Môn học phân tích thiết kế hệ thống Đề tài xây dựng Ứng dụng hỗ trợ quản lý bán hàng shop hoa tươi hà – tâm

Sau khi nhận hàng từ NCC, nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra hàng, nếu khớp với yêu cầu nhập hàng thì lập hoá đơn nhập hàng gồm mã hóa đơn nhập hàng, tên người giao, thuộc NCC nào và các thô

ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TP.HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Đề tài:

MÔN HỌC:

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG ỨNG DỤNG HỖ TRỢ QUẢN LÝ

BÁN HÀNG SHOP HOA TƯƠI

HÀ – TÂM

 Sinh viên thực hiện :

+ Sinh viên 1: : 2121160066 Nguyễn Đình Hà

+ Sinh viên 2: : 0123456789 Nguyễn Phước Tâm

 Giảng viên hướng dẫn : Lưu Hữu Phước

 Lớp : C21A.TH2

Tp.Hồ Chí Minh, tháng 05, năm 2023

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, CNTT đã và đang đóng vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế, xã hội của nhiều quốc gia trên thế giới, là một phần không thể thiếu trong xã hội năng động, ngày càng hiện đại hoá Vì vậy, việc tin học hoá vào một số lĩnh vực là hoàn toàn có thể và phù hợp với xu hướng hiện nay Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, trong công việc mua và bán hoa, việc quản lý nhập và bán là một việc không thể thiếu Nhằm thay thế một số công việc mà trước đó phải thao tác bằng tay trên giấy tờ đạt hiệu quả không cao, mất nhiều thời gian Vì vậy, chúng em đã thực hiện báo cáo với

đề tài “Xây dựng hỗ trợ quản lý bán hàng shop hoa tươi Hà Tâm” Do trong

khuôn khổ thời gian ngắn, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và kiến thức của bản thân còn hạn chế, nên chúng em rất mong được sự góp ý của thầy và các bạn trong lớp, để đề tài nghiên cứu của chúng em ngày càng hoàn thiện hơn và được ứng dụng trong thực tế

Xin chân thành cảm ơn !

Phần I MÔ TẢ HỆ THỐNG

 Các hoạt động và nguyên tắc quản lý:

Trong quá trình khảo sát thực tế tại cửa hàng hoa chúng tôi đã thu thập được các thông tin Việc quản lý kinh doanh được dựa trên các nguyên tắc chung từ việc nhập hàng, bán hàng, kiểm hàng, tạo các báo cáo tổng kết theo định kỳ Sau đây là các nguyên tắc quản lý:

1)Nhập hàng

Cửa hàng được cung cấp hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC) với nhiều loại hoa khác nhau như: hoa hồng, hoa lan, hoa tulip, hoa cúc, hoa cẩm chướng Khi cửa hàng hết hàng hoặc có nhu cầu muốn cung cấp thêm hàng mới thì chủ cửa hàng sẽ liên hệ với NCC và yêu cầu NCC gửi thông tin chi tiết về các loại hoa mà NCC đang có và bảng báo giá của từng loại hoa Sau khi thoả thuận, chủ cửa hàng sẽ có yêu cầu nhập hàng với NCC Sau khi nhận hàng từ NCC, nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra hàng, nếu khớp với yêu cầu nhập hàng thì lập hoá đơn nhập hàng gồm mã hóa đơn nhập hàng, tên người giao, thuộc NCC nào và các thông tin về mặt hàng như số lượng, giá nhập, tổng số tiền thanh toán đồng thời lưu trữ các thông tin về mặt hàng đã nhập vào sổ nhập hàng, ngược lại nếu giao hàng không đúng như yêu cầu thì không nhận hàng Sau đó chuyển hóa đơn nhập hàng cho nhân viên kế toán để thanh toán tiền cho

NCC, nhân viên kế toán sẽ thanh toán tiền cho NCC dựa theo tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn nhập hàng

