Bài Tập Lớn Đề Tài Kỹ Năng Chuẩn Bị Bài Thuyết Trình.pdf

HỌC VIỆN NGÂN HÀNGKHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

BÀI TẬP LỚNMÔN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANHĐỀ TÀI: KỸ NĂNG CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNHGiảng viên giảng dạy:LÊ THỊ HUYỀN TRANG

Mã lớp học phần:BUS20ANhóm thực hiện:NHÓM 3Danh sách sinh viên thực hiện:

Họ và tên MSV LớpPhạm Thị Thúy Hạnh 26A4022692 K26KTAPhạm Mạnh Hiếu 26A4023092 K26KTAPhạm Ngọc Khánh 26A4023121 K26KTAPhùng Thị Thùy 26A4020878 K26KTALê Minh Thư 26A4021324 K26KTATrần Phương Thảo 26A4020867 K26KTAĐặng Thu Hiền 26A4022696 K26KTA

MỤC LỤC

KỸ NĂNG CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH

I, Khái niệm thuyết trình 3

II, Vai trò của thuyết trình 3

1 Trong cuộc sống 3

2 Trong học tập 3

3 Trong công việc 3

III, Các bước chuẩn bị thuyết trình 4

Bước 1: Đánh giá đúng bản thân 4

Bước 2: Tìm hiểu người nghe 4

Bước 3: Xác định mục đích bài thuyết trình 6

Bước 4: Xây dựng nội dung bài thuyết trình 8

Bước 5: Sử dụng các công cụ hỗ trợ trong thuyết trình 10

Bước 6: Thuyết trình thử 14

KỸ NĂNG CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNHI, Khái niệm thuyết trình

- Thuyết trình là quá trình trình bày một chủ đề, ý tưởng hoặc thông tin cụ thểtrước một nhóm người hoặc khán giả nhằm truyền đạt một thông điệp hoặc mục tiêu nhấtđịnh Nó có thể được thực hiện thông qua sử dụng ngôn ngữ cụ thể, hình ảnh, âm thanh,video và các phương tiện trực quan khác để thúc đẩy sự hiểu biết và tương tác giữa ngườitrình bày và người nghe.

Thuyết trình không chỉ đơn thuần là việc trình bày thông tin, mà còn bao gồm việc tổchức nội dung một cách có logic, hấp dẫn và dễ hiểu Người trình bày cần phải chọn lọcvà sắp xếp thông tin sao cho nó phù hợp với mục tiêu của thuyết trình và sự hiểu biết củakhán giả Sự sáng tạo và khả năng tương tác với khán giả cũng là yếu tố quan trọng trongquá trình thuyết trình.

- Kỹ năng thuyết trình là khả năng trình bày, diễn đạt, truyền đạt thông tin, ý tưởngmột cách rõ ràng, logic và thuyết phục trước đám đông hoặc khán giả.

II, Vai trò của thuyết trình

Vai trò chính của thuyết trình là truyền đạt thông tin, giải thích một khái niệm phức tạp,thuyết phục người nghe về một ý kiến hoặc mục tiêu, giáo dục, thúc đẩy sự thảo luậnhoặc thậm chí giải quyết vấn đề

1 Trong cuộc sống

Trong cuộc sống nếu có kỹ năng thuyết trình tốt, bạn dễ dàng diễn đạt để người khác hiểuđược suy nghĩ, quan diểm của bạn Khi đó bạn vừa đạt được mục đích lại tiết kiệm đượcrất nhiều thời gian.

2 Trong học tập

Trong học tập, thuyết trình là một kỹ năng bắt buộc với sinh viên trong hầu hết các mônhọc Đồng thời, thuyết trình cũng là cơ hội để sinh viên rèn luyện và trau dồi khả năngtrình bày trước đám đông của mình, sẽ là một hành trang cần thiết sau khi ra trường.

3 Trong công việc

Nếu bạn có một kỹ năng thuyết trình tốt đồng nghĩa với việc công việc của bạn sẽ đượcthuận lợi và suôn sẻ, cơ hội thăng tiến cao Ngược lại, nếu bạn không có kỹ năng thuyếttrình hoặc rụt rè khi xuất hiện trước đám đông thì cho dù trình độ của bạn giỏi nhưng bạnkhông có kỹ năng mềm thì cũng rất khó có thể đạt được thành công.

Trong trường hợp hội thảo đứng trước thuyết trình khách hàng: nếu bạn có kỹ năngthuyết trình tốt thì người nghe sẽ dễ bị thuyết phục mua hàng hơn đồng thời luôn tiếp thunhững ý kiến từ những phản hồi của khách hàng với sản phẩm mà bạn cung cấp Ngượclại nếu bạn có kỹ năng thuyết trình không tốt thì người nghe sẽ không hiểu cũng nhưkhông muốn nghe bạn thuyết trình

Khi bạn làm tốt bài thuyết trình là bạn đã thể hiện được giá trị bản thân mình với mọingười cũng như là cơ hội để bạn phát triển và thăng tiến cao hơn trong sự nghiệp củamình Năng lực của bạn trong mắt đồng nghiệp, lãnh đạo cũng được đánh giá cao hơn.

III, Các bước chuẩn bị thuyết trìnhBước 1: Đánh giá đúng bản thân

Việc đánh giá bản thân là một quá trình có thể thay đổi theo thời gian, mỗi ngàycon người chúng ta có những sự biến động về tinh thần, tâm lý Vì vậy bạn không nên đểmình rơi vào trạng thái áp lực khi không nhận ra được điểm mạnh, điểm yếu của bảnthân, hãy cứ từ từ tìm hiểu và chấp nhận con người đang hiện hữu này, đồng thời luôn nỗlực để trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình.

- Xác định điểm mạnh để phát huy và khắc phục những khiếm khuyết của mình giúpphần trình bày tự nhiên, hấp dẫn, lôi cuốn khán giả.

+ Ví dụ: bạn có một giọng nói to, rõ ràng, dễ nghe nhưng ngôn ngữ cơ thể cứng nhắc,không tự tin giao tiếp ánh mắt với người xem thì bạn nên luyện tập, trao dồi thêm phầnyếu này.

+ Ví dụ: được mọi người nhận xét có khiếu hài hước nhưng câu chuyện thêm vàophần thuyết trình của bạn lại chiếm nhiều thời gian, bạn nên xây dựng kịch bản ngắn gọnlại và phù hợp với mục đích, nội dung cần đưa đến người nghe.

- Để bài thuyết trình thêm mạch lạc bạn nên tổ chức nội dung, cấu trúc thành các ý chínhvà thêm các ví dụ thực tế từ đó khán giả hiểu rõ hơn về thông điệp bạn truyền tải.

Bước 2: Tìm hiểu người nghe

Tìm hiểu về đối tượng người nghe thuyết trình là một phần quan trọng trong việcchuẩn bị và thực hiện một bài thuyết trình thành công Chúng ta có thể nghiên cứu về độtuổi, giới tính, nghề nghiệp, sở thích của họ Nếu có thể, hãy tìm cách giao tiếp trước vớimột số thành viên trong đối tượng người nghe Điều này có thể thông qua cuộc tròchuyện cá nhân, khảo sát trực tuyến hoặc thậm chí là cuộc trò chuyện qua email hoặcmạng xã hội Bằng cách này, bạn có thể hiểu rõ hơn về mức độ quan tâm và nhận xét của

họ đối với chủ đề bạn sẽ thuyết trình Trong quá trình thuyết trình, quan sát cẩn thận phảnứng của khán giả bằng cách nhìn vào diễn biến, ngôn ngữ cơ thể và phản hồi trực tiếp.Sau khi hoàn thành bài thuyết trình, thu thập phản hồi từ khán giả thông qua cuộc tròchuyện, khảo sát hoặc ghi lại ý kiến đóng góp Để có thể truyền đạt thông tin hiệu quả,bạn nên tìm hiểu các thông tin về người nghe như: quy mô, tuổi trung bình, đặc điểmcông việc, yếu tố văn hóa và quan điểm của người nghe.

+ Thuyết trình nhóm: một nhóm người hoặc đại diện tham gia vào việc thuyết trìnhchung về một chủ đề cụ thể Thường có nhiều người thuyết trình, mỗi người đại diện chomột phần của chủ đề hoặc góc nhìn cụ thể.

- Quy mô vừa: thuyết trình công ty hoặc tổ chức Dù số lượng người nghe nhiều hơn quymô nhỏ nhưng vẫn nên tạo bầu không khí thoải mái, vui vẻ.

+ Là loại thuyết trình được tổ chức bởi một công ty hoặc tổ chức để chia sẻ thông tin vềsản phẩm, dịch vụ, chiến lược hoặc kế hoạch tương lai Thường được sử dụng để truyềnđạt thông điệp quan trọng đến nhân viên, đối tác hoặc khách hàng.

- Quy mô lớn: thuyết trình công cộng hoặc hội thảo lớn

+ Thường diễn ra trong một môi trường công cộng, có thể có hàng trăm hoặc thậm chíhàng nghìn người nghe Thường có một người diễn thuyết chính hoặc một nhóm nhỏngười thuyết trình chia sẻ thông điệp chung với khán giả Thuyết trình này thường đượctổ chức trong các hội thảo, sự kiện chính trị hoặc giáo dục, hoặc các buổi giảng lớn.b, Tuổi trung bình

- Khán giả là người trẻ tuổi: người trẻ thường mong đợi có sự tương tác và tham gia trongbuổi thuyết trình Tạo điều kiện cho việc hỏi đáp, thảo luận nhóm hoặc hoạt động thựchành để kích thích sự tương tác Tránh sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành và giữcho bài thuyết trình của bạn trở nên trẻ trung, sáng tạo và sử dụng nhiều ví dụ cụ thể vàhình ảnh.

- Khán giả là người trung niên: họ thường quan tâm đến những vấn đề và giải pháp thựctiễn mà có thể áp dụng trong cuộc sống hàng ngày Hãy tập trung vào cung cấp thông tinvà chiến lược giải quyết vấn đề một cách cụ thể Người trung niên có kinh nghiệm dày

dặn nên cần tôn trọng và tin tưởng đối với sự hiểu biết của họ, khuyến khích sự thảo luậnvà phản hồi từ phía các bậc tiền bối.

- Khán giả là người lớn tuổi: nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh sử dụngthuật ngữ kỹ thuật Người già hay quan tâm các chủ đề như sức khỏe và phòng tránhbệnh, kỹ năng sống sót, kỷ niệm và hồi ức Hãy tạo điều kiện cho khán giả hỏi đáp vàcung cấp thông tin liên quan để hỗ trợ họ hiểu rõ hơn và áp dụng những gì họ học được.c, Đặc điểm công việc

- Khán giả là người lao động: chọn chủ đề mà người lao động quan tâm và có thể ứngdụng vào công việc hàng ngày như kỹ năng nghề nghiệp, quản lý thời gian, giao tiếp hiệuquả Không nên sử dụng thuật ngữ phức tạp và giải thích các khái niệm một cách dễ hiểuvà trực tiếp.

- Khán giả là doanh nhân: sử dụng ngôn ngữ chuyên môn và thực tiễn để truyền đạt thôngđiệp một cách rõ ràng và hiệu quả kết hợp các ví dụ và trải nghiệm thực tế Thiết kế cácbiểu đồ, đồ thị và hình ảnh để minh họa ý tưởng và dữ liệu phức tạp

- Khán giả là học giả, tri thức: chọn chủ đề chuyên sâu, cung cấp các thông tin mới mẻ,độc đáo Khuyến khích thảo luận bằng các câu hỏi, trò chơi, hoạt động Điều này giúp tạora một môi trường học thuật và động viên cho sự trao đổi ý kiến và kiến thức.

