Quản lý nhân sự

Tài liệu "Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự" là báo cáo bài tập lớn của sinh viên khoa Công nghệ Thông tin. Báo cáo trình bày chi tiết về thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, bao gồm các phần: khảo sát hệ thống, mô hình ERD, chuyển đổi sang mô hình quan hệ, thiết kế giao diện, và các chức năng như quản lý nhân viên, chấm công, tính lương, khen thưởng, nghỉ phép, v.v. Tài liệu có thể được sử dụng như một hướng dẫn tham khảo cho việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN  SỰ

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – Năm 2022

MỤC LỤC

PHẦN KHẢO SÁT 3

1 Khảo sát hệ thống3

2 Mô tả hệ thống 3

3 Sơ đồ mô hình10

Mô hình ERD 16

4 Mô hình ERD sang mô hình quan hệ 17

5 Thiết kế giao diện17

PHẦN KHẢO SÁT

1 Khảo sát hệ thống

Công nghệ thông tin hiện nay đã trở thành xu thế tất yếu trong phát triển đời sống

xã hội Sự bùng nổ công nghệ thông tin đã dẫn theo sự phát triển ngày càng cao của việc trao đổi thông tin và liên lạc Các ứng dụng thông tin do đó đã dần phổ cập tới nhiều khu vực, nhiều quốc gia và nhiều ngành kinh tế trên thế giới Một

trong những ứng dụng quan trọng đó là thiết kế hệ thống thông tin trong quản trị doanh nghiệp, mà quản lý con người là một chức năng nổi bật

Quản trị nhân sự dưới sức ép phát triển con người ngày càng mạnh như hiện nay đã gặp nhiều rắc rối trong các khâu sắp xếp, tổ chức, bố trí nhân sự Một trong

những nguyên nhân căn bản gây nên những khó khăn này là đầu mối liên kết thông tin trong nội bộ doanh nghiệp không gắn kết, sự tác động tương tác của hệ thống với các nhân tố bên ngoài chưa đạt hiệu quả cao Để khắc phục được những tình trạng đó, các hệ thống quản lý nhân sự hiện nay đã bắt tay vào nghiên cứu và định hướng quy trình hoạt động của mình thông qua các luồng hệ thống thông tin được thiết kế, sắp xếp, luân chuyển trong nội bộ và lưu trữ trong các kho hệ dữ liệu  Các chức năng của một hệ thống bao gồm :

 Quản lý nhân viên

 Quản lý chấm công

 Quản lý tính lương thưỏng

2. Mô tả hệ thống

 Quản lý nhân viên :

- Số lượng nhân viên hiện tại : 100 => 200

- Loại nhân viên , phân theo 2 loại sau:

 VP : nhân viên gián tiếp

 SX : nhân viên trực tiếp

 Trong đó , nhân viên ghi rõ từng chức vụ cụ thể

- Qui định về mã nhân viên: XXXX (4 ký tự của số thứ tự tăng dần trong hệ thống)

* Ghi chú :

 4 : ký tự cố định trong toàn hệ thống

 XXXX : 4 ký tự số luôn luôn cố định và không trùng nhau trong toàn hệ thống

 Hệ thống hỗ trợ tự động phát sinh mã nhân viên khi có nhân viên mới vào Tuy nhiên người sử dụng có thể chỉnh sửa giá trị này Hệ thống cho phép phân quyền người sử dụng được phép chỉnh sửa mã nhân viên hay không

 Nếu nhân viên sau khi hết thời gian thử việc => được ký hợp đồng chính thức,

ta vẫn sử dụng lại mã số nhân viên cũ

 Nếu nhân viên đã nghỉ việc, sau đó vào làm lại ta sẽ cấp lại mã nhân viên mới

và giữ lại các thông tin nhân viên đó

- Quản lý thông tin nhân viên

 Hồ sơ nhân viên : gồm các thông tin sau :

 Mã nhân viên, họ và tên, giới tính, mã số thẻ từ

 Ngày vào làm, ngày ký hợp đồng chính thức, lọai hợp đồng lao động

 Trực thuộc bộ phận - tổ nào, loại nhân viên, chức danh (chức vụ). 

 Số CMND, ngày cấp CMND, nơi cấp CMND

 Mã số thuế cá nhân

 Mã tài khoản ngân hàng, tên chủ tài khoản, tên ngân hàng

 Sơ yếu lý lịch : ghi nhận lại các thông tin sau :

 Ngày sinh, nơi sinh, giới tính, tôn giáo, dân tộc, quê quán, điện thoại, trình độ văn hóa, năng khiếu, đoàn thể, phí đoàn

 Địa chỉ thường trú (địa chỉ, quận/huyện, tỉnh/thành), địa chỉ tạm trú (địa chỉ, quận/huyện, tỉnh/thành), …

 Trình độ học vấn: ghi nhận các thông tin sau: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tên trường, ngành học, bằng cấp, ngoại ngữ

 Quan hệ gia đình: ghi nhận các thông tin sau : mối quan hệ, họ và tên, năm sinh, nơi sinh, địa chỉ, trình độ văn hoá, địa chỉ, nơi làm việc, điện thoại liên lạc

 Kinh nghiệm làm việc: ghi nhận các thông tin sau: tên công ty, chức vụ, mức lương, ngày vào, ngày nghỉ, lý do nghỉ, người liên hệ để thẩm định

 Thông tin thôi việc: ghi nhận các thông tin sau: ngày nộp đơn xin việc, ngày thôi việc theo quy định, ngày thôi việc thực tế, lý do thôi việc.

 Quản lý hợp đồng : Áp dụng cho tất cả nhân viên

 Trình tự ký hợp đồng như sau:

 Lần 1: thử việc (hoặc đào tạo học việc) có thời hạn 1 tháng /2 tháng, thời vụ, ký chính thức 01 năm /03 năm/không xác định

Lần 2 : ký hợp đồng không thời hạn

 Mã hợp đồng: hệ thống hỗ trợ phát sinh theo quy định sau:  STT/ YYYY- EmpID

Trong đó: STT : Số thứ tự phát sinh của loại hợp đồng ký trong năm.

YYYY: Năm ký hợp đồng

EmpID: Mã nhân viên

 Quản lý khen thưởng:

 Ghi nhận các thông tin họ & tên nhân viên, phòng ban, ngày được khen thưởng, nội dung khen thưởng, hình thức khen thưởng, số tiền, tính vào lương  tháng nào, quyết định số, ngày nhận quyết định, ghi chú

 Quản lý chế độ thai sản/ nuôi con nhỏ:

 Ghi nhận các thông tin sau: mã nhân viên, họ tên, thời gian tiền sản (tháng nhận tin, tháng dự kiến sanh), nghỉ sản (nghỉ từ ngày, đến ngày, ngày đi làm lại), ngày sinh con, ngày nộp giấy khai sinh

 Quản lý chấm công :

- Quy định về chấm công:

 Chu kỳ chấm công từ : đầu tháng 🡪 đến cuối tháng

 Giờ làm đêm được tính từ 22:00  –  06:00

 Nếu làm tăng ca quá 8h/ngày thì người sử dụng phải nhập dữ liệu bằng tay

 Nếu đăng ký nghỉ phép mà có đi làm => lập báo cáo để người sử dụng xử lý

 Ca hành chánh nhân viên ra ngoài vào giờ an trưa không bị trừ vào giờ công

 Tổng số ngày công định mức trong 1 tháng: 26 ngày/1 tháng Số giờ công định mức 208 giờ Giá trị này sử dụng để tính tiền tăng ca, tiền ngày phép,…

- Bảng qui định ca làm việc

Ca làm việc Giờ làm việc Nghỉ giải lao Nghỉ ăn cơm Giờ bắt đầu tăng ca

Ca hành chánh 1 07:00 – 16:30 11:30 – 12:30 16:30

Ca 1 06:00 - 14:00

Ca 2 14:00 - 22:00

Ca 3 22:00 – 06:00

- Quản lý lịch đi ca:

 Nhân viên quản lý chấm công có nhiệm vụ ghi nhận ca làm việc cho công nhân hoặc nhân viên trong công ty Khi có bất kỳ thay đổi về ca làm việc của nhân viên (hoặc công nhân) trong công ty thì nhân viên quản lý chấm công sẽ phải cập nhật lại thông tin đi ca và ghi nhận lại thời gian của sự thay đổi đó. 

 Bảng qui định thay đổi ca : để tránh tình trạng làm việc liên tục kéo dài, qui định về thay đổi ca được thực hiện như sau : công nhân làm ca 1 sẽ chuyển xuống làm ca 3, công nhân làm ca 3 sẽ chuyển lên làm ca 2, công nhân làm ca 2

sẽ chuyển lên làm ca 1.(Xem hình minh họa)

 Việc ghi nhận thông tin về lịch đi ca phải được thực hiện trước khi xử lý chấm công

 Hệ thống hỗ trợ người sử dụng khai báo giờ nghỉ trưa cho nhóm/danh sách nhân viên, danh sách này thay đổi theo tháng/ tuần Nếu người sử dụng không đăng

ký giờ nghỉ trưa, hệ thống mặc định giờ nghỉ từ 11:30 🡪 12:30

 Hệ thống hỗ trợ người sử dụng đăng ký lịch đi ca cho nhân viên làm việc ca 1,

ca 2, ca Nếu không đăng ký ca làm việc, hệ thống mặc định nhân viên đi ca hành chánh

- Qui định tăng ca:

 Tăng ca là nhân viên tự nguyện, khi tăng ca nhân viên phải đăng ký

 Trường hợp nhân viên Tăng ca 3 nhân viên được phụ cấp chế độ nào thì User tính toán bên ngoài và chi tiền bên ngoài

 Cách tính tăng ca: Hệ thống dựa vào giờ quét thẻ & giờ đăng ký tăng ca (thẻ đăng ký tăng ca) để tính số giờ tăng ca cho nhân viên

 Tổng giờ tăng ca cho phép/1 ngày: không làm quá 8giờ liên tục trong 1 ngày Trong trường hợp nhân viên làm > 8h/ngày  => người sử dụng sẽ tính công bằng tay cho ngày đó và nhập vào hệ thống

 Đối với nhân viên làm 7giờ/ngày, nếu giờ công lớn hơn 7h => tính tăng ca theo quy định

 Giờ bắt đầu tính tăng ca sau :  sau giờ kết thúc ca làm việc

 Giờ bắt đầu tính tăng ca đầu: không áp dụng tính tăng ca đầu

- Đăng ký ngày nghỉ lễ, tết:

 Hệ thống hỗ trợ người sử dụng khai báo ngày nghỉ lễ/tết áp dụng cho toàn công

ty hoặc áp dụng cho từng nhân viên

- Đăng ký vắng mặt theo ngày: áp dụng cho toàn nhân viên.

 Ghi nhận các thông tin sau: mã nhân viên, họ và tên, nghỉ từ ngày, đến ngày, loại nghỉ (phép năm, đám cưới, nghỉ không lương, …), chế độ nghỉ (nữa ngày hay cả ngày), ghi chú khác

- Chấm công bằng tay :

 Vì một lý do nào đó (máy chấm công không hoạt động, sét đánh, ….) thì hệ thống có chức năng cho việc nhập dự liệu bằng tay vào hệ thống

- Bảng tổng công: tháng, năm, mã n.v, họ và tên, ngày vào, ngày thôi việc, tổng ngày công, tc 150%, tc 200%, tc 300%, ngày phép, nghỉ lễ, ng.vắng (có lương), không hưởng lương

 Quản lý tính lương

- Các qui định chung về tính lương:

a Chu kỳ tính lương: từ ngày đầu tháng =>cuối tháng

b Ngày công chuẩn:

 Ngày công chuẩn để tính tăng ca: Ngày công thực tế

 Ngày công chuẩn hàng tháng để tính lương ngày công: được lấy theo ngày phải làm việc trong tháng (sau khi đã trừ ngày nghỉ tuần và ngày nghỉ lễ nếu có)

c Lương cơ bản: mỗi nhân viên sẽ có 1 mức lương cơ bản Mức lương cơ bản được áp dụng để tính toán Lương ngày công, Lương tăng ca, Lương đóng BH

d Quản lý các loại phụ cấp: ta có 2 loại phụ cấp

 Phụ cấp hàng tháng: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp tổ trưởng, … : phụ cấp này nhập 1 lần cho từng nhân viên và áp dụng hàng tháng Khi thay đổi phụ cấp thì mức phụ cấp mới luôn áp dụng vào đầu tháng

 Phụ cấp không thường xuyên: phụ cấp phát sinh trong tháng, người sử dụng phải nhập cho từng công nhân viên nếu trong tháng có phát sinh số tiền được hưởng

*Ghi chú: hệ thống hỗ trợ người sử dụng import dữ liệu từ Excel vào hệ thống theo file mẫu do hệ thống quy định

e Bảng lương tháng:  mã n.v, tên nhân viên, ngày vào làm, ngày nghỉ việc, đợt hợp đồng, chức vụ, lương cơ bản, pc chức vụ, trợ cấp công việc, phụ cấp xăng, phụ cấp nhà ở, trợ cấp khác, các khoản trừ, tiền tăng ca, tc 150%, tc 200%, tc

300%, tiền chuyên cần, cộng lương, phí công đoàn, tổng các khoản trừ, tổng thu

nhập, thuế tncn, thực nhận.

3 Sơ đồ mô hình

Mô hình phân cấp chức năng

  Sơ đồ mức ngữ cảnh

Mô tả :

Nhân viên : là người cung cấp thông tin để hệ thống quản lý hoạt động , cũng là

yếu tố phản hồi và điều chỉnh hệ thống

Giám đốc : người quyết định cho các hoạt động trong công ty , theo dõi hoạt động của hệ thống thông qua văn bản và báo cáo tổng kết

Sơ đồ mức đỉnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 - Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên

 Xem thông tin nhân viên: Khi quản lý muốn biết thông tin của một nhân viên

nào đó, họ chỉ cần vào mục Quản Lý Nhân Viên sau đó nhập Mã Nhân Viên

cần tra cứu và thực hiện hiển thị thông tin nhân viên

 Cập nhật hồ sơ nhân viên: Khi cần thêm một nhân viên mới, quản lý cần cập nhật các thông tin của nhân viên bằng cách vào mục Quản Lý Nhân Viên sau

đó nhấn vào nút Thêm nhân viên mới Lúc này hệ thống sẽ hiển thị các thông

tin cần điền như: Mã Nhân Viên, Họ tên Nhân Viên, Bộ phận, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Ngày bắt đầu làm Sau đó nhấn nút hoàn tất việc thêm

nhân viên mới

 Điều chỉnh thông tin nhân viên: Khi thông tin của một nhân viên có sự thay đổi hoặc sai sót trong việc nhập liệu về Địa chỉ, Số điện thoại, Email, tình trạng công việc thì quản lý cần thay đổi thông tin của nhân viên trong hệ cơ sở

dữ liệu Sau đó quản lý sẽ thực hiện thay đổi các thông tin cần sửa Cuối cùng nhấn vào nút hoàn tất việc sửa thông tin nhân viên

 Hủy bỏ thông tin nhân viên: Khi một nhân viên có tình trạng công việc là nghỉ

việc hoặc nghỉ hưu thì quản lý cần xoá thông tin của nhân viên đó bằng cách

vào mục Quản Lý Nhân Viên sau đó nhấn vào nút Xoá thông tin nhân viên

Lúc này hệ thống sẽ hiển thị thông tin của nhân viên đó và hiển thị nút xoá Cuối cùng quản lý ấn vào nút xoá để thực hiện việc xoá thông tin của nhân viên

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 - Quản lý chấm công

Quản lý chấm công

 Nhập bảng chấm công : Quản lý chấm công sẽ đưa ra bảng phân công ca làm

việc để tránh tình trạng làm việc liên tục kéo dài, qui định về thay đổi ca được thực hiện như sau : công nhân làm ca 1 sẽ chuyển xuống làm ca 3, công nhân làm ca 3 sẽ chuyển lên làm ca 2, công nhân làm ca 2 sẽ chuyển lên làm ca 1

Sau đó quản lý chấm công sẽ từ thông tin nhân viên , tiến hành cập nhật trên hệ thống và tiến hành đăng ký ca cho nhân viên , để khi tính công hệ thống biết được nhân viên làm ca nào và thuộc công nào

 Điều chỉnh bảng chấm công : Nhân viên quản lý chấm công có nhiệm vụ ghi

nhận ca làm việc cho công nhân hoặc nhân viên trong công ty Khi có bất kỳ thay đổi về ca làm việc của nhân viên (hoặc công nhân) phát sinh nghỉ phép , nghỉ ốm , nghỉ không lương thì nhân viên quản lý chấm công sẽ phải cập nhật lại thông tin đi ca và ghi nhận lại thời gian của sự thay đổi đó.Trường hợp nhân viên có tăng ca, nhân viên quản lý chấm công vào hệ thống đăng ký tăng ca cho nhân viên trên hệ thống để cập nhật thông tin này

 Lập báo cáo tổng hợp : Cuối tháng, nhân viên quản lý chấm công vào hệ

thống, chọn chức năng tính công để hệ thống tự động tính công trong tháng cho nhân viên Nhân viên quản lý chấm công có thể kiểm tra thông tin ở báo cáo bảng chấm công.Sau khi tính công xong, hệ thống sẽ xuất thông tin đi trễ về sớm, nhân viên chấm công xem hoặc in báo cáo để kiểm tra thông tin trước khi tính lương

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 - Quản lý tính lương thưởng

Quản lý tính lương thưởng

 Khấu trừ các khoản tạm ứng , giảm trừ : Khi có phát sinh tạm ứng lương từ

nhân viên, nhân viên tính lương nhập thông tin vào hệ thống cập nhật tạm ứng trên phần mềm Trong tháng , nếu đi trễ hay phạm lỗi làm giảm lương của nhân viên , nhân viên tính lương sẽ cập nhật lên hệ thống

 Tính các loại trợ cấp , thưởng : có 2 loại phụ cấp : phụ cấp hàng tháng và phụ

cấp không thường xuyên Đối với phụ cấp hàng tháng ( phụ cấp trách nhiệm , phụ cấp tổ trưởng,…) sẽ được cập nhật 1 lần trên hệ thống và áp dụng cho toàn

bộ nhân viên , nếu mức phụ cấp thay đổi thì mức phụ cấp sẽ áp dụng vào đầu tháng sau Đối với phụ cấp không thường xuyên ( phát sinh trong tháng ) người quản lý sẽ nhập dữ liệu cho từng nhân viên phát sinh trợ cấp

 Lập phiếu lương :  hệ thống dựa vào bảng công để tổng hợp danh sách , sau

khi tổng hợp các khoản phát sinh , hệ thống sẽ đưa ra phiếu lương cho từng nhân viên và xuất ra bảng lương

 Báo cáo : tổng hợp bảng lương của tất cả nhân viên ( là mức lương thực mà

nhân viên được hưởng ) sau đó xuất báo cáo gửi lên phòng giám đốc đợi duyệt 

Mô hình ERD

4 Mô hình ERD sang mô hình quan hệ

NHANVIEN ( MaNV, Hoten, Ngaysinh , Sodienthoai,Gioitinh, Quequan,

Hopdong)

CHAMCONG ( MaNV, Ngaylam, Giolam,Tangca, NghiPhep) TINHLUONG ( MaNV, Hesoluong, LuongCB, Phucap)

5 Thiết kế giao diện