báo cáo cuối kỳ chủ đề quản lý thời gian eisenhower quy tắc làm theo nhóm batching

PHẦN II MÔ TẢ NHÓM 2.1 Khái niệm nhóm: Nhóm là tập hợp những cá nhân thỏa mãn 4 yếu tố sau: − Có từ hai thành viên trở lên − Có thời gian làm việc chung nhau nhất định − Cùng chia sẻ hay

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VIỆN SƯ PHẠM KĨ THUẬT

BÁO CÁO CUỐI KỲ MÔN HỌC : KỸ NĂNG MỀM

Chủ đề : Quản lý thời gian Eisenhower, quy tắc làm theo nhóm "Batching"

Giảng viên : TS Nguyễn Thị Huyền Nhóm sinh viên thực hiện : Nhóm 06 Họ Và tên

Phạm Anh Tuấn Phạm Thế Anh Nguyễn Văn Đạt Nguyễn Thế Duy Đường Hải Hiển Nguyễn Mạnh Hùng Nguyễn Thị Hoa Lan

Đỗ Lê Trà My Ngô Văn Quyết

MSSV

20192147 20191684 20202320 20195365 20205305 20205330 20202929 20200416 20205816

2.2 Vai trò và hiệu quả của nhóm: 5

2.3 Thuyết DISC phân tích tính cách các thành viên trong nhóm: 6

2.4 Đánh giá việc kiểm soát bản thân và kiểm soát công việc: 9

2.5 Mô hình 5P quản trị nguồn nhân lực trong nhóm: 10

2.6 Các giai đoạn phát triển nhóm: 12

LỜI MỞ ĐẦU

Đại học Bách Khoa Hà Nội là trường kĩ thuật hàng đầu của Việt Nam Ngôi trường là cái nôi đào tạo biết bao nhân tài cho xã hội, hàng năm những khóa kĩ sư chất lượng cao được tốt nghiệp ra trường và cống hiến ngày càng nhi u cho xã hề ội Sinh viên Đại học Bách N i là nhộ ững sinh viên chăm chỉ, đam mê kĩ thuật và rất thông minh Tuy nhiên, nh n thậ ấy sinh viên kĩ thuật nói chung cũng như sinh viên Đại học Bách Khoa Hà N i nói riêng h u hộ ầ ết đều có điểm chung là hơi rụt rè trong giao ti p, kh ế ả năng diễn đạt còn chưa tốt, cũng như kĩ năng thuyết trình còn nhiều hạn ch hay còn g i là thiế ọ ếu kĩ năng mềm Và trong b i c nh các nhà tuy n d ng ố ả ể ụngày càng xem trọng nh ng k ữ ỹ năng mềm c a ng viên, môn h c k ủ ứ ọ ỹ năng mềm đã và đang đóng một vai trò quan tr ng trong vi c giúp sinh viên bách khoa ngày ọ ệcàng hoàn thiện hơn

G p nhau trong môn h c k ặ ọ ỹ năng mềm, 10 thành viên nhóm 06 b n em th y ọ ấbản thân mỗi người đều còn những thi u sót, phát huy nh ng mế ữ ặt tích cực, đồng thời khắc phục điểm còn chạn chế, nhóm chúng em đã cùng nhau vận dụng kiến thức môn h c vào th c t và th c hiọ ự ế ự ện bài t p l n v i ch ậ ớ ớ ủ đề : “ Quản lý th i gian ờEisenhower, quy t c làm theo nhóm "Batching" ắ “để ả gi i quy t m t vế ộ ấn đề ấ r t quan trọng nhưng bị b ỏ qua đó là quản lý th i gian hi u qu ờ ệ ả

Nhóm 06 xin cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Huy n ề đã tạo điều ki n cho các ệthành viên trong nhóm có môi trường tốt nhất để cùng nhau h c t p và sáng t o và ọ ậ ạhoàn thi n bệ ản thân hơn

