Những tình huống bất ngờ khẩn cấp sẽ cản trở công việc kinh doanh đình trệ công việc trong nhiều tuần liền khiến bạn mất khách hay tệ hơn là gây thiệt hại tính mạng con người.. Một kế ho
Trang 1Ứng phó tình huống bất ngờ trong
kinh doanh
Điện cúp đột ngột làm hỏng hệ thống máy tính, một cơn bão phá tan nhà kho, một đám cháy bất ngờ, xe chở hàng gặp tai nạn khiến hàng hóa thất thoát… đây là việc có thể xảy ra vào một ngày nào đó Những tình huống bất ngờ khẩn cấp sẽ cản trở công việc kinh doanh đình trệ công việc trong nhiều tuần liền khiến bạn mất khách hay tệ hơn là gây thiệt hại tính mạng con người Phòng xa không bao giờ là thừa Một kế hoạch cụ thể giúp bạn
xử lý nhanh nhẹn, kịp thời các tình huống và nhanh chóng trở lại kinh doanh
Dự đoán tình huống
Điều đầu tiên bạn nên làm là phân tích những tình huống xấu nhất có thể xảy
ra và những nhiều bạn có thể làm để hạn chế tối thiểu những môi nguy hiểm
đó
Xác định những mối đe dọa, khó khăn mà việc kinh doanh của bạn phải đối mặt Các nguy cơ tiềm ẩn trong nguồn nhân lực, quy trình sản xuất, cơ sở hạ tầng, danh tiếng…
Các yếu tố tự nhiên, kỹ thuật và con người sẽ luôn luôn thay đổi không ngừng và tác động đáng kể đến việc kinh doanh Sự đề phòng và chuẩn bị trước sẽ giúp doanh nghiệp phục hồi tổn thất nhanh chóng hơn
Trang 2• Sau khi xác định các mối đe dọa, bước tiếp theo là xếp hạng ưu tiên các nguy cơ theo mức độ ảnh hưởng của nó với hoạt động của doanh nghiệp Ví
dụ, kết quả kiểm kê cho thấy thiệt hại từ việc mất mát hàng hóa là 5.000 đô
la mỗi năm, hỏng hóc máy tính gây tốn kém 100 đô la mỗi giờ Áp dụng những con số thống kế để ưu tiên đưa ra giải pháp cho những rủi ro Và bây giờ bạn có một nguy cơ rủi ro cho mỗi mối đe dọa Nguy cơ rủi ro càng cao thì càng tập trung giải quyết sẽ đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
• Một khi bạn xác định mối đe dọa đó là gì, tiếp theo bạn cần đánh giá khả năng chịu đựng của doanh nghiệp đối với những thiệt hại đó nếu nó xảy ra
Hệ thống dữ liệu có an toàn trong trường hợp bị cúp điện? Nhân viên của bạn có được huấn luyện đúng cách để đối phó với một trận động đất? Về hệ thống bảo mật của bạn - làm thế nào có khả năng ngăn chặn việc mất cắp, thất thoát hàng hóa? Xác định những điểm yếu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và các biện pháp cần thiết đ bảo vệ
Xây dựng kế hoạch
Một kế hoạch hành động khẩn cấp phải là một hướng dẫn cụ thể bằng văn bản để đối phó với các mối đe dọa mà bạn đã xác định trong bước một Các thành phần của kế hoạch được quy định theo cơ sở pháp luật hay theo tiêu chí kinh doanh của doanh nghiệp
Có nhiều cách khác nhau để lập kế hoạch ứng phó trước các tình huống khẩn cấp Tuy nhiên, tất cả các kế hoạch ứng phó có các yếu tố cơ bản giống nhau Kế hoạch hành động trong tình huống khẩn cấp nên bao gồm các yếu
tố tối thiểu sau đây:
Trang 3• Viết rõ ràng các nội dung cần thực hiện và loại công việc mà nhân viên hoặc các phòng ban có trách nhiệm phải hoàn thành trong tình huống khẩn cấp
• Ghi rõ tên tuổi, số điện thoại, email, địa chỉ liên lạc của người có trách nhiệm Ai là người có trách nhiệm đánh giá mức độ rủi ro mạng sống và tài sản, và xác định doanh nghiệp đang đối mặt với loại rủi ro?
• Hướng dẫn cụ thể qui trình tắt, dừng thiết bị và quy trình sản xuất và ngừng hoạt động kinh doanh
• Qui trình và vị trí sơ tán
• Thủ tục cho nhân viên những người có trách nhiệm dừng hoạt động quan trọng trước khi sơ tán
• Đào tạo, thực hành và yêu cầu trang thiết bị cho nhân viên có trách nhiệmvới các hoạt động cứu hộ, nhiệm vụ y tế, phản ứng với các chất nguy hiểm, chữa cháy và các nhiệm vụ khác cụ thể khác trong công việc
• Các phương tiện báo động cháy và báo động các tình huống nguy hiểm khác
Mọi quy trình cần được viết ra cụ thể và phổ biến rộng rãi đến nhân viên Cuối cùng, để đảm bảo rằng khách hàng luôn có thể liên lạc với bạn trong mọi tình huống, bạn nên chuẩn bị sẵn thông cáo báo chí, email hay bảng chỉ dẫn đến địa điểm mới, thông tin cho khách hàng cụ thể khi nào công ty/cửa hàng của bạn sẽ hoạt động trở lại
Sẵn sàng trong mọi tình huống
Sau khi hoàn thành bản kế hoạch hành động khẩn cấp, thông báo và hướng dẫn cho toàn bộ nhân viên Đảm bảo mọi nhân viên hiểu được tình huống
Trang 4nào là nguy hiểm và nắm được những việc cần làm trong trường hợp khẩn cấp Tổ chức cho toàn bộ nhân viên thực tập ứng phó các tình huống khẩn cấp Không có kế hoạch nào là hoàn hảo, do đó, tổ chức thực tập sẽ giúp bạn hoàn thiện hơn những thiếu sót trong bản kế hoạch
Thông báo kế hoạch phản ứng, thủ tục sơ tán với sở cứu hỏa địa phương, dịch vụ y tế khẩn cấp và cảnh sát để được hỗ trợ tối đa trong tình huống khẩn cấp Đồng thời, các cơ quan có chứ năng sẽ cung cấp nhiều lời khuyên, kinh nghiệm có giá trị để bạn kết hợp vào kế hoạch của mình
Bạn cũng cần đào tạo nhân viên để giúp giảm thiểu những ảnh hưởng trong những tình huống nguy hiểm Việc huấn luyện này cũng đem đến sự hài lòng cho nhân viên cũng như nâng cao uy tín kinh doanh Những kỹ năng cần đào tạo bao gồm:
• Tắt khẩn cấp các thiết bị, hệ thống đang vận hành trong công ty, nhà xưởng
• Các bước thông báo tình huống khẩn cấp
• Các thủ tục sơ tán
• Cách sử dụng thiết bị chữa cháy
• Hô hấp tim-phổi (CPR) quản trị rủi ro
Đào tạo các kỹ năng là hoạt động cần thiết và ít tốn kém nhất trong quá trình chuẩn bị cho các tình huống khần cấp Quan trọng hơn, trang bị các kiến thức này sẽ giúp mọi người tự bảo vệ mình, không biến sự cố thành thảm họa Phản ứng nhanh nhạy của nhân viên cũng quyết định việc ngừng hoạt động kinh doanh tạm thời trong vài giờ hay hoàn toàn
Trang 5Phục hồi sau khủng hoảng
Một khi bạn thực hiện ba bước đầu tiên, bạn đã dự đoán tình huống tồi tệ nhất có thể xảy ra và cách ứng phó Bước cuối cùng là lên kế hoạch phục hồi Sau đây là một số vấn đề bạn cần nghĩ đến:
• Vị trí mới của văn phòng, nhà xưởng sẽ ở đâu trong thời gian chờ sửa
• Làm sao kiếm được các máy móc, thiết bị thay thế?
• Làm sao kêu gọi nhân viên trở lại làm việc?
• Ai sẽ giúp bạn dọn dẹp mọi thứ sau hỏa hoạn/bão lũ/thiên tai?
• Làm sao để phục hồi các tài liệu in, dữ liệu lưu trên máy tính?
• Bạn có nhà cung cấp nào thay thế trong tình huống các nhà cung cấp hiện hữu cũng đang gặp sự cố?
• Có những chương trình, tổ chức nào sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình phục hồi?
Còn nhiều vấn đề bạn có thể đặt ra cho mình Mục tiêu cao nhất là đưa hoạt động kinh doanh trở lại bình thường trong thời gian ngắn nhất Một kế hoạch được chuẩn bị chu đáo sẽ giúp bạn giữ thế chủ động trong mọi tình huống