Bài kiểm tra tuần 4
(60 phút)
1 Văn hóa tổ chức (Organization Culture) là gì? Hãy liệt kê 4 thách thức (không liên quan đến công nghệ) ảnh hưởng đến việc triển khai các hoạt động quản trị tri thức trong tổ chức, doanh nghiệp? (2.5 điểm)
- Văn hóa tổ chức phản ánh những chuẩn mực và niềm tin ảnh hưởng đến
hành vi của các thành viên của tổ chức Đây là yếu tố quan trọng tác động đến việc triển khai thành công các hoạt động quản lý tri thức trong tổ chức
- 4 thách thức ảnh hưởng đến việc triển khai các hoạt động quản trị tri thức trong tổ chức, doanh nghiệp
(1) Nhân viên của tổ chức không có thời gian để thực hiện các hoạt động quản trị tri thức
(2) Văn hóa tổ chức không khuyến khích việc chia sẻ tri thức
(3) Hiểu biết chưa đầy đủ về quản trị tri thức và lợi ích của nó đối với công ty
(4) Không có khả năng để đo lường lợi ích tài chính từ việc quản trị tri thức
2 Trở ngại lớn nhất trong việc triển khai thành công các hoạt động quản trị tri thức trong tổ chức, doanh nghiệp là gì? Để vượt qua trở ngại này các tổ chức, doanh nghiệp cần phải có những chính sách/cơ chế gì? Hãy cho ví dụ minh họa cho nhận định của bạn? (2.5 điểm)
- Việc trở ngại lớn nhất trong việc triển khai thành công các hoạt động
quản trị tri thức là việc thu hút, khuyến khích mọi người tham gia chia sẻ kiến thức
- Để vượt qua trở ngại này, các tổ chức doanh nghiệp cần phải:
+ Tăng cường công tác đào tạo, truyền thông để mọi người thấy được lợi ích của các hoạt động quản trị tri thức
+ Hỗ trợ các hoạt động quản trị tri thức ở mọi cấp độ quản lý
+ Tạo ra các cơ chế khen thưởng và khuyến khích nhân viên chia sẻ tri thức
+ Khuyến khích sự tương tác để sáng tạo và chia sẻ về kiến thức
Trang 2+ Xây dựng văn hóa tổ chức luôn khuyến khích chia sẻ tri thức và đánh giá công việc dựa trên việc chia sẻ tri thức
+ Xây dựng các cộng đồng thực hành (Communities of Practice) để tạo ra môi trường cho việc chia sẻ tri thức và học hỏi qua sự tương tác giữa các nhóm nhân viên
Ví dụ minh họa :
- Trong một công ty phát triển phần mềm lớn, các nhóm lập trình viên được
khuyến khích làm việc độc lập và cạnh tranh với nhau để phát triển các tính năng mới cho sản phẩm Mỗi nhóm có mục tiêu riêng và được đánh giá dựa trên số lượng tính năng hoàn thành và mức độ thành công của những tính năng đó trên thị trường
- Tuy nhiên, một trong những nhóm đã phát hiện ra một kỹ thuật tối ưu hóa
mã (code) mới có thể cải thiện đáng kể hiệu suất của toàn bộ sản phẩm, không chỉ là phần mà nhóm họ đang phát triển Thay vì chia sẻ phát hiện này với các nhóm khác, họ giữ bí mật để đảm bảo nhóm mình có thể tạo ra những tính năng có hiệu suất vượt trội, giúp họ giành được lợi thế cạnh tranh trong công ty
- Kết quả là, mặc dù nhóm đó đã đạt được thành công ngắn hạn, công ty lại
bỏ lỡ cơ hội cải thiện hiệu suất của toàn bộ sản phẩm Điều này không chỉ làm giảm trải nghiệm người dùng mà còn khiến công ty mất đi khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường Nếu kiến thức về kỹ thuật tối ưu hóa này được chia sẻ sớm hơn, toàn bộ sản phẩm có thể được cải thiện, dẫn đến lợi ích lớn hơn cho công ty và người dùng
- Để giải quyết vấn đề này, công ty cần xây dựng một văn hóa chia sẻ tri
thức, nơi mà thành công của toàn bộ tổ chức được ưu tiên hơn thành công của từng nhóm nhỏ, đồng thời cung cấp các cơ chế khuyến khích để các nhóm sẵn sàng chia sẻ những phát hiện quan trọng
3 Cơ cấu tổ chức dạng ma trận (Matrix Organizational Structure) là gì?
Cơ cấu tổ chức này hỗ trợ các hoạt động quản trị tri thức như thế nào? (2.5 điểm)
- Cơ cấu tổ chức dạng ma trận (Matrix Organizational Structure) là
một hình thức tổ chức trong đó nhân viên được sắp xếp vào các nhóm hoạt động chức năng (functional units) và các dự án hoặc nhóm làm việc tạm thời (project teams) Trong cơ cấu tổ chức ma trận, mỗi nhân viên thông thường có hai trưởng bộ phận hoặc người quản lý: một người từ bộ phận chức năng và một người từ dự án hoặc nhóm làm việc tạm thời
Trang 3- Cơ cấu tổ chức ma trận hỗ trợ các hoạt động quản trị tri thức bằng cách:
+ Chia sẻ tri thức chuyên môn: Nhân viên trong cơ cấu ma trận có thể
chia sẻ tri thức chuyên môn của họ với các thành viên khác trong nhóm chức năng hoặc dự án Điều này giúp tăng cường khả năng học hỏi và chia
sẻ tri thức trong tổ chức
+ Đa chức năng và đa nhiệm vụ: Với cơ cấu ma trận, nhân viên thường
được giao nhiều nhiệm vụ từ cả nhóm chức năng và dự án Điều này tạo ra
sự đa dạng và khả năng linh hoạt trong công việc, đồng thời khuyến khích
sự hợp tác và giao tiếp giữa các bộ phận và nhóm làm việc
+ Tăng cường sự phối hợp và tích hợp: Cơ cấu ma trận khuyến khích sự
phối hợp và tích hợp giữa các bộ phận chức năng và dự án Các nhân viên
có thể làm việc cùng nhau để giải quyết các vấn đề phức tạp và đa chiều,
sử dụng tri thức từ các lĩnh vực khác nhau để đạt được mục tiêu chung
+ Phân phối tri thức và tài nguyên: Cơ cấu ma trận cho phép phân phối
tri thức và tài nguyên theo nhiều chiều khác nhau Các nhân viên có thể truy cập vào nguồn tri thức đa dạng từ các bộ phận và dự án khác nhau, từ
đó nâng cao khả năng sáng tạo và đưa ra quyết định thông minh
4 Hãy liệt kê các cơ chế hỗ trợ quản trị tri thức (Knowledge Management Mechanisms)? Cho ví dụ minh họa (2.5 điểm)
- Các cơ chế hỗ trợ quản trị tri thức là:
+ Hệ thống cơ sở dữ liệu tri thức: Lưu trữ thông tin tri thức của tổ chức.
+ Chia sẻ thông tin và kiến thức: Tạo ra kênh để nhân viên trao đổi và
chia sẻ tri thức
+ Học tập và đào tạo: Phát triển kiến thức và kỹ năng của nhân viên.
+ Mạng lưới và cộng đồng tri thức: Xây dựng mạng lưới nhân viên và
chuyên gia để trao đổi và học hỏi
+ Quản trị tri thức cá nhân: Khuyến khích nhân viên quản trị tri thức cá
nhân
+ Thu thập và phân tích tri thức: Xác định, thu thập và phân tích tri thức
từ các nguồn thông tin
+ Bảo vệ tri thức: Bảo vệ tri thức của tổ chức nhằm tránh sự mất mát hoặc
lạm dụng
- Ví dụ minh họa (ngắn hạn):
Trang 4+ Hệ thống FAQ (Câu hỏi thường gặp): Tạo ra một cơ sở dữ liệu câu hỏi thường gặp để nhân viên có thể dễ dàng truy cập và tìm kiếm câu trả lời cho các vấn đề phổ biến mà không cần phải hỏi trực tiếp
+ Chia sẻ trong buổi hội thảo hàng tuần: Tổ chức các buổi hội thảo nhỏ hàng tuần, nơi các nhân viên có thể trình bày và chia sẻ những kiến thức mới học được hoặc các bài học từ những dự án gần đây
+ Sử dụng công cụ chat nội bộ: Khuyến khích sử dụng các công cụ chat như Slack hoặc Microsoft Teams để nhân viên có thể trao đổi thông tin và kiến thức nhanh chóng và hiệu quả
- Ví dụ minh họa (dài hạn):
+ Thư viện tri thức điện tử: Phát triển một thư viện tri thức điện tử, nơi lưu trữ các tài liệu nghiên cứu, báo cáo, bài giảng và tài liệu đào tạo để nhân viên có thể truy cập và học hỏi
+ Tổ chức các khóa học nội bộ: Xây dựng các khóa học dài hạn và chuyên sâu về các lĩnh vực chuyên môn, do chính các chuyên gia nội bộ hoặc bên ngoài giảng dạy, nhằm nâng cao kĩ năng và kiến thức của nhân viên
Chú ý:
- Nộp file word đặt tên file theo quy cách: Họ và tên – mã sinh viên
- Các bài có nội dung giống hệt nhau sẽ cùng được 0 điểm