Chương 2: Quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty Cổ phần Dịch vụ Khải Xuân.. Chương 3: Giái pháp hoàn thiện quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty
Kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2021- 2023 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU
Thị trường giao nhận hàng hóa xuất khẩu 5s 5s 2222212122222 ee 13
Co cau thi Cơ cấu thị Cơ cấu thị trường 2021 trường 2022 trường 2023
` \ 20% ) ứ TT Hồ Chớ Minh mw TT Hồ Chớ Minh mứ TT Hồ Chớ Minh m TT Hà Nội m TT Hà Nội m TT Hà Nội
TT Hải Phòng TT Hải Phòng TT Hải Phòng ứ TT Khỏc ứ TT Khỏc ứ TT Khỏc
(Nguồn: Phòng Logistics Công ty Cô Phân Dịch vụ Khải Xuân) Hình 2.2 Cơ cấu thị trường của Công ty Cổ phần Dịch vụ Khải Xuân năm 2023
Công ty Cổ phần Dịch vụ Khải Xuân đã mở rộng thị trường dịch vụ ra nhiều tỉnh thành trong nước và thế giới
Tuy nhiên, hiện nay nói tới thị tường chủ yêu của Công ty Cổ phân Dịch vụ Khải Xuân thì chỉ có TP.HCM, Hải Phòng và Hà Nội
Thị trường này đóng góp hơn 75% tổng thu nhập của công ty, với TP.HCM chiếm hơn 30% Đồng thời, thị phần của Hà Nội và Hải Phòng cũng đang có xu hướng tăng trưởng so với năm 2022 và 2023.
Thị phần của thị trường Hà Nội và Hải Phòng đang gia tăng so với năm 2022 Cụ thể, thị phần thị trường Hà Nội đã tăng từ 25% lên 26%, trong khi thị phần của Hải Phòng cũng tăng từ 20% lên 22% trong năm 2023.
Công ty đang mở rộng hoạt động giao nhận tại miền Bắc, đặc biệt là ở Hà Nội và Hải Phòng Hai thành phố này đã trở thành trung tâm logistics sôi động và phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây.
Kim ngạch, khối lượng, mặt hàng giao nhẬN à S5 S21 2222222222 xe 13
“~ Cơ câu về các mặt hàng
Bảng 2.5 Cơ cấu các loại hàng hóa trong giao nhận Công ty Cổ phần Dịch vụ Khải
Số lượng ( Các mặt hàng đán, lạng, ván ép và ván mỏng
Mặt hàng ÁN, : Công ty Cô Phán Dịch vụ Khải Xuân) Qua đỏ thì có được hình thể hiện cơ cầu mặt hang giao nhận xuất khâu như sau:
Cơ cầu các mặt hàng giao nhận XK
Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 m go dan, g6 lang, van ép va van mong Nông sản Mỏy múc thiết bị ứ Linh kiện điện tử
E Thiết bị y tế Mặt hàng khác
Hình 2.3 Cơ cầu mặt hàng giao nhận XK
(Nguồn: Công ty Cô Phán Dịch vụ Khải Xuân)
Theo đồ thị, các mặt hàng giao nhận của công ty đã tăng trưởng qua các năm, đặc biệt là mặt hàng máy móc thiết bị Năm 2021, số lượng đạt 1498 TEU, và đến năm 2023, con số này đã ấn tượng tăng lên 2819 TEU.
Mat hang linh kiện điện tử, máy móc thiết bị và dệt may là 3 mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất
Thiết bị y tế, mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ trong cơ cấu hàng hóa, đã chứng kiến sự giảm sút sản lượng vào năm 2022 nhưng đã phục hồi và tăng trưởng trở lại trong năm 2023 Đây là một lĩnh vực tiềm năng cần được đẩy mạnh trong hoạt động bán hàng.
Loại hình dịch vụ theo phương thức VẬN TỔI à SH HH se T5 2.2 Quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty . s
s% Cơ cầu về dịch vụ
Giao nhận hàng hóa theo phương thức vận tải
Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 Đường biển # Đường bộ I§ Đường hàng không
Hình 2.4 Kết quả giao nhận hàng hóa theo phương thức vận tải Công ty Cô phan
Dịch vụ Khải Xuân (Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phân Dịch vụ Khải Xuân)
4% Cơ cầu về phương thức vận tải
Bang 2.6 Kết quả giao nhận hàng hóa theo phương thức vận tải Công ty Cổ Phan
Dịch vụ Khải Xuân Đường hàng không
(Nguồn: Bộ phận giao nhận Công ty Cô Phân Dịch vụ Khải Xuân)
Công ty Cô Phần Dịch vụ Khải Xuân chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa qua ba phương thức chính: đường biển, đường không và đường bộ Trong đó, giao nhận bằng đường biển chiếm tỷ trọng và khối lượng vận chuyển lớn nhất, phù hợp với điều kiện địa lý của Việt Nam, nằm trên tuyến đường vận tải quan trọng giữa Ấn Độ Dương và Thái Bình Dương, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận hàng hóa.
Trong 2 năm 2022 và 2023, phương thức giao nhận đường biển có sự tăng trưởng mạnh Năm 2021, thực hiện giao nhận 2.965 lô hàng vận tải đường biển chiếm 41,05% cơ cầu vận chuyên năm đó và còn xếp trước vận tải hàng không 38,7%, đến năm 2023 thì công ty đã thực hiện 4614 lô hàng vận tải biển chiếm 42,56% lượng vận chuyền năm đó
Phương thức đường bộ chiếm tỉ trọng ít nhất nhưng cũng đang phát triển mạnh mẽ năm 2023 tăng 39,1% số lô hàng vận chuyên đường bộ so với năm 2021
Vận tải đường hàng không đóng góp một tỷ trọng lớn trong ngành logistics, nhưng sự tăng trưởng của nó không nhanh bằng vận tải đường biển So với vận tải biển, khối lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không vẫn chiếm tỷ lệ nhỏ hơn, với năm 2021 ghi nhận chỉ 41,05% tổng lượng hàng hóa.
17 năm, thì đến năm 2023 thì vận tải hàng không chỉ còn chiếm 37,25% cả năm
2.2 Quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty
Hồ sơ, bộ chứng từ giao nHẬN .àà cece 2212222222222 xe 17 2.2.2 Sơ đồ guy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty lã 2.3 Đánh giá quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm:
Hợp đồng thương mại là văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán, bao gồm các thông tin quan trọng như thông tin của các bên, mô tả hàng hóa, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ do người xuất khẩu phát hành nhằm yêu cầu thanh toán từ người mua cho lô hàng đã bán theo hợp đồng Hóa đơn này đóng vai trò quan trọng trong việc thanh toán, vì vậy cần thể hiện rõ các thông tin như đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán và thông tin ngân hàng của người hưởng lợi.
Vận đơn (Bill of lading) là tài liệu xác nhận việc tiếp nhận hàng hóa lên phương tiện vận chuyển, bao gồm đường bộ, đường biển và đường không Đây là sự thừa nhận chính thức của người vận chuyển về việc nhận hàng hóa để chuyển đến địa điểm được chỉ định trong hợp đồng và giao cho người nhận hàng.
Tờ khai hải quan là tài liệu quan trọng dùng để kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan, nhằm đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện để thông quan hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là tài liệu quan trọng xác minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa Bên cạnh đó, công ty cũng cung cấp giấy giới thiệu nhằm tạo thuận lợi cho quá trình làm chứng từ tại Hải quan.
2.2.2 .Sơ đồ quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty
Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty Bước I: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Bước 2: Xin giấy phép xuất khâu
Bước 3: Đặt booking và lấy container rỗng
Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng
Bước 5: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở
Bước 6: Mua bảo hiểm lô hàng
Bước 7: Làm thủ tục hải quan
Bước 8: Giao hàng cho tàu
Bước 9: Thanh toán tiền hàng
Bước I0: Gửi chứng từ cho người mua hàng
Chỉ tiết các bước trong quy trình
Đàm phán và ký kết hợp đồng là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình kinh doanh, quyết định khả năng thực hiện các công đoạn trước đó và tính khả thi của kế hoạch Nếu đàm phán diễn ra thuận lợi, hợp đồng sẽ được ký kết Trong hoạt động xuất khẩu, có hai hình thức đàm phán: đàm phán gián tiếp, qua dữ liệu Hải quan và các nền tảng trực tuyến như email, WhatsApp, WeChat; và đàm phán trực tiếp, là phương pháp hiệu quả nhất nhưng tốn thời gian và chi phí.
Trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu, nếu hàng hóa cần xin giấy phép, chủ hàng phải làm việc với cơ quan chức năng để xin giấy phép xuất khẩu theo quy định tại Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.
Hình 2.5 Quy trình các bước cấp giấy phép xuất khẩu
Quy trình các bước cắp giấy phép xuất khẩu
ETB prea] h Ps De) eee) a La hàng hóa va Red bờ ng Ry emma) Bette Ls xuất khẩu “ứng khẩu
Bước 5 Bước 6 ee => y 5 FY Xem xét và
Mã lơ Corel og tu TT đóng phí DỤ TT
Công ty cần thực hiện đăng ký xuất khẩu hàng hóa tại cơ quan chức năng bằng cách điền đầy đủ thông tin liên quan đến hàng hóa, đối tác xuất khẩu và thủ tục vận chuyển.
Cơ quan chức năng sẽ xác nhận yêu cầu xuất khẩu và kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đăng ký Quá trình này có thể bao gồm việc kiểm tra chất lượng hàng hóa, công nghệ sử dụng, mã số HS và các quy định nhập khẩu của quốc gia đích.
Trước khi cấp giấy phép xuất khẩu, cơ quan chức năng sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa cùng với các giấy tờ liên quan như hóa đơn, hợp đồng mua bán, danh sách hàng hóa và các chứng từ khác Quá trình này nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Sau khi kiểm tra hàng hóa và các giấy tờ liên quan, Công ty sẽ lập hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu Hồ sơ này cần bao gồm thông tin về doanh nghiệp, hàng hóa, số lượng, giá trị xuất khẩu và các chứng từ liên quan.
Để hoàn tất bước 5, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu cần được nộp tại cơ quan chức năng cùng với việc thanh toán phí theo quy định Phí này chủ yếu phục vụ cho việc xem xét và xử lý hồ sơ.
Cơ quan chức năng sẽ xem xét hồ sơ và thực hiện các quy trình kiểm tra cần thiết Khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, giấy phép xuất khẩu sẽ được cấp cho doanh nghiệp Công ty có thể xin giấy phép xuất khẩu dưới dạng một lần sử dụng cho nhiều lần Việc xin giấy phép là quan trọng và tốn thời gian, do đó cần chuẩn bị kỹ lưỡng.
Khi thực hiện đặt booking và lấy container rỗng, quy trình sẽ khác nhau tùy thuộc vào điều kiện bán hàng Đối với lô hàng theo điều kiện CIF, người thực hiện thủ tục xuất khẩu cần liên hệ với hãng tàu hoặc Forwarder để tìm giá vận chuyển tốt nhất Ngược lại, nếu lô hàng bán theo điều kiện FOB, consignee sẽ là người đặt tàu cho chủ hàng mà không cần liên hệ booking tàu Quy trình lấy container rỗng tại cảng bắt đầu bằng việc đổi lấy Booking confirmation tại thương vụ cảng sau khi xuất CIF và có booking, giúp xác nhận với hãng tàu rằng công ty đồng ý lấy container và seal Trong trường hợp xuất FOB, công ty sẽ nhận transport confirmation và thực hiện các bước tương tự như với CIF.
Để yêu cầu đặt container, bộ phận xuất nhập khẩu cần liên hệ với nhà cung cấp container để đặt hàng Thông tin cần cung cấp bao gồm loại container, số lượng, thời gian sử dụng và địa điểm giao nhận.
Một số hạn chế và HGHUÊN HHẨN Q4 HH HH HH TT HH 1111111111 1111111 11 11 1kg 30 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỎ PHẢN DỊCH VỤ KHÁI XUÂN
HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỎ PHẢN DỊCH VỤ KHAI XUAN
Mục tiêu và phương hướng phát triển giai đoạn 2025-2030 - c
Trong thời gian tới, Công ty đặt mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu trong nước và mở rộng thị trường quốc tế Cụ thể, Công ty sẽ cải thiện hiệu quả hoạt động và chuẩn bị nền tảng cho sự phát triển bền vững, ổn định Để đạt được điều này, Công ty cần tập trung vào một số nhiệm vụ quan trọng.
Để mở rộng quan hệ quốc tế, cần tăng cường kết nối với các đối tác giao nhận quốc tế và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại Đồng thời, cần gia tăng tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với khách hàng mới, đồng thời hiểu rõ nhu cầu và yêu cầu của khách hàng cả trong và ngoài nước.
Phát triển dịch vụ giao nhận là một yếu tố quan trọng trong ngành kinh doanh giao nhận và vận tải, nhằm củng cố năng lực tổ chức và nâng cao chất lượng dịch vụ trong nước Để đạt được điều này, cần tập trung vào việc chuyên môn hóa nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ marketing vào chiến lược kinh doanh Đặc biệt, việc phát triển các chiến lược dịch vụ mới và áp dụng giá cả linh hoạt sẽ giúp thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ hiệu quả hơn.
Xây dựng một cơ cấu giá cả hợp lý là rất quan trọng để tối ưu hóa chi phí vận chuyển Việc tìm kiếm, lựa chọn và tổ chức các phương án vận tải phù hợp sẽ giúp giảm thiểu chi phí Đồng thời, cần tạo ra một cơ cấu giá linh hoạt và công bằng nhằm hỗ trợ cả khách hàng và doanh nghiệp.
Để hoàn thiện tổ chức, cần ổn định cấu trúc và đảm bảo mọi bộ phận hoạt động hiệu quả Ban lãnh đạo cần theo dõi tình hình và điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng yêu cầu của thị trường.
Những mục tiêu này tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững và hiệu quả của Công ty trong tương lai, đồng thời cho phép Công ty linh hoạt ứng phó với những biến động trong môi trường kinh doanh.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh là mục tiêu hàng đầu của Công ty Cổ phần Dịch vụ Khải Xuân Dựa trên thực trạng hiện tại, Công ty sẽ định hướng các giải pháp nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh trong những năm tới.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, cần mở rộng quan hệ giao dịch quốc tế với các tổ chức giao nhận, chú trọng vào thị trường Trung Quốc, Hàn Quốc, Lào, Campuchia và Malaysia Đồng thời, cần đẩy mạnh các hoạt động marketing và tìm kiếm cơ hội mở rộng sang các ngành nghề khác.
Xây dựng và thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh cùng với cơ chế giá cả và hoa hồng là rất quan trọng để tạo đòn bẩy thúc đẩy hoạt động kinh doanh Điều này giúp tăng cường quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường, từ đó thu hút khách hàng mới và giữ vững khách hàng truyền thống.
Đầu tư và nâng cấp cơ sở vật chất là cần thiết để tối ưu hóa các tài nguyên hiện có, đồng thời đổi mới thiết bị và phương tiện vận tải nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức dịch vụ giao nhận.
Xây dựng chiến lược dài hạn cho giai đoạn 2025-2030 và các năm tiếp theo, tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ và đa dạng hóa các loại hình dịch vụ Chiến lược này cần khai thác triệt để những thế mạnh hiện có để đạt được mục tiêu phát triển bền vững.
36 kinh doanh như hệ thông cơ sở vật chất kỹ thuật về kho tàng, bến bãi, đội ngũ cán bộ được đào tạo và có kinh nghiệm
Công ty hướng tới việc mở rộng quy mô và xây dựng uy tín vững mạnh trên thị trường quốc tế, đồng thời duy trì sự đa dạng hóa để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty Cô phần Dịch vụ Khải Xuân
Để giảm thiểu sai sót trong giao nhận và kê khai hải quan, công ty nên tích hợp hệ thống thông tin để tự động hóa quy trình kê khai, hạn chế can thiệp của con người Việc sử dụng công cụ kiểm soát chất lượng dữ liệu là cần thiết để đảm bảo thông tin chính xác Đồng thời, đào tạo và hỗ trợ người dùng là yếu tố quan trọng để nâng cao kỹ năng Công nghệ trí tuệ nhân tạo có thể được áp dụng để tự động hóa kiểm soát và giảm thiểu sai sót Hợp tác chặt chẽ với cơ quan hải quan và thiết lập quy trình đối soát nội bộ là những bước thiết yếu Cuối cùng, tổ chức các phiên họp định kỳ giúp công ty thu thập phản hồi và tối ưu hóa quy trình làm việc liên tục.
Sự kết hợp này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro sai sót và tăng cường hiệu suất trong quá trình kinh doanh
3.2.2 Tối ưu hóa quy trình chứng từ
Đầu tư vào hệ thống quản lý tài liệu số hiện đại giúp tự động hóa việc theo dõi và xác thực giấy tờ, từ đó giảm thiểu gian lận và mâu thuẫn trong chứng từ Hệ thống này không chỉ nâng cao tính minh bạch mà còn đảm bảo độ chính xác trong quản lý tài liệu.
Công ty nên tối ưu hóa quy trình làm việc để giảm thiểu số lượng giấy tờ cần thiết, tập trung vào các giải pháp hiệu quả nhằm nâng cao năng suất và tiết kiệm thời gian.