Thực trạng hoạt Động chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường lê lợi, thành phố kon tum, tỉnh kon tum'

Cụ thể tại Khoản 1, Điều 42 quy định chứng thực bản sao: “Khi chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính” Hiện nay pháp luật không nêu cụ thể chứng thực là gì, tuy nhi

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

THAI KEVMNIRATH

BÁO CÁO TỐT NGHIỆP

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƯỜNG LÊ LỢI, THÀNH PHỐ KON TUM,

TỈNH KON TUM

Kon Tum, tháng 06 năm 2023

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO TỐT NGHIỆP

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƯỜNG LÊ LỢI, THÀNH PHỐ KON TUM,

TỈNH KON TUM

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : ThS ĐÀO THỊ LY SA

SINH VIÊN THỰC HIỆN : THAI KEVMNIRATH

MSSV : 1917310205033

Kon Tum, tháng 06 năm 2023

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài tốt nghiệp lần này, trước tiên em xin chân thành cảm ơn Cô Đào Thị Ly Sa - giảng viên Khoa Kinh tế đã trực tiếp hướng dẫn, nhận xét và giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp

Em xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi đã tạo điều kiện cho em được thực tập tại đơn vị, em xin gửi lời cảm ơn đến chị Nguyễn Phi Hiền là công chức Tư pháp - Hộ tịch đã nhiệt tình giúp đỡ và chỉ bảo em hoàn thành tốt đợt thực tập vừa qua

Tuy đã cố gắng hoàn thành báo cáo trong phạm vi, khả năng cho phép bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong được nhận sự thông cảm góp ý và tận tình chỉ bảo của quý Thầy, Cô để báo cáo tốt nghiệp được hoàn thiện hơn

Cuối cùng em chúc Thầy, Cô thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Em xin chân thành cảm ơn!

Kon Tum, ngày … tháng … năm 2023

Sinh viên thực hiện

Thai Kevmnirath

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC BẢNG v

DANH MỤC HÌNH v

DANH MỤC SƠ ĐỒ v

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục 2

CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG 3

1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CHỨNG THỰC 3

1.1.1 Khái niệm của chứng thực 3

1.1.2 Đặc điểm của chứng thực 4

1.1.3 Các loại chứng thực 5

1.1.4 Thẩm quyền chứng thực 6

1.1.5 Phân biệt giữa công chứng và chứng thực 6

1.1.6 Vai trò của chứng thực 8

1.1.7 Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chứng thực 10

1.2 QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG 12

1.2.1 Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp phường 12

1.2.2 Quyền và nghĩa vụ của UBND cấp phường trong thực hiện chứng thực 13

1.2.3 Trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực tại UBND cấp phường 13

1.2.4 Thủ tục chứng thực cấp bản sao từ số gốc 14

1.2.5 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận 15

1.2.6 Thủ tục chứng thực chữ kí trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ kí không thể điểm chỉ được) 16

1.2.7 Thủ tục chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở 17

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 19

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LÊ LỢI, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM 20

2.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN PHƯỜNG LÊ LỢI, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM 20

2.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU UBND PHƯỜNG LÊ LỢI, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM 21

2.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Lê Lợi, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum 21 2.2.2 Cơ cấu và tổ chức Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum 22

2.3 THỰC TRẠNG THỰC HIỆN THỦ TỤC CHỨNG THỰC TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LÊ LỢI, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM 26

2.3.1 Tổ chức bộ máy và bố trí nguồn nhân lực thực hiện chứng thực 26 2.3.2 Thực trạng pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân phường 27 2.3.3 Tình hình thực hiện thủ tục chứng thực tại uỷ ban nhân dân phường Lê Lợi, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum 34 2.3.4 Những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động về chứng thực của Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi 36 2.3.5 Đánh giá hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum 37

2.4 NHỮNG HẠN CHẾ VÀ NGUYÊN NHÂN TRONG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC CỦA UBND PHƯỜNG 38

2.4.1.Những hạn chế trong hoạt động chứng thực của UBND phường 38 2.4.2 Nguyên nhân của những hạn chế trong hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân phường 40

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 43 CHƯƠNG 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LÊ LỢI, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM 44 3.1 QUAN ĐIỂM HOÀN THIỆN CHỨNG THỰC UBND PHƯỜNG 44

3.1.1 Tạo điều kiện thuận lợi để công dân thực hiện các quyền, nghĩa vụ được pháp luật quy định và phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương 44 3.1.2 Hoạt động chứng thực phục vụ cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hoàn thiện pháp luật trong bối cảnh xây dựng nhà nước pháp quyền 45

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CHỨNG THỰC TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LÊ LỢI, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM 46

3.2.1 Hoàn thiện pháp luật về chứng thực 46 3.2.2 Nâng cao trách nhiệm của Ủy ban nhân dân phường trong quản lý nhà nước và tổ chức thực hiện chứng thực theo thẩm quyền 47 3.2.3 Bố trí nguồn nhân lực có chất lượng thực hiện chứng thực 48 3.2.4 Bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chứng thực 50 3.2.5 Nâng cao hiệu quả của tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật chứng thực trên địa bàn phường Lê Lợi , thành phố Kon Tum 50

3.2.6 Thực hiện cải cách hành chính trong hoạt động chứng thực 52

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 53

KẾT LUẬN 54

TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 BÁO CÁO CÔNG VIỆC HÀNG TUẦN

BẢNG ĐÁNH GIÁ QUẢ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN

GIẤY XÁC NHẬN HOÀN THÀNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

1 ĐBDTTS Đồng bào dân tộc thiểu số

2 XHCN Xã hội chủ nghĩa

3 UBND Uỷ ban nhân dân

4 HĐND Hội đồng nhân dân

5 Ban CHQS xã Ban chỉ huy quân sự xã

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Bảng phân biệt giữa công chứng và chứng thực 7

Bảng 2.1 Bảng thống kê hoạt động chứng thực tại UBND phường

Lê Lợi giai đoạn 2016-2022 35

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1 Bản đồ hành chính phường Lê Lợi 20

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ thủ tục chung theo cơ chế một cửa 14

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức UBND Phường Lê Lợi 22

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời kỳ hội nhập phát triển kinh tế hiện nay, nhất là sau khi Việt Nam gia nhập

tổ chức thương mại thế giới (WTO), với mục tiêu năm 2020 nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại, cùng với sự phát triển của xã hội thì nhu cầu giao dịch ngày càng tăng, do đó để thuận tiện cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước đồng thời đáp ứng nhu cầu giao dịch, trao đổi của công dân, Nhà nước đã cấp cho công dân nhiều loại giấy tờ như: chứng minh nhân dân, căn cước công dân, bằng lái xe, bằng đại học, chứng chỉ, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản và quyền sử dụng đất Các loại giấy tờ trên về nguyên tắc chỉ được cấp một lần với một bản duy nhất Trong đời sống xã hội nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội góp phần đáp ứng nhu cầu của người dân về sử dụng nhiều loại giấy tờ vào một mục đích, một loại giấy tờ vào nhiều mục đích Nhà nước đã tiến hành hoạt động chứng thực bản sao là sao đúng với bản chính nhằm đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch có sử dụng bằng bản sao, đảm bảo QLNN được hiệu quả

Trong thời gian về thực tập tại tại Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi, em nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất là chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập - UBND phường Lê Lợi, nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký

là rất lớn Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá trình thực hiện hoạt

động này tại UBND phường nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài: “Thực trạng hoạt động

về chứng thực tại UBND phường Lê Lợi, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum” để làm

chuyên đề thực tập của em, để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại UBND phường Lê Lợi khi thực hiện NĐ 79/2007/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại UBND phường Lê Lợi Từ đó em có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

2.1 Mục tiêu chung

Đề tài nghiên cứu này nhằm làm rõ một số khái niệm liên đến lĩnh vực quản lý chứng thực Đồng thời, thông qua thực tiễn thực hiện công tác chứng thực có thể đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

Thứ hai, tìm hiểu về thực trạng công tác hoạt động về chứng thực từ thực tiễn phường

Lê Lợi trong giai đoạn năm 2017 - 2022

Thứ ba, đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm tăng cường quản lý nhà nước về chứng

thực từ thực tiễn phường Lê Lợi phù hợp với đặc điểm tình hình phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn phường Lê Lợi, Thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Thực trạng hoạt động về chứng thực tại UBND

phường Lê Lợi, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi về không gian: Tại Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi

- Phạm vi về thời gian: Từ năm 2017 đến năm 2022

4 Phương pháp nghiên cứu

Để làm rõ vấn đề nghiên cứu lần này, trong quá trình thực hiện đề tài đã sử dụng kết hợp các phương pháp như sau:

4.2 Phương pháp so sánh

Từ số liệu đã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từng năm Để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực Ngoài ra chúng ta so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra điểm mới, điểm tiến bộ của pháp luật đồng thời thấy được tồn tại chưa thể khắc phục Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn cũng như những ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực tại tại Uỷ ban nhân dân phường Lê Lợi, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG

1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CHỨNG THỰC

1.1.1 Khái niệm của chứng thực

a Khái niệm của chứng thực

Dưới góc độ ngôn ngữ theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng

năm 1997 có một số định nghĩa liên quan đến chứng thực, sao: “Sao, chép lại hoặc tạo ra

bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính) Sao đúng nguyên văn một

định nghĩa “Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật Chứng thực lời khai Xác nhận là đúng

về góc độ còn tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau

Ở góc độ pháp lí, khái niệm “chứng thực” được hiểu theo nhiều khía cạnh khác nhau

theo từng thời kì, từ khoa học pháp lí nước ngoài cũng như khoa học pháp lí trong nước.Theo quan niệm khoa học pháp lí của một số nước, thuật ngữ chứng thực được đưa

ra gắn liền với những việc làm, hành động cụ thể mà không đưa ra khái niệm về chứng thực như:

Theo quy định tại khoản 2 điều 3 Luật Công chứng của Thụy Sĩ thì “Việc chứng thực

áp dung đối với chữ kí, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch.”

Quy định của Luật công chứng Cộng hoà liên bang Đức ngày 28/9/1969 tại chương III có quy định các việc công chứng khác, điều chỉnh về chứng thực Cụ thể tại Khoản 1,

Điều 42 quy định chứng thực bản sao: “Khi chứng thực bản sao một văn bản cần xác định

đó là bản chính”

Hiện nay pháp luật không nêu cụ thể chứng thực là gì, tuy nhiên thông qua các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chúng ta có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch, gồm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch

Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định:

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy

định tại Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị

định 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại

Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch;

năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch[3, Điều 2]

Văn bản chứng thực là loại giấy tờ, văn bản, do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp

lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận

và đóng dấu của cơ quan tổ chức có thẩm quyền chứng thực theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Tuy nhiên, chứng thực vẫn có thể hiểu được theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp Cụ thể như sau:

Theo nghĩa hẹp thì chứng thực là một trong những hoạt động mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như Ủy ban nhân dân cấp phường, phường, thị trấn, phòng tư pháp huyện; chứng thực sao y bản chính, sao từ sổ gốc, chứng thực chữ kí, chứng thực hợp đồng giao dịch và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy định của pháp luật

Còn theo nghĩa rộng thì chứng thực được hiểu là một trong những hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chứng thực và chịu trách nhiệm

về tính xá thực của việc sao y từ bản chính, sao y từ sổ gốc và chứng thực chữ kí trong các giấy tờ liên quan đến bản thân người yêu cầu chứng thực

Tóm lại, ta có thể hiểu một cách đơn giản “chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế, ”

ủy quyền cho một cơ quan khác thực hiện là các Văn phòng công chứng

- Hai là xác thực giả trị pháp lý của văn bản theo quy định của pháp luật

Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý

sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch Cũng như chữ ký được chứng thực là xác nhận người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký giấy tờ, văn bản đó

- Ba là cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải chịu trách nhiệm về tinh xác thực của văn bản

Người tiếp nhận các văn bản, giấy tờ đã được chứng thực của UBND các cấp không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, nếu có dấu hiệu nghi ngờ giả mạo thì có quyền xác minh Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải thực hiện thủ tục chứng thực theo đúng quy định pháp luật, nếu có sai phạm sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, tuỳ

theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thưởng theo quy định của pháp luật

Về chủ thể Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc,

chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng thực; Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền quản lý hồ sơ Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao gồm: Phòng tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh

sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên

Về nội dung Như vậy, sẽ tùy thuộc vào loại giấy tờ mà người có yêu cầu chứng thực

để thực hiện chứng thực ở các cơ quan có thẩm quyền khác nhau Trong cuộc sống, đôi khi

có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cần - giấy tờ có tính chất pháp lý hay

để xác nhận một sự việc nào Khi đó, bắt buộc người có liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác để làm chứng cứ chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy định, tránh gặp phải những tranh chấp không mong muốn Hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo đúng - luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền Qua đó, giúp Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cả nước Hoạt động chứng thực của UBND cấp phường là hoạt động xác nhận giá trị pháp lí của - văn bản được chứng thực

1.1.3 Các loại chứng thực

Có hai cách phân loại hoạt động chứng thực:

Cách thứ nhất: Căn cứ theo thẩm quyền thực hiện (theo quy định tại Khoản 1,2,3,4

Điểu 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP):

- Chứng thực thực hiện tại UBND cấp huyện gồm: Chứng thực bản sao từ bản chính

các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản

từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản

- Chứng thực thực hiện tại UBND cấp phường: Chứng thực bản sao từ bản chinh các

giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; Chứng thực di chúc; Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản

- Chứng thực được thực hiện tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài: có

thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài

Cách thứ hai: Căn cứ theo nội dung (theo quy định tại Khoản 1, 2, 3, Điều 5 Nghị

định 23/2015/NĐ-CP):

- Chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ

vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

- Chứng thực chữ ký: là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký

trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực

- Cấp bản sao từ sổ gốc (hoặc được gọi là chứng thực bản sao từ số gốc): là việc cơ

quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong số gốc

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch: là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại

Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chi tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch cần chứng thực

1.1.4 Thẩm quyền chứng thực

Thẩm quyền chứng thực là một trong những nội dung trọng tâm của QLNN về chứng thực, là thủ tục hành chính được pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện và cấp xã và là đối tượng kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương

Hiện nay, công tác chứng thực thuộc thẩm quyền cấp huyện và cấp xã, được pháp luật quy định cụ thể:

Ở cấp huyện, trách nhiệm chứng thực của UBND cấp huyện được thực hiện dưới sự tham mưu của Phòng Tư pháp cấp huyện, quy định tại Khoản 1, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Công văn 1352/HTQTCT-CT

QLNN về chứng thực cấp xã do UBND cấp xã thực hiện dưới sự tham mưu của công chức Tư pháp - Hộ tịch và công chức Văn phòng - Thống kê, quy định tại Khoản 2, Điều

5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

Cũng cần lưu ý rằng các loại việc chứng thực nêu trên chỉ được thực hiện tuân thủ theo Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về các trường hợp không được chứng thực

1.1.5 Phân biệt giữa công chứng và chứng thực

Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định: “Công chứng là việc công chứng

viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch); tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”

Theo Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp

đồng, giao dịch: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch…”

Theo các quy định vừa trích dẫn ở trên, có thể thấy công chứng và chứng thực có một

số điểm khác biệt cơ bản như sau:

Bảng 1.1 Bảng phân biệt giữa công chứng và chứng thực

- Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt

(Khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014)

Là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao

- Văn phòng công chứng (do 02 công chứng viên hợp danh trở lên thành lập theo loại hình tổ chức của công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp

- Công chứng viên Tùy từng loại giấy tờ mà thực hiện chứng thực ở các

cơ quan khác nhau

Bản chất

- Bảo đảm nội dung của một hợp đồng, giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro

- Chứng nhận sự việc, không đề cập đến nội dung, chủ yếu chú trọng về mặt

hình thức

- Mang tính pháp lý cao hơn

Giá trị pháp

lý

- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng

có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác

Hợp đồng, giao dịch được công chứng

có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô

hiệu.(Điều 5 Luật Công chứng 2014)

- Bản sao được chứng thực

từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

- Chữ ký được chứng thực

có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người

ký về nội dung của giấy tờ, văn bản

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng

cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

(Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP) (Nguồn : https://thuvienphapluat.vn)

1.1.6 Vai trò của chứng thực

a Bảo đảm cho cá nhân, tổ chức thực hiện các quyền được pháp luật quy định

Hiến pháp của tất cả các quốc gia, trong đó có Hiến pháp của Việt Nam cũng đều ghi nhận những quyền cơ bản đó của con người, đó là: quyền có nơi ở hợp pháp; quyền tự do

đi lại và cư trú; quyền tham gia quản lý nhà nước; quyền sở hữu về thu nhập hợp pháp; quyền thừa kế; quyền tự do kinh doanh trong những ngành nghề mà pháp luật không cấm; quyền làm việc; quyền kết hôn, ly hôn; quyền học tập, quyền được nghiên cứu khoa học Tuy nhiên, để thực hiện được những quyền này, con người cần thực hiện các thủ tục nhất định Pháp luật chứng thực chính là phương tiện để con người thực hiện các quyền này hoặc tạo ra phương tiện để con người thực hiện các thủ tục này Chứng thực của UBND phường bảo đảm cho cá nhân, tổ chức thực hiện các quyền được pháp luật quy định, thể hiện

- Chứng thực của UBND phường cung cấp dịch vụ trực tiếp để các chủ thể thực hiện quyền được pháp luật quy định qua việc chứng thực hợp đồng, giao dịch Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, người thực hiện chứng thực đã khiến cho hợp đồng, giao dịch đó trở nên có hiệu lực pháp luật được pháp luật thừa nhận Vì vậy, sau khi hợp đồng, giao dịch được chứng thực hợp lệ, các chủ thể phải thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình phát sinh

từ hợp đồng, giao dịch đó

- Hoạt động chứng thực của UBND phường cung cấp dịch vụ gián tiếp để các chủ thể thực hiện quyền của mình: đó là các hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký, chứng thực hợp đồng/giấy ủy quyền Thông qua kết quả của hoạt động chứng thực là bản sao có chứng thực, văn bản có chữ ký được chứng thực hoặc hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền Các chủ thể có thể tiếp tục tiến hành thực hiện các thủ tục hành chính tiếp theo để thực hiện quyền của mình như: xin học, xin việc, chuyển giao quyền sở hữu tài sản

Chứng thực của UBND phường đã đảm bảo được quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức trong các quan hệ, giao dịch; đảm bảo được sự công bằng trật tự trong xã hội

b Góp phần phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương

Văn bản được chứng thực có giá trị pháp lý, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực hiện các thủ tục hành chính, các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại bởi khi cá nhân tổ chức xuất trình văn bản chứng thực thì các cá nhân, tổ chức khác không có quyền được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc phủ nhận tính xác thực của văn bản: Bản sao được cấp từ số gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký

đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản; Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cử chứng minh về thời gian địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch, năng lực hành vi dân sự ý chi tự nguyện chữ ký hoặc đấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng giao dịch[3, Điều 3] Đây cũng chính là tiền đề cho sự phát triển các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại Đồng thời, khuyến khích các cá nhân, tổ chức tham gia các giao dịch hợp đồng, các thủ tục hành chính theo đúng quy định của pháp luật qua đó thúc đẩy nền kinh

tế - xã hội của địa phương cũng như của đất nước phát triển, tăng cường hội nhập quốc tế

c Góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng nền hành chinh phục vụ

Theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng

lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chi của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

Như vậy xét về mục đích chung, thì thông qua hoạt động chứng thực, Nhà nước cung cấp dịch vụ công nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, tạo lập giá trị pháp lý cho các giấy tờ, văn bản được chứng thực phục vụ nhu cầu sử dụng tạo sự tin tưởng vững chắc cho các tổ chức, cả nhân khi sử dụng và thực hiện thủ tục hành chính nói chung Qua đó, giúp cho người thực hiện giao dịch của mình được thuận lợi hơn Thực tế cũng cho thấy, việc sử dụng bản sao có chứng thực một cách hợp lý đã góp phần giảm chi phí đi lại giảm rủi ro thất lạc bản chính giấy tờ, văn bản của người dân giảm những thủ tục có liên quan đến các loại giấy tờ cần thiết

Có thể nói hoạt động chứng thực chứng thực nói chung, chứng thực của UBND phường nói riêng không chỉ mang tính chất dịch vụ công, phục vụ lợi ích thiết thực của nhân dân, mà con góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính phục

vụ, hiện đại

1.1.7 Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chứng thực

Hoạt động chứng thực được thực hiện bởi các chủ thể khác nhau theo các nhu cầu, trong những điều kiện, hoàn cảnh khác nhau và chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố đề từ nhiều hướng khác nhau với những mức độ khác nhau Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chứng thực ở Ủy ban nhân dân phường rất đa dạng, có thể nhìn nhận chúng dưới góc độ tác động bên trong và tác động bên ngoài như sau:

a Các yếu tố bên trong:

- Sự hoàn thiện của các quy định pháp luật về chứng thực

Pháp luật về chứng thực là pháp luật về thủ tục, vì vậy pháp luật về chứng thực phụ thuộc và phải bám sát các quy định mang tính “nội dung” của pháp luật thuộc các chuyên ngành khác như pháp luật về dân sự, hôn nhân và gia đình, đất đai, nhà ở nhằm tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn với các văn bản pháp luật thuộc lĩnh vự khác và văn bản chứng thực có thể bị vô hiệu Việc thực hiện các thủ tục hành chính, các giao dịch về dân

sự, đất đai, nhà ở, cần xác nhận chính xác

Pháp luật chứng thực là pháp luật tạo ra sự xác nhận chính xác và sự tin tưởng lẫn nhau Pháp luật về chứng thực là công cụ rất quan trọng Vì vậy công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực chứng thực phải đảm bảo phù hợp với bản chất của hoạt động chứng thực, vừa đảm bảo phù hợp với các chuyên ngành pháp luật khác có liên quan

để tránh tình trạng mâu thuẫn, chồng chéo

Pháp luật về chứng thực tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động chứng thực, quản lý nhà nước về chứng thực và bảo vệ quyền lợi của công dân, tổ chức do vậy việc hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực là hết sức quan trọng và ảnh hưởng không nhỏ trong quản

lý nhà nước về chứng thực

- Công tác tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực

Pháp luật là công cụ quan trọng để nhà nước tổ chức quản lý xã hội do vậy nhà nước cần phải thực hiện các hoạt động xây dựng và hoàn thiện pháp luật, tổ chức thực hiện pháp

luật, xử lý vi phạm pháp luật Đây là ba hoạt động quan trọng và hoạt động quản lý nhà nước nói chung cũng như quản lý nhà nước về chứng thực nói riêng sẽ không thực hiện được nếu thiếu một trong ba hoạt động trên Do đó mà tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quản lý nhà nước về chứng thực

Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về chứng thực nhằm đưa các qui phạm pháp luật về chứng thực vào điều chỉnh các quan hệ chứng thực, tăng cường nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực

- Năng lực, trình độ, tinh thần trách nhiệm của đội ngũ công chức tư pháp

Trên tất cả, để QLNN về chứng thực hiệu quả không thể không kể đến vai trò của đội ngũ cán bộ, công chức có liên quan, là chủ thể thực hiện và vận dụng các quy định của

pháp luật vào thực tiễn đời sống Chủ tịch Hồ Chí Minh xác định: “Cản bộ là những người

đem chính sách của Đảng, của Chính phủ giải thích cho dân hiểu rõ và thi hành Đồng thời đem tình hình của dân chủng bảo cáo cho Đảng, cho Chính phủ hiểu rõ, để đặt chính sách cho đúng"[9,tr.269]

Cán bộ, công chức phải là những người đầy tớ trung thành của nhân dân, và có phẩm chất đạo đức tốt đẹp, hai mặt đức và tài không thể thiếu và coi nhẹ mặt nào Người từng

dạy: “có tài mà không có đức là người vô dụng, có đức mà không có tài thì làm việc gì

cũng khó’’[9,tr.252-280]

Về trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức chuyên trách: Phải không ngừng bồi dưỡng nâng cao năng lực chuyên môn và khả năng ứng dụng các công nghệ thông tin để giải quyết nhanh chóng các yêu cầu về giải quyết thủ tục hành chính về chứng thực, tăng cường sự hài lòng của người dân, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước

b Các yếu tố bên ngoài:

- Sự phát triển của kinh tế xã hội

Cùng với sự phát triển của xã hội nhu cầu chứng thực của các cá nhân, tổ chức là nhu cầu tất yếu của cuộc sống, xuất phát từ nhu cầu giao dịch của công dân, tổ chức và nhu cầu quản lý của chính nhà nước Nhu cầu này càng ngày càng tăng do sự mở rộng và phát triển của quan hệ pháp luật khiến cho lưu lượng yêu cầu chứng thực gia tăng về số lượng và sự phức tạp của việc chứng thực Điều này ảnh hưởng mạnh mẽ đến quá trình thực hiện pháp luật về chứng thực và sự phát triển khoa học pháp lý điều chỉnh quan hệ pháp luật chứng thực

- Hệ thống pháp luật

Bản thân pháp luật sinh ra là để điều chỉnh các quan hệ xã hội, là cơ sở để các chủ thể thực hiện pháp luật Sự thống nhất, toàn điện đồng bộ, phù hợp của các văn bản pháp luật, các đạo luật là vô cùng quan trọng đảm bảo cho hiệu quả của việc thực hiện pháp luật Người dân thực hiện pháp luật tốt hơn với một hệ thống pháp luật toàn diện đồng bộ, phù hợp Hoạt động chứng thực sẽ được thực hiện tốt, có hiệu quả nếu hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực phù hợp với quy luật phát triển khách quan của xã hội đồng bộ và thống nhất Ngược lại, văn bản pháp luật chứng thực ban hành không phù hợp với quy luật phát triển khách quan của xã hội, không đồng bộ, thống nhất phải sửa đổi, bổ

sung, thậm chí phải thay thế bằng văn bản khác không những ảnh hưởng đến việc tổ chức thực hiện mà còn gây thiệt hại cho công dân, đất nước

- Yếu tố chính trị

Yếu tố chính trị có ảnh hưởng mạnh mẽ tới hiệu quả của hoạt động thực hiện pháp luật của các chủ thể tham gia quan hệ pháp luật chứng thực, đặc biệt là các cá nhân, cơ quan nhà nước có thẩm quyền áp dụng pháp luật chứng thực Một đất nước có môi trường chính trị ổn định là điều kiện thuận lợi đối với hoạt động thực hiện pháp luật nói chung và hoạt động chứng thực nói riêng, bởi nó củng cố niềm tin của người dân, để họ tin vào chính sách pháp luật của Nhà nước, tin vào Đảng và chính quyền và ngược lại

Ngoài ra, mức độ dân chủ của xã hội cũng ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện pháp luật chứng thực Trong điều kiện xã hội có nền dân chủ rộng rãi, các tầng lớp trong

xã hội có thể thẳng thắn, công khai bày tỏ ý kiến, quan điểm, nguyện vọng của mình đối với quyền, lợi ích hợp pháp của mình khi tham gia quan hệ pháp luật chứng thực Ngược lại, trong điều kiện xã hội thiếu dân chủ, thông tin nghèo nàn, bầu không khí chính trị ngột ngạt, gò bó thì công dân không dám bày tỏ những suy nghĩ thật của mình, không giảm đòi hỏi công lý vì tâm lý lo lắng, e ngại

- Các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và các cơ quan hữu quan

Các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm trong tổ chức, thực hiện chứng thực một cách khoa học có sự phân công rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn để xử lý công việc nhanh chóng, đúng pháp luật Sự thiếu thống nhất, thiếu đồng bộ

và thiếu sự phối hợp với nhau ở các cơ quan liên quan đến hoạt động chứng thực sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong cách giải quyết và sự đùn đẩy lẫn nhau

1.2 QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG

1.2.1 Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp phường

Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Ủy ban nhân xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân cấp xã)

có thẩm quyền chứng thực các loại giấy tờ

Thứ nhất, Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm

quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận

Thứ hai, Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy

tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch

Thứ ba, Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên

đến tài sản là động sản

Thứ tư, Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên

quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai 2013

Thứ năm, Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch

về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở 2014

Thứ sáu, Chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản theo Bộ luật

Dân sự 2015

Thứ bảy, Chứng thực di chúc

Thứ tám, Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực văn bản thỏa thuận

phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d

và đ Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐCP Về phân chia di sản theo bộ luật dân

sự 2015

1.2.2 Quyền và nghĩa vụ của UBND cấp phường trong thực hiện chứng thực

Chứng thực là hoạt động của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ sổ gốc, bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng giao

dịch và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản, giấy tờ theo quy định của pháp luật

Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì UBND cấp phường là một trong những chủ thể có thẩm quyền thực hiện chứng thực và có đầy đủ nghĩa vụ, quyền của các chủ thể thực hiện chứng thực chứng thực Cụ thể, khi thực hiện chứng thực chủ thể thực hiện chứng thực phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình

- Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên đến quan tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha

mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của con

đẻ, con nuôi

- Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định của pháp luật (người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng

cơ quan có thẩm quyền)

- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực

- Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy - định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của các nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân

1.2.3 Trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực tại UBND cấp phường

Thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp phường được thực hiện theo cơ chế một cửa Cơ chế một cửa được thực hiện theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng

3 năm 2015 của Thủ tướng chinh phủ về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương

Có thể nói ở Ủy ban nhân dân cấp phường đóng vai trò rất quan trọng vì theo cơ chế một cửa Ủy ban nhân dân cấp phường thực hiện giải quyết yêu cầu chứng thực của cá nhân,

tổ chức từ hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả được thực hiện tại một chỗ là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa

Việc thực hiện chứng thực tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa được thực hiện theo sơ đồ sau:

Bước 1:

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ thủ tục chung theo cơ chế một cửa

(Nguồn: Thủ tục thực hiện chứng thực tại UBND cấp phường)

Bước 1: Cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng thực giấy tờ, hồ sơ nộp tại bộ phận tiếp

nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa

Bước 2: Cán bộ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa tiếp nhận

hồ sơ, sau đó chuyển cho cán bộ, công chức chuyên môn

Bước 3: Cán bộ chuyên môn tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và giải quyết hồ sơ cho cá

nhân, tổ chức Sau đó hẹn ngày trả kết quả

Bước 4: Sau khi trình cho Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch kí xác nhận sẽ đóng dấu và -

trả kết quả lại cho người dân Người dân nhận lại hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa

1.2.4 Thủ tục chứng thực cấp bản sao từ số gốc

Theo quy định tại khoản 1 điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc

- Trình tự thực hiện:

+ Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình các giấy tờ phục vụ cho yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ theo quy định

+ Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc

+ Trong trường hợp không tìm thấy sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức đang lưu giữ sổ gốc có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu

+ Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc nhận kết quả tại nơi nộp hồ

- Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo

cơ chế một cửa thuộc Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi

Cán bộ chuyên môn tiếp nhận

và giải quyết

hồ sơ

Chủ tịch/ Phó Chủ tịch ký xác nhận

+ Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng, phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao + Trường hợp người yêu cầu là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính

- Thời hạn giải quyết: Trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến

1.2.5 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận

Căn cứ theo khoản 2 điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định chứng thực bản sao

từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một

số chứng thực

Bước 3: Trả lời kết quả, yêu cầu

Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ

- Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp

- Thành phần, số lượng hồ sơ: Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực - bản sao và bản sao cần chứng thực Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình

bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp Bản sao từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính

- Thời hạn giải quyết: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ

Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy

tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực

Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực

Phí: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính

1.2.6 Thủ tục chứng thực chữ kí trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả

trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ kí không thể điểm chỉ được)

Theo quy định tại khoản 3 điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực chữ ký:

là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

sử dụng Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý

Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông) kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký/điểm chi trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực; Nếu

hồ sơ tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thì người tiếp nhận hồ sơ ký vào dưới lời chứng theo mẫu quy định và chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng

- Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo

cơ chế một cửa của Ủy ban nhân dân cấp phường thực hiện chứng thực nêu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành

án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác

- Thành phần hồ sơ:

Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng

Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ yêu cầu chứng thực chữ ký Trường hợp chứng thực chữ

ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó (bản dịch không cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm

về nội dung của bản dịch)

Bước 3: Trả lời kết quả yêu cầu

Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực

Phí: 10.000 đồng/trường hợp (trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản)

1.2.7 Thủ tục chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở

Theo quy định tại khoản 4 điều 2 nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

- Trình tự thực hiện: căn cứ theo Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thủ tục chứng thực hợp đồng chuyển nhượng nhà đất được thực hiện như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy

tờ sau đây:

a) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;

c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng

Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của Khoản này được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý

Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ

sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực

Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp

đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt

Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người

đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch

Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực

và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch

Bước 3: Trả lời kết quả yêu cầu

Không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc

có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Với nội dụng ở chương 1, đề tài đã có thể khái quát được khái niệm của chứng thực theo cách hiểu đơn giản nhất, chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trọng các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế,…

Đồng thời cũng đã nêu ra được những đặc điểm cơ bản của chứng thực, khái quát được các đối tượng của chứng thực, phân biệt được những điểm khác nhau cơ bản của chứng thực và công chứng Ngoài ra, đã nêu ra được những thủ tục hành chính liên quan đến chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi Sinh viên cũng đã chỉ ra được thẩm quyền và trách nhiệm của cán bộ công chức tư pháp, hộ tịch khi thực hiện công việc chứng

thực

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LÊ LỢI, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM

2.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN PHƯỜNG LÊ LỢI, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM

Phường Lê Lợi hiện là một phường của Thành phố Kon Tum, Tỉnh Kon Tum thuộc khu vực Tây Nguyên, Việt Nam, nằm ở phía nam thành phố Kon Tum, được thành lập theo Nghị định số 69/1998/NĐ-CP ngày 03/9/1998 của Chính phủ trên cơ sở tách ra từ 3 xã Hòa Bình, Chư Hreng, Đoàn Kết

(Nguồn: Bản đồ giao thông Phường Lê Lợi

trên nền Open Street Map)

Hình 2.1 Bản đồ hành chính phường Lê Lợi

Phường có diện tích tự nhiên 381,89ha

Dân số có 1.988 hộ, 7.278 khẩu được phân bố ở 5 tổ dân phố và 2 thôn đồng bào dân tộc thiểu số

Thông tin của UBND Phường Lê Lợi

- Địa chỉ: 54 Đặng Tiến Đông, tổ dân phố 1, phường Lê Lợi, thành phố Kon Tum

- Điện thoại: 0260.3.861.484; 0260.3.700.020

- Email: yquunhleloi@gmail.com

Sau ngày giải phóng 17/3/1975 chính quyền nhân dân cấp Thị xã được thành lập trong nội thị chỉ có 2 phường đó là phường Quyết Thắng Và Lê Lợi UBND phường Lê Lợi tọa lạc trên địa chỉ: 54 Đặng Tiến Đông, tổ dân phố 1, phường Lê Lợi, thành phố Kon Tum Công tác giáo dục và Đào tạo: Toàn phường có 06 trường, trong đó có 03 trường đạt trường chuẩn quốc gia Chương trình xã hội hóa giáo dục trong những năm qua luôn được địa phương quan tâm chỉ đạo, ngoài việc vận động nhân dân đóng góp ngày bê tông sân trường Hội khuyến học phường tham mưu UBND vận động từ các cơ quan, đơn vị đứng chân trên địa bàn phường, các doanh nghiệp tặng học bổng cho học sinh nghèo vượt khó, học sinh đạt thành tích cao trong học tập, bên cạnh đó từ các nguồn tài trợ khác đã tạo điều kiện nâng cấp phòng học trang thiết bị dạy và học, xây dựng 10 phòng học 3 phòng chức năng

(Nguồn: Bản đồ Phường Lê Lợi nhìn từ vệ)

)tinh

Công tác cải cách hành chính: Trong những năm qua UBND thực hiện công tác quản

lý hành chính đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật, không quan liêu cửa quyền Thực hiện thông báo 123 của UBND thành phố Kon Tum, đã chỉ đạo củng cố , sắp xếp cán

bộ làm việc tại bộ phận “Một cửa” theo đúng quy định, đồng thời bước đàu thực hiện hiệu quả mô hình điểm “Một của liên thông” trên 2 lĩnh vực địa chính và xây dựng (từ tháng

12/2009) Thực hiện tốt công tác cải cách hành chính, duy trì lịch tiếp dân vào các ngày thứ 2 đến thứ 7 và ngày 10,20 hàng tháng, giải quyết tốt đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân

Thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở: UBND phường Lê Lợi phổ biến quán triệt đến từng cán bộ phường về nội dung chỉ thị 30- CT/TW ngày 18/2/2008 của Bộ Chính trị Pháp lệnh 34/TW và những chủ trương, quan điểm chính sách của Đảng, Nhà nước về xây dựng thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở Chỉ đạo các tổ, thôn bổ sung hoàn thiện hương ước, quy ước khu dân cư đã tạo được sự đồng thuận của nhân dân Từ đó phát huy được quyền làm chủ của cán bộ và các tẩng lớp nhân dân trên địa bàn phường, đã tạo sự chuyển biến trong ý thức tác phong làm việc của cán bộ phường theo hướng gần dân, trọng dân, có trách nhiệm với dân, góp phần xây UBND Phường, cơ quan trong sạch vững mạnh, xây dựng đội ngũ cán bộ có đủ phẩm chất, năng lực, đoàn kết, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ

Phường có 3 làng ĐB DTTS đều có nhà rông văn hóa; Dưới sự chỉ đạo của UBND Phường, nhân dân các làng ĐB DTTS luôn bảo tồn phát huy các bản sắc văn hóa dân tộc nhất là trong việc tổ chức các ngày lễ lớn và ngày hội của làng, duy trì và phát triển 4 đội cồng chiêng và múa xoang, khuyến khích bà con giữ vững và phát huy ngành nghề truyền thống như dệt thổ cẩm, sản xuất rượu cần và đan lát…

Công tác vận động toàn dân thực hiện 6 nội dung cuộc vận động “Toàn dân đoàn kết

xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư” đã được nhân dân hưởng ứng đạt kết quả cao

Về phong trào TDTT phát triển mạnh qua các năm, trong năm 2009 phương tổ chức thành công Đại hội TDTT theo chỉ đạo của Thành phố

Thực hiện các chính sách xã hội: Công tác giảm nghèo được tập trung triển khai thực

hiện, tăng cường vận động nhân dân, các doanh nghiệp đóng góp xây dựng “Quỹ vì người

nghèo” để hỗ trợ các hộ chăn nuôi, sản xuất, xóa nhà tạm, tạo điều kiện phát triển kinh tế

và tăng thu nhập, góp phần giảm nghèo ở địa phương Ngoài ra tích cực vận động, kêu gọi các nguồn tài trợ, quyên góp trong cán bộ, đoàn viên, hội viên và nhân dân xây dựng được

28 căn nhà tình thương, tình nghĩa, nhà đại đoàn kết với tổng kinh phí hơn 442 triệu đồng cho các gia đình thương chính sách, hội viên và nhân dan là hộ nghèo đặc biệt khó khăn

2.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU UBND PHƯỜNG LÊ LỢI, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM

2.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Lê Lợi, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

Khoản 1, Điều 8, Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2015 quy định:

Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên UBND phường Lê Lợi là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương Theo quy định tại điều 63 Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 thì UBND phường Lê Lợi có chức

năng:

“1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định các nội dung quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 61 của Luật này và tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường

2 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương

3 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền.”

2.2.2 Cơ cấu và tổ chức Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

Điều 62, Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2015 quy định về cơ cấu tổ chức của

Ủy ban nhân dân phường, cụ thể như sau:

Ủy ban nhân dân phường gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên phụ trách quân sự,

Ủy viên phụ trách công an

Để hoàn thành tốt các chức năng nhiệm vụ của mình, UBND phường Lê Lợi đã sắp xếp tổ chức bộ máy làm việc của mình như sau:

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức UBND Phường Lê Lợi

(Nguồn: Cơ cấu và tổ chức UBND phường Lê Lợi)

a Chủ tịch

Ông Đặng Minh Biên

- Chức vụ: Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND phường

- Số điện thoại di động: 0912.638.841

- Email: minhbienduytan1966@gmail.com

Chức vụ: Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND phường

Lãnh đạo, điều hành, quản lý toàn diện mọi hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân, các thành viên Ủy ban nhân dân phường

Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực:

- Quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh; dự toán ngân sách nhà nước hàng năm; kế hoạch đầu tư công trung hạn và hàng năm của UBND phường; cho chủ trương tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền của UBND phường

- Nội chính; Tư pháp; đối ngoại; địa giới hành chính; cải cách hành chính; thi đua, khen thưởng; tổ chức bộ máy và công tác cán bộ theo thẩm quyền

- Tiếp công dân định kỳ, đột xuất, xem xét giải quyết các kiến nghị, phản ánh, khiếu nại, tố cáo của tổ chức và công dân theo quy định của pháp luật

- Tài chính; thuế; thống kê; các chương trình mục tiêu quốc gia; đất đai, xây dựng, tài nguyên và môi trường

- Lĩnh vực dân tộc, tôn giáo

- Công tác phòng chống thiên tai, tìm kiếm cứu nạn

- Lĩnh vực Lao động, thương binh và xã hội; bảo hiểm xã hội

- Phụ trách công tác dân vận khối chính quyền, quy chế dân chủ

- Chủ tịch UBND phường là người thực hiện phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của UBND phường Trường hợp Chủ tịch UBND phường không thể thực hiện phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí thì ủy quyền cho Phó Chủ tịch UBND phường thực hiện phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí

- Chủ tịch, trưởng các Ban, Hội đồng của phường: Hội đồng Thi đua khen thưởng; Hội đồng Nghĩa vụ quân sự, Ban Chỉ huy phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn, Ban chỉ đạo phong trào Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá, các Ban, Hội đồng khác theo quy định của pháp luật

- Ký các quyết định, văn bản thuộc các lĩnh vực: Công tác cán bộ, Quyết định điều hành ngân sách, các chủ trương, chính sách của phường; các báo cáo, tờ trình xin chủ trương, kiến nghị, đề xuất với Thường trực Đảng ủy, HĐND phường và UBND thành phố

- Ký các hồ sơ liên quan đến đất đai, hồ sơ quyền sở hửu nhà ở và tài sản khác gắn liền trên đất thuộc quyền quả lý của UBND, ký các quyết định xử phạt liên quan đến lĩnh vực tài nguyên, môi trường, xây dựng

- Xem xét, quyết định xử phạt vi phạm hành chính, giải quyết khiếu nại, tố cáo, quyết định cưỡng chế thuộc thẩm quyền của UBND phường theo quy định của pháp luật Trường hợp nếu có công việc đột xuất có thể ủy quyền lại cho Phó Chủ tịch UBND phường giải quyết, nếu nội dung công việc phức tạp báo cáo cho Chủ tịch UBND phường quyết định Phó Chủ tịch UBND phường chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, Thường trực HĐND phường, Ban Thường vụ Đảng ủy phường về nội dung công việc mà Chủ tịch phân công,

ủy quyền chỉ đạo thực hiện

- Theo dõi, chỉ đạo các bộ phận chuyên môn của UBND phường: Văn phòng - Thống

kê, Địa chính - Xây dựng, Tài chính - Kế toán, Ban Chỉ huy Quân sự phường, Công an phường, Ban Bảo vệ dân phố, tổ dân phố 1, tổ dân phố 2

- Lĩnh vực địa chính - xây dựng - đô thị, môi trường, tài nguyên, khoáng sản

- Lĩnh vực sản xuất nông nghiệp

- Lĩnh vực cải cách hành chính; tiếp dân, giải quyết đơn thư thuộc lĩnh vực phụ trách

- Lĩnh vực văn hóa, thông tin, thể dục thể thao; y tế; dân số, gia đình, trẻ em; giải quyết việc làm, an sinh xã hội, giáo dục và Đào tạo

- Phụ trách lĩnh vực sản xuất nông nghiệp

- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật

- Quản lý đô thị; vệ sinh môi trường

- Tiếp dân, giải quyết đơn thư thuộc lĩnh vực phụ trách

- Làm Trưởng các Ban chỉ đạo và Chủ tịch hội đồng thuộc lĩnh vực phụ trách; thực hiện một số công việc khác theo sự phân công của Chủ tịch UBND

- Chủ động xây dựng chương trình kế hoạch triển khai các nhiệm vụ theo lĩnh vực được phân công phụ trách Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chứcthực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được giao

- Trường hợp nếu Chủ tịch UBND bận (họp), có công việc đột xuất không giải quyết ngay được, ủy quyền lại cho Phó Chủ tịch UBND phường giải quyết, nếu nội dung công việc phức tạp báo cáo cho Chủ tịch UBND phường quyết định Phó Chủ tịch UBND phường chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, Thường trực HĐND phường, Ban Thường vụ Đảng ủy phường về nội dung công việc mà Chủ tịch UBND phường phân công,

ủy quyền chỉ đạo thực hiện

- Theo dõi, chỉ đạo các bộ phận chuyên môn của UBND phường: Tư pháp - Hộ tịch, Văn hóa - Xã hội và thôn Pleirơhai 1, thôn Pleirơhai 2

c Ủy viên UBND Phường Lê Lợi

Trưởng công an phường

- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn theo quy định của pháp luật chuyên ngành