Báo cáo tttn hk 23 2a trần nguyễn phương khanh (22005167) (1)

Do đó, việc quản lý hiệu quả hoạt động kho bãi đốivới các sản phẩm cà phê là rất quan trọng để đảm bảo giao hàng kịp thời và bảoquản chất lượng các hàng hóa này.. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUY

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ VẬN HÀNH KHO HÀNG SẢN XUẤT VÀ GIỚI THIỆU HÀNG CÀ PHÊ RANG XAY

Khái quát về kho hàng

Kho là nơi tập trung các tòa nhà sản xuất, các công trình kỹ thuật, và các thiết bị máy móc như máy nâng hạ, các thiết bị đặc thù của công nghệ tự động hóa và công nghệ thông tin để điều tiết và kiểm soát các hoạt động liên quan đến tiếp nhận, phân phối và lưu trữ hàng hóa Chức năng chính của kho là chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng cho quá trình sản xuất và liên tục cung cấp hàng hóa đến người tiêu dùng Trong hệ thống giao thông vận tải hiện đại, kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc phân loại hàng hóa để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và giảm thiểu chi phí lưu trữ.

Kho hàng là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng và logistics, giúp liên kết giữ nhà sản xuất và khách hàng Đối với quản lý chuỗi cung ứng kho hàng có chức năng: tạo bên dòng vật tư, lưu trữ tạm thời, đảm bảo các dịch vụ logistics trong hệ thống phục vụ Bên cạnh đó kho hàng còn đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp một mức độ dịch vụ khách hàng mong muốn với tổng chi phí thất nhất có thể (Phạm Lệ Dung 2021).

1.1.2 Một số loại kho hàng tiểu biểu

Hoạt động sắp xếp phân loại hàng là để thay đổi thành phần trong kiện hàng theo nhu cầu của khách hàng khi nó được vận chuyển từ điểm xuất phát đến điểm đích Có 5 cách phân loại hàng hóa tương ứng với các loại kho hàng sau:

Kho nguyên vật liệu – Manufacturing support: Được sử dụng để lưu trữ các nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất hoặc cung cấp Các loại kho nguyên liệu có thể bao gồm kho chứa nguyên liệu thô, kho chứa nguyên liệu hoàn thiện, kho chứa nguyên liệu dễ hư hỏng và kho chứa nguyên liệu độc hại. gần nguồn hàng hoặc các điểm sản xuất.

Kho gom hàng – Consolidation: Là nơi lưu trữ hàng hóa đã được gom nhóm hoặc phân loại theo tiêu chí nhất định Các loại kho gom hàng có thể bao gồm kho chứa hàng hóa theo loại, kho chứa hàng hóa theo kích thước và kho chứa hàng hóa theo nguồn gốc.

Kho dỡ hàng – Break bulk: Là loại kho nơi hàng hóa được thải ra từ các phương tiện vận chuyển chuyển lớn như container hoặc tàu và sau đó được phân loại, đóng gói lại để chuẩn bị cho công việc chuyển tiếp hoặc lưu trữ tạm thời.

Kho/ Trạm/ Điểm gom hàng nhanh – Cross docking: Là nơi hàng hóa được nhận và chuyển giao ngay lập tức từ các phương tiện tiện vận chuyển đến các phương tiện vận chuyển khác mà không cần lưu trữ hoặc xử lý tại kho Quá trình này giúp tăng tốc độ chuyển đổi và giảm thời gian lưu trữ.

Kho hỗn hợp (phối/ trộn hàng) – Product mixing: Là nơi lưu trữ hàng hóa từ nhiều nguồn khác nhau và sau đó chúng kết hợp lại để tạo thành các đơn hàng hoặc sản phẩm cuối cùng Quá trình này giúp tối ưu hóa công việc quản lý tồn tại kho và tăng hiệu quả trong quá trình đóng gói và vận chuyển hàng hóa(Đoàn Thị Hồng Vân và Kim Ngọc Đạt, 2010; Phạm Lệ Dung, 2021).

Khái quát về kho sản xuất

Kho nguyên vật liệu (hỗ trợ phục vụ sản xuất) là một phần của hệ thống kho trong quản lý chuỗi ứng dụng Đây là nơi lưu trữ các nguyên liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm Kho nguyên liệu thường chứa các loại nguyên liệu như đầu vào, các thành phần sản phẩm chưa hoàn thiện hoặc các thành phần cần thiết khác để sản xuất Kho nguyên vật liệu thường nằm trong nhà máy, điều này giúp việc cung cấp hàng nhanh chóng và thuận tiện Điều này đảm bảo nguồn vật tư cho sản xuất đúng chất lượng và đủ số lượng, giúp quá trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả (Đoàn Thị Hồng Vân và Kim Ngọc Đạt, 2010).

Các nhà cung cấp sẽ giao hàng nguyên liệu theo đơn hàng của kho hàng.Vật liệu nguyên này sẽ được kiểm tra và xác nhận trước khi được chấp nhận vào kho Nguyên vật liệu được nhận và lưu trữ trong kho theo quy trình quản lý kho hàng cụ thể Các thông tin về số lượng, chất lượng và vị trí lưu trữ của nguyên liệu sẽ được nhận và cập nhật trong kho quản lý hệ thống Khi cần sử dụng nguyên liệu cho quá trình sản xuất, kho hàng sẽ chuẩn bị và vận chuyển nguyên liệu từ kho đến nhà máy theo kế hoạch Việc chuyển đổi này được điều phối và theo dõi chặt chẽ để đảm bảo nguyên liệu được giao đúng thời gian và địa điểm.

Ngay sau khi đến nhà máy, nguyên liệu sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất để sản xuất ra sản phẩm cuối cùng Các bước sản xuất sẽ tuân thủ quy trình và tiêu chuẩn đã được xác định trước đó Quy trình này đảm bảo nguyên liệu được cung cấp kịp thời, đủ số lượng và chất lượng để tối ưu hóa hiệu quả và năng suất của sản xuất (Phạm Lệ Dung, 2021).

Hình 1: Mô hình vận hành kho sản xuất

(Nguồn: Đoàn Thị Hồng Vân và Kim Ngọc Đạt, 2010)

Chức năng và vai trò của kho sản xuất đối với doanh nghiệp

Kho nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì số lượng,chất lượng và độ sẵn có của nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất Việc lưu trữ nguyên vật liệu đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ nguyên liệu để sản xuất sản phẩm một cách suôn sẻ và hiệu quả Quản lý hàng tồn kho giúp đảm bảo rằng các công ty có thể đáp ứng nhu cầu sản xuất và giao hàng một cách nhanh chóng và linh hoạt, cũng như mức tồn kho được giữ ở mức lý tưởng Điều này giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và tăng cường hiệu suất của doanh nghiệp(Đoàn Thị Hồng Vân và Kim Ngọc Đạt, 2010).

Kho sản xuất đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất và tối ưu hóa quản lý nguyên vật liệu Bằng cách tối ưu hóa quy trình bảo quản và lưu trữ, kho sản xuất góp phần giảm hao hụt, hư hỏng, thất thoát nguyên vật liệu Quan trọng hơn, kho sản xuất tạo môi trường lý tưởng để sản xuất hoạt động trơn tru và liên tục bằng cách cung cấp nguyên liệu khi cần thiết.Điều này đảm bảo rằng các công ty có thể phản ứng nhanh chóng với nhu cầu thị trường và giảm chi phí sản xuất Hơn nữa, kho sản xuất là rất quan trọng để duy trì nguồn cung ổn định Điều này cho phép doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với những biến động của thị trường, từ sự thay đổi về nhu cầu đến môi trường cạnh tranh khốc liệt Nhờ vào kho sản xuất, doanh nghiệp có thể duy trì sự linh hoạt và sẵn sàng đối phó với mọi thách thức mà thị trường đưa ra Kho sản xuất còn là một phần không thể thiếu của chiến lược quản lý nguồn cung ứng và phản ứng linh hoạt với biến động của thị trường (Đoàn Thị Hồng Vân và Kim Ngọc Đạt,2010).

Quy trình vận hành xuất/nhập kho sản xuất

Trong một kho sản xuất, các hoạt động thường được liên kết chặt chẽ để đảm bảo sự hiệu quả và tổ chức Từ việc nhận hàng, lưu trữ, sắp xếp, đóng gói cho đến vận chuyển, tất cả phải diễn ra một cách liền mạch Điều quan trọng là dữ liệu về tồn kho phải được cập nhật đều đặn để quản lý hiệu quả Đồng thời, các quy trình vận hành cần được liên kết chặt chẽ để tối ưu hóa và thực hiện ngay từ đầu (Just In Time - JIT) Trong một kho sản xuất, có sáu hoạt động chính bao gồm: tiếp nhận hàng, lưu trữ, sắp xếp, đóng gói, và vận chuyển Mỗi hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và phân phối Sự liên kết chặt chẽ giữa các hoạt động này là điều không thể thiếu để đảm bảo rằng quá trình sản xuất chạy trơn tru và hiệu quả nhất Bằng cách liên kết các hoạt động này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí và tăng cường năng suất Đồng thời, việc thực hiện theo nguyên lý Just In Time giúp đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả nhất, không có sự lãng phí và tồn đọng lớn Tóm lại, sự liên kết chặt chẽ giữa các hoạt động trong kho sản xuất là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và hiệu suất của quá trình sản xuất và phân phối Điều này đóng vai trò quyết định trong việc tối ưu hóa tồn kho và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong thị trường (Đinh Thị Thanh Bình, 2016; Phạm Lê Dung 2021).

Hình 2: Sơ đồ tổ chức hoạt động của kho sản xuất

(Nguồn: Đinh Thị Thanh Bình 2017; Đoàn Thị Hồng Vân & Kim Ngọc Đạt,

Quá trình nhận hàng vào kho bao gồm việc điều phối thời gian giao hàng với nhà cung cấp và đảm bảo tính chính xác của các tài liệu liên quan Xác minh nguồn gốc của hàng hóa và các thông tin khác, chẳng hạn như nhà cung cấp, mô tả sản phẩm và số lượng, nên được thực hiện ngay khi chúng đến Phiếu giao hàng hoặc phiếu đóng gói đi kèm với mặt hàng thường có thông tin này được in trên đó và nó đóng vai trò là bằng chứng về số lượng mặt hàng đã nhận được. Các bước tiếp theo bao gồm nhận hàng, xác định trình tự và thời gian dỡ hàng, kiểm tra bên ngoài, đánh giá tình trạng đóng gói, dỡ hàng và kiểm định số lượng, chất lượng Việc chấp nhận hàng hóa hàm ý hoàn toàn chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại hoặc tổn thất phát sinh

Sau đó, hàng hóa được phân loại để nhận dạng, dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu máy tính và lập phiếu nhập kho bằng giấy tờ để đảm bảo sự chặt chẽ về thủ tục giấy tờ và cơ sở dữ liệu của hoạt động kho (Đinh Thị Thanh Bình, 2017; Phạm Lệ Dung 2021).

Hình 3: Quy trình tiếp nhận hàng hóa

Hoạt động lưu trữ hàng hóa hoặc nguyên vật liệu trong kho để duy trì sự sẵn có và lợi ích cho hoạt động vận chuyển và lưu kho Trước khi để hàng hoá nhập kho cần phải chuẩn bị dán nhãn nhận dạng các thông tin chi tiết về hàng hóa, sắp xếp và tìm kiếm vị trí lưu trữ để đảm bảo hàng hóa được lưu trữ một cách an toàn, dễ dàng truy cập và không bị hỏng hoặc mất mát Chọn vị trí lưu trữ phù hợp với loại hàng hóa, chuẩn bị kệ, pallet và đảm bảo an toàn trước khi đặt hàng hóa vào Đánh dấu một cách rõ ràng và ghi chú thông tin quan trọng như ngày nhập kho, số lượng và thông tin về sản phẩm, có thể đơn giản hóa các thông tin này dưới dạng mã SKU (Stock Kepping Unit) để dễ dàng quản lý và truy xuất (Phạm Lệ Dung 2021; Logistics4vn, 2022).

Hình 4: Minh hoạ mã SKU

Hoạt động lưu trữ hàng hóa trong kho là một quy trình phức tạp và cần sự chú ý đến nhiều chi tiết để đảm bảo hiệu quả và hiệu suất của hoạt động quản lý kho Lưu trữ hàng hóa trong kho không chỉ đơn giản là việc sắp xếp theo vị trí, phân loại, sắp đặt và đánh số, mà còn bao gồm cả việc thực hiện các hệ thống ghi chú chi tiết để dễ dàng tìm kiếm, chuyển đổi, kiểm tra và quản lý hàng hóa Điều này đòi hỏi phải đảm bảo rằng nhà kho được thiết lập hợp lý để tối đa hóa khả năng lưu trữ và khả năng tiếp cận, đảm bảo an ninh và bảo quản sản phẩm (Đinh Thị Thanh Bình, 2017).

Một số phương pháp lưu kho:

Phân chia ABC: Phương pháp này phân loại hàng hóa thành các nhóm ABC dựa trên giá trị hoặc tần suất sử dụng Các mặt hàng có giá trị cao hoặc tần số sử dụng cao thường được lưu trữ gần vị trí xuất nhập hàng để tiết kiệm thời gian và công sức

Hình 5: Minh hoạ phương pháp lưu kho ABC

(Nguồn: Đinh Thị Thanh Bình, 2017)

Phương pháp mã vạch: Sử dụng mã vạch hoặc hệ thống quản lý kho tự động để xác định vị trí lưu trữ chính xác của từng mặt hàng trong kho.

Hình 6: Minh hoạ phương pháp lưu kho mã vạch

(Nguồn: Đinh Thị Thanh Bình, 2017) Phương pháp pháp dựa trên kích thước và khối lượng: Sắp xếp hàng hóa dựa trên kích thước và khối lượng để tối ưu hóa không lưu trữ và dễ dàng truy xuất hàng hóa.

Hình 7: Minh hoạ phương pháp lưu kho theo kích thước

(Nguồn: Đinh Thị Thanh Bình, 2017)

 Bước 3: Nhân lệnh xuất hàng

Nhận được lệnh xuất kho từ hệ thống quản lý hoặc từ khách hàng, lệnh này thông thường đi kèm với thông tin chi tiết về số lượng và loại hàng hoá cần xuất kho, cũng như yêu cầu về đóng gói và vận chuyển

Khi nhận được lệnh xuất kho kèm những thông tin về hàng hoá, sẽ tiến hành soạn hàng để kiểm tra và sắp xếp hàng hoá theo đúng đơn đặt hàng Việc này đòi hỏi sự cẩn thận để đảm bảo rằng số lượng và chất lượng hàng hoá Hoạt động lấy hàng trong kho là quá trình tập hợp và chọn lọc các mặt hàng từ nhiều địa điểm lưu trữ khác nhau, nhằm chuẩn bị cho việc giao hàng cho khách hàng hoặc các bộ phận khác trong doanh nghiệp Quá trình này thường dựa trên thông tin đặt hàng hoặc yêu cầu vận chuyển từ hệ thống quản lý kho hàng Trong hoạt động lấy hàng, ba yếu tố chính cần được đảm bảo là hiệu quả chi phí, độ chính xác của đơn hàng và thời gian thực hiện đơn hàng Cách thực hiện hoạt động lấy hàng có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô của kho, thiết bị xử lý hàng hóa có sẵn, mức đầu tư và công nghệ được áp dụng Lựa chọn phương pháp lựa chọn phù hợp là rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào vì nó đảm bảo một quy trình linh hoạt và hiệu quả giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả hoạt động (Phạm Lệ Dung, 2021).

Hình 8: Bốn phương pháp soạn hàng cơ bản trong kho

Ngoài các phương pháp sắp xếp hàng, trong quản lý kho còn hai nguyên tắc cơ bản là FIFO và LIFO Phương pháp FIFO (First In, First Out) đảm bảo rằng các lô hàng đầu tiên nhập vào kho sẽ được xuất ra trước hết, phù hợp với các mặt hàng dễ hư hỏng hoặc sản phẩm thời trang Phương pháp LIFO (Last In, First Out) áp dụng khi các hàng hóa gần đây nhất sẽ được xuất ra trước, ưu tiên sử dụng hàng hóa mới hơn trước hàng cũ, phù hợp với các mặt hàng không có hạn sử dụng hoặc trong quản lý kho nguyên vật liệu (Phạm Lê Dung, 2021).

Hình 9: Minh hoạ phương pháp FIFO/LIFO

(Nguồn: Zenventory, 2021)Sau khi hàng hoá được soạn sẽ được đóng gói cẩn thận theo quy trình được quy định trước Hoạt động đóng gói trong kho là quá trình đóng gói hàng hóa hoặc sản phẩm trong môi trường kho để chuẩn bị cho việc chuyển và phân phối Chuẩn bị vật liệu đóng gói là bước chuẩn bị các vật liệu đóng gói như hộp,băng keo, túi ni lông, bọt tuyết Bao bì sẽ thay đổi tùy theo mục đích sử dụng của hàng hóa Tính thẩm mỹ sẽ được xem xét khi đóng gói sản phẩm để khách hàng mua Việc đảm bảo hàng hóa được đóng gói sạch sẽ và an toàn để bảo vệ vận chuyển được ưu tiên khi đóng gói cho các mục đích sử dụng khác Đánh dấu và ghi nhãn sau khi đóng gói để dễ dàng xác định và quản lý Đóng gói hàng hóa xong phải kiểm tra chất lượng để đảm bảo rằng chúng đáp ứng tiêu chuẩn và không bị hỏng hóc Khi hàng hoá đã được đóng gói xong, chúng sẽ được đưa ra khu vực chờ xuất hàng Ở đây, chúng sẽ được sắp xếp và chuẩn bị cho quá trình vận chuyển Quản lý và tổ chức hiệu quả là cần thiết cho thủ tục này để đảm bảo rằng hàng hóa được gửi đúng thời gian và đến đích nhanh chóng và an toàn (Phạm Lê Dung, 2021).

Hình 10: Minh họa hàng hóa được đóng gói an toàn

(Nguồn: Công ty TNHH Real Bean Coffee, 2024)

 Bước 4: Vận chuyển đến nhà máy sản xuất

Hoạt động vận chuyển hàng hóa từ các nhà cung cấp hoặc cơ sở lưu trữ đến nhà sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn nguyên liệu và thành phần sản phẩm đủ để sản xuất Quá trình vận chuyển đòi hỏi thiết lập kế hoạch chuyển giao, xác định phương tiện vận chuyển phù hợp, quản lý lịch trình và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời điểm và địa điểm cần thiết.Điều quan trọng để quyết định hoạt động gửi hàng hiệu quả là đảm bảo rằng hàng hóa đã được chuẩn bị sẵn sàng nhưng không chậm trễ khi xe giao hàng đến, và ngược lại Việc không đồng bộ này không chỉ gây lãng phí về thời gian mà còn có thể tăng chi phí vận chuyển và tăng cường rủi ro của việc quản lý kho Kèm theo hoạt động gửi hàng là việc thực hiện các chứng từ như phiếu chuyển hàng, phiếu xuất kho và các tài liệu liên quan khác để đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quá trình vận chuyển và quản lý kho Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến việc gửi hàng được ghi nhận và quản lý một cách rõ ràng và đầy đủ (Phạm Lê Dung, 2021Đoàn Thị Hồng Vân & Kim Ngọc Đạt, 2010).

Hình 11: Minh họa phiếu vận chuyển

 Bước 5: Sản xuất thành phẩm

Quy trình hoạt động của nhà máy, từ khi nhận hàng từ kho nguyên vật liệu đến khi sản xuất và đóng gói sản phẩm cuối cùng, đòi hỏi sự điều phối chặt chẽ và quản lý hiệu quả để đảm bảo sự thành công và hiệu suất của hoạt động sản xuất Bước đầu tiên là việc nhận hàng từ kho và thực hiện kiểm tra cẩn thận để đảm bảo số lượng và chất lượng của nguyên vật liệu Điều này không chỉ đảm bảo rằng sản xuất có đủ nguyên liệu mà còn giúp tránh được các vấn đề về chất lượng trong quá trình sản xuất Sau đó, nguyên vật liệu được vận chuyển đến các dây chuyền sản xuất, nơi mà chúng trải qua một chuỗi các bước chế biến và gia công Quy trình này không chỉ đơn thuần là việc chuyển đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm cuối cùng, mà còn đòi hỏi sự điều phối kỹ lưỡng để đảm bảo rằng mọi bước được thực hiện đúng cách và theo tiêu chuẩn Trong quá trình sản xuất, sự quản lý chặt chẽ là rất quan trọng để đảm bảo sự mượt mà và hiệu quả.Việc theo dõi quy trình sản xuất và giải quyết các vấn đề ngay khi chúng phát sinh giúp tối ưu hóa năng suất và chất lượng sản phẩm Cuối cùng, sau khi sản phẩm đã được hoàn thành, chúng được đóng gói một cách cẩn thận để trở thành các sản phẩm hoàn chỉnh Quy trình đóng gói không chỉ đảm bảo sự bảo vệ cho sản phẩm mà còn tạo ra sự thuận tiện và hấp dẫn cho người tiêu dùng cuối cùng(Phạm Lệ Dung, 2021).

Quy trình kiểm kê tồn kho

1.5.1 Khái quát về kiểm kê tồn kho

Quy trình kiểm tra trực tiếp các sản phẩm tồn tại để xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị thực của chúng nhằm xác định và khắc phục sự khác biệt với các con số ghi trên sổ kế toán được gọi là kiểm kê hàng tồn kho Hàng tồn kho là một thành phần quan trọng trong tài sản của công ty và trong quá trình hoạt động kinh doanh bình thường, hàng hóa có thể bị thất thoát hoặc sai khác. Doanh nghiệp có thể quy định chặt chẽ về số lượng, chất lượng, giá trị mặt hàng bằng cách sử dụng hàng tồn kho Một sự hiểu biết sâu sắc hơn về môi trường công ty được thực hiện bởi thông tin từ hàng tồn kho, hỗ trợ trong việc tạo ra các kế hoạch quản lý và kinh doanh thành công Việc kiểm kê cũng cải thiện trách nhiệm giải trình của người quản lý tài sản bằng cách ngăn chặn vi phạm kỷ luật tài chính, biển thủ và lãng phí tài sản Phát hiện sớm sự chênh lệch giữa sách và thực tế cho phép doanh nghiệp có hành động khắc phục phù hợp Cuối cùng, hàng tồn kho hỗ trợ quản lý hàng tồn kho và tối ưu hóa không gian lưu trữ, từ đó giảm thiểu lãng phí không cần thiết (Phạm Lê Dung, 2021).

1.5.2 Phương pháp kiểm kê phổ biến

 Phương pháp kiểm kê liên tục

Kiểm kê kho định kỳ là một quy trình quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp, thường được thực hiện vào cuối kỳ kế toán hoặc vào các thời điểm được lựa chọn trước đó Điều quan trọng là phải xác minh và đối chiếu số lượng hàng tồn kho với thông tin được tìm thấy trong hệ thống quản lý kho trong giai đoạn này để tìm kiếm và giải quyết bất kỳ sự không nhất quán hoặc sai lầm nào Các hoạt động sản xuất và thương mại phải được tạm dừng trong suốt giai đoạn này để tập trung vào việc kiểm tra hàng tồn kho kỹ lưỡng và tỉ mỉ Tuy nhiên, việc này thường gây ra sự gián đoạn và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động chung của doanh nghiệp trong thời gian ngắn Mục đích chính của kiểm kê kho định kỳ là đảm bảo rằng thông tin về số lượng hàng tồn kho trong hệ thống là chính xác, từ đó giúp cải thiện tính minh bạch và hiệu quả của quản lý kho Mặc dù mang lại lợi ích về tính chính xác và quản lý rủi ro, quy trình này vẫn cần được thực hiện một cách có hệ thống và hợp lý để giảm thiểu tối đa sự ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Euro Rack, 2020).

 Phương pháp kiểm kê định kì

Một trong những chiến thuật quan trọng trong quản lý hàng tồn kho của công ty là phương pháp kiểm kê liên tục Khác với kiểm kê định kỳ, kiểm kê kho liên tục được thực hiện liên tục và không gây gián đoạn cho hoạt động sản xuất và kinh doanh hàng ngày Quy trình này được tổ chức trên một phạm vi nhỏ hơn và theo lịch trình linh hoạt để đảm bảo sự nhất quán và liên tục trong việc kiểm tra hàng tồn kho Mục tiêu chính của kiểm kê kho liên tục là phát hiện và khắc phục các sai sót hoặc chênh lệch trong kho hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả Bằng cách thực hiện kiểm tra thường xuyên và liên tục, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng dữ liệu về hàng tồn kho luôn được cập nhật và chính xác Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hàng tồn kho do các sai sót trong quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh Với sự linh hoạt và tính liên tục, kiểm kê kho liên tục không chỉ giúp tăng cường hiệu quả trong quản lý kho mà còn giữ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra một cách trơn tru và không bị gián đoạn Đây là một chiến lược quản lý hiệu quả cho các doanh nghiệp mong muốn duy trì và phát triển năng lực cạnh tranh trên thị trường (Euro Rack, 2020).

1.5.3 Quy trình kiểm kê tồn kho

Hình 12: Sơ đồ quy trình kiểm kê

(Nguồn: Kế toán kiểm toán ACC Việt Nam, 2023)

Lập kế hoạch cẩn thận là giai đoạn đầu tiên quan trọng trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho không thể bỏ qua Tập trung và chú ý đến chi tiết là cần thiết để đảm bảo rằng mọi yếu tố đều được tính đến và mô tả ngay lập tức Thiết lập mục đích của hàng tồn kho là giai đoạn đầu tiên và quan trọng nhất Nhu cầu của doanh nghiệp, chẳng hạn như tính toán chính xác lượng hàng tồn kho trong tay, so sánh số lượng với hệ thống quản lý kho hoặc xác định và giảm thiểu tổn thất hoặc mất mát, có thể quyết định mục tiêu của quy trình kiểm kê Hiểu rõ mục đích sẽ giúp hướng dẫn quá trình kiểm kê và đảm bảo rằng nó đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của tổ chức Quyết định về thời gian và phạm vi kiểm kê là một phần không thể thiếu của kế hoạch Xác định xem kiểm kê sẽ được thực hiện định kỳ hay liên tục sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và tính chất của doanh nghiệp. Đồng thời, quyết định về phạm vi sẽ xác định liệu kiểm kê sẽ bao gồm tất cả các loại hàng tồn kho hay chỉ một phần nhất định của chúng Chọn phương pháp thực hiện cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình lập kế hoạch Có thể lựa chọn giữa kiểm kê thủ công, thông qua việc sử dụng bảng tính hoặc sổ sách, hoặc sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý kho tự động Việc này cần phải dựa trên nguồn lực và công nghệ có sẵn trong tổ chức, cũng như mức độ tự động hóa mong muốn Cuối cùng, chỉ định người thực hiện là bước quyết định cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng Đảm bảo rằng những người thực hiện được đào tạo đầy đủ và hiểu rõ về mục tiêu và quy trình kiểm kê là cần thiết để đảm bảo sự thành công của quá trình này (Euro Rack, 2020).

 Bước 2: Chuẩn bị kiểm kê

Các doanh nghiệp phải sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo sau khi tổ chức hàng tồn kho bằng cách làm những việc như thông báo cho các bộ phận thích hợp và chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu như sổ sách và chứng từ xuất/nhập kho. Việc thông báo này là rất quan trọng để đảm bảo mọi người trong công ty đều biết về kế hoạch kiểm kê, bao gồm thời gian, địa điểm và phương pháp dự kiến. Điều này giúp các bộ phận chuẩn bị tâm lý và có thể hỗ trợ trong quá trình kiểm kê Ngoài ra, việc chuẩn bị các chứng từ và sổ sách cần thiết là cực kỳ quan trọng Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu này đã sẵn sàng, bao gồm hồ sơ tài chính, sổ sách kế toán, các hợp đồng và các văn bản liên quan khác Việc này giúp đảm bảo rằng thông tin cần thiết cho kiểm kê đã sẵn sàng và dễ dàng truy cập khi cần. Doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của kết quả kiểm kê cũng như hoạt động liền mạch và hiệu quả của quy trình kiểm kê bằng cách hoàn thành cẩn thận và đầy đủ các trách nhiệm kiểm kê (Kế toán kiểm toán ACC Việt Nam, 2023).

 Bước 3: Tiến hành kiểm kê

Quy trình kiểm kê rất quan trọng đối với hệ thống quản lý kho của công ty Đảm bảo sự cẩn thận và chính xác hoàn toàn trong quá trình kiểm kê là cần thiết để đảm bảo rằng dữ liệu phản ánh chính xác trạng thái thực của hàng tồn kho Có hai phương pháp chủ yếu để thực hiện kiểm kê: thủ công và máy tính.

Sử dụng phương pháp thủ công phải đếm và ghi lại mọi loại hàng tồn kho bằng tay, đảm bảo tính chính xác cho mọi sản phẩm về số lượng, chất lượng và giá trị. Mặt khác, phương pháp máy tính đếm và ghi lại dữ liệu tự động bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho Cách tiếp cận này cải thiện độ chính xác và hợp lý hóa quy trình kiểm kê Trong thực tế, việc kết hợp cả hai phương pháp thường được áp dụng để đảm bảo tính chính xác và phát hiện lỗi sai có thể xảy ra Sự kết hợp này giúp tăng cường đối chiếu và mang lại hiệu quả tốt nhất trong quản lý và kiểm soát hàng tồn kho của doanh nghiệp (Kế toán kiểm toán ACC Việt Nam, 2023).

 Bước 4: Lập báo cáo kiểm kê

Doanh nghiệp phải tạo một báo cáo để tóm tắt và truyền đạt kết quả của hàng tồn kho sau khi hoàn thành Các chi tiết sau đây được bao gồm trong báo cáo hàng tồn kho: Số lượng, chất lượng và giá trị của hàng tồn kho được kiểm kê.

Nó sẽ cung cấp thông tin về số lượng hàng tồn kho thực tế đã kiểm kê, mô tả chất lượng của hàng (nếu có phân loại), và giá trị tương ứng của từng loại hàng Báo cáo sẽ so sánh các số liệu kiểm kê với các số liệu trong hệ thống kế toán để xác định sự khác biệt giữa hai con số này Chênh lệch này có thể là do sự sai sót trong ghi chép kế toán, việc tính toán sai sót trong quá trình kiểm kê, hoặc có thể có những nguyên nhân khác Báo cáo sẽ cho thấy chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu kế toán từ đó có thể tìm ra một số nguyên nhân như sai sót trong ghi chép, đánh giá sai giá trị hàng tồn kho, thất thoát hàng hóa, hoặc các vấn đề khác như lỗi quy trình, vi phạm quy định vận hành, hoặc gian lận (Euro Rack, 2020).

 Bước 5: Xử lý kết quả kiểm kê Để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính, việc xử lý kịp thời và chính xác kết quả kiểm kê hàng tồn kho là vô cùng quan trọng Cần phải xác định rõ nguyên nhân của các chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu kế toán, sau đó áp dụng các biện pháp xử lý theo quy định của doanh nghiệp Hồ sơ kiểm kê cần được tạo và duy trì tỉ mỉ để đảm bảo rằng quy trình kiểm kê hàng tồn kho được hoàn thành chính xác Doanh nghiệp nên lập biên bản kiểm kê chi tiết, ghi lại thông tin về quá trình kiểm kê, số lượng, chất lượng và giá trị của hàng tồn kho Biên bản kiểm kê cần được lưu giữ cẩn thận để có thể tham khảo và kiểm tra lại khi cần thiết Khi có sự khác biệt giữa dữ liệu hàng tồn kho và dữ liệu kế toán, điều quan trọng là phải xác định và kiểm tra lý do đằng sau sự khác biệt Tiếp theo, tiến hành theo chính sách của công ty (Euro Rack, 2020).

Giới thiệu về thị trường cà phê rang xay của Việt Nam

1.6.1 Giới thiệu cà phê rang xay Việt Nam

Cà phê rang xay là sản phẩm cao cấp được tạo ra từ những hạt cà phê chất lượng cao, qua quá trình rang và xay tỉ mỉ để đảm bảo hương vị nguyên chất Các hạt cà phê được lựa chọn kỹ càng, không chứa bất kỳ tạp chất nào như đậu, ngô, tinh bột hay các chất phụ gia khác Trong quá trình rang và xay, đôi khi các thành phần như bơ, rượu và cà phê được thêm vào để tăng cường và mang lại hương vị đặc biệt Quá trình này đảm bảo sản phẩm cuối cùng giữ được hương vị thơm ngon và độc đáo, phục vụ cho những người yêu thích cà phê thưởng thức một đồ uống hấp dẫn và đầy sự thú vị (I Cà Phê Việt Nam, 2022)

Cà phê rang xay mang lại nhiều lợi ích cho người tiêu dùng như hương vị và mùi thơm tốt hơn Cà phê rang xay giữ được hương vị và mùi thơm tự nhiên của cà phê hạt tươi Quá trình rang cà phê làm phát triển các hợp chất hương liệu trong cà phê, mang lại một mức độ hương vị phong phú hơn so với cà phê đã được xay từ trước Độ tươi mới cao, khi cà phê hạt được rang và xay ngay trước khi sử dụng, độ tươi mới của cà phê được duy trì ở mức cao nhất Hạt cà phê Arabica và Robusta là hai loại chủ yếu được sử dụng trong quá trình rang xay Cà phê Arabica có hương vị nhẹ nhàng, axit tự nhiên và mùi thơm hoa quả, trong khi cà phê Robusta có hương vị đậm đà, đắng và mạnh mẽ hơn Dùng hai giống cà phê hạt này rang để tạo ra hương vị và mùi thơm đặc trưng của cà phê Quá trình rang cà phê gồm hai giai đoạn chính là tiền rang và rang chín Tiền rang để cà phê hạt được rang nhẹ để loại bỏ ẩm và khí CO2 trong hạt Sau đó là rang chín cà phê hạt tiền rang được tiếp tục rang đến khi đạt được màu sắc và hương vị mong muốn Cuối cùng là xay cà phê rang thành những hạt cà phê nhỏ để sử dụng trong việc pha cà phê Độ mịn của cà phê xay phụ thuộc vào phương thức pha cà phê như pha phin hoặc pha máy Điều quan trọng là phải bảo quản cà phê rang đúng cách ở nơi khô ráo trong tối đa hai tuần để giữ được hương vị và hàm lượng caffeine, tránh tiếp xúc với không khí để bảo quản các thành phần của nó (CoffeeConcept Huyền Nguyễn, 2023).

1.6.2 Thị trường kinh doanh cà phê rang xay trong nước (2020 – 2023)

Tỷ lệ các loại cà phê được tiêu thụ nội địa ở Việt Nam niên vụ 2021 - 2023

Nhân xô Rang xay Hoàn tan Hình: Biểu đồ thể hiện Tỷ lệ các loại cà phê được tiêu thụ nội địa ở Việt Nam niên vụ 2021 - 2023 (Nguồn: USDA) Trong thị trường tiêu thụ cà phê rang xay tại Việt Nam, việc có sự đa dạng về nguồn gốc cà phê và chất lượng sản phẩm đã tạo nên một cảnh đối đầu sôi động giữa các thương hiệu Cà phê rang xay được ưa chuộng bởi vị tươi ngon và hương vị đặc trưng Các thương hiệu cà phê nổi tiếng như Trung Nguyên, Vinacafé, hay Highlands Coffee đã cung cấp sự lựa chọn đa dạng và chất lượng cho người tiêu dùng Người tiêu dùng ngày càng chú trọng đến chất lượng cà phê, quy trình xay và bảo quản sản phẩm Việt Nam đang chứng kiến sự gia tăng xu hướng tiêu thụ cà phê rang xay, bằng chứng là sự gia tăng của các cửa hàng cà phê và cửa hàng đặc sản mở ra trên khắp các thành phố của đất nước.

Theo dự báo cho thị trường cà phê Việt Nam vào năm 2024, sản lượng cà phê rang xay được dự đoán sẽ mở rộng đáng kể và hiện chiếm một phần ba thị trường tiêu thụ cà phê của đất nước Hiệp hội Cà phê Việt Nam (Vicofa) báo cáo rằng tiêu thụ cà phê trong nước đang tăng lên Dự kiến, thị trường tiêu thụ cà phê trong nước có thể đạt khoảng 150.000 tấn cà phê rang xay Sự tăng trưởng này phản ánh một tương lai rất hứa hẹn cho ngành cà phê tại Việt Nam, với sự nhấn mạnh vào nhu cầu ngày càng tăng của thị trường địa phương đối với loại đồ uống phổ biến này (Báo cáo cà phê, 2023).

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà

Được thành lập vào năm 2013, Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm

Hà là một công ty tư nhân chuyên về thị trường Việt Nam cho cà phê rang và trà ô long Kể từ khi thành lập, doanh nghiệp đã không ngừng cải tiến và phát triển các hoạt động của mình trên thị trường đầy cạnh tranh của các sản phẩm cà phê và trà Với cam kết về chất lượng và sự hài lòng của khách hàng, Công ty Đầu tư Kinh Doanh Lâm Hà đã tạo dựng được uy tín trong việc cung cấp những sản phẩm chất lượng, đáp ứng thị hiếu khó tính của người tiêu dùng Thông qua quan hệ đối tác chiến lược và đổi mới liên tục, công ty đã tạo được chỗ đứng thành công cho mình trong ngành, khẳng định mình là một thương hiệu đáng tin cậy được biết đến với sự cống hiến cho sự xuất sắc và bền vững Khi Công ty TNHH Đầu tư Kinh Doanh Lâm Hà tiếp tục phát triển và thích ứng với những xu hướng thay đổi của thị trường, công ty vẫn tập trung vào việc thúc đẩy tăng trưởng và tạo ra giá trị cho các bên liên quan trong khi vẫn duy trì các giá trị cốt lõi về tính chính trực, chất lượng và lấy khách hàng làm trung tâm (Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024).

2.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi công ty

Sứ mệnh của Công ty TNHH Đầu tư Kinh Doanh Lâm Hà là tìm nguồn cung cấp những hạt cà phê và lá trà ngon nhất, rang cẩn thận và chế biến chúng đến mức hoàn hảo, đồng thời cung cấp những sản phẩm chất lượng làm hài lòng khách hàng và nâng cao trải nghiệm hàng ngày của họ Bằng cách ưu tiên sự hài lòng của khách hàng, chất lượng sản phẩm và thực tiễn kinh doanh có đạo đức, công ty cố gắng xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đối tác, nuôi dưỡng niềm tin và lòng trung thành trên thị trường Cốt lõi của Công ty TNHH

Tư vấn Kinh Doanh Lâm Hà là những giá trị cốt lõi về tính chính trực, sự xuất sắc và tính bền vững Những giá trị này định hướng mọi quyết định và hành động của công ty, đảm bảo rằng công ty vẫn đúng với tầm nhìn và sứ mệnh của mình đồng thời đóng góp tích cực cho cộng đồng và môi trường (Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024).

Bảng 1: Thông tin của công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà

(Nguồn: công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2016)

Tên công ty bằng tiếng việt Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà Tên công ty bằng tiếng anh Lam ha Investment Trading Company Limited

Mã số doanh nghiệp 0312150473 Địa chỉ trụ sở chính 216/28 Nguyễn Văn Hưởng, phường Thảo Điền,

Thành phố Thủ Đức Điện thoại 02835124588

Người đại diện Đỗ Minh Hà

Hình 13: Logo công ty Lâm Hà

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024)

Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 14: Sơ đồ tổ chức công ty Lâm Hà

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024)

2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

Dựa vào sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm hà, có thể nhận thấy cấu trúc tổ chức của công ty bao gồm như sau:

Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc là người đại diện mặt theo luật và là người điều hành cao nhất của công ty Nhiệm vụ chính liên quan đến việc thiết lập định hướng chiến lược và chính sách để giám sát hoạt động của các bộ phận khác nhau trong công ty.

Phó giám đốc, hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc quản lý và giám sát các hoạt động của công ty theo sự ủy quyền Họ tự chủ trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm về kết quả và đề ra các mục tiêu cũng như chính sách quản lý cho các bộ phận trong công ty.

Bộ phận kế toán, có trách nhiệm quản lý và lưu trữ dữ liệu, phân tích số liệu và chuẩn bị báo cáo tài chính cho hoạt động tài chính của công ty Ngoài ra, bộ phận này cũng thực hiện việc xử lý các khoản phải trả đối với nhà cung cấp và quản lý các hoạt động liên quan đến tiền lương, nhằm đảm bảo lợi ích cho nhân viên theo các quy định của công ty.

Bộ phận kinh doanh, có trách nhiệm theo dõi, lưu trữ dữ liệu, phân tích và lập báo cáo về hoạt động tài chính của công ty Ngoài ra, họ cũng đảm nhận việc xử lý các khoản phải trả đối với nhà cung cấp và quản lý các vấn đề liên quan đến tiền lương, nhằm đem lại lợi ích cho nhân viên theo quy định của công ty.

Bộ phận sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm bằng cách đảm bảo trách nhiệm về công việc sản phẩm của công ty sản xuất chính xác, chất lượng Họ cũng tiến hành nghiên cứu để đưa ra phương pháp sản xuất tối ưu cho doanh nghiệp (Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024).

Mỗi bộ phận đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động chung và thành công của công ty, với các trách nhiệm cụ thể phù hợp với chức năng tương ứng.

Loại hình sản phẩm, dịch vụ của công ty

Sản phẩm cà phê rang xay: Các loại hạt như Robusta, Culi, và Arabica được chọn lựa cận thận và chất lượng để sản xuất ra các sản phẩm Special Blend,Expresso Elite, Premium Blend, Moka premium Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024).

Sản phẩm trà ô long: Nhập lá trà ô long được kiểm tra và chọn lọc cẩn thận từ nhà cung cấp và sản xuất ra sản phẩm trà ô lông Lâm với thiết kế đóng gói tỉ mỉ bắt mắt Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024).

Đối tác kinh doanh của công ty

Các công ty trong nước: Công ty TNHH Công nghệ xanh Hoa Sen, Công ty TNHH NAP SaiGon, Công ty Cổ phần Phát triển Up, (Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024).

Trong bối cảnh cạnh tranh của ngành rang xay cà phê tại Việt Nam, các công ty phải đối mặt với vô số đối thủ đang tranh giành thị phần và sự chú ý của người tiêu dùng Các thương hiệu cà phê trong nước và quốc tế, mỗi thương hiệu có cách pha chế, chiến lược tiếp thị và mạng lưới phân phối độc đáo, gây ra sự cạnh tranh đáng kể cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này Với văn hóa cà phê ngày càng phát triển và nhu cầu ngày càng tăng về các sản phẩm cà phê đặc sản, chất lượng cao, các công ty phải tạo sự khác biệt thông qua đổi mới, kiểm soát chất lượng, xây dựng thương hiệu và thu hút khách hàng để đi trước đối thủ Hiểu được động lực thị trường, sở thích của người tiêu dùng và các xu hướng mới nổi là điều quan trọng để các công ty trong ngành rang và xay cà phê thích nghi, phát triển và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường cà phê sôi động của Việt Nam. Đối thủ cạnh tranh đáng chú ý là Công ty TNHH Real Bean Coffee, một doanh nghiệp sản xuất cà phê tại Việt Nam, thành lập từ năm 2019 Real Bean Coffee tập trung vào việc mang đến câu chuyện về cà phê đặc sản và bền vững, lan tỏa đi khắp bạn bè cả trong và ngoài nước Họ cung cấp các sản phẩm cà phê đa dạng như Robusta, Culi, Arabica, Robusta-Arabica và Vietpresso Coffee,được chứng nhận bởi các tiêu chuẩn ISO 9001 và HACCP Ngoài ra, Real BeanCoffee còn cung cấp các dịch vụ như rang gia công và in ấn logo theo yêu cầu,nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu và xây dựng danh tiếng trên thị trường (Công tyTNHH Real Bean Coffee, 2023).

Tình hình hoạt động và kinh doanh của công ty (2021 – 2023)

Bảng 2: Hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh Doanh Lâm Hà, 2023)

Doanh thu Chi Phí Lợi Nhuận

Hình 15 : Biểu đồ cột thẻ hiện tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2021 – 2023

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2023)

Doanh thu của năm 2021 bị hạn chế do tác động của đại dịch Covid-19, đây là thực tế chung mà hầu hết các doanh nghiệp phải đối mặt Đến năm 2022, tình hình có dấu hiệu khởi sắc hơn so với năm trước khi doanh thu tăng lên 0.95% Tuy nhiên, tác động của suy thoái kinh tế toàn cầu vẫn còn đáng kể Đến năm 2023, mọi thứ đã ổn định hơn và doanh thu tăng mạnh 1.46% so với năm

2022, cho thấy một dấu hiệu tích cực về tình hình kinh doanh của công ty Sự tăng trưởng doanh thu chủ yếu đến từ việc đầu tư mạnh mẽ và mở rộng kinh doanh sản phẩm.

Mặc dù doanh thu đã tăng trưởng qua từng năm, chi phí đầu tư vào sản xuất và vận hành doanh nghiệp vẫn rất lớn Chi phí này đã tăng tỷ lệ thuận với doanh thu qua các năm Ngay cả khi không có nhiều hoạt động kinh doanh trong năm 2021, công ty vẫn cần phải chi nhiều tiền cho hoạt động để duy trì hoạt động kinh doanh, đây cũng là trường hợp của hầu hết các doanh nghiệp khác tại thời điểm này Đến năm 2022, doanh nghiệp đã kiềm chế chi tiêu, với chi phí chỉ tăng 0,3% so với năm 2021 trong khi đẩy mạnh sản xuất và vận hành để phục hồi tình hình kinh doanh Tuy nhiên, vào năm 2023, chi phí đã tăng vọt lên 1.13% so với năm 2022, do việc phát triển hoạt động kinh doanh đã diễn ra mạnh mẽ hơn.

Công ty này có triển vọng rõ rệt, với sự duy trì và phát triển qua từng năm là rất tích cực, như có thể thấy từ biểu đồ lợi nhuận ở hình 8 Mặc dù thu nhập của công ty vẫn âm vào năm 2021, nhưng họ đã cố gắng xoay chuyển tình thế và tiến xa hơn nữa trong những năm sau đó Công ty đã có lãi trong năm 2022 và đã có được động lực để phát triển bền vững Năm 2023 là một năm kỷ lục về lợi nhuận, tăng 3% so với năm 2022 nhờ sự mở rộng mạnh mẽ của hoạt động thương mại.

Tình hình sản xuất và kinh doanh cà phê chế biến của công ty

Nhập hàng Sản xuất Kinh doanh

Hình 16: Biểu đổ thể hiện tình hình sản xuất và kinh daonh cà phê rang xay của công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà (2021 -2023)

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2023)

Biểu đồ thể hiện rõ sự phát triển năng động trong hoạt động sản xuất của công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực cà phê rang xay, sản phẩm đang được thị trường ưa chuộng và bán chạy Trải qua ba năm gần đây, quá trình sản xuất cà phê diễn ra liên tục và ổn định, với việc chuyển đổi toàn bộ lượng nguyên liệu nhập khẩu thành cà phê rang xay, không để lại dư tồn nào đáng kể.

Năm 2021, với việc nhập khẩu và sản xuất cùng lượng 1200kg nguyên liệu cà phê, công ty đã thể hiện sự linh hoạt và hiệu quả trong việc quản lý kho để đáp ứng nhu cầu sản xuất Điều này được minh chứng qua việc tiêu thụ thành công 1000kg sản phẩm trong cùng kỳ, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của thị trường cà phê

Năm 2022, với việc tăng lượng nhập khẩu lên 1800kg, công ty đã phải tăng cường hoạt động kho để đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Mặc dù không có sự tăng đột biến đáng kể trong kinh doanh, việc duy trì mức độ ổn định là một bước tiến quan trọng trong việc xây dựng uy tín thương hiệu.

Năm 2023, với lượng nguyên liệu nhập khẩu tăng lên 2000kg, công ty đã phải đối mặt với thách thức mới về quản lý kho và hoạt động sản xuất Tuy nhiên, điều này cũng phản ánh sự phát triển mạnh mẽ của công ty, đặc biệt là trong việc kinh doanh cà phê rang xay Dự báo cho thấy sự tiếp tục tăng cường nhập khẩu và kinh doanh trong các năm tiếp theo, thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty trên thị trường cà phê.

Thông tin về kho hàng của công ty

Kho hàng của doanh nghiệp có diện tích gần 200m2, nằm tại trụ sở chính của công ty, được thiết kế với các khu vực chức năng khác nhau để phục vụ quy trình sản xuất và lưu trữ sản phẩm cà phê rang xay

Lối ra vào: Khu vực này là điểm nối giữa bên ngoài và bên trong kho hàng, cung cấp đường lối thuận tiện cho việc vận chuyển và xuất nhập hàng hóa.

Khu vực lưu trữ nguyên vật liệu cà phê nhân: Đây là không gian được dành riêng để lưu trữ nguyên liệu cà phê trước khi qua giai đoạn rang xay.

Phòng rang xay: Là phần quan trọng của quy trình sản xuất cà phê, nơi diễn ra quá trình rang xay cà phê từ nguyên liệu nhân đến thành phẩm rang xay.

Khu vực đóng gói: Sau khi cà phê đã được rang xay, khu vực này chuyên phục vụ việc đóng gói sản phẩm để chuẩn bị cho giai đoạn xuất khẩu hoặc phân phối nội địa

Khu vực kệ thành phẩm: Là không gian dành cho việc lưu trữ các sản phẩm cà phê đã được đóng gói và sẵn sàng cho việc vận chuyển hoặc xuất bán.

Thiết kế kho hàng được tối ưu hóa để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra hiệu quả và tiết kiệm không gian, đồng thời đảm bảo các tiêu chuẩn về vệ sinh và an toàn Đây là không gian quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển sản xuất cà phê một cách bền vững và chất lượng (Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2019).

Hình 17: Sơ đồ kho hàng sản xuất của công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2019)

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VÀ THỰC TRẠNG VẬN HÀNH KHO HÀNG CÀ PHÊ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ KINH

Quy trình vận hành xuất/nhập kho sản xuất của doanh nghiệp

Vận hành kho nguyên vật liệu để sản xuất cà phê rang xay là công việc sinh viên được thực hiện trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm hà Hoạt động vận hành kho hàng bao gồm quy trình xuất và nhập kho, tuy nhiên, hai thủ tục này được kết hợp thành một dòng chảy duy nhất, liên tục thay vì bị tách rời Ngoài ra, để quản lý hiệu quả hàng tồn kho trong quá trình vận hành kho, điều quan trọng là phải cập nhật số lượng mặt hàng đến và đi hàng ngày Quy trình vận hành kho sản xuất của doanh nghiệp được hiển thị qua lưu đồ bên dưới

Hình 18: Sơ đồ tổ chức hoạt động kho sản xuất của Công Ty TNHH Đầu tư

(Nguồn: Công Ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2021)

Khi nhận hạt cà phê từ nhà cung cấp, nhân viên sẽ yêu cầu phiếu giao hàng để xác nhận thông tin về số lượng và chất lượng hàng hóa Bước này đảm bảo các chi tiết của đơn hàng được chính xác và đầy đủ trước khi tiến hành quy trình nhập kho Bằng cách xác minh phiếu giao hàng, nhân viên có thể kiểm tra chéo các mặt hàng đã nhận với tài liệu của nhà cung cấp, đảm bảo rằng mọi sai lệch đều được giải quyết kịp thời Quá trình xác minh tỉ mỉ này rất quan trọng, công ty đã thực hiện rất cẩn thận và duy trì tốt trong mỗi lần nhận hàng.

Hình 19: Minh họa chứng từ nhận hàng

(Nguồn: Công Ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024)

Sau khi xác nhận thông tin và nhận hàng, quy trình kiểm tra và xác nhận hàng hóa trước khi lưu trữ trong kho là một bước không thể thiếu Để đảm bảo rằng số lượng và chất lượng của hàng hóa đều chính xác, các bước kiểm tra bao gồm kiểm tra cân nặng và đối chiếu với hóa đơn đã nhận Trong quá trình này, việc đối chiếu đơn đặt hàng và đơn giao hàng là một phần quan trọng để đảm bảo sự trùng hợp giữa các thông tin Bằng cách so sánh các thông tin này, nhân viên có thể xác định liệu số lượng và loại hàng hóa nhận được có khớp với yêu cầu ban đầu hay không, từ đó tránh được các sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý hàng hóa Quá trình kiểm tra này không chỉ đảm bảo tính chính xác của hàng hóa mà còn giúp cung cấp sự đảm bảo cho cả người bán và người mua về quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa Điều này thúc đẩy hiệu quả và sự tự tin trong quản lý hàng hóa và chuỗi cung ứng, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của khách hàng.

Hình 20: Minh họa kiểm tra số lượng

(Nguồn: Công Ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024)

Sau khi hoàn thành việc kiểm đếm đầy đủ và chính xác hàng hóa đã nhận,tiến hành nhập thông tin mua hàng vào hệ thống lưu trữ dữ liệu của công ty Việc này giúp công ty có thể theo dõi và quản lý hàng hóa một cách chặt chẽ, từ việc kiểm soát số lượng tồn kho đến theo dõi đầu vào hàng hóa Dữ liệu nhập vào được lưu trữ trên hệ thống để cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng hóa trong kho, hỗ trợ công ty đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh và hiệu quả Đồng thời, việc lưu trữ thông tin nhập hàng cũng giúp tăng cường tính minh bạch và chính xác trong quản lý kho hàng của công ty.

Hình 21: Minh hoạt thông tin nhập hàng được lưu trên hệ thống dữ liệu

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024)

Sau khi hoàn tất công việc kiểm tra hàng hóa, quá trình lưu trữ là bước quan trọng tiếp theo Một phương pháp hiệu quả được áp dụng là sắp xếp các bao tải cùng màu sắc lên pallet Hành động này không chỉ giúp tối ưu hóa diện tích trong kho mà còn tạo ra một hệ thống lưu trữ có tổ chức và dễ quản lý hơn Việc tổ chức hàng hóa theo màu sắc không chỉ giúp dễ dàng phân biệt các loại hàng hóa mà còn làm cho quá trình tìm kiếm, soạn hàng và xuất hàng trở nên thuận tiện hơn Có thể nhanh chóng nhận biết và truy cập vào các mặt hàng cần thiết mà không phải lãng phí thời gian để tìm kiếm Tuy nhiên việc ghi nhớ thủ công này có thể gặp một số trường hợp nhằm lần do trí nhớ do đó việc lưu trữ bằng màu sắc là chưa hoàn toàn đủ hợp lý Nhưng việc xếp chồng hàng hóa tạo ra một hệ thống lưu trữ hợp lý và giúp tăng cường hoạt động của tổ chức Với việc tổ chức kho hàng một cách có hệ thống, quá trình quản lý trở nên dễ dàng hơn và nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn, tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho Điều này đồng nghĩa với việc tối ưu hóa các quy trình nội bộ và nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng.

Hình 22: Khu vực lưu trữ nguyên vật liệu hạt cà phê

(Nguồn: Công Ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024)

Sau khi hoàn tất kiểm tra và lưu trữ hàng hóa, quá trình chuẩn bị nguyên liệu cho sản xuất cà phê rang xay sẽ bắt đầu Trong kho hàng, chỉ có một chiếc xe đẩy hàng, do đó hầu hết việc di chuyển hàng hóa phải thực hiện thủ công Vì nhà kho được vận hành thủ công, việc ghi nhớ vị trí và màu sắc của hàng hóa là rất quan trọng Hệ thống cất trữ hàng hóa theo nguyên tắc xếp chồng lên nhau, và trong quá trình soạn hàng, công ty đã áp dụng nguyên tắc FIFO (First In, FirstOut) để đảm bảo việc lấy hàng dễ dàng và hiệu quả Bằng việc vận chuyển để sản xuất hết các nguyên vật liệu còn tồn trước khi nhập hàng mới vào kho Việc này vừa tiết kiệm được diện tích hoạt động và còn đảm bảo hàng hóa cũ được sử dụng trước, tránh tình trạng hàng tồn kho quá lớn và hạn chế rủi ro hỏng hóc.

Hình 23: Thiết bị xe đẩy

(Nguồn: Internet, 2024) Để tối ưu hóa quá trình vận hành của một nhà kho, việc thiết kế phải được xem xét một cách cẩn thận để đảm bảo rằng mọi khía cạnh của hoạt động được tối ưu hóa Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc thiết kế nhà kho là việc xác định và sắp xếp đường đi một cách hợp lý Đường đi rộng rãi không chỉ giúp cho việc di chuyển hàng hóa trở nên dễ dàng hơn mà còn giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho quá trình này Bằng cách có đường đi rộng rãi, nhà kho có thể tăng cường hoạt động chuyển hàng hóa một cách hiệu quả hơn Việc này không chỉ giúp giảm bớt thời gian cần thiết cho việc di chuyển hàng hóa mà còn giảm nguy cơ xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển Điều này đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng dễ vỡ hoặc dễ tổn thương trong quá trình vận chuyển Ngoài ra, việc sắp xếp nhà kho gần nơi sản xuất cũng có thể mang lại nhiều lợi ích Khi nhà kho được đặt gần nơi sản xuất, khoảng cách di chuyển giữa hai địa điểm này sẽ giảm đi đáng kể Điều này không chỉ giúp tăng tốc độ vận chuyển mà còn giảm thiểu chi phí vận chuyển

Ngoài ra, việc vận chuyển hàng vào kho, lưu trữ và cập nhật chứng từ xuất kho trên cơ sở dữ liệu hệ thống là quan trọng để đảm bảo kiểm soát hiệu quả.Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thực hiện điều này đối với nguyên liệu, thay vào đó chỉ lưu trữ bằng chứng khi xuất hàng thành sản phẩm Mặc dù công việc này có thể giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, nhưng có thể gây khó khăn trong quá trình kiểm tra dữ liệu nguyên liệu Việc thiếu thông tin và đồng bộ trong chứng từ kho xuất có thể ảnh hưởng đến quá trình kiểm tra và theo dõi hàng hóa, cần được cải thiện để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý kho.

 Bước 4: Sản xuất thành phẩm

Quá trình sản xuất từ hạt cà phê nhân xanh đến túi cà phê rang xay được đóng gói cẩn thận và đầy đủ thông tin là một quy trình phức tạp nhưng cực kỳ quan trọng trong ngành công nghiệp cà phê Khi các hạt cà phê nhân xanh được đưa vào nhà máy, chúng sẽ trải qua một loạt các bước sản xuất đòi hỏi sự chăm sóc và kiểm soát chất lượng chặt chẽ Quá trình rang xay cà phê sẽ được thực hiện với các thiết bị chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng và đồng đều về hương vị và màu sắc Sau khi cà phê được rang xay, nó sẽ được đóng gói cẩn thận vào túi đóng gói chất lượng cao Các túi đóng gói thường có thiết kế đẹp mắt và chứa đầy đủ thông tin về sản phẩm như nguồn gốc, phương pháp rang xay, hương vị, và thông tin dinh dưỡng Cung cấp cho khách hàng thông tin này không chỉ giúp họ dễ dàng lựa chọn hàng hóa đáp ứng yêu cầu và thị hiếu của họ mà còn nâng cao uy tín và uy tín của thương hiệu trên thị trường Điều này đặc biệt quan trọng trong một ngành công nghiệp mà sự chất lượng và nguồn gốc của sản phẩm được đánh giá cao như ngành cà phê.

Hình 24: Sản phẩm cà phê rang xay của doanh nghiệp

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024)

Quy trình kiểm soát tồn kho của doanh nghiệp

Hình 25: Sơ đồ quy trình kiểm kê của doanh nghiệp

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2024)

Kiểm kê là một trọng điểm không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp, đem lại thông tin quan trọng về tình hình hoạt động và thị trường Đặc biệt, trong môi trường thực tập của doanh nghiệp, việc lập kế hoạch cho quá trình kiểm kê đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hiệu quả và độ chính xác của mọi hoạt động. Quyết định lựa chọn kiểm kê hàng năm vào cuối năm là một cách tiếp cận hợp lý Nó cho phép tổng hợp và đánh giá tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp, từ đó, có thể điều chỉnh kế hoạch phù hợp cho năm tiếp theo Không chỉ giới hạn ở việc kiểm tra hàng tồn kho, quá trình kiểm kê còn bao gồm việc xác minh toàn bộ các mặt hàng trong các kho của doanh nghiệp Đối với sản phẩm cà phê, việc sử dụng dữ liệu từ sản phẩm đã hoàn thiện giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của quá trình sản xuất Điều này không chỉ hỗ trợ quản lý hàng tồn kho mà còn giúp phát triển chiến lược phân phối hiệu quả hơn, nhờ vào việc hiểu rõ hơn về nhu cầu và xu hướng của thị trường.

Mỗi năm, khi tiến hành kiểm kê, thông báo sẽ được phát đi tới tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, nhằm yêu cầu tổng hợp các chứng từ quan trọng liên quan đến hoạt động của họ trong suốt năm qua Bộ phận kế toán rất quan trọng đối với quá trình này vì nó cung cấp chi tiết kỹ lưỡng về các giao dịch xuất nhập khẩu đã được nhập vào hệ thống trong thời gian này.

Tuy nhiên, một thách thức có thể phát sinh là thiếu một bản cứng chính thức của các chứng từ này để đối chiếu và xác thực thông tin Điều này có thể tạo ra một hạn chế đáng kể trong quá trình kiểm kê, đặc biệt là khi cần phải đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu Để giải quyết vấn đề này, việc xây dựng và duy trì một hệ thống lưu trữ chứng từ hiệu quả trở nên vô cùng quan trọng Việc này không chỉ đảm bảo sự tổ chức và tiện lợi trong việc truy xuất thông tin mà còn đảm bảo sự kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp Đồng thời, hệ thống lưu trữ chứng từ cũng cung cấp một cơ sở dữ liệu đáng tin cậy để đối chiếu và xác thực dữ liệu trong quá trình kiểm kê, từ đó tăng cường tính chính xác và độ tin cậy của quá trình này.

Hình 26: Minh hoạ dữ liệu xuất kho trên hệ thống quản lý của doanh nghiệp

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2023)

Trong quá trình thực hiện hoạt động kiểm kê kho hàng, doanh nghiệp đã tận dụng dữ liệu đã nhập vào hệ thống cơ sở dữ liệu để tổng hợp thông tin về tổng số lượng hàng xuất nhập kho trong suốt năm qua Điều này thường được thực hiện bằng cách sử dụng các công cụ như Excel, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và xử lý thông tin. Để bắt đầu quá trình kiểm kê, thông tin về tồn kho đầu kỳ thường được lấy từ bộ phận kế toán và nhập vào công cụ Excel Sau đó, thông tin về số lượng hàng nhập và hàng xuất trong suốt năm sẽ được tổng hợp từ các dữ liệu đã được ghi nhận trên hệ thống Quá trình kiểm tra tiếp tục bằng cách tính tổng số lượng hàng tồn kho đầu kỳ cộng với số lượng hàng nhập vào, và sau đó trừ đi số lượng hàng xuất đi để xác định và tính toán số lượng hàng còn dư lại hoặc thiếu sót. Thông thường, điều này được thực hiện bằng cách sử dụng các công thức cơ bản của công cụ Excel, giúp tăng tốc độ tính toán và đảm bảo độ chính xác của đầu ra Kết quả của quá trình kiểm kê, bao gồm thông tin về số lượng hàng còn dư lại hoặc thiếu sót, sẽ được ghi lại và kết chuyển sang năm kế tiếp để có thể tiếp tục quản lý và điều chỉnh trong tương lai Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự chuẩn xác và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho và hoạt động kinh doanh nói chung.

Hình 27: Minh hoạ kiểm kê tồn đầu kỳ của doanh nghiệp Lâm Hà

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2023)

Hình 28: Minh hoạ kiểm kế xuất/nhập kho của doanh nghiệp Lâm Hà

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2023)

Hình 29: Minh hoạ kiểm kê kho cuối kỳ của doanh nghiệp Lâm Hà

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2023)

Sau khi hoàn tất quá trình kiểm kê, doanh nghiệp thường tổng hợp lại các dữ liệu trong một tập tin Excel để tạo ra một bảng tổng hợp chi tiết về hàng hoá. Bảng Excel này sẽ bao gồm các cột thông tin liên quan đến tên kho hàng, mã hàng, tên hàng, đơn vị, cũng như các thông tin về số lượng và giá tiền cho các loại hàng hoá Đầu tiên, thông tin về tồn kho đầu kỳ sẽ được nhập vào bảng Excel, bao gồm số lượng và giá tiền của mỗi mặt hàng Tiếp theo, các thông tin về xuất nhập kho trong năm cũng sẽ được ghi lại trong bảng, bao gồm tổng số lượng và giá tiền cho tổng các giao dịch Cuối cùng, thông tin về tồn kho cuối kỳ cũng sẽ được nhập vào bảng, bao gồm số lượng và giá tiền của mỗi mặt hàng Tất cả các thông tin này sẽ được tổng hợp thành một bảng Excel hoàn chỉnh, cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình hàng hoá trong doanh nghiệp. Điều đặc biệt là bảng Excel này có thể được lưu trữ dưới dạng phần mềm chứng từ, không cần một giấy tờ vật lý nào để lưu giữ Điều này giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và truy cập thông tin trong tương lai.

Hình 30: Minh hoạ báo cáo tồn kho của doanh nghiệp

(Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư Kinh doanh Lâm Hà, 2023)

Phân tích SWOT về quy trình vận hành kho sản xuất của công ty

Bảng 3: Phân tích SWOT quy trình của doanh nghiệp

(Nguồn: Sinh viên thực hiện, 2024)

- Chi phí thấp: Quy mô nhỏ, chưa đầu tư các thiết bị công nghệ kho.

- Thiết kế và bố trí kho tối ưu: Kho nguyên vật liệu kế bên nhà máy sản xuất.

- Phụ thuộc vào nhân sự: Nhân viên vận hành thủ công cả quy trình.

- Các chứng từ chưa được cụ thể: Không thực hiện các chứng từ bằng giấy.

- Đầu tư công nghệ: Phát triển về công nghệ tự động hoá giảm thiểu rủi ro.

- Thích nghi nhanh chóng: Quy mô nhỏ có khả năng thích nghi nhah chóng với yêu cầu và thay đổi của thị trường.

- Rủi ro về sai sót: Không có các chứng từ để xác thực việc kiểm kê.

- Cạnh tranh từ đối thủ có thiết bị hiện đại: Các thiết bị hiện đại giúp tự động và tối ưu hoá quy trình.

Chi phí thấp: Việc không đầu tư ban đầu vào thiết bị quản lý hiện đại mang lại lợi ích lớn về mặt chi phí cho doanh nghiệp Điều này có thể thúc đẩy sự phát triển của nhà kho một cách hiệu quả và bền vững Đầu tiên, việc loại bỏ chi phí đầu tư ban đầu giúp giảm bớt gánh nặng tài chính đối với doanh nghiệp,đặc biệt là trong giai đoạn khởi đầu hoặc khi đang phải đối mặt với áp lực tài chính Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh Thứ hai, việc không có chi phí đầu tư ban đầu cũng giúp giảm thiểu chi phí vận hành hàng tháng Thay vì phải trả tiền cho việc bảo trì, cập nhật và sửa chữa thiết bị, doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực và ngân sách của mình cho các mục tiêu kinh doanh chính Ngoài ra, việc không phụ thuộc vào thiết bị quản lý hiện đại cũng giúp tránh được những rủi ro liên quan đến việc hỏng hóc hoặc lỗi kỹ thuật của các hệ thống tự động Nhân viên có thể tập trung vào quá trình làm việc và sẵn sàng thích nghi với các biến động hoặc thay đổi trong quá trình vận hành Tóm lại, việc không có chi phí đầu tư ban đầu cho thiết bị quản lý hiện đại không chỉ giảm thiểu chi phí ngay từ đầu mà còn giúp tăng cường sự linh hoạt và sẵn sàng đối phó với những thách thức trong quản lý kho, từ đó khai thác tối đa điểm mạnh của nhà kho và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Thiết kế và bố trí: Kho nguyên vật liệu kế bên nhà máy sản xuất là một chiến lược quan trọng giúp tối ưu hóa hoạt động và hiệu quả sản xuất của một doanh nghiệp Việc đặt kho nguyên vật liệu gần nhà máy mang lại nhiều lợi ích to lớn, từ việc tiết kiệm chi phí vận chuyển đến việc cải thiện khả năng đáp ứng nhanh các đơn đặt hàng từ sản xuất Một trong những lợi ích hàng đầu của việc có kho nguyên vật liệu kế bên nhà máy là giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển Khi kho được đặt gần sản xuất, hàng hóa có thể được chuyển đến từ kho sang dây chuyền sản xuất một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn Điều này giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và các chi phí liên quan đến vận chuyển hàng hóa từ các kho cách xa Một lợi ích khác là việc quản lý chất lượng hàng hóa Khi kho nguyên vật liệu nằm gần nhà máy, việc kiểm tra và quản lý chất lượng trở nên dễ dàng hơn Các mẫu hàng có thể được lấy mẫu và kiểm tra ngay tại kho trước khi được chuyển đến sản xuất, giúp đảm bảo rằng chỉ có các hàng hóa chất lượng cao được sử dụng trong quá trình sản xuất Đặc biệt, việc thiết kế kho nguyên vật liệu gần nhà máy cũng mang lại lợi ích về quản lý chi phí và tối ưu hóa không gian. Kho có thể được thiết kế để phù hợp với quy trình sản xuất và các yêu cầu vận hành cụ thể của doanh nghiệp Việc sắp xếp và bố trí kho một cách hợp lý giúp tối đa hóa không gian lưu trữ và tiện lợi cho các hoạt động vận hành hàng ngày. Việc đặt kho nguyên vật liệu kế bên nhà máy sản xuất không chỉ giúp giảm thiểu chi phí và thời gian vận chuyển mà còn tăng cường tính linh hoạt và quản lý chất lượng trong quá trình sản xuất Đây là một chiến lược thiết thực và hiệu quả để nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành sản xuất hiện đại.

Sự phụ thuộc vào nhân viên: Sự phụ thuộc vào nhân viên trong vận hành thủ công có thể gây ra một số hạn chế và rủi ro đối với quản lý kho của doanh nghiệp Thứ nhất, sự đa dạng trong chất lượng công việc có thể xảy ra do sự chênh lệch về kinh nghiệm và kỹ năng của từng nhân viên Mặc dù có quy trình và hướng dẫn cụ thể, nhưng không thể đảm bảo rằng mỗi nhân viên sẽ thực hiện chúng một cách đồng nhất Điều này có thể dẫn đến sai sót khi xử lý và lưu trữ hàng hóa Thứ hai, phụ thuộc quá nhiều vào nhân viên có thể làm tăng các mối đe dọa bảo mật và bảo mật dữ liệu Nếu không có quy trình kiểm soát chặt chẽ, thông tin quan trọng về hàng hóa và quy trình kho có thể bị lộ ra ngoài, gây nguy cơ cho doanh nghiệp về mặt tài chính và uy tín Thứ ba, sự phụ thuộc vào nhân viên cũng tạo ra nguy cơ về sự mất mát và lạc hướng hàng hóa Trong một môi trường vận hành thủ công, có thể xảy ra các trường hợp nhầm lẫn, đánh lạc hướng hoặc mất mát hàng hóa do sự thiếu sót trong quá trình điều hành Cuối cùng, sự phụ thuộc vào nhân viên có thể làm tăng chi phí lao động và đào tạo. Việc tuyển dụng, huấn luyện và duy trì một đội ngũ nhân viên có kỹ năng và hiểu biết đầy đủ về quản lý kho có thể tốn kém về thời gian và tiền bạc Tóm lại, sự phụ thuộc vào nhân viên trong vận hành thủ công mang lại một số rủi ro và hạn chế đối với quản lý kho của doanh nghiệp, bao gồm sự không chính xác, nguy cơ bảo mật thông tin, mất mát hàng hóa và chi phí lao động Để khắc phục những hạn chế này, doanh nghiệp có thể xem xét việc kết hợp giữa vận hành thủ công và tự động hóa, cùng với việc thiết lập các quy trình kiểm soát chặt chẽ và đào tạo nhân viên một cách kỹ lưỡng.

Các chứng từ chưa được cụ thể: Việc không thực hiện các chứng từ bằng giấy là một điểm yếu có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả và sự chính xác trong quản lý kho của một doanh nghiệp Một trong những thách thức chính của việc không sử dụng chứng từ giấy là sự thiếu rõ ràng và cụ thể trong ghi nhận các giao dịch xuất nhập kho Khi các thông tin chỉ được lưu trữ trên các hệ thống điện tử, có thể dẫn đến sự mơ hồ và khó hiểu trong việc xác định các giao dịch cụ thể như nhập hàng, xuất hàng, hay điều chuyển hàng hóa giữa các kho. Việc thiếu chứng từ bằng giấy cũng có thể gây ra những khó khăn trong việc xử lý và giải quyết các tranh chấp liên quan đến hàng hóa Khi không có tài liệu cụ thể để tham khảo và dựa vào, việc giải quyết các vấn đề liên quan đến lỗi hệ thống, thất thoát hàng hóa, hay các khiếu nại từ khách hàng trở nên phức tạp hơn. Các chứng từ giấy không chỉ là bằng chứng hợp pháp mà còn là công cụ hữu hiệu giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các tình huống pháp lý Ngoài ra, việc không sử dụng chứng từ giấy cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình kiểm tra và giám sát hàng hóa Các nhân viên quản lý kho có thể gặp khó khăn trong việc xác nhận số lượng tồn kho thực tế và đối chiếu với các thông tin trên hệ thống Điều này có thể dẫn đến sự không đồng nhất trong dữ liệu kho và ảnh hưởng đến độ chính xác của các quyết định về quản lý và tồn kho Mặc dù việc không sử dụng chứng từ giấy có thể giúp tiết kiệm chi phí và thời gian trong quản lý hành chính, tuy nhiên, điều này cũng cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo rằng các quy trình quản lý kho vẫn đảm bảo được tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật.

 Cơ hội Đầu tư vào công nghệ: Đầu tư vào công nghệ tự động hóa đang trở thành một xu hướng quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kho và vận hành sản xuất Việc áp dụng công nghệ tự động hóa không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn mang lại nhiều lợi ích to lớn về mặt tài chính và hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp Một trong những lợi ích hàng đầu của việc đầu tư vào công nghệ tự động hóa là giảm thiểu rủi ro trong quản lý kho Các hệ thống tự động hóa được thiết kế để thực hiện các công việc lưu trữ, xử lý và quản lý hàng hóa một cách chính xác và nhanh chóng hơn so với các phương pháp thủ công Việc loại bỏ yếu tố con người trong các quy trình lưu kho cũng giúp giảm thiểu sai sót do con người gây ra, từ đó nâng cao tính chính xác và độ tin cậy của quy trình quản lý kho Thêm vào đó, công nghệ tự động hóa cũng mang đến sự linh hoạt trong vận hành và quản lý kho Các hệ thống này có khả năng tự động hóa các quy trình như kiểm tra tồn kho, đặt hàng tự động dựa trên dữ liệu thời gian thực, và quản lý di chuyển hàng hóa trong kho một cách hiệu quả Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tài nguyên và nguồn lực, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí tồn kho Đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, đầu tư vào công nghệ tự động hóa cũng mở ra nhiều cơ hội phát triển mới Thay vì phải dựa vào các quy trình thủ công tốn kém và dễ gây lỗi, các doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng các giải pháp tự động hóa phù hợp với quy mô và nhu cầu của mình Việc sử dụng các hệ thống quản lý kho tự động không chỉ giúp tăng cường năng suất mà còn cải thiện khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Thích nghi nhanh chóng: Một trong những lợi thế lớn nhất của các doanh nghiệp nhỏ trong môi trường kinh doanh hiện nay là khả năng thay đổi nhanh chóng Các công ty này dễ dàng sửa đổi chiến lược và sản phẩm của công ty họ để đáp ứng với điều kiện thị trường thay đổi nhanh chóng, giúp tối đa hóa hiệu quả hoạt động và tăng khả năng cạnh tranh Một trong những điểm mạnh của các doanh nghiệp quy mô nhỏ là quyết định nhanh và linh hoạt trong thay đổi Không như các tập đoàn lớn, quy mô nhỏ không gặp phải các thủ tục và quy trình quá phức tạp, giúp cho các quyết định được đưa ra và triển khai một cách nhanh chóng Điều này rất quan trọng khi phải thích ứng với sự biến động của thị trường, từ thay đổi nhu cầu của khách hàng đến sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ cạnh tranh Các doanh nghiệp quy mô nhỏ cũng thường có khả năng tạo ra các sản phẩm và dịch vụ độc đáo và tinh vi hơn Sự tập trung vào các niềm đam mê và sự sáng tạo của các nhà sáng lập và nhân viên giúp các doanh nghiệp này có thể phát triển những giải pháp mới một cách nhanh chóng và linh hoạt Điều này không chỉ giúp tăng cường giá trị đối với khách hàng mà còn giúp tăng cường độ thu hút và sự khác biệt trên thị trường Các doanh nghiệp quy mô nhỏ cũng có thể dễ dàng thiết lập mối quan hệ gần gũi và chăm sóc khách hàng tốt hơn Khả năng phản hồi nhanh chóng và cá nhân hóa dịch vụ giúp các doanh nghiệp này có thể nắm bắt nhu cầu và mong muốn của khách hàng một cách chính xác hơn Điều này là một lợi thế lớn trong việc xây dựng mối quan hệ lâu dài và trung thành với khách hàng.

Rủi ro về sai sót: Đầu tiên là sai sót và không chính xác, sự phụ thuộc vào nhân lực có thể dẫn đến việc xuất hiện sai sót trong quá trình nhập, lưu trữ và xuất hàng Nhân viên có thể gặp phải sự nhầm lẫn hoặc thiếu sót khi thực hiện các công việc thủ công, dẫn đến các vấn đề như hàng hóa bị mất mát hoặc bị hỏng hóc Thức hai là thời gian và chi phí, quy trình vận hành thủ công thường tốn thời gian và đòi hỏi nhiều nguồn lực nhân lực Việc di chuyển và xử lý hàng hóa thủ công có thể làm chậm quá trình làm việc và tăng chi phí lao động, ảnh hưởng đến hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp Thứ ba là kiểm soát tồn kho,việc kiểm soát tồn kho trong một môi trường vận hành thủ công có thể trở nên phức tạp và không hiệu quả Thiếu các hệ thống và quy trình kiểm tra tồn kho định kỳ có thể dẫn đến tồn kho không chính xác và khó kiểm soát Cuối cùng là rủi ro an ninh thông tin, việc nhập liệu và xử lý thủ công có thể tạo ra các lỗ hổng an ninh thông tin, đặc biệt là khi không có các biện pháp bảo vệ dữ liệu đầy đủ. Thông tin quan trọng về hàng hóa và quy trình kho có thể bị lộ ra ngoài, gây nguy cơ về bảo mật thông tin của doanh nghiệp Tóm lại, mặc dù việc vận hành thủ công trong quản lý kho mang lại sự linh hoạt và kiểm soát trực tiếp, nhưng cũng đối mặt với nhiều thách thức và rủi ro Để vượt qua những thách thức này, doanh nghiệp cần xem xét việc kết hợp giữa vận hành thủ công và tự động hóa, cùng với việc thiết lập các quy trình kiểm soát chặt chẽ và đào tạo nhân viên một cách kỹ lưỡng.

Cạnh tranh từ đối thủ có thiết bị hiện đại: Sự cạnh tranh từ các đối thủ có thiết bị quản lý hiện đại có thể tạo ra áp lực cạnh tranh mạnh mẽ Đối thủ có thể cung cấp dịch vụ nhanh chóng, chính xác và linh hoạt hơn, làm giảm khả năng của doanh nghiệp thu hút và giữ chân khách hàng Sự cạnh tranh khốc liệt có thể làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp Để cạnh tranh với các đối thủ sử dụng thiết bị hiện đại, doanh nghiệp có thể phải giảm giá hoặc tăng cường chiến lược tiếp thị, làm giảm lợi nhuận ròng Nếu không thể cải thiện hiệu suất và chất lượng dịch vụ, doanh nghiệp có thể mất cơ hội tồn tại trên thị trường Sự cạnh tranh từ các đối thủ sử dụng thiết bị hiện đại có thể làm cho doanh nghiệp trở nên ít hấp dẫn với nhân viên Nhân viên có thể cảm thấy không hài lòng với môi trường làm việc và cơ hội phát triển, dẫn đến nguy cơ mất nhân tài Để cạnh tranh với các đối thủ, doanh nghiệp có thể phải đầu tư lớn vào việc nâng cấp hệ thống và thiết bị Điều này có thể đặt ra thách thức về mặt tài chính và yêu cầu đầu tư lớn từ phía doanh nghiệp Để vượt qua những thách thức này, doanh nghiệp cần đưa ra các chiến lược cạnh tranh có hiệu quả, bao gồm tối ưu hóa quy trình vận hành, đào tạo nhân viên, nâng cấp công nghệ và tìm kiếm sự hợp tác và đổi mới Bằng cách này, doanh nghiệp có thể duy trì và phát triển vị thế của mình trên thị trường và cạnh tranh thành công với các đối thủ sử dụng thiết bị quản lý hiện đại.

ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỂ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP

Nhận xét và đánh giá

 Quy trình vận hành kho sản xuất của doanh nghiệp

Quy trình vận hành kho trong một doanh nghiệp luôn là trọng tâm để tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa, tuy nhiên, với quy mô nhỏ, việc này có thể gặp nhiều khó khăn Thường xuyên, quy trình vận hành không được định rõ, dẫn đến việc quản lý chứng từ và tổ chức lưu trữ hàng hóa gặp phải nhiều khó khăn, tạo ra lãng phí thời gian và chi phí không đáng có Mặc dù vậy, doanh nghiệp nhỏ cũng có ưu điểm lớn đó là việc nhà máy sản xuất đặt ngay kế bên kho nguyên vật liệu Bằng cách này, các chi phí và lao động cần thiết để đóng gói và di chuyển hàng hóa từ kho đến nhà máy được giảm bớt Sự tiện lợi này giúp giảm thời gian chờ đợi và chi phí vận chuyển đồng thời hợp lý hóa quy trình sản xuất Tuy nhiên, các công ty phải tập trung vào việc hợp lý hóa quy trình vận hành kho để vượt qua những trở ngại hiện tại

Một trong những cách để làm điều này là tăng cường sự rõ ràng và tự động hóa trong quản lý chứng từ và tổ chức hàng hóa Đầu tiên, cần thiết lập các quy trình rõ ràng và minh bạch, từ việc nhập hàng đến lưu trữ và xuất hàng Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính hiệu quả của quy trình Thứ hai, việc sử dụng các hệ thống và công nghệ tự động hóa giúp giảm bớt công việc thủ công và tối ưu hóa quy trình làm việc Ngoài việc giảm lãng phí thời gian, điều này còn cải thiện độ chính xác và tính linh hoạt của quản lý kho.

Tóm lại, mặc dù đối mặt với một số thách thức, nhưng doanh nghiệp vẫn có cơ hội phát triển mạnh mẽ bằng cách tận dụng ưu điểm của việc có nhà máy sản xuất gần kho nguyên vật liệu và liên tục cải thiện quy trình vận hành kho để đạt được hiệu quả cao nhất Bằng việc tối ưu hóa quy trình và sử dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể vượt qua những thách thức và tiến tới sự thành công và phát triển bền vững

 Quy trình kiểm kê của doanh nghiệp

Quy trình kiểm kê hàng tồn của doanh nghiệp này thường áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, thường là một lần mỗi năm Trong quá trình này, thông tin về tồn kho từ kỳ kiểm tra trước sẽ được cập nhật vào đầu kỳ mới, và tồn kho cuối cùng sẽ được ghi nhận vào cuối kỳ kiểm tra của năm mới Để thực hiện điều này, doanh nghiệp sử dụng hoàn toàn công nghệ phần mềm, như MISA, để sao chép dữ liệu về xuất nhập kho Nhưng cách tiếp cận này thiếu sự cởi mở và cơ sở đầy đủ để tính toán lượng hàng hóa hàng không bị mất Lý do là không có giấy tờ chứng nhận xuất nhập để tham chiếu và thiếu thông tin kiểm kê thủ công bằng việc đếm và kiểm tra số lượng hàng thực tế Điều này có thể tạo ra rủi ro về việc không xác định chính xác số lượng tồn kho và mất mát Để cải thiện quy trình kiểm kê, doanh nghiệp có thể xem xét việc kết hợp công nghệ phần mềm với việc kiểm kê thủ công để đảm bảo tính chính xác và minh bạch hơn Một cách tiếp cận là tạo ra giấy tờ chứng nhận xuất nhập và thực hiện kiểm tra và đếm số lượng hàng thực tế để xác minh dữ liệu từ phần mềm. Điều này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hàng hoá và cải thiện quản lý tồn kho của doanh nghiệp

Việc kết hợp công nghệ phần mềm với kiểm kê thủ công có thể mang lại nhiều lợi ích Đầu tiên, việc sử dụng phần mềm giúp tăng cường hiệu suất và chính xác trong việc ghi nhận và theo dõi dữ liệu về hàng tồn kho Tuy nhiên, việc kiểm kê thủ công cung cấp một cơ hội để kiểm tra và xác minh số lượng hàng thực tế, đảm bảo rằng dữ liệu từ phần mềm được cập nhật và chính xác nhất Thứ hai, việc kết hợp hai phương pháp này cũng tạo ra một cơ hội để cải thiện quy trình và nâng cao nhận thức về quản lý tồn kho trong tổ chức Doanh nghiệp có thể thiết kế một quy trình kiểm kê hoàn chỉnh và hiệu quả hơn bằng cách tận dụng sức mạnh của con người và công nghệ Cuối cùng, việc tích hợp công nghệ và kiểm kê hàng tồn kho thủ công tạo cơ hội cho nhân viên phát triển và cải thiện khả năng của họ Nhân viên tiến hành kiểm kê thủ công không chỉ tìm hiểu thêm về quy trình và giai đoạn kiểm kê mà còn cải thiện khả năng quan sát và cung cấp phản hồi

Tóm lại, việc kết hợp công nghệ phần mềm với kiểm kê thủ công có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tính chính xác và minh bạch cao hơn, cũng như cơ hội để cải thiện quy trình và phát triển nhân viên Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao quản lý tồn kho và giảm thiểu rủi ro mất mát hàng hoá.

Đề xuất

4.2.1 Đề xuất 1: Sử dụng mã hoặc SKU để phân loại hàng hóa

Như đã phân tích trong báo cáo, quy trình cất trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thường liên quan đến việc phân loại chúng dựa trên màu sắc của bao bì để dễ dàng phân biệt Tuy nhiên, phương pháp này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và sai sót khi không có hệ thống nhãn dán hoặc ký tự nhận dạng chính xác Điều này đặt ra nhu cầu sử dụng mã SKU (Stock Keeping Unit) để đánh dấu hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả hơn Mã SKU là một hệ thống mã số duy nhất được gắn với từng loại sản phẩm cụ thể Bằng cách gắn mã SKU vào từng mặt hàng, chúng ta có thể dễ dàng xác định và quản lý hàng hóa trong quá trình cất trữ và xuất nhập kho Việc sử dụng mã SKU làm tăng hiệu quả xử lý và độ chính xác đồng thời giảm khả năng xảy ra sai lầm và hiểu lầm Hơn nữa, mã SKU còn cung cấp một loạt các lợi thế bổ sung, bao gồm hợp lý hóa quy trình theo dõi hàng tồn kho và nâng cao độ chính xác của dự báo và lập kế hoạch cung cấp Bằng cách giảm sự thiếu hụt và thặng dư của các mặt hàng, điều này tối ưu hóa chi phí và tăng lợi nhuận Tóm lại, việc áp dụng mã SKU trong quản lý cất trữ hàng hóa không chỉ giúp tăng cường tính chính xác và hiệu quả mà còn mang lại nhiều lợi ích to lớn cho quản lý hoạt động kho của doanh nghiệp.

Dưới đây là các mã SKU được đề xuất cho từng loại sản phẩm lưu kho nguyên vật liệu cà phê nhân Robusta, Culi, và Arabica Mỗi mã SKU được thiết kế để cung cấp thông tin chi tiết và dễ dàng nhận biết về loại sản phẩm, loại cà phê, và các thuộc tính khác.

Bảng 4: Giải thích mã SKU sinh viên đề xuất

(Nguồn: Sinh viên thực hiện)

2 chữ ký tự đầu Tên cà phê

2 chữ ký tự tiếp theo Mô tả hạt cà phê nhân xanh

Dãy số Thời gian ngày nhập

2 chữ ký tự cuối Tên nhà cung cấp

Hình 31: Mã SKU cà phê nhân xanh Culi

(Nguồn: Sinh viên tự thực hiện)

Hình 32: Mã SKU cà phê nhân xanh Arabica

(Nguồn: Sinh viên thực hiện)

Hình 33: Mã SKU cà phê nhân xanh Robusta

(Nguồn: Sinh viên thực hiện)

4.2.2 Đề xuất 2: Cải thiện quy trình kiểm kê

Việc kiểm kê định kỳ là một phần quan trọng của quản lý tồn kho trong mọi doanh nghiệp Tuy nhiên, như đã chỉ ra, nếu quy trình kiểm kê chỉ dựa vào việc thống kê doanh số trong một tập tin Excel mà không có sự đối chiếu và xác thực, thì có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng và không đáng tin cậy trong việc bảo đảm sự chính xác của dữ liệu tài chính Để cải thiện tình hình này, sinh viên đề xuất một số hoạt động kiểm kê thực tế để đảm bảo tính chính xác và minh bạch hơn.

Kiểm kê thực tế được coi là một trong những phương pháp quan trọng nhất để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trong quản lý hàng tồn kho và tài sản. Phương pháp này không chỉ đơn giản là một bước kiểm tra mà còn là một quy trình toàn diện, bao gồm việc so sánh các thông tin về số lượng hàng tồn kho, trang thiết bị và tài sản khác trong thực tế với những thông tin đã được ghi nhận trong bản kê khai Quá trình kiểm kê thực tế bắt đầu bằng việc tổ chức một cuộc kiểm tra toàn diện và có kế hoạch Đầu tiên, cần xác định rõ mục tiêu của việc kiểm kê và tài nguyên cần thiết để thực hiện nó Sau đó, cần phải lập lịch trình và chỉ định các nhóm kiểm kê để thực hiện công việc Việc này đòi hỏi sự cẩn trọng và tỉ mỉ, vì một lỗi nhỏ có thể dẫn đến các sai sót lớn trong dữ liệu Trong quá trình kiểm kê, mỗi mục trong danh sách kiểm tra phải được xác minh kỹ lưỡng. Điều này bao gồm việc kiểm tra số lượng hàng tồn kho, trạng thái của chúng, và bất kỳ thiệt hại nào có thể xảy ra Để đảm bảo tính chính xác, thông tin về ngày kiểm kê, tên hàng hóa, số lượng tồn, trạng thái của hàng (như hư hỏng, bình thường hoặc mới), cũng như chữ ký và tên của người kiểm kê phải được ghi lại một cách chi tiết và chính xác trên phiếu kiểm kê

Bên cạnh đó, việc lưu giữ các phiếu kiểm kê một cách cẩn thận rất quan trọng, giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tồn kho và mang lại nhiều lợi ích đáng giá trong nhiều tình huống khác nhau Việc lưu trữ các phiếu kiểm kê một cách cẩn thận cung cấp một nguồn thông tin đáng tin cậy để kiểm tra lại trong trường hợp có sự bất đồng hoặc tranh chấp về dữ liệu tồn kho.Việc có sẵn các bằng chứng bằng văn bản từ các phiếu kiểm kê giúp làm rõ các vấn đề và giải quyết tranh chấp một cách minh bạch và công bằng.

Hình 34: Mẫu phiếu kiểm kê tồn kho sinh viên đề xuất

(Nguồn: Sinh viên thực hiện) Kiểm kê thực tế hàng ngày cung cấp số liệu và chứng cứ cơ bản hơn để đánh giá và theo dõi tình trạng hàng tồn kho Đồng thời, nó là cơ hội để so sánh dữ liệu từ hệ thống quản lý hàng tồn kho với thực tế Bất kỳ không khớp nào cần được điều tra kỹ lưỡng để tìm ra nguyên nhân và thực hiện các biện pháp cần thiết để điều chỉnh Ngoài việc đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, quá trình kiểm kê thực tế cũng là cơ hội để phát hiện và ngăn chặn các vấn đề như mất mát hoặc lạm dụng tài sản Thực hiện kiểm kê thực tế đều đặn cũng giúp tăng cường sự kiểm soát và quản lý hiệu quả trong doanh nghiệp Tóm lại, kiểm kê thực tế không chỉ là cách để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, mà còn là một phần quan trọng của quy trình quản lý hàng tồn kho và tài sản Việc thực hiện kiểm kê thực tế một cách cẩn thận và đều đặn giúp đảm bảo rằng dữ liệu được ghi nhận là đáng tin cậy, đồng thời cung cấp cơ sở cho sự kiểm soát và quản lý hiệu quả trong doanh nghiệp Thực hiện kiểm kê thực tế hàng ngày cũng mang lại lợi ích đặc biệt cho doanh nghiệp Nó giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tồn kho hiện tại và đảm bảo rằng có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Đồng thời, thông qua việc này, doanh nghiệp cũng có thể xác định được thời điểm cần đặt thêm hàng hoá để tránh tình trạng thiếu hụt trong chuỗi cung ứng.

4.2.3 Đề xuất 3: Lập chứng từ xuất/nhập kho bằng giấy

Như đã phân tích chi tiết về quy trình vận hành kho sản xuất trong báo cáo, ta có thể nhận thấy rằng một số doanh nghiệp đã áp dụng các biện pháp giảm bớt thủ tục và giấy tờ, như việc thay thế các phiếu xuất nhập kho bằng các hình thức điện tử có đầy đủ thông tin và chữ ký pháp lý Tuy nhiên, việc bỏ qua các giấy tờ xuất nhập kho vẫn là một vấn đề nghiêm trọng đối với quản lý tồn kho và việc minh chứng cho hoạt động trong kho hàng Việc loại bỏ hoặc bỏ qua các giấy tờ nhập xuất kho có thể gây ra nhiều vấn đề Đầu tiên, việc thiếu các bằng chứng về quá trình xuất nhập hàng có thể tạo ra sự mơ hồ và không chính xác trong việc ghi nhận lượng tồn kho thực tế Điều này có thể dẫn đến việc dự đoán sai lượng hàng tồn, ảnh hưởng đến quyết định về sản xuất và quản lý dòng cung ứng Thứ hai, việc thiếu các giấy tờ nhập xuất kho cũng làm giảm tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp lý của doanh nghiệp Các giấy tờ này không chỉ là bằng chứng về hoạt động hàng ngày của kho hàng mà còn là yếu tố quan trọng trong việc tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn về quản lý hàng tồn kho Vì vậy, để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tồn kho, việc duy trì và lưu giữ các giấy tờ nhập xuất kho là điều cực kỳ quan trọng Các doanh nghiệp cần phải thúc đẩy việc tuân thủ quy trình và quy định về việc nhập xuất hàng hóa để đảm bảo hoạt động của họ được thực hiện một cách hợp pháp và hiệu quả.

Hình 35: Phiếu xuất/nhập kho sinh viên đề xuất

(Nguồn: Sinh viên thực hiện)