nghiên cứu về việc hỏi hàng chào hàng hoàn giá chấp nhận và cách viết thư

 Trong thư hỏi hàng không nên bộc lộ giá mình muốn mua, nhưng để bớt thời gian hoàn giá, người mua sẽ nêu một số điều kiện mong muốn, để có cơ sở định giá..  Người mua cùng một lúc hỏi

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

BÁO CÁO:

Nghiên cứu về việc hỏi hàng, chào hàng, hoàn giá, chấp nhận

và cách viết thư

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Phương Thảo Danh sách thành viên:

1 Nguyễn Đinh Sơn Ca

2 Hồ Nguyễn Phương Linh

3 Đỗ Xuân Khánh Linh

4 Lê Thị Thanh Ngân

MỤC LỤC

A HỎI HÀNG (Inquiry): 3

I Khái niệm: 3

II Cách viết thư hỏi hàng : 3

1 Yêu cầu trong cách viết thư : 3

2 Cấu trúc mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh: 3

1.1 Phần Mở đầu: 4

2.2 Phần Thân: 4

2.3 Phần Kết thúc: 5

3 Lưu ý khi viết mail hỏi hàng bằng tiếng Anh: 5

III Mẫu thư hỏi hàng: 6

1 Mẫu email hỏi hàng bằng Anh số 1: 6

2 Mẫu thư tín hỏi hàng bằng tiếng Anh số 2: 7

B CHÀO HÀNG (Offer): 8

I Khái niệm: 8

II Các viết thư chào hàng: 9

C HOÀN GIÁ (Counteroffer): 12

I Khái niệm: 12

II Đặc điểm: 13

III Cách viết thư hoàn giá: 13

D CHẤP NHẬN (ACCEPTANCE): 14

I Khái niệm: 14

II Cách viết thư chấp nhận: 15

E TÀI LIỆU THAM KHẢO: 18

A HỎI HÀNG (Inquiry):

I Khái niệm:

- Hỏi hàng là lời đề nghị giao dịch hay nói cách khác là đề nghị thiết lập quan hệ mua bán xuất phát từ phía người mua Về phương diện thương mại thì đây là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng

- Về mặt pháp lí: pháp luật không ràng buộc nghĩa vụ người hỏi hàng, có nghĩa là người hỏi hàng không có nghĩa vụ phải mua hàng Không mua hàng người hỏi mua không thể bị kiện hoặc bị khiếu nại Cho nên nó chủ yếu dùng để thăm dò thị trường

- Nội dung thư hỏi hàng: Pháp luật không qui định nội dung thư hỏi hàng, nhưng thông thường trong thư hỏi hàng càng hỏi chi tiết thì càng tiết kiệm được thời gian đàm phán để

kí hợp đồng về sau

- Hỏi hàng là một trong những bước thông thường của giao dịch buôn bán thông thường trực tiếp trong buôn bán quốc tế

II Cách viết thư hỏi hàng :

1 Yêu cầu trong cách viết thư :

- Ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào các thông tin chính cần hỏi

- Đặt tên công ty lên trên đầu thư (hoặc dùng tiêu đề thư in (letterhead) của công ty bạn) sau đó là địa chỉ công ty mà bạn muốn gửi thư tới Sau đó, bạn để trống 2 dòng rồi ghi phần ngày tháng Phần này cũng có thể đặt lệch về bên phải

2 Cấu trúc mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh:

Một lá thư/ email tiếng Anh hỏi hàng gồm 3 phần cơ bản:

- Mở (Opening): Đề cập đến mục đích của thư là để hỏi thông tin về sản phẩm và dịch vụ.

Nêu lên vì sao mình biết đến người nhận (qua báo chí, hoặc tivi, …) và giới thiệu về công

ty mình (điểm nổi bật của công ty) trong trường hợp hai bên chưa có quan hệ với nhau trước đó Còn trong trường hợp hai bên đã có sẵn mối quan hệ từ trước thì có thể bớt phần nghi thức và trực tiếp đề cập đến chủ đề chính

- Thân (Body): Đề cập đến thông tin mình muốn hỏi (sản phẩm mẫu, số lương, báo giá,

điều kiện hợp đồng…) Có thể cho người bán biết, sau lần yêu cầu này sẽ mở ra khả năng phát triển quan hệ giữa hai bên

- Kết (Closing): Thường thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người

nhận Nhấn mạnh vào việc muốn được báo giá sớm và có thể hợp tác kí hợp đồng

1.1 Phần Mở đầu :

- Dear Sir or Madam hoặc To Whom It May Concern

- American English thường dùng To Whom It May Concern British English thì dùng Dear Sir or Madam

- Gợi nhắc vấn đề: Lý do tại sao bạn biết đến nhà cung cấp sản phẩm hoặc sản phẩm đó Bạn có thể dùng các mẫu câu:

 I am replying to your advertisement in

 With reference to your advertisement (ad) in

 We are interested in you advertised in of last week’s issue.

 Your advertisement (Your article in the paper ) on has come to our attention.

 We were impressed by the that were displayed on your stand at this year’s

Exhibition.

 Regarding your advertisement (ad) in …

 I have seen one of your safes in the office of a local firm and they passed on your

address to me.

Hoặc:

 We were advised by of (TCCI) that you are producing

 The name of your firm was given to us/ were recommended to us by , who have

been regular buyers (purchasers/customers) of your products for some years.

 We have been informed by , with whom we have had business relations for quite a

long time.

- Giới thiệu khái quát về công ty bạn Giới thiệu rõ ràng, dứt khoát công ty của bạn trong vài câu để tạo ấn tượng tốt với đối tác Bạn có thể sử dụng các cấu trúc câu sau:

 We would like to take this opportunity of introducing ourselves as one of the

 We are a Company/ Corporation which specializes in

 At present, we are in the market for

 We are manufacturers of We are looking for/ seeking for

2.2. Phần Thân :

- Diễn tả mục đích chính của thư

- Để hỏi thông tin về chất liệu, hàng mẫu hay khuôn mẫu của sản phẩm Các bạn hãy thử tham khảo các mẫu câu viết email sau đây :

 Would/ Could you please send me a leaflets/

 Will you please send me a copy of your catalogue and price list of , together with

copies of any descriptive leaflets that I could pass to prospective customers.

 Please send me a copy of your current catalogue I am particularly interested in

safes suitable for a small office.

- Yêu cầu thêm thông tin: Khi bạn muốn hỏi thêm về bảng giá sỉ lẻ, phương thức thanh toán Bạn có thể sử dụng các mẫu câu sau:

 I would also like to know

 Could you tell me whether

 Please would you send me as up-to-date price list, quoting your most competitive

prices for your building materials.

 We intend to place a substantial order and would like therefore like to know what

quantity discount you allow.

2.3. Phần Kết thúc:

- Thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người nhận và cảm ơn cuối thư

 We hope to hear from you in the near future.

 If the price quoted are competitive and the quality up to standard, we will order on a

regular basic.

 If you can offer to the concession we have asked for, we will place a substantial

order.

 Prompt delivery would be necessary as we have a rapid turnover We would

therefore need your assurance that you could meet all delivery date.

 If the product is satisfactory we will place further orders with you in the future.

 Provided you can offer favorable quotations and guarantee delivery within four

weeks from receipt of order, we will place regular orders with you

Chữ ký: Yours faithfully – (very formal as you do not know the person to whom you are writing)

3 Lưu ý khi viết mail hỏi hàng bằng tiếng Anh:

- Các bạn cần để ý lời văn phải dễ hiểu, thể hiện đủ ý không dài dòng

- Lời văn cần phải khéo léo và nhả nhặn, đặc biệt là khi bạn đang viết thư cho một công ty

mà bạn chưa từng giao dịch trước đây

- Lưu ý đặc biệt về việc đóng gói hàng hóa, giá cả, phương thức vận tải, lưu ý đặc biệt về hàng nếu có

- Sự hứa hẹn sẽ trở thành khách hàng của nhà cũng cấp để được giá tốt nhất

- Khi viết Mail hỏi hàng bằng tiếng Việt thì bạn cũng cần để ý những thông tin tương tự

III Mẫu thư hỏi hàng:

1 Mẫu email hỏi hàng bằng Anh số 1:

To,

Jackson Brothers.

3487 23rd Street

New York, NY 120009

September 23, 2010.

Dear Kenneth,

With reference to our telephonic conversation, we are writing to enquire whether your company can send us the catalogue for the latest types of slab casting machines We would like to see which type will suite our organization.

If we found any specific machines design and features then we are looking forward to purchase the same from you We have some outdated slab casting machines at our factory side which are still in working position can you give us some discount in replacement of this machines On the receipt of the information we would place order for your machines Please send your representative at our factory side to check out the place where these machines would be placed & to check out the out dated machines Please send us the detailed catalogue of the machines with the price list We hope to hear from you soon Yours Sincerely

Max A Webster.

(Marketing Manager)

2 Mẫu thư tín hỏi hàng bằng tiếng Anh số 2:

Dear Mr/ Ms,

Im Thuy Lien, I am Purchasing staff at META.vn jtc I am very interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue.

Please send us any information you can supply, marking the letter “For the Attention of Professor We want to buy bulk wool Gabardines Please show me more information as below:

The Kinds Of Commodity: Cataloge, Picture, sample

The Best Pire For 2 Container 20DC

The next time you can delivery goods earliest

The Certificate Of Original ( C/0)

Any Information about goods I can reviewed !

We are looking for the best new From You I Think If You Have the best Price We Will be the Partner for long time!

Yours faithfully

Một số điểm cần lưu ý khi hỏi hàng:

 Chỉ nên ghi vào thư hỏi hàng điều kiện “giao hàng càng sớm càng tốt” “as soon

as possible”… trong những trưởng hợp thật cần thiết, vì điều đó thể hiện thế yếu của người mua

 Trong thư hỏi hàng không nên bộc lộ giá mình muốn mua, nhưng để bớt thời gian hoàn giá, người mua sẽ nêu một số điều kiện mong muốn, để có cơ sở định giá

 Người mua cùng một lúc hỏi nhiều nơi để nhận được chào hàng cạnh tranh, trên

cơ sờ đó lựa chọn người bán thích hợp nhất Nhưng tránh hỏi giá quá nhiều, điều

đó sẽ bất lợi cho người mua

B CHÀO HÀNG (Offer):

I Khái niệm:

- Chào hàng là Đề nghị của một bên gửi cho một hoặc một số đối tượng đã xác định để bày

tỏ ý định muốn bán hoặc muốn mua hàng hóa theo những điều kiện cụ thể mà việc chấp nhận đề nghị này của bên được đề nghị sẽ hình thành quan hệ hợp đồng mua bán hàng hóa

- Có 2 loại chào hàng: Chào hàng cố định và chào hàng tự do

+ Chào hàng cố định là việc chào bán một lô hàng nhất định, trong đó nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm với lời đề nghị của mình Thời gian này còn gọi

là thời gian hiệu lực của chào hàng cố định

+ Chào hàng tự do là loại chào hàng không ràng buộc trách nhiệm người phát ra nó, cùng một lúc với một lô hàng người ta có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng

- Điều kiện hiệu lực của chào hàng:

+ Bên được chào nhận được chào hàng

+ Chào hàng hợp pháp

- Chào hàng mất hiệu lực khi:

II Các viết thư chào hàng:

Thư chào hàng cho các công ty đầu tư thương mại và xây dựng

Thư chào hàng bằng tiếng Anh

Thư chào hàng bằng tiếng Việt

C HOÀN GIÁ (Counteroffer):

I Khái niệm:

- Hoàn giá là một đề nghị phản hồi lại đề nghị ban đầu Khi một cá nhân đề nghị hoàn giá, điều đó có nghĩa là đề nghị ban đầu đã bị từ chối và được gợi ý bằng một đề nghị khác Người phản hồi hoàn giá đưa ra ba lựa chọn cho người đề nghị ban đầu: chấp nhận đề nghị hoàn giá của người phản hồi, từ chối hoặc đưa ra đề nghị khác

- Hoàn giá phổ biến trong nhiều loại đàm phán, giao dịch kinh doanh và giao dịch riêng giữa hai cá nhân Hoàn giá xuất hiện trong các giao dịch bất động sản, đàm phán việc làm

và kinh doanh xe

II Đặc điểm:

- Giá đưa ra có thể lớn hơn hoặc thấp hơn giá ban đầu, tùy thuộc vào việc bên nào đề nghị hoàn giá Vì vậy, nếu một người không chấp nhận hoặc từ chối đề nghị ban đầu, thì thực tế người đó có thể quyết định đàm phán lại bằng cách đưa ra một đề nghị hoàn giá

- Các bên sẽ được phép đưa ra đề nghị hoàn giá nhiều lần trong quá trình đàm phán cho đến khi thoả thuận được thống nhất Khi đàm phán qua lại, mỗi bên sẽ đưa ra đề nghị hoàn giá với mức giá có lợi hơn cho mình so với đề nghị trước đó

- Không một bên nào có nghĩa vụ cần phải chấp nhận đề nghị của đối phương cho đến khi

họ thống nhất được hợp đồng, điều này xảy ra khi một đề nghị hoàn giá được chấp nhận

- Một đề nghị hoàn giá có thể bao gồm các giải thích về các điều khoản của đề nghị trước

đó hoặc yêu cầu thông tin bổ sung để làm rõ đề nghị trước đó Một cuộc đàm phán hoàn tất khi cả chủ thể là người mua và người bán đều thống nhất và chấp nhận với các điều khoản cuối cùng mà không có bất kì điều kiện hoặc sửa đổi bổ sung nào

- Khi một bên đưa ra một đề nghị hoàn giá, bên đó thường đưa ra điều kiện Khi người bán nhận được một lời đề nghị hoàn giá với mức giá thấp, người đó có thể phản đối bằng cách đưa ra một mức giá mà anh ta cảm thấy hợp lí Người mua có thể chấp nhận đề nghị đó hoặc đàm phán lại Người bán sau đó cũng có thể phản đối lời đề nghị của người mua cho đến khi hai bên cùng đạt đến thoả thuận Người nhận được đề nghị hoàn giá không nhất thiết phải chấp nhận nó mà được đàm phán ngược lại

III Cách viết thư hoàn giá:

Tiêu đề

Kính gửi,

Cảm ơn lời đề nghị của khách hàng

Nội dung:

- Đưa ra lời đề nghị hoàn giá cho khách hàng có yêu cầu mong muốn về giá cả sản phẩm

- Có thể giảm giá như: kèm một số điều kiện về thanh toán, điều chỉnh một số quyền lợi trước khi giảm giá

Kết thư:

- Hi vọng đối tác xem xét và chấp nhận đề nghị hoàn giá

- Mong nhận được thư chấp nhận

Chữ ký

Mẫu câu thương lượng

- According to the quantity of your order, the price could be negotiable Giá cả có thể thương lượng theo số lượng hàng hóa trong đơn đặt hàng

- If you increased your order, we could offer you a much higher discount Nếu anh/ chị đặt hàng với số lượng lớn hơn, chúng tôi có thể đưa ra mức chiết khấu cao hơn nhiều

- We will accept your price reduction on 3% as in introductory line Chúng tôi sẽ chấp nhận giảm giá 3% như đã được thương lượng trong hợp đồng ban đầu

- A 7% discount is the best we can offer you In fact, our products are the most suitable for your market Would you please think about the benefit you will get?

(Mức chiết khấu 7% là mức tốt nhất mà chúng tôi có thể đưa ra cho các cô Trong thực tế, các sản phẩm của chúng tôi là thích hợp nhất cho thị trường của các cô đấy Cô hãy suy nghĩ về lợi ích mà các cô sẽ nhận được ạ.)

C CHẤP NHẬN (ACCEPTANCE):

I Khái niệm:

- Là sự đồng ý hoàn toàn với các nội dung của chào hàng mà phía bên kia đưa ra, thể hiện ý chí đồng tình với phía bên kia để ký kết hợp đồng

- Thời hạn của chấp nhận:

+ Do người chào hàng quy định

+ Kể từ khi thư chào hàng được gửi đi hoặc ngày ghi trên thư hoặc ngày bưu điện đóng dấu trên bì thư

+ Các ngày lễ chính thức hay ngày nghỉ rơi vào khoảng thời hạn được quy định để chấp nhận chào hàng không được trừ ngày cuối cùng của ngày lễ hay ngày nghỉ việc tại nơi có trụ sở thương mại của người chào hàng thì thời hạn chấp nhận chào hàng sẽ được kéo dài tới ngày làm việc đầu tiên kế tiếp các ngày đó

- Điều kiện hiệu lực của chấp nhận

+ Phải được chính người nhận đề nghị ký hợp đồng phát ra;

+ Chấp nhận là vô điều kiện: bên nhận chào hàng đồng ý toàn bộ nội dung của chào hàng,

từ tên gọi, chất lượng, số lượng đến giá cả và các nội dung liên quan của chào hàng đó Bên nhận không có bất kì sửa đổi hay bổ sung gì làm thay đổi cơ bản nội dung của chào hàng và không tạo ra một chào hàng mới Hoặc có sự thay đổi, sửa đổi nội dung nhưng sự thay đổi này không làm thay đổi cơ bản nội dung của hợp đồng;

+ Phải được thực hiện trong thời gian hiệu lực của đề nghị giao kết hợp đồng;

+ Phải được truyền đạt tới cho người đề nghị ký hợp đồng;

+ Phải theo hình thức mà luật yêu cầu

- Hình thức của chấp nhận:

+ Lời nói

+ Hành vi

+ Văn bản

- Chấp nhận chào hàng đến muộn, vẫn có hiệu lực nếu:

+ Không chậm trễ thông báo

+ Lỗi kỹ thuật truyền phát

- Thu hồi chấp nhận: Chấp nhận chào hàng có thể được thu hồi nếu thông điệp thu hồi đến trước hoặc cùng lúc chấp nhận chào hàng có hiệu lực

II Cách viết thư chấp nhận:

- Sau khi bên bán và bên mua qua những lần báo giá ( chào hàng ) và trả giá ( hoàn giá ), cuối cùng đi đến thỏa thuận ký kết hợp đồng mua bán Khi đó, một trong hai bên chỉ cần ghi chữ “ACCEPT” vào thư hoàn giá lần cuối cùng là đủ, nhưng sau đó vẫn phải viết thư chấp nhận

- Thư chấp thuận bên mua viết cho bên bán:

 Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp thuận các điều kiện do bên bán đưa ra, cũng cần

nhắc lại nếu mình đã fax hoặc telex chấp thuận cho bên bán trước đó