Luận văn thạc sĩ Thông tin - thư viện: Tổ chức quản lý nguồn lực thông tin tại thư viện khoa học tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI |

TRUONG DAI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VAN

LÊ NGỌC MNH CHAU

LUẬN VAN THAC SĨ THONG TIN - THU VIEN

HA NỘI - 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI | ¬¬

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ NGỌC MNH CHAU

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện

Mã so: 60 32 20

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HOC

NGƯỜI HUONG DAN KHOA HỌC

TS LE VAN VIET

HA NOI - 2013

il

MUC LỤC

Chương 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học Tổng hợpThành phố Hồ Chí Minh: 2-5 s2 s2 s2 s£Ss£Ss£S2EsEsexsessessesezsersee 6

1.1 Một số khái niệm : ©222t222vv22E2 t2 tt 61.1.1 Nguồn lực thông tỉn ¿- 2-2 ©ESE+2E2EE2EEEEEEEEEEEErkrrkrrrkrrrrred 6

1.1.2 Khai nig quan lyon 8

1.1.3 Quan lý nguồn lực thông tin e.eececeescscecsessessessessessessessessessecssseeeseens 91.2 Những yếu tô ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin 10

1.2.1 Can b6 thur Vien oo .ằ 10

1.2.2 Cơ sở vật chat, ha tang công nghé 2- 2 2+c2+E+rx+rszrzrx 111.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu - 2-2 5 s+cxezxczrzreerxee 121.2.4 Tổ chức kho và bảo quan tài liệu - 2- 2 2 2+Ee£EeEE+E+Eerxered 19

1.2.5 Phuc vụ và chia sẻ thong tite ee eeeesceesreeeneceneceeeeeseeeeseeeeeeseeeneeesaes 22

1.2.6 Độ lớn va thành phan nguồn lực thông tỉn -¿2 5 55+¿ 231.2.7 Nguồn kinh phí - + 2 2 £+EE£EE£EE£EEtEEEEEEEEEEEEEEEEEEErErkkrrkrrkee 241.3 Tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin và yêu cầu quan lý nguồn lực thông tin

—— 24

1.4 Giới thiệu về Thư viện Khoa hoc Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh 28

1.4.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư vIỆn 55555 s +5 s++sss+sss+ 32

1.4.2 Vai trò của TV KHTH TP.HCM trong chiến lược phát triển của TPHCM 321.5 Vai trò của công tác quản lý nguồn lực thông tin đối với Thư viện KHTHTPHCM 33Chương 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin ở Thư viện Khoa họcTổng hợp thành phố Hồ Chí Minh - 2-2-5 s2 ssssssesse=ss=ssessesses 352.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu 2 2 2+cE+cEccEcrEcrrerrerrerred 352.1.1 Chính sách b6 sung tài liệu -. ¿22 2 2+++£E+£EeEEerErrrrrerrerred 352.1.2 Quy trình bổ sung sách -¿- 2 5© 2E22EE2EEEEEEEEEEEerErrkrrrrrrkrred 362.1.3 Tăng lượng tài liệu bổ sung ¿22 2 2+c£+£E+£EeEEerEerrerrerrsrred 38

2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tat lIỆU G5 c1 31v sksisriersere 43

2.2 Quản lý vốn tài liệu c | sesseessessessesecssvssvesuessessessessesssssssseasesseens 45

11

2.2.1 Quản lý kho tài liIỆu - G1 119g HH HH ng r 452.2.2 Quản lý dit lIỆU - G2 11211 911911 91191011 nh HH ng ngư, 54

2.3 Hiện trạng các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn lực thông tin 672.3.1 Công tác tô chức quản lý cán bộ 2-2 2 s+E£Ee£EczEzrerrsrred 672.3.2 Co sở vật chat, trang thiết bị -:- 2 2 tk 2E 2EEEEEEEEErrrrkees 732.3.3 Nguôồn kinh phí ¿2 2 <+SE£SE£EE£EE2EEEEEEEEE1E21 21211 crkrred 76

3.1.4 Hoan thiện quản ly việc chia sẻ tải liỆU - - 555555 < 5< s*++>+s 88

3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu 2-25 2 +EeSE#EEEEE2EEEEEEEEEEEEEkrkerkere 89

3.2.1 Tăng cường quản lý kho - - c6 + + + E+EE+seEseererrerkereeeere 893.2.2 Nang cao công tac quan lý dữ liệu - 5555 £+<++vesveseeesee 91

3.3 Cải tiến các yếu tố anh hưởng đến công tác quan lý nguồn lực thông tin 933.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ 2 2 2 s+£x+£xezxczEerrerrsee 933.3.2 Cơ sở vật chat, trang thiết bị, 2: ¿+2 +Exc£EeExzrxerxerrxrrreee 983.3.3 Tăng nguồn kinh phií - + - 2 2 2+ E+EE+E££E+EE+E£EerEeEzEerxerxrree 1034510000.) 105TÀI LIEU THAM KHẢO - 5< s<s<ssSsesseEssessevseesserseesserse 106

PHU LUC 0001551 ÔÔÔÔỎ 110

iV

BANG TRA CÁC TU VIET TAT

Anglo- American Cataloguing RulesAACR

CSDL Cơ sở dir liệu

DDC Dewey Decimal Classification

DMCD Đề mục chủ dé

ISBD International Standard Bibliographic Description

MARC Machine of Congress Classification

NCT Nhu cau tin

NDT Người dùng tin

NLTT Nguồn lực thông tin

OPAC Oline Public Acess Catalog

TNTT Tai nguyên thông tin

TVKHTHTPHCM | Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh

PHAN MỞ DAU

1 Tinh cấp thiết của dé tài :

Trong xu thế chung của thế giới, toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ, dé pháttriển đất nước đòi hỏi phải có nguồn thông tin, tri thức vô cùng lớn mới đáp ứngđược nhu cầu này

Thành phố Hồ Chí Minh là một trung tâm văn hóa, kinh tế xã hội, giáo dụchàng đầu của đất nước Thành phố đang từng bước tiến hành công cuộc Côngnghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước Nhu cầu về nguồn thông tin dồi dào, phong

phú, đa dạng về tất cả mọi lãnh vực là tất yếu, nhưng có nguồn thông tin déi dao

chưa đủ, cần phải quan ly va khai thác tốt nguồn thông tin, tao điều kiện thuận lợicho người dân Thành phố đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí ngày càngnhiều hơn và hiệu quả hơn.

Thư viện đóng một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển kinh tế, vănhóa, giáo dục, của đất nước NLTT của mỗi thư viện đóng vai trò quyết địnhtrong hoạt động của thư viện Tuy nhiên, nếu có NLTT (NLTT) mạnh nhưng quanlý không tốt, khai thác thông tin không hiệu qua thì cũng không thé nào dap ứngtốt nhu cầu của người dùng tin, bạn đọc của thư viện.

Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh (TVKHTH TPHCM)

là một trong những trung tâm thông tin lớn của Tp.HCM Chức năng và nhiệm vụ

của Thư viện là đáp ứng nhu cầu tin cho hoạt động học tập, nghiên cứu, dao tạo, theo đường lối phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Nguồn thông tin tại Thư viện rất đa dạng như tài liệu giấy, tài liệu điện tử, viphim, vi phiếu,

Do tính chất vật lý của mỗi loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu giấy, với điều kiệnở nước ta, đặc biệt là ở miền Nam là khí hậu nhiệt đới nóng ầm, mưa nhiều làm tàiliệu mau chóng bị hư hong, các yếu tổ cùa môi trường, con người đều anh hưởngtrực tiếp đến tài liệu Trong quá trình tổ chức kho bảo quản tài liệu do diện tích hạnhẹp, lượng tài liệu giấy cảng ngay càng nhiều qua mỗi năm làm thiếu điện tích lưutrữ các điểm truy cập thông tin, các CSDL đường truyền chưa được tốt, hiệu quảquản lý NLTT chưa đáp ứng được nhu cầu ngày càng đa dạng của người dùng tin

1

tại TVKHTH TPHCM Nhận thấy tầm quan trọng của NLTT trong Thư viện Khoahọc Tổng hợp Tp.HCM nên tôi chọn đề tài: “Tổ chức quản lý NLTT tại Thư việnKhoa học Tổng hợp Thành phố HCM trong giai đoạn hiện nay” làm đề tài luận

văn của mình.”

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của dé tài2.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác quản ly NLTT2.2 Phạm vi nghiên cứu

- Theo không gian: Tại TVKHTH TPHCM.

- Theo thời gian: Giai đoạn từ 2009 đến nay

3 Mục đích nghiên cứu

Đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT (NLTT) trongthời gian sắp tới.

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu các vấn đề lý luận về quản lý NLTT

Nghiên cứu thực trạng quản lý NLTT tai TVKHTHTPHCM TpHCM, và

các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý NLTT.

Kiến nghị những giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT tại TVKHTH

5 Tổng quan về tình hình nghiên cứu

Những vấn đề về quản lý NLTT ở Tp.HCM đã có nhiều nhà nghiên cứu trong

va ngoai nước quan tâm.

Có nhiều bài báo, công trình nghiên cứu về công tác tô chức kho, bảo quản tài

liệu, công tác quản lý thư viện công cộng v.v Đã được bảo vệ thành công tạiTruong DH Khoa học Xã hội & Nhân Văn TP.HCM, Trường Đại hoc Khoa học

Xã hội & Nhân Văn thuộc Trường Đại học Quốc gia Hà Nội và Trường Đại học

Van hoa Hà Nội.

Có thé kê tên như :

Cuốn sách của PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng “Thông tin — từ lý luận đến thực

2A 3

tiễn ” (2005) trong đó tại Phần 2 — Tô chức và quản lý thông tin có chùm bai viếtnhư “Phát triển thông tin Khoa học và công nghệ dé trở thành nguồn lực”, “ 76

2

chức va quản lý hoạt động thông tin khoa học công nghệ trước thêm thé kỷ XXI”, “Van dé phát triển và chia sé NLTT số hóa tại Việt Nam” Trong các công trìnhnày, tác giả đã phác họa bức tranh thông tin trong nền kinh tế mới, trình bày kháiniệm và luận chứng vai trò trung tâm của TNTT số trong hệ thống thông tin quốcgia, nghiên cứu những vấn đề chiến lược, phương pháp tạo lập chia sẽ, quản lý nhànước và chương trình phát triển thông tin nhằm biến thông tin trở thành nguồn lựcphát triển và trình bày các giải pháp tạo lập môi trường thông tin phát triển NLTT

sé trong điều kiện ở Việt Nam.

Nghiên cứu về chính sách phát triển NLTT có các bài: “ Phương pháp luậnxây dựng chính sách phát triển nguôn tin” (2001) và “ Một số vấn dé xung quanhviệc thu thập khai thác tài liệu xám” (2001) của TS Nguyễn Viết Nghĩa và bài “Phác thảo sơ bộ chính sách về NLTT” của TS Lê Văn Viết Các tác giả đã khangđịnh vị trí quan trọng trong chính sách phát triển NLTT đối với việc tạo nguồn, xâydựng hệ thống các kho tài liệu của các thư viện và cơ quan thông tin Những nộidung chủ yếu cần được dé cập trong chính sách và cách thức trình bay kết cầu củachính sách và một số giải pháp xây dựng chính sách tạo nguồn thông tin.

