11111111111111 1111 8x cty 14

3.2 San pham 2 0 ,ic‹aadẢÁÁẢÝỶẢ 15 3.2.1 Két qua phong Vani 15 3.2.2 Két qua khao St cc ccccccccccscecsesessescssessessessessssesesseseessesisssesessessesesesesees 17 3.3 Tài liệu mô tả yêu cầu - 5 s11 1111211 121111211 1101121101212 111 rce 25 3.4 Mô tả hệ thống - 1T 12112121111 212111 211211212122 11 212cc g re 30 3.4.1 Sơ đồ phân rã chức năng - 2+ + SE 1122117111211211211121 121120 tu 34 3.4.2 Sơ đồ dòng đữ liệu 5 St 2 2121111121112 2121112121111 rag 34 Phân tích yêu cầu và mô hình hóa hệ thống 2252 212921251 1271121511222 1xe 34 Non ống (j4 iáIIIiIA 34

4.1.1 Các yêu cầu vả use-case tương Ứng 5: s12 1221121211121 xe 35

4.2 Mô hình hóa hệ thống - 2-22 2 1 1EE1821511211111111 11111121 1212102111 rau 42 4.2.1 Thực thể và các thuộc tính .¿¿222+2222++222122212112211122112211.22ce 42 4.2.2 Sơ đồ ERD - 22122211 2211221112211122111221 2111111 0e 43

5.1 Các loại giao tiếp của hệ thống 5-2 5S 1E 1211212111111 2 2 1111121 tru 43

5.1.1 Hé thong voi nguoi str dung cece cseecseseeseesessesseseesscseseseeseneeeress 43

5.1.2 Hệ thông với hệ thống 2-52 SE E1 1121121111112112111112011111 120 t6 44 5.1.3 Hệ thống với phần cứng 2 5+ S1 S1 E1 1211112112121 1121211121110 rta 44

5.2 Storyboard của ø1ao điện 0 201121121112 11 121111110111111111 11111121 HH ky 45

5.2.2 Thủ thư - 12: 2112212111211 12111151 121111521111 151 1012111112111 TẸ 181gr Họ 46 5.2.3 Quản trị VIÊN - ác 2 11121121111 15211 1151101211121 2111112 711111111111 81 8x re 50 5.2.4 Giám đỐc 2: 22122112221112211122111211112111211 2112112101101 52

5.3 Phác thảo 9180 di@n eo ccc ccccccccscesseeseecseeecesessecsessseesseeseecseenseeeteeeesaesenies 57

“¬n ) 1z na Ú 57

5.3.3 Quản trị VIÊN - ác 2 11121121111 1521 1111511012111 11 2111127111111 111 11H xe 80 5.3.4 Giám đỐC ©.::222122112221112211122111211112111211 121121101021 e 87

6 Két luan

ll

DANH MUC HINH ANH Hinh 1: 5 giai đoạn phát triển hệ thống thông tin theo mô hình Waterfall 2

Hình 2: Sơ đồ củ hành 5s: 22222 22211122211122211122211112TT111 T111112111211 1 de 12

Hình 3: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Form 2 5+ St 21222215222222 18 Hình 4: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Form 2 5+ St E1 21222215222232 18 Hình 5: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Form 2 5+ St 2122221522222e2 19 Hình 6: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Form 2 5+ S212 21222215222252 19 Hình 7: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Form 2 5+ Set 1E 2122221522222e2 20 Hình 8: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Form 2 5+ S21 1E 2122221522223e2 20 Hình 9: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Form 2 5+ Set 2122221522232 20 Hình 10: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Forim 2-5-2 SE E2212E222222225e2 21 Hình 11: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Forim - - + S2 SE E2212E222222225e2 21 Hình 12: Kết quả khảo sát Độc giả qua Google Form 5+ se Set 22222212 e6 22 Hình 13: Kết quả khảo sát Độc giả qua Google Form 5+ se Set 222222212 e6 22 Hình 14: Kết quả khảo sát Độc giả qua Google Form 5+ se Set 222222212 e6 23 Hình 15: Kết quả khảo sát Độc giả qua Google Form 5+ se Set 222222212 e6 23 Hình 16: Kết quả khảo sát Độc giả qua Google Form 5+ se Set 2222222121 6 24 Hình 17: Kết quả khảo sát Độc giả qua Google Form 5+ se Set 222222212126 24 Hình 18: Kết quả khảo sát Độc giả qua Google Form 5+ se Set S22 22221 c6 24

Hinh 19: Sơ đồ phân rã chức năng 2 2 1 222SE22E12E12E1211271271221711271211 221212 te 34 Hình 20: Sơ đồ dòng dữ liệu - 5 5s 1 2E 1115121111211 1111221211121 12221 21c 34

Hinh 21: Sơ đồ Use-case 2-2221 212212221112211111211211211211211212112122 ra 36 Hình 22: Lược đồ quan hệ thực thể ERD 1 ST HH1 HT E211 Ha 43 Hinh 23: Tranp chủ Đăng nhập - 120 1211211121 1121 122112011121 1011 1111111101211 kg 57 Hinh 24: Tranp chủ Đăng nhập - c1 21212211121 1111 122112011121 1011 1111111111121 1g yk 58 Hinh 25: Tranp chủ Đăng nhập - - L1 0202211121 1121 122112011121 1111 1111111101211 gyk 58 Hinh 26: Thông báo Đăng nhập không thành công 5 2c 2222222222221 12xx se, 59 Hinh 27: Trang chu Dang nhap cece ccccccceecenseecsesseceseesseeeccnecnseetsessseeeeeeeeens 59

Hinh 28: Thong bao Dang nhap thanh cOng eee 02011 112 11H01 1111 12 11kg 60

Hinh 29: Trang chu D6c Gia ccccccccccsccssecnsesssesseesseesecesecsecssecnssssseeseesseeecensenteeaes 60

Hình 30: Giao điện Tìm kiếm tài liệu 222: 22 2222112221121 021 1 re 61

Hình 31: Giao diện Tìm kiếm tài liệu với các lựa chọn cho tiêu chí “Bộ sưu tập” 61 Hình 32: Giao diện Tìm kiếm tài liệu với các lựa chọn cho tiêu chí “Kho tài liệu” 62

Hình 33: Giao điện Tìm kiếm tài liệu với các lựa chọn cho tiêu chí “Sắp xếp” 62 Hình 34: Giao diện Tìm kiếm tài liệu với các kết quả tìm kiếm - 2s se 63 Hinh 35: Thông tin chỉ tiết tải liệu - 2 2-2 SE 2S12215122152112212212712712221111 22c c2 63

