tiểu luận giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm

Trong đó, mỗi thành viên đều có vai trò và trách nhiệm riêng, đồng thời hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.Để đạt được hiệu quả khi làm việc nhó

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT

LỜI MỞ ĐẦU

Bạn có bao giờ tham gia một nhóm làm việc mà cảm thấy khó chịu, bực bội hoặc thất vọng vì giao tiếp không hiệu quả? Bạn có bao giờ gặp phải những xung đột, hiểu lầm hoặc mâu thuẫn với các thành viên khác trong nhóm? Bạn có bao giờ cảm thấy mình không được lắng nghe, tôn trọng hoặc đánh giá công bằng trong nhóm? Nếu câu trả lời là có, bạn không phải là người duy nhất Giao tiếp là một kỹ năng quan trọng và cần thiết trong làm việc nhóm, nhưng không phải ai cũng biết cách giao tiếp hiệu quả và khéo léo.

Giao tiếp hiệu quả là gì? Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm? Tại sao giao tiếp hiệu quả lại quan trọng đối với cá nhân và tập thể? Đây là những câu hỏi mà nhóm chúng mình sẽ trình bày và giải đáp trong bài tiểu luận này Bằng cách tham khảo các lý thuyết, nghiên cứu và thực tiễn về giao tiếp và làm việc nhóm, nhóm chúng mình sẽ phân tích các khái niệm, biểu hiện, nguyên nhân và yêu cầu của giao tiếphiệu quả và không hiệu quả trong làm việc nhóm Nhóm chúng mình cũng sẽ đề xuất các giải pháp cho cá nhân và tập thể để nâng cao kỹ năng giao tiếp và cải thiện hiệu quả làm việc nhóm.

Bài tiểu luận này được chia thành bốn phần chính Phần I giới thiệu các lý thuyết cơ bản về làm việc nhóm và giao tiếp, cũng như mối quan hệ và tác động của giao tiếp trong làm việc nhóm Phần II giới thiệu và phân tích vấn đề giao tiếp hiệu quả và không hiệu quả trong làm việc nhóm, bao gồm các khái niệm, biểu hiện, nguyên nhân và yêu cầu Phần III đề xuất các giải pháp cho cá nhân và tập thể để giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm Phần IV kết luận và tổng kết các ý chính của bài tiểu luận.

Hy vọng bài tiểu luận này sẽ mang lại cho bạn những kiến thức, kinh nghiệm và lời khuyên hữu ích để bạn có thể giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm, đóng góp tích cực cho sự phát triển của bản thân và tập thể Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành, bài tiểu luận chắc hẳn vẫn còn

rất nhiều thiếu sót Chúng mình rất mong nhận được sự góp ý của mọi người để bài tiểu luận này hoàn thiện nhất.

PHẦN I GIỚI THIỆU LÝ THUYẾT1.1Tổng quan về làm việc nhóm:

1.1.1 Khái niệm làm việc nhóm:

Làm việc nhóm là quá trình hợp tác của các thành viên trong cùng một tổ chức, công ty nhằm đạt được mục tiêu và lợi ích chung Trong đó, mỗi thành viên đều có vai trò và trách nhiệm riêng, đồng thời hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.

Để đạt được hiệu quả khi làm việc nhóm, các thành viên cần tuân thủ các nguyên tắc và kỹ năng làm việc nhóm như: giao tiếp rõ ràng, rành mạch, tôn trọng và biết lắng nghe ý kiến của các thành viên khác, có tinhthần trách nhiệm cao, biết chia sẻ trách nhiệm, giải quyết mâu thuẫn một cách chuyên nghiệp, bình tĩnh và hợp tác khéo léo với nhau để đạt được mục tiêu chung.

