hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty cổ phần xây dựng thép hải thanh

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong

Trang 1

BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

15081231 Huỳnh Thị Ánh Hồng ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15086951 Huỳnh Thị Diễm Kiều ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15065341 Đoàn Gia Linh ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15095981 Trần Thị Thy ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy

15098901 Võ Trường Vy ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy

TP HCM, ngày 25 tháng 04 năm 2019

822410062:43:17 PM2:43:17 PM822410062:43:17 PM2:43:17 PM822410062:43:17 PM2:43:17 PM

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai Thanh

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai Thanh

82Monday, June 10, 20242:43:18 PM2:43:18 PM82Monday, June 10, 20242:43:18 PM2:43:18 PM82Monday, June 10, 20242:43:18 PM2:43:18 PM

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai Thanh

82Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhMonday, June 10, 2024

Trang 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

15081231 Huỳnh Thị Ánh Hồng ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15086951 Huỳnh Thị Diễm Kiều ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15065341 Đoàn Gia Linh ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15095981 Trần Thị Thy ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy

15098901 Võ Trường Vy ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy

TP HCM, ngày 25 tháng 04 năm 2019

822410062:43:17 PM2:43:17 PM822410062:43:17 PM2:43:17 PM822410062:43:17 PM2:43:17 PM

Trang 3

LỜI CẢM ƠN

Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy (cô) Trường Đại học Công Nghiệp TPHCM, đặc biệt là khoa Kế toán- Kiểm toán đã tận tâm dạy dỗ em trong suốt bốn năm học, truyền đạt cho em những kiến thức quý báu Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Thanh Thủy đã nhiệt tình hướng dẫn giúp em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này

Trong suốt thời gian thực tập tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh, em đã phần nào tìm hiểu, học hỏi được những kinh nghiệm thực tế quý báu về việc thực hiện công việc kế toán trong một doanh nghiệp nói chung và đặc trưng của một công ty nhận thi công công trình nói riêng Hơn thế nữa, em cũng được quý công ty tạo điều kiện tốt nhất để tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ ở đây Đồng thời, để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh và các anh chị trong công ty đã tận tình hướng dẫn, cung cấp tài liệu để em hoàn thành tốt đề tài khóa luận này và tạo điều kiện cho em tiếp cận thực tế để bổ sung thêm kiến thức mà em đã học được ở trường

Do thời gian thực tập cũng như kiến thức còn hạn hẹp nên em không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô, các anh chị trong công ty để sửa đổi và bổ sung vốn kiến thức còn hạn chế của mình Mặc dù kết quả góp nhặt được không nhiều, nhưng cũng đã góp phần bổ sung cho vốn kiến thức mà trước đây khi còn ngồi trên ghế nhà trường em chưa có điều kiện để tìm hiểu

Một lần nữa em kính chúc quý thầy cô Trường Đại học Công Nghiệp TPHCM cùng các anh chị trong công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh luôn dồi dào sức khỏe và luôn thành công trong công việc cũng như trong cuộc sống

Kính chúc tất cả những lời chúc tốt đẹp nhất !

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai ThanhHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh mua hang thanh toan tai Cong ty Co phan xay dung thep Hai Thanh822410062:43:17 PM2:43:17 PM822410062:43:17 PM2:43:17 PM822410062:43:17 PM2:43:17 PM

Trang 4

Trang 5

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Cấu trúc đề tài 3

6 Tính mới của đề tài 3

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 5

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 5

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 6

1.1.3 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.1.4 Các thành phần của kiểm soát nội bộ 7

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 7

1.1.4.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị 10

1.1.4.3 Thông tin và truyền thông 11

1.1.4.4 Các hoạt động kiểm soát 12

1.1.4.5 Giám sát các kiểm soát 14

1.1.5 Các hạn chế của kiểm soát nội bộ 15

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng 16

1.2.1 Khái quát về chu trình mua hàng 16

1.2.1.1 Khái niệm 16

1.2.1.2 Đặc điểm 16

1.2.1.3 Chức năng của chu trình mua hàng 17

1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng 18

1.2.2.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng 18 123docz.net - File bi loi xin lienhe: lethikim34079@hotmail.com

Trang 6

1.2.2.2 Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng 19

1.2.2.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng 20

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THÉP HẢI THANH 24

2.1 Giới thiệu sơ lược về công ty 24

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 24

2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý trong công ty 27

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức 27

2.1.2.2Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận 27

2.1.3 Cơ cấu tổ chức phòng kế toán ở công ty 29

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức 29

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ 29

2.1.4 Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty 33

2.1.4.1 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty 33

2.1.4.2 Niên độ kế toán 35

2.1.4.3 Đơn vị tiền tệ được áp dụng 35

2.1.4.4 Phương pháp hàng tồn kho 35

2.1.4.5 Phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng 36

2.1.5.6 Phương pháp tính khấu hao TSCĐ 36

2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – thanh toán tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh 36

2.2.1 Đặc điểm mua hàng và thanh toán của tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh 36

2.2.1.1 Các hoạt động chính 37

2.2.1.2 Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động thanh toán 51

2.2.1.3 Kiểm soát trong môi trường xử lý thông tin bằng máy tính 55

2.2.2 Một số rủi ro thường gặp ……… 56

2.2.3 Bộ phận kiểm toán nội bộ 57

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY 59

3.1 Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán tại công ty 59

3.1.1 Môi trường kiểm soát 59 123docz.net - File bi loi xin lienhe: lethikim34079@hotmail.com

Trang 7

3.1.2 Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin 61

3.1.3 Thủ tục kiểm soát 62

3.1.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ 63

3.2 Những đề xuất nhằm tăng cường hiệu quả đối với hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Xây Dựng Thép Hải Thanh 63

3.2.1 Môi trường kiểm soát 63

3.2.2 Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin 64

3.2.3 Thủ tục kiểm soát 64

3.2.4 Kiểm toán nội bộ 69

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 71

1 Kết luận về đề tài nghiên cứu 71

2 Hướng phát triển đề tài 71

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trang 8

Trang 9

Trang 10

Đề tài:

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THÉP HẢI THANH

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Lý do chọn đề tài

Hệ thống kiểm soát nội bộ tại một doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng Nó là nền tảng để các hoạt động thông thường được diễn ra một cách hiệu quả và hiệu năng Đây cũng chính là lý do vì sao các kiểm toán viên quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ đầu tiên khi tiến hành một cuộc kiểm toán tại mỗi đơn vị Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại một doanh nghiệp sẽ giúp cho người nghiên cứu hiểu được cách thức làm việc đặc thù của từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp cũng như mối tương tác giữa các bộ phần, phòng ban này với nhau Từ đó, có cái nhìn tương đối tổng quan về hoạt động của một doanh nghiệp nói chung và của từng chu trình, phần hành nói riêng tại doanh nghiệp Hiện tại, ở công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh hoạt động kinh doanh chủ yếu là hoạt động thương mại Chính vì vậy mà chu trình mua hàng – thanh toán là một trong những chu trình được quan tâm nhất tại đây Việc kiểm soát được chi phí đầu vào là một phần trọng yếu trong công tác quản trị tại công ty Vì phần lớn lượng chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty nằm ở chu trình này Nếu công tác kiểm soát nội bộ của chu trình mua hàng – thanh toán được tiến hành một cách hợp lý, hiệu quả thì nó giúp hạn chế được việc nguồn lực bị thất thoát ở khâu đầu vào cũng như các sai lệch nghiêm trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh tại khâu đầu ra Bên cạnh đó, trong các khóa luận tốt nghiệp cũng như chuyên đề nghiên cứu về công ty trước đây, công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng – thanh toán chưa từng được nghiên cứu, đề cập Căn cứ những lý do trên đây nên tôi đi đến sự lựa chọn cho đề tài làm khóa luận tốt nghiệp của mình Đề tài mang tên: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh

Trang 11

2 Mục tiêu nghiên cứu

Khái quát và hệ thống hóa được cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng trong doanh nghiệp sản xuất và thương mại Tìm hiểu thực trạng chu trình mua hàng – thanh toán tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh Từ đó, đưa ra được một số giải pháp giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại công ty

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu

Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh Tập trung vào các công đoạn: (1) Nhận yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ từ các bộ phận có yêu cầu, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng, (2) Nhận hàng, (3) Ghi nhận nợ phải trả, (4) Thanh toán

 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh

Về thời gian: Thực hiện khóa luận trong khoảng thời gian từ ngày 18/02/2019 đến ngày 25/04/2019

Về nội dung nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán của công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt hàng cung cấp cho doanh nghiệp nhu cầu xây dựng trong năm 2018

4 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng 2 nhóm phương pháp nghiên cứu chính đó là: phương pháp thu thập số liệu và phương pháp xử lý số liệu Cụ thể như sau:

 Nhóm phương pháp thu thập số liệu, gồm có:

Phương pháp chứng từ kế toán: Đây là phương pháp chứng minh bằng giấy tờ

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cơ sở để sử dụng phương pháp này là sử dụng các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xuất phát từ tài sản và nguồn vốn

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Là phương pháp hỏi trực tiếp những người

cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp này sử dụng để thu thập những thông tin cần thiết và số liệu thô có liên quan đến đề tài

Trang 12

Phương pháp quan sát: Là chứng kiến và ghi chép lại mọi yếu tố liên quan đến

đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận định, đánh giá

 Nhóm phương pháp xử lý số liệu, gồm có:

Phương pháp so sánh: Phương pháp này được sử dụng nhằm đối chiếu các chỉ

tiêu, các hiện tượng kinh tế đã lượng hóa có cùng một nội dung, cùng tính chất tương tự để xác định xu hướng và mức biến động các chỉ tiêu Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: Là tổng hợp những thông tin, dữ liệu thu thập được để hoàn thành công việc nghiên cứu Phương pháp này để chọn lọc và tập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài Từ thông tin đã chọn lọc sẽ tiến hành phân tích để đưa ra được kết quả nghiên cứu

5 Cấu trúc đề tài

Đề tài nghiên cứu “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh” gồm ba phần:

Phần I Đặt vấn đề

Phần II Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1 Cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán

Chương 2 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh

Phần III Kết luận và kiến nghị

6 Tính mới của đề tài

Trong khuôn khổ các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên trường Đại học Công Nghiệp TPHCM được thực hiện tại các doanh nghiệp trước đây, nếu nghiên cứu về kiểm soát nội bộ thì đa phần sinh viên sẽ chọn tìm hiểu về chu trình bán hàng – thu tiền Còn về chu trình mua hàng – thanh toán, các khóa luận chỉ đề cập một phần nhỏ và dừng lại ở việc mô tả hoạt động, nội dung của phần này sẽ được lồng ghép vào bài để làm rõ thêm cho đề tài chính Những đề tài thuộc dạng này có thể kể đến như nghiên cứu về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh hay chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Cũng đã có khóa luận nghiên cứu về quy trình mua hàng –

Trang 13

thanh toán, đó là khóa luận “Hoàn thiện quy trình kế toán mua hàng của công ty Minh Tâm” (Nguyễn Trương Anh Phụng, 2014) Ở khóa luận này đã tập trung tìm hiểu các thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng – thanh toán một cách rõ ràng, cụ thể Tuy nhiên, nó chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu một yếu tố cấu thành nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh đó là thủ tục kiểm soát Qua đây, cũng thấy được đề tài về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trước đây ít khi được các sinh viên chọn lựa Chính vì vậy mà tôi mạnh dạn lựa chọn nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – thanh toán tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh” Đây là đề tài hoàn toàn mới được thực hiện tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh Với đề tài này, điểm mới so với các đề tài trước đây đó là nghiên cứu về chu trình mua hàng – thanh toán sẽ là trọng tâm của bài Nội dung chính không chỉ đi sâu tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát được thực hiện trong chu trình mua hàng – thanh toán, phù hợp theo đặc thù kinh doanh thương mại vật liệu xây dựng tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh, mà còn cho người đọc có được cái nhìn tổng quan về các yếu tố cấu thành nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh trong một chu trình cụ thể diễn ra như thế nào ngoài thực tế

Trang 14

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Có nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ, một số định nghĩa hiện nay là:

Theo COSO (The committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission) - Ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ Báo cáo về định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ của COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ- Khuôn khổ hợp nhất (Internal control - Intergrated Frameword) như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được ba mục tiêu sau:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”

Các nội dung quan trọng được nêu ra đó là quá trình, con người, đảm bảo sự hợp tác và mục tiêu

Kiểm soát nội bộ là một quá trình

Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay một tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, gắn chặt và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không thể tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức

Con người

Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị chính là những người thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ Nhà quản lý sử dụng công cụ kiểm soát nội bộ để phục vụ cho mục tiêu của mình Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, chúng cần được giới hạn ở một mức độ nhất định Do vậy, để kiểm soát

Trang 15

nội bộ hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức

Đảm bảo hợp lý

Trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ thì vẫn luôn tồn tại những hạn chế nhất định nên kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo ở mức hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Nguyên tắc cở bản trong quản lý và cho phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do đó, mặc dù đầu tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống thì việc có được hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo là không thể đối với mọi tổ chức

Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là một hệ thống sự tích hợp một loại hoạt động, biện pháp, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ được thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm giải quyết các rủi ro kinh doanh có thể gây ra nguy cơ đơn vị không đạt được một trong các mục tiêu liên quan đến:

- Độ tin cậy của quy trình lập và trình bày báo cáo tài chính;

Trang 16

- Hiệu quả và hiệu suất hoạt động;

- Việc tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành

1.1.3 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Ngăn chặn và phát triển các gian lận và sai phạm trong đơn vị;

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả hơn; - Nhằm đảm bảo rằng các quy định của doanh nghiệp được thực hiện đúng; - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng theo quy định của chế độ kế toán; - Đảm bảo rằng báo cáo tài chính được lập đúng, đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và tuân

thủ các yêu cầu của chuẩn mực;

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

1.1.4 Các thành phần của kiểm soát nội bộ

Theo quan điểm phổ biến hiện nay, kiểm soát nội bộ bao gồm 5 thành phần: - Môi trường kiểm soát;

- Quy trình đánh giá rủi ro đơn vị; - Thông tin và truyền thông; - Các hoạt động kiểm soát; - Giám sát các kiểm soát

1.1.4 Môi trường kiểm soát

Là tất cả các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị mang tính môi trường, có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát tạo nên đặc điểm chung của một đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong đơn vị về công tác kiểm soát và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các yếu tố của môi trường kiểm soát là:

Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức

Tính hữu hiệu của kiểm soát còn phụ thuộc vào các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó

Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình

Trang 17

Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các điều kiện có thể dẫn đến việc nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức

Cam kết về năng lực

Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân Ban Giám đốc có sự cân nhắc về các mức độ năng lực của nhân viên cần đáp ứng cho mỗi nhiệm vụ cụ thể, các kỹ năng và kiến thức cần thiết tương ứng để chắc chắn rằng họ thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả

Ban quản trị cũng có ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức về kiểm soát của đơn vị Hiệu quả của việc thiết kế môi trường kiểm soát liên quan đến sự tham gia của Ban quản trị chịu ảnh hưởng bởi các vấn đề như:

- Sự độc lập của Ban quản trị đối với Ban Giám đốc và khả năng đánh giá hoạt động của Ban giám đốc;

- Kinh nghiệm, hiểu biết của Ban quản trị về các nghiệp vụ kinh doanh của đơn vị;

- Mức độ tham gia của Ban quản trị, những thông tin mà Ban quản trị nhận được; - Tính hợp lý trong hành động của Ban quản trị, gồm mức độ phức tạp của các

câu hỏi đã được đặt ra và theo soát việc xử lý của Ban Giám đốc

Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý, phong cách điều hành thể hiện qua cá tính và thái độ khi điều hành đơn vị của họ

Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc trong việc tiếp cận đối với việc quản lý và chấp nhận rủi ro kinh doanh, việc lập và trình bày báo cáo tài chính hay việc xử lý thông tin, công việc kế toán và nhân sự

Ví dụ như quan điểm, hành động của nhà quản lý đối với việc xây dựng các ước tính kế toán dựa trên các xét đoán chủ quan, họ có thế rất qua tâm đến việc hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch, chấp nhận mức rủi ro cao để đạt được lợi nhuận

Và sử dụng các ước tính kế toán như một công cụ để thể hiện các số liệu trên báo cáo tài chính theo chiều hướng có lợi cho doanh nghiệp Hay có một số nhà quản lý khác lại quan ngại với các rủi ro nên rất cẩn trọng trong các ước tính kế toán…

Trang 18

Cơ cấu tổ chức

Là khuôn khổ mà theo đó các hoạt động của đơn vị được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và soát xét nhằm đạt được mục tiêu Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp

Một cơ cấu phù hợp là cơ sở để doanh nghiêp lập kế hoạch điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Mặt khác, nếu cơ cấu tổ chức không được thiết kế đúng có thể làm cho thủ tục kiểm soát mất tác dụng Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả bằng sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo

Phân công quyền hạn và trách nhiệm

Việc phân công trách nhiệm và quyền hạn là việc cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị

Việc phân công này đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau như thế nào và đóng góp như thế nào vào mục tiêu đó Bên cạnh đó cũng giúp nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì

Các chính sách và các thông lệ về nhân sự

Các chính sách và thông lệ về nhân sự liên quan đến các hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng, kỷ luật, sa thải

Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề qun trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị Ví dụ, tiêu chí tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao thể hiện tính chú trọng vào giáo dục, kinh nghiệm, thành tích đạt được trong quá khứ, sự đánh giá định kỳ về hiệu quả công việc thực hiện thể hiện cam kết của đơn vị trong việc bổ nhiệm những nhân sự có khả năng vào những trọng trách cao hơn

Trang 19

Môi trường là nền tảng, là điều kiện cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng, một môi trường kiểm soát mạnh có thể phát huy hiệu quả, hạn chế thiếu sót của các hoạt động trong doanh nghiệp, trong đó có công tác kế toán

1.1.4.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị

Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát toàn bộ Nhằm giới hạn rủi ro ở mức có thể chấp nhận được, người quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới có thể kiểm soát được rủi ro

Xác định mục tiêu của đơn vị

Việc xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra các hoạch định, mục tiêu chiến lược hay chỉ tiêu cân đạt được trong tương lai

Nhận dạng rủi ro

Người quản lý có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để nhận dạng rủi ro cụ thể từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động Các rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi trong các tình huống như:

‐ Những thay đổi trong môi trường hoạt động: Những thay đổi trong môi trường pháp lý hoặc môi trường hoạt động có thể dẫn đến những thay đổi về áp lực cạnh tranh và các rủi ro khác nhau;

‐ Nhân sự mới: Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng tâm khác về kiểm soát nội bộ;

‐ Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa: Những thay đổi quan trọng và nhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro liên quan đến kiểm soát nội bộ;

