Luận văn thạc sĩ Hệ thống thông tin quản lý: Ứng dụng cây quyết định hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí CNTT

CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT VÀ TIẾNG ANH SỬ DỤNG TRONG LUẬN VĂN CNTT Công Nghệ Thông Tin ROI Lợi ích từ việc đầu tư Return On Investment DNP Không phù hợp CTS Giảm chi phí để phục Cost – to

GI Ớ I THI Ệ U ĐỀ TÀI

Công nghệ thông tin đóng vai trò thiết yếu trong các tổ chức và doanh nghiệp, hỗ trợ mọi hoạt động kinh doanh và cải thiện hiệu quả quản lý, giám sát chi phí, tăng cường khả năng cạnh tranh Mặc dù chi phí dành cho công nghệ thông tin thường rất lớn, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nhận ra giá trị thực tế mà nó mang lại Đầu tư vào công nghệ thông tin mà không có chiến lược chỉ dẫn đến thất bại trong việc hỗ trợ các chiến lược và mục tiêu kinh doanh.

Chi phí CNTT là mối quan tâm rất lớn của các nhà lãnh đạo tổ chức và doanh nghiệp Làm sao có thể kiểm soát và xa hơn nữa là giảm chi phí CNTT trong khi vẫn đảm bảo khả năng hỗ trợ hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp, đảm bảo khả năng cạnh tranh với đối thủ ? Nhiều nhà quản trị CNTT mong muốn giảm có thể giảm chi phí CNTT nhưng chưa có một phương pháp rõ ràng để hỗ trợ Có nhiều nhà quản trị, tư vấn và tổ chức có rất nhiều kinh nghiệm trong phương pháp luận giảm chi phí lẫn kinh nghiệm thực tế muốn sử dụng kinh nghiệm tích lũy của họ chia sẻ cho các đối tượng khác Cũng có nhiều nhà tư vấn muốn sử dụng kinh nghiệm của mình xây dựng một công cụ hỗ trợ cho một công việc lặp đi lặp lại thường xuyên

Sau thời gian tìm hiểu một số tài liệu (được đề cập trong phần tài liệu tham khảo) và khái niệm cây quyết định cũng như một sốứng dụng hiện có của nó, ý tưởng đề tài

“Ứng dụng cây quyết định hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí CNTT” đã được hình thành Tên tiếng anh được sử dụng “Apply decision tree in supporting IT Cost analysis and assessment”.

M Ụ C TIÊU ĐỀ TÀI

Nhưđã trình bày, mục tiêu của đề tài bao gồm:

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 2

Tìm hiểu lý thuyết về cây quyết định , các thành phần CNTT cùng với các chiến lược giảm chi phí CNTT tương ứng

Để giảm thiểu chi phí CNTT, các phương pháp tiếp cận hiệu quả là cần thiết Một đề xuất quy trình phân tích và đánh giá chi phí CNTT chi tiết được đề xuất, nêu bật các bước quan trọng bao gồm thu thập thông tin, phân tích dữ liệu, xác định cơ hội giảm chi phí và xây dựng kế hoạch hành động.

Ví dụ minh họa thực tiễn trong việc sử dụng cây quyết định và có thể tự xây dựng công cụ hỗ trợ thông qua qui trình đã đề xuất.

Ý NGH Ĩ A KHOA H Ọ C VÀ Ý NGH Ĩ A TH Ự C TI Ễ N

Đề tài có thể khẳng định tầm quan trọng của cây quyết định mặc dù nó không phức tạp để có thể nắm bắt Cây quyết định bên cạnh các ứng dụng hiện tại trong lĩnh vực nghiên cứu, kinh tế, y khoa , qua đề tài này, nó còn có khả năng sử dụng trong việc xây dựng công cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá việc giảm chi phí CNTT

Công cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá giảm chi phí CNTT trong thời điểm kinh tế vẫn còn trong giai đoạn khủng hoảng hiện nay sẽ hỗ trợ thực tế cho nhiều tổ chức và doanh nghiệp áp dụng Đề tài có thể sử dụng bởi các nhà quản trị Cụ thể, nó có thể giúp họ tự xây dựng một công cụ hỗ trợ trong công việc hỗ trợ phân tích đánh giá giảm chi phí CNTT mà không đòi hỏi như một chuyên gia xây dựng và thiết kế công cụ Đối với các chuyên gia trong lĩnh vực phát triển công cụ tương tự, đề tài có thể giúp họ sử dụng cây quyết định để kiểm chứng lại các công cụ mà họ xây dựng.

GI Ớ I H Ạ N C Ủ A ĐỀ TÀI

Đề tài chỉ tập trung phân tích các phương thức giảm chi phí cho các thành phần CNTT thay vì đưa ra các chiến lược toàn diện Nội dung không có chiều sâu trong việc đánh giá các phương pháp giảm thiểu chi phí, thiếu cơ sở ngôn ngữ lập trình cụ thể Hơn nữa, công cụ được xây dựng chỉ phục vụ cho một loại hình dịch vụ CNTT nhất định, bỏ qua nhiều loại dịch vụ khác có thể áp dụng quy trình tương tự.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC THÀNH PHẦN CNTT VÀ CÂY QUYẾT ĐỊNH

M ụ c tiêu Các thành phần CNTT rất quan trọng cần phải được nắm vững vì nó là nền tảng cơ sở cho các phương pháp luận giảm chi phí CNTT Các yếu tố liên quan đến chi phí và chiến lược, chiến thuật có thể có của các thành phần như thế nào sẽ đóng góp vào thành công của toàn bộ quá trình nỗ lực giảm chi phí của tổ chức Do đó, chương này sẽ trình bày các thành phần của CNTT cơ bản và các yếu tố chiến lược liên quan đến các thành phần này Đồng thời, chương này cũng giới thiệu khái niệm về cây quyết định và một số ứng dụng của cây quyết định trong thực tế Cây quyết định cũng là cơ sở cho việc phát triển qui trình xây dựng công cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí CNTT trong các chương 4 và chương 5.

CÁC THÀNH PH Ầ N CNTT VÀ CHI Ế N L ƯỢ C GI Ả M CHI PHÍ THEO CÁC THÀNH PH Ầ N CNTT

Ứ ng d ụ ng ho ạ t độ ng kinh doanh

1.1.1.Các chiến lược giảm chi phí CNTT liên quan đến ứng dụng hỗ trợ hoạt động kinh doanh

Các chiến lược của các thành phần liên quan đến ứng dụng hoạt động kinh để hỗ trợ việc xác định chiến lược lược giảm chi phí CNTT như sau:

Nhìn nhận việc giảm chi phí một cách có hệ thống

Ban lãnh đạo phải nhìn nhận việc giảm chi phí một cách có hệ thống và dự tính kỹ thuật cho phép hoạt động kinh doanh cắt giảm chi phí như thế nào Mặc dù đề tài ở đây chỉ đề cập đến việc giảm chi phí ở lĩnh vực CNTT nhưng chúng ta nên quan xem xét vấn đề này trong hoàn cảnh mục tiêu của toàn tổ chức CNTT phải chủ động làm việc với kinh doanh để đạt được mục tiêu giảm chi phí trong một số lĩnh vực tương ứng Việc giảm chi phí của tổ chức có thể là một sự kết hợp của việc tăng chi phí CNTT ở một số lĩnh vực trong khi giảm chi phí những lĩnh vực khác của tổ chức

Thay vì sử dụng cách tiếp cận tác động đến giảm chi phí CNTT, các nhà quản lý có thể sử dụng cách tiếp cận chiến lược để giảm chi phí bằng việc rà soát lại toàn bộ chi phí và ảnh hưởng tổng quan đến hoạt động kinh doanh Mặc dù CNTT chiếm phần đáng kể trong chi phí của tổ chức, nó cũng có thể là phương tiện để cho phép giảm chi phí toàn tổ chức Vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp phải xem việc giảm chi phí CNTT trong hoàn cảnh của chi phí hoạt động kinh doanh tổng thể CIO đối mặt với việc giảm chi phí trong khi vẫn duy trì hoặc tăng giá trị mang lại cho hoạt động kinh doanh của tổ chức

Sự đổi mới tốt hơn cắt giảm

Khi nền kinh tế xuống dốc, khuynh hướng đầu tiên của nhiều tổ chức là đóng băng các dự án Tuy nhiên, việc treo các dự án có thể là một lựa chọn rủi ro nhất đối với hoạt động kinh doanh, và nó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự thành công của tổ chức về mặt lâu dài

Như mỗi CIO đều biết, dự án kỹ thuật có thể ảnh hưởng trên lợi nhuận nhìn từ bên dưới nhưng cũng có thể có ảnh hưởng tích cực cho doanh thu và sự phát triển của tổ chức về tổng quát Kỹ thuật cho phép kinh doanh cải tiến với các giải pháp mới để hỗ trợ hoạt động kinh doanh tồn tại hoặc thậm chí vượt qua khủng hoảng

Kỹ thuật cho phép tổ chức:

• Giảm chi phí/chi phí hoạt động kinh doanh

• Tăng độ lệch (margin) bởi thay đổi mô hình kinh doanh và mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí liên quan

• Mở ra một kênh bán hàng mới

• Định nghĩa phân khúc khách hàng mới, hoặc giữ lại các khách hàng cũ

• Mở ra mô hình kinh doanh mới

• Đáp ứng nhu cầu và tăng sự thỏa mãn của khách hàng

• Cải thiện dịch vụ khách hàng

• Cung cấp sản phẩm mới đến thị trường

• Tối ưu chuỗi cung ứng

• Tăng tốc việc xử lý

• Cải thiện việc ra quyết định

• Hỗ trợ chiến lược kinh doanh Đảm bảo kỹ thuật hỗ trợ cho các mục tiêu kinh doanh

Kỹ thuật rất quan trọng Tuy nhiên, kỹ thuật triển khai không hợp lý có thể tốn nhiều chi phí và không hiệu quả Một số người bị cuốn hút bởi sự hấp dẫn của kỹ thuật tân tiến nhất mà không có một mục đích kinh doanh hợp lý

Một vài doanh nghiệp đưa ra kết luận rằng triển khai kỹ thuật giải quyết mọi thứ Tuy nhiên, nó không phải luôn luôn hỗ trợ chiến lược kinh doanh đầy đủ và hiệu quả chi phí

Có chiến lược dài hạn

Mặc dù hầu hết phần mềm sẽ hoạt động trong ngắn hạn, về mặt lâu dài, chúng ta sẽ thấy sự khác nhau trong tổng chi phí, bao gồm sự không hiệu quả của qui trình kinh doanh, thay đổi phần mềm, hỗ trợ, giao tiếp, chỉnh sửa dữ liệu, đào tạo và lỗi

CNTT phải tập trung giảm chi phí cả về ngắn hạn lẫn thay đổi cấu trúc trong dài hạn sẽ mang lại tổng chi phí thấp hơn

Triển khai từng giai đoạn, có ưu tiên và lựa chọn

Chia các dự án, chương trình lớn thành các dự án nhỏ hơn có thể quản lý được để nhận diện sự chọn lựa kết quả nhanh hơn và tiết kiệm chi phí hơn Một chương trình mang lại lợi ích lớn trong 5 năm thì không có ích bằng việc giảm chi phí để tồn

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 7 tại trong năm hiện tại Đảm bảo sự thống nhất định hướng chiến lược bởi xây dựng dự án phạm vi lớn nhưng triển khai từng phần nhỏ hơn có thể Đồng thời, sắp xếp ưu tiên cao cho các chức năng nào sẽ được triển khai trước để giảm chi phí và có thể mang lại ROI nhanh hơn Tập trung vào nguyên tắc 80/20 Có nghĩa rằng, 20% của dự án mang lại 80% lợi ích và ROI

1.1.2.Chiến thuật áp dụng cho việc giảm chi phí liên quan đến ứng dụng

Các chiến thuật là hành động cụ thểđểđạt được chiến lược đã đề ra

Trong phần này, các chiến thuật để giảm chi phí CNTT được phác họa bao gồm các lĩnh vực:

Danh mục ứng dụng: Cơ hội giảm chi phí bằng cách rà soát danh mục các ứng dụng

Mua bản quyền phần mềm ứng dụng: Cơ hội giảm chi phí khi thỏa thuận bản quyền phần mềm mới

Thỏa thuận bảo trì và hỗ trợ ứng dụng: Cơ hội giảm chi phí khi thỏa thuận các hợp đồng bảo trì mới và hiện tại

Triển khai phần mềm: Các giải pháp đề xuất để giảm chi phí khi triển khai phần mềm

Phát triển ứng dụng có chỉnh sửa a Danh mục các ứng dụng

Sử dụng danh mục ứng dụng để phân tích và tìm kiếm các cơ hội giảm chi phí

Quá trình xác định giảm chi phí các ứng dụng không thể được tiến hành nếu như không có sự nắm bắt rõ ràng các ứng dụng đang sử dụng trong tổ chức, ai sử dụng nó, nó được sử dụng ở đâu, mục đích gì và chi phí hiện tại Xem xét các chiến thuật để thay đổi đối với danh mục các ứng dụng

Loại bỏ các phần mềm không sử dụng

Lĩnh vực giảm chi phí trong các ứng dụng là thách thức bởi vì các thay đổi phải cần nhiều thời gian để thực hiện Tuy nhiên, loại bỏ các phân hệ phần mềm không sử dụng là một trong những thành công nhanh chóng để giảm chi phí khỏi ngân sách ngay lập tức Chắc chắn rằng doanh nghiệp không phải cho bất kỳ phần mềm không

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 8 triển khai, không sử dụng Kiểm kê phần mềm của bên thứ ba và sử dụng kiểm toán đế kiểm tra bản quyền phần mềm thường xuyên để phát hiện các chi phí sử dụng vượt quá cho bản quyền Chấm dứt các phần mềm không sử dụng nữa sẽ giảm sự hỗ trợ trong mục hạ tầng Tương tự, xem xét việc chấm dứt các module hoặc các người dùng vượt quá trong bất kỳ ứng dụng đang sử dụng để giảm bớt chi phí bảo trì liên quan đến các module này

Tổng hợp các ứng dụng dư thừa

Rà soát các ứng dụng trùng lặp chức năng và cân nhắc loại bỏ để giảm chi phí Ví dụ, ghi nhận thời gian nhân viên có thể có trong phần mềm tính lương, quản lý nhân sự, kiểm soát cửa ra vào hoặc quản lý dự án Tái cấu trúc các ứng dụng này bằng cách gom báo cáo thời gian vào một ứng dụng duy nhất sẽ tiết kiệm chi phí.

Thay thế các ứng dụng có chi phí hỗ trợ cao

Đánh giá chi phí hỗ trợ, bảo trì và nhân sự cho mỗi ứng dụng, sau đó xếp hạng chúng theo tổng chi phí sở hữu (TCO) Đảm bảo rằng giá trị kinh doanh thu được từ các ứng dụng tương xứng với chi phí Xác nhận chi phí hỗ trợ ứng dụng với từng lãnh đạo doanh nghiệp để đảm bảo họ nhận được giá trị tương ứng Đối với các ứng dụng có chi phí cao hơn giá trị mang lại, hãy hợp tác với doanh nghiệp để xem xét việc thay thế chúng bằng các giải pháp hiệu quả hơn về mặt chi phí, ngay cả khi điều đó có nghĩa là thực hiện các tác vụ thủ công Đánh giá các ứng dụng kinh doanh liên tục để đảm bảo rằng chúng đang mang lại giá trị kinh doanh dựa trên các tham số sau:

H ạ t ầ ng k ỹ thu ậ t

Hạ tầng kỹ thuật thì phức tạp nhưng cũng là một trong những thành phần lớn nhất để có thể giảm chi phí tiềm năng Quản lý chi phí hạ tầng và quyết định cắt giảm ở đâu thì không phải luôn luôn có thể thấy được vì sựảnh hưởng chiến lược dài hạn của các hoạt động Nhiều yếu tố cần phải được xem xét trước khi quyết định cắt giảm hạ tầng

1.2.1 Chiến lược giảm chi phí đối với hạ tầng kỹ thuật

Các chiến lược liên quan đến hạ tầng CNTT như sau:

Kỹ thuật ngày càng phát triển Thông thường, triển khai kỹ thuật mới sẽ tiết kiệm số tiền đáng kể Các nhà quản trị phải tiếp tục theo sát khuynh hướng kỹ thuật và đánh giá khách quan ảnh hưởng đến tài chính Thông thường, kỹ thuật hạ tầng mới sẽ mang lại khả năng làm nhiều hơn với số tiền ít hơn đáng kể Tuy nhiên, việc triển khai kỹ thuật mới sẽ tiết kiệm chi phí nếu CNTT sử dụng nó để thay thế hệ thống cũ, các ứng dụng kém hiệu quả hơn hoặc nếu kỹ thuật cung cấp chức năng mới Để loại bỏ kỹ thuật cũ hơn thường là một thách thức Không loại bỏ kỹ thuật cũ, kết quả chung là phức tạp và chi phí nhiều hơn

Nắm vững các ảnh hưởng của việc thay đổi hoạt động kinh doanh

Bất kỳ sự thay đổi về hoạt động kinh doanh có thểảnh hưởng đến các yêu cầu và dịch vụ CNTT Việc nắm bắt về hoạt động kinh doanh, nguồn gốc chi phí, và các ứng dụng là quan trọng cũng như các ảnh hưởng của sự thay đổi hoạt động kinh doanh

Nếu một doanh nghiệp thay đổi sản phẩm và dịch vụ, nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến giao dịch CNTT, các yêu cầu phần mềm, phần cứng

Trì hoãn chi phí nếu có thể

Doanh nghiệp cần đánh giá các khoản đầu tư cần thiết và có sự đồng thuận từ ban quản lý trước khi thực hiện đầu tư Chi phí bảo mật đang tăng lên do rủi ro an ninh mạng ngày càng gia tăng Các sự kiện thiên tai gần đây đã thu hút sự chú ý đến nhu cầu đầu tư cho phục hồi sau thảm họa và kinh doanh liên tục Các doanh nghiệp cần xem xét lại các lựa chọn đầu tư bảo mật dựa trên mức độ rủi ro và đầu tư trước đó, đồng thời đảm bảo rằng các khoản đầu tư luôn phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại.

Các doanh nghiệp đối mặt với việc chi phí cho việc tuân thủ bắt buộc không có lựa chọn, nhưng có sự linh động trong cách doanh nghiệp xác định nhu cầu Các lĩnh vực tuân thủ như SOX (Sarbanes-Oxley), PCI (Payment Card Industry), HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability) và nhiều luật yêu cầu trong lĩnh vực công nghiệp đặc thù yêu cầu tăng chi phí CNTT Một số dự án CNTT thu hút sự chú ý vì cho rằng nó có yêu cầu phải tuân thủ Phải có sự kiểm tra những gì đang được làm về mặt chi phí cho việc tuân thủ và báo cáo và cắt giảm sự vượt quá để làm những gì thực sự cần thiết

Xem xét việc đầu tư cho CNTT

Có nhiều công cụ sẵn có để cải thiện có hiệu quả cho CNTT Những công cụ này giảm các chi phí vận hành CNTT như công cụ tự động kiểm tra sản phẩm, công cụ quản lý hệ thống để có thể phát hiện vấn đề một cách chủ động Có được những công cụđúng đắn là rất quan trọng và sẽ hỗ trợ công việc hiệu quả hơn Kỹ thuật luôn

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 17 luôn cải tiến cho phép CNTT tăng tính hiệu quả Tuy nhiên, việc triển khai những công cụ này đòi hỏi dự án, nguồn lực và chi phí CIO cần phải cân bằng mức độ ưu tiên và nguồn lực đểđảm bảo rằng các dự án và đầu tư triển khai là quan trọng Đơn giản, chuẩn hóa và tổng hợp Qui trình và môi trường CNTT ngày càng trở nên phức tạp theo thời gian Thông thường, một doanh nghiệp tích lũy nhiều loại phần cứng, phần mềm và nhà cung cấp qua nhiều năm và nhiều nguyên nhân khác nhau Càng đa dạng thì chi phí hỗ trợ càng lớn Khi có nhiều cơ sở dữ liệu, phiên bản cơ sở dữ liệu, hệ điều hành, phiên bản hệ điều hành, PCs, máy chủ…sẽ tốn nhiều chi phí Qui trình bảo trì cho mỗi loại là khác nhau, mỗi phần mềm có thể phản ứng khác nhau với điều kiện khác nhau Nhiều tổ chức gặp trở ngại đối với các dự án chính để chuẩn hóa và tổng hợp mạng, máy chủ, trung tâm dữ liệu, ứng dụng Những dự án này tốn thời gian và chi phí khi so sánh với tổng chi phí sở hữu Kiểm tra lại, thống kê và đánh giá toàn bộ môi trường, xác định nếu điều này mang lại giá trị cho hoạt động kinh doanh

Mức độ và vấn đề chi phí từ sự phức tạp của hạ tầng rõ ràng đòi hỏi nỗ lực để tối ưu hóa và tổng hợp Trong môi trường với yêu cầu sáp nhập/mua bán doanh nghiệp, việc đơn giản, chuẩn hóa và tổng hợp thực sự là một thách thức, nhưng nó cần phải làm như vậy vì việc sáp nhập/mua bán doanh nghiệp yêu cầu phải có một chiến lược chung trên những công nghệ sẽ thay thếđểđơn giản và chuẩn hóa

Trả phí cho những gì doanh nghiệp sử dụng

Có nhiều tổ chức đang phải trả cho các dịch vụ hoặc sản phẩm mà họ không sử dụng

Do đó, cần phải có sự cam kết về việc sử dụng nguồn tài nguyên mà tổ chức đầu tư và phải tốn các khoản chi phí để bảo trì, bản quyền hằng năm…

Xem xét các hoạt động đối với môi trường

Các hoạt động CNTT vì môi trường (Green IT) và giảm chi phí vì giảm sự tiêu thụ về điện năng được khuyến khích Các máy móc tựđộng tắt sẽ tiết kiệm được công suất

Công suất hợp lý cho trung tâm dữ liệu cải thiện hiệu quả

1.2.2 Chiến thuật liên quan đến hạ tầng

Hình 2.2 thể hiện chiến lược chiến lược tổng quan của việc giảm chi phí cho hạ tầng Để chuẩn bị cho việc thực việc xem xét giảm chi phí trong lĩnh vực hạ tầng, cần phải:

Thu thập tất cả thông tin kiểm kê Xây dựng bảng sắp xếp có ưu tiên cho các thành phần của hạ tầng.

Qui trình CNTT

Tập trung vào cái gì quan trọng

Trong giai đoạn áp lực về kinh tế, việc quản trị là rất quan trọng bao gồm cơ cấu tổ chức, qui trình ra quyết định đầu tư CNTT, dự án, các quyết định về nguồn lực và việc sắp xếp ưu tiên Quản trị thông thường sẽ gồm một nhóm nhỏ lãnh đạo CNTT và kinh doanh Việc đầu tư cần được xem xét theo nguyên tắc và qui trình để việc đầu tư được tốt hơn Thành viên quản trị cần thiết phải “nói không” đối với các yêu cầu CNTT không mang lại giá trị Có nhiều CIO tìm con đường dễ dàng hơn cho việc thực hiện dự án và có thể bỏ qua một số giai đoạn trong qui trình quản trị Có rất nhiều dự án được tài trợ, có rất nhiều dự án thất bại ở giai đoạn giữa và nhiều dự án đã mua và không triển khai dẫn đến doanh nghiệp tiêu tốn rất nhiều chi phí

Để hỗ trợ ban quản lý từ chối các dự án không phù hợp, việc phân tích tài chính và rà soát dự án là rất cần thiết Trong quá trình hỗ trợ xác định mức độ ưu tiên của các dự án, công cụ quản lý danh mục dự án sẽ hữu ích Tập trung vào những lĩnh vực mang lại giá trị cho hoạt động kinh doanh là điều tối quan trọng.

Để đảm bảo dự án xứng đáng đầu tư, doanh nghiệp nên thực hiện phân tích khả thi Điều này bao gồm xác định tổng chi phí, lợi ích, cũng như các biện pháp tài chính khác như ROI, NPV Trong bối cảnh cắt giảm ngân sách, các yêu cầu về tính khả thi này nên được xem xét siết chặt hơn để loại bỏ các dự án mang lại giá trị thấp và tập trung nguồn lực vào những dự án mang lại giá trị cao trong thời gian ngắn Nếu không cẩn thận trong việc chi tiêu, đặc biệt là trong thời kỳ khó khăn, doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội vượt qua khủng hoảng kinh tế.

Xem xét tổng chi phí của người sở hữu

Khi xem xét việc đầu tư cho CNTT, cần phải đảm bảo rằng thưđề xuất bao gồm ngân sách đề nghị với phần chi phí tăng thêm như khởi đầu và tiếp tục, đồng thời ngân sách chi phí giảm liên quan đến việc giảm chi phí được cam kết Thông thường, doanh nghiệp tập trung vào chi phí ban đầu để mua và triển khai một giải pháp hơn là tổng chi phí Khi CFO làm ngân sách cho rằng chi phí là đến khi hoàn thành dự án

Tổng chi phí cơ bản gồm các thành phần sau:

Chi phí triển khai bên ngoài:

Phần mềm; Phần cứng;Cơ sở dữ liệu; Máy chủ; Mạng; Điều chỉnh phần mềm Tư vấn triển khai; Giao tiếp (interface), chuyển đổi và điều chỉnh phù hợp (customization)

Huấn luyện và quản lý thay đổi; Quản lý dự án; Chi phí đi lại

Chi phí triển khai nội bộ:

Việc triển khai từ CNTT và vận hành

Việc phân tích nghiệp vụ và cấu hình Chuyên gia dự án (subject matter expert) Việc giao tiếp, chuyển đổi, điều chỉnh Việc huấn luyện và quản lý thay đổi Quản lý dự án Đi lại

Bảo trì ứng dụng; Cơ sở dữ liệu; Hệđiều hành; Server Mạng; Thuế ; Vận hành và hỗ trợ CNTT; Khấu hao Nhân công; Lãi suất

Mở rộng bản quyền phần mềm/mở rộng Nâng cấp phần mềm

Cắt giảm chi phí hợp lý

Chi phí cho CNTT có thể phân loại như sau:

Chi phí b ắ t bu ộ c: Đây là chi tiêu để vận hành để hệ thống có thể hoạt động Chi tiêu này bắt nguồn từ các quyết định về phần mềm, phần cứng hỗ trợ hoạt động kinh doanh đã cách đây 10 năm hoặc lâu hơn Nó bao gồm chi phí bảo trì phần mềm, phần cứng hoặc chi phí nhân công để giúp hệ thống hoạt động Do đó, điều quan trọng là phải xác định và theo dõi chi phí này Thực hiện thẩm định tất cả các việc chi tiêu trong lĩnh vực này để xác định chỗ nào có thể hiệu quả chi phí tiềm năng

Chi phí tùy chọn là những khoản đầu tư vào các dự án và nâng cấp có thể mang lại lợi ích cho hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như giảm chi phí vận hành hoặc hỗ trợ chiến lược kinh doanh Các dự án này được đề xuất bởi ban lãnh đạo doanh nghiệp để cải thiện hiệu quả và giảm chi phí trong tương lai Tổ chức cần đánh giá cẩn thận các chi phí này và chỉ chấp thuận những khoản có tiềm năng mang lại giá trị gia tăng thực sự cho doanh nghiệp Việc lựa chọn chiến lược sẽ giúp những khoản chi phí tùy chọn này trở thành khoản đầu tư bắt buộc trong tương lai.

Chi phí ẩ n : Các chi phí này thường không nằm trong ngân sách của CNTT mà trong ngân sách của đơn vị kinh doanh Nếu các đơn vị không thỏa mãn với CNTT,

Chi phí ẩn trong quản lý CNTT có thể bao gồm cả chi phí phần mềm và nhân công Ví dụ, bộ phận kỹ thuật sử dụng ProE/CAD/CAM đòi hỏi phải có máy trạm cấu hình mạnh và máy chủ riêng do bộ phận hỗ trợ Các chi phí ẩn này có thể đáng kể, nhưng thường không được chú ý, kiểm soát hoặc thậm chí đo lường.

Hình 2.3 và 2.4 mô tả chi phí tùy chọn và chi phí ẩn theo thời gian mà nhà quản trị cần phải xem xét có quyết định giảm chúng hợp lý

Xác định những gì có thể loại bỏ

Trong bối cảnh doanh nghiệp thường ép bộ phận CNTT phải làm nhiều hơn với chi phí thấp hơn, hãy cân nhắc cắt giảm công việc để tiết kiệm chi phí Rà soát toàn bộ các hoạt động để xác định những phần có thể loại bỏ Đòn bẩy tài chính trong CNTT, mua sắm và quản lý hợp đồng có thể hữu ích khi vốn và tiền mặt trở nên đặc biệt quan trọng Các thời điểm khủng hoảng là cơ hội để thương lượng hợp đồng, thỏa thuận lại chi phí bảo trì và bản quyền, cũng như sẵn sàng thay đổi nhà cung cấp để tiết kiệm chi phí.

Rà soát chính sách và thủ tục

“Chi phí cao” là như thế nào tùy thuộc vào định nghĩa của mỗi người Nếu có một ngưỡng đối việc phê duyệt mua hàng, thì doanh nghiệp phải định nghĩa số lượng nào yêu cầu cấp độ nào (trưởng phòng, giám đốc tài chính, CEO, ban lãnh đạo…) phải phê duyệt

Tạo tính mềm dẻo trong các cam kết hợp đồng và chi phí Lên kế hoạch trước khi thực hiện giảm ngân sách và nắm bắt những gì sẽ phải loại bỏ và những gì sẽ làm để mang lại kết quả mới Luôn luôn cần phải có kế hoạch tiếp tục (kế hoạch B) Thảo luận chiến lược giảm chi phí với lãnh đạo kinh doanh để đảm bảo rằng họ đồng ý

Trong bất kỳđiều kiện kinh tế nào, CIOs phải có kế hoạch những gì sẽ phải làm nếu muốn giữa nguyên ngân sách hoặc phải cắt giảm ngân sách 10, 25 thậm chí 50 %

1.3.2.Chiến thuật đối với các thành phần qui trình

T ổ ch ứ c CNTT

Quản lý và kiểm soát CNTT

Các giải pháp CNTT đã được sử dụng gần như trong tất cả hoạt động của doanh nghiệp khi nó trở nên dễ dàng sử dụng hơn và mỗi phòng ban trở nên thông thạo sử dụng CNTT Mặc dù đây là điểm tốt nhưng nó có thể thách thức đối việc giảm chi phí

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 26 cho tổ chức nếu CNTT và các đầu tư CNTT, các hoạt động xảy ra xuyên suốt tổ chức

Trong nhiều tổ chức, bộ phận CNTT trực thuộc từng đơn vị kinh doanh nhằm hỗ trợ chuyên môn hơn cho đơn vị đó Tuy nhiên, trong bối cảnh nền kinh tế khủng hoảng, các tổ chức cần xem xét lại cách thức quản lý và tổ chức CNTT, đánh giá hiệu quả về mặt chi phí đối với hoạt động kinh doanh Các lựa chọn bao gồm tập trung, phân tán hoặc kết hợp cả hai Mặc dù tập trung hóa có thể giúp giảm chi phí, điều quan trọng là phải quản lý và kiểm soát chặt chẽ mọi khía cạnh liên quan đến chi phí CNTT.

