BÁO CÁO CHƯƠNG 1 Học phần Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Phần mềm TONY ACCOUNTING

Thông tin chung về công ty: Sau khi cài đặt và khởi động phần mềm, các hộp thoại để khai báo thông tin cơ bản về doanh nghiệp lần lượt xuất hiện Khai báo và thiết lập thông tin kế toán d

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

KHOA KẾ TOÁN

- -BÁO CÁO CHƯƠNG 1 Học phần: Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

Phần mềm: TONY ACCOUNTING

Giảng viên: Phan Thị Đỗ Quyên

Lớp: 48K06.4

Bùi Thị Nhân

Nguyễn Thị Thanh Thư

Lê Trần Bảo Uyên

Đà Nẵng, ngày 17 tháng 09 năm 2024

MỤC LỤC

I Khai báo các thông tin chung 2

II Khai báo bộ mã : 6

III Số dư đầu kỳ: 11

IV Phân quyền sử dụng phần mềm: 12

I Khai báo các thông tin chung

1 Thông tin chung về công ty:

Sau khi cài đặt và khởi động phần mềm, các hộp thoại để khai báo thông tin cơ bản

về doanh nghiệp lần lượt xuất hiện

Khai báo và thiết lập thông tin kế toán doanh nghiệp: Mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ,

2 Thiết lập chế độ hạch toán:

Có 2 chế độ kế toán được chọn:

● Quyết định 48: KT nhỏ và vừa theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC

● Quyết định 15: KT doanh nghiệp

3 Đặt các thông số phần mềm:

Lựa chọn tùy chỉnh số chữ số thập phân muốn làm tròn sau dấu phẩy Lựa chọn sao lưu dữ liệu ở thư mục và ổ đĩa dễ tìm kiếm

4 Hoàn thành: Sau khi hoàn thành các thao tác trên, hộp thoại hoàn thành hiện ra, tóm tắt lại các dữ liệu bạn vừa cài đặt cho kỳ kế toán công ty trên phần mềm

Nhận xét:

- Khai báo thông tin trên phần mềm Tony khá dễ sử dụng, bao gồm các mục rõ ràng giúp người sử dụng dễ dàng nhập thông tin

- Tuân thủ chế độ của kế toán, đồng thời cho phép thay đổi phù hợp với yêu cầu

và sự phát triển của doanh nghiệp

- Tuy nhiên phần mềm Tony không cập nhật theo thông tư 200

II Khai báo bộ mã :

1 Xây dựng và khai báo hệ thống tài khoản:

❖ Nhận xét: Vì phần mềm thiết kế theo Thông tư 133/2016/TT-BTC có nhiều tài khoản chưa được thay đổi nên nhóm phải xây dựng lại hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Ví dụ:

TK 213 (Tài khoản Tài sản cố định vô hình)

TK 221 (Tài khoản Đầu tư vào công ty con)

TK 641 và các tài khoản chi tiết của TK Chi phí bán hàng, các Tài khoản chi tiết của TK 642

2 Xây dựng và khai báo các danh mục chi tiết của các đối tượng kế toán: Vào mục Danh mục – Khách Hàng ở thanh công cụ, có thể khai báo các danh mục phần mềm đã tạo sẵn, đồng thời khai báo bộ mã:

● Danh mục khách hàng và nhà cung cấp:

- Quy tắc đặt mã:

KH01: Khách hàng

NC01: Nhà cung cấp

NV01: Nhân viên

=> Do phần mềm không tách riêng danh mục khách hàng và nhà cung cấp nên 2 danh mục này được gộp chung

● Danh mục hàng hóa:

● Danh mục tài sản:

Ở mục “Thông tin chung”, kế toán nhập dữ liệu về số hiệu

Ở mục tài khoản sẽ lựa chọn tài khoản nguyên giá, tài khoản khấu hao, tài khoản chi phí phù hợp

Chọn phương pháp khấu hao và thời gian khấu hao thích hợp

➔ Danh mục tài sản được chia ra thành các nhóm tài sản giúp người dùng dễ dàng phân biệt và tìm kiếm

➔ Nhận xét : Các danh mục được sắp xếp khoa học, đầy đủ các thông tin chi tiết, đối tượng chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và sử dụng

III Số dư đầu kỳ:

➔ Nhận xét:

- Khi khai báo số dư ban đầu cho các danh mục chi tiết cần khai báo số dư cho các tài khoản chi tiết chứ không thể khai báo số dư tổng trực tiếp trên tài khoản tổng hợp

- Phần mềm còn hỗ trợ việc thêm mới đối tượng vào danh mục ngay khi nhập số dư

mà không cần quay trở về phần nhập danh mục

- Phần mềm sẽ cảnh báo và không cho phép người dùng tiếp tục nhập nếu nhập các tài khoản đầu 5,6 để tránh người dùng nhầm lẫn và sai số liệu

- Ở hàng cuối cùng phần mềm hiển thị tổng số dư Nợ và dư Có giúp quan sát dễ dàng

và biết được đã nhập đủ và cân đối số dư tài khoản đầu kỳ hay chưa Nếu chênh lệch thì sẽ kịp thời sửa chữa và điều chỉnh

IV Phân quyền sử dụng phần mềm:

Để thực hiện phân quyền truy cập, đầu tiên cần khai báo người sử dụng

Vào Mục Quản trị → Quản lý người dùng, tiến hành các bước sau:

Bước 1: Khai báo những người sử dụng

Bước 2: Khai báo các phần hành kế toán

Bước 3: Gán vai trò cho người sử dụng

Bước 4: Phân quyền cho các phần hành kế toán

● Bước 1: Khai báo những người sử dụng:

Nhập tên đăng nhập, họ tên của những dùng được phép sử dụng phần mềm kế toán trong nội bộ công ty

Quản trị viên có thể thiết lập mật khẩu cho mỗi người dùng, và khóa người dùng không cho phép người dùng đó đăng nhập nữa

Khi mới đăng nhập, một cửa sổ hiện ra yêu cầu người dùng phải nhập mật khẩu Nếu người dùng phần mềm nhập không đúng mật khẩu cho tài khoản của mình, cửa

sổ mới hiện ra thông báo về việc nhập sai mật khẩu, đồng thời không cho phép người đăng nhập đó được quyền truy cập vào phần mềm nữa

● Bước 2: khai báo các phần hành kế toán: Bao gồm:

Nhà quản trị hệ thống

Kế toán trưởng

Kế toán kho

Thủ quỹ

Kế toán tổng hợp

Kế toán công nợ

Kế toán tiền lương

Kế toán bán hàng

Kế toán thuế

● Bước 3: Gán vai trò cho người sử dụng

● Bước 4: Phân quyền cho các phần hành kế toán:

Nâng cao tính bảo mật và an toàn khi sử dụng vào mục Quản trị → Thông số → Hệ thống, sau đó tích chọn vào mục Ghi nhật ký sử dụng

Để xem nhật ký sử dụng, vào Quản trị → Nhật ký người dùng

- Thiết lập rõ ràng vai trò và phân quyền sử dụng chức năng, chứng từ, báo cáo cho từng kế toán viên

- Mỗi kế toán viên tương ứng với quyền hạn và trách nhiệm của mình, chỉ có thể truy cập vào một số phần nhất định

 Nhận xét chung về phần mềm:

- Cài đặt đơn giản, dễ sử dụng

- Tự động hóa các thao tác kế toán thủ công: dữ liệu đầu vào sẽ do nhân viên kế toán nhập, sau đó các báo cáo, sổ sách cũng được phần mềm tự động tạo ra từ nguồn dữ liệu đầu

- Giảm được nhiều loại chi phí: Công tác kế toán được tự động hóa giúp doanh nghiệp giảm bớt được nhiều công đoạn như xuất – nhập dữ liệu, quản trị - tìm kiếm tài liệu

- Giúp nhà quản lý đưa ra các dự báo và quyết định nhanh chóng, chính xác: nhà quản trị luôn nắm được đẩy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp khi cần thiết, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả