Tiểu luận môn nghiệp vụ công tác văn thư quản lý văn bản, con dấu tại công ty tnhh mtv dịch vụ công nghiệp tàu biển

Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra và quản lý của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức ki

KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG

BỘ MÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TIỂU LUẬN MÔN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thảo Huyên

Mã số sinh viên: 3122360023 Lớp: DQV1222

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 7 tháng 11 năm 2024

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÁP LUẬT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1

1 Khái quát về công tác văn thư theo quy định pháp luật 1

1.1 Khái niệm công tác văn thư 1

2 Các quy trình/quy định cơ bản trong công tác văn thư theo quy định của pháp luật1 2.1 Qui trình quản lý văn bản đi 1

2.2 Qui trình quản lý văn bản đến 1

2.3 Quy định về quản lý và sử dụng con dấu của công ty 2

PHẦN 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN, CON DẤU TẠI CÔNG TY TNHH MTV DỊCH VỤ CÔNG NGHIỆP TÀU BIỂN 3

1 Nhân xét, đánh giá về các quy trình/ quy định 3

1.1 Quy trình quản lí văn bản đi 3

1.2 Quy trình văn bản đến 4

1.3 Quy định quản lý và sử dụng con dấu 5

2 Ảnh hưởng của các quy trình/ quy định trên của công ty 6

3 Đề xuất giải pháp hoàn thiện các quy trình/quy định công tác văn thư 7

3.1 Quy trình xử lý văn bản đi 7

3.2 Qui trình xử lý văn bản đến 8

3.3 Quản lí và sử dụng con dấu 9

PHẦN 3: DANH MỤC HỒ SƠ CỦA CÔNG TY TNHH MTV DỊCH VỤ CÔNG NGHIỆP TÀU BIỂN 10

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh đổi mới đất nước, các ngành và lĩnh vực hoạt động đều không ngừng cải tiến để đạt đến sự hoàn thiện Hòa nhịp cùng xu thế đó, nghiệp vụ văn thư những năm gần đây đã có những bước phát triển phong phú và đa dạng, đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính

Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra và quản lý của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, cũng như lực lượng vũ trang nhân dân Nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình điều hành, quản lý của mỗi cơ quan, đóng vai trò như một mắt xích quan trọng trong hệ thống lãnh đạo và chỉ đạo

Thực hiện tốt công tác văn thư không chỉ giúp giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng mà còn tuân thủ đúng các quy định, bảo mật thông tin của Đảng và Nhà nước Điều này cũng góp phần hạn chế tình trạng quan liêu giấy tờ và việc sử dụng văn bản Nhà nước vào mục đích trái pháp luật, đóng góp to lớn vào sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước

Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, xã hội đã có những biến đổi mạnh mẽ

về kinh tế và xã hội Các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp phải đối mặt với không ít khó khăn, đặc biệt là về quản lý văn bản đi - đến Đồng thời, công tác lập

hồ sơ cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này Để hoạt động hiệu quả, bất kỳ cơ quan nào cũng cần coi trọng công tác văn thư, bởi đây không chỉ là công cụ lưu trữ và truyền đạt các quyết định quản lý mà còn là nền tảng đảm bảo cho hoạt động quản lý

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lí văn bản cũng như việc sử dụng con dấu đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và với Công ty TNHH MTV Dịch vụ công nghiệp tàu biển nói riêng Vì vậy đây cũng chính là lý do em đã chọn nghiên cứu về:” Quy trình xử lý văn bản đến và đi ; quản lý và sử dụng con dấu tại Công

ty TNHH MTV Dịch vụ Công nghiệp tàu biển”

Bố cục bài tiểu luận gồm 3 phần:

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÁP LUẬT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

PHẦN 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN, CON DẤU TẠI CÔNG TY TNHH MTV DỊCH VỤ CÔNG NGHIỆP TÀU BIỂN

PHẦN 3: DANH MỤC HỒ SƠ CỦA CÔNG TY TNHH MTV DỊCH VỤ CÔNG NGHIỆP TÀU BIỂN

Mong rằng bài tiểu luận này có thể giúp chúng ta hiểu sâu hơn về tầm quan trọng cũng như ảnh hưởng của công tác văn thư đến hoạt động của một tổ chức, đơn vị

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÁP LUẬT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Khái quát về công tác văn thư theo quy định pháp luật

1.1 Khái niệm công tác văn thư

Theo Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa

bí mật trong công tác văn thư

2 Các quy trình/quy định cơ bản trong công tác văn thư theo quy định của pháp luật

2.1 Qui trình quản lý văn bản đi

Theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản đi là tất cả các loại văn bản

do cơ quan, tổ chức ban hành

Trình tự quản lý văn bản đi theo Điều 14 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

1 Cấp số, thời gian ban hành văn bản: Số và thời gian ban hành được cấp theo thứ

tự, đảm bảo duy nhất trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và điện tử

2 Đăng ký văn bản đi: Đảm bảo đăng ký đầy đủ, chính xác thông tin văn bản bằng

sổ hoặc hệ thống; văn bản mật được đăng ký theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước

3 Nhân bản, đóng dấu, ký số:

 Với văn bản giấy: Nhân bản và đóng dấu cơ quan, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

 Với văn bản điện tử: Ký số của cơ quan theo quy định

4 Phát hành và theo dõi chuyển phát: Văn bản đi phải được phát hành trong ngày

hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn phát hành ngay sau khi

ký Văn bản sai sót nội dung phải được thay thế, thể thức hoặc kỹ thuật sai phải được đính chính

5 Lưu văn bản đi:

 Văn bản giấy: Bản gốc lưu tại Văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ công việc

 Văn bản điện tử: Bản gốc lưu trên hệ thống đáp ứng quy định của Nghị định Nếu

hệ thống chưa đạt yêu cầu, bản chính giấy được tạo từ bản ký số điện tử để lưu tại văn thư và hồ sơ công việc

2.2 Qui trình quản lý văn bản đến

- Theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến

Trình tự quản lý văn bản đến theo Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

1 Tiếp nhận văn bản đến:

 Với văn bản giấy: Văn thư kiểm tra, đóng dấu “ĐẾN” và chuyển đúng nơi nhận

 Với văn bản điện tử: Kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn và tiếp nhận trên hệ thống.

2 Đăng ký văn bản đến:

 Đảm bảo đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác thông tin văn bản vào sổ hoặc hệ thống

 Số đến của văn bản theo thứ tự tiếp nhận trong năm

 Văn bản mật được đăng ký theo quy định bảo mật

3 Trình và chuyển giao văn bản đến:

 Văn bản phải được trình và chuyển trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo

 Văn bản khẩn được trình và chuyển giao ngay

 Chuyển văn bản giấy và điện tử theo ý kiến chỉ đạo và đảm bảo bí mật nội dung

4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:

 Người đứng đầu chỉ đạo giải quyết và giao người theo dõi, đôn đốc

 Đơn vị hoặc cá nhân xử lý văn bản đến phải nghiên cứu và giải quyết theo thời hạn quy định, ưu tiên văn bản khẩn

2.3 Quy định về quản lý và sử dụng con dấu của công ty

Khoản 1, Điều 3, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01/7/2016 về

quản lý và sử dụng con dấu quy định “Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, doanh nghiệp, chức danh nhà nước"

1 Trách nhiệm quản lý:

 Người đứng đầu cơ quan giao Văn thư quản lý, sử dụng con dấu

 Văn thư có trách nhiệm bảo quản an toàn, chỉ giao con dấu và khi có văn bản cho phép từ người có thẩm quyền và phải lập biên bản khi bàn giao

2 Sử dụng con dấu và ký số:

 Chỉ được đóng dấu, ký số vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền

 Văn thư trực tiếp thực hiện đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện và bản sao

3 Quy định đóng dấu:

 Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn và đúng mực màu đỏ

 Khi đóng lên chữ ký, dấu phải trùm 1/3 chữ ký bên trái

 Dấu giáp lai đóng vào mép phải văn bản, mỗi dấu tối đa 5 tờ giấy

2

PHẦN 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN, CON DẤU TẠI CÔNG TY TNHH MTV DỊCH VỤ CÔNG NGHIỆP TÀU BIỂN

Công ty TNHH MTV Dịch vụ công nghiệp tàu biển (100% vốn nhà nước) trực thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Tàu thủy được thành lập năm 2015 Ngay từ khi đi vào hoạt động, công ty đã ban hành Quy chế công tác văn thư, trong đó quy định cụ thể quy trình, thủ tục và nghiệp vụ, áp dụng trong toàn công ty

Dựa vào cơ sở lí luận của pháp luật về công tác văn thư ở PHẦN 1, chúng ta có thể thấy các quy trình quản lý văn bản trên và đi, quy định về sử dụng con dấu của công ty có nhiều thiếu sót, không đúng với quy định mà Nhà nước ban hành, để biết rõ, chúng ta cũng nhau phân tích , nhận xét và đánh giá từng quy trình/ quy định để đưa ra biện pháp hay đề xuất thay thế phù hợp và đúng đắn để phát triển công ty

1 Nhân xét, đánh giá về các quy trình/ quy định

1.1 Quy trình quản lí văn bản đi

- Ưu điểm:

Quy trình đã liệt kê rõ ràng các bước thực hiện, từ khâu soạn thảo đến lưu trữ hồ

sơ

Mỗi bước đều quy định rõ người thực hiện, giúp tránh tình trạng chồng chéo công việc

Thời gian xử lý nhanh: Quy trình dự kiến hoàn thành trong 1-3 ngày, cho thấy tính hiệu quả cao

- Nhược điểm :

Quy trình quản lí văn bản trên có rất nhiều sự thiếu sót, và sẽ dẫn đến những ảnh hưởng xấu đến công ty, cụ thể như sau:

Thiếu bước phân loại văn bản: Không có quy định rõ ràng về cách phân loại văn bản (khẩn, thường, mật, ) để xử lý phù hợp

=> Dẫn đến không có phương án phù hợp để xử lý đúng đắn, Dễ gây ra nhầm lẫn với các loại văn bản khác

Thiếu bước Cấp số và ban hành: Không có số hiệu và thời gian cụ thể, việc quản

lý, tra cứu và đối chiếu văn bản trở nên khó khăn

=> Có thể xảy ra tình trạng trùng lặp số hiệu, gây nhầm lẫn trong quá trình xử lý công việc

Ảnh hưởng đến tính pháp lý: Văn bản không có đầy đủ thông tin về số hiệu và thời gian ban hành có thể bị xem là không hợp lệ về mặt pháp lý

- Thiếu bước "Đăng ký văn bản đi":

Mất kiểm soát: Không có sổ đăng ký, cơ quan không thể nắm rõ được số lượng, nội dung và tình trạng của các văn bản đã ban hành

Khó khăn trong theo dõi: Việc theo dõi quá trình thực hiện các công việc liên quan đến văn bản trở nên khó khăn

Mất thông tin: Có thể dẫn đến tình trạng thất lạc văn bản, gây mất thông tin quan trọng

- Thiếu bước "Nhân bản, đóng dấu"

Thiếu bằng chứng: Không có bản sao có dấu, việc chứng minh tính xác thực của văn bản gặp khó khăn khi cần thiết

Nguy cơ bị làm giả, sửa chữa văn bản tăng cao

- Thiếu bước theo dõi văn bản đi

Không kiểm soát được tình trạng văn bản: Không biết được văn bản đã được gửi đi hay chưa, người nhận đã nhận được hay chưa

Thời gian xử lý:

 Thời gian 1-3 ngày có thể phù hợp với một số loại văn bản, nhưng đối với văn bản khẩn thì cần phải có quy định rút ngắn thời gian

1.2 Quy trình văn bản đến

- Ưu điểm

Quy trình phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận và cá nhân rõ ràng

Các bước từ tiếp nhận, trình ký, vào sổ theo dõi, phê duyệt và gửi văn bản đều tuần tự, đảm bảo tính logic trong xử lý văn bản

Việc vào sổ theo dõi giúp quản lý văn bản đến một cách có hệ thống, giúp dễ dàng tra cứu và theo dõi sau này

Quy định thời gian thực hiện trong khoảng 1-3 ngày giúp duy trì tốc độ xử lý, tránh tồn đọng văn bản

- Nhược điểm

Tuy nhiên, bên cạnh đó có các vấn đề cần lưu ý trong quy trình hiện tại, như sau: Bảo vệ không có quyền tham gia vào quy trình xử lý văn bản đến, bảo vệ chỉ là người lấy và giao văn bản lại bộ phận văn thư, chứ không phải thực hiện tiếp nhận văn bản => Dẫn đến văn bản sẽ bị lộ ra, không bảo mật cao cho văn bản Nếu bị lộ ra các văn bản quan trọng sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến công ty

Thiếu bước đăng kí văn bản đến: Trước khi trình ký, nên có bước kiểm tra nội dung và tính hợp lệ, ghi nhận văn bản để tránh phê duyệt nhầm những văn bản chưa đạt yêu cầu

4

Thiếu quy định chi tiết về vai trò người phê duyệt: Quy trình không nêu rõ trách nhiệm của người phê duyệt (trưởng phòng hay giám đốc/phó giám đốc), dẫn đến khả năng xảy ra nhầm lẫn hoặc tranh chấp về quyền hạn

Không có bước phân loại văn bản: Không phải văn bản nào cũng cần xử lý ngay lập tức; nên có bước phân loại độ ưu tiên để các văn bản quan trọng được xử lý trước

Thiếu bước chuyển giao: Trước khi vào sổ theo dõi, văn bản phải được chuyển giao lên cấp trên

Thiếu bước theo dõi văn bản: Mặc dù có "sổ đăng ký văn bản đến", nhưng chưa rõ

về việc quản lý và theo dõi văn bản sau khi đã phê duyệt và gửi đi

Thiếu quy trình báo cáo kết quả xử lý: Sau khi gửi văn bản đến các đơn vị, nên có bước báo cáo lại hoặc cập nhật cho người tiếp nhận ban đầu để đảm bảo văn bản đã được

xử lý hoàn tất

Thiếu bước lưu trữ và bảo mật: Không có hướng dẫn cụ thể về việc lưu trữ và bảo mật bản gốc sau khi văn bản đã được xử lý, điều này có thể dẫn đến nguy cơ thất lạc hoặc mất an toàn cho tài liệu quan trọng

1.3 Quy định quản lý và sử dụng con dấu

- Ưu điểm

Quy trình nêu rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận tham gia, bao gồm đơn vị/cá nhân cần đóng dấu, bộ phận văn thư và chuyên viên nhân sự, giúp dễ dàng phối hợp và tránh nhầm lẫn

Quy định nghiêm cấm đóng dấu lên các tài liệu chưa có nội dung hoặc chưa có chữ ký của người có thẩm quyền, giúp đảm bảo tính hợp lệ và tránh lạm dụng con dấu

Việc sử dụng sổ đăng ký văn bản/tài liệu đóng dấu giúp lưu trữ, tra cứu dễ dàng, kiểm soát được số lượng và nội dung văn bản đã đóng dấu

- Nhược điểm

Thiếu bước phê duyệt con dấu: Quy trình chưa có bước phê duyệt của người có thẩm quyền trước khi đóng dấu Việc này có thể gây ra rủi ro khi văn bản chưa được kiểm tra

kỹ lưỡng

Thiếu quy định xử lý các trường hợp khẩn cấp: Quy định không đề cập đến quy trình

ưu tiên cho các văn bản cần đóng dấu gấp, dẫn đến sự thiếu linh hoạt trong xử lý các tình huống khẩn cấp

Chưa có quy định chi tiết về lưu trữ và kiểm tra sau khi đóng dấu: Sau khi đóng dấu, cần có quy định về việc lưu trữ và kiểm tra lại để đảm bảo con dấu được sử dụng đúng cách và tài liệu không bị mất mát

Thiếu quy định cụ thể về trách nhiệm của các bên liên quan: Quy định không nêu rõ vai trò của từng bộ phận hoặc cá nhân trong quy trình, đặc biệt là trách nhiệm của các cá nhân có liên quan đến việc kiểm tra và đóng dấu

Không đề cập đến quy trình khẩn cấp: Quy trình hiện tại không có bước riêng cho các trường hợp cần đóng dấu gấp Điều này có thể gây mất thời gian nếu có các văn bản cần đóng dấu ngay lập tức

Theo quy định của pháp luật, Chuyên viên nhân sự không được phép trực tiếp quản lý

và sử dụng con dấu công ty và các loại dấu khác, chỉ có Bộ phận văn thư mới được phép Điều này sẽ không đảm bảo tính bảo mật văn bản cho công ty

3 Ảnh hưởng của các quy trình/ quy định trên của công ty

Tóm lại, các quy trình/ quy định trên của Công ty TNHH MTV Dịch vụ công nghiệp tàu biển có nhiều thiếu sót và chưa được hoàn thiện Nếu cứ tiếp tục thực hiện, sẽ gây ra nhìu ảnh hưởng lớn, như sau:

Mất thông tin quan trọng: Sai sót trong quy trình có thể dẫn đến việc thất lạc văn

bản, làm mất thông tin quan trọng, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và gây trì trệ trong các hoạt động

Giảm hiệu quả quản lý và điều hành: Nếu quy trình xử lý văn bản không được

chuẩn hóa, việc truy xuất và lưu trữ tài liệu sẽ mất nhiều thời gian hơn, gây ra sự chậm trễ trong các công việc hàng ngày và giảm hiệu quả điều hành

Rủi ro pháp lý: Quản lý con dấu không đúng cách hoặc thiếu quy định chặt chẽ có

thể dẫn đến việc sử dụng sai mục đích, tạo ra các tài liệu giả mạo hoặc không có giá trị pháp lý Điều này làm tăng nguy cơ vi phạm pháp luật, ảnh hưởng xấu đến uy tín công ty

Ảnh hưởng đến bảo mật thông tin: Văn bản và tài liệu quan trọng dễ bị tiếp cận

trái phép nếu không có quy trình quản lý rõ ràng, dẫn đến rủi ro bị lộ thông tin nhạy cảm hoặc cạnh tranh không lành mạnh

Thiếu minh bạch và mất lòng tin: Quy trình quản lý con dấu và văn bản không

chặt chẽ làm giảm tính minh bạch và có thể gây mất lòng tin từ đối tác, khách hàng và cả nhân viên, ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của công ty

Khó khăn trong kiểm soát và báo cáo: Khi quy trình văn bản thiếu sót, công ty

sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát tài liệu, báo cáo tình hình hoặc kiểm tra lịch sử xử

lý các văn bản, ảnh hưởng đến việc đánh giá và cải tiến công tác quản lý

Những ảnh hưởng trên, cho thấy, việc xây dựng một quy trình quản lý văn bản và con dấu rất quan trọng Cần phải có một quy trình chặt chẽ, đúng với quy định của Pháp Luật để đảm bảo hiệu quả, tính minh bạch và bảo vệ uy tín của công ty

6

4 Đề xuất giải pháp hoàn thiện các quy trình/quy định công tác văn thư

3.1 Quy trình xử lý văn bản đi

liên quan

được phân

công

Bộ phận văn

thư

Giám đốc/ Phó

Giám đốc

Bộ phận

Bộ phận văn

( Tổng thời gian thực hiện quy trình là 1-3 ngày) Đối với văn bản quan trọng, ưu tiên xử lý trong 1 ngày.

4.2 Qui trình xử lý văn bản đến

Lưu trữ và theo dõi hồ

sơ

Đăng kí văn bản đi Nhân bản, đóng dấu, kí số và phát hành

Cấp số, thời gian ban hành

Kiểm tra thể thức, nội dung Nghiên cứu, dự thảo văn bản đi

Xem xét/ phê duyệt