Chương 4 chucnamg tochuc

Môn quản trị học của khoa Marketing tại Trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, file chương 4 Chức năng tổ chức

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Chương 4

NỘI DUNG

1 Tổng quan về chức năng tổ chức2 Xây dựng cơ cấu tổ chức

1 Tổng quan về chức năng tổ chức

1.1 Khái niệm

Tổ chức là việc:

+ thành lập nên các bộ phậntrong tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết

+ xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.

Các vấn đề cụ thể:

-Xác định và phân chia công việc

- Phân bổ công việc cho người/ nhóm người nào?

- Ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào?

- Ai báo cáo cho ai?

- Các quyết định nào được làm ở cấp nào, bộ phận nào?

….

3 mặt của tổ chức

Tổ chức công việc

Tổ chức bộ máy

Tổ chức nhân sự

1.2 Vai trò của chức năng tổ chức

Đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế.

Tạo môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và tập thể trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ và chuyên môn của mình.

Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất Giảm thiểu những sai sót và lãng phí.

1.3 Những vấn đề khoa học trong cơng tác tổ chức

1.3.1 Tầm hạn quản trị

Là số lượng bộ phận, nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị cĩ thể điều khiển tốt nhất.

-Bộ máy ít tầng nấc trung gian bộ máy tổ chức thấp tầm hạn quản trị rộng

-Bộ máy nhiều tầng nấc trung gian bộ máy tổ chức cao tầm hạn quản trị hẹp

GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN SX

(P/GIÁM ĐỐC)(P/GIÁM ĐỐC)BỘ PHẬN KD

PHÂN XƯỞNG

PHÂN XƯỞNG

PHÂN XƯỞNG

CÁC CỬA HÀNG

CÁC KHO HÀNG

CÁC ĐẠI LÝBỘ PHẬN

KẾ TOÁN

3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến

3 Các mơ hình cơ cấu tổ chức

3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyếnƯu điểm:

-Tạo sự thống nhất cao-Trách nhiệm rõ ràng

-Giai đoạn đầu khi DN mới thành lập

3 Các mơ hình cơ cấu tổ chức3.2 Cơ cấu tổ chức chức năng:

GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN SX

(P/GIÁM ĐỐC)(P/GIÁM ĐỐC)BỘ PHẬN KD

PHÂN XƯỞNG

CÁC CỬA HÀNG

CÁC KHO HÀNG

CÁC ĐẠI LÝCÁC BỘ PHẬN

CHỨC NĂNG

PHÂN XƯỞNG

PHÂN XƯỞNG

SX3

3.2 Cơ cấu tổ chức chức năng

CÁC CỬA HÀNG

CÁC KHO HÀNG

CÁC ĐẠI LÝCÁC BỘ PHẬN

CHỨC NĂNG

PHÂN XƯỞNG

PHÂN XƯỞNG

SX3

3.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng:

SẢN XUẤTBỘ PHẬN

BỘ PHẬN NHÂN SỰ

B.QLÝ DỰÁN

B.QLÝ DỰÁN

B.QLÝ DỰÁN

3.4 Cơ cấu tổ chức ma trận:

Giám đốc chi

nhánh miền Namnhánh miền BắcGiám đốc chi3.5 Cơ cấu tổ chức theo vùng

miền địa lý:

3.5 Cơ cấu tổ chức theo vùng miền địa lý

Dãy sản phẩm B

Dãy sản phẩm C3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Áp dụng:

-Trong các tổ chức có quy mô lớn, đa dạng về sản phẩm.

3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

3 Sự phân chia quyền lực

 Phân quyền:

• Là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức• Là cơ sở của việc ủy quyền

• Không thể có sự phân quyền tuyệt đối

 Quyền hạn là cơ sở cho phép phương tiện để tác động đến hành động & suy nghĩ của người khác

3 Sự phân chia quyền lực

 Là giao nhiệm vụ cho ai đó trách nhiệm quyền hạn để thay mặt bạn thực hiện công việc, tức là thỏa thuận với người khác nhằm:

• Trao cho họ trách nhiệm và quyền hạn thay mặt bạn thực hiện công việc

• Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người được ủy quyền & những người khác để họ có thể thực hiện công việc

3.2 Ủy quyền

 Lợi ích của nhà quản lý:

• Đưa ra quyết định sáng suốt hơn• Tận dụng thời gian eo hẹp

• Giảm áp lực công việc

• Đào tạo nhà quản trị kế cận

 Ủy quyền bảo đảm cho tổ chức vận hành ổn định và góp phần đào tạo các nhà quản trị cấp dưới và nhân viên để họ phát huy năng lực của mình

Kiểm tra theo dõiGiao

quyền hạnGiao nhiệm vụ

Xác định kết quả

mong muốn

Quá trình ủy quyền

Nguyên tắc ủy quyền

• Người được ủy quyền phải có kỹ năng chuyên môn, có hoặc chưa có kinh nghiệm, ham học hỏi, có thể thăng tiến, có thời gian để làm công việc

• Sự ủy quyền không làm mất hoặc thu nhỏ trách nhiệm người ủy quyền

• Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và được ủy quyền gắn chặt với nhau

• Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ phải xác định rõ• Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt

• Người được ủy quyền phải nắm đầy đủ thông tin• Luôn có sự kiểm tra

Lập ra & sử dụng kiểm tra rộng rãiSẵn sàng tin cậy cấp dưới

Chấp nhận thất bại của người khácSự sẵn sàng chia sẻ

Sự hợp tác

Nghệ thuật

ủy quyền

3.2 Ủy quyền

3.2 Ủy quyền

 Những trở ngại :

- Lo sợ cấp dưới không hoàn thành nhiệm vụ

- Sợ cấp dưới thực hiện tốt hơn mình sẽ vượt mình trong thăng tiến

- Trở ngại về mặt tổ chức: xác định không rõ ràng trách nhiệm & quyền hạn, không kiểm soát được nhiệm vụ đã giao

- Ngại tốn thời gian & công sức cho việc lập kế hoạch và huấn luyện nhân viên

3.2 Ủy quyền

 Biện pháp khắc phục

• Phải trao cấp dưới quyền tự do hành động để hoàn thành nhiệm vụ được giao

• Thực hiện sự truyền thông cởi mở giữa nhà quản trị với cấp dưới

Tóm tắt quá trình ủy quyền

Quá trình ủy

quyền hiệu

Chuẩn bị ủy quyền

Thực hiện ủy quyền

Quyết định công việc ủy quyềnLựa người để

ủy quyền

Thực hiện ủy quyền

Đặt mục tiêu

Đánh giá

Lập kế hoạch