đánh giá dịch vụ logistics tại công ty vận tải vestal shipping

Logistics trong chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu bao gồm các hoạt động giao nhận hàng hóa, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ chứng nhận, tư vấn khách h

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỊCH VỤ LOGISTICS

Định nghĩa về logistics

Logistics đề cập đến quá trình tổng thể quản lý cách thu thập, lưu trữ và vận chuyển tài nguyên đến đích cuối cùng Quản lý logistics liên quan đến việc xác định các nhà phân phối và nhà cung cấp tiềm năng cũng như xác định tính hiệu quả và khả năng tiếp cận của họ

Có rất nhiều khái niệm về thuật ngữ này:

Theo UNESCAP, Logistics có thể được định nghĩa là việc quản lý dòng chung chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, thành phẩm và xử lý các thông tin liên quan từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng Hiểu một cách rộng hơn nó còn bao gồm cả việc thu hồi và xử lý rác thải

Hay còn được hiểu, Logistics là quá trình xây dựng kế hoạch, cung cấp và quản lý việc chu chuyển và lưu kho có hiệu quả hàng hoá, dịch vụ và các thông tin liên quan từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ vì mục tiêu đáp ứng nhu cầu của khách hàng theo (World Marintime Unviersity- Đại học Hàng Hải Thế Giới, D Lambert 1998)

Tóm lại hiểu đơn giản Logistics được hiểu là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát sự lưu thông và tích trữ một cách hiệu qủa tối ưu các loại hàng hoá, nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm, dịch vụ và thông tin đi kèm từ điểm khởi đầu tới điểm kết thúc nhằm mục đích tuân theo các yêu cầu của khách hàng

Vì lĩnh vực Logistics rất đa dạng, bao gồm nhiều quy trình và công đoạn khác nhau nên hiện nay người ta chia thành 4 phương thức khai thác hoạt động Logistic như sau:

Các công ty tư thực hiện các hoạt động logistics của mình Công ty sở hữu các phương tiện vận tải, nhà xưởng, thiết bị xếp dỡ và các nguồn lực khác bao gồm cả con người để thực hiện các hoạt động logistics Đây là những tập đoàn Logistics lớn trên thế giới với mạng lưới logistics toàn cầu, có phương cách hoạt động phù hợp với từng địa phương

Là việc quản lý các hoạt động logistics truyền thống như vận tải hay kho vận Công ty không sở hữu hoặc có đủ phương tiện và cơ sở hạ tầng thì có thể thuê ngoài các dịch vụ

2 cung cấp logistics nhằm cung cấp phương tiện thiết bị hay dịch vụ cơ bản Lý do của phương thức này là để cắt giảm chi phí hoặc vốn đầu tư

- Third Party Logistics (TPL) hay logistics theo hợp đồng

Phương thức này có nghĩa là sử dụng cỏc cụng ty bờn ngoài để thực hiện các hoạt động Logistics, có thể là toàn bộ quá trình quản lý Logistics hoặc chỉ một số hoạt động có chọn lọc Cách giải thích khác của TPL là các hoạt động do một công ty cung cấp dịch vụ Logistics thực hiện trên danh nghĩa khách hàng cuả họ, tối thiểu bao gồm việc quản lý và thực hiện hoạt động vận tải và kho vận ít nhẩt 1 năm có hoặc không có hợp đồng hợp tác Đây được coi như một liên minh chặt chẽ giứa một công ty và nhà cung cấp dịch vụ Logistics, nó không chỉ nhằm thực hiện các hoạt động Logistics mà còn chia sẻ thông tin, rủi ro và các lợi ích theo một hợp đồng dài hạn

- Fourth Party Logistics (FPL) hay Logistics chuỗi phân phối

FPL là một khái niệm phát triển trên nền tảng của TPL nhằm tạo ra sự đáp ứng dịch vụ, hướng về khách hàng và linh hoạt hơn FPL quản lý và thực hiện các hoạt động Logistics phức hợp như quản lý nguồn lực, trung tâm điều phối kiểm soát và các chức năng kiến trúc và tích hợp các hoạt động Logistics FPL bao gồm lĩnh vực rộng hơn gồm cả các hoạt động của TPL, các dịch vụ công nghệ thông tin, và quản lý các tiến trình kinh doanh FPL được xem là một điểm liên lạc duy nhất, nơi thực hiện việc quản lý, tổng hợp các nguồn lực và giám sát các chức năng TPL trong suốt chuỗi phân phối nhằm vươn tới thị trường toàn cầu, lợi thế chiến lược và các mối quan hệ lâu bền

Trong một số nghiên cứu người ta lại phân loại các công ty cung cấp dịch vụ Logistics theo các nhóm như sau

- Các Công Ty Cung Cấp Dịch Vụ Vận Tải

 Các công ty cung cấp dịch vụ vận tải đơn phương thức

 Các công ty cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức

 Các công ty cung cấp dịch vụ khai thác cảng

 Các công ty môi giới vận tải

- Các Công Ty Cung Cấp Dịch Vụ Phân Phối

 Công ty cung cấp dịch vụ kho bãi

Thư viện ĐH Thăng Long

 Các công ty cung cấp dịch vụ phân phối

- Các Công Ty Cung Cấp Dịch Vụ Hàng Hoá

 Các công ty môi giới khai thuê hải quan

 Các công ty giao nhận, gom hàng lẻ

 Các công ty chuyên ngành hàng nguy hiểm

 Các công ty dịch vụ đóng gói vận chuyển

- Các Công Ty Cung Cấp Dịch Vụ Logistics Chuyên Ngành

 Các công ty công nghệ thông tin

 Các công ty viễn thông

 Các công ty cung cấp giải pháp tài chính, bảo hiểm

Các công ty này lại có thể được chia thành 2 loại: Các công ty cung cấp dịch vụ Logistics có và không có tài sản

Các công ty sở hữu tài sản thực sự có riêng đội vận tải, nhà kho và sử dụng chúng để quản lý tất cả hay một phần các hoạt động Logistics cho khách hàng của mình

Các công ty Logistics không sở hữu tài sản thì hoạt động như một người hợp nhất các dịch vụ Logistics và phần lớn các dịch vụ là đi thuê ngoài Họ có thể phải đi thuê phương tiện vận tải, nhà kho, bến bãi Việc thuê ngoài đã nhanh chóng phát triển trong vài năm gần đây Ngày nay có rất nhiều loại hình dịch vụ Logistics nhằm đáp ứng yêu cầu đa dạng khác nhau của các ngành hàng khác nhau Khác với trước đây, không chỉ các dịch vụ Logistics cơ bản như vận tải và kho vận mà các loại dịch vụ phức tạp và đa dạng khác cũng đã xuất hiện Việc thuê ngoài các dịch vụ Logistics gọi theo thuật ngữ chuyên ngành là Outsourcing.

Quá trình phát triển của logistics

Quá trình phát triển của logistics trên toàn cầu và tại Việt Nam là một hành trình dài và đa chiều, đánh dấu bởi sự tiến bộ vượt bậc trong công nghệ, quản lý chuỗi cung ứng, và định hình của môi trường kinh doanh Trên phạm vi quốc tế, lịch sử của logistics bắt đầu từ những nền văn minh cổ đại, khi con người phát hiện ra sự quan trọng của việc tổ chức vận chuyển và quản lý hàng hóa để đáp ứng nhu cầu thị trường Chiến tranh thế giới, với các yêu cầu lớn về vận chuyển và quản lý quốc phòng, đã đóng vai trò quyết định trong việc đẩy

4 mạnh sự phát triển của logistics, đưa ra những đòn đánh quan trọng đối với hạ tầng vận tải và quản lý chuỗi cung ứng

Cách mạng Công nghiệp đã làm thay đổi toàn bộ bức tranh về logistics Sự xuất hiện của máy tính, đường sắt, và tàu hỏa đã cung cấp cho logistics những công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa quá trình vận chuyển và lưu thông hàng hóa Thập kỷ 1970 chứng kiến sự kết hợp của máy tính vào lĩnh vực này, giúp tạo ra các hệ thống thông tin quản lý (MIS) và mở ra kỷ nguyên mới cho quản lý logistics

Ngày nay, sự đột phá của công nghệ thông tin, trí tuệ nhân tạo (AI), và Internet of Things (IoT) đã biến đổi logistics thành một hệ thống linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng với sự biến đổi của thị trường Các công ty logistics toàn cầu đang tích hợp blockchain để tăng cường minh bạch và an ninh trong chuỗi cung ứng, đồng thời nỗ lực xây dựng mô hình logistics xanh và bền vững để giảm tác động tiêu cực đến môi trường

Tại Việt Nam, quá trình phát triển của logistics phản ánh sự đổi mới trong nền kinh tế Giai đoạn đầu và chiến tranh đã chú trọng vào quốc phòng và sự sống còn, nhưng sau đó, đổi mới kinh tế từ năm 1986 đã đưa logistics vào tâm điểm, đặc biệt sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) năm 2007 Quốc gia đã chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của các khu công nghiệp, cảng biển, và hạ tầng giao thông để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về vận chuyển hàng hóa

Công nghệ và hiện đại hóa đang là điểm nhấn trong phát triển logistics tại Việt Nam

Sự tích hợp của hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và ứng dụng của công nghệ thông tin trong quá trình vận chuyển và lưu thông hàng hóa đã tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và linh hoạt Thách thức hiện tại của Việt Nam là vượt qua những hạn chế về hiệu suất và chi phí logistics để đảm bảo tính cạnh tranh trong thị trường toàn cầu

Nhìn chung, quá trình phát triển của logistics trên thế giới và tại Việt Nam không chỉ là một câu chuyện về sự tiến bộ trong kỹ thuật và công nghệ mà còn là hành trình thích ứng với môi trường kinh doanh ngày càng biến động và yêu cầu ngày càng cao từ phía khách hàng Việc hiểu rõ về những thay đổi này sẽ giúp xác định chiến lược phát triển và làm cho logistics trở thành một lợi thế chiến lược cho cả thế giới và Việt Nam trong thời kỳ toàn cầu hóa ngày nay Với quá trình phát triển của logistics trên thế giới và tại Việt Nam, có thể thấy rõ sự tương tác giữa các yếu tố địa phương và toàn cầu trong việc định hình bức tranh

Thư viện ĐH Thăng Long

5 logistics hiện đại Tại thị trường quốc tế, mối liên kết giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ đã dẫn đến một hệ thống chuỗi cung ứng toàn cầu, đặt ra những thách thức và cơ hội mới

Cách mạng Công nghiệp 4.0, đại diện cho sự hội nhập sâu rộng của công nghệ trong mọi lĩnh vực, cũng ảnh hưởng đến quá trình logistics toàn cầu Trí tuệ nhân tạo, máy học, và tự động hóa đã mở ra những khả năng mới, từ quá trình đặt hàng tự động đến vận chuyển hàng hóa bằng drone Những thay đổi này không chỉ giúp tăng cường hiệu quả mà còn đặt ra những thách thức đối với nguồn nhân lực truyền thống trong lĩnh vực này

Tại Việt Nam, với sự gia nhập vào các hiệp định thương mại quốc tế như CPTPP và EVFTA, logistics trở thành một yếu tố quan trọng để nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường quốc tế Điều này đặt ra áp lực lớn cho việc hiện đại hóa hạ tầng, cải thiện quy trình logistics và tăng cường năng lực quản lý chuỗi cung ứng

Các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam đang chú trọng vào việc áp dụng công nghệ để tối ưu hóa các quy trình và giảm chi phí vận hành Mô hình chuỗi cung ứng ngày càng trở nên linh hoạt và đa dạng để đáp ứng nhanh chóng với sự biến động của thị trường và yêu cầu đặc biệt từ khách hàng Thách thức chính đối mặt ở cấp quốc gia là việc vượt qua các hạn chế hạ tầng vận tải và cảng biển, đồng thời giải quyết vấn đề về ý thức và kỹ năng của lao động ngành logistics Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến môi trường và an toàn cũng đang trở thành ưu tiên hàng đầu Tuy nhiên, cũng có những điểm sáng, với Việt Nam trở thành một trong những điểm đến hấp dẫn cho các nhà đầu tư logistics quốc tế Sự đổi mới trong lĩnh vực này không chỉ là cơ hội cho doanh nghiệp Việt Nam mà còn là cơ hội để tích hợp vào chuỗi cung ứng toàn cầu và tăng cường vị thế của quốc gia trong nền kinh tế thế giới

Tóm lại, quá trình phát triển của logistics trên thế giới và tại Việt Nam không chỉ là một câu chuyện về sự tiến bộ công nghệ mà còn là sự hiểu biết và sáng tạo trong việc đáp ứng nhanh chóng với những thách thức và cơ hội ngày càng phức tạp Sự hội nhập và đổi mới là chìa khóa cho sự thành công của logistics trong tương lai, và Việt Nam đang bước vào thời kỳ quan trọng để định hình một ngành logistics hiện đại và bền vững.

Vai trò của logistics trong doanh nghiệp

Logistics hỗ trợ toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp, ngay cả khi sản phẩm đã ra khỏi dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp và đến tay người tiêu dùng Một doanh

6 nghiệp có thể kết hợp bất cứ yếu tố nào của logistics với nhau hay tất cả các yếu tố logistics tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp mình Logistics còn hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp thông qua quản lý di chuyển và lưu trữ nguyên vật liệu đi vào doanh nghiệp và bán thành phẩm di chuyển trong doanh nghiệp

Logistics là sự phát triển cao, hoàn chỉnh của dịch vụ vận tải giao nhận, vận tải giao nhận gắn liền và nằm trong logistics Cùng với quá trình phát triển của mình, logistics đã làm đa dạng hóa khái niệm vận tải giao nhận truyền thống Từ chỗ chỉ thay mặt khách hàng để thực hiện các khâu rời rạc như thuê tàu, lưu cước, chuẩn bị hàng, đóng gói hàng, tái chế, làm thủ tục thông quan, … cho tới cung cấp dịch vụ trọn gói từ kho đến kho (Door to Door), dịch vụ hỗ trợ sau khi đưa đến kho,

Từ chỗ đóng vai trò đại lý, người được ủy thác trở thành một chủ thể chính trong các hoạt động vận tải giao nhận với khách hàng, chịu trách nhiệm trước các nguồn luật điều chỉnh

Ngày nay, để có thể thực hiện nghiệp vụ của mình, người giao nhận phải quản lý một hệ thống đồng bộ từ giao nhận tới vận tải, cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh, bảo quản hàng hóa trong kho, phân phối hàng hóa đúng nơi, đúng lúc, sử dụng thông tin điện tử để theo dõi, kiểm tra, … Như vậy, người giao nhận vận tải trở thành người cung cấp dịch vụ logistics

Trước đây, hàng hóa đi theo hình thức hàng lẻ từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu và trải qua nhiều phương tiện vận tải khác nhau, vì vậy xác suất rủi ro mất mát đối với hàng hóa là rất cao, và người gửi hàng phải ký nhiều hợp đồng với nhiều người vận tải khác nhau mà trách nhiệm của họ chỉ giới hạn trong chặng đường hay dịch vụ mà họ đảm nhiệm

Khi thị trường toàn cầu phát triển với các tiến bộ công nghệ, đặc biệt là việc mở cửa thị trường ở các nước đang và chậm phát triển, logistics được các nhà quản lý coi như là công cụ, một phương tiện liên kết các lĩnh vực khác nhau của chiến lược doanh nghiệp Logistics tạo ra sự hữu dụng về thời gian và địa điểm cho các hoạt động của doanh nghiệp

Logistics có vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chu trình lưu chuyển của sản xuất kinh doanh từ khâu đầu vào nguyên vật liệu, phụ kiện, … tới sản phẩm cuối cùng đến tay khách hàng sử dụng Logistics hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác trong hoạt động sản xuất kinh doanh Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhà quản lý phải giải quyết nhiều

Thư viện ĐH Thăng Long

7 bài toán hóc búa về nguồn nguyên liệu cung ứng, số lượng và thời điểm hiệu quả để bổ sung nguồn nguyên liệu, phương tiện và hành trình vận tải, địa điểm, khi bãi chứa thành phẩm, bán thành phẩm, … Để giải quyết những vấn đề này một cách có hiệu quả không thể thiếu vai trò của logistics vì logistics cho phép nhà quản lý kiểm soát và ra quyết định chính xác về các vấn đề nêu trên để giảm tối đa chi phí phát sinh đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo yếu tố đúng thời gian-địa điểm (just in time)

Quá trình toàn cầu hóa kinh tế đã làm cho hàng hóa và sự vận động của chúng phong phú và phức tạp hơn, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầu mới đối với dịch vụ vận tải giao nhận Đồng thời, để tránh hàng tồn kho, doanh nghiệp phải làm sao để lượng hàng tồn kho luôn là nhỏ nhất

Kết quả là hoạt động lưu thông nói riêng và hoạt động logistics nói riêng phải đảm bảo yêu cầu giao hàng đúng lúc, kịp thời, mặt khác phải đảm bảo mục tiêu khống chế lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu

Sự phát triển mạnh mẽ của tin học cho phép kết hợp chặt chẽ quá trình cung ứng, sản xuất, lưu kho hàng hóa, tiêu thụ với vận tải giao nhận, làm cho cả quá trình này trở nên hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn, nhưng đồng thời cũng phức tạp hơn

Việc hình thành và phát triển dịch vụ logistics sẽ giúp các doanh nghiệp cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân giảm được chi phí trong chuỗi logistics, làm cho quá trình sản xuất kinh doanh tinh giản hơn và đạt hiệu quả hơn Giảm chi phí trong sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh tinh giản, hiệu quả sản xuất kinh doanh được nâng cao góp phần tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Dịch vụ logistics góp phần gia tăng giá trị kinh doanh của các doanh nghiệp vận tải giao nhận Dịch vụ logistics là loại hình dịch vụ có quy mô mở rộng và phức tạp hơn nhiều so với hoạt động vận tải giao nhận thông thường Trước kia, người kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận chỉ cung cấp cho khách hàng những dịch vụ đơn giản, thuần túy và đơn lẻ

Ngày nay, do sự phát triển của sản xuất, lưu thông, các chi tiết của một sản phẩm có thể do nhiều quốc gia cung ứng và ngược lại một loại sản phẩm của doanh nghiệp có thể

Các loại hình dịch vụ logistics

Hiện nay, ngành Logistics được chia làm nhóm chính như sau:

1.4.1 Nhóm dịch vụ Logistics chủ yếu

 Thực hiện xếp dỡ hàng hóa:

Hàng hóa sẽ được nhà cung cấp dịch vụ trực tiếp đưa lên các phương tiện vận chuyển như xe tải, xe lửa, tàu biển, máy bay, hoặc container, v.v Khi đến nơi nhận hàng hóa tiếp tục sẽ được dỡ xuống và tiến hành lưu chuyển vào trong kho để lưu trữ và bảo quản khẩu xếp dỡ này có thể thực hiện bởi con người hoặc robot, máy móc thiết bị hỗ trợ khác như xe nâng, xe cẩu

 Các công việc liên quan đến kho bãi:

Kho bãi sẽ là nơi thực hiện rất nhiều công đoạn để đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng trước – trong – sau khi hàng hóa đến tay người mua Nó có thể là Sản xuất sản phẩm theo đúng số lượng và tiêu chuẩn của đơn hàng, là khâu đóng gói kỹ lưỡng để bảo vệ sự an

Thư viện ĐH Thăng Long

9 toàn cho sản phẩm trong quá trình lưu trữ và vận chuyển như đóng gói bao bì thành phẩm, đóng theo đai-kiện thùng carton hoặc pallet Hay đơn giản là lưu kho hàng hóa và thay khách hàng quản lý chặt chẽ số lượng tồn, kiểm soát chất lượng để phòng ngừa rủi ro hư hại đến sản phẩm để đảm bảo dòng chảy của chuỗi cung ứng diễn ra ổn định nhất Tiếp nhận thông tin một cách chuẩn xác để tiến hành điều phối xuất nhập hàng hóa theo đúng lịch trình, đúng kế hoạch, tránh làm chậm trễ dẫn đến mất uy tín của doanh nghiệp và cho cả khách hàng đang sử dụng dịch vụ Và cuối cùng là theo dõi và tiếp nhận phản hồi từ người mua hàng để nhanh chóng xử lý kịp thời những đánh giá tiêu cực như sai mã hàng, thiếu số lượng, bể vỡ hoặc móp méo, v.v Sau đó đề xuất phương hướng giải quyết tốt nhất và tối ưu nhất cho họ

Hàng hóa sẽ được vận chuyển đến bất kỳ nơi nào theo yêu cầu của bạn, nó có thể và nội địa hoặc ngoại địa Tùy theo mật độ đơn hàng, tính chất của hàng hóa hoặc vị trí địa lý giao hàng mà nó sẽ được nhà cung cấp sắp xếp hình thức vận chuyển cho phù hợp nhất, tuy nhiên vì yếu tố về thời gian hoặc để đảm bảo hơn cho hàng hóa bạn cũng có thể đưa ra yêu cầu về phương tiện vận chuyển mà bạn mong muốn (nhưng vẫn phải bị giới hạn trong cơ sở hạ tầng về phương tiện của đơn vị cung cấp dịch vụ)

Nhóm vận tải bao gồm vận chuyển hàng hóa theo đường bộ, đường sắt, đường biển, đường hàng không với quy mô nội địa và quốc tế

 Vận tải đường bộ: Đây là loại dịch vụ logistic phổ biến nhất, bao gồm vận chuyển hàng hóa bằng xe container, xe tải, xe khách và các phương tiện giao thông đường bộ khác Dịch vụ này có thể được chia thành vận tải đường dài và vận tải nội thành

 Vận tải đường sắt: Sử dụng hệ thống đường sắt để vận chuyển container hàng hóa Điều này thường được sử dụng cho các hàng hóa có số lượng lớn, nặng và kích thước cồng kềnh

 Vận tải đường biển: Sử dụng tàu biển và các loại tàu khác nhau như container ships, tàu chở dầu, và tàu chở khí để vận chuyển hàng hóa

 Vận tải hàng không: Sử dụng tàu bay (máy bay) để vận chuyển hàng hóa, dịch vụ này thường được sử dụng khi cần vận chuyển hàng hóa trên quãng đường xa và cần sự nhanh chóng

 Vận tải đa phương tiện: Khi sử dụng nhiều phương tiện và các loại vận chuyển khác nhau để đáp ứng nhu cầu của một hệ thống logistic phức tạp Chẳng hạn như cơ sở hạ tầng về giao thông không đủ để đáp ứng hành trình vận chuyển từ nơi bán đến nơi mua, thì khi đó bắt buộc đơn vị cung ứng sẽ linh động trong việc sử dụng kết hợp phương tiện vận chuyển

Là một công việc quan trọng trong dịch vụ logistics và có phần khá tức tạp bởi nó liên quan đến những giấy tờ và thủ tục hành chính về khai báo, minh chứng hợp lệ về lô hàng và những kiểm định theo tiêu chuẩn riêng của từng nước nhập hoặc xuất khẩu Chính vì vậy một công ty kinh doanh, buôn bán sản phẩm thông thường không thể nào hiểu rõ về các điều kiện này và phải thông qua một bên thứ 2 là nhà cung ứng dịch vụ logistics

Việc lựa chọn hình thức vận chuyển là của bạn, tuy nhiên việc kết nối với các phương tiện và đặt vị trí cho hàng hóa trên tàu, xe là nhiệm vụ của đơn vị cung cấp Tương tự khi hàng đến đích, bên trong hệ thống sẽ tự liên kết với nhau để điều phối phương tiện nhận hàng, đảm bảo chắc chắn rằng sản phẩm của khách hàng sẽ không bị thất lạc

 Thông quan xuất nhập khẩu

Công việc này thường sẽ nghiêng về hàng hóa nhập khẩu hơn Khi hàng hóa đến cửa khẩu, điều cần làm là khai báo với hải quan Thủ tục khai báo bao gồm: Hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, mã vận tải, giấy chứng nhận xuất xứ, và một số giấy tờ khác Sau khi các các chứng từ được kiểm tra và đạt điều kiện thì hàng hóa sẽ được thông quan, và lô hàng mới được đưa về kho bãi

1.4.2 Nhóm dịch vụ Logistics liên quan khác

Dịch vụ tư vấn logistics: Các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh sản xuất hàng hóa thường sẽ tìm đến đơn vị cung ứng dịch vụ tư vấn logistics để nhận sự tư vấn về cách tối ưu hóa quá trình logistic, cải thiện hiệu suất và giảm chi phí

Thư viện ĐH Thăng Long

11 Dịch vụ quản lý chuỗi cung ứng: Bao gồm việc quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng từ sản xuất đến tiêu dùng cuối cùng, bao gồm lập kế hoạch, theo dõi, và tối ưu hóa chuỗi cung ứng Ngoài ra để hỗ trợ tốt hơn nhu cầu của khách hàng doanh nghiệp, các đơn vị cung ứng còn có bổ sung thêm một số dịch vụ vào chuỗi cung ứng như theo dõi, quản lý thông tin về vận chuyển, tiếp nhận và xử lý hàng hóa bị hoàn trả hoặc hết hạn sử dụng, đảm bảo vòng quay tồn kho bằng cách giám sát chặt chẽ hàng tồn kho

Cung ứng hoạt động cho thuê và thuê mua kho bãi hoặc container: Cung ứng dịch vụ bán buôn và bán hàng cá nhân cho khách hàng thông qua sàn thương mại điện tử, khi tiếp nhận đơn hàng, toàn bộ thông tin sẽ chuyển đến cho đơn vị logistics thực hiện Nhìn chung việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài còn phụ thuộc vào cách hoạt động của doanh nghiệp, chính vì vậy cần phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng để làm dung hòa lợi ích giữa chi phí và hiệu suất công việc nhưng vẫn đảm bảo về mặt chất lượng của hàng hóa khi đến tay người tiêu dùng.

Các tiêu chí đánh giá dịch vụ logistics

Theo WB (WORLD BANK) chỉ số LPI (Logistics Performacne Index) được xây dựng nhằm đo lường năng lực dịch vụ logistics Hàng năm, WB công bố báo cáo Doing Business với dữ liệu đầy đủ về chỉ số giao dịch thương mại các nước trên thế giới nhằm đưa ra bức tranh toàn cảnh cũng như nhận định, đánh giá về tình hình thực tiễn tại từng quốc gia, khu vực và toàn cầu Có hai loại chỉ số LPI là LPI quốc tế và LPI nội địa mà WB đưa ra Ta có thể dựa vào các chỉ số này để đánh giá dịch vụ logistics của một doanh nghiệp

Chỉ số này được đo lường từ thông tin, dữ liệu liên quan, đó là:

 Hiệu quả thực hiện quy trình thủ tục hải quan (Efficiency of the clearance process)

Hiệu quả trong quy trình thực hiện hải quan không chỉ là một yếu tố quan trọng mà còn là trụ cột đối với hoạt động xuất nhập khẩu hiện đại Việc tối ưu hóa quy trình này mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng

Việc giảm thiểu thời gian chờ đợi và xử lý hàng hóa tại cửa khẩu hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt chi phí vận chuyển Thời gian là một tài nguyên quý báu, và việc có được quy trình hải quan nhanh chóng giúp tăng cường năng suất và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp

Không chỉ dừng lại ở mặt kinh tế, quy trình hải quan nhanh chóng còn tạo ra sự linh hoạt trong quản lý chuỗi cung ứng Doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng với các thay

12 đổi trong thị trường và nhu cầu của khách hàng một cách linh hoạt và hiệu quả Tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng

 Chất lượng của cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất đóng vai trò không thể phủ nhận đối với trải nghiệm của khách hàng

Từ văn phòng đến cơ sở dịch vụ, môi trường và điều kiện vật chất tạo ra ảnh hưởng sâu sắc đến cảm nhận của khách hàng về một doanh nghiệp Đầu tiên và quan trọng nhất, cơ sở vật chất tạo ra ấn tượng đầu tiên với khách hàng Một môi trường sạch sẽ, hiện đại và chuyên nghiệp không chỉ gây ấn tượng tích cực mà còn tạo ra sự tin tưởng và sự tin cậy trong dịch vụ hoặc sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp

Cơ sở vật chất ảnh hưởng đến sự thoải mái và tiện nghi của khách hàng trong quá trình làm việc cùng nhau Một không gian làm tiện nghi giúp khách hàng cảm thấy thoải mái và hài lòng hơn

 Khả năng thỏa thuận dễ dàng giá dịch vụ (Ease of arranging competitively priced shipments)

Khả năng thoả thận dễ dàng cước vận tải có thể hiểu là sự chấp thuận, hài lòng của khách hàng về giá cước vận tải Trước hết, cước vận tải hợp lý giúp doanh nghiệp giữ được sự hài lòng của khách hàng về mặt tài chính Khi chi phí vận chuyển được kiểm soát và hợp lý, doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với mức giá cạnh tranh hơn, điều này giúp thu hút và giữ chân khách hàng Đồng thời, việc tránh các phí phụ và chi phí bất ngờ trong quá trình vận chuyển cũng làm tăng sự hài lòng của khách hàng Công ty có cước vận tải tốt cũng có thể tạo ra một lợi ích lâu dài về mối quan hệ Việc cung cấp dịch vụ vận chuyển chất lượng và đáng tin cậy giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, từ đó tạo ra cơ hội cho việc hợp tác trong tương lai và thu hút khách hàng tiềm năng mới

 Khả năng và chất lượng dịch vụ logisitics (logistics competence and quality of logistics services)

Chất lượng dịch vụ logistics được đo bằng thái độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng hóa của công ty

Chất lượng dịch vụ logistics được đánh giá bằng giá cả, thời gian giao hàng, độ an toàn của hàng hóa, cơ sở vật chất, chăm sóc khách hàng, sự tin cậy và hình ảnh thương hiệu

Thư viện ĐH Thăng Long

 Khả năng theo dõi và giám sát hành trình lô hàng (Ability to track and trace consignments)

Khả năng theo dõi hành trình của lô hàng giúp cung cấp thông tin chính xác và tức thì về vị trí của hàng hóa Điều này không chỉ giúp khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ logistics biết được "nơi đâu" hàng hóa đang ở, mà còn giúp dự đoán và phản ứng kịp thời đối với bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển

 Đúng hạn về thời gian vận chuyển (Timeliness of shipment deliver)

Việc vận chuyển hàng hóa đúng hẹn giúp tạo ra sự tin cậy và lòng tin từ phía khách hàng Khi doanh nghiệp cam kết giao hàng đúng thời gian đã hẹn, họ không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn gửi đi thông điệp rằng họ coi trọng sự hài lòng và nhu cầu của khách hàng Việc giao hàng đúng hẹn cũng tạo ra sự tiện lợi và hiệu quả cho khách hàng Khách hàng có thể dựa vào thời gian dự kiến nhận hàng để lập kế hoạch hoạt động kinh doanh của họ một cách dễ dàng và chính xác hơn Điều này giúp họ tối ưu hóa quy trình sản xuất, kế hoạch tiếp thị và lập kế hoạch bán hàng

Ngoài ra, việc vận chuyển hàng hóa đúng hẹn cũng mang lại lợi ích về chi phí cho khách hàng Khi hàng hóa được giao đúng thời gian, khách hàng có thể tránh được các chi phí phát sinh do trễ hẹn, như chi phí lưu kho, chi phí thất thoát hoặc chi phí phát sinh từ việc không thực hiện kịp thời các giao dịch hoặc cam kết với đối tác kinh doanh.

Các công cụ cải tiến quy trình

Khái niệm: 5W1H là từ viết tắt của các từ đặt câu hỏi “What – When – Where – Why – Who – How” trong tiếng Anh Đây là phương pháp giúp giải quyết tất cả vấn đề thông qua

6 câu hỏi Các câu hỏi có thể được thay đổi để phù hợp với bất kỳ vấn đề hoặc lĩnh vực nào đang được giải quyết Các W và H giúp bao quát tất cả các khía cạnh của một vấn đề để có thể tìm ra giải pháp toàn diện nhất

Bảng 1.1.Nội dung mô hình 5W1H

STT Câu hỏi Mục đích Mục tiêu Mẫu câu hỏi

1 What Mô tả nhiệm vụ công việc, vấn đề, mục đích của quy trình, dự án…

Làm rõ vấn đề mục đích, hành động, quy trình, các phương tiện cần thiết

Vấn đề này là gì ? Thực trạng hiện nay là gì? Đặc điểm của quy trình là gì?

2 Who Xác định các bên tham gia vào công việc, trách nhiệm thuộc về ai

Là cơ sở để người quản lý có cách nhìn khách quan hơn

Công việc do ai phụ trách?

Ai là người tìm ra vấn đề?

3 Where Câu hỏi về địa điểm, không gian làm việc

Thông tin về khu vực, không gian, mặt bằng…

Công việc này được thực hiện ở đâu? Sự cố nằm ở khu vực nào? Bộ phận nào?

4 When Xác định thời điểm xảy ra sự cố hoặc thời điểm có thể xảy ra

Làm rõ về thời gian triển khai công việc, thời lượng cần thiết đối với từng công việc

Bắt đầu khi nào? Tiến hành trong bao lâu? Khi nào vấn đề xuất hiện

5 Why Lý do tại sao cần có hoạt động này trong công việc, ý nghĩa của công việc đó

Tìm hiểu và xác định đúng nguyên nhân

Tại sao xảy ra tình huống như vậy? Tại sao cần thay đổi? Tại sao sử

Thư viện ĐH Thăng Long

6 How Xác định các bước tiến hành và sử dụng phương pháp nào

Các thủ tục, phương pháp tổ chức, các hoạt động và phương tiện được sử dụng

Bộ phận được tổ chức như thế nào? Công việc áp dụng phương pháp nào?

Khi phân tích biểu đồ Pareto chúng ta sẽ sử dụng quy tắc biểu đồ Pareto 80/20 nghĩa là 20% vấn đề dẫn đến 80% hậu quả Cách để phân tích biểu đồ sẽ được thực hiện như sau:

Từ trục tung phần trăm bên phải chúng ta kẻ một đường thẳng bắt đầu từ vị trí 80% đến khi chạm đồ thị Line

Từ vị trí hai đường chạm nhau chúng ta tiếp tục vẽ một đường thẳng vuông góc với trục hoành

Từ đây ta có thể suy ra rằng những vấn đề nào nằm phía bên trái của đường thẳng vuông góc với trục hoành sẽ gây ra đến 80% hậu quả và cần phải được ưu tiên giải quyết trước

Mục đích của biểu đồ Pareto đó là tìm ra trong một nhóm các nguyên nhân thì đâu là những nguyên nhân quan trọng nhất Trong kiểm soát chất lượng, biểu đồ này thường được dùng để biểu diễn những nguyên nhân gây ra lỗi phổ biến nhất, loại lỗi xuất hiện phổ biến nhất hoặc nguyên nhân phổ biến nhất khiến khách hàng phàn nàn,…

 Ý nghĩa của biểu đồ Pareto:

Chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu do rất nhiều các dạng lỗi sai tạo ra Tầm quan trọng của từng lỗi sai không giống nhau

Việc khắc phục các lỗi sai không thể cùng một lúc mà cần có thứ tự ưu tiên, tập trung những vấn đề quan trọng trước Sử dụng biểu đồ Pareto giúp doanh nghiệp thực hiện được vấn đề này

 Các bước lập biểu đồ Pareto

Bước 1: Đầu tiên cần xác định cách phân loại và thu thập dữ liệu (đơn vị đo, thời gian thu thập)

Bước 2: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ lớn đến bé Tính tỉ lệ % của từng dạng lỗi sai và tính tỉ lệ % lỗi sai tích lũy

Bước 3: Thực hiện vẽ biểu đồ như sau:

 Kẻ hai trục tung ở đầu và cuối trục hoành, trục bên trái biểu diễn số lượng các

 dạng lỗi sai, trục bên trái biểu diễn tỉ lệ % lỗi sai tích lũy

 Vẽ các cột biểu diễn các dạng lỗi sai lớn nhất trước và theo thứ tự nhỏ dần

 Vẽ đường tích lũy theo số % tích lũy

 Ghi lại đặc trưng của thông số trên biểu đồ

Bước 4: Xác định những vấn đề cần ưu tiên để cải tiến chất lượng

Một quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các nhiệm vụ lặp đi lặp lại theo thứ tự nhất định mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh

Thư viện ĐH Thăng Long

THỰC TRẠNG VỀ DỊCH VỤ LOGISTICS TẠI CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VESTAL SHIPPING

Tổng quan về Công ty TNHH Dịch vụ vận tải biển Vestal

2.1.1 Thông tin chung về công ty

Công ty TNHH Dịch vụ vận tải biển Vestal (Vestal shipping LCC) là công ty Việt Nam, được biết đến là một trong những công ty vận tải, NVOCC đáng tin cậy nhất trong nước Công ty có trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh Các văn phòng và cộng sự, đối tác có mặt trên khắp thế giới

Cụ thể, Vestal shipping sở hữu đội xe tải và nhà kho cùng 4 văn phòng trên các tỉnh thành Việt Nam ( Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng) và 4 đại lý Quốc tế (Oman, Ấn Độ, Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất và Campuchia) Điều này đã tạo nên vô vàn lợi thế cạnh tranh cho Vestal khi so sánh với các công ty cung cấp dịch vụ vận tải địa phương trong và ngoài nước khác

Ngoài ra, cơ sở hạ tầng hiện đại, chỉn chu cũng là một lợi thế của Vestal Nổi bật có thể kể đến:

 2 kho bãi tãi thành phố Hồ Chí Minh (cảng Cát Lái) và Bình Dương

 15 chiếc xe tải từ 500kg - 5 tấn

 Vestal có mạng lưới đối tác, khách hàng trên toàn thế giới Kết nối với hơn 1000 đại lý Logistics, cơ quan hải quan chính phủ và các hãng tàu lớn

Hình 2.1 Các đối tác của công ty Vestal Shipping

Hình 2.2 Các khách hàng lớn đã và đang hợp tác

Bên cạnh đó, Vestal với cương vị là một trung gian vận tải đường biển không sở hữu tàu (NVOCC) được cấp phép kinh doanh trên toàn thế giới chuyên cung cấp dịch vụ gom hàng (Consol) tích hợp trong vận tải đường biển, giúp mở rộng phạm vi kinh doanh cũng như tạo nên sự linh hoạt cho cả khách hàng và chính mình

Thư viện ĐH Thăng Long

19 Công ty có thể đáp ứng được đa dạng mong muốn và nhu cầu của thị trường, có khả năng thích ứng cáo trong thời thế cạnh tranh khi nền kinh tế biến động, tạo nên một Vestal mạnh mẽ và đáng tin cậy nhất trong ngành Công ty cam kết hướng tới việc tạo ra các tiêu chuẩn về chất lượng và tính nhất quán để tạo ra giá trị cho khách hàng

 Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Dịch vụ vận tải biển Vestal

 Tên quốc tế: Vestal shipping services company limited

 Tên viết tắt: Vestal Shipping Co., Ltd

 Địa chỉ: Tầng 7, tòa Vitranco 192 Thái Thịnh, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

 Website: http://www.vestalshipping.com/

 Email: amy.tho@vestalshipping.com.vn

 Trụ sở chính: 157 Đào Duy Anh, phường 9, quận Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Các mốc thời gian quan trọng:

Tháng 7, thành lập công ty TNHH dịch vụ vận tải biển Vestal tại thành phố Hồ Chí Minh, quy mô ban đầu bao gồm 12 người, tập trung chủ yếu phát triển dịch vụ đại lý cước biển xuất khẩu hàng hóa

Tháng 10, văn phòng Hồ Chí Minh được đăng ký là doanh nghiệp vận tải đa ngành bởi

Bộ Xây dựng và Giao thông vận tải

Tháng 12, nhận được giấy phép môi giới vận tải đa phương thức quốc tế Ký hợp đồng với IATA CASS (hợp đồng trực tiếp với 12 hãng hàng không)

Tháng 4, ký hợp đồng đại lý với văn phòng tại Muscat trên Vịnh Oman

20 Tháng 11, thành lập chi nhánh Hải Phòng với quy mô ban đầu là 5 người Đồng thời khai trương văn phòng tại Ấn Độ

Tháng 6, thành lập văn phòng chi nhánh tại Hà Nội với quy mô ban đầu là 5 thành viên

Tháng 3, khai trương chi nhánh Đà Nẵng, quy mô ban đầu 4 thành viên Đến nay, đội ngũ cán bộ nhân viên văn của công ty TNHH dịch vụ vận tải biển Vestal đã lên tới 53 người Các văn phòng hoạt động độc lập, không phụ thuộc lẫn nhau Mỗi văn phòng có cách thức bố trí nhân lực khác nhau Song việc cập nhật thông tin số liệu vẫn cùng trên hệ thống chung được trụ sở chính xây dựng và duy trì

2.1.3 Giá trị cốt lõi của công ty

“Transport at the RIGHT PLACE at the RIGHT TIME in the RIGHT

QUANTITY at the RIGHT COST”

Với mục tiêu, sứ mệnh trở thành công ty Logistics được ưa chuộng nhất thế giới, Vestal shipping hoạt động với nguyên tắc đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu

 Giao hàng đúng địa điểm

 Giao hàng đúng thời điểm

 Dịch vụ đúng chi phí

Lựa chọn chiến lược kinh doanh là phát triển song song với khách hàng, Vestal luôn giữ uy tín về chất lượng phục vụ trong mọi lô hàng, hỗ trợ khách hàng trên mọi tuyến đường nhờ mạng lưới văn phòng và chi nhánh phân bổ hợp lý cũng như kinh nghiệm, kỹ năng, sự chuyên nghiệp của đội ngũ công nhân viên

Mỗi sự cải tiến, nâng cấp dịch vụ đều xoay quay 4 yếu tố cốt lõi: Thời gian, địa điểm, chi phí Đáp ứng được kỳ vọng cũng như lòng tin của khách hàng để xây dựng hình ảnh và uy tín của công ty Điều đó mới thu hút khách hàng, tạo dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững

Thư viện ĐH Thăng Long

21 Vestal shipping hiểu rõ chính khách hàng chính là người mang đến lợi nhuận Theo một nghĩa nào đó, mỗi lô hàng nhận được sự ủy thác chính là phương tiện tạo nên doanh thu Khi những năm gần đây, ngành Logistics đang trở nên bão hòa, thì việc duy trì không còn là chiến lược phát triển của Vestal Thay vào đó là cải tiến liên tục, luôn có giải pháp tốt hơn cho mỗi lô hàng

Vì vậy Vestal shipping đánh giá cao tầm quan trọng của trải nghiệm khách hàng, không ngừng cải thiện khả năng giữ chân khách hàng và khuyến khích tạo ra những lời giới thiệu tích cực Do đó phương châm của công ty là coi khách hàng chính là đối tác của công ty và tạo nên sự phát triển đối với cả hai

2.1.4 Các lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp

Các lĩnh vực kinh doanh: Hiện nay, Vestal shipping đang cung cấp những dịch vụ sau:

 Vận tải đường biển (NVOCC)

 Vận tải đường hàng không

 Gom hàng lẻ đường biển và đường hàng không

2.1.5 Chi tiết loại hàng hóa, dịch vụ chủ yếu hiện tại mà doanh nghiệp kinh doanh

Với tư cách là Trung gian vận tải đường biển được cấp phép và NVOCC đẳng cấp thế giới, Vestal shipping cung cấp đầy đủ các dịch vụ vận tải đường biển bao gồm giao nhận và gom hàng đường biển cũng như quản lý container LCL hoặc FCL Hợp đồng với các hãng tàu lớn trên thế giới để cung cấp vận tải đường biển quốc tế với giá cạnh tranh nhất và lịch trình linh hoạt cao

Là một NVOCCs cung cấp cho khách hàng mức độ dịch vụ cao hơn so với các hãng vận tải biển truyền thống Vestal cung cấp các giải pháp lịch linh hoạt, theo dõi thời gian thực và có thể tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng của khách hàng

 Hợp đồng dịch vụ với One Line, Hapag Lloyd, Wanhai, Mearsk Lines, OOCL, Yangming, Evergreen, Cosco, MSC, RCL, CMA-CGM…

 Tuyến chính Trung Quốc, Mỹ, Trung Đông, Ấn Độ, Đông Nam Á, Đông Phi

 Cung cấp giải pháp vận chuyển linh hoạt và có thể tùy chỉnh hơn so với các hãng vận tải biển

 Cung cấp nhiều loại dịch vụ hơn, chẳng hạn như môi giới hải quan, bảo hiểm và đóng gói, có thể đơn giản hóa quy trình vận chuyển cho người gửi hàng

Ngoài ra, Vestal shipping cũng cung cấp đến khách hàng dịch vụ vận tải đường biển – bộ kết hợp tuyến Bắc Nam

 Vận tải đường hàng không

Khái quát kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Bảng 2.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2020-2022

(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Dịch vụ vận tải biển Vestal)

Từ bảng kết quả hoạt động kinh doanh có được bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh như sau:

Bảng 2.2 So sánh chỉ tiêu đánh giá kết quả kinh doanh giữa các năm 2020-2022

2 Các khoản giảm trừ doanh thu 2 - - -

3 Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 55.726.394.578 106.716.045.726 74.558.443.223

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 10.866.986.897 13.283.760.406 10.338.128.910

6 Doanh thu từ hoạt động tài chính 21 35.719.627 40.636.650 432.278.581

9 Chi phí quản lý kinh doanh 24 7.328.199.692 6.688.273.656 8.129.317.817

10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 3.543.527.728 6.567.361.852 2.543.507.178

14 Tổng lợi nhuận trước thuế 50 3.547.081.122 6.564.136.995 2.858.017.053

15 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 51 540.282.326 1.396.031.317 630.056.832

16 Lợi nhuận sau thuế thu nhập của Doanh nghiệp 60 3.006.798.796 5.168.105.678 2.227.960.221

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Đơn vị tính: VND

Thư viện ĐH Thăng Long

29 Đơn vị: % (Nguồn: Từ kết quả tính toán của sinh viên)

Từ bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh 2020-2022 của Vestal shipping, ta có thể thấy doanh thu bán hàng của công ty thay đổi một cách không ổn định Trong giai đoạn 2020-2021 doanh thu tăng 191,50% Đây là kết quả của chiến lược kinh doanh đúng đắn, nhanh nhạy với thị trường của những người đứng đầu cũng như ban lãnh đạo công ty Nhưng ngay sau đó, giai đoạn 2021-2022 con số này giảm mạnh xuống còn 69.87% Điều này có thể lý giải là kết quả hoạt động kinh doanh của công ty đang chịu ảnh hưởng trực tiếp từ tình hình kinh tế chung của nền kinh tế thế giới Không khó hiểu khi kết quả doanh thu của công ty Vestal shipping có xu hướng giảm bởi đây là xu hướng chung của nền kinh tế toàn cầu do ảnh hưởng suy thoái kinh tế từ đại dịch Covid-19 Mặc dù tác động nặng nề của dịch bệnh khiến suy thoái kinh tế toàn cầu song đây vẫn được xem là những con số ấn tượng, để đạt những con số này công ty đã hết sức duy trì những thế mạnh trong kinh doanh, nỗ lực trong việc tìm kiếm, mở rộng khách hàng trong và ngoài nước cũng như khách hàng tại những khu công nghiệp, tỉnh công nghiệp trọng điểm khu vực miền Bắc như Bắc Ninh, Bắc Giang, Hải Phòng, Bình Dương, Quảng Ngãi … Đặc biệt, có thể thấy sự tăng trưởng vượt bậc trong doanh thu từ tài chính của công ty Cụ thể, giai đoạn 2020-2021 công ty đạt doanh thu 113.77% và con số tăng ngoạn mục lên 1063.77% trong giai đoạn 2021-2022 Điều này chứng tỏ hiệu quả trong việc đầu tư, cân đối giữa mua vào và bán ra

Tuy nhiên, một vấn đề cần lưu ý trong kết quả phân tích đó là sự giảm mạnh của giá vốn hàng bán Trong giai đoạn 2020-2021, giá vốn hàng bán tăng 208.28% và giai đoạn 2021-

2022 giá vốn hàng bán giảm xuống 68.73% Xuất phát từ bức tranh tổng thể của nền kinh tế, tại thời điểm 2020-2021, các nước đóng cửa do đại dịch khiến giá cước, chi phí vận chuyển trở nên đắt đỏ, giá vốn cũng trở nên cao hơn so với thời điểm trước đó Ngược lại, tại thời điểm 2021-2022, sau đại dịch Covid-19 đã phần nào được kiểm soát, nền kinh tế bắt đầu phục hồi nhưng còn rất chậm, toàn bộ chuỗi cung ứng đã bị đứt gãy cho đó năng lực sản xuất của các doanh nghiệp trong chuỗi thấp do đó giá vốn hàng bán của công ty ở giai đoạn này cũng giảm mạnh

Các yếu tố tác động tới dịch vụ logistics tại công ty vận tải Vestal Shipping

STT Trình độ Tỷ lệ phần trăm (%) Số người

Bảng 2.3 Cơ cấu nhân sự tại văn phòng chi nhánh Hà Nội (Nguồn : Bộ phận nhân sự công ty TNHH Dịch vụ vận tải biển Vestal)

Con người là chủ thể thực hiện các bước trong quy trình giao nhận, nên được xem là yếu tố có ảnh hưởng lớn nhất đến quá trình cũng như kết quả Do vậy, để hoàn tất các bước trong quy trình một cách hiệu quả yêu cầu bố trí nhân lực phải thực sự hợp lý Mỗi nhân viên không những yêu cầu trang bị các kiến thức chuyên ngành vững chắc, nắm rõ nhiệm vụ của mình mà còn đòi hỏi các kỹ năng cần thiết để hỗ trợ quá trình làm việc

100% cán bộ nhân viên đang làm việc tại công ty đáp ứng các yêu cầu có bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ tiếng anh Kiểm tra sức khỏe định kì đảm bảo có đủ điều kiện làm việc Ngoài ra, công ty cũng đề cao tinh thần trách nhiệm, sự tự giác của mỗi cá nhân, có hình thức thưởng phạt hợp lý để khuyến khích và phê bình kịp thời

Cơ sở vật chất là công cụ để hoàn thành được quy trình làm việc Vì vậy, tại mỗi văn phòng luôn được trang bị đầy đủ các máy móc cần thiết để phục vụ cho công việc của nhân viên Văn phòng rộng rãi, vệ sinh đảm bảo, có phòng họp và tiếp khách được bố trí nội thất, trang thiết bị máy móc hiện đại

Hiện nay, thị trường các công ty Forwader kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải hết sức cạnh tranh Trong đó các công ty nước ngoài có thị phần lớn và chiếm ưu thế Tuy vậy, các công ty trong nước luôn tìm những giải pháp riêng để có thể tồn tại và phát triển Vestal shipping quyết định ký hợp đồng với hàng tàu, nhà xe để có giá tốt tập trung phát triển

Thư viện ĐH Thăng Long

31 mạnh ở các tuyến nhất định như Nội Á, Trung Đông và đặc biệt là Ấn Độ tạo năng lực cạnh tranh về giá

Nhân viên có kinh nghiệm và kỹ năng nghiệp vụ thành thạo

Ngoài ra, xây dựng, đúc kết một quy trình bài bản, thống nhất, có sự phân công rõ ràng, hợp lý, phối hợp chính xác và linh hoạt giữa các bước Đội ngũ nhân viên giao nhận dạy dặn kinh nghiệp, xử lý công việc hay giải quyết các thủ tục ngoài cảng, tại các phòng ban một cách nhanh chóng, đảm báo tiến độ cũng là một năng lực cạnh tranh của Vestal

2.3.4 Mối quan hệ của công ty trên thị trường Để quá trình giao nhận được hoàn thành suôn sẻ cần sự phối hợp từ nhiều cơ quan, bộ phận Đặc biệt là các chứng từ, chứng nhận cần sự hỗ trợ từ Bộ Công Thương, cơ quan Hải quan phải được đảm bảo nhanh chóng, kịp thời Hàng hóa từ kho ra cảng cần sự linh hoạt, kết hợp từ nhà xe, các đơn vị trucking một cách khéo léo

Vestal luôn cố gắng xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với Hải quan, đối tác trực tiếp là các hãng tàu lớn (ONE, YANGMING, COSCO, WANHAI, ZIM, ), các nhà xe hỗ trợ trucking như Alphatrans

Việc giữ mối quan hệ tốt với các bên liên quan, đặc biệt là với đối tác trực tiếp như hãng tàu đã tạo ra không ít cơ hội để Vestal có thể phát triển mạnh hơn nữa trong tương lai.

Thực trạng chất lượng dịch vụ theo đánh giá của khách hàng

Sau khi xây dựng bảng câu hỏi khảo sát chính thức gồm 16 câu hỏi, em đã tiến hành khảo sát và thu thập dữ liệu Trong số 200 bảng khảo sát gửi đi thì đã thu được 134 bảng khảo sát, trong đó đã thu được 120 bảng trả lời khảo sát hợp lệ Qua thu thập và thực hiện thống kê mô tả thì đã thể hiện được ở bảng dưới đây:

Tiêu chí Số lượng Phần trăm Tổng

Thời gian sử dụng dịch vụ

Bảng 2.4 Bảng tổng hợp khảo sát khách hàng

Nguồn: Kết quả thực hiện khảo sát

Theo số liệu khảo sát thu được, thể hiện trong bảng cho thấy, thời gian khách hàng sử dụng dịch vụ của Vestal đa số không dài, số khách hàng sử dụng dịch vụ dưới 6 tháng chiêm đa số tới 59,1%, từ 6 tháng đến 1 năm chiếm 31.6% và thời gian sử dụng trên 1 năm chỉ là 11 khách hàng với tỷ lệ chiếm 9.3% Điều này cho thấy, đối với một doanh nghiệp mới hoạt động và đặc biệt là hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ Logistics, một lĩnh vực mà môi trường hoạt động với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì việc giữ chân hay tạo sự trung thành nơi khách hàng là điều không dễ dàng, mặt khác cũng có thể giải thích rằng dịch vụ

Logistics của Vestal chưa tốt để họ có thể kéo dài thời gian sử dụng dịch vụ, hay chất lượng dịch vụ Logistics của Vestal chưa thoả mãn được mong muốn khách hàng dẫn đến chưa tạo được sự gắn kết, sự trung thành của khách hàng với doanh nghiệp

Theo như báo cáo thu thập được đa số những câu trả lời được gửi về đều đạt con số cao cho thấy thời gian vận chuyển của công ty vận tải Vestal khá ổn định so với thịtrường Những điểm số được thu thập về được thể hiện ở biểu đồ dưới đây:

Hình 2.7 Biều đồ khảo sát khách hàng về thời gian vận chuyển

Nguồn: Kết quả thực hiện khảo sát Đa số các điểm số nhận về đều đạt mức khá trở lên, điều này cho thấy thời gian vận chuyển tốt của công ty Vestal đã đóng góp tích cực vào sự thuận lợi và hiệu quả của chuỗi cung ứng của khách hàng Sự chuyên nghiệp, chính xác và linh hoạt của Vestal đã tạo ra một trải nghiệm tích cực và đáng tin cậy trong mọi giao dịch vận chuyển của các khách hàng

Thư viện ĐH Thăng Long

2.4.2 Hiệu quả thực hiện quy trình thủ tục hải quan

Dưới đây là bảng điểm được nhận về qua bảng trả lời khảo sát của khách hàng:

Hình 2.8 Biểu đồ khảo sát khách hàng về hiệu quả quy trình hải quan

Nguồn: Kết quả thực hiện khảo sát

Nhìn vào biểu đồ ta có thể thấy đa số các khách hàng hài lòng về độ chính xác của quy trình hải quan Tuy nhiên vẫn còn những điểm số thấp về chỉ số này, ngoài ra ở phần góp thêm ý kiến các khách hàng có phản hồi rằng vẫn còn những lỗi trong quá trình làm hàng của công ty Vestal làm gây ảnh hưởng đến tiến trình của hàng hoá Điều này công ty Vestal nên xem xét kĩ lại vấn đề này để đáp ứng tốt dịch vụ cho khách hàng Trên thị trường cạnh tranh và gay gắt hiện nay, chất lượng dịch vụ đóng vai trò quyết định trong sự thành công của một doanh nghiệp Khách hàng ngày càng trở nên khó tính hơn và họ không chỉ tìm kiếm dịch vụ tốt nhất mà còn mong đợi được trải nghiệm tuyệt vời từ quá trình sử dụng dịch vụ Chính vì vậy, đây là một yếu tố cốt lõi để đảm bảo rằng dịch vụ của công ty đáp ứng được những yêu cầu chất lượng cao nhất

2.4.3 Trạng thái theo dõi và thông tin

Bảng khảo sát có kết quả khá tốt cho yếu tố trạng thái theo dõi và thông tin khi các điểm số nhận về hầu hết là trên 8 với 91% điểm số đánh giá được thu thập về:

Hiệu quả quy trình hải quan

Hình 2.9 Biều đồ về trạng thái theo dõi và thông tin

Nguồn: Kết quả thực hiện khảo sát

Qua đó cho thấy công ty vận tải Vestal đã cung cấp dịch vụ logistics khá tốt khi liên tục cập nhập trạng thái và thông tin hàng hoá cho khách hàng kịp thời, theo với đó là giá cả vận chuyển cũng liên tục được cập nhập kịp thời Cùng với đó, khách hàng thường xuyên nhận được thông báo về mọi cập nhật trong quá trình vận chuyển và có thể theo dõi đơn hàng của mình mọi lúc thông qua các nhân viên tại công ty Mỗi thông báo từ công ty đều chứa thông tin chi tiết và chính xác về tình trạng đơn hàng Điều này giúp khách hàng có cái nhìn toàn diện về tình hình và có thể xử lý vấn đề một cách nhanh chóng nếu cần thiết Việc cung cấp thông tin đơn hàng kịp thời của công ty vận tải Vestal Shipping đã tạo ra một trải nghiệm dịch vụ được đánh giá cao Sự minh bạch và chủ động trong việc thông báo thông tin đơn hàng giúp các doanh nghiệp duy trì một quy trình làm việc hiệu quả và thuận lợi

2.4.4 Chi phí của dịch vụ

Dưới đây là bảng điểm tương ứng với độ hài lòng của khách hàng về chi phí dịch vụ được thu thập từ bài khảo sát:

Trạng thái theo dõi và thông tin

Thư viện ĐH Thăng Long

Hình 2.10 Biểu đồ khảo sát khách hàng về chi phí dịch vụ

Nguồn: Kết quả thực hiện khảo sát

Qua điểm số cho thấy khách hàng đánh giá rất cao về chi phí của dịch vụ tại công ty vận tải Vestal Nhìn qua bảng biểu đồ cho thấy chi phí dịch vụ logistics của công ty nhận được nhiều nhận xét tích cực Có thể thấy chi phí của Vestal Shipping được trình bày một cách rõ ràng và minh bạch ngay từ khi bắt đầu làm việc cùng nhau Không có phí ẩn hay chi phí bất ngờ sau khi đã ký hợp đồng Điều này tạo ra sự tin cậy và giúp khách hàng dễ dàng dự trù ngân sách Trong quá trình làm việc tại công ty, em cũng có thể thấy Vestal Shipping thường xuyên cung cấp các chương trình ưu đãi và chiết khấu cho các khách hàng thân thiết hoặc giao dịch lớn Điều này tạo động lực và giúp giảm áp lực về chi phí cho doanh nghiệp đối tác Tóm lại, chi phí dịch vụ logistics của công ty vận chuyển Vestal là một trong những yếu tố tích cực khách hàng đánh giá cao Sự minh bạch, linh hoạt, và đáp ứng đối với giá trị dịch vụ là những đặc điểm quan trọng giúp tạo ra một môi trường hợp tác tích cực và có lợi cho cả hai bên

2.4.5 Chất lượng tại cơ sở cung cấp dịch vụ logistics

Dưới đây là biểu đồ được thu hoạch từ đánh giá khảo sát của khách hàng:

Chi phí của dịch vụ

Hình 2.11 Biểu đồ khảo sát khách hàng về chất lượng cơ sở của công ty

Nguồn: Kết quả thực hiện khảo sát Đa số các khách hàng đều đánh giá rất cao cơ sở thương mại của công ty vận tải Vestal Qua đó có thể thấy công ty đã đáp ứng yếu tố cơ sở vật chất khi làm việc cùng nhau.

Đánh giá dịch vụ logistics tại công ty TNHH Dịch vụ vận tải biển Vestal

Qua phần khảo sát đánh giá dịch vụ khách hàng và nhận xét của các khách hàng có thể thấy dịch vụ logistics của công ty vẫn còn phát sinh thêm chi phí, đặc biệt về phần chi phí hải quan gây ảnh hưởng tới thời gian giao hàng và ảnh hưởng tới khách hàng Vì vậy để hiểu rõ hơn về tại sao những điều tiêu cực này xuất hiện, cần phải đi sâu vào quá trình làm hàng và các yếu tố tác động

Từ dữ liệu thu thập từ công ty vận tải Vestal, thời gian 3 tháng từ 01/6/2023 đến 31/12/2023, Công ty dịch vụ vận tải biển Vestal đã thực hiện 138 lô hàng, trung bình mỗi tháng 46 lô giao nhận xuất khẩu nguyên container đường biển Các bộ phận tiến hành ghi lại tần suất mắc lỗi ở các bước được thống kê như bảng dưới đây:

STT Các bước công việc Tần suất mắc lỗi Tỷ lệ phần trăm

Tỷ lệ phần trăm tích lũy

1 Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu 72 43,90% 43,90%

Chất lượng cơ sở của công ty

Thư viện ĐH Thăng Long

4 Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ 7 4,27% 89,63%

5 Kiểm tra giá từ hãng tàu 5 3,05% 92,68%

6 Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ 4 2,44% 95,12%

8 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài 2 1,22% 98,78%

Bảng 2.5 Bảng thống kê tần suất mắc lỗi và tỷ lệ mắc lỗi trong quy trình làm hàng

(Nguồn: Phòng chứng từ công ty TNHH Dịch vụ vận tải biển Vestal)

Tổng cộng có 153 lỗi được phát hiện trong quá trình thống kê Con số này đã ảnh hưởng trực tiếp lên chất lượng dịch vụ giao nhận của công ty Để cải thiện công ty Vestal cần khắc phục sớm các lỗi trên

Dựa trên bảng thống kê, vẽ biểu đồ pareto như hình dưới đây:

Hình 2.12 Biểu đồ Pareto tỷ lệ lỗi trong quy trình làm hàng

Biểu đồ Pareto về tỷ lệ mắc lõi ở các bước trong quy trình làm hàng tại công ty Vestal shipping

Qua biểu đồ Pareto, ta có thể thấy rằng > 80% lỗi sai mắc phải ở bước Đăng ký mở tờ khai và Chuẩn bị chứng từ Theo nguyên tắc pareto ta cần tập trung phân tích và khắc phục lỗi sai của 2 bước này để có thể đạt hiệu quả giảm thiểu sai xót lên tới 80%

2.5.1 Phân tích lỗi sai trong bước Mở tờ khai làm thủ tục thông quan

Mở tờ khai thông quan là một thủ tục bắt buộc đối với việc xuất khẩu các sản phẩm trong đó cơ quan hải quan của một quốc gia thực hiện các công việc cần thiết để kiểm tra các mặt hàng xuất khẩu có tuân thủ pháp luật hay không Để truyền tờ khai hải quan, doanh nghiệp sẽ thực hiện mở tờ khai và thông quan qua phần mềm Có 2 phần mềm được sử dụng phổ biến nhất là Hệ thống phần mềm ECUS5VNACCS của công ty Thái Sơn và Phần mềm hải quan điện tử FPT TQDT của FPT Công ty dịch vụ vận tải biển Vestal shipping đang sử dụng phần mềm ECUS5VNACCS

Nói cách khác, thủ tục hải quan là những thủ tục xuất hàng hóa cần thiết để hàng hóa và phương thức vận tải được xuất khẩu từ một quốc gia Đây là những thủ tục bắt buộc phải tuân theo để hàng hóa và phương thức vận tải được xuất khẩu/xuất cảnh khỏi biên giới quốc gia đó Tuy nhiên, đây cũng là một bước dễ mắc sai lầm và sẽ phát sinh chi phí hoặc rớt tàu nếu làm sai

Biểu đồ Pareto tỷ lệ lỗi trong quy trình làm hàng

Tần suất mắc lỗi Tỷ lệ phần trăm tích lũy

Thư viện ĐH Thăng Long

39 Trong quá trình làm thủ tục hải quan, các lỗi thương gặp được thống kê như trong bảng dưới đây:

STT Lỗi Tuần suất Tỷ lệ phần trăm Tỷ lệ phần trăm tích lũy

1 Lỗi áp mã số HS 25 34,72% 34,72%

2 Sai lệch thông tin trên tờ khai hải quan 18 25,00% 59,72%

Bộ chứng từ đính kèm tờ khai hải quan không khớp so với thông tin khai báo

Chữ ký số dùng để khai hải quan bị lỗi hoặc hết hạn

Sai mã loại hình xuất khẩu của tờ khai hải quan

6 Nộp tờ khai muộn giờ cut off 2 2,78% 98,61%

Chậm trễ trong việc đóng thuế xuất khẩu cho lô hàng

Bảng 2.6 Bảng thống kê lỗi khi mở tờ khai điện tử và làm thủ tục thông quan

(Nguồn: Phòng chứng từ công ty TNHH Dịch vụ vận tải biển Vestal)

Từ bảng thống kê, ta có biểu có biểu đồ pareto

Hình 2.13 Biểu đồ Pareto lỗi trong bước mở tờ khai, thông quan hàng hoá

Hình Biểu đồ Pareto về tỷ lệ mắc lỗi trong bước mở tờ khai xuất khẩu, thông quan hàng hóa

Nhìn vào biểu đồ có thể thấy rằng, 80% lỗi sai đến từ việc khai sai HS code, sai thông tin trên tờ khai hải quan và sai bộ chứng từ đính kèm Dựa trên nguyên tắc của biểu đồ pareto ta cần tập trung phân tích và khắc phục lỗi sai của những thông số này để có thể đạt hiệu quả giảm thiểu sai xót bộ chứng từ lên tới 80%

Phương pháp 5 Whys giúp tìm ra nguyên nhân trực tiếp và nguyên nhân gốc rễ của những lỗi sai này để khoanh vùng phạm vi ảnh hưởng để khắc phục nhanh nhất, tiết kiệm nhất và tránh tái diễn như sau:

Why 1 Why 2 Why 3 Why 4 Why 5

Khai sai mã HS code

Không hiểu bản chất của hàng hóa

Khách hàng chưa cung cấp đầy đủ

Do sơ suất, không kiểm tra lại

Loại hàng mới, ít gặp Chủ quan

Sai lệch thông tin trên tờ khai hải quan

Bộ chứng từ đính kèm tờ khai hải quan không khớp so với thông tin khai báo

Chữ ký số dùng để khai hải quan bị lỗi hoặc hết hạn

Sai mã loại hình xuất khẩu của tờ khai hải quan

Nộp tờ khai muộn giờ cut off

Chậm trễ trong việc đóng thuế xuất khẩu cho lô hàng

Biểu đồ Pareto tỷ lệ lỗi trong bước mở tờ khai xuất khẩu, thông quan hàng hóa

Tuần suất Tỷ lệ phần trăm tích lũy

Thư viện ĐH Thăng Long

41 Sai chính tả Gõ sai ký tự Bất cẩn nhân sự không phù hợp

Sai lệch thông tin trên tờ khai hải quan

Công ty không có chính sách đào tạo bài bản

Thông tin khách hàng cung cấp sai không kiểm tra lại Do chủ quan

Bộ chứng từ đính kèm tờ khai hải quan không khớp so với thông tin khai báo

Nhầm lẫn với bộ chứng từ của lô hàng khác

Bất cẩn quá tải Phải làm quá nhiều công việc

Bộ chứng từ khách hàng cung cấp không chính xác

Khách hàng làm sai packing list kết quả đo không chính xác

Dụng cụ đo không chính xác người đo ghi sai kết quả

Bảng 2.7 Phân tích nguyên nhân mắc lỗi khi mở tờ khai điện tử, làm thủ tục thông quan bằng phương pháp 5Whys 2.5.2 Phân tích lỗi sai trong quá trình chuẩn bị chứng từ

Bộ chứng từ trong xuất khẩu hàng hóa là những văn bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh hàng hóa giao dịch, làm căn cứ bằng chứng để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong những trường hợp phát sinh xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên

Bộ chứng từ xuất khẩu mà Công ty dịch vụ vận tải biển Vestal cần chuẩn bị có thể bao gồm: Invoice – Packing list, SI, VGM, MBL/HBL, Phyto, Fumi, CO, Bảo hiểm

Trong quá trình chuẩn bị bộ chứng từ, các lỗi thương gặp được thống kê như trong bảng dưới đây:

Phòn g chứn g từ công ty TNH

H Dịch vụ vận tải biển Vesta l)

Tươn g tự, dựa trên số liệu thống kê và tính toán có thể vẽ biểu đồ pareto như hình dưới đây:

STT Lỗi Tuần suất Tỷ lệ phần trăm Tỷ lệ phần trăm tích lũy

1 Sai số lượng, trọng lượng, kích thước 24 40,68% 40,68%

Sai thông tin shipper, consignee, notify

6 Sai cảng đến, cảng đi 1 1,69% 98,31%

7 Sai khai sai tên tàu, số chuyến 1 1,69% 100,00%

Bảng 2.8 Thống kê lỗi khi làm chứng từ

Thư viện ĐH Thăng Long

Hình 2.14 Biểu đồ Pareto về lỗi sai gặp ở bước chuẩn bị chứng từ

Hơn 80% các lỗi dẫn đến việc chuẩn bị chứng từ bị sai sót tập trung lặp lại nhiều lần là khai sai số lượng, trọng lượng, kích thước khi đóng hàng; Khai sai thông tin số cont, số chì; Khai sai thông tin shipper, consignee, cotify Tập trung tìm hiểu nguyên nhân gây ra các lỗi kể trên bằng công cụ 5Whys như bảng dưới:

Sai số lượng, trọng lượng, kích thước

Sai thông tin shipper, consignee, notify

Loại bill Cảng đến, cảng đi

Khai sai tên tàu, số chuyến

Biểu đồ Pareto tỷ lệ lỗi trong bước chuẩn bị chứng từ

Tần suất Tỷ lệ phần trăm tích lũy

44 why 1 why 2 why 3 why 4 why 5

Khai sai số lượng, trọng lượng, kích thước hàng hoá

Thông tin cập nhật từ khách hàng không chính xác

Khách hàng đo đạc sai

Dụng cụ đo lường không chính xác Dụng cụ đã cũ

Người thực hiện đo sai sót

Không cận thận, không đủ thời gian đo

Nhập thông tin sai Kiểm tra lại

Quá tải công việc Thiếu nhân sự

Khai sai số cont/seal

Thông tin cập nhật từ bộ phận hiện trường không chính xác

Bộ phận hiện trường nhầm lẫn giữa các lô khác nhau Nhiều kế hoạch Thiếu nhân sự

HÌnh ảnh nhận từ điều vận không rõ chữ, số

Khai sai thông tin shipper - consignee- notify-agent

Thông tin cập nhật từ khách hàng không chính xác

Khách hàng không đủ thông tin của cnee

Bất cập ngôn ngữ, lệch múi giờ

Khách hàng thay đổi thông tin nhưng không note

Thiếu thông tin liên lạc của agent

Thiếu thông tin khi xuất tới Ấn, Mỹ

Bất cập ngôn ngữ, lệch múi giờ, không hiểu ý nhau

Bảng 2.9 Phân tích nguyên nhân mắc lỗi khi chuẩn bị chứng từ bằng 5Whys

Thư viện ĐH Thăng Long

Qua phân tích các bước mấu chốt thường xuyến gặp nhiều lỗi sai, tìm ra các lỗi thường xuyên gặp phải và nguyên nhân dẫn đến các lỗi trên, có thể chỉ ra nhóm nguyên nhân gốc rễ cần được cải thiện để cải tiến quy trình đó là nhân lực của công ty

GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ LOGISTICS TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI BIỂN VESTAL SHIPPING

Đánh giá chung

 - Văn phòng các chi nhánh có quy mô nhỏ, nhân sự trẻ, có kiến thức nền tảng sẵn sàng học hỏi tạo nên sự linh hoạt, liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, rất thuận lợi trong việc ứng phó, xoay trở trước tình huống bất ngờ

 - Nắm bắt các thông tư, quy định kịp tham mưu và tư vấn cho khách hàng, tránh các trở ngại trong khâu thủ tục, tạo nên uy tín cho công ty

 - Thiết bị máy tính được trang bị các phần mềm khai báo giúp bộ phận chứng từ linh hoạt, kiểm soát được công việc

 - Chủng loại hàng hóa, loại hình giao nhận đa dạng và linh hoạt, liên tục mở rộng quy mô khách hàng, nguồn data khách hàng lớn

 Thị trường cạnh tranh khốc liệt, số lượng các công ty forwader ngày càng nhiều Vestal shipping có quy mô trung bình không thể cạnh tranh về giá với các công ty có quy mô lớn hơn

 Quy trình giao nhận chưa có sự phân chia nhiệm vụ cân bằng, chưa quan tâm đến phản hồi của khách hàng, chưa có kế hoạch giữ chân khách

 Các văn phòng làm việc còn độc lập, chưa có sự liên kết chặt chẽ

 Hệ thống dữ liệu khách hàng không được cập nhật thường xuyên, khi chào giá khách còn bị lẫn trùng giữa các chi nhánh hoặc thậm chí trong cùng một văn phòng

Thư viện ĐH Thăng Long

Giải pháp thực hiện

Có thể thấy sau khi đi phân tích các bộ phận trong công ty vẫn chưa rõ ràng trong công việc và vẫn còn làm trùng công việc của nhau, dẫn đến nhầm lẫn và xảy ra sai sót Sau đây ta sẽ sử dụng quy tắc 5W1H để làm rõ công việc của từng người và cách thực hiện

What Who Where When Why How

1 Tìm kiếm và nhận yêu cầu và chào giá khách hàng

- Khách hàng là các công ty có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài

Tìm kiếm khách hàng tại các khu công nghiệp, nhà máy sản xuất, trang thương mại điện tử quốc tế như alibaba, diễn đàn xuất nhập khẩu, … Liên hệ hãng tàu để cập

- Tìm kiếm khách hàng mọi thời điểm, đặc biệt là các mùa đặc thù của từng loại sản phẩm

- Kiểm tra giá ngay sau khi nhận yêu cầu

- Báo giá khách hàng khi đã đủ thông tin

Thu thập thông tin đầu vào là khách hàng

- Nhân viên kinh doanh tìm kiếm thông tin, liên hệ với khách hàng Tiếp nhận nhu cầu xuất khẩu hàng hóa của khách hàng về tên cảng, tên hàng, thời gian xuất khẩu, giá cước yêu cầu, …

- Bộ phận kinh doanh chia khu vực, phân công nhân sự cập nhật các tuyến quen từ trước, các tuyến mới liên hệ trực tiếp với nhân viên kinh doanh của hãng tàu để có giá

Báo giá phù hợp với yêu cầu của khác hàng nhanh chóng

- Lựa chọn hãng tàu phù hợp, cân đối giữa giá mua và giá bán để chào giá khách hàng

2 Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ

Qua trang web của hãng tàu hoặc gửi email đặt chỗ trên tàu

Sau khi khách hàng xác nhận giá và thời gian tàu chạy và ký hợp đồng giao nhận với công ty Đặt chỗ để được xếp hàng lên tàu vận chuyển

Nhân viên kinh doanh truyền thông tin lô hàng đã được xác nhận cho bộ phận chứng từ đặt chỗ trên web hoặc gửi email cho hãng tàu Thông báo cho khách hàng hạn cắt máng

- Khách hàng là các công ty xuất khẩu

Ngay sau khi hãng tàu xác nhận yêu cầu đặt chỗ của công ty, hoàn thành trước thời gian cut off đã đề cập trong mail xác nhận

Bộ chứng từ là yêu cầu bắt buộc để có thể hoàn thành đặt chỗ trên tàu cũng như tiến hành quá trình vận chuyển

Nhân viên kinh doanh thông báo thời gian cut off cho khách, và những chứng từ cần thiết để khách gửi đủ trong thời gian cho phép.Kiểm tra lại thông tin trên chứng từ trách sai

Thư viện ĐH Thăng Long

49 đường biển sót nhầm lẫn

4 Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu

Trên phần mềm ECUS/VN ACCS

Khi đã chuẩn bị được invoice và packing list

Theo quy định của pháp luật, kê khai thông tin lô hàng, phân luồng hàng hóa

Nhân viên hiện trường thực hiện mở tờ khai trên phần mềm, kiểm tra kỹ các thông tin loại hình xuất khẩu và mã hs code của hàng hóa, truyền tờ khai để phân luồng hàng hóa Luồng xanh trực tiếp thông quan, luồng vàng nộp lại chứng từ để các bộ hải quan kiểm tra, luồng đỏ kiểm hóa

5 Kiểm hóa - Nhân viên hiện trường

Hạ cont tại vị trí chỉ định để tiến hành kiểm hóa

Sau khi truyền tờ khai ra luồng đỏ, cán bộ hải quan kiểm tra chứng từ hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa xem có đúng như đã khai báo trên tờ khai hải quan hay không

Sau khi cán bộ hải quan thông qua bộ chứng từ, chỉ định hình thức kiểm hóa và vị trí hạ cont tương ứng, đợi cán bộ xuống thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa

6 Trả tờ khai - Nhân viên hải quan

Sau khi lô hàng được thông

Chứng minh tờ khai đã

- Nhân viên hiện trường nộp lệ phí hải quan, nhận

50 hải quan quan được thông quan tem dán vào tờ khai

- Hải quan giữ lại tờ khai dán tem và trả lại bộ chứng từ

Sau khi tờ khai đã được dán tem, xác nhận thông quan

Lên tờ khai chính, nhận lại tờ khai bản gốc

- - Nhân viên hiện trường mang tờ khai đã thông quan đến hải quan ghi số hiệu container, seal, tàu, chuyến để lên tờ khai chính

- Hải quan thanh lí kiểm tra và đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc nếu hợp lệ

Phòng tiếp nhận của hãng tàu

Sau khi thanh lý tờ khai, có mã vạch thông quan

Bổ sung các thông tin cần thiết của lô hàng vào sổ tàu

- Nhân viên hiện trường bổ sung số hiệu tàu, số hiệu chuyến vào tờ khai kèm phiếu xác nhận seal để tiến hành vào sổ tàu trước thời gian cắt máng

Thư viện ĐH Thăng Long

- Hàng hóa được xếp lên tàu theo chỉ định của hãng

Qua email Ngày tàu chạy

Khách hàng kiểm tra lại thông tin trên vận đơn

- Nhập các thông tin trên tờ khai chính xác lên phần mềm in vận đơn nháp cho khách hàng Kiểm tra lại thông tin xác nhận và gửi lại cho hãng tàu để phát hành vận đơn (MBL) gốc

Sau khi tàu chạy, đã nhận vận đơn gốc từ hãng tàu

Xin xác nhận thực xuất từ hải quan

- Nhân viên hiện trường mang vận đơn gốc và tờ khai đến cục hải quan để nhận dấu xác nhận thực xuất

11 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài

- Đại lý giao nhận nước ngoài

Qua các đơn vị chuyển phát

Gửi thông tin lô hàng để đại lý nước ngoài xử lý quá trình còn

- Bộ phận chứng từ hoàn tất nốt bộ chứng từ, và gửi bản sao vận đơn kèm các thông tin vận chuyển lô hàng cho đại lý

52 lại tại nước nhập để theo dõi và xử lý tiếp khi hàng đến cảng nhập

12 Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ

Tệp hồ sơ khách hàng của công ty

- Nhân viên kinh doanh tạo debit note (Giấy báo nợ) gửi bộ phận kế toán nhận thanh toán từ khách hàng và lưu lại 1 bộ chứng từ và 1 bản debit đối chiếu Thực hiện song song các bước khác ngay sau khi tàu chạy

- Cấp phát vận đơn bản gốc cho khách hàng sau khi nhận được thanh toán

Bảng 3.1 Phương pháp 5W1H_Cải thiện dịch vụ logistics 3.2.2 Giải pháp về nguồn nhân lực

Nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc

Thư viện ĐH Thăng Long

53 Cần tuyển dụng đúng người, đúng việc tránh gây lãng phí thời gian, chi phí của công ty Tuyển dụng đúng chuyên ngành, yêu cầu ứng viên phải có những tố chất, kỹ năng phù hợp với vị trí tuyển dụng

Công ty có chính sách đào tạo, tập huấn để nâng cao kiến thức nghiệp vụ cho nhân viên

2 hình thức đào tạo thông dụng:

 Đào tạo trực tiếp: là hình thức đào tạo dựa trên việc sử dụng nguồn lực sẵn có của công ty, lựa chọn ra một người có kỹ năng dày dặn kinh nghiệm để hướng dẫn những người còn lại Quy trình đào tạo có thể thực hiện theo các bước như sau:

1 Xác định người đào tạo