đồ án tốt nghiệp xây dựng hệ thống quản lý khách sạn

Ngoài ra, công tác quản lý không chỉ dừng lại ở việc quản lý vềlưu lượt khách đến với khách sạn, sử dụng các dịch vụ do khách sạn cung cấp,…mà việc quản lý còn phải đáp ứng được nhu cầu

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 5

1 Giới thiệu đề tài 5

2 Mục đích của đề tài 5

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 6

4 Phương pháp nghiên cứu 7

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 9

1 Khảo sát hiện trạng hệ thống 9

1.1 Mô hình tổ chức 9

1.2 Chức năng của các bộ phận 9

1.3 Hiện trạng hệ thống: 11

2 Đánh giá hệ thống 12

3 Xác định yêu cầu hệ thống mới 13

3.1 Yêu cầu chức năng 13

3.2 Yêu cầu phi chức năng 14

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 15

1 Biểu đồ phân cấp chức năng 15

2 Biểu đồ luồng dữ liệu 15

2.1 Các khái niệm mô hình luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram) 15

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của chức năng Quản lý khách hàng 17

2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Quản lý giao dịch 19

2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Quản lý dịch vụ 21

2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Quản lý thông tin trạng thái phòng 23

2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Báo cáo thống kê 24

LỜI MỞ ĐẦU

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh hiện nay, công nghệ thông tin đã khẳng định được vai trò xúc tiến và thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp trong các khâu sản xuất cũng như quản lý Trong đó, lĩnh vực kinh doanh khách sạn ngày càng được chú trọng do nhu cầu du lịch ngày càng tăng Hàng năm, nước ta không chỉ đón khách du lịch trong nước mà còn cả số lượng lớn khách

du lịch nước ngoài Để đáp ứng về mặt lưu trú cho khách, mật độ khách sạn ngày càng tăng Các khách sạn đua nhau phát triển không ngừng và nhanh chóng theo

sự phát triển của xã hội cả về qui mô và chất lượng

Ở nước ta, có một thực trạng dễ thấy là hầu hết các khách sạn còn được quản lý dưới dạng rất thủ công Nhất là các khách sạn có quy mô nhỏ thì điều đó càng phổ biến Sự can thiệp của công nghệ thông tin vào công tác quản lý khách sạn còn chưa được nhiều và chưa hoàn thiện Vì vậy rất dễ xảy ra nhầm lẫn, chậm chạp và khó đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng Hiện nay, các khách sạn phải trực tiếp tiếp nhận, quản lý một khối lượng lớn và thường xuyên nhiều loại khách, cùng với hàng loạt dịch vụ phát sinh theo nhu cầu khách hàng Do đó, công việc quản lý hoạt động kinh doanh của khách sạn ngày càng phức tạp hơn Ngoài ra, công tác quản lý không chỉ dừng lại ở việc quản lý về lưu lượt khách đến với khách sạn, sử dụng các dịch vụ do khách sạn cung cấp,…

mà việc quản lý còn phải đáp ứng được nhu cầu về việc báo cáo, thống kê các loại hình doanh thu, tình hình kinh doanh của khách sạn.Vì sao việc báo cáo thống kê là cần thiết? Vì qua đó, ban lãnh đạo có thể đưa ra các định hướng và lập kế hoạch phát triển cho công việc kinh doanh của khách sạn Với hình thức

lưu trữ thủ công như hiện nay thì sẽ tốn quá nhiều thời gian và nhân lực, không

kể đến rất khó khăn trong việc tra cứu, tìm kiếm thông tin dẫn đến hệu quả không được tối ưu Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, hiệu quả công việc cao hơn và hướng tới khách hàng hơn? Giải pháp là cần phải tin học hóa hình thức quản lý, cụ thể là xây dựng một phần mềm để đáp ứng nhu cầu trên, thống nhất và đạt hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh của khách sạn

Do những nhu cầu trên nên em quyết định chọn đề tài chuyên đề thực tập

là “Xây dựng hệ thống quản lý khách sạn” để có thể giải quyết vấn đề trên và

là cách tiếp cận thực tế có hiệu quả nhất, đồng thời cũng là cách kiểm tra hiệu quả những kiến thức đã học

Nội dung báo cáo gồm các chương chính sau:

Chương 1: Tổng quan: Giới thiệu chung về đề tài, mục đích và phạm vi

của hệ thống

Chương 2: Khảo sát hệ thống: đưa ra hiện trạng của hệ thống và những

chức năng của hệ thống mới

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống: mục đích đi làm rõ các chức

năng chính của hệ thống và đặc tả chức năng của hệ thống bằng sơ đồ hình vẽ

Chương 4: Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu: mục đích đưa ra lý

thuyết về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, thiết lập cơ sở dữ liệu cho ứng dụng, mối liên hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu

Chương 5: Giao diện và xây dựng chương trình: mục đích đưa ra kết

quả đạt được sau quá trình thiết lập và lập trình

Báo cáo thể hiện kết quả đạt được trong thời gian tìm hiểu, nghiên cứu và học tập về ngôn ngữ lập trình PHP & MySql Trong quá trình xây dựng không thể tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong nhận được những ý kiến đóng góp

và phê bình của thầy, cô để em có thể hoàn thiện đề tài của mình hơn

Em xin gửi lời cảm ơn tới cô Tống Thị Minh Ngọc – viện phó viện Công Nghệ Thông Tin Kinh Tế - giảng viên Bộ môn công nghệ thông tin, đồng cám

ơn các thầy cô trong khoa đã chỉ dạy cho em những kiến thức cần thiết để thực hiện đề tài

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2017

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Loan

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN

1 Giới thiệu đề tài.

Ngày nay, công nghệ thông tin có những bước phát triển mạnh mẽ, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực đời sống Máy tính điện tử trở nên phổ biến

và gẫn gũi với mọi người Với sự phát triển nhanh chóng, rất nhiều công

cụ hữu ích giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí Một trong những ứng dụng thiết thực mà nó đem lại là việc ứng dụng tin học vào nhiều lĩnh vực của đời sống như trong các trường học, công ty, cơ quan, xí nghiệp, bênh viện,…phần lớn đều ứng dụng tin học để giúp cho việc quản

lý dễ dàng và thuận tiện hơn Việc tiếp cận hệ thống thông tin quản lý trở thành mục tiêu hàng đầu của các tổ chức, doanh nghiệp cho mục đích quản lý thông tin của mình

Vấn đề quản lý khách sạn là một vấn đề rất quan trọng trong ngành kinh doanh khác sạn trong thời cuộc nhu cầu du lịch ngày càng gia tăng Xuất phát từ nhu cầu thực tế, em lựa chọn đề tài xây dựng hệ thống quản

lý khách sạn để có thể giải quyết một phần nào vấn đề đó

2 Mục đích của đề tài.

Hệ thống quản lý khách sạn được xây dựng nhằm mục đích giúp cho việc quản lý khách sạn được đơn giản và chuyên nghiệp hơn

 Đối tượng chính của hệ thống

Khách hàng:

Khách hàng là người có nhu cầu lưu trú tại khách sạn, trong thời gian lưu trú, khách sạn cần đáp ứng được những nhu cầu thiết yếu để khách hàng cảm thấy thoải mái nhất Để khách hàng biết đến và tin tưởng đặt phòng tại khách sạn, thì về phía trang web cần phải có các chức năng sau:

- Giới thiệu chung về khách sạn, lịch sử khách sạn

- Tìm kiếm phòng tại khách sạn: khách hàng truy cập website và điền thông tin thời gian đến, thời gian đi, lựa chọn loại phòng để tìm kiếm phòng còn trống tại khách sạn

- Bảng giá và dịch vụ: website sẽ đưa ra chi tiết về các loại phòng, giá phòng, dịch vụ đi kèm để khách hàng lựa chọn khi có nhu cầu sử dụng

- Thư viện ảnh để khách hàng có thể tham khảo các phòng, dịch vụ trong khách sạn

Người quản trị

Là người cố quyền đăng nhập, quản lý và làm chủ mọi hoạt động của hệ thống Người quản trị có một username và một password để truy cập vào hệ thống nhằm thực hiện các chức năng:

- Quản lý nhân viên trong khách sạn

- Giúp khách sạn quản lý được tình trạng thuê phòng

- Cập nhật, thêm, sửa, xóa, tra cứu các thông tin về khách hàng

- Quản lý được các dịch vụ của khách sạn và các khách hàng đã sử dụng dịch vụ

- Thống kê công suất phòng, báo cáo, in ấn doanh thu theo tháng, năm

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài.