2)Bán hàng

Khi nhân viên nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng, nhân viên sẽ cho khách hàng xem bảng giá của các mặt hàng Sau khi tham khảo, nếu khách hàng có yêu cầu mua hàng thì nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra xem số lượng hàng còn trong cửa hàng

có đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng hay không Nếu không thì phải xin lỗi và từ chối yêu cầu mua hàng của khách hàng Nếu đủ thì mới chấp nhận yêu cầu của khách hàng và lập hóa đơn bán hàng gồm mã hóa đơn, tên khách hàng, địa chỉ, sdt, tên mặt hàng bán, số lượng, giá bán, tổng số tiền phải thanh toán Đồng thời thêm mới hoặc cập nhật các thông tin của khách hàng vào sổ khách hàng Sau đó thực hiện thanh toán với khách hàng dựa trên tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn bán hàng Sau khi khách hàng đã thanh toán đầy đủ thì giao hàng cho khách hàng Nếu khách hàng có yêu cầu giao hàng thì chuyển cho nhân viên giao hàng lập phiếu giao hàng và giao hàng theo như yêu cầu của nhân viên giao hàng lập phiếu giao hàng và giao hàng theo yêu cầu của khách hàng Sau đó chuyển hóa đơn bán hàng và tiền khách hàng đã thanh toán cho nhân viên kế toán

3)Kiểm hàng

Sau một thời gian bán hàng nhân viên quản lí cửa hàng có trách nhiệm kiểm tra xem mặt hàng nào bán không được và bị hư hỏng thì yêu cầu nhân viên kiểm tra số lượng

và lập phiếu hủy hàng tồn sau đó hủy hàng và lưu trữ các thông tin về mặt hàng đã hủy vào sổ hủy hàng, đồng thời yêu cầu nhân viên kiểm tra số lượng hàng tồn trong cửa hàng và lập phiếu kiểm hàng tồn sau đó lưu trữ các thông tin về mặt hàng tồn vào sổ hàng tồn

4)Báo cáo

Báo cáo được trình lên theo tuần hoặc theo tháng do chủ cửa hàng yêu cầu, quản lý cửa hàng phải lập báo cáo về quá trình nhập hàng, bán hàng, giải quyết hàng tồn và doanh thu của cửa hàng dựa theo những chi tiết trong sổ nhập hàng, sổ xuất hàng, sổ hủy hàng và sổ hàng tồn

Phần II PHÂN TÍCH

A Các biểu mẫu hóa đơn

1.Hóa đơn nhập hàng

2.Hóa đơn bán hàng

3.Phiếu giao hàng

4.Phiếu kiểm hàng tồn

5.Phiếu hủy hàng tồn

B Mô tả chi tiết các chức năng

1)Nhập hàng

1.1)_Yêu cầu nhập hàng : Khi cửa hàng hết hàng hoặc có nhu cầu muốn cung cấp

thêm hàng mới thì chủ cửa hàng sẽ có yêu cầu nhập hàng với NCC

1.2)_Kiểm tra hàng : Khi NCC giao hàng, nhân viên cửa hàng có trách nhiệm kiểm

tra hàng, đối chiếu hàng nhận với yêu cầu nhập hàng, xác nhận về mặt chất lượng, số

1.3)_Lập hoá đơn nhập hàng : Sau kiểm tra hàng, nếu khớp thì xác nhận và lập hoá

đơn nhập hàng và chuyển cho nhân viên kế toán để làm thủ tục thanh toán với NCC

1.4)_Thanh toán : Khi nhận được yêu cầu thanh toán, nhân viên kế toán sẽ thanh

toán tiền cho NCC dựa theo tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn nhập hàng

1.5)_Vào sổ nhập hàng : Khi nhập hàng vào cửa hàng thì nhân viên cửa hàng sẽ cập

nhật danh mục hàng hoá đã nhập vào sổ nhập hàng

2)_BÁN HÀNG

2.1)_Tiếp nhận yêu cầu : Khách hàng có yêu cầu mua hàng, khách hàng sẽ tham khảo bảng giá từ cửa hàng Nhân viên cửa hàng sẽ có trách nhiệm ti ếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng, giải thích các thắc mắc và tư vấn cho khách hàng

2.2)_Kiểm tra số lượng hàng : Nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra xem số lượng hàng còn trong cửa hàng có đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng không Nếu không

thì xin chối yêu cầu mua hàng của khách hàng

2.3)_Lập hoá đơn bán hàng : Nếu số lượng hàng trong cửa hàng đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì mới chấp nhận yêu cầu của khách hàng và lập hóa đơn bán hàng

2.4)_Vào sổ khách hàng : Sau khi lập hóa đơn bán hàng, nhân viên cửa hàng sẽ cập nhật hay lưu trữ thông tin khách hàng vào sổ khách hàng Để cửa hàng có thông tin của khách hàng khi cần liên hệ

2.5)_Thanh toán : Nhân viên bán hàng thực hiện thanh toán với khách hàng dựa trên tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn bán hàng

2.6)_Vào sổ xuất hàng : Sau khi khách hàng đã thanh toán đầy đủ thì giao hàng cho khách Và phải cập nhật danh mục hàng đã bán vào sổ xuất hàng

3)_KIỂM HÀNG

3.1)_Kiểm tra hàng : Sau một thời gian bán hàng nhân viên quản lí cửa hàng có trách nhiệm kiểm tra xem mặt hàng nào bán không được và bị hư hỏng

3.2)_Lập phiếu hủy hàng tồn : Nhân viên kiểm tra số lượng và lập phiếu hủy hàng tồn sau đó hủy hàng

3.3)_Vào sổ hủy hàng : Sau khi hủy hàng thì nhân viên cửa hàng sẽ lưu trữ danh mục hàng hoá đã hủy vào sổ hủy hàng

3.4)_Lập phiếu hàng tồn : Nhân viên kiểm tra số lượng hàng tồn trong cửa hàng và lập phiếu kiểm hàng tồn

3.5)_Vào sổ hàng tồn : Cập nhật danh mục hàng hoá tồn vào sổ hàng tồn

4)_BÁO CÁO

4.1)_Báo cáo : Lập báo cáo là công việ c diễn ra định kì theo tuần hoặc theo tháng, khi có yêu cầu của chủ cửa hàng, nhân viên quản lý cửa hàng phải đưa ra được các báo cáo theo yêu cầu của chủ cửa hàng một cách nhanh nhất và đảm bảo chính xác

Phần III BIỂU ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG

X Từ điển dòng dữ liệu

1)NhaCC(MaNCC,TenNCC,Diachi,SDT)50

 Mỗi nhà cung cấp cần có 1 MaNCC để phân biệt các nhà cung cấp, tên nhà cung cấp,địa chỉ,số điện thoại

2)KhachHang(MaKH,TenKH,Diachi,SDT)

 Mỗi khách hàng cần có 1 MaKH để phân biệt các khách hàng, tên khách hàng,địa chỉ,số điện thoại

3)HangHoa(MaHH,TenHH,Loai)

 Mỗi hàng hóa phải 1 MaHH để phân biệt các hàng hóa, tên hàng hóa, loại

4)HoaDon(SoHD,Ngaylap,#MaNV,#MaKH)

 Mỗi hóa dơn phải có SoHD để phân biệt giữa các h óa đơn,ngày lập,mã khách hàng,mã nhân viên lập hóa đơn

5)PhieuNhap(SoPN,Ngaynhap,#MaNV,#MaNCC)

 Mỗi phiếu nhập phải có SoPN để phân biệt giữa các phiếu nhập,ngày nhập,mã nhân viên,mã nhà cung cấp

 Mỗi phiếu hủy phải có SoPH để phân biệt giữa các phiếu hủy,ngày hủy và mã nhân viên

7)PhieuTon(MaPT,Ngaykt,#MaNV)

 Mỗi phiếu tồn phải có SoPT để phân biệt giữa các phiếu tồn,ngày kiểm tra và mã nhân viên

8)ChiTietHD(#SoHD,#MaHH,Soluong,Dongia)

 Mỗi chi tiết hóa đơn phải coSoHD và MaHH để phân biệt chi tiết từng loại hoa

về số lượng bán và đơn giá bán

9)ChiTietPN(#SoPN,#MaHH,Soluong,Dongia)

 Mỗi chi tiết phiếu nhập phải coSoPN và MaHH để phân biệt chi tiết từng loại hoa về số lượng nhập và đơn giá nhập

 Mỗi chi tiết phiếu hủy phải coSoPH và MaHH để phân biệt chi tiết từng loại hoa về số lượng hủy

11)ChiTietPT(#MaPT,#MaHH,Soluong)

 Mỗi chi tiết phiếu tồn phải coSoPT và MaHH để phân biệt chi tiết từng loại hoa

về số lượng tồn

12)

NhanVien(MaNV,TenNV,Diachi,NgaySinh,Ngayvaolam,SDT,Chucvu,Luong)

 Mỗi nhân viên phải có MaNV để phân biệt giữa các nhân viên,tên nhân viên,địa chỉ ,ngày sinh ,ngày vào làm,số điện thoại, chức vụ và lương

13)PhieuGiaoHang(SoPGH,Tennguoinhan,Diachi,SDT,TinhTrang,#SoHD,#Ma NV)

 Mỗi phiếu giao hàng phải có 1 SoPGH để phân biệt giữa các phiếu giao,tên ,địa chỉ,số điện thoại của người nhận hoa,tình trạng hoa,số hóa đơn và mã nhân viên