‐ Tăng trưởng nhanh: Việc mở rộng đáng kể hoạt động một cách nhanh chóng có thể tạo áp lực đối với các kiểm soát và làm tang rủi ro kiểm soát bị thất bại; ‐ Công nghệ mới: Việc áp dụng các công nghệ mới vào quá trình sản xuất hoặc

vào hệ thống thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong kiểm soát nội bộ;

Trang 20

‐ Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới: Việc tham gia vào các lĩnh vực kinh doanh hoặc các giao dịch mà đơn vị có ít kinh nghiệm có thể dẫn tới những rủi ro mới liên quan đến kiểm soát nội bộ;

‐ Tái cơ cấu đơn vị: Việc tái cơ cấu có thể dẫn đến giảm biên chế, thay đổi quản lý hay thay đổi sự phân nhiệm làm thay đổi rủi ro từ các giao dịch ngoại tệ; ‐ Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài: Việc mở rộng hay mua lại các hoạt động

ở nước ngoài dẫn đến các rủi ro mới và khác thường, mà có thể ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ, ví dụ gia tăng hoặc thay đổi các rủi ro từ các giao dịch ngoại tệ;

‐ Áp dụng các quy định kế toán mới: Việc áp dụng nguyên tắc kế toán mới hoặc thay đổi nguyên tắc kế toán có thể ảnh hưởng đến các rủi ro trong quá trình lập và trình bày báo cáo tài chính

Phân tích và đánh giá rủi ro

Một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro

1.1.4.3 Thông tin và truyền thông

Chất lượng của thông tin tạo ra từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến khả năng Ban Giám đốc đưa ra các quyết định phù hợp trong quản lý và kiểm soát Thông tin được thu thập và truyền đạt một cách chính xác đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị dưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ chức có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình

Truyền thông là sự cung cấp thông tin bên trong đơn vị và với bên ngoài Việc trao đổi thông tin hữu hiệu liên quan đến việc cung cấp những hiểu biết để các cá nhân hiểu được vai trò và trách nhiệm của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ đòi hỏi phải diễn ra trong nhiều chiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và các cấp ngang hàng với nhau Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu với các thành phần bên ngoài đơn vị như khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan thuế

Trang 21

Thông tin và truyền thông tạo ra các báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị Mhờ có hệ thống thông tin liên lạc chính xác, trung thực và các hoạt động truyền thông kịp thời mà các thành viên trong đơn vị nắm bắt, trao đổi, xử lý, quản lý và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả

1.1.4.4 Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng các chỉ đạo của Ban Giám đốc được thực hiện Dù trong hệ thống công nghệ thông tin hay thủ công thì các hoạt động kiểm soát đều có những mục tiêu đa dạng và được áp dụng ở các cấp độ tổ chức và chức năng khác nhau của đơn vị Một số hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:

‐ Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào, được áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên hoặc những nghiệp vụ có số tiền lớn vượt quá giới hạn của chính sách chung Ví dụ: các nghiệp vụ bán chịu có số tiền vượt quá mức giới hạn ấn định nào đó

Phân nhiệm

Là việc phân chia nhiệm vụ, giao cho những người khác nhau chịu các trách nhiệm về phê duyệt giao dịch, thực hiện, ghi chép giao dịch và trông coi, bảo quản tài sản Việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân hoặc bộ phận khác với cá nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ nhằm đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trang 22

Việc phân nhiệm nhằm giảm cơ hội cho bất cứ cá nhân nào có thể vừa vi phạm vừa che giấu sai phạm hoặc gian lận trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thông thường của mình Ví dụ như phân chia trách nhiệm phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:

‐ Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán;

‐ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản; ‐ Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán

Kiểm soát xử lý hệ thống thông tin

Hai nhóm hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin được sử dụng phổ biến là kiểm soát chương trình ứng dụng và kiểm soát chung về công nghệ thông tin

‐ Kiểm soát chung về công nghệ thông tin là những chính sách và thủ tục liên quan tới nhiều ứng dụng và hỗ trợ cho khả năng hoạt động hiệu quả của các kiểm soát chương trình ứng dụng bằng cách giúp đảm bảo khả năng hoạt động bình thường của hệ thống thông tin Ví dụ như kiểm soát các thay đổi về chương trình, kiểm soát việc truy cập hệ thống hay dữ liệu, kiểm soát việc ứng dụng các phần mềm mới, kiểm soát đối với các phần mềm để hạn chế quyền truy cập hoặc giám sát việc sử dụng các tính năng hệ thống có thể làm thay đổi dữ liệu tài chính hay thay đổi các ghi chép mà không để lại dấu vết

‐ Kiểm soát chương trình ứng dụng được áp dụng cho việc xử lý từng ứng dụng riêng lẻ, ví dụ như kiểm tra tính chính xác về mặt số học của số liệu được ghi chép, duy trì và soát xét các số dư tài khoản và bảng cân đối phát sinh, các kiểm soát tự động như kiểm tra nhập dữ liệu đầu vào

Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách

‐ Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết;

‐ Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ xảy ra;

‐ Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công cụ khác nhau Thí dụ hóa đơn mua hàng là căn cứ để tính tiền phải trả người bán, ghi nhận và thống kê hàng đã mua;

Trang 23

‐ Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời;

‐ Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký duyệt của người kiểm soát;

‐ Lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán an toàn, khoa học, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết

‐ Định kỳ kiểm đếm và so sánh tài sản hiện có thực tế với số liệu được ghi chép trong sổ sách Ví dụ, so sánh kết quả kiểm kê tiền mặt, chứng khoán và hàng tồn kho thực tế với sổ kế toán

Đánh giá hoạt động

Các hoạt động kiểm soát này bao gồm việc đánh giá và phân tích kết quả của những hoạt động thực tế so với số liệu kế hoạch, so với dự toán hay so với tình hình hoạt động của kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan như dữ liệu về tài chính, so sánh các số liệu nội bộ với các nguồn thông tin bên ngoài, đồng thời soát xét quá trình thực hiện nhằm phát hiện và sửa chữa những vấn đề còn tồn tại

1.1.4.5 Giám sát các kiểm soát

Giám sát các kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội bộ Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp các biện pháp khắc phục cần thiết

Người quản lý thực hiện việc giám sát các kiểm soát thông tin các hoạt động liên tục, thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại của một đơn vị:

