Document tailieudaihoc

văn phòng đại diện tài nước ngoài bao gồm các văn phòng đại diện tại các nước tại liên bang nga tại pháp tại bỉ tại italia tại mỹ tại thuỷ điển singapore

Trang 1

Công tác Văn thư, Lưu trữ và Quản trị Văn phòng luôn là một lĩnh vực

chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước nói chung và doanh nghiệp nói riêng Dù ở bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là những công tác không thể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước ta chú trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có hiệu lực Và từ đó, việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ “Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng” cho đội ngũ cán bộ công chức làm công tác văn phòng của các cơ quan, đơn vị cũng được quan tâm đặc biệt

Học đi đôi với thực hành, đó là phương châm không bao giờ thay đổi

Vì vậy, thực tập tốt nghiệp chiếm một vị trí rất quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của các trường đại học nói chung và Trường Khoa học Xã hội và Nhân Văn Hà Nội nói riêng Việc thực tập tốt nghiệp giúp cho học viên tiếp cận được với thực tế, từ đó vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn và cũng là bước giúp cho học viên hoàn thiện vững chắc về nghiệp vụ của mình.

Sau thời gian học tập tại trường, được tiếp nhận những kiến thức phong

phú, bổ ích từ các Thầy, Cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn Trường Khoa học Xã hội và Nhân Văn Hà Nội; được sự giới thiệu của Nhà trường, của Khoa và với sự đồng ý của ban lãnh đạo Công ty Kiểm toán AASC, em đã có điều kiện thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế cũng như thực hành các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ tại Công ty từ ngày 25/9/2012 đến 31/10/2012 Trong thời gian này, tôi luôn bám sát kế hoạch thực tập, tích cực vận dụng những kiến thức đã được học và thực tiễn công việc

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Từ đó có những tác động phù hợp từ góc độ của cán bộ chuyên môn trong việc lập hồ sơ công việc.

- Những đóng góp của Báo cáo sẽ giúp cho Công ty có thể áp dụng để đưa công tác lưu trữ của Công ty vào nề nếp và khoa học.

Được sự hướng dẫn tận tình của các Thầy, Cô giáo trong Khoa và sự giúp đỡ của cán bộ, nhân viên Công ty, bản thân tôi đã hoàn thành các nội dung thực tập mà Trường đã đề ra Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng báo cáo, do sự tiếp thu và nhận thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ các Thầy, Cô Qua đây, tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự tận tình giảng dạy của Thầy, Cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã truyền đạt cho tôi những kiến thức chuyên môn, nâng cao trình độ để thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao./.Hà Nội, ngày 01 tháng 11 năm 2012

Trang 2

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC)

Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán

(AASC) chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) - Bộ Tài chính được thành lập ngày 13/05/1991 theo Quyết định số 164 TC/TCCB của Bộ trưởng Bộ Tài chính AASC là Công ty Kế toán Kiểm toán được thành lập và duy nhất giữ vững truyền thống sinh ra và trưởng thành từ Bộ Tài chính - Việt Nam thực hiện các - Ngày 15/08/2001 - Chủ tịch nước đã có Quyết định số 586 KT/CT tặng thưởng Huân chương lao động Hạng Ba cho AASC.

- Ngày 22/12/2003 - Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số TTg về việc tặng Bằng khen cho Tổng giám đốc công ty.

1369/QĐ Ngày 05/07/2005 1369/QĐ Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 632/QĐ1369/QĐ

632/QĐ-TTg về việc tặng Bằng khen cho 02 tập thể phòng và một số cá nhân của Công ty.

- Ngày 09/07/2005 - Chủ tịch nước đã có Quyết định số

737/2005/QĐ/CTN tặng thưởng Huân chương Lao động Hạng Nhì cho AASC và Huân chương Lao động hạng Ba cho Giám đốc AASC.

- Ngày 25/08/2005 - Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số

860/QĐ-TTg về việc phong tặng danh hiệu: Chiến sỹ thi đua toàn quốc cho một đồng chí phó Giám đốc AASC.

- Ngày 25/10/2006 - Thủ tướng Chính Phủ đã có Quyết định số 1386/QĐ-TTg về việc tặng Bằng khen cho hai cá nhân công ty AASC.- Ngày 09/12/2008 - Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số

1789/QĐ-TTg tặng thưởng Bằng khen cho tập thể phòng Kiểm toán 3 và ba cá nhân.

- Ngày 16/10/2009 - Thủ tướng chính phủ Quyết định tặng thưởng Bằng khen cho một cá nhân công ty AASC.

- Ngày 30/11/2009 - Chủ tịch nước đã có Quyết định số 1911/QĐ-CTN tặng thưởng Huân chương Lao động Hạng ba cho phòng Kiểm toán 2 AASC.- Ngày 13/10/2010 - Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội trao tặng Danh hiệu Doanh nghiệp Tiêu biểu 2010 và tặng thưởng Cúp Thăng Long cho Công ty Kiểm toán AASC

- Ngày 29/10/2010 - Chủ tịch Nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã có quyết định số 1822/QĐ-CTN tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Nhất cho Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm

toán(AASC) và Huân chương Lao động hạng Ba cho Phòng Kiểm toán 5.- Ngày 21/10/2010 - Thủ tướng Chính phủ cũng đã có Quyết định số toán dự án, kiểm toán thông tin tài chính.

Dịch vụ tư vấn tài chính và quản lý: Tư vấn tài chính,kế toán,kiểm toán,

thuế, nguồn nhân lực, ứng dung công nghệ thông tin, tư vấn quản lý, tổ chức lại doanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi doanh nghiệp).

Dịch vụ thẩm định: thẩm định giá tài sản,thẩm định dự toán,tổng hợp dự toán dự án đầu tư xây dựng cơ bản.

Dịch vụ kế toán, đào tạo về tài chính, kế toán, kiểm toán,soát xét báo cáo tài chính.

Sản xuất và kinh doanh phần mềm máy tính, kinh doanh thiết bị công nghệ tin học gắn với phần mềm.

Các dịch vụ khác có liên quan đến tài chính, kế toán, thuế theo quy định của pháp luật.

Hướng dẫn các doanh nghiệp áp dụng đúng các chế độ, thể lệ tài chính kế toán của Nhà nước phù hợp với hoạt động của từng loại doanh nghiệp.

Trang 3

Giúp các doanh nghiệp xây dựng và thực hiện các mô hình tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán.

Giúp các doanh nghiệp về các nghiếp vụ kế toán như mở sổ,ghi sổ kế

toán, lập bảng cân đối kế toán, lập và phân tích báo cáo quyết toán theo quy định Nhà nước.

Làm các dịch vụ chỉ dẫn về pháp luật tài chính kế toán: chỉ dẫn,giải thích cung cấp các văn bản pháp quy về tài chính kế toán,các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ tài chính, kế toán, thống kê…theo yêu cầu của khách hàng.

Làm dịch vụ bồi dưỡng chính sách chế độ nghệp vụ về tài chính kế toán

cho các viên chức trong các doanh nghiệp, giúp các viên chức đó nắm chắc các chính sách chế độ tài chính, làm thành thạo các nghiệp vụ tài chính,kế toán.Cung cấp các thông tin về kinh tế tài chính,các mẫu biểu in sẵn về tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước.

Ngoài những dịch vụ trên công ty kế toán còn được làm các dịch vu khác lương, đào tạo, hành chính quản trị, văn thư, lưu trữ …

+ Nhiệm vụ chính trị:

Xây dựng Công ty trở thành một đơn vị vững mạnh toàn diện về chính trị, nền nếp, kỷ luật; bảo đảm tốt công tác kinh doanh và đời sống vật chất, tinh thần cho CBCNV theo chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Tổng Giám đốc và Bộ Tài chính.1.2.1.3 Cơ cấu và sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Kiểm toán AASC.Ban lãnh đạo Công ty: Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốcBộ máy giúp việc: Các phòng, Ban

- Phòng Tổng hợp- Ban Kiểm soát

- Phòng Kiểm soát chất lượng và Đào tạo- Phòng Kiểm toán 1

- Phòng Kiểm toán 2- Phòng Kiểm toán 3- Phòng Kiểm toán 5- Phòng Kiểm toán 6- Phòng Kiểm toán Dự án

- Phòng Kiểm toán Dịch vụ Đầu tư nước ngoài- Phòng Kiểm toán Xây dựng cơ bản

- Chi nhánh Công ty tại TP Hồ Chí Minh- Văn phòng đại diện tại Quảng Ninh9

Sơ đồ tổ chức bộ máy (xem phụ lục số 01)

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổng hợp.

Thực hiện các công việc đối nội, đối ngoại, hợp tác quốc tế quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan để đảm bảo phục vụ tốt hoạt động của AASC.

Chuẩn bị nội dung, cơ sở vật chất, thời gian địa điểm họp hội nghị tổng

Trang 4

kết, báo cáo theo chuyên đề, quý, năm, các lễ kỷ niệm, tổng kết trong và ngoài công ty Thư ký các cuộc họp giao ban.

Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, chuẩn bị hồ sơ tài liệu trình các cấp, xét quyết định khen thưởng tập thể cá nhân theo quy định.

Xây dựng thương hiệu AASC; giới thiệu quảng bá hình ảnh AASC.Quản lý hồ sơ pháp lý; hồ sơ trụ sở của AASC

Đầu mối theo dõi quan hệ về chuyên môn với VAA, VACPA, VTCA, Bộ Tài chính, Tổng cục thuế, các Bộ, ngành địa phương, các cơ quan có liên quan Thực hiện lập báo cáo và hồ sơ đăng ký tham gia kiểm toán tư vấn với Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam, Cục quản lý giá, Vụ Tài chính Ngân hàng – Bộ Tài chính, Ủy ban chứng khoán nhà nước, Ngân hàng thế giới và theo yêu cầu của các tổ chức, cơ quan khác(nếu có).

Xây dựng, quản lý hồ sơ chào hàng, hồ sơ dự thầu chuẩn và phối hợp với các Phòng, CN, VPĐD làm hồ sơ thầu, chuẩn bị các đề xuất dịch vụ khác theo sự phân công.

Thực hiện công tác phiên dịch, biên dịch; công tác soát xét phát hành báo cáo bằng tiếng anh, theo dõi quan hệ hợp tác của AASC với các tổ chức quốc tế và bên nước ngoài.

Phối hợp với lãnh đạo các Phòng, CN, VPĐD phát triển khách hàng về

kiểm toán, tư vấn các dự án, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; triển khai Hướng dẫn tổ chưc thực hiện, quản lý hồ sơ kiểm toán, hồ sơ tư vấn tài

chính kế toán, tài liệu lưu trữ tại VP công ty, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho CN, VPDD công ty quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ kiểm toán, hồ sơ tư vấn tài chính kế toán.

Theo dõi, vận hành, quản lý việc sử dụng máy móc, thiết bị văn phòng,

điều hòa, điện nước, thang máy, sửa chữa điện nước, thiết bị vệ sinh hư hỏng, đề xuất thanh toán chi phí điện nước, sửa chữa các máy móc, thiết bị văn phòng phục vụ tốt các hoạt động chung của văn phòng AASC.

Công tác vệ sinh trong trụ sở gồm: khu vệ sinh các tầng, cầu thang, phòng làm việc Ban Tổng Giám đốc, các phòng, hội trường, hè đường trụ sở AASC; 12

các phòng nghiệp vụ Theo dõi, nhắc nhở các phòng giữ gìn vệ sinh chung, mua sắm vật tư phục vụ công tác vệ sinh.

5 Về công nghệ thông tin

Xây dựng kế hoạch đầu tư, mua sắm công nghệ thông tin thực hiện các dịch vụ kiểm toán, tư vấn và phục vụ quản lý công ty.

Quản lý, bảo mật hệ thống thiết bị tin học và mạng máy tính của AASC.Kiểm soát, quản lý các phần mềm thực hiện dịch vụ kiểm toán và tư vấnQuản lý và khai thác trang wedsite của AASC; khai thác thông tin trên mạng phục vụ cho hoạt đông của công ty.

Đào tạo và hướng dẫn về lĩnh vực công nghệ thông tin cho cán bộ nhân viên trong AASC.

6 Về Công tác đào tạo bồi dưỡng:

Xây dựng chương trình nội dung đào tạo, tổ chức đào tạo nội bộ, đào tạo cho khách hàng; kiểm tra phân loại kiểm toán viên, kỹ thuật viên, trợ lý kiểm toán AASC;

Cập nhật, phổ biến các chính sách chế độ về quản lý kinh tế Tài chính, Kế toán, Kiểm toán, Thuế của AASC và hướng dẫn cho toàn thể cán bộ, kiểm toán viên, nhân viên AASC;

Bảo vệ an toàn, an ninh cơ quan 24/24 giờ;Bảo vệ tài sản của cơ quan;

Hướng dẫn cán bộ, viên chức AASC thực hiện nội quy cơ quan;

Ghi sổ thường trực theo dõi khách đến làm việc, phát, thu lại thẻ khách và

Trang 5

hướng dẫn khách liên hệ với nhân viên lễ tân;

Bảo vệ xe máy, xe đạp, ô tô của viên chức AASC và khách đến làm việc;Bơm nước, đóng, ngắt điện hàng ngày, sửa chữa điện nước, thiết bị vệ sinh hư hỏng đơn giản;

Trực điện thoại, tiếp nhận thư báo ngoài giờ hành chính;

Phối hợp với dân phòng Phường Tràng Tiền từ 19h đến 22h trong ngày; phối hợp công tác bảo vệ với Công ty CP Chứng khoán Phố Wall;

Bảo vệ là lực lượng nòng cốt PCCC, dân quan tự vệ, phòng chống lụt bão.9 Về công tác Kế toán – tài chính:

Xây dựng đề xuất sửa đổi, bổ sung trình Tổng Giám đốc thông qua Hội đồng thành viên, quy chế tiền lương, quy chế chi tiêu nội bộ, quy định về kế toán quản trị;

Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử

dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quý trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng chi phí của Công ty;

Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài

chính, kỷ luật thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, chi phí của Văn phòng công ty, các chi nhánh, văn phòng 14

đại diện và toàn công ty theo quy định của nhà nước và các quy chế nội bộ của công ty đã ban hành;

Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động kinh doanh,

kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh của Tổng Giám đốc và phục vụ cho công việc thống kế và thông tin kinh tế;

Ban Thường trực Hội đồng thành viên, các quy định, quyết định của Tổng Giám đốc;

Trưởng Phòng Tổng hợp, kế toán trưởng công ty được Tổng Giám đốc ủy quyền ký, đóng dấu các văn bản tài liệu căn cứ chức năng nhiệm vụ theo quy định.

1.3 Ý nghĩa thương hiệu AASC và phương châm phát triển1.3.1 Ý nghĩa thương hiệu AASC:

(AASC) là các chữ cái viết tắt của: Auditing, Accounting,

Service và Company Thương hiệu AASC luôn đi kèm theo logo của Công ty có biểu tượng màu Đỏ, Trắng – trong đó, màu Đỏ là màu của năng lực và sức mạnh; màu trắng đại diện cho sự minh bạch, trung thực Chữ S còn là biểu tượng của đất nước Việt Nam; trong chữ S có hình ngôi sao mang ý nghĩa của sự độc lập, niềm tin, tri thức Logo là biểu trưng rõ nét và phản ánh hương hiệu AASC.

Công ty rất quan tâm, chú trọng đến công tác bảo vệ thương hiệu của

Dịch vụ Tư vấn tài chính Kế toán và Kiểm toán Ngày 26/5/2008, Công ty đã được Cục sở hữu trí tuệ cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu số 101828 theo Quyết định số 9762/QĐ-SHTT cho thương hiệu

Công ty luôn chú trọng tới việc mở rộng thị trường, gia tăng lượng khách hàng là các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty, các Dự án có vốn đầu tư nước ngoài, chủ đầu tư xây dựng công trình và quảng bá thương hiệu trên các phương tiện truyền thông Với Chiến lược phát triển AASC đến 2020 đã được Hội đồng thành viên công ty thông qua tại Đại hội Hội đồng thành viên AASC lần thứ Ba ngày 26 tháng 11 năm 2009, phương châm hoạt động và mục tiêu đề ra cùng với thực tế đánh giá của khách hàng, có thể nói thương hiệu dịch vụ của 16

AASC được xây dựng bởi chính chất lượng dịch vụ và đạo đức nghề nghiệp Kế

Trang 6

toán Kiểm toán mà AASC cung cấp cho khách hàng.phòng hiện đại

Với cách bố trí này sẽ mang lại những thuận lợi và những khó khăn nhất định:

Thuận lợi: Việc bố trí Phòng Tổng hợp theo tiêu chuẩn hiện đại giúp cho việc tổ chức bộ máy của Văn phòng Công ty khoa học, gọn nhẹ và đây là cách bố trí tạo sự gần gũi giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa nhân viên với nhân viên, lãnh đạo có thể quản lý chặt chẽ về giờ giấc của nhân viên, sự phối kết hợp giữa các bộ phận chức năng sẽ thuận tiện, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm diện tích của cơ quan ngoài ra còn rất linh hoạt và hiệu quả.

Khó khăn: với cách bố trí các bộ phận ở trong cùng một phòng sẽ gây ảnh hưởng lẫn nhau, việc đảm bảo bí mật các thông tin quan trọng nhất là bộ phận 18

văn thư; không những vậy, việc bố trí theo kiểu này còn tạo sự mất yên tĩnh trong khi làm việc cho các cán bộ và nhân viên…

(Xem phụ lục số 02)

Từ thực tế trên, để hướng tới kiểu văn phòng hiện đại (mặt bằng mở)

chúng ta có thể sử dụng một số các biện pháp để thay đổi và nên bố trí như sau:Trưởng phòng ngồi riêng một phòng là thuận lợi, còn Phó phòng vẫn

được bố trí ngồi chung trong một phòng cùng với nhân viên vì chính họ là người quản lý trực tiếp nhân viên Chỗ ngồi của thủ trưởng và nhân viên của từng đơn vị sẽ được sắp xếp ở gần nhau để tiện cho việc giải quyết công việc Giữa các nhân viên có một vách ngăn cách cao khoảng 1,2 m để họ có thể trao đồi công việc với nhau khi cần thiết; mỗi người có một khoảng không gian riêng trong phòng làm việc, mỗi nhân viên có một bàn vừa để máy vi tính vừa để ngồi viết khi cần thiết và bàn làm việc phải có ngăn kéo để đựng tài liệu cá nhân…Đối với Phòng Tổng hợp, đây được coi là trung tâm xử lý thông tin của cơ quan nhằm đón đầu, tiên liệu và dự đoán các tình huống, ban lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định đúng đắn, sáng tạo góp phần tăng hiệu quả công việc, tăng năng suất lao động và đảm bảo sự phát triển bền vững của Công ty Do đó, bị điện nước,… của toàn Công ty; đảm bảo các trang thiết bị văn phòng phục vụ làm việc tại Công ty; quản lý tài liệu; thực hiện các nhiệm vụ đối với công tác văn thư - lưu trữ và chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc, Tổng Giám đốc Công ty.

2.1.3 Các trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng

Việc trang bị các phương tiện làm việc phù hợp đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo môi trường làm việc phù hợp, hiệu quả và đảm bảo sức khỏe cho cán bộ làm việc lâu dài.

Công ty luôn quan tâm và đầu tư xây dựng, quản lý các trang thiết bị hiện đại như: Máy ảnh, hệ thống Mega mitting, máy tính xách tay, máy trình chiếu, máy scan, các phầm mềm quản lý tốt nhất về kế toán, văn thư, phần mềm quản lý khách hàng Ngoài ra, không thể không kể đến bàn làm việc, ghế xoay, tủ đựng tài liệu, điện thoại, máy vi tính, máy in, máy photo copy, máy fax, máy hủy tài liệu, máy hút ẩm, máy hút bụi, máy lọc không khí, máy điều hòa nhiệt độ và các văn phòng phẩm khác như bìa, hộp, cặp đựng tài liệu, giấy, bút, dao, kéo, hồ dán, ghim, kẹp tài liệu…

2.2 Nghiên cứu và khảo sát tình hình Công tác văn thư

Trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức hay một doanh nghiệp Công

tác văn thư giữ một vị trí rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đó và đây chính là tiền đề cho Công tác lưu trữ Có thể nói nếu làm tốt công tác lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công tác lưu trữ của cơ quan hoạt động tốt để phục vụ việc bảo quản an toàn và khai thác sử dụng có

Trang 7

hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích và hoạt động của Công ty Vì vậy, bộ 20

phận văn thư luôn là đầu mối thông tin của tất cả các cơ quan, là nơi tiếp nhận và xử lý mọi văn bản được gửi đến cơ quan, đây được coi là bộ mặt của cơ quan, là nơi đầu tiên khách đến khi liên hệ công tác Đối với Công ty, công tác văn thư là nội dung chủ yếu trong hoạt động của bộ phận hành chính, nó là nơi cung cấp 21

văn thư, lưu trữ Công ty Kiểm toán AASC đã ban hành một số văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ như:

- Quyết định số 12/2008/QĐ-AASC ngày 12/3/2008 về việc Ban hành

“Quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ của Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) (Xem phụ lục số 04 )

- “Quy định hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” ban hành kèm theo Quyết định số 12/2008/QĐ-AASC ngày 12/3/2008; Việc tổ chức thực hiện đã thực sự đưa công tác văn thư của Công ty được thống nhất, khoa học và đi vào nề nếp, góp phần không nhỏ vào hoạt động chung của Công ty Việc thực hiện các quy chế, quy định trên đã ngày càng nâng cao ý thức trách nhiệm và nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên đối với hoạt động Văn thư – Lưu trữ của Công ty.

2.2.3 Trang thiết bị làm việc của cán bộ văn thư chuyên trách

Bộ phận Văn thư của Công ty đã và đang nhận được sự quan tâm của Ban lãnh đạo Công ty và được bố trí phòng làm việc riêng với Phòng Tổng hợp và được bố trí phù hợp với phòng làm việc của Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc Điều này giúp cho việc đi lại, chuyển giao văn bản được thuận lợi, nhanh chóng và kịp thời.

Trang thiết bị phục vụ cho văn thư được trang bị tương đối đầy đủ, hiện đại và tương đối phù hợp với hoạt động văn thư gồm: bàn làm việc, ghế xoay, tủ, máy vi tính nối mạng, máy in, máy fax, máy photocopy, máy scan văn bản, phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu, máy huỷ tài liệu, điều hòa không khí, tủ hồ sơ có khóa bảo vệ, cặp, giá, két sắt (để giữ dấu), các loại sổ sách và các văn phòng phẩm cần thiết khác , góp phần đáng kể trong việc nâng cao năng suất, chất lượng tiếp nhận, ban hành, quản lý và nhân sao văn bản, tài liệu…

2.2.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Hiện nay, Công ty Kiểm toán AASC căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của các Phòng, ban mà văn bản liên quan đến đơn vị nào thì đơn vị ấy tự soạn Bước 2: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Bước 3: Chuyển bản dự thảo đến các bộ phận có liên quan để xin ý kiến đóng góp.

Bước 4: Bổ sung, sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo Bước 5: Trình duyệt bản thảo

2.2.5 Quản lý công văn “đi” “đến”

Đây là nội dung liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ công tác văn thư của Công ty Tất cả các văn bản, tài liệu do công ty gửi ra ngoài hoặc nhận về đều

Trang 8

phải làm thủ tục đăng ký công văn đi, đến tại văn thư công ty.

Công tác quản lý văn bản đi, đến của Công ty Kiểm toán AASC được

thực hiện cũng tương đối đúng quy trình, đúng đối tượng, không bị nhầm lẫn, thất lạc, đảm bảo an toàn các văn bản, tài liệu và nội dung thông tin theo quy định của Nhà nước và theo đúng “Quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ” của công ty.

2.2.5.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Thủ tục quản lý và chuyển giao công văn bản đi của văn thư bao gồm những bước sau:

Kiểm tra, đóng dấu và đăng ký văn bản đi: Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để phát hiện những sai sót trước khi làm thủ tục phát hành văn bản, Văn thư của Công ty không có nhiệm vụ phải đánh máy và in văn bản: Sau khi văn bản đã có chữ ký + Đến hết tháng 9 năm 2012: Quyết định đi là: 149; Công văn đi là: 681; Giấy công tác: 2409 văn bản;

Ngoài ra là chưa kể đến số lượng biên bản nghiệm thu các gói thầu, các

biên bản thương thảo, các hợp đồng mà công ty đã ban hành thì còn rất là nhiều Đối với một Công ty mới chuyển đổi từ Doanh nghiệp nhà nước thành mô hình Doanh nghiệp TNHH có 02 thành viên trở lên trong 5 năm qua thì số lượng văn bản ban hành như trên là tương đối nhiều

Mẫu sổ đăng ký công văn đi của Công ty Kiểm toán AASC (Xem phụ lục số 06)

Mẫu sổ đăng ký công văn đi (Nội dung bên trong) (Xem phụ lục số 07)2.2.5.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ, báo chí, công báo…của các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến Công ty bằng bất kỳ hình thức nào gọi chung là văn bản đến đều được đăng ký tập trung tại văn thư sau đó mới được chuyển đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết Quy trình xử lý công văn đến như sau:Tiếp nhận văn bản đến: Văn bản đến cơ quan, đơn vị bất kỳ từ nguồn nào đều do văn thư tiếp nhận Khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra, đối chiếu số ghi trên bì với số ghi ở sổ hoặc phiếu chuyển và ký nhận Sau khi mở, lấy văn bản ra khỏi bì (trừ những bì không thuộc thẩm quyền của Văn thư bóc bì), văn thư đóng dấu “Đến” vào khoảng trống dưới địa danh và thời gian ban hành hoặc dưới số, ký hiệu văn bản, ghi số đến và ngày tháng đến.

Đóng dấu và đăng ký vào sổ công văn đến: Mọi văn bản đến đều được

đăng ký đầy đủ các thông tin vào các cột mục trong “Sổ đăng ký văn bản đến” hoặc được nhập các thông tin vào cơ sở dữ liệu.

Trích đoạn Về công tác văn thư Về công tác lưu trữ Kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ Về công tác quản trị văn phòng Về Công tác lưu trữ

TaiLieuDaiHoc.com