ứng dụng rpa tự động hóa quy trình nghiệp vụ tuyển dụng nhân sự

Với ý nghĩ này, luận án Thạc sĩ nhằm mục đích hỗ trợ các công ty cải thiện quy trình tuyển dụng và lựa chọn thông qua việc sử dụng tự động hóa quy trình robot và khoa học dữ liệu để hiểu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

MAI ĐỨC TÀI

ỨNG DỤNG RPA TỰ ĐỘNG HÓA

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ

Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý Mã số: 8340405

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 01 năm 2024

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

MAI ĐỨC TÀI

ỨNG DỤNG RPA TỰ ĐỘNG HÓA

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ

Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý Mã số: 8340405

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 01 năm 2024

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐHQG - HCM

Cán bộ hướng dẫn khoa học: Tiến sĩ Lê Lam Sơn

Cán bộ chấm nhận xét 1: PGS.TS Nguyễn Văn Vũ

Cán bộ chấm nhận xét 2: PGS TS Nguyễn Tuấn Đăng

Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp HCM ngày 22 tháng 01 năm 2024

Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm:

1 PGS TS Lê Hồng Trang2 TS Nguyễn Thị Ái Thảo3 PGS.TS Nguyễn Văn Vũ4 PGS TS Nguyễn Tuấn Đăng5 PGS.TS Trần Minh Quang

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Trưởng Khoa quản lý chuyên ngành sau khi luận văn đã được sửa chữa (nếu có)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên: Mai Đức Tài MSHV: 1970582 Ngày, tháng, năm sinh: 18/02/1996 Nơi sinh: Cà Mau Chuyên ngành: Hệ thống Thông tin Quản lý Mã số : 8340405

I TÊN ĐỀ TÀI: Ứng dụng RPA tự động hóa quy trình nghiệp vụ Tuyển dụng Nhân sự (Robotic Process Automation application automates the recruitment process)

IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ : 10/12/2023

V CÁN BỘ HƯỚNG DẪN : Tiến sĩ Lê Lam Sơn

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin cảm ơn TS Lê Lam Sơn, người đã đồng hành cùng tôi từ khi đề tài mới được hình thành cho đến ngày nay Thầy đã dành nhiều thời gian giảng dạy và chia sẻ kinh nghiệm để em có thể hoàn thành luận văn này với kết quả tốt nhất

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Trường Đại học Bách Khoa Hồ Chí Minh, Khoa Khoa học và Kĩ thuật máy tính, các thầy cô đã tận tình giảng dạy và truyền đạt những kiến thức tốt nhất cho tôi trong quá trình học tập tại trường

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình đã luôn ủng hộ và động viên tôi thực hiện luận án này

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 12 năm 2023

Người thực hiện

Mai Đức Tài

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Con người và công nghệ ngày nay không ngừng phát triển, ai không thích nghi, theo kịp xu hướng sẽ có nguy cơ bị tụt lại phía sau Theo đó, các doanh nghiệp hiện đại luân phiên đánh giá năng lực, khai thác tiềm năng về mọi mặt nhằm tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như quản lý nguồn nhân lực, đồng thời tính đến việc sử dụng và phát triển nền tảng công nghệ Nỗ lực này hứa hẹn sẽ giúp các quy trình nghiệp vụ trở nên hiệu quả và năng suất hơn Vì vậy, hầu hết các tổ chức được dự đoán sẽ gặp vô số khó khăn lớn trong vài năm tới, một trong số đó là giải quyết tình trạng thiếu nhân tài chất lượng cao Việc tìm kiếm những giải pháp phù hợp để thiết lập và giữ chân nguồn nhân lực chất lượng đầu vào luôn được coi là mục tiêu hàng đầu mà các doanh nghiệp đặt ra Với ý nghĩ này, luận án Thạc sĩ nhằm mục đích hỗ trợ các công ty cải thiện quy trình tuyển dụng và lựa chọn thông qua việc sử dụng tự động hóa quy trình robot và khoa học dữ liệu để hiểu rõ hơn về công việc, tiếp cận các tài năng tiềm năng, để có được trải nghiệm tốt hơn cho ứng viên và giữ chân những nhân viên xuất sắc

ABSTRACT

Nowadays, individuals and technology are in a constant state of evolution, and those who fail to adapt or stay abreast of current trends run the risk of falling behind Consequently, contemporary businesses regularly evaluate their capabilities and harness their potential across various dimensions to optimize production, business operations, and human resource management Simultaneously, they carefully consider the utilization and advancement of technological platforms This concerted effort is geared towards enhancing the efficiency and productivity of business processes Consequently, most organizations are expected to face several significant challenges in the coming years, with a notable one being the resolution of a shortage of high-quality talent Finding viable solutions to attract and retain such skilled human resources is consistently identified as a primary objective for enterprises With this objective in mind, the Master thesis seeks to aid companies in enhancing their recruitment and selection processes This enhancement involves the integration of robotics process automation and data science to gain insights into job opportunities, approach potential talents, improve the applicant experience, and retain exceptional employees

LỜI CAM ĐOAN CỦA TÁC GIẢ

Tôi là Mai Đức Tài, học viên cao học khóa K19 Tôi cam đoan luận văn thạc sĩ "Ứng dụng RPA tự động hóa quy trình nghiệp vụ Tuyển dụng Nhân sự" là công trình

nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 12 năm 2023

Người thực hiện

Mai Đức Tài

MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT vii

DANH MỤC HÌNH ẢNH viii

DANH MỤC BẢNG x

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1

CHƯƠNG 2: MỤC TIÊU, GIỚI HẠN VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 2

I Mục tiêu: 2

II Giới hạn và đối tượng nghiên cứu: 2

1 Giới hạn nghiên cứu: 2

2 Đối tượng nghiên cứu: 2

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

I Cơ sở lý thuyết: 3

1 Quy trình tuyển – chọn ứng viên: 3

1.1 Quy trình tuyển dụng: 3

1.1.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng: 3

1.1.2 Phát triển bảng phân tích công việc: 4

1.1.3 Viết bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc: 4

1.1.4 Tìm kiếm nguồn nhân sự tài năng: 5

1.2 Quy trình lựa chọn ứng viên: 7

2 Đo lường hiệu quả cải tiến quy trình: 8

3 Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt: 10

1 Sơ đồ quy trình: 24

2 Các thách thức trong quy trình lựa chọn ứng viên: 25

2.1 Tiếp nhận hồ sơ ứng viên – Lựa chọn ứng viên phỏng vấn: 25

2.2 Phỏng vấn điện thoại và Lên lịch hẹn phỏng vấn trực tiếp: 25

2.3 Gửi thông báo từ chối cho Ứng viên và Gửi lời mời làm việc cho Ứng viên: 26

II Quy trình đề xuất (To-be): 26

1 Sơ đồ quy trình: 26

2 Quy trình tiếp nhận và đánh giá hồ sơ ứng viên: 28

2.1 Mô hình hóa quy trình: 28

2.2 Mục tiêu: 29

2.3 Các bước thực hiện trong quy trình: 29

2.3.1 Tạo thư mục mới (theo ngày chạy job) 30

2.3.2 Tải file từ Outlook 30

2.3.3 Phân loại danh sách file là hồ sơ ứng viên 32

2.3.4 Phân tích hồ sơ ứng viên: 35

2.3.5 Gửi kết quả phân tích: 38

2.4 Kiểm thử: 39

2.5 Đánh giá hiệu quả quy trình: 41

3 Quy trình Phỏng vấn điện thoại và Lên lịch hẹn phỏng vấn trực tiếp: 41

3.1 Mô hình hóa quy trình: 41

3.2 Mục tiêu: 42

3.3 Các bước thực hiện trong quy trình: 42

3.4 Kiểm thử: 48

3.5 Đánh giá hiệu quả quy trình: 49

4 Quy trình gửi thông báo kết quả tuyển dụng: 50

4.1 Mô hình hóa quy trình: 50

6.2 Hướng dẫn sử dụng: 65

6.2.1 Quy trình tiếp nhận và đánh giá hồ sơ ứng viên 66

6.2.2 Quy trình Phỏng vấn điện thoại và Lên lịch hẹn phỏng vấn trực tiếp 66

6.2.3 Quy trình gửi thông báo kết quả tuyển dụng 66

DANH MỤC VIẾT TẮT

RPA: Robotic Process Automation – Tự động hóa quy trình bằng robot AI: Artificial intelligence – Trí tuệ nhân tạo