Về mặt lý thuyết:

- Tìm hiểu về kỹ thuật lập trình, cách thức hoạt động và các đối tượng trong PHP

- Hiểu được cách thức hoạt động của Client – Server

- Hiểu được cách lưu trữ dự liệu và cách sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL

Về mặt lập trình:

- Vận dụng, sử dụng ngôn ngữ HTML, CSS, JavaScript để xây dựng website tĩnh

- Tìm hiểu, sử dụng ngôn ngữ lập trình PHP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL để xây dựng website động

Ý nghĩa thực tiễn:

Việc sử dụng hệ thống quản lý khách sạn đã đem lại khá nhiều ý nghĩa như:

- Giúp khách hàng có thể biết những thông tin cần thiết về khách sạn

- Tra cứu các loại phòng và giá phòng

- Đưa ra các dịch vụ được phục vụ tại khách sạn và thông tin chi tiết của dịch vụ

- Giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn

- Giảm thiểu được thời gian tra cứu, tìm kiếm thông tin, kết quả việc tìm kiếm thông tin chính xác hơn

- Giúp ban lãnh đạo có thể biết được tình hình kinh doanh của khách sạn thông qua những báo cáo thống kê chi tiết

4 Phương pháp nghiên cứu.

- Phương pháp nghiên cứu tự luận: Nghiên cứu thực trạng, đọc tài liệu trên internet có liên quan đến tình hình quản lý khách sạn để đưa ra hướng phát triển đề tài

- Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: Lấy ý kiếm của giảng viên trực tiếp hướng dẫn cũng như các giảng viên bộ môn để có thêm kiến thức

về mặt nội dung và hình thức của chuyên đề

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG.

1 Khảo sát hiện trạng hệ thống.

1.1 Mô hình tổ chức.

Hình 2: Mô hình tổ chức

1.2 Chức năng của các bộ phận.

- Hội đồng quản trị: là cơ quan lớn nhất của khách sạn, gồm các đại

biểu do điều lệ khách sạn và các điều khoản pháp lý hiện hành quy

định

- Giám đốc: có trách nhiệm quản lý các bộ phận.

- Trưởng phòng các bộ phận: chịu trách nhiệm quản lý các nghiệp vụ

của nhân viên trực thuộc bộ phân đó

- Bộ phận tiếp tân: là trung tâm vận hành của toàn bộ khách sạn Nhân

viên tiếp tân có nhiệm vụ:

+ Đón tiếp khách

+ Giới thiệu các phòng và các dịch vụ khác

+ Nhận đặt phòng và bố trí phòng

+ Làm thủ tục đăng ký phòng

+ Trực tiếp phối hợp với các nhân viên phục vụ trong thời gian khách lưu lại tại khách sạn

+ Tiếp nhận và giải quyết các phàn nàn

+ Theo dõi, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách sạn

+ Thanh toán và tiễn khách

+ Tham gia công tác quảng cáo và tiếp thị cho khách sạn

- Bộ phận quản lý: chiu trách nhiệm quản lý nhân viên phục vụ phòng,

nhân viên phục vụ các dịch vụ Nhân viên phục vụ phòng có nhiệm vụ giao phòng và nhận phòng Nhân viên phục vụ sẽ phục vụ các dịch vụ

có trong khách sạn

- Bộ phận kinh doanh: gồm các nhân viên kế toán và nhân viên kinh

doanh

+ Nhân viên kế toán: chịu trách nhiệm về vấn đề kế toán của khách sạn

+ Nhân viên kinh doanh: chịu trách nhiệm về vấn đề kinh doanh của khách sạn

- Bộ phận bảo vệ: có nhiệm vụ bảo đảm an ninh khách sạn, trông giữ xe

cho khách hàng

1.3 Hiện trạng hệ thống:

Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ trực tiếp hoặc qua điện thoại với khách sạn để tiến hành thủ tục đăng ký thuê phòng

Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký nhận phòng thì khách hàng phải khai báo đầy đủ thông tin về bản thân cũng như những thông tin cần thiết mà Bộ phận

lễ tân yêu cầu đồng thời khách hàng phải gửi cho Bộ phận lễ tân giấy tờ tùy thân của mình như CMND, (Passport, Visa đối với khách hàng nước ngoài) hoặc các văn bằng có hình còn thời hạn sử dụng Bộ phận lễ tân sẽ giữ lại các loại giấy và các văn bằng này cho đến khi khách hàng làm xong thủ tục trả phòng

Tiếp đó Bộ phận lễ tân kiểm tra lại tình trạng phòng để tiến hành giao

phòng cho khách hàng

Trong thời gian ở khách sạn, khách hàng có thể sử dụng các thức uống có sẵn trong phòng hoặc các dịch vụ của khách sạn Khi khách hàng sử dụng dịch vụ sẽ

do Bộ phận lễ tân tiếp nhận và thanh toán khi khách trả phòng

Khi khách hàng làm thủ tục trả phòng, Bộ phận lễ tân sẽ kiểm tra tình

trạng phòng, chính sách trả phòng, các dịch vụ đã sử dụng trong thời gian khách

ở khách sạn Sau đó sẽ tổng hợp lại và in ra hóa đơn tổng để khách hàng thanh toán đồng thời sẽ trả lại giấy tờ tùy thân cho khách

Khách sạn có nhiều loại phòng, tùy theo từng loại phòng mà có giá phòng

và tiện nghi khác nhau

Khách sạn có những dịch vụ như ăn uống, massage, giải trí, giặt ủi,…

Các nhà quản lý có thể xem thông tin khách hàng, thông tin nhân viên, thông tin phòng, thông tin sử dụng phòng, thông tin sử dụng dịch vụ, các phiếu thống kê tháng, quý, năm

2 Đánh giá hệ thống.

Qua khảo sát thực tế, ta thấy công việc quản lý ở rất nhiều các khách sạn còn thực hiện khá thủ công Thực hiện quản lý theo phương pháp sổ sách giấy tờ Phương pháp này tuy quen thuộc nhưng đang dần trở thành lỗi thời và có những nhược điểm đáng kể đến như:

- Quản lý bằng giấy tờ và lưu trữ tại kho dỡ liệu sẽ chiếm một khoảng không gian rộng và tốn chi phí về giấy tờ cũng như về nhân lực

- Giấy tờ qua thời gian sẽ dễ bị hư hỏng, mờ chữ, rách trong quá trình sử dụng, mối mọt

- Rất mất thời gian để tìm kiếm thông tin nào đó

- Nếu xảy ra sự cố sẽ rất khó sửa chữa hoặc khôi phục, khó khăn trong thời gian quản lý tiếp theo

- Thông tin tìm kiếm sẽ kém chính xác

Do vậy mục đích của đề tài là giảm tới mức tối thiểu các công việc thủ công để đảm bảo chính xác, tin cậy của công việc Tuy nhiên, do tính chất của công việc,

trong hệ thống vẫn cần đến sự can thiệp của con người, cụ thể là nhân viên lễ tân Hầu hết các chức năng của hệ thống sẽ đưa ra dưới đây đều được thực hiện bằng máy tính chỉ có một số công việc đã nói đến phải thực hiện thủ công như:

- Thông báo cho tổ buồng lên kiểm tra phòng

- Thông báo cho tổ dịch vụ các dịch vụ mà khách hàng đã yêu cầu

3 Xác định yêu cầu hệ thống mới.

3.1 Yêu cầu chức năng.

3.1.1 Yêu cầu lưu trữ.

- Lưu trữ thông tin người dùng

- Lưu trữ thông tin khách hàng thuê phòng

- Lưu trữ thông tin khách hàng nhận, trả phòng

- Lưu trữ thông tin phòng

- Lưu trữ thông tin tình trạng phòng

- Lưu trữ thông tin loại phòng

- Lưu trữ thông tin thiết bị

- Lưu trữ thông tin dịch vụ

- Lưu trữ thông tin sử dụng dịch vụ của khách hàng

- Lưu trữ thông tin loại dịch vụ

- Lưu trữ thông tin quy định khách sạn

- Lưu trữ thông tin chính sách trả phòng

- Lưu trữ thông tin phiếu đăng ký thuê phòng

- Lưu trữ thông tin phiếu nhận phòng

- Lưu trữ thông tin hóa đơn

3.1.2 Yêu cầu nghiệp vụ.

- Quản lý khách hàng.

- Quản lý đăng ký thuê phòng

- Quản lý nhận trả phòng

- Quản lý dịch vụ

- Quản lý phòng

- Quản lý thiết bị trong phòng

- Quản lý tình trạng phòng

3.1.3 Yêu cầu báo biểu.

- In danh sách khách hàng

- In hóa đơn

- In quy định của khách sạn

- Thống kê doanh thu

3.2 Yêu cầu phi chức năng.

- Giao diện thân thiệt, bắt mắt

- Tốc độ sử lý nhanh và chính xác

- Người sử dụng hệ thống có thể không biết nhiều về tin học nhưng vẫn

sử dụng một cách dễ dàng nhờ vào sự trợ giúp của hệ thống

- Tính bảo mật và độ an toàn cao

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG.

1 Biểu đồ phân cấp chức năng.

Hình 2: Biểu đồ phân cấp chức năng

2 Biểu đồ luồng dữ liệu.

2.1 Các khái niệm mô hình luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram).

- Mô hình luồng dữ liệu (DDL) có các đặc trưng sau: