Bước 4: Khi đã chốt lại được số lượng hàng tồn kho thực tế còn tồn trong kho, cần phải đối chiếu lại với số lượng được ghi trong báo cáo tồn kho trên sổ sáchtại thời điểm chốt số liệu ki
Kiểm tra số liệu sai lệch đối với tồn kho
Chuẩn bị trước khi kiểm kê
Yêu cầu kiểm kê có thể xuất phát từ Kế toán kho, từ Ban lãnh đạo… theo định kỳ quy định hoặc đột xuất khi có vấn đề phát sinh
Trước hết, cá nhân chịu trách nhiệm tổng thể cho việc kiểm kê cần thông báo, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan, nhân sự tham gia kiểm kê, kế hoạch kiểm kê để quá trình thực hiện được diễn ra thuận lợi Hình thức thông báo bằng email hoặc qua quyết định thành lập hội đồng kiểm kê được gửi đến các phòng ban.
Hội đồng kiểm kê thường có: thành viên BGĐ, Kế toán trưởng, trưởng bộ phận kho, thủ kho, kế toán kho.
Quy trình kiểm kê thường bao gồm: lập kế hoạch kiểm kê khu vực nào trước, ưu tiên loại hàng hóa nào, cách thức tổng hợp và đối chiếu kết quả kiểm kê Cần xác định đặc tính hàng tồn kho để áp dụng phương pháp kiểm kê hiệu quả như kiểm đếm bằng mắt, sử dụng thước đo phù hợp với đơn vị tính của hàng tồn kho.
Giai đoạn tiến hành kiểm kê
Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để lập bảng kê hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê, đảm bảo bản kê đầy đủ, sắp xếp theo thứ tự và khu vực hợp lý làm tài liệu để ghi chép trong quá trình kiểm kê.
Hình 1.2: Phần mềm quản lí hàng tồn kho
Bước 2: Tổ chức các nhóm kiểm kê, mỗi nhóm yêu cầu ít nhất có 2 thành viên tham gia tiến hành việc kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực tế tại kho, sau đó ghi chú vào bảng kiểm kê đã được thiết kế ở bước 1.
Bước này cần có 2 người cùng thực hiện việc này và ghi số liệu độc lập với nhau sẽ tăng tính chính xác cho việc kiểm kê, những hàng tồn kho đã được kiểm đếm sẽ tiến hành dán sticker đánh dấu đã kiểm kê để tránh nhầm lẫn.)
Bước 3 : Đối chiếu chéo số lượng hàng tồn kho giữa hai phiếu ghi chép kiểm kê xem có sự chênh lệch hay không Nếu có thì cần phải kiểm đếm lại lần nữa để có thể đưa ra được số liệu chính xác nhất.
Bước 4: Khi đã chốt lại được số lượng hàng tồn kho thực tế còn tồn trong kho, cần phải đối chiếu lại với số lượng được ghi trong báo cáo tồn kho trên sổ sách tại thời điểm chốt số liệu kiểm kê Nếu xảy ra sự chênh lệch thì cần sự giải thích cụ thể từ người chịu trách nhiệm quản lý kho.
Hình 1.3: Báo cáo hàng tồn kho
Bước 5 : Sau khi giải trình về nguyên nhân có sự chênh lệch thì cần ghi chú để làm căn cứ điều chỉnh lại số liệu hàng tồn kho trên sổ sách phù hợp với số liệu thực tế đã kiểm tra.
Bước 6:Lập biên bản về quá trình kiểm kê hàng tồn kho, đưa ra kết luận, đề xuất cũng như nêu phương án xử lý trong trường hợp hàng tồn kho chậm luân chuyển, kém phẩm chất, gần hết hạn sử dụng… cùng với đó là yêu cầu xác nhận của các bên liên quan.
Hình 1.4: Biên bản kiểm kê tài sản cố định
Giai đoạn xử lý kết quả kiểm kê
Căn cứ vào các kết luận được ghi nhận trong Biên bản kiểm kê đã được lập tại giai đoạn trước, các cá nhân có liên quan tiếp tục xử lý tình huống Trong quá trình xử lý, có thể xuất hiện một số trường hợp điển hình như sau:
● Chênh lệch thừa, số lượng thực tế kiểm nhiều hơn so với báo cáo hàng tồn kho trên sổ sách ghi nhận: đây là trường hợp có thể do việc nhầm lẫn từ khâu ghi số liệu làm báo cáo hoặc quên về việc nhập số liệu khi nhập hàng mới vào kho, hoặc có thể do quá trình xuất kho nhầm lẫn hoặc đang giữ hàng của đối tượng khác trong kho…
● Chênh lệch thiếu, số lượng thực tế kiểm kê ít hơn so với báo cáo hàng tồn kho trên sổ sách ghi nhận: Đây là vấn đề quan trọng cần được khắc phục kịp thời vì có thể do nhân viên quét mã vạch bị quên, hao hụt do khi vận chuyển hàng hóa, hoặc đôi khi cần lưu tâm tới gian lận, mất cắp
Cách khắc phục: doanh nghiệp cần xem xét lại hệ thống an ninh trong kho
(chìa khóa kho do những ai nắm giữ, ai được phân quyền sử dụng, camera an ninh giám sát có hoạt động tốt không…) và cần kiểm tra lại quy trình nhập xuất kho được thiết kế vận hành có đảm bảo hàng tồn kho được ghi nhận chính xác,đảm bảo không có lỗ hổng trong hệ thống kiểm soát hàng tồn kho dẫn tới thất thoát.
Kiểm tra số liệu sai lệch đối với Công nợ: ( Đối chiếu công nợ )
Công nợ là gì
Công nợ là khoản tiền xuất hiện trên sổ sách kế toán ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ Khi doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ mua bán, cung ứng dịch vụ hoặc thanh toán tiền cho các tổ chức, cá nhân khác nhưng chưa thể thanh toán ngay lập tức thì số tiền này được ghi nhận là công nợ Công nợ được chia làm 2 loại:
● Công nợ phải thu; đây là những khoản tiền chưa thu về được từ các hoạt động bán hàng hóa, sản phẩm hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu được hết số tiền hay những khoản đầu tư tài chính của tổ chức,doanh nghiệp.
Hình 1.5: Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng
● Công nợ phải trả sẽ bao gồm tất cả các khoản phải trả cho nhà cung cấp nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ, dịch vụ, hàng hóa, sản phẩm, mà tổ chức, doanh nghiệp chưa thanh toán ngay lập tức khi giao dịch mua bán diễn ra.
Hình 1.6: Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả
Ngoài 02 loại công nợ chính trên thì kế toán công nợ còn phải kiểm soát các khoản công nợ phải trả khác như:
- Các khoản phải trả nội bộ;
- Phải trả phải nộp cho nhà nước;
- Phải trả công nhân viên như; tiền lương, tiền trợ cấp,
- Và các khoản công nợ phải thu khác như: các khoản thu nội bộ, thu tiền bồi thường hay khấu trừ lương nhân viên do làm hư hỏng thiết bị, dụng cụ, và các khoản tạm ứng,
Đối chiếu công nợ là gì
Đối chiếu công nợ là việc so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp trên sổ sách với các số liệu trên hợp đồng và thực tiễn khi thực hiện các giao dịch. Đồng thời khi thực hiện đối chiếu doanh nghiệp sẽ phải thu thập các chứng cứ có xác nhận của các bên liên quan để làm bằng chứng về số liệu trên sổ sách là đúng với thực tế.
Hình 1.7: Biên bản đối chiếu công nợ
Nguyên tắc đối chiếu công nợ
Những nguyên tắc đối chiếu công nợ chủ yếu dựa trên các quy định của pháp luật và sự đảm bảo tính chính xác cũng như tầm quan trọng của bảng đối chiếu công nợ
- Đối chiếu công nợ phải đáp ứng điều kiện về chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật;
- Nội dung đối chiếu công nợ không được trái quy định của pháp luật và không trái các giá trị đạo đức xã hội;
- Nguyên tắc đối chiếu công nợ giữa các bên hoàn toàn trên tinh thần tự nguyện và công bằng, tôn trọng lẫn nhau;
- Việc đối chiếu công nợ phải lập thành văn bản gọi là biên bản đối chiếu công nợ Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản hoặc các hình thức khác tương đương và xác lập làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên.
Quy trình đối chiếu công nợ
Bước 1: kế toán công nợ in các chứng từ:
- Đối với công nợ phải trả thì kế toán công nợ cần in: biên bản đối chiếu công nợ; Sổ chi tiết công nợ phải trả để gửi cho nhà cung cấp để phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận số liệu công nợ phải trả.
Để quản lý công nợ phải thu hiệu quả, bộ phận kế toán cần in một số chứng từ, gồm biên bản đối chiếu công nợ, sổ chi tiết công nợ phải thu Ngoài ra, thông báo công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc đối chiếu và xác nhận số liệu công nợ phải thu, do đó cần được gửi cho người mua hàng để phục vụ mục đích này.
Bước 2:Trường hợp có xảy ra chênh lệch thì cần chỉnh sửa lại cho đúng thực tế;
Bước 3: Lưu lại biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
Kiểm tra số liệu sai lệch đối với Tài sản cố định
Cách xác định khấu hao trong thực tế
Hiểu các phương pháp khấu hao: Làm quen với các phương pháp khấu hao khác nhau, chẳng hạn như khấu hao đường thẳng, số dư giảm dần kép và đơn vị sản xuất, để đảm bảo phương pháp đã chọn phù hợp với việc sử dụng tài sản và chính sách của công ty.
Xác minh chi tiết tài sản: Kiểm tra chi phí ban đầu, giá trị thu hồi và thời gian sử dụng ước tính của tài sản Những yếu tố này rất quan trọng vì chúng ảnh hưởng đến việc tính toán khấu hao.
Xem xét hồ sơ kế toán: Đảm bảo rằng chi phí khấu hao được ghi trong hệ thống kế toán khớp với số tiền đã tính toán Bất kỳ sự khác biệt nào cũng cần được điều tra và điều chỉnh.
Kiểm tra việc tuân thủ các chuẩn mực kế toán: Xác minh rằng phương pháp
( International Financial Reporting Standards được hiểu theo tiếng Việt là chuẩn mực Báo cáo tài chính quốc tế ).
Đánh giá định kỳ các tài sản giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác lịch trình khấu hao và thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ của tính toán khấu hao Điều này bao gồm việc xem xét lại thời gian sử dụng hữu ích ước tính hoặc giá trị thu hồi của tài sản để phản ánh bất kỳ thay đổi nào trong dự đoán về tuổi thọ hữu ích của tài sản hoặc giá trị còn lại sau khi hết thời gian sử dụng.
Sử dụng Phần mềm khấu hao: Cân nhắc sử dụng phần mềm hoặc mô-đun khấu hao chuyên dụng trong phần mềm kế toán như QuickBooks hoặc Xero,những phần mềm này có thể tự động tính toán khấu hao và giảm sai sót.
Cách xác định việc xử lý tài sản đã được ghi sổ chính xác hay chưa?
Xác minh ủy quyền xử lý: Đảm bảo rằng việc xử lý tài sản đã được phê duyệt theo chính sách của công ty Điều này có thể liên quan đến việc kiểm tra các tài liệu phê duyệt hoặc nhật ký hệ thống để tìm các mục nhập ủy quyền.
Xem xét tài liệu thải bỏ: Kiểm tra các tài liệu liên quan đến việc thải bỏ,
Kiểm tra các mục nhật ký: Xem lại các mục nhật ký được thực hiện để ghi lại việc xử lý Các mục điển hình nên bao gồm:
- Ghi nợ vào tài khoản khấu hao lũy kế tổng giá trị khấu hao của tài sản tính đến thời điểm thanh lý.
- Ghi nợ vào tài khoản tiền mặt hoặc khoản phải thu đối với số tiền thu được từ việc thanh lý.
- Ghi có vào tài khoản tài sản cố định theo nguyên giá của tài sản.
- Ghi nợ hoặc ghi có vào khoản lỗ do thanh lý hoặc lãi trên tài khoản thanh lý nếu số tiền thu được khác với giá trị sổ sách của tài sản (trừ khấu hao).
Đối chiếu báo cáo tài chính: Đảm bảo việc thanh lý đã được phản ánh trong báo cáo tài chính một cách chính xác Tài sản sẽ không còn xuất hiện trên bảng cân đối kế toán nữa và mọi khoản lãi hoặc lỗ khi thanh lý phải được trình bày trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Xác minh thực tế đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận rằng tài sản không còn tồn tại trong khuôn viên công ty hoặc đang được sử dụng theo mục đích đã ghi nhận Quá trình này giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và tránh tình trạng báo cáo sai lệch hoặc thiếu sót.
Đánh giá dấu vết kiểm toán là quá trình quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và tuân thủ trong giao dịch thanh lý Bằng cách xem xét dấu vết kiểm toán, các kiểm toán viên có thể xác nhận rằng tất cả các mục nhập và điều chỉnh đều được thực hiện bởi người có thẩm quyền và phù hợp với các thông lệ kế toán được chấp nhận chung Việc đánh giá này giúp đảm bảo rằng báo cáo tài chính phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty và tuân thủ các quy định pháp lý.
Tuân thủ các chuẩn mực kế toán: Xác nhận rằng việc thanh lý đã được xử lý theo các chuẩn mực kế toán liên quan, chẳng hạn như GAAP hoặc IFRS,đặc biệt về việc ghi nhận lãi hoặc lỗ và xử lý các giá trị còn lại.
Các bước tiến hành kiểm kê
3.3.1 Chuẩn bị cho kiểm kê:
Xác định phạm vi kiểm kê bao gồm việc lập danh sách các tài sản cố định cần kiểm kê, thông tin về số lượng, mô tả, vị trí và giá trị ước lượng của từng tài sản Sau đó, lập lịch kiểm kê để xác định thời điểm và thời gian dự kiến tiến hành kiểm kê, đồng thời thông báo lịch trình này cho các bên liên quan để phối hợp thực hiện.
Bước 1: Xác nhận vị trí tài sản:
-Đi tới từng vị trí tài sản cố định được liệt kê và xác nhận sự có mặt của tài sản theo danh sách.
-Kiểm tra sự tồn tại và tính chính xác: Kiểm tra xem tài sản có thực sự tồn tại và có khớp với thông tin trong danh sách không Xác định tính chính xác của các thông tin như số lượng, mô tả, mã số, giá trị và trạng thái của tài sản.
-Ghi lại thông tin: Ghi lại kết quả kiểm kê, bao gồm các sự khác biệt, tình trạng hư hỏng hoặc mất mát của tài sản Cập nhật thông tin mới cho các tài sản đã kiểm kê.
Bước 2: Xử lý khác biệt và sai lệch: Đối chiếu với thông tin hệ thống: So sánh thông tin kiểm kê với thông tin trong hệ thống quản lý tài sản cố định Xác định sự khác biệt và sai lệch giữa hai nguồn thông tin và ghi nhận chúng.
Bước 3: Điều tra nguyên nhân:
Tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự khác biệt và sai lệch, như lỗi nhập liệu, mất mát, hư hỏng, lỗi đánh số hoặc sự thiếu sót trong quản lý.
Bước 4: Điều chỉnh thông tin: Điều chỉnh thông tin trong hệ thống quản lý tài sản cố định để phù hợp với kết quả kiểm kê Cập nhật thông tin mới và loại bỏ thông tin không chính xác hoặc không còn hợp lệ.
Bước 5: Báo cáo kết quả kiểm kê:
Lập báo cáo: Tổng hợp kết quả kiểm kê và ghi nhận các sự khác biệt, sai lệch và biện pháp đã được thực hiện để giải quyết vấn đề.
Phân loại kết quả: Phân loại kết quả kiểm kê thành các danh mục như tài sản có giá trị lớn, tài sản mất mát, tài sản hư hỏng, v.v. Đề xuất biện pháp: Đưa ra đề xuất về biện pháp cần áp dụng để giải quyết sự khác biệt và sai lệch tìm thấy trong quá trình kiểm kê.
Hình 1.8: Báo cáo kiểm kê tài sản công
Bước 6: Đánh giá hiệu quả quy trình kiểm kê và đề xuất các cải tiến Đánh giá tính chính xác và hiệu suất của quy trình hiện tại, sau đó đưa ra các đề xuất cụ thể để tăng cường tính hiệu quả tổng thể Quá trình này giúp tối ưu hóa hiệu suất kiểm kê, giảm sai sót và cải thiện khả năng quản lý hàng tồn kho.
Kiểm tra số liệu sai lệch đối với Thuế
Thuế giá trị gia tăng
Nguyên nhân dẫn đến sai lệch về thuế giá trị gia tăng (GTGT) trên sổ sách kế toán và tờ khai Thuế chủ yếu phụ thuộc vào 2 yếu tố:
– Do sự khác biệt về quy định của văn bản Thuế và ghi nhận của kế toán:
Từ khi có Luật số 31/2013/QH13 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế giá trị gia tăng, điều kiện để doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được khấu trừ thuế GTGT ngày càng trở nên khắt khe hơn Để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, chứng từ kế toán cần thỏa mãn đồng thời 3 điều kiện sau:
Sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
Thỏa mãn quy định về hình thức và nội dung của hóa đơn phải đầy đủ, hợp pháp.
Đối với các hóa đơn GTGT mua vào có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Do đó, có nhiều hóa đơn của doanh nghiệp sẽ không đủ điều kiện kê khai khấu trừ thuế GTGT Nhưng kế toán vẫn hạch toán các hóa đơn này dẫn đến sai lệch số liệu về thuế giá trị gia tăng trên sổ sách kế toán và tờ khai Thuế, do:
Hóa đơn không phân chia thuế khấu trừ theo mục đích kinh doanh: Chịu thuế và không chịu thuế GTGT.
Kế toán không phát hiện kịp thời hóa đơn bất hợp pháp, hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ.
Không điều chỉnh giảm thuế được khấu trừ khi vi phạm nguyên tắc thanh toán Ví dụ: kế toán dùng tiền mặt thanh toán cho hóa đơn GTGT mua vào có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng nhưng không điều chỉnh giảm thuế được khấu trừ trên tờ khai Thuế
Dẫn đến chênh lệch về thuế giá trị gia tăng trên sổ sách kế toán và tờ khai Thuế. Việc chênh lệch này luôn là cố hữu, gắn với sự khác biệt trong quy định của kế toán tài chính và kế toán thuế.
– Do thời gian kê khai và thời gian ghi sổ:
Sự chênh lệch về thời gian ghi nhận trên sổ sách và trên hóa đơn, chứng từ cũng là nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch số liệu về thuế giá trị gia tăng trên sổ sách kế toán và tờ khai Thuế
Theo quy định của Pháp luật, kế toán ghi nhận giao dịch hoặc sự kiện căn cứ vào thời gian phát sinh trên chứng từ Nhưng thời gian kê khai trên tờ khai Thuế có thể sau thời gian của hóa đơn, chứng từ Bởi theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể kê khai bổ sung thuế GTGT đến trước khi Cơ quan Thuế ra quyết định thanh tra, kiểm tra Thuế Việc chênh lệch này chỉ mang tính tạm thời giữa các kỳ kê khai tháng (quý) và có thể thống nhất trong kỳ kế toán năm.
Ngoài lỗi sai chênh lệch thuế GTGT giữa sổ sách kế toán và tờ khai thuế do ghi nhận thiếu doanh số hoặc chi phí, còn có nhiều lỗi khác của kế toán cũng dẫn đến chênh lệch này Các lỗi phổ biến bao gồm: hạch toán hoặc kê khai trùng lặp, ghi nhận sai nghiệp vụ.
Một số gợi ý nhằm hạn chế sai sót và chênh lệch về thuế GTGT trên sổ sách kế toán và tờ khai Thuế:
Để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và khả năng khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần phát hiện kịp thời các hóa đơn bất hợp lệ hoặc không đủ điều kiện khấu trừ Ngay khi nhận hóa đơn, bộ phận kế toán nên tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng về tên đơn vị, mã số thuế, chữ ký và các thông tin cần thiết khác để đảm bảo hóa đơn tuân thủ đầy đủ về hình thức.
Đối với doanh nghiệp kinh doanh đa dạng chủng loại hàng hóa, dịch vụ chịu và không chịu thuế GTGT, kế toán phải thiết lập tài khoản chi tiết riêng để theo dõi tình hình khấu trừ thuế GTGT Nếu không tách riêng được, sẽ áp dụng tiêu chuẩn phân bổ và kỳ phân bổ (căn cứ theo tỷ lệ doanh thu và kỳ kê khai thuế) theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
● Với các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, kế toán cần lựa chọn hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, có thể là chuyển khoản.
Trường hợp chưa thanh toán đến cuối năm tài chính, kế toán cần lập biên bản đối chiếu công nợ với người bán.
● Hàng tháng hoặc hàng quý, kế toán cần kiểm tra đối chiếu giữa tờ khai Thuế giá trị gia tăng và sổ chi tiết tài khoản thuế GTGT được khấu trừ (133), thuếGTGT phải nộp (3331) và thực hiện bút toán kết chuyển thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Điều chỉnh tờ khai và sổ sách kịp thời khi phát hiện chênh lệch.
Thuế thu nhập doanh nghiệp
Nguyên nhân: Chênh lệch do quy định về thuế TNDN với kế toán tài chính
Thông thường, kế toán thường nhận diện chi phí được trừ theo hình thức khách quan và chủ quan dẫn tới số liệu về thuế Thu nhập doanh nghiệp trên sổ sách kế toán và tờ khai Thuế có thể chênh lệch Do đó, để hạn chế sai sót và chênh lệch kế toán tại doanh nghiệp cần theo dõi và điều chỉnh các khoản chi của doanh nghiệp kịp thời phù hợp với quy định về chi phí được trừ
Bên cạnh đó, thuế TNDN được xác định theo số tạm tính từng quý nên thường xuyên tồn tại các khoản chênh lệch của các khoản tạm tính và thực tế Để hạn chế chênh lệch này, kế toán cần theo dõi sát sao các khoản tạm tính về thuế thu nhập để có sự điều chỉnh khi lập quyết toán năm.
Để hạn chế rủi ro trên Báo cáo Tài chính và tránh những khoản phạt không đáng có từ Cơ quan Thuế, doanh nghiệp cần đảm bảo đội ngũ kế toán có chuyên môn vững chắc.
Do đó, để hạn chế những sai sót và chênh lệch về thuế TNDN, kế toán tại doanh nghiệp cần:
● Luôn cập nhật kiến thức mới, nắm chắc quy định về chi phí được trừ khi xác
● Hàng quý, kế toán cần kiểm tra chứng từ đối chiếu với điều kiện chi phí được trừ để xác định lợi nhuận tính thuế Từ đó có bút toán điều chỉnh chênh lệch phù hợp vào quyết toán năm.
Để hạn chế sai sót do chủ quan, kế toán cần nâng cao kỹ năng chuyên môn, chẳng hạn như lưu ý cẩn thận các loại tài sản, tránh thanh toán bằng tiền mặt cho các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên Ngoài ra, kế toán cũng cần nắm vững mức khấu hao vượt khung theo quy định của Bộ Tài chính trong từng thời kỳ cụ thể.
● Kế toán cần lập Quyết toán thuế TNDN, điều chỉnh bổ sung ngay khi phát hiện sai sót trọng yếu Cần thực hiện điều chỉnh thường xuyên và liên tục bởi thời điểm có quyết định thanh tra của Cơ quan Thuế thì bút toán điều chỉnh không được chấp nhận.
Thuế thu nhập cá nhân
● Xác định thuế thu nhập cá nhân chưa đúng, chưa đủ:
- Kế toán chưa vững chuyên môn có thể xác định thu nhập chịu thuế của người lao động không đúng Tách riêng thu nhập theo lương cơ bản tính theo biểu lũy tiến từng phần còn thu nhập tăng thêm và thu khác tính khấu trừ theo vãng lai từng lần phát sinh Cách tính khấu trừ sau này làm cho người lao động có thu nhập chưa phải nộp thuế lại bị khấu trừ ngay thuế TNCN.
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 2 Thông tư 141/2011/TT-BTC, những khoản lợi ích không bằng tiền của người lao động nhận được từ doanh nghiệp như nhà ở, điện nước, chăm sóc sức khỏe, làm đẹp đều chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) Tuy nhiên, thực tế cho thấy, tại nhiều đơn vị, kế toán đã không tính khấu trừ TNCN đối với các khoản lợi ích này Việc này dẫn đến tình trạng người lao động được hưởng lợi ích nhiều hơn số tiền mà họ nhận được, trong khi doanh nghiệp lại bị thiếu hụt khoản thuế đáng kể.
- Kế toán bỏ sót các khoản thuế TNCN phải thu hộ phía cá nhân không cư trú có phát sinh thu nhập từ Việt Nam
● Chênh lệch do kế toán hạch toán không đúng giữa sổ sách kế toán với tờ khai:
Việc kê khai thuế thu nhập cá nhân theo định kỳ dẫn đến sự không thống nhất giữa số liệu kê khai trên tờ khai và ghi chép theo phương pháp hạch toán kép trên sổ sách Đặc biệt, sự khác biệt về thời điểm và số thuế được ghi tại từng thời điểm dẫn đến tình trạng thông tin về số thuế trên sổ sách chưa phản ánh đầy đủ số thuế theo đúng tờ khai.
Một số giải pháp gợi ý về xử lý chênh lệch thuế thu nhập cá nhân:
Nhằm hạn chế chênh lệch về Thuế thu nhập doanh nghiệp trên sổ sách kế toán và tờ khai Thuế, giảm thiểu rủi ro trên Báo cáo Tài chính khi doanh nghiệp có thanh tra, kiểm tra từ Cơ quan Thuế, kế toán cần:
– Thực hiện định kỳ hàng quý và hàng năm, đối chiếu chi tiết tài khoản Phải trả người lao động (334), tài khoản Thuế TNCN (3335) với tờ khai thuế TNCN Để có thể điều chỉnh kịp thời khi phát sinh chênh lệch thuế thu nhập cá nhân trên tờ khai Thuế và trên sổ sách kế toán.
– Xác định rõ người nộp thuế và các khoản thu nhập chịu thuế của người lao động tại doanh nghiệp Đặc biệt lưu ý các cá nhân không cư trú ở Việt Nam cần khấu trừ nghĩa vụ thuế TNCN của đối tượng này.
– Luôn nhắc nhở và hướng dẫn người lao động hoàn thành đủ giấy tờ và các thủ tục giảm trừ gia cảnh.
Kiểm tra số liệu sai lệch đối với Báo cáo tài chính
Thế nào là sai sót trong báo cáo tài chính?
● Sai sót do tính toán là sai sót do tính nhầm dẫn đến việc ghi nhận sai như tính nhầm giá trị tài sản, khoản phải thu,nợ phải trả, khoản chi phí,
● Sai do áp dụng sai chính sách kế toán khi mà hiểu sai chuẩn mực kế toán nên vận dụng sai chính sách kế toán, hoặc chuẩn mực kế toán mới đã có hiệu lực nhưng doanh nghiệp vẫn áp dụng Chuẩn mực cũ.
● Bỏ quên không ghi nhận một hoặc một vài giao dịch kinh tế nào đó như mua một tài sản cố định (TSCĐ) nhưng bỏ quên chưa ghi TSCD, bán hàng nhưng chưa ghi nhận doanh thu và khoản phải thu.
● Hiểu hoặc diễn giải sai các sự việc là sai sót do hiểu sai các sự việc như;theo quy định thì TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn được sử dụng vào sản xuất,kinh doanh thì không được trích khấu hao nhưng doanh nghiệp hiểu sai lại đánh giá TSCĐ và tiếp tục trích.
● Hành vi gian lận thu tiền của người mua hàng không nộp quỹ mà sử dụng cá nhân;lấy tiền công quỹ, hàng tồn kho dùng cho cá nhân, cố tình hạch toán sai để làm lệch sổ sách.
Các loại sai sót kế toán
Tùy vào thời điểm, sai sót kế toán được chia thành sai sót phát sinh ở kỳ hiện tại và sai sót phát sinh ở kì trước:
● Sai sót kỳ hiện tại: sai sót phát sinh trong kỳ kế toán hiện tại hoặc phát sinh từ kỳ trước nhưng BCTC của kỳ đó chưa phát hành
● Sai sót của kỳ trước: sai sót thuộc các kỳ kế toán trong quá khứ, BCTC kỳ đó đã phát hành.
- Căn cứ vào mức độ sai sót, sai sót kế toán được chia thành sai sót trọng yếu và sai sót không trọng yếu:
● Sai sót trọng yếu: sai sót được coi là trọng yếu nếu chúng có thể làm sai lệch đáng kể BCTC, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng thông tin trên BCTC.
● Sai sót không trọng yếu: là những sai sót không dẫn đến sai lệch đáng kể trên BCTC, qua đó không làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng thông tin trên BCTC.
Tính trọng yếu có thể được xem trên phương diện định lượng (con số lớn hay nhỏ) hoặc định tính (bản chất sự sai sót), do đó, việc xác định một khoản mục có mang tính trọng yếu hay không phụ thuộc vào bản chất, quy mô của khoản mục đó cũng như quy mô của đơn vị kế toán Ví dụ, khoản sai sót 100 triệu có thể là không trọng yếu với doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng lại là con số trọng yếu với doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Điều chỉnh sai sót kế toán
+ Điều chỉnh sai sót đối với kỳ hiện tại:
Những sai sót của kỳ hiện tại kể cả sai sót trọng yếu hay không trọng yếu được phát hiện khi BCTC chưa phát hành, sẽ phải sửa chữa trước khi BCTC phát hành.
Việc sửa chữa sai sót này tuân theo quy định tại Điều 27 Luật kế toán 2015 và Điều 125 thông tư 200/2014/TT- BTC
+ Điều chỉnh sai sót đối với kỳ trước: Đối với sai sót trọng yếu:
Sai sót trọng yếu của các năm trước phải được điều chỉnh bằng cách điều chỉnh hồi tố từ năm có sai sót Quy định này áp dụng trừ khi không xác định được tác động của sai sót đến từng kỳ hoặc tác động lũy kế của sai sót.
Sau khi xác định ảnh hưởng của sai sót đến từng năm, cần điều chỉnh sai sót ảnh hưởng đến Bảng cân đối kế toán bằng cách điều chỉnh số đầu năm của Bảng cân đối kế toán các năm bị ảnh hưởng, sau đó điều chỉnh trực tiếp số dư đầu năm các khoản mục tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu của năm hiện tại Thuyết minh BCTC sẽ trình bày lại số liệu so sánh sau khi điều chỉnh của mỗi năm trước.
Cụ thể điều chỉnh trong từng trường hợp như sau:
● Trường hợp sai sót làm sai lệch các khoản mục tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm lập BCTC năm hiện tại (năm N),doanh nghiệp phải điều chỉnh số liệu trên cột thông tin so sánh của Bảng cân đối kế toán năm hiện tại và số dư đầu năm của các tài khoản tài sản, nợ phải trả, hoặc vốn chủ sở hữu trên sổ kế toán của năm hiện tại.
Trong trường hợp có sai sót làm thay đổi tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp trong các năm trước (năm N-1, N-2, N-3, ), doanh nghiệp phải điều chỉnh số liệu trên cột thông tin so sánh - cột "số đầu năm" của Bảng cân đối kế toán các năm bị ảnh hưởng Đồng thời, điều chỉnh số liệu trên cột thông tin so sánh của Bảng cân đối kế toán năm hiện tại (năm N) và số dư đầu năm của các Tài khoản tài sản, nợ phải trả, hoặc vốn chủ sở hữu trên sổ kế toán của năm hiện tại (năm N).
Ví dụ: Cuối năm 2022, số dư TK 128: Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn – 50 tỷ là khoản tiền gửi có kỳ hạn dưới 3 tháng Bảng cân đối kế toán năm 2022 đang thể hiện số tiền này tại khoản mục Đầu tư tài chính ngắn hạn Như vậy khoản này đang trình bày sai trên Bảng cân đối kế toán Giả định đây là một sai sót trọng yếu. Đối với sai sót chỉ ảnh hưởng đến Báo cáo kết quả kinh doanh
Cụ thể điều chỉnh trong từng trường hợp như sau:
Trường hợp có sai sót làm sai lệch kết quả hoạt động kinh doanh của năm lấy số liệu so sánh, doanh nghiệp điều chỉnh số liệu cột thông tin so sánh “Năm trước” trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm hiện tại Trên Bảng cân đối kế toán năm hiện tại (năm N), số dư đầu năm tài khoản 421 Lợi nhuận chưa phân phối, cụ thể là tài khoản 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước cũng được điều chỉnh.
Trường hợp sai sót làm sai lệch kết quả kinh doanh trong các năm trước năm hiện tại (năm N-1, N-2, N-3…), doanh nghiệp phải xác định ảnh hưởng của sai sót tới từng năm và điều chỉnh vào cột thông tin so sánh – cột “Năm trước” của Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của các năm bị ảnh hưởng; đồng thời xác định ảnh hưởng lũy kế của sai sót và điều chỉnh vào số dư đầu năm Tài khoản 421- Lợi nhuận chưa phân phối (TK 4211- Lợi nhuận chưa phân phối năm trước) trên Bảng cân đối kế toán năm hiện tại (năm N).
Năm 2022 phát hiện sai sót ghi nhận chi phí quảng cáo 350.000.000 vào chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2021 Khi phát hiện sai sót này, cần điều chỉnh số dư tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2021 và chi phí quảng cáo năm 2022 Tuy nhiên, vì sai sót được xác định là không trọng yếu nên không cần điều chỉnh báo cáo tài chính đã phát hành.
Sai sót không trọng yếu của các năm trước được phát hiện sau khi BCTC của năm trước đã công bố thì được sửa chữa bằng cách điều chỉnh phi hồi tố vào sổ sách kế toán và BCTC năm hiện tại
Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi trên kế toán giúp chúng ta có cái nhìn rõ ràng hơn về những gì chúng ta cần phải biết Ngoài ra nó còn giúp chúng ta tránh được những sai sót không đáng có để từ đó có được một bảng kế toán hoàn chỉnh nhất Ngoài ra việc kiểm tra còn thể hiện chúng ta là những người có trách nhiệm trong công việc được giao, từ đó tạo được ấn tượng trong mắt người khác Nếu để sai lệch mặc cho là những chi tiết nhỏ nhất nhưng nó có thể ảnh hưởng đến chất lượng, uy tín cả một công ty đó đó khi làm xog chúng ta hãy luôn kiểm tra thật kĩ cảng về số liệu ghi chép kế toán.
1 A (n.d.) Quy trình kiểm kê hàng tồn kho và cách xử lý chênh lệch nếu có MISA AMIS: Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Hợp Nhất. https://amis.misa.vn/37941/kiem-ke-hang-ton-kho/
2 Nam B V (n.d.) Điều chỉnh sai sót kế toán, lập và nộp lại báo cáo tài chính Công
Ty Cổ Phần Ứng Dụng Và Phát Triển Công Nghệ Blucom Việt Nam. https://bluecomvietnam.com/dieu-chinh-sai-sot-ke-toan-lap-va-nop-lai-bao- cao-tai-chinh
3 Visio.Admin (2022, October 12) Nguyên Nhân Sai Lệch Số Liệu Giữa Sổ Sách Kế Toán & Tờ Khai Thuế Và Biện Pháp Khắc Phục - VisioEdu VisioEdu. https://visio.edu.vn/nguyen-nhan-sai-lech-so-lieu-giua-so-sach-ke-toan-to- khai-thue-va-bien-phap-khac-phuc/
4 Thế nào là công nợ? Công nợ có phải là nợ công? (n.d.). https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/thoi-su-phap-luat/tai- chinh/58013/the-nao-la-cong-no-cong-no-co-phai-la-no-cong
5 Vietaustralia.com (2023, September 14) Đối Chiếu Công Nợ Là Gì? Thông Tin
Chi Tiết Về Đối Chiếu Công Nợ vietaustralia.com. https://vietaustralia.com/vn/doi-chieu-cong-no.html
6 Sinra (2021, July 18) How to perform fixed assets reconciliation? (6 helpful sets included) Wikiaccounting https://www.wikiaccounting.com/how-to-perform- fixed-assets-reconciliation-2/