báo cáo kiến tập tìm hiểu về cách vận hành của một nhà hàng ở trong khách sạn

Trong quá trình thực hiện các dự án, mặc dù đối với từng sự kiện sẽ có cách tiếp cận và xây dựng chiến lược khác nhau, nhưng sau hơn 2 tháng kiến tập và tham gia vào nhiều sự kiện, bản t

BO GIAO DUC VA DAO TAO TRƯỜNG KINH DOANH UEH KHOA DULICH -000 -

Truong Kinh Doanh KHOA DU LICH

MAI HOUSE SAIGON HOTEL

Người huấn luyện kiến tập tại doanh nghiệp

PHAN NHẠT BÌNH Giảng viên hướng dẫn TH.Š_ LÊ HỮU NGHĨA Sinh Viên

NGUYỄN THỊ NHƯ KIM

Mã số sinh viên: 31211028079 Lớp: CROO1 - Khoa 47 03/2024-

MUC LUC

PHẢN 2: NHỮNG KIÊN THỨC HỌC ĐƯỢC TRONG THỜI GIAN KIÊN TẠP 2

Ea nh VI 9 3.2 Đối với các anh chị đồng nghiỆp -2 25 2S E111 1121112112112221211212222 sec 12 3.3 Đối với những anh chị nhân viên mới 2 s5 92525522512111211211221121212.221 E1 re 13 PHAN 4: TOI DA CO GANG DE LAM THANH VIEN CUA NHOM NHU THE NÀO 15

5.4 Bàn luận về sáng tạo trong việc lên ý tưởng và lập ké hoạch tiếp cận khách hàng mục tiêu

ChO SU KSI ccc ceccececccsceesssecesececsscterssecesseetseseessesenessretsssnesseesnsseetssentssueseceenttrseeens 21 5.5 Một vài nhận xét trong ky kiến tập về doanh nhghiỆp ác 2201112 1 11011211 Hà cà 22

6.1 Lịch sử hình thành và đặc điểm của doanh nhghiỆp cọ SH HH HH1 Hy 24

6.2 Cac déi tac va dur an on 8n << aaaaăK% 27

mà họ đem lại đã là nguồn động lực và là những kiến thức đáng giá góp phần xây dựng nên bài

báo cáo kiến tập này

Tôi cũng muốn gửi lời tri ân đặc biệt dén nha hang C’est La Vie đã cho phép tôi trở thành một thành viên tạm thời trong đại gia gia đình Mai House này, từ đó giúp tôi hiểu rõ hơn về quy trình vận hành thực tế, nhận thức sâu sắc hơn rõ ràng hơn về thế giới âm thực rộng lớn và chính nơi

đây đã tạo ra một gia đình mới vui vẻ, thân thiện, dễ mến

Bên cạnh đó, tôi không thê quên lòng tận tụy và sự hỗ trợ nhiệt tình từ thầy giáo hướng dẫn của tôi là ThS Lê Hữu Nghĩa Sự chỉ dẫn chuyên môn và vốn sống phong phú từ phía thầy đã giúp tôi vượt qua những thách thức trong cá quá trình nghiên cứu và viết báo cáo

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn thầy Lê Hữu Nghĩa đã hỗ trợ và góp ý của thầy vào bài

báo cáo này mà tôi mới có thể hoàn thành tốt đẹp

Tran trong,

Sinh viên thực hiện báo cáo

Nguyễn Thị Như Kim

PHAN 1: GIOL THIEU VE CHU DE Trong thé gidi day sôi động và đa dạng của ngành âm thực, mỗi nhà hàng không chỉ là một điểm đến

để thưởng thức các món ăn ngon mà còn là một bức tranh phức tạp của quy trình vận hành, từng

bước đi chuyển một cách mạch lạc để mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng Hôm nay,

chúng ta sẽ bắt đầu cuộc hành trình khám phá sâu hơn về những yếu tổ kỹ thuật và quản lý phía sau một nhà hàng thành công

Một nhà hàng không chỉ là nơi thưởng thức ấm thực mà còn là một doanh nghiệp phức tạp, yêu cầu

sự tổ chức và quán lý chặt chế từng bước Quy trình vận hành của một nhà hàng không chỉ bao gồm

việc chuẩn bị và phục vụ món ăn, mà còn bao gồm quản lý nguồn lực, tài chính, và nhân sự Từ quản

ly đặt hàng nguyên liệu, xử lý và lưu trữ thực phẩm đến quán lý lịch trình làm việc của nhân viên và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, mỗi phần của quy trình vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nên thành công của một nhà hàng

Trong đề tài này, chúng ta sẽ dành thời gian đề tìm hiểu chỉ tiết về từng khía cạnh của quy trình vận hành nhà hàng Chúng ta sẽ khám phá cách một nhà hàng xây dựng và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp, cách quan lý kho hàng và lưu trữ thực phẩm một cách an toàn và hiệu quả, cũng như cách phan chia va quan ly thời gian của nhân viên để đám bảo hoạt động suôn sẻ trong mọi tình huống Ngoài ra, chúng ta cũng sẽ đào sâu vào cách một nhà hàng tương tác với khách hàng và xây dựng

một môi trường dịch vụ thân thiện và chuyên nghiệp Quản lý tài chính, quán lý rủi ro và chuẩn bị

cho các tình huống khẩn cấp cũng sẽ được đẻ cập để đảm bảo một quy trình vận hành nhà hàng hoàn hao tir dau đến cuối

Với sự phát triển không ngừng của ngành ẩm thực, việc hiểu rõ về quy trình vận hành của một nhà hàng không chỉ là một cơ hội dé cai thiện kinh doanh mà còn là chìa khóa để tiến xa hơn trong sự nghiệp này Hy vọng rằng thông qua cuộc hành trình này, chúng ta sẽ nhận ra sức mạnh của sự tổ chức và quản lý hiệu quá, đồng thời cảm nhận được vẻ đẹp của ngành âm thực và nghệ thuật phục vụ

PHAN 2: NHUNG KIEN THUC HOC DUOC TRONG THỜI GIAN KIÊN TẬP Trong suốt quá trình tham gia kiến tập tại doanh nghiệp, bản thân tôi đã được giao nhiều nhiệm

vụ khác nhau, vượt ra khỏi những tưởng tượng ban đầu về một doanh nghiệp agency Mặc đù định hướng khi vào công ty là thiên về máng lên ý tưởng và lập kế hoạch tiếp cận khách hàng

mục tiêu cho sự kiện, nhưng tôi đã được trải nghiệm rất nhiều công việc ở nhiều vị trí khác nhau

Có thể giải thích vì sao một kiến tập sinh lại được tham gia nhiều đầu việc như thế bằng 02 lý do sau đây:

- _ Thứ nhất, thời điểm tôi bắt đầu kỳ kiến tập là lúc công ty đang có sự biến động lớn về

nhân sự, một phần do tình hình địch Covid-19 và nhiều lý do khác khiến số lượng nhân sự

ở nhiễu vị trí không đáp ứng được khối lượng công việc

- Thứ hai, doanh nghiệp mà tôi kiến tập là một agency đa mảng: event, activation, digital tiếp cận khách hàng, e-comere managtôient Tôi sẽ giới thiệu về doanh nghiệp nơi tôi kiến tập một cách cụ thể hơn ở phần sau của bài báo cáo này, nhưng nhìn chung, các mang nay

đều có mối quan hệ mật thiết với nhau ở một số phương diện

Tôi xem đây là một cơ hội cho bản thân được trải nghiệm, cọ xác ở nhiều khía cạnh, nhưng áp lực là điều không thể tránh khỏi Cụ thể, các nhiệm vụ được giao trong ky kién tập của tôi là:

Content Writer, Fanpage Managtéient, Event Co-ordinator, E-comere Supervisor va duong nhiên, nhiém vy chinh van 1a Planner — Lén y twéng và lập kế hoạch tiếp cận khách hàng của sự

kiện Trong phan thuyét minh những gì bản thân đã học được này, tôi sẽ trình bảy chính yếu và chỉ tiết về nhimg gi minh học được khi tham gia một dự án cho sự kiện, bên cạnh đó, tôi sẽ mô tả một thêm một số thao tác đối với từng nhiệm vụ được giao khác

Có một điểm cần lưu ý rằng, các bước thao tác mà tôi mô ta sau đây được thực hiện bởi 1 team

(gồm 3 bạn kiến tập sinh), xuyên suốt quá trình đều có sự tham gia và thảo luận chung giữa tôi

Giai đoạn 1: Nhan bang tom

tat yéu cau tir khach hang

(brief)

Tham gia budi meeting online véi khách hàng cùng các anh

chi trong team va cac anh chi account:

- Cùng tham gia buổi meeting online, lắng nghe những yêu cầu của khách hàng đối với sự kiện

- _ Ghi chép lại những yêu cầu, những điểm cần lưu ý của khách hàng trong suốt cuộc họp

- _ Đặt câu hỏi với khách hàng nếu có thắc mắc về các yêu

cầu của họ

- — Viết biên bản recap cudc hop va gui lai cho các anh chị

sếp

Tham gia budi hop giira team account va team planing dé

thống nhất về yêu cầu của khách hàng:

- Xác định và làm rõ những điểm còn nghi ngờ trong bảng ghi chép của các thành viên của hai team -_ Bàn bạc, thảo luận, thống nhất hướng phát triển cho kế

hoạch tiếp cận khách hàng mục tiêu theo những yêu cầu

của khách hàng

- Théng nhất về hình thức trình bay, deadline cac budi

họp đánh gia tiép theo dé dam bao thời hạn nộp proposal cho phia khach hang

Giai đoạn 2: Tiến hành lên ý

tưởng và Lập kế hoạch tiếp

cận khách hàng mục tiêu

Nghiên cứu và tìm hiểu về doanh nghiệp và đối thủ:

- - Nghiên cứu thật kỹ brief va cac văn bản có liên quan đến yêu cầu của khách hàng

- — Tìm hiểu về doanh nghiệp: lịch sử hình thành, văn hóa

doanh nghiệp, biểu tượng, ý nghĩa tên gọi, logo,

- Tìm hiểu về dòng sản phẩm cần promote (nếu là sự kiện

ra mắt sản pham) hoặc dich vụ cung cấp (nếu là sự kiện trai nghiém dịch vụ),

- Tim hiéu và nghiên cứu các hoạt động tiếp cận khách

hàng của doanh nghiệp:

° Các chiến dịch tiếp cận khách hàng cho sự kiện

trong những năm trước (đối với sự kiện thường niên hoặc sự kiện ra mắt những sản phẩm mới trước đây)

° Các hoạt động trên nền tảng social của doanh nghiệp: Fanpage, Youtube Channel, Tiktok

Channel, Instagram

chiến lược tiếp cận hiệu qua

- Đọc những báo cáo, những thống kê về hành vi, xu hướng tiêu dùng của đối tượng khách hàng mà sự kiện hướng tới

Lên ý tướng cho chiến lược tiếp cận khách hàng của sự kiện

- Tiến hành xây dựng concept, big idea, key messcage, nên táng tiếp cận với ý tưởng đó

- — Trao đổi với team thực thi về ý tưởng và tính kha thi của ý tưởng

Lập kế hoạch tiếp cận khách hàng

- _ Lên kế hoạch một cách cụ thể về các hoạt động tiếp cận khách hàng, thu hút traflc trước, trong và sau sự kiện: tineline, nội dung, hình thức, nên tảng triển khai:

« - Đối với các hoạt động offline như phát tờ rơi, phát

bong bóng, roadshow, giới thiệu, nhá hàng sự kiện

ở các khu đông đúc, : Xây dựng trmneline, dia điểm, nhân sự, cách thức tiếp cận, triển khai, quả tang,

và rất nhiều các vấn để kèm theo

« - Đối với các hoạt déng online nhu o Book KOLs

quang cao: Tìm kiếm và liên hệ với KOLs/KOCs

phù hợp với sự kiện, xin bảo giá và giữ liên lạc với

đối phương

o Post bài truyền thông: Xây dựng content direction, làm việc với team thiết kế để đảm

bảo visual cho dtôio post

© Book cac bài báo, hội nhóm Facebook đăng

bài truyền thông: Tìm kiếm và liên hệ xin báo giá

- _ Xác định chiến lược media cho kế hoạch

» Xác định phương thức đo lường hiệu quả của các

4

lắng nghe nhận xét, đánh giá tổng để trình bày về ý tưởng

và sửa chữa - Tiếp thu những ý kiến nhận xét, đóng góp từ anh chị

- - Chỉnh sửa những điểm chưa hợp lý, cần hoàn thiện cho

proposal Giai đoạn 4: Tham gia vào - Tham gia vào buổi meeting pitching: lắng nghe, theo buôi dau thau: trinh bay bang dõi các anh chi trong team trinh bay vé proposal va trao

đê xuất (proposal) với khách đổi với khách hàng

hàng - _ Hỗ trợ giải đáp thắc mắc, làm rõ các vấn đẻ liên quan

đến ý tưởng và kế hoạch tiếp cận khách hàng

Trong quá trình thực hiện các dự án, mặc dù đối với từng sự kiện sẽ có cách tiếp cận và xây dựng

chiến lược khác nhau, nhưng sau hơn 2 tháng kiến tập và tham gia vào nhiều sự kiện, bản thân tôi

có một số khám phá thú vị về nhiệm vụ này như sau:

- Các khái niệm, từ chuyên ngành mà tôi được học: Thông qua kỳ kiến tập, tôi đã biết thêm

được nhiều khái niệm và từ chuyên ngành, một số có thê kế đến là:

* Proposal: Bang đề xuất ý tưởng va triển khai một cách cụ thể, chặt chế và trang trọng

* Testimonial: Khach hang chung thye

* Recipe: Céng thie nau an, su két hợp mới lạ (tôi được biết đến từ này nhiều hơn khi

làm việc với các nhấn hàng F&B)

* - Content Drection: Định hướng nội dung, có thể hiểu là một bảng trình bày theo một timeline dai han cho mét nhãn hàng

* Campaign roadmap: Hành trình của dự án, giúp người đọc có một cái nhìn tổng quan

trước khi bước vào từng hoạt động chi tiết

* Ambient tiép can khach hang: Hinh thức tiếp cận khách hàng ngoài trời, nhằm mục

đích tạo sự nỗi bật so với các hình thức tiếp cận khách hàng thông thường

- _ Cách thức tìm kiếm những ý tưởng mới lạ và hấp dẫn nhưng “được lòng” nhãn hàng: Tìm kiếm những ý tưởng cho sự kiện hay idea cho kế hoạch tiếp cận khách hàng bằng cách tìm hiểu xtôi đối thủ của nhãn hàng đang làm øì, phân tích cách làm của họ và rút ra nhận xét để học hỏi hay cải thiện cho sự kiện của mình Tránh lặp lại những gì khách hàng đã làm ở những năm trước, cập nhật xu hướng, lồng ghép những yếu tố trend phù hợp Một

5

mẹo để xây dựng ý tưởng là xuất phát từ ý nghĩa tên gọi hoặc ý nghĩa của logo của nhãn hàng để hình dung bức tranh tổng thê mà khách hàng đã xây dựng cho thương hiệu của

họ, điểm tô cho bức tranh đó thông qua ý tưởng của mình

Chuẩn bị nhiều hơn 1 ý tưởng: Đối với từng dự án, chúng ta nên chuẩn bị hai hoặc ba ý tưởng concept, big idea va hudng trién khai, hướng tiếp cận khách hàng khác nhau Như

vậy sẽ giúp cho khách hàng cảm nhận được agency có sự đa dạng, sự lựa chọn và nghiêm túc nghiên cứu về bang brief cua họ Tuy nhiên, cần xác định đâu là ý tưởng chủ đạo, độc

đáo và thu hút nhất dé sắp xếp thứ tự ưu tiên trình bày

Đáp ứng nhiều hơn so với yêu cầu của khách hàng: Các anh chị đã cho tôi biết rằng, chúng ta phải thực hiện cho khách hàng không chỉ so với yêu cầu của họ, mà phải là “out

of expectation” — vượt cả sự mong đợi của họ, chỉ có như vậy thi agency moi chiếm được

lợi thế khi đầu thầu

Về mảng thiết kế và trình bày proposal:

» _ Trong quá trình trình bày proposal nên sử đụng tone màu chủ đạo của khách hàng để

đecor, đây là một mẹo dé lay thiện cảm từ khách hàng

» Một số trang web tìm kiếm hình ảnh đẹp và chất lượng, đa dạng, phù hợp nhưng miễn

phí như: Pinterest, Shutterstock, Adobe Stock, Unplash, Behance, Pexels, va trang

web dùng để xóa watermark của hình ánh là Downloader.la

Tầm quan trọng của một chiến lược tiếp cận khách hàng hiệu quả đối với sự kiện: Khâu chuẩn bị và tổ chức sự kiện cần sự tỉ mỉ và cân thận, làm thế nào để tổ chức một sự kiện

chất lượng và phù hợp với mong muốn của khách hàng và cả khách tham dự sự kiện là

một bài toán khó đối với đơn vị tô chức, tuy nhiên, nếu tô chức một sự kiện thật chỉnh chu

nhưng lại không thu hút được khán giá đến tham dự, thì đó là một vấn đề lớn thuộc về những người làm công tác tiếp cận khách hàng cho sự kiện Theo mô hình AIDA trong tiếp cận khách hàng, khách hàng thường có tâm lý chỉ mua và tin tưởng đối với những thứ

mà họ quen thuộc, vậy nên trước khi kêu gọi họ đến sự kiện, hãy cho họ biết thật nhiều théng tin về sự kiện ở đa dạng phương tiện, hình thức Một kế hoạch tiếp cận khách hàng hiệu quả là bước đầu cho một sự kiện thành công

Theo đó, tôi cũng có một số kiến nghị và đề xuất cho nhiệm vụ mà bản thân được giao:

Sử dụng Canva thay cho MS Power Point: Một điều bất ngờ khi tôi vào công ty là tất cá

các anh chị đều sử dung MS Power Point dé trinh bay, diéu nay có nhiéu han ché khi lam

dự án theo team, đổi lại, việc sử dụng Canva cho phép tất cả các thành viên trong team

truy cập và theo dõi tiến độ công việc

Nên có sẵn danh sách báo giá KOLs của riêng công ty: Báo giá KOLs, KOCs thường mắt nhiều thời gian của team trong quá trình lập kế hoạch tiếp cận khách hàng, theo đó, từng

dự án, từng sự kiện đều phái thực hiện thao tác gửi tôiail, nhắn tin hay gọi điện cho KOLs

đó, thao tác này rất mất thời gian và công sức của team, thay vào đó, bản thân tôi kiến

nghị công ty nên có sẵn một danh sách KOLs cho từng lĩnh vực, từng ngành hàng, từng

ó

nén tang, diéu này sẽ rút ngắn thời gian tìm kiếm và giúp team tự tin hon trong quá trình

lựa chọn KÔLs cho dự án

Với sự hướng dẫn từ các anh chị, tôi đã được tham gia vào các dự án của những nhãn hàng lớn như: PNJ, Ngân hang VIB, Cholimex, LG, An Nam Œourmet, có những chiến dịch tôi tham gia

từ lúc bắt đầu và có những chiến dịch tham gia hỗ trợ khi dự án đã được khởi động Tắt cả các proposal tôi và các bạn kiến tập sinh hoàn thiện được gửi cho các anh chị sép, sau đó gửi cho

khách hàng, mặc dù trong buôi đấu thâu, chúng tôi không chiến thắng các agency khác, nhưng chưa bao giờ bị đánh giá thấp về ý tưởng và kế hoạch triển khai tiếp cận khách hàng Một, hai rồi

ba dự án liên tiếp thất bại, và nhận được phản hồi từ khách hàng chỉ nam 6 phan bao giá, và đó

cũng chính là phần chúng tôi không được trực tiếp thực hiện - vấn đề này tôi sẽ bàn luận rõ hơn

ở phần sau của bài báo cáo Nhưng nhìn chung, bản thân tôi hiểu được rằng, thành quả của mình

và các bạn trong team đã được các anh chị và ngay cả khách hàng đánh giá cao, là nền tảng tốt

để lần tham gia đấu thầu các dự án khác cho chính doanh nghiệp đã từ chối chúng tôi trong những lần tới, họ sẽ có một cái nhìn tích cực va tin tưởng agency Quan trọng hơn hết, việc tham gia đấu thâu có thể không thắng, nhưng nó duy trì và củng cố mối quan hé gtira agency va clients, mét proposal tét va duoc đánh giá cao sẽ giúp mối quan hệ này tốt dep hon

Dù không phải trọng tâm những gì tôi muốn nhắn mạnh, nhưng không thể phủ nhận bán thân tôi

đã có nhiều trải nghiệm ở các nhiệm vụ được giao, thế nên tôi sẽ mô tả tóm tắt, cơ bản về các thao tác thực hiện những nhiệm vụ ay trong bang sau:

Nhiém vu Mô tả các thao tác thực hiện

Content Writer - Tim hiéu vé cac nhém content ma nhan hang & déi thu

của họ đã triển khai trong thời gian trước

- _ Tìm hiểu về nhãn hàng: TA của nhãn hàng, phong cách

content, sản phẩm/dịch vụ cần promote,

- Lén ké hoach content cho Fanpage theo thang/quy/nam cho nhãn hang

- Viết content direction và gửi cho nhãn hàng đề duyệt

- Nhận feedback từ khách hàng và chỉnh sửa content direction đến khi khách hàng đồng ý

- Tw content direction triển khai thành những content chi tiết theo từng tháng (số lượng content tương ứng với số bài post và nhãn hàng muốn xuất hiện trên fanpage)

- Xac dinh loai hinh content: Image, Multi-image, Gif, Video,

- Gui content va visual brief chi tiét cho timg bai post cla thang cho khach hang duyét

- Gui content va visual brief cho team design dé thiét ké hinh anh

- Gtr hinh anh cho khách hàng duyệt

Fanpage Managtôient - Set up cac bài post đã được thiết kế, lên content sẵn trên

fanpge theo timeline dang bai

- Trả lời bình luận, tỉn nhắn của khách hàng đến fanpage

- _ Thay đối giao diện, hình ảnh và các thông tin khác của fanpage theo yêu cầu từ phía khách hàng

Event Co-ordinator - — Trước sự kiện:

* Tham gia buổi hop phé biến về vị trí thực hiện nhiệm vụ trong ngày diễn ra sự kiện

» - Nhận event fow, kịch bản chương trình, đọc và đặt câu hỏi nếu chưa rõ

* Tham gia set-up, hỗ trợ các công việc cần thiết

- - Trong sự kiện:

» _ Thực hiện công việc theo đúng vị trí phân công

» Giải quyêt các van dé phat sinh theo chỉ thị của anh

chị leader

- Sau sự kiện;

* Don dep, thao do & hé tro công tác hậu sự kiện

* Tham gia budi hop đánh gia sau sw kiện

E-comere Supervisor - Tim hiéu vé cac quan ly san thuong mai dién tử dưới sự

hỗ trợ của các anh chị

- Dang kí các chương trình khuyến mãi cho nhãn hàng

- _ Cập nhật những thông tin: mô tả, sản phẩm, giá ca, số

lượng tồn kho,

- _ Xử lý đơn hàng, gói hàng và gui hang cho đơn vị vận chuyên

- Trả lời các bình luận, ý kiến và tin nhắn của khách hàng

- Giai quyết các vấn đề phát sinh: trả hàng, yêu cầu hoàn

3.1 Doi v6i cap trên

Cấp trên trực tiếp của tôi trong công ty là anh Đặng Tất Đạt — Creative Director — Người trực tiếp hướng dẫn nhóm kiến tập sinh từ khi chúng tôi bắt đầu những ngày đi làm đầu tiên, và chị Dương Diệu Thảo — Founder, CEO của công ty Trong quá trình kiến tập, cấp trên đã hướng dẫn

tôi từ những kiến thức căn bản và tín tưởng để tôi tham gia vào một dự án thực tế Việc hoàn

thành tốt những nhiệm vụ được giao đúng thời hạn và đạt hiệu suất tốt đã giúp tôi có được sự tín nhiệm của cấp trên, từ đó được giao cho những nhiệm vụ quan trọng hơn

Cụ thê, môi quan hệ làm việc của tôi và câp trên được thê hiện như sau:

- _ Sự chỉ đạo trong công việc:

Vào mỗi sáng thứ hai hằng tuân là buổi họp của công ty Cấp trên sẽ trực tiếp lắng nghe và nhận xét các công việc của từng kiến tập sinh vào tuần trước, sau đó

overview lại nhiệm vụ của tuần nay va giao task cho tdi, nhimg dau viéc nao can duoc

ưu tiên xử lý, những công việc nào còn dang dở của tuân trước, giao deadline và chi

rõ những điều cần lưu ý

Sau buổi họp đầu tuần, các ngày trong tuần nếu có công việc hay vấn đề phát sinh cần

ưu tiên, anh chị sẽ trực tiếp chỉ đạo và sắp xép lại đời deadline cac task chua gap

Tắt cả các kiến tập sinh đều phải thực hiện các nguyên tắc làm việc như một nhân

viên chính thức

- Sưhướng dẫn trong từng dự án cụ thể:

Trong khoảng 02 tuần đầu tiên đến công ty, các anh chị sẽ giới thiệu về công ty, lĩnh vực hoạt

động của công ty, cho chúng tôi làm quen với các anh chị và văn phòng Hướng dẫn tôi thực hiện một số các nhiệm vụ đơn gián như: tìm kiếm thông tin, trình bay slide trình chiếu, đối

chiếu danh sách, nhập liệu thông tin, Các tuần sau đó, tôi được sự tín nhiệm từ cấp trên, bắt đầu tham gia vào các dự án với tư cách là thành viên của team planner, sự hướng dẫn của các

anh chị qua từng dự án:

Kết thúc buổi meeting nhan brief tir khach hang, các anh chị sẽ hướng dan lai mét lan

những yêu cầu của khách hàng, những thuật ngữ, từ chuyên môn, những hàm ý từ phía khách hàng mà có thể tôi chưa hiểu Chuyên dụng ý của brief thành những từ

ngữ dễ hiểu hơn, cô động và cụ thé hon

Sau đó, các anh chị trực tiếp xây dựng lộ trình những thứ cần làm trong proposal, giúp tôi có một cái nhìn toàn cảnh mình cần phải làm gì trong dự án lần này Việc có sẵn sườn bài, cũng như cầu trúc của proposal giúp tôi tự tin hơn rất nhiều

Một hướng dẫn quan trọng khác: Anh chị sẽ chia sẻ những mẹo, những điều cần lưu ý khi làm việc với khách hàng theo kinh nghiệm mà anh chị đã có, giúp tôi tránh được

những lỗi dễ gặp phải Đối với những khách hàng mà anh chị đã làm việc rồi, các anh chị sẽ giới thiệu cho tôi về khách hàng đó, phong cách của họ là gì, họ thích và không

thích những phạm trù ý tưởng nào, điều này rất có ích cho tôi trong quá trình lên ý tưởng và lập kế hoạch

* Trong suốt quá trình thực hiện proposal, các anh ch luôn theo sát tiến độ và hỗ trợ khi

tôi cần, cho tôi những gợi ý, những góc nhìn mà tôi có thê khai thác - Sự tin tưởng trong công việc:

Tôi cảm nhận mối quan hệ giữa tôi và các anh chị cấp trên luôn có sự tin tưởng lẫn nhau, các anh chị luôn tin tưởng giao cho tôi những nhiệm vụ quan trọng, hay thậm chí là dùng sản phẩm của tôi để trực tiếp nộp cho khách hàng Ngược lại, trong bắt kỳ trở ngại nào trong công việc, tôi đều

tin tưởng và mạnh dạn chia sẻ cùng anh chị về những khó khăn tôi đang gặp phải

-_ Sự tôn trọng lẫn nhau trong công việc:

Trong bất kỳ mối quan hệ nào cũng cần phải có sự tôn trọng lẫn nhau, đặc biệt là trong môi trường làm việc chuyên nghiệp Tôi và các anh chị sếp luôn làm việc đưới sự tin tưởng và tôn trọng đối phương:

* _ Là một người làm về sáng tạo, tôi không thể nào tránh khỏi những lúc tôi bảo vệ quan điểm về ý tưởng của mình một cách tuyệt đối Nhưng đứng ở góc độ người làm kinh doanh, cấp trên của tôi đã nhìn ra những điểm chưa phù hợp trong ý tưởng và cách triển khai của tôi, những lần đầu tôi cảm thấy thật bức xúc khi ý tưởng của mình bị đánh giá thấp, nhưng dân sau tôi hiểu được rằng, tôi phái tôn trọng và tin tưởng sếp

của mình Sự tôn trọng của tôi được thể hiện bằng việc lắng nghe, tiếp thu và chỉnh

sửa theo góp ý của các anh chị

» _ Về phía các anh chị cấp trên, các anh chị đã từng rất bất ngờ vẻ thực lực của một sinh

viên UEH: sự sáng tạo, sự đột phá, tĩnh thần trách nhiệm và tạo được sự tin tưởng —

và anh chị hiểu được sức trẻ, sự nỗi loạn và tính bảo vệ quan điểm của tôi trong công việc, mặc dù là kiến tập sinh, nhưng anh chị vẫn rất tôn trọng và cho tôi thể hiện

những quan điểm của mình, sau đó sẽ giải thích va thé hiện cho tôi thấy rằng tôi đang sai ở đâu bằng những dẫn chứng cụ thê

* Su ton trong con nam ở những điều đơn giản như: Cách ăn nói, cư xử, chào hỏi Tôi luôn chủ động chào hỏi và giao tiếp lịch sự, lễ phép với các anh chị

- Su truyén dat, chi bao, tro chuyén:

* Cac anh chi luén truyén dat vé kinh nghiệm công việc mà các anh chị đã trai qua

trong ngành, về các mối quan hệ giữa khách hàng, agency và nhà cung cấp trong suốt

quá trình làm việc cùng tôi

* - Ngoài những kiến thức về ngành, các anh chị luôn sẵn sàng chỉ bảo tôi về kinh nghiệm sống, về cách tạo dựng và duy trì các mối quan hệ, cách sắp xếp thứ tự ưu

tiên trong công việc, cách xử lý công việc sao cho hiệu quả và chất lượng

* Cac anh chi luén sẵn sàng lắng nghe những chia sẻ, tâm sự của tôi về con đường nghề

nghiệp, về học tập hay những câu chuyện cuộc sống, và cho tôi lời khuyên chân

10

thành, bổ ich Những bải học, những câu chuyện từ chính bản thân được anh chi kể lại

như một ví dụ của những người đi trước, giúp tôi có thêm kinh nghiệm sống

- _ Sự khen ngợi và cảm on:

» - Các anh chị cấp trên luôn dành những lời khen cho tôi mỗi khi tôi hoàn thành nhiệm

vụ, mặc dù chỉ là một việc nhỏ nhưng điều đó khiến tôi cảm thấy có động lực hơn

trong những nhiệm vụ tiếp theo - Sự khuyên nhủ và phê bình:

° - Các anh chị cấp trên luôn dành những lời khuyên cho tôi sau mỗi lần tôi mắc lỗi, đương nhiên các anh chị đã phê bình tôi trước đó Đối với tôi đó là một điều tốt, vì

các anh chị đã chỉ ra lỗi sai của tôi, giúp tôi hiểu được khi đi làm, những cảm xúc mà

nhất định phải trải qua trong công việc là như thế nào

*® - Sau những lần như vậy, các anh chị luôn an ủi và động viên tôi, vì các anh chị sợ là

một đứa kiến tập sinh bi la thì sẽ buồn và hoảng loạn, một phân lo lắng sẽ ảnh hưởng đến tâm trạng tiếp tục công việc

Mối quan hệ giữa tôi và cấp trên theo tôi đó là mối quan hệ tốt, sự hướng dẫn tận tình của các anh chị và sự hết lòng làm việc của tôi tạo nên sự tốt đẹp đó Tuy nhiên, có một vấn đề đang là

thách thức trong cách vận hành công việc giữa cấp trên và kiến tập sinh Agency là môi trường

làm việc với khối lượng công việc lớn và các đầu task rất nhiều, việc bao quát các nhiệm vụ lớn

nhỏ và phân chia nó cho các nhân viên cấp dưới sao cho hiệu quá và hợp lý là rất quan trọng,

theo sự quan sát của tôi, vấn đề phát sinh từ khâu giao nhiệm vụ theo cấp bac Cu thé, so dé quan trị của công ty, thứ tự giao nhiệm vụ sẽ là chị Thảo —> anh Đạt —> kiến tập sinh, theo đó, anh Đạt

sẽ là người nhận các nhiệm vụ từ chị Thảo và triển khai lại cho kiến tập sinh là tôi, tuy nhiên, chị Thảo chủ động giao task cho tôi khi anh Đạt đang bận, dẫn đến anh Đạt — Người trực tiếp hướng dẫn tôi đôi khi không năm được hết những task tôi đang đảm nhận Và tôi nhận ra một điều là, tất

cá các kiến tập sinh khác hay thậm chí là các anh chị đồng nghiệp khác cũng đang gặp phải vấn

đề tương tự Đối với cá nhân tôi, tôi cảm thấy rất khó xử khi phải nhận sự chỉ đạo một lúc từ hai anh chị trong cùng một khoản thời gian, và tôi đã chủ động nói ra những khó khăn của mình 3.2 Đối với các anh chị đồng nghiệp

Bên cạnh sự hướng dẫn của các anh chị cấp trên, mối quan hệ giữa các anh chị đồng nghiệp cũng

là một phần không thẻ thiếu trong kỳ kiến tập

- Sự hỗ trợ trong công việc:

* Tat cả các anh chị đồng nghiệp trong công ty đều dễ thương và hỗ trợ tôi hết mình

trong công việc, với mỗi nhiệm vụ được giao, bên cạnh sự hướng dẫn của anh chị cấp trên, tôi đều được các anh chị đồng nghiệp chỉ bảo, truyền đạt các kiến thức quý báu,

sự chủ động thích ứng với môi trường xung quanh giúp tôi tự ti và vui vẻ hơn trong

khi thực hiện các nhiệm vụ

- - Anh Khôi - team Planning: Anh Khôi chính là người hướng dẫn tôi cách tìm hình ảnh, cách trình bày proposal và gợi ý cho tôi những ý tưởng hay, hỗ trợ tôi khi tôi mới

11

bước chân vào công ty từ những ngày đầu tiên Quan trọng hơn hết, anh Khôi đã hướng dẫn tôi những gì cấp trên thích và không thích, mẹo để bài của mình làm hài lòng các anh chị cấp trên và những điều cần lưu ý khi làm việc tại công ty

* Chi Ha — team Design: Trong quá trình thực hiện proposal cho các dự án, chị Hà đã tận tinh giúp đỡ tôi trong khâu tìm hình ảnh phù hợp, góp ý về bố cục và cách trình bày, chỉ cho tôi những phong cách trình bày mà cấp trên hay khách hàng lâu năm của

công ty thích Trong quá trình thực hiện nhiém vy Content Writer, chi Ha đã kết hợp

và hướng dẫn tôi trong cách trao đổi với khách hàng, những lưu ý khi viết content va visual bief để bàn giao lại cho team đesign Đối với tôi, chị Hà đã giúp đỡ tôi rất nhiều và là người tôi thường xuyên tâm sự những áp lực khi làm việc trong công ty

* - Anh Phát, chị Thư - team Event: Hai anh chị với những kinh nghiệm thực chiến với

sự kiện luôn nhiệt tỉnh trao đổi về những sự kiện mà anh chị đã chạy, những điều cần

lưu ý khi lên ý tướng và Lập kế hoạch tiếp cận khách hàng mục tiêu Gửi cho tôi các

tải liệu có liên quan đến những sự kiện trước để tôi tham khảo và học hỏi, chỉ báo tận

tinh khi tôi tham gia hễ trợ điều phối

» - Chị Trinh - team Account: Planner va Account 1a hai vị trí luôn phải đồng hành với

nhau trong moi dự án, chị Trrnh là nhân viên có kinh nghiệm lâu năm, tư duy thực tế

và rất logie, chị đã hỗ trợ tôi trong các mối quan hệ với khách hàng, làm rõ những

điểm còn mâu thuẫn trong brief với khách hàng, đưa ra những gợi ý và hướng đi phù hợp Sự trao đổi trong công việc của chị Trinh trên tỉnh thần hợp tác, hỗ trợ và giúp

đỡ tôi nhiều trong quá trình kiến tập

» - Chị Hạnh - Kế toán: Hướng dẫn tôi các giấy tờ, tài liệu trong quá trình tạm ứng, đề nph\ thanh toán

- Swhoa đồng, tôn trọng lẫn nhau:

* - Cùng nhau làm việc trong một môi trường agency bận rộn, sẽ có lúc những câu hỏi của tôi làm phiền các anh chi, thay vi lam việc với một người chuyên nghiệp thì anh

chị phải dành thời gian để hướng dẫn, chỉ bảo tôi, cá nhân tôi ban đầu rất sợ sẽ khiến anh chị cảm thầy mắt thời gian, nhưng các anh chị đều vui vẻ hướng dẫn tôi, chính sự hòa đồng và nhiệt tình đó khiến quãng thời gian kiến tập của tôi trở nên ám áp nhiều

hơn là áp lực

» Bên cạnh những giờ làm hành chính, tôi cùng các anh chị trong công ty còn có những giờ nghỉ giải lao, những giờ ăn trưa và trò chuyện cùng nhau Những khoảnh khắc như vậy với tôi rất đáng trân trọng, những câu chuyện nghè, chuyện đời sống mà anh chị kể giúp tôi có thêm nhiều góc nhìn hơn, mở mang được nhiễu kiến thức hơn 3.3 Đối với những anh chị nhân viên mới

Các anh chị nhân viên mới vào công ty và tôi sẽ chịu trách nhiệm bàn giao lại các công việc

cho các anh chị Mặc dù vào sau nhưng các anh chi la nhan viên chính thức, vậy nên tôi luôn

12

giữ thái độ tôn trọng và nhiệt tỉnh với các anh chị Một số thao tác trong công tác bàn giao lại công việc là:

* Trinh bay lại cho các anh chị về định hướng của dự án và team dang theo đuổi trước đây

» _ Những lưu ý khi trao đổi với khách hàng

»* - Đồng hành và giái đáp những thắc mắc của anh chị trong phạm vi hiểu biết của bản thân

» _ Hỗ trợ các anh chị trong những ngày đầu làm quen với công việc mới

Bên cạnh trao đổi về công việc, tôi cùng các anh chị mới cũng thường xuyên trao đổi với nhau về định hướng nghề nghiệp, nghe anh chị kê về môi trường làm việc ở các công ty khác, qua đó trở nên thân thiết và gắn kết với nhau hơn

Trong quá trình kiến tập tại doanh nghiệp, bản thân tôi nhận thấy một vấn để còn tồn động trong

các mối quan hệ đồng nghiệp với nhau, đó là công ty có rất ít các hoạt động để mọi người hiểu nhau hơn, gắn kết với nhau hơn, có lẽ vì thời gian dành cho công việc quá nhiều Truyền thông nội bộ là điều vô cùng quan trọng và cũng là cái mà công ty tôi hiện đang chưa hoàn thiện,

truyền thông nội bộ vấn luôn là một nhiệm vụ quan trọng vì nhờ đó mà doanh nghiệp có thé: i Gan két tap thé, xây dựng văn hóa công ty

* Truyền tải thông điệp và tầm nhìn chiến lược của lãnh đạo; chính sách phát triển của

doanh nghiệp đến từng nhân viên

* Khich lệ, động viên và thi đua giữa các cá nhân, phòng/ ban trong doanh nghiệp Theo quan điểm cá nhân, tôi đã từng đề xuất với các anh chị cấp trên về các hoạt động để giúp công ty mình có nhiều thời gian sinh hoạt bên nhau hơn như:

» Xây dựng truyễn thông nội bộ để gắn kết tập thé thông qua những mẫu chuyện, những

mtôle trên Fanpage của công ty

* Happy Hour: Tiệc ăn trưa tại công ty vào mỗi thứ tư hằng tuân, thay vì mỗi người ăn riêng hay ăn theo nhóm mà cả công ty sẽ cùng trải thảm ăn trưa cùng nhau, trò chuyện

và ăn cùng nhau khiến không khí trở nên vui vẻ hơn, ấm áp và gần gũi hơn

* Best Outfit of the week: M6i tuần sẽ có giải thưởng trang phục đẹp nhất do mọi người bình chọn, cá nhân nhận giải sẽ nhận được phần thưởng nho nhỏ từ công ty

13

PHAN 4: TOI DA CO GANG DE LAM THANH VIEN CUA NHOM NHU THE NAO 4.1 Lam viéc nhom hiéu qua

Bat kỳ những dự án nào đều được thực hiện bởi một nhóm nhiều thành viên, ở mỗi dự án tôi luôn

có gắng vì mục tiêu chung của cả nhóm:

- Tôn trọng người có quyền hạn cao nhất trong nhóm

Làm việc nhóm nhưng người có quyền hạn cao nhất trong nhóm chính là người đứng ra chịu

trách nhiệm trước cấp trên, vậy nên dưới cương vị là thành viên, tôi luôn tôn trọng trưởng nhóm

- _ Tô chức và phân công công việc

Cùng trao đổi dé phân công công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm, phân chia khối lượng công việc đồng đều giữa các thành viên và đám bảo công việc được hoàn thành đúng

tiến độ Trước đó, bản thân mỗi người cần xác định rõ điểm mạnh của bản thân, việc hiểu rõ bản

thân giúp tôi biết được mình có thê đảm nhiệm công việc gi trong nhóm để đạt hiệu quả cao nhất Linh hoạt thay đối với nhiệm vụ không phái điểm mạnh của bản thân là cơ hội để trải nghiệm, nhưng nó chỉ phủ hợp với dự án có nhiều thời gian, còn đối với dự án can ưu tiên, chúng ta nên đảm nhận vi tri ma minh ty tin có khả năng làm tốt nhất

- _ Có chính kiến và biết cách báo vệ quan điểm của bản thân

Bảo vệ quan điểm không có nghĩa là bác bỏ mọi ý kiến của các thành viên khác trong nhóm, mà

là sử dụng những lý lẽ dé thuyết phục và trình bày với các thành viên trong nhóm về ý kiến của bản thân

- Tim hiéu thật kỹ về công việc trước khi bắt đầu buổi brainstorm

Việc ngu ngốc nhất là dtdi một cái đầu rỗng tuếch khi bắt đầu brainstorm ý tưởng, như vậy chúng

ta sẽ làm chậm đi tiến độ và mất một khoảng thời gian quý báu để cùng nhau bàn bạc và trình bày Vậy nên trước khi bắt đầu buổi thảo luận, tôi luôn tự mình tìm hiểu các thông tin và nội dung có liên quan, chuẩn bị thật tốt trước buổi họp, điều này giúp tôi tập trung, tự tin và có nhiều thời gian thảo luận cùng mọi người hơn

- _ Biết cách lắng nghe, quan sat dé giúp đỡ lẫn nhau

Tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác dé thấy điểm tốt và chưa tốt, cùng nhau thảo luận, đóng góp để có kết quả làm việc hiệu quá Có một nguyên tắc phát biểu mà tôi luôn tâm niệm, đó

là nếu chúng ta không đồng ý với ý kiến của một thành viên trong nhóm, hoặc chúng ta phải đưa

ra được ý kiến hay hơn, phù hợp hơn, hoặc cho họ nhận xét và cho họ hiểu rằng hiện tại mình

chưa có ý kiến hay hơn và vẫn còn đang trong quá trình cân nhắc Việc không đồng thuận nhưng cũng không đưa ra ý kiến phù hợp khiến cho buổi brainstorm trở nên nghẹt thớ, không có gì là

14

hay ho khi “đập tắt” ý tưởng của người khác, vậy nên thay vì chỉ trích thì hãy lắng nghe và khuyến khích đồng đội của mình

Trong quả trỉnh làm việc nhóm, bên cạnh việc làm tốt vai trò của mình, tôi đã học và áp dụng được việc quan sát các thành viên trong nhóm khi còn học các môn ở trường, vậy nên tôi đã áp

dụng nó trong kỳ kiến tập, việc quan sát các thành viên trong nhóm để kịp thời giúp đỡ, hỗ trợ và

đồng hành cùng bạn khi cảm thấy bạn đang gặp khó khăn là việc vô cùng cần thiết

- _ Có trách nhiệm với công việc của mình

Cần xác định được một điều hết sức quan trọng là, mỗi thành viên là một yếu tố của nhóm và

chất lượng hoàn thành công việc của mỗi thành viên sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của nhóm, việc ảnh hưởng đến cả tập thẻ là điều không ai muốn, vậy nên phải thật có trách nhiệm với công

việc ma minh duoc giao

Một điều quan trọng nữa là, tôi luôn trong tinh thần nêu lên những vấn để bản thân đang gặp phải

hoặc khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, không ai giúp đỡ bạn được nếu bạn luôn tỏ ra mình ổn với khối lượng công việc mà bạn được giao, phải mạnh dạn trình bày và nhờ sự giúp đỡ,

góp ý từ các thành viên trong nhóm

- _ Luôn đúng giờ, đúng deadline

Tham dự đây đủ và đúng giờ các buổi brainstorm, các buổi họp của nhóm, hoàn thành các nhiệm

vụ được giao đúng deadline đã thống nhất từ trước

- Biét cach sap xép va quan ly thời gian của ban than

Bên cạnh các công việc trong nhóm, trong lúc kiến tập tôi thường xuyên nhận những nhiệm vụ bất ngờ, những task gấp của các anh chị sếp, vậy nên bản thân cần biết cách sắp xếp và quản lý thời gian bản thân cho phù hợp và không làm ảnh hướng tiến độ làm việc của cả nhóm 4.2 Những thuận lợi và khó khăn

- - Những thuận lợi:

* - Ngoài tôi ra thì trong nhóm còn có hai bạn học cùng tham gia kì kiến tập tại công ty,

và chúng tôi đã làm việc với nhau ở những môn học trên lớp, nên việc ăn ý và hỗ trợ lẫn nhau về công việc lẫn tinh thần là vô cùng quý giá

* - Môi trường đại học đã rèn luyện bản thân tôi rất nhiều, giúp tôi có được những kỹ năng làm việc nhóm, vậy nên đây cũng chính là thuận lợi của tôi khi tham gia một

nhóm làm việc tại doanh nghiệp

* - Dược sự chỉ đạo và hướng dẫn tận tình từ các anh chị cấp trên và các anh chị đồng

nghiệp chung team

- - Những khó khăn:

15