Thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt NamThực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam
Tính cấp thiết của đề tài
Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu cơ sở lý luận về thực hiện pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ, đánh giá thực tiễn thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam, Luận án đề xuất các giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam trước yêu cầu mới
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích nghiên cứu, luận án thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau đây:
Một là, tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài: hồi cứu và thu thập các tài liệu, công trình khoa học có liên quan đến đề tài luận án Tìm hiểu, nhận xét, đánh giá về những vấn đề đã được các công trình nghiên cứu Từ đó, chỉ ra các nội dung chưa được các công trình nghiên cứu đề cập để xác định, định hướng các vấn đề, nội dung sẽ được giải quyết trong luận án; làm rõ cơ sở lý thuyết nghiên cứu, giả thuyết nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu
- Hai là, luận giải những vấn đề lý luận thực hiện pháp luật về lưu trữ: khái niệm, đặc điểm, vai trò, nội dung, chủ thể, hình thức, những yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện pháp luật về lưu trữ;
Bài viết phân tích, đánh giá hiện trạng các quy định pháp luật và thực tiễn thực hiện pháp luật về lưu trữ tại Việt Nam Qua đó, chỉ ra những kết quả đạt được, những hạn chế cùng nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong quá trình thực hiện pháp luật về lưu trữ.
- Bốn là, nêu các định hướng, giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam trong bối cảnh cải cách hành chính ứng dụng mạnh mẽ thành tựu của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 vào quản lý nhà nước.
Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Cơ sở lý luận
Luận án thực hiện trên cơ sở học thuyết Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam về nhà nước và pháp luật Đây là nền tảng lý luận cốt lõi và xuyên suốt của luận án, các vấn đề về thực hiện pháp luật được tiếp cận, nghiên cứu, phân tích làm rõ dưới góc độ thể chế chính trị của Nhà nước XHCN Việt Nam theo hướng tập trung cải cách hệ thống pháp luật, cải cách hành chính, xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN của Nhân dân, do Nhân dân, vì Nhân dân.
Phương pháp nghiên cứu
Luận án dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, phân tích mối liên hệ giữa pháp luật và tổ chức thực hiện pháp luật lưu trữ cũng như quá trình chuyển hóa về lượng và chất trong pháp điển hóa pháp luật lưu trữ Phạm trù nội dung, hình thức, chung, riêng, nguyên nhân và kết quả được sử dụng để nghiên cứu mối tương quan giữa thực hiện pháp luật nói chung và thực hiện pháp luật lưu trữ nói riêng, từ đó đưa ra những kiến nghị phù hợp để khắc phục hạn chế và nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về lưu trữ.
Các phương pháp nghiên cứu cụ thể được sử dụng trong luận án gồm:
- Phương pháp thống kê : phương pháp này được sử dụng để tổng hợp tìm hiểu các công trình nghiên cứu, kế thừa các kết quả nghiên cứu từ sách, giáo trình, đề tài khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, bài báo và nhiều nguồn tài liệu khác liên quan đến nội dung nghiên cứu từ đó đưa ra những phân tích, đánh giá, các số liệu cụ thể minh chứng cho các nhận định đưa ra trong công trình nghiên cứu Phương pháp này được sử dụng trong tất cả các chương và xuyên suốt quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu
* Phương pháp điều tra xã hội học
Để đánh giá hoạt động thực hiện quy định pháp luật về lưu trữ, NCS thiết lập mẫu phiếu điều tra thu thập ý kiến Do điều kiện hạn chế, NCS thực hiện điều tra tại một số địa phương, đảm bảo cán bộ, công chức tham gia đại diện cho các cấp cơ quan nhà nước tại TP.
Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ, Đắk Lắk, tổng số 1000 phiếu, mỗi tỉnh
200 phiếu, thu về được 844 phiếu Phương pháp điều tra xã hội học: Được áp dụng để thu thập thông tin về việc thực hiện các quy định pháp luật lưu trữ trong thực tiễn xã hội và khảo sát tính hiệu lực, hiệu quả của một số giải pháp đề xuất trong luận án (áp dụng xây dựng Chương 3, 4)
Phương pháp phân tích là cách tác giả sử dụng để đánh giá tình hình thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam hiện nay Từ đó, đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình thực tiễn và định hướng phát triển trong tương lai.
* Phương pháp lôgíc - lịch sử
Phương pháp này được thực hiện thông qua việc nêu và trình bày khái quát hóa các vấn đề gắn liền với sự kiện lịch sử theo chuỗi lôgíc trong từng giai đoạn hoặc ở những thời điểm lịch sử cụ thể, từ đó làm nổi bật được tính hệ thống của các vấn đề nghiên cứu ở các chương 1, 2 và 3 của luận án.
Đóng góp mới về mặt khoa học của Luận án
- Về phương diện lý luận
+ Luận án đã tìm hiểu, tổng quan được các công trình khoa học ở trong và ngoài nước nghiên cứu về các vấn đề có liên quan đến nội dung đề tài như thực hiện pháp luật, thực hiện pháp luật về lưu trữ, thực tiễn thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam và giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ Việt Nam; + Luận án xây dựng cơ sở lý luận của thực hiện pháp luật về lưu trữ như: khái niệm, đặc điểm, vai trò của thực hiện pháp luật về lưu trữ, cơ sở pháp lý thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam;
+ Luận án đã phân tích làm rõ vai trò trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc thực hiện và tổ chức thực hiện pháp luật về lưu trữ;
Luận án xác định các khó khăn, vướng mắc và bất cập tồn tại trong các quy định pháp luật về lưu trữ, ảnh hưởng đến việc tổ chức thực hiện pháp luật trong lĩnh vực này.
- Về phương diện thực tiễn
+ Luận án đã nêu và đánh giá việc thực hiện pháp luật về lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, phân tích những kết quả đã đạt được, những hạn chế, bất cập, nguyên nhân của những kết quả, hạn chế của thực hiện pháp luật về lưu trữ thời gian qua
+ Luận án đã đề xuất các giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam trong thời gian tới.
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của Luận án
Luận án tiến sĩ Luật này góp phần làm sáng tỏ những vấn đề lý luận và thực tiễn trong quá trình thực hiện pháp luật về lưu trữ Luận án được kỳ vọng sẽ trở thành tài liệu tham khảo trong quá trình sửa đổi, bổ sung pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, bảo vệ lợi ích hợp pháp của Nhà nước, tổ chức và cá nhân.
- Luận án góp phần cung cấp cơ sở thực tiễn cho thực hiện pháp luật về lưu trữ góp phần bảo đảm cho pháp luật về lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh, thống nhất, hạn chế tối đa các hành vi vi phạm pháp luật trong lưu trữ
Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận án có thể dùng làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và có thể vận dụng trong thực tiễn thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ.
Kết cấu của luận án
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận án được kết cấu làm 4 chương như sau:
- Chương 1 Tổng quan tình hình nghiên cứu
- Chương 2 Cơ sở lý luận của thực hiện pháp luật về lưu trữ
- Chương 3 Thực trạng pháp luật lưu trữ và thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam
- Chương 4 Quan điểm và giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam.
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Nhóm công trình nghiên cứu nước ngoài liên quan đến luận án
Sách: V.I Lê-nin và công tác lưu trữ của đảng [36], là một công trình giới thiệu các bài viết của một số tác giả về quan điểm, tư tưởng của V.I Lênin đối với ngành lưu trữ Từ việc phân tích những việc làm cụ thể đối với công tác lưu trữ cho thấy V.I Lênin rất coi trọng việc thu thập, bảo quản, khai thác các văn kiện lưu trữ, xác lập nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất đối với tài liệu lưu trữ bằng việc ban hành sắc lệnh “Về bảo quản và tiêu hủy các hồ sơ lưu trữ” Công trình góp phần xây dựng cơ sở lý luận nền tảng về quan điểm của đảng cũng như xây dựng nguyên tắc pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ ở nước ta
Quyển sách "Những nguyên tắc cơ bản về tổ chức phần văn kiện của bộ môn văn thư và công tác của phòng lưu trữ cơ quan đoàn thể và xí nghiệp ở Liên Xô" [117] cung cấp kiến thức cơ bản về các nguyên tắc tổ chức hồ sơ thành bộ phận của bộ phận văn thư và hoạt động của phòng lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp tại Liên Xô.
Nội dung của cuốn sách đã trình bày một cách có hệ thống những vấn đề lý luận về lưu trữ như: xác lập các nguyên tắc cơ bản trong lưu trữ làm tiền đề xây dựng chế độ lưu trữ tương ứng với từng loại tài liệu, các biện pháp nghiệp vụ về lưu trữ: xác định thời hạn lưu trữ, chủ thể lưu trữ, các yếu tố bảo đảm cho hoạt động lưu trữ… Vấn đề trách nhiệm bảo đảm sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ cũng được đặt ra khi thay đổi người lãnh đạo cơ quan, trưởng phòng lưu trữ cơ quan hoặc cá nhân phụ trách về phòng lưu trữ cũng như khi cải tổ và giải thể cơ quan
Giáo trình đại học, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên – Xô [51] do G.A Bêlốp Tổng cục trưởng Tổng cục quản lý lưu trữ thuộc Hội đồng bộ trưởng Liên xô cùng ba giáo sư giàu kinh nghiệm của Đại học lưu trữ Liên –Xô viết Nội dung của cuốn giáo trình đã trình bày những vấn đề lý luận cơ bản nhất cùng thực tiễn rất phong phú về lịch sử phát triển, hệ thống tổ chức, phương pháp và kỹ thuật tiên tiến của ngành lưu trữ Liên-xô Trong giới hạn của tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu học tập của ngành lưu trữ cuốn giáo trình đã làm sáng tỏ các khái niệm về mặt khoa học: tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ… và nội dung nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ gồm: thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó, nêu các điều kiện bảo đảm cho hoạt động lưu trữ thì điều kiện về kinh phí, cơ sở vật chất, công tác chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra, cũng được giáo trình đề cập đến Thực tiễn tổ chức lưu trữ của Liên-xô cho thấy sự khác biệt về phông lưu trữ không bao gồm phông lưu trữ tài liệu của Đảng và Đoàn thanh niên khi so sánh với Việt Nam Giáo trình đã đặt nền móng đầu tiên cho lý luận và pháp lý trong xây dựng, ban hành và thực hiện pháp luật về lưu trữ
Tài liệu “Chỉ dẫn phương pháp đánh giá giá trị khoa học và thực tiễn của tài liệu văn kiện kỹ thuật, Bảng mẫu thời hành bảo quản và nơi bảo quản tài liệu văn kiện kỹ thuật” [73] của Tổng cục lưu trữ thuộc Bộ Nội vụ Liên Xô do Lê Văn
In dịch Đây là một văn bản hướng dẫn phương pháp xác định giá trị của tài liệu một nội dung của công tác lưu trữ Theo tài liệu này, tài liệu văn kiện kỹ thuật (bản vẽ, mặt bằng, bản đồ, bản dự toán, quy trình công nghệ, bản quyết toán, bản tiêu chuẩn v.v ) phần lớn được hình thành trong việc giải quyết những nhiệm vụ của nền kinh tế quốc dân, trong việc nghiên cứu các công trình khoa học đem áp dụng vào các lãnh vực khác nhau của nền kinh tế quốc dân… chiếm một vị trí quan trọng trong Phông lưu trữ Nhà nước Liên Xô Bằng phương pháp trực tiếp nghiên cứu nội dung để xác định giá trị khoa học và thực tiễn của tài liệu văn kiện để làm cơ sở cho việc xác định loại tài liệu văn kiện lưu trữ, cơ quan lưu trữ, thời hạn lưu trữ, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Cuốn sách “Thực tiễn lưu trữ pháp” (Les archives, Presses universitaires de
France) [181] đã trình bày toàn bộ những vấn đề về phát sinh trong thực tiễn thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tại Cộng hoà Pháp theo một hệ thống rất hoàn chỉnh và các giải pháp khắc phục Điển hình: tiêu chuẩn phân loại phông lưu trữ, sự không phù hợp khi xemTLLT tư là toàn bộ TLLT không làm thành TLLT công, tài liệu tích đống không được chỉnh lý có thể bị hủy bỏ trong giai đoạn tiền lưu trữ, khó kiểm soát được hủy tài liệu bởi cán bộ lưu trữ mà phụ thuộc vào lương tri của nhân viên… Đồng thời, các nhà lưu trữ Pháp đã sớm chú trọng đến việc cải tiến các phương tiện kỹ thuật, áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến như: quản lý tin học hóa trong toàn bộ hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
“Sơ lược về pháp chế lưu trữ” do Võ Văn Đàng, Cục Văn thư – Lưu trữ, dịch từ tiếng Trung Quốc [38] Theo đó, pháp chế lưu trữ bao gồm hai bộ phận: Lập pháp lưu trữ và việc thi hành Công tác pháp chế lưu trữ không được kiện toàn thì sự nghiệp lưu trữ sẽ lâm vào tình trạng pháp lý hỗn loạn Thực hiện pháp chế lưu trữ, Cộng hòa nhân dân Trung Hoa đã từng bước hoàn thiện pháp luật, tổ chức bộ máy về lưu trữ và thực hiện pháp trị Để đạt đến trình độ thực hiện pháp trị lưu trữ, các cơ quan phải dựa vào luật để chỉ đạo, quản lý, kiểm tra chấp pháp hành chính, xử lý vi phạm, xây dựng chế độ trách nhiệm chấp pháp lưu trữ và tuyên truyền, giáo dục về lưu trữ
“Hướng dẫn cơ bản về quy chế lưu trữ” (Archival laws and regulations) [180] của DANG’AN FAGUI JICHU JIJAOCHENG là tài liệu giảng dạy về lưu trữ đã hệ thống và phân tích các quy định cơ bản của pháp luật về lưu trữ của Cộng hòa nhân dân Trung Hoa Theo đó, một loạt vấn đề có liên quan đến thực thi pháp luật về lưu trữ khái niệm, nguyên tắc, quan hệ pháp luật về lưu trữ, chủ thể thực hiện pháp luật lưu trữ, điều kiện bảo đảm thực thi pháp luật lưu trữ như trách nhiệm thực thi pháp luật về lưu trữ, kiểm soát việc thực thi, xác định các loại trách nhiệm pháp lý phải gánh chịu khi vi phạm pháp luật lưu trữ… được phân tích tương đối đầy đủ Gắn liền với hiệu quả thực thi pháp luật về lưu trữ tác giả cho rằng không chỉ có hệ thống pháp luật hoàn chỉnh mà còn phụ thuộc đạo đức nghề nghiệp của người làm lưu trữ nên cần thiết phải giáo dục đào tạo về tri thức và đạo đức nghề nghiệp Đặc biệt tài liệu này đã dẫn chứng một số vụ việc, hành vi vi phạm pháp luật bị xử lý và vướng mắc trong việc xử lý có ý nghĩa cho tác giả trong việc kiến nghị hoàn thiện pháp luật về lưu trữ
Hoạt động lưu trữ ở nước ngoài có lịch sử hình thành và tổ chức hiện đại đáng chú ý, trong đó có thể kể đến Cộng hòa Pháp và Vương quốc Anh Pháp sớm công nhận giá trị tài liệu lưu trữ từ năm 1790, ban hành quy định, đầu tư cơ sở vật chất và đào tạo nhân lực phục vụ công tác lưu trữ Tuy nhiên, lưu trữ tại Pháp từng gặp khó khăn trong việc xác định giá trị tài liệu, giao nộp tài liệu tùy tiện, nhưng vẫn tiếp tục được cải thiện Ngược lại, Vương quốc Anh sau Thế chiến II phải đối mặt với nhiều vấn đề như thiếu tổ chức quản lý lưu trữ, tài liệu mất mát do luật lưu trữ chưa thống nhất, kho lưu trữ không đủ Từ kinh nghiệm của Vương quốc Anh, tác giả sẽ đối chiếu, so sánh với hệ thống lưu trữ tại Việt Nam để đề xuất các giải pháp cải thiện, trình bày tại chương 4 của luận án.
Luận án Phó tiến sĩ “Điều chỉnh của pháp luật hành chính về lưu trữ ở Liên bang Nga” [185] (Административно-правовое регулирование архивного дела в Российской Федерации) của tác giả Bê-li-cô-va C.C bảo vệ tại Học viện Công vụ Mat-xcơ-va trực thuộc Tổng thống LB Nga, Mat-xcơ-va, 2000 đề cập đến cơ sở pháp lý của công tác lưu trữ ở LB Nga, các quy chế hành chính liên quan đến lưu trữ và triển khai thực hiện các quy định về lưu trữ ở quốc gia này
Luận án tiến sĩ của Wang Shu Ping: Lưu trữ và công tác lưu trữ ở Trung
Quốc: Sự kế thừa và phát triển - Nửa sau thế kỷ XX (Архивы и архивное дело в Китае: преемственность и эволюция: Вторая половина XX века, тема диссертации) [187] đã cho thấy bức tranh tổng thể về thực trạng lưu trữ tại Trung Quốc, luận án cũng đã nêu một số nguyên nhân hạn chế như: nhận thức của “lãnh đạo”, nhận thức, trình độ của công chức lưu trữ, sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật … và nhu cầu tiếp cận tài liệu của quốc gia mình ở lưu trữ lịch sử của quốc gia khác
Bài viết “Các khía cạnh lưu trữ học trong công việc văn thư: tổ chức tài liệu và hồ sơ của quỹ lưu trữ Liên bang Nga” (Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации) [184] thông qua việc đánh giá thực trạng lưu trữ và pháp luật lưu trữ cho thấy ở thời Xô Viết, không có luật nào dành riêng cho việc lưu trữ, cho đến thời kỳ Liên bang Nga được thành lập Bài viết gợi ý cho tác giả về quyền khởi kiện khi quyền tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ hợp pháp không được đáp ứng cũng như khoản trống pháp lý về quy định chế tài đối với pháp nhân khi không thực hiện nghĩa vụ liên quan đến thực hiện pháp luật lưu trữ
Bài viết: “Luật pháp của Cộng hòa Pháp về quản lý tài liệu lưu trữ” [123] trên cơ sở nghiên cứu pháp luật về lưu trữ và thực tế thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý tài liệu của Cộng hòa Pháp trong bài viết này tác giả đã nêu ra một số nội dung như: hệ thống các quy định của pháp luật về lưu trữ và nội dung pháp luật lưu trữ của Pháp, giới thiệu về hệ thống cơ quan tổ chức lưu trữ và lịch sử hình thành, các biện pháp bảo đảm trong tổ chức hiện các quy định của pháp luật về lưu trữ Đồng thời bài viết cũng cho thấy Luật Lưu trữ Cộng hòa Pháp phân loại tài liệu lưu trữ thành tài liệu lưu trữ công và tài liệu lưu trữ tư và tương ứng với việc phân loại là ban hành pháp luật quy định các hình thức, phương pháp thực hiện phù hợp
Bài báo "Tương lai của lưu trữ tài liệu từ góc nhìn một độc giả (The Future of Archives and Recordkeeping: A Reader)” [177] của Duncan Birrell đề cập đến những thách thức của hoạt động lưu trữ trong thế kỷ 21 khi nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ngày càng tăng vượt ra ngoài mô hình truyền thống, đã đặt ra các yêu cầu về số hóa, tính toàn vẹn cũng như bảo vệ tài liệu lưu trữ, đề xuất hướng cách tiếp cận tới sự phát triển trong hoạt động lưu trữ dưới góc nhìn của một độc giả
Bài viết “Tăng cường xây dựng đội ngũ nhân tài lưu trữ” (黄赓: 加强档案
Nhóm công trình nghiên cứu trong nước liên quan đến luận án
Thứ nhất, nhóm công trình tiêu biểu có liên quan đến lưu trữ trên bình diện chung
Sách: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” [41] của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn Cuốn sách đã giới thiệu một cách có hệ thống những vấn đề lý luận lưu trữ như: giải thích một số thuật ngữ chuyên ngành trong đó các tác giả bước đầu đã khái quát về lưu trữ: “Lưu trữ là lưu lại, giữ lại Đối với công văn, tài liệu thì “lưu trữ” có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan đoàn thể hoặc cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết” Đồng thời những vấn đề lý luận có tính tiền đề cho bảo đảm nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện đúng theo pháp luật cũng được các tác giả trình bày: chủ thể lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, xác định giá trị tài liệu, tổ chức tài liệu ở kho lưu trữ, quản lý tài liệu ở lưu trữ, thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ cơ quan, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, quản lý công tác lưu trữ cùng nhiều các vấn đề có liên quan Đây là tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác nghiên cứu và phục vụ cho nội dung nghiên cứu chương 2 của tác giả luận án
Sách: “Công tác lưu trữ Việt Nam” [66] do tác giả Vũ Dương Hoan chủ biên cùng nhiều tác giả là chuyên gia trong lĩnh vực lưu trữ xuất bản Cuốn sách trình bày có hệ thống về nội dung của công tác lưu trữ và giới thiệu một số vấn đề lý luận có tính định hướng cho việc tổ chức phông lưu trữ quốc gia Việt Nam thực hiện các quy định về lưu trữ như: công tác lưu trữ, phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Theo các tác giả: Công tác lưu trữ hiểu theo nghĩa rộng là một ngành hoạt động nhà nước bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Với cách hiểu này thì công tác lưu trữ không được tiếp cận dưới góc độ lý thuyết về lý luận chung về nhà nước và pháp luật (vận dụng lý luận về thực hiện pháp luật vào lĩnh vực lưu trữ) mà được tiếp cận dưới góc độ lý thuyết về khoa học hành chính (vận dụng lý luận quản lý hành chính nhà nước vào lĩnh vực lưu trữ) Quan niệm về Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam không bao gồm phông lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành theo đó “Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu có nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử v.v của nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phụ thuộc thời gian sản sinh, nơi bảo quản, phương pháp và kỹ thuật làm ra chúng”
Công trình "Lưu trữ Việt Nam những chặn đường phát triển" của Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Hồng Kỳ hệ thống các giai đoạn phát triển của lưu trữ Việt Nam, lấy mốc năm 1945 làm mốc chia thành 2 giai đoạn Công trình đánh giá thành tựu và hạn chế của lưu trữ Việt Nam từ 1945 đến 2006, xây dựng giải pháp cho công tác lưu trữ thời gian tới Công trình khái quát các quan điểm chỉ đạo của Đảng đối với công tác lưu trữ Việt Nam, gồm: dựa trên nền tảng lý luận chủ nghĩa Mác – Lê-nin, tư tưởng Hồ Chí Minh; tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản dân tộc có giá trị đặc biệt; quan điểm lãnh đạo toàn diện từ xây dựng tổ chức, pháp luật, thực hiện pháp luật lưu trữ, nghiên cứu khoa học hợp tác quốc tế về lưu trữ.
Nghiên cứu của Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Hồng Kỳ trình bày tương đối toàn diện về quá trình lịch sử lưu trữ tài liệu ở Việt Nam trong nhiều thế kỷ qua Nội dung cuốn sách gồm 4 phần giới thiệu công tác lưu trữ từ thời phong kiến đến hiện đại.
Thứ nhất trong thời kỳ phong kiến Việt Nam, việc ban hành pháp luật và tổ chức lưu trữ tài liệu chỉ được tiến hành bắt đầu từ khi Ngô Quyền đánh đuổi quân Nam Hán lập nên triều Ngô (938), mở đầu thời kỳ độc lập tự chủ của dân tộc Tuy nhiên công tác tổ chức lưu trữ tài liệu còn tản mạn, cho đến khi vua Minh Mạng lên ngôi công tác lưu trữ mới được chính quyền trung ương quan tâm Vua Minh Mạng đã đặt Văn Thư phòng giúp vua về công văn giấy tờ đồng thời ban hành các quy định về các loại văn bản sổ sách cần lưu trữ và nơi lưu trữ
Thứ hai, trong thời kỳ đất nước bị đô hộ bởi thực dân Pháp từ 1858 đến 1945, chính quyền thực dân đã quan tâm ban hành các Sắc lệnh, Quyết định quy định về thực việc công tác lưu trữ tài liệu mặc dù trên thực tế việc thực hiện các quy đinh này chưa đạt được các kết quả như kỳ vọng Hoạt động này chỉ khởi sắc trong giai đoạn 1917 – 1945, khi Nghị định về cơ quan quản lý lưu trữ và kho lưu trữ được ban hành đặt nền móng pháp lý cho công tác lưu trữ với nhiều quy định được kết thừa sau này
Thứ ba, lưu trữ Việt Nam từ khi thành lập Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa (nay là nước CHXHCN Việt Nam) cho đến khi hoàn toàn giải phóng đất nước được các tác giả chia làm 3 giai đoạn Giai đoạn 1945 đến 1954: trong điều kiện kháng chiến khó khăn, công tác lưu trữ chưa được thực hiện tốt nhưng các quan điểm và nguyên tắc chỉ đạo xây dựng và phát triển lưu trữ bước đầu được xác định Giai đoạn 1954 – 1975, công tác lưu trữ của Việt Nam được tổ chức trong điều kiện đất nước bị chia cắt mặc dù vẫn còn nhiều hạn chế như thể chế pháp lý còn quá thiếu, chưa chủ động trong việc thực hiện các quy định pháp luật về lưu trữ… Giai đoạn 1975 – 2010, sau khi đất nước thống nhất thành quả to lớn mang tính bước ngoặc cho công tác lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 1982 ra đời Đây chính là cơ sở pháp lý tiền đề bảo đảm cho công tác lưu trữ được tiến hành quy củ
Góp phần cho việc nhận thức một cách tổng quát về hoạt động lưu trữ của đảng cũng như vai trò của Văn phòng cấp ủy đảng các cấp trong lưu trữ tài liệu ở cấp tỉnh cấp huyện, sách: “Về công tác văn phòng cấp ủy Đảng” [149] do Văn phòng Trung ương Đảng xuất bản, tài liệu lưu hành nội bộ, dựa vào các quy định của Đảng, tài liệu này nêu khái quát một số nội dung về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và nghiệp vụ của văn phòng Tỉnh ủy, Thành ủy (gọi chung là tỉnh ủy), Xác định: Văn phòng tỉnh ủy, thành ủy là chủ thể chính trong quản lý bảo vệ và sử dụng hiệu quả các tài liệu Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam Bên cạnh đó tài liệu cũng dành một phần riêng để giới thiệu về nội dung của công tác lưu trữ, hình thức lưu trữ, nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ của Đảng Ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư – lưu trữ [88] bài nói chuyện của ông A-lếch-xăng-dơ-rơ A-lếch-xê-i-ê-vích, là chuyên gia Liên Xô (cũ) về công tác văn thư – lưu trữ do Phòng Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Lao động Việt Nam xuất bản Là một chuyên gia về văn thư – lưu trữ, ông đã giới thiệu sơ lược về vị trí của công tác văn thư – lưu trữ trong công cuộc xây dựng xã hội mới xã hội chủ nghĩa, ý nghĩa, tính chất, nội dung, tác dụng của công tác văn thư – lưu trữ và mối quan hệ của chúng Từ việc trình bày kinh nghiệm lưu trữ của Liên
Xô, ông đã đề cập một số hạn chế trong công tác lưu trữ ở Việt Nam “…việc sắp xếp tài liệu chưa thật sự được chú ý”, “nhiều đồng chí chưa thấy rõ trách nhiệm của mình, đặc biệt nhiều đồng chí còn coi tài liệu là của riêng mình chưa thấy đó là tài sản chung của nhân dân Cho nên có một số đồng chí giải quyết công việc xong là tài liệu cũng xong, tức là xé hoặc vất tài liệu bừa bãi hoặc cho đem bán hàng giấy vụn; ở xã còn có tình trạng để cho con đem làm diều chơi…”
Công trình "Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản lý hành hành chính nhà nước" [110] của GS.TSKH Nguyễn Văn đề cập đến các vấn đề quan trọng trong lĩnh vực quản lý văn bản nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính nhà nước.
Thâm tuyển chọn các bài viết về hoạt động lưu trữ đã đăng trên các tạp chí Dựa trên lập trường quan điểm chính trị về lưu trữ trong bài “Mấy vấn đề về lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ ở nước ta trong giai đoạn hiện nay” tác giả đã khẳng định sự phát triển của công tác lưu trữ luôn gắn với nhu cầu và bị tác động của xu thế chính trị do đó lưu trữ Việt Nam khác với các quốc gia khác “Chính nhu cầu xã hội, xu thế chính trị và tính chất đặc thù của từng thời kỳ lịch sử…Đó là cơ sở để giải thích vì sao hình thức tính chất công tác lưu trữ ở các nước có chế độ chính trị khác nhau lại không thể như nhau ” Đây cũng là cơ sở để tác giả giải thích tài liệu lưu trữ là tài sản của toàn thể nhân dân và được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất “Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ chỉ có thể thực hiện được dưới chế độ xã hội chủ nghĩa trong đó tư liệu sản xuất thuộc quyền sở hữu toàn dân Điều đó cắt nghĩa tại sao từ sau Cách mạng xã hội chủ nghĩa Tháng Mười vĩ đại nguyên tắc trên mới được xác lập trên thực tế”
Giáo trình “Lưu trữ học đại cương” [84] là tài liệu phục vụ cho công tác đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học Giáo trình này trình bày 02 vấn đề cơ bản là những vấn đề lý luận về lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ, cung cấp cho người học tri thức lý luận về lưu trữ, vai trò, giá trị tài liệu lưu trữ, các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ… nâng cao nhận thức và góp phần thực thi một cách nghiêm túc các quy định của pháp luật về lưu trữ
“Một số văn kiện của Đảng và Chính phủ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ” Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng [39], “Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ” [37], Nghiêm Hồng
Kỳ và Hà Quang Thanh (tuyển chọn) “Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và công tác văn thư - lưu trữ” [75] Nhà xuất bản Lao động 2006 Trong các tài liệu này đã hệ thống hóa toàn bộ các văn kiện của đảng, cũng như văn bản của nhà nước quy định về công tác lưu trữ từ năm 1945 đến năm 2006 Hệ thống các văn bản này cho thấy dù trong điều kiện đất nước còn chiến tranh hay hòa bình đảng và nhà nước luôn xem tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia Đây là tài liệu tác giả có thể tham khảo so sánh đối chiếu các quy định của pháp luật ở mỗi giai đoạn lịch sử khác nhau về công tác lưu trữ Ngoài ra còn có nhiều giáo trình, tài liệu học tập của các cơ sở giáo dục đào tạo chuyên ngành về văn thư, lưu trữ khác trong đó giới thiệu chuyên sâu về nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ nói chung giúp cho người học, người nghiên cứu tiếp cận từ những khái niệm cơ bản nhất để hình thành nhận thức bước đầu về công tác lưu trữ
Liên quan đến từng hoạt động lưu trữ cụ thể còn có nhiều công trình nghiên cứu đã được thực hiện có thể kể đến:
Luận án tiến sĩ sử học: “Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu kho lưu trữ trung ương Đảng cộng sản Việt Nam” [64] của Chu Thị Hậu nghiên cứu, đánh giá phân loại các tài liệu lưu trữ xác định vai trò của tài liệu được lưu trữ tại kho lưu trữ của Văn phòng trung ương đảng Đồng thời, tác giả luận án đánh giá thực trạng công cụ phục vụ cho công tác tra cứu các tài liệu, trên cơ sở đó xây dựng các công cụ để tra cứu tài liệu nhằm mục đích khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ
Nhận xét về các công trình nghiên cứu đã tiếp cận và những vấn đề đặt ra cần nghiên cứu
1.3.1 Những kết quả nghiên cứu mà luận án sẽ kế thừa, tiếp tục phát triển
Qua tìm hiểu các công trình nghiên cứu trong nước và nước ngoài, có thể thấy các nội dung nghiên cứu có liên quan đến lưu trữ, thực hiện pháp luật về lưu trữ đã được nghiên cứu ở nhiều cấp độ khác nhau như: sách chuyên khảo, giáo trình, đề tài khoa học các cấp, luận án, luận văn, bài viết đăng trên các tạp chí hay các bài tham luận trong các hội thảo khoa học Qua việc tổng thuật các công trình nghiên cứu nêu trên có thể rút ra được những thành tựu về vấn đề tình hình nghiên cứu luận án như sau:
Thứ nhất, các tác giả của các công trình nghiên cứu nêu trên đã đạt được những thành công khi đưa ra được hệ thống lý luận chung về thực hiện pháp luật về lưu trữ một số vấn đề có liên quan đến lưu trữ và thực hiện pháp luật về lưu trữ như: khái niệm lưu trữ, tài liệu lưu trữ, các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, sử dụng), pháp luật lưu trữ, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ; quản lý đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ… cũng như một số vấn đề về thực trạng, giải pháp nhằm bảo đảm thực hiện pháp luật lưu trữ của một số quốc gia trên thế giới cũng như ở Việt Nam Đây là hệ thống tư liệu có giá trị được tác giả tham khảo, kế thừa trong quá trình viết luận án
Thứ hai, các tác giả đã khái quát được vai trò, tầm quan trọng của thực hiện pháp luật về lưu trữ trong hoạt động của các quốc gia, các chính phủ, các cơ quan tổ chức và cá nhân với nhiều mục đích khác nhau: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử, khoa học
Về mặt pháp lý lưu trữ, các tác giả đã nêu ra những quy định, nguyên tắc, tiêu chuẩn và hướng dẫn trong nghiệp vụ lưu trữ Họ đánh giá những ưu điểm và hạn chế của những quy định pháp luật liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ và pháp luật về lưu trữ điện tử Từ đó, các tác giả chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế trong một số quy định pháp luật nêu trên.
Thứ tư, ở khía cạnh thực hiện pháp luật về lưu trữ, thông qua đánh giá việc thực hiện các hoạt động lưu trữ, các tác giả đã nêu ra các yêu cầu và vấn đề đặt ra cho thực hiện pháp luật về lưu trữ trong bối cảnh tài liệu lưu trữ bao gồm cả tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử với những thách thức khi mà tài liệu điện tử liên tục tăng cả về số lượng và tính phức tạp do sự thay đổi không ngừng của công nghệ
Những giải pháp thực hiện pháp luật về lưu trữ được các tác giả đề xuất gồm: hoàn thiện pháp luật về lưu trữ, hoàn thiện tổ chức bộ máy ngành lưu trữ, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức, viên chức ngành lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, bảo quản các nguồn tài liệu lưu trữ quan trọng, phục vụ tốt hơn các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần bảo đảm an ninh văn hóa quốc gia.
1.3.2 Những vấn đề đặt ra cần được tiếp tục nghiên cứu trong trong luận án
Trong lịch sử nghiên cứu vấn đề ở trong nước và nước ngoài có liên quan thực hiện pháp luật về lưu trữ, một nội dung được đề cập ở góc độ quy định pháp lý và hoạt động thực tiễn Tổng quan tình hình nghiên cứu ở nước ngoài và trong nước nêu trên đều có một phần nội dung về pháp luật và thực hiện pháp luật về lưu trữ, tuy nhiên, phạm vi nghiên cứu đều chỉ giới hạn ở một cơ quan, đơn vị cụ thể hoặc một nội dung nghiệp vụ cụ thể của hoạt động lưu trữ nhưng cho đến nay chưa có tài liệu nào nghiên cứu một cách toàn diện thực hiện pháp luật về lưu trữ Trong bối cảnh đa dạng, phức tạp về loại hình và nội dung tài liệu cũng như yêu cầu mới trong xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN, đã đặt ra nhiệm vụ cấp thiết để bảo đảm cơ chế thực hiện pháp luật về lưu trữ Trên cơ sở kế thừa, tiếp thu những kết quả nghiên cứu, luận án xác định nhiệm vụ chính là tập trung giải quyết những vấn đề sau:
- Về lý luận, luận án tiếp tục nghiên cứu, làm rõ hơn các vấn đề lý luận về khái niệm, đặc điểm, vai trò thực hiện pháp luật về lưu trữ, nội dung và đặc trưng về các hình thức thực hiện pháp luật về lưu trữ, các yếu tố tác động đến thực hiện pháp luật về lưu trữ;
Luận án nghiên cứu thực trạng pháp luật về lưu trữ, nêu rõ những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân và bài học kinh nghiệm trong quá trình thực hiện tại Việt Nam.
- Về giải pháp, nghiên cứu đưa ra các quan điểm và giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam trong bối cảnh mới.
Giả thuyết nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu
Thực hiện pháp luật về lưu trữ có vai trò quan trọng trong lưu giữ tài liệu lưu trữ để phục vụ cho hoạt động của hệ thống chính trị góp phần đảm quyền con người, quyền công dân Thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam hiện nay còn nhiều hạn chế, bất cập do các nguyên nhân khách quan và chủ quan Vì vậy cần hoàn thiện các quy định pháp luật về lưu trữ; nâng cao nhận thức, trách nhiệm và trình độ của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền về hoạt động lưu trữ; nâng cao đạo đức nghề nghiệp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị, người làm lưu trữ để bảo đảm thực hiện pháp luật lưu trữ ở Việt Nam hiện nay
- Luận án trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau:
- Câu hỏi 1: Thực hiện pháp luật về lưu trữ được nhận thức như thế nào? + Giả thuyết nghiên cứu: Khái niệm THPL về lưu trữ chưa được định hình, các đặc điểm của THPL về lưu trữ chưa được xác định và phân tích đầy đủ Điều này đang ảnh hưởng lớn tới việc nhận diện chính xác các yếu tố hợp thành của hoạt động THPL về lưu trữ ở Việt Nam
+ Kết quả nghiên cứu (dự định): trên cơ sở phân tích và kế thừa các công trình có liên quan, xây dựng khái niệm THPL về lưu trữ, đặc điểm, vai trò, chủ thể, hình thức, nội dungTHPL về lưu trữ
Câu hỏi 2: Những yếu tố, điều kiện nào có tác động, ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện pháp luật về lưu trữ và trạng thái hiện hành của các yếu tố, điều kiện này trong điều kiện hiện nay?
+ Giả thiết nghiên cứu: Có nhiều yếu tố chủ quan, khách quan tác động đến THPL về lưu trữ, gây ảnh hưởng đến hiệu quả, chất lượng hoạt động lưu trữ nhưng khả năng tác động của các yếu tố đó chưa được nhận diện đầy đủ, một số yếu tố chưa hiện diện trong đời sống chính trị - pháp lý ở Việt Nam, một số yếu tố khác đang được hiểu và vận dụng chưa chính xác Do vậy, sự tác động của các yếu tố đang đi theo chiều hướng bất lợi, gây ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả THPL về lưu trữ ở Việt Nam hiện nay
+ Kết quả nghiên cứu (dự định): Đánh giá sự ảnh hưởng, mức độ tác động đến hiệu quả THPL về lưu trữ thông qua kết quả cụ thể, xác định và làm rõ những yếu tố ảnh hưởng, tác động đến hiệu quả THPL về lưu trữ
- Câu hỏi 3: Thực trạng thực hiện pháp luật về lưu trữ đang diễn biến như thế nào? Phù hợp hay không phù hợp với nhận thức về vai trò của THPL về lưu trữ cũng như hình thức thực hiện, phương pháp thực hiện các hoạt động lưu trữ mà Việt Nam hướng tới?
+ Giả thuyết nghiên cứu: THPL về lưu trữ đã đạt được một số thành tựu nhất định, góp phần hiện thực hóa chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước ta Tuy nhiên, bên cạnh đó, điều chỉnh pháp luật và thực tiễn THPL về lưu trữ ở Việt Nam còn những hạn chế nhất định xuất phát từ nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan chưa đáp ứng yêu cầu hoàn thiện mà Việt Nam mong muốn xây dựng trong điều kiện mới
+ Kết quả nghiên cứu (dự định): Xác định và làm rõ những vướng mắc, bất cập, hạn chế, nguyên nhân; xu hướng, định hướng trong điều kiện mới hiện nay; bài học kinh nghiệm từ thực tiễn THPL về lưu trữ ở Việt Nam trong thời gian qua
- Câu hỏi 4: Đảm bảo THPL về lưu trữ ở Việt Nam hiện nay cần xuất phát từ những quan điểm nào và cần thiết kế những biện pháp cụ thể nào để hiện thực hóa các quan điểm đó?
+ Giả thiết nghiên cứu: Các quan điểm và giải pháp được áp dụng trong thời gian qua chưa thực sự phù hợp và thiếu tính toàn diện, một số giải pháp chưa được triển khai do nhận thức chưa đầy đủ, một số giải pháp khác thiếu tính khả thi do chưa xây dựng được các điều kiện bảo đảm
+ Kết quả nghiên cứu (dự định): Chỉ ra cơ sở khoa học, cơ sở thực tiễn của các giải pháp bảo đảm THPL về lưu trữ trong thời gian tới và biện pháp cụ thể để hiện thực hóa các quan điểm này trong đời sống xã hội
Tổng quan nghiên cứu cho thấy đã có nhiều công trình khoa học được công bố ở cả trong và ngoài nước đề cập về hoạt động lưu trữ nhưng có giới hạn về phạm vi cũng như cấp độ nghiên cứu nên các vấn đề liên quan đến thực hiện pháp luật về lưu trữ chỉ được đề cập ở một số khía cạnh, chưa được nghiên cứu chuyên sâu và toàn diện Thực hiện pháp luật về lưu trữ chủ yếu được tiếp cận dưới góc độ khoa học lưu trữ Phần lớn các công trình nghiên cứu nước ngoài được công bố mới chỉ phân tích, bình luận quy định pháp luật về hoạt động lưu trữ thông qua đánh giá thực tế thực hiện các hoạt động nghề nghiệp lưu trữ trên thực tế Các công trình, tài liệu nghiên cứu trong nước cũng chỉ chủ yếu phân tích, bình luận liên quan đến từng nghiệp vụ lưu trữ; thời điểm thực hiện nghiên cứu chủ yếu là khi Luật Lưu trữ năm 2011 và các luật có liên quan đang có hiệu lực nên còn mang nhiều tính “thời sự”, tính mới phù hợp và khả thi; các kiến nghị, giải pháp đưa ra chủ yếu là hoàn thiện pháp luật về lưu trữ, và một số hoạt động nghiệp vụ chưa nghiên cứu toàn diện về thực hiện pháp luật về lưu trữ Dựa trên đánh giá kết quả cơ bản của các công trình nghiên cứu trên làm cơ sở cho việc tiếp tục phát triển theo hướng nghiên cứu của luận án, tác giả chỉ ra những vấn đề mà luận án cần tiếp tục nghiên cứu, làm sâu sắc hơn; đưa ra giả thuyết nghiên cứu và những câu hỏi đặt ra sẽ được giải đáp trong các chương sau với mong muốn luận án thực sự là một công trình nghiên cứu có tính toàn diện, tính mới với đề tài “Thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam”.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ
Khái niệm, đặc điểm của pháp luật về lưu trữ
Thuật ngữ "lưu trữ" bắt nguồn từ gốc Latin "Archivum", tiếng Hy Lạp "Archeion" (tài liệu chính thức của Chính quyền) và "archē" (quy định, chính quyền) Theo đó, lưu trữ được hiểu là kho lưu giữ tài liệu công, thông tin hoặc là hành động thu thập, lập hồ sơ Ở Việt Nam, cụm từ "lưu trữ" đã xuất hiện trong "Kiến văn tiểu lục", dùng chữ "trữ" để chỉ việc giữ lại thuế vật và sổ sách, có nghĩa là lưu lại, giữ lại Đối với công văn, lưu trữ là bảo quản giấy tờ của cá nhân hoặc đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu khi cần.
Theo từ điển tiếng Việt, Nhà xuất bản khoa học xã hội quan niệm: “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để tiện tra cứu, khai thác” [87, tr.627] Có thể hiểu, lưu trữ là chỉ đến các hoạt động cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để nhằm mục đích tra cứu, khai thác và sử dụng tài liệu Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam, thuật ngữ lưu trữ được giải thích theo 2 nghĩa: nghĩa thứ nhất là “Giữ lại các văn bản, tài liệu của các cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết” và nghĩa thứ hai “Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [113, tr.45] Với cách giải thích nêu trên thì lưu trữ được hiểu theo nghĩa thứ nhất là một hoạt động cụ thể, hiểu theo nghĩa thứ hai là chỉ đến tổ chức bộ máy lưu trữ
Theo các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm nêu trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” năm
1990: “Lưu trữ là lưu lại, giữ lại Đối với công văn, tài liệu thì “lưu trữ” có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan đoàn thể hoặc cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết” [41, tr.6] Các tác giả chưa đưa ra khái niệm lưu trữ hoàn thiện mà sử dụng khái niệm “công tác lưu trữ” để chỉ đến lưu trữ:“Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội), bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [41, tr.15] Với cách tiếp cận này, lưu trữ được nghiên cứu với tư cách là một ngành trong khuôn khổ hoạt động của nhà nước bao gồm những vấn đề lý luận: nguyên tắc, nội dung, chủ thể, phương thức, biện pháp bảo đảm thực hiện và thực tiễn thực hiện các hoạt động lưu trữ
Giáo trình "Lưu trữ học đại cương" của các tác giả Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy đã tổng hợp kiến thức từ nhiều tài liệu để giải thích khái niệm "Lưu trữ" theo góc độ thuật ngữ: "Lưu trữ có nghĩa là lưu lại, giữ lại Trong trường hợp tài liệu văn bản, công văn, giấy tờ thì lưu trữ tức là giữ lại những tài liệu này."
“lưu trữ” có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết” Đồng thời khẳng định: Từ gốc lưu trữ là cơ sở hình thành nên các thuật ngữ tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và nhiều thuật ngữ khác có liên quan [84, tr.4,5]
Nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam về lưu trữ như: Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia đã được Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 30 tháng 11 năm 1982 và Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, chỉ có định nghĩa về tài liệu lưu trữ quốc gia, mà không có có quy định giải thích thuật ngữ
Luật Lưu trữ năm 2011 thay thế Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, quy định cụ thể về "tài liệu lưu trữ" và "hoạt động lưu trữ" nhưng không giải thích thuật ngữ "lưu trữ".
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” (Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011); “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ” (Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011)
Ngoài ra, trong các quy định của Luật Lưu trữ, “lưu trữ” còn được hiểu là cơ quan lưu trữ, ví dụ tại Điều 2, khoản 5: “Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ …” hay “lưu trữ” còn được hiểu là một ngành, một lĩnh vực hoạt động của nhà nước cũng được thể hiện ở một số điều 38, 39,
40 Từ các quan điểm nêu trên có thể thấy lưu trữ được tiếp cận ở nhiều phương diện khác nhau: tài liệu lưu trữ, hoạt động lưu trữ, công tác lưu trữ, cơ quan lưu trữ
Dựa trên kết quả tổng quan nghiên cứu cho thấy sự đa dạng về cách hiểu đối với thuật ngữ lưu trữ nên trong luận án, tác giả đưa ra quan niệm về lưu trữ như sau:
Lưu trữ là hoạt động xã hội, liên quan đến vấn đề lý luận, pháp luật và thực tiễn trong việc lưu trữ, quản lý nhà nước về lưu trữ Các hoạt động lưu trữ được tiến hành bởi cá nhân, tổ chức, cơ quan theo quy định pháp luật Mục đích của lưu trữ là lưu giữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ lợi ích của cá nhân, tổ chức, cơ quan và quốc gia.
2.1.2 Khái niệm, đặc điểm của pháp luật lưu trữ
Lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước, thực hiện công tác lưu trữ hiệu quả nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức phục vụ công cuộc xây dựng, phát triển đất nước và bảo vệ Tổ quốc
Dưới khía cạnh khoa học pháp lý, đối tượng chính của pháp luật lưu trữ cần quan tâm là tài liệu lưu trữ Đây là cơ sở để hình thành các mối quan hệ xã hội cần thiết được điều chỉnh bởi pháp luật về lưu trữ Mục đích của lưu trữ là lưu giữ và phát huy hiệu quả sử dụng của các tài liệu có giá trị hiện hành cũng như lịch sử để phục vụ cho hoạt động quản lý của quốc gia, cơ quan, tổ chức, cá nhân Là một lĩnh vực hoạt động xã hội, mọi hoạt động liên quan đến lưu trữ đều phải tiến hành theo trật tự nhất định Do đó, nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy định về lưu trữ như: luật, pháp lệnh, nghị định, thông tư… xác lập cơ sở pháp lý tiền đề cho toàn bộ hoạt động lưu trữ
Trên cơ sở lý thuyết chung về pháp luật, về hệ thống pháp luật, trực tiếp là trên cơ sở khái niệm lưu trữ, tài liệu lưu trữ có thể hiểu: Pháp luật về lưu trữ là tổng hợp các quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức luật định, nhằm điều chỉnh các quan hệ phát sinh trong quá trình thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ, thu thập tài liệu lưu trữ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ,hủy tài liệu hết giá trị , sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần bảo đảm cho pháp luật lưu trữ được thực hiện nghiêm minh thống nhất
Khái niệm, đặc điểm, vai trò của thực hiện pháp luật về lưu trữ
2.2.1 Khái niệm thực hiện pháp luật về lưu trữ
Pháp luật và thực hiện pháp luật là hai mặt của một chỉnh thể thống nhất, có mối quan hệ gắn bó không thể tách rời Pháp luật chỉ có ý nghĩa đích thực khi được thực hiện, các quy định của pháp luật trở thành những hành vi hoạt động thực tế của các chủ thể pháp luật [108, tr.400] Điều đó chỉ có thể đạt được khi những chỉ dẫn (mệnh lệnh) của các quy định pháp luật được thực hiện trong đời sống xã hội, thể hiện ở hành vi hợp pháp, thực tế của các tổ chức, của các cơ quan, của người có chức vụ, quyền hạn và các cá nhân Thực hiện pháp luật là nội dung quan trọng của lý luận chung về nhà nước và pháp luật, là giai đoạn quan trọng không thể thiếu của cơ chế điều chỉnh pháp luật
Thực hiện pháp luật là sự hiện thực hóa mô hình điều chỉnh của pháp luật trở thành hoạt động thực tiễn hợp pháp của các chủ thể pháp luật Lý luận chung về nhà nước và pháp luật đều khẳng định THPL là quá trình tiếp nối của xây dựng pháp luật, giữa THPL và xây dựng pháp luật gắn bó chặt chẽ với nhau cùng hướng đến mục tiêu điều chỉnh các quan hệ xã hội Trong đó, xây dựng pháp luật là hoạt động tiền đề trong điều chỉnh pháp luật bằng việc nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các quan hệ xã hội vận hành phù hợp với quy luật khách quan, phù hợp với lợi ích của nhà nước và nhân dân Để hệ thống pháp luật có tính khả thi cao, phát huy hiệu lực trong cuộc sống, pháp luật được thực thi trong đời sống xã hội thì vai trò của thực hiện pháp luật rất lớn Khái niệm thực hiện pháp luật đã được các tác giả định nghĩa, diễn giải trong nhiều tài liệu, giáo trình
Có ý kiến cho rằng thực hiện pháp luật là hình thức “vận hành pháp luật” trong cuộc sống nên có nhiều khái niệm về THPL THPL là hiện tượng, quá trình có mục đích làm cho quy định của pháp luật trở thành hoạt động thực tế của các chủ thể pháp luật [74, tr.369] Ý kiến thứ hai cho rằng: THPL là một quá trình hoạt động có mục đích làm cho quy định của pháp luật đi vào cuộc sống, trở thành những hành vi thực tế hợp pháp của các chủ thể pháp luật [48, tr.406] Ý kiến thứ ba cho rằng: THPL là một hoạt động có mục đích nhằm hiện thực hóa các quy định của pháp luật vào cuộc sống, trở thành những hành vi thực tế hợp pháp của các chủ thể pháp luật [91, tr.429] Ý kiến thứ tư xem: THPL là quá trình hoạt động có mục đích làm cho các quy phạm pháp luật trở thành hiện thực trong cuộc sống, tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động thực tế của các chủ thể pháp luật [150, tr.270] Ngoài các ý kiến nêu trên, khái niệm về THPL còn được trình bày trong giáo trình và tài liệu học tập của nhiều cơ sở giáo dục đào tạo khác Mặc dù, cách diễn đạt trong mỗi giáo trình là khác nhau nhưng đích chung hướng đến trong thực hiện pháp luật là sự chuyển hóa các yêu cầu, các giới hạn được pháp luật đặt ra vào trong hành vi cụ thể của các chủ thể Trong các khái niệm được trình bày tại các tài liệu nêu trên vẫn tồn tại một số điểm khác nhau tuy không đáng kể như THPL là một hiện tượng, một quá trình hay hoạt động thực tế (không nêu rõ hợp pháp hay không hợp pháp) của các chủ thể pháp luật nhưng đều hướng đến mục đích chung là hiện thực hóa pháp luật vào thực tế của đời sống xã hội bằng hành vi thực tế hợp pháp của các chủ thể Như vậy thực hiện pháp luật là hoạt động có mục đích của con người, của các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội nhằm làm cho các quy phạm pháp luật đi vào thực tiễn cuộc sống từ đó tạo ra những giá trị văn minh vật chất và văn minh tinh thần phong phú cho con người và xã hội Tất cả những xử sự được tiến hành phù hợp với các yêu cầu của quy phạm pháp luật đều được coi là sự thực hiện thực tế các quy phạm pháp luật đó Mặt khác, thực hiện pháp luật còn có ý nghĩa là phương pháp để kiểm chứng tính đúng đắn, khách quan và giá trị thực tế của pháp luật Thông qua thực hiện pháp luật có thể phát hiện và làm rõ những hạn chế, bất cập của hệ thống pháp luật và đưa ra những giải pháp để sửa đổi, bổ sung hoàn thiện pháp luật hiện hành, từ đó phát huy được vai trò của pháp luật trong cuộc sống Đối với lĩnh vực lưu trữ: nếu có pháp luật lưu trữ mà không có thực hiện trong quản lý công tác lưu trữ thì một đạo luật hoàn chỉnh cũng chỉ là một “văn bản chết” việc xây dựng và phát triển văn thư lưu trữ không thể diễn ra bình thường, việc quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ sẽ thiếu chặt chẽ và bảo đảm cần thiết [180, tr.145]
Các ý kiến trên tuy có sự khác nhau, song tựu chung lại thực hiện pháp luật có những đặc trưng sau: Thực hiện pháp luật là hành vi pháp luật (hành động hoặc không hành động) hợp pháp; Thực hiện pháp luật là hành vi thực tế của chủ thể; Thực hiện pháp luật là hiện thực hóa các quy định pháp luật thông qua xử sự của các chủ thể Thực hiện pháp luật thông qua các hình thức: tuân thủ, chấp hành, sử dụng và áp dụng Từ phân tích trên tác giả đưa ra khái niệm thực hiện pháp luật về lưu trữ như sau:
Thực hiện pháp luật về lưu trữ là hành vi thực tế hợp pháp, có ý thức, có mục đích của các chủ thể nhằm bảo đảm cho các quy định của pháp luật lưu trữ về quản lý, thu thập tài liệu lưu trữ, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ được hiện thực hóa có hiệu quả trong thực tiễn nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân
Pháp luật lưu trữ chỉ có thể phát huy tốt nhất hiệu quả chức năng bảo đảm khi pháp luật có những quy định phù hợp nhưng điều quan trọng hơn là bảo đảm cho pháp luật lưu trữ được các chủ thể pháp luật tự giác thực hiện Quá trình thực hiện pháp luật nói chung và pháp luật lưu trữ nói riêng suy cho cùng là làm cho những yêu cầu, quy định của pháp luật trở thành hiện thực trong đời sống thực tiễn khi điều chỉnh hành vi của các chủ thể
2.2.2 Đặc điểm thực hiện pháp luật về lưu trữ
Thực hiện pháp luật về lưu trữ là hình thức thực hiện pháp luật có tính đặc thù trong lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội nên ngoài đặc điểm của thực hiện pháp luật nói chung, thực hiện pháp luật về lưu trữ còn có có đặc điểm riêng sau đây:
-Thực hiện pháp luật về lưu trữ chủ yếu là hoạt động có tính nội bộ trong cơ quan, tổ chức
Theo quy định của Luật lưu trữ năm 2011, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân đều có trách nhiệm thực hiện các hoạt động lưu trữ theo quy định của Luật Trách nhiệm thực hiện pháp luật về lưu trữ trước hết được tiến hành trong nội bộ của cơ quan, tổ chức theo đó, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức được xác định có giá trị sử dụng lâu dài sẽ được giao nộp về văn thư hoặc bộ phận lưu trữ chuyên trách của cơ quan, tổ chức gọi chung là Lưu trữ cơ quan Do đó, trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sau khi kết thúc công việc Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý [11] Đồng thời, theo quy định của pháp luật lưu trữ, đối với các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Ngoài ra, việc thu thập tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu tư nhân do Lưu trữ lịch sử tiến hành trên cơ sở thỏa thuận với chủ sở hữu tài liệu đó hoặc lưu trữ của doanh nghiệp theo quy định tại điều 11 của Luật Doanh nghiệp
2020 Như vậy, thông qua thực hiện các hoạt động thu thập, đánh giá, giao nộp tài liệu cho Lưu trữ cơ quan hay Lưu trữ lịch sử không chỉ có cơ quan, tổ chức mà còn có doanh nghiệp, cá nhân tham gia nhưng các hoạt động này chỉ diễn ra trong nội bộ của cơ quan, tổ chức
-Thực hiện pháp luật về lưu trữ là các hành vi cụ thể của các chủ thể có liên quan đến hoạt động lưu trữ được tiến hành theo những cơ chế do luật định
Hiến pháp và luật về lưu trữ quy định hành vi của các chủ thể trong quan hệ lưu trữ và các chủ thể liên quan Hành vi thực hiện pháp luật là phản ứng và hành vi của chủ thể lưu trữ, bao gồm hành vi hợp pháp theo quy định của pháp luật Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền phải chịu trách nhiệm quản lý lưu trữ, áp dụng biện pháp nâng cao hiệu quả thu thập, quản lý, bảo quản tài liệu; ban hành quy chế lưu trữ, tổ chức quản lý, bố trí nguồn lực; tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật; và kiến nghị sửa đổi, bổ sung văn bản liên quan Hành vi thực hiện pháp luật về lưu trữ là hành vi hợp pháp, bao gồm cả hành động và không hành động, thông qua đó quyền và nghĩa vụ lưu trữ được thực thi trong thực tế.
-Thực hiện pháp luật về lưu trữ là việc thực hiện các hoạt động lưu trữ có nội dung đa dạng, phức tạp với sự tham gia của nhiều chủ thể
Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật lưu trữ năm 2011 Đây là hoạt động tiếp nối của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc lưu giữ lại hồ sơ công việc sau khi theo dõi, xử lý công việc Lưu trữ không chỉ thuần túy là chuyển toàn bộ hồ sơ công việc cho bộ phận lưu trữ cơ quan, tổ chức mà mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động… được giao nhiệm vụ theo dõi, xử lý công việc có trách nhiệm thu thập, sắp xếp các văn bản theo vụ việc thành một hồ sơ hoàn chỉnh trước khi giao nộp Các hồ sơ công việc sẽ được đánh giá, lựa chọn lưu trữ bởi Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ với đầy đủ thành phần theo quy định của Luật lưu trữ và các tài liệu đó sẽ được bảo đảm bảo quản đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và thống kê, sử dụng… Như vậy mỗi hoạt động lưu trữ cụ thể sẽ được giao cho mỗi chủ thể cụ thể và được tiến hành theo một quy trình cụ thể: quy trình thu thập, quy trình chỉnh lý, quy trình xác định giá trị tài liệu…
Hoạt động lưu trữ được thực hiện ở nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm lưu trữ của Đảng, Nhà nước, đoàn thể nhân dân, doanh nghiệp, Các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân thủ Luật Lưu trữ còn phải thực hiện theo các quy định chuyên ngành Vì vậy, việc thực hiện pháp luật về lưu trữ được tiến hành bởi nhiều chủ thể với các thủ tục phức tạp, yêu cầu các cơ quan, tổ chức phải tuân thủ nghĩa vụ và trách nhiệm của mình để đảm bảo pháp luật về lưu trữ được thực thi nghiêm ngặt.
2.2.3 Vai trò của thực hiện pháp luật về lưu trữ
Thực hiện pháp luật về lưu trữ có vai trò quan trọng trong đời sống nhà nước và xã hội, thể hiện trên những điểm sau:
Một là, thực hiện pháp luật lưu trữ nhằm hiện thực hóa các quy định của pháp luật về lưu trữ vào đời sống xã hội, góp phần nâng cao nhận thức, giáo dục ý thức chấp hành pháp luật và phòng ngừa, đấu tranh các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động lưu trữ
Chủ thể, hình thức, nội dung của thực hiện pháp luật về lưu trữ
2.3.1 Chủ thể thực hiện pháp luật về lưu trữ
Lý luận nhà nước và pháp luật đã chỉ ra rằng, sức sống của một văn bản pháp luật chỉ thực sự bắt đầu khi nó được áp dụng vào thực tiễn cuộc sống Việc nhà nước ban hành nhiều quy phạm pháp luật, nhiều văn bản pháp luật không có nghĩa là nhà nước đã điều chỉnh tốt các quan hệ xã hội theo ý muốn chủ quan của mình Điều đó chỉ thực sự đạt được khi các quy phạm pháp luật đó được các cá nhân, tổ chức trong xã hội thực hiện một cách chính xác, đầy đủ, nghiêm minh Để bảo đảm thực hiện thành công mục tiêu của nhà nước về xây dựng và phát triển đất nước theo định hướng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa với mục tiêu dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh, pháp luật do nhà nước ban hành phải được “vật chất hóa” với sự tham gia của con người, tác động vào pháp luật và đưa pháp luật vào cuộc sống Với ý nghĩa đó, thực hiện pháp luật nói chung – trong đó có thực hiện pháp luật về lưu trữ có vị trí và tầm quan trọng đặc biệt trong toàn bộ các hoạt động về pháp luật như xây dựng pháp luật, phổ biến, tuyên truyền pháp luật, thực hiện pháp luật, kiểm tra và xử lí mọi vi phạm pháp luật
Theo quy định Điều 1 Luật Lưu trữ năm 2011, các cơ quan tổ chức tại khoản 2 có trách nhiệm thực hiện các nội dung điều chỉnh nêu tại khoản 1 gồm cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và cá nhân
Như vậy, chủ thể thực hiện pháp luật về lưu trữ gồm:
- Các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi tắt là các cơ quan, tổ chức);
- Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức;
- Người làm công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức;
- Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan, tổ chức;
- Các cá nhân có tài liệu lưu trữ
Tuy nhiên, thực hiện pháp luật là quá trình bao gồm nhiều giai đoạn được thể hiện thông qua các hình thức thực hiện pháp luật đặc thù với sự tham gia của từng nhóm chủ thể Căn cứ vào pháp luật lưu trữ quy định về hoạt động lưu trữ có thể chia chủ thể lưu trữ thành:
Chủ thể quản lý nhà nước về lưu trữ là chủ thể có thẩm quyền thực hiện các hoạt động cụ thể để nhằm tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan tổ chức như: ban hành quy định hướng dẫn thi hành nghiệp vụ lưu trữ, quy chế lưu trữ, kế hoạch lưu trữ, tổng kết, kiểm tra, thanh tra, thực hiện pháp luật về lưu trữ… Theo quy định tại điều 38 Luật Lưu trữ năm 2011 thì chủ thể quản lý hoạt động lưu trữ được xác định: Ở phạm vi quốc gia, Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ, Bộ Nội vụ là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ Ở phạm vi địa phương, Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương Ở phạm vi cơ quan, tổ chức, Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội, người đứng đầu cơ quan, tổ chứctrong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ
Chủ thể thực hiện nghiệp vụ lưu trữ là các chủ thể có thẩm quyền trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn được giao, được tiến hành các hoạt động cụ thể về nghiệp vụ lưu trữ, thông qua các hoạt động cụ thể như: lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, các định giá trị của tài liệu lưu trữ, thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử… Hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ là các hoạt động gắn liền với việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức theo đó họ sẽ phải có trách nhiệm thực hiện các biện pháp nghiệp vụ để lưu giữ các tài liệu phát sinh trong quá trình giải quyết công việc Họ có thể là người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, công chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm nhiệm vụ lưu trữ, các công chức chuyên môn công tác ở Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử…
Chủ thể sử dụng tài liệu lưu trữ là chỉ đến các cá nhân, cơ quan, tổ chức khai thác giá trị của tài liệu lưu trữ để phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập hoặc mục đích hợp pháp khác Khi sử dụng tài liệu lưu trữ các chủ thể được quyền tiếp cận các tài liệu lưu trữ nhưng cũng phải tuân thủ các quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ
2.3.2 Các hình thức thực hiện pháp luật về lưu trữ
Căn cứ vào tính chất của hoạt động thực hiện pháp luật và tính đa dạng về hình thức thể hiện các nội dung pháp luật, khoa học về lý luận chung về nhà nước và pháp luật xác định có bốn hình thức thực hiện pháp luật là tuân thủ pháp luật, thi hành pháp luật, sử dụng pháp luật và áp dụng pháp luật Nhận thức các hình thức thực hiện pháp luật về lưu trữ cũng dựa trên lý luận chung về các hình thức thực hiện pháp luật trên và dựa vào những đặc trưng của lĩnh vực pháp luật cụ thể này Theo đó, các hình thức thực hiện pháp luật về lưu trữ gồm các hình thức sau đây:
Tuân thủ pháp luật về lưu trữ là tuân theo các quy định trong đạo luật và văn bản pháp luật liên quan, tránh mọi hành vi vi phạm Các chủ thể tham gia phải tự giác tuân thủ, không làm những việc mà pháp luật cấm trong quá trình lưu trữ và quản lý tài liệu.
Ví dụ các chủ thể pháp luật lưu trữ phải kiềm chế không thực hiện các hành vi bị cấm tại khoản 4 điều 8 của Luật Lưu trữ: Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân Nghĩa là các chủ thể dù trong hoàn cảnh nào cũng phải kiềm chế, không được thực hiện các hành vi nêu trên
Thi hành pháp luật về lưu trữ: là hình thức thực hiện pháp luật trong đó các chủ thể có liên quan bằng hành vi tích cực, chủ động của mình thực hiện các nghĩa vụ pháp lý theo quy định của pháp luật Điều 6 Luật lưu trữ có quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình Từ quy định trên, tiếp cận phương diện quản lý nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tình hình thực tế tại cơ quan đơn vị phải thực hiện các biện pháp phù hợp để thực thi các quy định về lưu trữ: ban hành quy chế lưu trữ tại cơ quan, bố trí nhân sự đảm nhiệm nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức bồi dưỡng ngiệp vụ, tổ chức cung cấp tài liệu lưu trữ theo yêu cầu… Như vậy, người đứng đầu cơ quan đang thực hiện các nghĩa vụ của người đứng đầu trong quản lý đối với hoạt động lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình hay chủ thể có thẩm quyền bị buộc thực hiện nghĩa vụ bằng hành vi tích cực được nêu ra trong loại quy phạm pháp luật bắt buộc
Sử dụng pháp luật về lưu trữ: là hình thức thực hiện pháp luật trong đó các chủ thể có liên quan thực hiện các quyền của mình theo quy định của pháp luật về lưu trữ Trong quá trình sử dụng quy định của pháp luật về lưu trữ các chủ thể tham gia vào các hoạt động lưu trữ có thể thực hiện quyền của mình phát sinh từ quan hệ đó quy định của pháp luật thực định Hầu hết các hoạt động lưu trữ là các quy định mang tính nghĩa vụ của các cơ quan tổ chức, tuy nhiên dưới lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin về pháp luật thì quyền và nghĩa vụ luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không ai hưởng quyền mà không thực hiện nghĩa vụ nào và ngược lại Do đó, trong quá trình lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định, cơ quan tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu đó để phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học, lịch sử hoặc nhu cầu chính đáng khác Áp dụng pháp luật về lưu trữ: là hình thức thực hiện pháp luật trong đó các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền trong nhà nước căn cứ các quy định của pháp luật ban hành các quyết định quản lý làm phát sinh các quyền, nghĩa vụ pháp lý của các bên trong quan hệ pháp luật lưu trữ cụ thể Nhờ vào áp dụng pháp luật mà một số các quy định pháp luật được hiện thực hóa thông qua các quyết định của “nhà nước” hay nói cách khác đây là hình thức mà nhà nước sử dụng để tổ chức cho cá nhân, tổ chức thực hiện pháp luật Bởi pháp luật nói chung và pháp luật lưu trữ nói riêng đa dạng về cách thức diễn đạt về nội dung, nên một số các quy định cần có sự can thiệp của nhà nước Do đó, áp dụng pháp luật nói chung và pháp luật về lưu trữ nói riêng là hoạt động chủ yếu được thực hiện bởi nhà nước, thông qua đó nhà nước thực hiện các biện pháp cụ thể để nhằm hiện thực hóa các quyền và nghĩa vụ của các chủ thể của pháp luật lưu trữ
Từ việc nghiên cứu, đánh giá các hành vi mà cơ quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn thực hiện phù hợp với quy định pháp luật về lưu trữ cho thấy: tuân thủ pháp luật, thi hành pháp luật về lưu trữ là những hình thức mà mọi chủ thể pháp luật đều có thể thực hiện thì áp dụng pháp luật về lưu trữ là hình thức thực hiện pháp luật chỉ dành cho các cơ quan nhà nước hay cá nhân có thẩm quyền Tuy nhiên, các hình thức thực hiện pháp luật về lưu trữ luôn có sự đan xen lẫn nhau khi các chủ thể tham gia vào các quan hệ pháp luật lưu trữ cụ thể Nên việc phân chia thành 4 hình thức thực hiện pháp luật nêu trên chỉ có tính chất tương đối, có ý nghĩa chính về mặt lý luận bởi các hình thức thực hiện pháp luật nêu trên trong thực tiễn không tồn tại riêng lẻ, mà thường được tiến hành đồng thời, chúng “lồng chứa” vào nhau, hình thức này lại bao gồm cả hình thức khác khi các chủ thể thực thi quyền, nghĩa vụ của mình trong từng quan hệ pháp luật
Trong bối cảnh xây dựng nhà nước pháp quyền, yêu cầu đặt ra không chỉ có hệ thống pháp luật về lưu trữ hoàn thiện mà pháp luật đó phải được thực thi Thực hiện pháp luật về lưu trữ là vấn đề rộng lớn, phức tạp với sự đan xen của các hình thức thực hiện pháp luật với sự tham gia của nhiều chủ thể Bản chất của thực hiện pháp luật về lưu trữ là chuyển hóa pháp luật vào cuộc sống, nên pháp luật không chỉ đươc tiếp cận ở trạng thái “tĩnh” (văn bản quy phạm pháp luật) mà còn được tiếp cận ở trạng thái “động” (thực thi), là sự tiếp nối xây dựng pháp luật, gồm toàn bộ các hoạt động nhằm đưa các quy phạm pháp luật lưu trữ vào đời sống xã hội hay còn gọi là tổ chức thi hành pháp luật Để làm rõ hơn nội dung thực hiện pháp luật về lưu trữ qua việc phân tích một số quy định của pháp luật về lưu trữ như:
Theo Điều 6 Luật Lưu trữ năm 2011, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm quản lý hoạt động lưu trữ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn Để thực hiện quy định này, các đơn vị phải ban hành quy chế cụ thể về công tác lưu trữ, bao gồm cả việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ và quản lý hoạt động lưu trữ (sơ kết, tổng kết, thanh tra, kiểm tra).
Các yếu tố bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ
2.4.1 Bảo đảm về chính trị:
Tại Việt Nam, sự vận hành của hệ thống pháp luật trên các phương diện xây dựng, thực hiện pháp luật luôn được đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, văn kiện Đại hội Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII đã xác định: Trong những năm tới, đẩy mạnh việc hoàn thiện pháp luật gắn với tổ chức thi hành pháp luật nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Bảo đảm pháp luật vừa là công cụ để Nhà nước quản lý xã hội, vừa là công cụ để nhân dân làm chủ, kiểm tra, giám sát quyền lực nhà nước Theo đó, hoạt động xây dựng pháp luật và tổ chức thực hiện pháp luật về lưu trữ bảo đảm thể chế hóa đầy đủ và đúng đắn các quan điểm, đường lối chủ trương của Đảng Những quy định pháp luật về lưu trữ chính là kết quả của sự thể chế hóa đường lối quan điểm của Đảng ta.
Chủ trương, đường lối lãnh đạo của đảng có ảnh hưởng rất mạnh mẽ tới hoạt động THPL, Đảng ta nhận thức sâu sắc rằng ngoài xây dựng được một bộ máy nhà nước trong sạch, vững mạnh, một hệ thống pháp luật dân chủ, công bằng, nhân đạo, đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, thống nhất, công khai, minh bạch, ổn định, khả thi, dễ tiếp cận, đủ khả năng điều chỉnh các quan hệ xã hội, lấy quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của người dân, tổ chức, doanh nghiệp làm trung tâm, thúc đẩy đổi mới sáng tạo thì hệ thống pháp luật đó phải được tổ chức thực hiện nghiêm trong mọi hoạt động của Nhà nước và xã hội Tuy nhiên, khi đã có pháp luật thì việc thực hiện chúng lại phụ thuộc vào quan điểm chính trị và quyết tâm chính trị của các cấp ủy đảng và chính quyền các cấp Nếu các cấp ủy đảng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền đều có quyết tâm chính trị, lãnh đạo quyết liệt trong việc tổ chức thực hiện đầy đủ, triệt để các hoạt động lưu trữ thì các hoạt động tiếp theo sẽ được diễn ra một cách thuận lợi, trôi chảy Ngược lại, nếu vẫn còn sự ngần ngại, thiếu quyết tâm từ chính cấp ủy của cơ quan, tổ chức, địa phương thì công tác lưu trữ thì sẽ gặp nhiều khó khăn, thách thức trong quá trình triển khai trên thực tế Do đó, đường lối chủ trương lãnh đạo của đảng với lưu trữ là định hướng chính trị phải được quyết tâm lãnh đạo thực hiện
Sự lãnh đạo của Đảng có vai trò then chốt trong việc xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật và tổ chức thực hiện về lưu trữ, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thực hiện pháp luật lưu trữ Sự quan tâm lãnh đạo và nhận thức đầy đủ về giá trị của tài liệu lưu trữ thúc đẩy pháp luật lưu trữ được thực hiện nghiêm túc, đảm bảo thu thập, lưu trữ và sử dụng hiệu quả các tài liệu có giá trị lịch sử, đóng góp vào hoạt động kinh tế - chính trị - xã hội của quốc gia.
2.4.2 Mức độ hoàn thiện của pháp luật
Một trong những yếu tố bảo đảm quan trọng cho việc thực hiện pháp luật nói chung – pháp luật về lưu trữ nói riêng chính là sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật, luôn có quan hệ gắn bó mật thiết với thực tiễn thực hiện pháp luật Để thực hiện pháp luật về lưu trữ có hiệu quả, trước hết phải có pháp luật tốt, vì hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ nếu không bảo đảm chất lượng sẽ dẫn đến khả năng thực thi không cao thì THPL về lưu trữ sẽ gặp nhiều khó khăn và sẽ có nhiều quy định không thực hiện được trên thực tế Đánh giá về mức độ hoàn thiện của pháp luật lưu trữ cần phải dựa vào những tiêu chí được xác định về mặt lý luận: Tính toàn diện, tính đồng bộ, tính phù hợp và trình độ kỹ thuật pháp lý của hệ thống pháp luật [48, tr.406], từ đó liên hệ với điều kiện và hoàn cảnh thực tế trong mỗi giai đoạn cụ thể, xem xét một cách khách quan và rút ra những kết luận, làm sáng rõ những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống pháp luật về lưu trữ
Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ (Luật Lưu trữ, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và các văn bản pháp luật chuyên ngành khác…) là bảo đảm pháp lý cơ bản, quan trọng cho thực hiện và áp dụng pháp luật về lưu trữ đạt được kết quả như mong đợi trong thực tiễn Thông qua thực hiện pháp luật về lưu trữ có thể đánh giá khả năng điều chỉnh của pháp luật có đạt được mục đích, yêu cầu của pháp luật hay không và đồng thời cho phép dự báo được khả năng hiện thực hoá các quy định pháp luật này trong đời sống xã hội Do đó, hệ thống các pháp luật về lưu trữ phải được tiếp tục hoàn thiện đáp ứng với yêu cầu xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số trong gia đoạn hiện nay Ngoài các tiêu chuẩn cơ bản để xem xét, bao gồm: Tính toàn diện, tính đồng bộ, tính phù hợp và trình độ kỹ thuật pháp lý của hệ thống pháp luật, trong điều kiện hội nhập quốc tế sâu rộng của nước ta hiện nay, chất lượng pháp luật còn được xem xét đánh giá sự phù hợp với các điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của đất nước ở mỗi thời kỳ, đồng thời phải phù hợp với các công ước, điều ước và thông lệ quốc tế mà Việt Nam là thành viên Theo đó, pháp luật được ban hành phải: bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của văn bản; tuân thủ thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản; bảo đảm tính công khai trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản (trừ trường hợp văn bản QPPL có nội dung thuộc bí mật nhà nước); bảo đảm tính minh bạch trong các quy định, bảo đảm tính khả thi của văn bản QPPL và không làm cản trở việc thực hiện điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên
Từ lý luận và thực tiễn nghiên cứu đánh giá chất lượng pháp luật nói chung, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ nói riêng đã cho thấy chất lượng của pháp luật lưu trữ tác động rất mạnh mẽ đến hiệu quả thực hiện pháp luật về lưu trữ Sự phù hợp của pháp luật lưu trữ với Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội và văn bản QPPL của cơ quan nhà nước cấp trên, sự phù hợp hình thức văn bản với nội dung, thẩm quyền, sự phù hợp thực tế thực hiện các hoạt động lưu trữ… có ý nghĩa quyết định đến mức độ thực thi pháp luật về lưu trữ của các chủ thể
2.4.3 Sự phát triển của khoa học và công nghệ
Sự phát triển bùng nổ của khoa học công nghệ và ứng dụng các tiến bộ công nghệ vào quản lý tạo ra nhiều cơ hội nhưng cũng không ít thách thức cho lĩnh vực lưu trữ Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 với sự hội tụ của các công nghệ mới đã chuyển đổi thế giới thực sang thế giới số Sự thay đổi này đòi hỏi ngành lưu trữ phải chuyển đổi cách thức từ tạo lập, trao đổi, lưu trữ, quản lý, cho đến khai thác thông tin lưu trữ từ giấy sang điện tử, nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số quốc gia.
Sự phát triển của khoa học công nghệ cũng đặt ra thách thức cho thực hiện pháp luật về lưu trữ như: nguồn nhân lực, kinh phí, cơ sở vật chất cần thiết cho việc lưu giữ và bảo quản các tài hiệu hình thành trong toàn bộ hoạt động của mình, thực hiện lưu trữ khi có sự “đan xen” giữa tài liệu giấy và tài liệu điện tử giữa lưu trữ truyền thống với lưu trữ hiện đại Mặc khác, công tác lưu trữ hiện nay còn được số hóa trong quá trình lưu trữ nên cần hệ thống trang thiết bị chuyên dụng (phần mềm, máy quét dữ liệu, hệ thống để lưu trữ dữ liệu sau khi số hóa…), do đó, kinh phí để đầu tư, trang bị các hệ thống thiết bị nêu trên là tất yếu Việc tập trung dành ngân sách nhà nước thích đáng để đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật theo hướng hiện đại cho hoạt động lưu trữ để đáp ứng về nhu cầu trang thiết bị tiên tiến cho bộ máy và đội ngũ cán bộ, công chức lưu trữ là điều kiện bảo đảm cho việc hoàn thiện và thực hiện pháp luật về lưu trữ
Trước những thách thức đặt ra từ sự tiến bộ nhanh chóng của khoa học và công nghệ đòi hỏi phải củng cố và nâng cao chất lượng hoạt động lưu trữ truyền thống; đồng thời kết hợp với đẩy mạnh việc đầu tư, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin, đổi mới phương thức phát huy giá trị tài liệu, sẵn sàng cho lưu trữ điện tử phát triển mạnh mẽ trong tương lai Bởi với những đặc trưng riêng của công tác lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, hình thái lưu trữ truyền thống trên cơ sở vật ghi tin chủ yếu là giấy vẫn phải tồn tại trong thời đại mới, không thể loại bỏ dù có sự phát triển ngày càng cao của khoa học và công nghệ Bởi vậy, công tác lưu trữ truyền thống sẽ luôn là cốt lõi, là nền tảng cơ bản, nhất là ở thời điểm “giao thời” giữa mới và cũ để hình thành và phát triển hình thái lưu trữ điện tử Mặt khác, xét về quy định hiện hành của pháp luật, việc củng cố công tác lưu trữ truyền thống trong thời điểm hiện tại là vừa là một nhiệm vụ đương nhiên, vừa là một yêu cầu của pháp luật về lưu trữ Điều đó có tác dụng không chỉ giải quyết những nhiệm vụ khi mà lưu trữ điện tử chưa chính thức hình thành mà còn giải quyết những nghiệp vụ mà hình thái mới không thể thay thế Đồng thời, đó cũng là nền tảng để từng bước hoàn chỉnh cơ sở lí luận và thực tiễn hình thành và phát triển lưu trữ điện tử, phù hợp với điều kiện mới
2.4.4 Nhân lực làm công tác lưu trữ
Thực tiễn đã chứng minh rằng, con người là yếu tố cốt lõi, không thể thiếu trong mô hình xây dựng và phát triển một ngành, một lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội Nghiên cứu của Ellis và Desouza năm 2009 về các mô hình quản trị thông tin đã nhấn mạnh ba yếu tố đóng vai trò quyết định là Con người, Thông tin và Công nghệ [178, tr.257, 264] Do đó, yếu tố nguồn nhân lực đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ hiệu quả trên thực tế
Việc bảo vệ tính nghiêm minh và nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật lưu trữ không chỉ là nhiệm vụ của riêng cơ quan nhà nước mà là trách nhiệm chung của toàn xã hội Trong đó, nhà nước đóng vai trò chính để đảm bảo pháp luật lưu trữ được tôn trọng, thực hiện đầy đủ và nghiêm minh Khi hiệu quả bảo vệ pháp luật lưu trữ được nâng cao sẽ lan tỏa tác động tích cực tới việc hình thành và nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật của cán bộ, công chức và người dân Nhờ đó, việc thực thi pháp luật lưu trữ sẽ trở nên hiệu quả và khả thi hơn.
Hoạt động bảo vệ pháp luật lưu trữ đòi hỏi phẩm chất đạo đức cách mạng, bản lĩnh chính trị vững vàng, sự hiểu biết pháp luật lưu trữ, ý thức pháp luật cao cũng như tinh thần, thái độ với công tác lưu trữ chuyên nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước trong quá trình thực hiện pháp luật về lưu trữ Đặc biệt, trước những thách thức mà cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang đặt ra, yêu cầu cấp thiết của việc xây dựng đội ngũ làm công tác lưu trữ đáp ứng việc đổi mới, chuyển đổi số và phát triển công tác lưu trữ
Nguồn nhân lực phục vụ công tác lưu trữ trước hết phải là những người có đạo đức, trách nhiệm nghề nghiệp bởi lẽ công việc của họ tác động trực tiếp vào các hệ thống quản lý thông tin của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực quan trọng và nhạy cảm (quản lý nhà nước, lưu trữ thông tin, ngân hàng, tài chính… và thông tin cá nhân…) Vì vậy, nếu không trau dồi kiến thức về đạo đức nghề nghiệp, rất có nguy cơ phát triển bản thân chệch hướng, thực hiện những việc không có ích cho xã hội, quốc gia, dân tộc… Đồng thời, người làm công tác lưu trữ cần hiểu rõ bối cảnh hiện nay về mục tiêu xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, bản chất và sự tương tác trong Chính phủ điện tử, nguyên tắc quản trị và quản lý thông tin trong Chính phủ điện tử; khung kiến trúc và các nền tảng cơ bản của Chính phủ điện tử từ đó sẽ biết cách thức quản lý thông tin một cách hiệu quả Đây cũng chính là những kiến thức nền tảng mà các cơ sở đào tạo cần trang bị cho người làm công tác lưu trữ nói riêng và người lao động nói chung về quản trị sự thay đổi trong cơ quan, tổ chức, sẵn sàng và chủ động tiếp nhận những hệ thống mới vào quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Cụ thể là hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống quản trị công việc, các hệ thống chuyên môn nghiệp vụ, hệ thống đào tạo… thích ứng với cách thức làm việc khi áp dụng hệ thống mới và dần tạo lập văn hóa công sở theo bối cảnh mới Đặc biệt, đối với nhân lực lưu trữ, việc được trang bị đầy đủ kiến thức chung và kiến thức chuyên ngành là yêu cầu cơ bản nhất Theo đó, ở mỗi khâu nghiệp vụ, người làm lưu trữ cần thấu hiểu từ lý luận đến các quy định pháp lý, hướng dẫn nghiệp vụ liên quan và thực tế triển khai trong từng bối cảnh cụ thể khác nhau; có kỹ năng thích hợp cho việc quản lý thông tin, hồ sơ, tài liệu phù hợp với sự chuyển đổi mạnh mẽ từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử
Chương này đã sử dụng các lý thuyết khoa học pháp lý, các quan điểm nghiên cứu có liên quan để xây dựng các khái niệm liên quan như lưu trữ, khái niệm, đặc điểm của pháp luật lưu trữ Đề tài luận án về thực hiện pháp luật nên khái niệm, đặc điểm của thực hiện pháp luật về lưu trữ thể hiện những đặc thù của lưu trữ trên nền tảng chung của thực hiện pháp luật Luận án đã nêu ra những nội dung điều chỉnh pháp luật về lưu trữ; đồng thời nghiên cứu và phân tích các hình thức thực hiện pháp luật về lưu trữ (tuân thủ pháp luật, thi hành pháp luật, sử dụng pháp luật và áp dụng pháp luật) trên nền tảng lý luận nhà nước và pháp luật về thực hiện pháp luật Chương 2 cũng đã phân tích vai trò của thực hiện pháp luật về lưu trữ làm cơ sở, yêu cầu đối với Nhà nước để xây dựng pháp luật có nội dung điều chỉnh phù hợp với bản chất và cơ chế thực hiện pháp luật về lưu trữ Nhà nước cần chú trọng đến những yếu tố tác động về chính trị, pháp lý, khoa học và công nghệ, nhận thức, năng lực của các chủ thể để tận dụng thế mạnh, khắc phục khó khăn nhằm phát huy vai trò của thực hiện pháp luật về lưu trữ trong thực tiễn đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN.
THỰC TRẠNG PHÁP LUẬT LƯU TRỮ VÀ THỰC HIỆN PHÁP LUẬT LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
Thực trạng pháp luật lưu trữ ở Việt Nam
Ở nước ta hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ đã được ban hành và không ngừng được hoàn thiện Luật lưu trữ được Quốc hội khóa XIII thông qua vào ngày 11/11/2011 tại kỳ họp thứ 2 (có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2012) và các văn bản hướng dẫn thi hành đã tạo hành lang pháp lý cho hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Luật Lưu trữ đã đánh dấu một bước phát triển mới về luật pháp lưu trữ Việt Nam, là văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao nhất trong hệ thống pháp luật về lưu trữ, với 7 chương, 42 điều quy định khá đầy đủ về các hoạt động lưu trữ Cùng với đó, hệ thống văn bản hướng dẫn thi hành Luật cũng được các chủ thể có thẩm quyền sớm ban hành góp phần cho công tác tổ chức thực hiện pháp luật lưu trữ kịp thời
Dựa trên việc thống kê, phân tích, đánh giá hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ, tác giả đưa ra một số nhận xét sau:
Thứ nhất, pháp luật lưu trữ ở nước ta được ban hành đáp ứng tính toàn diện và đồng bộ
- Kể từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 thay thế cho Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2011 đã tạo ra cơ sở pháp lý quan trọng để xây dựng, củng cố và phát triển công tác lưu trữ ở nước ta Xét về giá trị pháp lý, Luật là văn bản có hiệu lực sau Hiến pháp, Pháp lệnh có hiệu lực dưới Hiến pháp và luật nên Luật Lưu trữ đã nâng tầm các quan hệ xã hội trong lĩnh vực lưu trữ từ “dưới luật” lên thành luật, thể hiện sự tiến bộ vượt trội trong xây dựng, hoàn thiện pháp luật Xét về số lượng, hệ thống văn bản quy định cũng như hướng dẫn thi hành về công tác lưu trữ không ngừng được ban hành và hoàn thiện Xét về nội dung, những quan hệ xã hội phổ biến, quan trọng, điển hình về lưu trữ cũng đã được lựa chọn và điều chỉnh tương đối đầy đủ
- Phạm vi điều chỉnh của Luật lưu trữ năm 2011 được xác định cụ thể rõ ràng và rộng rãi hơn so với Pháp lệnh về Lưu trữ quốc gia năm 2001, theo đó, Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân
- Một loạt các văn bản dưới luật đã được ban hành nhằm hướng dẫn và thi hành Luật Lưu trữ Tính từ năm 2011 đến nay chỉ tính riêng Bộ Nội vụ và các cơ quan Trung ương đã ban hành hơn 30 văn bản quy phạm pháp luật triển khai thực hiện Luật Lưu trữ [167] Hiện nay, Luật lưu trữ năm 2011 đang trong quá trình được Quốc hội khóa XV sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện, nhưng nhiều văn bản hướng dẫn thi hành tiếp tục được các cơ quan ở trung ương và địa phương ban hành để sửa đổi, bổ sung, thay thế cho các văn bản không còn phù hợp có thể kể đến: Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về công tác văn thư; Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ, Quy định thời hạn bảo quản tài liệu (Thông tư số 10/2022/TT-BNV), Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử (Thông tư số 02/2019/TT-BNV)…
- Pháp luật về lưu trữ cũng đã thể hiện sự đồng bộ, thống nhất giữa Luật Lưu trữ với các luật quy định về lưu trữ chuyên ngành, giữa các văn bản hướng dẫn thi hành về lưu trữ
Thứ hai, pháp luật lưu trữ đã trở thành nguyên tắc chung cho toàn bộ hoạt động lưu trữ, là cơ sở pháp lý quan trọng cho toàn bộ hoạt động thực hiện pháp luật về lưu trữ của tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân Lưu trữ năm 2011 với 7 chương, 42 điều đã ghi nhận khá đầy đủ về: nguyên tắc quản lý lưu trữ, chính sách của nhà nước về lưu trữ; các hoạt động lưu trữ, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong tổ chức thực hiện pháp luật lưu trữ; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ Ngoài ra, hoạt động lưu trữ còn được quy định còn được quy định trong nhiều văn bản luật chuyên ngành như: Luật Kế toán, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, Luật xây dựng, Luật Doanh nghiệp… nhưng những nguyên tắc, trình tự, thủ tục, thời hạn lưu trữ đều được dẫn chiếu đến Luật Lưu trữ năm 2011
Thứ ba, pháp luật lưu trữ đã bổ sung nhiều quy định mới về các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động lưu trữ chưa được điều chỉnh trước đó, góp phần hoàn thiện pháp luật và nâng cao hiệu quả thực thi pháp luật lưu trữ trên thực tế Cụ thể: nhà nước thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ (Khoản
3, Điều 4 của Luật Lưu trữ), quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ (Điều 5 Luật Lưu trữ), thỏa thuận việc mua bán tài liệu (mục c, Khoản 3, Điều 5 Luật Lưu trữ), vấn đề ký gửi tài liệu và lưu trữ lịch sử (Khoản 2, Điều 25 Luật Lưu trữ), thời hạn giải mật tài liệu đối với tài liệu mật, tài liệu liên quan đến cá nhân (Điều
30 Luật Lưu trữ), lưu trữ điện tử, các hành vi vi phạm pháp luật lưu trữ (Điều 8 Luật Lưu trữ) …
- Thứ nhất, một số quy định pháp luật lưu trữ chưa thống nhất, đồng bộ với văn bản pháp luật chuyên ngành
+ Quy định về thời hạn giải mật tài liệu quy định tại điểm b, c khoản 4 Điều
30 của Luật Lưu trữ năm 2011: “Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật; sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật” Trong khi đó tại Điều 19 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2019 quy định về thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước gồm: “30 năm đối với bí mật nhà nước mức độ tuyệt mật, 20 năm đối với bí mật nhà nước độ tối mật và 10 năm đối với bí mật nhà nước độ mật” Hay quy định được sử dụng rộng rãi tài liệu lưu trữ
“…Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật; Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật” (Điểm b, c, khoản
Điều 30 (Luật Lưu trữ) quy định cơ chế tự giải mật nhưng lại hạn chế bởi khoản 6 điều 30 Luật Lưu trữ quy định thêm về tài liệu sau 60 năm kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết định của cơ quan, tổ chức thẩm quyền Tuy nhiên, Luật Lưu trữ và các văn bản dưới luật chưa quy định chi tiết về quy trình, thủ tục, thẩm quyền cho phép tiếp cận những tài liệu thuộc loại này, tạo ra rào cản trong việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin.
+ Quy định về phạm vi thông tin được quyền tiếp cận quy định trong Luật Lưu trữ năm 2011 và Luật Tiếp cận thông tin năm 2016 chưa bảo đảm tính thống nhất Theo quy định tại khoản 2 Điều 30 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về tài liệu hạn chế sử dụng bao gồm tài liệu bị hư hỏng nặng, tài liệu đang trong quá trình xử lý nghiệp vụ và tài liệu không thuộc bí mật nhà nước nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân Trong khi đó Luật Tiếp cận thông tin năm 2016 khẳng định về nguyên tắc công dân được quyền tiếp cận thông tin của cơ quan nhà nước, trừ trường hợp: (i) thông tin thuộc bí mật nhà nước, bao gồm những thông tin có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác theo quy định của luật Khi thông tin thuộc bí mật nhà nước được giải mật thì công dân được tiếp cận theo quy định của pháp luật (ii) Thông tin mà nếu để tiếp cận sẽ gây nguy hại đến lợi ích của Nhà nước, ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, quan hệ quốc tế, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng; gây nguy hại đến tính mạng, cuộc sống hoặc tài sản của người khác; thông tin thuộc bí mật công tác; thông tin về cuộc họp nội bộ của cơ quan nhà nước; tài liệu do cơ quan nhà nước soạn thảo cho công việc nội bộ Ngoài ra, công dân được quyền tiếp cận có điều kiện đối với các thông tin theo quy định tại Điều 7 Luật Tiếp cận thông tin năm 2016
+ Một số điều, khoản tại Luật Lưu trữ và một số văn bản hướng dẫn thi hành còn mang tính học thuật, tính quy phạm chưa cao như: Điều 16 quy định việc xác định giá trị tài liệu phải “bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp” hay “được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học” và “phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản như nội dung tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu” Thực tế cho thấy các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu quy định tại Luật Lưu trữ như trên thuộc phạm trù phương pháp luận và lý luận về xác định giá trị tài liệu khó áp dụng trong thực tế, mà mang tính định tính dễ dẫn đến tình trạng đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ thiếu khách quan Một số thuật ngữ có tính chất phân loại cho việc xác định thời hạn lưu trữ chưa bảo đảm tính thống nhất trong cùng một văn bản tại Thông tư số 10/2022/TT-BNV: Hồ sơ các vụ tai nạn lao động: Nghiêm trọng, Không nghiêm trọng (mục 4 phụ lục 1); Hồ sơ thanh tra các vụ việc về khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, tiêu cực: Vụ việc nghiêm trọng, Vụ việc khác (mục 9 phụ lục 1); Hồ sơ kiểm tra, thanh tra, kiểm toán tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc: Vụ việc nghiêm trọng, không có quy định các loại còn lại (mục 5 phụ lục 1); hoặc Hồ sơ, tài liệu về việc giải quyết các vấn đề về tín ngưỡng, tôn giáo: Nghiêm trọng, Các vấn đề khác (mục 5 phụ lục 2); hoặc quy định mang tính định tính, khó xác định như: Hồ sơ công trình sửa chữa nhỏ (mục
6 phụ lục 1); hay quy định: “Tài liệu về giá thú, ngoài giá thú” tại điểm a khoản
6 điều 3 Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25/11/2015 của Bộ Nội vụ quy định Danh mục tài liệu lưu trữ hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử (Thông tư số 05/2015/TT-BNV)
Thứ ba, một số vấn đề mới phát sinh trong lĩnh vực lưu trữ chưa được pháp luật điều chỉnh kịp thời
+ Quy định pháp luật về lưu trữ điện tử: Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm
Thực trạng thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam hiện nay
3.2.1 Thực hiện pháp luật quản lý nhà nước về lưu trữ
3.2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện pháp luật về lưu trữ
Sau khi Luật Lưu trữ 2011 có hiệu lực, các cơ quan hành chính đã ban hành hoặc chỉnh sửa văn bản quản lý, chỉ đạo hoạt động lưu trữ nội bộ Nội dung văn bản bao gồm: tăng cường công tác lưu trữ, lập kế hoạch và thủ tục giao nộp hồ sơ, quản lý văn bản điện tử 100% các bộ, ngành, địa phương đã ban hành hoặc chỉnh sửa quy chế công tác văn thư, lưu trữ Nhiều bộ, ngành đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và hướng dẫn lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu Một số bộ, ngành như Văn phòng Quốc hội, Bộ Quốc phòng, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã hướng dẫn về ban hành, xử lý và quản lý văn bản, tài liệu điện tử, chữ ký số.
Tiếng nói Việt Nam, Bảo hiểm xã hội Việt Nam…Tại các địa phương, hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ đều tăng lên cả về số lượng và chất lượng với gần 1.900 văn bản, tập trung vào một số vấn đề như: chỉ thị về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử; giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; quy chế, quy định về công tác văn thư, lưu trữ; quy định về danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; quy định về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử… Một số tỉnh đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ là: Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Định, Đồng Nai, Quảng Ngãi [5] Các kết quả trên cho thấy công tác xây dựng và ban hành văn bản quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ đã đạt được những chuyển biến tích cực, số lượng văn bản “nợ đọng” giảm dần góp phần cụ thể hóa các quy định của Luật Lưu trữ năm 2011; đồng thời nhanh chóng đưa các quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 đi vào cuộc sống, bảo đảm thực hiện thành công các mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội của đất nước đã được đề ra
Bên cạnh đó, nhằm xác định mục tiêu, định hướng cho hoạt động lưu trữ, ngày 27/6/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 579/QĐ-BNV phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 Mục tiêu cụ thể là hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ kỹ thuật quản lý công tác văn thư lưu trữ, hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy lưu trữ từ Trung ương đến địa phương; xây dựng nhân lực lưu trữ chất lượng cao; xây dựng hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về nội dung hiệu quả tài liệu lưu trữ, nghiên cứu sử dụng khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng ngày càng hiện đại hóa công tác lưu trữ
3.2.1.2 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ
Ngay sau khi Luật Lưu trữ năm 2011 được ban hành và có hiệu lực, Bộ Nội vụ đã ban hành Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17 tháng 8 năm 2012 về hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ và nhiều hoạt động được tiến hành nhằm kịp thời phổ biến đến nhân dân:
Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực (năm 2012), Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật, Bộ Tư pháp phối hợp với Cục Văn thư – Lưu trữ, Bộ Nội vụ ban hành Đề cương giới thiệu Luật Lưu trữ để định hướng nội dung tuyên truyền Đồng thời, họ gửi văn bản, giới thiệu hệ thống pháp luật về lưu trữ trên các phương tiện truyền thông Ngoài ra, việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ được thực hiện tại các lớp tập huấn, hội nghị ngành và thông qua các phương tiện thông tin đại chúng Những nỗ lực này đã nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm đối với công tác lưu trữ, góp phần đưa công tác này vào nền nếp.
Bên cạnh việc tuyên truyền, phổ biến về Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành thông qua chuyên mục “Luật Lưu trữ với cuộc sống” trên Trang thông tin điện tử, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thường xuyên tổ chức và cử báo cáo viên tham gia các hội nghị phổ biến, tập huấn về công tác lưu trữ tại 93 bộ, ngành và địa phương [6]
Công tác triển khai tổ chức Hội nghị tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ được tổ chức rộng khắp từ trung ương đến địa phương, bằng nhiều hình thức, trực tiếp hoặc gián tiếp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn
Tại các cơ quan, tổ chức bộ, ngành và địa phương, đã chủ động, kịp thời tuyên truyền, quán triệt nội dung của Luật Lưu trữ đến các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý dưới nhiều hình thức như: tổ chức các hội nghị, tập huấn, phổ biến về Luật Lưu trữ năm 2011 và hệ thống văn bản hướng dẫn thi hành
Qua công tác phổ biến, tuyên truyền thực hiện pháp luật về lưu trữ, nhận thức của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ được nâng lên rõ rệt, trong đó xác định vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Kết quả công tác phổ biến, tuyên truyền pháp luật về lưu trữ được thể hiện qua kết quả của một số địa phương như: Từ năm 2012 đến năm 2020, thành phố Đà Nẵng đã tổ chức 18 lớp tập huấn để hướng dẫn các nội dung về lưu trữ cho 2829 lượt công chức, viên chức và 04 cuộc giao ban chuyên đề về công tác văn thư, lưu trữ với 240 công chức, viên chức tham gia [163]; tại thành phố
Hồ Chí Minh: tổ chức được 145 lớp với 50.000 lượt công chức, viên chức tham gia [136]
3.2.1.3 Tổ chức bộ máy và xây dựng đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ
Theo Thông tư số 06/2015/TT-BNV, tổ chức văn thư, lưu trữ là Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, trực tiếp giúp Thủ trưởng Đơn vị quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Tại địa phương, theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm
2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương,
Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (Thông tư số 15/2014/TT-BNV), Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh là tổ chức thuộc
Sở Nội vụ, trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Tính đến tháng 8 năm
2020, tổ chức lưu trữ cấp tỉnh được tổ chức như sau: có 28/63 tỉnh tổ chức Chi cục theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV Thực hiện Đề án sắp xếp tổ chức bộ máy, nhân sự của Sở Nội vụ theo Nghị quyết 18-NQ/TW ngày 25 tháng 10 năm 2017 và Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 25 tháng 10 năm 2017 của Hội nghị lần thứ sáu Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa XII, một số tỉnh tiến hành sắp xếp lại tổ chức bộ máy quản lý văn thư lưu trữ, cụ thể: Có 29/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giữ nguyên Chi cục Văn thư- Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, trong đó có 17 Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục, 12 Chi cục không thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử Có 34/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã giải thể Chi cục Văn thư Lưu trữ để thành lập Phòng chuyên môn và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ;
13 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành lập Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; 16 tỉnh đưa nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ghép vào Phòng chuyên môn khác thuộc Sở Nội vụ; 05 tỉnh đưa nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ về Văn phòng Sở Nội vụ Có 33/34 tỉnh sau khi giải thể Chi cục đã thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ (riêng tỉnh Kon Tum không thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử) [5]
Nhìn chung, tổ chức bộ máy quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong thời gian qua biến động thường xuyên và chưa có sự thống nhất, gây ảnh hưởng đến hiệu quả trong hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ trong toàn tỉnh
Đánh giá chung về kết quả thực hiện pháp luật về lưu trữ
-Thứ nhất, thực hiện pháp luật về quản lý nhà nước đối với lưu trữ được tiến hành rộng khắp từ trung ương đến cơ sở Ngay sau khi Luật Lưu trữ và hệ thống văn bản hướng dẫn thi hành được ban hành, các cơ quan, tổ chức đã ban hành các văn bản chỉ đạo điều hành đối với thực hiện pháp luật về lưu trữ được triển khai kịp thời, rộng rãi, 100% các bộ, ngành, địa phương đã ban hành, rà soát, sửa đổi quy chế công tác văn thư, lưu trữ củng cố cơ sở pháp lý nhằm thuận lợi hơn trong thực hiện quy định pháp luật về lưu trữ
- Thứ hai, công tác tuyên truyền, phổ biến những nội dung cơ bản của Luật Lưu trữ và các văn bản mới về lưu trữ luôn được quan tâm và quán triệt đầy đủ, kịp thời tới các công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị Nhiều hình thức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục về lưu trữ hiệu quả được triển khai như: tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về Luật Lưu trữ, giới thiệu nội dung của Luật trên nền tảng công nghệ như trang điện tử của cơ quan, tổ chức… Từ đó, nhận thức của lãnh đạo các đơn vị về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ được nâng lên rõ rệt
- Thứ ba, Luật lưu trữ năm 2011 và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thi hành cùng với quy định lưu trữ của các luật chuyên ngành đã hình thành khung pháp lý chung cho toàn bộ hoạt động lưu trữ Hệ thống văn bản pháp luật về lưu trữ được ban hành tương đối toàn diện, đồng bộ, đầy đủ và cụ thể tạo điều kiện thuận lợi trong việc tổ chức công tác lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức
- Thứ tư, công tác thanh tra, kiểm tra việc thi hành các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ đã được đã được quan tâm tiến hành định kỳ, thường xuyên ở nhiều cơ quan, đơn vị
- Thứ năm, tổ chức bộ máy của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ được kiện toàn, đội ngũ nhân sự làm lưu trữ ngày càng được quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao về chuyên môn nghiệp vụ và chú trọng bố trí công chức chuyên làm công tác lưu trữ nhằm bảo đảm tính ổn định cho hoạt động lưu trữ
- Thứ sáu, hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ được xác định là nhiệm vụ thường xuyên nên được các cơ quan, tổ chức thực hiện nghiêm túc Công tác lập hồ sơ đa số đã được các cơ quan, tổ chức phê duyệt từ đầu năm làm cơ sở cho hoạt động thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định Công tác chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu lưu trữ cũng được tiến hành ngay khi kết thúc hồ sơ công việc Các hồ sơ công việc hình thành từ năm 2020 đến nay đều được lập hoàn chỉnh trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã các cơ quan ở trung ương cũng như địa phương tiến hành với nhiều hình thức đa dạng, phong phú nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp thuận lợi tiếp cận thông tin
Ngân sách cho lưu trữ được phân bổ hợp lý, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức, địa phương đầu tư cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng kho lưu trữ đạt chuẩn Quá trình bảo quản tài liệu giấy và lưu trữ điện tử cũng được chú trọng, với sự trang bị các thiết bị hiện đại phục vụ quá trình lưu giữ và bảo quản tài liệu.
- Thứ tám, lưu trữ điện tử bước đầu được các cơ quan đơn vị quan tâm thực hiện như: ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ; thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, đầu tư, xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ, phục vụ tra cứu tài liệu được nhanh chóng, chính xác Để có được kết quả trên, từ khi Luật Lưu trữ được ban hành và có hiệu lực, công tác tuyên truyền, phổ biến Luật và các văn bản quy phạm pháp luật tới các cơ quan, đơn vị bằng nhiều hình thức phong phú, kết hợp tăng cường công tác tập huấn, hướng dẫn, kiểm tra đã tạo sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ công chức, viên chức về vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ Lãnh đạo một số cơ quan, đơn vị quan tâm lãnh đạo sát sao hơn đến công tác lưu trữ, đầu tư trang thiết bị, bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đề ra, đồng thời tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
3.3.2 Một số hạn chế, vướng mắc:
Thứ nhất, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật chưa được tiến hành thường xuyên, hình thức tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ còn đơn điệu, chủ yếu sử dụng hình thức tuyên truyền miệng và được lồng ghép với các hoạt khác của cơ quan, tổ chức Nội dung tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lưu trữ còn chung chung, chưa phù hợp với chức năng nhiệm vụ cụ thể của chủ thể lưu trữ
Thứ hai, pháp luật về lưu trữ tuy đã được ban hành và ngày càng hoàn thiện nhưng vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định như: nhiều quy định còn chung chung chưa được hướng dẫn kịp thời, nhiều quy định mới phát sinh trong thực tế chưa được điều chỉnh như chế độ quản lý đối với tài liệu lưu trữ tư, lưu trữ điện tử… Luật Lưu trữ đã có quy định về hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động lưu trữ nhưng lại chưa quy định các chế tài đối với tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm Một số biện pháp chế tài đã được quy định trong Luật xử lý vi phạm hành chính và Bộ luật Hình sự nhưng lại chưa có điều khoản nào quy định trực tiếp việc xử lý liên quan đến những hành vi vi phạm liên quan đến quyền tiếp cận tài liệu lưu trữ cũng như quyền tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ Hay nói cách khác, chưa quy định rõ hành vi vi phạm tương ứng với những chế tài kèm theo. Pháp luật lưu trữ chưa bảo đảm tính đồng bộ thống nhất còn mâu thuẫn, chồng chéo với quy định lưu trữ của pháp luật chuyên ngành
Thứ ba, ý thức tuân thủ pháp luật về quy trình nghiệp vụ lưu trữ chưa cao, do đó, công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa được thực hiện hiện đầy đủ, kịp thời và triệt để trong thời gian dài dẫn đến khối lượng khá lớn tài liệu tồn đọng chưa được phân loại, sắp xếp khoa học; việc thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử gặp rất nhiều khó khăn Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hiện nay đang được các cơ quan, tổ chức đẩy mạnh nhưng chất lượng tài liệu sau chỉnh lý chưa đáp ứng yêu cầu theo quy định, ảnh hưởng hoạt động tra cứu, phục vụ sử dụng tài liệu.
Thứ tư, năng lực trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ lưu trữ còn hạn chế Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng về lưu trữ chưa được tổ chức thường xuyên, liên tục, chưa gắn với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ lưu trữ.
Thứ năm, kinh phí đầu tư cho lưu trữ đã được quan tâm nhưng chưa đủ đáp ứng nhu cầu thực tế Nhiều cơ quan không đủ kinh phí để giải quyết khối lượng tài liệu tồn đọng, trong khi nhu cầu về kho lưu trữ dữ liệu và công nghệ thông tin để phục vụ Chính phủ điện tử rất lớn Cơ sở vật chất lưu trữ còn nhiều hạn chế, chưa có kho lưu trữ chuyên dụng hoặc chỉ có một phòng làm việc, không đảm bảo an toàn bảo quản tài liệu Điều này khiến Lưu trữ lịch sử không thể thu thập và bổ sung tài liệu từ các nguồn nộp lưu.
Thứ sáu, hoạt động lưu trữ điện tử dù đã được triển khai nhưng hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế, ngoài việc cập nhật hồ sơ, tài liệu hình thành trên môi trường điện tử, đòi hỏi các cán bộ, công chức được phân công giải quyết công việc phải hoàn tất việc kết xuất dữ liệu quản lý văn bản đi, đến, mục lục văn bản trong hồ sơ thành định dạng PDF và lưu hồ sơ và nộp vào Lưu trữ cơ quan khi đạt hồ sơ đạt yêu cầu Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện hầu hết hồ sơ lưu trữ điện tử đều chưa bảo đảm về thành phần tài liệu, chưa tuân thủ về hạn kết thúc hồ sơ và nộp vào Lưu trữ cơ quan Hoạt động số hóa tài liệu đang được tiếp tục thực hiện nhưng chưa đạt mục tiêu đề ra
Thứ bảy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ chưa được chỉ đạo, triển khai một cách quyết liệt, thống nhất, đồng bộ, chưa khai thác hết tiềm năng, thế mạnh của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin để ứng dụng vào công tác, lưu trữ; nhân lực, cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin còn thiếu và yếu
QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP BẢO ĐẢM THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
Quan điểm bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam
Thực hiện pháp luật về lưu trữ trong bối cảnh mới cần quán triệt một số quan điểm sau đây:
4.1.1 Thực hiện pháp luật về lưu trữ phải bảo đảm tính hợp hiến, thống nhất và đồng bộ của Luật lưu trữ với hệ thống pháp luật Việt Nam
Tính thống nhất của hệ thống pháp luật được thể hiện trong cả hệ thống cũng như trong từng bộ phận hợp thành của hệ thống pháp luật ở các cấp độ khác nhau, giữa các ngành luật trong hệ thống pháp luật cùng tham gia điều chỉnh một lĩnh vực như lưu trữ; giữa các chế định pháp luật trong cùng một đạo luật; giữa các quy phạm pháp luật trong một chế định pháp luật Điều này đòi hỏi các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội trong lĩnh vực lưu trữ không chỉ bảo đảm tính thống nhất, hài hoà về nội dung mà còn phải bảo đảm tính thứ bậc của mỗi văn bản về giá trị pháp lý của chúng trong sự phù hợp với Hiến pháp và các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên Sự thống nhất của hệ thống pháp luật nói chung phải bảo đảm thống nhất một cách toàn diện bao gồm cả nội dung và hình thức của các quy phạm pháp luật Cụ thể:
Về nội dung: cần loại trừ mọi mâu thuẫn, chồng chéo trong các quy định pháp luật thực định điều chỉnh các quan hệ xã hội Đồng thời, cần hình thành một hệ thống đầy đủ các quy định chung và các quy định đặc thù trong mối quan hệ bổ trợ giữa cái riêng và cái chung để tạo ra một hiệu quả điều chỉnh toàn diện, logic và phù hợp
Về hình thức: cần rà soát và xây dựng các quy định pháp luật trong một chỉnh thể thống nhất và đồng bộ Theo đó, hệ thống các quy phạm pháp luật cần được quy định và phân hóa theo cấp độ từ cao đến thấp trong một mối liên hệ thống nhất và hợp lí tạo tính khoa học, logic và thuận tiện áp dụng
Yêu cầu về sự thống nhất pháp luật bao gồm bảo đảm sự nhất quán trong giải thích và áp dụng pháp luật Các quy phạm pháp luật cần được giải thích trung thành với ý đồ của nhà làm luật, đồng thời phải được giải thích hài hòa với các nguyên tắc chung và quy phạm có liên quan Quá trình áp dụng pháp luật cũng tuân theo nguyên tắc thống nhất để đảm bảo tính đúng đắn và hiệu quả Việc này sẽ giúp bảo đảm tính thống nhất của pháp chế, đồng thời phát huy tính sáng tạo của các cơ quan thực thi pháp luật.
Do đó, quan điểm này đặt ra các yêu cầu nghiêm ngặt cả đối với cơ quan nhà nước Trung ương và cả đối với cơ quan nhà nước địa phương trong xây dựng và thực hiện pháp luật về lưu trữ Các cơ quan nhà nước Trung ương khi quy định về lưu trữ, xác lập cơ chế thực hiện và kiểm soát thực hiện các quy định về lưu trữ phải bám sát thực tiễn hoạt động của từng cơ quan, tổ chức ở trung ương, địa phương để ban hành các quy định pháp luật lưu trữ cho phù hợp, không thể đưa ra các quy định mà không xem xét đến tính chất hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan, đơn vị như đặc thù của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao, cơ quan khối tư pháp, cơ quan điều tra, cơ quan truy tố, cơ quan xét xử
Tổ chức thực hiện pháp luật về lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị phải tuân thủ quy định của cấp trên và Trung ương, tránh đặt ra quy phạm riêng đi ngược với nguyên tắc cơ bản do Trung ương quy định Việc ban hành và thực hiện các quy định về lưu trữ phải dựa trên cơ sở pháp luật và cơ chế thực hiện do Trung ương quy định, đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ của hệ thống pháp luật về lưu trữ Đồng thời, các quy định cần được linh hoạt, sáng tạo để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hiệu quả pháp luật về lưu trữ tại mỗi cơ quan, tổ chức.
Quan điểm trên còn có ý nghĩa quan trọng ở chỗ là ngoài đòi hỏi các cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền phải coi trọng việc ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện pháp luật về lưu trữ còn phải đẩy mạnh rà soát và kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ toàn bộ quá trình thực hiện các quy trình lưu trữ Trong đó, chú trọng tổng kết quá trình thực hiện các quy định pháp luật về lưu trữ trước đây để nhận định cụ thể những thành công, hạn chế trong quá trình thực hiện pháp luật về lưu trữ Đồng thời, đánh giá tác động của các đề xuất chính sách mới, chú trọng việc lấy ý kiến các đối tượng tác động và các chuyên gia, nhà khoa học để cập nhật, điều chỉnh, hoàn thiện hồ sơ, chính sách sát thực tiễn, phù hợp với tình hình đất nước, khắc phục, hạn chế tối đa các bất cập, yếu kém, tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc do quy định pháp luật về lưu trữ trước đây chưa phù hợp thực tiễn… theo tinh thần có kế thừa, đổi mới và phát triển Trong quá trình thiết kế chính sách, pháp luật, cần giải quyết hài hòa, hợp lý mối quan hệ giữa Nhà nước, thị trường và xã hội; thúc đẩy hợp tác công tư trên nền tảng phát huy dân chủ xã hội chủ nghĩa, hoàn thiện nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, đẩy mạnh kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, chủ động, tích cực hội nhập quốc tế… Bảo đảm tính thống nhất trong xây dựng và thực hiện pháp luật về lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, các cá nhân có một ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật lưu trữ trong thực tiễn
4.1.2 Thực hiện pháp luật về lưu trữ bảo đảm công khai, minh bạch và quyền tiếp cận thông tin của cá nhân, tổ chức
Việc bảo đảm quyền con người, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân đặt ra nhiều vấn đề, trong đó có việc phát huy vai trò của pháp luật, mà trực tiếp là vai trò của pháp luật về lưu trữ đối với các công việc liên quan đến quyền, lợi ích của tổ chức, cá nhân trong đó có quyền tiếp cận thông tin Do đó, quan điểm thực hiện pháp luật về lưu trữ phải gắn với mục tiêu bảo đảm quyền con người, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân Bảo đảm việc xây dựng và hoàn thiện pháp luật về lưu trữ phải có sự tham gia của toàn xã hội, của những cá nhân, tổ chức, lấy việc thực hiện quyền và lợi ích của cá nhân, tổ chức là mục tiêu, vừa là sự bảo đảm cho quá trình hiện thực hóa các quy phạm quy định về lưu trữ
Khái niệm quyền thông tin (quyền tiếp cận thông tin) xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1766 tại Thụy Điển trong Luật về Tự do báo chí (Là đạo luật về báo chí lâu đời nhất trên thế giới, trong đó lần đầu tiên quy định về quyền tiếp cận thông tin) Lược khảo các quy định liên quan đến quyền tiếp cận thông tin cho thấy, quyền tiếp cận thông tin (quyền tự do thông tin) có phạm vi rộng, liên quan chặt chẽ đến quyền tự do ngôn luận, tự do báo chí Theo đó, quyền tiếp cận thông tin được xem xét dưới 3 quyền năng: quyền tự do tìm kiếm thông tin, quyền tự do tiếp nhận thông tin và quyền tự do phổ biến thông tin
Trong bối cảnh xã hội hiện đại, nhu cầu tiếp cận thông tin phục vụ nghiên cứu, học tập, quản lý và nâng cao chất lượng phục vụ quyền lợi chính đáng của người dân ngày càng cấp thiết Mở rộng quyền tiếp cận thông tin minh bạch, dễ hiểu đảm bảo quyền công dân làm chủ đất nước, phát huy các quyền tự do dân chủ, đồng thời là công cụ hiệu quả phòng ngừa tham nhũng, lạm quyền Đối với cá nhân và doanh nghiệp, quyền này là phương tiện bảo vệ và thực hiện các quyền khác, là đặc trưng quan trọng của một xã hội dân chủ.
Trong các văn bản pháp quy cao nhất của Nhà nước đã ban hành về công tác lưu trữ đều có những điều khoản quy định cụ thể về sử dụng tài liệu lưu trữ, bao gồm: thời hạn cho phép tiếp cận tài liệu, đối tượng được phép tiếp cận tài liệu, điều kiện tiếp cận, trách nhiệm của cơ quan lưu trữ đối với việc tổ chức phục vụ các yêu cầu của độc giả…Pháp luật về tiếp cận thông tin cũng chỉ hạn chế quyền tiếp cận thông tin phải do luật định trong trường hợp cần thiết vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng hay nói cách khác là quyền tiếp cận thông tin có thể bị hạn chế đối với các tài liệu được lưu trữ theo chế độ lưu trữ mật Pháp luật lưu trữ quy định: Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác, theo đó cơ quan lưu trữ thực hiện các quy định về trách nhiệm, nghĩa vụ chủ động tổ chức các hình thức sử dụng Tôn trọng và bảo đảm quyền con người trong đó có quyền tiếp cận thông tin luôn là chủ trương nhất quán, trọng tâm của mọi đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, được thể hiện rõ trong bản Tuyên ngôn độc lập và trong Hiến pháp của Việt Nam Do đó, việc tổ chức cho nhân dân sử dụng tài liệu tại lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử cũng là công cụ để nhân dân chủ động tham gia quản lý nhà nước và xã hội, giám sát hoạt động và phản biện các chính sách của Nhà nước Cóthể thấy, vai trò rất quan trọng của việc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin trong hoạt động lưu trữ là góp phần mở rộng hay minh bạch hóa, công khai hóa các hoạt động công vụ của bộ máy công quyền nhằm giúp người dân có khả năng giám sát, kiểm tra và trực tiếp tham gia đóng góp vào những hoạt động đó
Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin trong hoạt động lưu trữ là cơ sở quan trọng góp phần thúc đẩy việc bảo đảm thực hiện các quyền con người và quyền công dân của nhân dân Điều này xuất phát bởi một số quyền con người sử dụng quyền tiếp cận thông tin làm phương tiện thực hiện quyền Điều này được thể hiện rõ qua các quyền như: quyền tự do ngôn luận, quyền khiếu nại, tố cáo Công dân chỉ có thể thực hiện được quyền giám sát, quyền khiếu nại, tố cáo của mình một cách tốt nhất khi họ tiếp cận được thông tin về những chính sách, pháp luật của nhà nước, qua đó phát hiện được những sai phạm trong những hành vi của cơ quan, cán bộ nhà nước có thẩm quyền trong hoạt động công vụ nói chung và trong hoạt động lưu trữ nói riêng Khi quyền tiếp cận thông tin bị vi phạm thì việc thực hiện các quyền này cũng bị ảnh hưởng
4.1.3 Thực hiện pháp luật về lưu trữ phải bảo đảm an toàn thông tin dưới tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0
Bảo vệ bí mật nhà nước là một nhiệm vụ quan trọng của Nhà nước, có liên quan trực tiếp đến sự ổn định và phát triển bền vững của chế độ xã hội chủ nghĩa và nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trong từng thời kỳ phát triển của đất nước, bí mật nhà nước luôn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự ổn định và phát triển của đất nước Điều 14 Luật An ninh quốc gia năm 2004 đã xác định bảo vệ bí mật nhà nước là một trong năm nhiệm vụ quan trọng của bảo vệ an ninh quốc gia Bảo vệ bí mật nhà nước là hoạt động có mối liên hệ chặt chẽ với việc bảo đảm các quyền con người, quyền công dân – trong đó có quyền tiếp cận thông tin của người dân
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 thúc đẩy xu hướng tự động hóa, bao gồm cả lưu trữ Tuy nhiên, nguy cơ an ninh thông tin, lộ bí mật nhà nước tại Việt Nam vẫn cao, đặc biệt là ở các cơ quan Chính phủ, Tập đoàn lớn Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin bí mật nhà nước, bao gồm văn bản, tài liệu Vì vậy, thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước trong hoạt động lưu trữ là tối quan trọng để bảo vệ thông tin quan trọng trong các lĩnh vực chính trị, quốc phòng, kinh tế, khoa học công nghệ góp phần giữ bí mật cho Nhà nước Việt Nam.
Trong khi đó, các nội dung công việc liên quan đến văn bản, tài liệu như: soạn thảo, ban hành văn bản, vận chuyển, giao nhận, quản lý, bảo quản, sử dụng văn bản, tài liệu… lại chính là các nội dung công việc chủ yếu của công tác văn thư, lưu trữ Kết thúc công tác văn thư thì nhiệm vụ bảo đảm an toàn của tài liệu, bảo đảm tính “Mật” của tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của lưu trữ Nên công tác lưu trữ được quan tâm, thực hiện đúng quy định sẽ góp phần bảo vệ bí mật nhà nước có trong văn bản, tài liệu; ngược lại, nếu các quy định của công tác lưu trữ không được thực hiện đúng thì có thể dẫn đến lộ, lọt, mất thông tin bí mật nhà nước có trong văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức
