Để đảm bảo ổn định và có sự lựa chọn, cạnh tranh…cho việc cung cấp các dịch vụ đúng chất lượng, số lượng và thời gian công ty đã lựa chọn và luôn tạo lập mối quan hệ với các nhà cung ứ
Phân tích các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện
Khi một tổ chức bắt đầu hoạt động kinh doanh trên thị trường, sự thành công và khả năng tồn tại của C.E.B Events chúng không chỉ có sự tác động từ các yếu tố bên ngoài của môi trường vĩ mô mà còn bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên trong (hay còn gọi là môi trường vi mô).
Các yếu tố hình thành nên môi trường vi mô bao gồm: môi trường công ty, nhà cung cấp, trung gian marketing, khách hàng, đối thủ và công chúng.
Các yếu tố này sẽ liên quan ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp nên việc luyện tập và phối hợp tuyệt vời giữa các yếu tố bên trong sẽ nuôi dưỡng sức khỏe cốt lõi của bất kỳ doanh nghiệp nào
Do đó, muốn tổ chức thành công một sự kiện, công ty C.E.B Events nên biết cách sử dụng tối ưu các nguồn lực của mình Ngoài ra, cần phải cân nhắc ảnh hưởng của những nhà cung ứng, dịch vụ trung gian, đối thủ cạnh tranh, khách hàng (nhà đầu tư/ tài trợ sự kiện) và công chúng.
Chức năng, nhiệm vụ của từng ban:
Điều hành, quản lý công ty.
Chịu trách nhiệm cho việc lập kế hoạch cũng như những hướng đi cụ thể và đảm bảo công ty có thể đạt được những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
Phối hợp các Ban đưa những ý kiến, đề xuất nhằm hoàn thiện công ty.
Khích lê Š thúc đẩy hiê Šu quả làm viê Šc của từng phòng ban.
Hiểu sâu và liên tục câ Šp nhâ Št các thông tin về ngành nghề mà C.E.B Events đang kinh doanh.
Tổ chức và quản lí nhân sự ở các Ban chuyên môn cũng như đánh giá tiến trình hoạt động của các Ban để báo cáo tới CEO
Xây dựng và giải quyết các vấn đề về nhân lực ở các phòng ban
Làm việc với đối tác, lập và duy trì các mối quan hệ khách hàng.
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác gặp khách hàng.
Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành và nghe các phòng ban báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến vào biên bản.
Thực hiện các công việc liên quan đến lễ tân.
Thực hiện hóa những ý tưởng đồng bộ với ban Content để đưa ra thiết kế hoàn chỉnh (hình ảnh,video, ) Tham mưu cho ban Điều hành trong việc xây dựng chiến lược và các chương trình truyền thông và phát triển hình ảnh, thương hiệu của công ty.
Quản lí fanpage của C.E.B Events, tương tác với khách hàng và công chúng Bên cạnh đó là thực hiện việc nghiên cứu, dự báo các chiều hướng dư luận có khả năng ảnh hưởng đến công ty và xây dựng biện pháp phòng ngừa và xử lý các sự cố, khủng hoảng truyền thông.
Xây dựng và thực hiện các kế hoạch giúp khách hàng kể được câu chuyện thương hiệu trên từng kênh phù hợp Phối hợp với các Ban khác để lên kế hoạch nội dung chi tiết cho Fanpage của công ty Sáng tạo nội dung trên fanpage để truyền tải thông điệp tới khách hàng và giúp cho họ thay đổi hành vi tiêu dùng.
Đảm nhiệm nhiệm vụ chính trong khâu chuẩn bị, bố trí và chạy sự kiện Phối hợp với các phòng ban khác trong cả quá trình lên kế hoạch và tổ chức sự kiện Phối hợp cùng ban Truyền Thông dàn dựng và trang trí bố cục sự kiện Phụ trách an ninh sự kiện Dự toán ngân sách cho sự kiện Dự tính và xử lý các rủi ro trong sự kiện.
Việc phân chia thành nhiều nhóm, nhiều ban khác nhau sẽ tối ưu chuyên môn, hiệu quả của từng công việc Tuy có những nhiệm vụ, trách nhiệm khác nhau nhưng các ban phải có sự phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau để có thể góp phần xây dựng một tổng thể hoàn hảo, đạt hiệu quả cao trong công việc và gắn kết lâu dài.
Những người cung cấp dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm bảo cung cấp các yếu tố cần thiết cho nhà tổ chức sự kiện để có thể triển khai được các sự kiện Để triển khai cho dự án “THỨC” C.E.B Events tin tưởng lựa chọn các đơn vị nhà cung cấp sau đây hỗ trợ cho sự kiện.
Đối với đơn vị “Trường ĐH Tôn Đức Thắng” hỗ trợ về:
+ Địa điểm tổ chức sự kiện (Sân ký túc xá trường ĐH Tôn Đức Thắng).
+ In ấn backdrop sân khấu, in ấn backdrop check in, giá đỡ backdrop.
+ Hệ thống âm thanh, ánh sáng, micro, thảm đỏ và máy chiếu.
+ Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt.
Đối với đơn vị “Tiệm Hoa của Min” hỗ trợ về:
+ Lẵng hoa (cảm ơn nhà tài trợ và đại biểu).
+ Thiết kế trang trí hoa cho sân khấu.
Bất kỳ sự thay đổi nào từ phía nhà cung cấp cũng sẽ gây ra ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện Nên C.E.B Events có những tiêu chí để lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp vì đây là yếu tố vô cùng quan trọng nó ảnh hưởng trực tiếp đến độ hiệu quả, tính thẩm mỹ của sự kiện cũng như giá cả phải hợp lý so với các nhà cung cấp khác.
Để đảm bảo ổn định và có sự lựa chọn, cạnh tranh…cho việc cung cấp các dịch vụ đúng chất lượng, số lượng và thời gian công ty đã lựa chọn và luôn tạo lập mối quan hệ với các nhà cung ứng cho mình.
Tùy theo hình thức tổ chức sự kiện mà khách hàng của nhà tổ chức sự kiện có thể khác nhau
Hiện tại, dự án chủ đề “THỨC” khách hàng của C.E.B Events:
Terra Coffee & Tea (nhà tài trợ chính) và Churich Cake & More (nhà tài trợ bạc) Đối với Terra Coffee & Tea
Ưu điểm: Có nhiều góc check in cho giới trẻ, có các gian hàng vui chơi giải trí (xem bài tarot, vẽ henna, ) ngay bên trong quán, thường xuyên tổ chức những buổi acoustic.
Nhược điểm: Lượt tương tác trên fanpage còn khá thấp (1.639 người thích, 232 người đã check in tại đây), diện tích phòng máy lạnh nhỏ, hẹp (chỉ chứa tối đa 4người/bàn), bị cản trở về địa chỉ kinh doanh của quán (không nằm trên những con đường chính). Đối với Churich Cake & More
Ưu điểm: Lượt tương tác trên fanpage cao (4.533 người thích, 4.692 người theo dõi trang), giá thành rẻ, thiết kế bánh theo yêu cầu và xu hướng của giới trẻ.
Nhược điểm: Diện tích quán nhỏ (hầu như bán mang về).
Mục tiêu của sự kiện và Đề xuất Chủ đề
2.1 Mục tiêu của nhà tài trợ và những mục tiêu sự kiện cần đạt được:
Mục tiêu của sự kiện: quảng bá sản phẩm, thu hút nhà đầu tư, mang lại danh tiếng cho công ty
Chủ đề sự kiện: “Thức”
Mục tiêu của nhà tài trợ yêu cầu đạt được:
- Thương hiệu của họ được đến gần hơn với khách hàng
- Tăng doanh thu cho doanh nghiệp
- Sự kiện cần được chuẩn bị chỉnh chu và có kế hoạch cụ thể
- Các bài đăng giới thiệu sản phẩm phải có lượng tương tác đủ lớn (> 100 like) và lượt người tiếp cận( >500)
- Bài đăng quảng bá sản phẩm tối thiểu 3 bài viết
- Fanpage của công ty phải có trên 500 người theo dõi
- Chiến lược quảng bá cụ thể.
● Panel quản bá riêng cho sản phẩm được đầu tư tỉ mỉ
● Số lượng sản phẩm tài trợ tiếp cận được lượng khách hàng cụ thể >100 người
● Có được sự nhận xét và phản hồi tích cực về sản phẩm
● Voucher được trao tận tay khách hàng chiếm số lượng bao nhiêu
● Khán giả tương tác ra sao với sự kiện ( tham gia trò chơi, phản hồi )
● Khách hàng đến đổi voucher tại cửa hàng chiếm bao nhiêu phần trăm số lượng phát ra
● Lượng tiếp cận và tương tác trên page chính của cửa hàng thay đổi như thế nào
● Doanh thu sau sự kiện thay đổi ra sao
Mục tiêu của sự kiện cần đạt được:
● Đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của đối tác
● Thu hút sự chú ý của khách hàng quan tâm đến sản phẩm quảng bá
● Lượt theo dõi trên page được đẩy mạnh
● Trau dồi kiến thức và kĩ năng cho từng thành viên trong CEB
2.2 Chủ đề và ý nghĩa của chủ đề: “Thức”
C.E.B lựa chọn chủ đề cho sự kiện giới thiệu sản phẩm lần này là “Thức”.
Thức để cùng nhau tận hưởng một đêm sự kiện tràn đầy năng lượng mà các sản phẩm tuyệt vời của nhà tài trợ đem lại Thức trong “thưởng thức” những tách trà, những chiếc bánh ngọt tuyệt hảo, thức tỉnh các giác quan, đánh thức những xúc cảm bên trong bạn Thức để vừa tâm sự câu chuyện riêng vừa nhâm nhi sản phẩm Chủ đề hàm súc, tươi mới, trẻ trung truyền đi thông điệp đến với mọi người thông qua những sản phẩm ngọt ngào của nhà tài trợ Những hương vị tuyệt vời ấy hòa cùng với không khí vui tươi, sôi động của sự kiện sẽ gắn kết mọi người lại gần với nhau hơn, lan tỏa những giá trị tốt đẹp trong cuộc sống, tạo điều kiện để mọi người san sẻ với nhau sau một ngày dài bộn bề Qua sự kiện này, C.E.B muốn truyền tải trọn vẹn ý nghĩa: Hãy để sự ngọt ngào khỏa lấp những căng thẳng mệt mỏi của cuộc sống thường ngày, hãy cháy hết mình, chúng ta cùng nhau tôn vinh giá trị của sự sẻ chia và gắn kết
Tham gia sự kiện của chúng tôi, bạn sẽ được tiếp xúc nhiều thương hiệu với những sản phẩm thật đặc sắc, thật thú vị và quan trọng nhất là thật “xứng đáng" cho những trải nghiệm sau này Chúng tôi tin rằng C.E.B sẽ là cầu nối vững chắc mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời cùng với thương hiệu đối tác đã tin tưởng đồng hành cùng chúng tôi.