1.1.2 Lợi ích của làm việc nhóm:

việc nhóm chính là tăng năng suất công việc Khi làm việc cùng nhau, công việc sẽ được chia ra thành các nhiệm vụ nhỏ và mỗi thành viên sẽ được phân công một phần công việc phù hợp với khả năng và kiến thức của mình Điều này giúp cho mỗi thành viên có thể tập trung hoàn thành một phần nhiệm vụ nhất định trong một thời gian ngắn Từ đó rút ngắn khoảng thời gian hoàn thành cả công việc, làm tăng năng suất lao động

việc nhóm, các thành viên có thể trao đổi kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệmcho nhau và khi gặp vấn đề, tất cả các thành viên có thể hợp tác, tương trợ nhau để giúp tổ chức vượt qua giai đoạn khó khăn Mỗi cá nhân cần

hiểu rõ và tin tưởng vào năng lực của nhau để có thể tìm được sự trợ giúpphù hợp.

kiến thức của các thành viên trong tổ chức, khi làm việc cùng nhau, các thành viên có thể đưa ra nhiều giải pháp sáng tạo, khác nhau và từ đó tổng hợp lại để đưa ra giải pháp tối ưu nhất

các công việc nhỏ sẽ giúp giảm bớt căng thẳng cho mỗi cá nhân Đồng thời, với tâm lí sợ ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của nhóm, mỗi cá nhânsẽ luôn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của mình trước thời hạn.

mở rộng các mối quan hệ qua việc trao đổi thông tin, giao tiếp với nhau…- điều luôn xuất hiện trong quá trình làm việc nhóm Từ đó, mối quan hệ của các thành viên trong nhóm sẽ ngày càng gắn bó, tin tưởng lẫn nhau.

có cơ hội học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và các kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề…

1.1.3 Các kỹ năng cần có khi làm việc nhóm:

tin, kiến thức một cách rành mạch, dễ hiểu để tổ chức có thể hoạt động một cách hiệu quả là rất cần thiết Bạn cần lắng nghe để thực sự hiểu những gì người khác nói, đồng thời có khả năng truyền đạt ý tưởng của mình một cách rõ ràng

hợp tác với nhau để cùng giải quyết một vấn đề nhất định.

thể đưa ra rất nhiều cách giải quyết vấn đề khác nhau Lúc này, nhóm cần phải cân nhắc và đưa ra quyết định về cách giải quyết tối ưu nhất

nhất, nhóm cần có một kế hoạch chi tiết để các thành viên có thể cùng

theo dõi và bám sát, hiểu được mục đích, cập nhật được thông tin và hoàn thành nhiệm vụ kịp thời hạn.

mâu thuẫn, xung đột luôn tồn tại trong quá trình làm việc nhóm Khi có những quan điểm trái chiều, mỗi cá nhân trong tổ chức cần phải có sự bình tĩnh, ý thức được rằng ai cũng có quyền đưa ra quan điểm và điều cần làm là lắng nghe, tôn trọng ý kiến của nhau để tìm ra điểm chung, cách giải quyết vấn đề tốt nhất.

sự tin tưởng lẫn nhau Mỗi cá nhân cần ý thức được trách nhiệm, sự tín nhiệm mà các thành viên khác dành cho mình để trở thành một người cộng sự đáng tin cậy, không làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của nhóm.

1.2 Tổng quan về giao tiếp:

1.2.1 Khái niệm giao tiếp:

 Giao tiếp là quá trình truyền đạt thông tin, ý kiến giữa các cá nhân hoặc tổ chức

 Giao tiếp có thể diễn ra qua nhiều hình thức khác nhau như lời nói, viết, ngôn ngữ cơ thể, hình ảnh, âm thanh và sử dụng phương tiện truyềnthông

 Giao tiếp bao gồm việc lắng nghe, diễn đạt, hiểu và phản hồi thông tin một cách hiệu quả.Mục đích của giao tiếp: trao đổi và tương tác với nhau để chia sẻ thông tin, hiểu và được hiểu, xây dựng mối quan hệ và đạt được mục tiêu chung.

 Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi kỹ năng ngôn ngữ, lắng nghe chăm chỉ, sự nhạy bén về ngữ cảnh và khả năng tương tác một cách tôn trọng và hiệu quả với người khác.

1.2.2 Chức năng của giao tiếp:

báo cho nhau những thông tin giúp cho các hoạt động chung được thực hiện một cách có hiệu quả

 Mở rộng mối quan hệ: Giao tiếp giúp cho con người tạo ra những mối

quan hệ mọi người xung quanh.

nhiều người với nhiều nhiệm vụ khác nhau Các thành viên cần phải giao tiếp với nhau để hiểu được quan điểm của nhau Từ đó hoạt động nhóm trở nên hiệu quả hơn.

nhận thức về thế giới và về bản thân, giúp cho khả năng nhận thức của con người ngày càng mở rộng, làm cho vốn hiểu biết, tri thức của con người ngày càng phong phú

có thể nhận biết về thế giới, về người khác và về bản thân; biết được cái tốt, cái chưa tốt của bản thân cũng như những yêu cầu, đòi hỏi của ngườikhác, của xã hội Trên cơ sở đó con người tự điều khiển, điều chỉnh bản thân cho phù hợp hơn.

đồng cảm, cảm thông và giải tỏa được cảm xúc của mình thông qua việc chia sẻ cùng người khác.

 Hình thành và phát triển nhân cách: Trong giao tiếp con người lĩnh hội

được kinh nghiệm xã hội, tâm hồn của con người trở nên phong phú, tri thức sâu sắc, tình cảm và thế giới quan được hình thành và phát triển

1.3 Giao tiếp trong làm việc nhóm:

1.3.1 Các hình thức giao tiếp phổ biến trong nhóm:

1 Conference calls (Những cuộc gọi video/màn hình) :

Giống như cuộc họp nhóm, các cuộc gọi video có thể cho phép thànhviên ở xa đóng góp vào cuộc thảo luận từ bất kỳ địa điểm nào Mỗi thành viên trong nhóm có thể tham gia phiên thông qua đường dây hội nghị hoặc phần mềm hội nghị truyền hình Điều này thường hoạt động tốt hơnkhi được khởi xướng bởi một cá nhân duy nhất để loại bỏ bất kỳ sự khôngchắc chắn nào về thời gian hoặc cách thức cuộc trò chuyện có thể diễn ra Kênh liên lạc này có thể đặc biệt có lợi khi một nhóm muốn liên lạc

với các bên liên quan khác của dự án, những người làm việc trong một nhóm, chi nhánh hoặc thậm chí là tổ chức khác.

2 In-person meetings (Gặp mặt trực tiếp) :

Một cuộc họp trực tiếp thường tập hợp một nhóm tại một địa điểm đểxem xét những nỗ lực của họ hướng tới một mục tiêu chung, xác định cáclĩnh vực cần cải thiện và công nhận những nỗ lực của họ Phương pháp giao tiếp này có thể phù hợp với các nhóm có người lãnh đạo được chỉ định, chẳng hạn như người giám sát hoặc người quản lý dự án Những người này có thể phác thảo các mục tiêu cuộc họp, tạo chương trình nghị sự và tìm kiếm ý kiến đóng góp từ các thành viên khác trong nhóm.

1.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp trong nhóm:

1 Môi trường giao tiếp :

Môi trường giao tiếp chính là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp Các yếu tố từ môi trường xung quanh như không gian, ánh sáng, mùi hương, tiếng ồn,… có thể tác động đến chất lượng giao tiếp Nếu cuộc giao tiếp diễn ra trong một môi trường có quá nhiều tạp âm thì sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng giao tiếp yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của giao tiếp Bởi khi có quá nhiều tạp âm có thể sẽ khiếnngười nghe mất tập trung và giảm hiệu suất truyền tải của người nói Cácyếu tố môi trường xung quanh như mùi hương, không gian cũng gây ảnh hưởng tương tự.

2 Kênh giao tiếp :

Kênh giao tiếp cũng ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng giao tiếp Nếu như bạn giao tiếp bằng hình thức nhắn tin, gọi điện thì có thể sẽ gây hạn chế về mặt giao tiếp phi ngôn ngữ như ánh mắt, cử chỉ, ám hiệu,… Và các cuộc giao tiếp gián tiếp thì hiệu suất giao tiếp đạt được thường không cao

3 Quan hệ giao tiếp :

Mối quan hệ của các chủ thể giao tiếp cũng thuộc các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp Tùy vào độ thân thiết trong mối quan hệ giao tiếp thì hiệu suất của cuộc giao tiếp cũng bị ảnh hưởng ít nhiều Nếu như giữa

các chủ thể là mối quan hệ thân thiết thì có thể họ sẽ chú tâm hơn đến nội dung giao tiếp Và ngược lại đối với các chủ thể giao tiếp không quá thân quen

4 Hiện trạng giao tiếp :

Trạng thái cảm xúc, tâm lý vui buồn hay tức giận đều có thể gây ảnh hưởng đến cuộc giao tiếp Bởi nếu bạn đang tức giận hoặc không vui, thì rất khó để kiểm soát suy nghĩ, lời nói của bản thân, từ đó có thể tác độngđến chất lượng giao tiếp.

