Song hành cùng với đó là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, các hệ thống quản lý tour du lịch hiện đại đã được phát triển, giúp tự động hóa nhiều quy trình từ đặt chỗ, th
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
Hiện trạng
Du lịch được kỳ vọng trở thành ngành kinh tế trọng điểm của Việt Nam, tuy nhiên hiện nay các doanh nghiệp du lịch vẫn đang gặp phải nhiều bất cập, đây chính là những rào cản khiến họ chưa thể bứt phá trong vận hành và quản trị
Thứ nhất, nhiều doanh nghiệp du lịch vẫn sử dụng Excel để quản lý các hoạt động hàng ngày Mặc dù Excel là một công cụ phổ biến, nhưng nó không được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu đặc thù của ngành du lịch Khi khối lượng dữ liệu tăng lên, Excel trở nên cồng kềnh và phức tạp, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và quản lý thông tin
Thứ hai, quản lý booking không chặt chẽ Hiện nay, việc quản lý booking ở nhiều doanh nghiệp du lịch vẫn được thực hiện thủ công, dẫn đến kiểm soát lỏng lẻo và nhiều sai sót Dữ liệu booking thường được ghi nhận trên các công cụ văn phòng như Word, Excel hoặc thậm chí là sổ sách, gây khó khăn trong việc truy xuất và quản lý Mỗi khi khách hàng đăng ký đặt tour hoặc công ty muốn gửi thông báo về lịch trình cụ thể, nhân viên phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm và sắp xếp thông tin về giờ giấc, địa điểm khởi hành của các tour trong ngày hay tháng cụ thể
Thứ ba, cập nhật và xử lý dữ liệu không đồng bộ Thông tin khách hàng, tour du lịch không được cập nhật đồng bộ, dẫn đến việc thống kê, báo cáo trở nên phức tạp và khó tránh khỏi sai sót
Vì vậy, việc thay đổi quy trình hệ thống quản lý tour là cần thiết, giúp các công ty du lịch sẽ có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng, cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và tăng cường khả năng cạnh tranh trong thị trường du lịch ngày càng sôi động.
Đề xuất giải pháp
12 Để giải quyết các vấn đề trên, chúng tôi đã xây dựng nên một hệ thống quản lý Tour du lịch Mục đích của hệ thống quản lý Tour du lịch là giúp quản lý các hoạt động của công ty một cách thuận tiện, đầy đủ và tốt hơn, nhân viên có thể quản lý được các thông tin danh sách tour, thông tin đặt tour của khách hàng, thông tin Tour khởi hành và quản lý khách hàng, Khách hàng thì có thể tìm kiếm tour, xem thông tin Tour, cập nhật thông tin, thanh toán Tour và đánh giá,…
Việc tạo ra một giao diện người dùng thuận tiện và dễ sử dụng là yếu tố then chốt để thu hút và giữ chân khách hàng Bằng cách cung cấp tính năng tìm kiếm nâng cao và bộ lọc thông minh, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và so sánh các tour du lịch theo các tiêu chí khác nhau, từ đó tăng cơ hội tìm thấy tour phù hợp nhất với nhu cầu và mong muốn của họ
Nhân viên có thể quản lý tour linh hoạt và hiệu quả để đảm bảo sự thuận tiện trong việc cập nhật thông tin và điều chỉnh các chi tiết tour một cách nhanh chóng Một hệ thống quản lý tour được tích hợp đầy đủ các tính năng như mô tả tour chi tiết, lịch trình, giá cả cũng như khả năng quản lý đặt chỗ sẽ giúp đảm bảo sự trải nghiệm mượt mà cho cả người quản lý và khách hàng
Khách hàng có thể lựa chọn phương thức thanh toán an toàn và đa dạng giúp tăng tính thuận tiện và tin cậy khi thực hiện các giao dịch thanh toán trực tuyến Bằng cách cung cấp nhiều phương thức thanh toán như thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng và ví điện tử, hệ thống sẽ phục vụ được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau và tăng cơ hội chuyển đổi từ lượt truy cập thành giao dịch thành công được thuận tiện, dễ dàng hơn
Và cuối cùng hệ thống cung cấp chức năng đánh giá, từ đó những khách hàng mới có thể tham khảo các bài đánh giá để làm tăng độ tin cậy, đưa ra lựa chọn tốt nhất theo nhu cầu và mong muốn của khách hàng
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Mô tả yêu cầu của hệ thống tour du lịch
* Hệ thống quản lý tour du lịch
- Hệ thống cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống bằng tên đăng nhập và mật khẩu
- Hệ thống xác thực người dùng dựa trên vai trò: nhân viên đăng bài, hướng dẫn viên, nhân viên điều hành, quản lý nhân sự, giám đốc
- Người dùng có thể đổi mật khẩu của mình bất cứ lúc nào
- Nhân viên đăng bài có thể quản lý (thêm, xóa,sửa) tour, xem danh mục thông tin tour và cập nhật thông tour
- Hướng dẫn viên có thể xem lịch trình và báo cáo kết quả chuyến đi
- Hướng dẫn viên có thể quản lý thông tin khách hàng trong chuyến đi
- Quản lý nhân sự có thể quản lý nhân viên trong công ty (thêm xóa sửa nhân viên)
- Quản lý nhân sự có thể phân công người điều hành chuyến đi
- Nhân viên điều hành chuyến đi có thể lập kế hoạch và xử lý những thay đổi liên quan đến tour
- Nhân viên điều hành chuyến đi có thể phân công hướng dẫn viên cho từng tour
- Nhân viên điều hành chuyến đi có thể quản lý thông tin chuyến đi và thông tin khách hàng
- Giám đốc có toàn quyền trong hệ thống, ngoài ra Giám đốc có thể duyệt các lịch trình của chuyến đi hay là những thay đổi của tour
- Hệ thống cho phép người dùng đăng ký hoặc đăng nhập vào hệ thống bằng tên đăng nhập và mật khẩu
- Người dùng có thể đổi mật khẩu của mình bất cứ lúc nào
- Khách hàng có thể tìm kiếm, xem thông tin và đặt tour du lịch và thanh toán
- Khách hàng có thể xem thông tin, yêu cầu hủy, yêu cầu thay đổi thông tin các tour đã đặt khi chưa xuất phát
- Khách hàng có thể xem lịch trình của chuyến đi, khi kết thúc tour có thể đánh giá chuyến đi
2.1.2 Yêu cầu phi chức năng
- Hệ thống phải xử lý đồng thời nhiều yêu cầu đặt tour
- Hệ thống phải sẵn sàng để người dùng đặt tour bất cứ lúc nào
- Hệ thống phải sử dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin cá nhân và tài khoản của người dùng, bao gồm: mã hóa dữ liệu nhạy cảm, kiểm soát truy cập dựa trên vai trò
- Hệ thống không được phép để lại bất kỳ cookie nào trên máy tính của khách hàng chứa thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như mật khẩu
- Hệ thống phải tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu cá nhân của người dùng, bao gồm: thông báo rõ ràng về việc thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân., cho phép người dùng truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của họ
- Hệ thống phải tuân thủ các quy định về thanh toán trực tuyến và bảo mật thanh toán, bao gồm: sử dụng các phương thức thanh toán an toàn, bảo vệ thông tin thanh toán của người dùng.
Xác định các actor và Use case tổng quát của hệ thống
- Người xem: Là những người ghé thăm trang Web của công ty, tìm kiếm và xem các tour du lịch trên đó Họ cũng cũng có quyền đăng ký tài khoản để trở thành thành viên của hệ thống
- Thành viên: Là những khách hàng đã đăng ký tài khoản trên hệ thống Họ có thể sử dụng tất cả các chức năng trên hệ thống như tìm kiếm và xem tour du lịch, đăng kí tour, hủy tour, xem lịch trình chuyến đi, yêu cầu những thay đổi, xem lịch sử tour đã đặt, đánh giá tour du lịch đã đặt, quản lý tài khoản của mình,
- Nhân viên đăng bài: Là người quản lý những bài đăng thông tin các tour du lịch trên hệ thống, bao gồm quản lý các danh mục, đăng bài và cập nhật thông tin bài đăng (thêm, xóa, sửa), đặt trạng thái của bài đăng (công khai hoặc ẩn),
- Quản lý nhân sự: Là người quản lý nhân viên bao gồm những việc thêm và cập nhật thông tin nhân viên, quản lý việc phân công người điều hành trong mỗi chuyến đi
- Nhân viên điều hành chuyến đi: Là người điều hành của chuyến đi, phân công hướng dẫn viên cho chuyến đi và thực hiện những công việc như: lên lịch trình cho chuyến đi, xử lý những vấn đề thay đổi của chuyến đi, quản lý những giấy tờ, thông tin liên quan đến khách hàng và chuyến đi
- Hướng dẫn viên: Là người chịu trách nhiệm đồng hành với khách hàng trực tiếp trong chuyến đi, quản lý hành khách trong suốt quá trình, xử lý những vấn đề đột xuất cũng như hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc của khách hàng trong chuyến đi, viết nhật kí chuyến đi và gửi bao cáo sau mỗi chuyến đi
- Giám đốc: Là người phê duyệt lịch trình của chuyến đi, duyệt những quyết định thay đổi của chuyến đi (do khách hàng hoặc công ty)
Hình 1 Use case tổng quát
Đặc tả các Use Case
2.3.1 Use case đăng kí chuyến đi và thanh toán
Mô tả: Thành viên đã đăng nhập hệ thống khi đăng ký tour du lịch có thể xem danh sách tour trên hệ thống, trên chức năng này người dùng có thể tìm kiếm các tour và xem thông tin về tour Sau khi xem thông tin tour thành viên có thể thực hiện đăng ký tour Khi đăng ký tour, người dùng phải điền thông tin của mình, chọn số lượng vé đăng ký, vé đăng ký có thể là hạng vé trẻ em hoặc hạng vé người lớn Sau đó người dùng thực hiện chức năng thanh toán trực tuyến
Hình 2 Use case đăng kí chuyến đi và thanh toán
2.3.2 Use case khách hàng yêu cầu những thay đổi của tour
Mô tả: Thành viên đã đặt vé tour du lịch và muốn thay đổi một số thông tin trong hành trình của họ Các thay đổi có thể bao gồm: thay đổi thông tin cá nhân, số lượng và hạng vé, các dịch vụ đi kèm và huỷ tour
Hình 3 Use case khách hàng yêu cầu những thay đổi
2.3.3 Use case xem và quản lý thông tin tour
Mô tả: Sau khi đã đăng nhập, nhân viên đăng bài có thể xem danh sách tour, tìm kiếm, cập nhật thông tin tour, quản lý danh mục tour, và đặt trạng thái hoạt động cho bài đăng về thông tin của tour (công khai hoặc ẩn bài đăng)
Hình 4 Use case xem và quản lý thông tin tour
2.3.4 Use case quản lý chuyến đi
Sau khi đăng nhập vào hệ thống, nhân viên điều hành chuyến đi có thể quản lý thông tin chuyến đi, bao gồm việc cập nhật, lập kế hoạch cho các chuyến đi Trong chức năng lập kế hoạch, nhân viên điều hành có thể lập ngân sách cho chuyến đi Ngoài ra, họ còn có thể quản lý thông tin giao dịch với khách hàng và quản lý các dịch vụ như đặt dịch vụ hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh Sau khi hoàn tất lịch trình, nhân viên điều hành sẽ phân công các hướng dẫn viên phù hợp Cuối cùng, nhân viên điều hành chuyến đi sẽ lập báo cáo chuyến đi vừa thực hiện
Hình 5 Use case quản lý chuyến đi
2.3.5 Use case quản lý nhân sự
Mô tả: Quản lý nhân sự có thể xem được danh sách nhân viên, từ đây có thể tìm kiếm hoặc xem thông tin của nhân viên Sau khi xem thông tin thì có thể cập nhật thông tin (thêm, xóa sửa) Và người quản lý nhân cũng có chức năng xem, điều chỉnh lịch làm và quản lý việc phân công nhân viên điều hành chuyến đi
Hình 6 Use case quản lý nhân sự
2.3.6 Use case quản lý khách hàng
Mô tả: Nhân viên điều hành tour làm chức năng quản lý khách hàng có thể thực hiện chức năng xem danh sách khách hàng để thực hiện các chức năng như xem thông tin khách hàng, tìm kiếm thông tin khách hàng và lọc khách hàng theo các tiêu chí khác nhau (như: giới tính, độ tuổi, quê quán, ), từ chức năng xem thông tin khách hàng thì người quản lý cũng có thể cập nhật thông tin khách hàng
Hình 7 Use case quản lý khách hàng
2.3.7 Use case hướng dẫn viên
Mô tả: HDV đăng nhập vào hệ thống nhân viên để xem thông tin chi tiết về tour được phân công, bao gồm lịch trình và danh sách khách hàng Ở chức năng xem thông tin tour, HDV có thể lựa chọn “Nhận tour” hoặc “yêu cầu thay đổi tour” Trong quá trình thực hiện tour, HDV sẽ đưa khách đến các địa điểm tham quan, xử lý vấn đề phát sinh xảy ra trong chuyến đi và thu thập những phản hồi của hành khách
Cuối cùng, HDV xác nhận hoàn thành chuyến đi và tiến hành lập báo cáo kết quả của chuyến đi
Hình 8 Use case hướng dẫn viên
2.3.8 Use case thành viên xem và cập nhật thông tin cá nhân của tài khoản
Mô tả: Sau khi đăng nhập vào hệ thống, thành viên có chức năng xem các thông tin của mình, sau đó cập nhật lại các thông tin cá nhân (như sđt, email, địa chỉ, ) và có thể đổi mật khẩu của mình
Hình 9 Use case thành viên xem và cập nhật thông tin tài khoản
2.3.9 Use case thành viên xem lịch sử đặt tour, viết feedback
Sau khi đăng nhập tài khoản của mình, thành viên có chức năng xem lại thông tin chi tiết lịch sử các tour đã đặt, từ đó có thể viết feedback cho các tour đã đi, có thể chỉnh sửa feedback và đính kèm thêm hình ảnh, video về tour
Hình 10 Use case xem lịch sử đặt tour, viết feedback
Mô tả: Giám đốc có chức năng duyệt lịch trình của tour, duyệt mọi sự thay đổi của chuyến đi
Hình 11 Use case giám đốc
Mô tả: Người xem khi vào website có thể xem danh sách các tour, tìm kiếm tour và xem thông tin của tour mà không cần phải đăng nhập Người xem cũng có thể đăng kí tài khoản để trở thành thành viên của hệ thống
Hình 12 Use case người xem
Biểu đồ hoạt động
2.4.1 Khách hàng đăng nhập/ đăng ký tài khoản
Người xem mở trang chủ và lựa chọn đăng nhập Hệ thống sẽ hiển thị trang đăng nhập cho phép người xem nhập thông tin đăng nhập bao gồm Email và mật khẩu, hệ thống sẽ kiểm tra thông tin Nếu thông tin đăng nhập đúng, hệ thống sẽ thông báo đăng nhập thành công và kết thúc Nếu sai hệ thống sẽ báo đăng nhập thất bại và quay về điền thông tin đăng nhập
Hình 13 Activity Đăng nhập tài khoản
Người xem mở trang chủ và chọn đăng ký tài khoản Hệ thống hiện thị trang đăng ký cho phép người xem nhập thông tin đăng ký bao gồm email và mật khẩu đăng ký Hệ thống sẽ đối chiếu để xem email đăng ký đã tồn tại chưa
Nếu đã tồn tại, hệ thống sẽ thông báo email đã tồn tại và quay về bước nhập thông tin Nếu tài khoản chưa tồn tại, hệ thống sẽ gửi mã xác nhận về email và yêu cầu người xem nhập mã xác nhận Sau khi nhập mã xác nhận thì hệ thống sẽ kiểm tra mã xác nhận
- Nếu mã xác nhận sai hệ thống sẽ thông báo mã xác nhận sai, người xem sẽ đưa ra lựa chọn: gửi lại mã hoặc nhập lại mã xác nhận nêu gửi lại mã thì sẽ quay về bước hệ thống gửi mã xác nhận, nếu nhập lại mã thì quay về bước nhập mã xác nhận
- Nếu mã xác nhận đúng thì hệ thống sẽ thông báo đăng ký thành công rồi kết thúc.
Hình 14 Activity đăng ký tài khoản
2.4.2 Xem thông tin tour du lịch Đầu tiên, người xem và thành viên truy cập vào trang hệ thống website, hệ thống sẽ hiển thị các tour du lịch theo danh mục Sau đó, chọn một tour muốn xem
Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của tour đã chọn Người xem và thành viên có thể lựa chọn xem các đánh giá về tour đó hoặc không Nếu chọn xem đánh giá, hệ thống sẽ hiển thị các đánh giá và kết thúc Nếu không chọn xem đánh giá, quy trình kết thúc
Hình 15 Activity xem thông tin tour du lịch
2.4.3 Đăng ký tour du lịch
Khách hàng là người xem hoặc thành viên có thể vào trang web tìm kiếm, lựa chọn tour mong muốn, sau đó chọn đặt tour Đối với người xem, hệ thống sẽ kiểm tra đã đăng nhập hay chưa, nếu chưa thì yêu cầu đăng nhập Khi đăng nhập vào hệ thống, nếu thông tin sai hệ thống sẽ thông báo sai và đưa về màn hình đăng nhập Nếu đăng nhập thành công sẽ xác định là thành viên Đối với thành viên thì hệ thống sẽ chuyển thẳng đến trang yêu cầu khách hàng chọn số lượng vé, ngày xuất phát và yêu cầu đặc biệt (nếu có); sau đó hệ thống sẽ tính toán số tiền khách hàng phải trả Lúc này, thành viên chọn tiếp tục, hệ thống sẽ chuyển đến trang điền thông tin đăng ký (họ tên, email, số điện thoại, căn cước công dân)
Sau khi nhập xong, hệ thống yêu cầu thành viên xác nhận, nếu không xác nhận, hệ thống cho phép nhập lại thông tin đăng ký, nếu bấm tiếp tục thì hệ thống chuyển đến trang thanh toán Tại đây, thành viên lựa chọn hình thức thanh toán và thanh toán, hệ thống sẽ kiểm tra
Nếu thanh toán thành công hệ thống sẽ xác nhận lưu thông tin và thông báo thanh toán thành công rồi kết thúc Trường hợp quá thời gian thanh toán, hệ thống sẽ thông báo quá thời gian thanh toán và hủy slot đăng kí rồi kết thúc
Hình 16 Activity đăng ký tour du lịch
Mô tả: Sau khi khách hàng yêu cầu thanh toán, hệ thống hiển thị trang thanh toán bao gồm chi tiết về giá cho khách hàng kiểm tra, đồng thời các hướng dẫn và các hình thức thanh toán cho người dùng lựa chọn (thanh toán qua ngân hàng, ví điện tử, Vietqr) Sau khi lựa chọn hình thức thanh toán thì khách hàng tiếp tục đưa ra 2 lựa chọn để xác nhận thanh toán:
- Lựa chọn 1: không đồng ý thì kết thúc quy trình
- Lựa chọn 2: đồng ý thanh toán thì hệ thống sẽ đưa khách hàng đến thẳng giao diện thanh toán trên app banking (hoặc ví điện tử), lúc này trường hợp khách hàng lựa chọn xác nhận thanh toán trên app banking thì ngân hàng sẽ gửi mã OTP cho người dùng xác thực, người dùng nhập mã xác thực thì ngân hàng có
1 bước kiểm tra khách hàng nhập mã đúng hay không:
+ Nếu nhập đúng thì quá trình thanh toán thành công, ngân hàng trừ tiền, hệ thống ghi nhận và gửi mail thanh toán thành công kèm thông tin đi kèm cho khách hàng và kết thúc quy trình
+ Nếu nhập sai thì ngân hàng thông báo khách hàng nhập sai và yêu cầu khách hàng nhập lại
Còn trường hợp khách hàng không nhập mã xác thực thì quá trình thanh toán không diễn ra và kết thúc quy trình
2.4.5 Nhân viên đăng bài thông tin về tour
Mô tả: Nhân viên đăng bài truy cập vào hệ thống quản lý tour, tại đây nhân viên chọn mục tạo bài đăng mới Hệ thống hiển thị các danh mục để chọn (tour đi bằng máy bay, tour đi bằng xe khách, tour đi bằng tàu hỏa, tour đi bằng du thuyền, tour có thuê xe) Tùy vào từng bài đăng để nhân viên chọn một danh mục phù hợp
Sau khi chọn danh mục cho bài đăng, hệ thống hiển thị giao diện đăng bài cho phép nhân viên nhập các nội dung liên quan về bài viết Nội dung liên quan mà nhân viên đăng bài cần nhập là thông tin như tiêu đề, giá, mô tả, điểm đến, điểm khởi hành, thời gian khởi hành, thời gian về,các hoạt động kèm theo, Ngoài ra, trên giao diện đăng bài, nhân viên điền các thông tin tour là lịch trình chi tiết; vị trí (thông tin điểm đến và hình ảnh maps) và hình ảnh (bao gồm hình ảnh, video, link bài viết liên quan)
Sau khi đã nhập các thông tin, hệ thống cho phép tải các thông tin lên Tiếp theo nhân viên đăng bài xem trước bài đăng với mục đích kiểm tra và đảm bảo bài đăng được hoàn chỉnh, đúng thông tin
THIẾT KẾ GIAO DIỆN ĐĂNG KÍ TOUR DU LỊCH
Giao diện quy trình đặt tour
Hình 38 Giao diện đăng nhập
Hình 39 Giao diện chọn ngày xuất phát và số lượng vé
Hình 40 Giao diện điền thông tin đặt tour
Hình 41 Giao diện xác nhận thông tin đặt tour
Hình 42 Giao diện thanh toán
Giao diện hoàn tất đặt tour
Hình 43 Giao diện hoàn tất đặt tour
Giao diện quy trình hủy tour đã đăng kí
Hình 44 Giao diện trang chủ đã đăng nhập thành viên
Hình 45 Giao diện quản lý tài khoản
Hình 46 Giao diện truy cập đơn đặt tour
Hình 47 Giao diện yêu cầu hủy tour
Hình 48 Giao diện chọn lý do hủy tour
Hình 49 Giao diện hiển thị chính sách hủy tour
Hình 50 Giao diện xác nhận yêu cầu hủy tour
Hình 51 Giao diện xử lý yêu cầu hủy tour
Hình 52 Giao diện tour đã được hủy
