QUY TRÌNH ĐẢM BẢO AN NINH NÔNG NGHIỆP

Kiểm Tra Dấu Nhận Dạng ISPM 15 Trên WPM - Mô tả: Việc kiểm tra dấu ISPM 15 là rất quan trọng để xác nhận rằng WPM đã tuân thủ yêu cầu kiểm dịch thực vật quốc tế, giúp đảm bảo hàng hóa kh

CÔNG TY TNHH GREEN VISION SOLUTION

QUY TRÌNH ĐẢM BẢO AN NINH NÔNG NGHIỆP

AGRICULTURAL SECURITY ENSURE

PROCEDURE

Mã số: QT-AN-08-001 Lần ban hành: 01

Ngày ban hành: 01.10.2024

Trang: 1/9

SOẠN THẢO DRAFTED BY

KIỂM TRA CHECKED BY

PHÊ DUYỆT APPROVED BY

QUẢN LÝ THAY ĐỔI Ngày/ tháng/

I MỤC ĐÍCH

Thiết lập và triển khai quy trình chi tiết nhằm đảm bảo việc sử dụng và quản lý Vật Liệu Đóng Gói Bằng Gỗ (WPM) an toàn, ngăn ngừa ô nhiễm dịch hại trong chuỗi cung ứng theo yêu cầu của CTPAT và tiêu chuẩn ISPM 15

II PHẠM VI ÁP DỤNG

1 Quy trình này áp dụng cho toàn bộ các hoạt động nhập khẩu, xuất khẩu, lưu trữ, vận chuyển

và xử lý vật liệu đóng gói bằng gỗ (WPM) tại tất cả các kho bãi và cơ sở sản xuất của công

ty

2 Quy trình này cũng áp dụng đối với tất cả các nhân viên, nhà cung cấp, và đối tác tham gia vào chuỗi cung ứng của công ty

III KHÁI NIỆM/ ĐỊNH NGHĨA

1 An Ninh Nông Nghiệp (Agricultural Security): Đây là các biện pháp an ninh nhằm ngăn

chặn sự xâm nhập của dịch hại từ động vật, thực vật, và các yếu tố sinh học khác vào chuỗi cung ứng, nhằm bảo vệ an toàn cho sản phẩm, nhân lực, và môi trường

2 Vật Liệu Đóng Gói Bằng Gỗ (WPM - Wood Packaging Material): Vật liệu được làm từ

gỗ không qua xử lý hoặc chế biến, bao gồm pallet, thùng, hộp, cuộn, chèn lót, ván dăm, và các loại vật liệu hỗ trợ khác Các loại WPM này có nguy cơ chứa các sinh vật gây hại nếu không được xử lý đúng cách

3 ISPM 15 (International Standards for Phytosanitary Measures No 15): Đây là tiêu

chuẩn quốc tế được ban hành bởi Tổ chức Bảo vệ Thực vật Quốc tế (IPPC) nhằm kiểm soát

và ngăn chặn dịch hại trên các sản phẩm gỗ được sử dụng trong thương mại quốc tế ISPM 15 yêu cầu WPM phải được xử lý bằng nhiệt (HT) hoặc bằng methyl bromide (MB) và phải có dấu hiệu nhận dạng ISPM 15 trên sản phẩm

4 Dấu Nhận Dạng ISPM 15: Đây là một con dấu đặc biệt trên WPM để chứng minh rằng vật

liệu đã được xử lý theo yêu cầu của ISPM 15 Dấu bao gồm mã quốc gia, số nhận dạng của nhà sản xuất hoặc nhà xử lý, và loại xử lý (HT hoặc MB)

5 Ô Nhiễm Dịch Hại (Pest Contamination): Sự hiện diện của các loại động vật (côn trùng,

sâu bệnh) hoặc các sản phẩm từ thực vật (như trái cây, hạt giống, cây cỏ) trên WPM hoặc hàng hóa có thể gây hại cho chuỗi cung ứng Ô nhiễm dịch hại có thể là trứng, ấu trùng, cành cây, hoặc bất kỳ loại vật liệu hữu cơ nào không thuộc về hàng hóa được kê khai

6 Chuỗi Cung Ứng An Toàn (Secure Supply Chain): Đây là hệ thống đảm bảo mọi mắt xích

trong quá trình sản xuất, vận chuyển và phân phối hàng hóa được bảo vệ an toàn, ngăn chặn rủi ro ô nhiễm dịch hại và nguy cơ an ninh

