36 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG QUẢN TRỊ VÀ ĐỀ XUẤT HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN NHẬP KHẨU MẶT HÀNG MÁY IN UV TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC CỦA CÔNG TY TNHH XNK THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ KIM ĐÔ .. Quản trị quy trình nhập khẩu máy in uv từ Trung Quốc tại công ty TNHH xuất nhập khẩu thiết bị công nghệ Kim Đô
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU MÁY
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển công nghệ, nhu cầu sử dụng máy in UV trong ngành in ấn đang gia tăng nhanh chóng Máy in UV không chỉ đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng cao mà còn có nhiều ưu điểm vượt trội, bao gồm khả năng in trên nhiều loại bề mặt và tiết kiệm thời gian sản xuất Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thiết bị nhận thức được tiềm năng lớn từ thị trường máy in UV.
Bị Công Nghệ Kim Đô đã thấy rõ sự cần thiết phải cải thiện quy trình nhập khẩu thiết bị này từ thị trường Trung Quốc
Nghiên cứu quản trị quy trình nhập khẩu máy in UV từ Trung Quốc mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho Kim Đô trong bối cảnh cạnh tranh ngành in ấn ngày càng gay gắt Việc quản lý quy trình nhập khẩu hiệu quả không chỉ giúp công ty nhanh chóng đưa sản phẩm chất lượng ra thị trường mà còn đáp ứng nhu cầu khách hàng Hơn nữa, một quy trình hợp lý giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển, thuế và các khoản phí phát sinh, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo lợi thế cạnh tranh về giá Đồng thời, việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín và kiểm soát chất lượng hàng hóa ngay từ khâu nhập khẩu đảm bảo máy in UV đạt tiêu chuẩn, nâng cao uy tín thương hiệu Cuối cùng, với Trung Quốc là một trong những quốc gia hàng đầu trong sản xuất máy in UV, nghiên cứu quy trình nhập khẩu sẽ giúp Kim Đô tận dụng lợi thế về giá cả và công nghệ, đồng thời đa dạng hóa nguồn cung ứng.
Quản lý quy trình nhập khẩu không chỉ mang lại lợi ích kinh tế mà còn hỗ trợ phát triển bền vững cho công ty Sự kết hợp giữa công nghệ hiện đại và quy trình quản trị hiệu quả sẽ giúp Kim Đô phát triển lâu dài và ổn định Do đó, nghiên cứu và tối ưu hóa quy trình nhập khẩu máy in UV từ Trung Quốc là nhiệm vụ cấp thiết, giúp Công ty TNHH Xuất Nhập phát triển mạnh mẽ hơn.
Khẩu Thiết Bị Công Nghệ Kim Đô không chỉ đạt được mục tiêu kinh doanh mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển của ngành công nghiệp in ấn tại Việt Nam.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Đã có nhiều công trình nghiên cứu được thực hiện về vấn đề quản trị quy trình nhập khẩu hàng hóa như:
Tác giả Trần Thị Lan Anh (2022) trong khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học Thương Mại đã nghiên cứu về quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc tại Công ty Cổ Phần Kinh doanh quốc tế CTS Bằng việc phân tích lý luận về quản trị quy trình, tác giả đã đưa ra cái nhìn khách quan và chi tiết, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý quy trình, từ đó thúc đẩy hiệu quả kinh tế trong giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty.
Bài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Cao Tuyết Nhi (2021) mang tên “Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần cảng Hải Phòng” đã chỉ ra những rủi ro mà công ty gặp phải liên quan đến đối tác, nhân sự, và trang thiết bị Nghiên cứu này cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình quản lý rủi ro tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hạn chế tác động tiêu cực và chuyển giao rủi ro một cách hiệu quả.
Tác giả Doãn Kế Bôn (2021) trong luận văn “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Long Hải” đã nghiên cứu một cách hệ thống và toàn diện về công tác quản trị quy trình nhập khẩu Luận văn phân tích và làm rõ các cơ sở lý luận và thực tiễn, đồng thời khảo sát thực trạng quy trình nhập khẩu của công ty Mặc dù đã đưa ra nhiều giải pháp, nhưng các giải pháp này vẫn chưa được áp dụng hiệu quả và thiếu tính đột phá.
Bùi Thị Thúy Điệp (2021) đã nghiên cứu đề tài “Phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vận chuyển ATM GLOBAL” tại Đại học Thương Mại Nghiên cứu này tập trung vào việc nâng cao và phát triển các dịch vụ giao nhận hàng hóa, đồng thời đưa ra các biện pháp nhằm cải thiện dịch vụ giao nhận bằng đường biển.
Tác giả Hoàng Thị Trà (2023) trong khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại Học Thương Mại đã nghiên cứu quy trình quản trị nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của chi nhánh công ty TNHH Alltech Bằng việc áp dụng các phương pháp thống kê, phân tích và tổng hợp thông tin, tác giả đã làm rõ các bước trong quy trình nhận hàng hóa, đồng thời phân tích thực trạng hoạt động giao nhận tại doanh nghiệp Qua đó, bài viết đã chỉ ra những thành công và hạn chế trong hoạt động này, đồng thời đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện quy trình quản trị nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Alltech.
Nghiên cứu về lý luận cơ bản trong hoạt động xuất nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã chỉ ra những hạn chế và giải pháp để nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp Tuy nhiên, Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thiết Bị Công Nghệ Kim Đô vẫn chưa có đề tài nghiên cứu nào Trong bối cảnh thế giới hiện nay đang biến động mạnh, ảnh hưởng đến thương mại quốc tế, đã tạo ra nhiều cơ hội nghiên cứu về quản trị quy trình nhập khẩu tại Kim Đô.
Mục đích nghiên cứu
Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về nhập khẩu, bao gồm quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu và những yếu tố tác động đến quy trình này, là rất quan trọng Việc hiểu rõ các khía cạnh này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình nhập khẩu mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh Những yếu tố ảnh hưởng như chính sách thương mại, quy định pháp lý và thị trường quốc tế cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo thành công trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa.
Bài viết phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhập khẩu máy in UV tại Công ty TNHH XNK Thiết bị công nghệ Kim Đô Đồng thời, bài viết cũng đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị quy trình nhập khẩu máy in UV từ thị trường Trung Quốc của công ty.
Đối tượng nghiên cứu
Quy trình nhập khẩu mặt hàng máy in UV của Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu TBCN Kim Đô
Phạm vi nghiên cứu
Không gian nghiên cứu của đề tài tại công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu TBCN Kim Đô và đi sâu nghiên cứu thị trường Trung Quốc
Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Thu thập và tổng hợp số liệu trong 3 năm từ 2021-2024.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này được thực hiện bằng cách áp dụng lý thuyết đã học, kết hợp với việc quan sát thực tế và sử dụng các nguồn dữ liệu liên quan Đồng thời, nghiên cứu cũng sử dụng các phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu hiệu quả.
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua quan sát thực tế, tìm kiếm thông tin, làm việc trực tiếp và phỏng vấn cán bộ nhân viên công ty nhằm đánh giá hoạt động nhập khẩu máy in qua đường biển.
Quan sát hoạt động, kinh doanh thường ngày ở doanh nghiệp, cách thức luân chuyển thông tin, cách thức tiếp cận và làm việc với khách hàng
Tham gia cuộc họp và thảo luận trực tiếp với các trưởng phòng phụ trách như Trưởng phòng Kinh doanh, Trưởng phòng OPS và Trưởng phòng Kiểm toán nội bộ liên quan đến quy trình nhập khẩu.
Để đánh giá mức độ thực hiện và hiệu quả trong quy trình nhập khẩu hàng hóa, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến trực tiếp từ các anh chị về từng giai đoạn của quá trình này Sự phản hồi của các anh chị sẽ giúp cải thiện và tối ưu hóa quy trình nhập khẩu, đảm bảo hiệu quả cao nhất trong việc thực hiện.
1.6.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:
Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp: Báo cáo tài chính; Báo cáo hoạt động kinh doanh; Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của các năm 2021-2024
Nguồn dữ liệu được thu thập từ internet và trang web của công ty, bao gồm các văn bản, kế hoạch, mục tiêu, sứ mệnh và định hướng phát triển Ngoài ra, chúng tôi cũng thực hiện phỏng vấn và xin ý kiến trực tiếp từ nhân viên và các bộ phận trong công ty.
Thư viện trường Đại học Thương Mại cung cấp dữ liệu phong phú, bao gồm giáo trình và luận văn chuyên đề liên quan đến quản trị quy trình nhập khẩu hàng hóa trong những năm qua.
1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê là công cụ quan trọng trong việc thu thập và phân loại thông tin, số liệu, nhằm đánh giá hiệu quả của các biện pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của công ty.
Phương pháp phân tích dựa trên tài liệu nội bộ của công ty giúp nghiên cứu và sử dụng dữ liệu một cách hợp lý Việc áp dụng các phương pháp phân tích hiệu quả sẽ tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất công việc.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận bao gồm bốn chương và được cấu trúc với các phần như lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu sơ đồ, kết luận và tài liệu tham khảo.
Chương 1: Tổng quan về quản trị quy trình nhập khẩu máy in UV từ thị trường trung Quốc tại công ty TNHH XNK Thiết bị công nghệ Kim Đô
Chương 2: Một số vấn đề lý luận về quản trị quy trình nhập khẩu máy in UV từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH XNK Thiết bị công nghệ Kim Đô
Chương 3: Phân tích thực trạng về quản trị quy trình nhập khẩu máy in UV từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH XNK Thiết bị công nghệ Kim Đô
Chương 4: Định hướng quản trị và đề xuất hiệu quả quản trị quy trình thực hiện nhập khẩu mặt hàng máy in UV từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH XNK Thiết bị công nghệ Kim Đô.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU MÁY IN UV TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC CỦA CÔNG TY TNHH
Khái niệm về giao nhận hàng hóa quốc tế
Giao nhận vận chuyển hàng hóa là một phần thiết yếu trong thương mại quốc tế, đóng vai trò quan trọng trong việc lưu thông hàng hóa từ nơi giao đến nơi nhận Quy trình này bao gồm nhiều công việc mà nhà quản trị cần lựa chọn và tổ chức để đạt được mục tiêu doanh nghiệp, bao gồm tăng cường hiệu quả, giảm chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Khái niệm, vai trò của quản trị quy trình nhập khẩu bằng đường biển
Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế bao gồm lập kế hoạch, tổ chức và giám sát quá trình vận chuyển giữa hai địa điểm ở hai quốc gia khác nhau Quy trình này cần đảm bảo an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong suốt quá trình giao nhận hàng hóa.
(Giáo trình quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế _ Đại học Thương mại-2017)
Vai trò của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Quản trị hiệu quả là yếu tố then chốt giúp chủ hàng thực hiện kế hoạch kinh doanh một cách thuận lợi, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và mang lại lợi nhuận cao.
➢ Đối với người chuyên chở: Công tác quản trị tốt giúp hoàn thành đúng hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín doanh nghiệp và thu về lợi nhuận
Quản trị hiệu quả giúp người nhận hàng đảm bảo nhận hàng hóa đúng thời gian, số lượng và chất lượng, từ đó hỗ trợ kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.2.1 Lập kế hoạch quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
❖ Ý nghĩa việc lập kế hoạch
Lập kế hoạch giao nhận hiệu quả đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian, an toàn và tiết kiệm chi phí tối ưu.
Lập kế hoạch giao nhận hiệu quả sẽ định hướng rõ ràng cho các hoạt động trong quá trình giao nhận, giúp xác định nội dung công việc cụ thể tại từng thời điểm và yêu cầu liên quan đến các nhiệm vụ đó.
- Lập kế hoạch giao nhận tốt sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định
❖ Nội dung kế hoạch nhận hàng hóa nhập khẩu
- Chuẩn bị để nhận hàng hóa
- Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển
- Lập chứng từ pháp lý ban đầu bảo vệ quyền lợi của chủ hàng
2.2.2 Tổ chức thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1: Chuẩn bị để nhận hàng
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của người bán ( nếu mua FOB, CFR)
- Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp làm thủ tục giao nhận tay ba hay dưới cần cẩu ở cảng
Bước 2: Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển
Làm thủ tục hàng nhập khẩu
- Xin giấy phép nhập khẩu (Import License), nếu có:
- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu
- Nộp thuế nhập khẩu (nếu có)
Theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng với người vận tải
- Lập “Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển” giao cho cảng
- Nhận và ký NOR (nếu là tàu chuyến)
- Thông báo cho chủ hàng nội địa thời gian giao hàng( nếu giao tay ba), và kiểm tra lại kho bãi chứa hàng( nếu đưa về kho riêng)
- Xuất trình Vận đơn gốc cho đại diện hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O), làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu
- Kiểm tra sơ bộ hầm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trước khi dỡ hàng ( nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên container)
- Tổ chức dỡ hàng, nhận hàng và quyết toán với tàu theo từng B/L hoặc toàn tàu
Hàng không lưu kho, bãi cảng
Chủ hàng tiếp nhận hàng hóa trực tiếp từ tàu và thực hiện các thủ tục cần thiết để nhận hàng Sau đó, họ có thể đưa hàng về kho riêng và mời cơ quan Hải quan tiến hành kiểm hóa.
- Nếu hàng không còn niêm phong, kẹp chì phải mời Hải quan áp tải
Hàng phải lưu kho, bãi cảng
- Cảng nhận hàng từ tàu:
+ Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu ( do cảng làm)
+ Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (Cán bộ giao nhân phải cung cảng lập)
+ Đưa hàng về kho bãi
- Cảng giao hàng cho chủ hàng
Khi nhận thông báo hàng đến, người nhận cần mang theo O.B/L và giấy giới thiệu đến hãng tàu để thực hiện lệnh giao hàng (D/O - Delivery Order) Đồng thời, cần khai báo Hải quan và nộp thuế nhập khẩu.
+ Nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai
Để nhận hàng tại cảng, bạn cần xuất trình biên lai nộp phí cùng với 3 bản D/O, hóa đơn (Invoice) và danh sách đóng gói (Packing List) tại văn phòng quản lý tàu để xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, lưu lại 1 bản D/O tại đây Sau đó, mang 2 bản D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho Cuối cùng, chuyển phiếu xuất kho đến cảng để nhận hàng, thực hiện thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu (nếu có).
+ Chở hàng về kho riêng của mình
- Khi nhận được Notice of Arrival, người nhận mang O.B/L và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O
Mang D/O đến Hải quan để thực hiện thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hóa Chủ hàng có thể yêu cầu đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan, nhưng cần lưu ý phải trả vỏ container đúng hạn để tránh bị phạt.
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ đến văn phòng quản lý để xác nhận D/O
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng
Chủ hàng cần mang O.B/L hoặc H.B/L đến hãng tàu hoặc đại lý gom hàng để nhận D/O Sau khi nhận hàng tại CFS, chủ hàng phải nộp tiền lưu kho và phí bốc xếp, sau đó lấy biên lai Tiếp theo, họ cần mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O Tại kho, chủ hàng sẽ tìm vị trí hàng và lưu lại 1 D/O, trong khi 2 D/O còn lại được mang đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho Bộ phận này sẽ giữ 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
Chuyển 2 phiếu xuất kho đến kho để kiểm tra hàng hóa và thực hiện thủ tục xuất kho Tách riêng hàng hóa để chờ kiểm tra từ Hải quan Sau khi Hải quan xác nhận "Hoàn thành thủ tục Hải quan", hàng sẽ được xuất kho và đưa ra khỏi cảng về kho của chủ hàng.
Bước 3: Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng
- Biên bản kiểm tra sơ bộ - Survey Record
- Thư dự kháng – Letter of Indemnity/ Reservation (LOR)( Thay thế cho Notice of Claim)
- Biên bản hư hỏng đổ vỡ - Cargo outturn Report/ Certificate of Survey
- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận
Để tiến hành khiếu nại về tổn thất hàng hóa, bạn cần tập hợp đầy đủ các chứng từ cần thiết và theo dõi kết quả khiếu nại của mình đối với các cơ quan liên quan.
2.2.3 Giám sát, điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu
Nội dung kiểm tra, giám sát
Kiểm tra giám sát quá trình nhận hàng của công ty là cần thiết để đảm bảo không xảy ra chậm trễ hoặc sai sót Việc này bao gồm việc theo dõi và đánh giá các khía cạnh liên quan đến quy trình nhận hàng nhằm duy trì hiệu quả và chính xác trong hoạt động.
+ Khối lượng hàng hóa: chủng loại, số lượng của từ chủng loại
+ Chất lượng hàng hóa: sự tuân thủ về chất lượng, nơi cung cấp bao bì…
+ Chỉ định tàu cảng: đặc điểm của tàu, thời gian đến cảng, bốc hàng, đặc điểm của tuyến vận chuyển…
+ Lịch nhận hàng: lịch trình nhận hàng, số lần nhận, thời gian nhận hàng…
+ Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác
+ Cước phí: thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán cước phí
+ Thanh toán tiền cước: tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanh toán, chứng từ cho mỗi lần thanh toán
Các phương pháp giám sát quy trình:
Việc thiết lập và thực hiện các quy định cho những vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức nhận hàng là rất quan trọng Quá trình giao hàng cần được quản lý chặt chẽ nhằm giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh.
+ Chất lượng: Giải quyết sự thay đổi chất lượng hàng hóa so với quy định trong hợp đồng
Tùy chọn số lượng trong hợp đồng cho phép điều chỉnh số lượng hàng hóa, đồng thời quy định mức giá cước tương ứng với sự thay đổi này.
