iv TÓM TẮT ĐỒ ÁN THIẾT KÊ QUY TRINH NHẬP XUẤT SẢN PHẨM VÀO KỆ CHỨA HÀNG Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc quản lý kho hàng hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối
TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU TRONG NƯỚC VÀ NGOÀI NƯỚC
Các loại kệ hàng phổ biến trong nước
Kho hàng lạnh thường có nhiệt độ xuống đến âm độ C, khiến con người gặp khó khăn khi làm việc Giải pháp lý tưởng cho vấn đề này là kệ di động, cho phép sử dụng một lối đi duy nhất và điều chỉnh vị trí các kệ theo nhu cầu Nhờ đó, kệ di động có khả năng chứa đựng nhiều hàng hóa hơn so với các loại kệ truyền thống.
Mặc dù kệ tự động hóa mang lại nhiều lợi ích, nhưng chi phí đầu tư cao và thời gian thi công dài khiến nhiều công ty không thể áp dụng giải pháp này cho kho hàng của mình.
Hình 1.1 Kệ tự động hóa
Kệ Radio Shuttle – Kệ kho lạnh bán tự động
Kệ kho lạnh radio shuttle là giải pháp lưu trữ hàng hóa bán tự động, giúp di chuyển hàng hóa ra vào kệ một cách hiệu quả nhờ vào ray dẫn và giá đỡ tự động Loại kệ này thường được sử dụng trong các kho lạnh và kho đông lạnh để bảo quản các sản phẩm như nông sản, rau củ quả, hoa tươi, thủy hải sản, thịt, sữa và dược liệu Với khả năng hoạt động hiệu quả trong điều kiện nhiệt độ thấp của kho lạnh, kệ bán tự động radio shuttle trở thành một trong những lựa chọn tối ưu nhất cho việc lưu trữ hàng hóa.
Kệ Radio Shuttle được thiết kế tương tự như kệ Drive In, với thêm ray dẫn và giá đỡ, giúp xe nâng không cần di chuyển vào bên trong, từ đó giảm rủi ro va chạm khi lấy hàng và tăng tốc độ xuất nhập hàng Hệ thống kệ để hàng kho lạnh này còn cho phép thay đổi linh hoạt giữa FIFO và LIFO, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong quản lý tồn kho.
1 Chi phí đầu tư ban đầu cao: Việc lắp đặt hệ thống kệ Radio Shuttle đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu lớn cho thiết bị và công nghệ, bao gồm cả xe shuttle, ray dẫn, và hệ thống điều khiển Điều này có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế
2 Phụ thuộc vào công nghệ: Hệ thống này phụ thuộc nhiều vào công nghệ và phần mềm điều khiển Nếu có sự cố kỹ thuật hoặc phần mềm, quá trình lưu trữ và lấy hàng có thể bị gián đoạn, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của kho
3 Yêu cầu bảo trì cao: Để đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru, việc bảo trì định kỳ là rất cần thiết Điều này đòi hỏi chi phí và nguồn lực cho việc kiểm tra, sửa chữa và nâng cấp hệ thống thường xuyên
4 Yêu cầu đào tạo nhân viên: Nhân viên kho cần được đào tạo để sử dụng và vận hành hệ thống một cách hiệu quả Điều này có thể mất thời gian và nguồn lực, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp chưa quen với công nghệ này
5 Giới hạn về loại hàng hóa: Hệ thống Radio Shuttle thường thích hợp với các loại hàng hóa có kích thước và trọng lượng đồng nhất Đối với các mặt hàng không đồng đều hoặc có hình dạng đặc biệt, việc sử dụng hệ thống này có thể gặp khó khăn
6 Khó khăn trong việc mở rộng hệ thống: Khi nhu cầu lưu trữ tăng lên, việc mở rộng hệ thống kệ Radio Shuttle có thể phức tạp và tốn kém Việc thêm các ray dẫn và xe shuttle mới cần phải tính toán cẩn thận để đảm bảo tương thích với hệ thống hiện có
7 Giới hạn trong việc xếp dỡ thủ công: Do hệ thống Radio Shuttle chủ yếu hoạt động tự động hoặc bán tự động, việc can thiệp thủ công để xếp dỡ hàng hóa có thể gặp khó khăn và không hiệu quả
Các loại kệ ở nước ngoài
Kệ trưng bày thực tế ảo sử dụng công nghệ tiên tiến để giới thiệu sản phẩm trong không gian ảo, cho phép khách hàng xem và tương tác với sản phẩm từ xa Điều này tạo ra một trải nghiệm mua sắm hiện đại, mang lại sự tương tác cao và thu hút sự chú ý của người tiêu dùng.
Hình 1.3 Kệ trưng bày thực tế ảo
Kệ tĩnh điện được thiết kế đặc biệt để bảo vệ các thiết bị điện tử khỏi tác động của tĩnh điện, và chúng thường được sử dụng trong các nhà máy sản xuất linh kiện điện tử.
TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH NHẬP XUẤT SẢN PHẨM LÊN KỆ CHỨA HÀNG
Các quy trình nhập xuất sản phẩm hiện nay
3.1.1 Các phương pháp nhập hàng phổ biến
* Phương pháp nhập hàng trực tiếp từ nhà cung cấp
Hàng hóa được chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp tới kho của siêu thị
Nhà cung cấp có thể là các nhà sản xuất, đại lý phân phối hoặc nhà bán sỉ
* Nhập hàng qua trung tâm phân phối:
Siêu thị có thể tiếp nhận hàng hóa qua một trung tâm phân phối trung gian, nơi tập hợp sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp và phân phối lại cho các siêu thị.
Hình 2.01 Trung tâm phân phối
* Nhập hàng theo đơn đặt hàng:
Cụ thể là các siêu thị đặt hàng theo nhu cầu và lượng hàng dự trữ
Hình 2.02 Kho lưu trữ của siêu thị
3.1.2 Các phương pháp xuất hàng phổ biến
Hàng hóa được đưa từ kho lên kệ để bày bán cho khách hàng
Quy trình này thường được thực hiện hàng ngày dựa trên tình trạng bán hàng và nhu cầu khách hàng
* Xuất hàng theo đơn đặt hàng trực tuyến:
Hàng hóa được xuất ra để giao cho khách hàng mua sắm trực tuyến
Quy trình này yêu cầu đóng gói và vận chuyển hàng hóa tới địa chỉ của khách hàng
Hàng hóa có thể được xuất từ một chi nhánh siêu thị này sang chi nhánh khác
Hình 2.03 Hệ thống xuất hàng nội bộ của web EasyInvoice
Ưu và nhược điểm của một số quy trình xuất nhập hàng hóa hiện có
3.2.1 Phương pháp xuất nhập hàng trực tiếp từ nhà cung cấp Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí nhờ việc mua số lượng lớn và có thể đàm phán giá cả tốt hơn
- Có được nguồn cung ổn định
Phụ thuộc vào một hoặc vài nhà cung cấp có thể tạo ra rủi ro lớn cho doanh nghiệp, đặc biệt khi nhà cung cấp gặp khó khăn trong sản xuất, vận chuyển hoặc vấn đề tài chính Việc đa dạng hóa nguồn cung cấp là cách hiệu quả để giảm thiểu những rủi ro này và đảm bảo sự ổn định trong chuỗi cung ứng.
Thời gian giao hàng có thể kéo dài, đặc biệt khi nhà cung cấp ở nước ngoài, vì vậy cần lên kế hoạch trước và quản lý kho hàng một cách cẩn thận để đảm bảo hiệu quả trong quá trình vận chuyển.
- Nhập hàng từ nhà cung cấp nước ngoài có thể tăng chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, và các chi phí liên quan khác
Khi doanh nghiệp hợp tác với nhiều nhà cung cấp, việc quản lý và điều phối trở nên phức tạp, yêu cầu một hệ thống quản lý hiệu quả để đảm bảo sự hoạt động trơn tru.
3.2.2 Phương pháp xuất nhập hàng qua trung tâm phân phối Ưu điểm:
- Tối ưu hóa kho bãi
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển
Tập trung hàng hóa tại một trung tâm phân phối duy nhất có thể gây ra rủi ro lớn, đặc biệt khi trung tâm này đối mặt với sự cố như cháy nổ, thiên tai hoặc các vấn đề kỹ thuật khác.
Việc xây dựng và vận hành trung tâm phân phối có thể ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường, đặc biệt là về sử dụng đất, tiêu thụ năng lượng và phát thải khí nhà kính.
Quản lý trung tâm phân phối đòi hỏi sự phức tạp cao, bao gồm việc điều phối hàng hóa và duy trì hiệu quả hoạt động Điều này càng trở nên quan trọng hơn khi doanh nghiệp có quy mô lớn và nhiều điểm bán lẻ.
3.2.3 Phương pháp xuất nhập hàng qua đơn đặt hàng Ưu điểm:
Doanh nghiệp có khả năng linh hoạt để đáp ứng nhu cầu thực tế của thị trường và khách hàng, giúp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
Chỉ nhập hàng khi có đơn đặt hàng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng dự báo nhu cầu thị trường, gây ra tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
Nếu nhà cung cấp không giao hàng đúng thời gian theo yêu cầu của đơn đặt hàng, điều này có thể gây ra sự không hài lòng cho khách hàng và làm giảm khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.
Tổng quan về quy trình nhập xuất sản phẩm lên kệ hàng
Quy trình xếp hàng lên kệ là yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp, siêu thị và kho nhà phân phối Bài viết này đề xuất phương pháp sử dụng mã QR code kết hợp với xe Trolley để nhập/xuất sản phẩm hiệu quả Mã QR sẽ giúp xác định vị trí sản phẩm trên kệ và tầng, từ đó dễ dàng quản lý số lượng nhập xuất Xe Trolley được thiết kế với kích thước phù hợp, giúp nhân viên thuận tiện di chuyển hàng hóa trong kho Nhờ quy trình này, nhân viên sẽ nhanh chóng xác định vị trí sản phẩm và đảm bảo số lượng nhập/xuất chính xác thông qua việc cân đong hàng hóa.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Yêu cầu ban đầu
Quản lý hiệu quả nguồn vật liệu trong kho là yếu tố then chốt giúp đảm bảo hoạt động sản xuất và phân phối diễn ra một cách suôn sẻ Việc này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của kho, từ đó tối ưu hóa quy trình logistics và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Các lợi ích của việc quản lý tốt nguồn vật liệu trong kho:
Quản lý hiệu quả hàng tồn kho giúp giảm thiểu lượng hàng không cần thiết, từ đó cắt giảm chi phí lưu trữ, bảo hiểm và thiệt hại do hư hỏng.
Để nâng cao hiệu quả sản xuất, việc đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng là rất quan trọng, giúp ngăn chặn gián đoạn do thiếu hụt Bên cạnh đó, tối ưu hóa không gian kho thông qua quản lý hợp lý sẽ giúp tối đa hóa diện tích sử dụng, giảm lãng phí và tăng khả năng chứa hàng.
Cải thiện thời gian nhập xuất hàng: Giúp đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để xuất kho
- Lấy và nhập kho khoa học: giúp tối ưu hóa hoạt động của kho, giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu quả của chuỗi cung ứng
Các lợi ích của việc lấy và nhập kho khoa học:
Tối ưu hóa không gian kho là yếu tố quan trọng trong quản lý kho hàng, giúp cải thiện hiệu quả sử dụng không gian, giảm thiểu lãng phí và gia tăng khả năng lưu trữ Việc áp dụng các phương pháp quản lý nhập xuất kho khoa học sẽ mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp.
Giảm thiểu thời gian và chi phí: Quy trình nhập xuất kho hợp lý giúp giảm thời gian tìm kiếm, di chuyển hàng hóa
Cải thiện quản lý tồn kho: Giúp theo dõi và quản lý tồn kho một cách chính xác, giảm thiểu tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều
- Không bị nhầm lẫn sai sót:
Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa ngay khi tiếp nhận vào kho là rất quan trọng Việc áp dụng mã vạch cùng với hệ thống quản lý kho giúp ghi nhận mọi thông tin chi tiết về hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả.
Cập nhật tồn kho và thực hiện kiểm tra định kỳ là cần thiết để phát hiện sớm các sai sót có thể xảy ra Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được lựa chọn đúng và đủ theo yêu cầu của phiếu xuất nhập sản phẩm.
- Ứng dụng vào nhưng công ty vừa và nhỏ: tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất nhập xuất, nâng cao hiệu quả kinh doanh
Các phương án hướng đến
4.2.1 Phương án nhập xuất hàng thủ công
Nhận thông tin về hàng hóa sẽ nhập kho từ bộ phận mua hàng hoặc nhà cung cấp
Chuẩn bị khu vực nhập hàng, đảm bảo sạch sẽ và đủ chỗ trống
Khi hàng hóa đến kho, nhân viên kiểm tra số lượng, chủng loại, và chất lượng hàng hóa theo phiếu nhập
Ghi nhận thông tin hàng hóa vào phiếu nhập kho: tên hàng, số lượng, ngày nhập, nhà cung cấp, vị trí lưu trữ
Sắp xếp hàng hóa vào các vị trí lưu trữ đã được định sẵn
Nhận yêu cầu xuất hàng từ bộ phận bán hàng hoặc khách hàng
Kiểm tra thông tin đơn hàng và đối chiếu với hàng tồn kho
Lập phiếu xuất kho, ghi rõ thông tin về loại hàng, số lượng, ngày xuất, và khách hàng
Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi xuất kho
Chuẩn bị hàng hóa, đóng gói và chuyển đến khu vực xuất hàng
Giao hàng cho khách hàng hoặc đơn vị vận chuyển
Cập nhật thông tin hàng hóa xuất kho vào hệ thống quản lý kho hoặc sổ sách
Chi phí thấp: Không cần đầu tư vào các hệ thống quản lý kho phức tạp hoặc công nghệ tự động hóa đắt đỏ
Quy trình đơn giản: Dễ dàng thiết lập và duy trì mà không cần nhiều kiến thức kỹ thuật
Hiệu suất thấp: tốc độ chậm, tốn sức lao động
Sai sót cao trong quá trình nhập liệu, ghi chép, kiểm kê
Khó theo dõi và kiểm soát toàn bộ quá trình nhập xuất hàng, dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc thất thoát hàng hóa
Việc thu thập và phân tích dữ liệu một cách thủ công tốn thời gian và công sức, đồng thời gây khó khăn trong việc tối ưu hóa sắp xếp và lưu trữ hàng hóa, dẫn đến lãng phí không gian kho.
Dễ xảy ra tình trạng hàng hóa bị lưu trữ quá lâu hoặc thiếu hụt mà không được phát hiện kịp thời
4.2.2 Phương án nhập xuất hàng bằng xe nâng
Kiểm tra xe nâng: các bộ phận quan trọng như phanh, còi, lốp xe đều phải chắc chắn hoạt động
Kiểm tra hàng hóa phải được đóng gói và có nhãn mác đầy đủ
Khi nhập hàng, kiểm tra thông tin hàng hóa, số lượng và chất lượng theo đơn hàng
Xác định vị trí lưu trữ phù hợp, dùng xe nâng di chuyển từ vị trí nhập đến vị trí lưu trữ
Khi xuất hàng, xác định số lượng và loại hàng cần xuất
Dùng xe nâng để lấy hàng từ kệ kho, kiểm tra kỹ trước khi xuất kho
Lưu hồ sơ là quá trình cập nhật thông tin về hàng hóa đã nhập và xuất vào hệ thống quản lý kho, giúp theo dõi tình trạng hàng hóa một cách hiệu quả Bên cạnh đó, việc kiểm tra và bảo dưỡng xe nâng sau khi sử dụng là cần thiết để đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định và an toàn.
Lập báo cáo nhập xuất kho cho bộ phận quản lý
Di chuyển và xử lý hàng hóa nhanh chóng, giảm thời gian nhập xuất hàng
Có khả năng di chuyển hàng hóa nặng, tiết kiệm sức lao động của công nhân Giảm nguy cơ chấn thương trong quá trình vận chuyển
Chi phí đầu tư và bảo trì xe nâng cao, đặc biệt là đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
Tốn thời gian và chi phí đào tạo nhân viên vận hành xe nâng
Xe nâng yêu cầu một không gian đủ lớn để di chuyển và hoạt động hiệu quả, do đó, chúng có thể không phù hợp với các kho bãi nhỏ hoặc có cấu trúc phức tạp.
Việc sử dụng xe nâng không đúng cách có thể tạo ra rủi ro tai nạn, không chỉ làm tăng nguy cơ chấn thương cho người vận hành mà còn ảnh hưởng đến những nhân viên xung quanh, dẫn đến chấn thương nghiêm trọng.
4.2.3 Phương án xuất nhập hàng bằng băng tải
Phân loại hàng hóa theo kích thước, khối lượng, trọng lượng
Kiểm tra hàng hóa không bị hư hỏng Đặt hàng hóa lên băng tải, kiểm tra hàng đặt đúng vị trí để tránh kẹt hàng, rơi hàng
Khởi động băng tải, giám sát quá trình băng tải vận chuyển để tránh hàng bị rơi rớt, kẹt
Dỡ hàng tại điểm đích, kiểm tra hàng hóa có bị hỏng hay không
Ghi nhận thông tin hàng nhập/xuất (số lượng, tình trạng)
Bảo dưỡng băng tải khi đã sử dụng xong Ưu điểm:
Di chuyển hàng hóa một cách liên tục, chính xác và đồng đều, giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập xuất
Giảm rủi ro hư hỏng hàng hóa trong quá trình di chuyển
Đầu tư vào hệ thống băng tải và thiết bị liên quan có chi phí cao Nếu hệ thống gặp sự cố hoặc lỗi kỹ thuật, việc nhập xuất hàng sẽ bị gián đoạn.
Nhân viên cần được đào tạo để vận hành hệ thống băng tải và xử lý các vấn đề kỹ thuật
Hệ thống băng tải yêu cầu không gian lắp đặt và đường đi riêng, có thể hạn chế sự linh hoạt trong sử dụng không gian kho
4.3 Quy trình xuất nhập hàng lên kệ có dán mã QR code kết hợp xe Trolley đi nạp/lấy hàng Đây là quy trình được thiết kế để giúp cho nhân viên xuất/nhập hàng thực hiện một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian và có độ chính xác cao
Nhân viên chỉ cần nhập mã sản phẩm và số lượng vào file Excel thay vì lập phiếu nhập/xuất hàng thủ công Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ tự động in phiếu nhập/xuất vật tư, bao gồm các thông tin như họ tên, mã số nhân viên, danh sách vật tư, ngày tháng năm, cùng thời gian bắt đầu và kết thúc.
Thay vì sử dụng xe nâng hoặc băng tải chiếm diện tích, nhân viên sẽ có một xe Trolley tiện lợi để đẩy hàng hóa Xe Trolley được thiết kế để chứa sản phẩm, giúp nhân viên thao tác dễ dàng và hiệu quả hơn trong quá trình di chuyển hàng hóa.
TÍNH TOÁN THIẾT KẾ QUY TRÌNH NHẬP XUẤT SẢN PHẨM VÀO KỆ CHỨA HÀNG
Thiết kế lưu đồ nhập xuất sản phẩm
Hình 2.04 Lưu đồ nhập sản phẩm
Hình 2.05 Lưu đồ xuất sản phẩm
Yêu cầu ban đầu của kệ chứa hàng
Về sức chứa: kệ hàng có thể chứa với tải trọng 300kg
Về loại hàng: mặt hàng có thể tích