Hinh 36: Giao diện G1a hạn mượn trả 0022311011111 1111k TS TS ng c5 11x xu 64 Hinh 37: Thông báo Gia han sách thành công 2 22 22 222221112113 1251 12222 se 64 Hinh 38: Giao điện Thông tin mượn trả 5: cee 2212211221 1221 1121151 11231153 111111111212 65 Hình 39: Trang chủ Đăng nhập - L1 021211211121 11211221 120111211111 1111111 11112121 kg 65 Hinh 40: Trang chủ Đăng nhập - - L1 1212211121 1111 122112011121 1111 1111111111211 kg 66 Hinh 41: Tranp chủ Đăng nhập - - L2 21211211121 1111 12 1120111211111 1111111 1111211 vs 66 Hinh 42: Thông báo Đăng nhập không thành công 5 2c 2222222222221 125x£ se, 67

IV

Hinh 43: Thông báo Đăng nhập thành Ong eee 20211 112 1191111112111 tr 67

Hình 45: Giao diện Quản lí tài liệu - 2 2 0221122211 115111 131113211131 11121 1111111112 69 Hình 46: Giao diện Quản lí tài liệu 2 G2 2211222121201 11 1111321111111 111111211112 70 Hình 47: Thông tin chi tiết của tài liệu ST 212121111111 111511151 11121521158 ea 70 Hình 48: Thông báo Xác nhận xóa tải liỆU - c2 22 22222211211 12512221 221281211252 71 Hình 49: Giao diện Cập nhật thông tin tài liệu 5 2 022222221 12212 2212212512522 71 Hinh 50: Giao diện Cập nhật thông tin tài liệu 5 2 2222222211212 22122 122225252 72

Hinh 51: Thông báo Cập nhật thành công G0 2012112111111 1 1112 11212111122 mg 72

Hinh 52: Giao diện Thêm mới tài lIỆU 0000202222256 13 1125511511111 1 1111155551511 1 11x sxy 73 Hinh 53: Giao diện Thêm mới tài lIỆU Q0 0000222225613 112556 1515111111111 55 511511111 xsxy 73

Hinh 54: Thông báo Thêm mới thành công ác 2221211121111 111511121112 2m 74

Hình 5Š: Giao diện Quản lí mượn trả 5 5c 1 2222221121221 1111182111115 11 111128 x12 74

Hình 56: Giao điện Quản lí mượn trả với các kết quả tìm kiếm 5-5z 2s: 75

Hình 57: Thông tin chi tiết tài liệu ST TH T21 2151111111 1n HH Hee 75

Hình 59: Thông báo Cập nhật trả sách thành công - 0 2.1 S22 se 76

Hình 60: Giao diện Bảo cáo Q 2 HH HS TH T11 TH ng 111111111111 11021111 khe se 77 Hình 61: Giao điện Báo cáo với các kết quả tìm kiếm 2-5221 c2 E2 222 ce 77 Hình 62: Giao diện chỉ tiết của l báo cáo -: 2s S221 155115511121515115121511511 15215 1xk 78 Hình 63: Giao diện chỉ tiết của l báo cáo -: Sa c1 21 152111511121515115121511511 1552 5x 1xk 78 Hình 64: Giao diện chỉ tiết của l báo cáo -: 2c S221 155111511121515115521511511 152 51k 79 Hình 65: Giao diện chỉ tiết của l báo cáo -: 2c S221 151115111215151155215115 111552 5k 79 Hình 66: Lựa chọn Xuất báo cáo s s Sa s21 111 11215111211111111111111 12151151128 H ae 80 Hình 67: Trang chủ Đăng nhập - - 220 0211211121 1111 122112011121 1111 1111111111221 kg 80 Hinh 68: Trang chủ Đăng nhập - L2 021211211121 1111 122112011121 1111 1111111101121 vs 81 Hinh 69: Thong báo Đăng nhập không thành công 5 2c 2222222222221 12xx se, 81

Hinh 70: Thông báo Đăng nhập thành Ong eee 020112112 11901111112 11 re 82

Hinh 71: Trang chủ Quản trị VIÊN - - 1 2011211121121 1 11111 211011181 1111101 1112111118111 xkg 82 Hình 72: Giao diện Quản lí tài khoản - 5-5 52 2222222211121 1 11122111 1118211111251 11 x12 83

Hình 73: Giao điện Quản lí tài khoản với các kết quả tìm kiếm 525cc 83

Hinh 74: Giao diện Sửa thông tin tài khoản 5 c2 2 1211221121112 1222128111111 84 Hình 75: Giao diện Sửa thông tin tài khoản 5 c2 2122112211211 121122 12811111112 84

Hinh 76: Thông báo Cập nhật thành công 0 2022112111112 11112 11212111122 re 85

Hinh 77: Thông báo Xác nhận xóa tài khoản người dùng 2c cc sec s2 ccsss 85 Hình 78: Giao diện Thêm mới tài khoản C1 1112221111111 11511111111 11211 1111 ch 86 Hình 79: Giao diện Thêm mới tài khoản - - - 1 111222111111 111511111111 112111 111cc 86

Hinh 80: Thông báo Thêm mới thành công á - 2222121112111 1111 1111121112 2m 87

Hinh §1: Trang chủ Đăng nhập - - L1 20 1211211121 1121 12 1120111211111 1111111 111211 kg 87 Hình 82: Trang chủ Đăng nhập - c2 1211211121 1121 12211201 11211111 1111111101121 kg 88 Hinh §3: Thông báo Đăng nhập không thành công 5 2c 2212222222221 se 88 Hinh 84: Thông báo Đăng nhập thành công c2 22221222212 1521 1111511121 kre 89

Hinh 85: Trang chủ Giám đốỐc 2 2-2 2+S22E1221271221121127122121211121111211211 20c 89

Hinh 86: Giao diện Báo cáo - LH HH HT ng TS HT TT 1110511111511 111111 k1 xy 90

Hình 87: Giao điện Báo cáo với các kết quả tìm kiếm 2-5221 c2 E1 222 e 90

Hinh 88: Thông tin chỉ tiết của 1 báo cáo - 5-52 222222212122212111111221211 21.1 erxze 91

Hinh 89: Lyra chon Xudt bao Cd0 ccccccccscssssecsescssescsesesescscsvevscsussesessvscseseetevscsevsveeees 91

Hình 91: Giao điện Quản lí nguồn nhân lực - 2-2 221 1 S1 1521115221521 e6 92 Hình 92: Giao điện Thông tin chi tiết nhân sự - 52-22 22122121221 2127121211 11 x6 93 Hình 93: Giao điện Chỉnh sửa thông tin chi tiết nhân sự 22 2 522cc 2z 93 Hình 94: Giao điện Chỉnh sửa thông tin chi tiết nhân sự 2-2 Sz2scE2 c2 94 Hình 95: Giao điện Chỉnh sửa thông tin chi tiết nhân sự 2-2 sSz2scEz s2 se 94 Hình 96: Thông báo Cập nhật thành công 0 2022112112111 1 1112 11212111122 mg 95

Hinh 97: Giao diện Thêm mới nhân sự - - -G 2101111111111 1111k n TS E11 11k yy 95 Hinh 9§: Giao diện Thêm mới nhân sự - - c2 0111111111111 n1 SnnS n1 1k yy 96

Hinh 99: Thông báo Thêm mới thành công á - S22 21211 121111 111511121112 2m 96

Hinh 100: Giao diện Quản lí nguồn 2 TIM 97 Hình 101: Giao diện Quản lí nguồn sách -2- S19 E21 121121121111 11111 ng 97

Hinh 102: Thông tin chí tiết tài liệu 2-2 222 92EE£E12EE2252212112711 2112212112121 te 98 Hình 103: Giao diện Cập nhật thông tin tài liệu 5 2c 2222221211212 1112212 22 98

Hinh 104: Thông báo Cập nhật thành công - G0 222221112112 212 2112212251212 99 Hinh 105: Thông báo Xóa tài liệu thành công 2 22 22 222211112211 15511222x xe 99 Hinh 106: Giao diện Thêm mới tài lIỆU Q00 0022225611511 1 1111151555111 1 1111x125 x2 100 Hinh 107: Giao diện Thêm mới tài lIỆU - - Q00 000222256115 11 1111111115551 1 1111111125 x2 100 Hinh 108: Thông báo Thêm mới thành công - c2 2 2221222231321 11 1551212 222x22 101 Hinh 109: Giao diện Quản lí nguồn 12 HH 101

Hình 110: Giao diện Nguồn tài chính — Thu s2 5c 5212911 1271112212121 2.6 102 Hình 111: Giao diện Nguồn tải chính — Chỉ - 25c 5S SE1511871271111211 111 ceg 102

Vi

DANH MUC BANG BIEU

Bang 1: San pham chuyén giao - 5 Sen 1 21121111112111121 211112112120 8 Bảng 2: Dự toán các hoạt động 2 220122112 11221 11211111 12111111111 21111011 011118 kg 10 Bảng 3: Đơn giá tham khảo - 2: 2 22122112212 221 12111211111 1111 1111101112111 1118 1n kg 10

Bảng 4: Ma trận RÁC| - Q12 1100111211 111111111 1111111111 111 16111111 111k k HH ng ty 12

Bảng 5: Kế hoạch truyền thông - 5 S1 E1 1871211111211 12121121 re 14 Bảng 6: Kế hoạch hoạt động ĐƠỢI HỞ 0 2011211211 1211111 12 1120111011011 111 11111111 kg 15 Bảng 7: Kịch bản phỏng vấn Giám đốc thư viện - 5-55 S1 1152511111122 6 16 Bang 8: Kịch bản phỏng vấn Quản trị viên -s- s EE1211211211211212.211 1n e 17

Bảng 9: Tài liệu mô tả yêu cầu - 2-5 S1 1 221121111211 21111212 22122 ng Han te 30

Bảng 10: Các yêu cầu và Use-case tương ứng - s1 T 1 1211112121212 xe 36 Bang 11: Dac ta Use-case Tim kiém tai GU cccccccccccccceccccccscecececevecssvevevecevsevecsecesvees 37 Bang 12: Dac ta Use-case GIa hạn mượn trả 2c 2c 2121211112211 1511111811118 cay 39

Bảng 13: Dac ta Use-case Xem báo cáo c1 0121112211012 111101111211 1111 111111 kg 40

Bảng 14: Đặc tả Use-case Quản lý tài khoản - c2 2221211112112 11 151111121 de 41 Bảng 15: Đặc tả Use-case Quản lý nguồn 2 TT 42 Bang 16: Storyboard của g1ao diện Độc gI1ả 2 0 020112111212 211211 1211111121 ray 46 Bảng 17: Storyboard của g1ao diện Thủ thư - G0 2222211211221 1 221112115512 812 8 te 50 Bảng 18: Storyboard của p1ao diện Quản trỊ vIÊn - 5 22c 2221122111155 115 5115 se 52 Bảng 19: Storyboard của giao diện Giám đốc 5-5 S1 1118121112211 re 57

vn

1 Tổng quan

1.1 Xác định vấn đề nghiệp vụ

Trước đây, hệ thống thư viện Trường Dai hoc Ngân hàng TP.HCM sử dụng số tay để quản ly mượn, trả sách; quản lý tải liệu và lập bảo cáo thủ công Phương pháp này khá

hiệu quả trong một thời gian, nhưng khi thư viện mở rộng và số lượng sinh viên sử

dụng thư viện tăng lên, hệ thống này đã trở nên kém hiệu quả

Để giải quyết vấn dé này, nhà trường đã tuyến dụng thêm nhiều thủ thư, nhưng điều

nay lai làm tăng chỉ phí quản lý thư viện Do đó, nhà trường đã quyết định triển khai

một hệ thống quản lý thư viện trên máy tính

Hệ thống mới này cho phép người dùng thực hiện nhiều tác vụ khác nhau, bao gồm:

thêm, chỉnh sửa hoặc xóa sách, tìm kiếm sách, theo dõi thông tin người dùng và quản

ly việc mượn tra sach, gia han muon sach trực tuyén Việc tự động hóa các hoạt động của thư viện giúp nhà trường tận dụng được lợi ích của cơ sở đữ liệu và hệ thông xử lý giao dich

Ngoài ra, hệ thống mới còn có chức năng tạo báo cáo thống kê trực quan hóa từ dữ liệu lưu trữ trên cơ sở dữ liệu Điều nảy giúp cấp quản lý của thư viện dé dang theo dõi tình hình hoạt động của thư viện hơn, thay vì phải mắt nhiều ngày để làm báo cáo thủ công

1.2, Pham vi dé tai

Đề tài nghiên cứu một hệ thống quản lý thư viện online, bao gồm các chức năng được

mô tả như sau:

¢ Quản lý tài khoản: Hệ thông phân quyên tài khoản đối với từng người dùng: thêm mới, xóa hoặc chỉnh sửa thông tin tài khoản

© Quan ly tai ligu: Hé thống hiển thị các thông tin chỉ tiết về từng đầu mục sách/ tài liệu như tiêu dé, tác giả, vị trí lưu trữ, số lượng khả dụng và các thông tin chỉ tiết khác Cung cấp chức năng thêm/ chỉnh sửa/ xóa thông tin về sách và tải liệu

e - Quản lý mượn/ trả: Cung cấp chức năng mượn, trả sách; gia hạn sách trực tuyến cho người dùng Tra cứu lịch sử mượn trả và các quy định liên quan chỉ tiết

1

* Quan ly nguồn lực: Hệ thống hiển thị các số liệu tài chính, hoạt động chi tiết, nguồn sách, nguôn nhân lực đề đê dàng quản lý và thông kê sô liệu

e - Báo cáo: Tự động cập nhật và thống kê lai tat cả những hoạt động liên quan (số lượng mượn/ trả, số lượng tồn và sách hỏng/ mắt, ) theo từng kỳ Sau đó tổng hợp và người dùng chỉ cần chọn lập báo cáo với những thông tin trên

2 Hướng tiếp cận phân tích kinh doanh, kế hoạch và giám sát phân tích kinh doanh

2.1 Hướng tiếp cận phân tích kinh doanh

Tiếp cận theo hướng Plan — Driven (Hướng kế hoạch) theo phương pháp phát triển hệ thông Waterfall voi li do:

- Dễ hiéu va dé quan ly: M6 hinh Waterfall co cau tric r6 rang va dé theo d6i, giúp quan lý dự án một cách hiệu quả

- Phù hợp cho dự án có yêu cầu ôn định: Khi yêu cầu đã được xác định rõ rang va

ít thay đôi, mô hình Waterfall giúp đảm bảo quá trình triển khai theo kế hoạch và tiến độ

- Phù hợp cho dự án nhỏ và đơn giản: Mô hình Waterfall thích hợp cho các dự án

Neuon: falltutorialspoint.com

2.2 Quản lý thay đỗi

Quản lý thay đổi yêu cầu theo hướng Waterfall trong hệ thống quản lý thư viện tăng cường khả năng thực hiện theo trình tự tuyến tính và hiệu quả trong việc phát triển và triển khai các cải tiến Quy trình quản ly thay đổi trong hướng tiếp cận Plan - Driven:

- Phân tích văn hóa tô chức: Việc phân tích văn hóa tổ chức là cần thiết để xác định mức độ sẵn sang của tổ chức cho sự thay đổi Nếu văn hóa tô chức mang tính bảo thủ, thi cần có các biện pháp đề giải quyết các lo ngại của các bên liên quan và tạo sự đồng thuận cho sự thay đổi

- Tạo ra một bảng lập kế hoạch: Thiết kế một bảng lập kế hoạch chung cho các công việc cần thực hiện, đặt ra các mục tiêu cụ thê và thiết lập các chu ky phat triển cô định, theo trình tự ưu tiên Việc thu thập và phân tích các sở thích của các bên liên quan là cần thiết để đảm bảo rằng hệ thông đáp ứng được nhu cầu của người dùng Điều này

có thể được thực hiện thông qua các phương pháp như phỏng vấn, khảo sát, v.v

- Phân tích độ phức tạp của dự án, giai đoạn dự án hoặc sản phẩm (sản pham, dich vu hoặc kết quả) được giao: Việc đánh giá độ phức tạp của dự án là cần thiết dé xác định phạm vi, thời gian va chi phi của dự án Điều này có thể được thực hiện thông qua các phương pháp như phân tích nguyên nhân - kết quả, v.v

- Phân tích tính sẵn có của nguồn lực: Thực hiện việc đánh giá thường xuyên và ổo lường hiệu quả của các nguồn lực, điều chỉnh kế hoạch phát triển đựa trên phản hồi và kết quả thực tế, cập nhật các chức năng của nguồn lực đề hệ thống luôn mang tính cập

nhật

- Dự toán chi phí và thời gian của sự thay đổi: Xem xét loại thay đổi lớn hay cơ bản,

mức độ ảnh hưởng như thể nảo, có ảnh hưởng gì đến chỉ phí và thời gian khi triển

khai Thay đổi được thực hiện cảng sớm thì chi phí và thời gian triển khai cảng thấp

- Cập nhật các bản kế hoạch truyền thông và các phương pháp truyền thông của sự thay đổi cho các bên liên quan bị ảnh hưởng:

+ Bước đầu tiên: Xác định các bên liên quan bị ảnh hưởng bởi thay đổi Sau khi xác định các bên liên quan, cân phân tích nhu câu truyền thông của họ

3

+ Bước thứ hai: Lập kế hoạch truyền thông, các phương pháp truyền thông sẽ sử dụng thời gian truyền thông như thế nào để truyền tải thông điệp cho các bên liên

hiệu quả, | kiém dé dang

viéc tim hơn, tự động kiếm sặp tạo báo cáo

rõ những gi sé duoc bao gom trong hệ thống

và những gì

sẽ không

được bao gom

Xem xét cách hệ Đề xuất cách

kế hoạch lý thư viện ly thư viện sẽ

kinh doanh | doanh cua thu của thư viện

viện

Lênkế | BRD4 | Team quản | Tạoramột | BRD3 | 11/11/2023

quản lý xác định và |_ tiết và được

yêu cầu quản ly cac | quản lý các 1811172025

yéu cau yêu cầu chức

chức năng năng và phi

và phi chức | chức năng của

thông, bao gồm việc thu thập,

phân loại,

ưu tiên hóa dự ản

và theo đối yêu cầu suốt quá

trình phát

trién

Xac dinh các bên liên quan, lên kê

Hiệu quả trong việc thực hiện

hoạch ch kinh doanh 2u cầu chú

oạch cho hiện tại để „ | Yêu câu chức 25/11/2023

BRD6 | xác định cơ ` BRDS - phan tich hôi cải chức năng cân

„ Danh sách các quan đền dự ;

trỊ viên và các bên liên quan khác

Chỉ tiết | pgDo | Chỉ tiếthóa | Tàiliệuchỉ | BRD§ | 17/12/2023

yêu câu các yêu cầu | tiết về yêu cầu 7 của dự án chức năng dự án, mô tả

và phi chức | cụ thê về cách nang, bao | hệ thống hoạt gồm: yêu động và đáp cầu người | ứng yêu cầu dung, quy của n8ười trình kinh dùng và

yéu cau ky thuat doanh nghiép

ta cach cac

thanh phan

trong hé

thong (người dung, hé thong va phần cứng) tương tác với nhau trong các tình huống khác nhau

Mô tả các kết quả dự kiến

khi các Use- case được thực hiện thành công

doanh Xác định các bên liên quan cân được truyền

6.1 | Xác định các số đo hiệu suất 10 1.000.000 6.2 | Báo cáo hiệu suất 10 1.000.000

7 | Chuẩn bị gợi mở 10 1.500.000

Xác định vai trò, trách nhiệm các bên liên

quan Tạo các sản phâm phù hợp với từng bên liên

72 | | mạng 5 4 500.000

quan

7.3 | Lên kế hoạch gợi mở 2 500.000

8 | Tiến hành các hoạt động gợi mở 36 3.500.000

Dựa vào các chuẩn bị gol mo, tiến hành các

8.1 36 3.500.000

hoạt động

9| Biên soạn tài liệu các kết quả gợi mở 12 1.500.000 9.1 | Tài liệu hóa kết quả gợi mở § 1.000.000

Gửi ban két qua goi mo cho cac bén lién

10.3 y 6 P era ee 8 500.000

bên liên quan

11 | Quản lý khả năng theo dâu yêu câu 18 2.000.000 11.1 | Xác định các yêu cầu cần theo dâu 12 1.500.000 11.2 | Thực hiện kế hoạch quản lý yêu cầu 6 500.000

12 | Duy tri các yêu cầu cho việc tái sử dụng 36 2.000.000 12.1 | Thống kê lại các tài sản quy trình của tô chức 24 1.500.000

13 | Chuan bị đóng gói yêu cầu 36 3.200.000 13.1 | Xác định câu trúc các yêu câu l6 2.000.000

14 | Truyền thông yêu câu 24 6.500.000

Dựa vào kế hoạch truyền thông, tiến hành

14.1 24 6.500.000

truyền thông yêu cầu

15 | Xác định nhu câu kinh doanh 48 5.000.000

15.1 | Xác định mục tiêu, mục đích kinh doanh 24 3.000.000 15.2 | Xác định cơ hội và rủi ro kinh doanh 24 2.000.000

16 | Đánh giá khả năng các lỗ hông 18 3.000.000

Project Manager 100.000/giờ

Bảng 3: Đơn giá tham khảo

2.4 Phan tích các bên liên quan

Vai ar tro trò tron trong | nghiệp vụ, dé tai, Ayes hoach cho

ap Ke loa Lén ké Phân tích Chỉ tiết

lý yêu câu, | liên quan, , của dự án

Lên kê Tiệp cận kê ;

hoạch truyên| hoạch kinh ;

mo théng doanh

[A] ccountable: người ra quyết định (chỉ một)

[C] onsulted: phải được tư vấn trước khi đến công việc và cung cấp đầu vào

[I] nformed: phải được thông báo về kết quả

Về việc bao cáo về hội thảo ở „

yêu câu, tài liệu đặc tả chức Lk ¬ x

¬ 1 lan/tuan | Báo cáo trực tiếp năng và phi chức năng ;

Tô chức buôi làm việc

Lên kê hoạch tiếp cận ai „

trinh quản lý yêu câu

nhóm

Chuẩn bị tài liệu gợi mở

trước dự án

Báo cáo trang thai PTKD | 1 lan/tuan

Team triên Quy trình nghiệp vụ thư ; _ | nhom

doi tac (BA, Giám

đốc thư viện) Phác thảo giao diện hệ Co,

thông

tài liệu đặc tả chức năng văn bản, yêu câu, bô

sung gợi mở) online

Hoạt động triển khai thông

; Kịch bản phỏng vân, khảo | 3 thang/1

Người viết tài

liệu (Tester)

Tài liệu đặc tả chức năng và

phi chức năng, Từ điển dữ

1 lần/2 tuần (email, fax, các công

® Kịch bản phỏng vấn liên Tài liêu

May ghi am quan den nhiém vụ của mô tả yêu

thu vién 1-1 viện va tong quan về yêu

Laptop câu đối với hệ thống

® Tài liệu chỉ tiết câu trả lời

Laptop

Quan tri | Phong van ; _ | © Kich ban phong van

viên 1-1 ® Tài liệu chị tiết câu trả lời

Máy ghi âm

Độc øiá | Động não Laptop ®_ Phiêu khảo sát

Khao sat e Tai liéu chi tiét cau tra loi

Laptop * Phiéu khảo sát

2 zy ; 2 2 AK li ^

Khảo sát May ghi am ® Kịch ban phong van lién

Thu thu | Phong van quan đên nhiệm vụ cua

nhóm Bảng câu hỏi Thủ thư

Giây, bút | e Tài liệu chỉ tiết câu trả lời

« - Địa điểm: Phòng làm việc của Giám đốc

« - Thiết bự/ kỹ thuật hỗ trợ: Máy ghi âm, kịch bản hỏi, laptop

Xem bảo cáo

1 Anh/ chị thường sử dụng hệ thống với mục

đích øì? (có thể chọn nhiều câu trả lời)

2 Anh/ chị thường nhận loại báo cáo nào? (có

thê chọn nhiêu câu trả lời) sách

Bảo cáo tài liệu

Quan ly nguôn lực thư viện

Báo cáo tỉnh hình mượm/ trả

Báo cáo tỉnh hình tài chính

1 - 2 lần/ tuần

« 1-2 lần/tháng

« Theo nhu cầu

5 Anh/ chị lay đữ liệu độc g1ả từ đâu? « Fie Excel

« Nhập thủ công

6 Anh/ chị lấy đữ liệu nhân viên thư viện từ | + File Excel

7 Độc giả có những quyền øì trong hệ thống? Tra cứu tài liệu

(có thê chọn nhiều câu trả lời) Xem thông tin mượn trả

Gia han thời sian mượn sách

§ Anh/ chị thường lập báo cáo bằng phương Nhập thủ công

thức nào? Dữ liệu được tự động mô tả trên

hệ thống dưới dạng biếu đồ

những vấn đề gi? (có thé chọn nhiều câu trả| s Tốc độ

yéu cầu về đặt mật khẩu

dành cho tài khoản phân

quyền như thế nào?

2 Anh/ chị nghĩ tải

khoản của mình yêu cầu

những thông tin nào?

năng của từng trang đối

với Anh/ chị như thế

nào?

5 Anh/ chị có gợi ý về

các yêu cầu liên quan về

giao dién, tinh bao mật,

3 Tài khoản admin sẽ có các chức năng chính như: thêm/sửa/xóa tài khoản, phân quyền cho các tài khoản khác, quản lý thành viên, v.v để có toản quyền quản trị

và kiêm soát hệ thông

4 Về siao diện tôi gợi ý nên có thanh menu chứa các

chức năng chính, ô tìm kiếm nhanh sách, tải liệu, các nút

lọc/ sắp xếp dữ liệu linh hoạt, hiển thị đữ liệu dạng bảng trực quan Ngoài ra cần có thông báo lỗi, cảnh báo rõ ràng cho người dùng

5 VỀ các yêu cầu khác, phần mềm cần có giao diện thân thiện, để sử dung, tích hợp tài liệu hướng dẫn, có tính năng sao lưu dữ liệu, bảo mật dữ liệu tài khoản và thông tin thành viên, đồng thời đảm bảo tốc độ xử lý nhanh

« _ Thiết bị/ kỹ thuật hỗ trợ: Máy ghi âm, bảng câu hỏi, laptop

Kết quả khảo sát Thủ thư: Thông kế sau khi đã khảo sát trên Google Form

1 Anh/chị thường sử dụng hệ thống với mục đích gì? (có thể chọn nhiều câu trả ul Sao

lời)

chép

4 câu trả lời

Hình 3: Kết quả khảo sát Thủ thie qua Google Form

2 Anh/chị thường nhận loại báo cáo nào? (có thể chọn nhiều câu trả lời) (0 Sao chép

4 câu trả lời

Báo cáo tình trạng sách/ tài liệu

Hình 4: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Form

3 Hình thức lưu trữ các bài báo cáo? || Sao chép

Hình 5: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Form

Hình 6: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Form

5 Anh/ chị gặp khó khăn ở công việc gì? (có thể chọn nhiều câu trả lời) ID Sao chép

4 câu trả lời

Hình : Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Form

4 câu trả lời

@ 7 ngày

@ 10 ngày

® 14 ngày

Hình 9: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Form

9 Dữ liệu độc giả (thông tin cá nhân, lịch sử mượn/ trả sách, ) được lưu trữ dưới D

Hình 11: Kết quả khảo sát Thủ thư qua Google Form

Kết quả khảo sát Độc giá: Thông kế sau khi đã khảo sát trên Google Form

Hình 13: Kết quả khảo sát Độc giả qua Google Form

Hình 14: Kết quả khảo sát Độc giả qua Google Form

21 câu trả lời

Giao diện hệ thống Thủ tục rắc rối

Thời gian mượn ngắn Quy định gắt gao

Không có khó khăn gì

Hình 15: Kết quả khảo sát Độc giả qua Google Form

22

Hình 16: Kêt quả khao sat Déc gia qua Google Form

6 Theo bạn tính năng gì là cần thiết trong chức năng tra cứu tài liệu ? |] Sao chép

Hình 17: Kết quả khảo sát Độc giả qua Google Form

doanh

nhập thông tin về tài liệu nhanh chóng trong khoảng thời gian không quá 5 phút, tránh sai sót và có khả năng phân loại tài liệu Điều này đòi hỏi một giao diện quản lý tài liệu

thân thiện và hiệu quả

Hỗ trợ độc giả, thủ thư tìm sách: Cung cấp một hệ thống tìm kiếm đễ sử dụng và có khả năng tùy chỉnh để giúp độc giả, thủ thư tìm sách nhanh chóng theo các tiêu chí có sẵn Phân quyên chức năng: Đảm bảo rằng hệ thống có khả năng phân quyền chức năng cho từng đối tượng sử dụng, đảm bảo mỗi người dùng chỉ có quyền truy cập và thực hiện các chức

năng phù hợp với vai trò của họ, đồng thời bảo đảm tính bảo

Đối với Thủ thư:

Ghi nhận yêu cầu mượn sách từ độc giả: Thủ thư cần có khả năng shi nhận yêu cầu mượn sách từ độc gia, bao gom việc nhận thông tin về sách mà độc giả muốn mượn và thông tin độc giả

Xử lý việc trả sách: Thủ thư cần có khả năng xử lý việc trả

sách, bao gồm việc kiểm tra và ghi nhận việc trả sách đúng hạn hoặc quá hạn, từ đó đưa ra các trường hợp xử lý phạt thích hợp (nếu có) Họ cũng cần có khả năng ghi nhận, xử lý các nguồn thu - chỉ để hệ thống tông hợp thông tin và tiến hành lập báo cáo hiệu quả

Thêm, sửa và xóa thông tin về tài liệu: Thủ thư cần có quyền thêm mới thông tin về sách, sửa thông tin về sách hiện có và xóa thông tin về sách bị hỏng, lỗi hoặc đã thanh

lý, đâm bảo cơ sở dữ liệu tài liệu luôn được cập nhật một

24

cụ thể và phân tích đữ liệu khi cần

Đôi với Độc giả:

Xem lịch sử và quản lý mượn trả sách cá nhân: Độc giả cần

có khả năng xem lịch sử mượn/ trả sách, bao gồm viéc gia hạn mượn sách trực tuyến và xem lịch sử chỉ tiết về các tài liệu mà họ đã mượn, đang mượn và đã trả, giúp theo đối tình trạng của tài liệu đã mượn và thời hạn trả sách cùng các thông tin liên quan đến phạt (nếu có)

Tra cứu tài liệu: Độc giả cần có khả năng tìm kiếm thông tin

về sách dựa trên từ khóa, bộ sưu tập, kho tài liệu và các tiêu chí tương tự để tìm sách một cách để dàng và hiệu quả mà không cần sự hỗ trợ từ thủ thư

Đôi với Giám đốc:

Xem báo cáo thống kê: Giám đốc cần có khả năng xem và xuất báo cáo thống kê về hoạt động của thư viện Các loại báo cáo bao gồm thông tin về số lượng sách, tài liệu trong thư viện, thống kê mượn(trả sách giúp theo dõi hiệu suất và tình trạng tổng quan của thư viện

Quản lý nguồn lực: Hệ thống hiển thị các số liệu tài chính, hoạt động chi tiết, nguồn sách, nguồn nhân lực đề Giám đốc

đễ dàng quản lý và thống kê số liệu

Đôi với Quản trị viên:

Mật khâu của tài khoản phải tuân theo các yêu cầu sau: có

độ dài tối thiểu 8 ký tự, bao gồm cả chữ hoa, chữ thường, sỐ

và ký tự đặc biệt (tùy chọn) Hệ thống cũng yêu cầu người

25

dùng thay đổi mật khâu định kỳ, mỗi 3 tháng/lân

Tài khoản quản trị viên có các chức năng quan trong nhu thêm/ sửa/ xóa tài khoản, phân quyền cho các tải khoản khác, quản lý thành viên và các nhiệm vụ quản trị khác để đảm bảo quyền lực quản lý và kiếm soát toàn bộ hệ thông

Về giao diện, hệ thống cần có thanh menu để dẫn đến các chức năng chính, nút sắp xếp dữ liệu linh hoạt và hiển thị dữ liệu dưới dạng bảng đề dễ quan sát Hệ thông cũng cần cung cap thông báo lỗi và cảnh báo rõ ràng cho người dùng

Yêu cầu chức năng

Đối với Quản trị viên:

« Quản lý tài khoản: Hệ thống bao gồm chức năng thêm mới, xóa, chỉnh sửa thông tin và quản lý tài khoản người dùng trong hệ thống Quản trị viên có thê cung cấp hoặc thu hồi quyền truy cập đối với các chức năng

và tính năng cụ thể cho từng người dùng

Đối với Thủ thư:

« Tra cứu tài liệu: Hỗ trợ trong việc tỉm kiếm thông tin và tài liệu, hệ thống phân loại, và các nguồn thông tin trực

tuyến

- Quản lý tài liệu: Bao gồm chức năng thêm, chỉnh sửa và xóa thông tin sách và tài liệu trong hệ thống Nhân viên thư viện cung cấp thông tin chỉ tiết về sách và tài liệu, bao gồm Mã tài liệu, Nhan đề, Bộ sưu tập Thể loại, Tác giả, Ngôn ngữ, Quốc gia, Nha xuat ban, Ngày xuất bản,

Ky hiéu phan loại và Kho tài liệu

e Quan ly mượn trả: Thực hiện quy trình mượn và trả sách cho thành viên thư viện Nhân viên thư viện phi nhận thông tin về sách được mượn, thông tin độc giả mượn sách, thời hạn trả sách kiểm tra và xử lý các trường hợp phạt

e Lap báo cáo: Hệ thống tích hợp các dữ liệu nhằm lập báo cao theo nhu cau cua thu thu và chức năng xuất báo cáo

26

dưới định dạng PDE

« - Đối với Giám đốc: Hệ thống cung cấp một số chức năng và

tinh nang dé hỗ trợ quản lý, ra quyết định chiến lược và phát

triển các hoạt động của thư viện

- Xem báo cáo: Khi Thủ thư đã hoàn tất việc lập báo cáo,

hệ thong hiển thị các báo cáo về thống kê chỉ tiết các hoạt động tronp thư viện, như số lượng sách được muon/ tra theo thể loại, tần suất mượn sách của từng thành viên, doanh thu từ việc thu phí phat trễ hạn, và các dữ liệu khác Hệ thống cũng tích hợp chức năng

xuất báo cáo đưới dạng PDF

¢ Quan ly nguồn lực: Hệ thống cung cấp chức năng để giám đốc quản lý nguồn lực của thư viện, bao gồm nguồn sách, nguồn nhân lực và nguồn tài chính

« - Đối với Độc giả:

- Tìm kiếm tài liệu: Hệ thống cho phép độc giả tìm kiếm

sách và tài liệu trong thư viện theo tiêu chí như Bộ sưu tập, Kho tài liệu hoặc Từ khóa và có thể sắp xếp kết quả tìm kiếm theo thứ tự mới nhất hoặc cũ nhất, theo năm xuất bản, theo tác giả hoặc theo nhan đề Độc giả có thé

sử dụng công cụ tìm kiếm để khám phá nguồn tài liệu

và xem các thông tin chỉ tiết về sách

¢ Quan lý mượn/ trả sách: Độc giả có thể quản lý và xem thông tin về sách mà họ đã và đang mượn, xem thời hạn muon, gia han muon sach, một số thông tin liên quan và thông tin phạt (nếu có)

Yêu

cầu phi

chức năng e Dang tin cay

o Hé thong quan ly thu vién phai c6 kha nang ty phuc héi

sau khi bị gián đoạn

o_ Hệ thống quản lý thư viện phải có khả năng lưu trữ đữ liệu an toàn trong trường hợp mắt điện

27

- Hiệu suất o_ Thời gian xử lý yêu cầu mượn sách không được vượt quá 1 phút

o_ Hệ thống phải có khả năng xử lý đồng thời tối thiêu 1.000 người dùng

o_ Hệ thống phải có khả năng tìm kiếm sách trong vòng 0,5 giây

»« Bao mat

o Dir liéu cua déc giả và sách phải được mã hóa để bảo vệ khỏi truy cập trái phép

ø_ Hệ thống quản lý thư viện phải có khả năng phát hiện

và ngăn chặn các cuộc tân công mạng

« Khả năng tương thích

o_ Hệ thống phải tương thích với các hệ điều hành phố

biến như Windows, macOS, Android

o_ Hệ thống phải tương thích với các trình đuyệt web phố bién nhu Chrome, Firefox va Edge

e Kha nang bao tri o_ Hệ thống phải được thiết kế để đễ dàng sửa đổi và cập

nhật

o_ Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống phải đầy đủ và rõ ràng

o_ Hệ thống phải để dàng bảo trì để ngăn ngừa sự cố

- Khả năng chuyền đối o_ Hệ thông phải có khả năng chuyền đổi sang các nền tảng khác trong tương lai

'Yêu cầu chuyên

giao « - Tài liệu hướng dẫn xem thông tin chí tiết về các sách, bài

viết và tài liệu trong thư viện trực tuyến

- - Hướng dẫn quy trình thêm, sửa, xóa tài liệu trong hệ thống thư viện

e Tài liệu về cách xem thông tin chi tiết về các tac pham, tác

28

giả, ngày xuất bản và số lượng tôn kho

« Hướng dẫn về quy trình thêm mới và cập nhật thông tin về tác phẩm và tác giả trong hệ thống

« - Cung cấp hướng dẫn về việc xử lý thay đôi thông tin về tài liệu, ngày xuất bản, hoặc số lượng tồn kho

« - Tài liệu hướng dẫn về quy trình lưu trữ thông tin cá nhân,

kỹ năng và lịch làm việc của nhân viên thư viện

« Hướng dẫn về việc theo đõi hiệu suất làm việc và giao nhiệm vụ cho từng nhân viên trong hệ thống thư viện

