hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại cncttmdv hoàng hải trung tâm hội nghị tiệc cưới queen plazza kỳ hòa

Sơ đồ 2.4: quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ và thu tiền Lưu đồ 2.1 quy trình ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - thu tiền 123docz.net - File bi loi xin lienhe: lethik

Trang 1

BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRỪƠNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN ******

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài:

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CN CTCPTMDV HOÀNG HẢI - TRUNG TÂM HỘI

NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA Giảng viên hướng dẫn: Th.s LÊ THỊ HẢI BÌNH

Nhóm sinh viên thực hiện:

15039801 Hồng Thị Ánh DHKT 11D 15051241 Phạm Thị Lành DHKT 11I 15040551 Trần Đặng Hồng Huyền DHKT 11D

TP HCM, THÁNG 05/2019

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

dahh gia hieh trahg mo hihh hohg lam ket hou tai xa giau truhg huyeh bae me tihh ha gichgdahh gia hieh trahg mo hihh hohg lam ket hou tai xa giau truhg huyeh bae me tihh ha gichgdahh gia hieh trahg mo hihh hohg lam ket hou tai xa giau truhg huyeh bae me tihh ha gichgdahh gia hieh trahg mo hihh hohg lam ket hou tai xa giau truhg huyeh bae me tihh ha gichg

87Thursday, June 13, 20248:40:52 PM8:40:52 PM87Thursday, June 13, 20248:40:52 PM8:40:52 PM87Thursday, June 13, 20248:40:52 PM8:40:52 PM

dahh gia hieh trahg mo hihh hohg lam ket hou tai xa giau truhg huyeh bae me tihh ha gichgdahh gia hieh trahg mo hihh hohg lam ket hou tai xa giau truhg huyeh bae me tihh ha gichgdahh gia hieh trahg mo hihh hohg lam ket hou tai xa giau truhg huyeh bae me tihh ha gichgdahh gia hieh trahg mo hihh hohg lam ket hou tai xa giau truhg huyeh bae me tihh ha gichgdahh gia hieh trahg mo hihh hohg lam ket hou tai xa giau truhg huyeh bae me tihh ha gichgdahh gia hieh trahg mo hihh hohg lam ket hou tai xa giau truhg huyeh bae me tihh ha gichgdahh gia hieh trahg mo hihh hohg lam ket hou tai xa giau truhg huyeh bae me tihh ha gichgdahh gia hieh trahg mo hihh hohg lam ket hou tai xa giau truhg huyeh bae me tihh ha gichg

87dahh gia hieh trahg mo hihh hohg lam ket hou tai xa giau truhg huyeh bae me tihh ha gichgThursday, June 13, 2024

Trang 2

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm

soát nội bộchu trình bán hàng thu tiền tại chi nhánh công ty TMDV Hoàng Hải - Trung

tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa.” là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi,

không sao chép của bất cứ ai

Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về công trình nghiên cứu của riêng mình !

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy giáo, cô giáo trong Khoa Kế Toán – Kiểm Toán Trường ĐH Công Nghiệp TP.HCM đã tận tình chỉ bảo, truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong suốt những năm học vừa qua Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến – người đã trực tiếp hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong quá trình thực hiện Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám Đốc cũng như các anh chị nhân viên ở các phòng ban của Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa đã tận tình giúp đỡ để em có cơ hội cọ xát, tiếp xúc thực tế, tích lũy thêm kiến thức kinh nghiệm cho bản thân và hoàn thành tốt kỳ thực tập này

Tuy nhiên kinh nghệm tiếp cận thực tế và kiến thức còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy, cô và các anh, chị trong công ty để kiến thức của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

TP.HCM, Ngày … tháng … năm 2019 Người thực hiện

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 3

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ NGHIÊN CỨU

Trang 4

MỤC LỤC

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 5

HĐBH Hoạt động bán hàng.

123docz.net - File bi loi xin lienhe: lethikim34079@hotmail.com

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 6

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 khái quát công việc của chu trình bán hàng thu tiền

Bảng 1.2 mục tiêu kiểm soát công việc của chu trình bán hàng

Bảng 1.3 mục tiêu kiểm soát công việc của chu trình thu tiền

DANH MỤC ĐỒ THỊ VÀ SƠ ĐỒ LƯU ĐỒ

Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 2.2:Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại công ty

Sơ đồ 2.3 trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung Sơ đồ 2.4: quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ và thu tiền

Lưu đồ 2.1 quy trình ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - thu tiền

123docz.net - File bi loi xin lienhe: lethikim34079@hotmail.com

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 7

PHẦN MỞ ĐÂU1 Tên đề tài:

“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộchu trình bán hàng thu tiền tại chi nhánh công ty

TMDV Hoàng Hải - Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa.”

2 Tóm tắt ý tưởng nghiên cứu : 2.1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm gần đây, nhận thấy nền kinh tế nước ta đã chuyển từ cơ chế hoạch định hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế, tăng cường khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế toàn cầu, tăng cường vị trí doanh nghiệp trong việc đảm bảo vai trò chủ đạo Đối với một doanh nghiệp mang tầm cỡ lớn, việc rà soát cũng như đảm bảo không sai sót hoặc gian lận là điều không thể chắc chắn Cho nên, để có những cơ sở chính sách phù hợp với quy luật thị trường, hệ thống kiểm soát nội bộ đã trở thành một công cụ đắc lực không chỉ với hoạt động tài chính của nhà nước mà còn quan trọng với hoạt động tài chính của doanh nghiệp.trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Hệ thống kiểm soát nội bộ là các thủ tục kiểm soát được xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải đó vừa là cơ hội để học hỏi, vừa là cơ hội được trải nghiệm thực tế bộ phận kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Hơn nữa hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện cùng lúc nhiều chu trình, trong đó chu trình bán hàng thu tiền là chu trình đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát tốt nội bộ doanh nghiệp thì doanh nghiệp mới có thể đứng vững được trong nền kinh tế khốc liệt hiện nay

Xuất phát từ những lý do trên, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 8

hàng thu tiền tại các doanh nghiệp mang tính cấp bách trong quản lý, có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn trong giai đoạn kinh tế hiện nay Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này cho nên tôi đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải - Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa” làm đề tài nghiên cứu khoa học

3.2 Mục tiêu nghiên cứu

Thứ nhất, hệ thống hóa phần cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán thu tiền tại DN

hàng-Thứ hai, tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng-thu tiền của chi nhánh CTCP TM DV Hoàng Hải – Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa

Thứ ba, thông qua nhận thức về lý luận và tổng kết thực tiền đưa ra nhận xét, đánh giá, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB đối với việc ngăn ngừa rủi ro trong chu trình bán hàng-thu tiền của chi nhánh CTCP TM DV Hoàng Hải – Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa

3.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.3.1 Đối tượng nghiên cứu:

“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộchu trình bán hàng thu tiền tại chi nhánh công ty

TMDV Hoàng Hải - Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa.”

