Đồ Án chuyên ngành hệ thống thông tin Đề tài phân tích và thiết kế quản lý cửa hàng hoa

- Khi nhận hàng bộ phận quản lý kho kiểm tra hàng nếu khớp với hợp đồngmua hàng thì lập hóa đơn mua hàng đồng thời chuyển cho kế toán với phiếu chi để thanh toán tiền với NCC ngược lại s

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỒ ÁN CHUYÊN NGÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đề tài : Phân tích và thiết kế quản lý cửa hàng hoa

Giáo viên hướng dẫn : Đào Thu Vân

Sinh viên thực hiện : Phan Văn Hiếu

Mã sinh viên : 2121050234

HÀ NỘI

LỜI NÓI ĐẦU 3

CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI, MÔ TẢ BÀI TOÁN 4

I Mục tiêu đề tài 4

II Khảo sát hiện trạng 4

III Mô tả hệ thống 5

IV Biểu mẫu 6

1 Hóa đơn nhập hàng 6

2 Hóa đơn bán hàng 7

3 Phiếu giao hàng 8

4 Phiếu kiểm hàng tồn 9

5 Phiếu hủy hàng tồn 9

CHƯƠNG II : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CƠ SỞ THỰC NGHIỆM 11

I Mô hình nghiệp vụ 11

1 Biểu đồ ngữ cảnh 11

2 Biểu đồ phân rã chức năng 11

II Mô hình luồng dữ liệu 15

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 15

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 16

a.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình - Nhập hàng 16

b.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình - Bán Hàng 17

c Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình - Giải quyết sự cố với nhà cung cấp 18

d.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình - Giải quyết sự cố với khách hàng 18

III Mô hình quan hệ 19

IV Mô hình relationships 20

CHƯƠNG III : GIẢI QUYẾT BÀI TOÁN 21

I Thiết kế giao dện bán hàng 21

2 Giiao diện cập nhật đơn đặt hàng 22

3 Giao diện cập nhật hóa đơn xuất kho 23

4 Giao diện cập nhật hóa đơn mua hàng 23

5 Giao diện cập nhật hóa đơn bán hàng 24

6 Giao diện cập nhật phiếu thu 24

7 Giao diện cập nhật phiếu chi 25

8 Giao diện cập nhật kho hàng 25

9 Giao diện cập nhật danh sách mặt hàng 26

10 Giao diện cập nhật danh sách nhóm hàng 26

11 Giao diện cập nhật danh sách nhân viên 27

12 Giao diện cập nhật danh sách khách hàng 27

13 Giao diện cập nhật danh sách nhà cung cấp 28

LỜI NÓI ĐẦU

Cửa hàng hoa là một ngành kinh doanh đa dạng và phát triển mạnh mẽ trongthị trường bán lẻ hiện nay Với sự tăng trưởng của ngành công nghiệp hóa và nhucầu ngày càng tăng cao từ khách hàng , việc quản lý một cửa hàng hoa hiệu quả trởthành một thách thức không nhỏ dối với các doanh nghiệp

Đề tài phân tích thiết kế quản lý cửa hàng hoa nhằm tìm hiểu và đánh giá cácphương pháp và quy trình quản lý hiện tại trong ngành cửa hàng hoa.Bằng cáchnghiên cứa chi tiết về quy trình kinh doanh , quản lý kho, quản lý nhân viên vàtương tác với khách hàng , chúng ta sẽ xác định được các yếu tố quan trọng và đềxuất các cải tiến cho quy trình sản xuất cửa hàng hoa

Với sự phát triển của công nghệ thông tin và các công cụ quản lí tiên tiến ,phân tích và thiết kế hệ thống quản lí cửa hàng hoa đã trở thành một vấn đề hếtsức quan trọng Điều này đảm bảo rằng cửa hàng hoa có thể vận hành một cáchhiệu quả , tối ưu hóa quy trình làm việc , tăng cường tương tác với khách hàng vàđạt được mục tiêu kinh doanh Bằng cách áp dụng phương pháp phân tích và thiết

kế hệ thống thông tin chúng tôi sẽ đưa ra giải pháp quản lý hiệu quả để nâng cao

CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

I Mục tiêu đề tài

Cung cấp một khung và hướng dẫn thực tế để phân tích thiết kế và triển khai một

hệ thống quản lí hiệu quả cho của hàng hoa Nghiên cứu này sẽ tập trung vàoviệc tối ưu hóa quy trình quản lý tổng thể , tăng cường quản lý kho cải thiệnquản lý nhân viên và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng

II Khảo sát hiện trạng

 Vị trí: Xem xét vị trí của cửa hàng hoa, có nằm ở một vị trí thuận tiện và dễ tìm

kiếm không? Nằm gần khu dân cư, văn phòng, trung tâm mua sắm hoặc các địađiểm khác có tiềm năng để thu hút khách hàng?

 Thiết kế cửa hàng: Xem xét thiết kế nội thất và bày trí cửa hàng Cửa hàng hoa

có không gian mở rộng, thoáng đãng và thu hút khách hàng? Các kệ hoặc giátreo hoa có được bày trí một cách hợp lý và thuận tiện để khách hàng lựa chọn?

 Mặt hàng: Xem xét loại hoa và cây cảnh mà cửa hàng cung cấp Cửa hàng hoa

có đa dạng loại hoa và cây cảnh để đáp ứng nhu cầu của khách hàng không?

Chất lượng của các loại hoa có tươi và đẹp không? Có các sản phẩm phụ trợkhác như hộp quà, thiệp, hay phụ kiện trang trí không?

 Dịch vụ khách hàng: Đánh giá cách tiếp xúc và phục vụ của nhân viên cửa

hàng Nhân viên có thân thiện, nhiệt tình và có kiến thức về hoa không? Họ cókhả năng tư vấn và giúp đỡ khách hàng trong việc chọn lựa các loại hoa phùhợp?

 Giá cả: Xem xét mức giá của các loại hoa và sản phẩm khác có phù hợp với

chất lượng và thị trường không? Có sự linh hoạt trong việc đáp ứng các yêu cầuđặc biệt của khách hàng?

 Tiếp thị và quảng cáo: Đánh giá các hoạt động tiếp thị và quảng cáo của cửa

hàng Cửa hàng có sử dụng các kênh truyền thông xã hội, website, hay các hìnhthức quảng cáo khác để tạo thu hút khách hàng không?

 Đánh giá của khách hàng: Nếu có, xem xét các đánh giá và phản hồi của khách

hàng trước đây về cửa hàng hoa

thông tin chi tiết về các mặt hàng : báo giá Sau khi thỏa thuận cửa hàng sẽtiến hành ký hợp đồng mua hàng với NCC.Quá trình giao hàng sẽ được thựchiện theo thời gian đã thỏa thuận giữa cửa hàng với NCC

- Khi nhận hàng bộ phận quản lý kho kiểm tra hàng nếu khớp với hợp đồngmua hàng thì lập hóa đơn mua hàng đồng thời chuyển cho kế toán với

phiếu chi để thanh toán tiền với NCC ngược lại sẽ có thông tin phản hồi với

- Sau khi nhập hàng bộ phận quản lý kho sẽ kiểm hàng và nhận hàng đồngthời lập chứng từ nhập kho và cập nhật danh mục hàng vào sổ nhập kho

 Quá trình bán hàng :

- Khi cửa hàng nhận được yêu cầu cung cấp hàng của khách hàng nhân viên

sẽ gửi báo giá các mặt hàng cho khách hàng Sau khi thống nhất nếu dồng

ý khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng thông qua đơn đặt hàng : Faxtelephone Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng xác nhận và cậpnhật vào số khách hàng , sau đó chuyển cho bộ phận quản lí kho , đồng thờicập nhật danh sách khách hàng vào sổ khách hàng Dựa trên các thông tintrong đơn hàng , thủ kho sẽ kiểm tra số lượng hàng trong kho nếu đáp ứng

đủ yêu cầu của khách hàng thì lập chứng từ xuất kho và cập nhật danh sáchmặt hàng xuất vào sổ xuất kho, sau đó chuyển hàng cho bộ phận bán hàng

để tiến hành giao hàng cho khách.Ngược lại thì trình lãnh đạo để có kếhoạch nhập hàng về

- Bộ phận bán hàng khi nhận được hàng từ kho sẽ kiểm tra lại hàng và lập

hóa đơn bán hàng đồng thời thực hiện giao hàng đến tận nơi cho khách hàngnếu khách hàng có yêu cầu

- Bộ phận kế toán khi nhận được yêu cầu thanh toán sẽ lập phiếu thu để thựuchiện thanh toán với khách hàng

 Giải quyết sự cố

IV Biểu mẫu

1 Hóa đơn nhập hàng

2 Hóa đơn bán hàng

3 Phiếu giao hàng

4 Phiếu kiểm hàng tồn

5 Phiếu hủy hàng tồn

CHƯƠNG II : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CƠ SỞ THỰC NGHIỆM

I Mô hình nghiệp vụ

1 Biểu đồ ngữ cảnh

2 Biểu đồ phân rã chức năng

Miêu tả chi tiết chức năng lá

Yêu cầu thông tin hàng hoá: Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng từ NCC thì

nhân viên cửa hàng sẽ yêu cầu nhà cung cấp gửi danh sách các thông tin chi tiết vềcác loại mặt hàng, chủng loại hàng, giá cả của từng mặt hàng …… để cửa hàng lên

kế hoạch nhập hàng về

Lập hợp đồng mua hàng: Sau khi thoả thuận, chủ cửa hàng sẽ tiến hành kí hợp

đồng mua hàng với nhà cung cấp, trong hợp đồng thống nhất về số lượng, giá cả , chủng loại hàng, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng ……và các yêu cầuchất lượng của hàng hoá

Kiểm tra hàng: Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phân quản lí kho có trách nhiệm

kiểm tra hàng, đối chiếu hàng nhận về với hợp đồng mua hàng, xác nhận hàng vềmặt chất lượng, số lượng, chủng loại hàng……

Lập hoá đơn mua hàng: Sau khi bộ phận quản lí kho kiểm tra hàng, so sánh với

hợp đồng mua hàng, nếu khớp thì xác nhận và lập hoá đơn mua hàng và chuyểncho bộ phận kế toán để làm thủ tục thanh toán với nhà cung cấp

Lập phiếu chi: Khi nhận được yêu cầu thanh toán, thủ quỹ sẽ xác nhận sau đó lập

phiếu chi để thực hiện thanh toán với NCC

Lập chứng từ nhập kho: Sau khi kiểm tra hàng, bộ phận quản lí kho sẽ lập chứng

từ nhập kho để làm thủ tục nhập hàng vào kho

Cập nhật vào sổ nhập kho: Khi nhập hàng vào kho thì đồng thơi bộ phận quản lí

kho sẽ cập nhật danh mục hàng hoá vào sổ nhập kho

Tiếp nhận đơn đặt: Khách hàng có yêu cầu mua hàng, khách hàng sẽ tham khoả

đơn giá, đơn mua hàng từ cửa hàng Xau đó sẽ gửi yêu cầu mua hàng cho cửa hàngthông qua đơn đặt hàng Nhân viên cửa hàng sẽ có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hànG, giải thích các thắc mắc hoặc phản hồi từ khách hàng

Vào sổ khách hàng: Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, nhân viên cửa hàng sẽ cập

nhật đơn đặt hàng, thông tin khách hàng vào sổ khách hàng Để cửa hàng có

phương án cung cấp hàng cho khách hàng

Kiểm tra kho: Thông qua sổ khách hàng, bộ phận quản lí kho phải thường xuyên

kiểm tra, theo dõi và lắm các thông tin về các mặt hàng trong kho để có kế hoạch

Lập chứng từ xuất kho: Sau khi kiểm tra hàng, nếu thấy đủ hàng, bộ phận quản lí

kho sẽ kiểm hàng và lập chứng từ xuất kho để bàn giao hàng cho bộ phận bán hàng

Vào sổ xuất kho: Sau khi xuất hàng, bộ phận quản lí kho phải cập nhật danh mục

hàng xuất vào sổ xuất kho

Lập hoá đơn bán hàng: Bộ phận phận bán hàng, khi nhân được hàng từ kho sẽ đối

chiếu hàng với đơn đặt hàng của khách hàng, nếu thấy khớp thì viết hoá đơn bán hàng và giao hàng cho khách hàng

Lập phiếu thu: Bộ phận kế toán sau khi nhận được hoá đơn bán hàng từ khách

hàng sẽ có nhiệm vụ thanh toán tiền với khách hàng sau đó viết phiếu thu và gửi lạicho khách hàng

Kiểm tra sự cố: Quá trình mua bán hàng diễn ra hàng loạt các công việc, các sự cố

xảy ra là điều không thể tránh khỏi Khi xảy ra sự cố , nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra sự cố , xem xét mức độ sự cố để đưa ra các giải pháp xử lí thích hợp

Lập biên bản sự cố: Sau khi kiểm sự cố, nhân viên cửa sẽ lập biên bản sự

thường hoặc bắt bồi

thường cụ thể

Thanh toán: Để giải quyết sự cố, bộ phận kế toán sẽ tuỳ thuộc vào biên

bản sự cố mà tiến hành thanh toán tiền với khách hàng Bồi thường tiền hoặc yêu cầu

khách hàng phải bồi thường tiền cho cửa hàng

Lập báo cáo: Lập báo cáo là công việc diễn ra định kì theo tuần hoặc theo tháng,

khi có nhu cầu của lãnh đạo công ty, nhân viên cửa hàng phải đưa ra được các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo một cách nhanh nhất, đảm bảo chính xác

Bảng phân tích, xác định các tác nhân, hồ sơ

Yêu cầu thông tin hàng Nhà cung cấp Tác nhân

Tác nhân Tác nhân

Hồ sơ dữ liệuLập hóa đơn mua hàng Bộ phận quản lý kho

Hóa đơn mua hàng

Bộ phận quản lí kho

Hồ sơ dữ liệu Tác nhân

Tác nhân Tác nhân

Hồ sơ dữ liệuTiếp nhận đơn đặt hàng Bộ phận bán hàng

Khách hàng

Tác nhân Tác nhân Vào sổ khách hàng Bộ phận khách hàng

Lập chứng từ xuất kho Bộ phận quản lý kho

Chứng từ xuất kho

Bộ phận bán hàng

Tác nhân

Hồ sơ dữ liệu Tác nhân

Bộ phận quản lý kho

Hồ sơ dữ liệu Tác nhân Lập hóa đơn bán hàng Bộ phận bán hàng

Hóa đơn bán hàng Khách hàng

Tác nhân

Hồ sơ dữ liệuTác nhân

Thanh toán Khách hàng

Bộ phận kế toán

Tác nhânTác nhân

II Mô hình luồng dữ liệu

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

a Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình – Bán hàng

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình – Bán hàng

c Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình – Giải quyết sự cố với

nhà cung cấp

d Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình – Lập báo cáo

III Mô hình quan hệ

KhachHang (MaKH, TenKH, Diachi, SDT)

HoaDon (SoHD, Ngaylap, MaNV, MaKH)

PhieuGiaoHang (SoPGH, Tennguoinhan, Diachi,SDT, Tinhtrang, SoHD,MaNV)

NhanVien (MaNV, TenNV, Diachi, Nansinh, Ngayvaolam, SDT,Chucvu, Luong)

HangHoa (MaHH, TenHH, Loai)

ChiTietHD (SoHD, MaHH, Soluong, Dongia)

PhieuTon(MaPT, Ngaykt, MaNV)

ChiTietPT (MaPT, MaHH, Soluong)

PhieuHuy (SoPH, Ngayhuy, MaNV)

ChiTietPH (SoPH, MaHH, Soluong)

PhieuNhap (SoPN, Ngaynhap, MaNV, MaNCC)

ChiTietPN (SoPN, MaHH, Soluong, Dongia)

NhaCC (MaNCC, TenNCC, Diachi, SDT)

IV Mô hình relationships

CHƯƠNG III : GIẢI QUYẾT BÀI TOÁN

I THIẾT KẾ DAO DIỆN BÁN HÀNG

1 Giao diện cập nhật hợp đồng mua hàng:

2 Giao diện cập nhật đơn đặt hàng

3 Giao diện cập nhật hóa đơn xuất kho

4 Giao diện hóa đơn đặt hàng

5 Giao diện cập nhật hóa đơn mua hàng

6 Giao diện cập nhật phiếu thu

7 Gao diện cập nhật phiếu chi

8 Giao diện cập nhật kho hàng

9 Giao diện cập nhật danh sách mặt hàng

10 Giao điện cập nhật danh sách nhóm hàng

11 Giao dện cập nhật danh sách nhân viên

12 Giao diện cập nhận danh sách khách hàng

13.Giao diện cập nhật danh sách nhà cung cấp\