Về chủ dé chia sẻ NLTT, tiến sĩ Lê Văn Viết trong bài: “ Môi số van dé thiết

lập hình thức mượn, chia sẻ tai liệu, thông tin giữa các thư viện Việt Nam” (Ky

yếu hội thảo thư viện Việt Nam: Hội nhập và phát triển — 2006) đề cập tới việcthiết lập các hình thức mượn, chia sẻ tài liệu, thông tin giữa các thư viện Việt Namtrong giai đoạn hội nhập và phát triển đất nước.

Về vấn đề xây dựng thư viện điển tử và số hóa tài liệu có “Xây dựng Thư việnđiển tử và van dé số hóa tài liệu ở Việt Nam” (Tạp chí Thông tin — Tư liệu, số 2,2005) của Thạc sỹ Nguyễn Tiến đức, “ Phát triển nội dung số ở Việt Nam: Nhữngnguyên tắc chỉ dao” (Tạp chí Thông tin và tư liệu, số 1, 2000) của tiến sĩ Tạ BáHưng đã trình bày tiếp cận xây dựng và phát triển kho tư liệu số hóa cảu thư việnđiện tử, cũng như các tiền đề pháp lý, tổ chức và kinh nghiệm dé triển khai số hóacác cơ quan thông tin, vấn đề xây dựng kho tài liệu số hóa và phát triển các mốiliên kết, chia sẻ các thư viện khi xây dựng thư viện điện tử ở Việt Nam.

Trên bình diện các luận văn thạc sỹ, đến nay có khá nhiều Luận văn chuyênngành Khoa học thư viện cũng nghiên cứu van dé, ví dụ như: “Nghiên cứu phát

3

triển NLTT tại các trung tâm thông tin Thư viện trường đại học Kinh tế quốc dân

Ha Nội” (2008) của tac giả Bùi Thị Sen: “Tang cường NLTT tại Trung tâm Thông

tin Thư viện trường đại học Sư phạm Ha Nội” (2006) của tac giả Nguyễn Thi

Thuan: “7ðng cường NLTT tại Thư viện Truong đại học Bach Khoa Hà Nội”

(2005) của tác giả Hà Thị Huệ: “Tổ chức và khai thác NLTT ở TVKHTHTPHCM ”(2003) của tác giả Nguyễn Quang Hồng Phúc: “76 chức quản lý và khai thác NLTTtại Trung tâm Thư viện đại học Quốc gia Hà Nội” (2000) của tác giả Trần Hữu

Tổ chức &khai thác NLTT tại thư viện khối ngành kỹ thuật” của Nguyễn ThịThanh Trà, công bố 2006 tại Đại học Khoa Học Xã Hội & Nhân văn Thành phốH6 Chí Minh

Tổ chức và khai thác NLTT tại TVKHTHTPHCM của Nguyễn Quang HồngPhúc, công bố 2003 tại Đại học Văn Hóa Hà Nội.

Nghiên cứu phát triển và khai thác NLTT của trung tâm thông tin thư việnTrường Đại học Kiến Trúc Hà Nội của Phạm Thanh Bình công bố 2011 tại Dai học

Van Hóa Hà Nội

Tuy nhiên, việc nghiên cứu của các đề tài trên ở khía cạnh tổ chức và khaithác nâng cao hiệu quả NLTT ở giai đoạn trước chưa đem lại hiệu quả đối với yêucầu của hoạt động thực tiễn trong giai đoạn hiện nay, việc nghiên cứu nâng caohiệu quan lý nguồn lực thông tin tại TVKHTH TPHCM trong giai đoạn hiện nay

chưa có ai nghiên cứu.

6 Ý nghĩa, lý luận và thực tiễn của đề tài6.1 Ý nghĩa lý luận

Hoàn thiện những vấn đề lý luận về quản lý NLTT6.2 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Kết quả nghiên cứu đưa ra những kiến nghị và giải pháp cụ thể về nâng caohiệu quả công tác tổ chức quản lý NLTT tại TVKHTHTPHCMTPHCM.

Gop phan phục vụ tốt nhu cau tin của đọc giả, người dùng tin Tp.HCM trongcông cuộc đôi mới Ngoài ra luận văn còn có thé sử dụng làm tài liệu tham khảo

phục vụ trong việc học tập, đào tạo chuyên ngành Thư viện Thông tin.

7 Phương pháp nghiên cứu

7.1 Phương pháp luận

Đề tài sử dụng phép biện chứng của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật

lịch sử trong nghiên cứu khoa học.

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mục lục, mở đầu, danh mục tham khảo, phụ lục, luận văn gồm 3

chương :

Chương 1: Quản lý NLTT với Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM

Chương 2: Thực trạng quản lý NLTT ở Thư viện Khoa học Tổng hợp

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tac quản lý NLTT tại Thư viện Khoa

học Tổng hợp TP.HCM.

Chương 1

Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học Tổng hợpThành phố Hồ Chí Minh

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Nguồn lực thông tin

Thuật ngữ này dich từ thuật ngữ tiếng Anh "Information Resource" Đây cũng

là thuật ngữ mà nội hàm của nó chưa được xác định một cách rõ ràng Có người

cho rằng nó tương đương như vốn tài liệu trong các cơ quan thông tin, thư viện.Người khác lại đưa ra quan điểm NLTT không chỉ bao hàm các nguồn lực về tàiliệu ma còn gồm cả các thành phần khác như nhân lực thông tin, tai lực thôngtin Có người lại đồng nghĩa nó với nguồn tin.

Với ý nghĩa là "nguồn tin": NLTT là loại tài sản cố định đặc biệt, càng đượckhai thác sử dụng thì càng giàu thêm mà không hè bị hao mòn mất mát đi Trongđó việc đầu tư, bảo quản và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng cácnguồn tin như tổ chức kho, lưu trữ, quản bảo, xây dựng các mục lục, các CSDLchính là làm tăng thêm giá trị sử dụng của vốn tai liệu cố định đó.

Theo từ điển tiếng Việt "nguồn" là nơi bắt đầu, nơi phát sinh ra hoặc là nơi cóthé cung cấp, theo đó, nhiều người cho rằng "NLTT" bao ham cả tiềm lực thông tinvà khả năng với tới các nguồn tin khác nhau.

Theo PGS TS Nguyễn Hữu Hùng: NLTT là một dạng san phẩm trí oc, trí tuệcủa con người, là phần tiềm lực thông tin có cau trúc được kiểm soát và có ý nghĩa

thực tiễn trong quá trình sử dụng [9, tr.12]

UNESCO đưa ra một quan điểm khá hoàn chỉnh về NLTT: NLTT là các dữliệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh được ghi lại trênphương tiện theo quy ước và không theo quy ước, các sưu tập, những kiến thức củacon người, những kiến thức của tô chức và ngành công nghiệp thông tin [5, tr.5]

"Ở dạng chung nhất, NLTT được hiểu như là tổ hợp các thông tin nhận đượcvà tích lũy được trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của conngười, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội NLTT phản ánh cácquá trình và hiện tượng tự nhiên được ghi nhận trong kết quả của các công trình

nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức va

thực tiễn" [2 tr 6-9].

Từ định nghĩa này ta thấy có một số điều cần lưu ý Điều đầu tiên cần khăngđịnh NLTT là tổ hợp các kiến thức, thông tin nhận được và tích luỹ được trong quátrình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người Nghĩa là NLTT chilà tô hợp các tin khoa học và công nghệ Thứ hai, NLTT được thé hiện dưới dạngtài liệu với nhiều hình thức khác nhau Từ sự xác định trên ta thấy rằng NLTTkhông thé bao ham cả nhân lực thông tin, tai lực thông tin Đó là những bộ phậnngang nhau, độc lập với nhau nhưng liên hệ hữu cơ với nhau, ràng buộc lẫn nhau.

NL TT, nhân lực thông tin còn là những bộ phận trong khái niệm rộng lớn hơn - cơ

sở hạ tầng thông tin.

NLTT là một dạng sản phẫm trí óc, trí tuệ của con người, là những thông tin

được tổ chức, kiểm soát và có giá tri trong hoạt động thực tiễn của con người,NLTT được coi là phần tích cực của tiêm lực thông tin được tổ chức, kiểm soát sao

cho NDT có thê truy cập, tìm kiếm, khai thác , sử dụng dé phục vụ cho các lợi ích

khác nhau của xã hội.

Như vậy,về cơ bản các khái niệm "NLTT" được trình bay ở các mục trên làđồng nghĩa với nhau và đều chỉ tới các nguồn tài liệu, sách, báo, đưới mọi địnhdạng khác nhau và tương tự như khái niệm "nguồn tin" Tuy nhiên, trong mộtchừng mực nhất định, khái nệm "NLTT " có nội hàm rộng hơn khái niệm"nguồn tin".

Theo TS Lê văn Viết, NLTT có những điểm khác với vốn tài liệu thư viện.Những điểm khác biệt chính sau:

- Khác về nơi lưu giữ: NLTT có ở trong các cơ quan thông tin khoa học vả/hoặc công nghệ (kỹ thuật) Vốn tài liệu là một trong những bộ phận cấu thành quan

trọng của thư viện.

- Khác về thành phần: như trên đã nói NLTT bao gồm những dạng tài liệukhác nhau phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức vàthực tiễn của con người Ngoài ra, NLTT còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là

các CSDL của cơ quan thông tin.

Vốn tài liệu thư viện là một khái niệm rất phức tạp và do đó có nhiều cách lýgiải khác nhau Theo tôi, vốn tài liệu thư viện chỉ gồm các tài liệu với nhiều dạngthức khác nhau ma không có bộ máy tra cứu, ké cả các CSDL Mặt khác, vốn tài

liệu thư viện, đặc biệt là của thư viện công cộng, ngoài việc có một phân là NLTT

7

còn có một lượng khá lớn sách văn học, nghệ thuật mà về thực chất không thể coilà "kết quả của nghiên cứu khoa học" được.

- Khác biệt về công dụng:

NLTT chủ yếu phục vụ việc tra cứu và thông tin cho người dùng Người dùngcủa các trung tâm thông tin thường là những nhà chuyên môn với những yêu cầutin đã xác định Trong khi đó nhiệm vụ của von tai liệu thư viện lại rộng lớn hơnnhiều, đặc biệt ở các thư viện công cộng Nó không chỉ phục vụ cho nghiên cứukhoa học, cho công tác quản lý điều hành sản xuất, quản lý xã hội mà còn phục vụcho đọc giải trí của người dân, bạn đọc Chính vì thế, các đối tượng bạn đọc củavốn tài liệu thư viện cũng đa dạng hơn, trình độ đào tạo chuyên môn, học van cũng

phong phú hơn.

Mặc dù vậy, trên thực tế sự khác biệt giữa vốn tài liệu thư viện và NLTTkhông mang tính nguyên tắc Sự hình thành NLTT cũng tuân theo các quy tắc nhưsự hình thành vốn tài liệu thư viện Nguyên tắc cơ sở của việc xây dựng NLTT lànhững tài liệu được đưa vào kho này nhất thiết phải bảo đảm tính phù hợp với nhucầu và đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin Thành phần của vốn tài liệu thư

viện cũng gồm nhiều loại hình tài liệu như của NLTT: tài liệu trên giấy, tài liệu

điện tử; tài liệu công bó, tài liệu không công bố Về phương diện chức năng củavốn tài liệu thư viện và của NLTT nhìn chung là đồng nhất Cũng chính vì giữachúng có sự đồng nhất nhiều hơn khác biệt, nên trong thực tế, đã xuất hiện nhữngkhuynh hướng nhập hai vốn tài liệu làm một: NLTT - thư viện.

Vì vậy dé cho dé thao tác trong việc hiểu khái niệm NLTT trong lĩnh vực thưviện, chúng ta có thé đưa ra công thức: NLTT = vốn tài liệu + bộ máy tra cứu.

1.1.2 Khái niệm quản lý

Quản lý là một dạng tương tác đặc biệt của con người với môi trường xung

quanh nhằm đạt được mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở sử dụng các tải nguyên.Các tài nguyên ở đây bao gồm: Con người, tiền, vật chất, năng lượng, không gian,

thời gian,

Quá trình quản lý có thể được xác định như một loạt các hoạt động định

hướng theo mục tiêu, trong đó có các hành động cơ bản là: xác định mục tiêu, lậpkê hoạch đê thực hiện mục tiêu, tô chức và kiêm tra việc thực hiện kê hoạch đó.

8

Quan lý hiện đại cũng là một tinh thần, một thái độ làm việc nhằm hướng tới

tính hiệu quả và hợp lý Quản lý chỉ có hiệu quả khi nó trở thành công việc của

mọi thành viên trong tổ chức, ở đó mỗi người có vai trò không thể thay thế được và

mỗi người đều phải biết công việc và chịu trách nhiệm về công việc của mình.

Hoạt động quản lý bao trùm lên tất cả các hoạt động của một tổ chức, cũngnhư tat cả các yếu tố vật chất và con người tạo thành tô chức đó Một nhà quản lyphải lập kế hoạch cho các hoạt động của tô chức mà họ phụ trách, tô chức bé trínhân sự, chỉ đạo và điều hành các hoạt động, kiểm tra bằng cách đánh giá cácthông tin phản hồi và tiến hành điều chỉnh khi cần thiết Vì vậy trong bất kỳ tổ

chức nào hoạt động quản lý cũng bao gồm các chức năng chủ yếu sau đây.

Lập kế hoạch: Bao gom việc xác lập mục tiêu và lập các kế hoạch dài hạn,ngắn hạn để thực hiện mục tiêu Trong đó bao gồm các công việc xác định mụctiêu trước mắt và lâu dài, hoạch định về chính sách, chiến lược, xác định cácphương pháp và tiêu chuẩn Lập kế hoạch cũng đòi hỏi phải biết nắm bắt và phântích thời cơ, lựa chọn giải pháp và thiết kế các chương trình để hoàn thành mụctiêu đề ra.

1.1.3 Quản lý Nguồn lực thông tin

Quản ly NLTT là sự tác động có ý thức dé tổ chức TNTT nhằm đáp ứng tốtnhu cầu của người dùng tin Quản lý nguồn TNTT là sự điều chỉnh thành phan,khối lượng và tô chức nguồn TNTT sao cho phù hợp với các nhiệm vụ của thư

viện va hứng thú của người sử dụng Quản ly NLTT là hoạt động có mục dich

nhằm xây dựng nguồn TNTT có chất lượng cao và sử dụng nó một cách có hiệuquả Mục đích của việc quản lý NLTT là đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phậntrong hệ thống thư viện, đảm bảo cho hệ thống đó hoạt động và phát triển tối ưu.Việc quản lý nguồn TNTT bao gồm tất cả các quá trình bổ sung, tổ chức kho déxuất chương trình phát triển NLTT cũng như tạo lập, quản lý bộ máy tra cứu tin

phù hợp.

Việc quản lý nguồn TNTT là một dạng tương tác của con người với các quátrình của quản lý nguồn TNTT nhằm đạt được mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở

sử dụng TNTT.

1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý NLTT

1.2.1 Cán bộ thư viện

Quan lý cơ quan thông tin — thư viện là van dé quan lý của con người nhằmquản lý vốn tài liệu, trụ sở, trang thiết bị, đảm bảo phục vụ tốt nhất nhu cầu tin của

người dùng tin nhưng không ngừng làm giảm nhẹ sức lao động cho đội ngũ cán bộ

thư viện — thông tin.

Muốn tổ chức, quản lý một cơ quan thư viện — thông tin đạt hiệu quả tốt đòihỏi cán bộ được giao nhiệm vụ tô chức, quản lý phải là người có chuyên môn vềhoạt động thư viện — thông tin; có kiến thức và kỹ năng quản lý; hiểu biết về pháp

luật, thủ tục tài chính cũng như những chủ chương, chính sách của nhà nước Đặc

biệt là vấn đề liên quan đến trực tiếp đến hoạt động thư viện như: Luật sở hữu trítuệ, Luật xuất bản,

Đội ngũ cán bộ thự viên thường xuyên được phổ biến các văn bản quy phạmpháp luật các nhận thức về chủ trương chính của Đảng và Nhà nước về công tácquản lý nhà nước và hoạt động thư viện Qua đó, tuyên truyền đường đối chính sách

của Đảng và Nhà nước tới người dùng tin TVKHTHTPHCMTPHCM.

Đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý tại thư viện được đảo tạo kiến thức vềquản lý nhà nước, các lớp nâng cao trình độ quản lý về chuyên môn nghiệp vụ củamình, nhằm làm tốt công tác chuyên môn nói riêng, và quản lý nói chung.

Hiện nay, kinh phí đào tạo nguồn nhân lực của thư viện được nhà nước quantâm hơn Điều này, đã tạo cơ hội cho người cán bộ thư viện đặc biệt là cán bộquản lý có nhiều cơ hội dé tiếp cận với kiến thức mới đáp ứng nhu cầu thực tiễn

tại thư viện.

Đề cho việc quản lý NLTT được hiệu quả hơn, cán bộ quản lý các thư việnphải nắm rõ vai trò của NLTT, cách thức bổ sung, tạo lập NLTT dé có những chủtrương, quyết sách đúng đắn trong đầu tư kinh phí, con người, cơ sở vật chất kỹthuật dé phát triển, tổ chức, bảo quản NLTT hop lý, có chất lượng.

Cán bộ thư viện làm công tác bé sung, xử lý kỹ thuật, bảo quản có ảnh hưởngrất lớn đến công tác quản lý NLTT Kiến thức chung, kiến thức nghiệp vu, tinhthần trách nhiệm đối với công việc được giao của họ là nhân tố quyết định đến việcquản ly NLTT Cứ giả dụ, cán bộ bé sung, khắc phục được yếu tố chủ quan trongchọn lựa tài liệu, đã thu thập được những tài liệu đáp ứng tốt nhất nhu cầu của

10

người sử dụng nhưng cán bộ xử lý phạm nhiều sai sót trong định ký hiệu xế giá,trong phân loại, định từ khóa, chủ đề, rồi cán bộ bảo quản, tổ chức kho xếp sai vịtrí của các sách đó thì những tài liệu có giá trị suốt đời chỉ năm trên giá, chang có

ai yêu cầu sử dụng

1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ

Cơ sở vật chất là một trong 3 yếu tố cầu thành thư viện Một cơ sở vật chấthiện đại sẽ góp phần giúp hoạt động của thư viện đạt hiệu quả tốt, đáp ứng đượcnhu cầu của người dùng tin và ngược lại Trong bối cảnh hiện đại, cơ sở vật chất,trang thiết bị ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, lưu trữ vàphổ biến thông tin đến người dùng tin thư viện.

Hoạt động thư viện nếu không được trang bị cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệtốt sẽ không thê thỏa mãn được nhu cầu của người dùng tin dù có một vốn tài liệuphong phú đến đâu.

Quá trình quản lý NLTT sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu không có một hệthống hỗ trợ như địa điểm, kho tàng, hệ, mã vạch, công từ, giúp bảo quản NLTTtruyền thống với tài liệu hiện đại như các CSDL, tài liệu điện tử, nếu không cómột hệ thống máy móc, thiết bi đi kèm sẽ không đảm bảo được sự đồng bộ khi bảo

được NLTT của thư viện.

Xây dựng chính sách phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tùy thuộc vàotừng đặc điểm cụ thể của từng thư viện sao cho đảm bảo tính tiện ích, tính thânthiện, dễ sử dụng, dễ quản lý.

Một hệ thống hạ tầng công nghệ phải đảm bảo được tính năng như sau:

- Tính hệ thống: Các yếu tố trong một hệ thống phải đồng nhất, đạt yêu cầu,dễ sử dụng

- Tính hiện đại: Máy móc trang thiết bi được bổ sung phải là loại mới vì tốcđộ lỗi thời của các trang thiết bị, đặc biệt là trang thiết bị công nghệ thông tin diễn

11

ra rất nhanh chóng Nếu không bồ sung trang thiết bị mới nhất sẽ phải bổ sung lạitrong thời gian ngăn, rat lãng phí.

- Tính đồng bộ: Các thiết bị trong cùng một hệ thống phải đồng bộ, sử dụngtốt, giúp hệ thống vận hành nhịp nhàng Nếu không được vận hành tốt, công tác

phục vụ người dùng tin cũng như quản lý NLTT thư viện không đạt được hiệu qua.

- Tính thân thiện: Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ phải đảm bảo tính thânthiện ở cả hai đối tượng :

+ Người sử dụng thư viện: truy cập nhanh chóng, dé dàng, các trang thiết bịđược sử dụng tốt, đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin.

+ Người cán bộ thư viện: Sử dụng tốt hệ thống cơ sở vật chất, hạ tang congnghệ phục vụ cho công tác chuyên môn phục vu nhu cầu thông tin va quan lý

giữa các bộ phận trong thư viện.

Xu hướng phát triển tất yếu của thư viện sẽ xây dựng thư viện điện tử trongtương lai nên công tác số hóa tài liệu, chuẩn bị nguồn tài nguyên điện tử với mỗithư viện là rất cần thiết Vì thế, hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại vớihạ tang công nghệ ổn định là điều mà mỗi thư viện phải xây dựng từng bước vàphát triển 6n định trong thời gian sắp tới.

Với các điều kiện nêu trên, mỗi thư viện phải đảm bảo để phát triển hệ thốngcơ sở vật chất, trang thiết bị, ha tang công nghệ thông tin dé đáp ứng được nhu cầu

thực tiễn một cách hiệu quả.

1.2.3 Hoạt động bỗ sung, xử lý tài liệu.

* Công tác bo sung: Công tác bé sung là khâu đầu tiên trong công tác thưviện, quyết định chất lượng và hiệu quả của công tác thư viện, là cơ sở cho côngtác khác, có ý nghĩa trực tiếp đến việc thỏa mãn nhu cầu đọc.

Mục đích của việc xây dựng von tài liệu là đạt được sự tương ứng giữa độ lớnvà thành phần của vốn tài liệu với nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu của người

12

đọc Xây dựng vốn không phải chi dé đáp ứng sở thích của người đọc Việc nghiêncứu toàn diện và đầy đủ những nhu cầu của người đọc đã làm cho thư viện tránhkhỏi chủ nghĩa chủ quan khi lựa chọn, bố trí và tuyên truyền vốn tài liệu.

Khi đặt cho mình mục đích chính là đạt được sự cân đối giữa vốn tài liệu vànhiệm vụ của thư viện, nhu cầu của người đọc, cán bộ thư viện không chỉ chú ýđến nhu cầu hiện tại mà còn phải cố gắng thấy trước được tính chất của nhu cầubằng việc lựa chọn và giới thiệu tài liệu phù hợp cho người đọc, mở rộng nhu cầu

và sở thích của người đọc.

Mâu thuẫn giữa nhiệm vụ ngày càng phức tạp của các thư viện, nhu cầu ngàycàng phát triển của người đọc và khả năng thoả mãn đầy đủ các nhu cầu đó, tạo rađộng lực của quá trình xây dựng vốn tài liệu.

Tính cần thiết đạt tới sự tương ứng của von tài liệu với các nhiệm vụ của thuviện và nhu cầu của người doc được Iu.V.Grigoriev đánh giá như là một quy luậtcơ sở của lý luận xây dựng vốn tai liệu.

Bồ sung là một quá trình bao gồm một loạt quá trình Quá trình đầu là xâydựng chính sách, diện bố sung (xác định nhiệm vụ của thư viện, tính chất của vốn

tài liệu nghĩa là một danh mục mà theo đó người ta sẽ chọn mua những tài liệu

theo những đề tài, cũng như loại hình, công dụng, ngôn ngữ và các dấu hiệu khác

của tài liệu.

Trong công tác bổ sung, chính sách phát triển vốn tài liệu đóng vai trò quantrọng Vi thé các thư viện phải xây dựng được cho mình chính sách bồ sung (pháttriển) vốn tải liệu.

“Chính sách” là: chủ trương, sách lược, nội dung, kế hoạch và biện pháp cụthể nhằm đạt mục đích nhất định dựa vào đường lối, chính sách chung và tình hìnhthực tế của đất nước, địa phương và cơ quan.

Theo ALA Golssary of Library and Information Science : “ Chính sách phat

triển nguồn TNTT là van bản xác định nội dung ban chất nguồn TNTT hiện hữuvà chính sách kế hoạch cho nguồn lực trong tương lai, với việc xác định chínhxác điểm mạnh của nguồn TNTT hiện có, trình bày chủ đích bộ sưu tập vớinhững lĩnh vực nội dung và công bồ tiêu chí chọn lọc tài liệu phù hợp với chứcnăng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn tài liệu và nhu cầu cũng như quyền tự do thông tin

của độc giả ”[1, tr 23]

13

Theo tác giả Nguyễn Viết Nghĩa “ Chính sách phát triển nguồn tin là một tàiliệu thành văn, một công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo của thư viện

hay của một cơ quan thông tin, quy định các phương hướng cũng như cách thức

xây dựng nguồn TNTT của cơ quan”

Chính sách phát triển nguồn TNTT giúp các cơ quan thông tin thư viện những

công việc sau:

- Xác định những nhu cầu trước mắt và lâu dài của người dung tin và đặt ranhững ưu tiên trong sự phân bồ kinh phí dé đáp ứng những nhu cầu của họ;

- Thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng cho việc lựa chọn và thanh lọc tải

- Thông báo cho bạn đọc, người dùng tin, các cơ quan quản lý, và các cơ quan

thông tin thư viện khác trong địa bàn về phạm vi và ban chat của công tác bổ sungcủa cơ quan mình, làm cho sự hợp tác phát triển nguồn tin giữa các tổ chức khác

nhau trong một vùng hay một khu vực trở nên dễ dàng hơn.- Làm giảm tinh chu quan cá nhân khi lựa chọn tai liệu;

- Bảo đảm tính liên tục, nhất quán của bộ sưu tập;

- Chính sách phát triển nguồn TNTT là một công cụ để công chúng hay cơquan quản lý cấp trên đánh giá công việc của cơ quan thông tin thư viện, là cơ sởdé các cơ quan cấp trên xem xét trong quá trình phân bổ ngân sách cho các cơ quan

thông tin thư viện

- Một chính sách phát triển nguồn TNTT phải bao quát được những vấn đề

- Đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn các loại hình tài liệu cụ thé cũng như các tiêu

chí thanh lọc và loại bỏ khỏi kho tư liệu các tài liệu không còn phù hợp nữa;

- Đảm bảo tính nhất quán cao và tính liên tục trong các giai đoạn phát triểnnguồn tin, biến động hay thay đồi về nhân sự làm công tác phát triển nguồn, làm

giảm ảnh hưởng chủ quan của các cá nhân khi lựa chọn tài liệu;

14

- Phương thức sưu tầm tư liệu Bao gồm mua, mượn, trao đổi, biếu tặng,truyền phát, phục chế.

- Phối hợp và dự tính kinh phí Xác định nguyên tắc, mục tiêu, biện pháp quảnlý kinh phí và nguyên tắc phối hợp tỉ lệ kinh phí các loại hình tư liệu.

- Quản lý tổ chức sưu tam tư liệu Xác định nguyên tac và trình tu , gia cong,bảo ton, tổ chức gia thiết và thực hiện sưu tầm tu liệu.

- Bảo vệ và sưu tầm tài liệu cũ Xác định mục tiêu, phạm vi, tần suất, mụcđích việc sưu tầm và bảo tổn tư liệu cũ, xây dựng hệ thống bảo tồn kho sách thưviện Xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn kỹ thuật và biện pháp bảo vệ sưu tầm tư liệu.

- Nguyên tắc và phương pháp bình giá Xác định hệ thống, tiêu chuẩn,phương pháp và trọng điểm bình giá, trong đó khả năng, hiệu quả, chất lượng, tần

suất sử dụng và khả năng cộng hưởng là tiêu chuẩn chính để bình giá.

- Quan hệ với các thư viện trên thé giới Xác định nguyên tắc và tiến trình tiếnhành bảo ton, truyền phát, tin tức, gia công kỹ thuật, cộng hưởng Thúc tiến cáchiệp nghị phát triển và phục vụ trên cơ sở hai bên cùng có lợi giữa các thư viện cóquan hệ hợp tác.Đảm bảo sự cân đối, hài hòa giữa các loại hình tư liệu như: sách,chuyên khảo, ấn phẩm định kỳ, tài liệu không công bó, tài liệu điện tử.

- Giúp cho việc quản lý ngân sách một cách có hiệu quả.

Sau khi xây dựng được chính sách bổ sung, thư viện phải tiễn hành thực hiệnnó Nghĩa là phải chọn ra được những cán bộ bồ sung có trình độ chuyên môn tốt,kiến thức chung rộng và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, đầu tư cho

công tác xử lý và bảo quản tài liệu

* Công tác xử lý tài liệu:

Xử lý tài liệu khâu quan trọng nhằm tổ chức và quản lý tài liệu Quá trình xửlý thông tin gồm 2 giai đoạn : xử lý hình thức và xử lý nội dung

Xử lý nghiệp vụ là một công đoạn hết sức quan trọng và cần thiết, nhăm mụcđích sắp xếp tài liệu khoa học, hợp lý, phục vụ nhu cầu của người sử dụng Nhưvậy xử lý nghiệp vụ hỗ trợ cho các khâu còn lại trong dây chuyền thông tin tư liệunhư chọn lọc và bổ sung, tô chức, khai thác và phổ biến thông tin Bat cứ một tàiliệu nào được nhập vao cơ quan thông tin thư viện, trước khi xếp lên giá dé phụcvụ bạn đọc đều phải qua xử lý nghiệp vụ thư viện.

15

Quá trình xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu bao gồm: nhận sách từ công tác bổsung, đóng dấu vào tài liệu, tạo số đăng ký cá biệt, xử lý tài liệu, tạo kí hiệu xếpgiá, làm túi sách và phiếu sách (nếu cần), dán mã vạch lên tài liệu (nếu có) Kếtquả của xử lý nghiệp vụ còn tạo ra bộ máy tra cứu tìm tin cho vốn tài liệu của thưviện Quá trình xử lý nghiệp vụ có thể tiến hành bằng phương pháp thủ công hoặcvừa bang thủ công vừa bằng máy tùy theo điều kiện của từng thư viện.

Tiếp nhận tài liệu từ công tác bỗ sung là khâu quan trọng dé quản lý NLTT.Từ khâu này, thư viện theo dõi được sách nhập về có đúng với đơn đặt, nếu sai sót

ở khâu nào (tài liệu gửi về không đúng với dơn đặt mua hoặc gửi thiếu bản ) phảikhắc phục ngay

Đóng dấu: tất cả tài liệu nhập vào thư viện đều phải đóng dấu của cơ quanthông tin thư viện, đây là cơ sở đề nhận biết tài liệu của thư viện mình.

Tạo số đăng kí cá biệt: mỗi tài liệu khi nhập vào thư viện sẽ được tạo cho mộtsố đăng kí cá biệt khác nhau, đây như là số chứng minh thư của tài liệu.

Sau khi tài liệu được xử lý xong về mặt hình thức và nội dung, việc viết kíhiệu và xếp giá, làm túi sách và phiếu sách, dán mã vạch sẽ là những công đoạn

Sau cùng dé có thé đưa tài liệu ra kho phục vụ bạn đọc.

Tóm lại xử lý nghiệp vụ thư viện bao gồm hai giai đoạn chính: xử lý về mặthình thức tài liệu (mô tả thư mục) và xử lý về mặt nội dung tài liệu (mô tả nội

Mô tả thư mục là quá trình nhận dạng và mô tả tư liệu (ghi lại những thông tin

về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lí, của tư liệu ay),

nghĩa là cán bộ biên mục sẽ lựa chon va thiết lập các điểm truy nhập theo một quitắc mô tả nhất định như qui tac bién muc ISBD (International Standard BookDescription — Tiêu chuẩn mô ta thư mục quốc tế), AACR2 (Anglo-AmericanCataloguing Rules — Qui tắc biên mục Anh-Mỹ) giúp cho việc nhận dạng lạiđược tư liệu ấy một cách chính xác là không nhằm lẫn với các tư liệu khác.

Những yếu tố cơ bản của một mô tả thư mục là: nhan đề, những thông tin vềtrách nhiệm, lần xuất bản, thông tin về xuất bản, phát hành, ấn loát hay sản xuất(đối với các tư liệu không phải là ấn phẩm) Ngoài ra còn có những thông tin vềcông dụng và đối tượng sử dụng của tư liệu, kích cỡ, số trang, minh họa, tư liệu

kèm theo và tùng thư.

16

Mô tả nội dung tài liệu là quá trình phân tích và diễn đạt bằng ngôn ngữ tìm

tin (ngôn ngữ tư liệu hoặc ngôn ngữ tự nhiên) các nội dung thông tin chứa trong tài

liệu nhằm hỗ trợ cho việc tổ chức, tìm kiếm và sử dụng tài liệu dé dàng Mô tả nội

dung tài liệu được thực hiện ở các mức độ khác nhau như phân loại nội dung tài

liệu, định đề mục chủ đề (ÐMCĐ), định từ khóa, tóm tắt tài liệu

Phân loại tài liệu phân tích những khái niệm phản ánh nội dung tư liệu theo

các bộ môn khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn Trong quá trình này, người

xử lý tài liệu chọn một hay nhiều ký hiệu phân loại trong một khung phân loại mà

thư viện đang sử dụng như BBK, DDC, 19 dãy

Định chủ đề là quá trình phân tích nội dung tài liệu để xác định đề tài và khíacạnh nghiên cứu của tài liệu mà kết quả được thể hiện dưới dạng DMCD Việcphân tích chủ đề có liên quan đến việc xác định những khái niệm chủ đề trong nộidung tài liệu Sau khi xác định được chủ đề có thể tìm và lập được một tiêu đề hayĐMCP dựa vào một danh mục chuẩn: một khung DMCD.