PHẦN I

NỘI DUNG CHÍNH CỦA CHỦ ĐỀ BÀI TẬP NHÓM

Sau m t th i gian th o luộ ờ ả ận cùng nhau, nhóm chúng em đã chọn chủ đề bài tập nhóm là Qu n lý th i gian Eisenhower, quy t c làm theo nhóm "Batching" ả ờ ắ

Quản lí th i gian hi u qu s giúp ta làm vi c vờ ệ ả ẽ ệ ới năng suất tốt hơn trong thời gian ngắn hơn,tạo sự cân bằng cho cuộc s ng và công viố ệc,biết được chính xác các công vi c c n th c hiệ ầ ự ện,thực hiện được những mục tiêu nhanh hơn,giảm stress và s quá t i trong công vi c,có nhi u thự ả ệ ề ời gian hơn cho sở thích cá nhân K ỹ năng quản lý thời gian cá nhân là vi c s p x p, phân chia các công vi c ệ ắ ế ệcần ph i hoàn thành trong th i gian nhả ờ ất định L p k ho ch chi ti t s giúp chúng ậ ế ạ ế ẽta tối ưu hóa hiệu suất làm việc Tùy thuộc vào mục đích của mình, b n có th l p ạ ể ậkế ho ch công vi c theo ngày, theo tu n hoạ ệ ầ ặc là theo tháng, năm… Và để phân bổ và qu n lí th i gian hi u qu , hả ờ ệ ả ợp lí thì chúng em đề ập đến 2 phương pháp cEisenhower và Batching

1.1 Qu n lý th i gian Eisenhower ả ờ

Ma tr n qu n lý thậ ả ời gian Eisenhower là phương pháp quản lý th i gian hi u ờ ệquả bằng cách dựa trên tiêu chí kh n cẩ ấp và độ quan tr ng Eisenhower chia danh ọsách công vi c thành 4 nhóm: Kh n c p, Không kh n cệ ẩ ấ ẩ ấp, Quan tr ng, Không ọquan tr ng ọ

Đặc bi t, ma tr n Eisenhower phù h p v i nhệ ậ ợ ớ ững người làm vi c theo mệ ục tiêu nhưng không kịp thời hạn

Phương pháp này giúp bạn không bị cuốn vào dòng xoáy các công vi c ệgấp rút mà t p trung vào nh ng vi c ậ ữ ệquan tr ng ọ

Nội dung cơ bản của ma tr n ậthời gian Eisenhower:

Bản chất c a ma trủ ận Eisenhower có th hi u là s s p ể ể ự ắxếp công vi c theo th t ệ ứ ự ưu tiên phù h p nh m giúp công vi c hoàn ợ ằ ệ

thành đúng mục tiêu và định hướng đã đề ra Công việc sẽ được nhóm theo tiêu chí quan tr ng và kh n cọ ẩ ấp để qu n lý hi u qu ả ệ ả

• Những vi c quan tr ng s t o ra nh ng giá tr dài h n và giúp m i ệ ọ ẽ ạ ữ ị ạ ọngười ti n gế ần đến m c tiêu c a mình ụ ủ

• Những vi c khệ ẩn cấp thường cần mọi người gi i quy t l p t c và nh ả ế ậ ứ ảhưởng đến nhiều người

Ngườ ửi s d ng c n phân biụ ầ ệt được tiêu chí quan tr ng và kh n cọ ẩ ấp để tránh tốn quá nhi u th i gian vào các vi c không c n thi t và s p x p th t không khoa ề ờ ệ ầ ế ắ ế ứ ựhọc Nh ng vi c quan tr ng cữ ệ ọ ần làm thường ảnh hưởng đến mục tiêu và định hướng cá nhân Trái l i, nh ng vi c kh n c p thì s ạ ữ ệ ẩ ấ ẽ ảnh hưởng đến nhiều người, cụ thể như gửi tin nh n, vi t email, gắ ế ọi điện…

1.2 Phương pháp làm theo nhóm "Batching"

“Batching” (làm theo nhóm) là việc gộp nhi u công viề ệc tương tự như nhau, hoặc là có th bể ổ sung cho nhau vào làm chung cùng m t lúc ộ