3.3.2 Phạm vi

Không gian:Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa Thời gian: cơ sở các thông tin, số liệu từ 2017 đến năm 2019 Lĩnh vực nghiên cứu: kế toán – kiểm toán

3.4 Phương pháp nghiên cứu

Tổng hợp lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực trạng KSNB trong DN Phương pháp điều tra, phân tích số liệu

Phương pháp quan sát, phỏng vấn

3.5 Tính mới tính sáng tạo:

➢ Ý nghĩa của đề tài về mặt lý luận

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 9

Nghiên cứu đã đóng góp phần hệ thống hóa và làm rõ các lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, đặc biệt là kiểm soát nội bộ đối chu trình bán hàng và thu tiền bám sát đặc điểm trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ (nhà hàng tiệc cưới)

➢ Ý nghĩa của đề tài về mặt thực tiễn

Bài nghiên cứu đã phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh CTCP TM DV Hoàng Hải – Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa, chỉ ra những tồn tại, hạn chế đối với kiểm soát nội bộ về bán hàng và thu tiền tại công ty, từ đó đề ra các biện pháp tương đối đồng bộ ñể hoàn thiện chu trình này tại công ty Thực hiện các biện pháp này sẽ giúp cho công ty tăng cường hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ñối với chu trình bán hàng và thu tiền

NỘI DUNG CHÍNH CỦA BÀI NGHIÊN CỨU

Chương 1: LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HOÀNG HẢI – TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA

Chương 2: : THỰC HIỆN NGHIÊN CỨU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẨN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HOÀNG HẢI– TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HOÀNG HẢI - TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 10

KẾT LUẬN

Bài luận đã hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong DN, đặt nền tảng cho việc nghiên cứu và phân tích thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải-Trung tâm hội nghị tiệc cưới queen plaza Kỳ Hòa Cụ thể, tại chương I đã làm rõ cơ sở lý luận về các nội dung của hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Bài luận đã nêu rõ và khái quát về hệ thống KSNB trong DN như định nghĩa, lợi ích, bản chất, mục đích, vai trò và các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền: Các chức năng cơ bản và mục tiêu của chu trình bán hàng – thu tiền

Đặc biệt, đã làm rõ lý thuyết về các thủ tục kiểm soát cũng như những rủi ro có thể xảy ra của chu trình bán hàng – thu tiền để từ đó làm tiền đề cho việc tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải-Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa Ở phần này đã làm rõ các nội dung như: Thủ tục KSNB đối với nghiệp vụ bán hàng và đối với nghiệp vụ thu tiền

Từ nền tảng cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong DN của đề tài đã làm rõ thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại chi nhánh công ty TMDV Hoàng Hải – Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa Đó là giới thiệu tổng quan về CTCP TM DV Hoàng Hải – Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa như lịch sử hình thành và phát triển của công ty, chức năng và nhiệm vụ, cơ cấu bộ máy quản lý của công ty Ngoài ra còn giới thiệu tổ chức công tác kế toán và công tác kinh doanh tại công ty như: Tổ chức bộ máy kế toán và bộ máy kinh doanh, các chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại công ty Mô tả các hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền của công ty

Do giới hạn về thời gian và không gian nghiên cứu nên đề tài không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định Đề tài chỉ mới dừng lại ở việc tìm hiểu thực trạng và các thủ tục

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 11

kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền tại chi nhánh CTCP TM DV Hoàng Hải – Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa, chưa đi sâu vào phân tích từng nghiệp vụ cụ thể về bán hàng – thu tiền tại công ty để làm rõ quá trình thủ tục kiểm soát đối với chu trình này Các tiêu chí đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn còn ít và chưa cụ thể Các giải pháp đưa ra cũng chỉ mang tính định hướng và chưa có sự thẩm định qua thực tế Do đó khoảng thời gian thực tập tại công ty cùng với nền tảng kiến thức đã được đào tạo tại trường về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng-thu tiền tại chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải - Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa, đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh công ty, nhằm đưa ra những kiến nghị và giai pháp để hoàn thiện một cách hiệu quả và tối ưu hóa Đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền tại chi nhánh công ty Tức là đi sâu đánh giá môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát Chỉ ra được những mặt ưu và nhược điểm từ quá trình làm bài dựa trên lý thuyết và thực tế, từ đó giúp cho chúng em có cái nhìn toàn diện và bao quát trong việc đánh giá và dựa trên điều đó để đưa ra những biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh công ty

Những giải pháp để hoàn thiện và nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thu tiền tại chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải - Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 12

TÀI LIỆU THAM KHẢO Danh mục tài liệu tiếng Việt

1 Nguyễn Thị Thu Hiền và các đồng tác giả Kế toán tài chính 1.(2018)

5 Đề tài KH&CN cấp Đại học mã số ĐH2017-TN08-08 do ThS Nguyễn Thị Kim Anh - Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh - Đại học Thái Nguyên 6 Ths Nguyễn Thị Kim Anh (2018), “Bàn về kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động

của các doanh nghiệp”, Tạp chí Tài chính, (676), tr 89-92

7 Định Thụy Ngân Trang (năm 2007) với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex resins Việt Nam”

8 Hồ Đăng Bảo Tuấn (năm 2013) về đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Minh Toàn”

9 Ths Nguyễn Thị Kim Anh (2018), “Sự cần thiết xây dựng quy trình đánh giá rủi ro

ở các doanh nghiệp thuộc Tổng Công ty Lâm nghiệp Việt Nam”, Tạp chí Kinh tế

Châu Á - Thái Bình Dương, (511), tr 22-24

10 Đậu Thu Hiền (2018), Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty

Lâm nghiệp Thái Nguyên, Đề tài khóa luận tốt nghiệp sinh viên hệ chính quy lớp

K11-KTTHA, Trường Đại học Kinh tế & QTKD

11 Phạm Thu Nga (2018), Tăng cường chức năng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH

MTV Lâm Nghiệp Lộc Bình - Lạng Sơn, Đề tài khóa luận tốt nghiệp sinh viên hệ

chính quy lớp K11-KTTHC, Trường Đại học Kinh tế & QTKD

12 Nguyễn Thị Kim Anh (2018), Bàn về kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động của các DN, Tạp chí Tài chính, tháng 3/2018

13 Tiến sĩ Đoàn Thị Ngọc Trai và PGS.TS Đặng Văn Thanh (2013) “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Vicem VLXD Đà

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 13

14 Dương Thị Thanh Hiền (2011) “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TM DV tổng hợp Hòa Khánh” Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh Đà Nẵng (Trường Đại học Đà Nẵng.)

15 Nguyễn Thị Mỹ Phương (2007), Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty Cổ phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng, Khóa luận tốt nghiệp, Đại học Đà Nẵng;

16 Dương Thị Thanh Hiền (2012), Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty Thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh, Luận văn Thạc sĩ quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng;

17 Phạm Thị Thơm (2013) “Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán thu tiền tại công ty cổ phần Dệt May Huế” Lớp K34A kế toán-kiểm toán trường đại học kinh tế - Huế Khóa luận tốt nghiệp

hàng-Danh mục tài liệu tiếng Anh

1 (IAS 400)

2 Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant – MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant – MIA)

3 Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant – EAA)

4 Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant – AICPA), Statement on Auditing Standards No 55, Consideration of the Internal Control Structure in a Financial Statement Audit (New York: AICPA, 1988), para 6

5 Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant – IFAC) 6 COSO đưa ra năm 1992: Framework Guidance on COSO website

7 COSO đưa ra năm 2013: Guidance on COSO website

8 Statement of Management on Internal Accounting Control (SEC Release No 15772)

34-9 Statement on Auditing Standards No 30, Reporting on Internal Accounting Control 10 Statement on Internal Auditing Standards No 1, Control: Concepts and Responsibilities

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 14

Mục lục

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CNCT CPTMDV HOÀNG HẢI – TRUNG TÂM HỘI NGHỊ

TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA 16

1.1 Khái quát chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ 16

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 16

1.1.2 Lợi ích và bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) 16

1.1.3 Kiểm soát nội bộ trong quản lý 17

1.2 Các yếu tố cấu thành nên HT KSNB 19

1.2.1 Môi trường kiểm soát: 20

1.2.2 Hệ thống kế toán: 22

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát: 23

1.2.4 Hệ thống kiểm toán bội bộ: 25

1.3 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại doanh nghiệp 26

1.3.1 Khái quát chu trình bán hàng và thu tiền 26

1.3.2 Khái quát công việc của chu trình bán hàng thu tiền 26

1.3.3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền 28

1.3.4 Những rủi ro chủ yếu thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền 32

1.3.5 Kiểm soát nội bộ mục tiêu và thủ tục của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 34

CHƯƠNG 2 THỰC HIỆN NGHIÊN CỨU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CNCT CPTMDV HOÀNG HẢI– TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA 39

2.1 Tổng quan các nghiên cứu liên quan đến đề tài 39

2.2 Mô tả nghiên cứu 43

2.2.1 Mục tiêu nghiên cứu 43

2.2.2 Thực hiện phỏng vấn và khảo sát tại doanh nghiệp: 45

2.2.3 Phương pháp nghiên cứu 44

2.2.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 44

2.3 Thực trạng tại chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải 45

2.3.1 Môi trường kiểm soát 51

2.3.2 Hệ thống kế toán 56

2.3.3 Quy trinh bán hàng và cung cấp dịch vụ - thu tiền 64

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 15

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CNCT CPTMDV

HOÀNG HẢI - TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA 79

3.1 Đánh giá hoạt động KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải: 79

3.1.1 Môi trường kiểm soát: 79

3.1.2 Hệ thống kế toán: 80

3.1.3 Thủ tục kiểm soát: 82

3.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền 83

3.2.1 Môi trường kiểm soát 83

3.2.2 Hệ thống kế toán 84

3.2.3 Thủ tục kiểm soát 85

3.2.4 Kiểm toán nội bộ 86

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 16

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CN CTCP TMDV HOÀNG HẢI – TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC

CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA 1.1 Khái quát chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Ủy Ban Tổ Chức Kiểm Tra(COSO) năm 1992 : Kiểm soát nội bộ là một quá trình do nhà quản lý, do Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: báo cáo tài chính đáng tin cậy, đảm bảo luật lệ và các quy định phải tuân thủ, đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Theo liên đoàn kế toán Quốc Tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA): Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA): định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ là các chính sách và các thủ tục(kiểm soát nội bộ) được xây dựng bởi ban quản lý đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu quản lý: quản lý một cách tuân thủ và có hiệu lực công việc kinh doanh gắn liền với những chính sách quản lý, bảo vệ tài sản, ngăn ngừa phát hiện gian lận và sai sót, sự chính xác và đầy đủ trong ghi chép kế toán, sự chuẩn bị kịp thời thông tin tài chính đáng tin cậy

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 17

Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty: Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty Giảm bớt rủ ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứu ba hoặc nhân viên của công ty gây ra Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty và ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giams sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân

Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là một quá trình: kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát được xây dựng và vận hành ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: con người vừa là chủ thể vừa là khách thể của quá rình kiểm soát, chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành kiểm soát ở mọi bộ phận Điều này có nghia là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu được lập ra sẽ là vô hiệu nếu như không có con người tổ chức vận hành

1.1.3 Kiểm soát nội bộ trong quản lý

Để một tổ chức tồn tại và phát triển thì cần phải có quản lý Có rất nhiều quan điểm khác nhau về quản lý.Nhìn nhận quản lý theo hoạt động, Donnelly.J.H và cộng sự đưa ra khái niệm về quản lý nhấn mạnh trên khía cạnh hành vi của quản lỷ “Quản lý là một quá trình đó một hay nhiều ngưòi thực hiện , nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một nguòi hành động riêng rẽ không thể nào đạt được ”.Nhận định quản lý theo chức năng GS TS Nguyễn Quang Quynh chi ra rằng “Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hịên các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 18

định nhằm đạt được hiệu quả cao nhất " Quá trình định hướng này bao gồm nhiều giai đoạn đầu tiên cần phải dự báo và kiểm tra các thông tin về nguồn lực và mục tiêu cần đạt được, sau đó xây dung kế hoạch và chương trình hành động, cuối cùng là tổ chức thực hiện các kế hoạch và chương trình đã định

Trong tổ chức để đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời Khi có kiểm soát nhà quản lý sẽ có đầy đủ thông tin để ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ra Có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát , Theo IFAC, hệ thống kiểm soát nội bộ hình thành nhằm đạt được bốn mục tiêu: Bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả hoạt động Theo Fayol H đã chỉ ra “ Kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc có thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không , từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần điều chỉnh , tìm ra các nguyên nhân để ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn ” Theo Robert và các cộng sự cho rằng “ Kiểm soát là một quá trình thực hiện một tập hợp các thay đổi nhằm đạt được các mục tiêu đã định ” Khái niệm này nhấn mạnh đến sự điều khiển theo phạm vi rộng của kiếm soát Theo quan điểm kiểm soát là chức năng của quản lý GS TS Nguyễn Quang Quynh cho rằng “ Kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn của quá trình quản lý mà là một chức năng không thể tách rời của quản lý " Theo quan điểm này trong suốt quá trình quản lý , kiểm soát luôn luôn tồn tại trước , trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động đỏ Một cách tổng hợp nhất , kiểm soát được hiểu là tổng hợp các phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý PGS TS Nguyễn Thị Phương Hoa đã khái niệm về kiểm soát quản lý “ Kiểm soát là quá trình đo lường , đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu , kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả "

Từ các khái niệm trên có thể khái quát kiểm soát bao gồm những hoạt động chính : thiết lập tiêu chuẩn , đảnh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn , tìm ra được các nguyên nhân và chỉnh sửa các sai lệch đó Kiểm soát được thực hiện khác nhau đối với các đơn vị và cá nhân tùy thuộc vào kinh phí, vào quan hệ quản lý, vào loại hình hoạt động

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 19

, vào truyền thống văn hóa, kinh tế, xã hội của từng nước: Với cấp quản lý , kiểm soát ở cấp vĩ mô do nhà nước thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp với cấp dưới, khác với kiểm soát ở cấp vĩ mô; Với loại hình hoạt động kiểm soát đối với hoạt động sự nghiệp hưởng tới hiệu năng quản lý khác với hoạt động kinh doanh hướng tới hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên: Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hóa, xã hội thì kiểm soát cũng khác nhau về trình độ dân trí , trình độ quản lý , tính kỷ cương và truyền thống pháp luật Hoạt động quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các mục đích đã định trên cơ sở các nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất Quản lý cần phải có kiếm soát để phát hiện các sai lệch và có hành động điều chỉnh kịp thời, hướng dẫn và điều khiển đơn vị đi đúng mục đích, từ đó bảo vệ tài sản tiền vốn , tạo niềm tin cho những người quan tâm , theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường , tạo chất lượng tốt hơn cho hoạt động của đơn vị Trong giai đoạn định hướng cần kiểm soát những dự báo về nguồn lực và mục tiêu có thể đạt tới , kiểm soát việc xây dựng chương trình , kế hoạch , kiểm soát tính khả thi của các chương trình kế hoạch trên mọi phương diện như tài chính, nhân sự, kỹ thuật , pháp lý từ đó đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện Trong giai đoạn tổ chức thực hiện càn kết hợp các nguồn lực một cách tối ưu đồng thời thường xuyên kiểm tra diễn biến và kết quả của các quá trình để điều hòa mối quan hệ , điều chỉnh định mức và mục tiêu nhằm tối ưu hóa hoạt động Như vậy, trên cơ sở phân tích các quan điểm khác nhau về kiểm soát và nhận diện vai trò của nó trong quản lý, tác giả đưa ra khái niệm về kiểm soát như sau:“ Kiểm soát là một trong những chức năng quan trọng của quá trình quản lý cần phải được thực hiện thường xuyên , liên tục với mọi hoạt động kiểm soát là quá trình độ lường, đánh giá so sánh, phát hiện sai lệch để ngăn ngừa hoặc điều chỉnh đối với các đối tượng cần phải kiểm soát trong đơn vị , đồng thời dự bảo những rủi ro có thể xảy ra, đảm bảo hiệu quả hoàn thành những mục tiêu đã đề ra

1.2 Các yếu tố cấu thành nên HT KSNB

Theo Nguyễn Thị Hương Lan (2015) thì các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ có hai cách phân chia khác nhau đã được công bố và chấp nhận rộng rãi Theo cách phân chia thứ nhất, thì một hệ thống KSNB có năm yếu tố bao gồm: (1) Môi trường kiểm

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 20

soát, (2) Đánh giá rủi ro, (3) Hoạt động kiểm soát, (4) Thông tin và truyền thông, (5) Giám sát (COSO - Ủy ban Hội đồng quốc gia Hoa Kì về việc chống gian lận về báo cáo tài chính – 1992) Còn theo cách phân chia thứ hai thì HTKSNB được chia thành bốn yếu tố chính là: (1) Môi trường kiểm soát, (2) Hệ thống kế toán, (3) Thủ tục kiểm soát, (4) Bộ phận kiểm toán nội bộ (Nguyễn Quang Quynh, 2012) Dù phân chia theo cách nào bản chất của HTKSNB vẫn không thay đổi Do quan điểm phân chia khác nhau của từng nhà nghiên cứu nên cấu trúc của HTKSNB có sự khác nhau nhưng không mấy đáng kể Nếu đi sâu vào tìm hiểu, chúng ta có thể thấy được nhiều nét tương đồng ngay trong những phần khác nhau của mỗi cách phân chia

1.2.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

✓ Môi trường bên trong:

Đặc thù quản lý:

Nội dung về vấn đề đặc thù quản lý thực chất muốn đề cập đến quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý Nó quyết định các thủ tục, chính sách kiểm soát sẽ áp dụng tại đơn vị vì nhà quản lý là người phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát áp dụng tại đơn vị

Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa bộ phận trong đơn vị nó góp phần rất lớn vào việc đạt được mục tiêu Nếu cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ góp phần ngăn ngừa các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động tài

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 21

phòng kế toán, chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không thể phát huy tác dụng

Chính sách nhân sự:

Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý liên quan đến việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật Để hiệu quả thì các chính sách nhân sự cần cụ thể và rõ ràng vì đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát

Công tác kế hoạch và dự toán:

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính Nếu được tiến hành khoa học và nghiêm túc công tác kế hoạch và dự toán là công cụ kiểm soát hữu hiệu Chính vì vậy mà các nhà quản lý luôn quan tâm đến tiến độ thực hiện kế hoạch cũng như theo những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời

Ủy ban kiểm soát:

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

 Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

 Kiểm tra và kiểm soát công việc của kiểm toán viên nội bộ  Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

 Dung hòa những bất đồng(nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên

✓ Môi trường bên ngoài:

Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của nhà quản trị cũng như sự thiết kế vận hành các quy chế và thủ tục kiếm soát nội bộ Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 22

soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của nhà nước,…

Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trong là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp

1.2.2 Hệ thống kế toán:

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiệu kiểm soát chi tiết:

 Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị

 Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý  Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh  Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính các khoản giá và phí  Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và

ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán

 Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 23

 Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát:

✓ Khái niệm thủ tục kiểm soát:

