TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY BƠM TỪ NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY TNHH SX & TMDV THIÊN
TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Toàn cầu hóa kinh tế đang trở thành xu hướng tất yếu, và Việt Nam tích cực hội nhập bằng cách mở cửa nền kinh tế và tham gia vào các tổ chức quốc tế như UN, WTO, ASEAN và APEC Các hiệp định thương mại như AFTA, EVFTA, CPTPP và RCEP đã thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam, với kim ngạch ngày càng tăng Để thành công trong lĩnh vực này, doanh nghiệp cần nâng cao kiến thức và kỹ năng về thương mại quốc tế Trong bối cảnh hội nhập, việc nhập khẩu máy móc thiết bị, đặc biệt từ Nhật Bản, không chỉ đáp ứng nhu cầu trong nước mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc chú trọng nhập khẩu máy bơm Nhật Bản, nổi bật với chất lượng và công nghệ tiên tiến, nhằm gia tăng hiệu quả hoạt động và mở rộng thị trường.
Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản của Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc đang gặp nhiều thách thức do tính phức tạp và yêu cầu quản lý chặt chẽ Một số vấn đề tồn tại bao gồm quy định nhập khẩu hàng hóa, kiểm định chất lượng chưa tốt, thời gian thực hiện hợp đồng kéo dài, và sai sót thông tin Những vấn đề này tạo áp lực cho đội ngũ quản lý và yêu cầu một hệ thống quản trị hợp đồng linh hoạt, hiệu quả để thích ứng với các thay đổi trong quy định và thị trường Công ty cần hợp tác để đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn, chi phí hợp lý và chất lượng đáp ứng yêu cầu Nếu không quản lý chặt chẽ, công ty có thể đối mặt với rủi ro như chậm trễ giao hàng, phát sinh chi phí không cần thiết, và vi phạm hợp đồng, ảnh hưởng đến uy tín và gây thiệt hại tài chính lớn.
Vì những vấn đề liên quan đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản, em đã chọn đề tài này cho khóa luận tốt nghiệp của mình Mục tiêu của đề tài là xác định những điểm hạn chế trong quy trình hiện tại và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị hợp đồng nhập khẩu máy bơm tại Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Nghiên cứu về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một chủ đề quan trọng đối với sinh viên Kinh doanh quốc tế Các công trình nghiên cứu trước đây đã chỉ ra những vấn đề cụ thể, như đề tài của Nguyễn Hoa Hải Dương (2024) về hợp đồng nhập khẩu máy phát điện từ Nhật Bản, nêu rõ lý thuyết và thực trạng quy trình, đồng thời chỉ ra những hạn chế trong thanh toán, thủ tục hải quan và giám sát thực hiện hợp đồng Tác giả đã đề xuất giải pháp cải thiện quản trị quy trình cho công ty TNHH Thiên Hòa An Tương tự, Nguyễn Đoàn Minh Ngọc (2022) đã nghiên cứu hợp đồng nhập khẩu máy may công nghiệp, chỉ ra điểm yếu trong lập kế hoạch, thuê vận tải và kiểm tra hàng hóa, đồng thời đưa ra định hướng khắc phục hiệu quả Cuối cùng, đề tài của Phạm Thị Thu Trang về nhập khẩu thép phế liệu vào Việt Nam cũng góp phần làm rõ thực trạng và giải pháp trong quản trị quy trình này.
Năm 2022, tác giả đã sử dụng các phương pháp xử lý số liệu như hệ thống, tổng hợp, so sánh và phân tích để chỉ ra những thành công, hạn chế và nguyên nhân của nghiên cứu Bài viết cũng nêu rõ các yếu tố chủ quan và khách quan ảnh hưởng đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp, mặc dù tính thực tiễn của các giải pháp này còn hạn chế.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích quy trình quản trị hợp đồng nhập khẩu đồ gia dụng của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Xây dựng Bình Ngân Việc thực hiện hợp đồng này bao gồm các bước quan trọng như lập kế hoạch, thương thảo điều khoản, và giám sát quá trình vận chuyển Đặc biệt, việc tuân thủ các quy định pháp lý và tối ưu hóa chi phí sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến các thách thức trong quá trình nhập khẩu và cách thức Công ty Bình Ngân vượt qua những khó khăn này để đảm bảo sự thành công trong hoạt động kinh doanh.
Lệ (2022) đã phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đồ gia dụng tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Xây dựng Bình Ngân, với nguồn hàng từ Trung Quốc, Đức, Malaysia, và chỉ ra những hạn chế như mở L/C, chậm trễ trong kiểm tra chất lượng, khai báo hải quan, và kiểm tra hàng hóa khi nhập khẩu Những vấn đề này đã ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị quy trình Tác giả cũng đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện hoạt động quản trị, tuy nhiên, các giải pháp này vẫn thiếu chi tiết và tính khả thi chưa cao Đề tài nghiên cứu về việc hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các loại đồ nội thất từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH Xuất nhập khẩu NEALA - Hà Thị Thanh.
Năm 2021, lý thuyết về nhập khẩu, hợp đồng nhập khẩu và quy trình nhập khẩu đã được hệ thống hóa Bài viết phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu NEALA, đồng thời chỉ ra những hạn chế trong hoạt động quản trị này Tác giả đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao và hoàn thiện hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Tuy nhiên, bài viết vẫn chưa phân tích rõ quy trình thực hiện hợp đồng của công ty và các giải pháp đưa ra còn thiếu tính cụ thể.
Kết luận và khoảng trống nghiên cứu
Các đề tài nghiên cứu về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thường có cấu trúc tương tự, bao gồm cơ sở lý luận, thực trạng công ty, thành công và hạn chế, cùng với các đề xuất giải pháp Tuy nhiên, quy trình và quản trị ở mỗi công ty, ngành hàng và thị trường lại có sự khác biệt, khiến việc áp dụng kết quả nghiên cứu từ một công ty này sang công ty khác trở nên khó khăn Do đó, đề tài "Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản của Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc" sẽ tập trung vào việc phân tích quy trình nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản, nhằm chỉ ra những thành công và hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp cụ thể và hữu ích.
Đối tượng nghiên cứu
Khóa luận nghiên cứu thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản của Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc.
Mục đích nghiên cứu
Hệ thống hóa các lý thuyết và lý luận về hoạt động nhập khẩu là rất quan trọng, bao gồm việc hiểu rõ hợp đồng nhập khẩu, quy trình thực hiện hợp đồng và quản trị quy trình này Ngoài ra, cần xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu để tối ưu hóa hiệu quả và đảm bảo sự thành công trong giao dịch thương mại quốc tế.
Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc đang thực hiện quy trình quản trị hợp đồng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản, cần phân tích và đánh giá thực trạng hiện tại để nâng cao hiệu quả Việc đánh giá quy trình này giúp xác định những điểm mạnh và yếu, từ đó tối ưu hóa các bước thực hiện hợp đồng, đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn chất lượng Sự cải tiến trong quản trị quy trình không chỉ nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty trong thị trường nhập khẩu máy bơm.
Để hoàn thiện những hạn chế trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản của Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc, cần đề xuất và triển khai các giải pháp cụ thể Những giải pháp này bao gồm việc cải thiện quy trình kiểm soát chất lượng, tăng cường đào tạo nhân viên về quy trình nhập khẩu, và áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp đồng Đồng thời, việc thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác Nhật Bản cũng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng.
Phạm vi nghiên cứu
- Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc
- Thời gian nghiên cứu: các dữ liệu trong quá trình nghiên cứu được thu thập trong giai đoạn từ 2021 – 2023.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu Đề tài khóa luận nghiên cứu tập trung vào thu thập dữ liệu thứ cấp, là những dữ liệu đã qua xử lý, tổng hợp thông qua nguồn dữ liệu nội bộ của công ty: Số liệu từ báo cáo tài chính của công ty trong các năm 2021- 2023, tài liệu thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh, các số liệu từ phòng ban Tài chính – Kế toán, phòng Hành chính nhân sự, Phòng Nhập khẩu, giai đoạn 2021-2023
1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp phân tích và thống kê đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu và đánh giá vấn đề Để có được những nhận xét khách quan, việc thống kê dữ liệu liên quan là bước đầu tiên cần thiết Quá trình này không chỉ dừng lại ở việc thu thập dữ liệu mà còn yêu cầu xử lý và tổ chức một cách khoa học Dữ liệu sau khi được sàng lọc sẽ được nhập vào các phần mềm như Microsoft Excel, giúp tạo ra bảng số liệu, biểu đồ và sơ đồ Việc sử dụng công cụ này không chỉ hiển thị thông tin một cách trực quan mà còn cho phép nhà nghiên cứu có cái nhìn tổng quát và chi tiết về các khía cạnh khác nhau của vấn đề Từ đó, nhà nghiên cứu có thể phân tích sâu hơn và đưa ra nhận xét tổng quan về những xu hướng chính của dữ liệu, giúp rút ra những kết luận ban đầu.
Phương pháp tổng hợp là cách thức quan trọng để thu thập và tổng kết thông tin về hoạt động kinh doanh và nhập khẩu của doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau Nhà nghiên cứu cần kiểm tra độ tin cậy và tính chính xác của dữ liệu để tránh sử dụng thông tin không xác thực Khi dữ liệu đã được thu thập đầy đủ, tổng hợp thông tin sẽ mang lại cái nhìn toàn diện về các khía cạnh liên quan đến hoạt động kinh doanh và nhập khẩu của doanh nghiệp.
Phương pháp đánh giá và so sánh là bước quan trọng trong việc phân tích dữ liệu đã thu thập Việc so sánh thông tin qua các năm hoặc giữa các biến số giúp nhà nghiên cứu nhận diện những biến động và sự khác biệt quan trọng Các dữ liệu như kết quả kinh doanh, hoạt động nhập khẩu và các chỉ số tài chính sẽ được phân tích để phát hiện xu hướng tăng giảm, thay đổi đột biến và bất thường trong hoạt động doanh nghiệp Những dữ liệu này không chỉ phản ánh tình hình hiện tại mà còn hỗ trợ dự đoán những thay đổi trong tương lai Sau khi hoàn tất quá trình so sánh và đánh giá, nhà nghiên cứu sẽ đưa ra những nhận xét tổng quan về vấn đề nghiên cứu, tập trung vào đánh giá thành công hay thất bại của doanh nghiệp, đồng thời nêu rõ các hạn chế và nguyên nhân Dựa trên những nhận xét này, các đề xuất và giải pháp cho những vấn đề chưa hoàn thiện sẽ được đưa ra.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận có kết cấu 4 chương bao gồm:
Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản của Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc
Chương 4: Giải pháp hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản của Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Khái quát về hợp đồng thương mại quốc tế
2.1.1 Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế
Theo Điều 16 Luật Thương mại (2005), hợp đồng mua bán ngoại thương là hợp đồng giữa thương nhân Việt Nam và thương nhân nước ngoài Đồng thời, Khoản 1, Điều 28 của luật này định nghĩa nhập khẩu hàng hóa là việc đưa hàng hóa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam được xem là khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật.
Hợp đồng thương mại quốc tế là thỏa thuận giữa các bên có trụ sở tại các quốc gia khác nhau, theo Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế của Trường đại học Thương mại Trong đó, hợp đồng nhập khẩu được định nghĩa là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, liên quan đến việc chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa và thực hiện nghĩa vụ thanh toán.
2.1.2 Vai trò của hợp đồng thương mại quốc tế
Hợp đồng thương mại quốc tế đóng vai trò thiết yếu trong kinh doanh toàn cầu, đảm bảo sự hợp tác hiệu quả và suôn sẻ giữa các bên liên quan.
Hợp đồng thương mại quốc tế là tài liệu xác nhận các thỏa thuận và cam kết giữa các bên, đồng thời ghi nhận quyền lợi và trách nhiệm của họ trong quá trình giao dịch thương mại.
Hợp đồng thương mại quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nghĩa vụ của các bên, đồng thời tạo điều kiện để các bên yêu cầu đối tác thực hiện các nghĩa vụ tương ứng.
Hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý thiết yếu để khiếu nại khi một bên không thực hiện đầy đủ hoặc một phần nghĩa vụ đã thỏa thuận.
2.1.3 Phân loại hợp đồng thương mại quốc tế
- Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng: Hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng dài hạn
- Xét theo nội dung quan hệ kinh doanh: Hợp đồng xuất khẩu, hợp đồng nhập khẩu
- Xét theo nội dung mua bán: hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng mua bán dịch vụ
- Xét theo hình thức của hợp đồng: hình thức văn bản, hình thức miệng
- Xét theo cách thức thành lập hợp đồng: hợp đồng một văn bản ,hợp đồng nhiều văn bản
2.1.4 Nội dung của hợp đồng thương mại quốc tế
Một hợp đồng thương mại quốc tế thường gồm có 2 phần chính: Những điều trình bày chung và các điều khoản hợp đồng:
Phần trình bày chung của hợp đồng bao gồm các thông tin quan trọng như số liệu hợp đồng, địa điểm và ngày tháng ký kết, tên và địa chỉ của các bên tham gia, các định nghĩa liên quan, cùng với cơ sở pháp lý cho việc ký kết hợp đồng.
Các điều khoản hợp đồng bao gồm: tên hàng, chất lượng, số lượng, bao bì và ký mã hiệu, giá cả, thanh toán, giao hàng, bất khả kháng, khiếu nại, bảo hành, phạt và bồi thường thiệt hại, cùng với điều khoản trọng tài Đây là những điều khoản cơ bản trong một hợp đồng Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng loại hàng hóa và sự thỏa thuận giữa hai bên, có thể bổ sung thêm các điều khoản khác như bảo hiểm và vận tải.
Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Theo Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, việc thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế bao gồm một chuỗi công việc liên kết chặt chẽ Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng nhằm đảm bảo rằng các tác nghiệp diễn ra đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả cao nhất.
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm các hoạt động quản trị thiết yếu như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và giám sát quá trình thực hiện hợp đồng Mục tiêu chính là đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng quy định và hợp đồng, từ đó giúp quy trình thực hiện được thuận lợi và hiệu quả.
2.2.2 Vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các công việc diễn ra đúng nội dung và thời gian, đạt hiệu quả cao nhất Môi trường thực hiện hợp đồng luôn biến đổi, tạo ra cơ hội và nguy cơ bất ngờ Hoạt động quản trị giúp thích nghi với những thay đổi này, tận dụng tối đa cơ hội và giảm thiểu tác động tiêu cực từ rủi ro, từ đó nâng cao khả năng thực hiện hợp đồng Mỗi nội dung trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng đều có vai trò xác định, góp phần vào sự thành công chung.
Lập kế hoạch là bước khởi đầu quan trọng, định hướng cho mọi hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp Nó giúp phân tích và dự báo các cơ hội, thách thức, khó khăn và thuận lợi, từ đó cho phép doanh nghiệp chủ động nắm bắt cơ hội và hạn chế rủi ro Hơn nữa, lập kế hoạch còn là cơ sở để phân quyền, phân nhiệm, phối hợp các nguồn lực và là nền tảng cho việc kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động sau này.
Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quá trình triển khai và thực hiện các bước trong kế hoạch, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của hợp đồng Hiệu quả của tổ chức thực hiện quyết định liệu các kế hoạch đã đề ra có trở thành hiện thực hay không.
Giám sát và điều hành là yếu tố quan trọng giúp hệ thống phát hiện lỗi và thiếu sót, đồng thời điều phối nguồn lực để giải quyết vấn đề kịp thời Qua đó, doanh nghiệp có thể thực hiện đúng nghĩa vụ trong hợp đồng, từ đó nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Việc lập kế hoạch có một ý nghĩa quan trọng đối với quá trình thực hiện hợp đồng:
- Định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp với mục tiêu rõ ràng, chính xác và hợp lý
Giúp người thực hiện nắm vững công việc của mình, tăng cường khả năng chủ động và kiểm soát quá trình thực hiện, đồng thời ra quyết định an toàn hơn.
Phối hợp hiệu quả các nguồn lực giúp thực hiện hợp đồng một cách khoa học, quản lý chặt chẽ và đạt được hiệu quả cao.
Các nhà quản trị cần triển khai tiêu chuẩn kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhằm chỉ ra những kết quả đạt được, những tồn tại và nguyên nhân Qua đó, rút ra bài học kinh nghiệm quan trọng cho các hợp đồng trong tương lai.
Dựa trên hợp đồng nhập khẩu đã ký, nhà nhập khẩu cần thực hiện nhiều nhiệm vụ như thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, nhận và kiểm tra hàng hóa, làm thủ tục hải quan và thanh toán Các nhiệm vụ cụ thể sẽ khác nhau tùy vào từng hợp đồng, và người mua cần lập kế hoạch thực hiện hiệu quả dựa trên các yêu cầu này.
Dựa vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp, việc quản lý hợp đồng cần được thực hiện dựa trên kế hoạch kinh doanh, khả năng sản xuất, tài chính, nhân lực và cơ sở vật chất hiện có Điều này giúp nhà quản trị giữ hợp đồng trong tầm kiểm soát hiệu quả.
Dựa trên điều kiện môi trường chung và thực tế của đối tác, cần xem xét các yếu tố như tình hình giá cả, hệ thống ngân hàng, vận tải, bảo hiểm, bưu chính viễn thông, cũng như khả năng thực hiện hợp đồng của đối tác Việc lập kế hoạch cần được thực hiện theo một trình tự hợp lý để đảm bảo hiệu quả.
Trong giai đoạn chuẩn bị lập kế hoạch, bộ phận lập kế hoạch cần thu thập và phân tích thông tin về các yếu tố môi trường vĩ mô ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng Đồng thời, cần xem xét khả năng sản xuất, kinh doanh và các nguồn lực của doanh nghiệp, cũng như các yếu tố liên quan đến đối tác Việc nghiên cứu và phân tích nội dung hợp đồng xuất nhập khẩu cũng là một phần quan trọng trong quá trình này.
Để lập kế hoạch hiệu quả, cần nghiên cứu và phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô, điều kiện doanh nghiệp và đối tác, cũng như nội dung hợp đồng Người lập kế hoạch phải xác định các chỉ tiêu cần đạt, nội dung công việc cụ thể, thời điểm bắt đầu và kết thúc, phân bổ nguồn lực hợp lý, và xác định cách thức thực hiện các công việc đó.
Kế hoạch sau khi lập cần được trình bày và bảo vệ trước ban lãnh đạo cùng các phòng ban trong doanh nghiệp Sau khi nhận được ý kiến đóng góp, kế hoạch sẽ được bổ sung và chỉnh sửa trước khi được phê duyệt Khi kế hoạch chính thức được phê duyệt, nó sẽ bước vào giai đoạn thực hiện.
Kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm các bước quan trọng như thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, kiểm tra hàng và thanh toán Tùy thuộc vào từng hợp đồng cụ thể, nội dung kế hoạch sẽ có sự điều chỉnh phù hợp Mỗi kế hoạch cần xác định rõ các công việc, phương thức tiến hành, thời gian thực hiện, thời điểm kết thúc và các nguồn lực cần thiết để đảm bảo thực hiện kế hoạch hiệu quả.
2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sơ đồ 2.1 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Nguồn: Giáo trình “Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế” – Trường đại học
Thương mại, NXB Hành chính – chính trị, 2010 2.3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp, cho phép một số hàng hóa nhất định được đưa vào lãnh thổ quốc gia Điều kiện cấp giấy phép này khác nhau giữa các quốc gia, dựa trên luật pháp quốc gia và các điều ước quốc tế.
Làm thủ tục thanh toán
Làm thủ tục hải quan
Mua bảo hiểm cho hàng hóa Thuê PTVT
Xin giấy phép nhập khẩu
Tại Việt Nam, doanh nghiệp nhập khẩu cần xin giấy phép nhập khẩu theo Nghị định số 69/2018/NĐ-CP, quy định chi tiết về Luật Quản lý ngoại thương Để được cấp giấy phép, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ bao gồm hợp đồng nhập khẩu, lệnh hạn ngạch (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý hạn ngạch) và hợp đồng ủy thác nhập khẩu (nếu áp dụng).
2.3.2.2 Thuê phương tiện vận tải
Dựa vào hợp đồng thương mại quốc tế, doanh nghiệp cần lựa chọn phương tiện vận tải phù hợp dựa trên khối lượng và đặc điểm hàng hóa, cũng như điều kiện vận tải Nhà quản trị cần nghiên cứu và phân tích để quyết định thuê tàu thích hợp, nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng hiệu quả và giảm thiểu rủi ro Doanh nghiệp cần nắm rõ thông tin về các hãng tàu toàn cầu, giá cước, loại hợp đồng vận tải, và các quy định quốc tế cũng như quốc gia liên quan Phương tiện vận tải quốc tế bao gồm đường biển, đường bộ, đường sắt, đường hàng không và đường ống, mỗi loại đều có ưu nhược điểm riêng Tại Việt Nam, hầu hết hàng hóa nhập khẩu được vận chuyển bằng đường biển thông qua các phương thức thuê tàu chợ hoặc thuê tàu chuyến.
2.3.2.3 Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Trong thương mại quốc tế, hàng hóa thường phải vận chuyển xa và trong điều kiện phức tạp, dẫn đến nguy cơ hư hỏng, mất mát và tổn thất Do đó, các doanh nghiệp tham gia thương mại quốc tế thường mua bảo hiểm cho hàng hóa nhằm giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển.
Hiện nay, trên thế giới và tại Việt Nam, ba điều kiện bảo hiểm phổ biến được áp dụng là điều kiện bảo hiểm loại A, B và C, theo phân loại của Hiệp hội bảo hiểm London (quy tắc ICC 1/1982).
- Điều kiện bảo hiểm loại A: Bảo hiểm mọi rủi ro
- Điều kiện bảo hiểm loại B: Bảo hiểm có tổn thất riêng
- Điều kiện bảo hiểm loại C: Bảo hiểm mọi tổn thất
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.4.1 Các nhân tố chủ quan
Tài chính đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là trong hoạt động nhập khẩu Doanh nghiệp có khả năng tài chính mạnh sẽ nâng cao tính cạnh tranh và lợi thế so với đối thủ Khi tài chính ổn định, quy trình quản trị hợp đồng nhập khẩu diễn ra thuận lợi hơn Công ty có nền tảng tài chính vững chắc có khả năng tuyển dụng nhân lực chất lượng cao, xây dựng kế hoạch chi tiết và dự đoán rủi ro hiệu quả trong quá trình thực hiện hợp đồng Nhờ đó, việc tổ chức và thực hiện quy trình hợp đồng cũng được cải thiện đáng kể.
Nhận dạng các phát sinh Phân tích tình huống
Phân tích tình hình chung
Phân tích thuận lợi, khó khăn của doanh nghiệp
Phân tích thuận lợi, khó khăn của đối tác
Xác định các phương án giải quyết Đánh giá các phương án
Lựa chọn phương án tối ưu cho quá trình thực hiện hợp đồng là rất quan trọng Đặc biệt, sức mạnh tài chính vững mạnh và khả năng quay vòng dòng tiền hiệu quả sẽ giúp thanh toán hàng hóa diễn ra nhanh chóng, từ đó thúc đẩy quy trình thực hiện hợp đồng một cách thuận lợi và hiệu quả hơn.
Nguồn lực tài chính đóng vai trò quan trọng trong khả năng đàm phán và thương lượng hợp đồng của doanh nghiệp Nếu tài chính không đủ mạnh, doanh nghiệp có thể phải chấp nhận các điều khoản không có lợi hoặc đối mặt với rủi ro cao Hơn nữa, việc thực hiện các cam kết trong hợp đồng cũng sẽ gặp khó khăn, dẫn đến trễ tiến độ, thất thoát tài chính và hàng hóa Do đó, quản trị tài chính hiệu quả là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến thành công trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Nhân lực là yếu tố then chốt trong mọi tổ chức, doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động như lên chiến lược, tổ chức thực hiện và quản lý Trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, đội ngũ nhân lực tài năng với kiến thức và kỹ năng phù hợp sẽ giúp rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí Ngược lại, nếu nhân viên thiếu kinh nghiệm, quy trình thực hiện hợp đồng sẽ gặp nhiều khó khăn, gia tăng khả năng xảy ra lỗi và rủi ro, dẫn đến tốn kém chi phí và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín doanh nghiệp.
Cơ sở vật chất, bao gồm nhà máy sản xuất, kho bãi, máy móc, thiết bị kỹ thuật và văn phòng doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp Các yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn quyết định sự thành công trong việc thực hiện các cam kết hợp đồng.
Cơ sở vật chất tốt của doanh nghiệp, bao gồm khả năng đáp ứng nhu cầu sản xuất, kho bãi đủ lớn và thiết bị kiểm tra chất lượng hàng hóa hiệu quả, sẽ giúp quy trình thực hiện hợp đồng diễn ra nhanh chóng hơn Điều này không chỉ rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hóa và kiểm tra chất lượng mà còn tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Hơn nữa, cơ sở vật chất cũng là tiêu chí quan trọng để đối tác đánh giá và quyết định hợp tác, đặc biệt khi có yêu cầu về quy mô và dây chuyền sản xuất.
2.4.2 Các nhân tố khách quan
2.4.2.1 Chính sách và công cụ quản lý nhập khẩu của Nhà nước
Nhà nước áp dụng các chính sách và công cụ để điều tiết nền kinh tế và hoạt động của các doanh nghiệp trong lĩnh vực nhập khẩu Những chính sách này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp mà còn tác động lớn đến quy trình quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu Tại Việt Nam, các công cụ quản lý nhập khẩu hiện đang được áp dụng bao gồm thuế nhập khẩu, hạn ngạch nhập khẩu, tỷ giá và các chính sách liên quan khác.
Các biện pháp hải quan phức tạp và thuế nhập khẩu cao có thể làm tăng chi phí vận chuyển và gây chậm trễ trong giao hàng, ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về chính sách quản lý nhập khẩu để hoạt động hợp pháp, linh hoạt và chủ động, từ đó giảm thiểu rủi ro phát sinh.
2.4.2.2 Luật pháp trong nước và quốc tế
Luật pháp trong nước và quốc tế đóng vai trò thiết yếu trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu, quy định các điều kiện và quy tắc pháp lý mà doanh nghiệp cần tuân thủ Điều này bao gồm các yếu tố như mặt hàng, số lượng, quy trình đàm phán và quyền tranh chấp, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp trong hoạt động nhập khẩu.
Hoạt động thương mại quốc tế, đặc biệt là nhập khẩu, liên quan đến việc mua bán hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam Hoạt động này phải tuân thủ các quy định và luật pháp quốc tế để đảm bảo tính hợp pháp cho các hợp đồng ngoại thương.
Hiểu biết về luật pháp trong nước và quốc tế là yếu tố quan trọng giúp quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu diễn ra thuận lợi và nhanh chóng Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng mà còn bảo vệ quyền lợi cho tất cả các bên tham gia.
2.4.2.3 Hệ thống tài chính ngân hàng, tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ
Hệ thống tài chính ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và cung cấp vốn cho doanh nghiệp, hỗ trợ họ trong thanh toán quốc tế và cảnh báo khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu Doanh nghiệp uy tín có thể nhận được sự bảo lãnh hoặc vay vốn lớn từ ngân hàng, cùng với tỷ lệ ký quỹ thấp hơn bình thường, giúp họ ký kết hợp đồng hấp dẫn và rút ngắn thời gian thanh toán.
Hoạt động nhập khẩu liên quan đến việc mua bán hàng hóa từ các quốc gia khác, yêu cầu sử dụng ngoại tệ để thanh toán Tỷ giá hối đoái đóng vai trò quan trọng trong việc so sánh giá cả hàng hóa giữa trong nước và thế giới Sự biến động của tỷ giá hối đoái có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động nhập khẩu, gây ra sự giảm hoặc tăng trong quy mô nhập khẩu Khi tỷ giá ngoại tệ tăng, quá trình thanh toán quốc tế có thể bị chậm trễ.
2.4.2.4 Cơ sở hạ tầng của nền kinh tế
Hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc là hai yếu tố cơ bản không thể thiếu trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu Hoạt động nhập khẩu diễn ra giữa các doanh nghiệp ở các quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau, vì vậy cần có hệ thống giao thông hiệu quả như đường bộ, đường sắt, cảng biển, và sân bay Đồng thời, hệ thống thông tin liên lạc như viễn thông và mạng internet cũng đóng vai trò quan trọng Một cơ sở hạ tầng phát triển với giao thông thuận tiện, an toàn và thông tin liên lạc nhanh chóng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giao hàng, giảm thời gian và chi phí vận chuyển, đồng thời nâng cao tính kịp thời trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Cơ sở hạ tầng kém phát triển gây ra nhiều trở ngại trong vận chuyển, dẫn đến trễ lịch trình và hàng hóa có thể bị hư hỏng Việc thông báo không kịp thời ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng, kéo dài thời gian thực hiện và gây tốn kém cho cả hai bên tham gia ký kết hợp đồng.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY BƠM TỪ NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY TNHH
Tổng quan về Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc
3.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc
Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất & thương mại dịch vụ Thiên Phúc Tên quốc tế: THIEN PHUC SERVICES TRADING & PRODUCTION COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: Công ty TNHH SX & TM DV Thiên Phúc
Loại hình doanh nghiệp: công ty trách nhiệm hữu hạn
Loại hình hoạt động: doanh nghiệp
Mã số thuế: 0103947265 Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 2 Số 46 ngõ 81, phố Đức Giang, Phường Đức Giang, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Người đại diện theo pháp luật: Bà Nguyễn Thị Thúy Chức vụ: Giám đốc Điện thoại: 02436557655
Quản lý bởi: Chi cục thuế Quận Long Biên
Tình trạng: Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
Website công ty: https://www.dienmaythienphuc.com.vn/
3.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc, được thành lập theo giấy đăng ký kinh doanh số 0103947265 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp vào ngày 05 tháng 06 năm 2009, chuyên phân phối các sản phẩm máy bơm nước, máy phát điện, điều hòa và thiết bị điện gia dụng cao cấp Công ty cung cấp sản phẩm từ những thương hiệu uy tín và nổi tiếng trên thế giới, bao gồm Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc và Đài Loan.
Với phương châm “Sắm tiện nghi, sống hiện đại”, Công Ty TNHH SX & TM
DV Thiên Phúc không ngừng khẳng định vị thế thương hiệu uy tín trên thị trường, nhận được sự tin tưởng và yêu mến từ khách hàng.
Sau 15 năm phát triển, Công ty Thiên Phúc đã khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực phân phối và bán lẻ máy bơm nước, điều hòa, máy phát điện và thiết bị điện gia dụng Sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, cùng với chiến lược chỉ đạo hiệu quả của Giám Đốc, đã giúp công ty xây dựng hệ thống đại lý phân phối rộng khắp trên 63 tỉnh thành cả nước, được người tiêu dùng và các hãng sản xuất tin tưởng.
Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc chuyên kinh doanh đa dạng các thiết bị, máy móc và động cơ, tập trung vào việc nhập khẩu sản phẩm từ các thương hiệu uy tín toàn cầu như Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc và Đài Loan Một trong những lĩnh vực chính của công ty là cung cấp các loại máy bơm nước từ các thương hiệu nổi tiếng như Shinil, Hanil, APP, Pentax, Mastra, Forerun, Panasonic và Leopono.
+ Máy phát điện : Hyundai, Honda…
+ Điều hòa không khí: Daikin, Panasonic, Toshiba…
Công ty không chỉ chuyên về bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng mà còn cung cấp vật liệu và thiết bị lắp đặt trong xây dựng Ngoài ra, công ty còn sản xuất đồ điện dân dụng, vận tải hàng hóa bằng đường bộ và dịch vụ bốc xếp hàng hóa.
Công ty SX & TMDV Thiên Phúc có một cơ cấu tổ chức rõ ràng, với các phòng ban được phân chia nhiệm vụ cụ thể Sự gắn kết và phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Sơ đồ 3.1.Cơ cấu tổ chức nhân lực của Công ty SX & TMDV Thiên Phúc
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Nhiệm vụ chính của các phòng ban:
Phòng Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định chiến lược và định hướng lâu dài Mục tiêu chính của phòng là đảm bảo hoàn thành các quyết định đã đề ra và đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.
Phòng Hành chính – Nhân sự có vai trò quản lý toàn bộ nhân viên trong công ty, thực hiện tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân lực phù hợp với năng lực của cán bộ nhân viên Phòng cũng tổ chức các hoạt động teambuilding nhằm gắn kết nội bộ và quản lý cơ sở vật chất như bàn ghế, máy tính và văn phòng phẩm.
Phòng Tài chính – Kế toán chịu trách nhiệm toàn diện về các vấn đề tài chính của công ty, bao gồm việc thực hiện báo cáo, hạch toán và lưu trữ số liệu Đơn vị này cũng thống kê thu – chi theo quy định hiện hành và quản lý chặt chẽ quá trình sử dụng nguồn vốn của công ty.
Phòng Tài chính – Kế toán
Phòng Kinh doanh: phụ trách công việc liên hệ, đàm phán với các khách hàng
Các doanh nghiệp và nhà máy cần chú trọng đến sản phẩm, giá cả và điều kiện thanh toán Đồng thời, họ cũng phải tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp nước ngoài để đảm bảo nguồn cung ứng cho những sản phẩm này.
Phòng Nhập khẩu chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng nhập, theo dõi và quản lý từng khâu trong quy trình nhập khẩu Đội ngũ làm việc trực tiếp với hải quan và Forwarder, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác như kế toán, kinh doanh, kỹ thuật và kho vận để đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch kinh doanh.
Phòng Kỹ thuật có nhiệm vụ quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến kỹ thuật và công nghệ Đơn vị này chịu trách nhiệm kiểm tra thiết bị nhập khẩu vào kho, thực hiện lắp ráp, sửa chữa và bảo hành các sản phẩm.
Bộ phận kho vận chịu trách nhiệm quản lý sản phẩm hàng hóa nhập và xuất kho, kiểm kê hàng hóa, cũng như quản lý phương tiện vận tải của công ty Họ sắp xếp lịch trình lấy hàng từ kho ngoại quan và giao hàng đến các doanh nghiệp, nhà máy Ngoài ra, bộ phận này còn liên hệ với Forwarder để đặt xe khi cần thiết, đảm bảo quá trình vận chuyển và bốc xếp hàng hóa diễn ra suôn sẻ đến địa chỉ của các bên mua.
Bảng 3.1 Cơ cấu tài sản của công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc giai đoạn 2021-2023 (đơn vị: nghìn VNĐ)
Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc giai đoạn
Trong giai đoạn 2021-2023, tổng nguồn vốn của công ty liên tục gia tăng qua từng năm, cho thấy sự phát triển ổn định và bền vững của doanh nghiệp.
Năm 2023, nguồn vốn của công ty đạt 6.118.200.000 tỷ đồng, cho thấy sự tăng trưởng trong hoạt động kinh doanh Điều này phản ánh xu hướng mở rộng quy mô doanh nghiệp và danh mục sản phẩm, đồng thời thu hút thêm đầu tư từ các nhà đầu tư hiện tại và mới, dẫn đến sự gia tăng vốn chủ sở hữu.
Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng hợp đồng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản của Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc
3.2.1 Thực trạng lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc cần lập kế hoạch chi tiết cho việc nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản nhằm giảm thiểu rủi ro và sai sót Kế hoạch này sẽ giúp xác định rõ mục tiêu, nội dung công việc, phân bổ nguồn lực và phương thức thực hiện hiệu quả.
Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu máy bơm, Phòng Nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch thực hiện hợp đồng Quy trình lập kế hoạch tại Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc được thực hiện theo các bước cụ thể để đảm bảo hiệu quả trong việc nhập khẩu.
Nhân viên Phòng Nhập khẩu sẽ tiếp nhận thông tin hợp đồng nhập khẩu, bao gồm hàng hóa, điều khoản giao hàng, thanh toán, quy cách đóng hàng và các dịch vụ như book tàu, làm thủ tục hải quan, nhận hàng và vận chuyển về kho Đồng thời, phòng sẽ nghiên cứu quy định hải quan Việt Nam liên quan đến việc nhập khẩu máy bơm, cũng như quy định của ngân hàng Vietcombank và các dịch vụ bên thứ ba như vận chuyển nội địa và khai thuê hải quan, nhằm đưa ra các giải pháp và hướng xử lý phù hợp cho việc thực hiện hợp đồng.
Phòng Nhập khẩu tiến hành lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy bơm dựa trên thông tin và dữ liệu đã thu thập Kế hoạch bao gồm các bước như thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, thanh toán, thuê ngoài làm thủ tục hải quan, vận chuyển nội địa và kiểm tra hàng hóa Sau khi xác định nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban, phòng sẽ phân bổ nguồn lực cho từng công việc Quá trình lập kế hoạch thường kéo dài từ 1 đến 2 ngày.
Kế hoạch sau khi lập sẽ được trình lên ban giám đốc để phê duyệt hoặc chỉnh sửa trước khi thực hiện Kế hoạch phê duyệt cần đáp ứng các điều khoản hợp đồng, đưa ra phương án tối ưu, và đảm bảo mục tiêu lợi nhuận cũng như hiệu quả kinh doanh của hợp đồng.
Biểu đồ 3.2 Tỷ lệ kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy bơm từ Nhật
Bản được phê duyệt từ lần đầu 2021-2023
Nguồn: Phòng Nhập khẩu Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc
Theo biểu đồ, tỷ lệ kế hoạch được phê duyệt lần đầu tăng từ 78% năm 2021 lên 92% năm 2023, cho thấy chất lượng kế hoạch và trình độ chuyên môn của nhân viên ngày càng cải thiện Mặc dù tỷ lệ kế hoạch không được phê duyệt lần đầu năm 2023 chỉ còn 8%, giảm so với hai năm trước, nhưng vẫn còn ở mức cao, phản ánh hiệu quả công việc đang được nâng cao nhưng cần tiếp tục cải thiện.
Kế hoạch được duyệt lần đầu
Kế hoạch không được duyệt lần đầu
Kế hoạch được duyệt lần đầu
Kế hoạch không được duyệt lần đầu
Kế hoạch được duyệt lần đầu
Kế hoạch không được duyệt lần đầu do sai sót trong thông tin hàng hóa, lựa chọn phương tiện vận tải không phù hợp và thời gian thực hiện quá dài Mục tiêu của công ty Thiên Phúc vào năm 2025 là giảm tỷ lệ kế hoạch sai sót xuống dưới 5% tổng số kế hoạch trình duyệt Mặc dù việc lập kế hoạch ngày càng được chú trọng, nhưng giai đoạn 2021-2023 vẫn còn nhiều sai sót, bao gồm số lượng container, thủ tục hải quan, thực hiện thanh toán và giá cước vận chuyển chưa được lên kế hoạch đầy đủ và chi tiết.
3.2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
3.2.2.1 Thực trạng xin giấy phép nhập khẩu
Máy bơm nhập khẩu của công ty không yêu cầu giấy phép nhập khẩu vì không nằm trong danh mục hàng hóa cần giấy phép Do đó, công ty không cần thực hiện thủ tục xin giấy phép nhập khẩu.
3.2.2.2 Thực trạng thuê phương tiện vận tải
Vận tải đường biển là phương thức phổ biến trong thương mại quốc tế nhờ khả năng vận chuyển lớn và chi phí thấp Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc đã chọn vận tải đường biển để nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản.
Bảng 3.5 Lượng đơn hàng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản theo điều kiện
CIF và FOB (Đơn vị: đơn hàng)
Nguồn: Phòng Nhập khẩu- Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc
Trong giai đoạn 2021-2023, công ty Thiên Phúc đã có xu hướng sử dụng điều kiện giao hàng CIF nhiều hơn FOB, đặc biệt là vào năm 2021 khi tỷ trọng giữa hai điều kiện giao hàng có sự chênh lệch lớn Nguyên nhân chủ yếu là do ảnh hưởng nặng nề của đại dịch Covid-19, khiến nhiều quốc gia phải đóng cửa, chuỗi cung ứng bị đứt gãy và thiếu hụt container rỗng, dẫn đến sự gián đoạn trong hoạt động thương mại quốc tế Năm 2021, Việt Nam cũng chịu ảnh hưởng nghiêm trọng từ đại dịch, khiến tất cả các hoạt động kinh doanh bị gián đoạn và công ty không thể chủ động trong công việc, do đó đã quyết định để đối tác thuê phương tiện vận tải.
Kể từ năm 2022, nền kinh tế đã ổn định và phục hồi, công ty Thiên Phúc đã chủ động thuê phương tiện vận tải và quản lý lô hàng để đảm bảo chất lượng và thời gian giao hàng Việc công ty lựa chọn mua hàng với điều kiện giao hàng FOB cho thấy sự nâng cao về nghiệp vụ, trách nhiệm và khả năng quản lý lô hàng, đồng thời giúp đưa ra các quyết định hiệu quả trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Với điều kiện giao hàng FOB, Công ty Thiên Phúc chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ cảng Nhật Bản đến kho, sử dụng dịch vụ của các công ty giao nhận để tiết kiệm chi phí và giảm bớt nghiệp vụ Nhân viên phòng Nhập khẩu sẽ đánh giá các công ty giao nhận dựa trên các tiêu chí như chất lượng container, quy trình tháo dỡ hàng hóa khi sử dụng LCL, giá cả, thời gian vận chuyển và chất lượng dịch vụ, nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu của công ty.
Như vậy, quy trình làm việc của nhân viên Phòng nhập khẩu trong công đoạn này như sau:
Nhân viên Phòng Nhập khẩu liên hệ với FWD để cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm sản phẩm, số lượng, trọng lượng, kích thước và bao bì Ngoài ra, họ cũng thông báo về tuyến đường vận chuyển, gồm cả cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, địa chỉ nhận hàng, địa chỉ giao hàng, ngày khởi hành dự kiến và ngày đến dự kiến.
Sau khi thuê phương tiện vận tải, nhân viên phòng Nhập khẩu thông báo lịch trình cho nhà cung cấp Nhật Bản để chuẩn bị và giao hàng đúng thời gian Họ yêu cầu nhà cung cấp gửi các chứng từ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận xuất xứ và phiếu bảo hành (nếu có) Trong quá trình này, nhân viên liên tục cập nhật thông tin từ đơn vị Forwarder, đặc biệt là về chứng từ như vận đơn Quy trình thuê phương tiện diễn ra nhanh chóng với nhiều đơn hàng, nhưng một số đơn hàng gặp khó khăn trong việc tìm công ty FWD phù hợp, cũng như việc nhận chứng từ từ bên xuất khẩu chậm, dẫn đến chậm trễ trong quá trình thực hiện hợp đồng.
3.3.2.3 Thực trạng mua bảo hiểm
Khi công ty có trách nhiệm mua bảo hiểm cho các đơn hàng theo điều kiện giao hàng FOB, họ thường chọn mua bảo hiểm loại A hoặc B tùy thuộc vào giá trị lô hàng Đối với hợp đồng có giá trị lớn, công ty thường mua bảo hiểm loại A, trong khi với hàng hóa nhỏ và vừa, bảo hiểm loại B là lựa chọn phổ biến Công ty thường sử dụng dịch vụ của Công ty Bảo hiểm Bảo Việt với tỷ lệ phí 0.25% cho bảo hiểm hàng hóa, và cho vận chuyển nội địa từ cảng Hải Phòng về kho, tỷ lệ phí là 0.02% giá trị hàng hóa.
Bảng 3.6.Thực trạng mua bảo hiểm hàng hóa đối với hợp đồng theo điều kiện giao hàng FOB của Công ty TNHH Thiên Phúc (2021-2023)
Số hợp đồng mua bảo hiểm loại A 5 5 3
Số hợp đồng mua bảo hiểm loại B 7 9 14
Tổng số hợp đồng mua bảo hiểm 12 14 17
Nguồn: Phòng Nhập khẩu Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc
Đánh giá quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản của Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc
Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc đã thực hiện công tác quản trị quy trình hợp đồng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản một cách hiệu quả, giúp hoạt động nhập khẩu diễn ra thuận lợi Quá trình này không chỉ đảm bảo thực hiện hợp đồng phù hợp với điều kiện và yêu cầu của công ty mà còn góp phần vào việc đạt được mục tiêu lợi nhuận Sự tiến bộ trong quản trị qua các năm đã mang lại nhiều thành công cho công ty.
Trong việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy bơm, việc tìm hiểu thông tin và phân bổ công việc là rất quan trọng Kế hoạch cần được lập và phê duyệt một cách thuận lợi để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả Năng lực lập kế hoạch thực hiện hợp đồng phải phù hợp và được phê duyệt cao hơn, đồng thời đội ngũ nhân viên cần có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
- Trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Công ty đã tích lũy nhiều kinh nghiệm trong việc thuê phương tiện vận tải, giúp hoạt động này trở nên thuận lợi hơn với khả năng quản trị và theo dõi đơn hàng hiệu quả Việc thuê ngoài vận chuyển qua forwarder và sử dụng dịch vụ của công ty vận chuyển nội địa đã tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giảm thời gian và chi phí đầu tư cho phương tiện và nhân lực, từ đó nâng cao chất lượng quản trị.
Trong quá trình mua bảo hiểm cho các đơn hàng giao theo điều kiện FOB, công ty sẽ lựa chọn loại bảo hiểm A hoặc B tùy thuộc vào từng đơn hàng cụ thể Việc này không chỉ nâng cao chất lượng hàng hóa mà còn giảm thiểu rủi ro và tổn thất Khi xảy ra sự cố, công ty có khả năng khiếu nại và yêu cầu bồi thường một cách nhanh chóng Tất cả các đơn hàng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản của Công ty Thiên Phúc đều được bảo hiểm, có thể là loại A hoặc B.
Công ty thuê ngoài dịch vụ làm thủ tục hải quan để tối ưu hóa quy trình nhập khẩu hàng hóa, giúp rút ngắn thời gian làm thủ tục Với phần lớn đơn hàng được phân vào luồng xanh, điều này chứng tỏ hiệu quả của việc thuê ngoài và kinh nghiệm trong việc chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan, điền tờ khai, và áp mã HS Quy trình hải quan hiệu quả không chỉ giảm thiểu chi phí phát sinh mà còn tăng cường tính cạnh tranh cho công ty.
Trong quá trình thanh toán, công ty thực hiện nghiệp vụ rất hiệu quả với tỷ lệ thanh toán đúng hạn cao và thời gian mở L/C nhanh chóng, đáp ứng đúng yêu cầu hợp đồng Điều này không chỉ tạo niềm tin mà còn nâng cao uy tín của công ty đối với đối tác và ngân hàng Khi có uy tín, ngân hàng sẽ tạo điều kiện và cung cấp nhiều ưu đãi cho công ty, bao gồm vay vốn, tín dụng và bảo lãnh.
Quy trình khiếu nại và giải quyết khiếu nại của công ty được thực hiện hiệu quả, với tỷ lệ khiếu nại và tỷ lệ bị khiếu nại giảm qua từng năm Thời gian giải quyết khiếu nại cũng ngày càng được cải thiện, giúp công ty tối ưu hóa quy trình để tiết kiệm thời gian và chi phí Công ty cam kết giải quyết các khiếu nại một cách triệt để, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Trong quá trình giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu, việc áp dụng hệ thống phần mềm quản lý đã nâng cao hiệu quả giám sát và tối ưu hóa quy trình thực hiện Công tác điều hành và giám sát hợp đồng diễn ra đồng thời với tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giúp nâng cao khả năng giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh qua các năm.
3.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Mặc dù đã đạt được nhiều thành công, công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng vẫn còn những thiếu sót cần được khắc phục và cải thiện để nâng cao hiệu quả.
Khi lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu, tỷ lệ bản kế hoạch được phê duyệt lần đầu đã tăng, nhưng vẫn còn một tỷ lệ nhỏ chưa được duyệt do sai sót thông tin hàng hóa, lựa chọn phương tiện vận tải không phù hợp và thời gian thực hiện quá dài Những sai sót này gây tốn kém thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, vì vậy cần nâng cao năng lực và sự tỉ mỉ trong lập kế hoạch Hơn nữa, việc lập kế hoạch chủ yếu do Phòng Nhập khẩu thực hiện mà không có sự thảo luận giữa các phòng ban có thể dẫn đến bất đồng trong công việc giữa các nguồn nhân lực.
Khi thuê phương tiện vận tải cho một số lượng nhỏ đơn hàng, quy trình thường gặp nhiều khó khăn như thiếu công ty giao nhận đáp ứng yêu cầu về giá cả, chất lượng container và thời gian vận chuyển Ngoài ra, việc bên xuất khẩu gửi chứng từ chậm cũng làm kéo dài thời gian thuê phương tiện Những vấn đề liên quan đến vận đơn MBL và HBL càng làm cho quy trình thực hiện hợp đồng bị chậm trễ so với kế hoạch ban đầu.
Mua bảo hiểm gặp một số vấn đề như chậm trễ trong việc cung cấp thông tin hàng hóa, sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, và tiến trình vận chuyển không suôn sẻ Những tồn tại này có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả của dịch vụ bảo hiểm.
Những vấn đề này khiến cho quy trình Mua bảo hiểm diễn ra chậm hơn, mất thời gian hơn, tốn kém chi phí
Việc thực hiện thanh toán, đặc biệt là thanh toán L/C, thường gặp sai sót trong chuẩn bị chứng từ, dẫn đến chậm trễ trong thực hiện hợp đồng và ảnh hưởng đến các khâu tiếp theo Những thông tin sai sót này xuất phát từ công ty, đối tác và ngân hàng, do đó cần nâng cao chuyên môn và tăng cường phối hợp khoa học giữa các đơn vị liên quan, bao gồm cả công ty Thiên Phúc.
Công ty Thiên gặp phải một số vấn đề trong quy trình làm thủ tục hải quan, dẫn đến việc các đơn hàng thường xuyên bị phân vào luồng vàng và đỏ Sự chậm trễ này xuất phát từ việc cần sự phối hợp giữa bên thứ ba mà công ty thuê và nhân viên nội bộ Hơn nữa, sự tham gia của nhân viên phòng Kế toán trong việc hoàn tất thủ tục hải quan cũng gây ra tình trạng thanh toán chậm, do công việc phối hợp chưa nhịp nhàng và phân chia nhiệm vụ chưa rõ ràng.
Sau khi hàng hóa thông quan, công ty sẽ cử nhân viên kiểm tra và đưa hàng về kho Tuy nhiên, do lượng hàng nhập về lớn và liên tục, việc kiểm tra có thể bị chủ quan và thiếu chính xác, dẫn đến sai sót do sự bất cẩn của nhân viên Hệ quả là có trường hợp hàng hóa khi dỡ ra bị thiếu hoặc lỗi, và những vấn đề này chỉ được phát hiện khi nhập kho hoặc trong quá trình sử dụng Những sai sót phát hiện muộn không thuộc phạm vi giải quyết của hợp đồng, do hàng đã được bàn giao, vì vậy công ty Thiên Phúc phải chịu mọi tổn thất phát sinh.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY BƠM TỪ NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY TNHH
Định hướng phát triển hoạt động nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản của Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc
4.1.1 Định hướng chung Định hướng giai đoạn 2025-2030 của Công ty Thiên Phúc có mục tiêu trở thành một trong những công ty phân phối hàng đầu mặt hàng máy bơm trên thị trường Việt Nam và hướng tới lắp ráp, xuất khẩu máy bơm sang thị trường các nước Đông Nam Á Đồng thời phát triển kinh doanh phải đi kèm với mục tiêu phát triển bền vững, cải thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Trong thời gian tới, công ty sẽ tăng cường hoạt động nhập khẩu tại thị trường Nhật Bản, mở rộng đối tác và chú trọng xây dựng thương hiệu cũng như uy tín tại các thị trường mục tiêu Đồng thời, công ty cũng sẽ nghiên cứu và tiếp cận thêm các thị trường mới để mở rộng hoạt động kinh doanh.
Công ty đặt mục tiêu đào tạo và tuyển dụng nhân sự chất lượng cao, nhằm giảm thiểu các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu và đối tác nước ngoài Đồng thời, công ty cũng nỗ lực hoàn thiện bộ máy và quy trình làm việc để tối ưu hóa thời gian, áp dụng công nghệ mới nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
4.1.2 Định hướng nâng cao công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thị trường Nhật Bản
Công ty Thiên Phúc sẽ tập trung vào việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy bơm từ thị trường Nhật Bản trong giai đoạn 2025-2030.
Để thúc đẩy nhập khẩu từ Nhật Bản, cần tăng cường hợp tác với các đối tác hiện có và tìm kiếm đối tác mới, mở rộng mạng lưới nhà cung cấp nhằm duy trì sự ổn định của nguồn cung Bên cạnh đó, việc nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường Nhật Bản về giá cả hàng hóa và dung lượng thị trường là rất quan trọng.
Để nâng cao năng lực của đội ngũ thực hiện hợp đồng nhập khẩu, cần tăng cường đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên phòng nhập khẩu, bao gồm chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng xử lý vấn đề Việc hiểu biết về quy trình giao dịch cũng rất quan trọng Mục tiêu là xây dựng một đội ngũ làm việc chất lượng cao, có sự liên kết và phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo hiệu quả trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Để nâng cao hiệu quả trong quy trình thực hiện hợp đồng, cần hạn chế các sai sót đã gặp phải Việc xác định nguyên nhân của các thiếu sót sẽ giúp ngăn chặn sự tái diễn, từ đó đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn góp phần nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty trên thị trường.
Đầu tư vào cơ sở vật chất và hạ tầng là rất quan trọng, bao gồm việc cải thiện nhà kho, phương tiện di chuyển cho nhân viên, máy tính làm việc và môi trường làm việc Một không gian làm việc tốt với bàn ghế, ánh sáng, thiết kế hợp lý và khu vực nghỉ ngơi sẽ nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, từ đó tăng hiệu quả công việc và tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Để đảm bảo quy trình thương mại quốc tế diễn ra thuận lợi, việc liên tục cập nhật các chính sách và quy định pháp luật là rất quan trọng Điều này không chỉ dựa trên luật Việt Nam mà còn phải xem xét các quy định quốc tế Việc nắm bắt kịp thời các quy định pháp luật mới liên quan đến hàng hóa nhập khẩu sẽ giúp quá trình áp dụng luật nhanh chóng và hiệu quả hơn Đồng thời, việc này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giúp phát huy tối đa lợi thế từ chính sách miễn giảm thuế của Việt Nam.
Đầu tư vào phần mềm quản lý hiệu quả giúp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao khả năng giám sát quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Hệ thống này không chỉ tăng cường quản lý mà còn cải thiện khả năng phát hiện vấn đề phát sinh kịp thời, từ đó giúp giải quyết nhanh chóng và giảm thiểu tổn thất không đáng có.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH SX & TMDV Thiên Phúc
Cung cấp cho nhân viên thêm 2-3 ngày để lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu sau khi nhận thông tin về lô hàng, đặc biệt là đối với những nhân viên mới có ít kinh nghiệm Điều này giúp giảm bớt tình trạng quá tải công việc và cho phép họ kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trong bản kế hoạch, đảm bảo tính chính xác theo hợp đồng.
Tổ chức các buổi tập huấn chi tiết về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu giúp các cá nhân và phòng ban hiểu rõ tình hình nhân sự, chức năng và nhiệm vụ của nhau, từ đó xây dựng kế hoạch phối hợp hiệu quả nhất.
Tổ chức buổi đào tạo cho nhân viên mới nhằm nâng cao kinh nghiệm là rất quan trọng Sau buổi đào tạo, cần lập kế hoạch chi tiết cho việc thuê phương tiện vận tải, xác định thời gian thực hiện phù hợp và đảm bảo kiểm tra kỹ thông tin hàng hóa.
● Trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Về nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải
Để tối ưu hóa hiệu quả trong việc thuê ngoài dịch vụ vận tải quốc tế và nội địa, Thiên Phúc cần tiến hành nghiên cứu thị trường vận chuyển và thường xuyên đánh giá các nhà thầu phụ Việc này giúp so sánh chi phí, chất lượng dịch vụ và chính sách hợp đồng đại lý giữa các nhà cung cấp, từ đó lựa chọn được đơn vị uy tín với mức giá cước hợp lý.
Duy trì mối quan hệ hợp tác kinh doanh tốt đẹp với các nhà cung cấp dịch vụ dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau là rất quan trọng Tuy nhiên, cần phải đảm bảo rằng không xảy ra tình trạng bị ép giá hoặc mất khách hàng do cạnh tranh không lành mạnh.
Công ty chúng tôi đang tuyển dụng 1 – 2 nhân viên Xuất nhập khẩu chuyên trách trong lĩnh vực book tàu biển Vị trí này nhằm tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ cho các đơn hàng nhập khẩu máy bơm từ Nhật Bản, tất cả đều được vận chuyển bằng đường biển.
Để đảm bảo có nhiều lựa chọn và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của công ty về giá cả, chất lượng container, quy trình xếp dỡ hàng hóa, số lượng container và thời gian vận chuyển, hãy chủ động tìm kiếm đơn vị forwarder từ sớm.
- Về nghiệp vụ mua bảo hiểm
Chủ động cung cấp thông tin hàng hóa và tiến trình vận chuyển một cách sớm và đầy đủ là rất quan trọng Nếu thông tin từ nhà xuất khẩu chưa được gửi đúng hạn, cần nhanh chóng liên hệ với họ để cập nhật Việc chủ động này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến độ cho các công việc cần thiết liên quan đến thông tin hàng hóa.
Tìm kiếm nhiều nhà cung cấp bảo hiểm để không chỉ phụ thuộc vào một nguồn duy nhất Việc so sánh giá cả và dịch vụ giữa các nhà cung cấp giúp bạn đưa ra quyết định hợp lý về giá, điều kiện hợp đồng và chất lượng dịch vụ.
- Về nghiệp vụ thanh toán
Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên phòng Nhập khẩu, phòng Kế toán để tránh nhầm, thiếu sót thông tin chứng từ, thời gian mở L/C
Trước khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhập khẩu, việc xác định uy tín của khách hàng và giá trị đơn hàng là rất quan trọng để lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp.
Khi sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C, cần chú ý chuẩn bị bộ chứng từ chính xác, đảm bảo thông tin trên các chứng từ khớp nhau Thời gian mở L/C cũng cần được cân nhắc, không nên quá sớm hay quá muộn Tối ưu hóa mức độ ký quỹ khi thanh toán bằng L/C là rất quan trọng để duy trì nguồn vốn của công ty luôn được xoay vòng hiệu quả.
Bộ phận Nhập khẩu cần thận trọng trước những chiêu trò của nhà xuất khẩu, đặc biệt là khi họ yêu cầu ký vào bản chấp nhận mọi rủi ro để nhận hàng sớm mà chưa có bộ chứng từ đầy đủ Điều này có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giao thiếu, hỏng hoặc chất lượng kém Do đó, việc tư vấn và cảnh báo khách hàng nhập khẩu là rất quan trọng để tránh rủi ro không đáng có.
- Về nghiệp vụ làm thủ tục hải quan
Để hạn chế sai sót trong việc khai tờ khai hải quan và làm chứng từ, cần thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng và nâng cao tính cẩn trọng trong công việc Điều này giúp tránh các lỗi cơ bản như lỗi chính tả và nhập dữ liệu sai, từ đó tiết kiệm thời gian trong quá trình thiết lập hồ sơ hải quan nhập khẩu.
Để nâng cao hiệu quả công việc, cần chú trọng đào tạo và lựa chọn nhân viên có chuyên môn vững vàng, am hiểu luật pháp cùng các thủ tục thông quan hàng hóa Việc này giúp đẩy nhanh tiến độ thực hiện và xử lý linh hoạt các sai sót trong quá trình làm việc với bên thứ ba, như đại lý khai thuê hải quan và cơ quan hải quan Đồng thời, sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng Nhập khẩu, phòng Kế toán và đại lý khai thuê hải quan là yếu tố quan trọng để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi.
Nhân viên cần thường xuyên cập nhật các thay đổi và quy định mới về chính sách thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, cũng như chính sách thông quan liên quan đến mặt hàng máy bơm Việc này giúp tránh sai sót trong thủ tục, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả công ty lẫn khách hàng nhập khẩu.
- Về nghiệp vụ nhận và kiểm tra hàng hoá nhập khẩu