+ Hợp đồng vận tải: Khi ký hợp đồng vận tải phải lưu ý những vấn đề phát sinh trong khi bốc hàng lên tàu, hay dỡ hàng ra khỏi tàu
+ Hợp đồng bảo hiểm(nếu có): Thông báo, thực hiện các thủ tục khiếu nại công ty bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất
Công ty đóng vai trò là bên thứ ba giữa người bán và người mua, do đó có trách nhiệm tham gia vào việc giải quyết tranh chấp khi khách hàng yêu cầu Để thực hiện điều này, công ty cần thu thập thông tin cần thiết và hợp tác với khách hàng để tìm ra giải pháp.
Chứng từ cần có trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.3.1 Vận đơn bằng đường biển (Bill of Lading – B/L)
B/L, hay còn gọi là vận đơn đường biển, là chứng từ quan trọng do người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc được xác nhận bởi chủ tàu Chứng từ này không chỉ cần thiết cho việc khai hải quan mà còn phục vụ cho các thủ tục xuất nhập khẩu, đồng thời là cơ sở để xác định số lượng và giá trị hàng hóa mà người mua phải thanh toán cho người bán.
Ba loại vận đơn trong quy trình nhận hàng nhập khẩu:
- Vận đơn gốc ( Original B/L): Người nhận hàng phải xuất trình vận đơn gốc mới được lấy lệnh giao hàng (D/O)
- Vận đơn giao hàng bằng điện ( Telex Release B/L): Người nhận hàng không cần xuất trình vận đơn gố, vì đã có điện giao hàng
- Vận đơn đã được xuất trình ( Surrendered B/L): Là vận đơn đã được xuất trình cho hãng tàu, hoặc đại diện hãng tàu (sau khi phát hành)
2.3.2 Giấy báo hàng đến ( Arrival Notice)
Giấy báo hàng đến chỉ có trong bộ chứng từ hàng nhập khẩu
Giấy báo hàng đến cung cấp thông tin cho người nhận về trạng thái lô hàng, bao gồm số lượng và chi phí vận tải, sau khi được phát hành bởi hãng tàu hoặc đại lý vận tải.
Khi nhận được giấy báo hàng, doanh nghiệp có thể kiểm tra tình trạng hàng hóa, thời gian và địa điểm nhận hàng, đồng thời thực hiện thanh toán, khai báo hải quan và đưa hàng về kho.
2.3.3 Lệnh giao hàng (Delivery Order)
Chứng từ bày, hay còn gọi là D/O, là tài liệu do hãng vận tải phát hành cho chủ hàng hoặc người gửi hàng (Shipper) để trình lên cơ quan giám sát hàng hóa nhằm lấy hàng ra khỏi bãi Để nhận được D/O, chủ hàng hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận (Forwarder) cần mang theo vận đơn gốc (nếu có), giấy báo hàng đến, và giấy giới thiệu có dấu mộc chữ ký của công ty D/O sẽ ghi rõ thông tin về người đang giữ hàng và người nhận hàng.
D/O được láy sau khi tàu cập cảng, hoặc song song với làm thủ tục hải quan vì nó độc lập với quy trình làm thủ tục hải quan.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình nhập khẩu
Quá trình quản trị nhập khẩu bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm cả nội tại doanh nghiệp và các yếu tố bên ngoài Những nhân tố này tác động đến khả năng thực hiện quy trình nhập khẩu hiệu quả, từ lập kế hoạch đến giám sát và điều hành Bài viết này sẽ phân tích các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến quản trị quy trình nhập khẩu máy in UV từ Trung Quốc của Công ty TNHH XNK Thiết bị Công nghệ Kim Đô.
2.4.1 Các nhân tố chủ quan
Các nhân tố chủ quan là những yếu tố nội tại của doanh nghiệp, bao gồm nguồn lực, năng lực quản lý và quy trình làm việc Những yếu tố này có ảnh hưởng lớn đến quy trình nhập khẩu của doanh nghiệp.
❖ Năng lực tài chính của doanh nghiệp
Tài chính đóng vai trò quan trọng trong quá trình nhập khẩu, giúp doanh nghiệp dễ dàng đàm phán với nhà cung cấp và thanh toán chi phí liên quan Một công ty có tiềm lực tài chính mạnh, như Công ty TNHH XNK Thiết bị Công nghệ Kim Đô, sẽ chủ động hơn trong việc lập kế hoạch nhập khẩu và thương thảo giá cả tốt hơn với các đối tác.
❖ Năng lực quản lý của doanh nghiệp
Năng lực quản lý trong nhập khẩu bao gồm khả năng điều hành, tổ chức và giám sát toàn bộ quá trình từ lập kế hoạch, vận chuyển, kiểm tra chất lượng hàng hóa đến xử lý các vấn đề phát sinh Doanh nghiệp có hệ thống quản lý chuyên nghiệp sẽ thực hiện quy trình nhập khẩu một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
❖ Kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự
Nhân sự có trình độ và kinh nghiệm đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình nhập khẩu Đội ngũ chuyên viên xuất nhập khẩu cần nắm vững quy trình và các quy định pháp lý liên quan đến hải quan và thuế nhập khẩu Họ cũng phải có khả năng xử lý nhanh chóng các vấn đề liên quan đến chứng từ, vận tải và hải quan, từ đó giúp việc xử lý thủ tục diễn ra thuận lợi hơn.
❖ Công nghệ và hệ thống thông tin của doanh nghiệp
Sử dụng công nghệ và hệ thống thông tin hiện đại cho phép doanh nghiệp theo dõi quy trình nhập khẩu một cách chính xác và kịp thời Phần mềm quản lý nhập khẩu, hệ thống quản lý kho hàng, và phần mềm theo dõi vận chuyển hàng hóa giúp Công ty Kim Đô giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả trong quản lý nhập khẩu.
❖ Mối quan hệ với nhà cung cấp và đối tác
Mối quan hệ chặt chẽ giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp nước ngoài và đối tác vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc thương lượng các điều khoản có lợi, đảm bảo nguồn cung ổn định và xử lý nhanh chóng các vấn đề như chậm trễ giao hàng, hư hỏng hàng hóa hay khó khăn về thủ tục pháp lý.
2.4.2 Các nhân tố khách quan
Quản trị quy trình nhập khẩu không chỉ bị ảnh hưởng bởi các nhân tố chủ quan mà còn chịu tác động mạnh mẽ từ các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như môi trường kinh tế, chính trị, pháp lý và công nghệ Những nhân tố khách quan này đóng vai trò quan trọng trong việc định hình quy trình nhập khẩu của doanh nghiệp.
❖ Môi trường kinh tế quốc tế và trong nước
Tình hình kinh tế toàn cầu, biến động tỷ giá hối đoái và lạm phát là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí và hiệu quả nhập khẩu Khi nền kinh tế biến động, giá cả hàng hóa và chi phí vận chuyển có thể thay đổi, tác động trực tiếp đến giá trị nhập khẩu và lợi nhuận của doanh nghiệp Sự không ổn định của tỷ giá hối đoái có thể làm gia tăng chi phí mua hàng từ Trung Quốc, tạo ra thách thức cho các công ty trong việc lập kế hoạch tài chính hiệu quả.
❖ Chính sách thương mại quốc tế
Các hiệp định thương mại, thuế quan và rào cản thương mại do chính phủ ban hành ảnh hưởng lớn đến quá trình nhập khẩu Ví dụ, hiệp định thương mại tự do giữa Việt Nam và Trung Quốc có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhập khẩu máy in UV nhờ miễn hoặc giảm thuế Ngược lại, rào cản thuế quan hoặc hạn ngạch nhập khẩu có thể gây gián đoạn và tăng chi phí cho quy trình nhập khẩu.
❖ Biến động trong thị trường vận tải và logistics
Thị trường vận tải và logistics đóng vai trò quan trọng trong quản trị quy trình nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển hàng hóa Các sự cố như khủng hoảng vận tải, thiếu hụt container, và tắc nghẽn cảng có thể dẫn đến chậm trễ trong quá trình nhập khẩu Hơn nữa, chi phí vận chuyển hàng hóa có thể gia tăng khi giá dầu và các chi phí liên quan đến vận tải tăng cao.
❖ Hệ thống pháp lý và quy định hải quan
Quy định pháp lý và thủ tục hải quan tại Việt Nam và Trung Quốc ảnh hưởng đáng kể đến quy trình nhập khẩu Các yếu tố như thuế quan, tiêu chuẩn chất lượng, giấy phép nhập khẩu và quy định về sản phẩm công nghệ có thể gây chậm trễ và tăng chi phí cho doanh nghiệp Vì vậy, việc nắm vững các quy định pháp luật và hải quan của hai quốc gia là cần thiết để đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi và hợp pháp.
