Đồ án tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý xuất nhập hàng hoá ppt

Quản lý xuất nhập hàng hoá là một trong các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lý mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây

ĐỒ ÁN:

Quản lý xuất nhập hàng hoá

Lời nói đầu

Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin và việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại những lợi ích vô cùng to lớn Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹ nguyên của công nghệ thông tin

Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển các ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu Nhưng thực tế tại CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hoàn toàn tin học hoá trong quản lý kinh doanh Quản lý xuất nhập hàng hoá là một trong các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lý mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựng trên môi trường ACCESS và Pocro nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng được với nhu cầu thực tế

Qua thời gian tiếp xúc với CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang tôi được các cô chú và anh chị trong công

ty gợi ý và giúp đỡ, tôi đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình

Với đề tài này tôi chia thành 5 chương như sau:

Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng

Chương II : Giới thiệu các công nghệ liên quan

Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống

Chương IV: Xây dựng chương trình

Chương V: Đánh giá hệ thống

Do thời gian hạn chế và kiến thức cón hạn hẹp nên trong đề tài này không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong quý thầy cô giáo và các bạn sinh viên đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hoàn thiện hơn

Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cô Bùi Thị Hoà– GV bộ môn Công Nghệ Phần Mềm – khoa Công Nghệ Thông Tin trường ĐHBK Hà Nội đã tận tình hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU ……… …… 1

MỤC LỤC ……… 2

Chương 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ……… 3

I Giới thiệu về Công ty……… 3

II Phân tích hiện trạng ……… 4

Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG ……… 8

I Mô hình quan niệm dữ liệu ……… 8

II Mô hình tổ chức dữ liệu ……… 8

III Mô hình vật lý dữ liệu ……… 9

IV Mô hình thông lượng ……… 14

V Mô hình quan niệm xử lý ………16

VI Mô hình tổ chức xử lý ……… 18

VII Mô hình vật lý xử lý ……… 22

Chương 3: GIỚI THIỆU CÁC CÔNG NGHỆ LIÊN QUAN ……… 23

I Giới thiệu về Visual Basic 6.0 ……… 23

II Làm việc với Microsoft Visual Basic 6.0 ……… 24

III Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic ……… 31

Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ……… 33

I Phần dữ liệu……… 33

II Một số giao diện chính ……… 34

III Một số Module chính ……… 36

Chương 5: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG … ……… 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO ……… 40

CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

1 Giới thiệu tổng quát

Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hoàn chỉnh hoá hệ thống giao dịch

và quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an toàn dữ liệu cao

Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh

Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho các chi nhánh Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro

Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế Nhưng hiện nay việc đầu

tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an toàn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý toàn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý

Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin quản lý kinh doanh của công ty

Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý

khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân thiện với người sử dụng

2 Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty

Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở Công ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau:

Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang là một chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia Tổng Công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại(Nước bí, nước yến, kẹo xốp, …) Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (Khánh Hoà, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak)

2.1 Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty

Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ

- Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm (các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản phẩm này cho các chi nhánh của công ty

Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là :

- Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty

- Bộ phận kế toán: Kết toán sổ sách

- Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm

- Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hoá và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình

số lượng hàng hoá trong kho

3 Các quy trình quản lý như sau

a Quy trình quản lý nhập hàng

- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số lượng hàng hoá tồn tối thiểu, số lượng hàng hoá tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách

và số lượng các mặt hàng cần nhập về

BAN GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN KINH DOANH

BỘ PHẬN KẾ TOÁN

BỘ PHẬN KHO

- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt

- Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty

- Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho

- Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn

- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh toán tới

bộ phận kế toán để thanh toán tiền hàng cho tổng công ty

- Cách tính tổng giá trị hàng nhập:

- Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hoá như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng, tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền)

Trong đó:

Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ

Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ

Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ

Tổng giá trị =  số lượng nhập * đơn giá nhập

haptk S

Sltondk

Tgnhaptk Tgtondk

Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ

Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ

b Quy trình quản lý xuất hàng

- Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách hàng, phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại

và ngày nhận hàng Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặt một số tiền nào

- Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt dưới mức tồn tối thiểu

- Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin đấy

đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn giá, ngày hẹn trả tiền

- Cách tính tổng giá trị hàng xuất:

Tổng giá trị =  số lượng xuất * đơn giá xuất

CHI NHÁNH THÀNH PHỐ NHA TRANG

Điện thoại: 834223 Fax: 834225

E-mail:

PHIẾU ĐẶT HÀNG

(Không có giá trị thanh toán)

INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD

NHA TRANG BRANCH

Họ và tên khách hàng: ……… Tel: …………

b Mẫu phiếu nhập kho

- Họ và tên người giao hàng: ………

- Theo ……… số……… ngày ……… tháng…………năm……

Của ………

Nhập tại kho : ………

PHẨM CHẤT VẬT TƯ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ)

chứng từ

Thực nhập

c Mẫu phiếu xuất kho

Đơn vị : ………

Địa chỉ : … ………

PHIẾU XUẤT KHO Ngày … tháng … Năm ……

Số : …………

Nợ:………

Có: … ………

Họ và tên người nhận hàng: ………

Địa chỉ (bộ phận): ………

Lý do xuất kho: ………

Xuất tại kho: ………

STT TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 CỘNG: Tổng số tiền (Viết bằng chữ): ………

Xuất, ngày …… tháng …… năm ……

Phụ trách bộ phận Phụ trách kế toán Người nhận Thủ kho

d Mẫu phiếu đề nghị thanh toán

Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang

II PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN

1 Phân tích

OFFICIAL RECEIPT PHIẾU THU

Date: ……/ …… / ………

CREDIT TÀI KHOẢN GHI CÓ ………

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG KT THANH TOÁN THỦ QUỸ NGƯỜI NỘP

MANAGER CHIEF ACCOUNT ACCOUNTANT CASHIER ACKNOWLEDGET BY

INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD

CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ

NHA TRANG BRANCH

CHI NHÁNH TP.NHA TRANG

MST: 360024563.1.004.1

No

Số …… Mẫu số 3 - TM

Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản

lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hang), Hàng hoá, Kho

a Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp

và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:

- Số tài khoản ngân hàng

Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:

- Số lượng tồn tối thiểu

- Số lượng tồn tối đa

c Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các

thông tin sau:

Phải đảm bảo độ chính xác, an toàn và tin cậy cao

3 Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống

- Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho

Dữ liệu ra:

- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng

- Danh sách chi tiết về các mặt hàng

- Danh sách chi tiết về các kho hàng

- In ra danh sách các đơn đặt hàng

- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng

- In ra các phiếu thanh toán

- Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ và

số lượng hàng tồn ton cuối kỳ

- Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu cầu

In ấn các hoá đơn chứng từ

Chức năng trung tâm:

- Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh toán và tính toán giá trị hàng hoá

- Hệ thống nghiệp vụ: bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra

- Hệ thống quyết định: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc đề xuất các quyết định

- Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc xử lý các thông tin

 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:

- Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngoài hệ thống và những hệ thống con

- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra, kết xuất, truyền đạt thông tin

II TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin hoạt động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuất nhập Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danh mục hàng hoá xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao dịch xuất nhập

1 Các đối tượng yêu cầu quản lý

Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ

thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hàng), Hàng hoá, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất hàng, phiếu

thanh toán

a Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp

và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:

- Số tài khoản ngân hàng

 Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:

+ Số nhà

+ Đường

- Số lượng tồn tối thiểu

- Số lượng tồn tối đa

c Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các

thông tin sau:

f Quản lý phiếu thanh toán:

- Mã phiếu thanh toán

- Ngày thanh toán

 Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hoá

- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp)

- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập

 quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất hàng của Công ty

- Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về hàng hoá, thông tin về kho hàng

- Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng

 Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh

- Thông tin vào: các yêu cầu thống kê

- Thông tin ra: báo cáo thống kê

 Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất hàng hoá

- Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm

- Thông tin ra: các kết quả tìm kiếm

Qua trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng hoá Các chức năng này được chia nhỏ ra và được trình bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, để cho ta hình dung hệ thống một cách chi tiết hơn

III SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG

1 Sơ đồ phân rã tổng thể

2 Sơ đồ chức năng chi tiết

a Chức năng quản lý nhập hàng

Giải thích các chức năng:

- Chọn nhà cung cấp mới: Khi công ty muốn nhập hàng thì trước hết

phải chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác, tiêu chí chọn nhà cung cấp được dựa trên các thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng mà nhà cung cấp đó có khả năng cung ứng

HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG

QUẢN

LÝ XUẤT HÀNG

THỐNG

KÊ VÀ BÁO CÁO

TÌM KIẾM

QUẢN

LÝ NHẬP HÀNG

QUẢN LÝ NHẬP HÀNG

GHI NHẬN NHÀ CUNG CẤP MỚI

LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG

LẬP PHIẾU NHẬP HÀNG

THANH TOÁN

VỀ

CẬP NHẬT DANH MỤC HÀNG

- Ghi nhận nhà cung cấp mới: Khi nhà cung cấp nào đó được chọn làm

đối tác thì sẽ lưu lại các thông tin về nhà cung cấp (Họ tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, …)

- Lập đơn đặt hàng: Khi đã chọn nhà cung cấp nào đó làm đối tác rồi thì

bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà cung cấp đặt mua hàng

- Lập phiếu nhập hàng: Khi đã được nhà cung cấp thoả thuận cung ứng

hàng hoá thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng và nhận hàng về công ty

- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi khi nhập hàng về thì tiến hành cập nhật

lại danh mục hàng như là Tên mặt hàng (nếu là mặt hàng mới), số lượng,

…

- Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh các hoá đơn chứng từ với

lượng hàng nhận về xem đã đủ số lượng, đúng mặt hàng như yêu cầu hay chưa

- Thanh toán: Sau khi khớp với đơn hàng về xong mà không sai sót gì thì

bắt đầu lập phiếu thanh toán, tiến hành việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp

b Chức năng quản lý xuất hàng

LẬP PHIẾU XUẤT HÀNG

CẬP NHẬT DANH MỤC HÀNG

THANH TOÁN

GIẢI QUYẾT XUẤT HÀNG

Giải thích các chức năng:

- Ghi nhận khách hàng mới: Khi có khách hàng mới đặt mua hàng thì sẽ

lưu lại một số thông tin về khách hàng mới đó (như là Họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, …)

- Giải quyết đơn đặt hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng

thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành giải quyết đơn đặt hàng, nếu đủ điều kiện thì chấp nhận bán hàng, ngược lại thì hẹn lại với khách hàng hặc từ chối bán hàng

- Lập phiếu xuất hàng: Dựa vào các đơn đặt hàng đã được giải quyết, bộ

phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất hàng

- Giải quyết xuất hàng: Lập các hoá đơn chứng từ xuất hàng, tiến hành

xuất hàng cho khách mua hàng

- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi lần xuất hàng thì phải tiến hành cập

nhật lại danh mục hàng

- Thanh toán: Sau khi giải quyết xuất hàng thì bắt đầu lập phiếu thanh

toán, tiến hành thu tiền bán hàng

c Chức năng thống kê và báo cáo

Giải thích các chức năng:

- Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hoá nhập về theo tháng

hoặc theo yêu cầu của ban quản lý

- Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hoá xuất bán theo tháng

hoặc theo yêu cầu của ban quản lý

- Thống kê hàng tồn: Thống kê lượng hàng hoá còn tồn trong kho theo

tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý

d Chức năng tìm kiếm

Giải thích các cức năng:

TÌM KIẾM

TÌM KIẾM PHIẾU NHẬP HÀNG

TÌM KIẾM PHIẾU THU

TÌM KIẾM PHIẾU CHI

TÌM KIẾM PHIẾU XUẤT HÀNG

THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO

THỐNG

KÊ HÀNG NHẬP

THỐNG

KÊ HÀNG XUẤT

THỐNG

KÊ HÀNG TỒN

THỐNG

KÊ NHẬP XUẤT CHI TIẾT

- Tìm kiếm phiếu nhập hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu nhập hàng khi

nhà cung cấp yêu cầu

- Tìm kiếm phiếu xuất hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu xuất hàng khi

- Sự diễn tả là ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà

bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”

- Chỉ rỏ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả

- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng

 Phân mức:

Dùng biểu đồ phân cấp chức năng ta có các mức như sau:

- Mức khung cảnh: có một chức năng với các luồng vào ra

- Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chức năng con

- Mức dưới đỉnh: giải thích mỗi chức năng tương tứng của mức đỉnh

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

NHÀ CUNG CẤP

KHÁCH HÀNG

Hoạt động giao dịch xuất nhập hàng

Thông tin về hàng Đơn đặt hàng

Hoá đơn

Từ chối

Phiếu trả tiền Hàng hoá Thông boá hoá đơn sai Y/C tìm kiếm ĐĐH/ PTT

Thống kê Báo cáo

Thông tin về hàng Đơn đặt hàng

Từ chối

Hoá đơn

Phiếu trả tiền Y/C tìm kiếm ĐĐH/ PTT

Yêu cầu thống kê

BAN QUẢN

LÝ

Quản lý xuất hàng

Thông tin về hàng Đơn đặt hàng

Hoá đơn

Từ chối

Phiếu trả tiền Thông báo HĐ sai Thông boá HĐ sai

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

a Chức năng quản lý nhập hàng

Ghi nhận NCC mới

Chọn

NCC

Lập đơn đặt hàng

Thông báo hoá đơn sai

Đơn ĐH được giải quyết

Yêu cầu thống kê

Yêu cầu

Yêu cầu

Yêu cầu thống kê

Tìm kiếm phiếu TT

V MÔ HÌNH THỰC THỂ

1 Một số khai niệm về mô hình thực thể

 Khái niệm: Là mô hình dữ liệu logic được xây dựng trên các khái niệm logic như: Thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ

 Thực thể: Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng hay một

sự kiện đáng quan tâm trong thực tế, kể cả thông tin mà nó lưu giữ là có ích cho hệ thống

 Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng bản chất được biểu diễn

 Thuộc tính: Sau khi xác định được kiểu thực thể và thực thể thì ta xét đến những thông tin nào cần thiết phải được lưu giữ cho mỗi thực thể, đó chính

là các thuộc tính Các thuộc tính đặc trưng của thực thể thường được biểu diễn bằng các trường hoặc cột trong bảng

 Quy tắc xác định các thuộc tính của thực thể:

- Từ tri thức của chính bản thân về thực thể công việc chung trong lĩnh vực mình đang nghiên cứu mà đưa ra các thuộc tính trong mỗi thục thể

- Liên kết Nhiều – Nhiều:

Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểu thực thể B

Một thực thể thuộc kiểu thực thể B liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểu thực thể A

 Các quy tắc chuẩn hoá:

- Quy tắc chuẩn hoá 1: Bảng không được chứa những thuộc tính xuất hiện nhiều lần

- Quy tắc chuẩn hoá 2: Mọi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá

- Quy tắc chuẩn hoá thứ 3: Mỗi thuộc tính chỉ phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá mà không phụ thuộc hàm vào bất cứ thuộc tính nào khác trong bảng

Trên đây là sơ lược lý thuyết về việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin Từ sự phân tích đầu vào và đầu ra của hệ thống, từ các biểu đồ luồng dữ liệu, ta sẽ thấy rõ về cơ sở dữ liệu của hệ thống

2 Xác định các thực thể của hệ thống và các thuộc tính của chúng

Với bài toán quản lý giao dịch xuất nhập hàng, hệ thống gồm có các thực thể và thuộc tính như sau (sau khi đã chuẩn hoá):

 Khách hàng <KHACHHANG> (Dùng cho cả nhà cung cấp và khách mua

hàng):

- Mã KH