Nếu ví HTKSNB là một cổ máy thì các thủ tục kiểm soát chính là nguyên liệu cho cổ máy đó hoạt động Các thủ tục kiểm soát được ví von như vậy không phải là một hình thức nói quá mà điều này cho thấy vai trò của các thủ tục kiểm soát là rất quan trọng Vì một HTKSNB sẽ được đánh giá là yếu kém nếu xảy ra hai khả năng: Một là thủ tục kiểm soát không tồn tại, hai là thủ tục kiểm soát tồn tại nhưng hoạt động không hiệu quả Chúng ta sẽ có cái nhìn cụ thể hơn qua khái niệm về các thủ tục kiểm soát dưới đây:

“Thủ tục kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà

quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải”

(Vũ Hữu Đức, 2012)

✓ Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát:

Để kiểm soát được các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải thì các thủ tục kiểm soát phải được xây dựng trên cơ sở ba nguyên tắc cơ bản:

Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 24

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Theo đó, một cá nhân hay tổ chức không thể kiêm nhiệm hai trong số bốn chức năng sau: (1) Phê duyệt, (2) Thực hiện, (3) Ghi chép, (4) Bảo quản tài sản Ví dụ, trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm việc phê duyệt và thực hiện hay việc kiêm nhiệm ghi sổ và bảo quản tài sản được

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:

Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp

Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn, qua 2 loại:

 Phê chuẩn chung: Thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về

những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn hạn mức tín dụng cho khách hàng v v

 Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện theo từng nghiệp vu kinh tế riêng

✓ Các loại thủ tục kiểm soát:

Một HTKSNB muốn hoạt động có hiệu quả thường phải kết hợp nhiều loại thủ tục kiểm soát với nhau Và dưới đây là một số hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Một cá nhân không thể kiêm nhiệm 2 trong 4 chức năng sau khi tổ chức thực hiện 1 hoạt động: Thực hiện, ghi chép, thực hiện, bảo quản tài sản

 Ủy quyền và xét duyệt: Các nhà quản lý thường có chính sách trao quyền cho cấp dưới trong một phạm vi nhất định để công tác giám sát, quản lý được thực

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 25

hiện một cách có hiệu quả Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nhiệm vụ  Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp: Việc kiếm soát hệ thống chứng

từ, sổ sách phải chú ý những vấn đề sau đây: Tất cả các hoạt động thực hiện đều có chứng từ phản ánh, đánh số trước các chứng từ, cần thiết kế đơn giản rõ ràng, tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, xác định được trách nhiệm của các cá nhân tham gia hoạt động trên chứng từ, v v

 Bảo đảm an toàn cho tài sản vật chất và thông tin: Bao gồm an toàn về mặt vật lý và quy trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan An toàn về mặt vật lý thường bao gồm các thủ tục kiểm soát như: Hạn chế sự tiếp cận tài sản, thông tin truy cập, kiểm kê tài sản, v v

 Phân tích rà soát: Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện thông qua các hệ thống báo cáo hoạt động, tình trạng Từ đó đánh giá việc thực hiện hoạt động và nhận dạng các biến động bất thường để có biện pháp xử lý kịp thời

 Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng: Hai loại kiểm soát này thường được sử dụng bằng các thủ tục cụ thể nhằm hạn chế các rủi ro mới phát sinh do đặc điểm của môi trường xử lý thông tin bằng điện tử

1.2.4 Hệ thống kiểm toán bội bộ:

“Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị nhằm tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị” (Nguyễn

Trang 26

 Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp đủ cao để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó (Chủ tịch HĐQT, GĐ,…)

 Bộ phận kiểm toán nội bộ phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra Về nhân sự:

 Tuyển chọn những nhân viên có đạo đức nghề nghiệp có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành

1.3 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại doanh nghiệp 1.3.1 Khái quát chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng Quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc việc thu tiền hoặc khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán

Bán hàng có nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp bán lẻ, bán buôn, bán hàng qua đại lý, gửi hàng chờ chấp nhận…), thanh toán theo nhiều phương thức khác nhau (thu tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bán chịu, trả góp…) Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú, đa dạng nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này rất đa dạng Có thể nói, chu trình bán hàng - thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt là các khoản mục phản ánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (DN)

1.3.2 Khái quát công việc của chu trình bán hàng thu tiền

Thông thường, với một số DN, những biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng và bộ phận đảm nhiệm các chức năng khác nhau, theo đó, chu trình bán hàng và thu tiền đều bao gồm các chức năng cụ thể sau: Xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu,

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 27

chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, xử lý và ghi số các khoản về doanh thu và về thu tiền, xóa số các khoản phải thu không thu được, lập dự phòng nợ khó đòi

Bảng 1.1 khái quát công việc của chu trình bán hàng thu tiền

Xử lý đơn đặt hàng của người mua

Đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình Đó là lời đề nghị mua hàng từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại Đơn đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại Dựa vào đơn đặt hàng, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng

Kiểm tra tính dụng và xét duyệt bán chịu

Việc bán chịu sẽ giúp DN gia tăng doanh số bán hàng nhưng cũng gặp nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán Vì thế việc bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ Trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét từng đối tượng khách hàng, khả năng thu nợ tối đa của từng khách hàng để từ đó đi đến quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng Tuy nhiên, quyết định này cần được tính toán trên sự cân đối lợi ích của cả 2 bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ về giá cả và thời gian thanh toán

Chuyển giao hàng hóa

Khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng, đồng thời thực hiện việc xuất kho và chuyển giao hàng

Lập hóa đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ nghiệp vụ

Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng ) và giá cả thanh toán Tổng số tiền thanh toán sẽ bao gồm giá cả hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn sẽ được lập thành 3 liên, liên 2 giao cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi số và theo dõi việc thu tiền Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức thể hiện cho khách hàng thấy rõ về số tiền và thời hạn thanh toán; vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các khoản thích hợp

Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền

Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm soát được các khoản phải thu tránh tình trạng gian lận xảy ra khi khoản phải thu được vào sổ hoặc sau đó Cần xem xét và đảm bảo rằng, tất cả số tiền thu được đã vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết Tiền mặt thu được cần được gửi vào ngân hàng một lượng hợp lý

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 28

Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm từ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá nhận được và thường là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó trên cơ sở thoả thuận được với bên mua Trong trường hợp này, phải lập bảng tổng ghi nhớ hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trên đồng thời ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán

Thẩm định và xóa số khoản phải thu không thu được

Có nhiều nguyên nhân khiến các khoản phải thu của DN không thu được tiền, vì thế để tránh sai sót phải có bộ phận thẩm định tìm hiểu lý do không thu được tiền Sau khi thẩm định, nếu xác định các khoản nợ trên khó hoặc không có khả năng thu do khách hàng bị phá sản hay vì một lý do bất khả kháng nào đó thì cần chuyển thành nợ khó đòi hoặc xóa sổ các khoản này

Lập dự phòng phải thu khó đòi

Trường hợp khách hàng không trả được nợ của công ty thì công ty cần phải có kế hoạch dự phòng nguồn để thay thế các khoản này Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ Tài chính và số tiền nợ quá hạn kế toán, công ty cũng phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn Căn cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là: Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, DN đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được; Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn

1.3.3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

Kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với chu trình bán hàng – thu tiền là để đảm bảo quá trình bán hàng hợp pháp, hợp lý các bước thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời: Các nghiệp vụ bán hàng được phê duyệt đúng đắn, được ghi sổ đầy đủ, được ghi đúng thời gian phát sinh; doanh thu ghi sổ được tính toán đúng và phản ánh chính xác Đồng thời, KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền cũng để quản lý tín dụng khách hàng theo đúng quy định giảm thiểu rủi ro liên quan đến công nợ phải thu: Các loại tiền thu được ghi đúng thời gian và phân loại đúng đắn; các khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt

Tại DN, nếu không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu với chu trình bán hàng thu tiền thì việc xác định kết quả kinh doanh khó chính xác, việc thu hồi các khoản nợ phải thu

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 29

nhau, có thể có cơ cấu chức năng và chứng từ khác nhau song cũng cần phải có sự tách biệt các chức năng và giao cho cá nhân hay bộ phận cụ thể phụ trách

Đối với công việc bán hàng cung cấp dịch vụ

Bảng 1.2 mục tiêu kiểm soát công việc của chu trình bán hàng

Mục tiêu kiểm soát chung

Mục tiêu kiểm soát cụ thể

Thủ tục kiểm soát Tính có thật Doanh thu được ghi

chép vào sổ sách là có thật, thực sự phát sinh

- Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa vào các chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn

- Hóa đơn được đánh số thứ tự trước và xác định rõ mục đích sử dụng

Sự đầy đủ Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh đều được ghi chép đầy đủ vào sổ sách

- Các chứng từ vận chuyển (nghĩa là các hóa đơn vận chuyển) được đánh số trước và ghi chép

- Mỗi hóa đơn phải được đánh số thứ tự trước

Hóa đơn được ghi vào sổ kế toán chi tiết theo thứ tự tăng dần Còn đối với những hóa đơn tự hủy phải được khai báo trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Sự phê chuẩn Các nghiệp vụ bán

hàng được phê chuẩn đúng đắn

- Sự phê chuẩn phải hợp lý bởi các cấp có thẩm quyền và sự phù hợp với chính sách của công ty

- Phê chuẩn sự bán chịu trước khi gửi hàng - Giá phương thức vận chuyển, cước phí vận chuyển, và các tài khoản chiết khấu phải được phê chuẩn đúng đắn

Sự đánh giá Doanh thu ghi sổ là số tiền của hàng hóa gửi đi và được tính đúng, vào sổ chính xác

- Đơn giá hàng bán trong hóa đơn chính là giá đã được phê chuẩn

- Kiểm tra nội bộ quá trình lập hóa đơn và quá trình chuyển số, quá trình kiểm tra này được thực hiện bởi một người độc lập - Đối chiếu các chi tiết trên hóa đơn với chứng từ vận chuyển, với đơn đặt hàng và tính lại các thông tin bằng số trên hóa đơn

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 30

- Đối chiếu bút toán trên sổ nhật lý bán hàng với hóa đơn bán hàng

Sự phân loại Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại và ghi chép vào đúng các tài khoản

- Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho các nghiệp vụ

- Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản (đặc biệt là nghiệp vụ bất thường)

Sự chính xác Doanh thu được ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp chính xác về giá trị

- Hàng tháng đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp

Đúng kỳ Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh

- Xây dựng trình tự cần có để lập chứng từ ghi sổ nghiệp vụ cung cấp hàng hóa (dịch vụ) đúng thời gian

- Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ về lập chứng từ và ghi sổ theo thời gian (so sánh ngày trên hóa đơn vận chuyển với ngày trên hóa đơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổ phụ có liên quan)

Chuyển sổ và tổng hợp

Các nghiệp vụ bán hàng được đưa vào sổ thu tiền và cộng chính xác

- Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu ở người mua

- Lập bảng cân đối công nợ hàng tháng và gửi người mua

-Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng-thu tiền

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 31

Đồi với nghiệp vụ thu tiền:

Bảng 1.3 mục tiêu kiểm soát công việc của chu trình thu tiền

Mục tiêu kiểm soát chung

Mục tiêu kiểm soát cụ thể

Thủ tục kiểm soát Tính có thật Các khoản thu tiền

đã ghi sổ thực tế đã nhận

- Tách biệt nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ

- Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng

Sự phê chuẩn Khoản tiền chiết

khấu, giảm giá đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu tiền được đối chiếu và ký duyệt

- Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn

- Duyệt các khoản chiết khấu

- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền

Sự đầy đủ Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và chứng từ ghi sổ

- Phân cách trách nhiệm giữa người giữ tiền với người ghi sổ

- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời

- Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền

- Gửi đều đặn báo cáo hàng tháng cho khách hàng

Sự đánh giá Các khoản thu tiền đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá hàng bán

- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng-thu tiền

- Đối chiều đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng

Sự phân loại Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng

- Sử dụng sơ đồ tài khoản quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền

- Kiểm tra, đối chiếu việc phân loại, ghi thu và nhập quỹ

Đúng kỳ Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian

- Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và sổ hằng ngày

- Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 32

Chuyển sổ và tổng hợp

Các khoản thu tiền ghi vào sổ tổng hợp và chi tiết chính xác

- Phân cách trách nhiệm ghi sổ với theo dõi thanh toán tiền hàng

- Lập bảng cân đối công nợ và gửi cho khách hàng hằng tháng

- Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển số, cộng số

1.3.4 Những rủi ro chủ yếu thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền

Để hoàn thiện hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền, cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như: Theo Ths Nguyễn Thị Kim Anh (2018) “Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ mà DN không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp; Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán; Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng; Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng; Xuất hàng khi chưa cho phép; Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng; Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng; Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán; Ghi sai khách hàng thanh toán; Không nộp tiền thu được cho đơn vị Để hạn chế và ngăn chặn những rủi ro trên, nhà quả lý cần thiết kế những thủ tục kiểm soát thích hợp, để hệ thống KSNB có thể thực hiện được những mục tiêu đề ra.”

 Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong kho

 Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số

điều khoản bán hàng khác

 Nhận ĐĐH từ khách hàng nợ nhiều, không có khả năng thanh toán

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 33

Xét duyệt bán chịu:

 Bán hàng cho khách hàng có tình hình tài chính không tốt

 Bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc chậm trễ trong

việc thanh toán

 Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá

mức

Chuyển giao hàng hóa:

 Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng  Hàng hóa vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt

 Số hàng chuyển đi không khớp với số hàng khách hàng đặt mua  Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng

 Giao hàng không kịp thời cho khách hàng

 Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địa điểm

 Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định

được người chịu trách nhiệm

 Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng

Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng:

 HĐBH được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo hoặc lập nhiều HĐBH cho

 HĐBH không được ghi sổ nhật ký và sổ chi tiết phải thu khách hàng

 HĐBH ghi sổ chi tiết sai khách hàng, sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa

đơn

Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền:

• Thu tiền mặt trực tiếp:

 Tiền mặt bị biển thủ trước khi ghi sổ

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 34

 Số tiền thu được không đúng với giá bán • Thu tiền qua ngân hàng:

 Gửi nhầm tài khoản  Gửi nhầm số tiền • Ghi sổ số tiền thu được:

 Một số phiếu thu có thể không được ghi sổ  Ghi sổ sai số tiền đã thu được

 Phiếu thu ghi sổ chi tiết sai khách hàng

Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu:

 Hàng bán bị trả lại vì không đạt chất lượng nhưng nguyên nhân phát sinh từ

phía khách hàng

 Nhận hàng bán bị trả lại không đủ số lượng

Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu khó đòi:

 Xóa sổ khoản phải thu khi chưa được thẩm định

 Xóa sổ các khoản phải thu nhưng trên thực tế đã thu tiền đối với các khoản

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 35

giữa các bộ phận và do đó các thủ tục kiểm soát được thiết lập càng trở nên có hiệu quả Như vậy, việc phân chia trách nhiệm là công việc trọng yếu trong KSNB để ngăn ngừa gian lận và sai sót, đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Các thủ tục phê chuẩn: Phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng là công việc KSNB thường thấy và tập trung vào 3 điểm chủ yếu sau: Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ xảy ra Hàng hóa chỉ được gửi đi sau khi được phê duyệt với đầy đủ chứng từ Giá bán được duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu

Quá trình phê chuẩn giá nhằm đảm bảo giá trên hoá đơn là giá đã đề ra theo chính sách của công ty, tránh thất thu, kích thích tăng doanh thu và giải quyết hiệu quả các mối quan hệ lợi ích giữa các bên trong quan hệ mua bán

Kiểm soát chứng từ sổ sách: Sự đồng bộ của sổ sách: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện trên chứng từ và trong sổ sách kế toán Vì thế, chứng từ, sổ sách kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ Mỗi DN có thể lựa chọn cho mình một hình thức kế toán thích hợp, tuy nhiên phải tuân thủ theo quy định của Bộ Tài chính

Đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự có tác dụng vừa để phòng bỏ sót, tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi số bán hàng Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ ràng và cần tổ chức hợp lý, kết hợp với việc kiểm tra đối chiếu để việc kiểm soát có hiệu quả

Gửi báo cáo hàng tháng: Hàng tháng nên tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền và các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền Do các bảng cân đối này có liên quan đến người mua nên cân gửi đến người mua để thông báo, đồng thời xác nhận quan hệ mua bán đã phát sinh trong tháng Đây được xem là công việc KSNB hữu ích vì nó khuyến khích sự phản ứng lại của khách hàng khi số dư không được nêu đúng

An toàn tài sản: Ngoài ra, cần có những biện pháp kiểm soát thích hợp để bảo vệ an toàn tài sản Tài sản ở đây ngoài máy móc thiết bị, tiền mặt còn phải kể đến sổ sách giấy

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 36

tờ quan trọng của công ty Tuỳ từng trường hợp mà sử dụng tủ hay két sắt, các thiết bị tinh vi chống trộm hay kết hợp giữa các thiết bị này Tiền là đối tượng dễ gặp rủi ro nhất như cháy hay trộm cắp Để tránh những rủi ro, yêu cầu trong kinh doanh là phải mua bảo hiểm ở mức độ thích hợp, giữ tiền ở mức tối thiểu Đồng thời, sổ sách của công ty ở các niên độ kế toán trước cần được bảo quản trong các két sắt có khả năng chống cháy

Xây dựng hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền hữu hiệu giúp cho hoạt động tiêu thụ của DN đạt hiệu quả cao Muốn vậy các nhà quản lý phải đề ra các chính sách, thủ tục thích hợp với DN, đồng thời, đề ra các biện pháp nhằm kiểm soát các nhân viên để họ thực hiện các chính sách, thủ tục đó một cách tốt nhất Điều này sẽ phát huy hết tác dụng của hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển

Theo Hoàng Thục Uyên (2016) thì Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong các chu trình mà thông tin cung cấp từ chu trình này đóng góp 1 vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động SXKD của DN nên việc thực hiện xây dựng hệ thống KSNB là cần thiết và là 1 phần quan trọng trong quản lý chu trình bán hàng và thu tiền Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế: “Hệ thống KSNB là 1 hệ thống chính sách và thủ tục có chức năng thường xuyên là trên cơ sở xác định rủi ro có thể có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị” Do vậy, KSNB đối với chu trình bán hàng thu tiền phải đảm bảo được tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số thứ tự trước các chứng từ, việc phân tách nhiệm vụ trong công tác kế toán và việc phê chuẩn các nghiệp vụ chu trình bán hàng và thu tiền

✓ Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng:

Sự đồng bộ về sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ Quyền lựa chọn các hình thức là phương thức kế toán tùy thuộc vào các đơn vị cho phù hợp với điều kiện tại đơn vị mình do đó mỗi đơn vị sử dụng hệ thống kế toán khác nhau

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 37

Việc đánh số thứ tự trước các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phòng bỏ sót, giấu diếm và tránh được việc trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với KH

Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua: Lập và xác nhận các bảng cân đổi hàng tiền và phải thu là hoạt động kiểm soát hữu hiệu, cần thiết đối với các DN Để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, lập các bảng cân đối này có thể giao cho người không có liên quan và gửi qua bưu điện để người mua trả lời dễ dàng

Xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng: KSNB xem xét chứng từ với các thủ tục xét duyệt tương ứng có đảm bảo:

 Việc bán chịu được duyệt cẩn trọng trước khi bán hàng

 Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng từ (tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua)

 Giá bán được phê duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán

Phân tách nhiệm vụ đầy đủ và tổ chức công tác tài chính kế toán: Đây là công việc trọng yếu trong KSNB nhằm ngăn ngừa sai sót và gian lận trong kiểm toán nói chung và chu trình bán hàng thu tiền nói riêng

Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát trong việc thực hiện kiểm soát: Tính độc lập là nhân tố chủ yếu phát huy hiệu lực của KSNB Thông thường nếu sử dụng KTV hoặc kiểm soát viên nội bộ chuyên trách sẽ đảm bảo cho việc kiểm soát, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng thu tiền phục vụ tốt cho mục tiêu kiểm soát Trong trường hợp khác nếu nhân viên kế toán thực hiện công tác KSNB phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

✓ Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền:

Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nghiệp vụ thu tiền cũng tương tự như cách thức và trình tự cho các nghiệp vụ bán hàng

Để thực hiện mục tiêu tính hiệu lực (các khoản phải thu là có thật) KSNB phải phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ Đồng thời phải thường xuyên đối chiếu độc lập với ngân hàng

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 38

Đối với mục tiêu tính trọn vẹn (các khoản phải thu đều được ghi sổ) KSNB cần phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ, đánh số thứ tự trước các chứng từ: Phiếu thu, các bảng kê,…

Đối với mục tiêu về tính được phép thì KSNB thực hiện các chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn, duyệt các khoản chiết khấu, đối chiếu từ chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền

Đối với mục tiêu đánh giá: KSNB phải theo dõi chi tiết các khoản phải thu và đối chiều với chứng từ bán hàng thu tiền đối chiếu với ngân hàng về các khoản tiền thu được

Đối với mục tiêu phân loại và trình bày: KSNB phải xác định và vận dụng hệ thống sơ đồ tài khoản cho nghiệp vụ thu tiền

Đối với mục tiêu chính xác số học (các khoản phải thu được tính toán chính xác các con số cộng sổ, chuyển sổ sang trang đều trùng khớp) thì KSNB cần tách nhiệm vụ ghi số và nghiệp vụ đối chiếu định kỳ cũng như việc rà soát nội bộ đối với công tác chuyển sổ, cộng dồn

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Bài luận đã hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong DN, đặt nền tảng cho việc nghiên cứu và phân tích thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải-Trung tâm hội nghị tiệc cưới queen plaza Kỳ Hòa Cụ thể, tại chương I đã làm rõ cơ sở lý luận về các nội dung của hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Bài luận đã nêu rõ và khái quát về hệ thống KSNB trong DN như định nghĩa, lợi ích, bản chất, mục đích, vai trò và các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền: Các chức năng cơ bản và mục tiêu của chu trình bán hàng – thu tiền

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 39

CHƯƠNG 2 THỰC HIỆN NGHIÊN CỨU VỀ HỆ THỐNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CNCT CPTMDV HOÀNG HẢI– TRUNG TÂM HỘI

NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA 2.1 Tổng quan nghiên cứu:

2.1.1 Tổng quan các nghiên cứu liên quan đến đề tài

Kiểm soát nội bộ giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp Trong đó, kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền là nội dung quan trọng được các nhà quản lý doanh nghiệp lưu ý thực hiện Hiểu rõ tầm quan trọng của vấn đề, rất nhiều nhà khoa học, Thạc sĩ, Tiến sĩ và Sinh viên thực hiện nhiên cứ, khảo sát về đề tài này

Theo nghiên cứu của Định Thụy Ngân Trang (năm 2007) với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex resins Việt Nam” thì đề tài nghiên cứu theo phương pháp luận duy vật biện chứng để hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu tại công ty Từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống Sự cần thiết của đề tài: Theo các báo chí hiện nay, đa số các sự thua lỗ, tham nhũng trong các doanh nghiệp tại Việt Nam đều có nguyên nhân là sự quản lý yếu kém, hệ thống kiểm soát nội bộ lỏng leo Các doanh nghiệp muốn tồn tại vững mạnh trong môi trường cạnh trạnh như hiện nay thì phải có một hệ thống quản lý hiệu quả Theo ông Freund, Tổng giám đốc, Quỹ đầu tư Mekong Capital: “Khi đầu tư vào các công ty tư nhân, chúng tôi cho rằng vấn đề lớn nhất về quản trị doanh nghiệp là tính minh bạch thấp của công ty này Cụ thể là phần lớn hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của các công ty chưa được phát triển, điều này khiến cho các cổ đông khó nắm được chính xác tình hình tài chính của công ty” Hơn nữa để thu hút vốn đầu tư trong tình hình kinh tế hiện nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ không chỉ dựa vào kết quả kinh doanh trên báo cáo tài chính đã được kiểm toán, mà chính bản thân doanh nghiệp phải kiểm soát được hoạt động chính mình, biết được vị trí của doanh nghiệp trên thị trường, có như vậy doanh nghiệp mới có thể sự dụng đồng vốn một cách có hiệu quả Trong một doanh nghiệp bất kỳ, sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi ích riêng luôn luôn tồn tại Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không có quy định để hướng người

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM

Trang 40

lao động hành động không vì lợi ích riêng của mình mà làm tổn hại để lợi ích chung của toàn doanh nghiệp

Theo Hồ Đăng Bảo Tuấn (năm 2013) về đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Minh Toàn” thì luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu và phỏng vấn, quan sát thực tế để thu thập thông tin về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã khảo sát thực trạng KSNB về chu trình bán hàng và thu tiền đối với hoạt động tiêu thụ xi măng tại công ty thông qua quá trình làm việc thực tế, trực tiếp theo dõi tình trạng luân chuyển chứng từ phục vụ cho việc bán hàng, quan sát cách giải quyết công việc của nhân viên trong công ty và phỏng vấn khi cần thiết Do vậy, tác giả có thể nhận định được đúng đắn thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Ưu điểm, nhược điểm của luận văn: Tác giả đã đi sâu vào nghiên cứu, kết hợp giữa lý luận và thực tế trong công việc đang diễn ra, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Minh Toàn Trong khuôn khổ phạm vi nghiên cứu, luận văn đã giải quyết được một số vấn đề như là tác giả đã trình bày được cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp, tác giả đã đi sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Minh Toàn, từ đó đánh giá những vấn đề còn tồn tại cần phải khắc phục đối với KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, dựa trên cơ sở lý luận và thực tế công tác KSNB bán hàng và thu tiền tại công ty; luận văn đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Minh Toàn

Nghiên cứu của Ths Nguyễn Thị Kim Anh (2018) với đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp ngành Lâm nghiệp vùng trung du miền núi phía Bắc Việt Nam” Nghiên cứu thực trạng về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp ngành Lâm nghiệp vùng trung du miền núi phía Bắc Việt Nam Phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm

872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM872413068:40:51 PM8:40:51 PM