Batching là phương pháp được Tim Farris vi t trong cuế ốn sách “Tuần làm việc 4 giờ” Phương pháp này khuyên bạn làm theo nhóm đối với nh ng vi c ữ ệkhông quan trọng, chưa cần thi t ế Ở đây, nh ng vi c không quá g p rút s g p l i ữ ệ ấ ẽ ộ ạlàm theo nhóm Đây là cách rấ ốt đểt t ti t ki m và phân b th i gian cân b ng C ế ệ ố ờ ằ ụthể, những công vi c l t v t trong ngày b n s d n vào m t thệ ặ ặ ạ ẽ ồ ộ ời điểm nhất định và giải quyết triệt để V i b n thân mình, vi c vi t lách mình có th g p 2 3 bài m t ớ ả ệ ế ể ộ – ộhôm trước hạn để tập trung hơn cho những việc cấp thiết khác Phương pháp này giúp tối ưu thời gian, phân chia đồng đều lượng việc ph i làm ả

PHẦN II MÔ TẢ NHÓM

2.1 Khái niệm nhóm:

Nhóm là tập hợp những cá nhân thỏa mãn 4 yếu tố sau: − Có từ hai thành viên trở lên

− Có thời gian làm việc chung nhau nhất định

− Cùng chia sẻ hay thực hiện chung một nhiệm vụ hay một kế hoạch để đạt đến các mục tiêu nhất định mà nhóm kỳ vọng

− Hoạt động theo những quy định chung của nhóm

2.2 Vai trò và hiệu quả của nhóm:

− Hoạt động nhóm mang lại những kết quả tốt mà từng cá nhân không thể làm được hay làm được mà hiệu quả không quá cao

− Hoạt động nhóm cho phép những cá nhân nhỏ lẻ vượt qua những cản trở của cá nhân, xã hội để đạt được các kết quả, mục tiêu cao hơn Đồng thời kéo theo sự phát triển cho các thành viên khác cùng tham gia nhóm

− Việc hợp tác của một nhóm nhỏ các thành viên trong cơ quan, công ty, hay xã hội tạo tiền đề để phát triển tốt các nhóm nhỏ khác xung quanh cộng đồng Vì các nhóm phát triển sau học hỏi được những kinh nghiệm từ nhóm ban đầu

Như vậy, để nhóm hoạt động hiệu quả cần phải đảm bảo các yếu tố: − Số thành viên tốt nhất trong các hoạt động kinh tế xã hội thông thường

là 4- 15 người

− Nhóm quá ít thành viên sẽ không phát huy được hiệu quả của nhóm vì không có nhiều người đóng góp ý kiến hay thực hiện công việc

− Nhóm quá ít thành viên sẽ không phát huy được hiệu quả của nhóm vì không có nhiều người đóng góp ý kiến hay thực hiện công việc Vì những điều trên, nhóm với số lượng thành viên vừa đủ và mỗi người giỏi 6 một lĩnh vực khác nhau đạt hiệu quả cao trong làm việc nhóm

2.3 Thuyết DISC phân tích tính cách các thành viên trong nhóm:

Nhóm 6 “Supporter Team ” với 10 thành viên đến từ các viện khác nhau như viện kỹ thuật hóa học, viện cơ khí, viện kinh tế quản lí thậm chí các thành viên trong nhóm gồm sinh viên từ các khóa khác nhau K64, K65 Tuy nhiên, sau thời gian thành lâp nhóm cùng với các chiến lược, phương châm và mục tiêu rõ ràng thì các thành viên đã gắn kết với nhau và từng thành viên trong nhóm đã phát huy sức mạnh cá nhân trong sức mạng tập thể Do đó, nhóm 6 “Supporter Team ” đã làm việc rất hiệu quả và tâm huyết để hoàn thành sản phẩm cuối kì môn học Kỹ năng mềm kì 20211 này

Sau đây là bảng trắc nghiệm theo tính cách của cả nhóm:

Thành viên

Phong cách, chi

Phong

cách ổn định, ôn

hòa (S)

Phong cách tuân

thủ, thực

thi (C)

Đường Hải Hiển 29,2% 4,2% 25% 41,7% Nguyễn Mạnh

+ Dominance – Người quyền lực:

Chỉ đạo, sáng tạo, kiên gan, giỏi giải quyết vấn đề, hướng đến kết quả, tự giác, tự đề cao, thiếu kiên nhẫn, thích kiểm soát, gây ấy tượng đầu tiên mạnh mẽ, biểu đạt nhanh chóng

+ Influence – Người ảnh hưởng:

Duyên dáng, tự tin, thuyết phục, nhiệt tình, đây cảm hứng, lạc quan, có sức thuyết phục, bốc đồng, nhiều cảm xúc, thân thiện và hoạt bát

+ Steadiness – Người trầm tĩnh:

Tận tâm, lịch sự, ngoại giao, tiêu chuẩn cao, trưởng thành, kiên nhẫn, chính xác, nói năng chậm rãi, hành động có chủ ý , đi vào chi tiết, tìm hiểu sự thật, hành động chủ ý, hay nghi ngờ

+ Compliance – Người tuân thủ:

Hòa nhã, vô tư, giỏi lắng nghe, kiên nhẫn, chân thành, ổn định, thận trọng, thích đi đó đây, giọng điệu đều đều

Kết luận:

- Dựa vào bảng thống kê ta thấy bạn Phạm Anh Tuấn là người thuộc nhóm Dominance - Người quyền lực Tính cách của bạn Phạm Anh Tuấn khá phù hợp để làm nhóm trưởng Vì vậy bạn được bầu làm nhóm trưởng để dẫn dắt, điều hành nhóm

Dominance Influence Steadiness Compliance

Phạm Anh Tuấn Phạm Thế Anh

Đỗ Lê Trà My Phạm Thị The

Nguyễn Mạnh Hùng

Nguyễn Văn Quyết Nguyễn Thế Duy

Phạm Văn Đạt Đường Hải Hiển

Nguyễn Thị Hoa Lan

Nhận xét:

Nhóm có 10 thành viên với màu sắc, tính cách đa dạng và có đầy đủ các thành viên trong 4 nhóm tính cách, nhận thấy đây chính là thế mạnh của nhóm cần phải được phát huy

Và cách chọn vai trò trong nhóm cũng đã phần nào thể hiện tính cách, màu sắc của thành viên, ví dụ như từ ở cách chọn tên nhóm, hay là trưởng nhóm Phạm Anh Tuấn có kết quả DISC như hình bên :

2.4 Đánh giá việc kiểm soát bản thân và kiểm soát công việc:

Các bước kiểm soát bản thân:

Bước 1: Tự kiểm soát – hiểu bản thân:

− Cần phải biết được mục đích của bản thân mình: Cần tách riêng mục tiêu của gia đình với mục đích cá nhân và công việc Cần phải cân bằng các mục tiêu Mục đích cần phải thực tế, rõ ràng, không viển vông

− Nắm rõ được ưu điểm, khuyết điểm − Năng lực cá nhân

Bước 2: Kiểm soát công việc:

− Biết được mục đích công việc − Vai trò của bản thân trong công việc − Trách nhiệm cá nhân

Bước 3: Xác định trọng tâm:

− Cần thiết lập, sắp xếp ưu tiên công việc

− Ứng dụng thực tiễn: Hiểu biết những bước trên để đánh giá cá nhân và kiểm soát công việc của cả nhóm, nhóm Không giới hạn luôn tuân theo phương châm mỗi thành viên tự đánh giá bản thân và đánh giá thành viên khác Đồng thời, nhóm hợp tác một cách tích cực từ khâu nêu ý tưởng đến chuyển hóa từ ý tưởng thành sản phẩm là bài thuyết trình cuối kì của nhóm với sự tham gia tích cực của các thành viên Mỗi thành viên có một thế mạnh khác nhau nên hiệu quả công việc được phân chia đều cho mọi người trong nhóm

2.5 Mô hình 5P quản trị nguồn nhân lực trong nhóm:

Khi đã có những hiểu biết cơ bản về các nhóm tính cách của các thành viên trong nhóm thì người nhóm trưởng cần phải biết cách quản trị nhân lực của nhóm Làm việc nhóm luôn cần phương pháp quản trị tốt, nhóm Không giới hạn đã quyết định chọn ra phương pháp quản trị nguồn nhân lực của nhóm theo mô hình 5P

Trước tiên, nhóm có tìm hiểu cơ bản về mô hình 5P như sau:

− 5P là mô hình tương đối toàn diện về cấu trúc và các thành phần của một chiến lược quản trị nguồn nhân lực do Schuler(1992) phát triển.− Mô hình 5P gồm 5 yếu tố: triết lý quản trị nguồn nhân lực (Philosophy),

chính sách nguồn nhân lực (Policies), chương trình (Programs), hoạt động/thông lệ (Practices) và quy trình quản trị nguồn nhân lực (Process) − Áp dụng chiến lược quản trị nguồn nhân lực vào quản trị nhân lực của

nhóm, nhóm rút ra những kết luận sau

− Đầu tiên nhóm cần xác định mục tiêu chiến lược của nhóm và phân tích một cách có hệ thống về những tác động của nó đối với triết lý, chính sách, chương trình, hoạt động/thông lệ và các quy trình quản trị nguồn nhân lực Vận dụng linh hoạt chiến lược quản trị nguồn nhân lực của Schuler để làm nổi bật ý nghĩa giữa chiến lược và hành động của nhóm

Chiến lược, mục tiêu của nhóm

Chiến lược của nhóm được chia làm hai hai giai đoạn là: giai đoạn một chuẩn bị cho bài thuyết trình giữa kì và giai đoạn hai là chuẩn bị lên kế hoạch chuẩn bị nội dung và phân chia nguồn lực cho video và làm báo cáo

cuối kì

Các hoạt động quản trị nguồn nhân lực chiến lược của nhóm Triết lí nguồn nhân lực: Slogan của nhóm “Supporter Team” là: Stronger Together , ý nghĩa câu nói: Mọi thành viên trong nhóm đều được

thỏa sức sáng tạo, bày tỏ ý kiến quan điểm của mình, cùng nhau hòa nhập,

giúp đỡ nhau hoàn thiện hơn để đạt được những mục tiêu cao nhất Các chính sách nguồn nhân lực: Việc quản trị một nhóm gồm nhiều

thành viên là rất khó khăn và cần phải linh hoạt Chính sách của nhóm là khuyến khích các thành viên đưa ra ý kiến và lắng nghe ý kiến, lấy biểu quyết theo số đông nhưng cũng luôn chọn lọc những ý kiến hay và sáng tạo

Các hoạt động nguồn nhân lực: Bên cạnh việc học tập, nhóm thường tổ chức các buổi ngoại khóa đi chơi, ăn uống để các thành viên gắn kết với

nhau, hiểu nhau hơn và đưa ra những ý tưởng sáng tạo cho bài tập trên lớp

Các quy trình nguồn nhân lực Khi bắt đầu một dự án làm làm việc thì : nhóm luôn phân chia công việc một cách rõ ràng và bám sát tiến độ của từng thành viên trong nhóm

2.6 Các giai đoạn phát triển nhóm:

Khi một nhóm được thành lập với một nhiệm vụ hay mục đích nào đó, thông thường thời gian đầu nhóm hoạt động chưa đạt hiệu quả cao, nhưng trải qua thời gian có những thay đổi và mọi người hài hòa với nhau hơn Teamwork cũng trải qua những giai đoạn cụ thể, việc nắm rõ từng giai đoạn giúp trưởng nhóm phát huy tối đa hiệu quả làm việc nhóm, tối thiểu chi phí khi thực hiện

Có 5 giai đoạn trong làm việc nhóm: Forming (Thành lập):

Giai đoạn mới thành lập đối với mỗi thành viên đó là một trải nghiệm lạ, khiến cho ai cũng cảm thấy háo lức Ở giai đoạn này, công việc được gán cho mỗi thành viên dựa trên khả năng mỗi người Qua đó các bạn cũng sẽ bước đầu phối hợp với nhau để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc

Cũng trong giai đoạn này, mọi thành viên có khuynh hướng hỏi rất nhiều câu hỏi và thường trong tình trạng nhiệt tình, sôi động khi thực hiện dự án

Vai trò của nhóm trưởng trong giai đoàn này là:

− Xác định đúng năng lực của từng thành viên, qua đó phân công nhiệm vụ hợp lý

− Tổ chức các cuộc họp nhóm thường niên, qua đó lập kế hoạch cụ thể − Hướng tư tưởng của các thành viên luôn trong trạng thái làm việc khẩn

trương, liên tục, tránh tình trạng ỉ lại, dựa dẫm vào người khác − Tạo ra một bầu không khí làm việc thoải mái, hợp tác giữa các thành

viên trên tinh thần tự nguyện

− Nắm vững tâm lý của từng thành viên trong nhóm, hiểu được những thuận lợi và khó khăn trong cuộc sống riêng tư của từng người Qua đó tạo ra điều kiện thuận lợi nhất về thời gian, kinh tế để các bạn đóng góp được nhiều nhất cho nhóm

Storming ( Bão tố):

Ở giai đoạn này, mỗi thành viên thể hiện quan điểm và lập trường của mình trong dự án Từ đó rất dễ xảy ra xung đột và sự bất hòa giữa các thành viên trong

đội, đây cũng là nguyên nhân khiến hiệu quả công việc chung của nhóm bị chậm lại

Giai đoạn này cũng khiến nhiều người vỡ mộng hay thất vọng về dự án, về đồng đội của mình Không sẵn sàng giải quyết những nhiệm vụ mình đảm nhận

Giai đoạn này kéo dài lâu quá sẽ không tốt Vai trò của trưởng nhóm cần phải:

− Giải quyết xung đột và làm rõ các mục tiêu, các việc cần làm trong dự án

− Tập trung toàn bộ thành viên trong nhóm để định hướng lại nhiệm vụ của từng người

− Lấy một vài việc cụ thể mà nhóm đã hoàn thành để làm động lực cho các thành viên hoàn thành những hạng mục còn gặp khó khăn

Norming (Chuẩn hóa)

Khi các thành viên có sự trao đổi thân thiện và thống nhất rõ ràng về mục tiêu nhóm, chuẩn hóa mục tiêu nhóm Lúc này các thành viên của nhóm hiểu nhau và tin tưởng lẫn nhau hơn Qua đó tạo sự đoàn kết trong nội bộ nhóm.

Mọi người tập trung vào việc giải quyết vấn đề hơn là đấu tranh lẫn nhau Thành viên cũng có thể đảm nhiệm các công việc chéo nhau nếu có thành viên vắng mặt

Đây là giai đoạn rất quan trọng, là cơ sở của việc hoàn thành nhiệm vụ mà nhóm được giao

Trong giai đoạn này, nhóm trưởng cần phải:

− Thúc đẩy tối đa sự sáng tạo và phối hợp của các thành viên

− Kêu gọi các thành viên chia sẻ trách nhiệm − Bám sát những mục tiêu và thời gian biểu đề ra − Chia sẻ nhiệm vụ lãnh đạo với các thành viên khác Performing (Thực thi):

Ở giai đoạn này, mỗi thành viên được gán công việc và tính theo ngày Công việc sẽ trở thành những nhiệm vụ nhỏ và dễ dàng Những thành viên sẽ có cảm giác gắn bó với nhóm trong thời gian này Trong thời gian này, các quyết định thường được diễn ra nhanh chóng, không mất thời gian như giai đoạn chuẩn hóa Khi đó, nhóm có thể đạt kết quả cao trong công việc Từ đó, nhóm đã làm việc ổn định trong một hệ thống, cho phép trao đổi những quan điểm tự do thoải mái và có sự hỗ trợ cao của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm

Vai trò của nhóm trưởng:

− Tăng cường các cuộc họp đều đặn − Tham gia những dự án lớn hơn

− Tìm kiếm thêm những động lực mới cho nhóm