GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
Lý do chọn đề tài
Quy mô thị trường bánh toàn cầu được đánh giá là 42,94 tỷ USD vào năm 2019 và được dự đoán sẽ tăng với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 3,3% từ năm 2020 đến năm 2027 Mức độ phổ biến của việc tổ chức các loại dịp lễ đặc biệt cùng nhu cầu tiêu dùng bánh ngọt hàng ngày của thế hệ trẻ và người tiêu dùng Gen Z góp phần mở rộng quy mô ngành bánh ngọt trong tương lai gần Bắt kịp xu thế này của thế giới, các hệ thống sản xuất và cửa hàng kinh doanh bánh ngọt đang dần mọc lên ngày càng nhiều trên khắp các tỉnh thành ở Việt Nam Người ta thường chọn đến những cửa hàng bánh không chỉ để đơn giản là chỉ thưởng thức những chiếc bánh thơm ngon, bổ dưỡng mà còn để tìm một không gian lịch sự, không quá huyên náo để học tập, làm việc hay đơn giản hơn là có những phút giây ăn uống trò chuyện vui vẻ bên người thân và bạn bè Hiểu được mong muốn, nhu cầu của mọi người, cũng như vai trò mà bánh ngọt mang lại, nhóm đã quyết định chọn đề tài “Hệ thống sản xuất bánh ngọt và cửa hàng kinh doanh Sweetie
Mục tiêu của đề tài
Thứ nhất, ứng dụng các kiến thức được học từ TS Phan Thị Mai Hà và từ các tài liệu liên quan vào việc thiết kế một hệ thống hoàn chỉnh.
Thứ hai, các thành viên có cái nhìn khái quát hơn về môn học, hiểu được quy trình cũng như cách tiếp cận, tuy duy hệ thống cũng làm việc với hệ thống cụ thể.
Thứ ba, rèn luyện, nâng cao tinh thần làm việc nhóm, phát huy các điểm mạnh của từng thành viên cũng như khắc phục các điểm yếu cá nhân.
Thứ tư, hoàn thành tốt các chuẩn đầu ra của môn học từ trên 90%.
Phạm vi và giới hạn đề tài
- Thiết kế hệ thống sản xuất và cửa hàng kinh doanh về bánh.
- Phân tích mối quan hệ các bộ phận, chức năng hệ thống. thống.
- Hệ thống được vận hành trong 6 năm.
- Các loại sản phẩm chủ yếu về bánh ngọt.
- Nội dung nghiên cứu dựa vào cơ sở lý thuyết môn Kỹ thuật Hệ thống.
Sơ lược về hệ thống
1.4.1 Mục tiêu và sứ mệnh của hệ thống
Sản xuất và cung ứng kịp thời cho khách hàng những chiếc bánh thơm ngon, đạt chuẩn với nhiều mẫu mã bắt mắt và mới lạ Chất lượng bánh: phải an toàn vệ sinh, thơm ngon, trang trí đẹp, đúng yêu cầu và số lượng khách hàng đặt ra.
Thời gian sản phẩm đến tay người dùng không được chậm trễ, số lượng và mẫu mã phải chính xác so với đơn đặt hàng. Đáp ứng cho khách hàng một hệ thống dịch vụ tốt nhất, hiện đại nhất.
Tạo dựng một không gian quán thanh lịch, thân thiện và thoải mái để trò chuyện. Không chỉ thế, với không gian yên tĩnh cùng với hệ thống ánh sáng và âm thanh thích hợp nhằm đáp ứng tới đối tượng sinh viên, nhân viên có nhu cầu học tập và làm việc tại quán.
1.4.2 Các thành phần của hệ thống a) Quy trình hoạt động của hệ thống
Hình 1.1 Quy trình hoạt động của hệ thống sản xuất và cửa hàng kinh doanh bánh ngọt Sweetie Bakery b) Hệ thống sản xuất và kinh doanh bánh ngọt Sweetie Bakery gồm có các thành phần sau
- Bộ phận kết cấu: mặt bằng, khu vực sản xuất, khu vực lễ tân, khu vực phục vụ khách hàng, khu vực khu vực lưu trữ nguyên vật liệu và hàng hóa, bãi đỗ xe…
- Bộ phận vận hành: máy móc thiết bị sản xuất, đầu bếp, quản lý, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ, bảo vệ…
- Bộ phận dòng chảy: hồ sơ quản lý, tính toán sản lượng các loại bánh, năng lượng điện, nước trong quá trình vận hành hệ thống…
Môi trường của hệ thống
- Đầu vào: Nguyên vật liệu, các đơn hàng, nhu cầu của khách hàng.
- Các quá trình: Cung ứng nguyên vật liệu, sản xuất bánh, pha chế nước, vận chuyển bánh, phục vụ khách hàng.
- Đầu ra: Bánh ngọt, lợi nhuận, sự hài lòng của khách hàng. Đầu vào
Nhu cầu của khách hàng
Cung ứng nguyên vật liệu Sản xuất bánh
Vận chuyển bánh Phục vụ khách hàng Đầu ra
Sự hài lòng của khách hàng Lợi nhuận
- Sự điều khiển hệ thống: sự tương tác, vận hành của nhân viên đối với hệ thống.
- Các hệ thống hỗ trợ: điện, nước, ánh sáng…
- Các hoạt động bảo trì.
- Những sự việc ảnh hưởng tới hoạt động vận chuyển, tồn trữ, đóng gói… như dân cư đông đúc gây tắc nghẽn giao thông, các đoạn đường bị phong tỏa, nhiệt độ môi trường…
- Chính quyền địa phương và các quy định pháp lý.
Các thuộc tính của hệ thống
- Địa điểm: gồm một chi nhánh, được đặt tại quận Thủ Đức, gần làng đại học, nơi tập trung đông đúc sinh viên và học sinh.
- Diện tích: 200 m2 bao gồm cơ sở kinh doanh, cơ sở sản xuất và nhà kho.
- Thời gian hoạt động: từ 6:00 đến 22:00 tất cả các ngày trong tuần.
- Hình thức hoạt động: tự sản xuất, tự kinh doanh.
- Đối tượng phục vụ chính: Các sinh viên, học sinh và các nhân viên có nhu cầu trò chuyện, học tập và làm việc tại quán.
Mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống
Hình 1.2 Mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống sản xuất và kinh doanh bánh ngọt Sweetie Bakery
Các vấn đề có thể xảy ra đối với hệ thống
Do cả quy trình sản xuất và phục vụ đều là do con người vận hành, nên việc mắc phải một vài lỗi là rất khó tránh khỏi Như tạo ra các sản phẩm không đạt chất lượng yêu cầu, cách ứng xử trong phục vụ của nhân viên bị chỉ điểm, việc thống kê bị sai… Cần
Do nhu cầu của khách hàng và doanh số của tiệm không thể dự đoán chính xác được, nên việc tồn kho hoặc thiếu hụt hàng hóa cung cấp là có thể xảy ra Tuy nhiên, hệ thống phải được xây dựng để giữ cho số sai lệch này cực tiểu nhất có thể.
Do việc vận chuyển ảnh hưởng bởi môi trường rất nhiều, có thể bị kẹt xe hoặc do khách hàng không muốn nhận đơn… Việc này dẫn tới việc giao hàng không đúng tiến độ,không giao được hàng, chất lượng dịch vụ bị đánh giá thấp… Cần phải có các cách xử lý đúng.
Xác định đối tượng và mục đích
Truyền thông nhu cầu Mô tả đối tượng và môi trường Đánh giá nhu cầu Xác định nhu cầu
PHÂN TÍCH NHU CẦU
Tổng quan về phân tích nhu cầu
2.1.1 Sự cần thiết và mục tiêu của phân tích nhu cầu
Thứ nhất , tạo tiền đề cho một hệ thống mới được hình thành, là nền móng vững chắc cho việc thiết kế ý niệm, thiết kế sơ khởi, thiết kế chi tiết và vận hành hệ thống sau này đi đúng với mục đích và nhu cầu.
Thứ hai , chứng minh được sự hình thành hệ thống đáp ứng được nhu cầu thực tiễn với chi phí và rủi ro chấp nhận được.
Thứ ba , giải quyết được các câu hỏi: Tại sao cần hệ thống mới này? Hệ thống mới này có khả năng gì? Và làm sao để đảm bảo được khả năng đó?
Cuối cùng , quá trình phân tích nhu cầu giúp cho người thiết kế biết mình phải làm gì trong xuyên suốt quá trình thiết kế hệ thống.
Quá trình phân tích nhu cầu gồm 5 bước:
Cụ thể hơn, quá trình phân tích nhu cầu gồm các bước sau đây:
- Phân tích hoạt động: Bước này có mục đích xác định thị trường tiềm năng, phân tích rõ ràng tất cả các hoạt động mà hệ thống cần phải làm để vận hành đạt được mục tiêu và duy trì mục tiêu đó.
- Phân tích chức năng: Chuyển các hoạt động đó thành các chức năng chung, phân tích làm rõ từng chức năng của hoạt động.
- Phân tích khả thi: Xác định tính chất vật lý của Hệ thống con, phân tích đánh đổi.
- Kiểm chứng nhu cầu: Đánh giá lại những hoạt động cùng với chức năng của hoạt động đó bằng các thước đo nhất định (MOE-Measures of Effectiveness) để phê chuẩn nhu cầu.
- Phân tích các bên liên quan: Xác định những gì mà môi trường tác động vào sự vận hành, tồn tại và phát triển của hệ thống, làm rõ yêu cầu của Stakeholder thông quaSRD (Stakeholder Requirement Document) Xác định vòng đời của hệ thống,phạm vi, kịch bản hệ thống và các ràng buộc.
Phân tích hoạt động
Quá trình ước tính vòng đời hệ thống khoảng 6 năm Trong suốt quá trình hoạt động, hệ thống sẽ phân phối các sản phẩm bánh ngọt cho các khách hàng trong thị trường Thành phố Hồ Chí Minh cụ thể trong khu vực Làng Đại Học Việc xác định vòng đời cho hệ thống phân phối bánh ngọt và các quy trình hoạt động của hệ thống là điều cần thiết để đưa ra các ý niệm về hệ thống phù hợp với giai đoạn hoạt động của hệ thống.
Các quy trình hoạt động chung của hệ thống:
Hình 2.2 Quy trình hoạt động chung của hệ thống
Nhập các nguyên vật liệu: Là hoạt động nhận các nguyên liệu cần thiết cho sản xuất bánh ngọt.
Sản xuất: Là hoạt động sản xuất các sản phẩm bánh ngọt.
Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Là hoạt động kiểm tra xem bộ phận sản xuất đã sản xuất đúng số lượng, chất lượng chưa.
Đóng gói: Hoạt động bảo quản, tạo sự tiện lợi trong quá trình giao hàng nếu khách đặt online.
Thanh toán: Là hoạt động xuất hóa đơn tính tiền những sản phẩm khách hàng mua.
Giao sản phẩm: Là hoạt động trao những sản phẩm mà khách hàng đã thanh toán.
Từ quy trình chung của hệ thống, nhóm đã xác định được các đối tượng liên quan
(Stakeholders) đến hệ thống Các Stakeholder của cơ sở sản xuất và kinh doanh bánh ngọt Sweetie Bakery được chia thành ba nhóm chính
Các Stakeholder của cơ sở sản xuất và kinh doanh bánh ngọt Sweetie Bakery được chia thành ba nhóm chính:
Các nhà cung ứng nguyên vật liệu (bao gồm các nguyên liệu thô và cả máy móc).
Các công ty cung cấp dịch vụ bảo trì.
Các công ty thiết kế, lắp đặt và đảm bảo an toàn mạng điện và nước.
Các công ty điện nước.
Các công ty thầu xây dựng cơ sở mặt bằng.
Quản trị và phát triển các ứng dụng đặt hàng, fanpage, website.
Các công ty vận chuyển.
- Người sử dụng hệ thống:
Các nhân viên trực tiếp sử dụng hệ thống, gồm có nhân viên hoạch định nhu cầu, nhân viên quản lý kho, các đầu bếp, pha chế, nhân viên thu ngân, bảo vệ, nhân viên phục vụ.
Các công ty thứ ba, phân phối các hàng hóa online đến khách hàng (Foody, Nowfood, Grabfood, Baemin…)
- Khách hàng, được chia chủ yếu thành ba nhóm:
Các khách hàng sử dụng sản phẩm và dịch vụ trực tiếp tại quán.
Các khách hàng đặt online qua các ứng dụng phân phối hàng hóa online.
Các doanh nghiệp với số lượng đặt hàng tương đối lớn và các khách hàng đặt trước sản phẩm được thiết kế theo yêu cầu: (Các đơn cho tiệc, doanh nghiệp thứ ba, các loại bánh mừng lễ, sinh nhật…)
Ngoài ba nhóm chính trên, stakeholder còn có những yếu tố các như: Các yếu tố pháp lý khu vực và các đối thủ cạnh tranh.
Phân tích chức năng
Từ việc đã xác định Stakeholders của hệ thống, nhóm tiến hành sử dụng các phương pháp thu thập thông tin và đã xác định được các yêu cầu của Stakeholder Từ đó, chuyển yêu cầu của Stakeholder thành yêu cầu chung hệ thống.
Các phương pháp thu thập thông tin:
Trong quá trình thực hiện phân tích nhu cầu, nhóm đã sử dụng một số phương pháp hỗ trợ sau nhằm thu thập thông tin:
- Phương pháp chuyên gia: phương pháp thu thập ý kiến của chuyên gia trong việc nhận định, đánh giá một sản phẩm, sự kiện hay một vấn đề thực tiễn Phương pháp này thu thập các ý kiến khác nhau của các chuyên gia, kiểm tra lẫn nhau để có một cái nhìn khách quan hơn về một vấn đề Trong nghiên cứu thị trường, việc thu thập thông tin bằng phương pháp chuyên gia có thể được sử dụng để có những hiểu biết chi tiết hơn về lĩnh vực hay sản phẩm cụ thể.
- Phương pháp so sánh: đối chiếu nhiều đối tượng có liên quan để làm rõ ưu điểm, nhược điểm của đối tượng nghiên cứu, từ đó có thể đưa ra các phương án phù hợp
- Phương pháp khảo sát hiện trạng: quan sát trực tiếp và thu thập thông tin, tài liệu về hiện trạng của mặt bằng, diện tích bãi xe, số lượng xe ra vào… phục vụ cho quá trình lên kế hoạch cụ thể Thông tin quan sát được là thông tin có tính bộ phận, bề ngoài, không bao gồm những công việc, những hoạt động và sự kiện quan trọng, bị hạn chế về thời gian, và phạm vi nhỏ hẹp.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: là phương pháp thu thập các thông tin như: cơ sở lý thuyết, những thành tựu lý thuyết đã đạt được có liên quan tới chủ đề nghiên cứu, số liệu thống kê Trong phương này, người nghiên cứu sẽ tiến hành thực hiện những công việc có liên quan tới phân tích tài liệu và tổng hợp tài liệu.
Sau khi đã xác định được đối tượng mà hệ thống hướng đến và đã khảo sát, nhóm tiến hành trao đổi trực tiếp những người thuộc nhóm đối tượng trên Bao gồm sử dụng các phương thức trao đổi thông tin đối với các bên liên quan và người sử dụng hệ thống:
Bảng 2.1 Tổng hợp khảo sát từ Stakeholder
Giai đoạn Đối tượng thực hiện
Phương pháp thu thập thông tin
Các nhu cầu thông tin
Chủ đầu tư Gặp và trao đổi trực tiếp, ghi nhận ý kiến từ các chuyên gia.
- Chất lượng dịch vụ, uy tín, thương hiệu.
Chuẩn bị và lên kế hoạch.
Các nhà cung ứng máy móc
Tìm và trao đổi trực tiếp, ghi nhận ý kiến từ các chuyên gia.
- Chính sách vận chuyển, lắp đặt.
- Yêu cầu về công suất các loại máy móc.
Chủ mặt bằng Sử dụng phương pháp khảo sát hiện trạng và phương pháp so sánh
- Thỏa thuận/ thu phí (Đơn giá/ tháng). để tìm kiếm và chọn lựa mặt bằng Khi đã chọn được, gặp và trao đổi trực tiếp để lấy thông tin.
- Diện tích mặt bằng và bãi đỗ xe.
- Tình trạng mặt bằng (vài chi tiết có thể sử dụng lại/xây dựng lại hoàn toàn, mới/cũ, hỏng hóc, ẩm mốc, bụi bẩn có thể ảnh hưởng đến các thiết bị điện).
- Đảm bảo pháp lý (sổ đỏ, lẫn hợp đồng rõ ràng)
Các công ty thầu xây dựng cơ sở mặt bằng.
Liên lạc, trao đổi và thỏa thuận trực tiếp.
Ghi nhận các ý kiến chuyên gia.
- Chi phí thiết kế và thi công.
- Thời gian thiết kế và thi công.
- Các yêu cầu được đề ra từ doanh nghiệp.
- Các phương án được sử dụng.
Thiết kế - Đảm bảo pháp lý. và xây - Đảm bảo các tiêu chí an dựng hệ toàn. thống.
Các công ty thiết Liên lạc, trao đổi và - Chi phí thiết kế, lắp đặt. kế, lắp đặt và đảm thỏa thuận trực tiếp - Thời gian lắp đặt. bảo an toàn mạng điện và nước - Tiêu chí an toàn.
Chính quyền địa Trao đổi trực tiếp - Giấy phép hoạt động phương (Ban quản lý …) - Hình thức hoạt động.
- Đăng kiểm chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Các loại thuế và đóng đúng quy định.
- Không gây ảnh hưởng đến xung quanh
Các nhà cung ứng Liên lạc, trao đổi trực - Đơn giá chi tiết tất cả các nguyên liệu sản tiếp Ghi nhận các ý nguyên liệu cần thiết. xuất kiến chuyên gia Sử dụng phương pháp so sánh, phương pháp khảo sát hiện trạng.
- Tình trạng chất lượng và số lượng các đơn hàng được giao.
- Các chính sách vận chuyển.
- Có hóa đơn giao nhận rõ ràng.
- Thời gian giao nhận cần thống nhất và tuân thủ. Vận hành hệ thống Quản trị và phát Liên lạc, trao đổi trực - Giá quản lý ứng dụng, triển các ứng dụng tiếp Ghi nhận các ý fanpage và website. đặt hàng, fanpage, website. kiến chuyên gia - Năng lực và kinh nghiệm.
- Yêu cầu thu thập và bảo mật thông tin khách hàng và doanh nghiệp.
Nhân viên Đăng tin tuyển nhân - Vị trí ứng tuyển.
- Thời gian (full time/ part time) viên trên website,fanpage và đến phỏng vấn và đào tạo trực tiếp tại trụ sở làm việc.
Các công ty thứ ba, Liên lạc, trao đổi trực - Chia sẻ phần trăm lợi nhuận phân phối các hàng tiếp Ghi nhận các ý từ các sản phẩm bán ra tại hóa online đến kiến chuyên gia ứng dụng. khách hàng - Tiềm năng và tăng trưởng kết quả sản xuất kinh doanh.
- Yêu cầu thu thập và bảo mật thông tin khách hàng và doanh nghiệp.
- Đảm bảo các tiêu chí an toàn.
Các công ty vận Liên lạc, trao đổi trực - Chi phí chi tiết. chuyển tiếp Ghi nhận các ý kiến chuyên gia - Tình trạng chất lượng và số lượng các đơn hàng được giao.
- Các chính sách vận chuyển.
- Các phương pháp thu nhận thông tin thời gian thật.
- Có hóa đơn giao nhận rõ ràng.
- Thời gian giao nhận cần thống nhất và tuân thủ.
- Đảm bảo pháp lý và hợp đồng rõ ràng.
Các công ty cung Liên lạc, trao đổi trực - Đơn giá/ kỳ. cấp dịch vụ bảo trì tiếp - Đơn giá bảo trì khẩn cấp.
- Tần suất bảo trì định kỳ.
- Thời gian dừng cung cấp dịch vụ để bảo trì.
Sau khi đã tiến hành khảo sát nhu cầu các Stakeholder, nhóm tiến hành tổng hợp các nhu cầu của các Stakeholder dưới bảng sau đây:
Bảng 2.2 Kết quả khảo sát từ Stakeholder và chuyển thành yêu cầu hệ thống
Stakeholder Nhu cầu Yêu cầu hệ thống
Chủ đầu tư - Lợi nhuận cao
- Vốn đầu tư và chi phí vận hành thấp
- Áp dụng tiến bộ công nghệ để tối ưu.
- Dự án hoàn thành sau 3-4 tháng thiết kế, 4-5 tháng thi công.
- Thời gian thu hồi vốn 2 năm kể từ lúc vận hành.
- Rủi ro trong quá trình vận hành
Khách hàng - Thường đi xe máy tới quán và thường đi với nhóm từ 3 đến 6 người với mục đích trò chuyện, học tập và làm việc
- Đáp ứng kịp thời sản phẩm với chất lượng tốt nhất.
- Được trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.
- Cơ sở vật chất đẹp, yên tĩnh, thoáng mát.
- Quán được thiết kế phù hợp với việc trò chuyện, học tập và làm việc; có nhiều bàn nhóm.
- Có bãi gửi xe với độ lớn trung bình.
- Khách hàng yêu thích các sản phẩm bánh ngọt, tươi, đẹp và bắt mắt Như su kem, tiramisu,muffin, bông lan trứng muối,cheese cake, bánh kem sinh nhật… và các loại nước ít ngọt ăn kèm như trà và cà phê.
- Đa dạng lựa chọn món, trang trí theo nhu cầu.
- Có nhiều sự kiện, ưu đãi kèm theo.
- Thanh toán nhanh chóng, tiện lợi.
- Với kích cỡ sản phẩm có rất nhiều nhu cầu, từ nhỏ đến lớn, theo các nhóm khách hàng từ một người đến nhiều người.
- Được cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu với chất lượng tốt nhất.
- Nhân viên được đào tạo kỹ càng, có khả năng xử lý tình huống tốt, chuyên nghiệp và lịch sự.
- Hệ thống vận hành trơn tru, ít rủi ro nhất có thể.
- Liên tục bảo trì, cải tiến hệ thống.
- Sử dụng các ứng dụng đặt hàng, khảo sát và cải tiến một cách tối ưu.
Nhân viên - Hướng dẫn, tập huấn rõ ràng
- Lương, thưởng phù hợp với trình độ và năng lực.
- Phúc lợi xã hội tốt.
- Môi trường làm việc năng động.
- Mức lương tối thiểu, không quá ít hay quá nhiều so với mức lương trung bình trên thị trường.
- Bảo hiểm, nghỉ lễ, phụ cấp, khen thưởng.
- Có nơi nghỉ ngơi, môi trường thoáng mát.
Các nhà cung ứng nguyên vật liệu
- Thanh toán đủ và đúng hạn.
- Thực hiện đúng hợp đồng.
- Được cung ứng đầy đủ và đúng hẹn các nguyên vật liệu theo cam kết.
- Được cập nhật các thông tin vận chuyển theo thời gian thực.
- Các máy móc hoạt động hiệu quả theo đúng thông số.
- Thanh toán đủ và đúng hạn.
- Thực hiện đúng hợp đồng.
- Lợi nhuận đạt đủ để chi trả đúng hạn.
Các công ty xây dựng cơ sở mặt bằng
- Thanh toán đủ và đúng hạn.
- Thực hiện đúng hợp đồng.
- Nắm được chi tiết các yêu cầu thiết kế và xây dựng.
- Thời gian thiết kế và xây dựng hoàn thành đúng cam kết.
- Hoàn thành đầy đủ các yêu cầu từ hệ thống đề ra.
Các công ty thiết kế, lắp đặt và đảm bảo an toàn mạng điện và nước.
- Thanh toán đủ và đúng hạn.
- Thực hiện đúng hợp đồng.
- Thời gian thiết kế và lắp đặt hoàn thành đúng cam kết.
- Hoàn thành đầy đủ các yêu cầu từ hệ thống đề ra.
- Hoàn thành bảo trì nhanh chóng, kịp thời.
Quản trị và phát triển các ứng dụng đặt hàng, fanpage, website.
- Thanh toán đủ và đúng hạn.
- Thực hiện đúng hợp đồng.
- Cung cấp đầy đủ thông tin về hệ thống phục vụ cho việc thiết kế và vận hành.
- Thiết kế được ứng dụng đặt hàng và website chuyên nghiệp, trực quan, thân thiện, dễ dàng thao tác và thanh toán, hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết.
- Xây dựng được các nội dung tiếp thị thu hút, nắm bắt trọn vẹn các xu hướng.
- Đảm bảo nội dung tiếp thị tiếp cận được nhiều và đúng đối tượng hướng đến.
Các công ty thứ ba, phân phối các hàng hóa online đến khách hàng.
- Nhận được đủ chi phí cố định và biến phí phần trăm lợi nhuận từ các sản phẩm bán ra tại ứng dụng.
- Thực hiện đúng hợp đồng.
- Đảm bảo hệ thống cung cấp đúng hạn và đầy đủ các sản phẩm chất lượng.
- Đảm bảo dịch vụ khách hàng tốt.
Các công ty vận chuyển.
- Thanh toán đủ và đúng hạn.
- Thực hiện đúng hợp đồng.
- Đảm bảo hệ thống cung cấp đúng hạn và đầy đủ các sản phẩm chất lượng.
- Liên tục được cập nhật các thông tin vận chuyển theo thời gian thực.
- Có giấy phép kinh doanh.
- Không ảnh hưởng đến môi trường.
- Nộp thuế doanh nghiệp mỗi tháng theo quy định của nhà nước.
- Thực hiện đăng ký đầy đủ các loại giấy phép trước khi thi công.
- Thực hiện vệ sinh thường xuyên, đảm bảo môi trường làm việc không gây ô nhiễm.
- Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm; đạt chất lượng kiểm định của Sở y tế thành phố.
- Không gây khó chịu, cãi vã và ảnh hưởng đến cuộc sống thường ngày của người dân.
- Không lấn chiếm diện tích.
- Không gây ảnh hưởng đến sự di chuyển người dân.
Từ những yêu cầu của Stakeholder và yêu cầu hệ thống ở bảng trên, nhóm tiến hành thống kê yêu cầu hệ thống với trọng số tương ứng như sau:
Bảng 2.3 Thống kê yêu cầu hệ thống với trọng số tương ứng
STT Yêu cầu của Stakeholder Yêu cầu hệ thống Trọng số
1 Đảm bảo chất lượng bánh về cả hương vị lẫn cách thức bày trí
Có quy trình sản xuất bánh đặc biệt 0.175
2 Thái độ phục vụ tốt và thường xuyên có các hoạt động đãi ngộ khách hàng Đội ngũ nhân viên đặc biệt là bộ phận CSKH phải được đào tạo bài bản
Không để khách hàng tại quán chờ bánh quá lâu
(trên 30 phút), bỏ sót đơn hàng, không để xảy ra trường hợp người đến trước được phục sau và ngược lại trong giờ cao điểm
Xây dựng được hệ thống quản lý thông tin hiệu quả 0.05
4 Đơn hàng online hoặc qua các app điện tử phải được giao đúng giờ
Giao hàng đảm bảo chất lượng, đúng yêu cầu ban đầu của khách hàng và đúng số lượng
Giao hàng đúng thời gian, đúng đối tượng và số lượng 0.15
Trang trí không gian quán lịch sự, môi trường yên tĩnh phù hợp cho hoạt động trò chuyện tâm sự, làm việc và học nhóm
Môi trường kinh doanh phù hợp 0.025
6 Đạt chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm nghiệm định kỳ
Có quy trình sản xuất, phục vụ đạt chuẩn vệ sinh 0.2
7 Chế độ đãi ngộ tốt, môi trường làm việc thoải mái, thời gian linh hoạt, có thể xoay ca
Thiết lập chế độ đãi ngộ hợp lý cho nhân viên 0.025
8 Đảm bảo kho phải đủ sức chứa và có đầy đủ các chức năng phù hợp để bảo quản nguyên vật liệu một cách hiệu quả nhất
Có hệ thống kho đạt chuẩn 0.075
Phân tích khả thi
Khi xác định được hệ thống con tương ứng với từng yêu cầu được nêu ra ở phần trước, nhóm tiến hành xem xét và kiểm định các chức năng thông qua quá trình phân tích khả thi:
Chức năng hệ thống con tương ứng Yêu cầu về hệ thống mới Năng lực hệ thống hiện hữu Tính khả thi
- Quy trình sản xuất đặc biệt, tạo ra những chiếc bánh thơm ngon và nhiều mẫu mã.
- Quy trình đạt chuẩn vệ sinh.
- Đảm bảo các điều kiện về an toàn.
- Được trang bị các thiết bị sản xuất có khả năng tạo nhiều loại bánh với mẫu mã khác nhau.
- Đầu bếp có tay nghề.
- Môi trường sản xuất an toàn và đảm bảo vệ sinh.
- Môi trường kinh doanh lịch sự, không quá ồn ào phù hợp cho trò chuyện, làm việc và học tập.
- Đảm bảo các điều kiện về an toàn trong kinh doanh.
- Cửa hàng kinh doanh được thiết kế các không gian riêng, cách âm phù hợp cho làm việc và trò chuyện.
- Có hệ thống báo cháy và các quy định chung đảm bảo an toàn.
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có tinh thần trách nhiệm cao.
- Quy trình phục vụ đạt chuẩn vệ sinh.
- Quy trình phục vụ đảm bảo an toàn cho khách hàng.
- Cải thiện cách thức phục vụ liên tục và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
- Nhân viên được tuyển chọn có quy trình (ưu tiên có kinh nghiệm).
- Thường xuyên được training kỹ năng nghiệp vụ làm hài lòng khách hàng và giảm sơ ý bất cẩn trong quá trình làm việc.
- Đúng giờ (không để khách đợi quá 30 phút trong giờ cao điểm).
- Liên kết với nhiều app điện tử
- Thời gian giao bánh từ 5-20 phút
- Đội ngũ giao hàng chuyên nghiệp
- Liên kết với các app như Grabfood, Baemin, Now,…
- Đa dạng trong phương thức thanh toán.
- Thanh toán đúng kế hoạch với các bên liên quan.
- Thanh toán bằng tiền mặt, quẹt thẻ, internet banking, qua các app điện tử như, ZaloPay, momo…
- Thanh toán đúng hạn với các nhà cung cấp, lương nhân viên…
- Có hệ thống kho đủ sức chứa và đạt chuẩn về an toàn
- Diện tích kho rộng đủ để chứa nguyên vật liệu và các vật dụng cần thiết.
- Tích hợp các hệ thống để bảo quản vật liệu cũng như đảm bảo các nguyên tắc về an toàn cháy nổ…
- Xây dựng hệ thống quản lý thông tin hiệu quả nhất là đối với thông tin về đơn hàng và thông tin về quá trình nhập liệu
- Bộ phận quản lí thông liên tục cập nhật và lưu trữ thông tin trên hệ thống chung của cửa hàng.
- Hệ thống đang từng bước được hoàn thiện nhằm tránh những sai sót đã mắc phải.
Có Đãi ngộ - Có các chính sách ưu đãi cho khách hàng
- Đãi ngộ hợp lí cho nhân viên
- Bộ phận chăm sóc khách hàng thường xuyên ra các sự kiện khuyến mãi như mua 1 tặng 1, bán hạ giá và kèm theo nhiều ưu đãi.
- Nhân viên luôn đào tạo kĩ năng cũng như tạo điều kiện thuận lợi như tăng lương, xoay ca, được tổ chức các sự kiện trong bộ phận nhân viên của cửa hàng.
Nhìn chung, tính khả thi của hệ thống được hiểu là các chính sách liên quan đến pháp luật, môi trường hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu đặt ra ban đầu cho hệ thống.Các chính sách, luật pháp cũng như môi trường hoạt động này cần phù hợp với văn hóa,thói quen, lối sống của khu vực hoạt động của hệ thống Việc tìm hiểu và đưa ra đúng các chính sách liên quan góp phần đưa hệ thống gần hơn thực tiễn và phát triển tốt hơn.
Kiểm chứng nhu cầu
Quá trình tiếp theo sau khi đã làm rõ các quá trình phân tích hoạt động, phân tích chức năng và phân tích khả thi đó là kiểm chứng nhu cầu Kiểm chứng nhu cầu giúp hệ thống nhận diện và tối ưu được những nhu cầu cần thiết được phân tích ở những quá trình trước đó, nhằm xem xét sự khả thi, các sự ràng buộc và thỏa mãn những yêu cầu trong các ràng buộc đó.
Thứ nhất , đó là phê chuẩn nhu cầu:
Xác định rõ hình dáng vật lý và chức năng xử lý của hệ thống sản xuất và kinh doanh bánh ngọt:
Hình dáng vật lý: Hệ thống cơ sở sản xuất được liên kết với cửa hàng kinh doanh bánh Hệ thống sản xuất được giới hạn và phụ thuộc vào cửa hàng kinh doanh bánh Toàn bộ hệ thống được liên kết chặt chẽ với nhau cùng một địa chỉ, nhằm đảo bảo nhu cầu của cửa hàng kinh doanh sẽ được cơ sở sản xuất giải quyết một cách tối ưu nhất.
Chức năng xử lý: Hệ thống sản xuất bánh có chức năng hoàn thành bán sản phẩm theo nhu cầu được định sẵn hoặc dự báo bởi Stakeholder và cửa hàng kinh doanh cung cấp số liệu, hay được gọi là xử lý nhu cầu gián tiếp Cửa hàng kinh doanh có nhiệm vụ và chức năng trực tiếp xử lý nhu cầu khách hàng, cung cấp những thành phẩm cuối cùng đến với khách hàng, xử lý mọi sự phản hồi và mong muốn của khách hàng đối với hệ thống.
Sau khi đã xác định rõ hình dáng vật lý và chức năng xử lý, phải kiểm chứng lại những chức năng hoạt động đã được làm rõ và phân tích ở các quá trình trước.
Sự phân tích và kiểm chứng sơ bộ ở giai đoạn này nhằm hạn chế những sai lầm nếu tiếp tục thiết kế cũng như nâng cấp hệ thống mới Tuy nhiên cũng không đảm bảo rằng việc thiết kế đúng theo hình dạng vật lý và chức năng xử lý sẽ không gặp trở ngại, khi đó hệ thống phải thực sự cần dự báo những khó khăn trước và nếu cần, hệ thống cần phân tích đánh đổi.
Thứ hai , đánh giá lại những nội dung yêu cầu bên liên quan như sau:
- Mục đích, sứ mệnh: Hệ thống nhằm cung cấp, sản xuất và đáp ứng nhu cầu bánh ngọt rất lớn của khách hàng Đảm bảo khách hàng có những chiếc bánh chất lượng và trải nghiệm tốt nhất.
- Ràng buộc: Ràng buộc về các vấn đề như pháp lý an toàn sức khỏe, pháp lý về mặt bằng, nhân sự, các chính sách liên quan, tiêu chuẩn và chất lượng bánh ngọt cũng như diện tích và không gian cửa hàng kinh doanh Sự tác động của hệ thống đối với môi trường bên ngoài cũng là một ràng buộc của hệ thống.
- Yêu cầu: Đảm bảo đúng và đủ số lượng bánh tùy thuộc vào nhu cầu khách hàng. Yêu cầu về chất lượng bánh, hình dáng, mẫu mã, vị trí địa lý… cũng như đáp ứng được nhu cầu của Stakeholder.
- Chức năng: Hệ thống gồm hai phần, thứ nhất là cơ sở sản xuất, thứ hai là cửa hàng kinh doanh Cơ sở sản xuất có chức năng nhập nguyên liệu thô, và dùng nguyên liệu thô đo sản xuất ra bán thành phẩm là bánh chưa được trang trí và chưa có các phụ kiện theo kèm Cửa hàng kinh doanh có chức năng thiết kế hình dáng, trang trí và các phụ kiện đi kèm… thành một sản phẩm hoàn chỉnh đưa đến tay người dùng.
Thứ ba , thước đo hiệu quả của hệ thống (MOE – Measures of effectiveness):
Các thông số của thước đo hiệu quả của hệ thống được xác định thông qua sự tương tác với môi trường hoạt động cũng như mục tiêu của hệ thống Về cách xác định các thông số cụ thể trong thang đo này, nhóm chúng em đánh giá những tiêu chí cụ thể như sau:
Hình 2.3 Thước đo hiệu quả của hệ thống (MOE - Measure of effectiveness)
- Các tiêu chuẩn về an toàn (thực phẩm, lao động…)
- Sự phản hồi của Stakeholder nói chung và khách hàng nói riêng.
- Đáp ứng đúng và đủ nhu cầu.
- Sự vận hành của hệ thống.
- Các yếu tố tác động khác.
Những thang đo trên được nhóm gán cho từng giá trị trọng số ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống như sau:
Bảng 2.5 Thang đánh giá hiệu quả MOE của hệ thống
Tiêu chí Thang điểm đánh giá
Tiêu chuẩn về an toàn (Thực phẩm, lao động…) 3
Sự phản hồi của Stakeholder 2 Đáp ứng đúng và đủ nhu cầu 1
Sự vận hành và vòng đời của hệ thống 1
Các yếu tố tác động khác 1
Việc đo lường này tương đối khó vì chưa hình thành hệ thống thực tiễn, còn nhiều tiêu chí phát sinh ảnh hưởng đến thang đo hiệu quả của hệ thống khi được vận hành.Nhưng việc đưa ra thước đo hiệu quả hệ thống có thể đảm bảo sự đánh giá lại các vấn đề tiêu cực và tích cực của hệ thống, từ đó có thể cải tiến hệ thống trong tương lai.
Phân tích các bên liên quan
2.6.1 Phân tích nhu cầu của Stakeholder
Nhu cầu của khách hàng:
Ngành bánh ngọt vẫn được biết đến là một trong những ngành có tốc độ tăng trưởng cao và ổn định, là phân khúc cạnh tranh mạnh mẽ nhất trong ngành hàng tiêu dùng tại Việt Nam Theo kết quả nghiên cứu của Công ty Khảo sát thị trường quốc tế Business Monitor International (BMI), mức tiêu thụ bánh ngọt tên đầu người tại Việt Nam năm
2019 chỉ hơn 2kg/người/năm, còn thấp hơn mức 3kg/người/năm của thế giới, và 65% dân số ở nông thôn có mức tiêu thụ bánh kẹo còn rất khiêm tốn so với tiềm năng Do đó, tiềm năng tiêu thụ của thị trường trong nước vẫn còn rất lớn Đây là lý do khiến cho các nhà kinh doanh bánh ngọt nhanh chóng vạch ra những định hướng cho riêng mình Tại thành phố Hồ Chí Minh, với ưu thế có dân số đông và trẻ, được đánh giá là một trong những thị trường bánh ngọt giàu tiềm năng của khu vực Hơn nữa, với điều kiện sống càng phát triển như hiện nay thì nhu cầu của con người về những sản phẩm, dịch vụ cũng tăng lên.
Do đó hệ thống sản xuất và kinh doanh bánh ngọt Sweetie Bakery được ra đời, nhằm chen chân vào thị trường bánh ngọt nhiều tiềm năng, cùng với nhu cầu mạnh mẽ ấy.
Hệ thống sản xuất và kinh doanh bánh ngọt này được đặt ở khu vực làng Đại học.
Vì đây là nơi tập hợp rất nhiều trường đại học cùng với số lượng sinh viên sinh sống đông đúc, và đây cũng là nhóm khách hàng chính mà chúng em muốn hướng tới. Để xác định chi tiết hơn về nhu cầu của khách hàng nói chung và khách hàng ở khu vực làng Đại học nói riêng, nhóm đã tiến hành khảo sát trong nhóm Facebook “Làng Đại Học” và nhóm Facebook “ Người Sài Gòn”, nhận được 146 lượt phản hồi khảo sát (Kết quả khảo sát phụ lục B).
Nhóm nhận thấy nhu cầu thông qua sự yêu thích bánh ngọt tại khu vực làng đại học có đông đúc sinh viên là rất tiềm năng, bên cạnh đó, sinh viên cũng là nhóm khách hàng thích ăn bánh ngọt nhất với giá cả phù hợp với năng lực của hệ thống sản xuất và kinh doanh bánh Chính vì thế, nhóm đã đặt hệ thống sản xuất và cửa hàng kinh doanh bánh tại Làng đại học Quốc Gia.
Bên cạnh đó, nhóm xác định nhóm khách hàng là sinh viên có độ tuổi từ 18 đến 25 tuổi chính là nhóm khách hàng chính nhất mà sản phẩm của hệ thống hướng đến, các nhóm khách hàng còn lại vẫn là đối tượng tiềm năng mà hệ thống có thể hướng đến và xác định được những kích cỡ, loại bánh phổ biến và mức giá phù hợp mà khách hàng mong muốn để hệ thống có thể hướng tới.
2.6.2 Các đối thủ cạnh tranh
Mô hình kinh doanh bánh ngọt – đồ uống hiện nay chẳng còn xa lạ nữa, có rất nhiều đối thủ có mô hình hệ thống tương tự có tiềm năng cạnh tranh rất cao, đây là một vài đối thủ cạnh tranh rất lớn trên thị trường.
Bảng 2.6 Đặc điểm của các đối thủ cạnh tranh
Tên đối thủ Địa điểm Giá thành Đặc điểm
KP 6, P Linh Trung, Thủ Đức, HCM.
- Đối tượng chính cũng là sinh viên, nên được thiết kế rất phù hợp cho việc học tập, làm việc.
- Kinh doanh các loại bánh kem sinh nhật,bánh kem fondant, cupcake, tiramisu,chocolate quà tặng Đặc biệt: thiết kế & vẽ bánh theo yêu cầu.
Bình Thọ, Thủ Đức, HCM
- Liên tục có nhiều chương trình ưu đãi, giảm giá, tri ân khách hàng.
- Thực đơn đa dạng các loại bánh, nổi tiếng nhất là bông lan trứng muối.
N1, khu phố Tân Lập, Đông Hoà,
Dĩ An, Bình Dương (đường vành đai sau Ký túc xá khu A)
- Đối tượng chính cũng là sinh viên, nên được thiết kế rất phù hợp cho việc học tập, làm việc Có thể ngồi từ sáng đến chiều, với trà đá được chăm liên tục.
- Thực đơn đa dạng, trải dài từ các thức uống: cà phê, sinh tố, đá xay… đến các món bánh, đồ ăn vặt.
Coffee Đằng sau tòa D5 D6 KTX khu B, Lương Định Của, Đông Hoà,
- Nhìn chung, đối tượng chính là sinh viên nên quán được thiết kế để phục vụ cho việc học tập, làm việc Quán rất rộng, có thể học nhóm, học cá nhân, học 1 kèm 1… Và đâu đâu cũng có ổ điện để bạn có thể cắm điện laptop cả ngày.
- Nổi tiếng món Trà xoài và bánh ngọtLamington.
Các ràng buộc của dự án
Hệ thống có các ràng buộc bao gồm: các ràng buộc bên ngoài (Từ môi trường và đối tác) và các ràng buộc bên trong (từ hệ thống).
- Vốn đầu tư ban đầu có giới hạn.
- Thời gian hoạt động: làm việc hằng ngày (kể cả Chủ nhật).
- Đầu vào: Nguyên vật liệu đảm chất lượng và số lượng, trang thiết bị đầy đủ, nhân công được đào tạo, lượng nhân công hiệu quả, sức chứa mặt bằng đầy đủ…
- Đầu ra: Sản phẩm đúng chất lượng, số lượng, mẫu mã, yêu cầu của khách hàng đề ra Vận chuyển đúng sản phẩm, chất lượng đảm bảo, đúng địa điểm, thời gian và chi phí.
- Quy định hàng ngày về số lượng, loại và chất lượng đơn hàng.
- Quy định trong việc vận chuyển và lưu trữ để đảm bảo chất lượng hàng hóa.
- Bảo đảm bảo quản được các nguyên vật liệu và sản phẩm ở điều kiện thích hợp, luôn ở trạng thái tốt nhất.
- Xây dựng các hệ thống đo lường mức độ làm việc của nhân viên và máy móc, đảm bảo luôn làm việc hiệu quả nhất Đồng thời liên tục cải tiến hệ thống.
- Quy định về vấn đề an toàn và đảm bảo vệ sinh.
- Pháp lý: chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy phép kinh doanh, giấy đảm bảo chất lượng nguồn cung cấp, các loại hợp đồng lao động, hợp đồng kinh doanh…
- Xây dựng hệ thống thông tin quản lí đơn hàng giữa hệ thống và các bên vận chuyển cũng như giữa hệ thống và nhà cung cấp.
- Khảo sát hiệu quả các thông tin từ các khách hàng để hoạch định tốt lượng sản phẩm sản xuất, đáp ứng đúng nhu cầu và hạn chế tồn kho sản phẩm.
- Liên tục phải cập nhật các xu hướng, thông tin, các công nghệ mới từ các doanh nghiệp khác, hơn nữa phải nắm bắt rõ các loại sản phẩm mùa vụ, ngày lễ.
Xác định SRD
Đối với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh bánh ngọt Sweetie Bakery và các bên liên quan có những yêu cầu sau:
- Doanh nghiệp phải đáp ứng hoàn toàn các nhu cầu, cả về sản phẩm và dịch vụ, của khách hàng.
- Sản phẩm phải đạt chất lượng tốt, hương vị thơm ngon, bề ngoài thu hút, đúng số lượng và đúng yêu cầu khách hàng đề ra.
- Hệ thống sẽ sản xuất và phục vụ các loại bánh ngọt: su kem, muffin, bông lan trứng muối, tiramisu, cheese cake, bánh kem sinh nhật Các loại bánh ngọt sẽ có vừa lòng bàn tay, đủ cho một người dùng Bánh size vừa, với đường kính khoảng 15cm đến 20cm, phù hợp cho đối tượng dùng nhóm, từ 3 đến 4 người Và size lớn, từ 30cm đến 35cm, phù hợp cho bánh tiệc, bánh trang trí.
- Dịch vụ khách hàng phải tốt, có thể tối ưu khả năng, nguồn lực để mang lại sự hài lòng cho khách hàng Từ vận chuyển cho tới phản hồi hay giải quyết vấn đề, khách hàng luôn cần sự cam kết về thời gian và đúng hẹn.
- Xưởng bánh phải hoạt động ở quy mô và năng xuất phù hợp, đáp ứng hoàn toàn nhu cầu sản phẩm từ ba nhóm khách hàng đã được đề ra.
- Mặt bằng phải được đặt tại vị trí chiến lược, cạnh tranh trong khu vực Làng Đại học Cùng với cơ sở vật chất thoải mái, bắt mắt lẫn thanh lịch.
- Không chỉ về ngoại hình của cơ sở vật chất, yếu tố về không gian, ánh sáng, không khí, âm nhạc và dịch vụ phải phù hợp với các đối tượng sinh viên và những khách hàng có nhu cầu học tập, làm việc và trò chuyện tại quán.
- Các ứng dụng đặt hàng, khảo sát chất lượng, dịch vụ phải thuận tiện và dễ dàng sử dụng Ngoài ra các thông tin về xuất xứ sản phẩm hay các thông tin từ doanh nghiệp phải được cung cấp trực quan tới các bên liên quan.
- Đảm bảo an toàn cho môi trường qua các chất thải loại bỏ từ quá trình sản xuất bánh.
- Bánh tồn kho của hệ thống là điều không thể tránh khỏi, vì vậy phải có những phương án xử lý bánh tồn kho để không làm phí tài nguyên môi trường Tốt nhất hạn chế bánh tồn kho ít nhất có thể và xử lý nhân văn (Quyên góp bánh không bán hết cho người neo đơn, trẻ em cơ nhỡ…)
- Cạnh tranh công bằng, tiếp thị minh bạch, không vì giá rẻ mà giảm chất lượng sản phẩm.
- Bên cạnh đó, đảm bảo cho người vận hành hệ thống như nhân viên, bảo vệ, hậu cần…có những quyền lợi và môi trường làm việc phù hợp và tốt nhất.
- Duy trì vận hành hệ thống lâu dài, tránh hoạt động mang tính nhất thời, có những phương án đảm bảo rủi ro hệ thống từ người sử dụng và bảo hành hệ thống.
THIẾT KẾ Ý NIỆM
Phân tích hoạt động
Từ những câu trả lời và những yêu cầu của Stakeholders nhóm đã thu thập được từ Chương 2: Phân tích Nhu cầu, từ đó các thông tin ấy được chuyển sang yêu cầu của hệ thống:
- Vốn đầu tư là 3 tỷ 200 triệu VNĐ.
- Hệ thống bắt đầu lên ý tưởng và thiết kế vào đầu tháng 09/2021, thời gian thiết kế kéo dài 4 tháng Vào khoảng đầu năm 2022 sẽ bắt đầu được đưa vào thi công.
- Thời gian thi công dự kiến khoảng 4 tháng Vào đầu tháng 05/2022, hệ thống sẽ chính thức được đưa vào vận hành.
- Vòng đời của hệ thống là 6 năm Trong đó, hệ thống được thiết kế để hoạt động tốt và đủ năng suất cho 2 năm đầu Trong 4 năm tiếp theo phải tiến hành các hoạt động bảo trì.
- Địa điểm: Trung tâm Làng Đại Học – thành phố Thủ Đức.
Từ những yêu cầu của các Stakeholders, nhóm đã xác định ba nhiệm vụ chính mà hệ thống phải thỏa mãn:
- Đối với việc cung ứng nguyên vật liệu: Các nguyên vật liệu, bao gồm các thiết bị sản xuất và các nguyên liệu đầu vào Các nguyên liệu này phải đảm bảo nguồn gốc, vệ sinh an toàn thực phẩm Dự kiến các nguyên liệu này được chia làm hai loại: Nguyên liệu cố định và nguyên liệu theo mùa Trong đó, các nguyên liệu cố định là những nguyên liệu bắt buộc để sản xuất bất kỳ loại bánh nào, cụ thể là: bột mì, trứng, đường, sữa bò, bơ lạc, whipping cream, men nở, bột vanila, bột cacao, màu thực phẩm Các nguyên liệu cố định cần phải được cung ứng thường xuyên, và được nhập và chứa với một số lượng lớn Các nguyên liệu theo mùa là những nguyên liệu chỉ có trong những giai đoạn trong năm, cập nhật theo xu hướng,…
- Đối với khâu sản xuất bánh: Sau Phân tích Nhu cầu, hệ thống đã xác định được 6 loại bánh sẽ sản xuất là: Bánh su kem, Muffin, Tiramisu, Bánh kem sinh nhật và các ngày lễ, bánh bông lan trứng muối và bánh bông lan kem phô mai Dự kiến trong năm đầu tiên, mỗi tháng bán được 36000 bánh, trong các năm tiếp theo, mỗi tháng sẽ tăng đều 10% Hệ thống sản xuất trong mỗi năm phải đạt đủ năng xuất để đáp ứng được nhu cầu và loại bánh dự kiến.
Thống kê các lịch đặt hàng, dự đoán nhu cầu
Nhập các nguyên vật liệu, bảo quản và lưu kho
Kiểm tra chất lượng sản phẩm
- Đối với các khách hàng: Hệ thống phải được thiết kế để đáp ứng được ba hình thức phục vụ chính, bao gồm: Các khách hàng sử dụng sản phẩm được phục vụ trực tiếp tại quán và các khách hàng mua mang về, các khách hàng đặt hàng online qua các nhà cung cấp thứ ba, các khách hàng với số lượng đặt hàng tương đối lớn và đặt trước sản phẩm thiết kế theo yêu cầu Đa số các khách hàng sử dụng sản phẩm trực tiếp tại quán có nhu cầu học tập, làm việc và gặp gỡ, trò chuyện nên cơ sở mặt bằng của hệ thống phải thoáng mát, đầy đủ ánh sáng, yên tĩnh, có nhiều bàn ghế nhóm cho 3-4 người, cung cấp đầy đủ các ổ cắm sạc ở mỗi bàn, các dịch vụ
Quy trình hoạt động của hệ thống như sau:
Hình 3.1 Quy trình hoạt động chung của hệ thống bánh ngọt Sweetie Bakery.
- Thống kê các lịch đặt hàng, dự báo nhu cầu khách hàng: Là hoạt động thống kê lại tất cả các lịch đặt hàng của bên thứ ba, thống kê lại các đánh giá, khảo sát chất lượng từ bước phía trước… Lẫn hoạt động dự báo nhu cầu cho các khách hàng trực tiếp, đặt hàng qua app Nhằm quyết định được số lượng sản xuất thích hợp để cực tiểu chi phí và cực đại lợi nhuận.
- Nhập các nguyên vật liệu, bảo quản và lưu kho: Là hoạt động thanh toán và nhận các nguyên liệu cần thiết cho sản xuất bánh ngọt, kể cả về nguyên liệu đầu vào và máy móc vật lý Trong đó nguyên liệu đầu vào bao gồm: trứng, bột mì, bột nở, đường, sữa tươi, whipping cream, bơ lạt, màu thực phẩm, các nguyên liệu trang trí… Và máy móc vật lý bao gồm: lò nướng, máy đánh trứng, khuôn bánh, giấy nến, tủ lạnh bảo quản… Sau khi đã nhận nguyên vật liệu, tiến hành kiểm tra chất Đóng gói, chuyển sản phẩm qua lễ tân Làm việc với các bên vận chuyển Thống kê doanh thu, phân tích khảo sát, đánh giá hiệu quả hoạt động
Nhận tiền, tiến hành khảo sát đảm bảo thì chuyển qua kho chuyên biệt, nhằm giữ chất lượng nguyên liệu luôn ở mức tốt nhất.
- Sản xuất sản phẩm: Là hoạt động sản xuất các sản phẩm bánh ngọt với số lượng sản xuất và mẫu mã sản phẩm đã xác định từ bước thống kê và dự báo nhu cầu.
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Là hoạt động kiểm tra xem bộ phận sản xuất đã sản xuất đúng số lượng, mẫu mã, chất lượng yêu cầu của sản phẩm chưa Nếu chưa thì xem xét lại có thể sửa chữa gì không, nếu không thì tiến hành tiêu hủy sản phẩm. Còn nếu sản phẩm đã đạt tiêu chuẩn đặt ra, tiếp tục bước tiếp theo.
- Đóng gói và chuyển sản phẩm qua lễ tân: Ở đây doanh nghiệp Sweetie Bakery chia ra làm hai luồng sản phẩm Đối với sản phẩm cần vận chuyển qua các bên thứ ba, tiến hành đóng gói các sản phẩm này Đối với sản phẩm phục vụ trực tiếp tại tiệm, chuyển thẳng sản phẩm qua lễ tân, và tiến hành trang trí sản phẩm sau khi có yêu cầu.
- Làm việc các bên vận chuyển: Là hoạt động vận chuyển tất cả các sản phẩm cần vận chuyển cho các bên chuyên về vận chuyển liên quan Bao gồm luôn hoạt động giám sát, xử lý các vấn đề phát sinh.
- Nhận tiền và tiến hành khảo sát: Là hoạt động nhận tiền sau khi sản phẩm đã trực tiếp đến tay của khách hàng Tiến hành khảo sát về dịch vụ và chất lượng sản phẩm nếu cần Kể cả tiến hành khảo sát các hoạt động sản xuất, phục vụ, dọn dẹp, bảo vệ… của các nhân viên.
- Thống kê doanh thu, phân tích khảo sát, đánh giá hiệu quả hoạt động: Là hoạt động sử dụng các khảo sát dịch vụ và chất lượng sản phẩm bởi khách hàng ở bước trước, lẫn các số liệu doanh thu, tồn kho, hiệu quả hoạt động của các nhân viên Từ đó cải thiện và sửa chữa các vấn đề tồn đọng tại hệ thống.
Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống
Quá trình thiết kế phải được định hướng dựa trên kết quả khảo sát nhu cầu của các Stakeholders nhằm xác định phương hướng thực hiện và lưu ý những khía cạnh bên ngoài có thể tác động đến sự vận hành của hệ thống Các phương hướng này là cơ sở để nhóm thiết kế triển khai sâu hơn hệ thống sản xuất và kinh doanh bánh ngọt Sweetie Bakery.
Bảng 3.1 Định hướng thiết kế theo yêu cầu của Stakeholder.
Stakeholder Thông tin của Stakeholder Yêu cầu hệ thống
Chủ đầu tư - Tổng vốn đầu tư: 3 tỷ 200 triệu VNĐ
- Tổng thời gian thiết kế và xây dựng: 8 tháng
- Thời gian thu hồi vốn: 2 năm kể từ lúc bắt đầu vận hành.
- Rủi ro trong quá trình vận hành