FTE: Full-time equivalent - Tương đương toàn thời gian

XML: eXtensible Markup Language - Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng GUI: Graphical User Interface - Giao diện đồ họa người dùng

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 3.1 Quy trình tuyển dụng (nguồn: open.lib.umn.edu,2016) 3

Hình 3.2 Quy trình lựa chọn ứng viên (nguồn:open.lib.umn.edu,2016) 7

Hình 3.3 Quy trình tuyển dụng nhân sự tổng quát 8

Hình 3.4 Quy trình phỏng vấn và quy trình báo ko trúng tuyển 8

Hình 3.5 Mô hình Devil's Quadrangle 9

Hình 3.6 Tiềm năng áp dụng RPA cho quy trình (Nguồn: Asatiani & Penttinen, 2016) 14

Hình 3.7 Giao diện UiPath Studio 18

Hình 3.8 Các phần chính trong UiPath Studio 19

Hình 3.9 UiPath Selector 21

Hình 3.10 Giao diện UiPath Orchestrator 22

Hình 4.1 Quy trình lựa chọn ứng viên hiện tại (As-is) 24

Hình 4.2 Quy trình lựa chọn ứng viên đề xuất (To-be) 27

Hình 4.3 Quy trình tự động Chọn lọc ứng viên 29

Hình 4.4 Quy trình tạo thư mục mới 30

Hình 4.5 Cấu hình email 31

Hình 4.6 Quy trình tải file đính kèm trong email 32

Hình 4.7 Quy trình chuyển file dạng word sang pdf 33

Hình 4.8 Thông số cấu hình OCR 34

Hình 4.9 Quy trình phân loại file 35

Hình 4.10 Cấu hình kết nối API 37

Hình 4.11 Quy trình phân tích hồ sơ ứng viên 38

Hình 4.12 Nội dung gửi email báo cáo 39

Hình 4.13 Danh sách hồ sơ ứng viên 39

Hình 4.14 Kết quả chạy thực nghiệm 40

Hình 4.15 Email báo kết quả 40

Hình 4.16 Nội dung file đính kèm 41

Hình 4.17 Quy trình phỏng vấn điện thoại và lên lịch hẹn phỏng vấn 42

Hình 4.18 Cấu hình mở file excel chỉ định 44

Hình 4.19 Cấu hình nội dung excel cần lấy thông tin 44

Hình 4.20 Điều kiện gửi lịch phỏng vấn 45

Hình 4.21 Cấu hình gửi lịch phỏng vấn 47

Hình 4.22 Cấu hình cập nhật trạng thái đã gửi 48

Hình 4.23 Thông tin đầu vào 48

Hình 4.24 Kết quả đầu ra tạo lịch phỏng vấn 49

Hình 4.25 Các email đã gửi thành công 49

Hình 4.26 Nội dung email gửi thành công 49

Hình 4.27 Quy trình gửi kết quả phỏng vấn 51

Hình 4.28 Cấu hình mở file excel chỉ định 53

Hình 4.29 Cấu hình nội dung excel cần lấy thông tin 53

Hình 4.30 Điều kiện tạo thư mời làm việc 54

Hình 4.31 Kiểm tra file tư mời đã tồn tại hay chưa? 54

Hình 4.32 Tạo mẫu thư mời mới theo thông tin ứng viên 55

Hình 4.33 Rô-bốt thay các từ khóa theo thông tin của ứng viên 57

Hình 4.34 Cấu hình thông tin gửi email trúng tuyển 58

Hình 4.35 Cấu hình nội dung excel cần lấy thông tin 59

Hình 4.36 Cấu hình gửi email không trúng tuyển 60

Hình 4.38 Kết quả đầu ra 61

Hình 4.39 Các email được nhận 61

Hình 4.40 Email báo trúng tuyển 61

Hình 4.41 Email báo không trúng tuyển 62

Hình 4.42 Quy trình xây dựng rô-bốt (Nguồn: UiPath, 2022) 63

Hình 4.43 Đóng gói dữ liệu thành công 63

Hình 4.44 Các quy trình đã đẩy lên Orchestrator 64

Hình 4.45 Giao diện UiPath Assistant 65

Hình 4.46 Chức năng tạo nút lối tắt Uipath Asssistant 65

Hình 4.47 Các nút lối tắc của từng quy trình 66

Bảng 4.5 Đánh giá hiệu quả quy trình 50

Bảng 4.6 Nội dung cập nhật kết quả phỏng vấn 52

Bảng 4.7 Các nội dung được cập nhật trong bản tư mời mẫu 55

Bảng 4.8 Kết quả kiểm thử 60

Bảng 4.9 Đánh giá hiệu quả quy trình 62

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Hiện nay, thế giới đã giới thiệu nhiều công nghệ, cách các tổ chức đang vận hành, nguồn nhân lực thực hiện nhiệm vụ hằng ngày được hỗ trợ mạnh mẽ bởi các công nghệ phần cứng, phần mềm mới cùng với các thiết bị thông minh Phong cách sống của con người đã bị thay đổi do văn hóa đa quốc gia, sự hợp tác, cùng với các công nghệ mới như Dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), Học sâu (Deep Learning), Học máy (Machine Learning), Trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ liên quan khác Bên cạnh đó, các ứng dụng tự động hóa quy trình bằng rô-bốt được phát hiện và hiện đang bắt đầu tác động đến quy trình quản lý nhân sự

Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA) là một công nghệ mới nổi trong ngành tuyển dụng và sẽ giúp các ngành khác nhau tiến bộ và cạnh tranh để giúp doanh nghiệp luôn dẫn đầu trên thị trường Hầu hết các bộ phận nhân sự của bất kỳ doanh nghiệp nào đều chịu trách nhiệm về nhiều nhiệm vụ trong quá trình từ tuyển dụng, lựa chọn nhân sự cho đến khi nghỉ hưu, trong đó có nhiều hoạt động lặp đi lặp lại, tiêu tốn thời gian và một số công việc cần hoàn thành vẫn phụ thuộc vào quy trình thủ công Quy trình này khá tốn kém và không hiệu quả, đôi khi sẽ dẫn đến tỷ lệ gây lỗi cao hơn

Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt là một phần mềm nhúng công nghệ sử dụng rô-bốt để thay thế các hành động của con người nhằm thực hiện các nhiệm vụ quản trị Phần mềm RPA tích hợp với các chức năng & công cụ hiện có để xử lý các tác vụ cơ bản thông qua tự động hóa và nhờ đó giảm tiêu tốn thời gian, gánh nặng chi phí cho quy trình, bên cạnh việc hoàn thành các tác vụ riêng lẻ

CHƯƠNG 2: MỤC TIÊU, GIỚI HẠN VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU I Mục tiêu:

Bài nghiên cứu “Ứng dụng RPA tự động hóa quy trình nghiệp vụ tuyển dụng nhân sự” này được thực hiện với mục đích:

