CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Tổng Quan Kế Toán Vốn Bằng Tiền
Vốn bằng tiền là số tiền mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp sở hữu và sẵn sàng đầu tư vào các hoạt động kinh doanh Vốn bằng tiền thường sử dụng để mua TSCĐ, thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ, hoặc để đầu tư vào các dự án mới Vốn bằng tiền được coi là một trong những nguồn vốn quan trọng để duy trì và phát triển doanh nghiệp.
Căn cứ vào nơi quản lý, tiền bao gồm: tiền tồn tại quỹ, tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn, không kỳ hạn, và tiền đang chuyển
Căn cứ vào hình thức, tiền bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ,… (vàng được sử dụng với chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hóa để bán)
1.1.3 Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền
Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình luân chuyển của vốn bằng tiền
Theo dõi chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý tiền mặt, TGNH, quản lý ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý
Tổ chức hệ thống sổ chi tiết ( Sổ chi tiết tiền mặt, TGNH, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý) để ghi chép đối chiếu kiểm tra mọi sự biến động của vốn bằng tiền.
1.1.4 Nguyên tắc hạch toán kế toán vốn bằng tiền:
Kế toán vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
(1) Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn ũy và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu.
(2) Các khoản tiền do Doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại Doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của Doanh nghiệp
(3) Khi thu, chi phải có chứng từ thu, chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán
(4) Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
Bên Nợ: Các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế
Bên Có: Các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền
(5) Tại thời điểm lập BCTC theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.
1.1.5 Quản lý vốn bằng tiền:
Có thể nói, tiền đối với con người được xem là một vấn đề nhạy cảm, dễ dẫn đến gian lận, nhầm lẫn hay lạm dụng Do đó để quản lý tốt vốn bằng tiền và không dẫn đến các tình trạng trên thì phải tìm được những nhân viên có đức tính cẩn thận, thật thà và không tham lam. Để đảm bảo tính minh bạch và hạn chế những rủi ro thì chứng từ thu chi nên cần được ghi chép kịp thời, rõ ràng và đầy đủ trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ Mỗi lần thu hay chi cần phải có chữ ký của người xét duyệt Hạn chế các khoản chi bằng tiền mặt Thực hiện kiểm tra, đối chiếu thường xuyên giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết,giữa thực tồn quỹ và sổ quỹ, giữa các sổ ngân hàng với ngân hàng.
Kế Toán Tiền Mặt Tại Quỹ
Tiền mặt là các khoản tiền đang có tại quỹ, có thể dùng thanh toán ngay; bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý Trong mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền nhất định tại quỹ còn tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động để đảm bảo được các khoản chi tiêu trực tiếp hằng ngày.
(1) Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng ( không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không được ghi bên nợ TK 111 “ Tiền mặt” mà ghi bên nợ TK 113 “ Tiền đang chuyển”
(2) Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp
(3) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao và người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất, quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm
(4) Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trinh tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất , nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm
(5) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt Hằng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch
(6) Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
- Bên nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế Riêng trưởng hợp rút ngoại tệ từ Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi số kế toán của TK 1122
- Bên có TK 11112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền
Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan
(7) Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với chức nắng cất giữ giá trị, không bao gồm các loại vàng là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất hoặc hàng hóa để bán Việc quản lý sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của Pháp luật hiện hành
(8) Tại tất cả các thời điểm lập BCTC theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:
Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền mặt ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch (do doanh nghệp tự lựa chọn) tại thời điểm BCTC
Vàng tiền tệ đưuọc đánh giá theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời điểm lập BCTC Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước Trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua vàng tính theo gia mua công bố bởi các dơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định
Kế toán sử dụng Tài khoản 111 – Tiền mặt để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ
Tài khoản 111 – Tiền mặt có 3 tài khoản cấp 2:
TK 1111 – Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ Tiền Việt Nam tại quỹ.
TK 1112 – Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam.
TK 1113 – Vàng tiền tệ: phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ tại quỹ
Kết cấu và nội dụng phảm ánh của tài khoản 111- Tiền mặt
1.2.4 Ch ng t , s sách:ứng từ, sổ sách: ừ, sổ sách: ổ sách:
Phiếu thu (01-TT ( Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC, Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính) (Không bắt buộc))
Phiếu chi (02- TT( không bắt buộc))
Bảng kê vàng tiền tệ (07-TT( không bắt buộc))
Bảng kiểm kê quỹ(08-TT, 08b- TT ( không bắt buộc))
Kèm theo các phiếu thu, phiếu chi là các chứng từ để thủ quỹ thu tiền hay chi tiền, phải có các chứng từ gốc kèm theo ( Giấy ĐNTT, giấy ĐNTƯ, giấy ĐNTTTƯ, hóa đơn GTGT, ) Các chứng từ phải đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp,….
Sổ sách kế toán sử dụng
Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
Các sổ kế toán tổng hợp khác
Kế toán tiền gửi ngân hàng
TGNH là giá trị các loại tiền mà doanh nghiệp đã gửi tại ngân hàng, kho bạc nhà nước, các công ty tài chính để tiến hành thanh toán mà không dùng tiền mặt.
Căn cứ để hạch toán trên TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” là các giấy báo nợ, giấy báo có hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo chứng từ gốc( ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản,…)
Tiền của doanh nghiệp phần lớn thường được gửi ở ngân hàng, kho bạc của công ty tài chính để tiến hành thanh toán không dùng tiền mặt.
(1) Khi nhận chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra và đối chiếu từng giấy tờ, chứng từ gốc kèm theo Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ của doanh nghiệp, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ gốc của ngân hàng thì doanh nghiệp phải báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. (2) Ở những doanh nghiệp có tổ chức, bộ phận không thuộc tổ chức kế toán ghi,có thể mở tài khoản phải thu, phải chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện trong giao dịch, thanh toán
(3)Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
(4) Khoản thấu chi ngân hàng hàng không được ghi âm trên tài khoản TGNH mà phải được phản ánh tương tự như khoản vay ngân hàng
(5) Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng ViệtNam
(6) Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hóa để bán. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ thì kế toán phải quy đôi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam.
Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các khoản tiền gửi tại ngân hàng của doanh nghiệp.
Tài khoản 1123 - Vàng bạc, kim khí quý,đá quý.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 112_Tiền gửi ngân hàng:
Bản sao kê của khách hàng
Giấy báo Nợ, Giấy báo Có
-> Hoặc các bảng sao kê ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như: Uỷ nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc, giấy nộp tiền,
Sổ sách kế toán sử dụng :
Sổ chi tiết theo dõi TGNH
Sơ đồ 1.4 Kế toán tiền gửi ngân hàng (VNĐ)
Sơ đồ 1.5 Kế toán tiền gửi ngân hàng (Ngoại tệ)
Sơ đồ 1.6 Kế toán đánh giá lại vàng tiền tệ Tiền gửi ngân hàng
Kế toán tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là đại diện cho khác khoản tiền mà doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo có, hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển thanh toán nhưng chưa nhận được giấy báo có của đơn vị thụ hưởng.
Tiền đang chuyển: tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các THợp sau:
Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào Ngân hàng.
Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho doanh nghiệp khác.
Thu tiền bán hàng chuyển thẳng vào Kho bạc để nộp thuế (giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và Kho bạc Nhà nước).
Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 113 – Tiền đang chuyển:
Trong kỳ kế toán không cần thiết phải ghi sổ các khoản tiền đang chuyển, cuối kỳ hạch toán kế toán mới ghi sổ các khoản tiền đang chuyển để phản ánh đầy đủ các khoản tiền.
Sơ đồ 1.7 : Kế toán tiền đang chuyển
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Xúc Tiến Du Lịch An Bình
Giới thiệu về Công ty TNHH Xúc Tiến An Bình
2.1.1 Giới thiệu tổng quan về cty TNHH Xúc Tiến An Bình- Khách sạn Nagar Nha Trang:
Là một trong những công ty du lịch uy tín tại Nha Trang, đã được nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn,và đã nhận được nhiều giải thưởng trong lịch vực du lịch.
Trụ sở chính ở 1l Quân Trấn, Phường Lộc Thọ, Tp Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa
Bằng chữ: Một trăm tỷ đồng chẵn.
Người đại diện theo pháp luật của Công ty:
Bà: Nguyễn Thu Phương - Chức vụ: Giám đốc
Tên ngân hàng:N.Hàng TMCP Ngoại thương V.Nam - CN Hoàn Kiếm
Quá trình hình thành và phát triển:
Khách sạn Nagar Nha Trang thuộc Công ty Xúc tiến Du lịch An Bình – Địa chỉ: 1i Quân Trấn, Phường Lộc Thọ, Tp Nha Trang , tỉnh Khánh Hòa được cấp Giấy phép kinh doanh lần đầu ngày 15/6/2015 và đăng ký thay đổi lần thứ 2 ngày 21/9/2018. Sau gần 2 năm xây dựng, Khách sạn Nagar Nha Trang được hoàn thành và đưa vào sử dụng từ ngày 15/6/2018 với quy mô 20 tầng nổi + 01 tầng hầm, chiều cao xây dựng toàn công trình 70m, diện tích xây dựng tầng 1 khoảng 443 m2; tổng diện tích sàn 10.230 m2 bố trí công năng các tầng cụ thể như sau:
Tầng hầm: bố trí khu vực để xe, phòng bơm, phòng máy phát điện, phòng máy biến áp, phòng hạ thế, phòng giặt là, kho đồ vải, 02 phòng thay đồ, phòng bảo vệ. Tầng 1: bố trí khu vực lễ tân, sảnh chờ, phòng làm việc, phòng kho hành lý, khu vực vệ sinh
Tầng M ( tầng lửng) : kho gaz, khu văn phòng làm việc, canteen nhân viên
Tầng 2: bố trí nhà hàng, bếp, phòng rửa, nhà vệ sinh
Tầng 3: bố trí 02 phòng họp, kho, nhà vệ sinh.
Tầng 4 - tầng 19: bố trí mỗi tầng 11 phòng nghỉ, 01 kho đồ vải.
Tầng 20: bố trí khu hồ bơi, bar, gym, khu vệ sinh.
Tầng mái: bố trí khu vực kỹ thuật thang máy.
2 Phòng xông hơi khô, ướt
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty:
2.1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý:
(Nguồn: Công ty TNHH Xúc Tiến Du Lịch An Bình)
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
Giám đốc : Là người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành trực tiếp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và là người chịu trách nhiệm, điều hành tất cả các hoạt động của công ty , kiêm phụ trách về quản lí dự án, tài vụ, nhận sự.
Phó Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về những vấn đề thuộc quản lý của mình, có quyền chỉ đạo trực tiếp phòng ban dưới quyền hay giúp Giấm Đốc điều hành hoạt động của Công ty khi Giám đốc đi vắng( phải có ủy quyền của Giám đốc).
Tổng quản lý : là cơ quản chủ chốt của Công ty, có trách nhiệm lên kế hoạch, chiến lược đề xuất phương án hoạt động của tương lai của Công ty, đồng thời bao quát toàn bộ mọi hoạt động của Khu nghỉ mát để báo cáo với Giám đốc Tổng quản lý có 5 phòng ban Cụ thể:
Phòng kế toán: Là một bộ phận hỗ trợ Giám đốc tổ chức bộ máy Tài chính-
Kế toán toàn cầu công ty Giúp Giám đốc kiểm trả, kiểm soát các hoạt động tài chính, kinh tế trong công ty theo quy định về quản lý tài chính của nhà nước Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo giải trình các cơ quan ban ngành có thẩm quyền
Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn, huy động kịp thời các nguồn vốn sẵn có cho hoạt động sản xuất kinh doanh, lên kế hoạch tạo lập sử dụng các nguồn tài chính một cách hiệu quả, đảm bảo tiết kiệm trong chi phí, tăng nhanh tích lũy nội bộ.
Quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho xây dựng khách sạn và tổ chức thanh quyết toán các công trinh xây dựng cơ bản hoàn thành.
Kiểm tra tính trung thực, hợp lý về số liệu sổ sách kế toán của khách sạn. Chịu trách nhiệm tập hợp chi phí của Công ty lên báo cáo hàng tháng, quý, năm cho cơ quan ban ngành.
Phổ biến, hướng dẫn kịp thời các quy định chế độ của Nhà nước trong lĩnh vực Kế toán- Tài chính và chính sách thuế cho phòng kế toán khách sạn Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên.
Phòng Nhân sự : Là một bộ phận quan trọng trong các tổ chức, được đóng vai trò chủ chốt trong viêc quản lý và phát triển nguồn nhân lực, chức năng chính gồm:
Tuyển dụng: Tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn ra những ứng viên phù hợp với từng vị trí khác nhau cũng như là văn hóa của công ty. Đào tạo và phát triển: Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện kế hoạch, đề bạt cán bộ, công tác tuyển dụng, đào tạo nâng cao tay nghề, bổ sung cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất, quản lý.
Phòng kinh doanh: Là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh và thương mại của tổ chức Một số chức năng chính bao gồm:
Lập kế hoạch và chiến lược kinh doanh: Xây dựng kế hoạch kinh doanh, phân tích thị trường và đề ra các mục tiêu, chiến lược kinh doanh.
Quản lý sản phẩm và dịch vụ:Phát triển, quản lý và cải tiến các sản phẩm và dịch vụ của công ty một cách tối đa nhất
Tiếp thị và bán hàng: Thực hiện các hoạt động tiếp thị, quảng cáo, bán hàng và chăm sóc khách hàng.
Phân tích và quyết đinh: Thu thập, phân tích và sử dụng thông tin thị trường để hỗ trợ ra quyết định kinh doanh
Dịch vụ khách hàng: Giải quyết khiếu nại và giải đáp các thắc mắc với khách hàng Cung cấp dịch vụ khách hàng một cách tốt nhất để giữ chân lại khách hàng.
Phòng CNTT: Là bộ phận đóng vai trò quan trọng về việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của các hệ thống công nghệ, hỗ trợ các hoạt động kinh doanh.
Quản lý hạ tầng công nghệ thông tin: Quản lý và bảo trì các hệ thống như mạng, máy tính, máy chủ, các thiết bị lưu trữ khác,…
Tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty TNHH Xúc Tiến An Bình
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ áp dụng:
Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Kế toán trưởng : Dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, người giữ vị trí này thực hiện nhiệm vụ sau:
Hỗ trợ Giám đốc trong việc phát triển Công ty và thực hiện các công việc hỗ trợ có liên quan.
Tham mưu cho Giám đốc về các chính sách Tài chính và kế toán của Công ty Người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động Tài chính của Công ty
Quản lý, điều hành và phân công công việc cho toàn bộ nhân viên trong phòng
Kế toán Đề xuất với Giám đốc về các kế hoạch, bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật với nhân viên trong phòng kế toán Đưa ra các giải pháp để giải quyết các vấn đề vi phạm pháp luật về Tài chính và kế toán
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
Theo dõi và đánh giá Tài chính và công việc của các thành viên trong phòng Kế toán Đề xuất sự tập trung từ các đơn vị hoặc trưởng các bộ phận liên quan trong Công ty để giải quyết các vấn đề liên quan đến Tài chính và Kế toán khi cần thiết
Kế toán tổng hợp: (kiêm kế toán thuế)
Là người tập hợp số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu Kế toán, thống kê, tổng hợp theo quy định của nhà nước và Công ty.
Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kính tế phát sinh hằng ngày của các Kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót (nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.
Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối, báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm theo đúng quy định
Lập chứng từ thu- chi cho các khoản thanh toán của Công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ Phản ánh và các sổ sách liên quan đến phần hành Kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ, theo dõi các khoản tạm ứng.
Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, TGNH của Công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành Kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ, theo dõi các khoản tạm ứng.
Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, TGNH của Công ty hàng ngày và cuối tháng Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý,hợp lệ của chứng từ
Cập nhật các quy định nội bộ về tiền đang chuyển, TGNH.
Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn Công ty về tiền mặt, TGNH, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT, chênh lệch tỷ giá.
Thực hiện các nhiệm vụ do Kế toán trưởng phân công.
Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, quy định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
Kiểm soát và kiểm kê hàng hóa: thủ kho thường xuyên kiểm tra và kiểm kê hàng hóa trong kho để đảm bảo số lượng và chất lượng của chúng Kiểm soát hàng hóa đòi hỏi sự chú ý đến việc ghi chép đầy đủ và chính xác về mọi lượt nhập hàng và xuất hàng
Lập các chứng từ xuất- nhập kho: Thủ tục thực hiện việc lập các chứng từ như phiếu nhập kho khi hàng được nhận về, và phiếu xuất kho khi hàng được giao đi Các chứng từ này cần phải được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác để đảm bảo sự minh bạch và theo dõi được mội giao dịch.
Hạch toán kế toán và kê khai thuế: thủ kho thường liên kết chặt chẽ với bộ phận kế toán để hạch toán mọi giao dịch liên quan đến hàng hóa Họ cung cấp thông tin chi tiết để kế toán có thể ghi nhận đúng các chi ohis, doanh thu và lợi nhuận
Lập báo cáo thông kế hàng tồn động và đề xuất giải pháp: thủ kho thường tạo ra các báo cáo thống kê về tình trạng hàng tồn kho, bao gồm số lượng và giá trị của từng mặt hàng Dựa trên thông tin này có thể phân tích được tình hình tồn kho và đưa ra đề xuất tối ưu hóa quản lý tồn kho.
Theo dõi và quản lý công nợ: theo dõi tình hình công nợ của Công ty và thực hiện việc lập và kiểm tra chứng từ Chịu trách nhiệm pháp lý đối với các giao dịch liên quan đến công nợ, bao gồm chứng từ phải thu từ khách hàng, phải thu khác, phải nộp khác trao đổi ghi chép và thu hồi nợ
Lập báo cáo và kế hoạch thanh toán công nợ: Lập báo cáo về tình hình công nợ và đề xuất kế hoạch thanh toán phù hợp quản lý của cấp trên Cung cấp thông tin cho kế toán trưởng về tình hình tiêu thụ công nợ và trả nợ của Công ty.
Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp
Công ty TNHH Xúc Tiến Du Lịch An Bình là công ty chủ đầu tư của khách sạn Nagar Nha Trang Với đặc thù công ty nên việc hạch toán kế toán tại khu công ty chủ đầu tư và khách sạn được tổ chức thành 2 bộ phận riêng biệt Bên công ty chủ đầu tư sẽ quản lý số liệu của khách sạn thông qua các báo cáo của bộ phận kế toán bên khách sạn Khách sạn Nagar Nha Trang nơi diễn ra các hoạt động dịch vụ lưu trú, ẩm thực,giải trí, để phục vụ những du khách cao cấp và phần lớn là du khách nước ngoài nên nguồn thu chính của khách sạn là đồng USD, EUR Tuy nhiên, bên văn phòng chủ đầu tư thì đồng tiền sử dụng chủ yếu là VNĐ vì nơi đây diễn ra các hoạt động thu, chi chủ yếu nội địa và sử dụng VNĐ
2.3.2 Kế toán tiền mặt tại quỹ:
2.3.2.1 Các trường hợp tăng tiền mặt tại quỹ:
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ
(1) Tăng tiền do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: a) Tài khoản sử dụng
TK 1111: Tiền mặt Việt Nam Đồng
TK 112: TGNH (Chi tiết ngân hàng BIDV, Vietcombank) b) Chứng từ kế toán:
Giấy rút tiền mặt c) Sổ sách sử dụng:
Nhật ký thu tiền mặt d) Quy trình luân chuyển chứng từ, số sách:
Kế toán thanh toán và công nợ đã căn cứ vào nhu cầu tiêu tiền dự toán của công ty, kiểm ta tồn quỹ tiền mặt, nếu có nhu cầu xin ý kiến giám đốc và lập séc để rút tiền. Séc rút tiền được lập theo mẫu của ngân hàng giao dịch và gửi cho giám đốc để xét duyệt Sau đó, gửi cho thủ quỹ để tiến hành giao dịch với ngân hàng, nhận tiền và xác nhận Sau khi đã nhận tiền xong ngân hàng sẽ giao cho thủ quỹ giấy báo nợ.
Thủ quỹ sau khi nhận được tiền và giấy báo nợ sẽ giao chứng từ cho kế toán để lập phiếu thu
Kế toán sẽ căn cứ vào số chứng từ chuyển đến lập phiếu thu( gồm 2 liên) và giao cho giám đốc ký duyệt, giất báo nợ được lưu tại bộ phận
Phiếu thu sau khi được ký duyệt, sẽ giao cho kế toán 1 liên, để ghi sổ chi tiết
111, 112, nhật ký thu tiền mặt và lưu chứng từ tại bộ phận Liên 2 phiếu thu giao cho thủ quỹ ghi sổ quỹ và lưu chứng từ.
Lưu đồ 2.1: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt e) Định khoản kế toán:
(1) Phiếu thu số 011, ngày 4/1/2023, rút tiền gửi ngân hàng với số tiền 500.000.000 đồng về nhập quỹ tiền mặt
(2) Phiếu thu số 012, ngày 6/1/2023, rút tiền gửi ngân hàng với số tiền 90.000.000 đồng về nhập quỹ tiền mặt
(3) Phiếu thu số 013, ngày 14/1/2023, rút tiền gửi ngân hàng với số tiền 180.000.000 về nhập quỹ tiền mặt
Có TK 1121 180.000.000 f) Sơ đồ hạch toán: g) Chứng từ, sổ sách minh họa:
Công ty đã tuân thủ một cách nghiêm túc quy định về Bộ Tài Chính về việc lập, sổ sách, luân chuyển, lưu trữ chứng từ cũng như về các công tác hạch toán, công ty đã hạch toán căn cứ vào chứng từ rõ ràng, hợp lý và phù hợp với chuẩn mực kế toán.
Quy trinh rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt đã được kế toán tuân thủ quy định một cách chặt chẽ, kế toán đã căn cứ vào dự toán tiêu tiền của công ty nếu số dư không đủ thì kế toán mới tiến hành lập séc rút tiền Séc rút tiền đã được lập theo mẫu và dã được xét duyệt trước khi mang đi giao dịch
Kế toán có căn cứ vào chứng từ từ ngân hàng gửi về để lập phiếu thu để thu tiền và tiến hành hạch toán Quy trình được thực hiện dễ dàng, đơn giản, dễ kiểm soát và có căn cứ chứng từ rõ ràng
(2) Tăng tiền do thu hoàn ứng: a) Tài khoản sử dụng:
TK 1111: Tiền mặt Việt Nam Đồng
TK 141: Tạm ứng (chi tiết cho từng đối tượng) b) Chứng từ kế toán:
Giấy thanh toán tạm ứng
Các chứng từ có liên quan c) Sổ sách sử dụng:
Sổ cái TK 111, TK 141 d) Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách
Nhân viên làm thủ tục hoàn ứng sau khi đi công tác về bằng các trình các giấy tờ về chuyến công tác sau đó, làm giấy thanh toán tạm ứng cho phòng nhân sự kiểm tra, xét duyệt Sau đó, giấy thanh toán tiền tạm ứng sẽ được gửi đến Kế toán thanh toán, giấy tờ liên quan đến công tác được phòng nhân sự lưu lại Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng mà kiểm tra lại thông tin, Nhập liệu vào phần mềm kế toán để in phiếu thu thành 2 liên Thủ quỹ sẽ nhận 2 liên phiếu thu và thủ quỹ thu tiền.
Thủ quỹ lưu lại phiếu thu liên 2, phiếu thu liên 1 chuyển cho Kế toán thanh toán Dựa vào dữ liệu đã được lưu trên phần mềm kế toán, thủ quỹ sẽ cập nhật sổ quỹ
Căn cứ vào dữ liệu được lưu trên phần mềm kế toán,Kế toán tổng hợp cập nhật sổ nhật lý chung, sổ cái TK 111, sổ cái TK 141, đồng thời sẽ Kế toán thanh toán cập nhật sổ chi tiết TK 111, sổ chi tiết TK 141 lưu lại phiếu thu liên 1 và giấy thanh toán tạm ứng
Lưu đồ 2.2 Thu tiền hoàn ứng e) Định khoản kế toán
(1) Phiếu thu số 0168 ngày 15/12/2023, thu hoàn ứng của nhân viên Thanh Minh đi công tác với số tiền 2.000.000
(2) Phiếu thu số 0178 ngày 25/12/2023, thu hoàn ứng của nhân viên Cẩm Hoa đi công tác với số tiền 1.500.000
(3) Phiếu thu số 0189 ngày 27/12/2023, thu hoàn ứng của nhân viên Mỹ Huệ đi công tác với số tiền 3.000.000
Có 141(Huệ) 3.000.000 f) Sơ đồ tài khoản: g) Chứng từ, sổ sách minh họa:
Dường như, Công ty đã tuân thủ nghiêm túc theo quyết định của Bộ Tài Chính về cách hạch toán cũng như trình tự luân chuyển chứng từ, ghi chép sổ sách
Công ty tiến hành hạch toán kế toán tăng tiền mặt của các khoản hoàn ứng căn cứ cụ thể vào các chứng từ gốc rõ ràng, hợp pháp như các hóa đơn, phiếu thu, … đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty.
Công ty đã không sử dụng nhật ký thu tiền mặt trong quá trình công tác, vì thế công ty nên lập thêm sổ nhật ký thu tiền mặt sẽ giúp cho công ty kiểm soát được công việc cũng như cung cấp được thông tin cụ thể cho từng đối tượng tiền mặt.
2.3.2.2 Các trường hợp làm giảm tiền mặt tại quỹ:ng h p làm gi m ti n m t t i quỹ:ợp làm giảm tiền mặt tại quỹ: ảm tiền mặt tại quỹ: ềm Sun Systems ặc điểm nổi bật của phần mềm Sun Systems ạn chế của phần mềm Sun Systems:
Chi tiền trả lương cho nhân viên
Chi tiền mặt mua dịch vụ
Chi tiền mặt mua NVL, CCDC, văn phòng phẩm, hàng hóa
(1) Chi tiền mặt trả lương cho nhân viên: a) Tài khoản sử dụng:
TK 1111: Tiền mặt Việt Nam Đồng
TK 334: Phải trả người lao động b) Chứng từ kế toán:
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng chấm công c) Sổ sách sử dụng:
Sổ chi tiết TK 334 d) Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách:
Mỗi tháng, các bộ phận sử dụng lao động sẽ gửi một bảng là bảng chấm công cho kế toán Sau đó kế toán sẽ căn cứ vào đó để kiểm tra và lập bảng thanh toán lương, thưởng cho nhân viên và sẽ được gửi cho Giám đốc ký duyệt.
Bảng thanh toán lương và thưởng đã được xét duyệt thì kế toán sẽ tiến hành nhập liệu để lập phiếu, gồm 2 liên gửi cho Giám đốc ký duyệt Bảng thanh toán lương và thưởng đã được duyệt sẽ được lưu lại ở thủ quỹ.