Dinh từ khóa: là phương pháp lựa chọn những từ khóa thích hợp nhất dé mô tanội dung tài liệu Nói cách khác định từ khóa là thiết lập một tập hợp các từ khóacó thê phản ánh được nội dung tài liệu.

Tóm tắt tài liệu là phương pháp rút gọn tài liệu, nhăm mục đích làm nổi bậtnội dung chủ yếu của tài liệu gốc Theo ISO 214 — Documentation — Abstracts forpublication and documentation thì “Làm tóm tắt là trình bày bang văn bản một

cách day đủ, chính xác và ngăn gọn nội dung của tài liệu gốc”.

Vấn đề xử lý nghiệp vụ để đạt được hiệu quả cao cần chú ý đến việc kiểm soáttính thống nhất.

Kiểm soát tính thống nhất là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễnđạt một điểm truy nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên người, các tác phâmhay các chủ đề dựa theo qui tắc mô tả (trong trường hợp tên người và nhan đề) haykhung DMCD, bộ từ khóa có kiểm soát, từ dién từ chuẩn (thesaurus).

Nhờ kiểm soát tính thong nhat, ma bién muc vuot ra ngoài khuôn khổ của quátrình tạo lập một loạt biểu ghi phản ánh các tư liệu rời rạc, không liên hệ với nhau.

Việc kiểm soát tính thống nhất của thư viện sẽ dựa trên các tiêu chuẩn, các quitắc nhất định Theo định nghĩa tổng quát, một tiêu chuẩn có nghĩa là "một vật gi

17

được nhà chức trách dựng lên và thiết lập như một quy tắc để đo lường về sốlượng, trọng lượng, quy mô, giá trị, hay phẩm chat" (Webster's 1965) Trong ngànhthư viện, tiêu chuẩn có nghĩa là "một bộ hay những quy tắc được thiết lập bởinhững cơ quan quốc gia hay quốc tế với mục đích kiểm soát thư tịch (hay thư mục)(bibliographic control), bao gồm những công tác nhằm cung cấp một cách nhậndiện duy nhất cho những tài liệu, chăng hạn như Số Sách Theo Tiêu Chuan QuốcTế (International Standard Book Number: ISBN), mô tả tài liệu một cách đồng

nhất, chăng hạn như Mô Tả tài Liệu Theo Tiêu Chuẩn Quốc tế (International

Standard Bibliographic Description: ISBD); va sự trao đôi các ký lục thư tịch (haybiểu ghi thư mục) qua phương tiện sử dụng khuôn thức trao đổi thư tịch (hay thưmục) máy đọc được, chăng hạn như khuôn thức MARC (Machine Readable

Kiểm soát tinh thống nhất là cơ sở dé chuẩn hóa các hoạt động xử lí nghiệp vucủa thư viện này với các thư viện khác trên toàn thế giới Và đặc biệt với sự giatăng không ngừng của nhu cầu tin về thông tin như hiện nay thì sự chuẩn hóa là rấtquan trọng, nó là cơ sở để bảo đảm khả năng cung ứng tối đa các yêu cầu của

người dùng tin.

* Ý nghĩa của việc xử lý nghiệp vu trong công tác quản lý

Là cơ sở để nhận dạng được nguồn TNTT của thư viện, và nhận dạng đượcchính xác từng tài liệu trong nguồn tài nguyên tài tin thư viện.

Thông qua việc phân loại và định DMCD, thư viện sẽ biết được nguồn TNTT

của mình có phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của thư viện hay không, có đáp

ứng được nhu cầu của bạn đọc hay không Từ đó sẽ đưa ra những giải pháp khắcphục hoặc phát triển hơn nữa nguồn TNTT của cơ quan thông tin thư viện mìnhmột cách hữu hiệu nhất.

Giúp việc tổ chức kho tài liệu theo nhiều phương pháp khác nhau theo chủdé, kí hiệu phân loại, số đăng ki cá biệt, mã hóa tên tác giả hoặc cũng có thékết hợp hai hay nhiều yếu tố đó tùy vào hình thức tổ chức kho của thư viện, tạođiều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm tài liệu của người sử dụng và cho cán bộthư viện trong việc tìm hiểu nguồn TNTT của thư viện mình — là cơ sở dé tìm vàphổ biến thông tin.

18

Cung cấp tương đối đầy đủ, tổng quát nội dung tài liệu, từ đó tiết kiệm thời

gian chọn lọc tài liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng của bạn đọc cũng như chất lượng

phục vụ của hệ thống thông tin.

Giúp xây dựng bộ máy tra cứu - tìm tin có thé là truyền thống (xây dựng hệ

thống mục lục truyền thông) hoặc hiện đại (xây dựng các CSDL thư mục) hoặc kết

hợp cả truyền thống và hiện dai (cùng tôn tại hai hình thức trên của bộ máy tra

cứu- tìm tin.

Giúp cho việc tạo lập các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin mới làm chonguồn TNTT của cơ quan thông tin thư viện mình ngày càng phát triển đáp ứngđược nhu cầu ngày càng cao của người sử dụng.

Thúc đây mở rộng việc chia sẽ thông tin trong Hệ thống thông tin quốc gia.1.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu

Toàn bộ tai liệu được thư viện bố sung về cần được tổ chức một cách khoahọc và có hệ thống nhằm:

+ Tạo ra một trật tự trong các kho sách.

+ Bảo quản chúng được tốt.

+ Tạo thuận lợi cho việc sử dụng.+ Phục vụ nhanh bạn đọc

+ Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tải liệu.

Số lượng, loại hình, cơ cấu kho tài liệu được chia theo dấu hiệu:

- Khối lượng kho (ít sách, độc giả ít, chi cẦn 1 kho đọc (tổng kho) và kho

- Cơ cấu của thư viện (các phòng ban).

- Loại hình thư viện: thư viện công cộng, thư viện khoa học, thư viện quốc

- Thanh phan bạn đọc: người lớn, trẻ em.

- Chế độ phục vụ của thư viện: phòng đọc, phòng mượn

- Các loại hình tai liệu: Tạp chí, bản đồ, bản nhạc, kho địa chí, kho ngoại

Phụ thuộc vào khôi lượng vôn tải liệu, chê độ và đôi tượng phục vụ, các tài

liệu của thư viện công cộng có thê tô chức những loại kho sau:

19

- Tổng kho (kho chủ yếu, kho chính): Là kho bao gồm tất cả các loại tài liệucó từ khi thành lập thư viện, là kho tổng hợp nhất, day đủ nhất, có khả năng đápứng mọi nhu cầu của bạn đọc Tài liệu trong kho này thường được sắp xếp theo

đăng ký cá biệt, được tô chức theo hình thức đóng nên ít bi mắt.

- Kho phụ: Là loại kho được tổ chức một cách gọn nhẹ với một số loại sáchhạn chế được rút ra từ kho chính, gồm những sách bạn đọc hay hỏi mượn nhất, mớinhất, tốt nhất, hay nhất Tổ chức loại kho này nhằm phục vụ bạn đọc một cáchnhanh nhất, kip thời nhất và chuyên biệt hoá, làm cho cán bộ thư viện đỡ vất vả Khitổ chức kho phụ cần tuân theo nguyên tắc: một số sách sau một thời gian phục vụ cóthé it được yêu cầu cần được chuyển về kho chính để bảo quan và/hoặc đề nghị

thanh lọc.

Kho phụ được tô chức ở các phòng đọc, phòng mượn Các tài liệu trong khophụ đều là những tài liệu mới, có tính chất cấp thiết và đang được nhiều người yêucầu sử dụng Các kho phụ trong các thư viện lớn ở nước ta thường được tô chứctheo hình thức kho mở dé bạn đọc tự do vao chọn lựa tai liệu nên dé bị mat mát tai

Việc sắp xếp tài liệu trên giá ở trong kho cũng phải lựa chọn cách sắp xếp nàogiúp tiết kiệm diện tích kho, giá, công sức của cán bộ thư viện, tạo điều kiện choviệc kiểm kê kho sách nhanh chóng, chính xác và dé cán bộ thư viện lấy sách phục

vụ bạn đọc nhanh chóng, chính xác.

Bảo quản tài liệu

Bảo quản được hiểu là sự đảm bảo tính toàn vẹn và tình trạng vật lý bình

thường của các tai liệu được bao quan trong kho thư viện.

Bảo quản của vốn tài liệu — là một quá trình thống nhất và liên tục, bắt đầu từkhi tài liệu nhập vào thư viện và tiếp tục thường xuyên trong suốt thời gian bảo

quản và sử dụng Bảo quản tài liệu là công tác sử dụng những biện pháp tổ chức —kỹ thuật nhằm làm giảm tối đa những tác nhân gây hại cho tài liệu Bảo quản tài

liệu có hai trường hợp:

* Bảo quản phục hồi: là công tác phục hồi tài liệu, đưa tài liệu trở lại gần dangthức ban đầu nhất trong khả năng có thé của người cán bộ bảo quản Đây là cáchthức phục hồi tài liệu khi tài liệu đã hư hỏng một phần hay toàn bộ Quá trình nàyrất tốn kém đòi hỏi nhiều thời gian công sức của người cán bộ bảo quản.

20

* Bảo quản phòng chống: là quản lý rủi ro và có kế hoạch đối phó trước khitài liệu bị hư hỏng Ở Việt Nam quan niệm trong công tác bảo quản tài liệu là: tài

liệu là thứ quí nhất.

Tài liệu luôn bị hủy hoại theo thời gian bởi nhiều yếu tố:

- Môi trường lưu trữ: nhiệt độ, độ 4m, ánh sáng, vi sinh vật, sự lưu thôngkhông khí, côn trùng, loài gim nham.

- Người sử dụng làm hư hỏng tài liệu: xé, cắt, gấp góc, vẽ, viết bậy, tô hai lai,

mở sách 180 độ ( pha gáy sách), làm gáy sách mau bị hư hỏng.

- Nhân viên thư viện: lấy sách không đúng phương pháp, photo , làm rơi sáchkhi cầm nắm, ăn uống trong kho, không rửa tay trước và sau khi tiếp xúc với tài

- Thảm họa:

+ Động đất, núi lửa, lốc xoáy, sóng thần, bão lụt, cháy nô, điện nước,đột theo thống kê 90% là do nước.

Mục đích của bảo quản tài liệu:

+ Bảo quản tải liệu sẽ kéo dài thời gian sử dụng.

+ Phòng bệnh hơn chữa bệnh( khi tài liệu chưa bị hư hỏng)

+ Nên hạn chế xử lý nhiều đến hiện trạng của tài liệu trong công tác bảo quản+ Chăm sóc tài liệu một cách thông minh, thực hiện công tác phòng chốngtrong bao quản tai liệu càng nhiều càng tốt.

+ Tiết kiệm kinh phí mua tài liệu.

Ngoài ra, công tác bảo vệ vốn tài liệu cũng giúp quản lý tài liệu tốt Công tácnày được tiến hành thông qua việc giáo dục bạn đọc về ý thức xây dựng và bảoquản vốn tài liệu, coi nó như là tài sản của quốc gia; Giáo dục tỉnh thần tráchnhiệm của cán bộ thư viện trong việc bảo quản vốn tài liệu đồng thời nhà nướccũng cần có những quy định pháp luật phạt những người gây thiệt hại cho vốn tàiliệu của thư viện và về phòng cháy, chữa cháy.

Một biện pháp để quản lý vồn tài liệu là kiểm kê, thanh lọc, thanh lý tài liệu.Kiểm kê giúp cho cán bộ lãnh đạo và cán bộ thư viện biết được thực chất tình trạngkho sách: số lượng, chất lượng của tài liệu trong kho, phát hiện những sách bị hư

hong, rach nat cần tu sửa, thay thế, loại bỏ dé nâng cao chất lượng của vốn tài liệu,

tit đó có cơ sở dé hoàn thiện và phát triển tài liệu.

21

Sau một thời gian từ khi xuất bản, được bồ sung về thư viện và đưa ra phục vụbạn đọc, nhiều cuốn tài liệu đã rách nát, hư hỏng và bị lạc hậu về nội dung Vì vậythư viện cần thường xuyên tiễn hành việc thanh lý tài liệu Việc thanh lý tài liệu

cần phải đạt được các mục đích và yêu cầu sau:

+ Rà soát lại vốn tài liệu cho phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của thư

+ Loại ra khỏi kho những tài liệu không còn phù hợp về nội dung hoặc không

còn khả năng phục vụ bạn đọc về mặt hình thức.

+ Những tai liệu được thanh lý phải phù hợp với các tiêu chí thanh lý tài liệu

của thư viện đưa ra.

Sau một thời gian phục vụ sách hay bị rách nát Đề tăng tuổi thọ của sách cánbộ thư viện có thé tiến hành một số việc nhằm phục chế chúng

Phục chế - đó là sự phục hồi giá trị vật lý (vật chất) của tài liệu đã bị cũ hoặc

hư hỏng trở về dạng ban đầu hoặc gần với dạng ban đầu Quá trình phục chế là một

quá trình rất phức tạp, vì thé công việc này do các chuyên gia trong lĩnh vực naythực hiện Trong nhiều thư viện lớn trên thé giới có những phòng riêng biệt với các

phòng thí nghiệm chuyên biệt được thành lập Tuy nhiên, những sửa chữa nhỏ, can

bộ thư viện, ban đọc có thé tự làm Các hình thức sửa chữa nhỏ như: dán các tờ rơi,

tay sách bị đứt, sửa chữa bìa cứng.1.2.5 Phục vụ và chia sé thông tin.

Công tác phục vụ bạn đọc cũng đóng vai trò quan trọng trong quản ly NLTT.

Cac thư viện càng mở rộng các hình thức và phạm vi, đối tượng phục vụ bạn đọccàng có nguy cơ bị mất mát tài liệu nhiều Quản lý tài liệu thông qua công tác phụcvụ gồm:

- Quản lý thông qua quy định về điều kiện sử dụng thư viện (trước kia): xác

nhận của cơ quan, trường học;

- Quản lý thông qua việc quy định về thời hạn mượn - trả tài liệu;

- Quản lý thông qua việc quy định về số lượng tài liệu được mượn mỗi lan;

- Quản lý thông qua việc quy định về tiền thế chân, tiền phạt quá hạn; tiền bồi

thường sách mất;

22

Hiện nay nước ta đã có những quy định các hình thức phạt đối với nhữnghành vi làm hư hại, chiếm dụng tài liệu, sách báo và vật mang tin khác có giá triNăm 2001, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 31/2001/NĐ-CP Về xử

phạt hành chính trong lĩnh vực Văn hóa - Thông tin Theo Nghị định này những

hành vi làm hư hại, chiếm dụng tài liệu, sách báo và vật mang tin khác có giá trịdưới 200.000 đ trong thư viện thì bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 50.000 đ -200.000 đ.; những hành vi làm hư hại, chiếm dụng tài liệu, sách báo và vật mangtin khác có giá tri trên 200.000 đ đến 1.000.000 đ trong các thư viện thì bị phạttiền từ 500.000 đ - 2.000.000 đ.; những hành vi làm hư hại, chiếm dụng tài liệu,

sách báo và vat mang tin khác có giá trị từ 1.000.000 d trở lên trong các thư viện

hoặc sử dụng trái phép tài liệu lưu giữ trong thư viện thuộc loại sử dụng hạn chếthì bị phạt tiền từ 2.000.000 đ - 5.000.000 đ.; Phạt tiền từ 20.000.000 đ đến

50.000.000 d với hành vi làm hư hại nặng, hủy hoại tài liệu trong thư viện.

Ngoài việc phạt tiền, người vi phạm còn bị buộc bồi thường thiệt hại hoặc bịtruy cứu trách nhiệm hình sự cho những thiệt hại do họ gây ra đối với thư viện theoquy định của pháp luật Ngoài ra, để quản lý tốt tài liệu trong quá trình phục vụ bạnđọc, mỗi thư viện cần có:

- Quy định về việc đọc những tai liệu cô, quý hiếm (hạn chế hoặc không được

Vốn tài liệu càng lớn chi phí cho quan lý càng nhiều Chi phí cho nguồn nhân

lực lam công tac xử lý, bảo quản tài liệu Chi phí cho việc tao lập môi trường bao

quản tối ưu, chỉ phí cho các phương tiện lưu trữ thông tin, tài liệu

Vốn tài liệu có thành phần càng phức tạp thì việc quản lý cũng hết sức nặngnề Mỗi tài liệu trên các vật mang tin khác nhau đòi hỏi có những điều kiện bảo

quản, lưu trữ và khai thác khác nhau Bảo quản tải liệu trên giấy khác với bảo quảntài liệu trên gỗ, trên đĩa CD-ROM, các tài liệu trên mạng, trong các bộ nhớ của

máy tính

23

Vốn tài liệu lớn là minh chứng cho thời gian xây dựng dài, có thể hàng chụcnăm, thậm chí hàng trăm năm Điều đó có nghĩa là nhiều tài liệu đã chịu những tácđộng của ánh sáng, độ am, thời gian làm cho lão hóa, 6 vang, muc nat va do docông tác quản lý vốn tài liệu càng khó khăn hon và tốn kém hơn.

- Phương pháp quản lý:

Quản lý tài liệu theo loại hình là một phương pháp hữu hiệu trong điều kiệnquản lý tài liệu hiện nay Quản lý tài liệu theo loại hình căn cứ vào tính chất vật lýcủa tài liệu như: tài liệu giấy, tài liệu điện tử, web, tài liệu số hóa sẽ có hệ thongchuyên biệt về bảo quản, bảo mật, an toàn, tiện ích cho NDT và cán bộ thư việnquản lý tốt NLTT.

Các phương pháp quản lý NLTT bao gồm các chiến lược phát triển dựa vàonhiệm vụ, chức năng của thư viện với loại hình tài liệu bổ sung hợp lý dé đáp ứngnhu cầu của NDT.

Các phương tiện hỗ trợ và cộng cụ quản lý như hệ thống máy tính, phần mềmquản lý NLTT các mã vạch, công từ được trang bị để hỗ trợ thư viện được quản lýtốt NLTT theo loại hình của TL.

1.2.7 Nguồn kinh phí

Nguồn kinh phí có quan hệ rat chặt chẽ tới công tác quản lý NLTT Thực tếkhông chỉ ở Việt Nam mà trên toàn thế giới, thư viện được đầu tư rất ít, trong khigiá các tài liệu ngày càng tăng Điều đó gây khó khăn không chỉ cho hoạt động thưviện nói chung mà còn cho việc quản lý NLTT nói riêng Tối ưu nhất là trong các

khoản chi hang năm, các thư viện nên có các khoản chi cho các công việc này.

Trong đó có công tác bảo quản vốn tài liệu Kinh phí cho công việc quan trọng nàynhìn chung hết sức hạn hẹp Ngay ở Thư viện Quốc hội Mỹ, hàng năm kinh phí chỉđủ cho 8% nhu cầu bảo quản tài liệu Thư viện này chọn bảo quản những tài liệu

24

dụng thông tin Tuy nhiên, giá tri của tài liệu bị nhiều yếu tố khác chi phối như yếutố lịch sử - chính trị Có những tai liệu đương thời không được đánh giá cao nhưng

sau thời gian lại được ca tụng Tính giá trị phụ thuộc vào khả năng xác định các

mối quan hệ giữa nội dung mà thông tin phản ánh và các hoạt động của người sử

dụng tin, lợi ích mà thông tin đem lại cho người sử dụng trong các hoạt động của

họ Nó phụ thuộc vào việc xác định đúng người nhận thông tin và đúng thông tin

mà họ cần Tuy nhiên, giá trị của thông tin còn tùy thuộc vào khả năng, trình độhiểu biết của người sử dung thông tin, điều kiện, hoàn cảnh và thời điểm mà ngườisử dụng nhận thông tin Giá trị của thông tin — tri thức càng cao khi càng có nhiềungười sử dụng Mặc dù việc sử dụng nó ngày càng tăng, nó vẫn không ngừng đượctích lũy với khối lượng ngày một lớn hơn Chính điều này kích thích việc phát triểnvà hoàn thiện công nghệ khai thác các NLTT — các công nghệ tích lũy và phổ biếnthông tin, cái được gọi là các công nghệ thông tin - giao tiếp (IKT) Các công nghệthông tin - giao tiếp đã trở thành phương tiện quan trọng nhất dé nâng cao tính hiệuquả của quản lý trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người Sự phát triển cáccông nghệ nay là cái quyết định năng lực của các cơ cau tổ chức khác nhau trongviệc giải quyết những nhiệm vụ của mình như nâng cao khả năng cạnh tranh - đốivới các tổ chức kinh doanh, đáp ứng hiệu quả, phù hợp nhu cầu xã hội - đối với cáccơ quan quyền lực nhà nước và tự quản địa phương.

- Tính cấu trúc: các thông tin được trình bày, diễn đạt, nhận dạng (về hình

thức, và nội dung), sắp xếp, trật tự hóa theo các cấu trúc phù hợp và tiêu chuẩn

nhất định nhằm giúp cho con người có thé bảo quản an toàn và truy nhập thông tindễ dàng Thông tin có thể được sắp xếp theo chuyên đề, môn loại, số đăng

ký, tùy theo từng cơ quan lưu trữ và bảo quản.

- Tính truy cập: NLTT được tổ chức có kiểm soát sao cho người dùng tin cóthê truy nhập theo nhiều phương diện khác nhau, truy nhập tại chỗ hay truy nhập từxa Muốn tô chức truy nhập được, thông tin phải được tổ chức thành các CSDL cócấu trúc giúp người sử dụng có thể dễ dàng truy nhập và tìm kiếm NLTT nàykhông bị hạn chế về không gian và thời gian sử dụng Chỉ cần có đủ điều kiện truynhập mạng, người dùng tin có thể khai thác thông tin ở bất kỳ nơi nào và vào bấtkỳ thời điểm nào.

25

- Tính kịp thời, cập nhật: NLTT liên tục cập nhật đáp ứng kịp thời nhu cầuthông tin về các sự kiện, lĩnh vực, chuyên ngành, các hoạt động của đời sống xãhội hiện nay Nếu NLTT của một thư viện nào đó không được thường xuyên cậpnhật, không được thường xuyên bô sung tai liệu mới thì sức hút của vốn tài liệu,

của thư viện đó với người dung sẽ giảm dần và nếu kéo dài sẽ triệt tiêu.

- Tính chia sẻ: các NLTT phải nằm trong mối quan hệ trao đổi nhiều chiềugiữa các hệ thống thông tin với nhau Tiền dé công nghệ dé trao đổi nhiều chiềunay là sự tồn tại của các mạng máy tính Không gian trao đổi vượt ra xa khỏi phạmvi của một cơ quan Việc cung cấp thông tin, dữ liệu, tài liệu không chỉ giới hạntrong khuôn khô những gì mà cơ quan thông tin có, mà còn có thể cung cap nhữngthông tin mà các cơ quan thông tin khác đang nắm giữ thông qua con đường hợptác và chia sẻ nguồn lực.

Công tác quản lý NLTT có các yêu cầu như sau:

- Mức độ sử dụng: Là tần suất phục vụ của vốn TL, các loại hình TL được sửdụng, các CSDL được mã hóa Tính hệ thống của NLTT được tô chức, quản lýchặt chẽ dé liên kết, để sử dụng và dé chia sẻ

- Tuôi thọ của tài liệu:

+ Công tác và kế hoạch bảo quan dé tăng tuổi tho của tài liệu

+ Xác định chính sách bảo quản hợp lý và hiệu qua dé kéo dai tuổi thọ của tài

+ Có hệ thống bảo quản tài liệu tốt hợp lý với loại hình tài liệu truyền thống

như sách, báo tạp chí và tài liệu điện tử.

+ Bảo quản phòng chống các tác nhân bên ngoài, và bên trong ảnh hưởng đếntuổi thọ của tài liệu.

+ Hạn chế tối đa những tác nhân đây nhanh vấn đề tự lão hóa của tài liệu nhưvới tài liệu giấy, mực in,

+ Xây dựng hệ thống, phần mềm quản lý và bảo quản an toàn cho tài liệu điệntử nhằm khai thác sử dụng lâu dài.

- Gia tri so với hiệu quả su dụng:

TVKHTHTPHCM có một NLTT mạnh phong phú về loại hình:+ Với tài liệu truyền thống có: Sách, báo, tạp chí,

+ Với tài liệu điện tử có CSDL, số hóa, web,

26

NLTT thư viện có giá trị cao đáp ứng được nhu cầu của NDT Thư viện, hiệuquả sử dụng NLTT ở mức tương đối so với các thư viện khác ở miền Nam.

- Khả năng tiếp cận và chia sẻ:

Đối tượng phục vụ thông tin của người dùng tin là đại chúng, nên khả năngtiếp cận dễ dàng thuận tiện

Vốn tài liệu phong phú, phục vụ nhu cầu thông tin của mọi đối tượng về cáclĩnh vực kinh tế xã hội, khoa học kỹ thuật, trong đó chủ yếu là tài liệu về khoa

học xã hội.

Xác định một hệ thống liên kết, chia sẻ vốn tài liệu với các thư viện trongcùng một hệ thống, hợp tác giao lưu trao đổi với nhiều nước trên thế giới, các tô

chức, cá nhân, hoạt động trong lĩnh vực thư viện

Xây dựng những sản phẩm thông tin, tổ chức sự kiện tuyên truyền vốn tài liệucho bạn đọc thư viện với vấn đề mang tính chất thời sự cập nhật

- Tiêu chí đánh giá, quan điểm nhận thức công tác quản lý NLTT: công tác,quản lý NLTT tại thư viện đã được chú trọng quản ly NLTT truyền thống đượctuân thủ theo chuẩn nghiệp vụ quốc tế.

- Xây dựng CSDL thư mục với phần mềm quản trị Thư viện Libol 5.0

- Tổ chức kho tảng, hệ thống bảo quản hợp quy cách Nhà nước đã nhận thứcđược vai trò của NLTT trong định hướng phat triển của xã hội, nên có chính sáchđầu tư cho hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ thư viện.

- Trình độ của đội ngũ cán bộ thư viện

+ Được đào tạo cơ bản về trình độ cơ bản về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ,

tin học, ngoại ngữ

+ Được đào tạo quản lý nhà nước ở mức khởi đâu chưa chuyên sâu.

+ Có quan điểm nhận thức rõ về đường lối chủ trương chính sách của Đảng và

Nhà nước Xây dựng môi trường làm việc khoa học.

- Thư viện đã xây dựng hệ thống tổ chức hợp lý giữa các phòng ban, hoạtđộng quản lý theo loại hình với 2 loại hình tài liệu chủ yếu: điện tử và truyền

- Tổ chức thiết kế khoa học với các biện pháp công cụ quản lý hiệu quả khảnăng tiếp cận với NLTT

27

+ Tổ chức được hệ thông thông tin

+ Khai thác và tiếp cận đễ đàng NLTT

+ Quản lý hiệu quản NLTT

+ Dễ chia sẻ, liên kết thông tin với NDT và cán bộ thư viện, cán bộ quản lý

+ Tiếp cận nhanh chóng, thuận tiện vào CSDL, thư mục tra cứu của thư viện.

+ Tìm được tài liệu dễ dàng nhanh chóng, chính xác khi truy cập CSDL thư

- Quy trình, mô hình tổ chức, sản xuất quản lý NLTT

+ Với tài liệu truyền thống bao gồm: Chọn lọc tài liệu -> Bồ sung -> Xử lý nội

dung, hình thức của tài liệu -> chuyên về các kho tai liệu

+ Với tài liệu điện tử bao gồm: Chọn lọc tài liệu > Xác định nguồn kinh phí

-> hiệu quả sử dụng > mua, tự tạo > xử lý > Lưu trữ > Bảo quản > Quản lý >khai thác sử dụng

- Mô hình tổ chức

+ Theo tiêu chí về hệ thống: Kho tàng, kệ, sỐ lượng vốn tài liệu, tổ chức quản

lý thích hợp

+ Khai thác sử dụng phải đúng quy tắc, an toàn mạng với NLTT điện tử

+ Theo tính chất phục vụ của thông tin, sắp xếp tài liệu theo các hình thức

phục vụ như: kho đóng, kho mở

+ Theo loại hình: Tài liệu truyền thống, và điện tử

1.4 Giới thiệu về Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh

TVKHTHTPHCM TPHCM tiền thân là thư viện các Đô đốc, Thống đốcthành lập năm 1868 Trước năm 1975 là thư viện quốc gia của Miền Nam Việt

Nam Tòa nhà được khởi công xây dựng năm 1968, năm 1972 hoàn thành và

đưa vao sử dụng đến nay Thư viện được đồi tên thành TVKHTHTPHCM theoquyết định của Ủy ban nhân dân thành phố ngày 14 tháng 4 năm 1978 Thưviện có trách nhiệm sưu tập, bảo quản, tô chức và khai thác vốn tài liệu trongvà ngoải nước dé phuc vu moi thanh phan người su dụng Thu viện đồng thờicó trách nhiệm lập kế hoạch và hướng dẫn nghiệp vụ cho 24 thư viện quận,huyện Vốn tải liệu của thư viện trên 2.174.280 bản tài liệu đủ mọi lĩnh vực và

hình thức Nhân viên thư viện trên 100 người làm việc ở các khâu khác nhau,

28

cung cấp các dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cau học tập, nghiên cứu và giải trí củangười sử dụng Hằng ngày có khoảng 1.000 đến 1.800 lượt người sử dụng thưviện: đọc tại chỗ, mượn về nhà, truy cập Internet và sử dụng các chương trìnhứng dụng khác trên máy tính, tài liệu và thiết bị riêng cho người khiếm thị vàngười mắt kém.

Vốn tài liệu của thư viện là tài sản quí giá, là tiềm lực, sức mạnh và làniềm tự hào của thư viện Vốn tài liệu càng phong phú thì khả năng đáp ứngnhu cầu đọc ngày càng lớn và do vậy càng có sức lôi cuốn đối với bạn đọc.

TVKHTHTPHCM, dù chỉ do TP.HCM quản lý, nhưng vẫn được xem làthư viện lớn tầm cỡ quốc gia, bên cạnh các thư viện lớn khác của cả nước nhưthư viện Quốc gia, thư viện Khoa học Kỹ thuật trung ương, thư viện Khoa họcXã hội trung ương ở Hà nội Hiện tại vốn tài liệu của thư viện được bé sung

phong phú và đa dạng từ nhiều nguồn Đặc biệt thư viện có bộ sưu tập khá đầy

đủ xuất bản phẩm in ở Đông dương cuối thế kỷ 19 đầu thế kỷ 20, các tài liệu

xuất bản trong vùng tạm chiếm, những năm chống Pháp và Mỹ (1954-1975).

Nhiều tài liệu trong số đó hiện trong nước chỉ có ở TVKHTHTPHCM Ngoàira thư viện còn có một số tài liệu vé các nước Đông Nam Á Một số tài liệuquý hiếm trải qua thời gian phục vụ đã giòn nát cần phải có chế độ bảo quản

đặc biệt như là di sản văn hóa của thành phó Thư viện thực hiện công tác

thông tin-thư mục: làm thư mục chuyên đề, thư mục địa chí TP.HCM, xuất bản

tờ Thông tin Thư viện phía Nam (lưu hành nội bộ), bản tin phục vụ lãnh đạo,

mục lục liên hợp sách tạp chí, mục lục liên hợp sách xuất bản của các tỉnh phíaNam, thường xuyên tổ chức các cuộc triển lãm sách theo chuyên đề nhân các

ngày Lễ, cung cấp tài liệu cho các thư viện tỉnh làm thư mục địa chí, thư mục

chuyên đề Về nghiệp vụ, thư viện là nơi tổ chức và thực hiện các khóa đàotạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, hội thảo chuyên đề cho các thư viện cơ sở và thưviện các tỉnh.Trong quan hệ trao đổi, thư viện là đơn vị ký gởi (deposit library)của UNESCO, Ngân hàng thế giới (WB), Tổ chức Lương Nông Quốc tế(FAO), Trung tâm Nguyên tử lực Quốc tế (IAEA), có quan hệ nghiệp vụ với

29

hon 43 thư viện va cơ quan thông tin, trường dai học của 16 quốc gia, thôngqua đó, hàng năm thư viện nhận được số tài liệu nước ngoài trỊ giá hàng trămtriệu đồng, trong đó có nhiều tài liệu quý cho công tác nghiên cứu.

Những năm gần đây, Thư viện có những bước phát triển mới, các phòngđọc sách của thư viện đều tổ chức kho mở (tự chọn), giúp người đọc rút ngắn

thời gian tìm, chọn tài liệu Phòng dịch vụ tham khảo, Hán — Nôm, doanh nhân

ra đời với sự tài trợ của Nhà nước Số lượng máy móc được trang bị tốt giúpbạn đọc sử dụng các phương tiện nghe nhìn để tra cứu tư liệu và học ngoạingữ Bạn đọc đến thư viện và tài liệu được sử dụng ngày một tăng Tháng 9-

1999, để mở rộng diện phục vụ va nhân kỷ niệm kỷ niệm 300 năm Sai gòn TP.Hồ Chí Minh, thư viện khánh thành phòng đọc dành cho người khiếm thi,được trang bị 5 máy vi tính, 2 scanner, 2 máy in chữ nổi và một số phần mềmchuyên dụng (Dự án do Bộ văn hóa va thông tin; UBNDTP; Tổ chức FORCEFOUNDATION; Các nhà nghiên cứu và Việt kiều tai trợ) Tháng 10 năm 2000TVKHTHTP được Học viện Harvard-Yenching tai trợ ban đầu xây dựng và tôchức phòng bảo quản tài liệu với một số trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến.

-Thư viện thực hiện mục tiêu nâng cấp, hiện đại hóa thư viện bằng phần

mén quản lý Libol 5.5 Hiện nay, TVKHTHTPHCM được trang bị 170 máy vitính Bạn đọc có thé tra cứu trên mục luc truyền thống (bằng phiếu ở kho đọc

hạn chế) hoặc trên máy tính Hiện có 16 CSDL với hơn 733.829 biéu ghi, trong

đó có 4 CSDL với hơn 110.000 biểu ghi dành cho bạn đọc tra cứu thườngxuyên (Từ năm 2009 đến nay, TVKHTHTPHCM không thống kê phích mô tảtài liệu giấy ở giai đoạn trước sang CSDL.)

Thư viện luôn quan tâm tìm kiếm tài trợ của các cơ quan, tổ chức trong vàngoài nước dé tăng cường công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công chức Từ2009 đến nay, khoảng 150 lượt can bộ, nhân viên được cử di dao tao về mọimặt, ở nhiều cấp, trong và ngoài nước, không kê những lần đi dự hội nghị, hộithảo quốc tế hay kết hợp với nước bạn tô chức các hội thảo quốc tế và khu vực

trong lĩnh vực chuyên môn.

30

Những gần đây, thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố tiếp tục làm

nhiệm vụ hỗ trợ nghiệp vụ cho các thư viện quận, huyện Từ khi có Nghị quyết

TW 5 cua Đảng, các thư viện được quan tam nhiều hơn, đời sống văn hóa ở cơsở ngày càng được chú ý phát triển hơn Thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạtđộng văn hóa, thư viện đã liên kết với các đơn vị bạn nhằm tìm thêm nguồn tàitrợ để tổ chức các cuộc thi cấp thành phố cho thiếu nhi như: kể chuyện theo

sách, vẽ tranh, đố em v.v Hoạt động này nhận được sự hưởng ứng nhiệt tìnhcủa trẻ em thiếu may mắn, trẻ em vào đời sớm, trẻ em khuyết tật, trẻ em ởvùng sâu, vùng xa, v.v Thư viện cũng đã tổ chức kho sách lưu động (2.319nhan dé/7.218 cuốn) luân chuyên đến những vùng khó khăn của các quậnhuyện, tặng vốn sách ban đầu cho 435 tủ sách các ấp, khu phố văn hóa Mộttrong những nhiệm vụ chủ yếu của thư viện công cộng là tạo thói quen đọcsách cho mọi người, mở mang kiến thức phô thông, nâng cao dân trí, giáo dụcthâm mỹ cho nhân dân lao động, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu khoa học củabạn đọc có trình độ từ thấp đến cao, phục vụ cho công việc sản xuất, kinhdoanh, thiết lập mối quan hệ giữa các thư viện dé khai thác, phục vụ vốn tailiệu của mỗi nơi một cách hiệu quả, công tác bảo quản tài liệu được đầu tưhiện đại, là trung tâm bảo quản tài liệu hàng đầu ở khu vực phía Nam.

Trải qua 35 năm hoạt động, hệ thống thư viện công cộng TPHCM đã vượtqua những chặng đường gian khó và trụ vững trong cơ chế mới của thời kỳ đổimới, góp phần cùng cả nước thực hiện sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hóađất nước.

Từ năm 2009 -2012, hoạt động của mạng lưới 24 thư viện quận, huyện

phần lớn đi vào nề nếp Các thư viện quận, huyện đã từng bước được củng cốvề cơ sở vật chất, vốn sách, báo và nhân sự Một số thư viện đã áp dụng nhiềubiện pháp tích cực để đa dạng hóa các hoạt động trong thư viện Trong cácngày kỷ niệm, lễ lớn, dip hè, nhiều thư viện đã tổ chức nhiều loại hình sinhhoạt sách báo ở địa phương như: Giới thiệu sách, Tổ chức Triển lãm nhân kỷniệm các ngày lễ lớn trong năm, Hội thi Nét vẽ xanh, Đồ em, Kể chuyện sách,thu hút hàng chục ngàn lượt bạn đọc, trong đó đa phần là các em thiếu nhi.

31

Trong toàn bộ hoạt động của mình, TVKHTH TP.HCM luôn phải mang

hai đặc tính: là một thư viện khoa học lớn tầm cỡ quốc gia nằm ở khu vực phíaNam đất nước và là thư viện trung tâm của mạng lưới thư viện công

cộng TP.HCM.

1.4.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện

Trong quyết định số 57/QD/UB của UBND TP.Hồ Chí Minh ở điều 2 có ghirõ chức năng và nhiệm vụ của TVKHTHTPHCM TP Hồ Chí Minh như sau:

e _ Xây dựng hoàn chỉnh và bảo quản lâu dai vốn sách báo,tài liệu khoa học,đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, sản xuất, giảng dạy của các cơ quan, xí nghiệp,

trường học trong Thành phó Thư viện được thu thập theo chế độ nộp lưu chiều tất

cả các ấn phâm do Thành phố xuất bản, các loại tài liệu không xuất bản (bản saocác văn kiện, các báo cáo khoa học, tài liệu tổng két, thudc điện không bảo mậtcủa các cơ quan, trường học thuộc các ngành trong Thành phố.

e Khai thác và sử dung vốn sách báo, tài liệu thu thập, phục vụ các cơ quanlãnh đạo Đảng và Nhà nước, các cơ quan nghiên cứu, giảng dạy, phục vụ sản xuấtvà đông dao cán bộ nhân dân Tiếp tục bổ sung đầy đủ sách báo, tài liệu xuất bản ởmiền Nam trước ngày giải phóng.

e - Tổ chức và quan lý về nghiệp vụ hệ thống thư viện nhân dân thuộc các

quận, huyện, hình thành một mạng lưới thư viện hoàn chỉnh của Thành phó.

e Theo sự phân công của Bộ Văn hoá - Thông tin, Thư viện hướng dan và

giúp đỡ nghiệp vụ cho các thư viện nhà nước ở các tỉnh phía Nam từ Ninh Thuận

trở vào và được trao đôi ấn phẩm với các thư viện, nhà xuất bản nước ngoài theosự chỉ đạo của Sở Văn hoá - Thông tin TP Hồ Chí Minh.

1.4.2 Vai trò của TVKHTHTPHCM TP.HCM trong chiến lược phát triển của

- Trung tâm thông tin hỗ trợ học đường và nghiên cứu bằng việc tổ chứctốt các dịch vụ, nguồn lực và phương tiện của thư viện dé đáp ứng các nhu cầu

đa dạng từ việc nâng cao dân trí, hỗ trợ sinh viên, hỗ trợ các học giả, các nhà

nghiên cứu thực hiện các đề tài có chiều sâu, đầu tư vào các lĩnh vực chuyênngành và sáng tạo kiến thức mới đến việc cung cấp kịp thời các thông tin chính

xác và hữu dụng cho người sử dụng.

- Thư viện trung tâm chịu trách nhiệm xây dựng, chỉ đạo thực hiện, phát

triển mạng lưới thư viện nội ngoại thành, thúc đây phong trào đọc sách ở cơ

nghệ tin học trong lĩnh vực thư viện.

1.5 Vai trò của công tác quản lý NLTT đối với TVKHTHTPHCMTPHCM

- Quản lý vốn tài liệu là bảo quản, giữ gìn, truyền lại cho đời sau kho tảng vănhoá của địa phương, dân tộc và thế ĐIỚI;

- Bảo quản tài sản của thư viện và của quốc gia Sách, báo, tài liệu là tái sảnvô giá của quốc gia trên phương diện giá trị tỉnh thần, đồng thời là tài sản được nhànước bỏ tiền để mua, xử lý, bảo quản lâu đài.

- Nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc ở phương diện đáp ứng được nhiều

yêu cầu của ban đọc do kho sách được bổ sung hợp lý, có chất lượng, được tô chức

khoa học, tiện lợi và được bảo quản tốt.

- Tăng giá tri của von tai liệu (NLTT) của thư viện do giữ được nhiều tài liệuqua các thời ky lịch sử khác nhau NLTT là cơ sở dé vận hành hoạt động của mộtcơ quan thông tin, thư viện, là tài sản quý giá, là sức mạnh, là tiềm lực và là niềmtự hào của quốc gia NLTT là thành phần của hệ thống thông tin, là nguyên liệucủa mọi quá trình trong hoạt động của hệ thống Cũng như bất kỳ nguyên liệu củamột ngành sản xuất nào, nếu nguyên liệu không được đảm bảo tốt thì sẽ không có

các sản phâm đáp ứng đúng yêu cầu Chính vì vậy mà NLTT giữ vị trí chủ chốt và

33

là một trong những yếu tô quyết định sự tồn tại và phát triển của các cơ quan thông

tin — thư viện;

- Quản lý NLTT tốt là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin trongcác cơ quan thông tin, thư viện Nếu có NLTT phong phú, chất lương cao thư việnmới có thé tạo ra những sản pham thông tin đạt đáp ứng tốt nhu cầu của người sửdụng;

- Quan lý NLTT tốt là cơ sở dé thiết lập các mối quan hệ hợp tác với các đốitac trong và ngoài nước NLTT chính là tiền đề, là cơ sở dé hình thành sự hợp tác

và chia sẻ nguon lực giữa các cơ quan TT-TV trong va ngoai nước.

34

quan, đảm bảo tính liên tục, nhất quán cho việc bố sung tài liệu theo những lĩnh

vực tri thức khoa học mà thư viện cần đáp ứng cho nhu cầu của NDT Đây là côngcụ dé hợp tác trong phối hợp bồ sung và chia sẻ nguồn thông tin với các thư viện

trong cùng một hệ thống, các thư viện khác, các cơ quan dé hướng dan va dao

tạo nội bộ về công tac bồ sung cũng như phát triển NLTT của thư viện va giải trìnhvề việc phân bổ kinh phí mua tài liệu Ngoài ra chính sách còn là cơ sở để đánh giácông việc bổ sung, phân bổ ngân sách bổ sung sao cho đảm bảo tính ôn định, lâudai và phát triển bền vững.

Chính sách này bao gồm các vấn đề sau :+ Chính sách bồ sung.

+ Phân bồ kinh phí bổ sung.

+ Thanh toán tài chính.

+ Chính sách trao đồi, nhận tặng và ký giữ lưu chiếu.

+ Chính sách đánh giá vốn tài liệu.

+ Tuyền chọn và đảo tạo cán bộ trong hoạt động phát triển vốn tài liệu.

35