bài giữa kỳ môn đàm phán trong thu mua đề bài các bước chuẩn bị đàm phán trong hợp đồng ngoại thương

Với đề tài “Các bước chuẩn bị đàm phán hợp đông ngoại thương” chúng ta sẽ cùng tìm hiểu sâu và phân tích các vấn đề liên quan đến chủ đề này đề có thể có được những bước chuẩn bị tốt nhấ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG KHOA KINH DOANH THƯƠNG MẠI

Y VLU | DAI HOC VAN LANG

BAI GIUA KY MON DAM PHAN TRONG THU MUA

STT HỌ VÀ TÊN Phan Vũ Thảo Uyên Phạm Khánh Quỳnh Lê Phương Thảo Nguyễn Thị Ánh Tuyết Hồ Thị Thu Thảo

Tô Yến Vy

Hoàng Khánh Nhân Nguyễn Thị Yến Nhi Đoàn Thảo Nguyên Võ Kim Ngân

MỤC LỤC

L CAC GIAI DOAN CHUAN BI TRONG ĐÀM PHÁN

4

của thế kỹ trước và khoa học công nghệ, trí tuệ nhân tạo của xã hội ngày nay đã mang thế giới chúng ta đến một “cộng đồng chung” không sự phân cách Và như một sự hiển nhiên cần thiết, bên cạnh sự xích lại và hợp tác với nhau: về tất cả các lĩnh vực như quân sự, ngoại giao, giáo dục, quốc phòng giữa các quốc gia, các dân tộc trên

toàn thế giới với nhau thì trong lĩnh vực kinh tế các nước đặt quan hệ, bắt tay hợp tác và “chào đón” nhau là điều không thế tránh khỏi

Khi mà nền kinh tế của một quốc gia mở cửa, đồng nghĩa với việc có nhiều cơ hội và công thức cho tất cả các doanh nghiệp trong nước Mở ra trước “mắt” các Doanh nghiệp đó là cả một thị trường hoàn toàn mới, với những đối tác mới, những con người mang đến cho họ những thương vụ và những hợp đồng “béo bở” nhưng cũng đầy “cam bay” Vạn sự khởi đầu nan - khởi đầu mới luôn khó Điều quan trọng là việc làm sao để cho các doanh nghiệp trong nước “chân ướt chân ráo” có thể tìm được những hợp đồng ngoại thương, tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng mà không phải bị thua thiệt Với đề tài “Các bước chuẩn bị đàm phán hợp đông ngoại thương” chúng ta sẽ cùng tìm hiểu sâu và phân tích các vấn đề liên quan đến chủ đề này đề có thể có được những bước chuẩn bị tốt nhất cho cuộc gặp gỡ, đàm phán với một đối tác nước ngoài về một hợp đồng ngoại thương Người xưa có dạy “biết mình, biết ta, bách chiến bách thắng” Khi gặp một đối tác mới,việc làm sao hiểu người hiểu mình ,cùng với sự chuân bị chu đáo ban đầu, đây chính là chia khóa mở ra cánh cửa thành công cho những người tiên phong nhưng sáng suốt

Vậy Theo các bạn thế nào là đàm phán? Đàm phán đồng ngoại thương: “Đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là một loại đàm phán trong đó có ít nhất hai bên chủ sở hữu có thê có trụ sở thương mại ở những nước khác nhau tham gia cuộc đàm phám đề xác định hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, hoặc tài sản là đối tượng của hợp đồng ở nước ngoài đối với các bên hay sự kiện pháp lý làm việc phát sinh, thay đôi, kết nối chấm đứt giao dịch ở nước ngoài đối với các bên

1 Giai doan chuan bi

- - Ngôn ngữ: tốt nhất là người đàm phán nên am hiểu thông thạo ngôn ngữ của đôi tác hoặc sử dụng phiên dịch

Trường hợp sử dụng phiên dịch nên: - Trinh bay so lược nội dung cho người phiên dịch - Nói rõ và chậm

- _ Không sử dụng tiếng địa phương hoặc tiếng lóng - Thời gian nói từ I đến 2 phút

- _ Cho phép người phiên dịch có thời gian hiệu rõ nghĩa

- Không ngắt lời - Co gang su dung cau don - Thém cw chi diéu b6 trong qua trinh n6i - Khindi nhin thang déi tác

- Không nên đàm phán quá 2 giờ đống hồ Nếu kéo đài nên sử dụng 2 phiên dich,

Hàng hóa: tìm hiểu kỹ về thương phẩm, tính chất hóa lý của sản phẩm cũng như những yêu câu của thị trường về sản phâm đó như phẩm chât, bao bì

Nắm vững tình hình sản xuất sản phẩm đó của đối tác như thời vụ, khả năng nguyên vật liệu, tay nghê công nhân

- _ Vòng đời (chu kỳ) của sản phẩm -_ Giá của các công ty cạnh tranh - _ Tỉnh hình tỷ suât ngoại tệ Thông tin về thị trường - - Thông tin sơ lược về đất nước, con người, tỉnh hình chính trỊ, văn hóa của đối tác - _ Thông tin kinh tế cơ bản

- Cơ sở hạ tầng - _ Chính sách ngoại thương - _ Hệ thống ngân hàng, tín dụng

- _ Điều kiện vận tải, tình hình giá cước

- _ Thông tin liên quan về sản phẩm chính của mình tại thị trường đối tác

Tìm hiểu đối tác

- _ Thực lực của đối tác - - Nhu cầu và ý định của đối tác - - Lực lượng tham dự của đối tác -_ Bên cạnh đó, cán bộ đàm phán cần phải nắm vững - _ Thông tin về bản thân của công ty mình - _ Thông tin cạnh tranh trong và ngoài nước - _ Dự đoán xu hướng biến động giá cả Chuẩn bị năng lực

Chuẩn bị năng lực cho chuyên gia đàm phán: - Kiến thức: nhà đám phán giỏi đồng thời phải là nhà thương mại, luật sư, nhà ngoại

giao, nhà tâm lý, giói ngôn ngữ và có kiến thức về kỹ thuật văn hóa - Pham chat tâm lý

- C6 ky nang dam phan tot: co kha nang dat minh vao quan diém cua ngwoi khac, diễn đạt ý tưởng chính xác, thuyết phục và độ nhạy cảm đề cảm nhận tốt - _ Kỹ năng giao tiếp tốt: lắng nghe, đặt câu hỏi, diễn thuyết, giao dich bằng thư và kỹ

năng øiao dịch thông thường Tổ chức đoàn đàm phán: Thành phần của đoàn phải hội đủ các chuyên gia của cả 3 lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật và thương mại Trong đó thương mại là quan trọng nhât nên thường là chuyên g1a thương mại làm trưởng đoàn

- Thời gian và địa điểm:

- Lập kế Hoạch dự án: Một dự án kinh doanh thường gồm những nội dung co bản như: Tình hình hàng hóa, thị trường và khách hàng, dự đoán hướng biên động của thị trường, xác định thời cơ mua bán, phương hướng thị trường và thương nhân, đặt ra mục tiêu (tôi đa và tôi thiêu), biện pháp hành động cụ thê, sơ bộ đánh giá hiệu quả

Đề xây dựng dự án kinh doanh cần tiến hành các bước sau: Bước 1: Đánh giá tông quát tỉnh hình thị trường và thương nhân Phân tích những khó khăn, thuận lợi trong kinh doanh

Bước 2: Lựa chọn các mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh (phải chứng minh sự lựa chọn của mỉnh là đúng trên cơ sở phân tích tỉnh hình thực tế) Bước 3: Đề ra mục tiêu: phải là những mục tiêu cu thé, bang sé liệu rõ ràng: - sẽ bán (mua) bao nhiêu hàng, với g1á cả bao nhiều, - sẽ thâm nhập vào thị trường nào? Mua (ban) voi ai ?

Bước 4: Đề ra biện pháp thực hiện Những biện pháp này là những công cụ, để đạt tới những mục tiêu đề ra Bao gồm những biện pháp trong nước (như: đầu tư vào sản xuất, cải tiễn bao bì, tăng giá thu mua ) và những biện pháp ở ngoài nước như: đây mạnh quảng cáo, lập chí nhánh nước ngoài, mở rộng mạng lưới đại ly

Bước 5: Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh thông qua việc tính một loạt các chỉ tiêu Những chỉ tiêu chủ yêu là: tỷ suât ngoại tệ, thời gian hoàn vốn, điểm hoàn vốn v.v

2.Giai đoạn tiếp xúc

Đây là bước đề bạn có thê vận dụng những gì đã chuẩn bị ở giai đoạn I Kết hợp những gì đã tìm hiểu qua các kênh gián tiếp và cảm nhận của cuộc gặp gỡ trực tiếp đề đưa ra những nhận định về họ

Những thông tin bạn thu thập được ở bước l có thể đúng có thể sai, vi vay khi tiếp xúc bạn cân phải biết đánh giá đâu là những thông tin chính xác về họ đê đưa ra những quyết định cho chính xác

Tuy nhiên, đừng làm không khí tiếp xúc quá căng thăng, hãy tạo cơ hội đề 2 bên có thé niém no giao tiép với nhau, từ đó mọi chuyện cũng sẽ dé dang được giải quyệt hơn Tạo không khí tiếp xúc, thăm đò đối tác, sửa lại kế hoạch (nếu cần)

Đề thực hiện tốt, chúng ta cần phải làm:

- _ Khai thác thông tin đề hiểu biết lần nhau Nhập đề tốt: chuyền tải thông tin mong muốn đến đối tác, tạo không khí tiếp xúc tốt và thăm dò vị trí của đôi tác

Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau Gồm: - _ Khai thác thông tin

- Kiêm tra những gi đã làm được - _ Điệu chỉnh lại kê hoạch nêu cân 3.Giai đoạn đàm phán

Đây sẽ thời điểm để đưa ra những lời để nghị Hãy lưu ý những yêu cầu này cần phải hợp lý

việc người nghe hiệu sai ý định của bạn Khi bước vào bàn đảm phán trong kinh doanh, bạn phải hiểu rằng bên nào cũng muốn dành được phân lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp của họ Đây là một nhu cầu chính đáng

Tuy nhiên, đề buồi thương lượng diễn ra tốt đẹp nhất thì cả 2 bên phải bỏ đi một SỐ cái lợi của bạn thân, cùng hướng tới mục đích chung thì mọi chuyện mới dién ra suôn sẻ được

- _ Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bảy yêu cầu của họ - Nhận và đưa ra nhượng bộ

- _ Phá vỡ những bê tắc: có thê đơn phương phá vỡ hoặc mượn bên trung gian thử 3

- _ Tiến tới thỏa thuận: giai đoạn này rất tỉnh tế vì thế người đàm phán cần hết sức bình tĩnh, tập trung, sử đụng các kỹ thuật đề đạt được thỏa thuận tốt nhất có thê

II QUY TRINH DAM PHAN

1 Giai đoạn chuẩn bị đàm phán Đây được coi là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định 80% kết quả đàm phán trong giai đoạn này, nhà đàm phán phải chuân bị kỹ năng về 3 mặt sau:

Thu thập thông tin về: - - Mục đích của đôi phương - _ Đối phương là ai và đại điện cho đối phương là người như thế nào - Những thông tin gì có thế cung cấp cho đối phương

- _ Khuynh hướng thị trường ra sao - _ Đối phương biết những thông tin gi vé minh, biết đến đâu -_ Và những thông tin cân thiệt khác

Chuân bị chiến lược: - _ Xác định tư duy chủ đạo của mình là tư duy chiến lược ( stratepic thinking) hay

tư duy tng pho ( ineremental thinking) - Xac định thái độ của mình sẽ dùng trone thương lượng: Hăng hái, nhiệt tình

hay lãnh đạm, thờ ơ, đơn giản và thúc ép hay lạnh nhạt và xa lánh Chuẩn bị kế hoạch:

-_ Xác định mục tiêu của cuộc đàm phán, thương lượng: yêu cau tối đa, tối thiểu, giá cả cao nhất và giá cả thấp nhất v.v

- Xác định những phượng bộ có thể phải thực hiện và những đòi hỏi đổi lại cho mỗi nhượng bộ đó v.v

- Sap xếp nhân sự cho cuộc đàm phán - Bé trí công việc tiếp cận

Muốn đàm phán thành công cầìn chuẩn bị tốt các yếu tổ sau : - Ngôn ngữ

- Théng tin - Nang luc cua doan dam phan - Thoi gian va dia diém dam phán Trong giao dich ngoại thương, sự bất đồng ngôn ngữ là trớ ngại lớn nhất Đê khắc phục khó khăn này người cán bộ ngoại thương cân năm vững và sử dụng thành thạo các ngoại ngữ Yêu cầu này không có giới han, biết càng nhiêu ngoai ngữ càng tốt Trong điều kiện Việt Nam hiện nay, cán bộ ngoại thương trước hết cần thông thạo tiếng Anh-ngôn ngữ thương mại của toàn cầu Nhưng dừng lại đó là chưa đủ, tiếp theo còn phải học các ngọai ngữ khác

Trong trường hợp sử dụng phiên dịch bạn nên nhớ rằng: vẫn đề này không đơn giản Đề giúp bạn sử dụng phiên dịch tốt, chúng tôi xin giới thiệu với bạn một số kinh nghiệm sau:

- Nói sơ qua trước về chủ đề với người phiên dịch (Nếu là cuộc đàm phán phức tạp, nên "diễn tập" lời nói của mình cùng người phiên dịch vài lần trước khi đàm phán) - Nói rõ và chậm

- _ Tránh dùng những từ ngữ ít được biết đến, tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địa phương

-_ Giải thích ý chính theo 2 - 3 cách khác nhau, vì nếu chỉ nói một cách ý có thê bị mat

- _ Nói ngắn, không nói lâu hơn 1-2 phut ma khéng dé cho người phiên địch có cơ hội nol

- _ Trong khi nói, cho phép phiên dịch có thời gian ghi chú những điều đang được nói -_ Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian cần thiết để làm rõ các điệm ma nghiia

van con mu mo - Khéng ngat lời phiên dịch vì làm như vậy sẽ gây ra nhiều hiểu lầm - _ Tránh dùng câu dải, phủ định hai lần khi hình thức khắng định có thể dùng được - _ Cô gắng diễn đạt và dùng dáng điệu đề hỗ trợ cho lời nói

-_ Khi nói nên nhìn thăng đối tác, chứ không nhìn vào phiên dịch -_ Trong khi dam phán, nên viết ra các điểm chính cần thảo luận Nhờ đó, các bên có

thê kiêm tra các vân đề hai lân - Sau khi dam phán, xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý - _ Đừng nghĩ rằng phiên dịch có thể làm việc hơn hai giờ mà không cần phải nghỉ

ngơi - _ Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày, nên dùng hai phiên dịch thay đôi nhau - _ Hãy biết thông cảm nếu phiên địch mắc sai lầm

- Nghe phién dich bao cao sau mỗi phiên họp, bới thường họ nghe được những thông tin rât quan trọng từ phía đôi tác mà bạn nên biết

2 Thông tin

trong lĩnh vực ngọai thương hay bat ky lĩnh vực nào, người năm bắt được thông tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng

Nội dung của những thông tin cần thu thập đề phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú, ở đây chỉ kê đên những thông tin co bản

a) Thông tin về hàng hóa Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiệu kỹ về những mặt hàng định kinh coạnh về khía cạnh thương phâm học để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa của nó ,cùng những yêu cầu của thị trường đối với mặt hàng đó, như: qui cách, phẩm chất, bao bì, các trang trí bên ngòaI, cách lựa chọn, phân loại

Bên cạnh , đê chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình hình

sản xuât các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghệ công

nhân, công nghệ sản suat Nghiên cứu chu kỳ sông (vòng đời ) của sản phẩm đề lựa chọn thời điểm và đối pháp kinh doanh thích hợp

Nghiên cứu gia ca của các công ty cạnh tranh Đề lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xét đến một cơ sở quan trọng: tỷ xuất ngoại tệ của các mặt hàng

10

Trong trường hợp xuất khâu: tỷ xuất này là tông chỉ phí (có tính lãi định mức) bằng tiền Việt Nam đề thu được một đơn vị ngọai tệ Còn trong trường hợp nhập khâu, đó là tong số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vị ngoại tệ dé nhap khâu

b)Thông tin về thị trường - _ Các thông tin đại cương về đất nước con người, tỉnh hình về chính trị xã hội: diện

tích, dân số, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, hiến pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình

- _ Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hồi đoái và tính én định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoai tệ: tỉnh hình nợ nan, tông sản phẩm quốc gia (Gross Nation Product - ƠNP), thu nhập bình quân đầu người, các chỉ số về bán buôn, bán lẽ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường,.v.v - _ Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu công, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện

giao thông, hệ thông thông tin liên lạc, bưu chính - _ Chính sách ngoại thương: các nước đó có là thành viên của các tổ chức mậu dịch

biệt, chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (chế độ hạch toán xuất nhập khâu, hàng rào thuế quan, các chế độ ưu đãi đặc biệt v v .) - _ Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng

- _ Điều kiện vận tải và tình hình giá cước

-_ Bên cạnh đó, cần nắm vững những điều kiện có liên quan đến chính những mặt hàng dự định kinh doanh của mình trên thị trường nước ngoài như: dung lượng thị trường, tập quán và thị hiệu của người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ (các phương pháp tiêu thụ), sự biên động giả cả v.v

Thông tin về thương nhân - _ Lịch sử hình thành, quá khứ của công ty - _ Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý của thương nhân (công ty cô phân, trách nhiệm

hữu hạn, tập đoàn xuyên quồc gia v v ) - _ Phạm vi mức độ và các mặt hàng kinh doanh - Thái độ cư xử và thiện chí làm ăn

- _ Kinh nghiệm và uy tín -_ Phong tục tập quán trong kinh đoanh cũng như trong lãnh vực khác của đời sống

xã hội - _ Phương hướng phát triển Ngoài ra còn thu thập thêm:

- _ Thông tin về bản thân công ty mình

tiêm lực, thê mạnh, điểm yêu - _ Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung câu,

lạm phát, khủng hoảng, v v Lập phương án kinh doanh

11