Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.
QUAN TÌNH HÌNHNGHIÊNCỨU
Tình hìnhnghiêncứu
1.1.1 Công trình nghiên cứu về chính sáchcông
Chínhsáchlưutrữlàmộtloạichínhsáchcông,dođónghiêncứuvềchính sách lưu trữ cần xem xét những nghiên cứu về chính sách công Có thể nói, những nghiên cứu về chủ đề này rất phong phúmàtrong phạm vi luận án khó có thể trình bày cụ thể Có thể kể đến một số công trình nghiên cứunhư:
Cuốn sách “The Policy Process in The Modern State”(Quy trình chínhsách của nhà nước hiện đại), của Michael Hill (1977), Third Edition, Prentice
Hall[175,tr.7],nêukháiniệmvềchínhsách,cụmtừ“chínhsách”khiđivớitừ “công” thành
“chính sách công” không chỉ đơn giản là một sự ghép từ,mànó có sự thay đổi đáng kể về nghĩa bởi vì có khác biệt về chủ thể ban hành chính sách, mục đích của chính sách và vấn đề mà chính sách hướng tới giảiquyết.
Cuốn sách “The Policy Orientation, The Policy Sciennnes:
RecentDevelopmentsinScopeandMethod”(Địnhhướngchínhsách,Khoahọcchính sách: Những phát triển gần đây về phạm vi và phương pháp)của Harold D.
Lasswell (1951), University of Maryland [170, tr.75], xác định chủ thể của chínhsáchcônglànhànướcvàmụcđíchcủachínhsáchcônghướngtớilàcác giátrịchungcủanhânloạinhư:chủquyền,độclập,tựdo,dânchủ,côngbằng, bìnhđẳngvàhoàbình.TheoJamesE.Anderson(1979),PublicPolicyMaking(hoạchđị nhchínhsáchcông)[173,tr.5],chínhsáchlàmộtquátrìnhhànhđộng cómụcđíchtheođuổibởimộthoặcnhiềuchủthểtrongviệcgiảiquyếtcácvấn đềmàhọ quan tâm.
Cuốn sách “Tìm hiểu về khoa học chính sách công”của Hồ Văn Thông.(1999), Nxb Chính trị quốc gia [143] đã làm rõ khái niệm về chính sách công vàkhoahọcchínhsáchcông;phântíchchínhsáchcôngtrongthựctếvànhững khuynh hướng phát triển cơ bản của chính sáchcông.
Cuốn sách “Khoa học chính sách công”của Dương Xuân Ngọc, Đỗ Đức Minh (2008), Nxb Chính trị quốc gia [128], đề cập đến đối tượng, chức năng, nhiệm vụ và phương pháp của khoa học chính sách công; chủ thể, quy trình và phân tích chính sách công; hoạch định, tổ chức thực hiện và đánh giá, hoàn thiện chính sách công Cuốn sách này đã nghiên cứu, trình bày theo một hệ thống chu trình chính sách công, những thành tựu, hạn chế và phương hướng nhằm đổi mới và hoàn thiện việc xây dựng chính sách công ở nước ta.
Cuốnsách“Khoahọcchínhsách”củaVũCaoĐàm(2011),NxbĐạihọc Quốc gia Hà Nội [86], đã làm rõ chính sách như một ngành khoa học quan trọng, nội dung nghiên cứu về đại cương về chính sách; đặc điểm cơ bản của chínhsách;tácnhânvàtácđộngcủachínhsách;kiếntạoxãhộicủachínhsách; hiệu quả và hiệu lực của chính sách; tổ chức thực hiện chính sách; phân tích chính sách; chuẩn bị quyết định chínhsách.
Cuốn sách“Chính sách công so sánh”do Hồ Việt Hạnh và Kiều Quỳnh Anh đồng chủ biên (2023), Nxb Khoa học xã hội [92], đã dành chương 1 phân tích làm rõ một số vấn đề lý luận chung về chính sách công, trong đó tập trung phân tích các yếu tố tác động đến chu trình chính sách công như: tính chất của vấn đề chính sách; tính đúng đắn của chính sách; nguồn lực thực hiện chính sách;Sựtươngtác,traođổivàphốihợpgiữacáccơquanvàcánhântrongthực hiện chính sách; sự tiếp nhận và ủng hộ của các đối tượng chính sách; phẩm chất và năng lực của những người thực hiện chính sách; tổ chức bộ máy và cơ chế vận hành của các cơ quan thực hiện chính sách; Môi trường kinh tế, chính trị, văn hóa, xãhội.
ChínhtrịQuốcgiaSựthật[98],ởphần1đềcậpđếnnhữngvấnđềchungvề chính sách công như lý thuyết khoa học chính sách công, phân tích khái niệm, bảnchất,mụcđích,nguyêntắccủachínhsáchcông.Bêncạnhđó,tácgiảcũng phântíchvềquátrìnhbanhànhvàchủthểcủachínhsáchcông;phântíchvềtổ chức thực hiện chính sách công Phần thứ hai, tác giả đi sâu phân tích một số chính sách chuyên ngành ở ViệtNam.
Cuốnsách“Chínhsáchcông-Lýluậnvàthựctiễn”doCaoQuốcHoàng và Nguyễn Đỗ Kiên đồng chủ biên (2017), Nxb Tư pháp, các tác giả trình bày những khái luận chung về chính sách công như chính sách công là gì, các đặc trưng chính sách công; mục tiêu chính sách; nhiệm vụ chính sách công; phân loại chính sách công; chu trình chính sách công Cuốn sách dành chương 5 để phân tích về các hình thức thực thi chính sách, pháp luật ở địa phương, cơsở.
Cuốn sách “Chính sách công: Những vấn đề cơ bản”của Nguyễn Hữu Hải(2016),NxbChínhtrịquốcgia[96],đãphântíchđặcđiểm,vaitròvàphân loại chính sách công; cấu trúc nội dung và chu trình chính sách công; nguyên tắc, căn cứ, các bước và phương pháp, công cụ hoạch định chính sách công; yêu cầu, các hình thức, phương pháp tổ chức thực thi chính sách công và phân cấp quản lý chính sách công; nguyên tắc, tiêu chí, quy trình, nội dung và phươngphápphântíchchínhsáchcông;nộidungđánhgiáchínhsáchcông;tổ chức công tác phân tích, đánh giá chính sách công Đáng chú ý là tác giả còn chú trọng đến việc vận dụng những kiến thức cơ bản vào thực tiễn đánh giá chính sáchcông.
Cuốn sách “Hoạch định chính sách công”của Triệu Văn Cường (2016), Nxb Lao động Xã hội [70], đề cập đến nhận thức chung về hoạch định chính sách công;xác định vấn đề chính sách; soạn thảo chính sách; đánh giá phương án chính sách;lựa chọn phương án và quyết định ban hành chính sách; năng lực công chức trong hoạch định chính sách công.
Cụm bài viết: “Mô hình nghiên cứu chính sách công ở Việt Nam”;
“Quytrìnhchínhsáchcông:mộtsốvấnđềlýluận”;“khoahọcchínhsáchcông:một số vấn đề cơ bản”,của Võ Khánh Vinh (2016), Tạp chí Nhân lực khoa học xã hội, số
8, 9, 10 [167], đã đưa ramôhình nghiên cứu hệ thống chính sách công Việt Nam bao gồm cách tiếp cận nghiên cứu hệ thống chính sách công, phân tích hệ thống chính sách công, cách tiếp cận nghiên cứu thực trạng hệ thống chính sách công, nghiên cứu những vấn đề hoàn thiện chính sách công Tìm hiểu một số lý luận cơ bản về khoa học chính sách công; quy trình chính sách công và những vấn đề tiếp cận, giải thích, phân loại và các cấu thành cơ bản của quy trình, chủ thể chính sáchcông.
Bài viết “Bàn về khái niệm chính sách công” của Hồ Việt Hạnh (2017), Tạp chí Nhân lực khoa học xã hội, số 12 [91, tr.3-6], định nghĩa: chính sách cônglànhữngquyếtđịnhcủachủthểđượctraoquyềnlựccôngnhằmgiảiquyết nhữngvấnđềvềlợiíchchungcủacộngđồng.Chủthểchínhsáchcôngphảilà thể chế được cộng đồng trao cho quyền lực của cộng đồng (gọi là quyền lực công).ĐốivớiViệtNam,chủthểchínhsáchcônglàĐảngvàNhànướcđưara các quyết sách có tính hướng đích để giải quyết những vấn đề liên quan đến mối quan tâm chung, lợi ích chung của cả cộngđồng.
Bài viết “Năng lực thực hiện chính sách công - Những vấn đề lý luận vàthực tiễn”của Văn Tất Thu (2014), Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 12 [142, tr45-
50],nêuýnghĩa,tầmquantrọngcủathựchiệnchínhsách;thựctrạngthực hiện chính sách ở nước ta; những vấn đề lý luận chung về năng lực thực hiện chính sách Tác giả nêu kiến nghị, đề xuất cần phải có một đề án hay chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, điều tra, khảo sát, nghiên cứu một cách đầy đủ toàn diện thực trạng thực hiện chính sách ở nướcta.
(2015),TạpchíNhânlựckhoahọcxãhội,số7[106,tr.3-9],đềcậpđếnviệc nhận thức, nhận diện, nhận dạng đúng bản chất, đặc điểm của chính sách công trong bối cảnh nước ta đang hoàn thiện nhà nước pháp quyền của dân, do dân và vì dân hiện nay.
Qua nghiên cứu các công trình nêu trên có thể nhận thấy rằng các tác giả đã định hình được khung lý thuyết về chính sách công khá đầy đủ Điều này giúp cho NCS có được nguồn tư liệu có giá trị tham khảo, kế thừa cho những vấn đề nghiên cứu của luận án.
1.1.2 Công trình nghiên cứu liên quan đến lý luận lưu trữ, thực tiễnthực hiện chính sách lưutrữ
Nhậnxétvềtình hìnhnghiêncứuvànhữngvấn đềluậnántiếp tụcnghiêncứu
1.2.1 Nhận xét về tình hình nghiêncứu
Quatìmhiểucáccôngtrìnhnghiêncứuliênquanđếnđềtàiluậnánchính sách lưu trữ ở Việt Nam, có thể đưa ra một số nhận xét, đánh giá nhưsau:
- Về chính sách công, các nghiên cứu đều cho rằng, đó là công cụ định hướng của các chủ thể tác động vào một hoặc một số nhóm xã hội nhất định, hoạtđộngtheođịnhhướngcủachủthể.Điểmkhácnhaucơbảngiữachínhsách vàchínhsáchcônglàởchủthểbanhành.Chủthểbanhànhchínhsáchcônglà nhà nước Chủ thể ban hành chính sách bao gồm nhiều đối tượng trong đó có nhànướcvàcáctổchứcngoàinhànước.Cácnghiêncứucũngchỉrarằng,nhà nước ban hành chính sách côngđểtạo khuôn khổ pháp lý, điều chỉnh các hoạt động kinh tế, xã hội cũng như các vấn đề khác của xãhội.
Một số công trình nghiên cứu quản lý nhà nước về lưu trữ và TLLT khoa học, về chính sách sử dụng TLLT đưa ra lý luận về quản lý nhà nước về lưu trữ, sử dụng TLLT, quản lý nhà nước về tài liệu khoa học, đồng thời đánh giá thực tiễn, chỉ ra những hạn chế, bất cập và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện mới chỉ ở một số phương diện nhất định.
- Nghiên cứu liên quan đến chính sách quản lý TLLT điện tử, đã đề cập đến:thựctrạngcungcấpvàsửdụngchữkýsốcủaBanCơyếuChínhphủ;giải pháp lựa chọn công nghệ sử dụng chữ ký số để xác thực TLLT điện tử lâu dài, vĩnhviễn.ThựctrạngcôngtácquảnlýTLLTđiệntửhìnhthànhtừviệcsốhóa,
TLLTđiệntửhìnhthànhsố;mộtsốgiảipháphoànthiệnquảnlýTLLTđiệntử tại các cơ quan nhà nước trong giai đoạn hiện nay như: tăng cường năng lực độingũcôngchức,viênchứcthựchiệnnhiệmvụquảnlýtàiliệuđiệntử;nâng cao năng lực nhận thức, trách nhiệm và sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan,tổchứctrongviệcthựchiệnchếđộquảnlý,xửlý,lưutrữtàiliệugiấyvà tàiliệuđiệntửtheoquyđịnh.Phântíchkháiniệmkholưutrữsố,nhiệmvụcủa kho lưu trữ số, sự cần thiết của việc xây dựng và ban hành văn bản quy định tiêu chuẩn kho lưu trữ số Những vấn đề lý luận cơ bản của đặc tả dữ liệu Đề xuất các đặc tả bao gồm nhưng thông tinmôtảcác đặc tính của TLLT điện tử như nội dung, tác giả, thời gian, chất lượng, áp dụng trong việc lưu trữ, trao đổi, chuyển giao, bảo quản, sao lưu dự phòng và khôi phục dự phòng đối với TLLT điệntử.
Những vấn đề còn bất cập trong thực tiễn quản lý TLLT điện tử: cần có quyđịnhhìnhthức,cáchthứcbảođảmtínhxácthựccủaTLLTđiệntử;nguyên tắc giao nộp tài liệu điện tử vào lưu trữ; yêu cầu bảo toàn thông tin TLLT điện tử; yêu cầu bảo quản TLLT điện tử; cách thức, trình tự, thủ tục khai thác sử dụng TLLT điện tử; điều kiện, trách nhiệm của doanh nghiệp công nghệkhicung cấp hệ thống quản lý tài liệu điện tử và các chế tài xử lý đối với doanh nghiệp khi để xảy ra sai phạm trong quản lý, vận hành; quyđịnh về quản lý dữ liệu TLLT điện tử bảo đảm khả năng sẵn sàng kết nối, chia sẻ dữ liệu.
- Nghiên cứu liên quan đến chính sách quản lý TLLT tư, đã đề cập đến: một số khái niệm về TLLT tư nhân; loại hình, nội dung, đặc điểm TLLT tư nhân Phân tích thực tiễn tổ chức lưu trữ tư nhân ở 3 loại hình: lưu tữ tại gia, lưutrữtậptrung,hiếntặngbảoquảntạicáclưutrữlịchsửvàđánhgiáưuđiểm, hạnchếcủatừngloạihìnhtổchứclưutrữtạigiavàmôhìnhtổchứclưutrữtập trungtạicơsởlưutrữtưnhân.Cónghiêncứuđềcậpđếnmộtsốkháiniệmliên quanvềsởhữuvàsởhữuTLLT,tổchứctưnhâncótưcáchphápnhân.Tácgiả đánh giá thực trạng về qui định về sở hữu TLLT của các tổ chức tư nhân có tư cáchphápnhânvàđềxuấtphươnghướng,giảipháphoànthiệnquyđịnhvềsở hữu TLLT của các tổ chức tư nhân có tư cách pháp nhân Có nghiên cứu giới thiệu một số giải pháp để quản lý và phát huy hiệu quả giá trị TLLT nhân dân Các giải pháp gồm 2 nhóm: nhóm do ngành lưutrữchủ trì thực hiện và nhóm do vai trò điều phối vĩmôcủa Chính phủ Có nêu quan niệm về lưu trữ nhân dân, từ Luật Lưu trữ đến vấn đề tổ chức sưu tầm và khai thác các giá trị của TLLT, trong đó đề xuất 3 giải pháp gồm: tăng cường các hoạt động tuyên truyền,hướngdẫn,giảithíchvềTLLT;xãhộihóaviệctổchứccôngtáclưutrữ tài liệu phi nhà nước;mởrộng việc hợp tác và học hỏi kinh nghiệm quốctế.
Những vấn đề còn bất cập trong thực tiễn quản lý lưu trữ tư: cần có quy địnhvềquảnlýcácloạiTLLThìnhthànhtronghoạtđộngcủacáctổchứckhác mang tính chất tư nhân như: các doanh nghiệpmàNhà nước, doanh nghiệp tư nhân,tổchứcxãhộidotưnhânthànhlậpvàquảnlý;chếđộtrưngdụngcủa
Nhà nước đối với TLLT tư trong các trường hợp cần thiết; quy định về thủ tục ký gửi, hiến tặng, mua bán tài liệu; quy định về trách nhiệm của cá nhân trong việc công bố TLLT có liên quan đến an ninh quốc gia, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức; quy định về việc mang tài liệu của chủ sở hữu tài liệu ra nước ngoài.
- Nghiên cứu liên quan đến chính sách quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ đã đề cập đến: quy định pháp lý về hoạt động dịch vụ lưu trữ: về thẩm quyền quảnlý;vềnộidungquảnlý;vềkiểmtra,thanhtra,giảiquyếtkhiếunại,tốcáo và xử lý vi phạm hành chính Tuy nhiên, việc thực hiện các văn bản về hoạt độngdịchvụlưutrữvẫncònmộtsốbấtcập,gâykhókhăntrongquátrìnhtriển khai thực hiện như: một số quy định về điều kiện cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ còn quy định chung chung như: chưa có quy định cụ thể cho việc cấplạiChứngchỉhànhnghềhếtthờihạnchocánhân;chưacóquyđịnhvềchế tàixửphạtviphạmtronghoạtđộngdịchvụlưutrữ.Tácgiảnêu mộtsốvấnđề cần sửa đổi, bổ sung các quy định pháp lý về hoạt động dịch vụ lưu trữ trong đó cần quy định cụ thể về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trong Nghị định hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ hoặc Thông tư Đã có nghiên cứu khảo sát tổng quan về hoạt động dịch vụ lưu trữ: nội dung quản lý của nhà nước; đối tượngthựchiệnhoạtđộngdịchvụlưutrữbaogồmcáccôngtycổphầnvàcông ty trách nhiệm hữu hạn, đơn vị sự nghiệp có chức năng cung cấp dịch vụ lưu trữ theo thẩm quyền. Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động dịch vụ lưu trữ của các doanh nghiệp Đề xuất hai giải pháp, kiến nghị gồm giải pháp về pháp lý và tổ chức bộ máy và giải pháp về chuyên môn hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Bàiviếtcủacáctácgiảlàdoanhnghiệpđãnêuquanđiểmcủadoanhnghiệpvề xã hội hóa hoạt động lưu trữ; nhu cầu tham gia xã hội hóa hoạt động lưu trữ; mục đích xã hội hóa hoạt động lưu trữ; nghiên cứu đưa ra một số kiến nghị,trongđócóviệcbanhànhcácvănbảnphápluậtvềquảnlýTLLTdoanhnghiệp cầncósựthốngnhấtvàcótínhliênngànhnhưsựkếthợpcầncógiữaLuậtLưu trữ với Luật doanh nghiệp, Luật đầutư.
Những vấn đề còn bất cập trong thực tiễn quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ: chưa có quy định về thuê dịch vụ đối với các hoạt động lưu trữ; quy định về đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ cho phù hợp với pháp luật về doanh nghiệp; sửa đổi yêu cầu điều kiện về bằng cấp đối với các cá nhân tham gia kỳ kiểm tra và cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ trong lĩnh vựcchỉnhlýtàiliệu,lĩnhvựcnghiêncứu,tưvấn,ứngdụngkhoahọcvàchuyển giao công nghệ lưutrữ.
Từ các kết quả nghiên cứu trên cho thấy, hiện nay ở Việt Nam vấn đề chính sách lưu trữ đang được quan tâm trong nghiên cứu khoa học cũng như trong thực tiễn cuộc sống Tuy nhiên, mỗi công trình có khía cạnh nghiên cứu khác nhau, nhưng nhìn chung các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này mới chỉ dừng lại ở một số bài viết khoa học, một số nghiên cứu liên quan đến quản lýlưutrữ,sửdụngTLLT.Bêncạnhđóchínhsáchlưutrữcóliênquanđếnquản lýTLLTđiệntử,quảnlýTLLTtư,quảnlýhoạtđộngdịchvụlưutrữchưagắn vớiđiềukiệnthựctiễnViệtNamhiệnnay.Hơnnữachođếnnay,rấtítcáccông trình nghiên cứu chuyên sâu về chính sách lưu trữ dưới góc độ khoa học chính sách công Do vậy, việc tiếp tục nghiên cứu làm rõ lý luận về chính sách lưu trữ;thựctiễnthựchiệnchínhsáchlưutrữvàđềxuấtgiảipháphoànthiệnchính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay là rất cầnthiết.
1.2.2 Những vấn đề luận án cần tiếp tục nghiên cứu giảiquyết
Trêncơsởxácđịnhnhữnghạnchế,bấtcậpvàkếthừa,tiếpthunhữngkết quả nghiên cứu, luận án xác định nhiệm vụ chính cần tập trung giải quyết là những vấn đềsau:
Thứ nhất, trên cơ sở cách tiếp cận về chính sách công, luận án phân tích,luậngiảinhữngvấnđềlýluậncơbảnliênquanđếnchínhsáchlưutrữ,cáckhái niệmliênquan,mụctiêu,nộidungchínhsáchlưutrữ,cáccôngcụ,điềukiệnthựchiệnv àcácyếutốảnhhưởngđếnthựchiệnchínhsáchlưutrữởViệtNam. Thứhai,luậnánphântíchthựctiễnthựchiệnchínhsáchlưutrữ,trongđó tập trung nghiên cứu nội dung chính sách TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ; thực trạng điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ như: tổ chức bộmáylưutrữ;nhânlựclưutrữ;khotàng,cơsởvậtchất,kỹthuậtphụcvụlưutrữ Thông qua thực tiễn, luận án đánh giá những kết quả đạt được và hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong chính sách lưutrữ.
Thứ ba, trên cơ sở những kết quả đạt được và hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong chính sách lưu trữ, luận án đề xuất quan điểm, giải pháp hoànthiệnchínhsáchlưutrữ,trongđótậptrungvàochínhsáchTLLTđiệntử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ và giải pháp bảo đảm các điều kiện thực hiệnchínhsáchlưutrữphùhợpvớiđiềukiệnchínhtrị,kinhtế,vănhóa,xãhội đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế của Việt Nam trong giai đoạn hiệnnay.
Chương1củaluậnán,NCSđãnghiêncứutổngquancáccôngtrìnhkhoa họcliênquanđếnđềtàicủaluậnánbaogồm:sách,đềtàinghiêncứukhoahọc, luậnán,kỷyếuhộinghị,hộithảo,cácbàiviếtđăngtrêntạpchíkhoahọcchuyên ngành.Nhữngkhảocứutậptrungvàocáccôngtrìnhnghiêncứuvềchínhsách; nghiêncứuliênquanđếnlýluậnlưutrữ,thựctiễnthựchiệnchínhsáchlưutrữ; nghiên cứu liên quan đến TLLT điện tử; nghiên cứu liên quan đến TLLT tư; nghiên cứu liên quan đến hoạt động dịch vụ lưu trữ Các kết quả nghiên cứu trên cho thấy, hiện nay ở Việt Nam vấn đề chính sách lưu trữ đang được quan tâmtrongnghiêncứukhoahọccũngnhưtrongthựctiễncuộcsống.Tuynhiên, mỗicôngtrìnhcókhíacạnhnghiêncứukhácnhau.Nhìnchung,cáccôngtrình nghiêncứuvềlĩnhvựcnàymớichỉdừnglạiởmộtsốbàiviếtkhoahọc,mộtsố nghiên cứu liên quan đến quản lý lưu trữ, sử dụng TLLT và có rất ít các công trình nghiên cứu chuyên sâu về chính sách lưu trữ dưới góc độ khoa học chính sáchcông.Trêncơsởnghiêncứutổngquancáccôngtrìnhcóliênquan,tácgiả xácđịnhnhữngvấnđềcònbấtcập,tồntại,khoảngtrốngtrongnghiêncứutrước đó và xác định việc nghiên cứu làm rõ lý luận về chính sách lưu trữ; thực tiễn thực hiện chính sách lưu trữ và đề xuất giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay là rất cầnthiết.
VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHÍNH SÁCH LƯUTRỮ
Cáckháiniệmliênquan
2.1.1 Khái niệm lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác lưutrữ a Lưutrữ
Thuật ngữ “lưu trữ” có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hi Lạp “archéion”, chỉ nơi làm việc của chính quyền, sau được dùng chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu, tượng trưng cho sự tồn tại và hoạt động của chính quyền và các cấp nhà nước chiếm hữu nô lệ Hi Lạp cổ đại Ngày nay, ở một số nước Châu Âu, thuật ngữ này vẫn mang gốc từ Hi Lạp như: “archives” (Pháp),
“хранилище””(Nga),“archiv”(Đức)chỉcơquanlàmnhiệmvụthuthập,chỉnh lý, bảo quản và sử dụng tài liệu vào mục đích khoa học, kinh tế, xã hội, văn hóa, ỞViệtNam,thờiphongkiếncũngcócơquanlưutrữ:LêQuýĐôn(1726
- 1784) dùng từ “trữ” chỉ việc lưu trữ các thuế vật và sổ sách của các cơ quan thuộc chính quyền phong kiến trung ương thời Hồng Đức (1470 - 1497) Thời nhà Nguyễn (1802 -1945), có Tàng thư lâu, xây dựng giữa hồ để tránh hỏa hoạn, lưu trữ các loại sổ sách như châu bản, địa bản, Ngày nay, lưu trữ chỉ côngviệcthuthập,chỉnhlý,bảoquản,giámđịnh,thốngkêđiệnvăn,biênbản, tài liệu quân sự, kỹ thuật, nguyên cảo xuất bản phẩm, phim ảnh, băng ghi âm, ghi hình, công văn, giấy tờ có giá trị sử dụng, tra cứu [163,tr.800].
Lưu trữ là giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT [67, tr.45] Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa tài liệu để tiện tra cứu, khai thác [161, tr.775].
Với khái niệm nêu trên cho thấy nội hàm khái niệm lưu trữ bao gồm hai phương diện, thứ nhất là tổ chức lưu trữ và thứ hai là hoạt động lưu trữ.
- Tổ chức lưu trữ: trong tổ chức lưu trữ được chia thành lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịchsử:
Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT của cơ quan, tổ chức [111] Lưu trữ cơ quan được tổ chức ở tất cả các cơ quan, tổ chức và được phân làm hai loại gồm: thứ nhất, Lưu trữ cơ quan là nguồn nộp lưuvàoLưutrữlịchsử,đượcgọilà“Lưutrữhiệnhành”,vìchúngcónhiệmvụ bảo quản tài liệu còn giá trị hiện hành trước khi giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Các Lưu trữ hiện hành trên một khu vực hành chính - lãnh thổ có trách nhiệm giao nộp tài liệu vào một Lưu trữ lịch sử được lập thành Danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu Tài liệu của cơ quan này đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào
Lưutrữlịchsửtheoquyđịnhcủaphápluậtvềlưutrữ.Thứhai,Lưutrữcơquan khônglànguồnnộplưuvàoLưutrữlịchsử,đượcbảoquảntạicơquan,tổchức toàn bộ TLLT của mình, nhưng vẫn phải quản lý TLLT theo đúng các nguyên tắc của pháp luật.
Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác[111].Hệthốngcáclưutrữlịchsửcủanướctahiệnnaybaogồmhệthống Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam với Lưu trữ lịch sử Trung ương thuộcCụcLưutrữVănphòngTrungươngĐảng,Lưutrữlịchsửcấptỉnhthuộc Văn phòng tỉnh ủy Hệ thống Lưu trữ lịch sử của Nhà nước với các Trung tâm lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư vàLưutrữ nhà nước, Bộ Nội vụ, Trung tâm lưu trữ tỉnh thuộc Chi Cục Văn thư Lưu trữ - Sở Nộivụ.
TrongcácLưutrữlịchsửđượcphânralàmhailoạigồmLưutrữđóngvà Lưu trữ mở Lưu trữ đóng nhằm chỉ những Lưu trữ lịch sử không có nguồn bổ sungđịnhkỷhàngnămcủacácnguồnnộplưuvàolưutrữ,nhưngvẫncónhững tài liệu được bổ sung trong quá trình sưu tầm TLLT, như Trung tâm lưu trữ quốcgiaI,II,IV.Lưutrữmở,chỉcáclưutrữlịchsửcòncócácnguồnnộplưu, bổ sung thường xuyên theo thời hạn giao nộp vào lưu trữ, như Trung tâm lưu trữ cấp tỉnh, Trung tâm lưu trữ quốc gia III.
- Hoạt động lưu trữ: là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng TLLT [111] Trong đó, thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giátrị,sắpxếp,thốngkê,lậpcôngcụtracứutàiliệuhìnhthànhtronghoạtđộng củacơquan,tổchức,cánhân;xácđịnhgiátrịtàiliệulàviệcđánhgiágiátrịtài liệutheonhữngnguyêntắc,phươngpháp,tiêuchuẩntheoquyđịnhcủacơquan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị; bảo quản TLLT là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuậtđểkéodàituổithọvàđảmbảoantoànchotàiliệunhằmphụcvụcácyêu cầukhaithác,sửdụngtàiliệu;thốngkêTLLTlàxácđịnhthànhphần,sốlượng tài liệu theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê; tổ chức khai thác sử dụng TLLT là quá trình tổ chức khai thác thôngtinTLLTphụcvụyêucầunghiêncứulịchsửvàyêucầunghiêncứugiải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cánhân. b Tài liệu lưutrữ
- Tài liệu:là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan,tổchức,cánhân.Tàiliệubaogồmvănbản,dựán,bảnvẽthiếtkế,bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh,viphim;băng,đĩaghiâm,ghihình;tàiliệuđiệntử;bảnthảotácphẩmvăn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác [111] Tài liệu là dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì [161, tr.1138] Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân [107, tr.502].Tàiliệuđiệntửlàthôngtinđượctạoratrênphươngtiệnđiệntử,cónội dungvàhìnhthứcthểhiệnkhôngthayđổikhichuyểnđổivậtmangtin.Tàiliệusố là một dạng tài liệu điện tử được tạo ra bằng phương pháp dùng tínhiệu số.Từcácđịnhnghĩatrênchothấy,tàiliệubaogồmcácloạivănbảnquyphạmph ápluật,vănbảnhànhchính,vănbảnchuyênngành,hoặccácnguồntưliệukhác,đượcghitrêncá cvậtmangtinkhácnhaunhư:trêngiấy,băngtừ,đĩatừ,thẻnhớ,ổcứngdùnglàmcăncứđểx ửlý,giảiquyếtcáccôngviệcthuộccáclĩnhvựchoạtđộngkhácnhaucủaxãhộivàlưutrữcá cthôngtincủanhữnghoạtđộngđó.Cácđặctrưngđiểnhìnhcủatàiliệulàđặctrưngxã hộimàtàiliệuhìnhthành,đặctrưngngànhhoạtđộng,đặctrưngvậtmangtintàiliệu.Căncứ vào từng đặc trưng, tài liệu lại được phân ra các loại khácnhau. Tronglưutrữ,việcphânloạitàiliệuphụcvụchoyêucầuhoạchđịnhhệthốngcáckh olưu trữ, định hướng cho yêu cầu quản lý tài liệu và phát huy giá trị củaTLLT.
- Tàiliệulưutrữ:làtàiliệucógiátrịphụcvụhoạtđộngthựctiễn,nghiêncứukhoah ọc,lịchsửđượclựachọnđểlưutrữ.TLLTbaogồmbảngốc,bảnchính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thayt h ế bằngbản sao hợp pháp [111] Tài liệu muốn trở thành TLLT thì cần phảithỏamãn:Thứnhất,tàiliệuphảilà“vậtmangthôngtincógiátrị”đốivớixãh ội,cộngđồnghoặcchủsởhữutàiliệuđó.Trongđờisốngthựctiễn,hàngngàycáccơquan,t ổchứcvàcánhânhìnhthànhrarấtnhiềutàiliệu.Cótàiliệuđượchìnhthànhnhằm giảiquyếtnhữngcôngviệcngắnhạn.Nhưngcónhữngtàiliệukhôngchỉđểgiảiquyếtnhữngcô ngviệctrongngắnhạn,màcácnộidungthôngtinchứađựngtrongtàiliệuđócòncóthểgiú pchoviệctracứu,sosánh,tổngkết các vấn đề ở những giai đoạn tiếp theo trong hoạt động của các chủt h ể vànhững tài liệu đó cần được lưu trữ lại để phục vụ cho những lợi ích lâudài củachủ thể Bên cạnh đó, nhiều tài liệu chứa đựng những thông tin quantrọng cầnphảiđượclưutrữphụcvụchocácmụcđíchkhácnhautrongcủađờisốngxãhội.Những tài liệu được lựa chọn để lưu trữ sẽ trở thành TLLT Việc xácđịnh giátrịtàiliệudựatrênnhữngnguyêntắc,tiêuchuẩnvàphươngphápcủalưutrữhọcđể quyđịnhthờihạnbảoquảnchotừngloạitàiliệuhìnhthànhtrongquátrìnhhoạtđộngc ủacáccơquan,tổchức,cánhântheogiátrịcủachúngvềcác mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học lịch sử và các giátrị khác.Thứhai,tàiliệumangthôngtincógiátrịđóphảiđangđượcbảoquảnhoặcp hảibuộcbảoquản.Khixácđịnhđượcgiátrịcủatàiliệu,chủthểsởhữuhoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải thực hiện việc bảo quản tàiliệuđóbởi ý nghĩa của tài liệu đó đối với xã hội hoặc đối với người sở hữu.V i ệ c bảoquản tài liệu có thể có nhiều hình thức khác nhau, như tài liệu có thểđược bảoquản trong các phòng, kho lưu trữ của chủ thể Phần lớn TLLT đượcbảoquảntrongcáccơquanlưutrữdướisựquảnlýcủacơquannhànướccóthẩmquyền. Thứ ba, tài liệu phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp Trong đó, "bản gốc văn bản" là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trịnhưnhau."Bảnsaoy"làbảnsaođầyđủ,chínhxácnộidungcủavănbảnvà đượctrìnhbàytheothểthứcquyđịnh.Bảnsaoybảnchínhphảiđượcthựchiện từ bảnchính. Nhưvậy,TLLTlàbảngốc,bảnchínhcủanhữngtàiliệucógiátrịđượclựachọntừtron gtoànbộkhốitàiliệuhìnhthànhtrongquátrìnhhoạtđộngcủacácchủthể,đượcbảoquảntrongk holưutrữđểkhaithácphụcvụchocácmụcđíchcủachủthể.CácchủthểđượcphápluậtViệ tNamđiềuchỉnhtronghoạtđộnglưutrữđólàcơquannhànước,tổchứcchínhtrị,tổc hứcchínhtrị-xãhội,tổchứcchínhtrịxãhội-nghềnghiệp,tổchứcxãhội,tổchứcxãhội- nghềnghiệp,tổchứckinhtế,đơnvịsựnghiệp,đơnvịvũtrangnhândânvàcánhân. TừkháiniệmchothấyTLLTcómộtsốđặcđiểmgồm:Thứnhất,nộidungcủatàiliệuchứađựngth ôngtincógiátrịcầntiếptụcbảoquản.Đólàthôngtin về các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc nhân vật tiêu biểu Thứ hai, TLLT có độ chính xác cao, tài liệu gần nhưđượcsinhrađồngthờivớicácsựkiện,hiệntượng,nênthôngtinphảnánh trong đó có tính chân thực cao TLLT là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp phápcủavănbản,tàiliệu.Đểđượcgọilàbảnchính,bảngốchoặcbảnsao,văn bảnphảiđảmcácyêucầutheoluậtđịnhvềthểchức,hìnhthứctrìnhbày.Trong TLLT có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao của thông tin như: bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, thời gian sản sinh ra tài liệu Chính vì vậy, TLLT luôn được khai thác và sử dụng phục vụ các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và cánhân.Thứba,TLLTcónguồngốcxuấtxứ,chúnglàsảnphẩmphảnánhtrực tiếp hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ Do đặc điểm nàymàchúng chứa đựng nhiều bí mật cơ quan, bí mật kinh doanh, bí mật đời tư, nếu bị mất, hư hỏng, thất lạc thì không thể thay thế được, không thể làm lại được và có thể gây nên những tổn thất khó lường.Bởivậy,chúngcầnđượcbảoquảntheoquyđịnhvàviệcnghiêncứusử dụngchúngcũngphảituântheonhữngđiềukhoảndoluậtphápquyđịnh.TLLT khôngthểđemratraođổi,muabánhoặcsửdụngtùytiện.Dođặcđiểmnàymà TLLT có giá trị đặc biệt về nhiều phương diện khác nhau, được quan tâm, trân trọng và bảo quản vẹn toàn để sử dụng trong quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và vào các mục đích khác. Thứ tư, TLLT được nhà nước quản lý tập trung thống nhất Theo đặc điểm này, TLLT là đối tượng thuộc diện được nhà nước thống kê, thu thập, bảo quản và sử dụng theo một chế độ thống nhất do luậtđịnh.NghĩalàTLLTđượcbảoquảntrongmộthệthốnglưutrữthốngnhất, cácchếđộnghiệpvụlưutrữđượcthựchiệnthốngnhất.Nhữngchếđộđóđược quy định bởi một hệ thống các cơ quan quản lý từ trung ương đến địaphương.
Căn cứ vào nội dung của tài liệu, căn cứ vào các vật mang tin và ghi tin, TLLT được phân loại thành một số loại cơ bản: thứ nhất, tài liệu hành chính là nhữngvănbảncónộidungphảnánhnhữnghoạtđộngvềquảnlýnhànướctrên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự Tài liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của nhà nước Dưới thời phong kiến, tài liệu hành chính là các loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu sớ.DướithờiPhápthuộclàsắcluật,sắclệnh,nghịđịnh,côngvănvàngàynay là hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn, Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn nhất trong các lưu trữ hiện nay Thứ hai, tài liệu khoa học kỹ thuật là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học, phát minh sángchế,thiếtkế,xâydựngcáccôngtrìnhxâydựngcơbản,thiếtkếvàchếtạo các loại sản phẩm công nghiệp, điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địachất,khoángsản,khítượng,thủyvăn,trắcđịa,bảnđồ.Thứba,tàiliệunghe nhìn là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và các hoạtđộngphongphúkhácbằngcáchghivàtáihiệnlạicácsựkiện,hiệntượng bằng âm thanh và hình ảnh bằng các loại băng, đĩa ghi âm, ghi hình, các bức ảnh,cuộnphimởcácthểloạikhácnhaunhưphimhoạthình,phimtruyện,phim tư liệu, phim thời sự Thứ tư, tài liệu văn học nghệ thuật là tài liệu ghi lại quá trình và kết quả lao động sáng tạo trong các lĩnh vực văn học, nghệ thuật như kịch, tuồng, chèo, nhạc, họa, thơ, ca Thứ năm, tài liệu điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,tổchức,cánhânđượclựachọnđểlưutrữhoặcđượcsốhóatừTLLTtrên các vật mang tinkhác.
- Tài liệu lưu trữ tưlà TLLT được hình thành trong hoạt động, thuộc sở hữu hợp pháp của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng; tổ chức xã hội, tổ chứcxãhội-nghềnghiệp,tổchứcphichínhphủ;tổchứckinhtếkhôngphải là doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp [51] TLLT tư: là TLLT được hình thành trong hoạt động của tổ chức xã hội và tổ chức xã hội - nghề nghiệp không sử dụng kinh phí nhà nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức kinh tế tập thể, tổ chức kinh tế tư nhân và của các cá nhân, gia đình, dòng họ hoặc do chủ sở hữu có được một cách hợp pháp [99, tr.17]. c Công tác lưutrữ
Công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ khoa học về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội; là ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT [67, tr.23]. Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng TLLT [95, tr.46] Công tác lưu trữ là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ antoànvàtổchứcsửdụngcóhiệuquảTLLT[107,tr.128].Côngtáclưutrữlà một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT [64,tr.15].
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động bao gồm tất cả những vấn đề lýluận,thựctiễnvàphápchếliênquanđếnviệctổchứckhoahọc,bảoquảnvà tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả TLLT phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân [134,tr.14].
Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lýluận,thựctiễnvàphápchếliênquanđếnhoạtđộngcủacáccơquanquảnlý lưu trữ, đến việc tổ chức lưu trữ tài liệu nhằm bảo vệ và phát huy tối đa giá trị TLLT của các cơ quan, tổ chức, cá nhân [10,tr.35].
Mụctiêu,đặcđiểm,nộidungcủachính sách lưutrữvàcác giaiđoạncủa
2.2.1 Mục tiêu chính sách lưutrữ a Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn tài liệu lưutrữ
Một trong những mục tiêu quan trọng của chính sách lưu trữ là quản lý thốngnhất,bảoquảnantoànTLLT,bởilẽnếukhôngquảnlýthốngnhất,TLLT không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể tổ chức khai thác và sử dụngcó hiệu quả và sẽ tiềm ẩn nhiều nguy cơ ảnh hưởng đến an ninh, chính trị, kinh tế xã hội Tổ chức bộ máy lưu trữ thống nhất, ổn định từ trung ương đến địa phương tạo tiền đề cho ngành lưu trữ thực hiện các chiến lược quy hoạch dài hạnphụcvụcácnhucầucủacơquan,tổchức,xãhội.Bảoquảnantoàntàiliệu không làm hư hỏng, mất mát TLLT cần chú ý đến kho tàng, các trang thiết bị, cơ sở vật chất, điều kiện ổn định đáp ứng yêu cầu của công tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảohiểmnhằmkéodàituổithọTLLT.BảoquảnantoànthôngtintrongTLLT cần chú ý đến ý thức, trách hiệm, đạo đức và trình độ của cán bộ làm về lưu trữ,chúýđếntừngloạiđốitượngđộcgiảkhaithácsửdụngtàiliệuvàcáchình thức công bố, giới thiệu, khai thác sử dụng tài liệu Thiết lập chính sách với sự tham gia của các tổ chức, doanh nghiệp tư nhân vào hoạt động dịch vụ lưu trữ cần được quantâm. b Tổ chức khoa học tài liệu lưutrữ
CácchínhsáchhướngtớimụctiêutổchứckhoahọcTLLTcầnchúýđến cácnộidung,nghiệpvụvềthuthập,bổsungtàiliệu,phânloại,xácđịnhgiátrị tài liệu, chỉnh lý tài liệu và xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu … nhằm sắp xếp tài liệu một cách khoa học, phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác Để tổ chức khoa học TLLT đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải có trình độ chuyên môn và kho tàng, cơ sở vật chất, trang thiết bị, công nghệ kỹ thuật phục vụ cho việc tổ chức khoa học, thực hiện các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu đặtra. c Tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả TLLT, tạo điều kiện thuận lợicho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận thông tin và sử dụng tàiliệu
Mục tiêu chính sách hướng đến đưa TLLT và các thông tin trong TLLT phục vụ các nhu cầu của cơ quan, tổ chức, của người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận thông tin trong tài liệu và sử dụng tài liệu Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những mục tiêu quan trọng củachínhsáchlưutrữ.Dựavàokếtquảcủacôngtáckhaithác,sửdụngtàiliệu phụcvụthựctiễnchúngtamớicóthểđánhgiámộtcáchkháchquan,chínhxác nhữngđónggópcủangànhlưutrữ.Đểđảmbảomụctiêukhaithác,sửdụngtài liệu có hiệu quả cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT của xã hội; phânloạiđốitượngđộcgiả,nghiêncứuxâydựngcáccôngcụtracứukhoahọc tài liệu và áp dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả Điều này đòi hỏi phải có những chính sách quy định cụ thểvềkhaithác,sửdụngTLLT;trìnhđộcánbộlưutrữvàviệcứngdụngcông nghệ thông tin vào lưu trữ đáp ứng được yêu cầu đặtra.
2.2.2 Đặc điểm chính sách lưutrữ
Thứnhất,chủthểbanhànhchínhsáchlànhànước,cơquancóthẩmquyền banhànhtrongbộmáynhànướctheoquyđịnhcủaLuậtbanhànhvănbảnquy phạm pháp luật. Các cơ quan ban hành chính sách lưu trữ gồm: Quốc hội, Ủy banthườngvụQuốchội,Chínhphủ,ThủtướngChínhphủ,BộNộivụ,UBND các cấp Về trách nhiệm quản lý lưu trữ do Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước,BộNộivụchịutráchnhiệmtrướcChínhphủthựchiệnquảnlýnhànước về lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan hành chính trực thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; các cơ quan hành chính nhànướccáccấptrongphạmvinhiệmvụ,quyềnhạncủamìnhthựchiệnquản lý nhà nước về lưu trữ ở địaphương.
Thứhai,chínhsáchlưutrữmangtínhhệthống,đồngbộ:vềmặthìnhthức, tính hệ thống của chính sách lưu trữ thể hiện là những tập hợp các quyết định hình thành trong những thời gian khác nhau và phù hợp, đồng bộ với hệ thống pháp luật ngành khác ngoài Luật Lưu trữ như Luật
Luật Giao dịch điện tử Về mặt nội dung, tính hệ thống của chính sách lưu trữ bao hàm sự thống nhất giữa các mục tiêu, giải pháp, công cụ và các điều kiện thực hiện trong mỗi chính sách hướng đến mục tiêu phát triển ngành lưu trữ.
Thứ ba, chính sách lưu trữ mang tính ổn định tương đối: trong thực tế chínhsáchlưutrữcósựthayđổitheothờigian.Vìtrongquátrìnhtồntại,chính sách lưu trữ vẫn cần phải được điều chỉnh về mục tiêu, giải pháp, công cụ cho phù hợp với điều kiện thực tế, hoặc do có những thay đổi trong định hướng chínhtrị,… cóthểđượcphảnhồivàoquátrìnhraquyếtđịnhchínhsách.Điều này không có nghĩa là các chính sách luôn thayđổi,màdo quá trình thực hiện chính sách là năng động, thích ứng Ngay cả nhận thức chính trị về các vấn đề chính sách lưu trữ cũng thay đổi qua các thờikỳ.
Thứ tư, chính sách lưu trữ vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, vừa là công cụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước: chính sách được xem là đầu ra của quá trình của quá trình quản lý nhà nước, là sản phẩm trí tuệ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ Về đặc điểm này có thể nhận biết được qua việc chấp nhận mục tiêu và các giải pháp, công cụ thực hiệnchínhsáchcủacáccơquan,tổchứcvàxãhội,cũngnhưkếtquảtriểnkhai thực hiện chính sách Từ chỗ nhận thức được chính sách lưu trữ là sản phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, các cơ quan, tổ chức, người dân có thể đánh giá được kết quả hoạt động của nhà nước qua chất lượng chính sách Nếu mục tiêu, giải pháp, công cụ chính sách lưu trữ phù hợp với thực tiễn xã hội thì tất yếu nó sẽ dễ dàng đi vào cuộc sống Việc duy trì chính sách phản ánh trình độ tổchức,quảnlýđiềuhànhcủanhànướcvàviệctriểnkhaithựchiệnchínhsách cũng là thước đo giá trị để đánh giá kết quả quản lý của bộ máy nhànước.
Dovậy,đểquảnlýlưutrữpháttriểntheođịnhhướngcủaĐảng,Nhànước cần xây dựng hệ thống chính sách tạo hành lang pháp lý để duy trì các hoạt độngdiễnratrongđó,đồngthờikhuyếnkhíchcácthànhphầntrongxãhộitích cực tham gia phù hợp với yêu cầu thực tiễn phát triển kinh tế, xã hội của mỗi thời kỳ Những phương tiện được nhà nước thiết lập và sử dụng vào quản lý bao gồm hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ kỹ thuậtvềlưutrữ;hệthốngtổchứcbộmáylưutrữ;kinhphí,nguồnnhânlựclưu trữ; hệ thống cơ sở vật chất; ứng dụng khoa học công nghệ vào lưutrữ.
2.2.3 Nội dung chính sách lưutrữ
ChínhsáchcủaNhànướcvềlưutrữhiệnnaybaogồm4nộidunglớn:(1) bảođảmkinhphí,nguồnnhânlựctrongviệcbảovệ,bảoquảnantoàn,tổchức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; (2) tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ, trong đó có nội dung về TLLT điện tử; (3) thừa nhận quyền sởhữuđốivớiTLLTtrongđócóTLLTtư;khuyếnkhíchtổchức,cánhânhiến tặng, ký gửi, bán TLLT của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; (4) tăng cườngmởrộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ. Tuy nhiên, trong khuôn khổ của luận án này tập trung nghiên cứu chính sách lưu trữ ở 3 nội dung chính: (1) chính sách TLLT điện tử; (2) chính sách TLLT tư; (3) chính sách hoạt động dịch vụ lưu trữ Xuất phát từ tình hình thực tế ở nước ta, một số nội dung của chính sách không còn phù hợp với tình hình thực tiễn, nhất là với các chủ trương, chínhsáchcủaĐảngvàNhànướcvềđẩymạnhứngdụngcôngnghệthôngtin, trongđócólĩnhvựclưutrữđểtăngcườnghiệulực,hiệuquảquảnlýnhànước tronggiaiđoạnhộinhậpquốctế.Việclựachọn3nộidungnàyđượcNCSphân tích luận giải tại phần tính cấp thiết của đề tài luậnán.
2.2.3.1 Chính sách tài liệu lưu trữ điệntử
Sựpháttriểnvàứngdụngthànhtựucủakhoahọc,côngnghệtheoyêucầu phát triển xã hội hiện nay đã có tác động sâu sắc đến mọi mặt của đời sống xã hội,trongđócólĩnhvựclưutrữ.Nổibậtcủaquátrìnhnàylàsựhìnhthànhcủa loại hình tài liệu mới có xu hướng ngày càng phổ biến là tài liệu điện tử Tài liệu điện tử tồn tại song song với tài liệu giấy truyền thống Từ đó dẫn đến các yêu cầu quản lý phù hợp của công tác lưu trữ trong bối cảnh đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam.
TLLTđiệntửlàtàiliệuđượctạolậpởdạngthôngđiệpdữliệuhìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác TLLT điện tử cần đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêngbiệt. Các hoạt động nghiệp vụ đối với TLLT điện tử như: xác định giá trị tài liệu,tiêuchuẩndữliệuthôngtinđầuvào,thuthập,tiêuhủy,bảoquản,sửdụng TLLT điện tử, bảo đảm an toàn và bảo mật TLLT điện tử[54]:
TLLT điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như TLLT trên các vật mang tin khác và cần đáp ứng các yêu cầu: bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh; thông tin chứa trong TLLT điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
TLLT điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệthôngtintronghệthốngquảnlýtàiliệuđiệntử.Hệthốngquảnlýtàiliệu điện tử cần bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để TLLT điện tử có tính xác thực,toànvẹn,nhấtquán,antoànthôngtin,cókhảnăngtruycậpngaytừkhitàiliệu được tạolập.Tài liệu được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác không có giá trị thaythếtàiliệuđãđượcsốhóa.TLLTđiệntửhìnhthànhtừviệcsốhóaTLLT trên các vật mang tin khác cần đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào.Cơquan,tổchức,cánhânkhôngđượchủyTLLTcógiátrịbảoquảnvĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng cácyêucầucủaphápluậtvềgiaodịchđiệntử.Tiêuchuẩndữliệuthôngtinđầu vào cần thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưutrữ.
Thu thập TLLT điện tử: trường hợp TLLT điện tử và TLLT giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại Khi giao nhận TLLT điện tử, lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử cần kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ Hồ sơ cần bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu Việc thu thập TLLT điện tử vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theodanhmụchồsơnộplưu.Lưutrữcơquanvàđơnvịgiaonộptàiliệuthống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo và lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo danh mục, dạng thức và cấu trúc đã thống nhất,liênkếtchínhxácdữliệuđặctảvớihồsơ,kiểmtravirút.Lưutrữcơquan chuyểnhồsơvàohệthốngquảnlýTLLTđiệntửcủacơquanvàthựchiệncác biện pháp sao lưudựphòng, lập hồ sơ về việc nộp lưu TLLT điện tử vào lưu trữcơquan.ViệcthuthậpTLLTđiệntửvàolưutrữlịchsửđượcthựchiệntheo danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo và lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo danh mục, dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ, kiểm tra virút Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý TLLT điện tử củaLưu trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng; lập hồ sơ về việc nộplưu
Côngcụ,điều kiện thực hiện chính sáchlưutrữ
2.3.1 Công cụ chính sách lưutrữ
Khivấnđềchínhsáchđượccấutrúc,cácgiảiphápvàcôngcụchínhsách đượcđềxuấtvàlựachọn,đólànhữngcanthiệpđãhìnhthành.Nhưngcanthiệp của nhà nước có rất nhiều cách thức can thiệp đến xã hội và nền kinh tế, can thiệpbằngcáchnàođóchínhlàcôngcụchínhsách.Côngcụchínhsáchlàtổng thểcácbiệnphápcanthiệptrựctiếphaygiántiếpcủanhànướcvàocácvấnđề xã hội.
Công cụ chính sách lưu trữ được sử dụng trong cả chu trình chính sách. Baogồmcôngcụdùngchohoạchđịnhchínhsách,côngcụdùngchothựchiện chính sách, công cụ dùng cho đánh giá chính sách Công cụ chính sách lưu trữ cũng chính là điều kiện để thực hiện chính sách Việc lựa chọn công cụ chính sáchphụthuộcvàocáchthứctácđộng,đólàhiệulực,hiệuquảvàtácđộngcủa từng công cụ chính sách với xã hội và khả năng thay thế giữa chúng Công cụ chính sách bản chất là cách thức can thiệp của nhà nước vào xã hội, vào đời sống công cộng Qua cách tiếp cận toàn diện chu trình chính sách lưu trữ, các công cụ trong chính sách lưu trữ nhưsau: a Công cụ hoạch định chính sách lưutrữ
Hoạch định chính sách mang tính chính trị, chính thống trong hệ thống chínhtrịtừtrungươngđếnđịaphươngmàđượcbổtrợbởicácnghiêncứukhoa học xã hội Các công cụ chính sách sử dụng trong khâu hoạch định này là:nghiêncứutổngquátvấnđềxãhội;nghiêncứusơbộđịnhtính,địnhlượngvấn đề xã hội; đánh giá chuyên gia; giám sát thực hiện chính sách trước đó; đánh giá việc thực hiện chính sách trước đó; phân tích chi phí-lợi ích, chi phí-hiệu quảchínhsách;phântíchthểchếchínhsách;phântích cácbênthamgiachính sách; phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chính sách; dự báo kết quả và đánh giá tác động chínhsách.
Côngcụnghiêncứutổngquátvấnđềxãhộilàphươngphápthuthậpthông tintrêndiệnrộngmàbảnchấtlàlấyýkiếnđasốngườidântrongxãhộivềvấn đề khó khăn, trở ngại Trong giai đoạn này, một công cụ quan trọng được bắt buộcsửdụngđóchínhlàBáocáođánhgiátácđộngchínhsách.Theoquyđịnh tại Điều 35 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, sửa đổi bổ sung năm 2020: cơ quan, tổ chức, đại biểu Quốc hội khi đánh giá tác động của chính sách trong đề nghị xây dựng luật, pháp lệnh có trách nhiệm nghiên cứu, soạn thảo dự thảo báo cáo đánh giá tác động; lấy ý kiến góp ý, phản biện dự thảo báo cáo; tiếp thu, chỉnh lý dự thảo báo cáo Báo cáo đánh giá tác động chính sách bắt buộc phải thực hiện Như vậy, công cụ chính sách trong khâu hoạch định đã được thể chếhóa. b Công cụ thực thi chính sách lưutrữ Đây là khâu quan trọng của chu trình chính sách lưu trữ Các công cụ chínhsáchthườngquyếtđịnhsựthànhcôngcủaquátrìnhchutrìnhchínhsách Công cụ chính sách trong khâu này cũng chính là điều kiện để thực hiện chính sách lưu trữ gồm 4 nhóm côngcụ:
Nhóm công cụ tổ chức: bao gồm cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công, cá nhân, gia đình, cộng đồng và các tổ chức tư nhân.
Nhóm công cụ dựa vào quyền lực: bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật và kiểm soát bằng pháp luật; ủy ban tư vấn/hội đồng tư vấn; tổ chức phi chính phủ tham gia mang tính tự nguyện mà nhà nước cho phép vào quá trình chính sách. Nhómcôngcụkinhtế:baogồmđầutưtàichính(khotàng,cơsởvậtchất, trang thiết bị, ); trợ cấp tài chính (tài trợ, miễn thuế, cho vay vốn, …); hạn chế tài chính (tăng thuế, phí, ).
Nhóm công cụ tuyên truyền vận động, thuyết phục: bao gồm chiến dịch truyền thông; tuyên truyền cổ vũ và thuyết phục; tài trợ nghiên cứu. c Công cụ đánh giá chính sách lưutrữ Đánh giá chính sách là giai đoạn cuối của chu trình chính sách lưu trữ, có hailoạiđánhgiáđượcsửdụngtrongchutrìnhnàylàđánhgiákếtquảthựchiện và đánh giá tác động Công cụ cho đánh giá chính sách lưu trữ gồm: sơ kết, tổngkếtchínhsách;hộinghị,hộithảochuyênđề;khảosátđiềutranghiêncứu; đánh giá chuyêngia.
2.3.2 Các điều kiện thực hiện chính sách lưutrữ Điềukiệnlàyếutốcơbảnquyếtđịnhsựxuấthiệnvàtồntạicủamộtchính sách lưu trữ Tập hợp các điều kiện chính là khả năng thực tế của vấn đề chính sách.Thựchiệnchínhsáchlàmộtquátrìnhphứctạpvàphụthuộcvàocácđiều kiệnsau:
2.3.2.1 Tính rõ ràng và nhất quán của mục tiêu chínhsách
Là tiếp nối của giai đoạn hoạch định, vì vậy thành công của chính sách lưu trữ phụ thuộc vào sự phù hợp thực tế khách quan của công tác hoạch định. Mụctiêuchínhsáchlưutrữrõràngvànhấtquánthìcáccơquanthựchiệnmới có phương hướng hoạt động đúng đắn Ngược lại, mục tiêu không được xác địnhrõthìchínhsáchđượclựachọnsẽkhônghướngđúngvàomụctiêu,không tác động vào nguyên nhân gây ra vấn đề và không thể đạt được kết quả như mong đợi.
2.3.2.2 Các nguồn lực cần thiết để thực hiện chínhsách
Cácnguồnlựclànhữngyếutốthamgiavàoquátrìnhthựchiệnchínhsách lưu trữ, góp phần tạo nên những biến đổi cần thiết Các chính sách khác nhau về quy mô, phạm vi và lĩnh vực tác động sẽ có nhu cầu khác nhau về sử dụng nguồn lực Để đảm bảo thực hiện chính sách lưu trữ, các nguồn lực phải được huy động ở mức hợp lý, đủ mức cần thiết và phải đủ để hoạt động, cụthể: a Tổchức:Tổchứclàcơcấulậpranhằmthựchiệnchứcnăng,nhiệmvụ nhà nước giao Là công cụ của quản lý, cơ cấu tổ chức cần được thiết kếthuận lợi cho việc thực hiện các nhiệm vụ Để thực hiện chính sách lưu trữ, tổ chức phảicóđủnănglựccầnthiếtvềnhânsự(đủvềsốlượng,chấtlượng),cơsởvật chất và phương tiện Mặt khác, một chính sách muốn thực hiện tốt, thì các cơ quan, tổ chức thực hiện cũng phải có những nguyên tắc, luật lệ và thủ tục rõ ràng, đơn giản và đề cao tinh thần trách nhiệm phục vụ nhândân. b Nhân lực:Trong điều kiện toàn cầu hóa, vốn con người là vốn quyết định trong lực lượng sản xuất mới Nguồn nhân lực cần thiết cho lưu trữ bao gồm nhân lực lãnh đạo, quản lý và nhân lực thừa hành thực hiện nhiệm vụ. Nhânlựclưutrữphảilànhữngngườiđượcđàotạochuyênmôn,cótrìnhđộvà năng lực, kỹ năng, phẩm chất để đảm đương công việc, nhiệm vụ được giao. Đâylàyếutốquantrọngbậcnhất,cóýnghĩaquyếtđịnhđốivớisựthànhcông trong thực hiện chính sách lưu trữ Trên cơ sở những mục tiêu, nhiệm vụ cần phân công công việc cụ thể phù hợp với từng cá nhân; tạo điều kiện và cóbiện pháp khuyến khích các cá nhân làm việc có hiệu quả; có biện pháp đánh giá, khen thưởng, đãi ngộ thíchhợp. c Kinh phí:Thực hiện bất kỳ một chính sách nào cũng đòi hỏi phải có kinhphínhấtđịnh.Đólàtiềnđềvậtchấtđảmbảochínhsáchlưutrữđượcthực hiện Nếu chúng ta không có hoặc không đủ kinh phí thì không thể thực hiện đượcchínhsách,dùchínhsáchđómangýnghĩaxãhộitolớn.Vìvậy,phảitính toán đủ kinh phí ngay từ khi xây dựng và thông qua chính sách Cần phải dự toáncácnguồnkinhphícũngnhưcácnguồnđầutư.Kinhphíchocôngtáclưu trữ các cơ quan, đơn vị gồm: kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước,tổchứcchínhtrị,tổchứcchínhtrị-xãhộiđượcbốtrítrongdựtoánngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng TLLT;sưutầm,muaTLLTquý,hiếm;chỉnhlýtàiliệu;thựchiệncácbiệnpháp kỹthuậtbảoquảnTLLT;tubổ,lậpbảnsaobảohiểmTLLT;c ôn g bố,giới thiệu, trưng bày, triển lãm TLLT; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ; những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ. Để phát huy hiệu quả việc thực hiện chính sách lưu trữ, cần khai thác tốt các nguồn đầu tư, nhất là các nguồn kinh phí ngoài ngân sách nhà nước, kinh phítàitrợ,xãhộihóa.Mặtkhácphảiquántriệtyêucầusửdụngnguồnkinhphí đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu quả Kết quả lớn nhất với chi phí bỏ ra ít nhấtphảiđượccoilàtiêuchuẩnhàngđầutrongviệcsửdụngkinhphíthựchiện chính sách lưutrữ. d Vậtlựcthôngtintruyềnthông:Vậtlựcthôngtinlànhữngcơsởvậtchất trang thiết bị, vật tư, phương tiện vật chất kỹ thuật thông tin Từ cách nhìn của quá trình phản ánh, thông tin được hiểu là những tin tức mới, được thu nhận, cảmthụvàđánhgiálàcóíchchoviệcraquyếtđịnhhoặcgiảiquyếtmộtnhiệm vụ nào đó. Thông tin là phương tiện chủ yếu để chuyển tải các chính sách đến đối tượng thực hiện, thụ hưởng Vì vậy, chúng được coi là những yếu tố quan trọng và không thể thiếu trong quá trình thực hiện các chính sách lưu trữ Nếu coi tổ chức là một cơ thể sống thì thông tin là máu vàhệthống đảm bảo thông tinhaichiềulàhệthầnkinhcủanó.Đểđápứngđiềukiệnthựchiệnchínhsách, thông tin phải đápứngnhững yêu cầu sau: Về thời gian, thông tin được cung cấp kịp thời khi cần, có tính cập nhật Về nội dung, thông tin cần chính xác, đầy đủ, súc tích và phù hợp với nhu cầu sử dụng Về hình thức, thông tin phải rõ ràng, đủ chi tiết, được sắp xếp, trình bày khoahọc.
Cácyếu tốảnh hưởng đến thực hiện chính sáchlưutrữ
a Tính chất của vấn đề chínhsách Đâylà yếutốgắnliềnvớimỗivấnđềchínhsáchlưutrữ,cótácđộngtrực tiếp đến cách giải quyết vấn đề bằng chính sách và tổ chức thực hiện chính sách.Nếuvấnđềchínhsáchđơngiản,liênquanđếnítđốitượngchínhsách, thìcôngtáctổchứcthựchiệnsẽthuậnlợihơnnhiềusovớicácvấnđềphứctạp cóquanhệlợiíchvớinhiềuđốitượngtrongxãhội.Tínhchấtcấpbáchcủavấn đề chính sách tác động rất lớn đến kết quả tổ chức thực hiện chính sách Nếu vấn đề bức xúc cần được ưu tiên giải quyết giúp cho đối tượng thực hiện theo mụctiêuđịnhhướng,thìcơquannhànướcvàxãhộiưutiêncácnguồnlựccho thực hiện Tính chất của vấn đề chính sách lưu trữ là yếu tố khách quan cóảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức thực hiện chính sách nhanh hay chậm, thuận lợi hay khókhăn. b Môi trường thực hiện chínhsách
Môi trường là yếu tố liên quan đến các hoạt động kinh tế, chính trị, văn hoá,xãhội,anninhquốcphòng,môitrườngtựnhiênvàquốctế.Cáchoạtđộng này diễn ra theo quy luật trong những điều kiện cụ thể nên nó độc lập với quá trình thực hiện chính sách lưu trữ Môi trường thực hiện chính sách chứa đựng toàn bộ các thành phần vật chất và phi vật chất tham gia thực hiện chính sách như các nhóm lợi ích có được từ chính sách trong xã hội. Một xã hội ổn định, ít biến động về chính trị sẽ đưa đến sự ổn định về hệ thống chính sách, cũng góp phần thuận lợi cho thực hiện chính sách Nếu các bộ phận cấu thành môi trường vận động phù hợp với trình độ tổ chức điều hành của các cơ quan nhà nước,vớicơchếchínhsáchđangtồntạisẽcótácdụngthúcđẩycáchoạtđộng tổ chức thực hiện tốt chính sách Ngược lại, nó sẽ kìm hãm, ngăn trở các hoạt động này, dẫn đến thực hiện chính sách kém hiệuquả. c Mối quan hệ giữa các đối tượng thực hiện chínhsách
Nội hàm chủ yếu mối quan hệ này thể hiện sự thống nhất hay không về lợiíchcủacácđốitượngtrongquátrìnhthựchiệnmụctiêuchínhsáchlưutrữ Không chỉ do mâu thuẫn lợi ích giữa các đối tượng chính sách làm ảnh hưởng đến công tác tổ chức thực hiện,màcòn do sự không đồng nhất về những tiện ích giữa các cơ quan chỉ đạo điều hành thực hiện chínhsách. d Tiềm lực của các nhóm đối tượng chínhsách
Yếutốnàyđượchiểulàthựclựcvàtiềmnăngmàmỗinhómcóđượctrong mối quan hệ so sánh với các nhóm đối tượng khác Tiềm lực của nhóm lợi ích được thể hiện trên các phương diện kinh tế, xã hội, về cả quymôvà trình độ. TrongnềnkinhtếthịtrườngđịnhhướngXHCNởnướctathìnhómthuộckinh tế nhà nước là có tiềm lực lớn nhất, nên những chính sách của nhóm đối tượng này thường được tiến hành có hiệu quả hơn các nhóm lợi ích thuộc kinh tếcáthểvàtưnhân.Nhưvậy,cóthểthấytiềmlựccủacácnhómlợiíchcóảnhhưởng trực tiếp đến thực hiện chính sách lưutrữ. đ Đặc tính của đối tượng chínhsách Đâylànhữngtínhchấtđặctrưngmàcácđốitượngcóđượctừbảntínhcố hữu hoặc do môi trường sống tạo nên qua quá trình vận động mang tính lịch sử Những đặc tính này thường có liên quan đến tính tự giác, tính kỷ luật, tính sángtạo,lòngquyếttâm,tínhtruyềnthống.Đặctínhgắnliềnvớimỗiđốitượng thực hiện chính sách, nên các chủ thể tổ chức điều hành cần biết cách khơi gợi hay kiềm chế nó để có được kết quả tốt nhất cho quá trìnhtổchức thực hiện chính sách lưutrữ. e Năng lực thực hiện chính sách của cán bộ, công chức, viênchức Đây là yếu tố có vai trò quyết định đến kết quả tổ chức thực hiện chính sách lưu trữ Năng lực thực hiện của cán bộ, công chức, viên chức là thước đo baogồmnhiềutiêuchíphảnánhvềđạođứccôngvụ,vềtrìnhđộ,nănglựcthiết kếtổchức,nănglựcthựctế,nănglựcphântích,dựbáođểcóthểchủđộngứng phó được với những tình huống phát sinh trong tương lai Cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện chính sách lưu trữ cần có tinh thần trách nhiệm, tư duy nhận thức, hành động cụ thể và chấp hành tốt kỷ luật công vụ mới đạt hiệu quả thực hiện Nếu thiếu nănglựcthựctế,cáccơquancóthẩmquyềntổchứcthựchiệnchínhsáchsẽ đưaranhữngkếhoạchkhôngsátthựctế,làmlãngphínguồnlựchuyđộng,làm giảmhiệulực,hiệuquảcủachínhsách,thậmchícònlàmbiếndạngchínhsách trongquátrìnhtổchứcthựchiện.Nănglựcthựctếvàđạođứccôngvụcủacán bộ, công chức, viên chức còn thể hiện ở thủ tục giải quyết những vấn đề trong quan hệ giữa cơ quan nhà nước với cá nhân và tổ chức trong xã hội Nếu cán bộ, công chức, viên chức có năng lực thực hiện chính sách tốt, không những chủ động điều phối được các yếu tố chủ quan tác động theo định hướng, mà còn khắc phục những ảnh hưởng tiêu cực của các yếu tố khách quan để công tác tổ chức thực hiện chính sách lưu trữ mang lại kết quả thựcsự. g Mức độ tuân thủ các bước trong quy trình tổ chức thực hiện chính sách
Quy trình thực hiện chính sách lưu trữ được coi là những nguyên lý khoa họcđượcđúckếttừthựctiễncuộcsống.Việctuânthủquytrìnhlàmộtnguyên tắc hành động của các nhà quản lý Mỗi bước trong quy trình đều có vị trí, ý nghĩa đối với quá trình thực hiện chính sách Ví như, tuyên truyền, vận động về chính sách và thực hiện chính sách Trước khi thực hiện, chính sách được phổ biến rộng rãi đến mọi đối tượng và toàn dân để họ nhận thức được đầy đủ ý nghĩa của mục tiêu chính sách, đồng thời cũng thấy được lợi ích mang lại từ chínhsách.Quađócủngcốthêmlòngtincủanhândânvàochínhsáchcủanhà nước.Saukhilàmrõlợiíchcủachínhsáchđốivớiđờisốngxãhội,cáccơquan nhà nước tiếp tục vận động các đối tượng tích cực thực hiện chính sách Kết hợphoạtđộngtuyêntruyền,phổbiếnchínhsáchvớivậnđộngthựchiệnsẽgiúp cho các đối tượng chính sách nêu cao tinh thần tự nguyện, tự giác trong thực hiện chính sách lưutrữ. h Sự đồng tình ủng hộ của người dân Đâylàyếutốcóvaitròquantrọng,quyếtđịnhsựthànhbạicủachínhsách lưutrữ.Việcthựchiệncácmụctiêuchínhsáchkhôngchỉdocáccơquanquản lýnhànước,màphảicósựthamgiacủamọitầnglớpnhândântrongxãhội.
Cáccơquannhànướcchịutráchnhiệmchỉđạođiềuhànhcôngtáctổchứcthực hiệnchínhsáchlưutrữ,còncáctầnglớpnhândânlànhữngđốitượngthựchiện chínhsáchlưutrữ.Nhưvậy,nhândânvừalàngườitrựctiếpthamgiahiệnthực hoá mục tiêu chính sách lưu trữ, vừa trực tiếp thụ hưởng những lợi ích mang lại từ chính sách Nếu một chính sách đáp ứng được yêu cầu thực tế của xãhội vềmụctiêuvàbiệnphápthìnósẽnhanhchóngđivàolòngdân,đượcnhândân ủng hộ thực hiện. Nếu một chính sách không thiết thực với đời sống nhân dân, không phù hợp với điều kiện xã hội thì sẽ khó thực hiện, không mang lại hiệu quả gây lãngphí.
Chương 2 của luận án, NCS đã hệ thống cơ sở lý luận về khái niệm lưu trữ, TLLT, công tác lưu trữ Trên cơ sở lý thuyết về chính sách công, luận án luận giải về chính sách lưu trữ, trong đó NCS đã đưa ra khái niệm mới “chính sách lưu trữ ở Việt Nam” Mục tiêu chính sách lưu trữ được xác định nhằm quản lý thống nhất, bảo quản an toàn TLLT; tổ chức khoa học TLLT; tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả TLLT, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận thông tin và sử dụng tài liệu Chính sách lưu trữ có đặc điểm: chủ thể ban hành chính sách là nhà nước; chính sách lưu trữ mang tính hệ thống, đồng bộ; chính sách lưu trữ mang tính ổn định tương đối; chính sách lưu trữ vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, vừa là côngcụthựchiệnchứcnăngquảnlýnhànước.Nộidungchínhsáchlưutrữtập trung vào TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ Công cụ chính sáchlưutrữ;điềukiệnthựchiệnchínhsáchlưutrữvớicácnguồnlựccầnthiết đểthựchiệnchínhsáchgồmtổchức,nhânlực,kinhphí.Cácyếutốảnhhưởng đến thực hiện chính sách Những nội dung cơ bản của chương 2 là tiền đề để NCS tiếp tục thực hiện chương 3 của luậnán.
THỰC TRẠNG CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
Trong thời gian qua, chính sách lưu trữ luôn được các cơ quan quản lý Nhà nước quan tâm, đặc biệt là Luật Lưu trữ được ban hành năm 2011 Luật Lưutrữlàvănbảnquyphạmphápluậtcóđịavịpháplýcaonhấttronghệthống phápluậtvềlưutrữ,điềuchỉnhnhữngvấnđềcơbảntrongquảnlýcôngtáclưu trữ và hoạt động nghiệp vụ lưutrữ.
Trên cơ sở trách nhiệm được giao theo quy định của Luật Lưu trữ, các cơ quan quản lý nhà nước ở các cấp đã ban hành các văn bản quản lý về hầu hết các vấn đề đặt ra hoặc được giao trong Luật Lưu trữ như: Chính phủ ban hành Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ đãbanhành24 thôngtư[Phụlụcsố1]quyđịnh,hướngdẫnvềcácvấnđềnhư tổ chức lưu trữ, tiêu chuẩn chức danh lưu trữ, đạo đức nghề nghiệp của viên chức lưu trữ, sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ lịch sử, danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, thời hạn bảo quản tài liệu, chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ, tiêu chuẩn thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản TLLT điện tử, địnhmứclaođộngtrongthựchiệncácquytrìnhnghiệpvụlưutrữ,….Cácvăn bản quản lý nêu trên thể hiện tinh thần trách nhiệm cao của các cơ quan nhà nước, nhờ đó hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và hoạt động nghiệpvụlưutrữngàycàngđượctăngcườngvànềnnếphơn.Tàiliệugiấy-tài liệu truyền thống đã được tổ chức tốt trong quản lý và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy định và có những chuyển biến tích cực cảvềsốlượngvàchấtlượng.Việcchỉnhlýtàiliệuđượcquantâm,đầutưkinh phí, giải quyết tình trạng tài liệu bó gói, tồn đọng và đạt tỷ lệ tài liệu đã chỉnh lýcao.ViệcbảoquảnTLLTđãquantâmhơnđếnviệccảitạo,sửachữakho
TRẠNG CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ ỞVIỆTNAM
Thực trạng chính sách tài liệu lưu trữđiệntử
3.1.1 Các quy định về quản lý tài liệu điệntử
Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang làm thay đổi sâu sắcnhiềumặtcủađờisốngxãhội,ngày01/7/2014,BộChínhtrịbanhànhNghị quyếtsố36-NQ/TWvềđẩymạnhứngdụng,pháttriểncôngnghệthôngtinđáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế [8]; Nghị quyết số 52-NQ/TWngày27/9/2019củaBộChínhtrịvềmộtsốchủtrương,chínhsáchchủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư [6], trong đó xác định mục tiêu tổng quát: Tận dụng có hiệu quả các cơ hội do cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đem lại để thúc đẩy quá trình đổi mớimôhình tăng trưởng, cơ cấu lại nền kinh tế gắn với thực hiện các đột phá chiến lược và hiện đại hoá đấtnước;pháttriểnmạnhmẽkinhtếsố;pháttriểnnhanhvàbềnvữngdựatrên khoa học-công nghệ, đổi mới sáng tạo và nhân lực chất lượng cao; nâng cao chấtlượngcuộcsống,phúclợicủangườidân;bảođảmvữngchắcquốcphòng, an ninh, bảo vệ môi trường sinhthái. Điều 13, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: 1) TLLT điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ TLLTtrêncácvậtmangtinkhác.2)TLLTđiệntửphảiđápứngcáctiêuchuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyênmôn,nghiệpvụriêngbiệt.3)TàiliệuđượcsốhóatừTLLTtrêncácvật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa 4 Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý TLLT điệntử.
Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăngcườngsửdụngvănbảnđiệntửtronghoạtđộngcủacơquannhàđãnêurõ nhứngnhiệmvụcầnthựchiệnđốivớicáccơquannhànướctừtrungươngđến địaphương,cụthể:tăngcườngsửdụngvănbảnđiệntửtronghoạtđộngnộibộ của mỗi cơ quan nhà nước, sử dụng phối hợp giữa hệ thống thư điện tử và hệ thống quản lý văn bản và điều hành; tăng cường trao đổi điện tử; số hóa văn bản, TLLT để phục vụ việc tra cứu thông tin, xử lý thông tin của cán bộ, công chức,viênchứcquamôitrườngmạng;tăngcườngsửdụngvănbảnđiệntửtrao đổi giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc giữa cơ quan nhà nước vớicáccơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước: khẩn trương ban hành quyđịnhbắtbuộcthựchiệnquảnlý,điềuhànhcôngviệc,traođổivănbảnđiện tửquamạngtrongquytrìnhcôngviệccủacơquan;đàotạocánbộ,côngchức, viênchức;đẩymạnhtuyêntruyềnnângcaonhậnthứcvềsửdụngvănbảnđiện tử trong công việc; triển khai ứng dụng chữ ký số; bảo đảm các hệ thốngquản lý văn bản bà điều hành quản lý lưu trữ đầu đủ các văn bản điện tử phục vụ xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ đã khẳng định tài liệu điện tử là một loại hình TLLT,cầnđượcquảnlý,bảoquảnvàsửdụngtheophươngphápchuyênmôn, nghiệpvụriêngbiệt.TừĐiều3đếnĐiều13đãđưarakháiniệmhồsơđiệntử, lập hồ sơ điện tử, dữ liệu đầu vào và quy định những nguyên tắc, nội dung cơ bản của các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử như: xác định giá trị, thu thập, bảo quản, sử dụng, bảo đảm an toàn an ninh, tiêu hủy tài liệu điện tử hết giá trị, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý TLLT điệntử.
Quyếtđịnhsố28/2018/QĐ-TTgngày12/7/2018củaThủtướngChínhphủ quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hànhchínhnhànước.ThủtướngChínhphủquyđịnhnhiềuđiềukhoảnvềviệc sửdụngvănbảnđiệntửtronggiaodịchgiữacáccơquannhànước,cụthểnhư: Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thốngquảnlývănbảnvàđiềuhànhquyđịnhtạiQuyếtđịnhnàycógiátrịpháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy Tất cả cácvănbảnđiệntửthuộcthẩmquyềnbanhànhvàgiảiquyếtcủacơquantrong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bảnvàđiềuhành,trừtrườnghợpBêngửihoặcBênnhậnchưađápứngcácyêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điệntử.
Chính phủ Việt Nam xác định xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số và nền kinh tế số Để thực hiện được mục tiêu đó, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 về Chính phủ điện tử [48], Nghị quyết số17/NQ-CP ngày 07/3/2019 về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng 2025 [49] trong đó xác định mục tiêu: hoàn thiện nền tảng Chính phủ điện tử nhằm nângcaohiệulực,hiệuquảhoạtđộngcủabộmáyhànhchínhnhànướcvàchất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp Ngày 04/5/2017, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 16/CT-TTg về việc tăng cường năng lực tiếp cận cuộccáchmạngcôngnghiệp4.0[153]với6nhómgiảiphápnhằmtậndụngtối đa các lợi thế, đồng thời giảm những tác động tiêu cực của cách mạng công nghiệp 4.0 đối với ViệtNam.
Quyếtđịnhsố458/QĐ-TTgngày03/4/2020củaThủtướngChínhphủphê duyệt Đề án lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giaiđoạn2020 - 2025 Mục tiêu đặt ra với các lưu trữ cơ quan là tối thiểu 80% TLLT tại cáccơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử; tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng TLLT trong môi trường mạng; tối thiểu 80% TLLT điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
Lưutrữlịchsửcóthờihạnbảoquảnvĩnhviễnđượctríchxuấtchuyểngiaovào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạolập.
Thôngtưsố01/2019/TT-BNVngày24/01/2019củaBộtrưởngBộNộivụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư,cácchứcnăngcơbảncủaHệthốngquảnlývănbảnvàhồsơđiệntửtrong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 02/2019/TT- BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản TLLT điệntử.
Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03/4/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ tại Khoản 15, Điều 2 ghi rõ nhiệm vụ của Bộ Nội vụ đối với công tác lưu trữ: Xây dựng các đề án, dự án về công tác văn thư, sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm, sử dụng TLLT và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyềnphêduyệt;LưutrữTLLTđiệntửcủacáccơquannhànướcthuộcnguồn nộp lưu vào Lưu trữ quốc gia theo quy định của phápluật.
Nghịquyếtsố17/NQ-CPngày07/3/2019củaChínhphủvềmộtsốnhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn2019- 2020, định hướng đến 2025, Chính phủ giao Bộ Nội vụ xây dựng Đề án “Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhànước”.
Quyết định số 476/QĐ-BNV ngày 06/6/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư vàLưutrữnhànước,nêurõ:CụcVănthưvàLưutrữnhànướclàcơquanthuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhànướcvềvănthư,lưutrữtrongphạmvicảnước;quảnlýTLLTquốcgiavà thực hiện các dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật” (Khoản 1, Điều 1); Trình
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành và trình cấp có thẩm quyềnbanhànhcácvănbảnquyphạmphápluật;chiếnlược;chươngtrìnhmục tiêu quốc gia; đề án, dự án quốc gia; quy hoạch, kế hoạch dài hạn; tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và địnhmứckinh tế - kỹ thuật về văn thư, lưu trữ (Khoản 1, Điều 2); Giúp Bộ trưởng
Bộ Nội vụ thực hiện lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước (Khoản 5, Điều2).
Cácchínhsáchvềgiaodịchđiệntửvàứngdụngcôngnghệthôngtingồm có: Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05/09/2019 của Chính phủ quy định quản lý đầu tưứngdụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước; Quyết định số1605/QĐ-
TTgngày27/8/2010củaThủtướngChínhphủphêduyệtChương trình quốc gia vềứngdụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015;Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trựctuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước; Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ; Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chínhphủgiaiđoạn2019-2020,địnhhướngđến2025.Nghịquyếtnêurõ,đến năm 2020 90% văn bản trao đổi giữa các cơ quan nhà nước ở dạng điện tử, phần lớn hồ sơ công việc của các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương được xử lý trên môi trườngmạng.
3.1.2 Thực trạng tài liệu lưu trữ điệntử
- Khối lượng tài liệu điện tử đã hình thành tại các cơ quan, tổ chức: Kết quả khảo sát năm 2017 do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện đã chỉ ra95%cáccơquan,tổ chứcđãhìnhthànhtàiliệuđiệntử,hầuhết cáccơquan nhà nước từ trung ương đến cấp huyện đều đang tiến hành số hóa văn bản đi, đếncủacơquan[82].Tuyvậy,cáccơquan,tổchứcđang lúngtúngtrongviệc quản lý khối tài liệu điện tử này Tài liệu điện tử đang được hình thành ở dạng rời lẻ, chưa tích hợp được thành hồ sơ, chưa được quản lý một cách khoa học, thốngnhất.
TheobáocáocủaVănphòngChínhphủvềmộtsốkếtquảtriểnkhainhiệm vụ cải cách hành chính gắn kết với xây dựng Chính phủ điện tử tại Hội nghị trực tuyến Phiên họp của Ủy ban quốc gia về
Chính phủ điện tử ngày
12/02/2020,cónêu100%bộ,ngành,địaphươngđãkếtnốiliênthôngvớiTrục liênthôngvănbảnquốcgia,đãcóhơn1,26triệuvănbảnđiệntửgửi,nhậnqua Trục liên thông văn bản quốc gia, đạt 86,5% dự kiến tăng lên 90% năm2020.
- HệthốngvănbảnquyphạmphápluậttrongbốicảnhChínhphủđiệntử, mọiyêucầucụthểđốivớiviệcquảnlýtàiliệuđềugắnvớinhữngđặctrưngcơ bản của công nghệ mạng, công nghệ di động Từ kết quả khảo sát 164 cơ quan nhà nước của đề tài nghiên cứu “Xây dựng khung cơ bản của việc quản lý văn bản, tài liệu trong bối cảnh Chính phủ điện tử tại Việt Nam” do Cục Văn thư vàLưutrữnhànướcthựchiệnnăm2017[80]đãchứngminhhệthốngpháplý hiệnhànhvềvănthư,lưutrữcủaViệtNamchưađápứngnhữngyêucầucụthể của việc quản lý tài liệu điện tử Cụ thể là, thiếu các quy định pháp lý cho việc cung cấp các truy cập vào tài liệu của các cơ quan nhà nước thông qua mạng Internet,thiếunhữngquyđịnhpháplýbảođảmtuânthủcácyêucầuvềlưutrữ thông tin, tài liệu đối với những nhà cung cấp dịch vụ và giải pháp côngnghệ.
Thực trạng chính sáchtài liệu lưutrữtư
3.2.1 Các quy định về tài liệu lưu trữtư
Quản lý TLLT tư là vấn đề quan trọng vì nó liên quan đến quyền sở hữu tàiliệuvàbảovệthôngtincánhân.TLLTtưcókhốilượnglớn,thànhphầnđa dạng, phong phú và có nhiều giá trị, phản ánh đời sống, công việc, các mối quan hệ của mỗi cá nhân, gia đình, sự hình thành, phát triển và truyền thống củamỗidònghọ.Loạitàiliệunàycógiátrịthiếtthựcvớiđờisốngthườngngày của mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ Bên cạnh đó, tài liệu này còn chứa đựng nhiều giá trị đối với xã hội, cung cấp tài liệu phục vụ cho việc quản lý xã hội, giáo dục truyền thống, lưu giữ và bảo tồn các giá trị đạo đức gia đình, văn hóa xã hội qua các thời kỳ phát triển Để có tư liệu phục vụ nghiên cứu lịch sử, sự pháttriểncủađấtnước,bảnsắccủadântộcmộtcáchđầyđủ,toàndiệnvàsinh động, bên cạnh việc bảo quản tốt TLLT của cơ quan, tổ chức nhà nước, cần quản lý, bảo quản tài liệu của các cá nhân, gia đình, dònghọ.
Việc quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ đã được quy định tại các văn bản như Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011 Các văn bản trên đã quy định các vấn đề về quản lý TLLT tư như:
Nhà nước thừa nhận quyền sở hữu đối với TLLT của cá nhân: đáp ứng thực tiễn công tác lưu trữ trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, vấn đề sở hữu tài liệu được Luật Lưu trữ năm 2011 ghi nhận là chế độ pháp lý, cụ thể: thừa nhận quyền sở hữu đối với TLLT; khuyến khích tổ chức, cánhânhiếntặng,kýgửi,bánTLLTcủamìnhchoNhànước,đónggóp,tàitrợ chohoạtđộnglưutrữvàthựchiệnhoạtđộngdịchvụlưutrữ(khoản3Điều4) Quyền sở hữu bảo đảm cho chủ sở hữu TLLT cá nhân, gia đình, dòng họ được thực hiện các quyền chiếm hữu, quyền sử dụng và quyền định đoạt đối vớiTLLTcủamìnhmộtcáchhợppháp.Quyềnsởhữumangtínhnềntảngvàquan trọng làm phát sinh các quanhệgiữa chủ thể sở hữu đối với TLLT, quyền và cácnghĩavụcủacácbênchủthểkhithamgiavàoquanhệphápluậtvềlưutrữ tài liệu cá nhân, gia đình, dònghọ.
TLLT của cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam (Điều 5 Luật Lưu trữ năm 2011) Quy định về thành phần tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ gồm: gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử; bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; công trình, bài viết về cá nhân; ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.
Về nguyên tắc chuyển giao quyền của chủ thể tại khoản 3 Điều 20 Luật Lưu trữ quy định: Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận Về hình thức chuyển giao quyền cũng như các quan hệ pháp luật về TLLT cá nhân, gia đình, dòng họ, bao gồm: hiến tặng, mua - bán, ký gửi hoặc đăng ký vào Lưu trữ lịch sử hoặc giữa các chủ thể khác với nhau.
Vềquyềnvàlợiíchcủachủsởhữutàiliệu,Điều5LuậtLưutrữquyđịnh về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dònghọ:
Cá nhân, gia đình, dònghọcó quyền: được đăng ký tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu; quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu choLưutrữ lịch sử;thỏathuậnviệcmuabántàiliệu;đượcưutiênsửdụngtàiliệuđãhiếntặng; cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, nhưng không đượcxâmhạianninhquốcgia,lợiíchcủaNhànước,quyềnvàlợiíchhợppháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; được Nhà nước khen thưởng theo quy định của phápluật.
Cá nhân, gia đình, dòng họ có nghĩa vụ: chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưutrữlịchsửcáctàiliệuliênquanđếnanninhquốcgia;trảphíbảoquảntheo quy định của pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký. Để bảo vệ an toàn TLLT liệu quý, hiếm, tránh những biến cố bất thường, thiên tai, địch họa, Luật Lưu trữ (Điều 26) quy định các hình thức để quản lý, bảoquảntạiquyđịnh:TLLTquýhiếm,khôngphânbiệthìnhthứcsởhữuđược đăngkývớicơquanquảnlýnhànướcvềlưutrữởtrungươngvàcấptỉnh,được lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và trên thế giới. TLLTquý,hiếmphảiđượckiểmkê,bảoquản,lậpbảnsaobảohiểmvàsửdụng theo chế độ đặcbiệt.
Vềnghĩavụcủachủthểsởhữutàiliệu:bêncạnhviệcghinhậncácquyền, pháp luật cũng hạn chế quyền định đoạt của chủ sở hữu tài liệu, như: ưu tiên bánchoNhànước;chỉđượchiếntặnghoặcbánchoLưutrữlịchsửtàiliệuliên quan đến an ninh quốc gia; cho phép người khác sử dụng tài liệu nhưng không đượclàmảnhhưởngđếnanninhquốcphòng;trongtrườnghợpkýgửitàiliệu, thì phải trả phí bảo quản và chỉ được sử dụng khi được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp cho phép; phải hoàn trả nguyên vẹn TLLT sau khi mang TLLT ra khỏi Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác; trước khi mang TLLT đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng kýbiết.
Về quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu: Trong phạm vi sử dụng TLLT, Điều 29 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định như sau: cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng TLLT để phục vụ công tác, nghiêncứukhoahọc,lịchsửvàcácnhucầuchínhđángkhác;cơquan,tổchức, cánhânkhisửdụngTLLTcócácnghĩavụ:chỉdẫnsốlưutrữ,độgốccủaTLLT và cơ quan, tổ chức quản lý TLLT; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khicông bố, giới thiệu, trích dẫn TLLT; không xâm phạm lợi ích củaNhànước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; nộp phí sử dụng TLLTtheo quy định của pháp luật; thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý TLLT và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Đểtránhlàmphươnghạiđếnbímậtnhànước,bímậtđờitư,LuậtLưutrữ đã quy định hạn chế sử dụng những tài liệu có thông tin liên quan bí mật đời tư, đồng thời vẫn thúc đẩy quyền tiếp cận thông tin, cụ thể: tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ (khoản 5 Điều 30) Chi tiết nội dung này, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ tiếp tục quy định: cáctrườnghợpđặcbiệtkhisửdụngTLLTliênquanđếncánhânđangbảoquản tạiLưutrữlịchsửthuộcmộttrongcáctrườnghợpsauđâykhôngđượcsửdụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân quađời.
Tiếptheo,Thôngtưsố05/2015/TT-BNVngày25/11/2015củaBộNộivụ ban hành quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tạiLưutrữ lịch sử, theo đó, quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng: tài liệu về đời tư của cá nhân gồm tài liệu về giá thú, ngoài giá thú; thư tín của cá nhân; hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức; tài liệu khác chứa đựng những thông tin thuộc bí mật cá nhân được pháp luật bảo hộ”(khoản 6 Điều3).
Về thẩm quyền cho phép tiếp cận thông tin, sử dụng TLLT cá nhân, Điều 17 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ tiếp tục quy định: thẩm quyền cho phép sử dụng TLLT liên quan đến cá nhân, chỉ được sử dụng khi được cấp có thẩm quyền sau đây cho phép: tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở trung ương do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định TLLT của cá nhân ký gửi vào Lưu trữ lịch sử còn phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép.
Ngày 31/5/2012, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số 644/QĐ- TTg phê duyệt Đề án “Sưu tầm TLLT quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” trong đó đã xác định một trong những mục tiêu của Đề án là: trợ giúp các cá nhân, gia đình, dòng họ trong việc bảo quản an toàn TLLT quý, hiếm - một bộ phận di sản quý giá của dân tộc trước nguy cơ ngày càng bị xuống cấp do không được bảo quản đúng chế độ.
3.2.2 Thực trạng tài liệu lưu trữtư
- Lưu trữ tại gia: Việc lưu giữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ, qua tìm hiểu,chúngtôithấymộtsốcáchlưugiữtàiliệunhư:cánhântựgiữcáctàiliệu thuộc sở hữu của mình hoặc cá nhân tự lưu giữ một số tài liệu thuộc sở hữu riêngcủamìnhcòntàiliệugiađìnhthìlưuchung;cáccánhânkhôngtựlưugiữ cáctàiliệucủamình.Phươngphápbảoquảntàiliệucánhân,giađình,dònghọ được lưu trữ tại gia với nhiều cách đa dạng: tài liệu giấy được để trong túi ni lông, bao tải, buộc tài liệu thành từng bó hoặc gấp các tờ tài liệu nhỏ, lẻ vào trong các cuốn sổ, sách, vở ghi. Sau khi được để trong các vật liệu nói trên, tài liệu được để trên giá sách, để trên ghế, trên bàn, để cùng hộp đựng các loại thuốcthườngdùng,đểtrongcácloạitủ.Việcphânloại,sắpxếptàiliệucánhân, giađình,dònghọđượclưutrữtạigiađình,phầnlớncánhân,giađình,dònghọ đãbiếtđếnviệccầnsắpxếptàiliệukhilưugiữ;trongđócóngườiđãphânloại, sắp xếp khoa học, nhiều người đã phân loại nhưng còn lẫn lộn giữa các loại, sắpxếpcònlộnxộn.Đốivớitàiliệucủacảgiađình,nhiềugiađìnhđãbiếtsắp xếpmỗingườimộtcặptàiliệuriêngbiệt,tàiliệuchungcủagiađìnhthìđểvào một cặp, còn tài liệu trong từng cặp của từng cá nhân thì chưa được sắp xếp.Dochưabiếthoặcchưađượctiếpcậnvănbảnhướngdẫnvềbảoquản,thống kê,khaithácsửdụngnênnhiềutàiliệucánhân,giađình,dònghọkhôngđược sắpxếpnêngâykhókhănkhitìmkiếmtàiliệu.Nhiềutàiliệuđãbịmất,bịhỏng donấmmốcmàcánhânkhôngbiết,gâyảnhhưởngđếnviệckhaithác,sửdụng tài liệu Trong nhiều trường hợp các cá nhân đã vứt bỏ đi một số tài liệu, tuy nhiên sau đó lại có nhu cầu cần sử dụngđến.
- Lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, tương đối đa dạng Tuy nhiên số lượng chưa nhiều, gồm tài liệu về tiểu sử, đời sống riêng tư, sổ ghi chép, nhật ký, hồi ký, thư từ; văn bản, sách, ảnh, bài phát biểu, bản thảo các tác phẩm, công trình nghiên cứu,… của cá nhân,giađình,dònghọhoạtđộngtrongcáclĩnhvựckhácnhau,cógiátrịphục vụ nghiên cứu lịch sử và các nhu cầu của xã hội, cụ thể: 1) Cá nhân hoạt động trong lĩnh vực chính trị, khoa học (9 cá nhân): Nhà chí sỹ yêu nước Phan Chu Trinh, Nguyên Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh; Cố Phó Thủ tướng Trần Hữu Dực; Nguyên Viện trưởng Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, GS.TSKH. NguyễnDuyQuý;TSKH.VõHồngAnh,GS.TSKH.NguyễnChâu,GS.TSKH Hoàng Thị Châu, Nhà nghiên cứu Phan Thuận An, Nhà nghiên cứu Nguyễn Đắc Xuân 2) Cá nhân hoạt động trong các lĩnh vực văn học, nghệ thuật, lịch sử(21cánhân):NhàthơLưuTrọngLư,NhànghiêncứulịchsửTrầnVănGiáp, Nhà nghiên cứu và phê bình văn học Hoài Thanh, Nghệ sĩ nhiếp ảnh Nguyễn Bá Khoản, Hoạ sĩ Bùi Trang Chước, Nhạc sĩ - Nhà nghiên cứu âm nhạc Minh Tâm, Giáo sư, Viện sĩ Nguyễn Khánh Toàn, Nhà hoạt động chính trị - xã hội Tôn Quang Phiệt, các nhà văn Tô Hoài,
Sơn Tùng, Hồ Phương, Lê Lựu, các nhàthơXuânDiệu,XuânSanh,HuyCận,TếHanh,NhạcsĩVănCao,Nguyễn XuânKhoát, Nhà viết kịch Đào Hồng Cẩm, Nhà hoạt động sân khấu LộngChương,ĐạodiễnNguyễnVănThông.3)CánhânlàtướnglĩnhQuânđộinhân dân ViệtNam: 18 người 4) Gia phả, tộc phả của các dòng họ lớn như họNguyễn,họĐỗ,họNgô,họĐặng.Ngoàira,cácTrungtâmLưutrữquốcgia cũng sưu tầm được 65 phông tài liệu cá nhân gồm nhiều tài liệu quý như sắc phong,chếphong,thưtịch vàmộtsốảnh,tàiliệucógiátrị,cụthể:Trungtâm
Thực trạng chính sách hoạt độngdịchvụlưutrữ
3.3.1 Các quy định về hoạt động dịch vụ lưutrữ
Khoản3,Điều36,LuậtLưutrữnăm2011quyđịnhcáchoạtđộngdịchvụ lưu trữ bao gồm: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa TLLT không thuộc danh mục bí mật nhà nước; nghiên cứu, tư vấn,ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưutrữ.
Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ cấp Trung ương được quy định tạiKhoản1,Khoản2Điều25Nghịđịnhsố01/2013/NĐ-CPngày03/01/2013của Chính phủ;Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày0 1 / 1 0 / 2 0 1 4 củaBộNộivụhướngdẫnvềviệcquảnlýChứngchỉhànhnghềlưutrữvàhoạt động dịch vụ lưu trữ; Khoản 4 Điều 1 Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14/7/2020 của Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 09 quy định trách nhiệm Sở Nội vụ Cơ quan quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ở cấp Trung ương là Cục Văn thư vàLưutrữ nhà nước, có trách nhiệm giúp Bộ Nội vụ quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trong phạm vi cả nước Cấp địa phương làSởNộivụcótráchnhiệmquảnlýhoạtđộngdịchvụlưutrữtrênđịabànquản lý Bên cạnh đó, các đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ còn chịu sự quản lý của các cơ quan ngành, lĩnh vực như: Sở Kế hoạch và Đầu tư, cơ quan thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trungương.
TổchứckiểmtravàcấpGiấyChứngnhậnkếtquảkiểmtranghiệpvụlưu trữ được quy định tại Khoản 3, 4, Điều 4 Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014củaBộNộivụhướngdẫnvềviệcquảnlýChứngchỉhànhnghềlưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ; Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ, Tổ chức cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Giấy
ChứngnhậnđủđiềukiệnhoạtđộngdịchvụlưutrữđượcquyđịnhtạiKhoản1 Điều3Thôngtưsố09/2014/TT-BNVngày01/10/2014;Khoản2Điều18Nghị định số 01/2013/ NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưutrữ.
Hoạt động kiểm tra, thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo quy định tại Điều11Thôngtưsố09/2014/TT-BNVngày01/10/2014củaBộNộivụhướng dẫnvềviệcquảnlýChứngchỉ hànhnghềlưutrữvàhoạt độngdịchvụlưutrữ; Điều 13 và Điều 14 Thông tư liên tịch số 04/2015/TTLT-BKHĐT-BTC-BNV ngày 28/5/2015 của Bộ Bộ Kế và Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ ban hành quychếphốihợpmẫugiữacáccơquanchứcnăngtrênđịabàntỉnh,thànhphố trực thuộcTrung ương trong quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp sauđ ă n g kýthànhlập.Hoạtđộngxửlýviphạmhànhchínhthựchiệntheoquyđịnhcủa Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012; Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19/7/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật xử lý vi phạm hànhchính.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ Nội vụ thống kê,tổnghợptìnhhìnhcấpChứngchỉhànhnghềlưutrữtrongphạmvicảnước (Khoản 9 Điều
2 Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ Nội vụ);SởNộivụcótráchnhiệmbáocáoCụcVănthưvàLưutrữnhànướcthuộc Bộ Nội vụ (Điểm c Khoản 2 Điều 11 Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014củaBộNộivụhướngdẫnvềviệcquảnlýChứngchỉhànhnghềlưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ); Các cơ quan,tổchức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản về Sở Nội vụ (Khoản 5 Điều 9 Thông tư09).
3.3.2 Thực trạng hoạt động dịch vụ lưutrữ
Hoạtđộngdịchvụlưutrữngàycàngcósựthamgiacủanhiềucơquan,tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bao gồm: các tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thưvàLưutrữnhànước;cácTrungtâmLưutrữlịchsửthuộcChicụcVănthư- Lưu trữ các tỉnh; các tổ chức trực thuộc Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam; các trung tâm chuyển giao công nghệ về văn thư, lưu trữ, văn phòng thuộc Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam; các doanh nghiệp đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ do Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; các cá nhân có khả năng và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ để hoạt động độclập.
Thực hiện Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ vàThông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh đã chủ động phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh thống kê và bước đầu có được thông tin của 182 doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh hoạt động dịch vụ lưu trữ Một số địa phương có số lượng doanh nghiệp đăng ký nhiều như: Đà Nẵng: 24 doanh nghiệp, Hà Nội: 21 doanh nghiệp, Bà Rịa - Vũng Tàu: 19 doanh nghiệp, Đồng Nai: 19 doanh nghiệp, thành phố Hồ Chí Minh: 18 doanh nghiệp, Quảng Ninh: 16 doanh nghiệp,SơnLa:11doanhnghiệp.Từnăm2016đếnnay,SởNộivụcáctỉnhđã cấp 225 chứng chỉ hành nghề chỉnh lý và 36 chứng chỉ hành nghề số hóa cho các cá nhân đủ điều kiện[74].
Việc kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưutrữđến nay đến nay chưa được thực hiện thường xuyên Kể từ khi Thôngtưsố09/2014/TT- BNVđượcbanhànhđếnnay,CụcVănthưvàLưutrữnhànướcđãtổchứcđược03kỳki ểmtranghiệpvụlưutrữvàcấpgiấychứngnhậnkếtquả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ cho các cá nhân hành nghề dịch vụ 02lĩnhvựclà chỉnh lý và số hóa TLLT vào năm 2016, 2017, 2018 Đến năm 2021,sau 02nămtạmdừngkỳkiểmtra,CụcVănthưvàLưutrữnhànướctiếnhànhtổchứckỳkiểmtrang hiệpvụvàcấpgiấychứngnhậncho04lĩnhvựctheoquyđịnhcủa Luật Lưu trữ năm
2011 gồm: dịch vụ bảo quản, tu bổ, khử trùng,khửaxit,khửnấmmốcTLLT;dịchvụchỉnhlýtàiliệu;dịchvụsốhóaTLLT;dịc hvụnghiêncứu,tưvấn,ứngdụngkhoahọcvàchuyểngiaocôngnghệlưutrữ[74]. Việc phối hợp giữa cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ với các cơ quan có liên quan trong việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ chưa được triển khai kịp thời, đồng bộ Mặc dù hoạt dịch vụ lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động, kinh doanh cần phải có sự quản lý về chuyên môn, nghiệp vụ của các cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ, nhưng pháp luật về kinh doanh và đầu tư lại chưa công nhận hoạt động dịch vụ lưu trữ là một ngành nghề kinh doanh có điều kiện Thông tư Liên tịch số 04/2015/TTLT- BKHĐT-BTC-BNV đã quy địnhrấtcụthểvềthẩmquyền,tráchnhiệmcủacáccơquantrongviệcphốihợp cungcấp,traođổivàcôngkhaithôngtinvềdoanhnghiệpvềtìnhhìnhhoạt độngcủadoanhnghiệptrênđịabànquảnlýnhưnghiệnnaySởNộivụcáctỉnh cũng chưa thực hiện triệt để việc nắm bắt các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàntỉnh.
Một số quy định về điều kiện cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ chưaphùhợpvớithựctế,vẫncònquyđịnhchungchungnênrấtkhóthựchiện như:đốivớicácdịchvụbảoquản,tubổ,khửtrùng,khửaxit,khửnấmmốc,số hóa TLLT lại không quy định cụ thể về trình độ tốt nghiệp ở bậc đại học, cao đẳng hay trung cấp mà chỉ quy định chung chung như: …phải có bằng tốt nghiệpchuyênngànhvềlưutrữhoặchoá,sinh(Điểma,Khoản4,Điều20Nghị định số 01/2013/ NĐ-CP); …phải có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ hoặccôngnghệthôngtin(Điểmc,Khoản4,Điều20Nghịđịnhsố01/2013/NĐ- CP) Đối với dịch vụ chỉnh lý tài liệu yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về văn thư, lưu trữ (Điểm b, Khoản 4, Điều 20 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP) Nếu quy định như vậy thì một phần lớn nhân viên trong các doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ có trình độ ở bậc trung cấp, cao đẳng, sẽ không đượccấpChứngchỉhànhnghề.Nhưvậy,nhữngngườiđượcđàotạoởtrìnhđộ cao đẳng, trung cấp muốn làm việc đúng ngành sẽ không đủ điều kiện về trình độ để làm việc trong các doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ Trong khi đó lại có những trường hợp có bằng đại học trở lên không phải chuyên ngành lưu trữ, chỉ cần có Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (Điểm b, Khoản 4, Điều20Nghịđịnhsố01/2013/NĐ- CP)cũngcóthểthamgiavàodịchvụchỉnh lýTLLT.Hiệnnay,đốivớicácchươngtrìnhbồidưỡngngắnhạn,khithamgia từ5đến10ngàyđãđượccấpChứngchỉbồidưỡngnghiệpvụvănthư,lưutrữ Đây là vấn đề cần điều chỉnh, hoạt động chỉnh lý cần người có trình độ trung cấp, cao đẳng đúng chuyênngành.
Chưa có quy định cụ thể cho việc cấp lại Chứng chỉ hành nghề hết thời hạnchocánhân.Cụthể,cánhâncóChứngchỉhànhnghềđãhếtthờigianhoạt động (05 năm) thì sẽ tham gia lại kỳ kiểm tra để cấp lại Giấy chứng nhận kết quảkiểmtranghiệpvụlưutrữđểlàmcơsởcấpChứngchỉhànhnghềmớihay chỉ cần trải qua một cuộc sát hạch để được cấp lại Chứng chỉ hành nghề Điều nàycũnggâykhókhănchocáccánhânđượccấpChứngchỉhànhnghềkhihết thời hạn của Chứng chỉ hànhnghề.
Kiểmtra,thanhtravàxửlýviphạmtronghoạtđộngdịchvụlưutrữchưa được tổ chức thực hiện triệt để, thường xuyên Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có kết hợp với Sở Nội vụ các tỉnh tổ chức kiểm tra các đơn vị có thuê các doanh nghiệp thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ Do chưa có quyđịnh về chếtàixửphạtnênkếtluậnkiểmtracũngchỉdừnglạiởnhắcnhởđềnghịchỉnh sửa sai phạm.
Hiện nay các doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ vẫn được tự do thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữmàchưa có sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý về lĩnh vực lưu trữ về điều kiện hành nghề, điều kiện hoạt động, kinh doanhdịchvụvàchấtlượngcácdịchvụlưutrữ.Nhữngnộidungnàynếukhông được triển khai thực hiện sớm sẽ ảnh hưởng đến chất lượng các sản phẩm dịch vụ lưu trữ và công tác lưu trữ sau này.
Vì vậy, các cơ quan quản lý nhà nước vềlưutrữcầnphảicócácbiệnphápkhắcphụcnhữngkhókhăn,vướngmắcđể hoạt động dịch vụ lưu trữ sớm được quản lý chặt chẽ, thốngnhất.
TheoquyđịnhtạiKhoản3,Điều36LuậtLưutrữnăm2011,cáchoạtđộng dịch vụ lưu trữ bao gồm: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa TLLT không thuộc danh mục bí mật nhà nước; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ Tuy nhiên, thực tế hiện nay cùng với sự phát triển kinh tế xã hội, khoa học công nghệ, đã xuất hiện đa dạng các loại hình dịch vụ lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế của xã hội trong công tác lưu trữ Theo lĩnh vực cung ứng dịch vụ, hoạt động dịch vụlưutrữbaogồmcácloạihìnhdịchvụsau:DịchvụchỉnhlýTLLTkhông thuộc danh mục tài liệu bí mật nhà nước Dịch vụ bảo quản TLLT bao gồm: cho thuê kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu; sản xuất, cung cấp trang thiếtbịchuyêndụngtrongcôngtáclưutrữ(bìa,cặp,hộp,giáđựngtàiliệu);vệ sinh kho lưu trữ, TLLT; tu bổ, phục chế TLLT không thuộc danh mục tài liệu bímậtnhànước(dán,vá,bồinềnTLLT,khửtrùng,khửaxit,khửnấmmốc…); số hóa TLLT không thuộc danh mục tài liệu bí mật nhà nước Dịch vụ tư vấn, nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công táclưutrữbaogồm:tưvấnxâydựngcácvănbảnquảnlývềcôngtácvănthư,lưutrữ; tư vấn chuyển giao các máy móc, trang thiết bị công nghệ trong công tác lưu trữ; tư vấn, xây dựng, chuyển giao, cài đặt, hướng dẫn sử dụng các phần mềm quản lý công tác văn thư, lưu trữ, TLLT; nghiên cứu các đề tài khoa họcứngdụng trong lĩnh vực hoạt động lưutrữ.
Trong quá trình thực hiện xã hội hoá hoạt động dịch vụ lưu trữ, đã xuất hiệnnhữngmặthạnchế,bấtcậpnhư:chấtlượngdịchvụlưutrữchưacao,chưa đảm bảo được các yêu cầu theo quy định của pháp luật về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu; số hóa tài liệu; tu bổ, phục chế tài liệu; khử trùng, khử axit tài liệu; nghiên cứu, tư vấn chuyển giao giao công nghệ; sản xuất, cung cấp và hướng dẫn sử dụng các phần mềm quản lý văn bản đi, đến và điều hành công việc trongcôngtáclưutrữ.Nguyênnhânlàdohoạtđộngdịchvụlưutrữchưacósự quản lý chặt chẽ của các cơ quan quản lý nhà nước, hệ thống văn bản hiện nay vẫn còn chưa hoàn thiện dẫn đến khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện dịch vụ lưu trữ như: quy định về thuê dịch vụ đối với các hoạt động lưu trữ; quy định về đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ cho phù hợp với pháp luật về doanh nghiệp; sửa đổi yêu cầu điều kiện về bằng cấp đối với các cá nhân tham giakỳkiểmtravàcấpgiấychứngnhậnkếtquảkiểmtranghiệpvụlưutrữtrong lĩnh vực chỉnh lý tài liệu, lĩnh vực nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưutrữ.
3.3.3 Những nội dung chưa được quy định cần bổ sung, hoànthiện
Thực trạngcác điềukiệnđảmbảothực hiệnchínhsáchlưutrữ
3.4.1 Tổ chức bộ máy lưutrữ
3.4.1.1 Tổ chức bộ máy lưu trữ ở trungương a Tổ chức cơ quan quản lý nhà nước lĩnh vực lưu trữ:Trách nhiệm quản lý về lưu trữ, theo quy định tại khoản 2, Điều 38, Luật Lưu trữ năm 2011, quy định: Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam[111].
TheoQuyếtđịnhsố89/QĐ-TTgngày24/6/2009củaThủtướngChínhphủ và Quyết định số 476/QĐ-BNV ngày 06/6/2019 của Bộ Nội vụ quy định: Cục VănthưvàLưutrữnhànướclàcơquanhànhchínhtrựcthuộcBộNộivụ,thực hiệnchứcnăngthammưu,giúpBộtrưởngBộNộivụquảnlýnhànướcvềvăn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý TLLT quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật [154],[35].
Theo Điều 19, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm: trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT [111].
Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở cấp Trung ương là các Trung tâm Lưu trữ quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước [35], [154] Ở cấp tỉnh, thànhphốtrựcthuộcTrungươnglàcácTrungtâmLưutrữtỉnh,thànhphốtrực thuộc Chi Cục Văn thư Lưu trữ[38].
Các Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương gồm: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quản lí khối TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân thời kì phong kiến, thời kì Pháp thuộc xứ Bắc Kì, tài liệu của chính quyền thân Pháp ở trong vùng tạm bị chiếm từ năm 1946 đến năm1954 Trung tâm Lưu trữ quốc gia II quản lí khối TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân bao gồm: tài liệu Sổ bộ Hán Nôm Nam bộ; tài liệu thời kì Pháp thuộc xứ Nam Kì; tài liệu của chính quyền thân Pháp có trụ sở trên địa bàn Nam Việt Nam (Nam phần) từ năm 1946 đến năm 1954; tài liệu thời kì Mỹ – Việt Nam cộng hòa; tài liệu cơ quan, tổ chức TrungươngcủaChínhphủCáchmạnglâmthờiCộnghòamiềnNamViệtNam vàcáctổchứcTrungươngkhácthuộcchínhquyềncáchmạngtừnăm1975trở vềtrước;tàiliệucơquan,tổchứcTrungươngcủaNhànướcCộnghòaXHCN Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Đồng Nai trở vào phía Nam Trung tâm Lưu trữ quốcgiaIIIquảnlíkhốiTLLThìnhthànhtrongquátrìnhhoạtđộngcủacáccơ quan, tổ chức Trung ương, các cá nhân tiêu biểu của nước VNDCCH và CHXHCNViệtNamtừnăm1945đếnnay;tàiliệucủacơquan,tổchứcTrung ương và các cơ quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước VNDCCH;Tàiliệucủacơquan,tổchứcTrungươngcủanướcCHXHCNViệt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc; hồ sơ địa giới hành chính các cấp Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV quản lí khối TLLT hình thành trong quátrìnhhoạtđộngcủacáccơquan,tổchứcvàcánhân:tàiliệuMộcbảntriều Nguyễn; tài liệu thời kì Pháp thuộc xứ Trung kì; tài liệu của chính quyền thân Pháp có trụ sở trên địa bàn Trung Việt (Trung phần), Cao nguyên Trung phần từnăm1946đếnnăm1954;tàiliệucơquan,tổchứccủachếđộViệtNamCộng hòa tại các tỉnh Trung nguyên Trung phần (từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Bình Thuận)vàcáctỉnhCaonguyênTrungphầntừnăm1954đếnnăm1975;tàiliệu cơquan,tổchứcTrungươngcủanướcCHXHCNViệtNamtrênđịabàntừtỉnh Quảng Trị đến tỉnh Bình Thuận và khu vực TâyNguyên. b Tại các bộ, ngành:Theo Thông tư 06/2015/TT-BNV ngày 8/12/2015 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, thì Phòng Quản lý Văn thư - Lưutrữ thuộc Văn phòng Bộ là đơn vị tham mưu quản lý công tác văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý TLLT của các bộ, cơ quan ngangBộ.
Trên thực tế, có 30/30 bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thànhlậpPhòngQuảnlýVănthư-LưutrữthuộcVănphòng.Tổchứcbộmáy quảnlývềcôngtácvănthư,lưutrữcủacácbộ,cơquanngangbộtươngđốiổn định và thực hiện tốt các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưutrữ.
3.4.1.2 Tổ chức bộ máy lưu trữ ở địaphương a Ở cấp tỉnh:Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ nhà nước Sở Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của UBND tỉnh, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của
Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, từ tháng 7 năm 2012 đến tháng 10 năm 2014, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của tổ chức quản lý TLLT ở cấptỉnhđượcthựchiệntheohướngdẫntạiThôngtưsố02/2010/TT-BNVngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủvàUBNDcáccấp(Thôngtưsố02/2010/TT- BNV).ChiCụcVănthư-Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp GiámđốcSở Nội vụ thammưucho UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý TLLT lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật [36], [38], [34] Đến hết năm
2016, cả nước đã có 63/63 tỉnh thành lập Chi cục Văn thư -Lưutrữ.
Từtháng10/2014đếntháng10/2021vịtrí,chứcnăng,cơcấutổchứccủa tổ chức quản lý TLLT địa phương được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệmvụ,quyềnhạnvàcơcấutổchứccủaSởNộivụthuộcUBNDtỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương (Thông tư số 15/2014/TT-BNV): Chi cục Vănt h ư
- LưutrữlàtổchứctrựcthuộcSởNộivụ,cóchứcnănggiúpGiámđốcSởNội vụ tham mưu cho UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý TLLT lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp công lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng Thông tư số 15/2014/TT-BNV không quy định nhiệm vụ của tổ chức quản lý TLLT lịch sử cấp tỉnh Trong khi đó tại Khoản 3, Điều 13 Thông tư số 15/2014/TT-BNV quy định Thông tư này Bãi bỏ quy định tại Chương 3 Thông tư số02/2010/TT-BNV.
Thực hiện Kết luận số 34-KL/TW ngày 07/8/2018 của Bộ Chính trị về thực hiện một số mô hình thí điểm theo Nghị quyết số 18-NQ/TW ngày 25/10/2017củaBanChấphànhTrungươngkhóaXIIMộtsốvấnđềvềtiếptục đổimới,sắpxếptổchứcbộmáycủahệthốngchínhtrịtinhgọn,hoạtđộnghiệu lực, hiệu quả, tại một số tỉnh đã thí điểm sắp xếp tổ chức bộ máy, điểm hợp nhất Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ với cơ quan thammưucủa Đảng có chức năng, nhiệm vụ tương đồng; chuyển giao Chi cục Văn thư - Lưu trữ từ trực thuộc Sở Nội vụ sang trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh hoặc có tỉnh giải thể Chi cục Văn thư – Lưu trữ, nâng cấp Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ,chứcnăngquảnlýnhànướcvềvănthưlưutrữcủaChicụcgiaoVănphòng Sở Nội vụ hoặcPhòng Cải cách hành chính đảm nhận Việc triển khai cácmôhình tổ chức quản lý nhà nước ở từng địa phương có sự khác nhau, tạo ra sự khôngthốngnhấttrongtoànhệthống,quátrìnhsắpxếptổchứcdẫnđếnsự thay đổi về địa vị pháp lý của cơ quan quản lý lưu trữ, sự xáo trộn về tổ chức nhân sự, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ và TLLT.
Ngày 05/12/2018, Bộ Nội vụ văn bản số 5954/BNV- TCBC gửi UBND tỉnh,thànhphốtrựcthuộcTrungươngvềviệcsắpxếptổchứcbộmáytheotinh thần Nghị quyết số 18-NQ/TW, nội dung văn bản nêu: Thực hiện Nghị quyết số 18-NQ/TW, Kết luận số 34-KL/TW, Bộ Nội vụ đã xây dựng dự thảo Nghị định quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh và dự thảo Nghị định quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện,quận,thịxã,thànhphốthuộctỉnh,thànhphốthuộcthànhphốtrựcthuộc
Trungương(sauđâygọitắtlàcấphuyện),trìnhChínhphủvàbáocáoBanCán sự đảng Chính phủ để trình Bộ Chính trị cho ý kiến một số nội dung liên quan đến khung số lượng cơ quan chuyên môn, tiêu chí thành lập tổ chức, biên chế tốithiểu,sốlượngcấpphótốiđamộtsốtổchứchànhchínhởđịaphương,làm cơ sở để phân cấp cho chính quyền địa phương quyết định sắp xếp tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện theo hướng tinh gọn, hoạtđộnghiệulực,hiệuquả,bảođảmphùhợpvớiđặcđiểmđôthị,nôngthôn, hải đảo và yêu cầu quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực ở địaphương.
Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Phiên họp Chính phủ ngày 03/12/2018, trong khi Chính phủ chưa ban hành 02 Nghị định nêu trên, đề nghị UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tạm dừng việc sắp xếp các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, cấp huyện.
Đánhgiáchungvềthực trạng chínhsáchlưutrữ
Thứnhất,banhànhhệthốngvănbảnquyphạmphápluậtvềlưutrữ:Luật Lưu trữ ban hành năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ và 24 thông tư hướng dẫn do Bộ Nội vụ ban hành [Phụ lục số 1], trong đó có 4 thông tư hướng dẫn, quy định có liên quan đến TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ, đã đánh dấu bước tiến mới trong quá trình hoàn thiện chính sách về lưu trữ Các nội dung cơ bản được quy định: ghi nhận quyền sở hữutàiliệu,trongđócóquyềnsởhữucủacánhân,giađình,dònghọ;quyđịnh quyền, lợi ích và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu; một số vấn đề cơ bản mang tính nguyên tắc trong quản lý TLLT điện tử bước đầu đã được quy định; việc tham gia của các tổ chức, cá nhân ngoài nhà nước vào dịch vụ lưu trữ như bảo quản,chỉnhlý,tubổ,xửlýnghiệpvụđãđượcquyđịnh.Kếtquảbanhànhvăn bản quản lý như đã nêu trên thể hiện tinh thần trách nhiệm cao của cơ quan quản lý Nhà nước trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưutrữ.
Thứ hai, tổ chức mạng lưới lưu trữ lịch sử các cấp ngày càng được xây dựng hoàn thiện: Điều 19 của Luật Lưu trữ quy định Lưu trữ lịch sử được tổ chứcởtrungươngvàcấptỉnh.Quyđịnhnàytạocơsởpháplýđểtổchứcmạng lưới lưu trữ lịch sử trong thực tiễn Thực hiện quy định này, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 hướng dẫn chức năng, nhiệmvụ,quyềnhạnvàcơcấutổchứccủaSởNộivụthuộcUBNDtỉnh,thành phố trực thuộc trung ương; Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh trong đó quy định thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trựcthuộcChicụcVănthư- Lưutrữởcấptỉnh,thànhphố.Nhưvậy,mạnglưới lưutrữlịchsửởnướctađãđượctổchứcthốngnhấttừtrungươngđếncấptỉnh Ở trung ương là các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã được đầu tư tương đối về mọimặtđểhoạtđộng.Ởcấptỉnh,LưutrữlịchsửcótêngọithốngnhấtlàTrung tâm Lưu trữ lịch sử với nhiệm vụ trọng tâm là hoạt động sự nghiệp lưu trữ còn chức năng quản lý văn thư, lưu trữ do Chi cục Văn thư - Lưu trữ của tỉnh thực hiện Tổ chức thống nhất mạng lưới lưu trữ lịch sử từ trung ương đến cấp tỉnh về cơ bản đã tạo thuận lợi cho việc tổ chức thực hiện quản lý, triển khai các nghiệp vụ liên quan đến TLLT điện tử và các hoạt động sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận Tổ chức tư nhânthamgiahoạtđộngdịchvụlưutrữcóxuhướngngàycàngđượcmởrộng.
LuậtLưutrữquyđịnhtổchức,cánhânđượcthựchiệndịchvụlưutrữvềchỉnh lý, bảo quản, sưu tầm liệu, số hóa tài liệu thể hiện chủ trương của nhà nước trong việc xã hội hóa một phần các hoạt động nghiệp vụ lưutrữ.
Thứ ba, cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ được đầu tư tốt hơn: Luật Lưu trữ khẳng định chính sách của nhà nước về lưu trữ là bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Thực hiện quy định của Luật Lưu trữ, thờigianquaNhànướcđãđầutưkinhphíkhálớncholưutrữ.Nhữngnộidung công việc được đầu tư kinh phí lớn gồm việc xây dựng cải tạo kho lưu trữ, phương tiện thiết bị công nghệ thông tin bảo quản tài liệu, chỉnh lý, số hóa tài liệu Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đều có tòa nhà lưu trữ khangtrang hiện đại với kho bảo quản tài liệu chuyên dụng đáp ứng bảo quản an toàn TLLT quốcgia.Ởđịaphươngđãcó24tỉnhxâydựngđượckholưutrữchuyêndụng.
Chỉnhlýtàiliệu,sốhóaTLLT,sưutầmTLLTcánhân,giađình,dònghọcũng là hoạt động được nhà nước đầu tư kinh phí thựchiện.
Thứ tư, nhân lực cho lưu trữ từng bước được tăng cường: Việc xây dựng đội ngũ công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ quản lý và hoạt động sự nghiệplưutrữđượcquantâm,nhấtlàđộingũnhânlựcvềcôngnghệthôngtin thực hiện chuyển đổi số trong lưu trữ được quan tâm Biên chế cán bộ làm lưu trữ được từng bước kiện toàn và tăng cường Người làm công tác lưu trữ được đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đượcgiao.
Thứ nhất, một số nội dung chính sách pháp luật về lưu trữ trong đó có chính sách TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ chưa chưa phù hợp, chưa hoàn chỉnh, thiếu đồng bộ, dẫn đến những hạn chế, bất cập trong thực tiễn Ngoài những hạn chế được nêu trong các phần 3.1.3, 3.2.3, 3.3.3 tại Chương 3 của luận án, còn một số bất cập trong thực tiễn như:
LuậtLưutrữđượcbanhànhnăm2011trướckhibanhànhHiếnphápnăm 2013, nảy sinh yếu tố không còn phù hợp với khoản 2 Điều 14 Hiến pháp năm 2013 quy định: quyền con người, quyền công dân chỉ có thể bị hạn chế theo quyđịnhcủaluậttrongtrườnghợpcầnthiếtvìlýdoquốcphòng,anninhquốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe cộng đồng Cụ thể, khoản 2 Điều 30 Luật Lưu trữ chưa phù hợp về các tiêu chí xác định Danh mục và thẩmquyềnbanhànhcũngnhưhìnhthứcvănbảnquyphạmphápluậtquyđịnh vềvấnđềhạnchếsửdụngtàiliệutrongLưutrữlịchsử.Danhmụctàiliệuhạn chế sử dụng,trong đó, có những trường hợp như: TLLT bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế; TLLT đang trong quátr ì n h xử lý về nghiệp vụ lưu trữ Đây là những tiêu chí rộng hơn giới hạn, không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 14 của Hiến pháp năm 2013. Một số điều khoản quy định chưa rõ như Khoản 3, Điều 13 quy định tài liệu được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa; Điểm b, Khoản 2 Điều 20 quy định chưa rõ về thẩm quyềnthuthập,sưutầmtàiliệuhìnhthànhtrướcnăm1975đốivớicácLưutrữ lịchsửcấptỉnh.Sựkhôngrõràngnàyđãdẫntớicónhữngýkiếnkhácnhauvề tráchnhiệm,phạmvisưutầmtàiliệuhìnhthànhởđịaphươngtrước1975giữa Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; Điều 34 quy định Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định việc mang TLLT tại Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài, trong khi đó, Luật Lưu trữ lại giao cho Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định việcmangTLLTrakhỏiLưutrữlịchsửđểsửdụngtrongnướcmàkhônggiao trách nhiệm quy định về việc mang TLLT ra nước ngoài, …Những quy định nêu trên gây vướng mắc nhất định trong việc thi hành Luật Lưu trữ trong thực tiễn hoạt động của ngành lưutrữ.
Chưaquyđịnhnhữngtàiliệunàođượcthaythếvàtàiliệunàokhôngđược thay thế tại Khoản 3, Điều 13 Luật Lưu trữ; quy định về việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử qua hệ thống; quy định về việc khai thác TLLT điện tử (thủ tục, kinh phí, thẩm quyền), quy định về hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử Một số điều khoản tại Luật Lưu trữ về những vấn đề có liên quan được quy định tại một số luật khác chưa bảo đảm tính thống nhất, đồngbộ.Tại điểm b, c khoản 4 Điều 30 của Luật Lưu trữ quy định việc sử dụng rộng rãi đối với tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật gồm “Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật; sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật” Trong khi đó tại Điều 19 Luật Bảo vệbímậtnhànướcquyđịnhvềthờihạnbảovệbímậtnhànướcgồm“30năm đối với bí mật nhà nước mức độ tuyệt mật, 20 năm đối với bí mật nhà nước độ tốimậtvà10nămđốivớibímậtnhànướcđộmật”.Khoản2Điều30LuậtLưutrữ quy định về tài liệu hạn chế sử dụng gồm tài liệu bị hư hỏng nặng, tài liệu đang trong quá trìnhxửlý nghiệp vụ và tài liệu không thuộc bí mật nhà nước nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.TrongkhiđóLuậtTiếpcậnthôngtinnăm2016chỉquyđịnhbaloạithông tin:côngdânđượctiếpcận,khôngđượctiếpcậnvàđượctiếpcậncóđiềukiện.
NhưvậyhìnhthứctiếpcậnthôngtinquyđịnhtrongLuậtLưutrữvàLuậtTiếp cận thông tin chưa có sự thốngnhất.
Chưa có quy định về chế tài xử phạt các hành vi vi phạm trong hoạt động lưu trữ. Điều 8 của LuậtLưutrữ quy định 5 hành vi bị nghiêm cấm, tuy nhiên Luật không quy định về chế tài xử phạt tương ứng Điều này dẫn đến việc các cơquancóthẩmquyềnchưacóđủcăncứpháplýđểxửlýcácsaiphạmxảyra trong thực tiễn. Chính vì vậy một số tồn tại, sai phạm chưa được xử lý thích đáng như các trường hợp không tuân thủ chế độ lập hồ sơ, giao nộp tàiliệu.
Chưa có quy định cụ thể về quản lý lưu trữ tư, quản lý TLLT các doanh nghiệp tư nhân, tổ chức do tư nhân thành lập và quản lý Chưa quy định các chế tài đối với tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm trong bảo vệ quyền bí mật thôngtincánhân.LuậtxửlýviphạmhànhchínhvàBộluậtHìnhsựhiệnchưa cóđiềukhoảnnàoquyđịnhtrựctiếpviệcxửlýliênquanđếnnhữnghànhvivi phạmtronglĩnhvựclưutrữtàiliệu,quyềntiếpcậnTLLTcũngnhưquyềntiếp cậnthôngtintrongTLLT.Cácvănbảnphápluậtvềcôngchức,côngvụ,xửlý vi phạm hành chính cũng chỉ dừng ở các quy định chung chung hoặc quy định chưađầyđủ,khócóthểxửlýcáctrườnghợpviphạmquyềncủachủsỡhữu
TLLT, quyền bảo vệ bí mật cá nhân, bí mật gia đình, dòng họ trong lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.
Chưacóvănbảnquyđịnhvềchếđộ,chínhsáchsưutầmtàiliệu,phạmvi sưu tầm, phương thức tiếp cận, sưu tầm tài liệu, cơ chế kinh phí, hướng dẫn phân loại, sắp xếp, chỉnh lý, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản và phát huy giá trị tàiliệu.
Chưa có hướng dẫn cụ thể về việc xác định, phân hạng giá trị của TLLT một cách cụ thể, dẫn đến khó khăn trong xác định phạm vi, đối tượng sưu tầm giữa cấp trung ương và địa phương trong cùng hệ thống tổ chức lưu trữ, cũng như tạo cơ chế phù hợp trong quản lý nhà nước về lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình,dònghọ;làmcảntrởcôngtácsưutầm,nhấtlàhạnchếcáchìnhthứcmua
- bán, ký gửi, đăng ký tài liệu vào Lưu trữ lịchsử.
Cần quy định về thuê dịch vụ đối với các hoạt động lưu trữ; quy định về đăngkýhoạtđộngdịchvụlưutrữchophùhợpvớiphápluậtvềdoanhnghiệp; sửađổiyêucầuđiềukiệnvềbằngcấpđốivớicáccánhânthamgiakỳkiểmtra vàcấpgiấychứngnhậnkếtquảkiểmtranghiệpvụlưutrữtronglĩnhvựcchỉnh lýtàiliệu,lĩnhvựcnghiêncứu,tưvấn,ứngdụngkhoahọcvàchuyểngiaocông nghệ lưutrữ.
Những quy định nêu trên gây vướng mắc nhất định trong việc thi hành Luật Lưu trữ trong thực tiễn hoạt động của ngành lưu trữ.
Thứ hai, tổ chức bộ máy lưu trữ chưa ổn định, thường xuyên biến động, chưa thống nhất giữa các cơ quan, tổ chức: Trong thời gian qua, bên cạnh sự thayđổivềđịavịpháplý,chứcnăng,nhiệmvụvàcơcấutổchứccủaCụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước - cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiệnquảnlýnhànướcvềlưutrữcũngcósựthayđổi.Từđó,côngtácthanhtra chuyênngànhlưutrữchưađượctriểnkhaithườngxuyên,côngtácphápchếvề lưutrữtàiliệucánhâncũngnhưphápchếvềlưutrữnóichungchưađượcquan tâm đúng mức Việc còn thiếu các quy định về biện pháp bảo đảm thực hiện pháp luật lưu trữ về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong hoạt động lưu trữ tài liệu với những đặc thù tài liệu điện tử, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; các biện pháp chế tài áp dụng khi các quyền của chủ sở hữu TLLT bị xâm phạm; xử lý vi phạm hành chính đối với các vi phạm pháp luật về lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ; chế độ khen thưởng.… điều đó ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ tài trong thực tiễn.
Mạng lưới tổ chức, cá nhân hoạt động lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dònghọchưađượctriểnkhaiđồngbộ,thốngnhấtgiữaLưutrữlịchsửcáccấp trongkhiLuậtLưutrữvàvănbảnquyđịnhvịtrí,chứcnăng,nhiệmvụcủaLưu trữ lịch sử đã quy định cụthể.
Hệthốngtổchứclưutrữđịaphươngởcấptỉnhvàcấphuyệnthườngxuyên biếnđộng,khôngổnđịnh.Mộttrongnhữngbấtcậpcủatổchứcquảnlýlưutrữ trong thời gian qua đó là việc thường xuyên thay đổi về tổ chức Mỗi khimôhình này đi vào hoạt động ổn định không lâu thì lại có sự thay đổi về tổ chức Sự thay đổi này còn ảnh hưởng đến tâm tư, nguyện vọng của công chức, viên chức, không ít viên chức đã chuyển công tác do không yên tâm vớinghề.
Thứ ba, nhân lực, trình độ chuyên môn của người làm lưu trữ nhiều cơ quan còn thiếu, còn hạn chế, nhất là đội ngũ nhân lực có chuyên môn về công nghệ thông tin phục vụ chuyển đổi số trong lưu trữ Nhiều nhân sự có chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ tốt nhưng lại chưa hiểu biết về công nghệ thông tin và gặp khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ trong lưu trữ; đội ngũ viên chức làm công tác sưu tầm, quản lý tài liệu còn nhiều hạn chế về số lượng và chất lượngchuyênmôn,nghiệpvụlưutrữ;trìnhđộvềphápluậtlưutrữvàphápluật chuyênngànhcóliênquanbảovệbímậtthôngtincánhân,bímậtgiađình;kỹ năngxửlýcôngviệctheotừngvịtrícôngviệc;hiểubiếtvănhóaxãhội,bản sắcvănhóatừngvùngmiền,kỹnănggiaotiếp;xửlýcácthiếtbịmáymócliên quan sưutầm. Các chế độ chính sách đãi ngộ, thi đua khen thưởng của ngành chưa hiệu quả, chưa phù hợp với sự phát triển của xã hội dẫn đến tình trạng nhiều cán bộ lưu trữ chưa thực sự yên tâm công tác và gắn bó với ngành.
ĐIỂM, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH LƯUTRỮỞVIỆTNAM
Quanđiểmhoàn thiệnchínhsáchlưutrữ
4.1.1 Bảođảmtínhhợphiến,hợpphápvàtínhđồngbộ,thốngnhấtcủacác văn bản quy phạm phápluật
Tínhhợphiến,hợpphápyêucầucácquyđịnhcủaluậtvàcácvănbảnquy phạm pháp luật không trái với quy định của Hiến pháp và được cơ quan nhà nướccóthẩmquyềnbanhành.Hoànthiệnchínhsáchlưutrữphảibảođảmtính thống nhất với hệ thống pháp luật hiện hành như: Bộ Luật dân sự, Luật Di sản vănhóa,LuậtSởhữutrítuệ,LuậtBảovệbímậtnhànước,Luậttiếpcậnthông tin,LuậtAnninhmạng,LuậtCôngchứng,LuậtCôngnghệthôngtin,LuậtGiao dịch điện tử, … phù hợp với tình hình thực tiễn Việt Nam và xu thế hội nhập quốctế.
Hoànthiệnchínhsáchlưutrữbảođảmnguyêntắcquảnlýtậptrungthống nhất Điều 3 Luật Lưu trữ năm 2011 khẳng định nguyên tắc: Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật; tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê Nhà nước quản lý, chỉ đạo thống nhất về hoạt động lưu trữ cũng như TLLT TLLT của quốc gia phải được tập trung bảo quản trong hệ thống các trung tâm lưu trữ của nhà nước TLLT của địa phươngphảiđượctậptrungbảoquảntronghệthốngcáckho,trungtâmlưutrữ của địa phương, tránh tình trạng tài liệu của các cấp hành chính bị phân tán, không được quản lý tập trung ở mộtnơi.
Hoàn thiện chính sách phải lấy TLLT làm trung tâm Đối tượng quản lý chính làTLLT, do đó phải hướng tới việc thực hiện có hiệu quả các hoạt động lưu trữ: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê, sử dụng TLLT. Hoàn thiện chính sách lưu trữ phải đáp ứng nguyên tắc sử dụng hiệu quả cácnguồnlựcđầutưchohoạtđộnglưutrữnhưnguồnlựcvềconngười,nguồn lựcvềcơsởvậtchất;đảmbảođiềukiệnthuậnlợichoviệcsửdụngTLLT,tính thuận tiện cho các đối tượng, tiết kiệm về thời gian, công sức và chiphí.
Hoàn thiện chính sách lưu trữ trên cơ sở tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệmthựctếthựchiệnLuậtLưutrữtrong10nămqua;bảođảmtínhkếthừa, ổn định, khắc phục những bất cập, hạn chế của Luật Lưu trữ năm 2011 và các quy định của pháp luật về công tác lưutrữ.
LuậtLưutrữquyđịnhvềnguyêntắc,tráchnhiệm,yêucầuđốivớicácnội dung nghiệp vụ cơ bản; những nội dung mang tính nghiệp vụ chuyên sâu sẽ đượcgiaochoChínhphủvàBộNộivụphốihợpvớicáccơquanliênquanquy định, hướng dẫn cụthể.
4.1.2 Bảođảmhoàn thành mục tiêu chính sách lưutrữ
Mục tiêu chính sách lưu trữ được xác định nhằm quản lý thống nhất, bảo quảnantoànTLLT;tổchứckhoahọcTLLT;tổchứckhaithácsửdụngcóhiệu quảTLLT,tạođiềukiệnthuậnlợichongườidân,doanhnghiệptrongviệctiếp cậnthôngtinvàsửdụngtàiliệu.Đểhoànthiệnchínhsáchlưutrữđápứngmục tiêuquảnlýnhànước,hiệnthựchóaquanđiểm,chủtrươngcủaĐảnggópphần khẳngđịnhvaitròlãnhđạocủaĐảng,vaitròquảnlýcủaNhànước.Đólà,thể chế hóa chủ trương, chính sách của Đảng, cụ thể hóa các quy định của Hiến pháp về quyền sở hữu,quyền con người, quyền riêng tư trong hoạt động lưu trữ,gópphầnhoànthiệnchếđịnhphápluậtvềlưutrữcũngnhưphápluậtquốc gia nói chung,tạo công cụ quan trọng, hữu hiệu bảo đảm hiệu lực và hiệu quả của quản lý nhànước.
Ngày 27/6/2012, Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 579/QĐ-BNV phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; với mục tiêu: quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị TLLT phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; định hướng sự phát triển của công tác văn thư, Lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của Đảng và Nhà nước, góp phần thực hiện thành công Chiến lược phát triển kinh tế-xã hội giai đoạn 2011 - 2020; tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước vềcôngtácvănthư,lưutrữ;làmcăncứchocáccơquan,tổchứctrongbộmáy nhà nước xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đồng thời chủ động trong việc huy động, sử dụng có hiệu quả các nguồnlực.
Ngày 03/4/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ- TTgphêduyệtĐềánLưutrữtàiliệuđiệntửcủacáccơquannhànước giai đoạn 2020 – 2025, với mục tiêu: Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổchứcsửdụngcóhiệuquảTLLTđiệntửhìnhthànhtrongquátrìnhhoạtđộng của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng TLLT của cơ quan nhà nước Điều này đã đặt ra yêu cầu cho
BộNộivụ,CụcVănthưvàLưutrữnhànước,cơquanquảnlýnhànướcvềlưu trữlàmsaođểquảnlýtậptrung,thốngnhấtđốivớiTLLTcủacáccơquannhà nước hay nói cách khác là quản lý tập trung thống nhất cơ sở dữ liệu TLLT Phông lưu trữ Nhà nước ViệtNam.
Tạo hành lang pháp lý cho chính chủ sở hữu tài liệu, các tổ chức và cá nhânkhaitháchợpphápvàhiệuquảthôngtintrongtàiliệu,từđótạocácđộng lựcpháttriểnvànguồnlực,giátrịchoxãhội.ThôngtintrongTLLTluônlàtài sản quý giá nếu được khai thác hợp pháp và hiệu quả Đối với chủ sở hữu tài liệu,phápluậtbảovệvàbảođảmtínhhợppháptrongviệcchotiếpcậntàiliệu, chiasẻnhữngthôngtinvàthuthập,xửlýthôngtin,từđóhỗtrợviệcthựchiện các quyền con người, quyền công dân khác mang lại lợi ích vật chất và tinh thần.Đểcácchủthểkháccóthểthuthập,xửlý,sửdụngthôngtintrongTLLT, nhất là những thông tin cá nhân không phải gánh chịu trách nhiệm pháp lý thì pháp luật cần có những quy định giới hạn, loại trừ Bảo vệ an toàn thông tin trong TLLT cũng là trách nhiệm của cơ quan lưu trữ trong các quan hệ chiếm hữu tài liệu và phục vụ tổ chức, cá nhân trong xã hội sử dụng tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ, trách nhiệm đó cần thiết được pháp luật quy định cụ thể Việc xác định và áp dụng các biện pháp, cách thức quản lý cụ thể phụ thuộc vào cơ sở pháp lý, mục tiêu của Nhà nước và thực tiễn đặtra.
4.1.3 Hoàn thiện chính sách lưu trữ đáp ứng yêu cầu cải cách hànhchính nhà nước và xây dựng Nhà nước phápquyền
Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng đã xác định 12 định hướng phát triển đất nước giai đoạn 2021 - 2030 Các định hướng này đặt ra một yêu cầu lớn là phải đẩy mạnh cải cách, cải cách toàn diện và quyết liệt cả nền kinh tế, tổ chức và hoạt động của hệ thống chính trị mà trọng điểm là cải cách nhà nước, đổi mới mạnh mẽ mọi mặt của đời sống xã hội Tiếp tục đường lối phát triển đất nước, Đại hội XIII một lần nữa khẳng định ba đột phá chiếnlược: (1)Hoànthiệnđồngbộthểchếpháttriển;(2)Pháttriểnnguồnnhân lực,nhấtlànguồnnhânlựcchấtlượngcao;(3)Xâydựngkếtcấuhạtầngđồng bộ Như vậy, hoàn thiện đồng bộ thể chế phát triển được khẳng định là khâu độtpháchiếnlượcthứnhất,cóýnghĩađặcbiệtquantrọngkhôngchỉtạođộng lựcmàcòngiảiphóngcácnguồnlựcpháttriển.Tinhthầncơbảncủaviệchoàn thiện đồng bộ thể chế vẫn phải là tinh thần cải cách, cải cách quyết liệt vàtoàn diện mọi thể chế để vừa đảm bảo các chuẩn mực, yêu cầu cao của nền kinh tế thị trường, của Nhà nước pháp quyền, của một xã hội công bằng, dân chủ, văn minh,hiệnđại,vừađảmbảođịnhhướngXHCNcủasựpháttriểnđấtnướcdưới sự lãnh đạo củaĐảng.
Cảicách,hoànthiệnthểchếpháttriểnlànhiệmvụrộnglớn,baotrùm,chi phối toàn bộ thể chế được thực hiện thông qua các cải cách luật pháp, trong từng lĩnh vực cụ thể từ kinh tế, nhà nước, xã hội, đến quyền con người, quyền công dân nhằm tạo dựng các khuôn khổ pháp lý thuận lợi cho sự phát triển tự docủacácchủthểtrongcácmốiquanhệ.Cảicáchthểchếhướngđếnmụctiêu giải phóng mọi nguồn lực phát triển trong một môi trường pháp lý công bằng vàantoàn,làmchomọitổchức,cánhânđềucócơhộipháttriển,đượclàmtất cả những gì pháp luật khôngcấm.
Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý Chất lượng quản lý nhà nước về lưu trữ sẽ ảnh hưởng trực tiếpđếnchấtlượnghoạtđộngtrongcơquannhànước.Bởivậy,hoànthiệnthể chế chính sách lưu trữ, tăng cường quản lý nhà nước về lưu trữ để nâng cao hiệulực,hiệuquảcôngtácnàyđểđápứngyêucầucảicáchhànhchínhlànhiệm vụ tấtyếu.
Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang trở thành xu thế phát triển tất yếu và tác động sâu rộng đến sự phát triển của tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã dẫn đến hình thành loại hình tài liệu phi truyền thống ngày càng phổ biến là tài liệu điện tử Đối với ngành lưu trữ, dựa trên nền tảng công nghệ số và tích hợp các công nghệ thông minh, kỷ nguyên Công nghiệp 4.0 với sự ra đời của công nghệ “siêu tự động hóa” và kỹ thuật số, hứa hẹn tạo ra sự “đột phá” làm thay đổi phương thức, quy trình tổ chức quản lý TLLT Từ đó dẫn đến các yêu cầu quản lý phù hợp của công tác lưutrữtrongbốicảnhnày.Nhữngtácđộngcủanóđốivớicôngtáclưutrữngày càngrõnét.Nhữngquanhệphátsinh,pháttriểntrongthựctiễnquảnlýtàiliệu điện tử đã và đang hìnhthành:
Mối quan hệ giữa tài liệu giấy và tài liệu điện tử: Có một vấn đề nảy sinh hiệnnaylà mộtsốloạitàiliệucóthểtồntạicảbảngiấyvàbảnđiệntửngaytừ khi hình thành. Tài liệu giấy và điện tử mỗi loại hình tài liệu đều có ưu điểm riêng Câu hỏi đặt ra là các nhà lưu trữ sẽ lựa chọn lưu trữ bản giấy, bản điện tử hay cả hai Chính sách lưu trữ cần giải quyết vấn đề này, tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện thu thậpTLLT
Bảo quản TLLT: Trong môi trường cách mạng công nghiệp 4.0 việc bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin có những yêu cầu chặt chẽ, cụ thể hơn so với tàiliệugiấytrongquátrìnhthuthập,chuyểngiao,bảoquản,khaithácsửdụng TLLT Do đó ngoài việc đầu tư hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ tài liệu cần có quy định các biện pháp phòng ngừa, xử lý hành vi xâm phạm an toàn TLLT như phòng chống gián điệp mạng; phòng, chống tấn côngmạng.
TLLTsẽcónhiềuthayđổisovớihiệnnay.Cóthểđộcgiảkhôngnhấtthiếtphải đến trực tiếp phòng đọc của cơ quan lưu trữmàsẽ sử dụng tài liệu qua mạng. Vấnđềmớiđặtracầnphảiđượcquyđịnhrõnhưnguyêntắc,cáchthứcchiasẻ thông tin, hình thức bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực của TLLT khi sửdụng.
Giải pháp hoàn thiệnchínhsáchlưutrữ
4.2.1 Hoàn thiện chính sách quản lý tài liệu lưu trữ điệntử a Mụctiêu
Thể chế hóa đầy đủ các chủ trương, đường lối của Đảng, đặc biệt là Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, thành các nội dung quy định cụ thể trong pháp luật lưu trữ. b Nhiệmvụ
Sửađổi,bổsungcácquyđịnhcủaLuậtLưutrữnăm2011vàcácvănbản quy phạm pháp luật dướiluật:
Bổ sung quy định tại khoản 3, Điều 13 Luật Lưu trữ: tài liệu được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa bao gồm tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn từ 20 năm trở lên.
Bổ sung quy định về việc số hóa tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.Việcthamgiacủacácdoanhnghiệpcôngnghệlàtấtyếuđểgópphầnquản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu về TLLT Vì vậy Luật Lưu trữ cần quy định cho phép doanh nghiệp được cho thuê các dịch vụ để lưu trữ tài liệu điện tử Đồng thờicóđiềukhoảngiaoBộNộivụphốihợpvớiBộThôngtinvàTruyềnthông trong việc quy định, công nhận các doanh nghiệp đủ điều kiện được cho thuê dịchvụ.
Quy định về việc quản lý tập trung, thống nhất dữ liệu TLLT điện tử đáp ứngyêucầuvềquảnlý,kếtnốivàchiasẻdữliệusốcủacáccơquannhànước, hiệnnaychưacóquyđịnhvềchiasẻ,kếtnốithôngtingiữacácTrungtâmLưu trữ lịch sử, chưa có quy định của nhà nước cho phép thành lập cơ quan lưu trữ để tích hợp, chia sẻ, bảo hiểm dữ liệu TLLT.
Quy định về hoạt động lưu trữ đối với tài liệu điện tử, bao gồm: thu thập tài liệu điện tử, tổ chức sử dụng tài liệu điện tử, kho bảo quản tài liệu điện tử. c Dự kiến tácđộng
+ Tác động tích cực: Tác động đối với Nhà nước: việc xác định tài liệu được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên giúp tiết kiệm kinh phítrongviệcbốtríkhotàng,trangthiếtbịbảoquảntàiliệutrêncácvậtmang tin khác có thời hạn bảo quản dưới 20 năm sau khi đã được số hóa; đồng thời tạođiềukiệnđểcáccơquan,tổchứcchủđộngthànhlậphộiđồngxácđịnhgiá trị và tiêu hủy tài liệunày.
Tác động đối với người dân, doanh nghiệp: cho phép doanh nghiệp tham giaquảnlý,kếtnốivàchiasẻdữliệuvềTLLTcũngnhưquyđịnhvềđiềukiện, tráchnhiệmcủadoanhnghiệpkhithamgia.Giảiphápnàygiúpcáccơquan,tổ chức chủ động lựa chọn những doanh nghiệp uy tín, đủ điều điện để lưu trữtài liệu điện tử đồng thời tạo tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, phải liên tục đổi mới, cập nhật và hoàn thiện các giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử theo quy định của pháp luật hiệnhành.
Trước đây, để nâng cấp phần mềm, các cơ quan, tổ chức phải lập đề án, dự án sau khi được phê duyệt kinh phí mới có thể triển khai nâng cấp phần mềm, như vậy phải mất nhanh nhất từ 6 tháng trở lên, các giải pháp công nghệ mới có thể được thực hiện Hiện nay, bên cạnh hình thức trên, các cơ quan, tổ chức có thể chủ động lựa chọn doanh nghiệp cung cấp giải pháp công nghệ và sửdụngtheohìnhthứctrảthuêbaohàngtháng.Giảiphápnàygiúpcáccơquan, tổ chức chủ động trao đổi trực tiếp với doanh nghiệp để khắc phục nhữngh ạ n chế và hoàn thiện phần mềm hàng ngày Các doanh nghiệp luôn phải đổi mới,cập nhật để duy trì đối tác đồng thời khẳng định uy tín để phát triển thị trường. Việc khai thác, sử dụng tài liệu điện tử cũng có những thuận lợi so vớitài liệu giấy, nếu như trước đây, đối với tài liệu giấy khi muốn khai thác sử dụng tàiliệu,độcgiảphảitrựctiếpđếnLưutrữcơquan,Lưutrữlịchsửnênmấtthời gian, công sức, chi phí ăn ở, đi lại Tuy nhiên đối với tài liệu điện tử, khi Luật Lưutrữsửađổi,bổsungđượcthôngquasẽtạohànhlangpháplýchoviệckhai thác tài liệu trực tuyến cũng như thu phí khai thác trực tuyến giúp độc giả có thểkhaitháctàiliệumọilúc,mọilúcmàkhôngbịlệthuộcvàokhoảngcáchvề không gian, địalý.
+ Tác động tiêu cực: cần bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi doanh nghiệp tham gia vào quản lý TLLT.
- Tác động về xã hội: tạo điều kiện cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu được đơn giản, thuậnlợi.
- Tác động về giới: giúp cho những người tàn tật thuận lợi trong việc tiếp cậnthôngtintrongTLLTmàkhôngcầnphảitrựctiếpđếncácLưutrữcơquan, Lưu trữ lịch sử khai thác tài liệu giấy như trướcđây.
- Tác động đối với hệ thống pháp luật: xây dựng, sửa đổi, bổ sung chính sách pháp luật lưu trữ tài liệu điện tử đảm sự thống nhất, đồng bộ, không mâu thuẫn, chồng chéo với các quy định trong hệ thống của các luậtkhác:
Phù hợp với Luật An ninh mạng năm 2018: Điều 10, Luật An ninh mạng quy định hệ thống thông tin quan trọng về an ninh quốc Điều 17, quy định phòng, chống gián điệp mạng; bảo vệ thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật công tác, bí mật kinh doanh, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tưtrênkhônggianmạng.Điều19vàĐiều23củaLuậtAnninhmạngnăm2018 quyđịnhvềphòngchốngtấncôngmạngvàtriểnkhaihoạtđộngbảovệanninh mạng trong cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị ở trung ương và địaphương
Phù hợp với quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin: Luật Tiếp cận thông tin năm 2016 có nhiều nội dung liên quan đến Luật Lưu trữ đặc biệt là trong việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT Luật Tiếp cận thông tin đã giải thíchcụthểcácthuậtngữ:“thôngtin”,“thôngtindocơquannhànướctạora”, “tiếp cận thông tin”, “cung cấp thông tin” Các nguyên tắc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin tại Điều
3 Luật Tiếp cận thông tin năm 2016: mọi công dân đều bìnhđẳng,khôngbịphânbiệtđốixửtrongviệcthựchiệnquyềntiếpcậnthông tin; thông tin được cung cấp phải chính xác, đầy đủ; việc cung cấp thông tin phải kịp thời, minh bạch, thuận lợi cho công dân; đúng trình tự, thủ tục theo quyđịnhcủaphápluật;việchạnchếquyềntiếpcậnthôngtinphảidoluậtđịnh trong trường hợp cần thiết vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toànxãhội,đạođứcxãhội,sứckhỏecủacộngđồng;việcthựchiệnquyềntiếp cận thông tin của công dân không được xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, quyềnvàlợiíchhợpphápcủacơquan,tổchứchoặccủangườikhác;nhànước tạo điều kiện thuận lợi để người khuyết tật, người sinh sống ở khu vực biên giới, hải đảo, miền núi, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn thực hiện quyền tiếp cận thôngtin.
4.2.2 Hoàn thiện chính sách quản lý tài liệu lưu trữtư a Mụctiêu
Hoànthiện,bổsungcácquyđịnhcủaphápluậtvềquảnlýlưutrữtưnhằm quản lý và bảo vệ những tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ, công ty, doanh nghiệp, tổ chức tư nhân có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, văn hóa-xãhội. b Nhiệmvụ
Sửađổi,bổsungcácquyđịnhcủaLuậtLưutrữnăm2011 vàcácvănbản quy phạm pháp luật dướiluật:
Giải thích từ ngữ “lưu trữ tư”: bao gồm TLLT và hoạt động lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ, công ty, doanh nghiệp, tổ chức xã hội do tư nhân thành lập và quản lý.
Bảođảmcácđiềukiệnthực hiện chính sáchlưutrữ
4.3.1 Kiện toàn tổ chức bộ máy lưutrữ
Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lýn h à nướcvề lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. CụcV ă n thưvàLưutrữnhànướctrựcthuộcBộNộivụcóchứcnăngthammưugiú pBộtrưởngBộNộivụquảnlýnhànướcvềlĩnhvựcvănthư,lưutrữ;quảnlýtậptrung ,thốngnhấtPhônglưutrữNhànướcViệtNamvàtổchứcthựcthiphápluậtđốivớingànhl ưutrữtrongphạmvitoànquốctheophâncấp,ủyquyềncủaBộtrưởng.KiệntoàntổchứcThanhtra
- PhápchếlưutrữđểthựchiệncácbiệnphápbảođảmthựchiệnLuậtLưutrữvànghiêncứu,giảithíc hphápluật,tuyềntruyền phổ biến pháp luật; trực tiếp giải quyết khiếu nại, tố cáo, bảođ ả m thựchiệnnguyêntắcphápchế,trậttựkỷcươngtrongquảnlýhànhchínhnhànước. Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển ngành lưu trữ: Quy hoạch ngành lưu trữ phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế xã hội với quan điểm, mục tiêu rõ ràng. Mục tiêu cụ thể là hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luậtvàvănbảnnghiệpvụkỹthuậtquảnlýcôngtácvănthưlưutrữ,hoànthiện hệthốngtổchứcbộmáylưutrữtừtrungươngđếnđịaphương;xâydựngnhân lựclưutrữchấtlượngcao;xâydựnghệthốngcơsởvậtchấtđápứngyêucầu quản lý nhà nước về nội dung hiệu quả TLLT, nghiên cứu sử dụng khoa học côngnghệ,ứngdụngcôngnghệthôngtinđápứngngàycànghiệnđạihóacông tác lưu trữ Quy hoạch ngành Lưu trữ nhằm thực hiện thành công các mục tiêu của chiến lược phát triển ngành Nội vụ Quy hoạch ngành Lưu trữ phải có tầm nhìn dài hạn và phải có lộ trình thích hợp theo yêu cầu phát triển của từng giai đoạn, phù hợp với yêu cầu hợp tác quốc tế chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học công nghệ về lưu trữ Mạng lưới các tổ chức lưu trữ được pháp luật ghi nhận theotinhthầnđẩymạnhxãhộihóa,dịchvụlưutrữtrongbảovệ,giữgìnTLLT, di sản văn hóa, trong đó vừa giảm tải, chia sẻ trách nhiệm với Nhà nước, vừa đề cao quyền tự quyết của cá nhân là chủ sở hữu tài liệu, vừa bảo đảm quyền tiếpcậnthôngtintrongtàiliệucánhân,giađình,dònghọcủatổchức,cánhân trong xã hội Từ thực trạng hình thành đa dạng các tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động lưu trữ, việc công nhận loại hình tổ chức lưu trữ tư nhân không đơn thuần là tạo cơ chế pháp lý cho các tổ chức này hoạt động hợp pháp,màphải thiết lập cơ chế bảo vệ tổng thể trong bảo vệ các quyền của chủ thể sở hữu tài liệu; có đầy đủ cơ sở pháp lý để các cơ quan quản lý nhà nước có thể kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các tổ chức, cá nhân hoạt động lưutrữ Để bảo đảm vai trò quản lý nhà nước, bảo đảm chất lượng hiệu quả hoạtđộng xã hội hóa thì Bộ Nội vụ cần quy định tiêu chuẩn, điều kiện trong việcđăng ký thành lập, hoạt động của tổ chức; quy định các quy trình nghiệp vụ,quyền và nghĩa vụ của các bên chủ thể khi tham gia quan hệ pháp luật lưu trữ.Các cơ quan quản lý nên áp dụng phương án một kho lưu trữ với nhiều loạigiátrịtàiliệu,trongđókhoLưutrữlịchsửđịaphươngvẫncóthểbảoquản TLLT cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị lịch sử cấp Quốc gia và ngược lại để vừa đáp ứng nguyện vọng của chủ sở hữu, vừa thuận tiện cho phát huy giá trị tài liệu trong không gian địa lýmàtài liệu hình thành nhưng phải đảm bảo ứng xử với tài liệu theo chế độ của tài liệu cấp Quốc gia theo quyđịnh.
Chuyển các Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh về thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Thực hiện Nghị quyết số 18-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương khóa XII, Nghị quyết số 10/NQ-CP ngày 03/02/2018 của Chính phủ ban hành Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 18-NQ/TW, Kết luận số 34-KL/TW ngày 07/8/2018 của Bộ Chính trị về thực hiện một sốmôhình thí điểm theo Nghị quyết số 18- NQ/TW, hiện nay tổ chức quản lý TLLT các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã thay đổi với nhữngmôhình tổ chức khác nhau do ban thường vụ cấp ủycấp tỉnh chủ động lựa chọn thực hiện mô hình thí điểm Do đó, việc chuyển Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh về thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ góp phần ổn định tổ chức bộ máy ngành.
Việc chuyển Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh góp phần không phân tán tài liệu Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức TLLT có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hình thành trên các vật mang tin khác nhau của một cơ quan, tổ chức sẽ được quản lý tập trung thống nhất Tài liệu giấy, phim ảnh ghi âm sẽ được chuyển đổi số để tích hợp, chia sẻ dữ liệu, phục vụ khai thác có hiệu quả nhất.
Các cơ quan, tổ chức, cá nhân chưa được tiếp cận thông tin TLLT một cách có hệ thống từ trung ương đến địa phương, chưa có sự chia sẻ mục lụchồ sơ, tài liệu giữa Lưu trữ lịch sử các cấp Khi muốn khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu, những đối tượng có điều kiện, hoàn cảnh ở xa, không thuận lợi khi đến Lưu trữ lịch sử các cấp để trực tiếp khai thác, sử dụng tài liệu bao gồm độcgiả làngườinướcngoàiđếnkhaitháctàiliệuvàđộcgiảlàngườitrongnướckhông ởgầnnơibảoquảnTLLT.Hiệnnaychúngtacó4TrungtâmLưutrữquốcgia trong đó có 2 Trung tâm đặt tại Hà Nội (Trung tâm I và Trung tâm III), Trung tâm II ở thành phố
Hồ Chí Minh và Trung tâm IV ở Đà Lạt Như vậy, độc giả củacáctỉnh,thànhphốkháctrongcảnướcmuốnđếnkhaithác,sửdụngtàiliệu trực tiếp tại cácLưu trữ lịch sử họ phải vượt qua khoảng cách vị trí địa lý,t ố n kèm thời gian, công sức, tiền của Nếu độc giả ở Hà Nội, muốn khai thác, sử dụng tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh phải di chuyển từ Hà Nội vào thành phố Hồ Chí Minh và ngược lại, … Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quản lý tập trung, thống nhất TLLT Phông lưu trữ Nhà nướcViệtNamphầnphụcvụkhaithácsửdụngcóhiệuquảthôngtintrênTLLT và giúp cung cấp thông tin phục vụ quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước, đặc biệt các cơ quan xây dựng chính sách phát triển kinh tế xã hội theo khu vực, vùngmiền.
4.3.2 Bảo đảm, nâng cao chất lượng nhân lực lưutrữ
Tổ chức, bố trí nhân lực đúng chuyên môn nghiệp vụ là nhiệm vụ quan trọng trong lưu trữ ở các cơ quan Trình độ của nhân lực lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu của cơ quan Nhân sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phươngphápphânloạivàsắpxếptàiliệucủacơquanmộtcáchkhoahọc,hợp lý,dễtratìm.Ngượclạitrìnhđộnghiệpvụchuyênmônthấphoặckhôngđúng chuyên môn sẽ ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả của công tác quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí nhân lực làm côngtáclưutrữởcơquanlàmộtviệclàmrấtcầnđượcsựquantâmsâusátcủa lãnh đạo cơ quan. Để khắc phục hạn chế bất cập hiện nay, chúng tôi đềxuất:
- Rà soát và bổ sung nhân lực lưu trữ đối với những vị trí việc làm còn thiếutạicáccơquan,đơnvị.Trêncởsởchứcnăng,nhiệmvụcủatổchứcquản lý TLLT cũng như các quy định của Nhà nước về xác định vị trí việc làm như: Nghị định số106/2020/NĐ-CPngày 10/9/2020 của Chính phủ quy định về vị trí việc làm và số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập; Nghị địnhsố36/2013/NĐ-CPngày22/4/2013củaChínhphủvềvịtríviệclàmvàcơ cấungạchcôngchức;Nghịđịnhsố62/2020/NĐ-CPngày01/6/2020củaChính phủ về vị trí việc làm và biên chế công chức; và các văn bản hướng dẫn của UBND tỉnh.
- Chỉ tuyển dụng nhân lực làm lưu trữ được đào tạo đúng ngành nghề và có lựa chọn chặt chẽ Ưu tiên tuyển dụng người có trình độ đại học chuyên ngànhlưutrữ,ưutiêntuyểndụngngườicótrìnhđộtinhọcphụcvụviệcchuyển đổi số trong lưu trữ Bên cạnh đó, đối với hoạt động bảo quản, sử dụng TLLT có thể tuyển dụng người có trình độ hóa sinh, tin học (có chứng chỉ bồi dưỡng vềnghiệpvụlưutrữ).ĐểtạolậpcơsởdữliệuTLLT(quátrìnhthuthập,chuyển đổicáctàiliệu/dữliệugốcsangcácđơnvịdữliệusốđểlưutrữdướidạngđiện tử và nhập các thông tin cần thiết vào cơ sở dữ liệu theo thiết kế, yêu cầu của các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu TLLT) cần có sự tham gia của Lưu trữ viên (khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu, xây dựng, trình duyệt kế hoạch tạo lập cơ sở dữ liệu xây dựng tài liệu hướng dẫn biên mục phiếu tin, kiểm tra đối chiếutàiliệuvớidanhmục,dữliệuđặctả.) vàkỹsưtinhọc(thựchiệnsốhóa theo yêu cầu, nghiệm thu và bàn giao sản phẩm)
- Nâng cao chất lượng đào tạo nhân lực lưu trữ: Thực hiện khoản 2, Điều
35 Luật Lưu trữ, Bộ Nội vụ sớm quy định chặt chẽ chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; có cơ chế phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định chương trình khung đào tạo nghiệp vụ lưu trữ ở các cấp học; sớm đưa chươngtrìnhgiảngdạycáchọcphầnchuyênngànhlưutrữbằngtiếngAnhcho bậc đào tạo đại học và trên đại học để khi ra trường người làm lưu trữ có đủ vốn từ đọc tài liệu, giao dịch quốc tế; sớmmởmột số lớp đào tạo lưu trữ ở bậc đại học và trên đại học lưu trữ bằng tiếng Anh nghề nghiệp để thu hút lượng họcsinhnướcngoàivàchuẩnbịchuyêngiatàinănggửiđinướcngoàiđàotạo, nâng cao trìnhđộ.
- Có biện pháp bồi dưỡng, bổ túc chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cho đội ngũnhânlực,nhấtlànhânlựcchưađượcđàotạođúngchuyênmôn.CácBộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các Sở Nội vụ cần thườngxuyên phối hợp với Bộ Nội vụ, Cục Văn thư vàLưutrữ nhà nước, các cơ sở đào tạo đểtổchứctậphuấn,bồidưỡngnângcaonghiệpvụlưutrữ,bồidưỡngkỹnăng cần thiết như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng sử dụng tin học, kỹ năng số, kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng quản lý và thích ứng với sự thay đổi,… cho đội ngũ công chức làm công tác quản lý nhà nước về lưu trữ và các viên chức trực tiếp làm việc tại các đơn vị sự nghiệp lưu trữ Đối với các viên chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử cần được đào tạo chuyên sâu về một số nghiệpvụlưutrữnhưtubổ,phụcchế,sốhóa,bảohiểmTLLTđápứngyêucầu thực tiễn đặt ra do Lưu trữ lịch sử đang lưu giữ nhiều tài liệu đã bị xuống cấp, đang có nguy cơ tự hủy hoại và viên chức mới chỉ qua đào tạo Trung cấp hoặc cácchuyênngànhkhácnêncầnđượcđàotạo,bồidưỡngchuyênsâu.Bêncạnh đàotạochuyênmôn,bồidưỡngkỹnăng,cầnchútrọngđếnđàotạo,bồidưỡng về đạo đức nghề nghiệp để người làm công tác lưu trữ nâng cao nhận thức về vị trí, trách nhiệm và sự tự hào về nghề nghiệp Từng cán bộ, viên chức ngành lưutrữcầnquantâmnângcaođạođứcnghềnghiệp,rènluyệnkỹnăng,tháiđộ để nâng cao hình ảnh của chính mình và cơ quan lưu trữ.
- Cáccơquanquảnlýnhànướccóchứcnăngcầntiếptụctạođiềukiệntổ chứccáckỳthithănghạngchứcdanhnghềnghiệpchoviênchứctrongcácđơn vị sự nghiệp. Phân hạng chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ gồm: Lưu trữ viên chính (hạng II), Lưu trữ viên (hạng III), Lưu trữ viên trung cấp (hạng IV) theo quyđịnh.
4.3.3 Bảođảmcơ sở vật chất, kỹ thuật cho lưu trữ
Do tính chất đặc thù của công tác lưu trữ phải có kho tàng, trang thiết bị có tính chất chuyên dụng để bảo quản số lượng lớn tài liệu thu về từ các cơ quan,tổchứcthuộcnguồnnộplưu,dođónếunhưthànhlậpratổchứcbộmáy quảnlýTLLTmàkhôngcócơsởvậtchất,conngườiđểquảntàiliệuthìtổ chứcbộmáykhôngthểhoạtđộng.Cáccơquanquảnlýnhànướccầnquantâm bố trí kinh phí cho công tác lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ, bố trí kinh phí cho một số hoạtđộng:
- Bố trí kinh phí cho xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án hỗ trợ kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng Việc xây dựng được một kho lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn sẽ giúp cho việc quản lý TLLT được thuận lợi và giúp cho công tác lưu trữ pháttriển.
- Bố trí kinh phí để mua sắm các trang thiết bị bảo vệ, bảo quản tốtTLLT bao gồm: camera quan sát; thiết bị báo động; thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động; thiết bị chống đột nhập; giá, hộp, tủ đựng tài liệu được thực hiện theo tiêu chuẩn; máy điều hoà nhiệt độ và máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm; thiết bị thông gió; quạtđiện;…
