Ứng dụng RPA tự động hóa quy trình tuyển dụng nhân sự: Đề xuất mô hình tổng quát

Giới hạn và đối tượng nghiên cứu

Hiện tại, bài nghiên cứu này nhằm đề xuất ra các quy trình tuyển dụng – quy trình lựa chọn ứng viên dựa vào RPA mang tính khái quát, nhưng chưa gắn quy trình, hệ thống cụ thể của doanh nghiệp nào. Bên cạnh đó, bài nghiên cứu giới hạn ứng dụng tự động hóa dựa trên phần mền UiPath. - Quy trình nghiệp vụ tuyển dụng nhân sự dưới góc độ của nhà tuyển dụng.

Cơ sở lý thuyết

• Quy trình tuyển – chọn ứng viên
• Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt

• Trang web tuyển dụng của công ty: Một trang web nghề nghiệp có thương hiệu, truyền tải văn hóa làm việc của bạn và tích hợp với hồ sơ năng lực của công ty không chỉ giúp nhân viên tiềm năng dễ dàng ứng tuyển hơn mà còn thu hút nhân tài hàng đầu trong ngành với chủ đề chuyên nghiệp, tiêu đề hấp dẫn, nội dung hấp dẫn và nhân viên hấp dẫn video. Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt, thường được viết tắt là RPA, được hiểu là một loạt các khái niệm cho phép các quy trình được thực thi tự động bằng cách sử dụng nền tảng phần mềm của rô-bốt ảo xử lý các hệ thống ứng dụng hiện có và bắt chước hành vi của con người (Czarnecki & Fettke 2021). RPA là một cách tiếp cận để giảm thiểu thời gian dành cho công việc thường ngày, cải thiện quy trình nghiệp vụ bằng cách triển khai công nghệ kỹ thuật số trong một tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ có khối lượng lớn, giá trị thấp, lặp đi lặp lại và tốn thời gian, từ đó chuyển hướng trí tuệ con người sang nỗ lực sáng tạo.

Công nghệ ứng dụng

• Phần mền Uipath

Cả RPA có giám sát và không giám sát đều đóng một vai trò quan trọng và có thể được sử dụng riêng lẻ hoặc cùng nhau để triển khai các trường hợp sử dụng tạo nên một đề xuất giá trị đáng chú ý cho các công ty. Có ba loại quy trình công việc trong UiPath Studio bao gồm trình tự (sequence), lưu đồ (flow chart) và máy trạng thái (state machine). Tuy nhiên, vì nó được phát triển trên .Net Framework, nó hỗ trợ tất cả các loại biến VB.Net ngoài các loại biến riêng của chúng, cũng như cách sử dụng các hàm .Net khi làm việc với các biến này trong các hoạt động (UiPath, 2022).

• App Integration bao gồm tất cả các hoạt động từ đọc tệp CSV, Excel và Thư đến truy xuất dữ liệu từ các ứng dụng đó cũng như trả lời và gửi email. UiPath Selector là một công nghệ mà UiPath đã phát triển để xác định các phần tử hoặc đối tượng trên giao diện người dùng trong khi tương tác với bất kỳ hệ thống ứng dụng nào. Nó cũng có một bảng điều khiển dạng cây trực quan hiển thị dạng cây của hệ thống phân cấp giao diện người dùng và cho phép người dùng điều hướng qua nó.

Orchestrator quản lý các tài nguyên sẽ được sử dụng trong các dự án tự động hóa và được sử dụng bởi rô-bốt, đồng thời truy cập chúng thông qua hỗ trợ cấu trúc phân cấp kết hợp với phân công vai trò chi tiết. Trong quá trình tự động hóa có sự tham gia, Orchestrator đảm bảo quản lý tập trung và phân phối chính xác các phiên bản gói cho rô-bốt để thực thi. Trong tự động hóa không giám sát, Orchestrator cho phép khởi chạy thực thi không giám sát ngay tại chỗ hoặc bằng cách thiết lập nó theo cách được lập kế hoạch trước với các trình kích hoạt.

Người dàn nhạc có thể phân phối khối lượng công việc cho rô-bốt không giám sát và khi được phép phân phối khối lượng công việc một cách linh hoạt (không có ràng buộc), có thể tối đa hóa hiệu quả và tối ưu hóa việc sử dụng rô-bốt.

Quy trình lựa chọn ứng viên hiện tại (As-Is)

• Các thách thức trong quy trình lựa chọn ứng viên

Với bước này, nhà tuyển dụng xem xét hồ sơ và lý lịch ứng viên dựa vào những tiêu chí đưa ra để chọn ra các ứng viên phù hợp với những yêu cầu chính. Phương pháp quét và lướt thủ công thường được các nhà tuyển dụng sử dụng để chốt thông tin ứng viên trong danh sách rút gọn được trích xuất từ hồ sơ ứng tuyển. Tùy thuộc vào công ty và bộ phận nhân sự của công ty, việc cân nhắc việc mời người đến phỏng vấn sẽ tốn nhiều hay ít thời gian.

