QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI VĂN BẢN ĐẾN

BỘ NỘI VỤ PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO KIẾN TẬP

Họvà tên sinh viên : Đỗ Lâm Đại

Địa điểm kiến tập : UBND Phường 12 , Quận 11, TP.Hồ Chí Minh

Thời gian kiến tập 17/06/2022 đến 28/06/2022

Giảng viên hướng dẫn: Thạc sĩ Nguyễn Thị Hồng Duyên

TÊN ĐỀ TÀI:

MÔ TẢ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI VĂN BẢN ĐẾN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2022

LỜI CẢM ƠN

Hai tuần kiến tập tại Ủy ban nhân dân Phường 12, Quận bản thân em đã học hỏi rất nhiều kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm thực tế khi làm việc trong cơ quan nhà nước:

Em xin cảm ơn tới nhà trường và bộ môn đã tạo điều kiện cho em có cơ hội trải nghiệm thực tế, tiếp xúc cụ thể hơn với hoạt động tại địa phương, củng cố lại kiến thức

mà mình đã được học tập trong thời gian qua, làm nền tảng cho quá trình thực tập sắp tới, cũng như công việc sau này

Thứ hai, em xin gửi lời cảm ơn đến Ths Nguyễn Thị Hồng Duyên- giảng viên hướng dẫn em trong thời gian kiến tập lần này Cô đã tận tình hướng dẫn cụ thể từ việc chọn đề tài, những lưu ý khi đi kiến tập, cách viết báo cáo, thường xuyên hỏi thăm tình hình và luôn sẵn sàng giúp đỡ, đưa ra gợi ý cho bản thân em giải quyết những khó khăn trong quá

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo, các cô chú, anh chị tại UBND Phường 12, Quận 11 Đặc biệt là các anh, chị trong khối cơ quan đã tận tình giúp đỡ không chỉ những vấn đề liên quan đến đề tài kiến tập (các văn bản quy phạm pháp luật, các kế hoạch, số liệu…) mà còn là những chia sẻ gần gũi về nghề, về cuộc sống hằng ngày

Em xin chân thành cảm ơn:

MỤC LỤC PHẦN 1: Khái quát về UBND phường 12 ,quận 11

1.1 Đặc điểm tình hình

1.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn

1.3 Cơ cấu tổ chức

1.4 Nhân sự

PHẦN 2 :Nội dung

2.1 Khái quát quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến

2.2 Mô tả quy trình quản lý văn bản đi văn bản đến

2.2.1 Văn bản đến

2.2.2 Quản lý văn bản đi

2.2.2.1  Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

2.2.2.2 Đăng ký văn bản đi

2.2.2.3  Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mậtNhân bản 2.2.2.4 Lưu văn bản đi.

Phần 3 Kết luận và kiến nghị

3.1.Kết luận

3.2 Giải pháp

PHẦN 1: Khái quát về UBND phường 12 ,quận 11

1.1 Đặc điểm tình hình

Cơ sở hạ tầng cũng còn thấp kém trong một số khu vực dân cư chưa được cải thiện tốt có nhiều nguyên nhân hẻm nhỏ, chằng chịt, quy hoạch treo…; đời sống nhân dân cũng còn nhiều khó khăn, không có điều kiện để tổ chức đời sống theo mô hình kinh tế hộ gia đình mà phần đông là lao động phổ thông do không có tay nghề, kỹ thuật, còn lại là dạng cơ sở sản xuất nhỏ lẻ, manh mún và buôn bán nhỏ; chỉ có một phần nhỏ

có điều kiện nằm trên các tuyến đường lớn là có sức đầu tư vừa và lớn, đây là tiềm lực kinh tế chính của địa phương

1.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn

UBND Phường 12, Quận 11 là cơ quan hành chính nhà nước chịu sự chỉ đạo, chịu trách nhiệm trước UBND Quận 11 Thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở

UBND Phường 12, Quận 11 chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Đảng ủy về việc thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Phường

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Phường được quy định cụ thể tại Điều 63 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, như sau:

Xây dựng, trình HĐND phường quyết định các nội dung quy định tại Khoản 1 và Khoản 3, Điều 61 của Luật này, cụ thể các nội dung sau:

Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân phường

Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách phường; điều chỉnh dự toán ngân sách phường trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách phường Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật

Tổ chức thực hiện nghị quyết của HĐND phường

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền

1.3 Cơ cấu tổ chức

+ Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường là người đứng đầu Ủy ban nhân dân phường và

có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên Ủy

ban nhân dân xã

2 Lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành

Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân

dân và Ủy ban nhân dân xã; thực hiện các nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh, bảo đảm

trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp

luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ

tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các

quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiện các biện pháp quản lý dân cư

trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật

3 Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc

và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật

4 Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy

định của pháp luật

5 Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thực hiện nhiệm vụ, quyền

hạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân

6 Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ; áp

dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống

thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã theo quy định của

pháp luật

- Tài chính – Ngân sách, Thu ế

- Qu n lý Nhà nả ước v lĩnh v cề ự

Kinh t , Th ng kê.ế ố

- T pháp – H t ch.ư ộ ị

- Thanh tra

- Văn phòng và b ph n “Ti pộ ậ ế

nh n và tr k t qu h s ”.ậ ả ế ả ồ ơ

- Đ a chính – Xây d ng – Môiị ự

trường và Đô th ị

-Gi i quy t khi u n i t cáo,ả ế ế ạ ố

Phòng ch ng l t bão, An toànố ụ

giao thông

- Văn hóa thông tin – Th d cể ụ

th thao – Gia đình.ể

- Giáo d c.ụ

- Y t ế

- Dân s – K ho ch hóa gia đình.ố ế ạ

- Lao đ ng – Thộ ương binh – Xã

h i, chộ ương trình gi m nghèoả

b n v ng.ề ữ

- Công tác sau cai

- Bình đ ng gi i – Tr em.ẳ ớ ẻ

- Công tác Dân t c, Tôn giáo.ộ

y viên

Ủ

y viên

Ủ

an

7 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền

+ Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường chịu trách nhiệm các lĩnh vực phụ trách trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường

1 Trực tiếp giải quyết các công việc trên các lĩnh vực: Công tác phổ cập giáo dục và chống mù chữ – Khuyến học – Khuyến tài; lĩnh vực Y tế; lĩnh vực Văn hóa thông tin – Thể dục thể thao; lĩnh vực Lao động – Thương binh – Xã hội; công tác giảm nghèo bền vững; công tác chăm lo gia đình chính sách, xây dựng nhà tình nghĩa, nhà tình thương; công tác Phòng chống tội phạm ma túy – Mại dâm; công tác Dân số – Kế hoạch hóa gia đình – Trẻ em; công tác quản lý sau cai nghiện; công tác “Vì sự tiến bộ phụ nữ”; Trung tâm học tập cộng đồng; chương trình “Vì người nghèo”; theo dõi và chỉ đạo các phong trào phường

2 Theo dõi hoạt động khu phố, tổ dân phố

3 Giải quyết khiếu nại – tố cáo, tranh chấp liên quan lĩnh vực Văn hóa – Xã hội

4 Phối hợp tốt các ngành đoàn thể trong thực hiện các phong trào địa phương và phường phát động Định kỳ hằng tháng họp giao ban với thành viên khối vận

5 Được Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường ủy quyền ký các Quyết định xử phạt

vi phạm hành chính liên quan đến lĩnh vực được phân công, ký các bản sao từ bản chính, thị thực hành chính

6 Các công tác đột xuất theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường

1.4 Nhân sự

BẢNG THỐNG KÊ NHÂN SỰ

Tiêu

chí Tổn

Giới tính

Phân loại Trình độ học vấn Lý luận chính trị

Chứng chỉ ngoại ngữ tin học

am Nữ

Số

lượn

g

(ngư

ời)

Tỷ

lệ

(%)

100 51,5 48,5 48,5 57,5 3 75,6 0 0 21,4 12,1 51,5 0 36,4 66,7 60,6

( Nguồn Văn Phòng Thống Kê)

Phần 2 :Nội Dung

2.1 Quá trình kiến tập 2.1.1 Mục đích kiến tập

Quan sát quá trình làm việc của các cán bộ công chức viên chức trong cơ quan ủy ban nhân dân Phường 12 Quận 11

-Trang bị và bổ sung những kiến thức cũng như kỹ năng thực tiễn thông qua quá trình cọ sát với thực tế tại cơ quan Từ đó nhìn nhận được điểm mạnh yếu của bản thân

và bước đầu làm quen trong cơ quan

-Nắm vững quy trình quy trình làm việc cũng như thủ tục hành chính khác

2.1.2 Công việc cụ thể

- Ngày 17/06/2019 : - Có mặt tại cơ quan và gặp Anh Phạm Hữu Phước (Phó

Chủ Tịch) để trao đổi về thời gian kiến tập cũng như đề tài kiến tập

-Được phân công vào bộ phận Văn thư lưu trữ do Anh Nguyễn Minh Tâm phụ trách

-Tại đây được hướng dẫn sơ bộ cách thức lưu hồ sơ , hồ sơ trình lãnh đạo

-Ngày 18/6/2019 - Tìm hiểu cơ quan kiến tập, nội quy ,quy chế cơ quan

- Nghiên cứu cách thức quản lý văn bản đi văn bản đến, vị trí chức năng nhiệm vụ của cơ quan

-Trả lại nguyên hiện trạng bàn làm việc cũng như máy tính làm việc

-Ngày 19/6/2019 đến

ngày 22/6/2019

-Suy nghĩ đề tài và sưu tập tài liệu cho bài kiến tập

- Làm công việc được anh chị phân công cũng như hổ trợ công việc

- Trả lại nguyên hiện trạng bàn làm việc cũng như máy tính làm việc

-Ngày 24/06/2019 đến

ngày 25/6/2019

-Quan sát cách thức làm việc của cán bộ công chức -Điền số ký hiệu các văn bản đi sau đó lưu trữ trên trang dữ liêu cơ quan

-Tiếp nhân văn bản đến , đóng dấu văn bản đến , điền số văn bản đến và ngày tháng năm, lưu lại số liệu trên máy tính

và cuối cùng trình lãnh đạo

- Trả lại nguyên hiện trạng bàn làm việc cũng như máy tính làm việc

-Ngày

26/06/2019-ngày 27/6/2019

-Giúp chị kế toán nhập số liệu vào máy -Viết biên cho các hoạt động tháng trước -Phụ giúp các công việc bên bộ phận sao y chứng thực -Điền sổ theo dõi trẻ em trên địa bàn phường

- Trả lại nguyên hiện trạng bàn làm việc cũng như máy tính làm việc

-Ngày 28/06/2019 -Tổng hợp tài liệu, số liệu để viết báo cáo

-Hoàn thành các công việc được giao -Gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo cũng như anh chị trong cơ quan đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ trong hai tuần qua

- Trả lại nguyên hiện trạng bàn làm việc cũng như máy tính làm việc

PHẦN 3 : NỘI DUNG

3.1.Khái quát quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến

Công tác quản lý văn bản là một trong bốn mặt hoạt động của công tác văn thư

cơ quan Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định

Công tác quản lý văn bản được quy định thực hiện thống nhất tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

  Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của công tác văn thư và Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày

22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

  Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn”

và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành

và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này

3.2 Mô tả quy trình quản lý văn bản đi văn bản đến 3.2.1 Văn bản đến

Văn bản được gửi đến trong hay ngoài giờ làm việc thì bộ phận văn thư hay cán bộ tiếp nhận phải kiểm tra và ký xác nhận và giao đến bộ phận văn thư

Khi tiếp nhận là loại văn bản bóc bì thì việc bóc phong được quy định cụ thể : + Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

+ Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện

có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

Sau đó đến việc đóng dấu " đến" bên góc trai trên cùng của văn bản trong trường hợp không có khoảng trống thì đóng dấu bên trên góc phải Kiểm tra số văn bản đến để điền vào số đén trên văn bản và ghi ngày tháng năm Lưu dữ liêu trên phần mêm máy tính gồm :ngày đến, số đến, ngày ban hành, số ký hiệu,ngày ban hành, nội dung,người nhận

Trình văn bản đến:

- Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

-Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần)

-Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

-Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể (Tham khảo Phụ lục IV)

- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến

Chuyển giao văn bản đến:

-Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

- Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

- Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

- Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến

3.2.2.Quản lý văn bản đi 3.2.2 1 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản a) Ghi số văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác