Báo cáo bài tập lớn quản lý dự Án dự Án là gì nhà quản lý dự Án và Đội dự Án

Giảng viên trong vai trò là khách hàng đưa ra yêu cầu bài tập lớn của môn học trong kỳ 221 này là nhóm sẽ thực hiện xây dựng video hấp dẫn thông qua việc tìm hiểu và trả lời về vấn đề “2

DAI HOC QUOC GIA TP HO CHI MINH TRUONG DAI HOC BACH KHOA

KHOA QUAN LY CONG NGHIEP

a TP.HCM

BAO CAO BAI TAP LON

MON HOC: QUAN LY DU AN

DU AN LA Gi? NHA QUAN LY DU AN

DAI HOC QUOC GIA TP HO CHI MINH TRUONG DAI HOC BACH KHOA KHOA QUAN LY CONG NGHIEP

BAO CAO BAI TAP LON

MON: QUAN LY DU AN

GVHD: Th.S Nguyén Thuy Trang

Thực hiện: Nhóm 01 — Lớp L0I - HK22I

Nhóm sinh viên thực hiện:

191391 — | T—————==—— +

1910326 — |

MUC LUC

I8 w009)0/.09.in):00000000917077.7 7 3 1.4 TIỂU CHUẨN KỸ 'THUẬ T - 2 5° 2<<s€Ss€Ss€Sse Sse5eEsexeersessessesee 3

1.5 GIỚI HẠN VÀ ĐIÊU KIỆN LOẠI TIRÙỪ 5 <5 ssessssesesseses 5

CHƯƠNG 2 THÔNG TIN DỰ ÁN cc 25c csceceerrAeErserkserseErsersdersraerkersersee 6

2.1 XÁC ĐỊNH CAC CONG TAC CAN THIET DE THỰC HIỆN DỰ ÁN 6 2.1.1 Câu trúc phân việc dạng liệt kê - ¿2-52 1 1 1E E122 112111111 8H 1tr trn 6 2.1.2 Câu trúc phân việc dạng sơ đồ khối - 2S SE E1 1212112112111 1E rreg 7

2.2 XÁC ĐỊNH MÓI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC -5- 5s 12

2.2.2 Phương thức truyền thông trong tổ chức dự án c5 St tt rrrererrre 16

2.2.3 Đặc điểm cấu trúc tổ chức dự án -.- 2-2222 2212221 1122212121212 re l6

2.4 BIEU ĐỎ TRÁCH NHIỆM 5-5 SsSseveEssSseErsesevkeersersersraersrsere 19

CHUONG 3 LAP TIEN DO DU AN BẰNG PHẢN MÈM MS PROJECT 23

3.2 TIỀN ĐỘ VÀ TỎNG QUAN DỰ ÁN o5 ccs che HH gxgrxeersesrxee 32

3.3.2 Điều hoà nguồn lực

DANH MUC HINH

Hình 1.1 Các cột mốc của dự án

Hình 2.1 Cấu trúc phân việc dạng sơ đồ khối

Hình 2.2 Sơ đồ cầu trúc tổ chức dạng chức năng của dự án

Hình 2.3 Bảng ước tính thời gian

Hình 3.1 Khai báo ngày bắt đầu, kết thúc và lịch dự án video

Hình 3.2 Thiết lập hiển thị cách viết tắt các đơn vị trong MS Project

Hình 3.3 Thiết lập hiện thị ngày tháng trong MS Project

Hình 3.4 Thiết lap lich lam viéc trong MS Project

Hình 3.5 Thiết lập giờ làm viéc trong MS Project

Hình 3.6 Thiết lập ngày nghỉ cho dự án

Hình 3.7 Thông tin chung của dự án bằng phần mềm MS Project

Hình 3.8 Tiến độ thực hiện dự án video bằng phần mềm MS Project

Hình 3.9 Tiến độ thực hiện dự án video bang phần mềm MS Project (tiép theo) Hình 3.10 Các công tác trên đường găng của dự án bằng phần mềm MS Project Hình 3.11 Tổng quan dự án Video trên MS Project

Hình 3.12 Nguồn lực Nhung bị quá tải

Hình 3.13 Thay đôi thời gian khi thực hiện điều hoà tự động

Hình 3.14 Biểu đồ nguồn lực quá tải

Hình 3.15 Biểu đồ phân bồ khối lượng công việc

DANH MUC BANG BIEU

Bảng 1.1 Mục tiêu cy thể trong từng giai đoạn của dự án

Bảng 1.2 Yêu cầu kỹ thuật chung của video

Bảng 1.3 Yêu cầu kỹ thuật về âm thanh, hình ảnh và yêu cầu khác liên quan

Bảng 2.1 Bảng mô tả các công tác của dự án

Bảng 2.2 Mỗi quan hệ giữa các công tác của dự án

Bảng 2.3 Bảng mô tả chỉ tiết các nhóm phòng ban của dự án

Bảng 2.4 Biểu đồ trách nhiệm của dự án

Bảng 3.1 Phân bồ thời gian và nguồn lực cho các công tác

Bảng 3.2 Bảng báo cáo phân bô nguồn lực chì tiết 38

CHUONG 1 TONG QUAN DU AN

1.1 LY DO HiNH THANH DU AN

Môn học Quản lý Dự án là một môn học tự chọn nằm trong chương trình đào tạo chuyên ngành Quản lý Công nghiệp thuộc Khoa Quản lý Công nghiệp, Trường Dai hoc Bach Khoa Thành phố Hồ Chí Minh Để hoàn thành chương trình môn học sinh viên phải đáp ứng đủ các chuẩn đầu ra được đề cập trong đề cương môn học Ứng dụng công cụ phân tích và xử lý dữ liệu (L.O.3) và thê hiện kỹ năng làm việc nhóm (L.O.4) là các chuân đầu

ra được đánh giá bằng hoạt động dự án nhóm Đồng thời, tỷ lệ đánh giá của Bài tập lớn

(BTL)/Đồ án (ĐA) chiếm 20% điểm thành phần của môn học Do đó, việc thực hiện tốt

dự án nhóm là một điều cần thiết

Giảng viên trong vai trò là khách hàng đưa ra yêu cầu bài tập lớn của môn học trong kỳ

221 này là nhóm sẽ thực hiện xây dựng video hấp dẫn thông qua việc tìm hiểu và trả lời

về vấn đề “2 án là gì? Nhà quản lý dự án và đội dự ám Mục tiêu của dự án nhằm

hướng đến sự hài lòng, thoả mãn của khách hàng và đứng trên quan điểm của khách hàng,

cụ thê là giảng viên mong muôn nhóm ứng dụng các công cụ được trình bày trong môn

hoc dé lap kế hoạch và kiểm soát dự án làm việc nhóm, từ lúc dự án được giao cho đến

khi video được giao cho khách hàng Từ kết quả đầu ra của quá trình làm việc, giảng viên

sẽ đánh giá được thái độ và nỗ lực của nhóm trong quá trình thực hiện dự án

Bên cạnh đó, để có thể trở thành một nhà quản lý dự á án tài năng, hay tham gia và thực hiện một dự án thành công thì điều đầu tiên cần tiếp cận, phân tích và hiểu rõ chính là

khái niệm, đặc điểm về dự án, nhà quản lý và đội dự án Khi năm được các yếu t6 co ban

của một dự án, điều này sẽ giúp các sinh viên dễ dàng tiếp cận và nắm bắt các kiến thức chuyên sâu hơn về quản lý dự án

Hơn thế nữa, để hoàn thành được yêu cầu được giao thì nhóm phải trải qua quá trỉnh thực hiện một chuỗi các sự việc liên kết và có mối quan hệ với nhau: tìm kiếm thông tin, lên ý tưởng, viết lời thoại, thu âm và sử dụng phần mềm đê thiết kế một video hoàn chính Các công việc trên được lên kế hoạch, phân tích, tính toán, phân công nguồn lực, và việc

thực hiện được kiểm soát như một dự án thực tế Qua đó, sinh viên được trải nghiệm tham

gia một dự án một cách bài bản và chỉnh chu, áp dụng được ngay lập tức các lý thuyết được học

Trên đây là những lý do mà dự án làm video về chủ đề “72 án là gì? Nhà quản lý dự án

và đội dục án” được hình thành

1.2 MUC TIEU DU AN

1.2.1 Mục tiêu chung của dự án

Mục tiêu chính của dự án: Xây dựng một video có độ dài tối đa 5 phút và tôi thiêu 3 phút với nội dung trả lời được câu hỏi “Dự án là gì, nhà quản ly dự án và đội dự án? và

mô tả thông qua ví dụ trực quan, sinh động

Thời gian thực hiện: Dự án được thực hiện trong vòng 8 tuần từ ngày 14/9/2022 đến ngày 19/11/2022

Các cột mộc của dự án:

Thành lập đội dự án và xây dựng kế hoạch thực hiện: 14/09/2022

Bàn giao lời thoại, concept, app dự kiến dựng video cho khách hàng: 24/09/2022 Hoàn thành bản thảo video: 06/10/2022

Ban giao video cho khách hàng: 08/10/2022

COT MOC CUA DU AN

„ 14/9/2022

Thành lập đội dự án và xây dựng kế hoạch thực hiện

24/09/2022 @

Bàn giao lời thoại, concept, app dự kiến dựng video cho khách hàng

(Nguôn: Nhóm tác giả thực hiện)

1.2.2 Mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn của dự án

Dựa trên mục tiêu chính của dự án, mục tiêu được chia nhỏ theo từng giai đoạn của dự án

như Bảng 1.1 dưới đây

Bảng 1.1 Mục tiêu cụ thê trong từng giai đoạn của dự án

Giai đoạn Mục tiêu

Kế hoạch thực hiện | - Thành lập đội dự án

- Hoàn thành một bản kế hoạch với các công việc, người thực

hiện, thời gian hoàn thành và KPI tương ứng

Chuan bi dau vào | - Lời thoại, concept và app thực hiện dự kiến được xác nhận từ

3

cho video khach hang

- Hoàn thành thu âm lời thoại với thời lượng tối da 5 phút và tôi

thiểu 3 phút

- Chọn được nhạc nền không lời và hình ảnh tương ứng với nội dung

Gửi sản phẩm cho - Hoàn thành gửi video đúng thời hạn cho khách hàng trên hệ khách hàng thông giảng dạy

(Nguôn: Nhóm tác giả thực hiện)

1.3 KÉT QUÁ CHÍNH CỦA DỰ ÁN

Thông qua việc hoàn thành mục tiêu cụ thê của từng giai đoạn (rong dự án, kết quả chính cuối cùng của dự án đề ra là hoàn thành mục tiêu tông thê mang lại sự hài lòng cho khách hàng Sản pham video phải trả lời đầy đủ, nêu nỗi bật, trực quan các lý thuyết liên quan đến câu hỏi “Dự án là gì, nhà quản lý dự á án và đội dự án?” bằng cách sử dụng những hình ảnh sinh động, đồng thời phải bao gồm các ví dụ thực tế nhằm giải thích cho lý thuyết

được đề cập trước đó

Bên cạnh đó, sản phẩm phải được bàn giao cho khách hàng vào tuần 40 của môn học như đúng thời g1an yêu câu

1.4 TIEU CHUAN KY THUAT

Cac yéu cau, tiéu chuan vé ky thuat lién quan dén san pham của dự án, cụ thể video được

trình bày tại Bảng 2.1 và Bảng 2.2 như sau:

Bảng 1.2 Yêu cầu kỹ thuật chung của video

Bảng 1.3 Yêu cầu kỹ thuật về âm thanh, hình ảnh và yêu cầu khác liên quan

Tiéu chi chung

Thiết bị ghi âm

Font chtr: Montserrat Kích thước chữ: 20-1 10 đơn vi

Thời gian xuất hiện phù hợp với độ dài mỗi phân cảnh

Màu sắc giữa các phần tử cutscene, hình ảnh và chữ xuât hiện trên cùng khung hình phải đảm bảo tuân theo

tiéu chuan WCAG 2 vé mau sắc và sự tương phan

Str dung nhac mién phi, khong ban quyén

Sử dụng cutscene miễn phí, không bản quyền

Sử dụng hình ảnh tự chụp, có san, icon tu tạo hoặc

không bản quyên

1.5 GIỚI HẠN VÀ ĐIÊU KIỆN LOẠI TRỪ

Video không bao gồm phụ đề

Nội dung của video không bao gồm vòng đời của dự án, phân loại dự án, tầm quan trọng của quản lý dự án, các đại lượng trong quy trình quản lý dự án, các yếu tố xây dựng một nhóm hiệu quả, các kỹ năng và phẩm chất của nhà quản lý dự án Chi nộp sản phẩm trên hệ thống hỗ trợ giảng dạy và học tập Bách Khoa E- Learning Không chịu trách nhiệm đăng tải công khai video trên các nền tảng xã hội khác

Phạm vi công việc chỉ giới hạn trong vòng 8 tuần từ ngày 14/9/2022 đến ngày 19/11/2022

CHUONG 2 THONG TIN DU AN

2.1 XAC DINH CAC CONG TAC CAN THIET DE THUC HIEN DU AN

2.1.1 Cầu trúc phân việc dạng liệt kê

Sau khi xác định mục tiêu của dự án cũng như quá trình thảo luận và thống nhất ý kiến

cua tat ca các thành viên, các công việc của dự án xây dựng video “Dự án là gì, nhà quản

lý dự án và đội dự án?” được mô tả thong qua cau trúc phân việc (WBS) dạng liệt kê như

1.1.3 Thiết lập thời gian hoàn thành và KPI

1.2 Nội dung lời thoại

1.2.1 Tìm lý thuyết

1.2.2 Tìm kiếm ví dụ minh hoạ

1.2.3 Viết lời thoại

1.2.4 Gửi lời thoại xác nhận

1.4.1 Lựa chọn thiết bị thu âm

1.4.2 Thu âm lời thoại

2.1.2 Cầu trúc phân việc dạng sơ đồ khối

Bên cạnh cầu trúc phân việc dạng liệt kê, cấu trúc phân việc còn được mô tả ở dạng sơ đồ khôi như Hình 2.1 dưới đây:

Hình 2.1 Cấu trúc phân việc dạng sơ đồ khối

(Nguôn: Nhóm tác giả thực hiện)

2.1.3 M6 tả các công tác của dự án

Các công việc được mô tả chi tiết như sau:

Bảng 2.1 Bảng mô tả các công tác của dự án

trưởng ban: trưởng nhóm, trưởng

nhóm kê hoạch, trưởng nhóm

R&D, trưởng nhóm sản xuât nội dung và các thành viên nhóm

- Thành viên có các kỹ năng chuyên môn khác nhau

- Họp bàn nội dung, ý tưởng,

cách thực hiện video

- Lên kế hoạch sơ bộ về nội

dung, ý tưởng

- Thống nhất thời gian thực hiện

và thời gian hoàn thành

- Đặt ra KPI cho từng nhiệm vụ công việc

Tiêu chuẩn nghiệm thu

- Đảm bảo số lượng tham gia:

9,

- Đảm bảo chuyên môn của từng thành viên

- Thông nhất ý tưởng

1.2 Noi dung loi

- Đánh giá chất lượng, độ phù

hợp và lựa chọn

Viết lời thoại bao gồm các nội

dung như sau:

- Giới thiệu

- Dự án là gì?

- Nhà quản ly dw an la ai?

- Nhóm dự án bao gồm những ai?

- Phác họa những việc can lam

- Thao luan vé tinh kha thi cha

- Thông nhất nội dung lý thuyết

- Đủ số lượng so

với nội dung ly thuyết

- Hoàn thành đủ nội dung các mục

- Khách hàng

phê duyệt

- Ghi nhận các

đóng góp từ các thành viên

- Phải có nhiều

hơn Ï ý tưởng

được đưa Ta

Thống nhất với nhóm concept đề

10

từng concept được đưa ra

- Đánh giá dựa trên các tiêu chí

- Lựa chọn cái phù hợp nhất

- Lam bản ý tưởng concept (bao gôm những việc sẽ làm) gửi cho khách hàng

- Trao đối và ghi nhận ý kiến từ

khách hàng

- Sửa chữa và điều chỉnh (nếu

cân)

- Xem xét các thiết bị hiện có

- Đánh giá khả năng thu âm của từng thiệt bị

- Lựa chọn thiết bị cho chất

lượng âm thanh tot

- Lựa chọn địa điểm thu âm dé đảm bảo chât lượng

- Chuẩn bị và lên lịch hẹn thu

âm

- Thu âm demo và đánh giá chất

lượng (nội dung, giọng đọc, tạp âm, )

- Thông nhất với khách hàng concept cuối củng

- Chon duoc thiết bị thu âm phủ hợp

- Các file ghi âm cần thiết săn sang để dựng video

- Có được file nhạc nên, có thê lông vào video

II

hình anh, sô lượng cân tìm

1.4.4 Tìm - Tìm hình ảnh ở nhiều nguồn oe so ron ;

1.5 Sản phẩm - Phần mềm phi hợp với chuyên

video môn của người thiệt kê video

kiêm phân À chuân HD x phân mêm A mềm

- Có thê lông ghép nhạc và ghi

12

(Nguôn: Nhóm tác giả thực hiện)

2.2 XAC DINH MOI QUAN HE GIU'A CAC CONG TAC

- Thời gian từ 3 đến 5 phút

- Chất lượng video sắc nét, âm

thanh đủ cho phòng học nghe

- Truyền đạt được nội dung bài học

- Hoàn thành video gửi lên nhóm

- Video duoc thong nhat, xem

- Khen thưởng các thành tích tốt - Các thành viên

- Rút kinh nghiệm những khuyết được khích lệ và điểm sửa chữa

Trong dự án, tồn tại mối quan hệ tiên quyết giữa các công tác với nhau và được trình bày

chỉ tiết tại bảng sau:

Bảng 2.2 Mối quan hệ giữa các công tác của dự án

Công Công việc

phụ

Công việc phụ trước

Thanh lap

nhóm dự án và

phân chia các ban

Họp thông ; 1.11 nhật và lên kê

hoạch

Công tác Lý giải

Công việc được thực

hiện đầu tiên

Công việc sơng song với

1.1.3 và chỉ thực hiện được khi đã hoàn thành

1.11

13

Viết lời thoại

Gửi lời thoại

xác nhận

Lên ý tưởng cho concept

Lựa chọn concept

1.11

Có thể thực hiện ngay sau khi đã có kế hoạch hoàn chỉnh Thực hiện song song 1.3.1; 1.4.1; 1.5.1

Chi thực hiện được sau

Lya chọn sau khi có

nhiêu ý tưởng được đưa

Tìm kiếm hình

anh minh hoa

Tìm kiêm phân mêm

Gửi cho khách hàng xác nhận

Chọn template

Phác hoạ bố cục video

Được thực hiện sau khi

có thiết bị thu âm và lời

thoại soạn săn

Sau khi thông qua được concept từ khách hàng,

Gửi cho khách hang

Sau khi chốt được

concept, chon template phủ hợp với concept đưa

ra

Lên bố cục từ template

15

Có bố cục, có hình ánh

1.5.5 Dựng video 152 co file thu am, co phan

154 mêm tiên hành dựng video

(Nguôn: Nhóm tác giả thực hiện)

2.3 CÂU TRÚC ĐỘI DỰ ÁN

2.2.1 Lựa chọn cầu trúc tô chức dự án

Cầu trúc tổ chức được lựa chọn để thực hiện dự án là cấu trúc tổ chức dạng chức năng,

bởi vì:

- Mỗi phần của dự án được giao cho một ban chức năng, từ đó có thê phát huy những thế mạnh của từng phòng ban chức năng, chuyên môn hoá, dựa trên kỹ năng, kiên thức chuyên sâu của từng ban cũng như tạo cơ hội đề các thành viên trong nhóm phát triên kỹ năng và thực hiện công việc phù hợp với mình

-_ Dự án được quản lý bởi ban quản lý cấp cao (trưởng nhóm dự án)

- Dự án tương đối đơn giản, được diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nên trưởng

nhóm dự án có thể kiểm soát tốt tình trạng làm việc của các ban chức năng và các

thành viên Qua đó, trưởng nhóm dự án có thê nắm bắt được vấn đề tồn đọng và

linh hoạt giải quyết một cách nhanh chóng và hồ trợ công việc nhau khi cân thiết

16

Hình 2.2 Sơ đồ cấu trúc tổ chức dạng chức năng của dự án

(Nguôn: Nhóm tác giả thực hiện)

2.2.2 Phương thức truyền thông trong tô chức dự án

Nhóm lựa chọn cấu trúc tô chức dự án theo dạng chức năng Vì đặc thù dạng cầu trúc này bên cạnh các ưu điểm cũng tồn tại các khuyết điểm là thiếu tập trung, tích hợp kém vì vậy việc truyền thông trong tổ chức dự án là việc làm quan trọng và cũng nhiều thử thách Hiện tại nhóm dự án truyền thông bằng các cuộc họp trực tuyến định kỳ, cập nhật thông tin trên thư mục chung của nhóm và qua thư điện tử Bên cạnh đó, nhóm cũng tạo một nhóm trên Facebook đề thông tin trao đối được đưa đến mọi người một cách nhanh nhất

có thể

Tuỳ theo các giai đoạn công việc và yêu cầu của khách hàng mà thời gian họp và chu kỳ họp sẽ có nhiều thay đối linh hoạt và chủ yếu vẫn là họp online và thông qua trao đôi trực

tiếp sau gio hoc

2.2.3 Đặc điểm cấu trúc tô chức dự án

Các phòng ban được hình thành dựa trên tính chất và yêu cầu công việc của dự án, cụ thê vai trò và những yêu cầu cần có của các phòng ban thê hiện ở bảng sau:

17