- Khán giả là sinh viên, học sinh: ngôn ngữ, giọng điệu thuyết trình cần vui tươi, hàihước, gần gũi Thiết kế các câu chuyện và video để minh họa ý tưởng, khích lệ sự tươngtác với sinh viên qua các chuyện đùa, câu hỏi giải trí.

d, Yếu tố văn hóa và quan điểm của người nghe

Hiểu rõ về văn hóa và lịch sử của đối tượng người nghe có thể giúp bạn tạo ra mộtthuyết trình phản ánh sâu sắc và tránh gây những sự việc nhạy cảm đối với các giá trị vàtruyền thống của họ Mỗi người có một nguồn gốc riêng biệt nên chúng ta cần tôn trọng,đánh giá quan điểm và giá trị cá nhân của người nghe, tránh sự phê phán hoặc đánh giáthiên vị Tạo cơ hội cho mọi người được phát biểu ý kiến để đa dạng góc nhìn, đón nhậncác khía cạnh trong tư duy riêng của mỗi người Để tạo ra một trải nghiệm tích cực cầnlắng nghe phản hồi từ người nghe và sẵn lòng điều chỉnh nội dung hoặc phương pháptrình bày nếu cần thiết.

Bước 3: Xác định mục đích bài thuyết trình

Trước khi chuẩn bị buối thuyết trình, cần xác định thật rõ ràng đâu là mục tiêumuốn đạt được

Điều này lại có liên quan đến các yếu tố:- Những thông tin muốn truyền đạt là gì?

- Người nghe là ai?

- Bầu không khí tại địa điểm thuyết trình như thế nào?

Thông thường, hầu hết các bài thuyết trình thành công đều phải đạt 3 yêu cầu chính yếu: - Chuyển tải được những thông tin mới,

- Người nghe không chỉ "nghe" mà còn được "thưởng thức" bài thuyết trình- Các vấn đề trong bài thuyết trình cần được trình bày rõ ràng, logic

Để thực hiện hiệu quả 3 yêu cầu này, cần xác định cách diễn đạt phù hợp Khi truyềnđạt thông tin, trình bày theo một cấu trúc hợp lý, logic Khi muốn người nghe thư giãn, cóthể nói những câu dí dỏm, hài hước, những câu chuyện vui Còn trong trường hợp mụctiêu bài thuyết trình muốn cổ vũ người nghe tham gia vào một số hoạt động nào đó thì bàithuyết trình cần đem đến cho người nghe nội dung tích cực, được trình bày với giọngđiệu hào hứng, phấn khích để kích thích tinh thần và sự hưởng ứng của người nghe.Thông thường, các ý chính rơi vào các vấn đề:

- Tại sao "chủ đề thuyết trình" này lại cần thiết? - Nội dung của "chủ đề thuyết trình" gồm những gì?- Kết quả mong muốn sau buổi thuyết trình là gì?

Ngoài ra, cần tránh trình bày các khái niệm liên quan đến chủ đề thuyết trình dướidạng lý thuyết vì chúng thường khó hiểu, người nghe sẽ thích thú hơn nếu họ hiểu cáckhái niệm và chủ đề bài thuyết trình của bạn thông qua cách trình bày đơn giản Chẳnghạn, thông qua một ví dụ nào đó trong thực tiễn hay hình ảnh minh họa để họ hiểu về vấnđề thay vì phải nghe các khái niệm dưới dạng lý thuyết

Mục tiêu của thuyết trình nói chung là vì người nghe, giúp người nghe nắm vững kiếnthức, kỹ năng, thay đổi thái độ, hình thành tình cảm sau khi nghe bài thuyết trình Vì vậy,vấn đề không phải là người thuyết trình nói cái gì mà người nghe thực chất thu được gìsau buổi thuyết trình

Thông thường, một bài thuyết trình sẽ có ba mục tiêu cơ bản là - Trang bị nhận thức

- Hình thành cảm xúc

- Thúc đẩy hành động cho người nghe

Mục tiêu của bài thuyết trình có thể là thuyết phục người nghe mua sản phẩm, dịch vụcủa doanh nghiệp hay sử dụng thông tin do doanh nghiệp cung cấp hay chỉ đơn giản làđưa ra những thông tin phân tích về một vấn đề kinh tế - xã hội, một phần bài học haymột bài giảng lý thuyết,

Hãy viết mục đích hay ý định của bài thuyết trình Mục tiêu không chỉ là làm một bàithuyết trình tốt Một bài thuyết trình là phương tiện để đi đến một mục tiêu cụ thể và mụctiêu đó là những điều muốn người nghe thực hiện sau khi nghe những thông tin do bạncung cấp Khi trình bày bằng văn bản thì dù văn bản có được viết một cách rời rạc, khôngmạch lạc, người đọc vẫn có thể đọc lại hai, ba lần để nắm bắt vấn đề Nhưng khi thuyếttrình, người nghe sẽ khó có dịp nghe lại những gì bạn nói Vì vậy, phải trình bày sao chongười nghe hiểu ngay được những vấn đề bạn muốn chuyển tải Trước khi truyền đạtthông tin đến người nghe, cần thực hiện công tác chuẩn bị, xác định đâu là mục tiêumuốn đạt được Tập trung vào mục tiêu của buổi thuyết trình thông qua các công đoạncủa quá trình chuẩn bị sẽ đảm bảo bài thuyết trình đạt hiệu quả cao nhất

Trước hết, hãy suy nghĩ nội dung và cách trình bày như thế nào để truyền đạt đếnngười nghe một cách hiệu quả nhất, phụ thuộc vào ba yếu tố: thông điệp muốn gửi gắm;người nghe và bầu không khí tại địa điểm thuyết trình Tiếp theo, kiểm tra lại mục đíchcủa buổi thuyết trình và tự đánh giá xem mục đích đó đơn giản hay quá phức tạp Đồngthời nghĩ về những đối tượng có khả năng đến tham dự, cũng như cách họ tiếp nhận bàithuyết trình Xem xét kĩ lưỡng xem đã xác định đúng mục đích của bài thuyết trình chưa,nếu chưa, cần xác đinh lại một cách chính xác mục đích bài thuyết trình để buổi thuyếttrình đạt kết quả tốt nhất.

Bước 4: Xây dựng nội dung bài thuyết trìnha Xác định chủ đề:

- Để chủ đề thuyết trình hấp dẫn, phù hợp, nên tập trung tìm hiểu, chọn lọc và phân tíchcác ý chính, ý phụ, ý nào bắt buộc phải nói, ý nào cần nói, ý nào nên nói.

-Ưu tiên trình bày các ý chính, đáng chú ý để người nghe dễ tập trung, dễ hiểu Sau đó,tùy thuộc vào thời gian mà nói thêm các ý phụ, góp phần làm chi tiết và rõ ràng hơn.

b Thu thập thông tin:

Việc thu thập thông tin, tài liệu từ nhiều nguồn để nghiên cứu kĩ lưỡng là điều cần thiết,giúp bài thuyết trình thêm phong phú, ấn tượng, giàu tính thuyết phục Từ đó, việc thuyếttrình sẽ trở nên tự tin, chuyên nghiệp hơn.

- Tham khảo sách, báo, tài liệu, các tạp chí chuyên ngành hay tìm kiếm thông tin trựctuyến (sử dụng Google Scholar, Wikipedia, ) từ đó có thêm nhiều thông tin hữu ích.- Kiểm tra, chọn lọc các thông tin đáng tin cậy hỗ trợ hiệu quả cho việc phân tích.- Các tài liệu như tranh ảnh, video, sơ đồ tư duy, đồ thị, mô hình, cũng giúp ích choviệc trực quan hóa các dữ liệu, dễ truyền tải các thông tin Hơn nữa, chúng còn tạo hứngthú cho người nghe, khiến người nghe dễ hình dung chủ đề thuyết trình

c Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình:

Một bài thuyết trình gồm đầy đủ 3 phần:

- Phần mở đầu: Ý nghĩa, vai trò, mục tiêu của chủ đề

- Phần thân bài: Phân tích cơ sở lí luận; thực trạng và giải pháp cho vấn đề đặt ra- Phần kết luận: Thông điệp của bài thuyết trình

Chọn lựa kết cấu phù hợp với các ý chính:- Xác định số lượng các ý chính của bài thuyết trình

- Trình bày mạch lạc từng ý theo trình tự sắp xếp nhất định, phổ biến nhất là: lần lượttừng ý chính và tiếp theo là các ý hỗ trợ, các ý sau sẽ có một phần giải thích cho ý trước,các ý trong bài có sự liên kết chặt chẽ với nhau

Phác thảo đề cương:

- Xác định từ 3-4 ý chính, sau đó là các ý nhỏ hơn

- Phân bổ thời lượng hợp lí cho từng phần của bài thuyết trình để nhấn mạnh được nhữngnội dung quan trọng

Bắt tay vào soạn thảo:

- Xác định những điều sẽ đưa vào bài

- Nội dung đưa vào phải đơn giản, dễ hiểu, không quá trừu tượngSắp xếp thông tin:

- Đọc lại bản thảo một lượt, gọt giũa lại các thông tin, đảm bảo các dữ kiện được sắp xếphợp lí.

- Sắp xếp thông tin tùy theo cấp độ ưu tiên (thông tin quan trọng, ít quan trọng, thông tinkhông ảnh hưởng đến bài thuyết trình), các ý chính, các thông tin quan trọng cần đượcnhấn mạnh.

- Choose (Lựa chọn): Lựa chọn những tài liệu phù hợp nhất; những nội dung quan trọng,đáng chú ý trong bài thuyết trình

Sắp xếp logic nội dung:- Theo thứ tự thời gian

- Từ tổng thể tới cụ thể hoặc ngược lại

- Từ điều đã biết đến cái chưa biết hoặc ngược lại- Từ điều đã được chấp nhận tới mâu thuẫn hoặc ngược lại- Quan hệ nhân - quả

Các cá nhân và công ty có thể sử dụng những thông tin này để giúp hiển thị thôngđiệp của họ một cách trực quan và thu hút khán giả tham gia Ngoài việc cung cấp khônggian để tạo bản trình bày, những công cụ này còn cung cấp các tính năng như phản hồi vàchuyển đổi giữa các tệp để đảm bảo bản trình bày thành công.

Các công cụ trình bày là một phần quan trọng trong một thế giới có mức độ chú ýngày càng thu hẹp Những nền tảng này giúp người thuyết trình giảm bớt sự mất tậptrung, ồn ào của người nghe và làm nổi bật thông điệp của họ

Với phần mềm trình bày, thông tin có thể được truyền tải một cách hiệu quả và đơn giảnhóa việc trực quan hóa dữ liệu, biến những ý tưởng phức tạp thành những câu chuyện hấpdẫn.

Những công cụ trình bày này cung cấp nhiều tính năng, chẳng hạn như tích hợpliền mạch các yếu tố đa phương tiện như hình ảnh, video và âm thanh để nâng cao thôngđiệp và thu hút người nghe ở nhiều cấp độ Ngoài ra, các yếu tố tương tác như câu đố,cuộc thăm dò ý kiến và khảo sát có thể thu hút người nghe một cách tích cực và thu thậpphản hồi có giá trị.

b, Ưu điểm và nhược điểm của của công cụ thuyết trình