Đây là một ví dụ khác về việc tất cả các sơ yếu lý lịch có thể mất nhiều thời gian để được xem xét cho một vị trí và điều này có thể khiến quá trình tuyển dụng người làm việc tốn nhiều thời gian hơn. Sau khi đã tiếp nhận ứng viên, nhà tuyển dụng tiếp tục gọi phỏng vấn để đánh giá lại những thông tin chung của ứng viên ghi trong hồ sơ; đồng thời sắp xếp thời gian phỏng vấn sao cho phù hợp với người phỏng vấn và người được phỏng vấn. Đặc biệt, việc gửi thư mời phỏng vấn cũng là một thách thức đối với họ bởi họ không chỉ cần khuyến khích ứng viên đến dự phỏng vấn mà còn phải giữ liên lạc với ứng viên như một người bạn hoặc một mối quan hệ thân thiết để duy trì mạng lưới nếu ứng viên từ chối phỏng vấn xin việc.

Với bất kỳ mục đích nào thì việc gửi email cũng là một trong những công việc nhàm chán và lặp đi lặp lại hàng ngày của các nhà tuyển dụng. Emily Hackeling (2020) cũng chỉ ra rằng một người trung bình dành 28% thời gian làm việc trong tuần cho email, hơn 11 giờ một tuần. Với một người trung bình gửi và nhận 124 email mỗi ngày hoặc 620 email mỗi tuần, chúng ta sẽ dành trung bình 1,1 phút cho mỗi email.

Bên cạnh đó, Deb Tennen (2019) cũng chia sẻ rằng để công việc trở nên hiệu quả, một email lý tưởng nên viết trong vòng 30 giây, và không quá 5 phút.

Quy trình đề xuất (To-be)

• Quy trình tiếp nhận và đánh giá hồ sơ ứng viên
• Quy trình Phỏng vấn điện thoại và Lên lịch hẹn phỏng vấn trực tiếp
• Quy trình gửi thông báo kết quả tuyển dụng
• Triển khai rô-bốt

Đầu tiên, quy trình áp dụng RPA vào công việc tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển thực hiện, đồng thời cũng sẽ đảm nhận việc trích xuất dữ liệu của ứng viên và lưu lại. Để lấy các file mà ứng viên đã gửi về địa chỉ email của Phòng tuyển dụng, trước khi hết địa chỉ email phải có giao thức hỗ trợ cho phép người dùng đọc email thông qua các ứng dụng trung gian. Sau khi đã chuyển đổi định dạng file sang .pdf, robot sẽ tiến trình đọc từng file định dạng .pdf bằng cách sử dụng công cụ OCR của UiPath.

- Thời gian: tổng thời gian cập nhật dữ liệu và gửi email, không tính thời gian gọi hẹn phỏng vấn (120s cho cập nhật dữ liệu + 300s soạn email). Sau đó, rô-bốt tiến hành mở file mẫu của ứng viên và thay thế các trường thông tin đã xác định từ trước đó bằng các thông tin từ file excel. Nhà tuyển dụng thực hiện thao tác, sử dụng rố bốt thông qua phần mềm UiPath Assistant, nợi chứa sẵn các quy trình đã được xây dựng để hỗ trợ cho công việc.

Đối với quy trình này, tác giả để xuất nhà tuyển dụng nên thống nhất thực hiện thao tác chạy rô-bốt “Resumes_selection” một lần duy nhất trong ngày: đầu ngày làm việc (để lấy danh sách hồ sơ đã nộp từ hôm qua) hoặc cuối giờ làm việc (để lấy danh sách hồ sơ đã nộp trong ngày đó). Ở quy trình này, sau khi thực hiện gọi phỏng vấn và chốt lịch phỏng vấn trực tiếp, nhà tuyển dụng tiến hành cập nhật thông tin trong file excel. “Candidate_Data_Interview” về thời gian hẹn phỏng vấn, người thực hiện ca phỏng vấn,… Sau đó lưu file lại và tiến hành chạy rô-bốt “Send interview Invitation”.

Tương tự như quy trình 6.2.2, nhà tuyển dụng sẽ cập nhật vào file excel Candidate_Data_Interview kết quả phỏng vấn, cũng như là mức lương đề xuất, thời gian làm việc chính thức của ứng viên đó. Đặc biệt, việc sử dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực yêu cầu thực hiện nhiều công việc lặp đi lặp lại đã làm cho việc phát triển một rô-bốt, phần mềm tự động trở nên không thể thiếu. - Sử dụng công nghệ RPA thành công để đề xuất, giả lập và xây dựng quy trình xử lý tự động ba quy trình tự động hóa, bao gồm tự động lựa chọn ứng viên và tự động gửi lịch hẹn phỏng vấn và quy trình gửi báo kết quả tuyển dụng.

- Các rô-bốt được dựng lên, mô phỏng theo quy trình tuyển dụng, nhưng chưa gắn (nhúng) vào hệ thống của doanh nghiệp nên chưa mang tính thực tiễn cao, chưa đánh giá đúng kết quả thực tế. Ngoài ra, việc tự động hóa các quy trình tuyển dụng của công ty để áp dụng Trí thông tin nhân tạo (AI), máy học (Machine Learning) trên nền tảng UiPath để tự động các quy trình như đánh giá hồ sơ ứng viên (Resume Match), chatbot hỗ trợ trao đổi với ứng viên,.