- Giả lập việc thực hiện tuyển dụng trên môi trường thực tế - Nghiên cứu quy trình tuyển dụng hiện tại nói chung (As-is)

- Nghiên cứu, mô phỏng cách vận dụng phần mền tự động hóa quy trình UiPath vào quy trình tuyển dụng thực tế

- Đề xuất một số quy trình mới phù hợp hơn mang tính khái quát với sự tích hợp của phần mền tự động hóa (To-be)

Từ đó, giúp mang lợi ích cho doanh nghiệp như: - Giảm thời gian thực hiện quy trình tuyển dụng

- Giảm tải khối lượng công việc tuyển dụng, các công việc mang tính lặp đi lặp lại, nâng cao năng suất làm việc

II Giới hạn và đối tượng nghiên cứu: 1 Giới hạn nghiên cứu:

Hiện tại, bài nghiên cứu này nhằm đề xuất ra các quy trình tuyển dụng – quy trình lựa chọn ứng viên dựa vào RPA mang tính khái quát, nhưng chưa gắn quy trình, hệ

thống cụ thể của doanh nghiệp nào Bên cạnh đó, bài nghiên cứu giới hạn ứng dụng tự động hóa dựa trên phần mền UiPath

2 Đối tượng nghiên cứu:

- Quy trình nghiệp vụ tuyển dụng nhân sự dưới góc độ của nhà tuyển dụng

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU I Cơ sở lý thuyết:

1 Quy trình tuyển – chọn ứng viên: 1.1 Quy trình tuyển dụng:

Tuyển dụng được định nghĩa là một quá trình cung cấp cho tổ chức một nhóm các ứng viên đủ tiêu chuẩn để lựa chọn Quy trình này được thực hiện qua 4 bước:

Hình 3.1 Quy trình tuyển dụng (nguồn: open.lib.umn.edu,2016)

1.1.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng:

Trước khi các công ty tuyển dụng, họ phải thực hiện các kế hoạch nhân sự phù hợp và dự báo trước để xác định họ sẽ cần bao nhiêu người Cơ sở của dự báo sẽ là ngân sách hàng năm của tổ chức và các kế hoạch ngắn hạn đến dài hạn của tổ chức Dự báo dựa trên cả yếu tố bên trong và bên ngoài

Các yếu tố bên trong bao gồm: • Hạn chế về ngân sách

• Dự kiến hoặc xu hướng nghỉ việc của nhân viên • Khả năng sản xuất

• Doanh số tăng hoặc giảm • Kế hoạch mở rộng thị trường

Các yếu tố bên ngoài có thể bao gồm: • Những thay đổi trong công nghệ • Những thay đổi trong luật

• Tỷ lệ thất nghiệp • Thay đổi dân số

• Sự thay đổi ở khu vực thành thị, ngoại ô và nông thôn

• Tính cạnh tranh của thị trường

Sau khi dữ liệu dự báo được thu thập và phân tích, chuyên gia nhân sự có thể thấy những nút thắt đang tồn tại và bắt đầu tuyển dụng những cá nhân có kỹ năng, trình độ học vấn và nền tảng phù hợp

1.1.2 Phát triển bảng phân tích công việc:

Phân tích công việc là một kỹ thuật có hệ thống để xác định những nhiệm vụ mà mọi người thực sự hoàn thành trong công việc Phân tích công việc được sử dụng để xác minh rằng công việc và người đó có phù hợp hay không, cũng như để thiết lập cách đo lường hiệu suất của nhân viên Phân tích dựa trên nhiệm vụ tập trung vào các nhiệm vụ công việc, trong khi phân tích dựa trên năng lực tập trung vào kiến thức và khả năng cụ thể mà một người nên có để thực hiện công việc Một bảng câu hỏi phân tích công việc thường bao gồm các loại câu hỏi sau, rõ ràng là tùy thuộc vào loại ngành:

• Thông tin nhân viên: như chức danh công việc, đảm nhiệm bao lâu, trình độ học

vấn, kinh nghiệm bao nhiêu năm trong ngành

• Nhiệm vụ và trách nhiệm chính: mô tả công việc hàng ngày, công việc… • Ra quyết định và giải quyết vấn đề: phần này yêu cầu nhân viên liệt kê các tình

huống trong đó các vấn đề cần được giải quyết và các loại quyết định được đưa ra hoặc các giải pháp được cung cấp

• Mức độ thân thiện: với đồng nghiệp, người quản lý, khách hàng…

• Yêu cầu về thể chất của công việc, chẳng hạn như khối lượng công việc nặng

nhọc hoặc khả năng nhìn, nghe hoặc đi lại

• Năng lực cá nhân cần thiết để thực hiện công việc—tức là, các đặc điểm cá nhân

cần thiết để thực hiện tốt ở vị trí tuyển dụng

• Các kỹ năng cụ thể cần thiết để thực hiện công việc • Các chứng chỉ để thực hiện công việc

1.1.3 Viết bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc:

Cả bản mô tả công việc và yêu cầu công việc đều được viết dựa trên kết quả thông tin thu thập được từ phân tích công việc Phần đầu là danh sách các nhiệm vụ, trách

người phải sở hữu để thực hiện công việc Cả hai được gắn với nhau, vì mô tả công việc thường được viết để bao gồm các đặc tả công việc

Sau khi hoàn thành phân tích công việc, đã đến lúc viết mô tả công việc và thông số kỹ thuật, sử dụng dữ liệu thu thập được Mô tả công việc phải luôn bao gồm các thành phần sau:

• Tên công việc, chức vụ, phòng ban • Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc • Trình độ và Kỹ năng công việc • Nơi làm việc

• Thời gian làm việc • Điều kiện làm việc • Vị trí

• Quyền lợi và mức lương cho nhân sự

1.1.4 Tìm kiếm nguồn nhân sự tài năng:

Xác định đúng tài năng, thu hút họ và thúc đẩy họ nộp đơn là những khía cạnh quan trọng nhất của quá trình tuyển dụng Có thể tìm kiếm nguồn ứng viên bằng cách quảng cáo nội bộ để tạo sự giới thiệu trong doanh nghiệp sau đó đăng tin trên các trang mạng xã hội phổ biến và ứng dụng tìm kiếm việc làm

Các nhà tuyển dụng cũng có thể tiến hành tìm kiếm tại các hội chợ việc làm và quảng bá các cơ hội mở trên các ấn phẩm hàng đầu của ngành để tạo ra một mạng lưới rộng lớn hơn

Nói chung, có hai nguồn tuyển dụng có thể được khai thác để tìm kiếm tài năng:

- Nguồn tuyển dụng nội bộ

Khi các nhà tuyển dụng sử dụng các nguồn nội bộ để tuyển dụng, nó có tác dụng thúc đẩy các nhân viên hiện tại làm việc hiệu quả hơn và tối đa hóa sự hài lòng trong công việc cũng như cảm giác an toàn của họ Việc tuyển dụng thông qua các nguồn nội bộ cũng làm giảm tỷ lệ hao hụt cùng với chi phí và công sức

• Chuyển giao: Nhà tuyển dụng có thể lấp chỗ trống ở một vị trí khác mà không

có bất kỳ thay đổi nào về vai trò, địa vị hoặc mức lương của nhân viên bằng cách chuyển một ứng viên phù hợp từ trong tổ chức

• Tăng cấp bậc và lương: Vị trí tuyển dụng cũng có thể được lấp đầy bằng cách đề

nghị một nhân viên có hiệu suất cao đảm nhận một vị trí cấp cao trong tổ chức để giải quyết các trách nhiệm bổ sung cùng với việc tăng lương Điều đó giúp doanh nghiệp chắc chắn được năng lực của ứng viên và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí tuyển dụng

• Các ứng viên trước đây: Việc lưu giữ những ứng viên đã nộp đơn trước đó sẽ tạo

ra một cơ sở dữ liệu dồi dào Có thể liên hệ với họ khi các vị trí phù hợp mở ra

• Nhân viên hiện tại: Các nhân viên trong doanh nghiệp của bạn có thể truyền bá

thông tin và tạo tiếng vang trên các tài khoản mạng xã hội của họ để giúp bạn lấp đầy các vị trí tuyển dụng

- Nguồn tuyển dụng bên ngoài

Việc tuyển dụng thông qua các nguồn bên ngoài cung cấp một phạm vi rộng có nhiều sự lựa chọn từ một số lượng lớn các ứng viên đủ tiêu chuẩn Quá trình này diễn ra nhanh hơn nhiều ngay cả đối với các yêu cầu tuyển dụng số lượng lớn

• Quảng cáo: Quảng cáo giúp các nhà tuyển dụng xây dựng một bản sắc thương

hiệu vững chắc để thu hút nhân lực hiệu quả Bạn có thể đi theo phương pháp truyền thống bằng cách sử dụng phương tiện in hoặc sử dụng phương tiện kỹ thuật số để có kết quả tốt hơn với chi phí tốt nhất

• Trang web tuyển dụng của công ty: Một trang web nghề nghiệp có thương hiệu,

truyền tải văn hóa làm việc của bạn và tích hợp với hồ sơ năng lực của công ty không chỉ giúp nhân viên tiềm năng dễ dàng ứng tuyển hơn mà còn thu hút nhân tài hàng đầu trong ngành với chủ đề chuyên nghiệp, tiêu đề hấp dẫn, nội dung hấp dẫn và nhân viên hấp dẫn video

• Nền tảng mạng xã hội: Các trang mạng xã hội là nơi tìm kiếm những tân binh

tiềm năng, chất lượng nhất và với tư cách là một nhà tuyển dụng, bạn sẽ không muốn bỏ lỡ nguồn nhân tài khổng lồ này Với cơ sở người dùng tổng hợp là 535 triệu, LinkedIn, Facebook và Twitter mang đến cho bạn cơ hội hoàn hảo để tìm

kiếm những ứng viên có kỹ năng cao và hiệu quả cho công ty của bạn

• Trang tin, ứng dụng tìm kiếm việc làm: Các ứng dụng tuyển dụng sẽ là sự lựa

chọn tuyệt vời về chất lượng CV nộp đơn Ngoài ra đây là phương pháp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí cũng như dễ dàng trong công tác quản lý hồ sơ ứng

viên, hẹn lịch phỏng vấn, trao đổi thông tin,… 1.2 Quy trình lựa chọn ứng viên:

Sau khi đã phát triển kế hoạch tuyển dụng, tuyển dụng và hiện có rất nhiều ứng viên, phòng nhân sự có thể bắt đầu quá trình lựa chọn Quá trình lựa chọn đề cập đến các bước liên quan đến việc lựa chọn những người có trình độ phù hợp để lấp đầy cơ hội việc làm hiện tại hoặc tương lai Bao gồm 5 bước sau:

Hình 3.2 Quy trình lựa chọn ứng viên (nguồn:open.lib.umn.edu,2016)

- Bước 1: Phát triển các tiêu chí phỏng vấn - Bước này liên quan đến việc xác

định các yêu cầu tối thiểu, chẳng hạn như trình độ học vấn và số năm kinh nghiệm Các tiêu chí công việc được xác định có thể bao gồm các yếu tố bổ sung như thái độ của ứng viên tiềm năng, khả năng chủ động và các đặc điểm cá nhân và nghề nghiệp thiết yếu khác thường không thể hiện rõ trong đơn xin việc

- Bước 2: Xét duyệt hồ sơ - Khi các tiêu chí đã được phát triển (bước 1), các hồ

sơ có thể được xem xét Có những phương pháp khác nhau để thực hiện quy trình này như là sử dụng hệ thống dựa trên máy tính có thể giúp lọc ra những ứng dụng thực sự cần được xem xét bằng kỹ thuật đối sánh từ khóa trong hồ sơ và thu hẹp số lượng sơ yếu lý lịch phải được xem xét và đánh giá

- Bước 3: Phỏng vấn Sau khi giám đốc nhân sự và/hoặc người quản lý đã xác

định ứng viên nào đáp ứng các tiêu chí tối thiểu, ứng viên đó sẽ được hẹn lịch để phỏng vấn

- Bước 4: Kiểm tra thông tin bổ sung về ứng viên - Trước khi đưa ra quyết định

tuyển dụng, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên thực hiện các bài kiểm tra, như là: kiểm tra ma túy, kiểm tra thể chất, kiểm tra tính cách và kiểm tra nhận

thức Một số tổ chức cũng thực hiện kiểm tra tham chiếu, kiểm tra báo cáo tín dụng và kiểm tra lý lịch

- Bước 5: Gửi thư mời làm việc – Đây là bước cuối cùng trong quy trình tuyển

chọn Bao gồm lời mời cho một vị trí làm việc và các phúc lợi đi kèm cho ứng viên được chọn Thông thường, việc này sẽ được gửi qua email cho ứng viên

Để thể hiện cho phần lý thuyết dưới đây là quy trình tuyển dụng tổng quát tác giả muốn đề cập, được thực hiện bằng BPMN:

Hình 3.3 Quy trình tuyển dụng nhân sự tổng quát

Hình 3.4 Quy trình phỏng vấn và quy trình báo ko trúng tuyển

2 Đo lường hiệu quả cải tiến quy trình:

Mô hình Devil's Quadrangle (Jansen – Vullers và cộng sự, 2008) giới thiệu bốn tiêu chí chính để đánh giá một quy trình nghiệp vụ, bao gồm các chiều thời gian (time), chi phí (cost), chất lượng (quality) và tính linh hoạt (flexibility) Hình tứ giác được đặt tên theo sự đánh đổi phải được thực hiện khi thiết kế một quy trình Không thể tối đa hóa cả bốn tiêu chí, do đó phải đưa ra lựa chọn về khía cạnh nào cần được tối đa hóa Sự lựa chọn này được định hướng bởi chiến lược và trọng tâm của tổ chức Cho dù kích thước nào được tối đa hóa, tổng bề mặt vẫn không thay đổi Điều này có nghĩa là việc tăng một chiều sẽ dẫn đến giảm ít nhất một chiều khác

Hình 3.5 Mô hình Devil's Quadrangle

Định nghĩa sau đây về các chiều của Devil's Quadrangle dựa trên nghiên cứu của Jansen – Vullers và cộng sự (2008):

- Thời gian vừa là nguồn lợi thế cạnh tranh vừa là thước đo hiệu suất cơ bản Nó

đề cập đến thời gian chu kỳ (cycle time), tức là thời gian cần thiết để hoàn thành một chuỗi hoạt động trong quy trình Điều này gồm thời gian xử lý (processing time), còn được biết đến là thời gian chu kỳ lý thuyết, và thời gian chờ (waiting time) Thời gian xử lý là khoảng thời gian dành để thực hiện công việc mà không phải chờ đợi, trong khi thời gian chờ là thời kỳ không làm việc

- Chi phí liên quan đến thời gian, vì thời gian tốn tiền (lao động thủ công tính theo

giờ, lao động máy có chi phí, ví dụ như khấu hao máy và tiêu thụ điện năng) Chi phí cũng liên quan chặt chẽ đến chất lượng, vì chất lượng kém gây ra việc làm lại tốn kém và tính linh hoạt do quy trình cứng nhắc dẫn đến việc thực hiện quy trình tốn kém