❖ Yếu tố công nghệ và kỹ thuật
Sự phát triển của công nghệ vận tải và quản lý chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản trị quy trình nhập khẩu Việc ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống quản lý hàng hóa tự động, cùng với các công nghệ theo dõi lô hàng theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng giám sát và quản lý hàng hóa nhập khẩu một cách hiệu quả hơn.
❖ Yếu tố văn hóa và ngôn ngữ
Giao tiếp và hiểu biết về văn hóa kinh doanh quốc tế là yếu tố then chốt trong việc xây dựng quan hệ đối tác nhập khẩu Việc nắm bắt và thích nghi với văn hóa kinh doanh của Trung Quốc sẽ mang lại lợi thế cho Công ty TNHH XNK Thiết bị Công nghệ Kim Đô trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng và giải quyết các vấn đề phát sinh trong hợp tác.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU MÁY IN UV TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC CỦA CÔNG TY TNHH
Tổng quan về công ty TNHH XNK Thiết bị công nghệ Kim Đô
3.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH XNK Thiết bị công nghệ Kim Đô
Bảng 3.1: Giới thiệu Công ty TNHH xuất nhập khẩu thiết bị công nghệ Kim Đô
Tên công ty CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ CÔNG
Tên Quốc tế KIM DO TECHNOLOGY EQUIPMENT IMPORT EXPORT
COMPANY LIMITED Địa chỉ Số 05 ngách 1295/11 đường Giải Phóng, Phường Hoàng Liệt,
Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Người đại diện Trần Thị Hằng
Quản lý bởi Chi cục thuế Quận Hoàng Mai
Loại hình doanh nghiệp Công ty TNHH ngoài Nhà Nước
(Nguồn: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của Công ty TNHH XNK TBCN
Công ty TNHH XNK TBCN Kim Đô, được thành lập vào ngày 15/06/2015 tại Hà Nội, đã trải qua gần 10 năm phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ và nhập khẩu máy bơm Công ty hiện có kinh nghiệm trong việc cung cấp các loại máy in UV với nhiều kích thước khác nhau, cùng với linh kiện và vật tư cần thiết Tất cả sản phẩm của Kim Đô đều được nhập khẩu trực tiếp từ các quốc gia có nền công nghiệp phát triển như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản và Châu Âu, đảm bảo chất lượng cao khi đưa vào sử dụng.
3.1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Thiết bị Công nghệ Kim Đô chuyên nhập khẩu và phân phối thiết bị công nghệ, đặc biệt là máy in công nghiệp Chúng tôi cung cấp máy in UV từ Trung Quốc cùng với nhiều thiết bị liên quan, đáp ứng nhu cầu thị trường Việt Nam Với uy tín và vị thế vững chắc, Kim Đô đã trở thành một trong những doanh nghiệp nhập khẩu thiết bị công nghệ lớn và đáng tin cậy tại Việt Nam.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức - Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thiết bị Công nghệ
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH XNK Thiết bị công nghệ Kim Đô
3.2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Công ty TNHH XNK Thiết bị công nghệ Kim Đô chủ yếu tạo ra doanh thu từ việc bán máy in, vật tư, màng in, hóa chất và phụ kiện nhập khẩu trực tiếp Ngoài ra, dịch vụ sau bán như lắp đặt, sửa chữa và bảo trì cũng đóng góp vào thu nhập tổng thể Dưới đây là số liệu thể hiện sự phát triển kinh doanh của công ty qua doanh thu và lợi nhuận trong giai đoạn 2021-2024.
Phòng Kinh doanh Phòng xuất nhập khẩu Phòng kế toán- tài chính Phòng
Marketing Phòng nhận sự-hành chính Phòng pháp chế
Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần đây của công ty Kim Đô
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 Qúy I/ 2024
Lợi nhuận trước thuế 3.387.013.159 5.776.901.320 4.679.866.937 2.149.507.139 Lợi nhuận sau thuế 2.191.642.374 5.774.773.773 4.678.299.478 1.956.437.711
(Nguồn: Báo cáo kinh doanh của công ty Kim Đô)
Trong giai đoạn 2021-2023, công ty đạt tổng doanh thu gần 100 tỷ đồng, cho thấy sự phát triển ổn định trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là lĩnh vực nhập khẩu Doanh thu quý đầu năm 2024 ghi nhận sự tăng trưởng vượt bậc, phản ánh tiềm năng bứt phá và mở ra cơ hội phát triển mới cho công ty.
• Tăng mạnh giai đoạn 2021-2022: Lợi nhuận sau thuế từ 2,19 tỷ đồng
(2021) tăng lên 5,77 tỷ đồng (2022), chứng tỏ công ty đã khai thác tốt thị trường và quản lý chi phí hiệu quả
Trong giai đoạn 2023 - Quý I/2024, lợi nhuận sau thuế giảm xuống còn 1,96 tỷ đồng, mặc dù doanh thu có sự gia tăng Nguyên nhân có thể do chi phí đầu vào tăng cao, đầu tư mở rộng hoạt động kinh doanh hoặc biến động của thị trường.
Doanh thu của Kim Đô đã tăng đều qua các năm, cho thấy sự phát triển về quy mô và hiệu quả trong hoạt động nhập khẩu, lĩnh vực chính mang lại phần lớn doanh thu Tuy nhiên, để tối ưu hóa lợi nhuận và duy trì đà tăng trưởng, Kim Đô cần giải quyết một số vấn đề còn tồn tại.
3.2.2 Hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty TNHH XNK TBCN Kim Đô
Công ty chuyên cung cấp máy in UV, mực in và thiết bị liên quan, phục vụ cho các dự án in ấn lớn trong lĩnh vực quảng cáo trên toàn quốc Chúng tôi tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của thị trường nhập khẩu, đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.
• Trung Quốc: Giữ vai trò chủ đạo, với tỷ trọng tăng từ 33.67% (2021) lên 36.60% (2023), nhờ chi phí vận chuyển thấp, ưu đãi thuế và sự ổn định trong hợp tác
Nhật Bản và Hàn Quốc ghi nhận sự giảm nhẹ tỷ trọng nhập khẩu, lần lượt từ 22.07% xuống 20.77% và từ 16.12% xuống 15.47%, do cạnh tranh về giá và chiến lược hợp tác mới.
• Châu Âu: Tỷ trọng tăng từ 14.77% (2021) lên 17.31% (2023), nhờ tận dụng các hiệp định thương mại như EVFTA và CPTPP
Công ty duy trì mối quan hệ lâu dài và ổn định với các đối tác lớn, ưu tiên chất lượng sản phẩm và công nghệ tiên tiến
Xu hướng chuyển đổi cơ cấu: Giảm phụ thuộc vào nhóm "Khác" (từ 13.37% xuống 9.85%), tập trung vào các đối tác chiến lược và thị trường ổn định
Kim Đô đã vững chắc vị thế trên thị trường nhập khẩu thông qua việc mở rộng hợp tác quốc tế, tận dụng các ưu đãi thương mại, và điều chỉnh cơ cấu nhập khẩu phù hợp với chiến lược kinh doanh của mình.
Bảng 3.3 Kim ngạch nhập khẩu của công ty Kim Đô 2021-Q1/2024
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
(Nguồn: Báo cáo kinh doanh của công ty Kim Đô)
Kim ngạch nhập khẩu của công ty đã trải qua sự tăng trưởng không ổn định trong ba năm qua Dựa trên bảng số liệu, có thể thấy rõ những biến động trong kim ngạch nhập khẩu của công ty qua các năm.
Trong giai đoạn 2021-2023, hoạt động nhập khẩu của công ty đã trải qua sự biến động rõ rệt Kim ngạch nhập khẩu tăng từ 20,352,595,566 USD năm 2021 lên 25,206,836,824 USD năm 2022, tương ứng với mức tăng trưởng 23.85%, cho thấy sự phát triển mạnh mẽ trong việc mở rộng quy mô nhập khẩu Tuy nhiên, năm 2023, kim ngạch nhập khẩu giảm nhẹ xuống còn 24,942,389,924 USD, với tỷ lệ tăng trưởng -1.05% so với năm trước Sự suy giảm này phản ánh những thách thức mà công ty đang đối mặt trong hoạt động nhập khẩu, có thể do các yếu tố bên ngoài như biến động thị trường, thay đổi chính sách nhập khẩu, hoặc các yếu tố kinh tế vĩ mô.
3.2.3 Cơ cấu nhập khẩu theo mặt hàng
Bảng 3.4 Các mặt hàng xuất khẩu của công ty giai đoạn 2021 – 2023
Kim ngạch Tỷ trọng Kim ngạch Tỷ trọng Kim ngạch Tỷ trọng
Trong năm qua, thị trường linh kiện máy in ghi nhận doanh thu 2.358.098.237 với tỷ lệ tăng trưởng 11.63% Máy in cuộn – tròn đạt doanh thu 3.457.690.235, tăng 17.01% Đối với máy in tem nhãn, doanh thu là 2.930.256.661, tăng 14.39% Máy in UV phẳng dẫn đầu với doanh thu 4.963.547.364 và tỷ lệ tăng trưởng 24.41% Máy in vải quần áo có doanh thu 2.245.547.168, tăng 11.03% Máy phụ trợ sau in đạt doanh thu 1.602.799.334, với tỷ lệ tăng trưởng 7.88% Máy trưng bày giá tốt ghi nhận doanh thu 1.467.378.662 và tỷ lệ tăng trưởng 7.22% Mực in và hóa chất có doanh thu 471.578.256, tăng 2.32% Cuối cùng, vật tư và màng in đạt doanh thu 855.699.649, với tỷ lệ tăng trưởng 4.20%.
Tổng kim ngạch nhập khẩu 20.352.595.566 100% 25.206.836.824 100% 22.942.389.924 100%
(Nguồn: Phòng Hành chính – Kế toán, Công ty TNHH XNK TBCN Kim Đô)
Trong giai đoạn 2021-2023, công ty đã nhập khẩu đa dạng hàng hóa để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng tại nhiều thị trường khác nhau Dữ liệu cho thấy doanh thu nhập khẩu chủ yếu đến từ máy in UV phẳng và máy in cuộn tròn, cùng với nhiều phụ kiện và linh kiện đi kèm.
Trong giai đoạn 2021-2023, máy in UV phẳng là sản phẩm có mức tăng trưởng cao nhất, với kim ngạch nhập khẩu liên tục tăng và chiếm khoảng 23% tổng cơ cấu Năm 2022, doanh thu của sản phẩm này đạt 5.643.135.765 VND, tương đương 22.39% tổng doanh thu nhập khẩu Mặc dù năm 2023 gặp khó khăn do biến động kinh tế toàn cầu, sự giảm sút không đáng kể Sự phát triển của thương mại điện tử trong năm 2021 và 2022 đã thúc đẩy nhu cầu, giúp mặt hàng này duy trì mức tăng ổn định qua các năm.
Các mặt hàng khác cũng ghi nhận tốc độ tăng trưởng ổn định, đóng góp đáng kể vào tổng doanh thu từ hoạt động nhập khẩu của công ty Mặc dù bị ảnh hưởng bởi đại dịch COVID-19, nhưng tình hình này cũng tạo ra cơ hội mới cho các mặt hàng này Nhìn chung, kim ngạch và giá trị nhập khẩu không biến động quá lớn.
Phân tích thực trạng quản trị nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
3.3.1 Thực trạng lập kế hoạch thực hiện quy trình nhập khẩu máy in từ Trung Quốc của công ty TNHH XNK Thiết bị công nghệ Kim Đô Để có thể thực hiện một hợp đồng nhập khẩu máy in nước từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH XNK Thiết bị công nghệ Kim Đô thì việc bước đầu lập kế hoạch thực hiện hợp đồng là vô cùng quan trọng, công việc này sẽ do phòng Xuất nhập khẩu của công ty đảm nhiệm
• Chuẩn bị lập kế hoạch
Nhân viên phòng Xuất nhập khẩu sẽ nghiên cứu kỹ lưỡng hợp đồng nhập khẩu máy in từ các nhà cung cấp Trung Quốc, phân tích các yếu tố liên quan đến việc thực hiện hợp đồng Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như quy định của nhà nước, chính sách hải quan về giấy phép và giao nhận hàng hóa, cũng như biến động tỷ giá sẽ được xem xét Đồng thời, các yếu tố bên trong doanh nghiệp như ngân sách, số lượng và chất lượng nguồn lực tham gia, thời gian hoàn thành mong muốn và phương thức thanh toán cũng rất quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Thời gian chuẩn bị cho việc lập kế hoạch nhập khẩu máy in từ Trung Quốc thường kéo dài từ 2 đến 3 ngày sau khi ký hợp đồng.
• Tiến hành lập kế hoạch
Phòng Xuất nhập khẩu của Kim Đô sẽ xây dựng kế hoạch chi tiết cho các công việc cần thực hiện nhằm triển khai hợp đồng nhập khẩu, dựa trên dữ liệu thông tin đã thu thập trong quá trình chuẩn bị.
3.2.2.Thực trạng tổ chức thực hiện quy trình nhập khẩu máy in từ Trung Quốc của công ty TNHH XNK Thiết bị công nghệ Kim Đô a Xin giấy phép nhập khẩu mặt hàng máy in
Máy in được phân loại là hàng hóa nhập khẩu có điều kiện theo Nghị định 32/2023/NĐ-CP ngày 09/6/2023, yêu cầu giấy phép nhập khẩu, làm cho quy trình nhập khẩu khác biệt so với hàng hóa thông thường Quy trình này có thể thay đổi tùy thuộc vào các điều kiện cụ thể khi thực hiện thủ tục nhập khẩu máy in.
Để nhập khẩu máy in, cần phải xin giấy phép cho từng loại máy in cụ thể Tất cả các loại máy in dưới đây đều yêu cầu có giấy phép nhập khẩu.
1 Máy chế bản ghi phim, ghi kẽm, tạo khuôn in;
2 Máy in sử dụng công nghệ kỹ thuật số, ốp-xét (offset), flexo, ống đồng; máy in lưới (lụa);
3 Máy dao xén giấy, máy gấp sách, máy đóng sách (đóng thép hoặc khâu chỉ), máy vào bìa, máy kỵ mã liên hợp, dây chuyền liên hợp hoàn thiện sản phẩm in;
4 Máy photocopy màu, máy in có chức năng photocopy màu
Các loại máy in nhiệt, máy in 3D, máy in lưới (lụa) không yêu cầu xin giấy phép nhập khẩu
Quy trình xin giấy phép nhập khẩu máy in được thực hiện thông qua cổng thông tin một cửa quốc gia vnsw.gov.vn Bước đầu tiên trong quy trình này là thực hiện khâu thanh toán.
Công ty mở L/C khi hợp đồng yêu cầu thanh toán qua hình thức này, đặc biệt là trong các hợp đồng nhập khẩu máy in có giá trị lớn Để đảm bảo an toàn, công ty thường sử dụng thư tín dụng không hủy ngang (Irrevocable) và phương thức thanh toán trả tiền ngay (at sight) Mặc dù đây là hình thức thanh toán tốt nhất, nhưng nó cũng đòi hỏi chi phí cao và đội ngũ nhân viên có kỹ năng, trình độ chuyên môn nhất định.
Công ty TNHH XNK Thiết bị công nghệ Kim Đô sở hữu nhiều tài khoản tại các ngân hàng uy tín, giúp việc mở L/C trở nên dễ dàng và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng Một số ngân hàng mà công ty thường xuyên giao dịch để thực hiện mở L/C bao gồm:
Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn, cùng với Vietcombank chi nhánh Thanh Trì, yêu cầu công ty cung cấp bộ hồ sơ đầy đủ để mở L/C Hồ sơ bao gồm bản sao hợp đồng nhập khẩu hàng hóa và đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng Ngoài ra, công ty cần gửi hai ủy nhiệm chi cho ngân hàng để hoàn tất quy trình.
- Một ủy nhiệm chi để ký quỹ mở L/C
- Một ủy nhiệm chi trả chi phí cho ngân hàng về mở L/C
Sau khi L/C được mở, ngân hàng thông báo tại nước xuất khẩu sẽ chuyển L/C đến người xuất khẩu Ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán cho đơn vị xuất khẩu trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng, đổi lại là bộ chứng từ hàng hóa.
Trong quá trình mở thư tín dụng (L/C), một trong những vấn đề thường gặp tại công ty là việc viết thư xin mở L/C thường mắc phải những lỗi nhỏ, tuy không gây thiệt hại nhưng làm tốn thời gian và công sức để sửa chữa Những lỗi này hoàn toàn có thể tránh được hoặc khắc phục Bên cạnh đó, trong quá trình làm hồ sơ mở L/C, công ty cũng thường gặp phải các sai sót như ghi sai tên, địa chỉ ngân hàng thông báo, sai đơn vị tính giá, và lỗi chính tả Tỷ lệ sai sót từ năm 2021 đến quý 1 năm 2024 đã được ghi nhận cụ thể.
Bảng 3.5 Tỷ lệ xảy ra sai sót trong quá trình mở L/C khi nhập khẩu máy in từ
Trung Quốc của công ty Kim Đô trong 2021-Q1/2024
Tỷ lệ không sai sót 87% 89% 94% 95%
( Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty Kim Đô)
Theo thống kê ta thấy tỷ lệ sai sót khâu mở L/C năm 2021 vẫn rất cao 13%, năm
Tỷ lệ sai sót trong công ty đã giảm từ 11% vào năm 2022 xuống còn 6% vào năm 2023, và tiếp tục giảm xuống 5% trong quý I năm 2024 Các lỗi chủ yếu xuất phát từ sự sơ suất của một số nhân viên trong quá trình mở L/C Tuy nhiên, công ty đã thực hiện việc nhắc nhở và kiểm tra thường xuyên để khắc phục những sai sót này.
Từ biểu đồ thấy tỷ lệ sai sót được khắc phục dần qua các năm và giảm xuống, thấy được Kim Đô có quy trình quản lý khá tốt
• Thuê phương tiện vận tải khi nhập khẩu mặt hàng máy in từ Trung Quốc của công ty TNHH XNK TBCN Kim Đô
Đánh giá quy trình nhập khẩu mặt hàng máy in UV từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH XNK Thiết bị Công nghệ Kim Đô
Đánh giá quy trình nhập khẩu giúp công ty nhận diện thành công và các vấn đề cần khắc phục, đồng thời xác định nguyên nhân gây ra những tồn tại đó Qua đó, công ty có thể triển khai các biện pháp cải thiện quy trình nhập khẩu một cách hiệu quả hơn trong tương lai.
Công ty Kim Đô, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập khẩu máy in công nghiệp, đã xây dựng được uy tín và thương hiệu vững mạnh Những thành công nổi bật của công ty đã khẳng định vị thế của mình trong ngành.
Lập kế hoạch chi tiết cho quy trình nhập khẩu là yếu tố then chốt giúp công ty đảm bảo tiến độ, giảm thiểu sai sót và linh hoạt trong quản lý Sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Nâng cao hiệu quả vận hành: Áp dụng hệ thống giám sát và phần mềm quản lý logistics, giảm 20% thời gian chờ và 15% chi phí vận chuyển năm 2023
Để xây dựng uy tín, doanh nghiệp cần duy trì nguồn hàng ổn định, chiếm 30% thị phần máy in UV tại Việt Nam trong quý 2/2023 Hơn nữa, việc trở thành đại lý phân phối độc quyền cho nhiều thương hiệu nổi tiếng sẽ giúp đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng.
Công ty đã xây dựng được một lượng khách hàng trung thành và là đại lý phân phối độc quyền cho các thương hiệu nổi tiếng như Longke, Benson, Gold Win, SKY, SEIDO, và Kanco Chúng tôi cam kết đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng với chi phí đầu tư hợp lý, đồng thời nâng cao hiệu quả trong quá trình in ấn và sản xuất.
3.3.2 Những mặt hạn chế Đối với quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, mặc dù ban lãnh đạo và trưởng phòng các bộ phận cùng nhân viên hiện trường trong công ty luôn nỗ lực để đảm bảo quá trình nhận hàng diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất, song vẫn không thể tránh khỏi những tồn tại, vướng mắc phát sinh khi thực hiện Bên cạnh những thành công đã đạt được thì quy trình nhận hàng hóa chất nhập khẩu bằng đường biển của công ty vẫn tồn tại những hạn chế dưới đây:
Công tác chuẩn bị chứng từ và thủ tục hải quan thường gặp nhiều sai sót, chiếm nhiều thời gian trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Sự chủ quan trong kiểm tra của nhân viên có thể dẫn đến thiếu sót hoặc khai báo sai thông số, dù chỉ là một chi tiết nhỏ cũng có thể gây ra sự chậm trễ do Hải quan trả lại hoặc yêu cầu sửa chữa chứng từ, ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng và kế hoạch làm việc của công ty.
Thứ hai, trình độ nhân viên còn hạn chế, hiệu quả làm việc chưa cao
Mặc dù công ty có nhiều nhân viên kỳ cựu với kinh nghiệm phong phú, vẫn tồn tại một bộ phận nhỏ nhân viên mới thiếu kỹ năng và chưa được đào tạo đầy đủ về quy trình nghiệp vụ Điều này dẫn đến việc họ gặp khó khăn trong việc xử lý vấn đề, thiếu sự linh hoạt và có thể gây ra sai sót trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Sự phối hợp giữa các bộ phận trong quy trình nhận hàng còn thiếu liên kết, dẫn đến sự chậm trễ trong tiến độ Việc các bộ phận trong công ty không có sự thống nhất và nhịp nhàng giữa các nhân viên phụ trách các khâu khác nhau ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch ban đầu.
Thứ tư, hoạt động điều hành chưa theo logic, trình tự, hoạt động giám sát chưa thực sự hiệu quả
Mặc dù công ty đã lập kế hoạch chi tiết và phân chia công việc cụ thể, vẫn có một số trường hợp không tuân thủ kế hoạch, gây khó khăn cho công tác nhận hàng Hoạt động giám sát chưa hiệu quả, thông tin giữa các bộ phận thường bị chậm và không thống nhất, dẫn đến việc nắm bắt tình hình thực tế bị hạn chế, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ nhận hàng của công ty.
3.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế a Nguyên nhân chủ quan
Sự hạn chế về trình độ của một bộ phận nhân viên cũ và kỹ năng nghiệp vụ nhận hàng của đội ngũ nhân viên mới đã dẫn đến nhiều vấn đề trong quá trình kiểm tra chứng từ hàng hóa Nhiều nhân viên không kiểm tra kỹ lưỡng, gây ra tình trạng thiếu chứng từ hoặc sai thông tin khi nộp cho hải quan Dù phần lớn nhân viên đều tốt nghiệp đại học, nhưng trình độ tiếng Anh còn yếu, khiến việc giao tiếp với nhà cung cấp nước ngoài gặp khó khăn, dẫn đến sai sót trong đặt hàng và nhận hàng nhập khẩu không đúng Thêm vào đó, sự thiếu cẩn thận và tập trung trong công tác kiểm tra hàng và làm thủ tục hải quan đã ảnh hưởng lớn đến sự thuận lợi trong các bước nhận hàng sau này.
Sự phối hợp thiếu ăn ý và nhịp nhàng giữa các bộ phận tại Kim Đô đang gây ra tình trạng chậm trễ trong tiến độ nhận hàng Việc không đồng bộ giữa nhân viên sale, nhân viên làm chứng từ, nhân viên hiện trường và nhân viên điều xe vận chuyển hàng đã ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình nhận hàng nhập khẩu.
Môi trường pháp lý tại Việt Nam liên tục thay đổi, ảnh hưởng đến quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển Sự cập nhật thường xuyên các điều khoản trong bộ luật và biểu thuế xuất nhập khẩu hàng năm khiến công ty gặp khó khăn trong việc nắm bắt thông tin và điều chỉnh quy trình kịp thời Hơn nữa, phần mềm khai báo hải quan cũng thường xuyên thay đổi, đôi khi bị quá tải hoặc thao tác không chính xác, dẫn đến việc nhận hàng bị chậm trễ.
Thời tiết xấu, như mưa lớn và giông bão, có thể gây ra tổn thất hàng hóa nghiêm trọng, ảnh hưởng đến quá trình nhận hàng của công ty Điều này dẫn đến sự gia tăng chi phí và thời gian, cũng như tổn thất về doanh thu và lợi nhuận.
Cơ sở hạ tầng phục vụ hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại các cảng ở Việt Nam đang gặp nhiều hạn chế Hiện tại, hệ thống hạ tầng không đủ khả năng đáp ứng lượng tàu và container qua cảng hàng ngày Các cầu cảng còn nhỏ hẹp, gây khó khăn trong việc nhận và kiểm hàng Ngoài ra, các cảng biển chưa được trang bị thiết bị xếp dỡ container hiện đại và thiếu kinh nghiệm trong công tác điều hành xếp dỡ.
ĐỊNH HƯỚNG QUẢN TRỊ VÀ ĐỀ XUẤT HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ
Mục tiêu và phương hướng phát triển chung
Nhu cầu về máy in UV tại thị trường nội địa đang gia tăng do khách hàng ngày càng chú trọng đến sức khỏe và chất lượng cuộc sống Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt với nhiều thương hiệu, yêu cầu về chất lượng sản phẩm cũng trở nên khắt khe hơn Để đáp ứng tình hình này, Công ty đã đề ra các mục tiêu và phương hướng phát triển phù hợp với kế hoạch của mình, cũng như định hướng của Đảng và Nhà nước cho thời gian tới.
Công ty đã khẳng định vị thế vững mạnh của mình, trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực phân phối máy in UV nhập khẩu từ Trung Quốc.
Để nâng cao chất lượng sản phẩm và đa dạng hóa mẫu mã, công ty cần tăng cường đầu tư công nghệ và kiểm tra nghiêm ngặt hàng hóa nhập khẩu Bên cạnh việc hợp tác với nhà cung cấp chính là Trung Quốc, công ty cũng nên mở rộng thị trường nhập khẩu thiết bị máy in và linh kiện từ các doanh nghiệp nước ngoài uy tín khác.
Để đảm bảo sản phẩm có giá thành hợp lý và chất lượng cao, doanh nghiệp cần tính toán cẩn thận các yếu tố ảnh hưởng đến giá thành Trong bối cảnh suy thoái kinh tế hiện nay, việc cân nhắc chi phí vận chuyển và tối ưu hóa các công việc nội bộ mà không cần đến bên thứ ba là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả kinh tế và cạnh tranh với các thương hiệu lớn trên thị trường.
Để nâng cao hiệu quả công việc, cần tăng cường đào tạo chuyên môn cho đội ngũ lãnh đạo và công nhân viên, giảm bớt sự phụ thuộc vào Forwarder Đồng thời, cần thiết lập các chính sách khen thưởng hợp lý nhằm khuyến khích nhân viên, chăm sóc đời sống tinh thần và vật chất, tạo ra môi trường làm việc năng động, thoải mái nhưng vẫn giữ được sự nghiêm túc trong quá trình làm việc.
Phương hướng nâng cao hiệu quả công tác quản trị quy trình thực hiện nhập khẩu tại thị trường Trung Quốc
Để cải thiện hiệu quả quản trị quy trình nhập khẩu máy in UV từ Trung Quốc, Công ty TNHH XNK Thiết bị Công nghệ Kim Đô cần thực hiện một số phương hướng chiến lược.
Thứ nhất, Tối ưu hóa quy trình nhập khẩu
Sử dụng phần mềm và hệ thống quản lý chuỗi cung ứng tiên tiến giúp tối ưu hóa quy trình từ đặt hàng, vận chuyển đến kiểm tra và nhận hàng Tích hợp hệ thống quản lý hàng tồn kho cho phép cập nhật tình trạng hàng hóa nhanh chóng và chính xác, từ đó giảm thời gian xử lý thủ tục hải quan Bên cạnh đó, việc xây dựng hệ thống dự báo nhu cầu và lập kế hoạch nhập khẩu theo từng giai đoạn dựa trên dữ liệu thị trường và nhu cầu khách hàng giúp công ty nhập khẩu hàng hóa đúng thời điểm, giảm thiểu tình trạng tồn kho hoặc thiếu hụt hàng hóa.
Thứ hai, Tăng cường hợp tác với đối tác Trung Quốc
Thiết lập hợp đồng dài hạn với các nhà cung cấp máy in UV uy tín tại Trung Quốc giúp công ty đàm phán giá tốt hơn và có được điều kiện nhập khẩu ưu đãi Hợp tác với đối tác Trung Quốc cũng tạo điều kiện cho các dịch vụ bảo hành và bảo trì sau bán hàng, đồng thời cung cấp phụ tùng và sửa chữa, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán hàng cho công ty.
Tận dụng các hiệp định thương mại, doanh nghiệp cần đảm bảo hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc đáp ứng quy định để được hưởng thuế ưu đãi theo Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN - Trung Quốc (ACFTA) thông qua việc sử dụng C/O form E Đồng thời, công ty có thể đề xuất với nhà nước để đàm phán ký kết các hiệp định thương mại song phương hoặc đặc biệt với Trung Quốc, nhằm giảm thuế nhập khẩu và tối ưu hóa quy định hải quan, từ đó giúp tiết kiệm chi phí và thời gian.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý và nhân viên, cần đảm bảo rằng nhân viên phụ trách nhập khẩu có kiến thức chuyên sâu về quy trình nhập khẩu, thủ tục hải quan và các quy định thuế quan theo hiệp định thương mại hiện hành Việc cung cấp khóa đào tạo về sử dụng phần mềm quản lý nhập khẩu, đặc biệt là phần mềm khai hải quan điện tử, sẽ giúp tăng cường hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.
Thứ 5, việc tăng cường kiểm soát và quản lý rủi ro là rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa đạt chất lượng yêu cầu ngay tại nguồn cung cấp ở Trung Quốc, từ đó giảm thiểu rủi ro về chất lượng sản phẩm Đồng thời, cần dự phòng các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển và nhập khẩu từ Trung Quốc, bao gồm rủi ro về giá cả, thay đổi chính sách thương mại, và gián đoạn chuỗi cung ứng.
Các phương hướng này sẽ giúp Công ty Kim Đô cải thiện hiệu quả quản lý quy trình nhập khẩu máy in UV, tối ưu hóa chi phí, rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Để nâng cao hiệu quả quản trị quy trình nhập khẩu máy in UV từ Trung Quốc, công ty TNHH XNK TBCN Kim Đô cần xem xét các đề xuất như cải thiện quy trình thông quan, tối ưu hóa việc lựa chọn nhà cung cấp, và áp dụng công nghệ quản lý hiện đại Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân viên về quy trình nhập khẩu và cập nhật thông tin thị trường cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động.
Đối với doanh nghiệp
Giải pháp nhân sự là cần thiết cho công ty với đội ngũ lớn, nhằm nâng cao chất lượng nhân sự và đào tạo đội ngũ chứng từ cùng logistics Chất lượng đầu vào ổn định, với 80% nhân sự có trình độ Đại học trở lên, theo báo cáo của Phòng nhân sự.
Năm 2023, hầu hết các sinh viên tốt nghiệp từ các trường Đại học kinh tế sở hữu chứng chỉ tin học văn phòng và ngoại ngữ, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nhờ vào kiến thức cơ bản về kinh tế quốc tế và logistics Điều này giúp công ty nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự Bên cạnh đó, công ty nên xem xét mở rộng Phòng Logistics chuyên về vận chuyển hàng hóa, nhằm tăng cường khả năng theo dõi tiến độ vận chuyển và chủ động trong việc quản lý đội ngũ nhân sự cho cả giao nhận hàng quốc tế và nội địa.
Công ty nên triển khai các chương trình khuyến khích như thưởng nóng cho nhân viên có thành tích xuất sắc và vượt chỉ tiêu Đồng thời, cần có biện pháp nhắc nhở và phạt đối với những nhân viên thường xuyên mắc lỗi, gây ảnh hưởng đến thời gian và chi phí thực hiện hợp đồng nhập khẩu Mục tiêu của những hoạt động này là nhằm nâng cao tinh thần làm việc và ý thức trách nhiệm của nhân viên.
Nâng cao chất lượng giám sát và điều hành hợp đồng là rất quan trọng, không chỉ giám sát hoạt động nội bộ mà còn theo dõi việc thực hiện hợp đồng của đối tác nước ngoài Việc này giúp hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Việc giám sát và điều hành hợp đồng cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, với việc thường xuyên trao đổi thông tin để xử lý hiệu quả các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng Các phòng ban cũng cần báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cho ban lãnh đạo, nhằm giúp lãnh đạo và các phòng ban cùng thảo luận và đưa ra giải pháp tối ưu Công ty nên củng cố hệ thống giám sát và điều hành hợp đồng để nâng cao hiệu quả hoạt động Mặc dù công ty Kim Đô không trực tiếp thuê vận tải, nhưng trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng, cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín và có giải pháp hiệu quả cho các vấn đề như thiếu container và chậm trễ Ví dụ, khi hàng bị lưu bãi, công ty có thể xem xét chuyển đổi từ vận tải đường biển sang vận tải hàng không (nếu hàng chưa lên container và chưa làm thủ tục hải quan) để đảm bảo hàng hóa được giao sớm cho những lô hàng cần gấp.
Công ty TNHH XNK TBCN Kim Đô cần nâng cao chuyên môn xuất nhập khẩu để chuyển sang ký kết hợp đồng theo điều khoản FOB, giúp giảm chi phí và rủi ro Hiện nay, nhiều công ty tại Việt Nam thường nhập FOB nhưng xuất CIF do nhu cầu xoay vòng vốn nhanh và thiếu kinh nghiệm trong xuất khẩu Công ty Kim Đô cũng gặp khó khăn tương tự và thường chấp nhận giá CIF để hạn chế rủi ro vận chuyển Để cải thiện, công ty cần đầu tư vào chất lượng nhân lực trong khâu giao nhận hàng hóa, chủ động trong vấn đề vận tải quốc tế và bảo hiểm, nhằm chuyển từ nhập giá CIF sang FOB Việc áp dụng giá FOB sẽ giúp công ty chỉ thanh toán cước tàu khi hàng đến cảng, giảm áp lực tài chính và lãi vay ngân hàng, từ đó giảm giá thành hàng nhập khẩu.
Để đảm bảo thông quan nhanh chóng, Công ty TNHH XNK TBCN Kim Đô cần nâng cao kỹ năng và sự cẩn thận cho nhân viên, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan và kiểm tra kỹ các chứng từ cần thiết trước khi nhập hàng Cần thực hiện nhiều bước kiểm tra, nắm vững thủ tục và giấy tờ cần thiết cho quá trình thông quan, đặc biệt là Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để giảm thuế Đối với C/O từ Trung Quốc, cần kiểm tra kỹ thông tin ngày tháng, tên hàng, mã HS, và tên doanh nghiệp xuất nhập khẩu để đảm bảo trùng khớp với vận đơn và hóa đơn thương mại, cùng các chứng từ khai báo khác như khai một cửa quốc gia và giấy đăng kiểm kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu, nhằm đảm bảo C/O được Hải quan chấp nhận.
Công ty gặp khó khăn trong việc khai hải quan do áp dụng biểu thuế cho các mặt hàng nhập khẩu Mặc dù các mặt hàng này thường xuyên được nhập khẩu và sai sót trong tính thuế là hiếm, nhưng bảng biểu thuế của Hải quan không luôn rõ ràng cho một số mặt hàng đa dạng Do đó, phòng kế toán và kinh doanh cần cập nhật chính xác mẫu biểu thuế từ cơ quan hải quan và thực hiện việc tính thuế một cách cẩn thận và tỉ mỉ.
Kiến nghị đối với Nhà nước và các bộ liên quan
Để đảm bảo quy trình thông quan diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, Công ty TNHH XNK TBCN Kim Đô cần nâng cao kỹ năng và sự cẩn thận cho đội ngũ nhân viên Việc chuẩn bị hồ sơ hải quan đầy đủ và kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ cần thiết cho lô hàng trước khi nhập là rất quan trọng Cần thực hiện nhiều bước kiểm tra lại và nắm rõ các thủ tục, giấy tờ cần thiết để thông quan, đặc biệt là giấy chứng nhận xuất xứ (CO) nhằm giảm thuế Đối với giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) được gửi từ Đức, cần kiểm tra kỹ các thông tin về ngày tháng, tên hàng và mã hàng.
Để đảm bảo C/O được Hải quan chấp nhận, HS của doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần phải trùng khớp với vận đơn (Bill of lading), hóa đơn thương mại (Invoice) và các chứng từ khai báo khác như khai một cửa quốc gia và giấy đăng kiểm kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu.
Công ty gặp khó khăn trong việc áp biểu thuế cho mặt hàng nhập khẩu do sự không rõ ràng trong quy định của Hải quan Mặc dù các mặt hàng nhập khẩu thường xuyên và việc tính sai thuế ít xảy ra, nhưng sự đa dạng của hàng hóa khiến cho phòng kế toán và kinh doanh phải thường xuyên cập nhật chính xác mẫu biểu thuế Việc này đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ trong quá trình tính thuế phải nộp.
Ngày nay, xuất nhập khẩu quốc tế đang trở thành xu hướng phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam và trên toàn cầu, đóng góp nguồn ngoại tệ quan trọng cho quốc gia Trong bối cảnh toàn cầu hóa, Việt Nam cần có những cải cách tích cực để hòa nhập vào nền kinh tế mở Để thúc đẩy hoạt động ngoại thương và đặc biệt là nhập khẩu của Công ty TNHH XNK TBCN Kim Đô, cần có những kiến nghị cụ thể gửi đến các cơ quan Nhà nước và các bộ, ban, ngành liên quan.
Trong bối cảnh hiện nay, Việt Nam và Trung Quốc đã ký nhiều hiệp định thương mại song phương và đa phương, như Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN - Trung Quốc (ACFTA), tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu Công ty Kim Đô đã hưởng lợi từ những hiệp định này Để tối ưu hóa hoạt động nhập khẩu trong tương lai, cần xem xét hai hướng đề xuất.
1 Ký kết hiệp định mới với Trung Quốc để tăng cường thuận lợi cho nhập khẩu
Việt Nam có thể thương thảo với Trung Quốc để mở rộng các ưu đãi thuế quan và thủ tục hải quan cho sản phẩm công nghệ cao như máy in UV và thiết bị công nghiệp Việc ký kết một hiệp định bổ sung hoặc thỏa thuận kỹ thuật chuyên biệt sẽ giúp giảm quy trình và chi phí nhập khẩu cho các sản phẩm này.
Máy in UV là sản phẩm có giá trị cao, thường phải nhập khẩu từ Trung Quốc Việc áp dụng ưu đãi thuế và quy trình thông quan nhanh chóng sẽ giúp Kim Đô tiết kiệm chi phí và thời gian Đàm phán các hiệp định với điều kiện đặc biệt cho ngành công nghệ cao sẽ hỗ trợ Kim Đô trong việc nhập khẩu các thiết bị chuyên dụng mà công ty đang kinh doanh.
2 Mở rộng đàm phán với các quốc gia khác ngoài Trung Quốc
Việt Nam nên thúc đẩy việc đàm phán các hiệp định thương mại tự do (FTA) với các quốc gia phát triển như Hàn Quốc, Nhật Bản, EU và Mỹ nhằm đa dạng hóa nguồn nhập khẩu thiết bị công nghệ cao.
Trung Quốc hiện là thị trường nhập khẩu chủ yếu của Kim Đô, nhưng việc phụ thuộc quá mức vào một thị trường có thể gây rủi ro cho chuỗi cung ứng Ký kết hiệp định với các quốc gia khác giúp Kim Đô mở rộng nguồn cung thiết bị, đảm bảo sự ổn định và đa dạng hóa lựa chọn về chất lượng lẫn giá cả.
Trong ngắn hạn, việc mở rộng các điều khoản của ACFTA hoặc ký kết thêm thỏa thuận thương mại với Trung Quốc là hướng đi phù hợp Trong dài hạn, mở rộng các FTA với các quốc gia khác sẽ mang lại sự linh hoạt và chủ động cho Kim Đô trong việc nhập khẩu thiết bị công nghệ, đảm bảo lợi thế cạnh tranh và giảm thiểu rủi ro từ biến động thị trường hoặc thay đổi chính sách từ một quốc gia duy nhất.
Cục Hải quan Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát quá trình xuất nhập khẩu của doanh nghiệp Do đó, cần kiến nghị Hải quan tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các hoạt động ngoại thương Hiện tại, Việt Nam đang thúc đẩy xuất khẩu, ưu tiên cho các doanh nghiệp xuất khẩu Tuy nhiên, đối với hàng hóa nhập khẩu, Cục Hải quan vẫn thực hiện quy trình thủ tục và kiểm tra hàng hóa rất chặt chẽ.
Cơ quan Hải quan cần rút ngắn thời gian thông quan và giải phóng hàng hóa để giúp doanh nghiệp như công ty Kim Đô nhập khẩu và phân phối hàng đúng kế hoạch, hạn chế chi phí lưu kho Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình thông quan cần được cải thiện, nâng cao chất lượng hệ thống khai báo hải quan điện tử và khai báo C/O điện tử nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu tiếp xúc trực tiếp giữa cán bộ hải quan và người làm thủ tục trong bối cảnh Covid Hải quan cũng cần hỗ trợ doanh nghiệp khi gặp vướng mắc về hồ sơ pháp lý, cung cấp tư vấn và hướng dẫn kịp thời Công ty TNHH XNK TBCN Kim Đô hiện đang sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử phổ biến và tiện lợi Ngoài Hải quan, các cơ quan nhà nước khác như Bộ Công thương, Bộ Khoa học công nghệ cũng cần phối hợp với doanh nghiệp để giải quyết vướng mắc và hướng dẫn thủ tục hồ sơ trong quá trình nhập khẩu Mỗi cơ quan cần hoạt động khách quan, công tâm và nâng cao tinh thần chống hối lộ, thiếu minh bạch để hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Để phát triển ngành nhập khẩu tại Việt Nam, cần xây dựng một hành lang pháp lý thông thoáng hơn Hiện tại, chính phủ đang kiểm soát chặt chẽ các lô hàng nhập khẩu nhằm bảo vệ doanh nghiệp trong nước Để hỗ trợ doanh nghiệp nhập khẩu, chính phủ nên cải thiện hệ thống pháp luật theo hướng đơn giản hóa, đồng thời vẫn đảm bảo tính chặt chẽ Việc hợp lý hóa các quy trình xử lý dữ liệu và giảm bớt thủ tục rườm rà sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp thương mại quốc tế.
Nhà nước cần tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc để phát triển kinh tế - xã hội Cần có chính sách hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận đối tác và thị trường quốc tế thông qua việc tham gia hội chợ thương mại và triển lãm quốc tế Ngoài ra, tổ chức diễn đàn thông tin kinh tế thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh tế trong và ngoài nước, cũng như dự đoán xu hướng thị trường, từ đó xây dựng kế hoạch nhập khẩu hợp lý và giảm thiểu rủi ro.
Trong quá trình quản trị quy trình nhập khẩu máy in UV tại công ty Kim Đô, tác giả nhận thấy quy trình này tương đối hoàn chỉnh nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế như sai sót trong chuẩn bị chứng từ, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận, và ảnh hưởng từ yếu tố khách quan như cơ sở hạ tầng và biến động quốc tế Do đó, cần cải thiện kỹ năng nhân viên, tăng cường liên kết giữa các bộ phận và chủ động ứng phó với thách thức bên ngoài.