Nhiều tổ chức có rất nhiều ẩn phí CNTT, hoặc chức năng CNTT thuộc đơn vị hoạt động kinh doanh Các đơn vị hoạt động kinh doanh tạo ra và tăng chi phí CNTT ẩn qua mỗi năm đặc biệt là khi CNTT không đáp ứng các yêu cầu hỗ trợ hoạt động kinh doanh Các chi phí này thông thường cho mỗi dự án, phần mềm, phần cứng không tiêu chuẩn và các công cụ hỗ trợ hoạt động kinh doanh Người sử dụng thường bị yếu tố tình cảm đối với các giải pháp mà họ nghĩ Các chi phí ẩn này thuộc chi phí ngân sách của đơn vị, do đó không thể hiện được trong ngân sách CNTT Dù có thể có khó khăn chính trị, CNTT phải xác định, thảo luận và giảm các chi phí CNTT ẩn mà không cản trở lợi ích của hoạt động kinh doanh CNTT phải làm việc với các đơn vị để chuẩn hóa các công cụ này theo tiêu chuẩn và đưa vào ngân sách CNTT để có thể quản lý, tận dụng và giảm chi phí

Xem xét mô hình cung cấp dịch vụ khác

Có nhiều cách để cung cấp dịch vụ CNTT như outsourcing, insourcing, off- shoring, điện toán đám mây, BPO (business process outsourcing) Xem xét các kiểu dịch vụ mới đồng thời cũng rà soát lại kiểu dịch vụ hiện tại về mặt chi phí, ảnh hưởng của dịch vụ đối với các mục tiêu hoạt động kinh doanh và cũng không nên cho rằng lựa chọn tốt nhất là sự lựa chọn trong quá khứ

Giảm mức dịch vụ cung cấp

Dù tổ chức đang sử dụng mô hình “outsourcing” hay “insourcing”, xem xét khả năng giảm mức dịch vụđể đáp ứng việc cắt giảm ngân sách Cần phải nắm rõ chính

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 27 xác dịch vụ gì sẽ cần ở mức độ nào, các phân tích hỗ trợ, thống kê chi phí và sử dụng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh nếu thay đổi đến một mức thấp hơn Việc cung cấp nhiều lựa chọn tạo điều kiện thảo luận với đội ngũ hoạt động kinh doanh

Thực hiện văn hóa nắm bắt chi phí

Quản lý hiệu quả chi phí CNTT trong quá trình cắt giảm chi phí đòi hỏi sự lãnh đạo và văn hóa doanh nghiệp hỗ trợ Văn hóa cải tiến liên tục và tập trung theo dõi chi phí là rất quan trọng để quản lý chi phí thành công và bền vững Trách nhiệm kiểm soát chi phí không chỉ thuộc về CFO hay CIO mà là của mọi thành viên trong tổ chức.

Khoảng 35 đến 40% chi phí CNTT từ con người trong tổ chức CNTT Đây là lĩnh vực cơ hội có thể giảm chi phí chính Tuy nhiên, việc thay đổi ảnh hưởng đến con người, tổ chức thì không phải luôn dễ dàng vì các hành động trong lĩnh vực này có thể có tác động tiêu cực Vì vậy, trước khi có các hành động gì liên quan đến tổ chức, con người, cần phải phân tích các mặt ảnh hưởng

Bốn phạm vi cần xem xét trong thành phần tổ chức CNTT như sau:

1.1.5 Các lựa chọn lực lượng lao động

Rà soát l ạ i các h ợ p đồ ng v ớ i nhân viên, bao g ồ m lo ạ i tr ừ , gi ả m và th ỏ a thu ậ n l ạ i Cẩn thận rà soát lại các hợp đồng nhân sự vì trong một số trường hợp, chi phí của nhân viên thuê từ công ty khác (contractor) cao hơn lương nhân viên và ngược lại Để có thể có quyết định đúng đắn, cần phải đánh giá các chi phí liên quan

Nếu vai trò là dài hạn, không nên trả chi phí cao cho nhân viên thuê mà hãy thuê nhân viên chính thức Ngược lại, nếu nhu cầu là ngắn hạn hoặc tạm thời thì thuê nhân viên lại hiệu quả hơn Khi sử dụng nhân viên thuê phải quản lý cẩn thận chú đến các đặc điểm sau:

• Nhu cầu cần được xác định và chỉđịnh

• Vai trò và trách nhiệm rõ ràng

• Quản lý và đảm bảo nhân viên thuê đáp ứng mục tiêu đề ra

• Kết thúc hợp đồng khi nhu cầu đã hoàn thành

• Đảm bảo số lượng công việc để tận dụng tối đa nhân viên thuê

• Quản lý chi phí đi lại của nhân viên thuê

Xem xét vi ệ c thuê nhân viên có chi phí th ấ p h ơ n

Một số phương pháp giảm chi phí nhân công:

• Sử dụng nhân viên thực tập ở cấp độ ban đầu

• Thuê nhân viên mới tốt nghiệp thay vì có kinh nghiệm

• Khai thác nhân viên bán thời gian nếu doanh nghiệp xác định nhu cầu ít hơn công việc toàn thời gian

• Xem xét nhân viên nghỉ hưu đặc biệt cho công nghệ cũ vì chi phí của họ thấp

• Thuê những người từ bên kinh doanh, đào tạo về CNTT, kỹ năng về kinh doanh của họ sẽ rất có giá trị và chi phí có thể thấp hơn là thuê một nhân viên có kỹ năng CNTT chi phí rất cao Đ ánh giá chi phí và l ợ i ích c ủ a vi ệ c outsourcing và off-shoring m ộ t cách c ẩ n th ậ n

Trong thời gian qua, khuynh hướng outsource dịch vụ CNTT đã phát triển với hy vọng rằng chi phí sẽ giảm và cải thiện được dịch vụ Nhiều doanh nghiệp đã chay đua để thực hiện mô hình outsourcing hay off-shoring và nhanh chóng nhận ra rằng không tiết kiệm được chi phí cũng như dịch vụ Doanh nghiệp lại trở lại với mô hình nội bộ (in-house) Việc thay đổi định hướng và chuyển tiếp đã tiêu tốn một lượng chi phí đáng kể hoặc làm mất sự tin cậy Có nhiều nghiên cứu và ý kiến thực sự outsoucing hay off-shoring chi phí có thấp hơn hay không Tuy nhiên, nếu nó được thực hiện một cách đầy đủ, doanh nghiệp có thể giảm chi phí với outsourcing/off-shoring Một số bài học kinh nghiệm từ việc outsourcing/ off-shoring/ on-shoring như sau:

• Phân tích hoàn toàn và chi tiết chi phí/lợi ích của outsourcing

• Xem xét giảm chi phí từ off-shoring/outsourcing về mặt dài hạn

• Đầu mối liên lạc duy nhất giữa hai bên cùng với cơ cấu quản trị chính thức, đảm bảo rằng doanh nghiệp định nghĩa các qui trình giao tiếp, leo thang của các vấn đề, kênh phản hồi hiệu quả giữa hai bên, xây dựng trách nhiệm và vai trò

• Xem xét dịch vụ off-shoring từ các nước chi phí cao đến các nước có chi phí rẻ hơn hoặc nguồn lực thấp hơn trong cùng quốc gia

• Outsoucring không làm vấn đề mất đi; nó chỉ chuyển nó đến một mức mà thậm chí nó có thể làm vấn đề tệ hơn nữa Không mang qui trình kém và cố gắng outsource nó Cải thiện qui trình và khi nó đang hoạt động thì outsouce là một lựa chọn

• Xem xét outsourcing cho các chức năng mục tiêu hơn là cho toàn tổ chức CNTT và xem xét cẩn thận những gì outsouce

• Không outsource các lĩnh vực chính yếu của hoạt động kinh doanh

• Xây dựng các thước đo chất lượng riêng và đưa SLA vào hợp đồng Đánh giá lại đối tác outsourceđịnh kỳ và hoàn thiện cập nhật phân tích lợi ích, chi phí và kiểm toán Đảm bảo rằng giảm chi phí được kiểm tra liên tục

1.1.6 Qui mô của tổ chức

Không nên làm đầy các vị trí trống và ngưng thuê nhiều nhân viên hơn nữa đối với giảm chi phí trong ngắn hạn

Rà soát kết quả ngắn hạn và dài hạn và chi phí sa thải nhân viên một cách cẩn thận

Xem xét đề xuất về hưu sớm hơn

CÂY QUY Ế T ĐỊ NH

Đị nh ngh ĩ a cây quy ế t đị nh

Một cây quyết định là một công cụ hỗ trợ quyết định sử dụng một cây giống như biểu đồ hoặc mô hình của các quyết định và kết quả có thể của chúng, bao gồm cả kết quả sự kiện có thể, chi phí tài nguyên và tiện ích Nó là một cách để hiển thị một thuật toán Các cây quyết định thường được sử dụng trong hoạt động nghiên cứu, cụ thể trong phân tích quyết định, để giúp xác định một chiến lược có khả năng đạt được một mục tiêu Một sử dụng khác của cây quyết định như như một phương tiện mô tả để tính xác suất có điều kiện [4]

Hình 2.5 Ví dụ về cây quyết định cơ bản Trong phân tích quyết định, một cây quyết định và sơđồ ảnh hưởng có liên quan chặt chẽ - được sử dụng như một công cụ hỗ trợ hình ảnh và phân tích quyết định, nơi mà các giá trị dự kiến (hoặc dự kiến sẽ hữu ích) của lựa chọn thay thế cạnh tranh được tính toán

Một cây quyết định bao gồm 3 loại của các nút:

1 Nút Quyết định – biểu diễn dạng hình vuông

2 Nút Cơ hội – biểu diễn bằng các hình tròn

3 Nút Cuối (kết quả) – biểu diễn bằng các hình tam giác

Cây quyết định được vẽ từ trái sang phải, một cây quyết định chỉ có các nút tách nhưng không có các nút hội tụ

1.1 Ưu điểm và nhược điểm của cây quyết định 1.1.1 Ưu điểm

Cây quyết định có các ưu điểm sau:

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 35 Đơn giản để hiểu và giải thích: Mọi người có thể hiểu các mô hình cây quyết định sau khi có sự giải thích ngắn gọn

Có giá trị ngay cả với các dữ liệu nhỏ: Sự nắm bắt sâu sắc quan trọng có thể được tạo ra dựa vào các sự mô tả tình huống của các chuyên gia (lựa chọn thay thế, xác suất của nó, và chi phí) và cơ sở của kết quả

Sử dụng một mô hình “white box”: Từ kết quả của bài toán, cây quyết định có thể dễ dàng hỗ trợ giải thích cách tính toán để có kết quảđó

Có thể được kết hợp với các kỹ thuật quyết định khác Ví dụ trong bài toán kinh tế, có thể kết hợp với việc tính toán giá trị hiện tại NPV (“Net Present

Cung cấp kết quả trong điều kiện xác suất

Tập trung vào việc ra quyết định theo chuỗi

Một số nhược điểm của cây quyết định Có thểđòi hỏi nhiều thời gian và chi phí phụ thuộc vào quy mô và mức độ linh họat của từng trường hợp Đó là cây quyết định không thích hợp lắm với những bài toán với mục tiêu là dựđoán giá trị của thuộc tính liên tục như thu nhập, huyết áp hay lãi xuất ngân hang Cây quyết định cũng khó giải quyết với những dữ liệu thời gian liên tục nếu không bỏ ra nhiều công sức cho việc đặt ra sự biểu diễn dữ liệu theo các mẫu liên tục.

Ứ ng d ụ ng c ủ a cây quy ế t đị nh

1.1.3.Ứng dụng mô hình cây quyết định trong bất động sản [9]

Cây quyết đã được nghiên cứu trong lĩnh vực bất động sản với sự hỗ trợ của phần mềm phân tích thống kê chuyên dụng của bộ tài chính nhằm mô tả mối liên hệ giữa

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 36 các biến tác động đến giá đất và dự đoán giá trị của đất cho toàn thị trường từ mẫu nghiên cứu trong trường hợp xác định giá đất hàng loạt [11]

1.1.4 Sử dụng cây quyết định trong lĩnh vực tài chính [6]

Cây quyết định là một thành phần quan trong trong lĩnh vực tài chính và phân tích ra quyết định quyết định

Cây quyết định cơ bản ứng dụng trong tài chính

Một cá nhân cần đưa ra một quyết định chẳng hạn như có nên thực hiện một dự án đầu tư vốn hay không hoặc phải chọn giữa hai việc đầu tư, điều này thường được mô tả với một nút quyết định Quyết định này là dựa trên các kết quả mong đợi của việc quyết định thực hiện hành động cụ thể; kết quả sẽ là một cái gì đó giống như thu nhập dự kiến sẽ tăng 5.000.000$ hoặc giảm 3.000.000 $, và được đại diện với các nút cuối cùng Tuy nhiên, kể từ khi các sự kiện được chỉ định bởi các nút cuối cùng sẽ được xác định trong tương lai, sự xuất hiện của nó ở hiện tại là không chắc chắn Kết quả là, các nút cơ hội xác định xác suất của một nút kết thúc đưa đến kết quả

Hình 2.6 Cây quyết định trong ứng dụng tài chính cơ bản

Cây quyết định ứng dụng trong phân tích doanh nghiệp

Cây quyết định không chỉ cung cấp một công cụ đầu tư hữu ích, nhưng cũng cho phép khám phá những yếu tố khác nhau, có thể tác động đến việc quyết định

Trước khi thực hiện đưa sản phẩm ra thị trường, một công ty sẽ phải xác định các kết quả có thể khác nhau của chiến dịch tiếp thị của họ Các vấn đề khác nhau mà có thể

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 37 ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của chi phí cuối cùng có thể bao gồm các yếu tố như: sức hấp dẫn thương mại của nền kinh tế, chất lượng thực tế của sản phẩm (đối với lợi nhuận dài hạn) và quảng cáo đối thủ cạnh tranh tương tự Một khi tác động của các biến này đã được xác định và xác suất tương ứng được giao, công ty có thể làm cho một quyết định có hay không tiến hành thương mại

Hình 2.7 Cây quyết định ứng dụng trong phân tích doanh nghiệp

Cây quyết định kết hợp với xác suất [5]

Cây quyết định thì đặc biệt hữu dụng trong trường hợp giải quyết với những quyết định theo dãy, giống như dự án Boeing 7J7, mà trong dự án 100 triệu USD được chi ra để phát triển một cách sơ bộ cho một loại động cơ máy bay tiết kiệm nhiên liệu trước khi một quyết định đưa 3 tỷ USD vào quy trình sản xuất Một quyết định dãy có thể liên quan đến một cơ hội để mở rộng hoặc từ bỏ một nhà máy phụ thuộc vào doanh thu năm thứ nhất

Ví dụ điển hình là RC có thể thực hiện mở rộng phân tích cây quyết định Dòng tiền của RC là 0,5 x doanh thu - 500.000 Giá trị thu hồi vào cuối vòng đời dự án 5 năm có thể đạt 1 triệu đô la hoặc 3 triệu đô la Để mở rộng bài toán trên, chúng ta thêm vào các giả định sau:

1 Doanh thu có thể là 2 triệu USD hoặc 4 triệu USD một năm tương ứng với xác suất lần lượt là 0,3 và 0,7

2 Bất kỳ doanh thu xảy ra trong năm thứ nhất như thế nào sẽ xảy ra trong những năm sau đó như vậy

3 Nhà máy có thể bán với giá 3,5 triệu USD vào cuối năm thứ nhất

4 Có xác suất 0,4 cho giá trị thu hồi là 1 triệu USD vào cuối năm thứ 5 và xác suất xuất cho giá trị thu hồi 3 triệu USD là 0,6 cho thời điềm đó

Hình 2.8 Cây quyết định kết hợp với xác suất của công ty RC

Vấn đề nhà quản trịđang đối mặt được tóm lược ở bảng 2.3

NPV tương ứng với các mức doanh thu và giá trị thu hồi (đơn vị tính: 1.000 USD)

Bảng 2.3 Phân tích độ nhạy của nhà máy RC

Bảng 2.4 Kết quả và xác suất của RC

Một sơđồ sắp xếp với hình vuông với những đường chia nhánh ra là một giao điểm đưa ra quyết định, với mỗi đường đại diện cho một khả năng; hình vuông A đại diện cho điểm quyết định nguyên thủy: xây dựng hay không xây dựng? Mỗi vòng tròn với đường phân nhánh ra là một giao điểm của kết quả, với quyết định mà thực hiện từ những giao điểm, mỗi nhánh đại diện cho một kết quả đạt được Đến giao điểm B chỉ xảy ra khi nhà máy được xây và những đường chia nhánh tại điểm này đại diện cho những những doanh số Ví dụ trên đây cung cấp một cái nhìn tổng quan về đánh giá điển hình có thể được hưởng lợi từ việc sử dụng một cây quyết định Một khi tất cả các biến quan trọng được xác định, những cây này quyết định trở nên rất phức tạp Tuy nhiên, những thiết bị này thường là một công cụ thiết yếu trong phân tích đầu tư hoặc hỗ trợ ra quyết định có khả năng xảy ra Những con số trong ngoặc là xác suất bên cạnh những giao điểm được cho, vì thế có xác suất là 0,3 cho mức doanh thu 2 triệu USD mỗi năm và một xác suất 0,7 cho mức doanh thu 4 triệu USD mỗi năm Hình vuông C là điểm quyết định ở cuối năm thứ nhất nếu doanh thu là 2 triệu USD Nhà quản trị sẽ lựa chọn giữa nhận 3,5 triệu USD giá trị thu hồi hoặc tiếp tục cho 4 năm tiếp theo nữa và chấp nhận một giá trị thu hồi không chắc chắn Hình vuông D là điểm quyết định nếu doanh thu là 4 triệu USD Khả năng lựa chọn tại điểm D là 3,5 triệu USD giá trị thu hồi hoặc tiếp tục cho 4 năm tiếp theo nữa và chấp nhận một giá trị thu hồi không chắc chắn

Vấn đề cây quyết định thì được giải quyết bằng cách tập trung vào cột bên phải và chọn lựa quyết định tối ưu ở mỗi điểm quyết định.Tại điểm quyết định C, công ty đối mặt với sự chọn lựa 3,5 triệu USD của sự từ bỏ và doanh thu 2 triệu USD cho 4 năm sắp đến với một giá trị hủy bỏ không chắc chắn trong 5 năm Giá trị kỳ vọng NPV cho việc tiếp tục sẽ là:

Nếu doanh thu tạo ra 2 triệu USD, nhà quản trị sẽ từ bỏ nhà máy vào cuối năm thứ nhất, một dấu X sẽ được đặt ngay cột xác suất cho kết quả tạo ra từ việc tiếp tục để cho thấy rằng đường tiếp tục sẽ không thể xảy ra

Phân tích tương tự đối với doanh thu 4 triệu USD cũng cho thấy rõ ràng khoản đầu tư không nên bị từ bỏ, bởi vì NPV với bất kỳ giá trị thu hồi nào vào cuối năm thứ năm đều cao hơn NPV của trường hợp từ bỏ dự án.

Cuối năm thứ nhất, các kết quả được đưa ra chỉ mang lại 3 giá trị NPV khả thi cho khoản đầu tư Do đó, giá trị kỳ vọng NPV sẽ là:

Như vậy, phân tích cây quyết định, không nói cho nhà quản trị biết sự lựa chọn nào nên thực hiện Tuy nhiên, công cụ này thực sự cho nhà quản trị một bức tranh rõ ràng hơn các hệ quả có thể của những quyết định mà nhà quản trị đang đối mặt Họ có thể sử dụng những thông tin này để xem xét giải pháp để kiểm soát rủi ro hoặc để quyết định rằng những lợi ích tiềm năng có tương xứng với rủi ro hay không

Các ví dụ trên đây cung cấp một cái nhìn tổng quan về đánh giá điển hình sử dụng một cây quyết định.

K Ế T CH ƯƠ NG

Chương này đã trình bày về các yếu tố cấu thành nên CNTT Ứng với mỗi yếu tố này là phần phân tích các chiến lược và chiến thuật cụ thểđểđạt được các chiến lược đó Trên cơ sở này, bất kỳ một nhà quản trị CNTT hay nhà tư vấn có thể đối chiếu với tình trạng của tổ chức mà có quyết định chọn lựa chiến lược mục tiêu phù hợp

Đặc biệt, đối với các cá nhân và tổ chức có nhu cầu xây dựng các công cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí CNTT, bài viết cung cấp một nền tảng và nguồn tham khảo có giá trị Bảng tổng kết được đưa ra sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc xây dựng các chiến lược quản lý chi phí CNTT hiệu quả trong cả ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.

Chương này cũng đã trình bày khái niệm cơ bản về cây quyết định, các ưu khuyết điểm và các ứng dụng thực tiễn của nó Cây quyết định là cơ sở quan trọng nhất trong qui trình xây dựng các công cụ của đề tài trong chương 4

Tiếp theo, chương 3 sẽ trình bày phương pháp luận giảm chi phí CNTT và các thành phần CNTT được sử dụng ởđâu trong các phương pháp đó

CÁC PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN GIẢM

Phương pháp tiếp cận thích hợp là rất quan trọng để có thể thực hiện việc giảm chi phí CNTT Không có phương pháp luận rõ ràng sẽ khó khăn cho nhà quản lý cũng như nhà tư vấn thành công trong việc giảm chi phí, nhất là trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế

Chương này sẽ giới thiệu các phương pháp tiếp cận giảm chi phí CNTT đáng chú ý Trong số đó, dịch vụ CNTT được trình bày chi tiết, vì quy trình xây dựng công cụ hỗ trợ trong Chương 4 sẽ được thực hiện theo dịch vụ CNTT này.

PH ƯƠ NG PHÁP LU Ậ N GI Ả M CHI PHÍ CNTT “COST–TO – SERVE”

Gi ớ i thi ệ u ph ươ ng pháp lu ậ n

Trong bối cảnh kinh tế khó khăn, chủ động quản lý chi phí là điều cần thiết để duy trì sức cạnh tranh Các nhà lãnh đạo CNTT không nên thụ động chờ đợi việc cắt giảm chi phí mà phải hành động trước để đảm bảo hiệu quả, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Bằng cách chủ động tìm kiếm các cách thức mới để cắt giảm chi phí, các tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng tồn tại trong những thời điểm thách thức.

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 43 đây là phương pháp “Reduce IT Cost to serve” [2] (giảm chi phí CNTT để -phục vụ) được viết tắt là “CTS” – phương pháp được phát triển bởi InfoTech Research Group ở Bắc Mỹ

Giảm chi phí CNTT-để-phục vụ (“CTS”) cung cấp một phương pháp tiếp cận định hướng kinh doanh

Mục tiêu cuối cùng của cách tiếp cận CTS là để trực tiếp sắp xếp và dự báo các tác động của thay đổi trong chi tiêu cho các dịch vụ CNTT sẽ có khả năng đểđạt được chiến lược kinh doanh

CTS xem xét các chi phí liên quan đến việc cung cấp dịch vụ CNTT cụ thể, chẳng hạn như máy chủ và dịch vụ lưu trữ, dịch vụ hỗ trợ người dùng cuối, và dịch vụ bảo trì ứng dụng

Khi hoạt động đã được phân loại vào các dịch vụ, nó dễ dàng hơn để quyết định những thay đổi chi tiêu Thay đổi có thể bao gồm cắt giảm, quyết định thuê ngoài, hoặc loại bỏ hẳn dịch vụ

Những thay đổi chi tiêu mà ảnh hưởng tiêu cực đến chiến lược kinh doanh là có thể tránh được, và những cái mà tích cực tác động đến chiến lược kinh doanh được ưu tiên và theo đuổi

Cách tiếp cận CTS khác với các đánh giá ngân sách vốn và chi phí từng phần truyền thống Các phương pháp truyền thống không thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa sự thay đổi chi tiêu và tác động về chiến lược kinh doanh

Ph ươ ng pháp lu ậ n gi ả m chi phí CNTT “cost–to – serve”

Hình 3.1 Phương pháp luận “Cost – to – Serve”

Các bước trong phương pháp luận “Cost – to – Serve”

Bước 1 Khám phá ngân sách và các mục tiêu giảm chi phí

Rà soát để nắm bắt quy mô, mục tiêu của việc giảm chi phí, việc cắt giảm bắt buộc, thời gian yêu cầu, và kết quả ảnh hưởng đối với doanh nghiệp và ngân sách CNTT để có thể có giải pháp giảm chi phí tốt nhất

Cần các bước chủđộng để cải thiện vị trí của CNTT trong bàn tròn doanh nghiệp

Bước 2 Phát triển chiến lược

Bước này xác định chiến lược giảm trong ngắn hạn và phát triển chiến lược tiếp theo để có cơ hội cải thiện quản

Hoạch định chiến lược quản lý chi phí là quy trình thiết lập các chính sách và phương pháp dài hạn để quản lý chi phí hiệu quả, đảm bảo sự liên kết giữa chiến lược kinh doanh và kỹ thuật Quá trình này hướng đến mục tiêu cân bằng chi phí trong trung và dài hạn, duy trì khả năng cạnh tranh và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

Bước 3 Rà soát các dịch vụ và xây dựng kế hoạch

Tiến hành rà soát, phân tích các lĩnh vực dịch vụ CNTT, xác định có cơ hội giảm thiểu đối với mục tiêu ở bước 2

Xác định các giải pháp để thỏa thuận với các bên liên quan

Lên kế hoạch thời gian thực hiện

Bước 4 Thỏa thuận kế hoạch

Tập họp đội ngũ nhân viên và quản lý, trao đổi và đàm phán với các bên liên quan về kế hoạch hành động cho việc giảm chi phí CNTT

Kế hoạch đo lường Giải thích kết quả giảm có thể cho quản lý cấp cao và xác nhận kế hoạch

Bước 5 Thực thi các thay đổi

Truyền thông việc thay đổi cho người sử dụng và việc thay đổi có thể thấy rõ

Thực thi việc thực hiện thay đổi như quản lý nhà cung cấp, nhân viên và thay đổi qui trình

Thỏa thuận giá tốt hơn với nhà cung cấp

Bước 5 Rà soát lại kế hoạch Đo lường kết quả của việc nỗ lực thực hiện với kế hoạch giảm chi phí

Rà soát các bước thực hiện và kết quả thành công để có cơ hội tiếp tục cải tiến qui trình giảm chi phí

Trong phạm vi đề tài này, bước 3 liên quan đến rà soát các dich vụ và xây dựng kế hoạch sẽđược trình bày chi tiết:

Một dịch vụ CNTT [2] được định nghĩa là một tập hợp các thành phần CNTT liên quan (ví dụ phần cứng, phần mềm và tài liệu) mà làm việc cùng nhau để hỗ trợ các quy trình hoạt động kinh doanh Mặc dù các thành phần của một dịch vụ có thể qua nhiều công nghệ, dịch vụđược nhận biết bởi khách hàng như là một thực thể duy nhất và gắn kết Nhiều tổ chức CNTT đang tiến tới mô hình hướng dịch vụ Việc xem xét các chi phí từ quan điểm cùng một dịch vụ này phù hợp với cơ cấu tổ chức CNTT đang phát triển và vận hành

Hình 3.2 Các dịch vụ CNTT Dịch vụ CNTT trong mỗi tổ chức có thểđược chia thành 8 lĩnh vực như sau:

Dịch vụ quản trị CNTT nội bộ Dịch vụ mạng và thoại

Dịch vụ hỗ trợ người dùng cuối Dịch vụ máy trạm

Dịch vụ khôi phục sau thảm họa Dịch vụ máy chủ và lưu trữDịch vụ phát triển ứng dụng Dịch vụ bảo trì ứng dụng

Tùy từng doanh nghiệp, dịch vụ có thể có hoặc không Trong mỗi loại dịch vụ, tổ chức có thể xem xét các thành phần trong nó để có thể có kế hoạch giảm chi phí tương ứng Phần sau đây sẽ trình bày cụ thể chiến lược mà tổ chức cần xem xét:

Dịch vụ quản trị CNTT nội bộ [7]

Dịch vụ quản trị CNTT nội bộ là các chức năng liên quan đến quản trịđể vận hành tổ chức CNTT bao gồm tài chính, nhân sự, mua hàng và chiến lược Các nhà ra quyết định có khuynh hướng cần xem xét dịch vụ quản trị CNTT nội bộ khi họ muốn thực hiện giảm chi phí một cách nhanh chóng Các yếu tố cần xem xét đến chiến lược giảm chi phí của dịch vụ quản trị CNTT nội bộ bao gồm:

Qu ả n lý chi phí đ i l ạ i c ủ a nhân viên Điều này đại diện cho một phạm vi lớn các tổ chức không quản lý chặt chẽ các chi tiêu tùy ý Tổ chức cần phải chính thức hóa một chính sách chi phí đi lại nếu nó chưa có, hoặc xem xét việc thắt chặt phê duyệt và thực thi nếu chính sách đã tồn tại

Hi ệ u qu ả c ủ a nhân viên CNTT

Tổ chức cần xác định giờ làm việc của nhân viên, đặc biệt xem xét về thời gian thực tế của bản chất công việc Theo dõi năng suất của nhân viên và sau đó xác định cách thức để thúc đẩy và tăng hiệu quả thời gian làm việc của nhân viên

S ố l ượ ng nhân viên CNTT

Xác định đúng số lượng nhân viên và tỉ lệ nhân viên đến cấp quản lý là những cách nhanh chóng để làm giảm đáng kể chi phí CNTT Nhưng nó cần phải được tiến hành thận trọng để tránh thiếu hụt các kỹ năng quan trọng

Các qui trình qu ả n tr ị CNTT

Tinh giản các quy trình hiện có và xây dựng thành tài liệu qui trình chính thức nếu chưa tồn tại sẽ làm giảm thời gian lãng phí và sai sót

Qu ả n lý t ậ p trung ho ạ t độ ng CNTT

Tổ chức cần xem xét đưa hoạt động CNTT vào việc quản lý tập trung để làm giảm sự khác biệt chính sách, qui trình và chuẩn hóa các hoạt động

Như vậy, thông qua các yếu tố đã nêu ra trên đây, dịch vụ quản trị CNTT nội bộ mở ra cơ hội để đơn giản hóa và tinh giản qui trình

Dịch vụ mạng và thoại Đây là dịch vụ cung cấp hạ tầng cơ sở cho một tổ chức đểđáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh của tổ chức Các yếu tố chi phí và chiến lược liên quan đến dịch vụ mạng và thoại cần xem xét như sau:

Tích h ợ p h ạ t ầ ng m ạ ng và tho ạ i

Tổ chức có thể khai thác mọi cơ hội để hợp nhất dữ liệu và mạng điện thoại và các đội ngũ hỗ trợ Điều này có thể thực hiện bằng việc chuẩn hóa IP (“Internet Protocol”) và kiểm tra chi phí và lợi ích của việc tích hợp

Giám sát chặt chẽ các thành phần mạng cần được thực hiện đểđảm bảo chúng hoạt động một cách thích hợp và hiệu quả

Nhiều tổ chức băng thông có thểđược thuê vượt mức hơn nhiều so với nhu cầu sử dụng Giám sát tiêu tốn có thể có cơ hội đểđiều chỉnh đúng qui mô và giảm chi phí

Chính sách thi ế t b ị di độ ng

PH ƯƠ NG PHÁP TI Ế P C Ậ N GI Ả M CHI PHÍ CNTT NH Ư M Ộ T D Ự ÁN CHÍNH TH Ứ C

Thi ế t l ậ p m ụ c tiêu

Để đạt hiệu quả trong việc giảm chi phí, cần xác định rõ phạm vi, thời gian thực hiện, lĩnh vực ảnh hưởng và những ràng buộc đi kèm với các biện pháp thực hiện Những thông tin này giúp lập kế hoạch cụ thể, phân bổ nguồn lực hợp lý, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo kết quả như mong đợi.

Hòa hợp lại các ưu tiên CNTT như mục tiêu kinh doanh và việc ưu tiên có thể thay đổi

Trao đổi, truyền thông các mục tiêu giảm chi phí đến tổ chức

Các mục tiêu ngắn hạn có thể đặt ra mà cần phải có các hành động ngay lập tức và quay trở lại sau đó cho các bước thu thập và phân tích đểđo lường.

Thu th ậ p thông tin

Thu thập thông tin đối với ngân sách và tiêu tốn và thông tin về tài sản và tồn kho

Thu thập và tổng hợp thông tin như: ngân sách, kế hoạch kinh doanh, chiến lược, danh sách dự án, quản lý các ứng dụng, phần cứng, nhân viên và sơđồ tổ chức.

Phân tích

Nắm rõ các nguồn gốc của chi phí và khả năng giảm thiểu Cẩn thận khi sử dụng “benchmarking”

Xác đị nh và ư u tiên các hành độ ng

Xác định cách tiếp cận: Có thể chọn một hoặc nhiều cách tiếp cận chi tiết đối với việc giảm chi phí như hình 3.3 Trong đó, tiếp cận:

Giảm chi phí là giảm chi tiêu cho các mục chi phí tùy chọn nhưđào tạo, họp và đi lại

Giảm chi phí đầu tư là sắp xếp lại mức ưu tiên việc đầu tư, thường liên quan đến các dự án

Giảm tài sản là việc giảm chi phí hoạt động bằng cách đơn giản, chuẩn hóa, tổng hợp hoặc giảm tài sản (phần cứng, phần mềm, bất kỳ tài sản liên quan đến CNTT khác)

Giảm chi phí trên dịch vụ là loại bỏ, giảm hoặc thay đổi dịch vụ và khả năng mà CNTT cung cấp

Hình 3.4 Các cách tiếp cận trong dự án giảm chi phí CNTT Rà soát lại tất cả các lĩnh vực của các cơ hội giảm chi phí CNTT, bao gồm ứng dụng, hạ tầng kỹ thuật, qui trình và tổ chức

Các hoạt động ưu tiên bằng cách xác định cắt giảm ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

Xác định giảm thiểu chi phí lường trước trong mỗi hành động Truyền đạt kế hoach

Th ự c thi

Doanh nghiệp có thể gặp phải sự phản kháng mạnh mẽ với việc cắt giảm ngân sách, nhân sự, thay đổi về tổ chức hay giảm về dịch vụ Đây là bước mà doanh nghiệp/tổ chức có thể thấy được việc giảm chi phí thực sự.

Giám sát và c ả i ti ế n

Xác định việc thành công của nỗ lực giảm chi phí và các ảnh hưởng xấu

Rà soát các chỉ số hàng đầu

Tiếp tục giám sát và cải tiến

Giảm chi phí là một lộ trình Tổ chức chưa từng thực hiện; tổ chức có thể thực hiện tốt hơn Sự phát triển của kỹ thuật và các kỹ thuật tiếp tục được phát triển để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc giảm chi phí hơn

Phương pháp tiếp cận trong giảm chi phí CNTT là rất quan trọng để tổ chức/doanh nghiệp có thể có một phương pháp cụ thểđể thực hiện phân tích các yếu ảnh hưởng và xây dựng chiến lược giảm chi phí và các hành động tương ứng một cách hiệu quả nhất Mỗi phương pháp luận như đã trình bày trong chương có các ưu điểm khác nhau, cách tiếp cận cho từng phương pháp khác nhau nhưng đều nhằm một mục đích chung là giảm chi phí CNTT cho tổ chức/doanh nghiệp

Giảm chi phí CNTT là một quá trình cải tiến liên tục Dù cho tổ chức/doanh nghiệp sử dụng biện pháp nào thì tại một thời điểm có thể sử dụng mô hình mức trưởng thành (Maturity Model) [1] để xác định tổ chức/doanh nghiệp mình đang ở mức độ nào và những gì cần phải thực hiện để có thể tiến đến mức cao hơn

Trong tất các phương pháp tiếp cận giảm chi phí CNTT, mỗi bước giữ một vai trò quan trọng nhất định trong chu trình cũng như nỗ lực giảm chi phí CNTT của tổ chức Việc thực hiện một bước không thành công sẽảnh hưởng đến bước tiếp theo

Trong phạm vi giới hạn của luận văn, công trình nghiên cứu tập trung vào giai đoạn phân tích hoặc rà soát các dịch vụ, giúp xây dựng công cụ hỗ trợ đánh giá giảm chi phí CNTT Điều này được trình bày chi tiết trong chương 4 của luận văn.

QUI TRÌNH XÂY DỰNG CÔNG CỤ HỖ TRỢ ĐÁNH GIÁ GIẢM CHI PHÍ CNTT

M ụ c tiêu Trong các phương pháp tiếp cận giảm chi phí CNTT, bước phân tích đánh giá cơ hội giảm chi phí là rất quan trọng Đặc biệt, nếu người sử dụng có một công cụ hỗ trợ để đánh giá sơ bộ cho việc giảm chi phí CNTT trong giai đoạn này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian Về phía người lập trình, để hỗ trợ họ có thể thực hiện nhanh chóng và hiệu quả các công cụ hỗ trợ, họ phải cần nắm bắt trình tự các bước Vì những lý do đó, chương này sẽ tập trung vào việc phát triển một qui trình xây dựng một công cụ hỗ trợ cho việc phân tích và đánh giá giảm chi phí CNTT.

M Ụ C Đ ÍCH C Ủ A QUI TRÌNH

Qui trình xây dựng một công cụ hỗ trợ cho việc phân tích và đánh giá giảm chi phí CNTT giúp nhân viên tư vấn, nhân viên lập trình có thể nắm bắt các bước cần thực hiện, chi tiết công việc cần phải chuẩn bị và tài liệu hỗ trợ gì, theo một trình tự như thế nào để công cụđược thực hiện thành công và đạt hiệu quả mong muốn Đối với các tổ chức, cá nhân đã có những công cụ tương tự như thế, một số bước trong qui trình có thể giúp họ kiểm tra lại quá trình xây dựng có sai sót hay không như kiểm tra tính logic của các công cụ thông qua cây quyết định.

DI Ễ N GI Ả I QUI TRÌNH

Quy trình được xây dựng với 2 cấp: Cấp 1 là quy trình tổng quan giúp doanh nghiệp có cái nhìn bao quát toàn bộ quy trình, còn cấp 2 là những quy trình con trong từng bước của quy trình cấp 1.

Xây dựng cây quyết định

Xây dựng bảng tham chiếu cho cây quyết định

(6) Định nghĩa biến giá trị cơ bản cho mỗi kết quả Xi

Giải quyết bài toán sắp xếp

Hiển thị kết quả (9) Thu thập thông tin các yếu tố liên quan đến lĩnh vực dịch vụ giảm chi phí CNTT

Các thành phần liên quan đến kết quả Xi ở cây quyết định

Xử lý câu trả lời của người sử dụng công cụ

Hình 4.1 Qui trình xây dựng công cụ hỗ trợđánh giá giảm chi phí CNTT

Chú ý: Xi hay Xj được sử dụng trong qui trình này đề cập đến kết quả cuối cùng sau khi đã qua hết các nút của một nhánh cây quyết định

Bước đầu tiên trong quá trình giảm chi phí CNTT cho các dịch vụ là thu thập thông tin về các yếu tố liên quan Quá trình này bao gồm các bước nhỏ như sau:

Bước 1.1: Phạm vi dịch vụ liên quan đến yêu cầu giảm chi phí CNTT

Bước đầu tiên trong qui trình xây dựng công cụ hỗ trợ đánh giá giảm chi phí CNTT là xác định dịch vụ cần giảm chi phí để có thể tập trung vào các yếu tố có liên quan và giải quyết bài toán giảm chi phí CNTT

Kết quả của phần này là dịch vụ nào được chọn để xây dựng công cụ

Hình 4.2 Qui trình thu thập thông tin các yếu tố liên quan đến dịch vụ CNTT

Bước 1.2: Xác định các yếu tố liên quan đến phạm vi dịch vụ CNTT và cơ sở của việc rà soát dịch vụ

Các yếu tố liên quan đến phạm vi dịch vụ CNTT là rất quan trọng để có thể xây dựng được công cụ hỗ trợ ra quyết định giảm chi phí CNTT Nếu xác định không đúng yếu tố, quá trình ra quyết định sẽ không mang lại hiệu quả và không đạt được mục đích Để xác định đúng các yếu tố này, nó đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của các chuyên gia hoặc tổ chức giàu kinh nghiệm hoặc cũng có thể xem xét các báo cáo thống kê, kết quả khảo sát có giá trị Có 8 lĩnh vực dịch vụ CNTT cơ bản được đề xuất ở chương 3, được tham khảo từ quyển sách [3] và báo cáo [4] Trong đó, mỗi dịch vụ đã liệt kê các yếu tố ảnh hưởng cơ bản nhất

Xác định cơ sởđối với việc rà soát dịch vụ để giúp tổ chức có các chọn lựa phù hợp với khung thời gian và chiến lược kinh doanh

Kết quả của phần này là danh sách các yếu tố liên quan đến dịch vụ cần xây dựng và các chiến lược có thể có đối với các yếu tố này

Bước 1.3: Xây dựng tập các câu hỏi

Sau khi đã xác định các yếu tố, bước tiếp theo là chuyển các yếu tố này thành các câu hỏi tương ứng với yếu tố và các các câu trả lời có thể Câu hỏi có thểở dạng đóng (có/không) hoặc một tập các câu trả lời đề xuất Câu hỏi sử dụng trong cây quyết định không nên để mở vì sẽ khó kiểm soát được kết quả

Kết quả của phần này là một tập câu hỏi liên quan đến dịch vụ

Bước 2: Sắp xếp các câu hỏi trong tập câu hỏi đã chuẩn bị trong bước 1 Bước 2.1: Thu thập các dữ liệu để sắp xếp mức trọng yếu của các yếu trong phạm vi dịch vụ

Trong quá trình thu thập thông tin các yếu tố có liên quan và tài liệu hỗ trợ, tổ chức cần phải xác định và đánh dấu mức độ trọng yếu của từng yếu tố trong phạm vi dịch vụđang thực hiện Mức độ trọng yếu có thể thu thập từ các dữ liệu lịch sử, các báo cáo thống kê, kết quả khảo sát đáng tin cậy Kết quả của việc thu thập các thông tin này là cơ sở cho việc xác định mức ưu tiên của các câu hỏi

Mức trọng yếu phụ thuộc nhiều vào yếu tố chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

Tham khảo thêm “Bảng 2.2 Tổng kết các chiến thuật ngắn hạn, trung hạn và dài hạn” trong chương 2

Hình 4.3 Qui trình Sắp xếp các câu hỏi trong tập câu hỏi

Bước 2.2: Xác định các câu hỏi có liên quan với nhau

Một chuỗi các câu hỏi có liên quan để dẫn đến một kết quả cần phải được xác định trong bước này để chuẩn bị cho quá trình biểu diễn câu hỏi trên cây quyết định

Kết quả của bước này là bảng câu hỏi được đánh dấu là có liên quan với nhau

Bước 2.3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng câu hỏi

Việc sắp xếp thứ tự các câu hỏi sẽ giúp cho việc đánh giá kết quả trong các bước sau

Bước 3: Xây dựng cây quyết định

Cây quyết định được ứng dụng trong bài toán xây dựng công cụ này dùng để phác họa sơđồ các yếu tốảnh hưởng đến chi phí CNTT và dẫn ra một kết quả từ một chuỗi các câu hỏi Cây quyết định cũng đóng vai trò rất quan trọng trong việc kiểm chứng lại việc xây dựng bảng câu hỏi, câu trả lời và kết quả

Hình 4.4 Ví dụ cây quyết định cho một chuỗi câu hỏi Ví dụ cây quyết định cho câu hỏi 1.1 Nếu câu trả lời cho câu hỏi 1.1 là “nhỏ hơn 10%” thì câu hỏi tiếp theo sẽ là 1.1.1 (10) và nếu câu trả lời lớn hơn 10% thì câu trả lời kết quả sẽ là X3 Tiếp tục, nếu câu trả lời của câu hỏi 1.1.1 (10) là “có” thì kết quả sẽ là X1 và ngược lại, kết quả là X2 Một cách tổng quát, Xi đại diện cho khi đi qua hết các câu hỏi của 1 nhánh cây

Lần lượt phân tích và biểu diễn tất cả câu hỏi trên sơ đồ cây quyết định và kết quả tương ứng

Kết quả của bước này là sơ đồ cây quyết định Mức độ cây lớn như thế nào phụ thuộc vào số lượng câu hỏi

Bước 4: Xác định các thành phần liên quan đến kết quả Xi

Sử dụng các dữ liệu thu thập trong bước 2, xác định các thành phần liên quan đến quả Xi Nó có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các yếu tố sau:

Phạm vi quản trị CNTT bao gồm những yếu tố cơ bản được xác định ngay từ đầu, chẳng hạn như quản lý nhân sự, hoạch định chính sách về chi phí tùy ý và quản lý chi phí đi lại của nhân viên.

Mức tác động đối với dịch vụ: yếu tố này chiếm tỉ trọng như thế nào trong dịch vụ CNTT Ví dụ, chi phí nhân viên là có mức trọng yếu cao nhất trong dịch vụ quản trị nội bộ CNTT Thông thường, mức tác động được chia làm 3 cấp cơ bản: cao (3), trung bình (2), thấp (1).

Mức giảm chi có thể: thông thường được chia làm 3 cấp để có thể dễ kiểm soát như cao, trung bình và thấp.

GI Ớ I THI Ệ U CÔNG C Ụ

Công cụ này được xây dựng để hỗ trợ các tổ chức xác định các đánh giá cũng như phương hướng để giảm chi phí CNTT trong lĩnh vực quản trị nội bộ CNTT ở mức tổng quan Công cụ sẽ ở mức các câu hỏi Sau khi các câu hỏi đã được trả lời, công cụ này sẽđưa ra các hướng dẫn các khuyến nghị cần thực hiện bao gồm phạm vi, mức chi phí giảm có thể, chiến lược về thời gian, và những thách thức tiềm năng và cách thức có thểđể giảm thách thức này.

CÁC B ƯỚ C XÂY D Ự NG CHÍNH

Thu th ậ p các y ế u t ố liên quan đế n thành ph ầ n d ị ch v ụ qu ả n tr ị CNTT n ộ i

2.1.1 Các yếu tố liên quan bao gồm [7]:

Quản lý chi phí đi lại của nhân viên Hiệu quả của nhân viên CNTT Số lượng nhân viên CNTT Các qui trình quản trị CNTT Quản lý tập trung hoạt động CNTT (chương 3) Các vấn đề sau đây cần được quan tâm đối với dịch vụ quản trị nội bộ CNTT để khám phá cơ hội giảm chi phí:

Tổ chức này cần phải đạt được các mục tiêu giảm chi phí trong một khoảng thời gian ngắn

Năng suất của nhân viên không được đo lường chính thức và nghi ngờ Nhân viên hợp đồng chiếm một tỷ lệđáng kể của các nhân viên

Không có chính sách chính thức và thủ tục trong quản lý đi lại và chi phí đào tạo

Các bộ phận CNTT đã không hoàn toàn sắp xếp hợp lý các quy trình quản trị Quản lý hoạt động CNTT được phân bổở nhiều địa điểm

Các dự án không có ưu tiên dựa trên tiềm năng giảm chi phí

2.1.2 Các yếu tố sau sẽ ảnh hưởng đến việc quyết định giải pháp giảm chi phí CNTT:

Tạm ngưng chi phí tuyển dụng, chi phí đi lại, tăng lương, tiền thưởng…

Tập trung và áp đặt chính sách cho các chi tiêu không bắt buộc (tùy ý) Tập trung vào các dự án có ưu tiên và mang lại giá trịđối với hoạt động kinh doanh

Giảm việc sử dụng nhân viên hợp đồng (“Contractors”) Sa thải nhân viên

Mở rộng tầm kiểm soát của một trưởng nhóm như tăng số lượng nhân viên báo cáo đến trưởng nhóm và cho phép sa thải nhân viên quản lý chi phí cao

Thỏa thuận việc thay đổi vị trí công việc: thay vì sa thải nhân viên có kỹ năng, một lựa chọn khác là giảm giờ làm việc hoặc chuyển nhân viên chính thức thành nhân viên hợp đồng

Chiến lược trung hạn: Đào tạo nhân viên Tìm giải pháp thay thế giảm chi phí đi lại, hội thảo và đào tạo Quản trị tập trung

Tìm giải pháp quản lý nhân lực để giảm thời gian thu thập, theo dõi và tính toán

Sử dụng công cụđể tối ưu thời gian và khuyn hướng làm việc của nhân viên

Hình 5.1 Cây quyết định trong dịch vụ quản trị nội bộ CNTT

Hình 5.2 Giai đoạn sắp xếp và hiển thị kết quả

Xây d ự ng t ậ p các câu h ỏ i

Tổng cộng có 26 câu hỏi trong bộ câu hỏi, gồm 9 câu hỏi bắt buộc đầu tiên Người sử dụng sẽ trả lời các câu hỏi tiếp theo tùy thuộc vào câu trả lời của họ Bảng tham chiếu cây quyết định được cung cấp để hướng dẫn người sử dụng trả lời các câu hỏi phù hợp.

2.1 Biểu diễn các câu hỏi và kết quả liên quan trên cây quyết định

Hình 5.1 là sơ đồ cây quyết định hỗ trợ việc xây dựng công cụ đánh giá chi phí dịch vụ CNTT nội bộ

2.2 Bảng tham chiếu cây quyết định Tên cột

(1): Thứ tự của câu hỏi (2): Mã câu hỏi

(3): Mã câu hỏi trước đó mà nó dẫn đến câu hỏi hiện tại (4): Câu trả lời của câu hỏi trước đó mà nó dẫn đến câu hỏi hiện tại (5): Câu hỏi

(6): Câu trả lời có thể thứ nhất (7): Mã của câu trả lời thứ nhất (8): Thứ tự của câu trả lời thứ nhất (9): Câu trả lời có thể thứ hai

(10): Mã của câu trả lời thứ hai (11): Thứ tự của câu trả lời thứ hai

1 1.1 N/A N/A Doanh nghi ệ p c ầ n ph ả i gi ả m ngân sách (%) bao nhiêu trong vòng 12 tháng tiếp theo?

2 2.1 N/A N/A Doanh nghiệp có chính sách chính thức về chi phí cho những chi tiêu tùy ý không?

3 3.1 N/A N/A Có bất kỳ dự án nào với chi phí đáng k ể ph ả i tr ả cho đố i tác mà ch ư a đượ c ký k ế t?

4 4.1 N/A N/A Doanh nghi ệ p có thuê nhân viên

CNTT t ừ bên ngoài t ổ ch ứ c không? Có 4.1.1 16 Không 4.1.2 17 5 5.1 N/A N/A Doanh nghi ệ p có th ể nào đ áp ứ ng nhu cầu của nội bộ không nếu như giảm nhân viên CNTT?

6 6.1 N/A N/A Có bao nhiêu cấp ở bộ phận CNTT bao gồm nhân viên và quản lý? 1 nhân viên, 1 c ấ p qu ả n lý và ít nhất 1 cấp nữa

6.1.1 20 1 nhân viên và 1 c ấ p qu ả n lý

7 7.1 N/A N/A Doanh nghiệp có thể có bất kỳ cơ hội nào gi ả m chi phí nhân công mà không ph ả i sa th ả i??

8 8.1 N/A N/A Ngân sách c ủ a vi ệ c đ i l ạ i có đ áng k ể không? Có 8.1.1 24 Không 8.1.2 25

9 9.1 N/A N/A Doanh nghi ệ p có b ấ t k ỳ cách nào để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên không?

10% Hiện tại có bất kỳ vị trí chưa tuyển dụng được không? Có 1.1.1.1 28 Không 1.1.1.2 29

10% hơn Tổ chức của bạn nên tạm ngưng việc tuyển dụng nhân viên, đào tạo và chi phí xây d ự ng độ i ng ũ và l ươ ng n ế u có thể Tuy nhiên, vì bạn cần giảm nhiều hơn 10% ngân sách năm nay, việc tạm ngưng này có thể không đủ Bạn c ầ n ph ả i xem xét đế n các chi ế n l ượ c khác nh ư sa th ả i, h ủ y ti ề n th ưở ng và giảm lương

12 2.1.1 2 Có Các m ứ c phê duy ệ t cho các kho ả n chi tiêu không bắt buộc có thay đổi theo cấp lãnh đạo hay không ?

Để quản lý hiệu quả hơn chi phí CNTT, nên xây dựng chính sách cho các khoản chi tiêu không bắt buộc Chính sách này sẽ thiết lập các quy tắc quản trị, xác định cấp quản lý nào có thẩm quyền phê duyệt những khoản chi tiêu này.

14 3.1.1 3 Có Vì b ạ n có các d ự án v ớ i chi phí đ áng k ể v ớ i các bên cung c ấ p đ ã cam k ế t, bạn cần phải hủy hoặc trì hoãn các dự án không mang lại giá trị đối với hoạt độ ng kinh doanh cho đế n khi b ạ n đ áp ứ ng m ụ c tiêu gi ả m chi phí B ạ n có th ể chuy ể n nh ữ ng nhân viên đ ã đượ c chọn trong các dự án này đến các dự án có giá trị khác bởi việc đẩy nhanh t ố c độ cho các d ự án đượ c th ự c hi ệ n t ừ bên trong doanh nghi ệ p ho ặ c sa thải họ

15 3.1.2 3 Không Bạn có các dự án với chi phí từ bên trong tổ chức mà chưa cam kết không

16 4.1.1 4 Có Doanh nghiệp có hợp đồng với nhân viên CNTT bên ngoài có đầ y đủ k ỹ n ă ng mà doanh nghi ệ p có không ?

17 4.1.2 4 Không Chi ế n thu ậ t này không phù h ợ p N/A N/A N/A N/A N/A N/A 18 5.1.1 5 Có Doanh nghi ệ p nên xem xét vi ệ c gi ả m nhân viên vì doanh nghi ệ p v ẫ n có th ể đáp ứng nhu cầu dù có giảm bớt một số nhân viên Đầu tiên, xem xét các lĩnh vực thừa nhân viên Thứ hai, hãy nhìn vào thu nh ậ p t ươ ng đố i để phân lo ạ i Ví d ụ , n ế u b ạ n có ba k ỹ thu ậ t viên mạng, hãy tìm một trong số đó nổi bật để thay thế Thứ ba, nhìn vào các kỹ năng quan trọng nhất trong ng ắ n h ạ n ho ặ c trong dài h ạ n

19 5.1.2 5 Không Ho ạ t độ ng kinh doanh s ẽ ch ấ p nh ậ n vi ệ c gi ả m m ứ c d ị ch v ụ ho ặ c t ả i c ủ a CNTT không ?

20 6.1.1 6 1 nhân viên, 1 qu cấp ả n lý

Trưởng phòng CNTT có 5 người báo cáo trực tiếp hay ít hơn không? Có 6.1.1.1 38 Không 6.1.1.2 39

21 6.1.2 6 1 nhân viên và 1 c ấ p qu ả n lý

Chiến thuật này không phù hợp N/A N/A N/A N/A N/A N/A

22 7.1.1 7 Có B ạ n có tin r ằ ng nhân viên s ẵ n sàng làm tốt hơn, giảm thời gian thay vì sa thải ?

23 7.1.2 7 Không Chiến thuật này không phù hợp N/A N/A N/A N/A N/A N/A 24 8.1.1 8 Có Lý do chính yếu của ngân sách đi lại đ áng k ể ho ặ c m ở r ộ ng vi ệ c đ i l ạ i c ủ a nhân viên?

Hỗ trợ k ỹ thu ậ t 8.1.1.1 42 Công vi ệ c d ự án/ Xây d ự ng quan hệ mối

25 8.1.2 8 Không Chiến thuật này không phù hợp N/A N/A N/A N/A N/A N/A 26 9.1.1 9 Có Hệ thống theo dõi giờ làm việc của nhân viên tự động (như Web-based) hay thủ công (spreadsheet)? công Thủ 9.1.1.1 44 Tự động 9.1.1.2 45

27 9.1.2 9 Không Tổ chức của bạn cần bắt đầu sử dụng m ộ t công c ụ theo dõi th ờ i gian t ự độ ng và phân tích th ờ i gian để t ă ng hiệu quả có thể Xem nếu thời gian đang sử dụng trong các lĩnh vực mà không mang l ạ i giá tr ị cao C ầ n ki ể m ra làm vi ệ c ngoài gi ờ , đ ánh giá n ế u nó là c ầ n thi ế t Xem xét s ự v ắ ng m ặ t thường xuyên và đánh giá năng suất nhân viên Nếu bạn không kinh phí cho m ộ t công c ụ t ự độ ng, hãy b ắ t đầ u v ớ i m ộ t công c ụ th ủ công để gi ả m chi phí (ch ẳ ng h ạ n nh ư speadsheet) M ộ t khi các hệ thống theo dõi thời gian thành công trong lĩnh vực CNTT, xem xét vi ệ c s ử d ụ ng nó r ộ ng rãi h ơ n cho toàn t ổ ch ứ c

1 10 Có T ổ ch ứ c c ủ a b ạ n nên ng ư ng các chi tiêu tùy ý và các chi phí nhân sự Đầu tiên, không tiếp tục tuyển các vị trí vẫn còn trống và xem xét giảm trong công vi ệ c c ủ a d ự án để th ự c hi ệ n đ i ề u này Sau đ ó, t ạ m ng ư ng đ ào t ạ o và xây dựng đội ngũ Thứ ba, nếu cần thiết, tạm ngưng việc tăng tiền lương và tiền thưởng

2 10 Không Tổ chức của bạn nên ngưng chi tiêu tùy ý và các chi phí nhân s ự Đầ u tiên, ban hành vi ệ c t ạ m ng ư ng tuy ể n d ụ ng và sau đó tạm ngưng các chi tiêu đào tạo và xây dựng đội ngũ Sau đó, tạm ngưng việc tăng tiền lương và tiền th ưở ng n ế u c ầ n thi ế t để đ áp ứ ng các m ụ c tiêu gi ả m chi phí

1 12 Có T ổ ch ứ c c ủ a b ạ n có m ộ t nhân viên nào quản lý việc phê duyệt cho tiêu tùy ý? Có 2.1.1.1.1 46 Không 2.1.1.1.2 47 31 2.1.1.

2 12 Không T ổ ch ứ c c ủ a b ạ n nên xem xét s ử a đổ i chính sách chi tiêu tùy ý Thay đổi m ứ c phê duy ệ t theo c ấ p qu ả n lý và sau đ ó phân công m ộ t nhân viên áp đặ t nó

1 15 Có Giảm chi tiêu dự án bởi việc trì hoãn ho ặ c hu ỷ b ỏ d ự án v ớ i chi phí đ áng k ể n ộ i b ộ đ ã không đượ c cam k ế t, nh ư ng ch ỉ khi các d ự án này không ph ả i là một ưu tiên kinh doanh quan trọng

2 15 Không Chiến thuật này không phù hợp N/A N/A N/A N/A N/A N/A 34 4.1.1.

Để cắt giảm chi phí nhân viên thuê ngoài, các tổ chức có thể cân nhắc giảm bớt lực lượng lao động thuê ngoài hoặc hoàn toàn hủy bỏ hoặc trì hoãn các dự án ưu tiên thấp Những biện pháp này giúp tối ưu hóa chi phí và giải quyết các thách thức về tài chính.

Nếu đó là những dự án ưu tiên cao hơn, thay đổi nhân viên nội bộ để đả m b ả o công vi ệ c thích h ợ p

2 16 Không Doanh nghi ệ p có nhu c ầ u dài h ạ n

(nhi ề u h ơ n 1 n ă m) v ề nh ữ ng k ỹ n ă ng mà nhân viên thuê ngoài có mà trong nội bộ không có ?

1 19 Có Tổ chức của bạn nên xem xét việc giảm cấp nhân viên vì hoạt động kinh doanh ch ấ p nh ậ n gi ả m m ứ c độ d ị ch v ụ ho ặ c kh ố i l ượ ng công vi ệ c c ủ a CNTT n ế u b ạ n c ắ t gi ả m nhân viên Đầ u tiên, xem xét nhân viên tại các lĩnh vực thừa Thứ hai, nhìn vào thu nhập tương đối để phân lo ạ i Ví d ụ , n ế u b ạ n có ba k ỹ thu ậ t viên m ạ ng, hãy xem xét n ế u m ộ t ng ườ i nghỉ việc thì những nhân viên còn lại có thể thực hiện các công việc của nhân viên này hay không Thứ ba, xem xét các k ỹ n ă ng quan tr ọ ng nh ấ t trong ng ắ n hạn hoặc trong dài hạn Trong suốt quá trình này, cần phải nghĩ đến sự kết hợp các trách nhiệm và xem xét sự phối hợp giữa các vị trí của các chi nhánh

2 19 Không Bạn có thể thực tế đáp ứng nhiệm vụ gi ả m chi phí hi ệ n t ạ i mà không c ầ n gi ả m nhân viên?

1 20 Có C ấ p tr ưở ng phòng có ki ế n th ứ c h ẹ p trong việc kiểm soát chi phí quản trị lớn không ?

2 20 Không Chiến thuật này không phù hợp N/A N/A N/A N/A N/A N/A 40 7.1.1.

1 22 Maybe Xem xét việc giảm chi phí nhân viên mà không sa th ả i (ví d ụ : gi ả m đặ c quy ề n, gi ả m gi ờ , gi ả m l ươ ng, chuy ể n sang bán th ờ i gian ho ặ c tình tr ạ ng h ợ p đồng) Truyền đạt ý tưởng và nhận ph ả n h ồ i Ti ế p t ụ c, n ế u nh ậ n đượ c các ph ả n h ồ i tích c ự c N ế u b ạ n quy ế t đị nh gi ả m gi ờ , b ạ n s ẽ c ầ n ph ả i gi ả m b ớ t công việc

2 22 Không Bất kỳ nhân viên của bạn sẵn sàng để tr ở thành nhân viên h ợ p đồ ng ho ặ c quan tâm đế n công vi ệ c h ợ p đồ ng không?

1 24 H ỗ tr ợ thuật kỹ B ạ n đ ang s ử d ụ ng công ngh ệ cho phép nhân viên hỗ trợ kỹ thuật của bạn được thực hiện từ xa?

2 24 Công việc dự án/ Xây d ự ng quan hệ mối

Bạn có sẵn sàng thay thế giao tiếp qua công nghệ hội thảo, hoặc hội thảo qua Web?

1 26 Thủ công Nếu hệ thống theo dõi thời gian của nhân viên sơ sài, tự động hoá nó với m ộ t công c ụ m ớ i là ít t ố n kém (ví d ụ nh ư mã ngu ồ n m ở d ự a trên các công c ụ Web) Đả m b ả o r ằ ng d ữ li ệ u có th ể phân tích và tận dụng Phân tích thời gian và xem n ế u t ă ng hi ệ u qu ả có th ể có Nhìn để xem n ế u th ờ i gian đ ang đượ c chi tiêu trong các l ĩ nh v ự c mà không ph ả i là giá tr ị cao Tìm thêm giờ, đánh giá nếu công việc đang trả ti ề n nhân viên là h ợ p lý Theo dõi s ự v ắ ng m ặ t th ườ ng xuyên và đ ánh giá n ă ng su ấ t nhân viên

S ử d ụ ng ph ầ n m ề m Exel để xây d ự ng công c ụ

2.3 Sử dụng phần mềm Exel để xây dựng công cụ:

Exel là một phần mềm tương đối gần gũi, dễ sử dụng và thích hợp cho việc xây dựng công cụđánh giá này Sử dụng các toán tử cơ bản và điểm mạnh của các hàm trong Exel:

Hàm điều kiện: IF Hàm tìm kiếm: VLOOKUP Hàm xếp thứ tự: RANK Các hàm này đều thông dụng của phần mềm MS Exel.

GIAO DI Ệ N C Ủ A CÔNG C Ụ

Công cụ đánh giá việc quản trị nội bộ CNTT

Công c ụ này đượ c xây để h ỗ tr ợ các t ổ ch ứ c xác đị nh các ph ươ ng h ướ ng để gi ả m chi phí CNTT trong l ĩ nh v ự c qu ả n tr ị n ộ i b ộ CNTT Sau khi các câu h ỏ i đ ã đượ c tr ả l ờ i, công c ụ này s ẽ đư a ra các h ướ ng d ẫ n các hành độ ng c ầ n th ự c hi ệ n bao g ồ m ph ạ m vi, m ứ c chi phí gi ả m có th ể , chi ế n l ượ c v ề th ờ i gian, và nh ữ ng thách th ứ c ti ề m n ă ng và cách th ứ c có th ể để gi ả m thách th ứ c này

Hướng dẫn 1 Hoàn thành b ả ng câu h ỏ i 1, 2, và 3 theo th ứ t ự xu ấ t hi ệ n Đ ây là m ộ t công c ụ l ũ y ti ế n mà câu tr ả l ờ i cho câu h ỏ i trên m ộ t “ tab ” thay đổ i câu h ỏ i xu ấ t hi ệ n trên m ộ t trong ph ầ n ti ế p theo Thay đổ i các câu h ỏ i trên các “ tab ” tr ướ c đ ó ch ỉ có th ể đượ c th ự c hi ệ n b ằ ng cách m ở l ạ i các công c ụ và b ắ t đầ u t ừ s ự kh ở i đầ u c ủ a câu h ỏ i 1

2 T ấ t c ả các h ộ p đầ u vào ( đ ánh d ấ u màu xanh) đượ c yêu c ầ u để cho k ế t qu ả cu ố i cùng xu ấ t hi ệ n

3 K ế t qu ả cu ố i cùng là h ướ ng d ẫ n gi ả m chi phí bao g ồ m:

● Phạm vi D ự a trên vi ệ c tr ả l ờ i c ủ a b ạ n các câu h ỏ i, công c ụ s ẽ cho bi ế t l ĩ nh v ự c c ụ th ể trong khu v ự c d ị ch v ụ CNTT n ộ i b ộ qu ả n tr ị , trong đ ó đề ngh ị chi ế n thu ậ t c ắ t gi ả m chi phí

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 89 đượ c áp d ụ ng

● Khuyến nghị Công c ụ này s ẽ xác đị nh chi ế n thu ậ t c ụ th ể để th ự c hi ệ n để gi ả m chi phí

Nó c ũ ng s ẽ gi ả i thích t ạ i sao đề ngh ị này là thích h ợ p cho t ổ ch ứ c

● Giảm chi phí và khung thời gian S ố l ượ ng t ươ ng đố i c ủ a các kho ả n gi ả m và khung th ờ i gian mà chi ế n thu ậ t có th ể đượ c th ự c hi ệ n đề u ch ỉ ra bên c ạ nh m ỗ i chi ế n thu ậ t c ắ t gi ả m chi phí khuy ế n khích

Công cụ này còn cung cấp phương pháp để vượt qua những trở ngại có thể đi cùng với các chiến thuật được đề xuất, giúp giảm thiểu rủi ro và thách thức.

Câu hỏi quản trị CNTT nội bộ - Phần I

Hãy trả lời các câu hỏi sau bằng cách chọn trong danh sách màu xanh ở bên phải của mỗi câu hỏi Nếu bạn không chắc về một câu trả lời, chọn đáp ứng tốt nhất đại diện cho trạng thái hiện tại của tổ chức

1 Doanh nghi ệ p c ầ n ph ả i gi ả m ngân sách (%) bao nhiêu trong vòng 12 tháng ti ế p theo? Nh ỏ h ơ n 10%

2 Doanh nghi ệ p có chính sách chính th ứ c v ề chi phí cho nh ữ ng chi tiêu tùy ý không ? Có

3 Có b ấ t k ỳ d ự án nào v ớ i chi phí đ áng k ể ph ả i tr ả cho đố i tác mà ch ư a đượ c ký k ế t ? Có

4 Doanh nghi ệ p có thuê nhân viên CNTT t ừ bên ngoài t ổ ch ứ c không ? Có

5 Doanh nghi ệ p có th ể nào đ áp ứ ng nhu c ầ u c ủ a n ộ i b ộ không n ế u nh ư gi ả m nhân viên CNTT ? Có

6 Có bao nhiêu c ấ p ở b ộ ph ậ n CNTT bao g ồ m nhân viên và qu ả n lý ? 1 nhân viên và 1 c ấ p qu ả n lý

7 Doanh nghi ệ p có th ể có b ấ t k ỳ c ơ h ộ i nào gi ả m chi phí nhân công mà không ph ả i sa th ả i nhân viên CNTT? Không

8 Ngân sách c ủ a vi ệ c đ i l ạ i có đ áng k ể không ? Không

9 Doanh nghi ệ p có b ấ t k ỳ theo dõi nào v ề th ờ i gian làm vi ệ c c ủ a nhân viên không? Không

Câu hỏi về quản trị CNTT nội bộ - Phần II

Hãy trả lời các câu hỏi sau bằng cách chọn trong danh sách màu xanh ở bên phải của mỗi câu hỏi Nếu bạn không chắc về một câu trả lời, chọn đáp ứng tốt nhất đại diện cho trạng thái hiện tại của tổ chức

1 Hi ệ n t ạ i có b ấ t k ỳ v ị trí ch ư a tuy ể n d ụ ng đượ c không ? Có

2 Các m ứ c phê duy ệ t cho các kho ả n chi tiêu không b ắ t bu ộ c có thay đổ i theo c ấ p lãnh đạ o hay không? Có

3 Doanh nghi ệ p có h ợ p đồ ng v ớ i nhân viên CNTT bên ngoài mà có đầ y đủ k ỹ n ă ng mà doanh nghi ệ p đ ã có không?

Câu hỏi quản trị CNTT nội bộ - Phần III

Hãy trả lời các câu hỏi sau bằng cách chọn "drop down" màu trắng ở bên phải của mỗi câu hỏi Nếu bạn không chắc về một câu trả lời, chọn đáp ứng tốt nhất đại diện cho trạng thái hiện tại của tổ chức

1 T ổ ch ứ c c ủ a b ạ n có m ộ t nhân viên nào qu ả n lý vi ệ c phê duy ệ t cho tiêu tùy ý? Không

Các chiến thuật hàng đầu ở tổ chức đối với quản trị CNTT nội bộ

Chiến thuật giảm chi phí tin học bao gồm: Kiểm soát chi phí phần mềm (thông qua việc đàm phán hợp đồng cấp phép dài hạn, sử dụng phần mềm nguồn mở), Kiểm soát chi phí phần cứng (thông qua việc sử dụng thiết bị đã qua sử dụng, hợp nhất các máy chủ), Kiểm soát chi phí nhân công (thông qua tự động hóa, đào tạo chéo), Kiểm soát chi phí nhà cung cấp (thông qua việc đánh giá và đàm phán hợp đồng, tận dụng các mối quan hệ hiện có), Kiểm soát chi phí bảo trì (thông qua hợp đồng bảo trì phòng ngừa, giám sát hệ thống từ xa), Kiểm soát chi phí năng lượng (thông qua quản lý nguồn điện, sử dụng máy chủ tiết kiệm năng lượng), Kiểm soát chi phí đào tạo (thông qua việc sử dụng tài liệu trực tuyến, đào tạo nội bộ).

Nếu bạn chỉ cần giảm bớt một phần trong ngân sách của bạn, nó có thể không cần thiết cho bạn để thực hiện tất cả các kiến nghị đề xuất

Phạm vi: Mức giảm Thời gian Khuyến nghị: Rủi ro và thách thức:

Gi ả m chi phí d ự án Cao Ng ắ n h ạ n

Vì b ạ n có các d ự án v ớ i chi phí đ áng k ể v ớ i các bên cung c ấ p đ ã cam k ế t, b ạ n c ầ n ph ả i h ủ y ho ặ c trì

Khi các d ự án ư u tiên, b ạ n có nguy c ơ lãng phí th ờ i gian b ằ ng cách c ố g ắ ng để x ế p h ạ ng danh m ụ c đầ u t ư toàn

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 91 hoãn các d ự án có giá tr ị không đ áng k ể đố i v ớ i ho ạ t độ ng kinh doanh cho đế n khi b ạ n đ áp ứ ng m ụ c tiêu gi ả m chi phí B ạ n có th ể chuy ể n nh ữ ng nhân viên đ ã đượ c ch ọ n trong các d ự án này đế n các d ự án có giá tr ị khác b ở i vi ệ c đẩ y nhanh t ố c độ cho các d ự án đượ c th ự c hi ệ n t ừ bên trong doanh nghi ệ p ho ặ c sa th ả i h ọ b ộ d ự án c ủ a b ạ n theo giá tr ị kinh doanh Thay vào đ ó, t ậ p trung vào vi ệ c x ế p h ạ ng các d ự án có giá tr ị kinh doanh ít nh ấ t (có th ể là l ợ i ích h ữ u hình ho ặ c vô hình) Vì b ạ n s ẽ ph ả i h ủ y b ỏ ho ặ c trì hoãn m ộ t s ố d ự án, b ạ n s ẽ không có đượ c giá tr ị kinh doanh ti ề m n ă ng t ừ các d ự án này

Gi ả m nhân viên h ợ p đồ ng Cao Ng ắ n h ạ n

T ổ ch ứ c c ủ a b ạ n có m ộ t c ơ h ộ i để gi ả m chi tiêu cho nhân viên h ợ p đồ ng

C ắ t gi ả m nhân viên h ợ p đồ ng và sau đ ó h ủ y b ỏ ho ặ c trì hoãn các d ự án đ ã đượ c ch ỉ đị nh có ư u tiên th ấ p N ế u đ ó là nh ữ ng d ự án có ư u tiên cao h ơ n, thay đổ i nhân viên n ộ i b ộ để đả m b ả o công vi ệ c thích h ợ p

Khi doanh nghiệp ký hợp đồng với nhân viên hợp đồng thuê ngoài, nhân viên của bạn có thể lo lắng rằng họ sẽ là người tiếp theo Quản lý việc này bằng cách trao đổi thông tin liên tục với nhân viên của bạn Khi ký hợp đồng với nhân viên hợp đồng bên ngoài, hãy nhớ để giữ quan hệ tốt với họ, trong trường hợp bạn muốn thuê họ sau khi tình hình tài chính của bạn được cải thiện.

K Ế T QU Ả

Dựa trên các bước qui trình được mô tả trong chương 4, công cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí CNTT đã xây thành công

Một sốđiểm đáng lưu ý trong quá trình xây dựng công cụ như sau:

Bước xác định các yếu tố liên quan đến dịch vụ rất quan trọng Nếu hiểu sai các yếu tố, xác định không đúng các mức độảnh hưởng của yếu tốđối với dịch vụ thì kết quả sẽ hiện thị sai theo

Cây quyết định thể hiện rất rõ tính logic từ các câu hỏi cho đến kết quả Sử dụng cây quyết định để hỗ trợ xây dựng công cụ là hoàn toàn hợp lý Tuy nhiên, cũng phải cần bảng tham chiếu để diễn giải thêm cho cây quyết định vì trên cây quyết định không thể biểu diễn hết được mối liên quan của các câu hỏi

Bảng tham chiếu cũng rất quan trọng, dựa vào đó người thiết kế/lập trình có thể viết chương trình dễ dàng hơn

Công cụ xây dựng trên phần mềm đơn giản là Excel nhưng vẫn đạt được mục đích đề ra và không tốn nhiều thời gian xây dựng Công cụ này tận dụng các điểm mạnh của Excel như: liên kết giữa các "sheet", sử dụng hàm "vlookup", hàm điều kiện IF và tính năng sắp xếp "rank".

Về phía người sử dụng, sau khi điền các câu hỏi đã được hoàn chỉnh, kết quả thể hiện sẽ rất hữu ích cho họđể có các hành động tiếp theo và các rủi ro có thể gặp phải tương ứng

Kết quả nghiên cứu chứng minh rằng qui trình này không chỉ có thể áp dụng để xây dựng các công cụ giúp giảm chi phí CNTT, mà còn có thể mở rộng sang nhiều ứng dụng khác trong tương lai.

KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI

K Ế T LU Ậ N

Cây quyết định đã được sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực đặc biệt trong lĩnh vực nghiên cứu và phân tích, đánh giá kinh tế Trong đề tài này, cây quyết được sử dụng trong một lĩnh vực khác – lĩnh vực phân tích đánh giá chi phí CNTT

Từ khái niệm cơ bản với các ưu điểm nổi bật, đề tài đã đưa cây quyết định vào qui trình xây dựng các công cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí CNTT, đặc biệt trong phân tích giảm chi phí CNTT – một trong những mối quan tâm hàng đầu của các tổ chức, doanh nghiệp và nhà quản trị CNTT Đây là một ứng dụng hoàn toàn mới của cây quyết định và chưa được khai thác

Với sự nỗ lực, đề tài đã thực hiện được các điểm sau mặc dù thời gian cũng như tài liệu tham khảo hạn chế về lĩnh vực này:

Khẳng định sự nắm rõ các thành phần CNTT, dịch vụ CNTT và các chiến lược giảm chi phí CNTT tương ứng, hiểu rõ cây quyết định và ưu điểm của nó (chương 2)

Dựa trên những yếu tố nêu trên, quá trình xây dựng quy trình tổng quát để phát triển một công cụ hỗ trợ phân tích đánh giá chi phí đã được thực hiện thành công.

Qui trình mô tả được các bước chi tiết cần phải thực hiện và các điểm lưu trong mỗi bước Nó không quá khó cho người sử dụng để nắm bắt các bước Đây là một qui trình chưa được phát triển trong bất kỳ tài liệu nào (chương 4)

Qui trình đã được kiểm chứng qua việc áp dụng cho việc phát triển công cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá giảm chi phí CNTT trong dịch vụ quản trị CNTT nội bộ Công cụ được xây dựng bằng MS Exel, một phần mềm văn phòng đơn giản, dễ dàng sử dụng và không tốn nhiều thời gian Qui trình có thểđược áp

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 94 dụng tương tự cho việc phát triển công cụ hỗ trợ cho các dịch vụ giảm chi phí CNTT còn lại Việc áp dụng thành công cũng đã minh chứng cho qui trình đưa ra mang tính hợp lý, sự liên quan của các bước trong qui trình và có mục đích một cách rõ ràng Công cụ này cũng đã được sử dụng trong thực tế bởi nhân viên tư vấn chi phí CNTT cho một số khách hàng ở Việt Nam Nó đã giúp cho nhân viên tư vấn thấy được một cách tổng quát các khuyến nghịứng với phạm vi dịch vụ này và đã đề xuất cho khách hàng các cách có thể thực hiện giảm chi phí và các rủi ro có thể gặp phải (chương 5)

Về ý nghĩa thực tiễn sau khi thực hiện đề tài: Qui trình sẽ là nền tảng cơ bản cho việc phát triển các công cụ hỗ trợ công việc thực tiễn hằng ngày cho các nhà quản trị, tư vấn hoặc bất kỳ một tổ chức muốn áp dụng Đặc biệt, nhiều nhà tư vấn có thể dễ dàng xây dựng công cụ và ứng dụng cho các công việc lặp đi lặp lại hằng ngày để giảm thời gian làm việc cũng như việc đúc kết kinh nghiệm Đối với công cụ hỗ trợ phân tích đánh giá dịch vụ quản trị CNTT nội bộ:

Về tổ chức: tổ chức là người sử dụng công cụ sẽ biết được các khuyến nghị cho tổ chức như thế nào và các việc cần làm để có thể giảm chi phí CNTT và các rủi ro có thể gặp phải Điều này thực sự có ích cho người sử dụng

Về nhà tư vấn: người tư vấn sẽ xem xét đề xuất như thế nào và rủi ro tương ứng với các đề xuất đó

Với các lập trình viên, nhờ quy trình và kết quả của từng bước thực hiện mà công việc lập trình sẽ thuận lợi và nhanh chóng Các thông số này giúp lập trình viên có một đặc tả chi tiết cho bài toán, giúp họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Những điểm chưa thực hiện trong quá trình thực hiện đề tài:

Việc sử dụng công cụ Exel để phân tích chi phí CNTT gặp nhiều hạn chế và thiếu sự linh hoạt Do đó, đề tài này được thực hiện để xây dựng một công cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí CNTT bằng ngôn ngữ lập trình, cho phép tùy chỉnh linh hoạt và xử lý dữ liệu hiệu quả hơn.

H ƯỚ NG PHÁT TRI Ể N ĐỀ TÀI

phí CNTT Chi phí CNTT là mối quan tâm của hầu hết tổ chức/doanh nghiệp Giảm chi phí CNTT vẫn tiếp tục trong bất kỳ giai đoạn kinh tế suy thoái hay tăng trưởng Hiện tại đề tài mới tập trung vào giai đoạn phân tích trong các phương pháp luận giảm chi phí CNTT Để có thể thành công trong việc giảm chi phí CNTT, nó đòi hỏi phải thực hiện đầy đủ các bước trong phương pháp luận và thực hiện như thế nào (như sử dụng công cụ hỗ trợ) đểđạt được mục tiêu giảm chi phí CNTT Đây cũng là một hướng để phát triển đề tài

2.2 Hướng thứ 2: Xây dựng và tổng hợp các công cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá sử dụng ngôn ngữ lập trình

Liên quan đến việc áp dụng qui trình trong phát triển công cụ hỗ trợ, đề tài chỉ mới thực hiện cho một loại dịch vụ CNTT trong 8 loại dịch vụ CNTT cơ bản đề cập trong chương 2 Do đó, bước phát triển tiếp theo là xây dựng cho tất cả các loại dịch vụ CNTT còn lại và tích hợp thành một bộ công cụ hoàn chỉnh và kết hợp với việc sử dụng ngôn ngữ lập trình

2.3 Hướng thứ 3: Ứng dụng cây quyết định trong kiểm toán CNTT

Trong quá trình thực hiện đề tài, với cây quyết định, học viên thực hiện nhận thấy rằng cây quyết định sử dụng rất nhiều trong công việc kiểm toán CNTT Khi kiểm toán tài chính trong thời đại CNTT ngày nay, khách hàng hầu hết sử dụng hệ thống CNTT để hỗ trợ công việc kinh doanh hằng ngày và báo cáo tài chính được tạo ra từ hệ thống như hình 6.1 Do đó, kiểm toán CNTT đóng vai trò quan trọng trong kiểm toán tài chính để đánh giá thực sự hệ thống của khách hàng có đáng tin cậy hay không thông qua đánh giá kiểm soát CNTT tổng quát và kiểm soát ở mức nghiệp vụ Trong quá trình kiểm toán CNTT, một nhân viên kiểm toán hay gặp phải vấn đềđánh

Khi kiểm soát CNTT phát hiện ra vấn đề, đánh giá mức độ nghiêm trọng và tác động của vấn đề là rất quan trọng Tiếp theo, cần xác định các biện pháp khắc phục phù hợp, chẳng hạn như thực hiện hành động khắc phục hoặc cập nhật chính sách và thủ tục Quá trình đánh giá và xử lý vấn đề này rất quan trọng để duy trì tính hiệu quả của kiểm soát CNTT và đảm bảo sự liên tục của hoạt động kinh doanh.

Các khoản mục trong báo cáo tài chính

Rủi ro từ việc sử dụng hệ thống Kiểm soát ở mức nghiệp vụ Kiểm soát tự động từ hệ thống

Sử dụng các báo cáo từ hệ thống Kiểm soát thủ công Rủi ro từ việc xử lý giao dịch

Giao dịch, qui trình nghiệp vụ

Hạ tầng và hệ thống Dữ liệu tài chính Môi trường CNTT

Kiểm soát CNTT tổng quát Các kiểm soát khác

Các yêu cu c a c s dn liu (Financial Statement Assertion)

- Hiện hữu (Existence) - Quyền và nghĩa vụ (Rights &

Obligations) - Chính xác (Accuracy) -Đánh giá (Valuation) -Đầy đủ

(Completeness) -Trình bày và thuyết minh (Presentation and Disclosure)

Ứng dụng cây quyết định trong kiểm tra tổng quát CNTT sẽ phát triển theo hướng liên kết chặt chẽ hơn với báo cáo tài chính Cụ thể, cây quyết định sẽ được sử dụng để phân tích và đánh giá rủi ro liên quan đến CNTT đối với báo cáo tài chính, cũng như hỗ trợ các kiểm toán viên trong quá trình đưa ra ý kiến kiểm toán về báo cáo tài chính.

Khi phát hiện một vấn đề trong kiểm soát CNTT:

Lỗi này có nghiêm trọng hay không Nếu không nghiêm trọng, lỗi không ảnh hưởng đến dữ liệu của báo cáo tài chính

Nếu lỗi này nghiêm trọng thì xem xét: Khách hàng có kiểm soát CNTT nào khác không? (1) Nếu có thì kiểm tra bằng chứng và nếu bằng chứng này thõa mãn mong như mong đợi thì không ảnh hưởng đến dữ liệu của báo cáo tài chính Ngược lại bằng chứng không thõa mãn, phải làm bước tiếp theo là đánh giá của lỗi này thuộc phạm vi nào của dữ liệu tài chính để từđó đội ngũ kiểm toán tài chính có thể có các cách tiếp cận khác để giảm thiểu rủi ro

Nếu khách hàng có bằng chứng chứng tỏ lỗi không ảnh hưởng đến dữ liệu tài chính thì kiểm tra bằng chứng Bước tiếp theo như (1) ở trên

Nếu khách hàng không có kiểm soát hay bằng chứng nào để chứng tỏ lỗi này không ảnh hưởng đến dữ liệu tài chính, kiểm toán CNTT sẽ phải tự tìm kiếm và kiểm tra bằng chứng Bước tiếp theo như (1) ở trên

Vấn đề gặp phải trên đây sử dụng cách mô tả như vậy rất khó nắm bắt và kiểm chứng tính hợp lý Do đó, nó có thể biểu diễn trên cây quyết định và phát triển công cụđơn giản để hỗ trợđánh giá cũng là một hướng đi khác cho đề tài

GI Ớ I THI Ệ U ĐỀ TÀI 1 1 GI Ớ I THI Ệ U ĐỀ TÀI 1 2 M Ụ C TIÊU ĐỀ TÀI 1 3 Ý NGH Ĩ A KHOA H Ọ C VÀ Ý NGH Ĩ A TH Ự C TI Ễ N 2 4 GI Ớ I H Ạ N C Ủ A ĐỀ TÀI 2 CH ƯƠ NG 2 3 C Ơ S Ở LÝ THUY Ế T V Ề CÁC THÀNH PH Ầ N CNTT VÀ CÂY QUY Ế T ĐỊ NH 3

1 CÁC THÀNH PH Ầ N CNTT VÀ CHI Ế N L ƯỢ C GI Ả M CHI PHÍ THEO CÁC

THÀNH PH Ầ N CNTT 3 1.1 Ứ ng d ụ ng ho ạ t độ ng kinh doanh 4 1.2 H ạ t ầ ng k ỹ thu ậ t 15 1.3 Qui trình CNTT 18 1.4 T ổ ch ứ c CNTT 25 2 CÂY QUY Ế T ĐỊ NH 34 2.1 Đị nh ngh ĩ a cây quy ế t đị nh 34 2.2 Ứ ng d ụ ng c ủ a cây quy ế t đị nh 35 3 K Ế T CH ƯƠ NG 40 CH ƯƠ NG 3 42 CÁC PH ƯƠ NG PHÁP TI Ế P C Ậ N GI Ả M CHI PHÍ CNTT 42 1 PH ƯƠ NG PHÁP LU Ậ N GI Ả M CHI PHÍ CNTT “COST–TO – SERVE” 42 1.1 Gi ớ i thi ệ u ph ươ ng pháp lu ậ n 42 1.2 Ph ươ ng pháp lu ậ n gi ả m chi phí CNTT “cost–to – serve” 44

2 PH ƯƠ NG PHÁP TI Ế P C Ậ N GI Ả M CHI PHÍ CNTT NH Ư M Ộ T D Ự ÁN CHÍNH TH Ứ C 53 2.1 Thi ế t l ậ p m ụ c tiêu 54 2.2 Thu th ậ p thông tin 54 2.3 Phân tích 55 2.4 Xác đị nh và ư u tiên các hành độ ng 55 2.5 Th ự c thi 56 2.6 Giám sát và c ả i ti ế n 56 3 K Ế T CH ƯƠ NG 57

Quy trình xây dựng công cụ hỗ trợ đánh giá giảm chi phí CNTT được trình bày trong chương 5 của báo cáo Quy trình này nhằm mục đích cung cấp hướng dẫn từng bước về cách thiết kế và triển khai một công cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc đánh giá các cơ hội giảm chi phí CNTT Quy trình bao gồm các giai đoạn xác định mục tiêu, xác định tham số, thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu và báo cáo kết quả Bằng cách tuân theo các bước được trình bày trong quy trình này, các tổ chức có thể tận dụng tối đa công cụ hỗ trợ để cải thiện hiệu quả chi phí CNTT của mình.

2.1 Thu th ậ p các y ế u t ố liên quan đế n thành ph ầ n d ị ch v ụ qu ả n tr ị CNTT n ộ i b ộ 70 2.2 Xây d ự ng t ậ p các câu h ỏ i 74 2.3 Bi ể u di ễ n các câu h ỏ i và k ế t qu ả liên quan trên cây quy ế t đị nh 74 2.4 B ả ng tham chi ế u cây quy ế t đị nh 74 2.5 S ử d ụ ng ph ầ n m ề m Exel để xây d ự ng công c ụ : 88 3 GIAO DI Ệ N C Ủ A CÔNG C Ụ 88 4 K Ế T QU Ả 91 CH ƯƠ NG 6 93 K Ế T LU Ậ N VÀ H ƯỚ NG PHÁT TRI Ể N ĐỀ TÀI 93 1 K Ế T LU Ậ N 93 2 H ƯỚ NG PHÁT TRI Ể N ĐỀ TÀI 95

Công nghệ thông tin (“CNTT”) là một thành phần quan trọng trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp và đặc biệt trong nền kinh tế hiện đại, công nghệ thông tin được các doanh nghiệp ứng dụng rộng rãi để hỗ trợ mọi hoạt động doanh nghiệp nhằm cải tiến quy trình quản lý; giám sát chi phí; tăng cường cạnh tranh,…CNTT liên tục phát triển và thay đổi Theo các nghiên cứu thống kê của một số công ty khảo sát hàng đầu, chi phí dành cho công nghệ thông tin hằng năm là rất lớn [3] [8] (tham khảo thêm phần phụ lục 01) trong khi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp chưa thấy được giá trị thực tế mà nó mang lại cho các hoạt động kinh doanh Đầu tư vào công nghệ thông tin mà không có chiến lược sẽ dẫn đến sự thất bại trong việc hỗ trợ các chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp

Chi phí CNTT là mối quan tâm rất lớn của các nhà lãnh đạo tổ chức và doanh nghiệp Làm sao có thể kiểm soát và xa hơn nữa là giảm chi phí CNTT trong khi vẫn đảm bảo khả năng hỗ trợ hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp, đảm bảo khả năng cạnh tranh với đối thủ ? Nhiều nhà quản trị CNTT mong muốn giảm có thể giảm chi phí CNTT nhưng chưa có một phương pháp rõ ràng để hỗ trợ Có nhiều nhà quản trị, tư vấn và tổ chức có rất nhiều kinh nghiệm trong phương pháp luận giảm chi phí lẫn kinh nghiệm thực tế muốn sử dụng kinh nghiệm tích lũy của họ chia sẻ cho các đối tượng khác Cũng có nhiều nhà tư vấn muốn sử dụng kinh nghiệm của mình xây dựng một công cụ hỗ trợ cho một công việc lặp đi lặp lại thường xuyên

Tiêu đề	Ứng dụng cây quyết định hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí CNTT
Tác giả	Võ Minh Tùng
Người hướng dẫn	TS. Huỳnh Tường Nguyên
Trường học	Đại học Quốc gia TP. HCM
Chuyên ngành	Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Thể loại	Luận văn thạc sĩ
Năm xuất bản	2011
Thành phố	Tp. HCM

Định dạng
Số trang	212
Dung lượng	2,37 MB