« - Tài liệu hướng dẫn về quy trình lưu trữ thông tin cá nhân, lịch sử mượn sách và ưu đãi của độc giả Hướng dẫn về việc theo dõi và quản lý yêu cầu và phản hồi từ độc giả

« Độc giả: Quản lý mượn/ trả sách, Tra cứu tài liệu

» _ Quản trị viên: Quản lý tài khoản

« Thủ thư: Quản lý tài liệu, Quản lý mượn/ trả, Tra cứu tài liệu, Lập báo cáo (Báo cáo tải liệu, Báo cáo mượn trả)

« Giám đốc thư viện: Xem các báo cáo tình hình tại thư viện, Quản lý các nguồn lực

- Đăng nhập hệ thống: Mỗi người dùng cần cung cấp thông tin đăng nhập (tên tài khoản, mật khâu) đề truy cập vào hệ thống Thông tin đăng nhập cho lần đăng nhập đầu tiên được cung cấp sẵn bởi quản trị viên, người dùng có thể tùy chọn đổi mật khẩu cho tài khoản đăng nhập Hệ thống xác minh thông tin đăng nhập và cấp quyền truy cập dựa trên vai trò của người dùng Trường hợp đăng nhập sai thông tin, hệ thống thực hiện thông báo cho người dùng, người dùng được hướng dẫn quay lại màn hình

đăng nhập để thực hiện đăng nhập lại

% Quản trị viên:

29

- Quan ly tai khoan:

`,

.s

Khi có nhân viên hoặc độc giả mới, quản trị viên sẽ tạo tài khoản mới để cung cấp cho người dùng đó

Thông tin về tài khoản bao gồm Tên tải khoản, Mật khâu và Chức vụ

Tên tài khoản được tạo dựa trên email của nhân viên/ độc giả Mật khẩu sẽ được quản trị viên tự định nghĩa, yêu cầu tối thiêu 8 ký tự, bao gồm cả chữ In thường, chữ In hoa, chữ số và ký tự đặc biệt (tùy chọn)

Quản trị viên có thê chỉnh sửa hoặc xoá tài khoản nếu cần thiết

Khi tạo tài khoản mới, quản trị viên sẽ phân quyền tài khoản người dùng thuộc

1 trong các nhóm: Độc giả, Thủ thư hoặc Giám đốc và tài khoản đó chỉ có các chức năng được quy định sẵn

Thủ thư:

- Quan ly tài liệu: Hệ thống bao gồm các loại tài liệu sau: Công trình nghiên cứu khoa học, Giáo trình, Văn học nước ngoài, Bài trích tạp chí, Ký yếu hội thảo khoa học, Sách, Tạp chí chuyên ngành Các thông tin về tài liệu bao gồm: Mã tải liệu, Nhan đề,

Bộ sưu tập, Thể loại, Tác giả, Ngôn ngữ, Quốc gia, Nhà xuất bản, Ngày xuất bản, Ky hiệu phan loại và Kho tài liệu Ký hiệu phân loại cho biết vị trí dãy kệ chứa tài liệu Kho tài liệu bao gồm thông tin về kho chứa tài liệu và số lượng khả dụng Thủ thư có thê thêm/ chỉnh sửa/ xóa thông tin về tài liệu nêu cân thiết

- Quán lý mượnm/ trả: Xử lý việc mượn và trả sách cho độc ø1ả theo quy định

« Thông tin của thẻ độc giả bao gồm Mã độc giả, Họ và tên, Ngày sinh, Chức vụ, Email và Số điện thoại

« Mỗi độc giả chỉ có thé mượn tối đa 5 quyền sách tại thời điểm ghi nhận trên hệ thông, không thể mượn 2 lần cùng một quyền sách tại 1 thời điểm

« Quá trình mượn sách điền ra như sau:

o_ Bước l: Độc giả mang sách muốn mượn đến quây và xuất trình thẻ độc giả Nhân viên thư viện sử dụng máy đọc mã vạch để quét mã sách và thẻ độc

giả dé lay thông tin

o_ Bước 2: Nếu thông tin của độc giả chính xác và sách mượn thuộc danh sách sách cho phép được mượn theo quy định của thư viện, nhân viên thư viện tiên hành cho độc giả mượn sách

30

Bước 3: Thông tin về việc mượn sách được lưu lại trong hệ thống, bao gồm:

Họ tên, Chức vụ, Email, Số điện thoại, Tên sách, Mã sách, Tác giả, Ngày mượn, Ngày hết hạn, Ngày trả, Ngày gia hạn, Số lần gia hạn, Mức phạt và

Phân loại phạt (nếu có)

e© Quá trình trả sách diễn ra như sau:

giả dé lay thông tin

Bước 2: Nhân viên thư viện kiểm tra tỉnh trạng sách trả và phi nhận việc trả sách của độc giả

Bước 3: Nếu độc 1ả trả sách muộn so với noày hết hạn hoặc sách khi trả có dâu hiệu hư hỏng, họ sẽ phải chịu một khoản phí phạt tương ứng với quy định của thư viện

« Các trường hợp khác:

oO Thẻ độc giả không đúng, vị phạm hoặc độc giả không được phép mượn sách: Trong trường hợp này, độc giả sẽ không được phép mượn sách từ thư viện

Sách mà độc giả muốn mượn đã hết: Nếu một quyền sách đã hết số lượng khả dụng trong kho tài liệu, độc giả sẽ không thế mượn được nó Thông tin

về tình trạng sách có thể được tra cứu trên hệ thống

Độc giả ví phạm quá số lần quy định trong nội quy: Nếu độc giả đã vi phạm quá số lần quy định trong nội quy của thư viện, họ sẽ không được phép mượn sách

Sách được trả trễ/ hư hỏng: Nếu độc gia tra sach trễ hạn hoặc sách bị hư hỏng, độc giả sẽ phải bồi thường theo phân loại phạt của thư viện

Điều kiện trước: Trước khi tiến hành các thao tác, thủ thư phải đăng nhập

vào hệ thống đề xác thực quyền truy cập của mình

Điều kiện sau: Sau khi hoàn thành một thao tác, hệ thống cập nhật trạng

thái thành công

- Tra cứu tài liệu:

« Thủ thư có thể tra cứu tài liệu theo các tiêu chí như Bộ sưu tập, Kho tài liệu và theo Từ khóa Kết quả tra cứu có thê được sắp xếp theo thứ tự mới nhất hoặc

31