Trang 24

‐ Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc sử dụng những thông tin thu thập từ bên ngoài như tiếp nhận các khiếu nại, ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp, các ý kiến của cơ quan quản lý… ( ví dụ như khách hàng thường xác minh các thông tin trong hóa đơn thông qua việc thanh toán hóa đơn hoặc khiếu nại về số tiền phải trả; các cơ quan quản lý cũng có thể thông tin cho đơn vị về các vấn đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động của kiểm soát nội bộ như các thông tin liên quan đến cuộc kiểm tra của cơ quan quản lý ngân hàng); hoặc xem xét báo cáo hoạt động để thấy được các vấn đề hoặc các lĩnh vực cần cải thiện ‐ Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm

toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện

1.1.5 Các hạn chế của kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu mà cũng chỉ có thể cung cấp cho đơn vị một sự đảm bảo hợp lý để đạt được mục tiêu của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quan lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó, như:

‐ Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại;

‐ Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên;

‐ Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;

‐ Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị, ví dụ như Ban Giám đốc có thể có các “thỏa thuận phụ” với khách hàng nhằm thay đổi các điều khoản trong hợp đồng bán hàng mẫu của đơn vị, dẫn đến việc ghi nhận doanh thu không chính xác;

‐ Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng quyền hạn của mình;

‐ Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm;

Trang 25

Các đơn vị nhỏ thường có ít nhân lực, do đó hạn chế trong việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn Tuy nhiên, trong đơn vị nhỏ mà người chủ sở hữu đồng thời là Giám đốc thì người đó có khả năng giám sát tốt hơn so với đơn vị lớn Sự giám sát này có thể bù đắp những hạn chế trong việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn Mặt khác, người chủ sở hữu đồng thời là Giám đốc cũng có nhiều khả năng hơn trong việc khống chế các kiểm soát do hệ thống kiểm soát nội bộ có cơ cấu đơn giản hơn

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

1.2.1 Khái quát về chu trình mua hàng

1.2.1.1 Khái niệm

Mua hàng là hoạt động nhằm cung cấp hàng hóa với số lượng và chất lượng phù hợp, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm tiết kiệm chi phí dự trữ tới mức thấp nhất và tránh tình trạng thiếu hụt hàng gây ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp

Chu trình mua hàng là chu trình bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa và dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chu trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của các phòng ban, bộ phận, chuẩn bị đơn đặt hàng cho đến lúc việc thanh toán tiền hàng được hoàn tất

1.2.1.2 Đặc điểm

Chu trình mua hàng là một trong những chu trình cơ bản và quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh đối với doanh nghiệp ở mọi loại hình Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại gồm hai giai đoạn là mua hàng và bán hàng Còn đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh lại bao gồm ba giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Đối với doanh nghiệp ở mọi loại hình thì chu trình mua hàng đều rất quan trọng, đây là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị, bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng góp phần cho việc đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp

Trang 26

1.2.1.3 Chức năng của chu trình mua hàng

Xử lý đơn đặt hàng

Yêu cầu mua hàng của các phòng ban, bộ phận trong đơn vị chính là điểm khởi đầu của chu trình Các yêu cầu mua hàng cần phải được phê chuẩn đúng đắn bởi những người có thẩm quyền trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo hàng mua đúng mục đích, số lượng và tránh việc mua những mặt hàng không cần thiết

Các yêu cầu mua hàng sau khi đã được phê chuẩn thì chuyển đến bộ phận xét duyệt nhà cung cấp, bộ phận sẽ tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp để nhằm đạt được những yêu cầu cơ bản như giá cả, chất lượng và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng

Sau khi đàm phán với nhà cung cấp, bộ phận đặt hàng lặp đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp Đơn đặt hàng phải chỉ rõ số lượng, quy cách mẫu mã và chất lượng của hàng cần mua Một bản sao của đơn đặt hàng cần được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra hàng khi nhận hàng

Nhận hàng và nhập kho

Sau khi đơn hàng của doanh nghiệp đã được nhà cung cấp chấp nhận thì hàng sẽ được giao cho doanh nghiệp Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã hàng, đối chiếu với đơn đặt hàng, sau đó hai bên ký vào Biên bản giao nhận

Sau đó Biên bản giao nhận được chuyển đến bộ phận liên quan theo quy định của doanh nghiệp Hàng mua về sẽ được chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho hoặc bộ phận sử dụng Trong trường hợp hàng được nhập kho, Phiếu nhập kho sẽ được lập để làm bằng chứng cho việc hàng đã được nhập kho

Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng

Chức năng ghi sổ nghiệp vụ mua hàng được thực hiện ở phòng kế toán Khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên hóa đơn, tiến hành đối chiếu thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá,…) trên hóa đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan Hóa đơn và phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng hàng hóa dịch vụ mua vào, hóa đơn còn dùng để ghi vào tài khoản Phải trả người bán (nếu chưa thanh toán)

Trang 27

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Thanh toán cho nhà cung cấp là khâu cuối cùng cho chu trình mua hàng Tùy theo phương thức thanh toán mà các chứng từ được lập: Ủy nhiệm chi (thanh toán bằng chuyển khoản) hoặc Phiếu chi (thanh toán bằng tiền mặt) Để đảm bảo tính đúng đắn của khoản thanh toán, người ký duyệt Ủy nhiệm chi (thường là Kế toán trưởng) phải kiểm tra các chứng từ chứng mình cho khoản chi tiêu

Những chứng từ này sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “Đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại, kế toán ghi sổ nghiệp vụ thanh toán và lưu lại chứng từ

1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

1.2.2.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng

‐ Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ, được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đến số hàng đã thực hiện;

‐ Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận được trong kỳ đều được ghi sổ đầy đủ;

‐ Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường dựa trên cơ sở giá gốc;

‐ Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các nghiệp vụ mua hàng được ghi đúng tài khoản, đúng giá trị và đúng kỳ kế toán;

‐ Mục tiêu về sự khai báo: hàng mua vào cần phải được thuyết minh phù hợp với quy định của chuẩn mực kế toán

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán

‐ Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được khi sổ là thanh toán cho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận;

‐ Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi tiền mua hàng được ghi sổ đầy đủ; ‐ Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán tiền mua hàng

được ghi đúng tài khoản, đúng số tiền và đúng kỳ kế toán

Trang 28

1.2.2.2 Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng

Việc xác định các sai phạm có thể xảy ra rất quan trọng vì sẽ giúp cho đơn vị thiết kế được các thủ tục kiểm soát tương ứng để kiểm soát tốt chu trình Một số sai phạm thường xảy ra trong chu trình như:

‐ Đặt mua hàng với chất lượng kém, hư hỏng hoặc đặt hàng với giá cao sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng nếu kéo dài

Chọn lựa nhà cung cấp

‐ Nhân viên mua hành có thể thông đồng với nhà cung cấp để chọn họ tuy rằng nhà cung cấp này không có hàng hóa, dịch vụ phù hợp nhất hoặc không có mức giá hợp lý nhất

‐ Nhân viên thông đồng với nhà cung cấp giấu bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý hơn nhà cung cấp được nhân viên ủng hộ

Trang 29

Ghi nhận phải trả người bán

‐ Ghi nhận sai thông tin nhà cung cấp ‐ Ghi nhận thiếu khoản phải trả hà cung cấp

Thanh toán cho nhà cung cấp

‐ Thanh toán nhầm cho những mặt hàng không đúng với hàng đặt mua ‐ Thanh toán nhầm nhà cung cấp

‐ Thanh toán trễ các khoản phải thu so với kỳ hạn

1.2.2.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

Phê duyệt và ủy quyền

Các chứng từ liên quan chu trình mua hàng cần được người có thẩm quyền xét duyệt việc xét duyệt nhầm kiểm soát việc mua hàng, nhập hàng và bảo quản hàng của đơn vị Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt những vấn đề này thông qua việc xây dựng và ban hành các chính sách

Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ nhằm hạn chế khả năng có thể xảy ra gian lận do việc một cá nhân hay bộ phận lạm dụng quyền hạn khi nắm giữ cùng một lúc nhiều chức năng khác nhau Do đó, đơn vị cần giao cho những người khác nhau chịu trách nhiệm về các khâu như mua hàng, xét duyệt mua hàng, xét duyệt chọn nhà cung cấp, bảo quản và ghi sổ kế toán, cụ thể là:

- Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác; - Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng;

- Chức năng xét duyệt chọn lựa nhà cung cấp phải độc lập với chức năng đặt hàng;

- Bộ phận đặt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng; - Kế toán không được kiêm thủ kho

Kiểm soát xử lý thông tin

- Kiểm soát chung: Kiểm soát đối tượng sử dụng như kiểm soát các đối tượng sử dụng bằng cách phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải

Trang 30

có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình, thiết lập mật khẩu để người ngoài không thể truy cập vào hệ thống Kiểm soát dữ liệu bằng cách nhập liệu càng sớm càng tốt và sao lưu dữ liệu để phòng bất trắc - Kiểm soát ứng dụng: Kiểm soát dữ liệu như kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và sự phê duyệt trên chứng từ Kiểm soát quá trình nhập liệu nhằm đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin và tính chính xác khi nhập mã hàng tồn kho và các thông tin cần thiết có liên quan đến nhà cung cấp

- Có sự đối chiếu giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp

Kiểm soát hàng mua tồn kho thực tế

Việc kiểm soát hàng mua về nhằm đảm bảo hàng mua về được sử dụng đúng mục đích, không bị thất thoát, đồng thời hạn chế tối đa các hao mòn đối với hàng tồn kho:

- Việc quản lý hàng mua phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho

- Mọi hoạt động nhập, xuất hàng đều phải thông qua thủ kho Mỗi loại hàng tồn kho được để riêng theo từng kệ để thủ kho tiện theo dõi, quản lý và bảo quản Việc tổ chức kho bảo quản hàng phải đảm bảo an toàn và vệ sinh, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt

- Hàng ngày, thủ kho sẽ tự tiến hành kiểm kho vào đầu ngày và cuối ngày đồng thời ghi nhận vào thẻ kho theo dõi số lượng từng loại hàng Cuối tháng kế toán tổng hợp cùng với thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán với thẻ kho và số lượng thực tế trong kho

Trang 31

Một cách tổng quát, do tính chất quan trọng của chu trình mua hàng mà việc kiểm soát tốt chu trình này sẽ giúp đơn vị đạt được cả ba mục tiêu theo Báo cáo COSO (1992) đã đề ra, đó là:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy;

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ; - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả Cụ thể là:

Báo cáo tài chính đáng tin cậy: những khoản mục bị ảnh hưởng bởi quy trình

mua hàng như: hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, tiền… được trình bày trung thực và hợp lý Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và chi tiết để theo dõi hàng nhập và hàng xuất, ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ, tập hợp đầy đủ chi phí liên quan đến quy trình… là các yêu cầu chủ yếu của công tác kế toán, giúp đơn vị cung cấp được báo cáo tài chính đáng tin cậy

Các luật lệ và quy định được tuân thủ: các hoạt động liên quan đến mua hàng

chịu sự chi phối của pháp luật ví dụ như doanh nghiệp cần tuân thủ các hướng dẫn về việc ký kết hợp đồng mua hàng, an toàn trong an ninh… Đồng thời, cũng cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập phiếu nhập kho

Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả: hoạt động hữu hiệu ở đây là hoạt động kiểm

soát hàng mua giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về sản xuất, doanh số bán hàng Đối với ban lãnh đạo công ty, trong ba mục tiêu kiểm soát trên thì mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả của quy trình mua hàng chính là mối quan tâm hàng đầu

Trang 32

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, luận văn đã hệ thống hóa những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng

Qua đó, rút ra kết luận rằng: Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng hiện nay, muốn có một hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng hữu hiệu cần phải xây dựng được môi trường kiểm soát tốt và quy trình đánh giá rủi ro hiệu quả Bên cạnh đó phải thiết lập được kênh thông tin và truyền thông hợp lí cho doanh nghiệp, tổ chức các hoạt động kiểm soát và giám sát các kiểm soát thường xuyên và hợp lí sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được tốt hơn, chủ động trong kế hoạch kinh doanh và đạt được các mục tiêu đã đề ra

Trang 33

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THÉP HẢI THANH 2.1 Giới thiệu sơ lược về công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần Xây dựng Thép Hải Thanh được thành lập theo giấy phép ĐKKD số 0311479709 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 10/01/2012 với ngành nghề đăng kí kinh doanh chính là bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong đơn vị, sử dụng cho mục đích bán hàng cung cấp cho doanh nghiệp nhu cầu xây dựng là chủ yếu

Tên công ty: Công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh

Tên giao dịch: HAI THANH STEEL CONSTRUCTION CORPORATION Địa chỉ: 135 Đường số 14, Phường 8, Quận Gò Vấp, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Mã số thuế: 0311479709

Điện thoại: 0862553286

Nơi đăng kí: Chi cục thuế Quận Gò Vấp

Loại hình kinh doanh: Kinh doanh theo hình thức công ty cổ phần

Loại hình kinh tế: Công ty cổ phần ngoài quốc doanh (100% vốn tư nhân) Lĩnh vực kinh tế: Kinh tế tư nhân

Lọa hình tổ chức: Tổ chức kinh tế Sản xuất kinh doanh dịch vụ, hàng hóa Cấp chương: (3 - 754) Kinh tế hỗn hợp ngoài quốc doanh

Loại khoản: (190-194) Bán buôn (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xecos cơ động khác) Vốn điều lệ: 3.000.000.000

Trang 34

Ngành nghề kinh doanh:

C2220 Sản xuất sản phẩm từ plastic

C25920 Gia công cơ khí; Xử lý và tráng phủ kim loại

F41000 Xây dựng nhà các loại trong các cửa hàng chuyên doanh F4210 Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ

F42200 Xây dựng công trình công ích

F42900 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác F43110 Phá dỡ

F43120 Chuẩn bị mặt bằng F43210 Lắp đặt hệ thống điện

F4322 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí F43290 Lắp đặt hệ thống xây dựng khác

F43300 Hoàn thiện công trình xây dựng

F43900 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác G4610 Đại lý, môi giới, đấu giá

G4620 Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu ( trừ gỗ, tre, nứa); và động vật sống G4649 Bán buôn đồ dung khác cho gia đình

G4659 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác G4662 Bán buôn kim loại và quặng kim loại

G4663 Bán buôn vật liệu, nhận thi công công trình xây dựng (Ngành chính)

G4669 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu H4933 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

M71200 Kiểm tra và phân tích kỹ thuật M74100 Hoạt động thiết kế chuyên dụng

G4752 Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh

G4759 Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh

C1610 Cưa, xé, bào gỗ và bảo quản gỗ

C16210 Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và ván mỏng khác

Trang 35

C16220 Sản xuất đồ gỗ xây dựng

N7730 Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác N81210 Vệ sinh chung nhà cửa

N81290 Vệ sinh nhà cửa và các công trình khác

Nhìn thấy tiềm năng phát triển của các công trình xây dựng ngày càng tăng và nhờ có sự quen biết của các nhà cung cấp cũng như các khách hàng muốn làm ăn với mình có nhu cầu mua vật liệu xây dựng, ông Lê Quang Bình, Giám đốc công ty đã kêu gọi vốn và quyết định thành lập công ty với tên gọi là công ty Cổ Phần Xây dựng Thép Hải Thanh, chuyên mua bán vật liệu xây dựng và nhận thi công công trình

Công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh được thành lập ngày 10 tháng 01 năm 2012 do Sở Kế hoạch & Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp với số vớn điều lệ 3.000.000.000đ Ngày 13 tháng 08 năm 2012 công ty đã đăng ký thay đổi Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp lần thứ nhất đã chuyển địa chỉ trụ sở chính vế 135, đường số 14, phường 8, quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh Từ năm 2012 cho đến nay công ty đã có những bước phát triển mạnh Lúc mới thành lập, số lượng khách hàng cũng như nhà cung cấp của công ty không có nhiều, chủ yếu các khách hàng là từ bạn bè, chỗ thân thiết, có rất ít khách hàng biết đến sự tồn tại của công ty, dẫn đến những mặt hàng bán ra ở công ty rất hạn chế Số lượng hàng mua vào và hàng bán ra cũng ít Tuy nhiên sau những năm sau đó, công ty đã bắt đầu có những bước phát triển hơn, số lượng khách hàng ngày càng tăng hơn, khách hàng cũ từ những năm trước vẫn tiếp tục là khách hàng của công ty Bên cạnh việc giữ vững mối quan hệ với khách hàng cũ, công ty luôn liên tục tìm kiếm các khách hàng mới và được nhiều khách hàng quan tâm

Trong suốt quá trình hoạt động, không thể kể hết được những khó khan chồng chất cũng như những trở ngại mà tập thể các bộ công nhân Công ty phải vượt qua từ những ngày tháng khởi nghiệp, đổi lại đến nay công ty đã khẳng định được vị thế của mình trong ngành nghề xây dựng và kinh doanh thương mại

Để tồn tại thị trường cạnh tranh khốc liệt, và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường, Công ty đã xây dựng chiến lược cho mình, trong đó là trọng tâm đầu tư

Trang 36

vào nguồn nhân lực chất lượng cao, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho các công nhân viên, trang bị máy móc, thiết bị công nghệ hiện đại Qua đó, đã tạo được uy tín với các chủ đàu tư, đồng thời tạo được nền móng vững chác để công ty phát triển trong điều kiện mới

Hiện tại mặt hàng thép là mặt hàng tiềm năng cũng như mặt hàng chủ đạo của công ty, mặt hàng này công ty bán khá tốt và trong tương lai công ty sẽ dự định mở rộng thị phần phôi thép, phát triển các mặt hàng mới như thép cuộn cán nóng, thép cuộn cán nguội, thép tấm và thép lá thương phẩm phục vụ cho các công ty sản xuất kết cấu thép và trực tiếp đấu thầu vào các công trình lớn, trọng điểm Bên cạnh đó sẽ mở thêm chi nhánh và tăng cường bán về mặt hàng thép này

2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý trong công ty

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức quản lí trong công ty (Nguồn: Công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh)

2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận

 Chức năng và nhiệm vụ của Giám đốc: Lê Quang Bình

Chức năng của Giám đốc: Giám đốc có chức năng quản lí toàn bộ máy của

công ty, rà soát giám sát các hoạt động của công ty Điều hành các hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm về mọi quyết định của mình

Nhiệm vụ của Giám đốc: giúp công ty đứng vững trên thị trường, đại diện công

ty gặp gỡ các đối tác, khách hàng ký kết các văn bản, hợp đồng , bổ nhiệm các chức vụ khác của công ty, quyết định về lương cho nhân viên công ty

 Chức năng và nhiệm vụ của Phó Giám đốc: Nguyễn Thế Cường GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG KINH DOANH BỘ PHẬN KHO

Trang 37

Chức năng của Phó Giám đốc: giúp cho giám đốc trong quản lý điều hành các

hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc, chủ động và tích cực triển khai các công việc

Nhiệm vụ của Phó Giám đốc: Thực hiện nhiệm vụ được phân công và trách

nhiệm trước Giám Đốc về hiệu quả các hoạt động  Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Kế toán:

Chức năng của Phòng Kế toán: Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế

độ kế toán - thống kê Quản lý tài chính, tài sản của công ty Đáp ứng nhu cầu tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch Bảo toàn và phát triển vốn của công ty và các Cổ đông

