Kỹ thuật soạn thảo hợp Đồng kinh tế

Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh đóng vai trò quan trọng giúp việc ký kết các hợp đồng giữa doanh nghiệp và các bên hợp tác trở nên nhanh chóng hơn. Qua quá trình đàm phán, các bên có thể thương lượng và định rõ những yêu cầu, điều kiện và lợi ích của mỗi bên, từ đó tạo ra một thỏa thuận có lợi cho cả hai bên. Nếu bạn đang quan tâm đến kỹ năng soan thảo hợp đồng thì đây là tài liệu phù hợp, hũu ích dành cho bạn.

KỸ THUẬT SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG KINH TẾ

Mục lục

I Khái niệm về hợp đồng

II Các nội dung cơ bản của hợp đồng kinh tế

III Quy trình ký kết hợp đồng trong doanh nghiệp

IV Kỹ thuật, kỹ năng soạn thảo hợp đồng

V Hỏi đáp về kỹ thuật soạn thảo hợp đồng

VI Bài tập môn kỹ năng soan thảo, đàm phán hợp

đồng

I KHÁI NIỆM VỀ HỢP ĐỒNG, PHÂN LOẠI

HỢP ĐỒNG

1 Khái niệm về hợp đồng: Hợp đồng theo quy

định của Bộ luật dân sự 2015 “là sự thỏa thuận giữa cácbên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền,nghĩa vụ dân sự” Đó là sự thỏa thuận giữa các bên vềviệc mua bán, trao đổi, tặng cho, cho vay, cho thuê,mượn tài sản hoặc về việc thực hiện một công việc,

theo đó làm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền vànghĩa vụ dân sự giữa các bên trong hợp đồng.

2 Điều kiện có hiệu lực của hợp đồng:

- Các điều khoản của hợp đồng phải phù hợp với quy

định của pháp luật liên quan hiện hành

- Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng

Nếu là cá nhân: Chủ thể tham gia vào quan hệ hợpđồng nếu là cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự, nhânthức và làm chủ được hành vi của mình trong việc xác lậpthay đổi chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự và tự chịu tráchnhiệm thực hiện hợp đồng đó

Nếu là tổ chức: Chủ thể tham gia vào quan hệ hợpđồng nếu là tổ chức thì phải có

năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân:

Năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân là khả năng củapháp nhân có các quyền, nghĩa vụ dân sự

Một tổ chức được coi là pháp nhân khi đáp ứng

đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 74 Bộ luật dân sự năm 2015:

+ Được thành lập theo quy định của Bộ luật này, luậtkhác có liên quan;

+ Có cơ cấu tổ chức theo quy định tại Điều 83 của Bộluật này;

+ Có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tựchịu trách nhiệm bằng tài sản của mình;

+ Nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật mộtcách độc lập

3 Phân loại hợp đông theo các tiêu chí:

 Thời hạn thanh toán: trả trước/ trả sau

 Mức độ rủi ro: Tín chấp/thế chấp/bảo lãnh ngân hàng

 Các bên tham gia: 2 bên/ 3 bên…

 Chính sách bán hàng: ưu đãi/ không ưu đãi

 Hợp đồng gửi hàng/ không gửi hàng

II CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA HỢP ĐỒNG

VÀ THỰC TRẠNG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

1 Căn cứ pháp lý/ thực tiễn

- Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 có hiệulực từ ngày 01/01/2017 của nước Cộng hòa Xã hộiChủ nghĩa Việt Nam;

- Căn cứ luật Thương mại số 36/2005/QH11 có hiệulực từ ngày 01/01/2006 của Cộng hòa Xã hội Chủnghĩa Việt Nam;

Quy định hiện hành

Nhu cầu các bên

2 Các nội dung cở bản của hợp động bán lẻ và phân tích thực trạng thực hiện hợp đồng

- Các bên tham gia

- Hàng hóa, dịch vụ

- Giá cả, thanh toán, xúc tiến bán hàng

- Phân phối, giao nhận

1 Mục đích: Quy định trách nhiệm, quyền hạn, trình

tự thủ tục thực hiện nghiệp vụ đàm phán, ký kếthợp đồng bán hàng hóa, dịch vụ của công ty

- Đăng ký danh sách người nhận hàng và/ hoặc đăng

ký mẫu chữ ký phiếu/ mẫu phiếu

- Giấy tờ bảo lãnh/thế chấp (nếu có)

3 Quy trình quản lý hợp đồng bán lẻ

3.1 Điều kiện thực hiện hợp đồng: Phải có hợp đồngbán hàng do Giám đốc Công ty ký hoặc người được Giámđốc Công ty uỷ quyền ký (trừ trường hợp giảm giá doCông ty quyết định) và giao cho Cửa hàng tổ chức thựchiện (không uỷ quyền cho Cửa hàng trưởng trực tiếp kýhợp đồng);

3.2 Trình tự thực hiện quy trình ký kết hợp đồng:

- Phòng Kinh doanh

- Phối hợp với Cửa hàng tiếp thị khách hàng khi Cửahàng yêu cầu

- Chủ trì, phối hợp phòng kế toán tài chính thẩmđịnh nội dung của tờ trình ký kết hợp đồng của cửa hàng

để trình Giám đốc công ty phê duyệt

- Chủ trì, phối hợp với phòng kế toán Tài chính xâydựng nội dung hợp đồng trình Giám đốc Công ty để kýkết với khách hàng

- Quản lý theo dõi toàn bộ hợp đồng bán hàng và tìnhhình thực hiện hợp đồng về sản lượng, quan hệ với kháchhàng của Cửa hàng

IV KỸ THUẬT SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG

 1 Khái quát về soạn thảo hợp đồng:

 2 Lưu ý chung khi soạn thảo hợp đồng

 3 Một số lưu ý trong việc đàm phán hợp đồng:

 4 Một số lưu ý trong việc soạn thảo hợp đồng

 5 Kỹ năng về soạn thảo hợp đồng trong kinh doanh

1 Khái quát về soạn thảo hợp đồng:

• Đối với việc soạn thảo hợp đồng:

- Phải đầy đủ nội dung mà các bên đã thỏa thuận vớinhau;

- Thỏa thuận của các bên phải hợp pháp;

- Tiên liệu được các vấn đề có thể phát sinh trong quátrình thực hiện hợp đồng;

• Đối với việc đàm phán hợp đồng:

Đàm phán là thực hiện một hoặc nhiều cuộc đối thoại,thương lượng giữa hai bên hoặc nhiều bên có ý muốn

quan hệ đối tác với nhau nhằm mục đích tiến đến mộtthoả thuận chung đáp ứng yêu cầu cá nhân hoặc yêu cầuhợp tác kinh doanh của các bên tham gia đàm phán Mụctiêu của việc đàm phán nhẳm đảm bảo an toàn về mặtpháp lý và có lợi ích về kinh tế.

- Ở giai đoạn đàm phán, chưa phát sinh quyền và nghĩa vụcủa các bên đàm phán (chỉ khi ký kết hợp đồng mới phátsinh các quyền và nghĩa vụ)

- “Đàm phán hợp đồng” thường xảy ra trước “ký kết hợpđồng”, nhưng cũng có thể xảy ra trong quá trình thực hiệnhợp đồng (trong các trường hợp đàm phán để sửa đổi, bổsung hợp đồng do tình hình khách quan mới phát sinhhoặc do ý chí của các bên bằng các “phụ kiện hợp đồng”,thường có dự liệu trong hợp đồng chính)

Như vậy, đàm phán hợp đồng là quá trình trao đổi thôngtin giữa các bên nhằm đi đến thống nhất các nội dung củahợp đồng Phụ thuộc vào ý chí của cá bên tham gia quan

hệ hợp đồng mà việc đàm phán, ký kết hợp đồng có thể làmột quá trình đàm phán kéo dài hoặc diễn ra trong giâylát Các bên có thể trao đổi thông tin với nhau bằng nhiềuphương thức khác nhau, dưới sự hỗ trợ của nhiều phươngtiện khác nhau.

- Chiến lược đàm phán bao gồm:

+ Đàm phán kiểu cứng : Mục tiêu là chiến thắng, khăngkhăng giữ lập trường, không nhượng bộ, kiểu chiến lượcnày thường được các công ty lớn, độc quyền, có nhiều ưuthế sử dụng

+ Đàm phán kiểu mềm: Dễ thỏa hiệp, nhân nhượng đốivới yêu cầu của đối phương, chủ yếu là nhượng bộ để kýđược HĐ, duy trì quan hệ

+ Đàm phán kiểu linh hoạt : Mục tiêu là một thỏa thuậnsáng suốt đạt được một cách hiệu quả và thân thiện Hơnnữa, dung hòa lợi ích giữa các bên, sáng tạo ra cácphương án cùng có lợi

Ví dụ : Các bên thỏa thuận rằng Chi Phí Quản Lý sẽkhông tăng trong 12 (mười hai) tháng đầu tiên của ThờiHạn Hợp Đồng Bên Cho Thuê phải gửi thông báo bằngvăn bản cho Bên Thuê trước 01 (một) tháng đối với mỗilần tăng Chi Phí Quản Lý nói trên và Bên Thuê phải tuânthủ và chấp nhận việc định giá của Bên Cho Thuê vềkhoản tăng này và Chi Phí Quản Lý sẽ được tăng đồngloạt cho tất cả các Bên Thuê khác trong Tòa Nhà Khôngtăng phí quản lý Hoặc đồng ý tăng phí quản lý nhưngphải được áp dụng chung cho tất cả các khách thuê Mộtlựa chọn nữa là đồng ý tăng nhưng giới hạn không quá X

% và cho phép bên thuê được quyền chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

2 Lưu ý chung khi soạn thảo hợp đồng

Về nguồn pháp luật điều chỉnh và có liên quan đến nộidung của hợp đồng: Ví dụ, nếu là hợp đồng mua bán hànghoá, thì pháp luật có liên quan là những văn bản pháp luật

về thương mại, dân sự, cụ thể là Bộ Luật Dân sự, LuậtThương mại, Luật Đầu tư, Luât doanh nghiệp v.v cácvăn bản pháp luật hướng dẫn các Luật nêu trên; Nghị địnhhướng dẫn LTM về mua bán hàng hoá, Nghị định quyđịnh danh mục các mặt hàng hạn chế kinh doanh hoặckinh doanh có điều kiện hoặc cấm kinh doanh Nếu là hợpđồng mua bán hàng hoá quốc tế thì kiến thức về thói quenthương mại, thông lệ, tập quán quốc tế, điều ước quốc tế

mà Việt Nam là thành viên, các cam kết quốc tế songphương, đa phương, và cam kết trong khu vực của ViệtNam, pháp luật liên quan đến địa vị pháp lý của các bêncũng là những kiến thức và thông tin rất quan trọng liênquan trực tiếp đến nội dung cũng như tính hợp pháp, hợp

lệ của hợp đồng Bên cạnh đó, những người liên quan trựctiếp đến quá trình soạn thảo, đàm phán hợp đồng còn phải

rà soát, lưu ý đến toàn bộ những văn bản pháp luật có liênquan đến nội dung, lĩnh vực của hợp đồng

3 Một số lưu ý trong việc đàm phán hợp đồng:

Thứ nhất, trước khi đàm phán cần phải tìm kiếm thôngtin, tìm hiểu đối tác muốn ký kết hợp đồng; viết ra mụctiêu của bạn, dự định trước những gì có thể phải nhượng

bộ và lập kế hoạch cho công việc đàm phán

Thứ hai, trong khi đàm phán cần chú ý dẫn dắt đàm phán

đủ kỹ năng tốt trong giao tiếp, trong quản trị kinh doanh

và kỹ năng keierm soát tính hợp pháp của nội dung đàm

phán để phòng tránh rủi ro Trong giao tiếp, cần tránh tạokhông khí căng thẳng, thiếu thiện chí va tin cậy, nói quánhiều, không biết kết thúc đúng lúc

4 Một số lưu ý trong việc soạn thảo hợp đồng

- Bảo đảm về mặt hình thức của hợp đồng: Trong trườnghợp nào mà pháp luật yêu cầu hợp đồng phải được lậpthành văn bản, phải có công chứng hoặc chứng thực, phảiđăng ký hoặc xin phép thi phải tuân theo các quy định đó.Đối với một số loại hợp đồng mà pháp luật yêu cầu phảicông chứng, chứng thực thì những loại hợp đồng đó phảiđược đem đi công chứng hoặc chứng thực thì mới có hiệulực pháp

- Bảo đảm về mặt nội dung của hợp đồng: Về nguyên tắc,nội dung của hợp đồng có các bên tự thoả thuận theonguyên tắc tự do ý chí, bình đẳng và thiện chí với nhau.Tuy nhiên, pháp luật cũng yêu cầu nội dung của hợp đồng

không được vi phạm điều cấm của pháp luật, không tráiđạo đức xã hội.

- Đảm bảo đối tượng của hợp đồng là những hàng hoá màpháp luật không cấm, không trái đạo đức xã hội

- Đảm bảo người tham gia giao dịch phải hoàn toàn tựnguyện

- Đảm bảo người tham gia hợp đồng có năng lực hành vidân sự

5 Kỹ năng về soạn thảo hợp đồng trong kinh doanh

Cần phải xác định yêu cầu, mong muốn của doanh nghiệp

để lựa chọn hợp đồng phù hợp nên lập bản kiểm tra thôngtin và rà soát hợp đồng Đặc biệt, nên tham khảo các hợpđồng tương tự (nếu có) và phác thảo hợp đồng cần xâydựng khung hợp đồng và xác định lợi ích cốt lõi, nên:

• Soạn thảo trước Dự thảo hợp đồng trước khi đàm phán:Doanh nghiệp nên dựa vào các mẫu hợp đồng để xem như

là những gợi ý cho việc soạn dự thảo hợp đồng Tuy nhiên

hợp đồng được ký kết trên nguyên tắc tự do và bình đẳng

do đó nội dung của mỗi hợp đồng cụ thể luôn có sự khácnhau Bởi nó phụ thuộc vào ý chí của các bên và đòi hỏithực tiễn của việc mua bán mỗi loại hàng hoá, dịch vụ làkhác nhau, trong các điều kiện, hoàn cảnh, thời điểm khácnhau Đăc biệt phải xác định (dự liệu) những rủi ro kinhdoanh nào có thể hiện diện trong các giao dịch của doanhnghiệp và loại bỏ hay giảm thiểu những rủi ro đó bằngviệc sử dụng các điều khoản hợp đồng; điều này các hợpđồng mẫu thường ít khi đề cập Ví dụ: khi mua hàng hóa,phải dự liệu đến cả những tình huống hiếm khi xảy ra:hàng giả, hàng nhái; gặp bão, lụt trong quá trình vậnchuyển, giao hàng; khi tranh chấp kiện tụng thì tiền phíluật sư bên nào chịu; những thiệt hại gián tiếp bên viphạm có phải chịu không… Do vậy không thể có mộtmẫu hợp đồng nào là chuẩn mực, nó thường thừa hoặcthiếu đối với một thương vụ cụ thể Doanh nghiệp phải

sửa cho phù hợp theo ý muốn của hai bên, đừng lạm dụngmẫu – chỉ điền một vài thông số và hoàn tất bản dự thảohợp đồng.

- Soạn dự thảo hợp đồng (bước 1), đàm phán, sửa đổi bổsung dự thảo (bước 2), hòan thiện – ký kết hợp đồng(bước 3) là một quy trình cần thiết Soạn dự thảo hợpđồng giúp cho doanh nghiệp văn bản hóa những gì mìnhmuốn, đồng thời dự liệu những gì đối tác muốn trước khiđàm phán Nó giống như một bản kế hoạch cho việc đàmphán, khi có một dự thảo tốt coi như đã đạt 50% công việcđàm phán và ký kết hợp đồng Nếu bỏ qua bước 1 chỉ đàmphán sau đó mới soạn thảo hợp đồng thì giống như vừaxây nhà vừa vẽ thiết kế, nên thường dẫn đến thiếu sóttrong hợp đồng Phác thảo hợp đồng bao gồm : Phần mởđầu, phần nội dung, phần kết, phụ lục

+) Phần mở đầu của hợp đồng: Bao gồm tên hợp đồng;căn cứ pháp lý của hợp đồng; thời gian, địa điểm ký kết

hợp đồng; thông tin về các bên và bối cảnh giao kết hợpđồng.

+)Nội dung của hợp đồng

Nhóm các điều khoản liên quan đến đối tượng hợp đồng(những điều khoản liên quan đến việc định vị đối tượngnhư số lượng, khối lượng, đặc điểm nguồn gốc xuất xứ,chất lượng, điều kiện giao hàng, địa điểm giao hàng,phương thức giao hàng…

- Đối với hợp đồng dịch vụ thì thông thường sẽ là nhữngđiều khoản liên quan đến công việc phải làm, thời gianhoàn thành công việc, tiêu chí xác định chất lượng côngviệc, sản phẩm của công việc

+)Phần kết, phụ lục

- Số lượng bản hợp đồng, số trang hợp đồng, giá trị pháp

lý của các bản hợp đồng; ngày có hiệu lực của hợp đồng,thời hạn hiệu lực của hợp đồng ;

- Phụ lục hợp đồng

Chú ý : Ngôn ngữ hợp đồng : Tránh các dấu, ký tự thừa,tránh viết ghép; ngôn ngữ sử dụng trong sang, đơn nghĩa,

rõ ràng, dễ hiểu và giải thích thuật ngữ khi cần thiết Đặcbiệt, cần kiểm soát tranh chấp từ câu chữ của hợp đồngcũng như kiểm soát bất lợi do lỗi soạn thảo, kiểm soát

“bẫy” hợp đồng

Ví dụ: Trường hợp bên nhận thầu vi phạm về tiến độ thựchiện hợp đồng mà không do sự kiện bất khả kháng hoặckhông do lỗi của Chủ đầu tư cũng như không do lỗi củabên thứ ba nào khác, Bên nhận thầu sẽ chịu phạt 1% giátrị hợp đồng cho 10 ngày chậm đầu tiên, 2% giá trị hợpđồng cho 10 ngày chậm tiếp theo Tổng số tiền phạtkhông vượt quá 12% giá trị hợp đồng

➢ Điều khoản soạn thảo trên có lỗi gì về kỹ thuật?

• Thông tin xác định tư cách chủ thể của các bên:

- Doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có quyềntham gia ký kết hợp đồng thương mại, nhưng để xác định

được quyền hợp pháp đó và tư cách chủ thể của các bênthì cần phải có tối thiểu các thông tin sau:

- Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Tên, Trụ sở, Giấy phépthành lập và người đại diện.Các nội dung trên phải ghichính xác theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứngnhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư củadoanh nghiệp Các bên nên xuất trình, kiểm tra các vănbản, thông tin này trước khi đàm phán, ký kết để đảm bảohợp đồng ký kết đúng thẩm quyền

- Đối với cá nhân: Tên, số chứng minh thư và địa chỉthường trú Nội dung này ghi chính xác theo chứng minhthư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ khẩu và cũng nênkiểm tra trước khi ký kết

• Tên gọi hợp đồng:

- Tên gọi hợp đồng thường được sử dụng theo tên loại hợpđồng kết hợp với tên hàng hóa, dịch vụ Ví dụ: tên loại làhợp đồng mua bán, còn tên của hàng hoá là xi măng, ta có

Hợp đồng mua bán + xi măng hoặc Hợp đồng dịch vụ +khuyến mại Hiện nhiều doanh nghiệp vẫn còn thói quen

sử dụng tên gọi “hợp đồng kinh tế” theo Pháp lệnh hợpđồng kinh tế (1989) nhưng nay Pháp lệnh hợp đồng kinh

tế đã hết hiệu lực, nên việc đặt tên này không còn phùhợp Bộ luật dân sự năm 2015 đã dành riêng Chương

16 để quy định về 12 loại hợp đồng thông dụng, LuậtThương mại năm 2005 cũng quy định về một số loại hợpđồng, nên chúng ta cần kết hợp hai bộ luật này để đặt tênhợp đồng trong thương mại cho phù hợp

• Căn cứ ký kết hợp đồng:

- Phần này các bên thường đưa ra các căn cứ làm cơ sởcho việc thương lượng, ký kết và thực hiện hợp đồng; cóthể là văn bản pháp luật điều chỉnh, văn bản uỷ quyền,nhu cầu và khả năng của các bên Trong một số trườnghợp, khi các bên lựa chọn một văn bản pháp luật cụ thể đểlàm căn cứ ký kết hợp đồng thì được xem như đó là sự lựa

chọn luật điều chỉnh Ví dụ: một doanh nghiệp Việt Nam

ký hợp đồng mua bán hàng hoá với một doanh nghiệpnước ngoài mà có thoả thuận là: Căn cứ vào Bộ luật dân

sự 2015 và Luật thương mại 2005 của Việt Nam để kýkết, thực hiện hợp đồng thì hai luật này sẽ là luật điềuchỉnh đối với các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng

và giải quyết tranh chấp (nếu có) Do đó cũng phải hết sứclưu ý khi đưa các văn bản pháp luật vào phần căn cứ củahợp đồng, chỉ sử dụng khi biết văn bản đó có điều chỉnhquan hệ trong hợp đồng và còn hiệu lực

• Hiệu lực hợp đồng:

- Nguyên tắc hợp đồng bằng văn bản mặc nhiên có hiệulực kể từ thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng, nếucác bên không có thỏa thuận hiệu lực vào thời điểm khác;Ngoại trừ một số loại hợp đồng chỉ có hiệu lực khi đượccông chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật, như:hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng chuyển nhượng dự án