IV QUY TRÌNH THỰC HIỆN

1 TIẾP NHẬN VÀ KIỂM TRA BAN ĐẦU WPM

1.1 Tiếp Nhận WPM Tại Cổng Bảo Vệ

- Mô tả: Mỗi lần vật liệu đóng gói bằng gỗ (WPM) được đưa vào cơ sở, nhân viên bảo

vệ tại cổng có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ đi kèm Cần đảm bảo rằng WPM tuân thủ tiêu chuẩn ISPM 15 để ngăn chặn nguy cơ ô nhiễm dịch hại

- Quy trình:

 Kiểm tra giấy chứng nhận ISPM 15 của WPM đi kèm với lô hàng

 Xác minh rằng giấy chứng nhận thể hiện WPM đã được xử lý bằng nhiệt (HT) hoặc methyl bromide (MB)

 Đảm bảo có dấu ISPM 15 in rõ trên WPM

- Ví dụ:

 Khi một lô hàng pallet gỗ đến cơ sở, nhân viên bảo vệ kiểm tra rằng mỗi pallet có dấu ISPM 15 với các ký hiệu như “US-12345 HT” “US” biểu thị mã quốc gia,

“12345” là số nhận dạng của nhà sản xuất và “HT” biểu thị rằng vật liệu đã được

xử lý bằng nhiệt

1.2 Kiểm Tra Dấu Nhận Dạng ISPM 15 Trên WPM

- Mô tả: Việc kiểm tra dấu ISPM 15 là rất quan trọng để xác nhận rằng WPM đã tuân

thủ yêu cầu kiểm dịch thực vật quốc tế, giúp đảm bảo hàng hóa không bị lây nhiễm dịch hại từ vật liệu đóng gói

- Quy trình:

 Kiểm tra dấu ISPM 15 để đảm bảo rằng dấu hiệu rõ ràng, bao gồm mã quốc gia,

số nhận dạng của nhà sản xuất và loại xử lý (HT hoặc MB)

 Kiểm tra kỹ dấu để đảm bảo không có dấu hiệu bị mờ, trầy xước, hoặc tẩy xóa

- Ví dụ:

 Nếu nhân viên phát hiện một pallet có dấu ISPM 15 nhưng chữ “HT” bị mờ và không đọc được, họ phải ghi nhận lại và tiến hành kiểm tra kỹ hơn để đảm bảo rằng dấu vẫn còn hiệu lực và không có dấu hiệu giả mạo

1.3 Xử Lý WPM Không Đạt Tiêu Chuẩn

- Mô tả: Nếu WPM không đáp ứng tiêu chuẩn ISPM 15 hoặc có dấu hiệu bị chỉnh sửa,

cần có hành động ngay lập tức để đảm bảo không có vật liệu không an toàn nào được đưa vào chuỗi cung ứng

- Quy trình:

 Nếu WPM không có dấu ISPM 15 hoặc có dấu hiệu tẩy xóa, yêu cầu nhà cung cấp đưa WPM ra khỏi cơ sở ngay lập tức

 Lập biên bản từ chối nhận hàng, ghi rõ lý do từ chối và thông tin chi tiết về lô hàng

 Báo cáo sự việc cho cấp quản lý để có biện pháp xử lý bổ sung hoặc phản hồi lại cho nhà cung cấp

- Ví dụ Cụ thể:

 Khi một lô hàng có WPM mà không có dấu ISPM 15, nhân viên bảo vệ sẽ lập tức

từ chối lô hàng, yêu cầu nhà cung cấp thay thế bằng vật liệu đã được xử lý đúng cách và lập biên bản ghi lại sự việc Biên bản này sẽ được lưu trữ để làm tài liệu

và cung cấp cho quản lý để xem xét các biện pháp tiếp theo

1.4 Lưu ý khi kiểm tra dấu ISPM 15 trên WPM

Theo tiêu chuẩn ISPM15: tất cả WPM phải được đóng dấu theo đúng quy định cụ thể như sau:

mặt trên-dưới vì người kiểm tra không thể thấy được mặt dưới của WPM)

Việt Nam, màu sử dụng thông thường là màu xanh da trời

nắp … Và đảm bảo thể hiện rõ nét đủ các ký tự có bên trong con dấu

Các trường hợp đống dấu đạt

Các trường hợp đóng dấu như sau được xem là không đạt:

Lưu ý: nếu thực hiện không đúng hướng dẫn hoặc vi phạm các quy chuẩn của ISPM 15, khách hàng có thể sẽ bị khiếu nại bồi thường hoặc phạt nặng hơn là trả hàng về …

2 KIỂM TRA VÀ GIÁM SÁT ĐỊNH KỲ TÌNH TRẠNG WPM TRONG KHO

2.1 Kiểm Tra Định Kỳ WPM Để Phát Hiện Ô Nhiễm Dịch Hại

- Mô tả:

 Để đảm bảo WPM không gây ô nhiễm dịch hại cho hàng hóa, cần kiểm tra định kỳ các dấu hiệu ô nhiễm như trứng, côn trùng hoặc các dấu vết gặm nhấm Những dấu hiệu này có thể chỉ ra nguy cơ ô nhiễm dịch hại, ảnh hưởng đến an toàn của chuỗi cung ứng

- Quy trình:

 Thực hiện kiểm tra định kỳ các lô WPM trong kho, đặc biệt chú ý kiểm tra các khe hở, rãnh hoặc lỗ nhỏ trên bề mặt WPM

 Sử dụng đèn pin và kính lúp nếu cần thiết để kiểm tra kỹ các điểm mà dịch hại có thể ẩn náu, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ dấu hiệu nào

- Ví dụ Cụ thể:

 Trong một cuộc kiểm tra, nhân viên giám sát phát hiện vết gặm nhấm trên pallet

gỗ Họ phải ghi nhận và báo cáo sự cố ngay lập tức, sau đó thực hiện cách ly WPM bị nghi ngờ để xử lý

2.2 Xử Lý WPM Bị Nhiễm Dịch Hại

- Mô tả: Nếu phát hiện dấu hiệu ô nhiễm dịch hại trên WPM, cần tiến hành cách ly

WPM ngay lập tức và xử lý kịp thời để tránh lây lan

- Quy trình:

 Khi phát hiện ô nhiễm dịch hại, cách ly WPM tại khu vực riêng biệt để ngăn ngừa lây lan đến các lô hàng khác

 Gọi đơn vị chuyên nghiệp xử lý dịch hại hoặc tuân thủ hướng dẫn của IPPC để xử

lý Đảm bảo tất cả các dấu hiệu dịch hại được loại bỏ hoàn toàn trước khi WPM được đưa trở lại kho

- Ví dụ Cụ thể:

 Khi phát hiện một pallet gỗ có trứng côn trùng, nhân viên giám sát cách ly pallet

đó trong khu vực riêng biệt và yêu cầu đội chuyên nghiệp xử lý dịch hại Sau khi

xử lý xong, nhân viên kiểm tra lại để đảm bảo không còn dấu hiệu của dịch hại

2.3 Ghi Chép Tình Trạng WPM

- Mô tả: Mỗi cuộc kiểm tra WPM cần được ghi chép lại cẩn thận để theo dõi tình trạng

của WPM và các biện pháp đã thực hiện Ghi chép đầy đủ giúp quản lý chất lượng WPM và phục vụ cho việc báo cáo, điều tra khi cần

- Quy trình:

 Sau mỗi cuộc kiểm tra, ghi lại tình trạng của từng lô WPM vào nhật ký kiểm tra

 Các thông tin cần ghi bao gồm: ngày giờ kiểm tra, tình trạng WPM, dấu hiệu ô nhiễm (nếu có), và biện pháp xử lý (nếu cần)

- Ví dụ Cụ thể:

 Trong nhật ký kiểm tra, nhân viên giám sát ghi lại rằng vào ngày 10/10/2023, một

lô pallet gỗ được phát hiện có vết côn trùng và đã cách ly để xử lý dịch hại Thông tin này sẽ giúp theo dõi và kiểm tra lại lô hàng sau khi xử lý

3 KIỂM SOÁT WPM TRONG QUÁ TRÌNH VẬN CHUYỂN

3.1 Đảm Bảo Chất Lượng WPM Trước Khi Đóng Hàng

- Mô tả: Trước khi đóng hàng, cần đảm bảo rằng WPM (Wood Packaging Materials)

đáp ứng các tiêu chuẩn an ninh nông nghiệp và không bị ô nhiễm bởi bất kỳ vật liệu hữu cơ nào Việc kiểm tra này giúp ngăn ngừa sự lây lan của các dịch hại hoặc chất gây ô nhiễm

- Quy trình:

 Trước khi đóng hàng, nhân viên phụ trách tiến hành kiểm tra WPM để đảm bảo chúng vẫn còn nguyên vẹn và đáp ứng các yêu cầu về an ninh nông nghiệp

 Loại bỏ các vật liệu hữu cơ bám trên WPM, như đất, cành cây hoặc bất kỳ chất thải động vật nào

 Nếu WPM không đạt yêu cầu, tiến hành xử lý hoặc thay thế trước khi đóng hàng

để đảm bảo chất lượng

- Ví dụ Cụ thể:

 Trong quá trình kiểm tra trước khi đóng hàng, nhân viên phát hiện một pallet gỗ

có vết bẩn từ đất Họ loại bỏ đất, làm sạch pallet và đảm bảo pallet đáp ứng tiêu chuẩn an ninh trước khi cho vào container

3.2 Niêm Phong và Bảo Vệ WPM Trong Vận Chuyển

- Mô tả: Để ngăn ngừa tiếp xúc của WPM với môi trường bên ngoài, WPM phải được

đóng gói chắc chắn và niêm phong nếu cần Nhãn kiểm tra phải hiển thị rõ ràng để người nhận dễ dàng nhận biết rằng WPM đã qua kiểm tra và an toàn

- Quy trình:

 Đóng gói WPM một cách chắc chắn và niêm phong nếu cần thiết để ngăn ngừa tiếp xúc với các yếu tố bên ngoài trong quá trình vận chuyển

 Gắn nhãn xác nhận rằng WPM đã qua kiểm tra và đáp ứng tiêu chuẩn an toàn, giúp người nhận dễ dàng nhận biết và kiểm tra lại khi cần

- Ví dụ Cụ thể:

 Nhân viên đóng gói đảm bảo tất cả WPM trong lô hàng đều được bọc kín và dán nhãn “Đã kiểm tra – An toàn” trước khi đưa vào container vận chuyển

3.3 Kiểm Tra WPM Khi Hàng Hóa Đến Điểm Đích

- Mô tả: Khi hàng hóa đến điểm đích, cần kiểm tra lại tình trạng WPM để đảm bảo

không có dấu hiệu ô nhiễm hoặc hư hỏng xảy ra trong quá trình vận chuyển Nếu phát hiện bất kỳ dấu hiệu nào, cần tiến hành xử lý ngay

- Quy trình:

 Nhân viên kiểm tra WPM khi hàng hóa đến điểm đích để đảm bảo rằng WPM không bị hư hại hoặc ô nhiễm

 Ghi nhận lại tình trạng WPM và báo cáo nếu phát hiện có bất kỳ dấu hiệu ô nhiễm hoặc hư hỏng nào

 Thực hiện xử lý theo quy định và báo cáo lên cấp quản lý nếu tình trạng WPM không đạt yêu cầu

- Ví dụ Cụ thể:

 Khi hàng hóa đến điểm đích, nhân viên kiểm tra phát hiện một pallet bị hư hại với dấu vết của côn trùng Họ lập tức báo cáo, cách ly pallet và tiến hành xử lý theo quy trình đã đề ra

4 ĐÀO TẠO VÀ TĂNG CƯỜNG NHẬN THỨC VỀ AN NINH NÔNG NGHIỆP

4.1 Đào Tạo Định Kỳ Về ISPM 15 và Các Quy Định Về WPM

- Mô tả: Để đảm bảo tất cả nhân viên liên quan đến quá trình kiểm tra, giám sát và xử

lý WPM (Wood Packaging Materials) đều hiểu rõ và tuân thủ tiêu chuẩn ISPM 15, cần tổ chức các buổi đào tạo định kỳ Nội dung đào tạo phải bao gồm các kỹ năng nhận diện dấu hiệu dịch hại và biện pháp phòng ngừa

- Quy trình:

 Lập kế hoạch và tổ chức các buổi đào tạo định kỳ (hàng quý hoặc nửa năm) cho các nhân viên liên quan, bao gồm bộ phận bảo vệ, kho và vận chuyển

 Nội dung đào tạo phải bao gồm:

 Tổng quan về tiêu chuẩn ISPM 15 và các yêu cầu đối với WPM

 Cách nhận biết các dấu hiệu dịch hại, ví dụ như trứng, côn trùng, vết gặm nhấm

 Các biện pháp phòng ngừa và quy trình xử lý khi phát hiện ô nhiễm dịch hại trên WPM

 Kết thúc mỗi buổi đào tạo, nhân viên phải làm bài kiểm tra ngắn để xác nhận hiểu biết về các quy trình và yêu cầu an ninh nông nghiệp

- Ví dụ Cụ thể:

 Một buổi đào tạo được tổ chức với các chủ đề như nhận diện dấu ISPM 15, kiểm tra dấu hiệu dịch hại, và cách xử lý nếu phát hiện ô nhiễm dịch hại Sau buổi đào tạo, mỗi nhân viên tham gia hoàn thành bài kiểm tra về các quy định ISPM 15 để đảm bảo họ đã hiểu rõ

4.2 Phổ Biến Kiến Thức Về An Ninh Nông Nghiệp Trong Công Ty

- Mô tả:Để nâng cao nhận thức về an ninh nông nghiệp trong toàn bộ công ty, cần phổ

biến các quy định và yêu cầu về an ninh nông nghiệp qua các kênh thông tin nội bộ và đưa các yêu cầu này vào chính sách công ty

- Quy trình:

 Tích hợp các yêu cầu và quy định về an ninh nông nghiệp, bao gồm tiêu chuẩn ISPM 15 và các yêu cầu về WPM, vào các tài liệu chính sách nội bộ và quy trình vận hành của công ty

 Tổ chức các buổi họp phổ biến ngắn gọn về an ninh nông nghiệp cho tất cả nhân viên, không chỉ giới hạn trong các bộ phận liên quan trực tiếp đến WPM, nhằm nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ các yêu cầu này trong toàn công ty

 Đưa nội dung về an ninh nông nghiệp lên các bảng thông báo nội bộ hoặc hệ thống email của công ty, để tất cả nhân viên đều có thể tiếp cận thông tin này một cách thuận tiện

- Ví dụ Cụ thể:

 Phòng Nhân sự phối hợp với Phòng An ninh tổ chức một cuộc họp toàn công ty, trong đó các quy định về an ninh nông nghiệp được giới thiệu và phổ biến Các thông tin chính được chia sẻ qua email công ty, giúp nhân viên nhận thức rõ hơn

về tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy định về WPM và ISPM 15

5 Đánh Giá và Cải Tiến Quy Trình An Ninh Nông Nghiệp

5.1 Đánh Giá Định Kỳ Quy Trình An Ninh Nông Nghiệp

ninh nông nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả và cập nhật quy trình khi cần thiết

thay đổi

5.2 Cải Tiến Dựa Trên Kết Quả Đánh Giá và Phản Hồi Thực Tế

an ninh nếu phát hiện ra lỗ hổng

CTPAT và ISPM 15

V TRÁCH NHIỆM

1 Quản Lý Chuỗi Cung Ứng: Đảm bảo rằng tất cả WPM được kiểm tra theo đúng quy trình và đạt tiêu chuẩn ISPM 15 trước khi nhập kho hoặc vận chuyển

2 Nhân Viên An Ninh: Thực hiện kiểm tra và giám sát thường xuyên WPM để phát hiện các dấu hiệu dịch hại và ngăn chặn mọi nguy cơ gây ô nhiễm chuỗi cung ứng

3 Bộ Phận Nhân Sự: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên liên quan được đào tạo đầy đủ về quy trình

an ninh nông nghiệp và tiêu chuẩn ISPM 15

VI GHI CHÉP VÀ BÁO CÁO

1 Nhật Ký Kiểm Tra WPM

1.1 Nội dung ghi chép:

- Thời gian kiểm tra (ngày, giờ cụ thể)

- Tên và chức vụ của nhân viên thực hiện kiểm tra

- Tình trạng của WPM (có dấu hiệu dịch hại, hư hỏng, hay đạt tiêu chuẩn)

- Các biện pháp xử lý được thực hiện nếu phát hiện dấu hiệu ô nhiễm dịch hại hoặc hư hỏng

1.2 Lưu trữ:

vật lý

đánh giá sau này

1.3 Minh bạch:

định, khi có yêu cầu

2 Báo Cáo Định Kỳ

2.1 Nội dung báo cáo:

cần)

2.2 Định kỳ thực hiện:

2.3 Trình bày:

cần) để dễ hiểu

ứng trước khi gửi đi

VII ĐÁNH GIÁ VÀ CẢI TIẾN

1 Đánh Giá Hàng Năm: Đảm bảo rằng quy trình được đánh giá và điều chỉnh ít nhất một lần mỗi năm để duy trì hiệu quả

2 Cải Tiến Liên Tục: Cải tiến quy trình và biện pháp an ninh nông nghiệp nếu cần thiết, dựa trên các phát hiện thực tế và thay đổi trong tiêu chuẩn quốc tế