slide phan tich cong viec ppt

thu thập thông tin, tư liệu.Tiến hành thu thập thông tin, tư liệu đã phân tích Sử dụng các thông tin thu thập để hoàn thành Bảng mô tả và yêu cầu công việc Xác đinhj những công việc cần

Nguyễn Lưu Hương Bình

Lê Như Duyên

Trần Thị Thu Hiếu Nguyễn Quốc Dũng

Võ Thị Đông

Lê Thị Nguyên Hòa Ngô Văn Úc

NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH

1Khái quát về Phân tích công việc

2Quy trình thực hiện

3Phương pháp thu thập thông tin

Bài tập tình huống

Tình huống nghiên cứu

4

Khái niệm

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu, thông tin, và tiến hành đánh giá một cách hệ thống các thông tin, tư liệu quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.

Phần 1: Khái quát về Phân tích công việc

Dự a trê n

cơ s

ở

ôn g tin c

nh x ác

ầy đ ủ.

Dự a t rên cơ

Yêu cầu của phân

Cung c ấp các

thông tin về nhữn

g yêu cầu, đặc đi ểm củ a công

việc

Giúp nhà quả

n trị tạo r

a sự phố i

hợp đồn

g bộ giữ

a cá

c bộ phậ ncơ

cấu t rong doa

nh n ghiệ p

Giúp nhà quản trị đánh giá được chính xác yêu cầu của các công việc

Là công cụ hữu hiệu g

trong doanh nghiệp

VAI TRÒ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

 Những công việc là nền tảng cho thành công của tổ chức

các công việc mới với nhau

CÔNG VIỆC NÀO CẦN PHÂN TÍCH

NỘI DUNG TRÌNH TỰ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

thu thập thông tin, tư liệu.

Tiến hành thu thập thông tin, tư liệu đã phân tích

Sử dụng các thông tin thu thập để hoàn thành Bảng mô tả và yêu cầu công việc

Xác đinhj những công việc cần phân tích

TRÌNH TỰ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Phương pháp Nhật ký công việc

Phương pháp quan sát

Phương pháp Ghi chép các sự kiện quan trọng

CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG

ViỆC

Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp Bảng câu hỏi

Phương pháp Hội thảo chuyên gia

Ưu điểm

 Linh hoạt.

 Cho cơ hội giao lưu, giải thích

các yêu cầu và chức năng của

công việc.

 Nhà quản lý nắm được tâm tư,

nguyện vọng của nhân viên.

 Nhân viên nắm được yêu cầu

 Tốn nhiều thời gian.

 Phỏng vấn viên không biết cách phỏng vấn.

Khuyết điểm

Phương Pháp Phỏng Vấn

 Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn.

 Chọn người được phỏng vấn giỏi

 Thiết lập mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn và giải thích

rõ mục đích phỏng vấn

 Đặt câu hỏi và gợi ý rõ ràng

 Cơ cấu thông tin cần thu thập phải hợp lý

 Kiểm tra lại tính chính xác của thông tin với người được phỏng vấn

 Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn

 Chọn người được phỏng vấn giỏi

 Thiết lập mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn và giải thích

rõ mục đích phỏng vấn

 Đặt câu hỏi và gợi ý rõ ràng

 Cơ cấu thông tin cần thu thập phải hợp lý

 Kiểm tra lại tính chính xác của thông tin với người được phỏng vấn

BIỆN PHÁP NÂNG CAO

CHẤT LƯỢNG PHỎNG

VẤN

Phương Pháp Phỏng Vấn

Ưu điểm Khuyết điểm

 Thông tin thu được có thể không chính xác hoặc tính chính xác thấp.

 Có thể không thu lại được nhiều phiếu.

 Có thể số câu hỏi được trả lời không nhiều.

Khuyết điểm

 Là phương pháp hữu hiệu nhất

để thu thập thông tin phân tích

công việc.

 Cung cấp thông tin nhanh hơn

và dễ thực hiện hơn so với hình

thức phỏng vấn.

 Hỏi được nhiều người.

 Hỏi được nhiều câu hỏi.

Phương Pháp Bảng Câu Hỏi

 Cấu trúc của các câu hỏi

 Đặt câu hỏi đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời ngắn gọn

 Thực hiện bản câu hỏi ngay tại nơi làm việc

 Cấu trúc của các câu hỏi

 Đặt câu hỏi đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời ngắn gọn

 Thực hiện bản câu hỏi ngay tại nơi làm việc

BIỆN PHÁP NÂNG CAO

CHẤT LƯỢNG BẢNG CÂU

HỎI

Phương Pháp Bảng Câu Hỏi

 Sử dụng hữu hiệu đối với các

công việc có thể đo lường, dễ

quan sát thấy.

Ưu điểm

Phương Pháp Quan sát tại nơi làm việc

 Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật khác: quay phim, đèn chiếu, đồng hồ bấm giây.

 Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh

 Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc

 Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật khác: quay phim, đèn chiếu, đồng hồ bấm giây

 Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh

 Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc

BIỆN PHÁP NÂNG CAO

CHẤT LƯỢNG THU THẬP

THÔNG TIN

Phương Pháp Quan sát tại nơi làm việc

Không phải tất cả mọi người đều dành thời gian cho hoạt động nghiên cứu và thu thập dữ liệu Bên cạnh yêu cầu về kỹ năng thu thập các thông tin cơ bản cũng cần có một số yêu cầu tối thiểu khác là sự tỉ mỉ, chính xác và tính kiên trì khi thực hiện công việc này.

Nếu bạn thiếu tự tin về các kỹ năng yêu cầu, bạn cần có một người hoặc một nhóm hay một nhân viên giúp việc cùng làm công việc này Chia sẻ nhiệm vụ thu thập

dữ liệu với họ Hãy nhớ rằng bạn đang cần một khối lượng dữ liệu rất lớn

Bạn cũng có thể thấy rằng phiếu điều tra, hoặc bảng mẫu này là quá chi tiết Hãy cứ làm và thiết kế lại phiếu điều tra hoặc biểu mẫu cho phù hợp với công ty bạn Điều chỉnh những phần mà bạn thấy là sử dụng có ích nhất

Một lưu ý cuối cùng , bạn cần thu thập số liệu một cách thực sự Không có cách nào khác cả

NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG VIỆC

thu thập thông tin

Bảng mô tả công việc

Là văn bản giải thích về những

nhiệm vụ trách nhiệm, điều kiện

làm việc và những vấn đề có liên

quan đến một công việc cụ thể nào

đó, các nhiệm vụ chủ yếu đã hoàn

quan đến một công việc cụ thể nào

đó, các nhiệm vụ chủ yếu đã hoàn

thành

Bảng yêu cầu đối với người thực hiện

Là văn bản liệt kê những yêu cầu

về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các

kỹ năng khác và các đặc điểm cá

nhân thích hợp nhất cho công việc

Bảng yêu cầu đối với người thực hiện

Là văn bản liệt kê những yêu cầu

về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các

kỹ năng khác và các đặc điểm cá

nhân thích hợp nhất cho công việc

Sản phẩm của Phân tích công việc

Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc

Là hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của

sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bảng mô tả công việc.

Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc

Là hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của

sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bảng mô tả công việc.

 Nhận diện công việc: tên, mã số, cấp bậc, nhân viên thực hiện, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện, người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả công việc.

 Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì.

 Các mối quan hệ khi thực hiện công việc (trong và ngoài doanh nghiệp).

 Chức năng, trách nhiệm trong công việc.

 Quyền hành của người thực hiện công việc.

 Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: như tiêu chuẩn về số lượng sản phẩm, khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày,…

 Điều kiện làm việc: những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng

ồn, sự may rủi trong công việc,…

 Nhận diện công việc: tên, mã số, cấp bậc, nhân viên thực hiện, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện, người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả công việc.

 Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì.

 Các mối quan hệ khi thực hiện công việc (trong và ngoài doanh nghiệp).

 Chức năng, trách nhiệm trong công việc.

 Quyền hành của người thực hiện công việc.

 Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: như tiêu chuẩn về số lượng sản phẩm, khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày,…

 Điều kiện làm việc: những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng

ồn, sự may rủi trong công việc,…

NỘI DUNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

NỘI DUNG BẢNG TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

VÍ DỤ

 Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến công việc như biết ghi tốt ký, đánh máy…

 Kinh nghiệm công tác

 Các kỹ năng làm việc với ngươi khác, với máy móc thiết bị, và thông tin, dữ liệu

 Các phẩm chất cá nhân cần thiết để bảo đảm thực hiện công việc thành công

 Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân…

 Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến công việc như biết ghi tốt ký, đánh máy…

 Kinh nghiệm công tác

 Các kỹ năng làm việc với ngươi khác, với máy móc thiết bị, và thông tin, dữ liệu

 Các phẩm chất cá nhân cần thiết để bảo đảm thực hiện công việc thành công

 Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân…

Thank You !

NHÓM 4 XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN CÔ VÀ CÁC

BẠN ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE!

THÔNG TIN CẦN

THU THẬP

THÔNG TIN CẦN

THU THẬP

Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc

Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên

Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có

Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc

NHỮNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG PHÂN TÍCH CÔNG

VIỆC

Vì sao không nhận ra NV giỏi?

Không biết tiêu chí

để xác định

Thiếu hệ thống đánh giá

Không biết cách đánh giá

Mô hình ASK trong việc đánh giá Năng lực