PHẦN II GIỚI THIỆU - PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ2.1 Lý do chọn đề tài:

Bởi kỹ năng giao tiếp chính là cầu nối, giúp bạn gắn kết các mối quan hệ trong công việc Giúp bạn kiến tạo mối quan hệ gần gũi, thân thiết với người khác Bạn sẽ được họ quý mến, tin tưởng hơn Ngược lại, không có kỹ năng giao tiếp tốt bạn sẽ dễ sa ngã hay phạm sai lầm vì những câu nói khó nghe.

 Tôn trọng đối phương và có thiện ý trong giao tiếp.

Giao tiếp hiệu quả trong nhóm: là giao tiếp hiệu quả, nhưng không phải diễn ra giữa 2 người mà là giữa người nói và các thành viên còn lại.

Giao tiếp kém hiệu quả: không đảm bảo 1 trong 2 yếu tố về nội dunghoặc thời gian hoặc không đạt được cả 2.

2.2.2 Biểu hiện của giao tiếp kém hiệu quả khi làm việc đội nhóm:

Về phía người nói:

o Nói dông dài, lan man, không đi vào đúng trọng tâm vấn đề cần trao đổi.

o Trình bày vấn đề nhưng người nghe chỉ tiếp nhận nhưng không hiểu hoặc khó hiểu.

o Mất nhiều thời gian để làm rõ một vấn đề đơn giản.o Gây hiểu lầm trong giao tiếp.

o Không lắng nghe ý kiến đóng góp.

Về phía người nghe:

o Lắng nghe thụ động, không tham gia trao đổi, thảo luận.

o Lắng nghe chưa tích cực, không nắm bắt được hết thông tin người nói truyền đạt.

Chung:

o Tranh cãi để dành phần thắng, không mang tính đóng góp.o Ngắt lời đối phương hoặc im lặng không phản hồi.

o Không làm chủ cảm xúc khi giao tiếp.

o Không tôn trọng, tiếp nhận những quan điểm khác quan điểm của bản thân.

o Ngôn ngữ cơ thể chưa được sử dụng triệt để.

2.2.3 Nguyên nhân:

o Thiếu kiến thứco Tự ti

o Thụ động: “Việc nhóm là việc của chung, mình không làm thì bạn khác sẽ làm.”

o Không lắng ngheo Không tương tác

o Không có sự chuẩn bị trước mỗi cuộc giao tiếp.

o Chưa biết cách lựa chọn từ ngữ phù hợp trong giao tiếp.o Thiếu cởi mở, tôn trọng.

o Đề cao cái tôi cá nhân

o Sử dụng ngôn ngữ cơ thể chưa hiệu quả.

o Chưa biết cách giải quyết xung đột khi làm việc nhóm.

2.2.4 Các yêu cầu để giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm:

kiến, quan điểm, cảm nhận với mọi người, biết lắng nghe người khác và

tôn trọng những góc nhìn và quan điểm đa dạng Ví dụ: “Tôi nghĩ chúng

ta nên sử dụng cách tiếp cận này, nhưng tôi khá tò mò muốn nghe cậu nghĩ gì.”

người khác và sẵn lòng tiết lộ suy nghĩ và cảm xúc của bản thân, trung

thực và tôn trọng lẫn nhau: Ví dụ: “Tôi cảm thấy một chút choáng ngợp

và quá tải với nhiệm vụ này Chúng ta có thể thảo luận về việc chia nhiệm vụ được chứ?”

Sự hỗ trợ: Các thành viên nhóm hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu

và sự vẹn toàn, đưa ra phản hồi và động viên mang tính xây dựng Ví dụ:

“Bạn đã hoàn thành rất tốt công việc thuyết trình của mình Tôi thích cách bạn sử dụng hình ảnh để minh họa các ý đó.”

Kỹ năng giao tiếp: Các thành viên trong nhóm có thể bày tỏ ý tưởng

và cảm nhận của mình một cách rõ ràng, lắng nghe chăm chú, đặt câu hỏi mang tính xây dựng và sử dụng những tín hiệu phi ngôn ngữ( cử chỉ,

dáng hình, điệu bộ) Ví dụ: “Bạn có thể giải thích ý bạn là gì được

không?” trong khi dùng cử chỉ ánh mắt và gật đầu.

những chiến lược, đề xuất phương án thay thế, sau đó tiến đến sự đồng

thuận và thực hiện giải pháp Ví dụ: “Hãy bắt đầu động não nhóm để đi

đến một vài chủ đề khả thi ( có thể có) cho bài báo cáo, và sau đó vote để chọn chủ đề tốt nhất nhé.”

Quản lý xung đột: Các thành viên có thể xác định và giải quyết xung

đột theo một cách có hệ thống, trong khi không gây ảnh hưởng đến bầu

không khí hoặc quá trình hoạt động của nhóm Ví dụ: “Tôi hiểu rằng bạn

có một quan điểm khác, nhưng tôi không chấp nhận giọng điệu ( tông giọng của bạn) Chúng ta có thể thảo luận bình tĩnh hơn được không?”

Một vài yếu tố và nhân tố khác:

o Sự sáng tạo: Một vài thành viên có thể có khả năng để tạo nên cácý tưởng mới lạ mang tính sáng tạo, và động viên cổ vũ các thành viên khác làm điều tương tự.

o Sự hợp tác: Các thành viên nhóm làm việc cùng nhau hợp tác, chiasẻ tài nguyên và thông tin, và cùng nhau điều phối nỗ lực của họ.

o Trách nhiệm: Các thành viên làm việc có trách nhiệm cho hành động và kết quả của họ, đồng thời yêu cầu những người khác cũng phải có trách nhiệm theo.

Sự đa dạng: Thành viên nhóm đánh giá cao và tận dụng nền tảng, kĩ năng và kinh nghiệm, đồng thời là cả góc nhìn đa dạng của mỗi thành viên.

2.3 Giải pháp đề xuất để giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm

2.3.1 Đối với cá nhân:

Tự tin thể hiện bản thân: Mỗi cá nhân cần tự tin thể hiện suy nghĩ, ý kiến của mình trong quá trình làm việc nhóm Điều này sẽ giúp các thànhviên trong nhóm hiểu nhau hơn và đưa ra những quyết định tốt nhất.

Lắng nghe tích cực: Lắng nghe tích cực là kỹ năng quan trọng để giao tiếp hiệu quả Khi lắng nghe, cần tập trung chú ý đến nội dung của cuộc trò chuyện, tránh ngắt lời hoặc đưa ra ý kiến cá nhân khi chưa được phép.

Sử dụng ngôn ngữ phù hợp: Khi giao tiếp trong nhóm, cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp với từng đối tượng Điều này sẽ giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu.

Tôn trọng ý kiến của người khác: Tôn trọng ý kiến của người khác là điều kiện tiên quyết để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm Khi cóý kiến bất đồng, cần thể hiện một cách lịch sự và tôn trọng.

2.3.2 Đối với tập thể:

các thành viên trong nhóm cùng hướng đến Do đó, cần xây dựng mục tiêu chung rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được.

Một nhóm sinh viên được giao nhiệm vụ làm một dự án nghiên cứu về một vấn đề xã hội Để xây dựng mục tiêu chung, nhóm có thể cùng nhau thảo luận và thống nhất các vấn đề sau:

Phân công công việc hợp lý: Phân công công việc hợp lý sẽ giúp các

thành viên trong nhóm phát huy được thế mạnh của mình Khi phân côngcông việc, cần cân nhắc đến năng lực, sở thích và kinh nghiệm của từng thành viên.

Một nhóm nhân viên được giao nhiệm vụ triển khai một dự án Để phân công công việc hợp lý, nhóm có thể cùng nhau thảo luận và thống nhất các vấn đề sau:

Ra quyết định một cách dân chủ: Ra quyết định một cách dân chủ sẽ

giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy được tôn trọng và có trách nhiệm hơn với quyết định đó Khi ra quyết định, cần lắng nghe ý kiến củatất cả các thành viên và đưa ra quyết định dựa trên sự đồng thuận của đa số.

Một nhóm nhân viên đang thảo luận về việc thay đổi quy trình làm việc Để ra quyết định một cách dân chủ, nhóm có thể cùng nhau thảo luận về các ưu và nhược điểm của từng lựa chọn Sau đó, nhóm sẽ đưa raquyết định dựa trên sự đồng thuận của đa số.

Downloaded by Vu Vu (quangchinhlas199@gmail.com)