V ật Tư Thủ Kho Ph Kế ả Toỏn Cụng Ni Thu ( Billing) ợ
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CễNG TY TNHH CễNG NGHỆ VIỆT THÀNH
NHÁNH CễNG TY TNHH CễNG NGHỆ VIỆT THÀNH 3.1. MỤC ĐÍCH VÀ NGUYấN TẮC HOÀN THIỆN
3.1.1, Mục đớch
Cựng với xu thế toàn cầu húa nền kinh tế thế giới. Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, đa dạng về loại hỡnh và đa dạng về phương thức huy động vốn.Tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong cỏc doanh nghiệp là một cụng cụ quan trọng, hữu hiệu giỳp cho cỏc nhà quản lý nắm được thực trạng tài chớnh, quản lý vốn, tài sản , nắm được cơ hội nhằm hoạch định kế hoạch phỏt triển cho tương lai của doanh nghiệp[9].
Để doanh nghiệp ngày càng phỏt triển và đứng vững trờn thị trường thỡ mỗi doanh nghiệp phải cú những biện phỏp cụ thể để hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại đơn vị mỡnh vỡ cỏc thụng tin kế toỏn được coi như là một trong những thụng tin quan trọng nú ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu quả, khả năng mang lại thành cụng cho cỏc quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường tại nước ta hiện nay, cỏc thụng tin kế toỏn cũn là thụng tin hết sức cần thiết và quan trọng đối với cỏc nhà quản lý, điều hành, kiểm soỏt và ra quyết định kinh tế, đồng thời cung cấp cỏc thụng tin quan trọng cho Nhà nước để điều hành vĩ mụ nền kinh tế. Vỡ vậy muốn cỏc thụng tin kế toỏn nhanh chúng, chớnh xỏc, kịp thời và phải cú độ tin cậy cao thỡ đũi hỏi doanh nghiệp phải luụn quan tõm và cú những biện phỏp kịp thời để tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty ngày càng hoàn thiện hơn.
3.1.2, Nguyờn tắc hoàn thiện [10]
- Tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại doanh nghiệp phải đỳng theo quy định của chếđộ kế toỏn ỏp dụng cho cỏc doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh ban hành và cỏc văn bản hướng dẫn chếđộ kế toỏn Nhà nước hiện hành .
- Tổ chức cụng tỏc kế toỏn ở doanh nghiệp phải phự hợp với đặc điểm hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, phự hợp với quy mụ, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đú nhằm phục vụ tốt yờu cầu quản lý trong doanh nghiệp.
- Tổ chức cụng tỏc kế toỏn phự hợp với trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ của cỏn bộ làm cụng tỏc kế toỏn, trỡnh độ trang thiết bị, cụng nghệ và kỹ thuật tớnh toỏn xử lý thụng tin của doanh nghiệp.
- Tổ chức cụng tỏc kế toỏn phải đảm bảo nguyờn tắc khỏch quan, tài liệu thụng tin kế toỏn phải đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời, cú những bằng chứng tin cậy, cỏc chứng từ ghi sổ kế toỏn phải hợp phỏp, hợp lệ.
- Tổ chức cụng tỏc kế toỏn phải đảm bảo nguyờn tắc tiết kiệm, thiết thực và cú hiệu quả.
3.2. HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CễNG TY TNHH CễNG NGHỆ VIỆT THÀNH CễNG TY TNHH CễNG NGHỆ VIỆT THÀNH
Chi nhỏnh cụng ty Việt Thành là chi nhỏnh hạch toỏn phụ thuộc của cụng ty Việt Thành nhưng việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại chi nhỏnh tương đối rất tốt như là một cụng ty hạch toỏn độc lập nhưng lại rất phự hợp với quy định và đảm bảo cung cấp được cỏc số liệu để bỏo cỏo hợp nhất với cụng ty.
Nhỡn chung tổ chức cụng tỏc kế toỏn của chi nhỏnh được tổ chức và hoạt động rất hiệu quả, hoàn thành tốt vai trũ và nhiệm vụ của mỡnh trong việc thu thập, xử lý, ghi chộp, kiểm tra, phõn tớch và cung cấp đầy đủ chớnh xỏc cỏc thụng tin kinh tế, tài chớnh cho ban lónh đạo và cỏc cơ quan quản lý chức năng. Bờn cạnh đú cũng cũn một số tồn tại trong việc tổ chức vận dụng tại chi nhỏnh cũn chưa được linh hoạt nờn trong thời gian được tiếp xỳc thực tế tại chi nhỏnh em xin cú một số đề xuất để gúp phần hoàn thiện như sau:
3.2.1, Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toỏn
Thu nhận thụng tin về cỏc nghiệp vụ kinh tế - tài chớnh phỏt sinh, phản ỏnh trong cỏc chứng từ kế toỏn là cụng việc khởi đầu của quy trỡnh kế toỏn, cú ý nghĩa quyết định đến tớnh khỏch quan, trung thực của số liệu kế toỏn và bỏo cỏo kế toỏn vỡ chứng từ kế toỏn là căn cứđể ghi chộp, hệ thống hoỏ thụng tin kế toỏn. Chứng từ kế toỏn cũn là căn cứ khụng thể thiếu để phục vụ cho cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt hoạt động kinh tế - tài chớnh ở cỏc đơn vị.[10]
- Chứng từở chi nhỏnh nhưđó trỡnh bày ở trờn cũn một số tồn tại: Cỏc biờn bản giao nhận tài sản cốđịnh làm chứng từ khi đầu tư xõy dựng cơ bản hoàn thành để ghi tăng tài sản cố định cũn thiếu vỡ vậy cỏc chứng từ này, kế toỏn tổng hợp phụ trỏch
theo dừi tài sản cố định phải yờu cầu bộ phận cú liờn quan là bộ phận kỹ thuật hoàn thành và bổ sung vào hồ sơ tài sản cố định theo đỳng quy định về chứng từ tài sản cố định.
Cỏc lần khỏc khi cụng trỡnh xõy dựng cơ bản hoàn thành thỡ bộ phận kỹ thuật phải hoàn chỉnh hồ sơ chuyển cho hội đồng đỏnh giỏ, kiểm tra, sau đú kế toỏn tổng hợp theo dừi tài sản cố định phải cú trỏch nhiệm kiểm tra kỹ cỏc chứng từ, hồ sơ tài sản cố định đú xem cú thiếu chứng từ gỡ khụng, nếu khụng đầy đủ phải bỏo ngay cho bộ phận cú liờn quan để hoàn thành, trường hợp đặc biệt thỡ kế toỏn tổng hợp phải bỏo cho kế toỏn trưởng để cú hướng giải quyết cho từng trường hợp. Như vậy nếu hồ sơ đầy đủ hoàn thành kế toỏn tổng hợp mới căn cứ vào hồ sơđú để ghi tăng tài sản cốđịnh thỡ sẽ đảm bảo cho cỏc chứng từđược đầy đủ và khụng bị thiếu sút.
- Một số chứng từ là húa đơn bỏn hàng ở chi nhỏnh bị ký sút: Cỏc húa đơn bỏn hàng mà hàng thỏng in với số lượng nhiều nờn giải quyết xuất theo hàng ngày và xong đến đõu kiểm tra ký ngay đến đú, phõn chia cụng việc xuất húa đơn cho phự hợp, kịp thời, bờn cạnh đú, trong phần mềm nờn cài đặt sẵn tờn người xuất húa đơn trước khi in để giảm bớt được khõu ghi tờn, như vậy cuối thỏng sẽ khụng phải ngồi ký, ghi tờn trờn húa đơn, trỏnh trường hợp bị ký sút xảy ra.
- Cỏc húa đơn mua hàng đặc biệt là vật tư, hàng húa mà cụng ty mua cho chi nhỏnh, thỡ phải yờu cầu người trực tiếp mua hàng hay người kiểm tra vật tư, hàng húa đối chiếu giữa húa đơn với hợp đồng về số lượng, giỏ mua và số lượng thực nhận, sau đú chuyển qua cho kế toỏn để làm căn cứ thanh toỏn cho nhà cung cấp. Trường hợp nếu đặt hàng qua điện thoại thỡ yờu cầu nhà cung cấp phải đúng mộc dấu mua hàng qua điện thoại vào mục người mua hàng. Như vậy sẽ khụng cũn trường hợp thiếu chữ ký này.
- Cỏc húa đơn bỏn hàng đặc biệt là húa đơn phớ bảo trỡ được cỏc kế toỏn cụng nợ lập sau khi xỏc nhận cụng nợ hoàn thành rồi in, nờn thường qua mấy ngày của thỏng sau mới hoàn thành và chuyển cho kế toỏn tổng hợp để kiểm tra làm bỏo cỏo thuế nờn thường cụng việc dồn vào cuối thỏng và qua những ngày đầu thỏng sau. Trong trường hợp này nếu bộ phận kế toỏn giải quyết tốt việc xuất húa đơn theo hàng ngày và chuyển chứng từ ngay cho kế toỏn tổng hợp thỡ đến ngày cuối thỏng sẽ hoàn thành xong cụng việc và cũng xuất xong húa đơn, cuối thỏng cụng việc sẽ khụng bị tồn đọng
và cú thời gian kiểm tra kỹ bỏo cỏo thuế, cỏc bỏo cỏo khỏc hạn chế được rất nhiều sai xút xảy ra.
- Một số chứng từ thanh toỏn nội bộ tại chi nhỏnh vẫn cũn thiếu nờn chưa thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu giữa kế toỏn chi nhỏnh và kế toỏn cụng ty. Chi nhỏnh là đơn vị hạch toỏn phụ thuộc với cụng ty nờn cỏc chứng từ phỏt sinh tại chi nhỏnh phải chuyển về cho cụng ty để bỏo cỏo hợp nhất. Tuy nhiờn để thuận tiện khi chi cục thuế Biờn Hũa, kiểm tra, quyết toỏn thuế GTGT… nờn cỏc chứng từ phỏt sinh ở chi nhỏnh vẫn được tổ chức lưu trữ ngay tại chi nhỏnh. Do đú đểđảm bảo cho việc cung cấp, đối chiếu cỏc thụng tin số liệu giữa kế toỏn chi nhỏnh và kế toỏn cụng ty, cỏc chứng từ nội bộ phải cú đầy đủđể cho việc đối chiếu, kiểm tra một cỏch nhanh chúng. Trường hợp chứng từ gốc phải lưu ở cụng ty thỡ khi chuyển cho chi nhỏnh chỉ cần bản photo cú dấu sao y và ký xỏc nhận của Giỏm Đốc hoặc kế toỏn trưởng cụng ty. Một số chứng từ cũn thiếu, bộ phận kế toỏn chi nhỏnh cần phối hợp với kế toỏn cụng ty để bổ sung đầy đủ.
Hiện nay theo thụng tư số 129 /2008/TT- BTC ngày 26 thỏng 12 năm 2008. Quy định điều kiện khấu trừ thuế giỏ trị gia tăng đầu vào: “Cú chứng từ thanh toỏn qua ngõn hàng đối với hàng húa, dịch vụ mua vào, trừ trường hợp tổng giỏ trị hàng hoỏ, dịch vụ mua vào từng lần theo húa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giỏ đó cú thuế GTGT”. Do đú việc cụng ty thanh toỏn thay cho chi nhỏnh thỡ chứng từ thanh toỏn đú nếu thanh toỏn qua ngõn hàng phải cú ủy nhiệm chi hay giấy bỏo cú của ngõn hàng. Sau khi thanh toỏn cụng ty phải chuyển cho chi nhỏnh bản pho to chứng từ đú để chứng minh cho húa đơn mua hàng đó được thanh toỏn để chi nhỏnh làm căn cứđược khấu trừ thuế, cấn trừ cụng nợ của khỏch hàng. Nếu cụng ty thanh toỏn bằng tiền mặt thỡ chứng từ chuyển cho chi nhỏnh là bản pho to phiếu chi tiền mặt. Để trỏnh việc cũn thiếu 1 số chứng từ thanh toỏn thỡ việc đối chiếu số liệu giữa kế toỏn cụng ty và kế toỏn chi nhỏnh nờn kiểm tra kỹ hơn, thiếu chứng từ gỡ bổ sung ngay sau đú.
- Trường hợp cỏc húa đơn của cụng ty Điện Lực Biờn Hũa cung cấp cho chi nhỏnh đều ghi địa chỉ nơi đặt đồng hồ điện nờn khụng đỳng quy định về húa đơn chứng từ theo quy định. Trong trường hợp này chi nhỏnh nờn trực tiếp đề nghị cụng ty Điện Lực Biờn Hũa khi xuất húa đơn phải xuất đỳng địa chỉ của chi nhỏnh và ghi chỳ nội dung trờn húa đơn là tiền điện của địa chỉ nào. Trường hợp cụng ty Điện Lực khụng thể ghi chỳ được địa chỉ trờn húa đơn đú thỡ chi nhỏnh làm cụng văn gửi lờn cục thuế, chi cục thuế nờu rừ lý do và xin được ghi địa chỉ nơi đặt đồng hồ điện để thuận
tiện cho việc kiểm tra của chi nhỏnh và của cụng ty Điện Lực biờn Hũa. Sự chấp thuận của cục thuế, chi cục thuế là căn cứđể húa đơn đú được hợp lệ và thuận lợi cho việc quyết toỏn với cơ quan thuế sau này.
Việc thanh toỏn bằng ủy nhiệm thu nờn cụng việc kiểm tra chứng từ của kế toỏn thường là sau khi thanh toỏn xong, nếu cú sai xút xảy ra thường khụng được phỏt hiện ngay. Để hạn chếđược sai sút này chi nhỏnh phải xõy dựng cỏc định mức sử dụng điện và liờn hệ với ngõn hàng của mỡnh, đề nghị ngõn hàng hỗ trợ kiểm tra kỹ cỏc húa đơn chuyển tới nếu thấy cú sai sút về nội dung hay đinh mức tiền phải chi, ngõn hàng phải bỏo ngay cho chi nhỏnh để khụng thanh toỏn húa đơn đú. Hoặc đinh kỳ chi nhỏnh và cụng ty Điện Lực phải đối chiếu cỏc khoản phỏt sinh, căn cứ vào số phỏt sinh đú, nếu thấy bất thường chi nhỏnh phải đề nghị cụng ty Điện Lực kiểm tra lại trước khi phỏt hành ủy nhiệm thu chuyển cho ngõn hàng .
3.2.2, Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại cụng ty
Tài khoản kế toỏn và hệ thống tài khoản kế toỏn là cụng cụ để thu thập những thụng tin cần thiết từ cỏc số liệu trờn chứng từ kế toỏn và xử lý chỳng để cung cấp những thụng tin kế toỏn theo nhu cầu của người sử dụng. Ở Chi nhỏnh cụng ty Việt Thành đó ỏp dụng đỳng quy định về hệ thống tài khoản tuy nhiờn tài khoản cụng nợ phải trả chi nhỏnh chưa mở chi tiết cho từng khỏch hàng do đú sẽ rất khú khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu với nhà cung cấp.
Mặt khỏc theo nguyờn tắc trọng yếu, một thụng tin trọng yếu phải được trỡnh bày trờn bỏo cỏo tài chớnh khi thiếu thụng tin đú sẽ ảnh hưởng trọng yếu đến bỏo cỏo tài chớnh và ảnh hưởng đến việc ra quyết định của người đọc. Theo đú chi nhỏnh nờn mở chi tiết tài khoản cụng nợ phải trả để từ chi tiết đú chỳng ta cú thể theo dừi được hạn mức cụng nợ và tuổi nợ chi tiết của từng khỏch hàng, việc chi tiết sẽ giỳp cho việc phõn tớch được rừ ràng và hiệu quả , biết được mỡnh đang cũn nợ của nhà cung cấp nào để cú kế hoạch thanh toỏn cho phự hợp. Vỡ vậy chi nhỏnh nờn mở tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho tài khoản 331 : Phải trả nhà cung cấp như sau :
SỐ HIỆU TÀI KHOẢN Số Số
TT C1 ấp C2 ấp Cấp 3 TấN TÀI KHOẢN GHI CHÚ
1 2 3 4 5 6