Mục tiêu tổng quát Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị... Những nguyên nhân nào gây ra những hạn chế Phạm vi nghi
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát
Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị.
Mục tiêu cụ thể
Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về công tác kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp thương mại
Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị Đánh giá thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị.
Câu hỏi nghiên cứu
Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị được thực hiện như thế nào? Ưu điểm và hạn chế của công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị như thế nào? Những nguyên nhân nào gây ra những hạn chế đó?
Những giải pháp nào góp phần hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty?
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập số liệu: tác giả đã sử dụng các phương pháp thu thập số liệu như: Phương pháp phỏng vấn, phương pháp quan sát và phương pháp nghiên cứu tài liệu, sau đó mô tả lại sơ đồ tổ chức của công ty, bộ máy kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho
Phương pháp xử lý số liệu: Sau khi thu thập được các dữ liệu cần thiết phục vụ cho việc nghiên cứu, tác giả đã tiến hành tổng hợp và xử lý thông tin; so sánh; phân tích và đánh giá, từ đó đưa ra các nhận xét về kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị.
Nội dung nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, kết cấu khóa luận bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Chương 2: Công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị
Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị
Nội dung tóm lược các chương:
Chương 1: Trình bày cơ sở lý luận về công tác kế toán hàng tồn kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và chuẩn mực kế toán số 02 bao gồm các lý thuyết cơ bản, khái niệm, đặc điểm, phân loại hàng tồn kho và nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho Ngoài ra, chương này còn giới thiệu các phương pháp tính giá hàng tồn kho và các vấn đề liên quan đến kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, và kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dựa trên nội dung nghiên cứu ở chương 1, tác giả tiếp tục trình bày công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị ở chương 2
Chương 2: Trình bày về công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị, bao gồm giới thiệu tổng quan về công ty, quá trình hình thành và phát triển, đặc điểm tổ chức, kế toán, ngành nghề kinh doanh và chính sách về chế độ kế toán Tác giả cũng đã nêu lên thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty Kết quả nghiên cứu của chương 2 là cơ sở quan trọng để phân tích ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân, từ đó tiếp tục nghiên cứu và đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty trong chương 3
Chương 3: Dựa trên kết quả nghiên cứu của chương 2, chương 3 phân tích sâu về công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị, bao gồm việc xác định ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán hàng tồn kho Dựa trên các nghiệp vụ và khảo sát thực tế, tác giả đã đưa ra các quan điểm và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình kế toán hàng tồn kho Mục tiêu là giúp doanh nghiệp tham khảo và cải thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
Đóng góp của đề tài
Qua quan sát và thu thập số liệu trong giai đoạn 2021-2023, khóa luận phản ánh thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị Từ đó, chỉ ra những điểm mạnh và yếu trong công tác kế toán hàng tồn kho của công ty Trên cơ sở ưu điểm và nhược điểm, khóa luận đề xuất một số giải pháp chính, từ đó giúp Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị nhận thức đúng đắn về việc hoàn thiện kế toán hàng tồn kho.
Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu
Trần Đình Anh Thư (2022) nghiên cứu về "Kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH dịch vụ và xuất nhập khẩu Trường Thịnh Phát", bài nghiên cứu này có ưu điểm là đã tổng quan rõ cơ sở khái niệm, luật kế toán, và chế độ hàng tồn kho được quy định trong thông tư của Bộ tài chính để nghiên cứu và phân tích thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho Dựa trên kết quả nghiên cứu, tác giả đã nêu ra những ưu điểm trong công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty như cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời cho ban giảm đốc, giảm khối lượng công việc cho kế toán nhờ áp dụng phần mềm Smart Pro, quy trình nhập kho - xuất kho rõ ràng và cụ thể Bên cạnh đó, tác giả cũng đưa ra những nhược điểm như: tình trạng kiêm nhiệm giữa vị trí kế toán tổng hợp và thủ quỹ, quá trình giao nhận chứng từ còn rủi ro chưa được kiểm soát chặt chẽ, không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, các chức năng trên phần mềm không có sự phân quyền, chi phí phần mềm cao Từ những nhược điểm trên, tác giả đã đề xuất những giải pháp hữu ích nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán tại Công ty TNHH dịch vụ và xuất nhập khẩu Trường Thịnh Phát
Kiều Quyền Trân (2023) nghiên cứu về "Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH xây dựng sản xuất thương mại và dịch vụ Tài Phát" nghiên cứu này có ưu điểm là đã hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về công tác kế toán hàng tồn tại đơn vị Đồng thời, tác giả cũng đã thực hiện khảo sát và đánh giá thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH xây dựng sản xuất thương mại và dịch vụ Tài Phát, từ những nghiên cứu và phân tích trên, nghiên cứu đã chỉ ra một số giải pháp nhằm phục vụ cho yêu cầu của công tác quản lý, đưa ra các giải pháp cụ thể dựa trên các yêu cầu, nguyên tác hoàn thiện, phù hợp với đặc điểm hoạt động và phương hướng phát triển của công ty
Phan Thị Như Quỳnh (2023) nghiên cứu về "Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ LH Việt Nam" có ưu điểm là tác giả đã làm rõ những cơ sở lý luận về hàng tồn kho, đánh giá thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty Tác giả nhận thấy công ty còn tồn tại một số vấn đề như thiếu nhân sự, việc sử dụng phần mềm kế toán chưa hiệu quả, quy trình kế toán còn nhiều thiếu sót, phương pháp tính giá xuất kho chưa phù hợp, chưa được tính toán để nhập một cách cân đối gây ứ đọng tồn kho, không thực hiện kiểm kê định kỳ và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Từ đó, tác giả đã đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty
Các nghiên cứu khoa học đã đưa ra các cơ sở lý thuyết và thực trạng về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp để cải thiện về kế toán hàng tồn kho Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, chưa có nghiên cứu nào về kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị
Vì vậy, đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị” được chọn với mục tiêu tìm hiểu, nghiên cứu và hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả hơn.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
Khái niệm hàng tồn kho
Theo điều 3 VAS 02: “Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ”
Theo điều 23 thông tư 200/2014/TT-BTC: “Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm: Hàng mua đang đi trên đường; Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ; Sản phẩm dở dang; Thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi bán; Hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp”.