Đề xuất khhung chương trình và Dự toán ngân sách cho sự kiện
3.2 Dự toán ngân sách cho sự kiện
T Danh sách Số lượng Đơn vị Đơn giá Thành tiền
1 Thuê nhảy cho tiết mục văn nghệ chào mừng 5 Người 250.000 250.000
2 Tiết mục hát song ca 2 Người - -
1 Loa, ánh sáng, bàn điều khiển, micro 1 Bộ 1.000.000 1.000.000
1 Thiết kế trang trí sân khấu (bong bóng, dây rào sân khấu)
2 Backdrop 5mx2m8 (sân khấu) 1 Cái 350.000 350.000
3 Nước đại biểu (Nasan) 10 Chai 3.500 35.000
4 Khăn giấy đại biểu 2 Hộp 10.000 20.000
1 In ấn voucher 160 – 20 tờ A4 Cái 10.000 200.000
2 Hoa đại biểu (sáp) 3 Bó 100.000 300.000
E CHI PHÍ CHO IN ẤN, CÁC ẤN PHẨM TRUYỀN THÔNG
1 Thư mời (in màu) 40 Cái 7.000 280.000
4 Thẻ staff (in màu) 23 – 3 tờ
5 Vòng tay giấy đeo cho khách mời (in màu)
6 Bảng tên sản phẩm 2 Tờ 10.000 20.000
amp; 5 Đàm phán, thảo luận với khách hàng (nhà tài trợ)
Khi tìm được khách hàng phù hợp sẽ gọi điện bên nhà đầu tư mong họ sắp xếp thời gian để gặp mặt trao đổi
Lần 1: khi hỏi gọi bên đối tác quán Terra Coffee & Tea (nhà tài trợ chính) và Churich Cake & More (nhà tài trợ bạc).
1 Giới thiệu bản thân là ai
2 Lý do của cuộc điện thoại
3 Muốn được bên quán hỗ trợ về: mượn thương hiệu cho sự kiện
4 Trao đổi thông tin liên lạc cá nhân cho nhau
5 Gửi bản hợp đồng cho Công ty
Bên quán hẹn ngày gặp trực tiếp để bàn bạc.
Lần 2: Tới quán để thảo luận với quản lý về việc xin trợ giúp về tổ chức sự kiện
Vấn đề đầu tiên để xây dựng chương trình cho sự kiện là cần tiếp nhận các yêu cầu nhà đầu tư quán Terra Coffee & Tea (nhà tài trợ chính) và Churich Cake & More (nhà tài trợ bạc) các yêu cầu này sẽ được đề cập trong bản hợp đồng, sự kiện và nhà tổ chức sự kiện
Tuy nhiên hợp đồng được phát thảo ra khi đã có chương trình và dự toán cho sự kiện vì vậy việc tiếp nhận các thông tin từ các nhà đầu tư là rất quan trọng, nó là cơ sở cho việc xây dựng các chương trình, kế hoạch, lập dự toán cho sự kiện, các thông tin cơ bản cần phải có cho các nhà đầu tư trước khi hình thành chủ đề cũng như lập chương trình cho sự kiện.
Nội dung chính khi thảo luận:
1 Giới thiệu rõ là ai, có ý định hợp tác như thế nào
2 Lý do quán Terra Coffee & Tea (nhà tài trợ chính) và Churich Cake & More (nhà tài trợ bạc) nên đồng ý hợp tác
4 Thu thập thông tin về bánh của quán Terra Coffee & Tea (nhà tài trợ chính) và Churich Cake & More (nhà tài trợ bạc)
5 Xin phép lấy các hình ảnh và video về các khâu quy trình đóng gói, sản xuất
7 Giấy phép an toàn thực phẩm
8 Những đề xuất hỗ trợ trong sự kiện như sản phẩm, các mặt phẩm có giá trị để hỗ trợ sự kiện
Những chi tiết cụ thể sẽ có trong sự kiện:
1 Thời gian thực hiện sự kiện
2 Địa điểm tổ chức sự kiện
5 Cách trang trí, âm thanh ánh sáng
6 Các kĩ xảo hiệu ứng đặc biệt
7 Các nội dung cơ bản trong sự kiện (các hoạt động chính của sự kiện như đón tiếp, phục vụ khách mời, khai mạc, diễn biến, kết thúc sự kiện)
8 Các hoạt động bổ trợ sự kiện, tham quan triển lãm
9 Các cách thức lập dự toán, tính giá sự kiện các thông tin khác Đối với nhà đầu tư quán Terra Coffee & Tea (nhà tài trợ chính) và Churich Cake & More (nhà tài trợ bạc) cần khẳng định được các yêu cầu
- Xem xét thống nhất về dự toán kinh phí
- Quyết định chấp hành dự toán ngân sách tổ chức sự kiện, khẳng định có đủ kinh phí tổ chức sự kiện.
- Đàm phán và tiến hành kí kết hợp đồng
- Cần nắm vững mục tiêu sự kiện mà chủ đầu tư sự kiện mong muốn đạt được khi tiến hành đầu tư để tổ chức sự kiện, những cơ sở thuyết phục phải dựa trên mong muốn của công ty
- Nắm vững về chương trình, dự toán ngân sách cũng như các ý tưởng sáng tạo của mình để có cơ sở trình bày và thuyết phục chủ đầu tư quán Terra Coffee & Tea (nhà tài trợ chính) và Churich Cake & More (nhà tài trợ bạc)
Khung chương trình sự kiện và Ngân sách cho sự kiện (chính thức)
6.1.Khung chương trình: Địa điểm: Sân bóng Đại học Tôn Đức Thắng – Phân hiệu Khánh Hòa.
T Danh sách Số lượng Đơn vị Đơn giá Thành tiền
1 Thuê nhảy cho tiết mục văn nghệ chào mừng
STT Hạng mục Nội dung Thời gian
1 Trước giờ G’ Đón khách, check in 17h00 – 17h30
2 Ổn định chỗ ngồi, tiết mục nhảy 17h30 – 17h40
Khai mạc Giới thiệu đại biểu và timeline sự kiện 17h40 – 17h50
4 Khai mạc sự kiện, Minishow và giới thiệu sản phẩm đầu tiên 17h50 – 18h25
Nội dung chính của sự kiện
Giới thiệu về thương hiệu và công ty 18h25 – 18h40
6 Tham gia các trò chơi gameshow 18h40 – 19h10
7 Giới thiệu sản phẩm thứ 2 19h10 – 19h15
9 Điền feedback – Giao lưu ý kiến khán giả 19h25 – 19h40
10 Giới thiệu về các hoạt động nổi bật khác tại quán 19h40 – 19h55
11 Random con số may mắn 19h55 – 20h05
12 Trao giải cuộc thi online 20h05 – 20h10
13 Bế mạc Phát biểu nhận xét của giảng viên 20h10 – 20h20
Tổng hợp feedback, chi phí.
Họp báo cáo và rút kinh nghiệm 21h00 – 21h30
Nhà tài trợ hỗ trợ 50% kinh phí 2.000.000
Sự kiện: Giới thiệu sản phẩm Hồng trà sữa, Trà chanh, Bánh
Cupcake Ngày: 24/5/2022 Địa điểm: Sân bóng Trường Đại học Tôn Đức Thắng - Phân hiệu
BAN HỖ TRỢ ÂM THAN H
- Check thông tin khách mời.
- Hướng dẫn khách check-in.
- Phát vòng tay có con số may mắn cho khách.
Thị Nhàn, Thu Thuận, Trân Ny
-Ban PR quay phim, chụp ảnh xuyên suốt sự kiện. -Hậu cần điều phối số lượng khách, theo d xuyên suốt sự kiện -Điều phối âm thanh.
- Ổn định chỗ ngồi cho khách.
17h50 Giới thiệu đại biểu, nhà tài trợ và timeline sự kiện:
- MC giới thiệu đại biểu:
Phó Giám đốc cơ sở
Th.S Lê Thị Thúy Phượng – giảng viên ngành Marketing, khoa QTKD
Th.S Phạm Thị Hoàn Nguyên – chủ nhiệm lớp Marketing K25 khoa QTKD
Ngoài ra, còn có các giáo viên tại Đại học Tôn Đức Thắng phân hiệu Khánh Hòa
- Giới thiệu nhà tài trợ:
-Giới thiệu timeline sự kiện.
Nhạc chào đón đại biểu
-Hậu cần điều phối âm thanh, ánh sáng, chuẩn bị Micro. -Ban PR livestream suốt sự kiện.
Trao hoa cho Nhà tài trợ và khách mời đặc biệt
Cô: Lê Thị Thúy Phượng
Hậu cần chuẩn bị hoa, điều phối âm thanh.
Khai mạc sự kiện, Minishow và giới thiệu sản phầm đầu tiên:
Dựa trên 1 câu chuyện tình yêu qua từng giai đoạn được thể hiện qua list các bài hát kết hợp cùng với lời dẫn của MC:
Từ thích thích thành thương thương
Một nhà Mỗi giai đoạn trong tình yêu sẽ được gắn liền với sản phẩm hồng trà sữa và các kỉ niệm trải qua tại Terra Đồng thời, khi bắt đầu bài
"Một nhà" các khách mời sẽ được phát 1 cốc hồng trà sữa để thưởng thức và cảm nhận sự ngọt ngào của câu chuyện tình yêu thông qua vị giác.
BAN HẬU CẦN Đàn ghita
Hậu cần chuẩn bị micro, đàn, ghế.
Giới thiệu về công ty, sự kiện, thương hiệu MC
19h05 Tham gia các trò chơi gameshow:
MC sẽ mời từ 10 tới
HẬUCẦN sân khấu, xếp thành hàng ngang trên sân khấu MC chọn 1 cụm từ bất kỳ, đưa mic cho người tiếp theo nối tiếp, người nào không tìm được từ để nối sẽ dừng cuộc chơi. -Đố vui:
Ban tổ chức chuẩn bị những câu hỏi đố vui dân gian và lần lượt hỏi các thành viên tham gia trò chơi Những câu đố mẹo hoặc đảo chứ, đố chữ để tạo nên bầu không khí vui vẻ.
-Ô chữ may mắn: Trò chơi gồm 5 câu hỏi về tên các loại nước và nguyên liệu cơ bản về nước. Dòng chữ hàng dọc cuối cùng là
"TERRA". -Nhìn tranh đoán chữ: 10 bạn chia làm 2 team: Các thành viên xếp thành một hàng và cùng quay về một hướng Người chơi đầu tiên sẽ quay về hướng ngược lại để nhận từ, một thành ngữ cho sẵn từ ban tổ chức Người đầu tiên sẽ vẽ minh họa nội dung của đề bài cho từng thành viên kế tiếp để vẽ lại. Đến người chơi cuối cùng quay lại nhìn hình vẽ của người chơi trước đó và đoán ra câu đáp án đang được nhắc tới trong thời gian quy định đúng và sớm nhất sẽ là đội chiến thắng.
=> Những người tham gia sẽ nhận được voucher 20%, team thắng cuộc mỗi người voucher
Giới thiệu sản phẩm thứ hai:
-Sau khi các khách mời hòa mình vào các trò chơi vô cùng thú vị và hấp dẫn sẽ được tiếp tục trải nghiệm sản phẩm thứ hai là trà chanh.
-Các người mẫu mang khay trưng bày sản phẩm trà chanh đến từng dãy khách tham dự đồng thời với lời dẫn của MC Sau khi kết thúc, mỗi dãy hàng sẽ có người thu dọn lại cốc sau khi uống thử.
Vi, Thu Hường, Quỳnh Anh, Thu Thuận, Sang Nhi
19h25 Trải nghiệm đồ uống Ban hậu cần
19h40 Điền feedback, giao lưu ý kiến khán giả:
-Sau khi thưởng thức sản phẩm, màn hình sẽ chiếu mã
Form để người tham gia điền feedback.
-Các bạn an ninh ở mỗi hàng sẽ phụ trách phát wifi và hướng dẫn để đảm bảo mọi người đều hoàn thành feedback đánh giá sản phẩm.
-Để tăng thêm sự tương tác với khán giả, MC sẽ trực tiếp hỏi cảm nhận của 1 số bạn tham gia về hương vị, ấn tượng khi thưởng thức.
19h55 Giới thiệu về các hoạt động nổi bật khác tại quán:
-Terra được biết đến không chỉ là quán coffee đơn thuần mà chú trọng thêm các hoạt động giải trí để thu hút thêm lượng lớn khách hàng và đổi mới, tạo nên sự khác biệt với các quán coffee khác.
-MC sẽ mời đại diện của Terra lên sân khấu để giới
MC Chiếu video về các hoạt động nổi bật tại quán thiệu các hoạt động thường niên và thu hút tại quán như: tarot, đêm nhạc, hội chợ, kết hợp với các video, hình ảnh được chiếu trên màn hình sân khấu.
-Trong quá trình đại diện Terra giới thiệu về các hoạt động, các bạn chạy sự kiện sẽ phát cho mỗi bạn 1 voucher giảm 20% tổng bill tại quán.
Ramdom Con số may mắn:
-Khi check in ở đầu sự kiện, mỗi người đều đều được phát một vòng tay in số thứ tự ngẫu nhiên.
-Ban tổ chức sẽ sử dụng phần mềm random để tìm ra người may mắn nhận các phần thưởng đến từ nhà tài trợ của chương trình.
Nhạc xổ số Chiếu hình ảnh quay số.
Công bố người đạt giải cuộc thi truyền thông online:
-Bài viết ý nghĩa nhất: 15 ly nước miễn phí tự chọn trong 15 ngày tại
MC Nhạc tùy chọn Đại diện nhà tài trợ lên trao giải. mắn nhất: 15 ly nước miễn phí tự chọn trong 15 ngày tại Terra Coffee and Tea.
- MC mời cô Lê Thị Thúy Phượng lên phát biểu cảm nghĩ MC Hậu cần chuẩn bị micr
- MC tuyên bố bế mạc chương trình.
- Gửi lời cảm ơn đến đại biểu, nhà tài trợ, lãnh đạo.
- Tiễn khách và đại biểu ra về:
Đội lễ tân sẽ hướng dẫn khách trước khi ra về ghi lại cảm nhận nhỏ của mình về sự kiện lên backdrop check-in của sự kiện.
Các feedback hài hước, dễ thương cũng như đóng góp thiện chí sẽ được đăng tải lên fanpage của sự kiện.
- Dọn dẹp và trả hiện trường như ban đầu.
- Tổng hợp feedback từ khách
Toàn công ty mời, chi phí.
- Họp báo cáo và rút kinh nghiệm.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
- Căn cứ vào Bộ luật Dân sự nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam được kỳ họp Quốc Hội khóa 11 thông qua ngày 14/06/2005.
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày 8 tháng 5 năm 2022, tại : TERRA COFFEE & TEA
Bên A : TERRA COFFEE & TEA và CHURICH CAKE & MORE Địa chỉ : 15 Cao Văn Bé, TP Nha Trang, Khánh Hòa Đại diện : Hoàng Công Hiếu
Bên B : Đội C.E.B Events trường Đại Học Tôn Đức Thắng cơ sở Nha Trang Địa chỉ : 22 Nguyễn Đình Chiểu, Nha Trang Khánh Hòa Đại diện : Lê Nguyễn Thanh Ngân
Chức vụ : Nhóm trưởng đội C.E.B Events
CMND : 064303004832 Nơi cấp: Công an Tỉnh Gia Lai Điện thoại : 0865858905
Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng tài trợ cho sự kiện “ THỨC ” được tổ chức tại sân bóng trường ĐH Tôn Đức Thắng cơ sở Nha Trang, ngày 24/05/2022, với các điều khoản như sau: Điều 1: NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG:
Bên A đồng ý tham gia ở mức Nhà tài trợ chính cho sự kiện giới thiệu sản phẩm Hồng trà sữa và Trà chanh với chủ đề “ THỨC ” do đội C.E.B Events trường ĐH Tôn Đức Thắng cơ sở Nha
Bên A đồng ý tài trợ cho Bên B :
1.1 Về kinh phí tổ chức sự kiện: hiện kim: 2.000.000VNĐ (bằng chữ: 2 triệu đồng) 1.2 Bên A đồng ý cung cấp sản phẩm cho bên B với tổng trị giá sản phẩm là 4.500.000 VNĐ
1.3 (nếu có tài trợ hạng mục khác thì ghi vào)……… Điều 2: THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC
Thời gian: 17:00h – 21:00h ngày 24/05/2022 Địa điểm: sân bóng trường ĐH Tôn Đức Thắng cơ sở Nha Trang, 22 Nguyễn Đình
Chiểu, Nha Trang, Khánh Hòa Điều 3: QUYỀN LỢI VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA BÊN A
Bên A được hưởng danh vị Nhà tài trợ chính của chương trình và nhận các quyền lợi sau: a) Tên và logo nhà tài trợ sẽ xuất hiện trên các bài viết và clip quảng bá của C.E.B Events trong thời gian sự kiện diễn ra và trên Facebook b) Các ấn phẩm truyền thông của sự kiện: Backdrop, poster, background check in. c) Được quảng bá sản phẩm đến với tất cả đối tượng là khách mời của sự kiện. d) Khách hàng sẽ đặt mua sản phẩm sau khi sự kiện diễn ra (không bán hàng trong quá trình diễn ra sự kiện). e) Clip và bài giới thiệu doanh nghiệp lồng ghép trong sự kiện trên Facebook nhóm môn học , kèm link dẫn đến Website, Forum (nếu có) của doanh nghiệp. f) Logo của doanh nghiệp xuất hiện trên các sản phẩm quảng bá như Backdrop,background, clip. g) Là nhà tài trợ chính thức của chương trình xuất hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng như Facebook, Twitter, Instagram Trên trang cá nhân của các thành viên và trên Fanpage của nhóm tổ chức qua bài viết giới thiệu lồng ghép của sự kiện. h) Sản phẩm được dùng làm quà tặng cho các khách mời tiêu biểu, làm phần thưởng cho khách mời tham gia trò chơi và sản phẩm được dùng thử trong sự kiện i) Bên A được nhận báo cáo kết quả liên quan (nếu có yêu cầu) về quyền lợi tài trợ trong chương trình sau sự kiện trong thời gian ngắn nhất (khoảng 3 ngày, từ ngày 26/05/2022 đến 30/05/2022).
2 Trách nhiệm của Bên A a) Bên A cung cấp hình ảnh, thông tin và các vật phẩm cần thiết và hỗ trợ thiết kế ấn phẩm để bên B thực hiện trách nhiệm của mình. b) Cung cấp đầy đủ nội dung tài trợ nêu tại điều 1: sản phẩm, hiện vật, hiện kim (nếu có) theo đúng thời gian thỏa thuận của hai bên. Điều 4: TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN LỢI CỦA BÊN B
1 Được tổ chức toàn bộ chương trình theo mục đích và nội dung của Bên B.
2 Được Bên A cung cấp nội dung, hình ảnh, thông tin để phục vụ công tác tổ chức của Bên B.
Bên B đảm bảo thực hiện đầy đủ quyền lợi của bên A như đã nêu tại Điều 3.1.
1 Phối hợp với Bên A để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến Bên A một cách hợp lý nhằm đảm bảo tiến độ công việc.
2 Không đăng tải và cung cấp các thông tin sai lệch gây ảnh hưởng không tốt đến uy tín và hình ảnh của Bên A
3 Đảm bảo số lượng sản phẩm được quảng bá đến đối tượng khan giả mục tiêu của sự kiện và lấy đơn hàng (bán sản phẩm) sau sự kiện với số lượng đơn hàng nhiều nhất có thể. Điều 5: PHẠT VI PHẠM HỢP ĐỒNG
Xây dựng Kế hoạch chi tiết cho sự kiện
7.1 Master Plan : Kế hoạch tổng thể (chung) cho toàn sự kiện
7.2 Action Plan: Kế hoạch hành động từng ban (bộ phận) chuyên
7.3 Checklist: Kế hoạch công việc chi tiết từng thành viên:
7.4 Tám khâu chuẩn bị cho sự kiện:
1 Thành lập ban tổ chức sự kiện:
Sơ đồ cơ cấu Công ty phân công nhiệm vụ Ban tổ chức: CEO, Phó CEO, Thư Ký, Trưởng
Ch u trách nhi m vếề vi c ị ệ ệ t o l p kếế ho ch cũng ạ ậ ạ nh xây d ng và th c ư ự ự hi n các đ nh h ệ ị ướ ng, chiếến l ượ c nhăềm đ t ạ đ ượ c nh ng m c tếu, ữ ụ đáp ng đ ứ ượ c nhu câều c a đôếi tác ủ Điếều hành và ra quyếết đ nh hàng đâều trong m i ị ọ ho t đ ng c a công ty ạ ộ ủ Đánh giá tếến trình ho t ạ đ ng c a công ty theo ộ ủ các môếc th i gian ờ
T ch c và qu n lí nhân s ổ ứ ả ự các ban chuyến môn ở cũng nh đánh giá tếến ư trình ho t đ ng c a các ạ ộ ủ ban đ báo cáo t i ban ể ớ giám đôếc
Xây d ng và gi i quyếết các ự ả vâến đếề vếề nhân l c các ự ở phòng ban
Làm vi c v i đôếi tác, l p và ệ ớ ậ duy trì các môếi quan h ệ khách hàng.
Chuyến th c hi n các ự ệ công vi c liến quan đếến hôỗ ệ tr vi c qu n lý trong công ợ ệ ả ty, th c hi n các công vi c ự ệ ệ liến quan đếến giâếy t ờ ( so n th o, ghi chép, săếp ạ ả xếếp hôề s , ) ơ Săếp xếếp và t ch c các ổ ứ cu c h p, g p g đôếi tác ộ ọ ặ ỡ cũng nh lến kếế ho ch, ư ạ l ch trình c th cho Giám ị ụ ể đôếc.
Có nhi m v chung là ch u ệ ụ ị trách nhi m điếều phôếi đ i ệ ộ ngũ, nhân l c và xây d ng, ự ự điếều ch nh các kếế ho ch đ ỉ ạ ể phù h p v i ch đ nh c a ợ ớ ỉ ị ủ câếp trến nhăềm đ t đ ạ ượ c hi u qu công vi c cao ệ ả ệ Giám sát ho t đ ng c a ạ ộ ủ ban chuyến môn đ đ m ể ả b o các nhân s đếều đang ả ự làm tôết vi c đ ệ ượ c giao cũng nh là tr c t c a ư ụ ộ ủ nhóm, ch u trách nhi m ị ệ v i nhân s trong nhóm ớ ự
2.Thành lập Các ban chuyên môn:
C.E.B Events với những con người đầy cá tính, tài năng riêng biệt, chúng tôi đã xây dựng nên 4 ban phù hợp với từng chuyên môn của mỗi người.
Chức năng, nhiệm vụ của từng ban
● Điều hành, quản lí Công ty hiệu quả.
● Xây dựng chiến lược, cung cấp tầm nhìn, sứ mệnh, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển của Công ty.
● Chịu trách nhiệm cho việc lập kế hoạch cũng như những hướng đi cụ thể và đảm bảo công ty có thể đạt được những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
CEO (Lê Nguyêễn Thanh Ngân)
(Bùi Th Hoa Ph ng) ị ượ
Ban Content (Đ u Th Ng c Anh) ậ ị ọ
Phó CEO ( Ph m Thu Thu n) ạ ậ Th ký (Nguyêễn Huyêền Trân Ny) ư
Nguyêễn Th Thu H ị ườ ng Nguyêễn Vũ Thiên Kim Nguyêễn Quỳnh Anh Nguyêễn Th Nhàn ị Báo N Nh Quỳnh ữ ư
D ươ ng Thi Ánh Nguy t ệ
Lê Th Tuyêết Nhung ị Đ ng Phan Hoàng Vũ ặ Nguyêễn T ườ ng Vy Đinh Th Bích Ph ị ượ ng (PR)
Nguyêễn Th Thu Huyêền (Media) ị
Bùi Nguyêễn Duy Trung (Media)
Trâền Nh t Tuyêết Trinh (Media) ậ
Nguyêễn Hoàng Vũ Kiêều Nhi (Media)
● Phối hợp các Ban đưa những ý kiến, đề xuất nhằm hoàn thiện công ty.
● Thẩm định và phê duyệt các dự án tổ chức sự kiện của công ty.
● Là Ban đại diện công ty đàm phán và ký kết hợp đồng thương mại với Khách hàng và các đối tác truyền thông, sự kiện, văn nghệ và cơ quan chuyên môn về các thủ tục, văn bản hành chính cần thiết cho sự kiện Đảm bảo cho sự kiện diễn ra thuận lợi với sự hợp tác và hỗ trợ từ những nguồn lực bên ngoài.
● Phê duyệt những vấn đề liên quan đến tài chính, kiểm soát và đánh giá, điều chỉnh ngân sách và định mức chi phí.
● Tổ chức, điều hành, đánh giá các hoạt động kinh doanh của công ty theo định kỳ.
● Duyệt những kết quả đánh giá nhân viên, xác định kết quả khen thưởng.
● Phối hợp với các Ban khác để lên kế hoạch Nội dung chi tiết cho Fanpage của công ty.
● Xây dựng, quản lý và chịu trách nhiệm nội dung (bao gồm viết nội dung, trình bày nội dung, ý tưởng về hình ảnh) trên Fanpage.
● Lên ý tưởng, chuẩn bị hợp đồng xin tài trợ, kịch bản chương trình và khung chương trình chính xác để đảm bảo các hoạt động của sự kiện được diễn ra cách hợp lý và sáng tạo.
● Tham gia xây dựng và quản lý ,đóng góp các ý tưởng nội dung sáng tạo cho chiến dịch Marketing của Công ty và hoạt động sự kiện cho Khách hàng.
● Sáng tạo ra nội dung để truyền tải thông điệp tới khách hàng Theo dõi phản hồi của khách hàng để đưa ra các điều chỉnh hợp lý và có thêm nội dung sáng tạo Hiểu được nội dung mà khách hàng đang quan tâm, đặt bản thân vào vị trí của khách hàng để đưa ra những kiến thức thực sự có ích và quý báu.
● Cập nhật thường xuyên các tin tức mới nhất để bổ sung vào ý tưởng và tăng thêm kho nội dung viết bài.
● Tham gia xây dựng và quản lý ,đóng góp các ý tưởng truyền thông sáng tạo cho chiến dịch Marketing của Công ty và hoạt động sự kiện cho Khách hàng.
● Thiết kế, hiện thực hóa những ý tưởng, đề xuất của giá trị của Ban Nội dung trở thành một sản phẩm(hình ảnh,video, ấn phẩm, ) thiết kế hoàn chỉnh.
● Phối hợp với các Ban khác để lên kế hoạch truyền thông chi tiết cho công ty
● Thiết kế các sản phẩm phục vụ truyền thông offline: standee, banner, backdrop, thư mời, voucher,
● Làm các loại video, hình ảnh để quảng cáo cho Công ty và Đối tác sự kiện.
● Tham gia hỗ trợ các sự kiện Công ty tổ chức.
2 PR-Quan hệ công chúng
● Tham mưu cho Ban Điều hành trong việc xây dựng chiến lược và các chương trình truyền thông và phát triển hình ảnh, thương hiệu của Công ty.
● Truyền thông quảng bá cho công chúng về hình ảnh của Công ty, các sản phẩm, dịch vụ mà Công ty đang kinh doanh.
● Tạo ra cái nhìn thiện cảm, những chú ý dư luận xã hội tích cực về lâu dài đối với thương hiệu thu hút sự chú ý, quan tâm và nhận thức về thương hiệu; phát triển mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ Công ty và tạo ra tình cảm tốt đẹp của dư luận xã hội
● Quản lí fanpage của Công ty và tương tác với khách hàng & công chúng.
● Nghiên cứu, dự báo các chiều hướng dư luận có khả năng ảnh hưởng đến Công ty. Xây kế hoạch, chương trình phòng ngừa và xử lý các sự cố, khủng hoảng truyền thông.
● Quản lý tài chính và thu chi trong nội bộ Công ty cũng như lập dự toán ngân sách cho mỗi hoạt động sự kiện của Khách hàng.
● Phối hợp và hỗ trợ với các phòng ban khác trong cả quá trình lên kế hoạch và tổ chức sự kiện.
● Lên kế hoạch hậu cần với một bản kế hoạch chi tiết, hướng dẫn cách nhân viên làm việc, setup chương trình một cách logic, khoa học nhất.
● Xây dựng đội ngũ nhân viên hậu cần có kỹ năng làm việc nhóm, kết hợp ăn ý với nhau, có khả năng khắc phục nhiều tình huống phát sinh bất ngờ.
● Chịu trách nhiệm và thực hiện nhiệm vụ trong cả quá trình trước, trong & sau sự kiện : chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, dụng cụ, trang thiết bị và các vật liệu, ấn phẩm cần thiết cho quá trình chạy sự kiện; bố trí khu vực tổ chức, setup sân khấu, hỗ trợ
MC và đảm bảo điều phối chương trình diễn ra theo đúng từng mốc thời gian Dọn dẹp và bàn giao lại các trang thiết bị.
● Dự tính và xử lý các rủi ro trong sự kiện.
● Phụ trách an ninh trong sự kiện.
DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN C.E.B EVENTS TRONG TỪNG BAN.
STT Mã số sinh viên Họ và Tên Trực thuộc ban chuyên môn
1 72100898 Lê Nguyễn Thanh Ngân Điều hành (CEO)
2 72100955 Phạm Thu Thuận Điều hành (Phó CEO)
3 72100926 Nguyễn Huyền Trân Ny Điều hành (Thư Kí)
4 72101145 Đậu Thị Ngọc Anh Nội dung ( Trưởng ban)
5 72101195 Lê Thị Tuyết Nhung Nội dung
6 72101147 Nguyễn Bá Khâm Nội dung
7 72101205 Đặng Phan Hoàng Vũ Nội dung
8 72101206 Nguyễn Tường Vy Nội dung
9 72100934 Bùi Thị Hoa Phượng Truyền thông ( Trưởng ban)
10 72101203 Trần Nhật Tuyết Trinh Truyền thông
11 72100965 Bùi Nguyễn Duy Trung Truyền thông
12 72100870 Nguyễn Thị Thu Huyền Truyền thông
13 72100919 Nguyễn Hoàng Vũ Kiều Nhi Truyền thông
14 72100935 Đinh Thị Bích Phượng Truyền thông( PR)
15 72101174 Huỳnh Sang Nhi Truyền thông(PR)
16 72100889 Nguyễn Thảo Loan Hậu cần( Trưởng ban)
17 72101176 Nguyễn Quỳnh Anh Hậu cần
18 72101194 Dương Thị Ánh Nguyệt Hậu cần
19 72100867 Nguyễn Thị Thu Hường Hậu cần
20 72100913 Nguyễn Thị Nhàn Hậu cần
21 72100877 Nguyễn Vũ Thiên Kim Hậu cần
22 72100977 Phạm Thị Thảo Vi Hậu cần
23 72100938 Báo Nữ Như Quỳnh Hậu cần
3 Các Thủ tục, văn bản hành chính trong tổ chức sự kiện a Tờ trình xin địa điểm
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỜ TRÌNH XIN TỔ CHỨC SỰ KIỆN “GIỚI THIỆU TRÀ CHANH, HỒNG TRÀ SỮA VÀ BÁNH CUPCAKE” TẠI ĐỊA ĐIỂM SÂN BÓNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG
Môn học: Thực hành chuyên môn 1 (Tổ chức sự kiện) – HK2/năm học 2021-2022 Kính gửi: - Khoa Quản Trị Kinh Doanh trường Đại học Tôn Đức Thắng;
- Giảng viên phụ trách CN Marketing khoa Quản Trị Kinh Doanh;
- Giảng viên hướng dẫn môn “Thực hành chuyên môn 1’ – Nhóm lớp: N08
Em tên là: Lê Nguyễn Thanh Ngân (MSSV: 72100898) đại diện của nhóm/công ty 3 (Danh sách nhóm: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1kI0Dg9TGfp5Qhw_U3RrP5DWg8zKzckRAOcNKrsrA9Kk/edit# gid85211459), lớp: 21070461 chuyên ngành Marketing, khoa Quản Trị Kinh Doanh, trường Đại học
