Môn quan hệ công chúng các hoạt Động quan hệ công chúng

Các nhóm công chúng điển hình của doanh nghiệp có thể nhắc đến như: - Nhóm nước ngoài: Khách hàng, chính phủ, ngân hàng và các tổ chức quốc tế, đối tác kinh doanh - Nhóm công chúng: KOL

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA BÁO CHÍ & TRUYỀN THÔNG

MÔN: QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

Giảng viên phụ trách: ThS Võ Thị Như Hằng

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Mỹ Ngọc

MSSV: 2256030059 Lớp: Báo Chí Chính quy tập trung K22

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

I LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN NGÀNH PR

1 Khái quát chung về quan hệ công chúng

Công chúng là một hoặc nhiều người tự nhiên hoặc pháp lý, trong mối quan hệ với luật pháp hoặc trong thực tiễn quốc gia, hiệp hội, tổ chức hoặc nhóm của họ.

Không có chiến dịch hay quan hệ công chúng nào nhắm đến công chúng nói chung mà phải nhắm đến nhóm công chúng cụ thể (học sinh, sinh viên, thanh thiếu niên, trung niên, một nhóm nghề nghiệp trong xã hội, )

Các nhóm công chúng điển hình của doanh nghiệp có thể nhắc đến như:

- Nhóm nước ngoài: Khách hàng, chính phủ, ngân hàng và các tổ chức quốc tế, đối tác kinh doanh

- Nhóm công chúng: KOL (mỗi cá nhân đều là một thủ lĩnh ý kiến), nhóm gây áp lực là các nhóm hoạt động cộng đồng, giới truyền thông, cộng đồng địa phương

- Nhóm tài chính: Truyền thông tài chính, ngân hàng, tổ chức tài chính

- Nhóm nội bộ: Nhân viên, quản lý/giám đốc, nhân viên tiềm năng, công đoàn, những người nghỉ hưu

- Nhóm thương mại: Nhà cung cấp, nhà bán chẵn lẻ, khách hàng tiềm năng, đối thủ

- Nhóm chính phủ: Nhóm lập pháp (quốc hội), cơ quan quản lý chuyên ngành, dịch vụ công

Theo của định nghĩa của Public relations News: “Quan hệ công chúng là một chức năng quản trị nhằm đánh giá thái độ của công chúng, xác định các chính sách và quy trình của một tổ chức với lợi ích cộng đồng và thực hiện một

chương trình hành động, truyền thông để có được sự hiểu biết cũng như sự chấp nhận của công chúng”.

Theo khái niệm trên, quan hệ công chúng bao gồm các giai đoạn:

1 Xác định và đánh giá thái độ của công chúng.

2 Xác định các chính sách và quy trình của một tổ chức với công chúng quan tâm.

3 Phát triển và thực hiện một chương trình truyền thông được thiết kế nhằm giúp công chúng hiểu biết và chấp nhận Quá trình này không xảy ra cùng một lúc Một chương trình quan hệ công chúng hiệu quả phải tiến hành liên tục trong nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm.

4 Cuối cùng, khái niệm này cho thấy quan hệ công chúng không chỉ được thiết

kế để bán một sản phẩm hay dịch vụ Chương trình quan hệ công chúng có thể liên quan đến những yếu tố chương trình truyền thông đã được thảo luận, nhưng

sử dụng chúng một cách khác nhau Ví dụ, các công ty có thể gửi thông cáo báo chí công bố sản phẩm mới hoặc tổ chức các sự kiện đặc biệt để tạo ra thiện chí trong cộng đồng, thậm chí các công ty cũng có thể sử dụng quảng cáo để đạt được những vị trí nhất định trong quốc gia, đây cũng là một vấn đề gây tranh cãi.

Người có khả năng làm tốt quan hệ công chúng, quan hệ chính phủ chính là người giỏi xử lý truyền thông sẽ dễ dàng trở thành lãnh đạo trong một tập thể.

Muốn đưa một sản phẩm ra thị trường sản phẩm đó cần đáp ứng tiêu chí 4P: Sản phẩm phải chất lượng, giá thành hợp lý, nhiều khuyến mãi và địa điểm phân phối sản phẩm phù hợp.

Bước đầu của chiến dịch Marketing là làm tăng nhận thức của người mua hàng tiềm năng, đánh mạnh vào sự quan tâm của người mua hàng vào chính sản phẩm đó, tạo nên sự khao khát muốn được sở hữu món hàng và cuối cùng là dẫn đến hành động mua hàng.

2 Vai trò và chức năng của quan hệ công chúng

2.1 Chức năng của quan hệ công chúng

- Định hướng dư luận: hướng suy nghĩ và hành động của các nhóm công chúng nhằm thỏa mãn nhu cầu và mong muốn của tổ chức.

- Đáp ứng dư luận: đưa ra các phản ứng đối với các diễn biến và các vấn đề hoặc những đề xướng của công chúng.

- Xây dựng và phát triển các mối quan hệ cùng có lợi giữ tổ chức và các nhóm công chúng của họ.

2.2 Vai trò của quan hệ công chúng

- Quan hệ công chúng marketing (MPR): hỗ trợ hoạt động marketing, tập trung chuyên sâu vào sản phẩm và khách hàng nhằm đạt được sự xác nhận của bên thứ ba, xây dựng thương hiệu sản phẩm.

- Corporate PR: hỗ trợ xây dựng thương hiệu và hỗ trợ quảng cáo hình ảnh doanh nghiệp, tư vấn cho lãnh đạo doanh nghiệp.

- Finacial PR: marketing cho cổ phiếu của công ty và thu hút các nhà đầu tư đến công ty.

- Human resource PR: tạo dựng văn hóa doanh nghiệp, thúc đẩy quan hệ bên trong doanh nghiệp và thu hút nguồn nhân lực từ bên ngoài.

3 Phân biệt quan hệ công chúng và truyền thông

Truyền thông là một phần của quan hệ công chúng

- Về phạm vi: Quan hệ công chúng như đã đề cập ở trên, có nhiều thành phần phạm vi từ tư vấn đến quản trị khủng hoảng và tổ chức các sự kiện đặc biệt Nghề báo chỉ viết và quan hệ với phương tiện truyền thông nơi

họ công tác Thêm vào đó, hoạt động quan hệ công chúng hiệu quả đòi hỏi tư duy chiến lược, khả năng giải quyết vấn đề và những kỹ năng quản trị khác.

- Về mục tiêu: Nhà báo - những người được gọi là gác cổng thông tin – luôn hướng tới mục tiêu cơ bản là cung cấp tin tức cho công chúng (độc

giả của phương tiện truyền thông nơi nhà báo làm việc) Nhà quản trị hoạt động quan hệ công chúng trên thực tế cũng là người gác cổng thông tin nhằm mục đích thông tin cho công chúng những mục tiêu của họ.

- Về công chúng: Về cơ bản nhà báo viết cho công chúng – người đọc, người nghe hay người xem của phương tiện truyền thông mà họ làm việc Nhà quản trị hoạt động quan hệ công chúng đưa ra những thông điệp phù hợp với nhu cầu, mối quan tâm và quan điểm của từng nhóm công chúng

cụ thể để đạt được hiệu quả tối đa.

- Về kênh truyền thông: Nhà báo chỉ tiếp cận công chúng thông qua một kênh – phương tiện mà họ làm việc Nhà quản trị hoạt động quan hệ công chúng lại sử dụng phối hợp nhiều kênh để tiếp cận các nhóm công chúng riêng biệt của mình.

4 Phân biệt quan hệ công chúng và quảng cáo

Quảng cáo là một kỹ thuật dùng để thu hút sự chú ý của công chúng đến các sản phẩm hoặc dịch vụ, chủ yếu thông qua các công cụ có trả tiền Còn quan hệ công chúng là hoạt động giao tiếp chiến lược nhằm mục đích xây dựng mối quan hệ cùng có lợi giữa công ty và công chúng.

- Về phương tiện truyền thông: Quảng cáo phải trả phí, còn quan hệ công chúng có thể được miễn.

- Tương tác: Trong khi quảng cáo chỉ có sự tác động một chiều thì quan hệ công chúng là sự tác động của cả hai bên

- Quảng cáo tập trung vào sản phẩm hoặc dịch vụ, nhằm thu hút một lượng khách hàng tiềm năng Quan hệ công chúng thì duy trì hình ảnh tích cực của doanh nghiệp trên các phương tiện truyền thông

- Các công ty có toàn quyền kiểm soát các hoạt động mà mình thực hiện, còn quan hệ công chúng chí có thể nắm bắt được những bước đầu mình

đề ra nhưng không thể kiểm soát các phương tiện truyền thông.

- Quảng cáo có thể xuất hiện bất cứ khi nào doanh nghiệp muốn, còn hoạt

động quan hệ công chúng chỉ xuất hiện một lần vào những dịp thích hợp.

II QUAN HỆ CÔNG CHÚNG NỘI BỘ

III QUAN HỆ CỘNG ĐỒNG

IV QUAN HỆ NHÀ ĐẦU TƯ

CHƯƠNG 2: CÁC HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

I. QUAN HỆ BÁO CHÍ

II. KHÁI NIỆM

Quan hệ báo chí là công việc xây dựng mối quan hệ với những người đang hoạt động trong lĩnh vực báo chí (phóng viên, BTV, nhà quản lý, lãnh đạo: tùy vào trường hợp mà quan hệ với từng cấp bậc, cấp độ), là một trong những công cụ chính yếu để thực hiện hoạt động PR.

III. TẦM QUAN TRỌNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA QUAN HỆ VỚI GIỚI TRUYỀN THÔNG

2.1 Tầm quan trọng của PR với báo chí

- PR là nguồn tin quan trọng giúp cho thông tin của báo chí thêm phong phú, gắn bó hơn với đời sống thực tiễn xã hội: Có thể khẳng định rằng không một cơ quan báo chí nào có thể chủ động nắm bắt được tất cả các thông tin, sự kiện mới đang diễn ra Vì vậy, hợp tác với các chuyên viên PR - những người đại diện cho doanh nghiệp, tổ chức để cung cấp thông tin - là một cách làm khôn ngoan.

- PR giúp phóng viên, tòa soạn tác nghiệp 1 cách nhanh chóng, thuận lợi hơn: Các công việc của PR đã giúp báo chí giản lược được khâu ban đầu khi không phải tự tìm hiểu thông tin, phóng viên, nhà báo chỉ việc kiểm định lại độ chính xác, chân thực, làm rõ các thông tin

và chọn lọc để đưa ra quyết định có đăng tải hay không Các chuyên viên PR là người hiểu rất rõ hoạt động của doanh nghiệp nên có thể chuyển những thuật ngữ, kiến thức chuyên môn thành những từ ngữ, kiến thức phổ thông mà ai cũng có thể hiểu được Ngoài ra, họ cũng giúp quá trình tác nghiệp của phóng viên thuận lợi hơn bằng cách: liên hệ phỏng vấn,

bổ sung thông tin, tài liệu

2.2 Tầm quan trọng của báo chí với PR

- Các chuyên gia của T&A Communications đã thừa nhận báo chí đóng góp khoảng 80% trong sự thành công của các thương hiệu là khách hàng của họ Có thể thấy, báo chí là

“quyền lực thứ 4”, là cầu nối hữu hiệu nhất giúp PR chuyển tải hình ảnh, thông tin về tổ

chức, doanh nghiệp đến với công chúng.

- Hiệu quả và độ tin cậy về mặt thông tin cũng là một lợi thế đặc biệt của báo chí Các nội dung, thông tin do doanh nghiệp tạo ra hoàn toàn theo ý muốn chủ quan nên người tiếp nhận có xu hướng không tin vào những gì được quảng bá, Nhưng khi phải qua kênh trung gian là báo chí, thì độ tin cậy và khách quan của thông tin sẽ được công chúng chấp nhận

dễ dàng hơn vì công chúng tin rằng báo chí đã làm công việc “kiểm định” nguồn tin thay họ.

- Đồng thời, báo chí cũng giúp nâng cao độ phủ sóng của thông điệp trên các phương tiện truyền thông Bởi vì, trong thời đại Internet, chỉ cần thông tin được đăng trên một vài tờ báo

có lượng truy cập cao thì lập tức sẽ có vô số các trang mạng, diễn đàn, blog đăng tin lại với tốc độ chóng mặt Do đó, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với mạng lưới các cơ quan báo chí trên toàn quốc là cách mà các tập đoàn, doanh nghiệp, tổ chức thông minh sử dụng để xây dựng hình ảnh và thương hiệu của mình.

- Cuối cùng, so với quảng cáo và Marketing, báo chí là kênh mang lại hiệu quả cao hơn với chi phí thấp hơn

- Các khách hàng trên thị trường ngày càng uyên thâm hơn, họ không tin tưởng vào các quảng cáo tràn lan Thay vào đó, các thông tin quảng cáo trên báo chí thường được tiếp nhận một cách nghiêm túc hơn.

- Mục tiêu của PR thông thường là giành được những tin tức có lợi trên các phương tiện truyền thông bằng cách: tổ chức họp báo, tiết lộ các tin tức trực tiếp với giới báo chí, Trong đó, một cuộc họp báo chỉ cần bỏ ra chi phí khoảng vài chục triệu lại được hàng chục đầu báo đăng, phát hành với số bạn đọc và truyền miệng nhau thì không thể tính được Hơn nữa chi phí dành cho PR không cần thường xuyên và quá lớn như quảng cáo Trong chi phí tổng thể dành cho quảng cáo thì PR chỉ cần chiếm khoảng 10% là đã có thể mang lại hiệu quả cao

2.3 Nhiệm vụ của quan hệ với giới truyền thông

• Phân tích tình hình và giải thích nội dung các dư luận xã hội về những vấn đề, câu hỏi mà

tổ chức/doanh nghiệp quan tâm Giải thích nhằm đánh giá hiện trạng, dự báo tình hình phát triển, lựa chọn cách giải thích cho tổ chức/doanh nghiệp về dư luận đó.

• Xác định biện pháp, phương tiện có tác động tới dư luận xã hội với mục đích hiện thực hóa các mục tiêu đặt ra Cụ thể ở đây là phải chia các nhóm công chúng có liên quan, sau

đó lưu ý đến những nhóm công chúng hoạt động có thể gây hậu quả đáng kể tới tổ

chức/doanh nghiệp.

• Phân tích dư luận làm sáng tỏ vấn đề liên quan mà dư luận đang chú ý.

• Phân tích các đối tượng công chúng của từng phương tiện truyền thông, theo dõi và thiết lập mối quan hệ với những phương tiện truyền thông, phóng viên, biên tập viên phù hợp.

• Cung cấp thông tin cho giới truyền thông và định hướng dư luận.

• Giải quyết khủng hoảng bằng cách khéo léo kéo báo chí đứng về phía mình, hoặc hướng

sự chú ý, tấn công của báo chí về phía đối thủ một cách khách quan nhất có thể.

2.4 Các công việc chuyên viên quan hệ công chúng cần thực hiện trong quan hệ với giới truyền thông

• Lập kế hoạch và xây dựng chiến lược truyền thông của tổ chức/doanh nghiệp.

• Tổ chức họp báo, soạn thảo thông cáo báo chí.

• Xử lý dư luận, chỉnh sửa lại thông tin sai lệch.

• Cung cấp thông tin cho báo chí.

• Xử lý các câu hỏi của báo chí.

• Sắp xếp các cuộc phỏng vấn báo chí, tư vấn cho người phát ngôn các câu trả lời có lợi cho tổ chức/doanh nghiệp.

• Chuẩn bị các bài phát biểu.

• Giải thích các thông điệp mà tổ chức/doanh nghiệp muốn truyền tải tới công chúng

IV. HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ VỚI GIỚI TRUYỀN THÔNG

3.1 Chuyên viên quan hệ công chúng nhìn nhận giới truyền thông

giữa các chuyên viên quan hệ công chúng và giới truyền thông có mối quan hệ phụ thuộc qua lại lẫn nhau Cả giới truyền thông lẫn các nhà quản trị hoạt động quan hệ công chúng, trong mối quan hệ đó, cần dung hòa được mong muốn truyền tải thông tin của tổ

chức/doanh nghiệp với yêu cầu đăng tải thông tin của các cơ quan và phương tiện truyền thông đại chúng.

3.2 Nghiên cứu và lập kế hoạch quan hệ với giới truyền thông

Mục tiêu của quan hệ báo chí phải phù hợp với mục tiêu của chiến lược PR và hướng tới mục tiêu chung của chiến lược Marketing trong từng thời kỳ Mục tiêu chung bao trùm đó là xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp với giới truyền thông nhằm tranh thủ được sự ủng hộ của họ trong việc nâng cao danh tiếng và uy tín của công ty trên thị trường.

Sau khi xác định rõ mục tiêu của kế hoạch PR báo chí, nhà quản trị Marketing cần xác định

rõ nhóm công chúng mục tiêu mà chúng ta muôn hướng đến là ai Nhóm cộng đồng nào đang cố gắng tiếp cận? Giới lãnh đạo địa phương hay biên tập viên báo chí, phụ huynh hay trẻ em? Nếu nói chung chung hay mơ hồ thì khó mang lại hiệu quả mong muốn, thu hẹp phạm vi nhóm đối tượng thì chiến dịch càng hiệu quả hơn.

Điều được đánh giá cao nhất trong các thông tin, thông điệp của quan hệ công chúng đưa

ra trên truyền thông chính là sự khách quan và tín nhiệm, xuất hiện dưới dạng tin tức,

được sự chứng thực của bên thứ ba là các phóng viên, biên tập viên dễ dàng tiếp cận và tạo được sự ảnh hưởng trong nhận thức của công chúng (những người vốn luôn đặt dấu

hỏi và sự nghi ngờ về tính xác thực của quảng cáo).

3.3 Làm việc với giới truyền thông

Các nhà quản trị hoạt động quan hệ công chúng cần đặt ưu tiên cao cho:

• Gặp gỡ các nhà báo: gọi điện cho nhà báo, giới thiệu bản thân, mời họ bữa trưa hoặc đi cafe, Những việc này đều tạo ra cơ hội để tạo dựng và phát triển mối quan hệ tốt đẹp giữa chuyên viên quan hệ công chúng và phóng viên, biên tập viên.

• Thấu hiểu và điều chỉnh theo lịch trình và thời hạn yêu cầu của giới truyền thông:

• Hiểu rõ mong muốn và nhu cầu của giới truyền thông: cách tốt nhất trong quan hệ với giới truyền thông là cung cấp đúng những gì họ cần.

• Thỏa mãn nhu cầu của giới truyền thông trong khả năng có thể nhất, đồng thời mang lại lợi ích tốt nhất cho tổ chức/doanh nghiệp của mình: Các nhà quản trị hoạt động quan hệ công chúng cung cấp thông tin theo cách nhà báo muốn để dễ dàng được đăng tải trên các phương tiện truyền thông Nhưng những thông tin đó bằng cách trực tiếp hay gián tiếp cũng phải truyền đi những thông điệp có lợi cho hình ảnh, thương hiệu và uy tín của tổ

chức/doanh nghiệp.

Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa chuyên viên quan hệ công

chúng với giới truyền thông:

• Giới truyền thông được tiếp xúc một cách chân thành, trung thực và tôn trọng: Các nhà quản trị quan hệ công chúng cần phải gây dựng lòng tin theo năm tháng với giới truyền thông trên nền tảng sự trung thực, khiến giới truyền thông hoàn toàn tin tưởng vào nhà quản trị quan hệ công chúng.

• Cung cấp thông tin phù hợp, chính xác theo mẫu và đúng hẹn cho giới truyền thông: cung cấp cho họ những thông tin, hình ảnh thời sự, hấp dẫn và kịp thời.

• Không hạ mình bi lụy: không có gì khiến các phóng viên, biên tập viên cảm thấy khó chịu hơn việc một nhà quản trị quan hệ công chúng hạ mình than vãn và năn nỉ để được đăng tải thông tin theo cách họ muốn Tính khách quan của báo chí và giá trị tin tức vẫn luôn là những tiêu chí cao nhất của nhà báo.

• Đừng bao giờ yêu cầu nhà báo gỡ bỏ tin tức đã được đăng tải: Việc làm này hiếm khi mang lại kết quả thuận lợi cho mối quan hệ giữa hai bên, thậm chí khiến nhà báo cảm thấy

bị xúc phạm và thiếu tôn trọng Nếu nhà báo đăng thông tin sai sự thật gây ảnh hưởng doanh nghiệp thì yêu cầu nhà báo đính chính mới hợp lý

• Đừng coi báo chí là nơi để “xả” thông tin: Hãy gửi những thông tin

mà nhà báo cần, lọc trong danh sách báo chí những nhà báo thích hợp

nhất có thể hào hứng với thông tin bạn gửi tới.

• Đối xử công bằng với tất cả các nhà báo:

• Trân trọng mỗi cuộc gặp gỡ, mỗi mối liên hệ với giới truyền thông:

• Hãy giữ thái độ cởi mở, hợp tác và mến khách trong mỗi lần tiếp xúc với giới truyền thông.

3.4 Chuyên viên quan hệ công chúng cung cấp thông tin cho giới truyền thông

Nội dung thông tin cung cấp cho giới truyền thông phải đảm bảo những yêu cầu sau:

• Thông tin đáng tin cậy, mới, đầy đủ, hấp dẫn, dễ đọc, dễ hiểu, dễ tiếp thu và đáng để đưa tin.

• Đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn của nhà báo cũng như các phương tiện truyền thông: tính chính xác, tính thời sự, tính khách quan, tính bao quát và tần số sử dụng

• Tin tức giống như một báo cáo kịp thời về một sự kiện hay một vấn đề Các nhà quản trị hoạt động quan hệ công chúng cần chủ động liên lạc với báo chí, cân nhắc đưa thông tin của mình ở phương tiện nào, vào thời điểm nào và đưa như thế nào.

• Thông tin và các nhà quản trị hoạt động quan hệ công chúng cung cấp phải tạo sự thu hút đối với công chúng, hình thành những liên tưởng tích cực dẫn đến việc thay đổi thái độ và hành vi của họ đối với tổ chức/doanh nghiệp.

3.5 Các công cụ và kỹ năng trong quan hệ với giới truyền thông

- Các công cụ của quan hệ công chúng với giới truyền thông

• Nhóm các hoạt động, sự kiện: họp báo, hội nghị, hội thảo thu

hút báo giới; các sự kiện đặc biệt; các buổi nói chuyện,

• Nhóm các loại hình báo chí: báo in, tạp chí, phát thanh, truyền

• Nhóm các công cụ truyền thông trực tuyến: mạng xã hội, blog,

cổng thông tin, diễn đàn,

- Kỹ năng viết cần có của các chuyên gia quan hệ công chúng trong quan hệ với giới truyền thông: Viết là một kỹ năng quan trọng của người làm quan hệ công chúng, đặc biệt là trong hoạt động quan hệ với giới truyền thông Trong tiêu chí tuyển chọn chuyên viên quan hệ công chúng, viết là một yêu cầu cơ bản Tất cả các sản phẩm viết của chuyên gia quan hệ công chúng đều nhằm truyền tải thông điệp tới các nhóm công chúng rộng lớn trong xã hội thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng.

Một số dạng viết cơ bản của quan hệ công chúng:

• Thông cáo báo chí: là dạng viết được sử dụng nhiều nhất nhằm gửi thông tin tới tất cả các loại hình báo chí Có thể được gửi trực tiếp hoặc tại các sự kiện, hội nghị, hội thảo,

• Quảng cáo: được sử dụng để đăng tải trên tất cả các loại hình báo chí Tạo ra thông điệp sáng tạo, hấp dẫn và thu hút công chúng là một thách thức không đơn giản cho những người làm quan hệ công chúng.

• Bài viết: thường sử dụng cho mục đích quảng bá, được đăng tải trên tạp chi, báo in hoặc báo điện tử,

• Các ẩn phẩm in ấn tiếp thị như tờ rơi, thư giới thiệu sản phẩm, thông tin phải ngắn gọn

và hấp dẫn Có thể dùng để giới thiệu sản phẩm cho công chúng hoặc dùng như một thông tin hỗ trợ cho báo chí.

• Báo cáo hàng năm: không chỉ cung cấp thông tin về các hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp cho công chúng nội bộ mà còn là một tài liệu tham khảo hữu dụng cho giới truyền thông trong một số trường hợp.

Các bài phát biểu

3.5 Một số chỉ dẫn và nguyên tắc khi làm việc với giới truyền thông

3.5.1 Một số chỉ dẫn khi làm việc với giới truyền thông

• Các nhà quản trị hoạt động quan hệ công chúng hãy thể hiện

quan điểm vì quyền lợi chung của công chúng chứ không phải vì quyền

lợi của tổ chức/doanh nghiệp:

• Nếu bạn không muốn bị trích dẫn phát ngôn, đừng tạo cơ hội cho giới truyền thông:

• Thông tin quan trọng nhất phải đặt ở phần đầu:

• Đừng tranh cãi, đôi co với các nhà báo, cũng đừng đánh mất chính mình:

• Nếu câu hỏi chứa đựng ngôn ngữ gây khó chịu, nhạy cảm, hoặc đơn giản là bạn cảm thấy không hợp lý, hãy tránh nhắc lại, thậm chí có thể từ chối.

• Nếu phóng viên hỏi một câu hỏi trực tiếp, hãy trả lời họ trực tiếp: nếu câu trả lời thích hợp

là “có” hoặc “không”, hãy trả lời như vậy, hạn chế thêm thắt thông tin hay cố gắng giải thích.

• Hãy nói sự thật, cho dù đôi khi sự thật đó không tốt đẹp: đừng nghĩ rằng thông tin tiêu cực

sẽ tự biến mất hoặc truyền thông sẽ bỏ qua nó Hãy đối xử với chúng như bất kì tin tức nào khác Hãy chủ động thông báo với truyền thông, điều đó thể hiện bạn kiểm soát được tình huống, bạn không che đậy cũng không tránh né công luận.

• Không nên tổ chức họp báo nếu bạn không có thông tin khiến các nhà báo quan tâm,

3.5.2 Một số nguyên tắc trong quan hệ với giới truyền thông

• Không đối xử đặc biệt với bất kì đại diện phương tiện truyền thông nào.

• Không bao giờ tiết lộ với một phóng viên là phóng viên khác đang làm gì.

• Cố gắng đưa ra một lịch trình các sự kiện thuận lợi cho tất cả các phóng viên và phương tiện truyền thông.

• Không bao giờ phá vỡ hoặc phản bội niềm tin với giới truyền thông

• Sử dụng các hình thức thông tin phù hợp với phương tiện truyền thông (in ấn hoặc phát hành trực tuyến).

• Quan sát các tiêu chuẩn và nguyên tắc hoạt động của truyền thông.

1 Khái niệm và các loại hình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc nghiên cứucác yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; thiết kế (design), chuẩn bị cácyếu tố cần thiết; triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) các hoạt động của sựkiện một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất địnhđến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khácnhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện, đạt được các mục tiêu nhất định mà sựkiện đã đề ra

Các loại hình tổ chức sự kiện có thể phân theo nhiều căn cứ khác nhau như: quy

mô, lãnh thổ, thời gian, và theo hình thức và mục đích

Phân theo quy mô, ta có thể căn cứ vào số lượng người tham gia, quy mô củakhông gian tổ chức và đặc biệt là mức độ ảnh hưởng của sự kiện để chia thành sựkiện lớn, trung bình và nhỏ

Phân theo lãnh thổ ta có thể có sự kiện địa phương, sự kiện vùng, sự kiện quốc gia,

sự kiện quốc tế

Phân theo thời gian, ta có thể căn cứ vào độ dài thời gian hoặc tính thời vụ để phânnhóm thành sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày hoặc sự kiện thường niên, sự kiệnkhông thường niên

Phân loại theo hình thức và mục đích là cách phân loại phổ biến trong hoạt động tổchức sự kiện ngày nay bao gồm các nhóm: sự kiện chính thống, sự kiện văn hóatruyền thống, sự kiện giáo dục, khoa học, sự kiện âm nhạc, văn hóa, thể thao giải trí,

sự kiện truyền thông, sự kiện kinh doanh,

2 Đặc điểm hoạt động tổ chức sự kiện

Hoạt động này mang đầy đủ những đặc trưng của loại hình dịch vụ: tính vô hình,tính không thể tách rời, tính không ổn định và khó đo lường và tính không thể lưutrữ Ngoài những đặc điểm này, hoạt động tổ chức sự kiện còn có một số đặc điểm

- Chi phí lớn

- Đối tượng cụ thể

- Độ tin cậy và khả năng tạo ấn tượng cao

- Khả năng trình bày lặp đi lặp lại thông điệp bị hạn chế

- Tầm ảnh hưởng của sự kiện vượt không gian và thời gian

- Hiệu quả cộng hưởng với các biện pháp khác

- Đòi hỏi sự hợp tác hoàn hảo của nhiều lĩnh vực văn hoá xã hội mỹ thuật côngnghệ,

3 Các hoạt động cơ bản trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện thường bao gồm những công việc sau:

1 Tìm hiểu và phân tích các yếu tố liên quan, ảnh hưởng đến sự kiện

2 Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

3 Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

4 Chuẩn bị tổ chức sự kiện

5 Hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện

6 Truyền thông cho sự kiện

7 Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện

8 Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện

9 Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

10 Chăm sóc khách hàng

11 Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện (nếu có)

12 Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện (nếu có)

13 Lên phương án dự phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện

14 Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện,

15 Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc hậu sự kiện

4 Thành phần tham gia trong một sự kiện

4.1 Nhà đầu tư sự kiện và nhà tài trợ sự kiện

Nhà đầu tư sự kiện (đơn vị thuê tổ chức sự kiện/chủ sở hữu sự

kiện):

Nhà tài trợ sự kiện: là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho sự kiệnmột phần về kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực để góp phần vào sự thànhcông của sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích cho mình và cho xã hội

1.4.2 Nhà tổ chức sự kiện (đơn vị được thuê tổ chức sự kiện - agency):

Nhà tổ chức sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp, những người được nhà đầu

tư sự kiện thuê và được ủy quyền thực hiện quá trình tổ chức sự kiện có nhữngràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong quá trình tổ chức sự kiện Cùng vớinhà đầu tư sự kiện nhà tổ chức sự kiện phải chịu

trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề có liên quan đến sự kiện

4.3 Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện

4.4 Tình nguyện viên tham gia sự kiện

4.5 Khách mời tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách mời)

4.6 Khách vãng lai tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách vãng lai)

4.7 Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện

5 Quy trình tổ chức sự kiện

Hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, về cơ bản có thểnhóm và sắp xếp trình tự thành 6 bước:

Bước 1: Xác định mục tiêu và phân tích tình hình

Bước 2: Hình thành ý tưởng tổ chức sự kiện

Bước 3: Viết bản thuyết minh sự kiện (proposal)

Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Bước 5: Thực hiện kế hoạch sự kiện

Bước 6: Kiểm tra đánh giá và hậu sự kiện

7 Các thành phần chủ yếu trong bản kế hoạch sự kiện

Bản kế hoạch được hình thành dựa trên nhiều căn cứ khác nhau như chủ đề, mụctiêu, nguồn lực của chủ đầu tư sự kiện, ý tưởng cũng như khả năng của nhà tổ chức

sự kiện, hình thức lập dự toán cũng như việc ký kết hợp đồng công việc giữa chủđầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện Thông thường bản kế hoạch sự kiện gồmcác nội dung sau:

- Mục tiêu sự kiện

- Chủ đề, ý tưởng cho sự kiện

- Bản kế hoạch sự kiện: chương trình sự kiện và dự toán ngân sách

8 Các công việc chủ yếu trong hoạt động tổ chức sự kiện

8.1 Các công việc liên quan đến khách mời

Khách mời tham gia sự kiện là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác độngđến Họ là một trong các yếu tố quan trọng cần tính tới khi lập chương trình, kếhoạch và nội dung tổ chức sự kiện Khách mời có thể là những tổ chức, doanhnghiệp hoặc cá nhân, họ tham gia sự kiện có thể miễn phí hoặc mất phí để đổi lạinhững giá trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất mà họ nhận được

Có nhiều cách phân loại khách mời như phân loại khách mời theo kế hoạch tổ chức

sự kiện hoặc theo vị trí, vai trò hiện tại của khách

Phân loại khách mời theo kế hoạch tổ chức sự kiện có thể chia thành: Khách mời

chính thức và khách mời dự bị Phân loại theo vị trí, vai trò hiện tại của khách có thểchia thành:

Khách mời là nhân vật quan trọng (khách VIP - Very important person, nhân vậtquan trọng như: các quan chức chính phủ hoặc, lãnh đạo của các đối tác trong côngviệc, lãnh đạo các doanh nghiệp lớn, nhân vật có vị trí, tầm ảnh hưởng lớn trong xãhội, )

Khách mời ở các cơ quan truyền thông (như nhà báo, phóng viên, quay phim, )Khách mời là khách hàng

Khách mời là các nhà cung ứng

Các công việc chuẩn bị có liên quan đến khách mời bao gồm:

Lập danh sách khách mời (guest list)

Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách

Kiểm tra, xác nhận (confirm) các thông tin có liên quan đến khách mời

Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời

Danh sách khách mời (invited guest list) với số lượng khách mời dự tính tham gia

sự kiện sẽ là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn địa điểm, lập kế hoạch,lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện Ngược lại điều kiện về địa điểm, ngân sáchcho tổ chức sự kiện cũng sẽ quyết định số lượng khách mời Do đó tùy theo điềukiện cụ thể có thể lập danh sách khách mời theo hai hướng sau:

Căn cứ vào mục tiêu của sự kiện, lập danh sách khách mời (thường là do chủ đầu

tư sự kiện quyết định) Từ đó mới tỉnh đến việc tìm địa điểm, và xây dựng ngân sách

dự toán phù hợp