GIÁO TRÌNH MICROSOFT WORD 2010 - ThS. Đỗ Trọng Danh ThS. Nguyễn Vũ Ngọc Tùng pptx

GIÁO TRÌNH TIN HỌC DÀNH CHO NGƯỜI TỰ HỌC ĐỖ TRỌNG DANH-NGUYỄN VŨ NGỌC TÙNG Tự học Microsoft Word 2010 NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM ĐỖ TRỌNG DANH-NGUYỄN VŨ NGỌC TÙNG Tự học Microsoft Word 2010 Dành cho người tự học ( Tái lần thứ 10) NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM Chịu trách nhiệm xuất bản: Giám đốc ĐINH TRẦN BẢO Tổng biên tập LÊ A Người nhận xét: TRUNG NGUYỄN MINH KHƯƠNG Biên tập nội dung: CHÂU TRẦN Trình bày bìa: NGUYỄN QUỐC ĐẠI Kĩ thuật vi tính: NQD_9X Mã số: 15.02.771/518/ĐH.2022 Tự học Microsoft Word 2010 In 100.000 khổ 24 x 35cm Công ti In Tiến An Giấy phép xuất số 123-452/ XB-QLXB, kí ngày 01/06/2022 In xong nộp lưu chiểu quý II năm 2022 Mục lục Word 2010 I Những điểm Microsoft Word 2010 Tối ưu Ribbons H thống menu l Chức Backstage View Chức Paster Preview Chức Text Effect Lưu file d ng PDF XPS tích hợp sẵn Hiển thị thông tin chi tiết file văn Office Button Khả mở rộng hình 10 Chức ch nh s a file Media chuy n d ng 11 10 Ch p ảnh c a sổ, ứng d ng đưa vào văn 12 11 X lý ảnh chương trình chuy n nghi p 12 12 Phát triển chức tìm kiếm 13 13 14 II Nội dung 15 Chương 1: Thao tác Word 2010 15 T o văn 15 Mở văn t o sẵn 16 Lưu văn so n thảo 16 Thao tác với chuột bàn phím 18 Chọn khối thao tác khối 26 Chương 2: Thực hi n định d ng văn 27 Định d ng văn 27 Định d ng cột, tab, Numbering 36 Drop Cap 43 Watermark (nền bảo v văn bản) 45 T o ti u đề tr n (Header and Footer) cho văn 46 Đánh số thứ tự cho trang văn 50 Định d ng trang văn 53 Chương 3: Thực hi n chèn đối tượng 58 Chèn kí tự đặc bi t 58 Chèn ClipArt hình ảnh 58 Chèn hi u ch nh hình vẽ 59 Chèn hi u ch nh lưu đồ 60 Vẽ hi u ch nh biểu đồ 61 Lập hi u ch nh biểu thức toán học 66 Chương 4: Thao tác với bảng biểu 67 Thao tác t o hi u ch nh bảng 67 Định d ng đường viền cho bảng 70 Chèn cơng thức tốn học vào bảng 72 Chuyển bảng thành văn ngược l i 75 Chương 5: Hỗ trợ x lý Word 2010 77 Auto Correct Macro 77 T o ghi bảo v tài li u Word 83 Tìm kiếm, thay 87 Kiểm tra tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động ch nh s a, từ điển mặc định công c đếm từ 91 In tài li u Word 98 Trộn tài li u (Mail Merge) 102 Chương 6: Các phím tắt Word 111 Các lo i phím tắt: 111 Duy t Ribbon Access Key (phím truy cập) 113 Các phím tắt thơng dụng: 115 Chương 7: Một số mẹo hay Word 2010 117 Các công c đồ họa Word 2010 117 S d ng Word 2010 để viết Blog 121 T o m c l c Word 2010 123 T o trang bìa Word 2010 131 Tìm nhanh từ đồng nghĩa Word 131 Gởi file qua Email từ môi trường Word 133 Thủ thuật dùng máy tính Word 134 Thủ thuật tránh in văn ý muốn 136 Mẹo in hình khổ giấy lớn máy in nhỏ 139 11 T o nhanh nhiều dòng ngẫu nhiên 141 12 T o bảng phím 141 13 T o đường kẻ 141 14 Bỏ tính tự động SuperScript 141 15 Copy định d ng bảng tính 142 I Những điểm Microsoft Word 2010 Tối ưu Ribbons Nếu b n d ng Office 2003 quen thuộc với menu chu n nằm phía tr n c a sổ chu n bị cho đổi Office 2010 Với menu theo giao di n Ribbon, chức chia theo tab ri ng bi t tr n menu không hiển thị toàn kiểu menu c Thực Office 2007 c ng trang bị kiểu menu Ribbon, nhi n, menu Office 2010 tối ưu để thuận ti n cho người d ng Ngoài ra, b n c ng c thể t o th m tab để chứa chức ri ng Menu Ribbon Word 2010 C thể chuyển qua menu mới, b n gặp nhiều kh khăn l , nhi n, quen thuộc, b n kh mà chấp nhận quay trở l i s d ng mẫu menu c tr n Office 2003 H thống menu Trước đ y, Office 2007 t o khác bi t hoàn toàn so với Office 2003 c ng phi n Office c mặt giao di n, đặc bi t menu chương trình đ y, Office 2010 l i t o n n cấp độ thay đổi menu cơng c chương trình Khi lựa chọn tr n menu cơng c , thay sổ xuống menu trước đ y, toàn c a sổ Office 2010sẽ thay đổi màu sắc cung cấp cho b n t y chọn Save, Open, Close, Preview… Và tr n c ng, h thống menu cung cấp thông tin chi tiết tác giả, kích thước tập tin, thông tin s a đổi file… Th m vào đ c a sổ cho ph p b n xem trước tài li u d ng trang in để chắn văn trình bày theo đ ng b n N i đơn giản: H thống menu Office 2010 r ràng chi tiết nhiều Chức Backstage View Trong Office 2010, n t bấm thay đổi tab tr n Ribbon, nằm c ng b n trái Khi b n click vào tab này, hình gọi Backstage View hi n l n Tr n hình này, danh sách b n trái chứa tác v , hình b n phải t y chọn chức tương ứng với tác v đ Chức Paster Preview Microsoft thu thập phản hồi khách hàng phi n Office trước phát hi n số đông người d ng thường xuy n nhiều thời gian để dán đo n văn hình ảnh vào nội dung so n thảo Nguy n tình tr ng người d ng khơng biết trước nội dung dán vào văn trông nào, họ phải làm l i nhiều l n khiến cho ch ng trông hợp l ph hợp với định d ng nội dung so n thảo Và đ l tính Paste Preview đời Điều ch nh mục ục B n c bảng m c l c rồi, b n l i muốn thay đổi chúng Ví d ti u đề tài li u b n c màu xanh bảng m c l c khơng B n thích màu xanh muốn bảng m c l c c ng c màu tr ng với ti u đề tài li u Có thể bảng m c l c dài b n muốn làm ngắn bớt Hoặc c ng c thể b n hài l ng bảng m c l c muốn có thay đổi nhỏ Chẳng h n b n muốn thay đỗi đường chấm đứt quãng đề m c số trang Hoặc b n muốn số trang nằm g n đề m c Thiết kế i bảng mục ục B n c bảng m c l c, trơng ổn, b n muốn màu sắc tương tự ti u đề Đ y cách thực hi n: Trên Tab References, chọn Table of Contents nhóm Table of Contents sau đ chọn Insert Table of Contents Trong hộp tho i Table of Contents, chắn m c From template đánh dấu hộp Formats, sau đ chọn Modify Chọn TOC hộp tho i Style để chọn cấp độ cao Level 1, bảng m c l c TOC sau đ chọn Modify Hộp tho i Modify Style mở ra, s d ng hộp màu Font ph n Formatting để chọn màu xanh Sau click OK hai l n, xem m c Print Preview hộp tho i Table of Contents b n thấy Table of Contents, hay c n viết tắt TOC (hay Level 1), màu xanh Nếu b n muốn thay đổi TOC (Level 2) hay TOC (Level 3) c ng thành màu xanh, b n c ng làm theo quy trình tr n vi c chọn TOC TOC hộp tho i Style trước đến hộp tho i Modify Style Sau click OK, hộp tho i xuất hi n với nội dung hỏi b n có muốn thay đổi bảng m c l c hay không, click OK kết hi n thành màu xanh muốn b n B n muốn thay đổi nhiều nữa? Word 2010cho người dùng nhiều tùy chọn để chọn lựa hộp tho i Modify Style, nhớ chọn Style mà b n muốn thay đổi hộp tho i Style trước thực hi n chức Modify Style Chú ý click Format, b n có lựa chọn thay đổi Font, Paragraph, Tabs, … b n c ng c thể thay đổi cài đặt ph n xem l i chúng m c Preview trước áp d ng cho bảng mục lục Cách làm ngắn kéo dài bảng mục ục Bảng l c l c dài, có lẽ ch c n hai cấp độ đ u tiên TOC TOC phù hợp với tài li u b n M c Show levels hộp tho i Table of Contents nơi b n chọn phân cấp b n muốn thể hi n bảng m c l c Word 2010c đến cấp độ khác Làm ngắn bảng m c l c cách giảm cấp độ, muốn kéo dài bảng m c l c b n tăng cấp độ lên B n xem Print Preview Web Preview để xem điều ch nh mình, nhận thấy hợp lý, click OK hai l n Cách thay đổi đơn giản bảng mục ục B n thực hi n thay đổi nhỏ mà không c n rời khỏi hộp tho i Table of Contents Chẳng h n thay đổi g ch đứt quãng giữ đề m c số trang (gọi Tab Leader), thay đổi canh dòng (align) số trang Để thay đổi Tab Leader, chọn m c Tab leader để xem l i kiểu g ch ngang dịng Nếu b n xóa hộp Right align page numbers, số trang di chuyển l i g n đến bảng m c l c tab leaders khơng cịn hi u lực Nếu b n muốn xóa bỏ tồn số trang bỏ dấu chọn hộp Show page numbers T o trang bìa Word 2010 a Thêm trang bìa Word 2010 cung cấp sẵn cho b n sưu tập trang bìa đẹp mắt Các trang bìa ln chèn vào đ u tài li u, khơng ph thuộc vào vị trí hi n t i trỏ tài li u - Trong thẻ Insert, nhóm Pages, b n nhấn nút Cover Page - Trong menu xuất hi n, b n nhấn chọn kiểu trang bìa thích Trang bìa đ áp d ng vào tài li u b n s a đổi nội dung dịng chữ mặc định dịng chữ thích b Xóa trang bìa Để xóa trang bìa, b n nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page nhóm Pages, sau đ nhấn Remove Current Cover Page Tìm nhanh từ đồng nghĩa Word Tra từ đồng nghĩa, phản nghĩa S d ng tính Research, b n cịn tra từ đồng nghĩa từ phản nghĩa - Trong thẻ Review, nhóm Proofing, b n nhấn nút Thesaurus - Giữ phím Alt nhấn chuột vào từ c n tra Kết hiển thị khung Research bên phải - Để chèn từ đồng nghĩa phản nghĩa đ vào tài li u hi n hành, nơi trỏ đứng, b n đưa chuột vào từ danh sách kết quả, nhấn chuột vào m i t n b n c nh từ, chọn Insert - Để tìm tiếp từ đồng nghĩa / phản nghĩa từ danh sách tìm được, b n nhấn chuột vào từ đ danh sách kết Ghi chú: B n tìm từ đồng nghĩa, phản nghĩa ngơn ngữ khác (ngồi tiếng Anh) cách nhấn chuột vào hộp danh sách b n khung nhập li u Search for chọn ngơn ngữ, ví d tiếng Pháp (French) chẳng h n Gởi file qua Email từ môi trường Word D hay mở h m thư, chọn chức t o đính kèm file văn để g i cho đối tác, b n c thể thay đổi th i quen cách g i tr n môi trường Word Điều ki n máy tính b n cài Outlook Express Microsoft Express Khi c h m thư e-mail máy chủ hỗ trợ (theo giao thức IMAP POP3), b n c thể d ng Outlook Express, Microsoft Express Hòm thư webmai Goog e (Gmai ) hay Yahoo hỗ trợ giao thức POP3 (nhưng Yahoo ch dùng tính đóng phí) Các bước thực hi n sau: - Mở tập tin muốn g i - Vào menu File > Share > Send Using E-mail Chọn tiếp kiểu để gởi email Như n i tr n, l nh ch thành công Word phát hi n h thống e-mail tương thích ho t động chương trình đ cài đặt - L c giao di n g i thư hi n với d ng To , CC , Subject Nếu không nhớ e-mail người g i, b n nhấn vào biểu tượng hình để đọc sổ địa ch chọn > OK - Biểu tượng c dấu m i t n màu xanh dấu chấm than gi p b n đặt e-mail g i cấp độ ưu ti n (thấp, bình thường, cao) B n c ng c thể đính kèm file khác tr n môi trường Word cách nhấn vào biểu tượng kẹp ghim - Sau đ , nhấn vào m c Send a copy Chú ý vào l n đ u ti n g i thư theo cách này, c thể b n y u c u nhập ID, password domain L c này, b n ch c n g l i đ ng khai báo h m thư Outlook Microsoft Express t o trước đ Thủ thuật dùng máy tính Word Mặc d cơng Microsoft Word so n thảo văn bản, song n c ng cho ph p người d ng thực hi n ph p tính thơng qua máy tính làm tích hợp với t n gọi Tools Calculate (khá giống với ti n ích Calculator thư m c Accessories h điều hành Windows) Để khai thác cơng c bí mật Microsoft Word, trước ti n, b n c n đặt biểu tượng Tools Caculate n tr n tab c a sổ so n thảo văn cách: T o Tab tr n Ribbon: click phải l n Ribbon, chọn Customize the Ribbon: Hộp tho i Word Options hiển thị Chọn New Tab, l n lượt đổi tên thành Tab Caculator, group Tinh Toan Ở cột Choose commands from, chọn All commands, di chuyển chọn Tools Calculate Nhấn nút Add để thêm vào biểu tượng vào Tab Caculator Kế tiếp, b n nhập vào ph p tính, chẳng h n ((90+10)*2)/50 Hãy đánh dấu khối ph p tính nhấp chuột l n n t Tools Calculate Kết ph p tính trình bày g c trái c a sổ so n thảo văn (nằm sau d ng chữ The sesult of the calculation is) Thủ thuật tránh in văn ý muốn Có thể hàng ngày b n so n thảo tài li u chương trình Word, u c u an tồn thơng tin mà b n t đối không in chưa c n thiết Tuy nhiên, chức Print công c Word thường trực sẵn sàng để thực hi n l nh in cho dù b n nhỡ tay bấm nh m Để khống chế chức in tức thời không c n xác nhận Word, b n thiết lập tùy chọn thơng báo trước thi hành l nh in Tùy ch nh c n thiết trường hợp b n thường xuyên x lý hay xem l i trang tài li u bí mật văn phòng s d ng máy in nối m ng Trước hết b n c n nhấn vào nút Office có biểu tượng đặt t i g c đ nh phía trái hình Chọn nút Word Options, chọn Trust Center danh sách, chọn nút Trust Center Settings Và nhấn vào Privacy Options Sau đ nhấn chuột đánh dấu m c Warn before printing bấm nút OK Ngồi cịn có cách định d ng khác tài li u mang nội dung riêng tư, đơn giản đ giải pháp không cho in văn giấy B n c n lựa chọn toàn trang văn (Ctrl+A), sau đ bấm nút chuột phải chọn m c Font trình đơn thả, đánh dấu vào m c Hidden ấn nút OK Kết thúc bước này, nội dung văn b n n Để hi n l i hình, b n vào Tab File/Options, nhấn đánh dấu m c Hidden text sau đ đừng quên nhấn nút OK Hoàn thành bước này, toàn nội dung văn hiển thị trở l i hình nhiên in b n ch kết trang giấy trắng Mẹo in hình khổ giấy lớn máy in nhỏ B n có máy in màu ch in cỡ giấy A4 l i muốn in ảnh có kích thước “khổng lồ” để trang trí gia đình? Cơng c mang t n “The Rasterbator” giúp b n thực hi n điều tưởng bất khả thi Chương trình kh o l o “cắt” ảnh số b n thành nhiều ph n nhỏ với kích thước ph n đ ng khổ giấy A4 B n ch vi c in toàn ph n này, sau đ gh p l i với cho xác tr chơi gh p hình trẻ em dán l n nơi đ chu n bị sẵn, b n c ảnh “to đ ng” không thua k m so với poster quảng cáo Sau chọn ngơn ngữ cho mình, thường tiếng Anh, b n nhấn vào “Continue” để vào bước: Nhấn vào “Browse” để tìm đến ảnh c n in nhấn “Open” để hi n đường dẫn đến ảnh nhấn “Continue” Chọn khổ giấy máy in -> ảnh khổ đứng chọn “Portrait”, khổ ngang chọn “Landscape” Ở “sheets”, b n thoải mái lựa chọn số tờ mà b n c n “The Rasterbator” cắt cho Lưu số tờ nhiều ảnh b n lớn c thể đến mức khổng lồ N n tính tốn kỹ mặt dán ảnh trước l nh cho “The Rasterbator” cắt hình Số tờ tối đa mà “The Rasterbator” c thể cắt cho b n đến 1.000 tấm, đủ sức t o n n bảng quảng cáo kinh khủng! Bản chương trình “Rasterbator Standalone 1.2” c thể tải mi n phí t i http://arje.net/files/Rasterbator_Standalone_1.21.zip d ng file n n ZIP c dung lượng 866 KB Khi tải máy xong, b n ch vi c bung thư m c chứa chương trình vào ổ cứng nhấp đ p vào file Rasterbator.exe để chương trình tự động ch y, không 11 T o nhanh nhiều dòng ngẫu nhiên Nhằm ph c v cho vi c t o d ng, trang hay nhiều trang word để c thể kiểm tra vi c in ấn d dàng Ch ng ta c thể nhập vào d ng cơng thức sau: =lorem() mặc định với đo n, d ng =lorem(số đoạn cần in ra, số dòng đoạn) B n c nh đ b n c thể d ng l nh rank với c pháp tương tự l nh lorem 12 T o bảng phím Bằng kết hợp phím “+” “–”, phím Enter phím Tab tr n bàn phím, ch ng ta c thể d dàng nhanh ch ng t o bảng tính Giả s , b n c n t o bảng tính cột c d ng, b n thực hi n sau: Đ u ti n b n nhấn + + + -+ + sau đ nhấn Enter cuối d ng Một bảng tính xuất hi n, tiếp theo, b n đặt trỏ chuột cột cuối c ng nhấn Tab, d ng xuất hi n Độ rộng bảng tính số dấu “-” mà b n nhấn l c t o bảng Tuy nhi n b n c thể thay đổi độ rộng nhập li u 13 T o đường kẻ Để t o nhanh đường kẽ ngang trang tài li u, b n ch c n s d ng đặc bi t có bàn phím Các phím -, =, *, #,~ nhấn tương ứng từ phím lo i trở l n t o đường kẻ đơn, đôi, ba, đường chấm đứt n t đường dzíc dzắc Khi đ b n không c n phải vào danh m c tr n Ribbon để thực hi n Ví d để t o đường kẽ đôi, b n ch c n nhấn === nhấn enter xong 14 Bỏ tính tự động SuperScript Thơng thường, b n g vào ngày theo kiểu anh k tự tương tự 1st, 2nd, ,7th,…thì Word tự động SuperScript k tự đ thành 1st, 2nd, …,7th,….Nếu b n không muốn vậy, sau g xong c m k tự, b n nhấn Ctrl +Z để Word bỏ áp d ng thiết đặt c m k tự đ Nếu b n muốn áp d ng toàn c m k tự cho văn b n vào biểu tượng Office g c tr n – b n trái, sau đ chọn Word Options Tiếp theo b n chọn m c Proofing chọn AutoCorrect Options Trong c a sổ AutoCorrect b n chọn tab AutoFormat As You Type check bỏ m c chọn Ordials(1st) with superscript hình 15 Copy định d ng bảng tính B n vừa định d ng bảng tính c nhiều ô c n b n định d ng giống B n c thể di chuyển chuột để s d ng chức Format Painter, điều đ tốn nhiều thời gian Hãy định d ng ô số ô b n c n định d ng di chuyển chuột đến vị trí c n ch p định d ng, qu t khối ô nhấn F4 Thế định d ng thiết đặt ...ĐỖ TRỌNG DANH- NGUYỄN VŨ NGỌC TÙNG Tự học Microsoft Word 2010 Dành cho người tự học ( Tái lần thứ 10) NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC SƯ... số mẹo hay Word 2010 117 Các công c đồ họa Word 2010 117 S d ng Word 2010 để viết Blog 121 T o m c l c Word 2010 123 T o trang bìa Word 2010 ... Công ti In Tiến An Giấy phép xuất số 12 3-4 52/ XB-QLXB, kí ngày 01/06/2022 In xong nộp lưu chiểu quý II năm 2022 Mục lục Word 2010 I Những điểm Microsoft Word 2010 Tối ưu Ribbons