Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến ban giám đốc, các anh chị trongCông ty TNHH Giao Nhận Hàng Hải Toàn Cầu đã giúp đỡ em trongsuốt quá trình thực tập rất chu đáo và nhiệt tình, luôn sẵn sàng
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN HÀNG HẢI TOÀN CẦU
Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp 10 1 Tên, địa chỉ doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hải Toàn Cầu
Tên Tiếng Anh: WORLDWIDE MARINE LOGISTICS LIMITED Địa chỉ: Tầng 5, tòa nhà Star Tower, đường Dương Đình Nghệ, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy Hà Nội
+ Chi nhánh Bắc Ninh Địa chỉ: Lô G1, Khu công nghiệp Quế Võ, Tỉnh Bắc Ninh, Việt
Email: info.bn@wmlogisticsvn.com
+ Chi nhánh Hải Phòng Địa chỉ: Phòng 510, TD Bussiness Center, Lê Hồng Phong, Q.Ngô
Quyền, Hải Phòng, Việt Nam Điện thoại: +84-225-3614786
Email: info@wmlogistics.com Đại diện pháp luật: Đặng Văn Hùng
Hình 1.1 Logo của Công ty
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
- Tháng 10/2008, Công ty cổ phần Giao Nhận Vận Tải DH (DH
Logistics Corp) được thành lập có số đăng ký kinh doanh là
0102897678 với mục tiêu nâng cao năng lực cạnh tranh trong khâu vận chuyển hàng hóa của các công ty Việt Nam và đưa thương hiệu của các công ty Việt Nam vươn tầm Quốc Tế.
- Tháng 10/2010, Công ty TNHH giao nhận hàng hải Toàn Cầu (WM
LOGISTICS CO.,LTD) là công ty con của DH Logistics được thành lập với giấy phép ĐKKD số 0104936604.
- Tháng 12/2012, thành lập nên Công ty cổ phần Giao Nhận Vận Tải
DH – chi nhánh ở Hải Phòng.
- Tháng 5/2014, Công ty TNHH dịch vụ vận tải và phân phối DH được thành lập tại Hải Phòng nhằm mục đích phục vụ vận tải nội địa Vào tháng 6 cùng năm, cũng đánh dấu sự ra đời của Công ty cổ phần
Giao Nhận Vận Tải DH – chi nhánh ở Bắc Ninh.
Với phương châm hoạt động “Customer First, Delivery First” – chúng tôi hiểu rằng mọi sự nỗ lực về chất lượng phục vụ của chúng tôi sẽ luôn góp phần vào những thành công trong tương lai cho khách hàng.
1.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh, văn hóa và giá trị cốt lõi
- Tầm nhìn: WM LOGISTICS luôn nỗ lực phấn đấu trở thành công ty giao nhận hàng đầu được khách hàng yêu thích, đưa thương hiệu của các công ty Việt Nam vươn tầm Quốc Tế với dịch vụ đẳng cấp, nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, tận tâm, tạo ra giá trị gia tăng, đảm bảo mang đến những dịch vụ hậu cần ở chất lượng cao nhất, đóng góp tích cực vào sự phát triển của cộng đồng.
- Sứ mệnh: Luôn cố gắng là một doanh nghiệp chuyên nghiệp, năng động, đáng tin cậy mang đến các dịch vụ vận tải tốt nhất và hiệu quả nhất cho người sử dụng, góp phần mang lại sự thịnh vượng cho doanh nghiệp Công ty cam kết:
+ Đối với khách hàng và đối tác: đồng hành cùng khách hàng và đối tác trong việc cung cấp dịch vụ logistics tốt nhất với giá cước phù hợp nhất Luôn thỏa mãn các nhu cầu của tất cả các khách hàng với chất lượng tốt nhất.
+ Đối với nhân viên: xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo và nhân văn, không ngừng nỗ lực nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của toàn thể nhân viên.
+ Đối với xã hội: đóng góp tích cực vào các hoạt động hướng về cộng đồng, hài hòa lợi ích công ty với lợi ích xã hội.
- Văn hóa và giá trị cốt lõi: luôn cố gắng triển khai những công nghệ tiên tiến với thông điệp giá trị cốt lõi: “Chính trực – Tôn trọng –
Trách nhiệm – Hợp tác – Tuân thủ”
+ Chính trực: trung thực trong mọi hoạt động, minh bạch trong mỗi giao dịch.
+ Tôn trọng: mỗi một thành viên trong tập thể công ty đều hiểu rằng tôn trọng đồng nghiệp, tôn trọng công ty, tôn trọng khách hàng và đối tác cũng chính là tôn trọng bản thân mình.
+ Trách nhiệm: đề cao và duy trì tinh thần trách nhiệm trong từng hoạt động, với từng cá nhân để đạt được kết quả tốt nhất.
1.1.4 Quy mô hiện tại của doanh nghiệp
Công ty có tổng cộng 50 cán bộ nhân viên Trong tương lai để phát triển và mở rộng, Công ty sẽ không ngừng bổ sung nhân sự để đáp ứng theo yêu cầu thị trường Tỷ lệ phân bổ nhận sự tại các chi nhánh:
Tỷ lệ phân bổ nhân sự tại các chi nhánh
Hà Nội Hải Phòng Bắc Ninh
Hình 1.2 Tỷ lệ phân bổ nhân sự tại các chi nhánh
Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp
1.2.1 Các lĩnh vực hoạt động
1.2.1.1 Giao nhận vận tải quốc tế
- Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường hàng không
Dịch vụ vận chuyển hàng không thông dụng cho hàng xuất, nhập khẩu.
Dịch vụ chuyển phát nhanh.
Dịch vụ vận chuyển hàng nguy hiểm, hàng lạnh.
- Dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển
Hàng xuất/nhập khẩu nguyên cont:
Xuất/nhập khẩu container thường chiếm 50% (hàng hóa: gỗ, ván, pin, năng lượng mặt trời, thiết bị điện tử).
Xuất/nhập khẩu container lạnh chiếm 40% (hàng hóa: thủy, hải sản, thực phẩm tới thị trường Châu Âu, Châu Mỹ).
Xuất/nhập khẩu các loại container đặc biệt khác (DG/FR/OT) chiếm 10% còn lại.
Hàng lẻ xuất/nhập khẩu
Hàng rời và khai thác ISO Tank
- Dịch vụ giao nhận vận tải kết hợp đường biển và đường hàng không
Tiết kiệm 30%-50% thời gian so với đường biển
Tiết kiệm chi phí 30%-50% so với đường hàng không
1.2.1.2 Dịch vụ vận tải đường bộ
- Dịch vụ vận tải nội địa
- Dịch vụ vận tải container/xe tải chuyên tuyến từ Hải Phòng về các
KCN trên địa bàn các tỉnh: Hải Dương/Hưng Yên/Bắc Ninh/Bắc
- Dịch vụ vận tải đường biên với tuyến vận tải đặc thù container 45 feet từ cửa khẩu quốc tế Hữu Nghị về các khu công nghiệp.
- Với trang thiết bị gồm:
Xuất xứ: Mỹ, Việt Nam, Trung Quốc
10 Xe tải nhỏ - Small truck
Xuất xứ: Mỹ, Đức, Canada
- Khai báo hải quan và ủy quyền thông quan
- Điều chỉnh sau thông quan
1.2.1.4 Vận tải đường biển không tàu
- WM Logistics là đơn vị vận chuyển vận tải không tàu với giá cả cạnh tranh cho hàng container lạnh và hành container thường từ Hải
Phòng tới các nước Châu Á (Hongkong, Singapore, Trung Quốc,
- Dịch vụ đóng gói, kho vận
- Dịch vụ lưu trữ hồ sơ
- Dịch vụ gom hàng và phân phối
Công ty phục vụ vận chuyển đa dạng các loại hàng hóa: thực phẩm, dược phẩm, hóa chất, vật liệu xây dựng, máy móc công nghiệp, thiết bị kỹ thuật, hàng lạnh, hành quá khổ, hàng tiêu dùng xa xỉ, hàng giá trị, động vật sống,…
1.2.2 Các loại hàng hóa, dịch vụ chủ yếu mà hiện tại doanh nghiệp đang kinh doanh
Bảng 1.1 Bảng các loại dịch vụ chủ yếu
Dịch vụ Hình thức hoạt động
Là hình thức vận tải hàng hóa bằng cách sử dụng các phương tiện chuyên chở trên biển kết hợp với cơ sở hạ tầng phục vụ cho mục đích lưu thông hàng hóa Cụ thể, phương tiện chuyên chở thông thường là tàu, thuyền, các phương tiện xếp dỡ, bốc dỡ hàng Còn cơ sở hạ tầng chính là cảng biển, cảng trung chuyển hàng hóa.
Vận tải đường hàng không Theo nghĩa rộng chính là sự tập hợp của các yếu tố kinh tế và kỹ thuật nhằm khai thác quá trình chuyên chở hiệu quả bằng máy bay Theo nghĩa hẹp thì chính là sử dụng máy bay để vận chuyển hàng hóa, hành lý hoặc bưu kiện từ vị trí này đến vị trí khác.
Là hình thức vận tải phổ biến và thông dụng nhất trong các loại hình vận chuyển Đây là phương thức vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện di chuyển trên đường bộ như ô tô, xe khách, xe tải, xe bồn, xe fooc, xe container, rơ móoc, sơ mi rơ móoc kéo theo ô tô…Vận chuyển đường bộ ra đời từ lâu và được dùng đầu tiên để vận chuyển hàng hóa, qua thời gian phát triển lâu dài hệ thống phương tiện đường bộ ngày càng tiên tiến và tối ưu.
Dịch vụ khai báo hải quan Là quá trình khai báo hải quan qua hệ thống điện tử cho các lô hàng xuất nhập khẩu Công việc này cũng bao gồm hoàn tất thông quan và tiến hành lấy hàng ra khỏi cảng Doanh nghiệp có thể tuyển dụng nhân viên riêng thực hiện toàn bộ công việc này hoặc sử dụng đến các dịch vụ khai thuế hải quan của các đơn vị bên ngoài.
SOC viết tắt cho “Shipper Owned Container” tức là container thuộc sở hữu của người gửi hàng, bên giao nhận(forwarder) hoặc NVOCC Họ chỉ cần đặt chỗ trên tàu, và khi đó báo giá sẽ không bao gồm phí liên quan đến container.
Handle hàng Là loại mặt hàng siêu trường siêu trọng có tính chất đặc dự án thù với yêu cầu rất khắt khe về sự chuyên nghiệp và giới hạn thời gian vận tải hàng.
Với hệ thống chặt chẽ, hiện đại, WM luôn mang đến những giải pháp quản lý logistics đáng tin cậy từ những chuyên gia có thể xử lý bất cứ dự án hàng quá khổ quá tải đầy thách thức nào:
+ Giải pháp nâng , hạ hàng quá khổ quá tải
+ Dịch vụ đóng hàng , dỡ hàng
+ Dịch vụ đóng gói , chằng buộc , chèn lót hàng rời , hàng quá khổ
+ Khai báo hải quan và vận chuyển nội địa cho hàng quá khổ , quá tải
+ Khảo sát tuyến đường , vận chuyển cho hàng quá khổ
+Vận chuyển động vật sống
+ Vận chuyển hàng quá khổ
1.2.3 Hệ thống đối tác và khách hàng của doanh nghiệp
WM logistics vinh dự được trở thành đối tác tin cậy được các doanh nghiệp lựa chọn để thúc đẩy sự phát triển của các hoạt động sản xuất & kinh doanh.
Hình 1.3 Đối tác tiêu biểu
Hình 1.4 Khách hàng tiêu biểu
Mạng lưới đại lý ở trên 100 quốc gia và vùng lãnh thổ
Hình 1.5 Mạng lưới đại lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
Công ty chia thành 3 cấp quản lý cơ bản, đứng đầu là các thành viên/tổ chức trong ban giám đốc sau đó là trưởng các phòng và xuống dưới là nhân viên.
Hình 1.6 Số cấp quản lý
1.3.2 Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ quản lý của Công ty
1.3.3 Chức năng cơ bản của bộ phận quản lý a Ban giám đốc:
- Là người có quyền cao nhất ra các quyết định, giao công việc cho cấp dưới và chịu trách nhiệm trước ban quản trị
- Là người điều hành trong công tác thực hiện nhiệm vụ của công ty, lập kế hoạch và nghiên cứu mọi lĩnh của công ty
- Theo dõi, quản lý toàn bộ Công ty
- Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc của cán bộ công nhân viên b Phòng kinh doanh: Tìm kiếm và nghiên cứu nguồn hàng trong nước Thực hiện công tác đối ngoại, chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, mặt hàng đang có nhu cầu tiêu thụ, tìm kiếm và đàm phán với nhà nhập khẩu Kết hợp với phòng xuất khẩu thực hiện các hợp đồng xuất khẩu và nhập hàng hóa Kết nối người bán người mua lại với nhau, đưa ra các giải pháp liên quan đến vận chuyển và các thủ tục cũng như hành lang pháp lý của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu trong và ngoài nước thông qua các phương thức vận chuyển:
Đường hàng c Phòng kế toán:
- Đảm bảo những công việc liên quan đến các khoản công nợ phải thu hay phải chi trả khách hàng trong nước và nước ngoài
- Kiểm soát toàn bộ hoạt động thu - chi phát sinh trong công ty như kiểm tra các phiếu thu, phiếu chi, ký xác nhận, giao các liên, tạm ứng và lưu trữ, quản lý toàn bộ giấy tờ liên quan đến quá trình này.
- Quản lý các khoản thu, Quản lý các khoản chi, Kiểm soát hoạt động của thu ngân, theo dõi việc quản lý quỹ tiền mặt. d Phòng hiện trường: tiếp nhận, xử lý chứng từ, thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu để đảm bảo hàng hóa lưu thông nhanh chóng và hiệu quả Họ thường làm việc tại cảng, kho bãi, các cơ quan thuế và hải quan. e Phòng HCNS:
- Trực tiếp đi tìm kiếm nhân sự giỏi, phù hợp cho doanh nghiệp, lên kế hoạch, đăng tin tuyển dụng, triển khai các chiến dịch truyền thông thực hiện việc tuyển dụng
- Phối hợp với các phòng ban khác để tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng của từng phòng, đưa ra tiêu chí chọn ứng viên phù hợp
- Đào tạo và phát triển nhân sự: cải thiện hiệu suất làm việc cá nhân, nhóm thông qua bồi dưỡng kiến thức, nâng cao kỹ năng mềm.
- Lương thưởng và phúc lợi (C&B):xây dựng và quản lý tiền lương, thưởng, phúc lợi và các chính sách của công ty e Phòng điều vận: lên kế hoạch, bố trí, sắp xếp các xe để hàng hóa được vận chuyển đến nơi được yêu cầu Chịu trách nhiệm trực tiếp trong toàn bộ quy trình vận hành xe tải Theo sát quá trình thực hiện nhiệm vụ và linh hoạt xử lý các vấn đề sao cho công việc được diễn ra chính xác và kịp thời. g Phòng chứng từ: Thực hiện kiểm tra giám sát, lập các chứng từ liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu Trực tiếp soạn thảo bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan, khai báo hải quan Chuẩn bị đầy đủ các công văn, chứng từ cần thiết khác để hoàn thiện đơn hàng cho khách hàng Chịu trách nhiệm chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu liên quan đến lô hàng, làm hồ sơ thanh toán quốc tế, quản lí lưu trữ hồ sơ chứng từ như: thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ Liên hệ với các nhà cung ứng và khách hàng về lịch chuyển hàng và giao nhận hàng h Phòng CSKH: Chăm sóc khách hàng và đưa ra các giải pháp cũng như tư vấn để tối ưu hóa quá trình vận chuyển nhanh nhất và chi phí thấp Đưa ra các giải pháp cho sale/khách hàng để giải quyết các vướng mắc nếu có.
PHÂN TÍCH QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Sơ đồ 2.1 Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Bước 1: Xin giấy phép xuất khẩu
Nếu không có giấy phép xuất khẩu thì không thể xuất hàng ra nước ngoài Doanh nghiệp cần xin được giấy phép xuất khẩu để chứng minh về sự hợp pháp của hàng hóa Nên xin loại giấy phép dạng xin một lần dùng được nhiều lần.
Bước 2: Đặt booking và lấy vỏ container rỗng Đặt booking tàu sẽ tùy thuộc vào việc bạn đàm phán hợp đồng như thế nào để xác định chi phí vận tải và các chi phí khác thuộc về bên bán hay bên mua.
Với trường hợp hàng xuất theo CIF hay CNF thì doanh nghiệp bạn sẽ có trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển.
Nếu lô hàng xuất theo điều kiện FOB thì doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục hải quan xuất khẩu, sau đó chuyển hàng ra cảng Các khâu liên quan đến vận chuyển sẽ do phía bên mua đảm nhận.
Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ hợp lệ
Sau khi lấy được booking từ hãng tàu, doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thành khâu chuẩn bị hàng hóa đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất lượng như trong hợp đồng thương mại Cùng với đó cũng cần hoàn chỉnh các hồ sơ, giấy tờ, chứng từ cần thiết cho hàng hóa.
Bước 4: Lấy vỏ container rỗng để đóng hàng và chuyển ra cảng.
Cần có booking từ hãng tàu để lấy được vỏ container đóng hàng Tuy nhiên tùy theo mỗi hãng tàu mà cách thực hiện lấy vỏ container cũng khác nhau Doanh nghiệp xuất khẩu cần kiểm tra kỹ các thông tin và quy định của hãng tàu để làm thủ tục suôn sẻ, không bị gián đoạn.
Sau khi có vỏ container rỗng, doanh nghiệp sẽ kéo về kho để tiến hành đóng hàng của mình Sau khi nhận được container, nhân viên cần tiến hành kiểm tra, các chi tiết cần kiểm tra như:
+ Bên ngoài container: vỏ méo hay không, số cont có bị mờ không, cửa container đóng có chắc chắn và khóa an toàn không, chốt bấm seal như thế nào,…
+ Bên trong container: sàn, vách, và nóc container đã được vệ sinh chưa,…
Hơn nữa nếu không kiểm tra kĩ container thì sau này consignee, nơi nhận hàng xong trả lại container mà bị hư thì hãng tàu sẽ không nhận lại container mà bắt doanh nghiệp của bạn bồi thường chi phí sửa chữa container.
Trong quá trình đóng hàng, nếu lô hàng phải làm kiểm tra tại càng (như kiểm dịch), thì nên kẹp trước chỉ tạm để hạ container về cảng Khi lấy mẫu kiểm tra xong, lúc đó mới kẹp chỉ hãng tàu, như vậy sẽ tránh mất phí do phải xin lại chỉ mới Đóng hàng xong, chúng ta cần chuẩn bị phiếu xác nhận khối lượng (VGM) để nộp cho cảng.
Bước 5: Mua bảo hiểm hàng hóa, làm CO
Mua bảo hiểm hàng hóa giúp phòng ngừa các rủi ro không dự kiến được trong quá trình vận chuyển và xuất khẩu Có thể liên hệ các công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của mình, mức mua sẽ phụ thuộc vào giá trị hàng hóa của bạn Nếu lô hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì sẽ không cần phải mua bảo hiểm.
Bước 6: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho lô hàng Đây là bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, và ở khâu này cần chuẩn bị hồ sơ với các loại giấy tờ như: hóa đơn thương mại, hợp đồng thương mại, phiếu hạ hàng, phiếu đóng gói, giấy giới thiệu,… để trình cho cục hải quan kiểm tra, quyết định thông quan cho lô hàng của doanh nghiệp.
Các chứng từ quan trọng cần thiết cần phải có bao gồm:
- Booking Note: Những thông tin cần biết trên Booking Note như sau:
+ Tên người gửi hàng, địa chỉ,người phụ trách, số điện thoại/ fax
+ Tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ
+ Thông tin về hàng hóa: Loại hàng, G.W, CBM đối với hàng lẻ và loại cont (20DC, 40DC, 40HC, ), volume đối với hàng FCL
+ Điều khoản thanh toán cước: trả trước ( Freight prepaid) hay cước trả sau ( Freight collect)
+ Thời gian cut o昀昀: Chính là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải hoàn tất thủ tục thông quan hàng hóa, thanh lý tờ khai để cảng bốc xếp hàng hóa lên tàu, nếu bị trễ thời gian cut o昀昀 thì tàu sẽ không nhận hàng hóa nữa và bị coi là rớt tàu
+ Tên tàu, số hiệu tàu
- Commercial Invoice ( Hóa đơn thương mại): là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động dịch vụ xuất nhập khẩu hay giao nhận vận chuyển quốc tế Những nội dung chính của hóa đơn thương mại gồm:
+ Số và ngày lập hóa đơn
+ Tên, địa chỉ của người bán và người mua
+ Thông tin về hàng hóa: số lượng, mô tả, đơn giá, số tiền,
- Packing List: Bên trong packing list thể hiện nhiều thông tin liên quan đến quy trình đóng gói đơn hàng, tuy nhiên cần lưu ý những thông tin quan trọng sau:
+ Số và ngày lập hóa đơn
+ Tên địa chỉ người bán người mua
+ Thông tin về hàng hóa: trọng lượng, thể tích, số kiện
+ Số tham chiếu Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về
Notify Party (Bên thông báo khi hàng đến Thông thường thanh toán
L/C thì mới yêu cầu ghi thêm thông tin Notify Party này)
Công ty TNHH WM Logistics sẽ khai báo hải quan thông qua phần mềm ECUSS5 – VNACCS vì là công ty dịch vụ nên khi khai trên tờ khai hải quan công ty sẽ sử dụng thông tin của khách hàng (là nhà nhập khẩu hoặc nhà xuất khẩu) Từ màn hình desktop nhấp vào biểu tượng của phần mềm ECUSS – VNACCS
Hình 2.5 Biểu tượng của phần mềm ECUSS-VNACCS
Nhận xét quy trình thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Bảng 2.1 Thời gian thực hiện quy trình
Bước Các công việc chính Thời gian thực hiện Bước
1 Xin giấy phép xuất khẩu 7 ngày (24/3-
2 Đặt booking và lấy vỏ container rỗng 1 ngày (31/3)
Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ hợp lệ 7 ngày (1/4-7/4)
4 Lấy vỏ container rỗng để đóng hàng và chuyển ra cảng 1 ngày (8/4)
Mua bảo hiểm hàng hóa, làm CO 1 ngày (9/4)
Làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho lô hàng
Giao hàng cho hãng tàu 2 ngày (17/4-
Chờ tàu đến để thanh toán tiền hàng 10 ngày (19/4-
28/4) Tổng thời gian: 36 ngày (từ ngày 24/3-28/4)
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ Gantt thời gian hoàn thành quy trình
Như vậy, tổng thời gian để hoàn thành một lô hàng xuất khẩu bằng đường biển là 36 ngày Nhìn vào sơ đồ Gantt, ta thấy vấn đề tồn đọng rất lớn ở 3 khâu là: chuẩn bị hàng hóa và chứng từ hợp lệ; làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho lô hàng và thanh toán tiền hàng.
Nguyên nhân là do sự nhầm lẫn trong việc khai thuê hải quan của nhân viên Một bộ chứng từ cho quá trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm nhiều loại chứng từ khác nhau như: phiếu đóng gói, vận đơn, hóa đơn thương mại, các hóa đơn nâng/hạ, ; nên trong quá trình xử lý chứng từ không thể tránh khỏi sai sót Thông thường việc tiếp nhận chứng từ là do nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng, đối tác; do chưa có hệ thống kiểm soát, nên dễ gây ra lỗi.
ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ LỰA CHỌN HƯỚNG ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP
Thuận lợi
Là một doanh nghiệp có công ty mẹ nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu, Công ty hiện đã có một vị trí vững chắc trong hoạt động kinh doanh, thiết lập được nhiều mối quan hệ tốt đẹp với nhiều công ty ở nước ngoài và có nhiều đối tác trong và ngoài nước
Nguồn nhân lực của Công ty mặc dù chưa có nhiều kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, nhưng rất năng động sáng tạo và đầy nhiệt huyết được lãnh đạo bởi những người dám nghĩ dám làm
Mối quan hệ với khách hàng: luôn giữ chữ tín, nhiệt tình phục vụ khách hàng là phương châm hoạt động của Công ty nên luôn được các đối tác tính nhiệm lâu dài Do vậy, công ty đã tạo được mối quan hệ chặt chẽ, thông qua các đối tác này Công ty sẽ có thêm những khách hàng mới.
Khó khăn
Nguồn hàng từ nhà cung cấp luôn là thách thức lớn của Công ty, do ảnh hưởng bởi giá bán và các điều kiện khách quan khác nhau mà nguồn cung cấp thường không ổn định về số lượng, chất lượng, giá cả Và số lượng nhà cung cấp sản phẩm này ở thị trường Việt
Nam rất ít Chính vì khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn hàng, dẫn đến trì hoãn trong việc xuất khẩu khó đáp ứng kịp thời các đơn hàng của đối tác
Vốn đầu tư của công ty còn chưa ổn định mà thời gian thu hồi vốn mỗi lô xuất khẩu rất lâu Với nhà cung cấp và bên Logistics phải thanh toán ngay nhưng với nhà nhập khẩu lại thanh toán L/C Do đó, công ty không đủ vốn để xuất sản phẩm với số lượng lớn
Đội ngũ nhân viên của công ty đôi khi chưa nắm bắt kịp thời những chính sách, cải cách luật pháp liên quan đến hoạt động trong ngành, các thủ tục hải quan, hàng hóa đang cấm xuất nhập khẩu, hay là thay đổi trong quy trình giao nhận, vận tải nội địa và quốc tế.
Đề xuất một số giải pháp
3.1.3.1 Giữ vững thị trường cũ
Việc chọn đúng chất lượng hàng hóa và thực hiện giao hàng đúng hẹn là một phương pháp giữ chân khách hàng thân quen Chất lượng sản phẩm tốt cũng là yếu tố cần quan tâm để giữ khách hàng Công ty cần nghiên cứu đa dạng hóa sản phẩm đáp ứng cho từng thị trường riêng biệt với chất lượng và giá cả cạnh tranh
3.1.3.2 Phát triển thị trường mới
Với vị thế và uy tín, doanh nghiệp đã tạo nên lợi thế trong việc phát triển thêm thị trường Để phát huy tối đa lợi thế này doanh nghiệp cần chuyên môn hóa việc marketing phân tích và nghiên cứu nhu cầu, sở thích sản phẩm, tiềm năng thị trường…sẽ giúp doanh nghiệp chiếm hữu thị phần, đánh giá và dự báo tốt hơn Tuy nhiên, còn bị hạn chế bởi lượng nhân lực nên doanh nghiệp cần tuyển thêm nhân viên có kinh nghiệm Xúc tiến thương mại và tham gia hội chợ nhằm quảng bá hình ảnh doanh nghiệp là cơ hội tìm kiếm thêm khách hàng mới tiềm năng Ngoài ra, điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp cũng cần phải phân tích kỹ lưỡng để có thể phát huy tối đa lợi thế đó Tuy nhiên yếu tố chi phí cũng cần phải xem xét lại
Việc đảm bảo nguồn hàng, tránh tình trạng giao hàng trễ, mà việc cung ứng đúng và đủ hàng sẽ tạo ra uy tín ẩn cho doanh nghiệp
Tổ chức thu mua sản phẩm một cách khoa học, tìm hiểu rõ thông tin, khả năng cung cấp và các đầu mối thu mua lẫn những đối thủ cạnh tranh, sẽ giúp cho Công ty hiểu rõ thông tin chính xác để phân tích Đảm bảo được nguồn hàng đồng nghĩa giữ vững xuất hàng và giá cả ổn định cũng như đủ năng lực thực hiện những hợp đồng lớn
Mặc dù, bộ máy quản lý hiện tại tương đối phù hợp và vững nghiệp vụ nhưng với tốc độ phát triển như hiện nay Công ty cần tuyển dụng, đào tạo nguồn lao động trẻ, việc tập huấn để nâng cao tay nghề và phát huy hết khả năng của nhân viên là điều quan trọng, tạo điều kiện để họ chia sẻ kinh nghiệm cập nhật chính sách mới về xu hướng mới để kịp thời thay đổi cho phù hợp với lộ trình hội nhập.
Không những thế, trong lĩnh vực thông tin, doanh nghiệp phải luôn nắm bắt kịp thời những chính sách, cải cách luật pháp liên quan đến hoạt động trong ngành, các thủ tục hải quan, hàng hóa cấm xuất nhập khẩu, quy định giao nhận, vận tải hàng nội địa để công việc thực hiện một cách trôi chảy Việc huấn luyện không chỉ một bộ phận mà là cả một hệ thống, vì ách tắc ở một khâu, sẽ ảnh hưởng toàn bộ qui trình của doanh nghiệp.
Hướng khóa luận tốt nghiệp
Trong quá trình em thực tập tại Công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hải
Toàn Cầu, em nhận thấy công tác tổ chức, lên kế hoạch và giám sát thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển còn nhiều thiếu sót, chưa linh hoạt Thực trạng quy trình xuất khẩu của công ty hiện nay xuất hiện những bất lợi cho chính công ty Em muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn nữa tất cả các điểm trong quy trình cần cải tiến và áp dụng được những kiến thức, công cụ, phương pháp đã học để cải tiến được các điểm đó Vì vậy, em xin chọn hướng đề tài tốt nghiệp:
“Cải tiến quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường tại Công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hải Toàn Cầu”