Đặc điểm và phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau:
Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, do đó chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho là khác nhau
Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hoá thành những tài sản ngán hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm,
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hàng tồn kho được phân loại như sau:
“Hàng mua đang đi trên đường: là các loại hàng hóa, vật tư (nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hóa) mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng vẫn đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho
Nguyên liệu, vật liệu: là những vật thể còn thô sơ, chưa qua quá trình xử lý, chế tác dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
Công cụ, dụng cụ: Công cụ dụng cụ sẽ là những tư liệu lao động không thỏa mãn tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với Tài sản cố định Công cụ, dụng cụ có thể tham gia vào nhiều khâu trong chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng không liên tục Nó vẫn được sử dụng cho tới khi hỏng không sử dụng được nữa
Sản phẩm dở dang: là các sản phẩm mà doanh nghiệp vẫn chưa kết thúc giai đoạn sản xuất cuối cùng để trở thành thành phẩm
Kế toán hàng tồn kho
Kế toán hàng tồn kho có nhiệm vụ quan trọng như sau:
Theo dõi hàng tồn kho: Giám sát số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, kiểm tra lịch trình nhập – xuất hàng hóa
Hạch toán và báo cáo: Ghi chép việc xuất nhập hàng hóa, làm báo cáo hàng tồn kho, xuất nhập tồn
Xác định giá trị hàng tồn kho: Đánh giá vốn chưa được thu hồi và lãi sẽ nhận được nếu bán được sản phẩm
Phân loại và quản lý hàng tồn kho: Đặt mã hàng hoá để quản lý
Kế toán hàng tồn kho hỗ trợ doanh nghiệp duy trì thông tin về hàng tồn kho và đưa ra quyết định kinh doanh
1.2.1.1 Phương pháp tính giá nhập kho hàng tồn kho
Giá cả của hàng hóa nhập kho được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc
Tại khoản 1 Điều 29 Thông tư 200/2014/TT-BTC: “Giá gốc hàng hóa mua vào, bao gồm: Giá mua, chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng từ nơi mua về kho doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm, ), thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ) Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa về để bán lại nhưng vì lý do nào đó cần phải gia công, sơ chế, tân trang, phân loại chọn lọc để làm tăng thêm giá trị hoặc khả năng bán của hàng hóa thì trị giá hàng mua gồm cả chi phí gia công, sơ chế.”
Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu mua ngoài, bao gồm: Giá mua ghi trên hóa đơn, các khoản thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)
Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ thì giá trị của nguyên liệu, vật liệu mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT
Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ thì giá trị của nguyên liệu, vật liệu mua vào bao gồm cả thuế GTGT
Công thức tính giá nhập kho hàng mua trong nước:
Giá trị trên hóa đơn GTGT
Các loại thuế, phí không được hoàn lại
+ Chi phí trực tiếp phát sinh trong quá trình mua hàng
Các khoản giảm giá hàng bán
1.2.1.2 Phương pháp tính giá xuất kho hàng tồn kho
Theo điều 23 thông tư 200/2014/TT-BTC: “ Khi xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, doanh nghiệp áp dụng theo một trong các phương pháp sau: a) Phương pháp tính theo giá đích danh: Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng hàng hoá mua vào, từng sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được b) Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ
Giá trị trung bình có thể được tính theo từng kỳ hoặc sau từng lô hàng nhập về, phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp c) Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước thì được xuất trước, và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho
Mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có những ưu, nhược điểm nhất định Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ, năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị công cụ tính toán, phương tiện xử lý thông tin của doanh nghiệp Đồng thời cũng tuỳ thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động của vật tư, hàng hóa ở doanh nghiệp.”
1.2.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Kế toán chi tiết hàng tồn kho là phương pháp hạch toán mà ở kho, thủ kho sẽ theo dõi vật liệu, hàng hóa về mặt số lượng trên Thẻ kho, bộ phận kế toán theo dõi vật liệu và hàng hóa về mặt số lượng và giá trị trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa, thành phẩm
1.2.3.1 Phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này, thủ kho đảm nhận việc theo dõi số lượng hàng tồn kho bằng cách mở thẻ (sổ) kho, trong khi kế toán viên chịu trách nhiệm theo dõi cả số lượng và giá trị của từng mặt hàng tồn kho bằng cách mở sổ kế toán chi tiết
Tại bộ phận kho, thủ kho sử dụng thẻ (sổ) kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng mặt hàng, dựa trên các chứng từ nhập, xuất hàng tồn kho
Tại bộ phận kế toán, kế toán viên sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập và xuất cho từng loại hàng tồn kho Thông tin được ghi chép bao gồm số lượng và giá trị của từng loại hàng, dựa trên các chứng từ nhập và xuất hàng tồn kho
Cuối mỗi tháng, người quản lý kho và nhân viên kế toán hàng tồn kho sẽ tiến hành đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết Sau đó, dựa vào sổ kế toán chi tiết, nhân viên kế toán sẽ soạn thảo Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho để kiểm tra với số liệu trong sổ kế toán tổng hợp
Lợi ích của phương pháp này là sự đơn giản trong việc ghi chép và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu Tuy nhiên, nó cũng mang nhược điểm là sự lặp lại trong việc ghi chép số lượng hàng tồn giữa kho và kế toán, cùng với việc kiểm tra chủ yếu diễn ra vào cuối tháng, làm giảm hiệu quả kiểm tra của bộ phận kế toán
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có số lượng vật tư, hàng hóa hạn chế; số lượng giao dịch nhập-xuất kho không quá lớn và đội ngũ kế toán vẫn đang phát triển kỹ năng chuyên môn
Dưới đây là trình tự kế toán chi tiết hàng tồn kho:
(Nguồn: thông tư 200/2014/TT-BTC)
Hình 1.1: Trình tự kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp mở thẻ song song
1.2.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Trong phương pháp này, người quản lý kho sẽ chịu trách nhiệm mở và cập nhật thẻ kho để theo dõi số lượng từng loại hàng tồn kho Đồng thời, kế toán viên sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển, thay thế cho việc sử dụng sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho Ở bộ phận kho, thủ kho sẽ dùng thẻ kho để ghi chép thông tin hàng ngày, theo một cách tương tự như việc sử dụng thẻ song song Trong khi đó, tại bộ phận kế toán, vào cuối mỗi tháng, nhân viên kế toán sẽ dùng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi lại số lượng và giá trị của từng loại hàng tồn kho theo từng tháng, căn cứ vào Bảng kê nhập- xuất vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Số liệu từ sổ đối chiếu luân chuyển sau đó sẽ được so sánh với thẻ kho về mặt số lượng và với sổ kế toán tổng hợp về mặt giá trị Ưu điểm của phương pháp này là quá trình đối chiếu và kiểm tra trở nên thuận lợi hơn Tuy nhiên, một nhược điểm đáng chú ý là sự trùng lặp trong việc ghi chép số lượng hàng tồn giữa người quản lý kho và nhân viên kế toán Phương pháp này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có số lượng vật tư, hàng hóa ít; các giao dịch nhập-xuất kho không quá phức tạp và không yêu cầu nhân viên kế toán chi tiết hàng tồn kho chuyên biệt
Về trình tự kế toán chi tiết hàng tồn kho:
(Nguồn: thông tư 200/2014/TT-BTC)
Việc ghi nhận hàng tồn kho theo số lượng được thực hiện bởi thủ kho, trong khi việc ghi nhận hàng tồn kho dựa trên giá trị được thực hiện bởi kế toán viên
CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VẬN TẢI HỮU NGHỊ
Giới thiệu về Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị
Tên công ty: Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị Địa chỉ: Số 784/13B, khu phố Tân Long, Phường Tân Đông Hiệp, Thành phố Dĩ An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam
Mã số thuế: 3702514308 Giám đốc công ty: Bà Phạm Thị Hương Loại hình hoạt động: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài Nhà nước Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị:
Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị bắt đầu hoạt động từ ngày 14- 11-2016 và được quản lý bởi Chi cục Thuế Thành phố Dĩ An Công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực bao gồm xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng, hoạt động bán buôn bao gồm máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác, bán buôn vật liệu và thiết bị lắp đặt khác dùng trong xây dựng, cũng như bán lẻ các mặt hàng như đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng tại các cửa hàng chuyên doanh
Trong những năm đầu thành lập, Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị đã phải đối mặt với sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp cùng ngành, cùng với những khó khăn về nhân lực, thị trường và kinh nghiệm Tuy nhiên, Ban lãnh đạo công ty đã huy động tất cả nguồn lực và năng lực của mình, đưa ra các chiến lược kinh doanh, đầu tư đổi mới trang thiết bị và phương tiện vận tải, cải thiện điều kiện lao động cho công nhân, khuyến khích sự sáng tạo của cán bộ nhân viên, mở rộng thị trường và nâng cao chất lượng sản phẩm
Sau những khó khăn ban đầu, nhờ sự cố gắng không ngừng và sự hỗ trợ từ các cơ quan liên quan, Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị đã mở rộng được thị trường và quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó nâng cao doanh thu và cải thiện thu nhập cho người lao động Công ty cũng đã đáp ứng được nhu cầu của thị trường và khách hàng, từng bước khẳng định uy tín và thương hiệu của mình trên thị trường
2.1.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh
Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng: Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị thực hiện việc xây dựng và bảo dưỡng các công trình kỹ thuật dân dụng như cầu, đường, đường hầm, đập, tòa nhà, Công ty có thể cung cấp dịch vụ từ giai đoạn thiết kế đến giai đoạn hoàn thiện công trình
Buôn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy: Công ty cung cấp dịch vụ bán buôn các loại máy móc, thiết bị và phụ tùng máy cần thiết như máy xúc, máy trộn bê tông, … Công ty cũng có thể cung cấp các loại phụ tùng máy cần thiết để bảo dưỡng và sửa chữa các loại máy móc này
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng: Công ty cung cấp dịch vụ bán buôn vật liệu và thiết bị lắp đặt khác dùng trong xây dựng, bao gồm việc cung cấp các loại vật liệu xây dựng như xi măng, thép, gạch, Công ty cũng có thể cung cấp các loại thiết bị lắp đặt cần thiết cho các công trình xây dựng, như ống nước, dây điện,…
Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt trong xây dựng khác: Công ty cung cấp dịch vụ bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt trong xây dựng, bao gồm việc cung cấp các loại đồ ngũ kim như ốc vít, đinh, Công ty cũng có thể cung cấp các loại sơn và kính cần thiết cho các công trình xây dựng
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý công ty
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị
(Nguồn: Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị)
Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban:
Giám đốc: Bà Phạm Thị Hương, với tư cách là Giám đốc, là người chịu trách nhiệm toàn diện cho mọi hoạt động của công ty trước pháp luật và tập thể công ty
Bà có quyền tổ chức bộ máy quản lý mạng lưới kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ của công ty và chịu trách nhiệm về việc tồn tại và phát triển của công ty, cũng như các hoạt động như ký kết hợp đồng thế chấp, vay vốn, tuyển dụng nhân viên, bố trí, sắp xếp lao động
Phòng kế toán, tài chính: có nhiệm vụ lên kế hoạch tài chính, kinh doanh theo tháng, quý, năm Luôn cập nhật và theo dõi sổ phụ ngân hàng, giao dịch ngân hàng không những vậy phòng kế toán còn có nhiệm vụ theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng, mở sổ sách, lưu trữ chứng từ liên quan đến việc giao nhận, chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động như lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu, và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh
Phòng nhân sự: đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng nhân sự để đáp ứng nhu cầu của các phòng ban, đảm bảo rằng công tác đào tạo được thực hiện đúng
Phòng kế toán, tài chính
Phòng nhân sự kế hoạch và số lượng Họ cũng chịu trách nhiệm lập báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự, quản lý tiền lương và các chế độ phúc lợi Ngoài ra, Phòng nhân sự còn quản lý cơ sở vật chất, không để thất thoát tài sản công ty, và đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn
Phòng kinh doanh: Là bộ phận đóng vai trò tư vấn chiến lược cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến việc bán các sản phẩm công ty cung cấp ra thị trường; đồng thời tư vấn về việc mở rộng thị trường; thiết lập mối quan hệ tích cực với khách hàng
2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu
(Nguồn: Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị)
Chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí:
Quản lý, giám sát nguồn tài chính của doanh nghiệp
Quản lý nhân viên kế toán
Phân tích, dự báo nguồn tài chính trong tương lai
Tổ chức công việc dựa trên quy mô hoạt động của doanh nghiệp
Lên kế hoạch và xây dựng chính sách lương cho cá nhân, bộ phận, phòng ban
Kiểm tra, thống kê nguồn tài sản của công ty
Quản lý hình hình sử dụng hàng hóa và nguyên liệu của doanh nghiệp
Kế toán kho Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán lương Thủ quỹ
Theo dõi và ghi chép đầy đủ tình hình mua vào, nhập dự trữ hàng hóa, nguyên vật liệu vào thẻ kho cho từng mặt hàng
Cung cấp đầy đủ số lượng cho đơn vị sản xuất
Kiểm tra, đánh giá được chất lượng hàng hóa, nguyên liệu để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra cho doanh nghiệp
Quản lý hóa đơn, lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng
Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng
Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn
Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị
2.2.1 Nhân sự trong kế toán tại công ty
Trong giai đoạn 2021-2023, công ty đã trải qua những biến động lớn về nhân sự trong bộ phận kế toán, với sự ra đi của một số lượng lớn nhân viên trong hai năm 2021 và 2022, kế toán viên tại các phòng kế toán đã giảm mạnh đi kèm với đó, khối lượng công việc của mỗi kế toán viên hoạt động tại công ty ngày càng tăng
(Nguồn: Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị)
Hình 2.5: Bảng và biểu đồ lý do nghỉ việc của nhân sự phòng kế toán tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị năm 2021-2023
(Nguồn: Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị)
Phân tích lý do nghỉ việc: Theo biểu đồ biến động nhân sự năm 2021-2023 tổng cộng có 8 nhân viên đã nghỉ việc vì nhiều lý do khác nhau
Thứ nhất, 4 nhân viên đã nghỉ việc do không phù hợp với công việc hoặc vi phạm kỷ luật của công ty Công ty có thể cần xem xét lại quy trình tuyển dụng và đào tạo để đảm bảo rằng nhân viên mới hiểu rõ về yêu cầu công việc và quy định của
Hình 2.4: Biểu đồ biến động nhân sự phòng kế toán tại Công ty TNHH Xây
Dựng Vận Tải Hữu Nghị năm 2021-2023 công ty Ngoài ra, việc này cũng cho thấy rằng công ty đang thực thi nghiêm túc các quy định và kỷ luật, đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và tuân thủ
Thứ hai, có 1 nhân viên tự ý nghỉ việc vì công việc không phù hợp Điều này có thể cho thấy rằng nhân viên có thể không hiểu rõ về công việc khi họ bắt đầu, hoặc công việc có thể đã thay đổi theo thời gian mà nhân viên không thích nghi được Công ty có thể cần xem xét việc cung cấp thêm hỗ trợ cho nhân viên trong quá trình làm việc, cũng như cải thiện quy trình tuyển dụng để đảm bảo rằng nhân viên mới hiểu rõ về công việc
Thứ ba, 2 nhân viên nghỉ việc do thai sản Điều này là bình thường và không thể tránh khỏi, nhưng công ty có thể cần xem xét việc cung cấp các chính sách hỗ trợ cho nhân viên mang thai, như chế độ nghỉ dưỡng, để giúp họ quay trở lại công việc sau khi sinh nhanh chóng
Thứ tư, có 1 nhân viên nghỉ việc vì các lý do khác Điều này cho thấy rằng có những yếu tố không thể dự đoán được có thể ảnh hưởng đến nhân sự của công ty
Công ty có thể cần xem xét việc tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và hỗ trợ để giúp nhân viên đối mặt với những thách thức cá nhân hoặc chuyển đổi sự nghiệp
Việc phân tích sự biến động nhân sự giúp công ty hiểu rõ hơn về nguyên nhân dẫn đến việc nhân viên nghỉ việc, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để cải thiện tình hình nhân sự trong tương lai Công ty cần tiếp tục theo dõi và đánh giá tình hình nhân sự để đảm bảo rằng họ có đủ nhân lực để đáp ứng nhu cầu kinh doanh
2.2.2 Quy trình kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị
Quy trình nhập kho hàng hóa:
Bước 1: Phòng kinh doanh dựa vào tình hình kinh doanh thực tế để lập kế hoạch mua hàng, sau đó trình lên giám đốc để phê duyệt Kế hoạch này cũng đi kèm với danh sách báo giá từ các đối tác và nhà cung cấp Nếu được phê duyệt, phòng kinh doanh sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để thực hiện yêu cầu mua hàng
Bước 2: Khi hàng hóa và hóa đơn GTGT đã về tới kho, thủ kho sẽ so sánh số lượng hàng hóa với hóa đơn từ nhà cung cấp, sau đó tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa Nếu tất cả đều khớp và đảm bảo chất lượng, thủ kho sẽ chuyển toàn bộ chứng từ mua hàng và phiếu yêu cầu nhập kho cho kế toán kho
Bước 3: Sau khi nhận các chứng từ và phiếu yêu cầu nhập kho từ thủ kho, kế toán kho tiến hành nhập dữ liệu mua hàng lên phần mềm kế toán Fast Sau đó, kế toán kho gửi phiếu nhập kho cho thủ kho, thủ kho tiến hành việc nhập kho hàng hóa và cập nhật vào thẻ kho Cuối tháng, thủ kho sẽ đối chiếu số liệu ở thẻ kho với số liệu trên sổ chi tiết hàng hóa với kế toán
Quy trình xuất bán hàng hóa:
Bước 1 Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên kinh doanh tiến hành kiểm tra lại thông tin đơn đặt hàng sau đó chuyển đến bộ phận kho
Bước 2: Thủ kho thực hiện kiểm đếm số lượng, chủng loại còn tồn trong kho và xem xét chấp nhận đơn đặt hàng Trường hợp không đủ số lượng hàng hóa theo yêu cầu mua hàng của khách, bộ phận kho gửi thông tin số lượng, mặt hàng cần mua đến Phòng kinh doanh Nếu đáp ứng được yêu cầu mua hàng, bộ phận kho gửi yêu cầu xuất kho đến Phòng kế toán
Bước 3: Kế toán kho tiếp nhận yêu cầu xuất kho từ Thủ kho tiến hành lập Hóa đơn GTGT kiêm Phiếu xuất kho chuyển tới bộ phận kho Đồng thời xử lý hình thức thanh toán của khách hàng, nếu chấp nhận bán chịu thì kế toán sẽ ghi sổ công nợ và lưu lại để theo dõi công nợ
Bước 4: Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và xuất kho hàng hóa cho khách hàng, đồng thời ghi nhận giá trị xuất bán vào Thẻ kho Sau đó chuyển lại Phiếu xuất kho và toàn bộ chứng từ cho Phòng kế toán Kế toán kho nhận lại Phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan, sau đó tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Fast
Quy trình xuất nguyên vật liệu:
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VẬN TẢI HỮU NGHỊ
Đánh giá về công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị
Để đánh giá một cách công bằng và khách quan, tác giả đã và thực hiện khảo sát dựa trên các câu hỏi trong phiếu khảo sát được phát cho từng nhân viên của phòng kế toán với các nhân viên kế toán tại bộ phận kế toán của Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị, từ đó tiến hành dự đoán các tình hình thực tế của công tác kế toán của Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị
Thời gian khảo sát: Tháng 12 năm 2023 Đối tượng khảo sát: 6 nhân viên phòng kế toán
Phương pháp khảo sát: Gửi 1 phiếu khảo sát theo thang đo 5 mức độ Likert các câu hỏi khảo sát với mức độ 1 là “Hoàn toàn không đồng ý” đến mức độ 5 là
Nội dung khảo sát: Gồm 1 phiếu khảo sát (Phụ lục 13) chủ đề xoay quanh về kinh nghiệm làm việc và trình độ học vấn của đối tượng khảo sát và các vấn đề thường gặp và ý kiến đánh giá của nhân viên về công tác kế toán tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị
Bảng 3.1: Kết quả khảo sát phần thông tin chung
Số câu trả lời Đại học
1 Trình độ học vấn của anh chị 4 2
2 Kinh nghiệm làm việc trong ngành kế toán của Anh/Chị
3 Số năm làm việc tại Công ty
Dựng Vận Tải Hữu Nghị của Anh/Chị
Bảng 3.2: Kết quả khảo sát phần nội dung
Số câu trả lời Hoàn toàn không đồng ý
1 Phần mềm kế toán Fast Accounting giúp làm giảm khối lượng công việc của Anh/Chị
2 Phần mềm kế toán (Fast Accounting) thường xuyên được công ty cập nhật lên phiên bản mới nhất
3 Các tài khoản mà công ty sử dụng luôn được công ty cập nhật theo thông tư của Bộ Tài Chính
4 Các chứng từ dùng để hạch toán mà công ty sử dụng tuân theo các biểu mẫu của Bộ Tài chính ban hành
5 Hệ thống sổ sách của công ty phù hợp với đặc điểm và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty
6 Anh/ Chị hài lòng với khối lượng công việc hiện tại 2 1 2 1
7 Công ty thực hiện chuyển đổi hết các hóa đơn, chứng từ sử dụng qua dạng hóa đơn điện tử phần mềm Fast Accounting thay cho hóa đơn giấy
8 Công ty có sổ giao nhận chứng từ khi luẩn chuyển 4 2
9 Anh/Chị đề xuất bổ sung nhân sự cho phòng kế toán để giúp xử lý các nghiệp vụ nhanh chóng hơn cũng như giảm bớt khối lượng công việc
Dựa trên kết quả khảo sát nhân viên kế toán của Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị, có thể rút ra các nhận xét chung sau: Đội ngũ kế toán viên tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị là đội ngũ có trình độ cao (tốt nghiệp tại các trường đại học, cao đẳng), có kinh nghiệm lâu năm cũng như chuyên môn cao, xong khối lượng công việc không được phân chia đồng đều, không phù hợp với trách nhiệm của một số nhân viên có thể tạo ra áp lực và ảnh hưởng đến tính chính xác
Ngoài ra, mặc dù công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting giúp giảm khối lượng công việc của các kế toán viên, nhưng việc không thường xuyên cập nhật đã gây chậm trễ tiến độ của các kế toán viên tại công ty Việc xem xét lại quy trình công việc, tối ưu hóa phần mềm kế toán và cung cấp đào tạo thích hợp có thể giúp nâng cao hiệu suất và giảm thiểu sai sót trong tương lai
Thứ nhất, kế toán có trình độ cao và kinh nghiệm lâu năm
Tất cả nhân sự phòng kế toán của Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị đều là những người tốt nghiệp từ các trường đại học và cao đẳng (66,67% nhân sự phòng kế toán tốt nghiệp tại các trường đại học chuyên ngành kế toán, 33,3% nhân sự phòng kế toán tốt nghiệp tại các trường cao đẳng chuyên ngành kế toán) điều này được thể hiện qua kết quả khảo sát về công tác kế toán tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị (xem bảng 3.1) Phòng kế toán sở hữu đội ngũ kế toán viên có kinh nghiệm lâu năm, có nhân sự có từ 7 đến 10 năm kinh nghiệm (xem bảng 3.1) từ đó thấy được chuyên môn của nhân sự phòng kế toán cao, giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh, đồng thời chịu được áp lực công việc Hơn nữa, nhóm kế toán không ngừng nâng cao kiến thức và cập nhật các quy định mới từ Bộ Tài chính và luật thuế để áp dụng kịp thời vào công việc
Thứ hai, tài khoản công ty sử dụng được áp dụng theo thông tư của nhà nước
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 200/TT-BTC và luôn cập nhật các thay đổi trong chế độ kế toán, bao gồm chuẩn mực mới và các quy định của Nhà nước
Thứ ba, chứng từ sử dụng tại công ty được thực hiện theo mẫu Bộ Tài chính ban hành
Hệ thống chứng từ sử dụng trong kế toán của công ty thực hiện theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành bao gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho và các chứng từ khác Các số liệu của hoạt động nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép đầy đủ, chính xác, tạo điều kiện so sánh, kiểm tra thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán
Chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng loại, hợp đồng giúp kế toán viên dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu thông tin
Thứ tư, hệ thống sổ sách phù hợp với đặc điểm và quy mô kinh doanh của công ty
Công ty đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ, phù hợp với đặc điểm và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty Hình thức này giúp giảm thiểu công việc ghi chép, tạo thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính và rút ngắn thời gian quyết toán Ngoài hệ thống sổ tổng hợp theo quy định của Bộ Tài chính, công ty còn thiết lập hệ thống sổ chi tiết để theo dõi, lập các bảng biểu theo yêu cầu quản lý, giúp việc theo dõi, tìm kiếm và cung cấp thông tin trở nên dễ dàng và kịp thời hơn
Thứ năm, phần mềm kế toán mà công ty sử dụng là phần mềm phổ biến cũng như tiện lợi cho công việc của các kế toán viên
Công ty đã sử dụng Fast Accounting, một phần mềm thống nhất để hạch toán việc tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh Kế toán sẽ nhập liệu từ các chứng từ cần thiết vào từng phân hệ của phần mềm kế toán, sau đó máy tính sẽ tự động tạo ra Sổ Chi Tiết và Sổ Cái cho từng tài khoản Hệ thống phần mềm cũng sẽ tự động phát hiện và báo lỗi cho các hóa đơn bị nhập thiếu hoặc sai, giúp kế toán viên có thể sửa sai kịp thời Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm, các số sách của công ty được thể hiện một cách đầy đủ và chính xác, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán viên
Thứ sáu, thuế GTGT được công ty giám sát và thực hiện một cách hiệu quả
Công ty đã hoàn thành việc thiết lập hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến thuế GTGT, bao gồm: Hóa đơn GTGT, các tờ khai thuế theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 của Bộ Tài chính, Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra, và Tờ khai thuế GTGT Công tác giám sát và nộp thuế của công ty được thực hiện một cách hiệu quả, không phát sinh các khoản phạt làm tổn thất cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước
3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân
Thứ nhất, về khối lượng công việc của các kế toán viên tại công ty còn chưa được phân bố đồng đều
Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị còn đơn giản, số lượng nhân viên kế toán tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị hạn chế, một nhân viên thường phải đảm nhiệm nhiều hơn một vai trò Điều này khiến cho kế toán viên bị đa nhiệm,quá tải công việc dễ gây ra sai sót vì phải thực hiện nhiều nghiệp vụ, đồng thời có thể xảy ra gian lận số liệu trong quá trình thực hiện và hạch toán nghiệp vụ Từ kết quả khảo sát về công tác kế toán tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị (xem bảng 3.1) có 16,7% nhân sự hoàn toàn đồng ý, 33,3% nhân sự đồng ý, 16,7% nhân sự không đồng ý và 33,3% nhân sự hoàn toàn không đồng ý về việc hài lòng với khối lượng công việc hiện tại cho thấy kế toán viên có khối lượng công việc bị quá tải còn do việc phân chia công việc giữa các kế toán viên không đồng đều Ví dụ, ngày 06/12/2022, Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị xuất hóa đơn GTGT số 13 để bán hàng, nhưng do sai sót trong quá trình xuất hóa đơn, kế toán kho đã xuất sai hóa đơn của Công ty TNHH Young City, khiến công ty nhận phản hồi không tốt từ khách hàng, sau đó kế toán kho đã lập hóa đơn GTGT số 15 để cập nhật lại hóa đơn cho khách hàng (xem phụ lục 14 và phụ lục 15) Điều này không những gây mất thời gian cho cả 2 đơn vị mà còn khiến uy tín của công ty bị giảm xuống
Thứ hai, phần mềm kế toán của công ty không được cập nhật thường xuyên
Công ty hiện tại vẫn đang sử dụng phiên bản 2008 của phần mềm Fast Accounting để làm việc, do đó, đôi khi vẫn có thể gặp phải các lỗi kỹ thuật trong quá trình sử dụng, đặc biệt là khi dữ liệu cho các nghiệp vụ quá nhiều, làm chậm tiến độ công việc, việc hạch toán và cập nhật thông tin lên sổ hay báo cáo tài chính cũng sẽ mất nhiều thời gian, dẫn đến các sai sót không thể tránh khỏi
Thứ ba, giao nhận chứng từ giữa các phòng ban, bộ phận chưa được kiểm soát chặt chẽ
Quá trình chuyển tiếp giữa các bộ phận như phòng kinh doanh, phòng kế toán và kho hàng với các chứng từ không được thực hiện một cách định kỳ, dẫn đến việc một số chứng từ không được gửi đến phòng kế toán hoặc thậm chí bị bỏ qua Điều này tạo ra khó khăn cho kế toán trong việc thu thập đầy đủ các chứng từ theo quy định để theo dõi và kiểm tra Đôi khi, kế toán phải mất vài ngày để thu thập đầy đủ các chứng từ Ngoài ra, việc chuyển tiếp chứng từ giữa các bộ phận và phòng ban khác không có biên bản bàn giao, dễ dẫn đến việc mất mát chứng từ Khi chứng từ bị mất, không rõ ai phải chịu trách nhiệm để giải quyết, dẫn đến việc nhân viên thiếu trách nhiệm và lơ là trong việc quản lý chứng từ Quy trình này còn tồn tại rủi ro chưa được kiểm soát chặt chẽ Nguyên nhân có thể do chưa có văn bản nào được ban hành để quy định cụ thể về quy trình giao nhận chứng từ, cũng như biên bản giao nhận chứng từ từ các bộ phận khác cho phòng kế toán Nhân viên ở các bộ phận khác chưa nhận biết được giá trị quan trọng của việc quản lý chứng từ.
Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị
3.2.1 Mục đích, yêu cầu, phạm vi hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị
Nền kinh tế của nước ta đang ngày càng phát triển, để phù hợp với xu hướng hội nhập ngày nay, Nhà nước đã ban hành các chính sách, tiêu chuẩn và hướng dẫn cụ thể cho từng lĩnh vực kinh doanh cụ thể Kế toán doanh nghiệp nói chung và kế toán hàng tồn kho nói riêng là những công cụ hỗ trợ quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn tìm kiếm cách hoàn thiện và nâng cao hiệu suất Công việc kế toán thay đổi thường xuyên và liên tục qua từng giai đoạn kinh doanh của công ty và việc thay đổi các chính sách hiện hành theo chính sách mới nhất của Nhà nước Do đó, đây là yêu cầu bắt buộc và là tiền đề cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp
Tổ chức công tác kế toán được thiết lập phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, loại hàng kinh doanh của doanh nghiệp và phương thức quản lý doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp sẽ tự chọn cho mình một hình thức kế toán, phương pháp kế toán phù hợp nhất đối với công ty Doanh nghiệp cần phải linh hoạt trong cách áp dụng chứ không nên rập khuôn chỉ áp dụng một phương pháp kế toán không phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp Tuy nhiên, việc linh động thay đổi phương pháp cũng phải tuân thủ theo những quy định của pháp luật mà Nhà nước ban hành và luôn đáp ứng đủ các yêu cầu như nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ và chính xác Việc các thông tin kế toán đáp ứng đủ những yêu cầu cần thiết sẽ xây dựng được uy tín để ngân hàng, các chủ đầu tư, các doanh nghiệp có ý định góp vốn,… vì thế thông tin kế toán rất quan trọng vì nó được xem là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh thị trường ngày nay
3.2.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị
Giải pháp 1: Tuyển thêm nhân sự phòng kế toán và tạo môi trường làm việc cũng như chính sách ưu đãi cho nhân viên Để thực hiện giải pháp này, công ty nên mở rộng đội ngũ nhân viên, tuyển thêm nhiều kế toán viên có kinh nghiệm để công việc sản xuất và kinh doanh diễn ra một cách trơn tru hơn, đồng thời đáp ứng được nhu cầu của một lượng lớn khách hàng trong tương lai Công ty cũng nên tạo ra môi trường thuận lợi và chính sách ưu đãi cho những nhân tài, những người có trình độ cao và những cá nhân hoặc tập thể có sáng kiến đề xuất cho hoạt động kinh doanh của công ty Việc tạo điều kiện và khuyến khích cho cán bộ công nhân viên chức học hỏi, trau dồi thêm kiến thức là rất quan trọng để nâng cao lực lượng lao động có trình độ tri thức cao tại công ty Ngoài ra, việc nâng cao kỹ năng cho nhân viên cũng rất quan trọng, giúp công ty duy trì và phát triển không ngừng Công ty nên tổ chức các khóa học hoặc các buổi giao lưu, trao đổi để nhân viên có thể học hỏi kinh nghiệm từ nhau Bên cạnh những đó, công ty cũng nên tổ chức các hoạt động giải trí, vui chơi hoặc du lịch định kỳ để nhân viên có thể thư giãn sau những khoảng thời gian làm việc căng thẳng, đồng thời tạo điều kiện để mọi người hiểu và gắn bó với nhau hơn
Giải pháp 2: Thực hiện nâng cấp phần mềm Fast Accounting Để thực hiện giải pháp này, ban quản lý công ty nên chú trọng cập nhật các công cụ kế toán của các kế toán viên ngoài ra do Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị chủ yếu lưu trữ thông tin kế toán trên máy tính, nhưng để phòng ngừa các rủi ro không mong muốn, công ty nên thực hiện việc sao lưu và lưu trữ dự phòng để tránh mất dữ liệu, ngăn chặn việc làm chậm tiến độ công việc
(Nguồn: Phần mềm Fast Accounting 11)
Giải pháp 3: Lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển giữa các phòng ban, bộ phận và chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử Để thực hiện giải pháp này, công ty có thể áp dụng 2 cách đó là lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển và chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử Đầu tiên về cách thức lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển:
Mỗi khi chứng từ được luân chuyển giữa các phòng ban, bên nhận chứng từ phải ký vào sổ giao nhận chứng từ
Kế toán trưởng nên đưa ra bộ quy tắc chung để các nhân viên thực hiện nhất quán, hiệu quả và dễ dàng khi có nhu cầu
Giám đốc cần ban hành một quy định cụ thể về việc giao nhận chứng từ và yêu cầu các nhân viên tuân thủ
Trong trường hợp mất chứng từ, cần xác định rõ trách nhiệm và áp dụng
Hình 3.1: Phần mềm kế toán phiên bản Fast Accounting 11 biện pháp xử lý
Tiếp theo về cách thức chuyển sang hóa đơn điện tử:
Các công ty nên lập một địa chỉ email riêng cho phòng kế toán
Khi phát sinh giao dịch, hóa đơn mua hàng phải được nhà cung cấp gửi về địa chỉ email này
Hằng ngày, kế toán nội bộ sẽ kiểm tra email và lưu giữ những hóa đơn này vào máy
Trong Chương 3, bài khóa luận đã chỉ ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị, khóa luận đã phân tích sâu về những ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị, dựa trên các nghiệp vụ và khảo sát thực tế Dù doanh nghiệp có những ưu điểm nổi bật giúp tăng công tác kế toán, song song đó, vẫn tồn tại những hạn chế cần được khắc phục để doanh nghiệp phát triển hơn Từ đó, khóa luận đã đưa ra các quan điểm và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình kế toán hàng tồn kho của Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị Các nhận xét và giải pháp đều mang tính khách quan và tương đối, dựa trên kiến thức và hiểu biết của tác giả, nhằm mục đích giúp doanh nghiệp tham khảo và hy vọng giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Qua thực tế tìm hiểu công tác kế toán hàng tồn kho ở Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị cho thấy kế toán hàng tồn kho còn một số vấn đề tồn tại làm ảnh hưởng đến chất lượng quản lý hàng tồn kho, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, bài khóa luận đã đi sâu nghiên cứu những vấn đề cơ bản sau:
Khóa luận đã trình bày và làm rõ cơ sở lý luận cơ bản về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp theo quy định của Chuẩn mực kế toán
Bài khóa luận đã tìm hiểu và đánh giá thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị Ngoài ra, bài khóa luận đã đưa ra những ưu điểm của Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị đã làm được cũng như làm rõ những tồn tại và nguyên nhân của tồn tại trong kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp
Bài khóa luận đã đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị phù hợp với hoat động của doanh nghiệp hiện tại và định hướng trong tương lai
Mặc dù đã cố gắng, song do sự hạn chế về thời gian, kinh nghiệm, bài khóa luận không tránh khỏi thiếu sót Tác giả rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô để bài khóa luận được hoàn thiện hơn
Xin chân thành cảm ơn hội đồng đã đọc và đóng góp ý kiến!
1 Cách tính giá trị nhập kho hàng hóa, NVL, CCDC | KTHN (2016, Tháng Mười 28) Đào Tạo Kế Toán https://daotaoketoanhn.edu.vn/tinh-gia-tri-nhap-kho-hang- hoa-3874/
2 Kiều Quyền Trân (2023) Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty
TNHH xây dựng sản xuất thương mại và dịch vụ Tài Phát Trường Đại học Tây Đô
3 Phan Thị Như Quỳnh (2023) Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ LH Việt Nam Trường Đại học Ngân Hàng TP
4 Tài liệu lưu hành nội bộ các dữ liệu kế toán của Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị; ngày truy cập từ 28/08/2023 đến 30/12/2023
5 Thông tư 48/2019/TT-BTC hướng dẫn trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mới nhất THƯ VIỆN PHÁP LUẬT https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Ke-toan-Kiem-toan/Thong-tu-48-2019-TT- BTC-huong-dan-trich-lap-va-xu-ly-cac-khoan-du-phong-giam-gia-hang-ton-kho- 346536.aspx
6 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp mới nhất
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh- nghiep/Thong-tu-200-2014-TT-BTC-huong-dan-Che-do-ke-toan-Doanh-nghiep- 263599.aspx
7 Trần Đình Anh Thư (2022) Kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH dịch vụ và xuất nhập khẩu Trường Thịnh Phát Trường Đại học Ngân Hàng TP Hồ Chí Minh
8 VAS 02—Hàng tồn kho Kreston Vietnam Truy vấn 8 Tháng Tư 2024, từ https://docs.kreston.vn/vbpl/ke-toan/chuan-muc-ke-toan/vas-02/