- Chất lượng: để đánh giá chính xác chất lượng của một quy trình không phải là

một nhiệm vụ dễ dàng, bởi vì nó liên quan đến nhiều khía cạnh khác nhau của quy trình Tuy nhiên, để đơn giản hóa, việc sử dụng số lần lặp lại của các tác vụ trong quy trình có thể được áp dụng để đánh giá chất lượng, với giả định rằng công việc lặp đi lặp lại có thể làm tăng thời gian chu kỳ của chúng

- Tính linh hoạt: Tính linh động của quy trình được thể hiện dưới dạng số lượng

biến thể được cho phép của quy trình, là khả năng phản ứng với những thay đổi Kích thước này có thể được xác định cho các nguồn lực riêng lẻ, các nhiệm vụ riêng lẻ và cho toàn bộ quy trình Năm loại tính linh hoạt được nêu: tính linh hoạt kết hợp, tính linh hoạt lao động, tính linh hoạt định tuyến, tính linh hoạt khối lượng và tính linh hoạt sửa đổi quy trình

Việc vận hành các khía cạnh là khó khăn nhất đối với cả hai khía cạnh chất lượng vì số lượng lớn các yếu tố ảnh hưởng đến nhận thức về chất lượng và thực tế là nó phụ thuộc nhiều vào quan điểm hơn là các thước đo dựa trên thực tế

3 Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt: 3.1 Định nghĩa:

Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt, thường được viết tắt là RPA, được hiểu là một loạt các khái niệm cho phép các quy trình được thực thi tự động bằng cách sử dụng nền tảng phần mềm của rô-bốt ảo xử lý các hệ thống ứng dụng hiện có và bắt chước hành vi của con người (Czarnecki & Fettke 2021) Điều này có nghĩa là RPA sử dụng rô-bốt để bắt chước các nhiệm vụ lặp đi lặp lại mà con người phải thực hiện (Lacity & Willcocks 2016)

RPA vượt trội trong việc tự động hóa các quy trình thủ công, lặp đi lặp lại và dựa trên quy tắc, đồng thời cho phép rô-bốt phần mềm thực hiện các tác vụ trên máy tính giống như cách con người thực hiện mà không cần thay đổi hệ thống RPA là một cách tiếp cận để giảm thiểu thời gian dành cho công việc thường ngày, cải thiện quy trình nghiệp vụ bằng cách triển khai công nghệ kỹ thuật số trong một tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ có khối lượng lớn, giá trị thấp, lặp đi lặp lại và tốn thời gian, từ đó chuyển hướng trí tuệ con người sang nỗ lực sáng tạo (Mullakara & Asokan, 2020.) Xem xét các rô-bốt phần mềm RPA được lập trình để hoàn thành các quy trình cụ

thể như tương tác giữa các ứng dụng CNTT thông qua giao diện người dùng, giao tiếp với các hệ thống CNTT khác thông qua back-end, truy xuất dữ liệu từ hệ thống và nhập cùng một dữ liệu sang một hệ thống khác, v.v (Marr, 2020)

RPA không nên được coi là một quy trình mới mà là một “lớp” hoạt động mới nằm trên tất cả các quy trình liên quan đến các tác vụ thủ công hoặc đơn điệu Nó hoạt động độc lập và nếu không thành công vì bất kỳ lý do gì, con người có thể tiếp tục hoàn thành nhiệm vụ mặc dù với tốc độ chậm hơn và dễ mắc lỗi hơn Thay vì thay thế các hệ thống hoặc ứng dụng hiện tại, RPA đóng vai trò là bộ đệm giữa các rô-bốt và con người (Marr, 2020)

3.2 Ưu điểm của RPA:

Khi được triển khai đúng cách, RPA có thể có nhiều lợi thế (Santos, Pereira & Vasconcelos, 2019) Một trong những lợi thế lớn nhất và là lý do khiến các công ty bắt đầu ồ ạt sử dụng công nghệ này là do rô-bốt hoạt động nhanh hơn, hiệu quả hơn và ít lỗi hơn (Fersht & Slaby, 2012) Bất kể được sử dụng như thế nào, RPA đều cải thiện tốc độ và hiệu suất hoạt động, do đó cho phép tiết kiệm FTE (Lacity & Willcocks, 2016) Do tính khả dụng và năng suất tăng lên, chi phí vận hành giảm đáng kể Tốc độ của công việc được thực hiện kết hợp với đa nhiệm giúp giảm chi phí hơn nữa (Tripathi, 2018)

Chất lượng công việc đã được cải thiện đáng kể nhờ giảm lỗi của con người và tăng cường tuân thủ (Lacity & Willcocks, 2016) Ngoài ra, mặc dù rất khó để theo dõi điểm xảy ra lỗi của con người, nhưng RPA giúp việc xác định lỗi dễ dàng hơn đáng kể Trong trường hợp xảy ra lỗi, các hành động chính xác của rô-bốt RPA có thể được theo dõi và vị trí của sự cố được tìm thấy ngay lập tức khi mỗi bước của quy trình tự động được ghi lại (Tripathi, 2018) Vì phần mềm RPA có thể ghi nhật ký từng hành động bằng thẻ và siêu dữ liệu thích hợp, nên thật dễ dàng để có được các phân tích chất lượng cao hơn cho các quy trình, hiểu biết sâu sắc hơn về doanh nghiệp về chất lượng tổng thể của quy trình và những điểm cần cải thiện Sử dụng phân tích trên dữ liệu được thu thập như thời gian nhận giao dịch, thời gian hoàn thành và dự đoán có thể được thực hiện cho khối lượng đến và khả năng hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn (Tripathi, 2018)

Theo Taulli (2020), chất lượng dữ liệu được cải thiện đáng kể vì sẽ ít xảy ra lỗi do con người, người dùng tuân thủ quy trình kém và dữ liệu chồng chéo trong nhiều hệ thống sẽ ít xảy ra hơn RPA có thể giúp giảm tỷ lệ dữ liệu không đủ bằng cách xác định và chặn chất lượng dữ liệu kém tại nguồn Nó có thể kiểm tra các định dạng đầu vào, chuyển đổi dữ liệu thành định dạng chính xác, xác minh sự hiện diện hay vắng mặt của dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống kinh doanh (Taulli, 2020)

Ngày nay, mọi người muốn phản hồi nhanh chóng và chính xác từ các công ty của họ Tuy nhiên, điều này rất khó cung cấp, đặc biệt là khi một công ty tràn ngập các liên hệ đến Nhập biểu mẫu vào hệ thống theo cách thủ công và sao chép dữ liệu giữa các hệ thống làm chậm tốc độ dịch vụ Tuy nhiên, đây là lúc RPA có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể RPA có thể xử lý đơn xin vay thế chấp từ 15 ngày xuống còn 7 phút (Taulli, 2020)

Việc thay thế con người bằng rô-bốt để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại cũng giúp tăng năng suất và sự hài lòng của nhân viên (Santos, Pereira & Vasconcelos, 2019) Vì phần mềm có thể xử lý các hoạt động tẻ nhạt, lặp đi lặp lại nhiều hơn, nhân viên có thể dành thời gian quý báu của mình cho các hoạt động có giá trị gia tăng cao hơn đòi hỏi sự tương tác cá nhân, giải quyết vấn đề và ra quyết định (Fersht & Slaby, 2012) Một cuộc khảo sát từ Forrester cho thấy 66% người tham gia cho biết RPA tái cấu trúc công việc hiện có, cho phép nhân viên có nhiều tương tác với con người hơn 60% cho biết RPA giúp nhân viên tập trung hơn vào các nhiệm vụ chiến lược, có ý nghĩa (Forrester, 2019) Theo Asatiani và Pettinen (2016), các công việc mới như quản lý rô-bốt, tư vấn và phân tích dữ liệu phức tạp có thể được tạo ra

3.3 Hạn chế của RPA:

Có một số hạn chế cần xem xét khi triển khai RPA để tự động hóa các quy trình (Santos, Pereira & Vasconcelos, 2019) Một trong số đó là RPA không thể đọc dữ liệu phi điện tử với đầu vào phi cấu trúc Cân nhắc khi khách hàng gửi cho ngân hàng những lá thư không có cấu trúc và trên giấy Sau khi nhận, quét và chỉ định lại những bức thư này cho bộ phận thích hợp để xử lý, một doanh nghiệp sẽ nhận, quét và chỉ định lại chúng Trong trường hợp này, RPA sẽ hoạt động cùng với nhiều công nghệ được triển khai khác để chuyển đổi nó sang trạng thái kỹ thuật số và có cấu trúc Đây

có thể là rào cản đối với việc triển khai RPA và các doanh nghiệp có thể muốn xem xét các giải pháp thay thế như công nghệ xử lý trực tiếp hoặc tự động hóa thông minh Mặc dù RPA là một công cụ mạnh mẽ, nhưng ứng dụng của nó phù hợp nhất cho các quy trình lặp đi lặp lại, dựa trên phán đoán dựa trên quy tắc với một quyết định được ghi chép đầy đủ, vì nó không phải là một giải pháp điện toán nhận thức Nó không thể học hỏi kinh nghiệm mà hoàn toàn dựa vào các quy tắc để thực hiện thành công nhiệm vụ của mình Hơn nữa, nếu quy trình có nhiều ngoại lệ, quy trình đó phải được ủy quyền cho công nhân, làm tăng độ phức tạp của quy trình, vì rô-bốt và con người cần được đồng bộ hóa để thực hiện các nhiệm vụ một cách tuần tự mà không có bất kỳ sai sót nào Trong tương lai gần, bằng cách kết hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) và Máy học (ML), rô-bốt RPA có thể trở nên thông minh hơn Dữ liệu được thu thập trong các quy trình và dữ liệu đầu vào bổ sung có thể được sử dụng để thực hiện các tác vụ phức tạp hơn với sự trợ giúp của AI và công nghệ máy học

3.4 Lựa chọn quy trình ứng dụng RPA

Không phải tất cả các quy trình đều phù hợp như nhau để hỗ trợ RPA Do đó, việc xác định quy trình phù hợp là một yếu tố quyết định vì nó có thể ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai RPA Điều quan trọng là các công ty phải biết liệu quy trình có phù hợp để triển khai RPA hay không (Santos, Pereira & Vasconcelos, 2019) Theo Asatiani và Penttinen (2016), tính phù hợp của quy trình đối với RPA có thể được xác định dựa trên các quy trình thường xuyên hoặc không thường xuyên và liệu nó có yêu cầu sử dụng khả năng chi trả thủ công hay nhận thức hay không

Hình 3.6 Tiềm năng áp dụng RPA cho quy trình (Nguồn: Asatiani & Penttinen, 2016)

Như đã thấy trong hình 5, RPA không phù hợp với các quy trình cần tư duy sáng tạo và những quy trình không có hoặc có ít mẫu lặp lại và mức độ khó đoán đáng kể Quy trình càng thường xuyên và thủ công thì khả năng tự động hóa càng lớn (Asatiani & Penttinen, 2016)

Theo Lacity, Willcocks và Craig (2015), RPA phù hợp nhất cho các quy trình được tiêu chuẩn hóa cao, có khối lượng giao dịch lớn, dựa trên quy tắc cao và đã trưởng thành RPA có thể xử lý các quy trình phức tạp một cách hiệu quả miễn là tất cả các bước của quy trình và độ phức tạp được xác định và có thể được viết ra một cách chính xác Ngoài ra, tất cả các sự kiện và hậu quả có thể xảy ra trên đường đi cần phải được xem xét (Lacity, Willcocks & Craig, 2015) Bảng 1 trình bày các tiêu chí để quyết định xem một nhiệm vụ có phù hợp với RPA hay không

Bảng 3.1 Tiêu chí Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (Nguồn: Asatiani & Penttinen, 2016)

Khối lượng công việc lớn Các tác vụ được lặp đi lặp lại với khối lượng lớn

Tương tác với nhiều hệ

thống

Các tác vụ liên quan đến việc truy cập nhiều hệ thống

Môi trường ổn định Các tác vụ được thực thi trong tập hợp các hệ thống CNTT được xác định trước, giữ nguyên mỗi khi một tác vụ được thực hiện

Yêu cầu nhận thức thấp Các tác vụ không yêu cầu sự sáng tạo hoặc đánh giá chủ quan

Tiêu chuẩn hóa Các tác vụ là các bước đơn giản, dựa trên quy tắc và dễ chia nhỏ thành các bước đơn giản

Dễ bị lỗi của con người Các tác vụ dễ bị lỗi cụ thể của con người

Ít cần xử lý ngoại luồng Các tác vụ được tiêu chuẩn hóa cao Ít hoặc không có ngoại lệ xảy ra trong khi hoàn thành một nhiệm vụ

Điều cần thiết là phải biết liệu một quy trình có phù hợp để triển khai RPA hay không vì tính phù hợp của quy trình được tự động hóa có thể ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình phát triển RPA (Santos, Pereira & Vasconcelos, 2019) Các phần sau đây mô tả chi tiết hơn về từng tiêu chí

Các nhiệm vụ quy trình lặp đi lặp lại với khối lượng giao dịch lớn, các nhiệm vụ phụ và tương tác thường xuyên giữa các hệ thống hoặc giao diện khác nhau đặc biệt phù hợp với RPA vì công nghệ này sẽ giảm thiểu đáng kể sai sót của con người Các giao dịch có khối lượng lớn phù hợp với RPA vì nếu các tác vụ được lặp lại với khối lượng lớn, chúng có thể được rô-bốt phần mềm RPA thực hiện nhanh hơn và ít lỗi hơn Tiết kiệm thời gian càng lớn, Lợi tức đầu tư (ROI) và giảm chi phí càng cao (Santos, Pereira & Vasconcelos, 2019)

Sự tương tác thường xuyên của con người với nhiều hệ thống thường dễ xảy ra lỗi và hoạt động không hiệu quả Do đó, các quy trình này rất phù hợp với RPA vì rô-

bốt mắc ít lỗi hơn con người, điều này có thể giúp giảm chi phí và cải thiện hiệu suất của các tác vụ Ngoài ra, điều quan trọng là quy trình có thể được phân tách thành các quy tắc rõ ràng, vì RPA chỉ có khả năng thực hiện các tác vụ dựa trên quy tắc Các nhiệm vụ quy trình được sắp xếp hợp lý với kiến thức tiên nghiệm về các sự kiện và kết quả có thể xảy ra cũng là một tiêu chí quan trọng vì quy trình càng được chuẩn hóa thì càng ít trường hợp ngoại lệ xảy ra Xử lý các nhiệm vụ có xác suất ngoại lệ thấp và khả năng dự đoán kết quả cao làm tăng tiềm năng tự động hóa Ngoài ra, các nhiệm vụ không yêu cầu hoặc yêu cầu sự can thiệp tối thiểu của người lao động và có yêu cầu nhận thức thấp là rất cần thiết Lý do là rô-bốt RPA vẫn còn thiếu khả năng phân tích và sáng tạo

Mặt khác, RPA không giám sát có xu hướng sao chép toàn bộ các quy trình từ đầu đến cuối và tương tác với các ứng dụng không phụ thuộc vào sự tham gia của con người Các rô-bốt không giám sát có thể được kích hoạt khi một số sự kiện nhất định xảy ra, chạy theo lịch trình đã định trước và luôn sẵn sàng 24/7 Các tác vụ tự động có thể được thiết kế, lên lịch và bắt đầu thông qua trung tâm điều khiển Thông qua trung tâm điều khiển, các nhà phát triển có thể phân công nhiệm vụ, điều chỉnh mức

độ ưu tiên, quản lý hàng đợi và can thiệp trong trường hợp xảy ra sự cố về hiệu suất (Taulli, 2020)

Các bot RPA có giám sát và không giám sát không tương thích lẫn nhau (Leibowitz & Kakhandiki, 2018) Cả RPA có giám sát và không giám sát đều đóng một vai trò quan trọng và có thể được sử dụng riêng lẻ hoặc cùng nhau để triển khai các trường hợp sử dụng tạo nên một đề xuất giá trị đáng chú ý cho các công ty Đó là khả năng làm việc hiệu quả hơn, tinh gọn hơn và chính xác hơn để cung cấp cho khách hàng sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao hơn (Ostdick, 2017)

II Công nghệ ứng dụng: 1 Phần mền Uipath:

1.1 Giới thiệu chung:

UiPath là một công ty phần mềm có nguồn gốc từ Romania, chuyên về tự động hóa quy trình UiPath dẫn đầu trong Báo cáo Forrester Wave, bao gồm 14 nhà cung cấp Công ty đã nhận được điểm số cao nhất cho “Chiến lược”, “Sự hiện diện trên thị trường” và cho các chức năng RPA như phát triển rô-bốt, giao diện người dùng cốt lõi và các chức năng của máy tính để bàn (Forrester, 2021)

Nền tảng này có ba thành phần chính: UiPath Studio, UiPath Orchestrator và UiPath Robot UiPath Studio là môi trường phát triển nơi các quy trình công việc tự động hóa được xây dựng Người dùng có thể mô hình hóa quy trình nghiệp vụ từ đầu đến cuối thành sơ đồ quy trình với chức năng kéo và thả đơn giản Sau khi quy trình đã xác định được đưa vào hoạt động trong môi trường UiPath Studio, UiPath Robot được sử dụng để chạy tự động hóa Nó được sử dụng để phân công các nhiệm vụ khác nhau và thực hiện chúng theo cách giống như con người mà không có sự can thiệp của con người UiPath Orchestrator được sử dụng để kiểm soát, quản lý rô-bốt và cung cấp phân tích kết quả thực hiện (UiPath, 2022)

1.2 UiPath Studio:

UiPath Studio là một môi trường phát triển trực quan nơi nhiều loại quy trình khác nhau được tự động hóa bằng cách thiết kế theo cách trực quan Đó là một môi trường mã thấp, nơi việc xây dựng quy trình làm việc trong studio được thực hiện bằng cách kéo và thả các hoạt động Ứng dụng UiPath Studio được xây dựng dựa trên Windows

Workflow Foundation của Net Framework và ứng dụng này yêu cầu máy Microsoft Windows để chạy (UiPath, 2022) Có ba loại quy trình công việc trong UiPath Studio bao gồm trình tự (sequence), lưu đồ (flow chart) và máy trạng thái (state machine)

Hình 3.7 Giao diện UiPath Studio

Trình tự là loại phần nhỏ nhất và hoạt động như một thùng chứa riêng lẻ kết nối một số hoạt động Khi thực hiện quy trình công việc, các hoạt động bên trong chuỗi được thực hiện từ trên xuống dưới UiPath Studio dường như không có mã trên Giao diện người dùng (UI) vì chức năng lập trình được chứa trong các hoạt động Tuy nhiên, vì nó được phát triển trên Net Framework, nó hỗ trợ tất cả các loại biến VB.Net ngoài các loại biến riêng của chúng, cũng như cách sử dụng các hàm Net khi làm việc với các biến này trong các hoạt động (UiPath, 2022)

Hình 3.8 Các phần chính trong UiPath Studio Các tab ruy-băng (1) hiển thị ba khu vực chính trong UiPath Studio

• Home bao gồm mở và tạo dự án, định cấu hình UiPath Studio, cài đặt

• Design là khu vực tự động hóa quy trình được xây dựng bằng cách sử dụng các

công cụ và hoạt động có sẵn từ Bảng hoạt động (2)

• Debug là nơi có thể thiết lập một bộ công cụ toàn diện để gỡ lỗi quy trình công

việc

Bảng Hoạt động (2) bao gồm nhiều hoạt động có sẵn khác nhau có thể được thêm vào quy trình làm việc hiện tại Các hoạt động cần thiết cho quy trình công việc có thể được tìm kiếm theo tên hoặc mô tả và dễ dàng được kéo vào dự án hiện tại Một số hoạt động mặc định trong UiPath Studio được mô tả như sau:

• App Integration bao gồm tất cả các hoạt động từ đọc tệp CSV, Excel và Thư đến

truy xuất dữ liệu từ các ứng dụng đó cũng như trả lời và gửi email

• Computer Vision là một hoạt động trí tuệ nhân tạo cho phép hệ thống nhìn, nhận

dạng và phân tích tất cả các yếu tố giao diện

• Orchestrator bao gồm việc thêm các cảnh báo tùy chỉnh và đưa ra các yêu cầu

HTTP tới API của Orchestrator

• Programing bao gồm tạo, gộp bảng dữ liệu, sửa lỗi, định dạng giá trị

• System bao gồm việc quản lý các quy trình, chẳng hạn như lấy quy trình, hủy quy

trình, phạm vi kích hoạt, v.v Ngoài ra, có tùy chọn gọi VBScript hoặc Power Shell

• UI Automation chứa tất cả các hoạt động cơ bản cần thiết để tạo các dự án tự

động hóa Chẳng hạn, mở trình duyệt, nhấp vào phần tử giao diện người dùng, di chuột, chụp ảnh màn hình

• User Events có thể được sử dụng để kích hoạt một trình tự cụ thể khi nhà phát

triển nhấp vào một phần tử hoặc hình ảnh

• Workflow làm việc bao gồm các chức năng để kiểm soát quy trình làm việc Có

các vòng lặp While, vòng lặp For Each, vòng lặp Repeat Number of Times, vòng lặp Break (UiPath, 2022)

Bảng thiết kế (3) hiển thị quy trình tự động hóa hiện tại, cho phép người dùng thực hiện các thay đổi và cung cấp quyền truy cập nhanh vào các biến, đối số và nhập (4) Các biến được sử dụng để lưu trữ nhiều loại dữ liệu UiPath Studio hỗ trợ nhiều loại như văn bản, số, đúng hoặc sai, bảng dữ liệu, ngày và giờ Bảng 2 mô tả các loại biến khác nhau trong UiPath Studio

string

Số (Number) Biến số được dùng để lưu thông tin số Int32 Đúng hoặc sai

(True or False)

Biến này có hai giá trị có thể, đúng hoặc sai Nó

có thể được sử dụng để đưa ra quyết định boolean

Bảng dữ liệu (Data table)

Biến bảng dữ liệu được sử dụng để lưu trữ các mẩu thông tin lớn và hoạt động như một cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính với các hàng và cột

DataTable

Thời gian (Date and time)

Được sử dụng để lưu trữ thông tin về ngày và

1.3 UiPath Selector:

UiPath Selector là một công nghệ mà UiPath đã phát triển để xác định các phần tử hoặc đối tượng trên giao diện người dùng trong khi tương tác với bất kỳ hệ thống ứng dụng nào Bộ chọn là một chuỗi XML, lưu trữ các thuộc tính của phần tử GUI và phần tử cha của nó Bộ chọn do UiPath Studio tạo tự động, nhưng chúng cũng có thể được tạo thủ công và tùy chỉnh để có độ chính xác và mạnh mẽ hơn

Hình 3.9 UiPath Selector

UiPath đã phát triển một công cụ nâng cao để tạo bộ chọn tùy chỉnh cho phần tử giao diện người dùng cụ thể có tên là UiExplorer UiExplorer có thể được sử dụng để xác định các phần tử, xác thực các phần tử hiện có Nó cũng có một bảng điều khiển dạng cây trực quan hiển thị dạng cây của hệ thống phân cấp giao diện người dùng và cho phép người dùng điều hướng qua nó

1.4 UiPath Orchestrator:

UiPath Orchestrator là một ứng dụng web cho phép điều phối rô-bốt trong việc thực hiện các quy trình lặp đi lặp lại Orchestrator quản lý các tài nguyên sẽ được sử dụng trong các dự án tự động hóa và được sử dụng bởi rô-bốt, đồng thời truy cập chúng thông qua hỗ trợ cấu trúc phân cấp kết hợp với phân công vai trò chi tiết Nó hoạt

động như một điểm tích hợp với các giải pháp và ứng dụng của bên thứ ba Sức mạnh của nó đến từ khả năng quản lý toàn bộ đội rô-bốt của bạn

Trong quá trình tự động hóa có sự tham gia, Orchestrator đảm bảo quản lý tập trung và phân phối chính xác các phiên bản gói cho rô-bốt để thực thi

Trong tự động hóa không giám sát, Orchestrator cho phép khởi chạy thực thi không giám sát ngay tại chỗ hoặc bằng cách thiết lập nó theo cách được lập kế hoạch trước với các trình kích hoạt Người dàn nhạc có thể phân phối khối lượng công việc cho rô-bốt không giám sát và khi được phép phân phối khối lượng công việc một cách linh hoạt (không có ràng buộc), có thể tối đa hóa hiệu quả và tối ưu hóa việc sử dụng rô-bốt

Hình 3.10 Giao diện UiPath Orchestrator Các vai trò chính của Orchestrator:

• Cung cấp (Provisioning) - tạo và duy trì kết nối giữa Rô-bốt và ứng dụng web • Triển khai (Deployment) - đảm bảo phân phối chính xác các phiên bản gói cho

rô-bốt được chỉ định để thực thi

• Cấu hình (Configuration) - duy trì và cung cấp cấu hình quy trình và môi trường

rô-bốt

• Hàng đợi (Queues) - đảm bảo phân phối khối lượng công việc tự động trên các

rô-bốt

• Giám sát (Monitoring) - theo dõi dữ liệu nhận dạng rô-bốt và duy trì quyền của

người dung

• Ghi nhật ký (Logging) - lưu trữ và lập chỉ mục nhật ký vào cơ sở dữ liệu SQL

và/hoặc Elaticsearch

• Liên kết nối (Inter-connectivity) - đóng vai trò là điểm giao tiếp tập trung cho

các giải pháp hoặc ứng dụng của bên thứ 3

2 Các thách thức trong quy trình lựa chọn ứng viên:

2.1 Tiếp nhận hồ sơ ứng viên – Lựa chọn ứng viên phỏng vấn:

Với bước này, nhà tuyển dụng xem xét hồ sơ và lý lịch ứng viên dựa vào những tiêu chí đưa ra để chọn ra các ứng viên phù hợp với những yêu cầu chính Phương pháp quét và lướt thủ công thường được các nhà tuyển dụng sử dụng để chốt thông tin ứng viên trong danh sách rút gọn được trích xuất từ hồ sơ ứng tuyển Điều này có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc loại bỏ những điểm quan trọng và những ứng viên có giá trị Theo Ladders Inc (2018), các nhà tuyển dụng xem sơ yếu lý lịch trung bình 7 giây/ ứng viên, so với chỉ 6 giây/ ứng viên vào năm 2012 Ngày nay, các nhà tuyển dụng chỉ lướt qua sơ yếu lý lịch trong trung bình 7,4 giây Tuy nhiên, việc chọn người phỏng vấn xin việc từ sơ yếu lý lịch chỉ trong 7,4 giây có phải là quá nhanh? Điều đó có thể xảy ra nếu đây chỉ ở vòng loại đầu tiên Nếu số lượng ứng viên vượt qua vòng tuyển chọn đầu tiên nhiều hơn số lượng cuộc gọi phỏng vấn Tất nhiên sẽ có vòng loại thứ hai toàn diện hơn Tùy thuộc vào công ty và bộ phận nhân sự của công ty, việc cân nhắc việc mời người đến phỏng vấn sẽ tốn nhiều hay ít thời gian Tuy nhiên, đây là một nhiệm vụ lặp đi lặp lại và có thể có sai sót hoặc sai lệch do con người thực hiện Nếu quy trình này mất nhiều thời gian, chắc chắn nó cũng sẽ ảnh hưởng đến các quy trình tuyển dụng khác Theo thống kê từ Glassdoor (2015) chỉ ra rằng mỗi vị trí ứng tuyển được mở sẽ thu hút 250 hồ sơ 4 đến 6 ứng viên trong số đó sẽ được liên hệ để phỏng vấn, nhưng chỉ một người sẽ được chọn vào vị trí này Đây là một ví dụ khác về việc tất cả các sơ yếu lý lịch có thể mất nhiều thời gian để được xem xét cho một vị trí và điều này có thể khiến quá trình tuyển dụng người làm việc tốn nhiều thời gian hơn Báo cáo Quốc gia Nhà tuyển dụng (Jobvite, 2021) cho thấy chỉ 16% nhà tuyển dụng tuyển được nhân sự trong vòng 14 ngày, nhưng hơn 54% và 21% nhà tuyển dụng lần lượt tuyển được nhân sự trong vòng lần lượt 14-30 ngày và 31-60 ngày

2.2 Phỏng vấn điện thoại và Lên lịch hẹn phỏng vấn trực tiếp:

Sau khi đã tiếp nhận ứng viên, nhà tuyển dụng tiếp tục gọi phỏng vấn để đánh giá lại những thông tin chung của ứng viên ghi trong hồ sơ; đồng thời sắp xếp thời gian phỏng vấn sao cho phù hợp với người phỏng vấn và người được phỏng vấn Nhiệm

vụ này có thể mất nhiều thời gian hơn do phải phân bổ người và lịch trình của họ vì nó đòi hỏi nhiều cuộc trao đổi qua lại Đặc biệt, việc gửi thư mời phỏng vấn cũng là một thách thức đối với họ bởi họ không chỉ cần khuyến khích ứng viên đến dự phỏng vấn mà còn phải giữ liên lạc với ứng viên như một người bạn hoặc một mối quan hệ thân thiết để duy trì mạng lưới nếu ứng viên từ chối phỏng vấn xin việc

2.3 Gửi thông báo từ chối cho Ứng viên và Gửi lời mời làm việc cho Ứng viên:

Sau khi có kết quả phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ gửi email thông báo cho ứng viên Với bất kỳ mục đích nào thì việc gửi email cũng là một trong những công việc nhàm chán và lặp đi lặp lại hàng ngày của các nhà tuyển dụng

Emily Hackeling (2020) cũng chỉ ra rằng một người trung bình dành 28% thời gian làm việc trong tuần cho email, hơn 11 giờ một tuần Với một người trung bình gửi và nhận 124 email mỗi ngày hoặc 620 email mỗi tuần, chúng ta sẽ dành trung bình 1,1 phút cho mỗi email Bên cạnh đó, Deb Tennen (2019) cũng chia sẻ rằng để công việc trở nên hiệu quả, một email lý tưởng nên viết trong vòng 30 giây, và không quá 5 phút

II Quy trình đề xuất (To-be): 1 Sơ đồ quy trình: