ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP - QUẢN LÝ CHO CÔNG TY BÁN LINH KIỆN MÁY TÍNH doc

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CHO CÔNG TY BÁN LINH KIỆN MÁY TÍNH I.BẢN ĐẶC TẢ PHẦN MỀM 1.Hiện trạng Ngày nay,đi cùng với sự phát triển của nền kinh tế,công nghệ thông tin ngày một phổ biến rộng rãi ở khắp mọi nơi trên thế giới.Đây là một lĩnh vực không thể thiếu trong đời sống cũng như nghiên cứu khoa học. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào đời sống không chỉ giúp cho công việc được thực hiện dễ dàng hơn mà còn giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian để phục vụ cho những công việc khác. Đối với giới kinh doanh nói chung thì công nghệ thông tin là một phần rất quan trọng trong nhu cầu công việc của họ.Bởi vì họ áp dụng công nghệ này để tìm kiếm đối tác cũng như quản bá đến mọi đối tác về tâm tư, nguyện vọng để đáp ứng nhu cầu cho khách hàng của mình mà có lẻ chỉ có công nghệ thông tin_một phương tiện truyền thông quần chúng rộng rãi mới có thể làm được điều đó.Còn đối với các công ty kinh doanh,để việc buôn bán,quản lí,cũng như truyền tải thông tin đến khách hàng đạt được những kết quả như mong muốn, điều này không chỉ đòi hỏi nhu cầu về nhân viên mà điều rất quan trọng là phải biết ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho các cửa hàng.Đây là nhu cầu thiết yếu của sự ra đời của những phầm mềm quả lí một phương tiện nối kết hiệu quả trong việc mua bán giữa các công ty và khách hang. 2.Đặc tả -Phần mềm phải có khả năng quản lí nhân viên.Nhân viên được chia làm nhiều bộ phận khác nhau(nhân viên kỹ thuật,nhân viên hành chánh,nhân viên bán hàng….) -Mỗi nhân viên của công ty thuộc một phòng ban nào đó.Mỗi phòng ban có duy nhất một trưởng phòng quản lí. -Phần mềm có khả quản lí khách hàng,lưu lại thông tin,cũng như số tiền mà khách hàng đã mua từ công ty để có chế độ ưu đãi đặc biệt đối với các khách hàng quen thuộc.Sau khi mua sản phẩm,khách hàng có thể chọn phương thức thanh toán phù hợp với điều kiện của mình,việc này sẽ giup khách hàng tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. -Có khả năng quản lý việc nhập sản phẩm từ nhà cung cấp và thanh toán hóa đơn hợp đồng của công ty. -Khi nhập hàng cũng như bán hàng.Nhân viên có thể sử dụng phần mềm để lập phiếu đặt hàng,phiếu nhập,hóa đơn…các phiếu này được lưu vào cơ sở dữ liệu mà ta có thể try vấn khi cần thiết. -Giá bán của sản phẩm thay đổi thường xuyên theo giá cả của thị trường, do đó nhân viên quản lý phải cập nhật giá bán thường xuyên cho sản phẩm mỗi khi giá cả trên thị trường thay đổi. -Phần mền phải có chức năng tìm kiếm sản phẩm theo các thuôc tính của sản phẩm. Để phục vụ nhân viên bán hàng một cách thuận tiện và nhanh chóng khi khách hàng đến mua hàng đưa ra những yêu cầu cụ thểvề sản phẩm. -Nếu trong cửa hàng mà không có những sản phẩm mà khách hàng yêu cầu, thì khách có thể đặt hàng những sản phẩm yêu cầu, và nhân viên bán hàng sẽ lập phiếu đặt hàng để ghi chú các thông tin sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. -Phần mền có khả năng quản lý các hóa đơn, chứng từ của công ty. -Ngoài các chứng năng trên, phần mền phải có các chức năng báo cáo rõ về các mặt kinh doanh của công ty. Như báo cáo báo cáo tình trạng doanh thu của cả công ty… theo từng thời gian cụ thể. Để từ đó chủ công ty đề ra những phương hướng kinh doanh cụ thể, đúng đắn nhất trong tương lai. -Phần mềm được thiết kế hoàn toàn bằng tiếng Việt giúp cho việc sử dụng đơn giản hơn. -Có phím tắc,có chức năng sao lưu dữ liệu,tương thích với nhiều hệ điều hành khác nhau. 3. Các yêu cầu của hệ thống 3.1 Ban Dịch vụ thị trường - Chuẩn hóa bộ mã hợp đồng - Chuẩn hóa bộ mã vật tư - Tạo hợp đồng - Theo dõi kho - Theo dõi vật tư 3.2 Phòng tài chính kế toán - Lâp phiếu nhập kho - Lập phiếu xuât kho - Thanh toán hợp đồng,thanh toán phiếu nhập - Báo cáo 3.3 Bộ phận kho - In thẻ kho - Theo dõi vật tư - Báo cáo - Cập nhật thông tin số lượng nhập/xuât trong kho 3.4 Ban quản trị công ty - Theo dõi doanh thu - Xem tất cả các báo cáo - Theo dõi dược hợp đồng 4. Chuẩn hóa bộ mã dùng trong chương trinh Nhằm định ra 1 tiêu chuẩn thống nhất về cách sinh ra mã trong chương trình 4.1. Mã hợp đồng Định ra một tiêu chuẩn về cách sinh ra mã hợp đồng. Chỉ có nhân viên ban DVTT mới có quyền tạo mã hợp đồng này Mã hợp đồng là duy nhất trong hệ thống và khi đã tạo ra thì không được sửa đổi Cấu tạo mã hợp đồng: XXXXXXXXX/XX Mã hợp đồng gồm 12 ký tự trong đó: - Hai ký tự đầu XX ngày ký hợp đồng - Hai ký tự kế tiếp XX tháng ký hợp đồng - Hai ký tự tiếp theo XX là 2 số cuối của năm ký hợp đồng - Ba ký tự tiếp theo XXX là mã số nhà cung cấp - Các ký tự còn lại /XX: 2 ký tự dầu sau dấu / là số thứ tự hợp đồng Khi có 1 phần bị thay đổi thì số thứ tự sẽ trở lại 01 4.2 Mã sản phẩm Mã do ban DVTT quản lý. Mã là duy nhất trong hệ thống Mã vẫt tư gồm có 8 ký tự TTNNNNUS - Trong đó TT là loại sản phẩm - NNNN là ký hiệu số - U là đơn vị tính - S là tình trạng thiết bị(Mới,Hư) Mặc định khi chương trình sinh ra mã sẽ là sản phẩm mới. 4.3 Mã phụ lục hợp đồng Bao gồm mã hợp đồng cộng thêm thứ tự phụ lục hợp đồng( 15 ký tự) XXXXXXXXX/XX/XX Với 2 ký tự XX cuối cùng là thứ tự phụ lục hợp đồng 4.4 Mã đơn vị tính có 1 ký tự VD: cái = > C 4.5 Mã loại vật tư có 3 ký tự vd RAM,MNT 4.6 Mã phiếu nhập: XXXXXXXXXX chươhg trình sinh mã cho phép sửa X: cong việc nhập kho (N) XX: tháng nhập kho XX: năm nhập kho XXXX: số thứ tự nhập kho (số thứ tự sẽ trở về 0001 khi có 1 trong 3 thành phần trên thay đổi) 4.7 Mã phiếu nhập: XXXXXXXXXX chươhg trình sinh mã cho phép sửa X: cong việc xuất kho (X) XX: tháng xuất kho XX: năm nhập kho XXXX: số thứ tự nhập kho (số thứ tự sẽ trở về 0001 khi có 1 trong 3 thành phần trên thay đổi) 4.8 Mã phiếu đặt hang XXXXXXXX XX: ngày đặt hang XX: tháng đặt hang XXXX: số thứ tự 5. Chức năng backup - lưu trữ dữ liệu – tra cứu dài hạn Phải đảm bảo tính tối ưu: đảm bảo về thời gian và dung lượng lưu trữ Restore dễ hàng 6. Yêu cầu về bảo mật Chỉ được thực hiện những quyền mà nhà quản trị cho phếp Mọi thao tác phải được ghi nhận Phải lưu tên người đăng nhập,thời gian,…khi người sd dăng nhập vào hệ thống 7. Quản trị người sử dụng Quản trị cá nhân: cho phép quản lý chi tiết từng người dùng Quản lý theo nhóm Thêm,bớt,nhóm người sử dụng II. PHÂN TÍCH A.PHÁT HIỆN THỰC THỂ 1.Thực thể:NHANVIEN Mỗi nhân viên được đặc trưng bởi một mã số(MaSoNV),tên(TenNV),có địa chỉ(DiaChi) cụ thể,có số điện thoại(SDT),email lien lạc,năm sinh(NamSinh). 2.Thực thể:PHONGBAN Mỗi phòng ban được phân biệt bằng mã số phòng(MaSoPB),mỗi phòng ban có một tên(TenPB),và mỗi phòng được quản lý bởi một trưởng phòng(TrưởngPhong). 3.Thực thể:SANPHAM Mỗi sản phẩm được đặc trưng bởi một mã số(MaSoSP),và mỗi sản phẩm có một tên(TenSP),sản phẩm được tính theo một đơn vị(DonViTinh),mỗi sản phẩm phải có ngày nhập cụ thể(NgayNhap). 4.Thực thể: DONVITINH Mỗi đơn vị tính được đặc trưng bởi một mã số(MaSoDVT) và một tên(TenDVT). 5.Thực thể:HANGSANXUAT Mỗi hãng sản xuất được đặc trưng bằng một mã số(MaSoHSX),một tên duy nhất(TenHSX). 6.Thực thể:NUOCSANXUAT Mỗi nước sản xuất được đặc trưng bởi một mã số(MaSoNSX),một tên duy nhất(TenNSX). 7.Thực thể:GIASANPHAM Mỗi sản phẩm có một mã số(MaSoGSP),được quy định bởi giá tiền cụ thể(Gia). 8.Thực thể:LOAISANPHAM Mỗi loại sản phẩm có một mã số(MaSoLSP),và có một tên duy nhất(TenLSP). 9.Tực thể:PHIEUBAOHANH Mỗi sản phẩm khi bán đi kèm theo 1 phiếu bảo hành với nội dung mã số phiếu(MaSoPBH),trong phiếu bảo hành có mã số sản phẩm(MaSoSP),có tên sản phẩm(Ten SP),có thời hiệu lực được quy định bởi ngày bắt đầu(NgayBD),và ngày kết thúc(NgayKT). 10.Thực thể:NHACUNGCAP Mỗi nhà cung cấp được phân biệt bởi một mã số(MaSoNCC),nhà cung cấp có một tên riêng(TenNCC). 11.Thực thể :KHO Để dể dàng cho việc quản lý sản phẩm,thì sản phẩm được cho vào các kho riêng biệt,mỗi kho được cấp một mã số(MaSoKho),kho có tên riêng(TenKho). 12.Thực thể:PHIEUXUAT Mỗi phiếu xuất được cấp cho các thuộc tính như sau: mã số phiếu xuất(MaSoPX),User,có ngày xuất(NgayXuat),có tổng tiền của tất cả các sản phẩm(TongTien),và được diển giải cụ thể bằng thuộc tính(DienGiai) 13.Thực thể:HD_PHIEUXUAT Mỗi hóa đơn phiếu xuất được quy định bằng một mã số(MaSoHDPX),có ngày thanh toán cụ thể(NgayThanhToan),trong hóa đơn phải có tỷ giá(TyGia),có số tiền cụ thể(SoTien). 14.Thực thể:PHIEUDATHANG Mỗi phiếu đặt hàng được quy định bởi một mã số(MaSoPDH),kèm theo là mã số khách hàng(MaSoKH),có tên khách hàng(TenKH),khách hàng thuộc đơn vị(DonVi),có ngày tháng cụ thể(NgayThang),có tỷ giá(TyGia),có tổng tiền(TongTien). 15.Thực thể:PHIEUNHAP Nhà cung cấp sẽ trình hóa đơn+bản kê vật tư phòng TCKT sẽ kiểm tra số lượng và lập chứng từ nhập kho Mỗi phiếu nhập có các thuộc tính sau:mã số phiếu nhập(MaSoPN),Mã số hợp đồng(MaSoHD),User,có đơn giá thuế(DonGiaThue),có ngáy nhập cụ thể(NgayThang),có tỷ giá(TyGia),có số tiền thuế(Thue),có tổng tiền(TongTien),và được diển giải cụ thể(DienGiai). 16.Thực thể: KHACHHANG Mỗi khách hàng được quy dịnh bằng một mã số(MaSoKH),bởi một tên cụ thể(TenKH),mỗi khách hàng có một địa chỉ(DiaChiKH),có số điện thoại(SDTKH),có năm sinh(NamSinh),có email liên lạc(emailKH). 17.Thực thể:HOPDONG Trong mỗi hợp đồng phải có mã số(MaSoHD),có tên hợp đồng(TenHD),và được kí bởi nhà cung cấp nào đó nên cầ phải có mã số nhà cung cấp(MaSoNCC),có người kí cụ thể(NguoiKi),có tỷ giá(TyGia),có thuế rõ ràng(Thue),và một diều quan trọng đảm bảo các hợp đồng thực hiện đúng theo kế hoạch là phải có tạm ứng(TamUng). 18.Thực thể:HOADON_HOPDONG Trong hóa đơn hợp đồng bao gồm các thuộc tính:mã số hóa đơn hợp đồng(MaSoHDHD),có ngày thanh toán cụ thể(NgayThanhToan),có tỷ giá(TyGia),có số tiền trong mỗi hóa đơn(SoTien). 19.Thực thể: PHULUC_HOPDONG Mỗi phụ lục hợp đồng được quy định bởi một mã số(MaSOPLHD),trong đó có mã số sản phẩm(MaSoSP),có tên sản phẩm(TenSP),có đơn giá(DonGia),có số lượng các mặt hàng(SoLuong),và phải thanh toán theo một đơn vị tính(DonViTinh),và phải có đơn giá thuế rõ ràng(DonGiaThue). 20. Thực thể KIEUTHANHTOAN [...]... thể PHIEUTHANHTOAN Nhân viên phòng TCKT sẽ cập sẽ tập hập hợp các chứng từ liên quan đến 1 lần thanh toán (1 lần thanh toán liên quan đến 1 hoặc nhiều phiếu nhập) 1 phiếu nhập thì phải có 1 phiếu thanh toán 1 hợp đồng được thanh toán thông qua việc thanh toán các phiếu nhập Sau đó sẽ chọn phần thanh toán để đưa số liệu vào chương trình Xem chi tiết của PHIEUTHANHTOAN trong phần Chi tiết thực thể B.MÔ... Thuộc Tính Diễn Giải Kiểu Số Byte Miền DL GT Loại Ràng buộc DL 1 MaSoHD Mã số hợp đồng C 4 B 2 TenHD Tên hợp đồng C 4 B 3 MaSoNCC Mã số nhà cung cấp C 4 B 4 TyGia S 4 B 5 TamUng S 8 K Tiền tạm ứng PK FK(1) 6 Thue 7 NguoiKy 8 NgayThanhLy 9 NgayKy 10 MaSoPLHD 11 Tiền thuế S 8 B C 20 B N 4 B N 4 B Mã số phụ lục hợp đồng C 4 B FK(2) MaSoHDHD Mã số hóa đơn hợp đồnt C 4 B FK(3) 12 KieuTT Kiểuu thanh toán C... HD_PHIEUXUAT(MaSoHDPX,MaSoPX,NgayThanhToan,TyGia,SoTien) 14.PHIEUDATHANG(MaSoPDH,MaSoKH,TenKH,MaSoNV,NgayThang,TyGia, TongTienPDH,KieuTT) 15.PHIEUNHAP(MaSoPN,MaSoHD,MaSoKho,NgayGhiPN,DienGiai,Thue,Tygia,User, MaSoNV) 16 KHACHHANG(MaSoKH,TenKH,SDTKH,EmailKH,NamSinhKH,DiaChiKH) 17.HOPDONG(MaSoHD,MaSoHDHD,TenHD,MaSoNCC,TyGia,Trigia,TamUng,Thue, NguoiKy,Trigia,NgayKy,NgayThanhLy,KieuTT) 18 HOADON_HOPDONG(MaSoHDHD,MaSoHD,NgayThanhToan,TyGia,SoTien)... 14.Quan hệ: PHIEUDATHANG Tên quan hệ PHIEUDATHANG STT Thuộc Tính Diễn Giải MaSoPDH Số Miền Loại Ràng DL 1 Kiểu Byte GT DL buộc 4 B PK FK Mã số phiếu đặt C hàng 2 MaSoKH Ngày xuất N 4 B 3 TenKH Tên khách hàng C 30 K 4 TyGia 5 TongTien 6 C Tổng số tiền B S 8 B NgayThang Ngày tháng lập N 4 K 7 MaSoNV Mã số nhân viên lập C 4 B 8 KieuTT Kieu thanh toán C 8 B Tổng số byte + Số dòng tối thiểu 0 dòng 54 + Số... 20000*54=1080000 byte FK khóa ngoại tới bảng KHACHHANG 15.Quan hệ: PHIEUNHAP Tên quan hệ PHIEUNHAP STT Thuộc Tính Diễn Giải Kiểu Số Miền Loại DL Byte GT Ràng buộc DL 1 MaSoPN Mã số phiếu nhập C 4 B PK 2 MaSoHD Mã số hợp đồng C 4 B FK(1) 3 NgayThang Ngày lập N 4 B S 8 B tháng phiếu 4 Thue Tiền thuế 5 Tygia S 8 B 6 DienGiai C 12 K 7 MaSoNV Mã số NV lập C 4 B 8 MaSoKho Mã số kho C 4 B 9 User C 12 B Tổng số... K FK(1) Loại DL Ràng Mã số kho 5 STT Thuộc tính Diễn giải Kiểu DL Số Byte MGT buộc 1 MaSoDVT Mã đơn số C 20 B 20 K vị tính 2 TenDVT Tên đơn C vị tính Tổng số Byte 40 PK +Số dòng tối thiểu 0 dòng +Số dòng tối đa 10000 dòng +Số byte tối thiểu 0 byte +Số byte tối đa 10000*40=400000 byte 5.Quan hệ: HANGSANXUAT Tên quan hệ: HANGSANXUAT Ngày: 01/06/2008 STT Thuộc tính Diễn giải Kiểu DL Số Byte MGT Loại DL... (3) khóa ngoại tham chiếu tới bảng HD_PHIEUXUAT 13.Quan hệ: HD_PHIEUXUAT Tên quan hệ HD_PHIEUXUAT STT Thuộc Tính Diễn Giải Kiểu Số Byte Miền DL 1 MaSoHDPX Mã số hóa đon phiếu C GT Loại Ràng buộc DL 4 B PK(1) C 4 B PK(2) xuất 2 MaSoPX Mã số phiếu xuất 3 NgayThanhToan Ngày thanh toán N 4 B 4 Tygia S 4 B 5 SoTien Tri giá phiếu xuất S 8 B 6 MaSoNV Mã số nhân viên lập C 4 B Tổng số byte 28 + Số dòng tối... PHIEUDATHANG_SANPHAM(MaSoPDH,MaSoSP,DonGia,SoLuong) 22 PHIEUXUAT_SANPHAM(MaSoPX,MaSoSP,DGThue,DonGia,SoLuong) 23 THUOC(MaSoHD,MaSoPN) 24.PHIEUTHANHTOAN(MaSoPTT,MaSoPN,MaSoHD,NgayThanhToan,Tygia,SoTien, DienGiai) D.MÔ TẢ CHI TIẾT CHO CÁC QUAN HỆ 1.Quan hệ: NHANVIEN Tên quan hệ HOPDONG STT Thuộc Tính Diễn Giải Kiểu Số Byte Miền DL GT Loại Ràng buộc DL 1 MaSoNV Mã số nhân vien C 4 B 2 TenNV Tên nhân viên C 30 B 3 SDT Số điện thoại C 12 K 4 DiaChi... Ngày: 01/06/2008 STT Thuộc tính Diễn Kiểu DL Số Byte MGT Loai DL Ràng giải 1 MaSoPB Mã buộc số C 20 B C 20 B phòng ban 2 TenPB Tên phòng ban PK 3 TruongPhong Trưởng C 20 Tổng số Byte B 60 phòng +Số dòng tối thiểu 0 dòng +Số dòng tối đa 50000 dòng +Kích thước tối thiểu 0 byte +Kích thước tối đa 5000*60=300000 byte 3.Quan hệ: SANPHAM Tên quan hệ: SANPHAM Ngày :01/06/2008 STT Thuộc tính Diễn giải Kiểu Số... K FK STT Thuộc tính Diễn giải Kiểu DL Số Byte MGT Loại DL Ràng buộc 1 MaSoNSX Mã số C 20 B 20 B nước sản xuất 2 TenNSX Tên C nước sản xuất Tổng số byte +Số dòng tối thiểu 0 dòng +Số dòng tối đa 5000 dòng +Số byte tối thiểu 0 byte +Số byte tối đa 5000*40=200000 byte 7.Quan hệ: GIASANPHAM 40 PK Tên quan hệ: GIASANPHAM Ngày: 01/06/2008 STT MaSoGSP Diễn giải Mã số Kiểu giá Số DL 1 Thuộc tính MGT Loại Ràng . ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CHO CÔNG TY BÁN LINH KIỆN MÁY TÍNH I.BẢN ĐẶC TẢ PHẦN MỀM 1.Hiện trạng Ngày nay,đi cùng với sự phát triển của nền kinh tế ,công nghệ thông tin. - Chuẩn hóa bộ mã hợp đồng - Chuẩn hóa bộ mã vật tư - Tạo hợp đồng - Theo dõi kho - Theo dõi vật tư 3.2 Phòng tài chính kế toán - Lâp phiếu nhập kho - Lập phiếu xuât kho - Thanh. toán hợp đồng,thanh toán phiếu nhập - Báo cáo 3.3 Bộ phận kho - In thẻ kho - Theo dõi vật tư - Báo cáo - Cập nhật thông tin số lượng nhập/xuât trong kho 3.4 Ban quản trị công