Nhiệm vụ của Phòng Kế toán: Giúp Giám đốc về công tác kế toán thống kê,

thông tin kinh tế, các hoạt động liên quan đến quản lý tài chính Xây dựng trình lên Giám đốc về quy chế quản lý tài chính của công ty, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện quy chế, đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm của công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh Tổ chức hạch toán, thống kê kế toán, phản ánh chính xác, đầy đủ các số liệu của công ty Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm đề lên ban Giám đốc Thực hiện các công việc nộp thuế, nộp BHXH theo quy định của pháp luật

 Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Kinh doanh:

Chức năng của Phòng Kinh doanh: Giúp cho Giám đốc về công tác mua bán

cascc sản phẩm và dịch vụ của công ty Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công tác được giao

Nhiệm vụ của Phòng Kinh doanh: Thực hiện thanh quyết toán công trình,

thanh lí hợp đồng với các chủ đầu tư khi kết thúc công trình, sản phẩm Xây dựng chiến lược phát triển khách hàng Lập danh sách khách hàng mục tiêu Lập kế hoạch tiếp xúc khách hàng hàng tháng trình cho Giám đốc Đề xuất cơ chế giá hợp lý với từng khách hàng cụ thể Trả lời giải đáp thắc mắc từ phía

khách hàng, chăm sóc khách hàng đề duy trì và phát triển các hợp đồng đã ký.

 Chức năng và nhiệm vụ của Bộ phận kho:

- Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng, theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu

Trang 38

- Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định

- Theo dõi thường xuyên hàng tồn kho, nhằm xác định số lượng, chất lượng, đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho

- Bảo quản và sắp xếp hàng hóa trong kho

- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho

2.1.3 Cơ cấu tổ chức phòng kế toán ở công ty

Công ty có một kế toán đảm nhiệm hết tất cả các phần hành tại công ty:

- Kế toán tiền mặt: thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi quỹ tiền mặt, kiểm

kê quỹ, xem được tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp và dự báo dòng tiền tại bất kỳ thời điểm nào

Khi làm việc trên phần mềm Misa, kế toán có thể hạch toán các nghiệp vụ thu, chi và quản lý tiền mặt tại doanh nghiệp như sau:

 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt;

 Khách hàng ứng trước tiền mua hàng bằng tiền mặt;  Khách hàng trả nợ bằng tiền mặt;

 Thu tiền trả nợ của nhiều khách hàng bẳng tiền mặt;  Hoàn thuế GTGT bằng tiền mặt;

 Thu hoàn ứng bằng tiền mặt sau khi quyết toán tạm ứng nhân viên;  Thu khác bằng tiền mặt;

 Mang tiền mặt gửi vào ngân hàng;

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Trang 39

 Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt;  Trả tiền nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt ;

 Tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt ;  Trả lương bằng tiền mặt;

 Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu bằng tiền mặt;

 Nộp các loại thuế khác bằng tiền mặt (GTGT, TNDN, TTĐB…);  Nộp bảo hiểm bằng tiền mặt;;

 Chi khác bằng tiền mặt;  Kiểm kê quỹ

- Kế toán tiền gửi ngân hàng: thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi quỹ tiền

gửi ngân hàng, chuyển tiền nội bộ, đối chiếu ngân hàng, dự báo dòng tiền…

Trên phần mềm Misa, kế toán có thể hạch toán các nghiệp vụ thu, chi và quản lý tiền gửi ngân hàng như sau:

 Khách hàng ứng trước tiền mua hàng bằng tiền gửi ngân hàng;  Khách hàng trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng;

 Thu tiền trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng của nhiều khách hàng;  Hoàn thuế GTGT bằng tiền gửi ngân hàng;

 Thu hoàn ứng bằng tiền gửi ngân hàng sau khi quyết toán tạm ứng nhân viên;  Nhận tiền vay bằng tiền gửi ngân hàng;

 Thu lãi đầu tư tài chính;  Thu khác bằng tiền ngân hàng;

 Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng;  Trả tiền nợ cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng;

 Tạm ứng cho nhân viên thông qua chuyển khoản ngân hàng;  Trả lương thông qua chuyển khoản ngân hàng;

 Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu bằng tiền gửi ngân hàng;

 Nộp các loại thuế khác bằng tiền gửi ngân hàng (GTGT, TNDN, TTĐB…);  Nộp bảo hiểm bằng tiền gửi ngân hàng;

 Trả các khoản vay thông qua tài khoản ngân hàng;  Chi khác bằng tiền gửi ngân hàng;

 Chuyển tiền nội bộ;  Đối chiếu ngân hàng

Trang 40

- Kế toán mua hàng: lập và in Đơn mua hàng, Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn mua dịch

vụ,… Chức năng Trả tiền nhà cung cấp cho phép in được chứng từ trả tiền nhà cung cấp như Phiếu chi, Séc/Ủy nhiệm chi… đồng thời, cho phép in các báo cáo liên quan phục vụ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp

Trên phần mềm Misa, kế toán có thể hạch toán các nghiệp vụ mua hàng như sau:  Mua hàng theo đơn đặt hàng;

 Mua hàng theo lệnh sản xuất;  Mua hàng trong nước về nhập kho;  Mua hàng trong nước không qua kho;  Mua hàng nhập khẩu nhập kho;  Mua hàng nhập khẩu không qua kho;  Mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng;  Mua hàng có chiết khấu thương mại;  Hàng về trước hóa đơn về sau;  Hóa đơn về trước hàng về sau;  Mua dịch vụ;

 Giảm giá hàng đã mua về nhập kho;  Trả lại hàng đã mua về nhập kho;  Trả lại hàng đã mua không qua kho

- Kế toán bán hàng: lập và in Đơn mua hàng, Hóa đơn bán hàng…; cho phép giải

quyết các nghiệp vụ như: Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán…; tự động tính lãi nợ cho những khoản nợ quá hạn, in thông báo công nợ đến từng khách hàng; cho phép in các báo cáo liên quan phục vụ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp

Trên phần mềm Misa, kế toán có thể hạch toán các nghiệp vụ bán hàng như sau:  Bán hàng theo báo giá;

 Bán hàng theo đơn đặt hàng;  Bán hàng theo hợp đồng;

 Bán hàng hóa dịch vụ trong nước;  Bán hàng có chiết khấu thương mại;  Bán hàng xuất khẩu;

 Bán hàng thông qua các đại lý;

 Bán hàng tại đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng;