- Để phản ánh cam kết của tổ chức về an toàn, chính sách an toàn nên bao gồm cam kết: a) Cải tiến liên tục mức độ thực hiện an toàn; b) Thúc đẩy và duy trì văn hóa an toàn tích cực trong tổ chức; c) Tuân thủ tất cả các yêu cầu chế định hiện hành; d) Cung cấp các nguồn lực cần thiết để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ an toàn; e) Đảm bảo an toàn là trách nhiệm chính của tất cả các nhà quản lý; f) Đảm bảo nó được hiểu, thực hiện và duy trì ở tất cả các cấp.
Trang 11 Chính sách và mục tiêu an toàn:
1.1 Cam kết của ban lãnh đạo:
- Để phản ánh cam kết của tổ chức về an toàn, chính sách an toàn nên bao gồm cam kết: a) Cải tiến liên tục mức độ thực hiện an toàn;
b) Thúc đẩy và duy trì văn hóa an toàn tích cực trong tổ chức;
c) Tuân thủ tất cả các yêu cầu chế định hiện hành;
d) Cung cấp các nguồn lực cần thiết để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ an toàn;
e) Đảm bảo an toàn là trách nhiệm chính của tất cả các nhà quản lý;
f) Đảm bảo nó được hiểu, thực hiện và duy trì ở tất cả các cấp
Chính sách an toàn cũng nên tham chiếu đến hệ thống báo cáo an toàn để khuyến khích báo cáo các vấn đề an toàn và thông báo nhân viên về chính sách kỷ luật được áp dụng trong trường hợp các sự kiện toàn hoặc vấn đề an toàn được báo cáo
1.2 Trách nhiệm và trách nhiệm an toàn:
- Người quản lý an toàn tư vấn cho giám đốc điều hành chịu trách nhiệm và quản lý trực tiếp về các vấn đề quản lý an toàn, đồng thời chịu trách nhiệm điều phối và truyền đạt các vấn đề an toàn trong tổ chức cũng như với các thành viên bên ngoài của cộng đồng hàng không Các chức năng của người quản lý an toàn bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
a) Quản lý kế hoạch triển khai SMS thay mặt cho người điều hành chịu trách nhiệm (khi ban đầu thực hiện);
b) Thực hiện tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định mối nguy và phân tích rủi ro an toàn; c) Theo dõi hành động khắc phục và đánh giá kết quả của chúng;
d) Cung cấp các báo cáo định kỳ về hoạt động an toàn của tổ chức;
Trang 2e) Duy trì tài liệu và hồ sơ SMS;
f) Lập kế hoạch và tạo điều kiện đào tạo an toàn cho nhân viên;
g) Đưa ra lời khuyên độc lập về các vấn đề an toàn;
h) Theo dõi các mối quan tâm về an toàn trong ngành hàng không và tác động được nhận thức của chúng đối với hoạt động của tổ chức hoạt động nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ;
i) Phối hợp và liên lạc (thay mặt cho người điều hành chịu trách nhiệm) với CAA của
Bang và các cơ quan khác các cơ quan nhà nước khi cần thiết về các vấn đề liên quan đến an toàn
1.3 Bổ nhiệm cán bộ an toàn chủ chốt:
_ Trường hợp chức năng được phân bổ cho một nhóm người, (ví dụ: khi các nhà cung cấp dịch vụ mở rộng SMS của họ qua nhiều hoạt động), một trong những người đó nên được chỉ định làm người quản lý an toàn "trưởng nhóm", để duy trì đường dây báo cáo trực tiếp và rõ ràng cho người chịu trách nhiệm điều hành
Năng lực của người quản lý an toàn nên bao gồm, nhưng không giới hạn ở những điều sau:
a) Kinh nghiệm quản lý an toàn/chất lượng;
b) Kinh nghiệm hoạt động liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ do tổ chức cung cấp;
c) Nền tảng kỹ thuật để hiểu các hệ thống hỗ trợ hoạt động hoặc sản phẩm/dịch vụ cung cấp;
d) Kỹ năng giao tiếp;
e) Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề;
Trang 3f) Kỹ năng quản lý dự án;
g) Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản;
h) Sự hiểu biết về các yếu tố con người
_ Tùy thuộc vào quy mô, tính chất và mức độ phức tạp của tổ chức, nhân viên bổ sung có thể
hỗ trợ người quản lý an toàn Người quản lý an toàn và nhân viên hỗ trợ chịu trách nhiệm đảm bảo việc thu thập và phân tích kịp thời dữ liệu an toàn và phân phối phù hợp trong tổ chức thông tin an toàn liên quan để có thể đưa ra các quyết định và kiểm soát rủi ro an toàn, khi cần thiết
1.4 Phối hợp lập kế hoạch và ứng phó khẩn cấp:
_ Kế hoạch ứng phó khẩn cấp (ERP) là một thành phần không thể thiếu trong quy trình SRM của nhà cung cấp dịch vụ để giải quyết các trường hợp khẩn cấp, khủng hoảng hoặc sự kiện liên quan đến hàng không Khi có khả năng các hoạt động hoặc hoạt động hàng không của nhà cung cấp dịch vụ bị tổn hại bởi các trường hợp khẩn cấp như trường hợp khẩn cấp/đại dịch về sức khỏe cộng đồng, những tình huống này cũng cần được giải quyết trong ERP của
họ khi thích hợp ERP nên giải quyết các trường hợp khẩn cấp có thể thấy trước như được xác định thông qua SMS và bao gồm các hành động, quy trình và kiểm soát giảm thiểu để quản lý hiệu quả các trường hợp khẩn cấp liên quan đến hàng không
_ Mục tiêu tổng thể của ERP là tiếp tục vận hành an toàn và trở lại hoạt động bình thường càng sớm càng tốt Điều này sẽ đảm bảo quá trình chuyển đổi có trật tự và hiệu quả từ hoạt động bình thường sang hoạt động khẩn cấp, bao gồm cả việc phân công trách nhiệm khẩn cấp và ủy quyền Nó bao gồm khoảng thời gian cần thiết để thiết lập lại các hoạt động "bình thường" sau trường hợp khẩn cấp ERP xác định các hành động được thực hiện bởi nhân viên
có trách nhiệm trong trường hợp khẩn cấp Hầu hết các trường hợp khẩn cấp sẽ yêu cầu hành động phối hợp giữa các tổ chức khác nhau, có thể với các nhà cung cấp dịch vụ khác và với các tổ chức bên ngoài khác, chẳng hạn như các dịch vụ khẩn cấp không liên quan đến hàng
Trang 4không ERP phải dễ dàng truy cập được đối với các nhân sự chủ chốt phù hợp cũng như các
tổ chức bên ngoài điều phối
1.5 Tài liệu SMS:
_ Hướng dẫn sử dụng SMS phải bao gồm mô tả chi tiết về các chính sách, quy trình và quy trình của nhà cung cấp dịch vụ thủ tục bao gồm:
a) Chính sách an toàn và các mục tiêu an toàn;
b) Tham chiếu đến bất kỳ yêu cầu SMS quy định hiện hành nào;
c) Mô tả hệ thống;
d) Trách nhiệm an toàn và nhân viên an toàn chủ chốt;
e) Các quy trình và thủ tục của hệ thống báo cáo an toàn tự nguyện và bắt buộc;
f) Các quy trình và thủ tục nhận dạng mối nguy và đánh giá rủi ro an toàn;
g) Thủ tục điều tra an toàn;
h) Thủ tục thiết lập và giám sát các chỉ số hoạt động an toàn;
i) Quy trình, thủ tục đào tạo SMS và truyền thông;
j) Quy trình và thủ tục trao đổi thông tin an toàn;
Trang 5k) Thủ tục đánh giá nội bộ;
l) Quản lý các thủ tục thay đổi;
m) Quy trình quản lý tài liệu SMS;
n) Nếu có thể, điều phối lập kế hoạch ứng phó khẩn cấp
2 Quản lý an toàn rủi ro:
- Các nhà cung cấp dịch vụ nên đảm bảo rằng họ đang quản lý các rủi ro về an toàn của mình Quá trình này được gọi là rủi ro an toàn quản lý (SRM), bao gồm nhận dạng mối nguy hiểm, đánh giá rủi ro an toàn và giảm thiểu rủi ro an toàn
- Quy trình SRM xác định một cách có hệ thống các mối nguy tồn tại trong bối cảnh cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của mình Các mối nguy có thể là kết quả của các hệ thống thiếu sót trong thiết kế, chức năng kỹ thuật, giao diện con người hoặc tương tác với các quy trình và hệ thống khác Chúng có thể là kết quả của sự thất bại của các quy trình hoặc hệ thống hiện tại để thích ứng với những thay đổi trong môi trường hoạt động của nhà chung cấp dịch vụ
1 Nhận dạng mối nguy hiểm:
- Nhận dạng mối nguy là bước đầu tiên trong quy trình SRM Nhà cung cấp dịch vụ nên phát triển và duy trì một quy trình chính thức để xác định các mối nguy hiểm
có thể ảnh hưởng đến an toàn hàng không trong tất cả các lĩnh vực hoạt động Điều này bao gồm thiết bị, cơ sở vật chất và hệ thống Bất kì nguy cơ nào liên quan đến an toàn hàng không được xác định và kiểm soát đều có lợi cho sự an toàn của họat động điều quan trọng là cũng xem xét các mối nguy hiểm có thể tồn tại do giao diện SMS với các tổ chức bên ngoài
- Nguồn để xác định mối nguy hiểm:
1.1. Có nhiều nguồn khác nhau để xác định mối nguy hiểm nội bộ hoặc bên ngoài
tổ chức Một số nguồn nội bộ bao gồm:
a) Giám sát hoạt động bình thường; điều này sử dụng các kỹ thuật quan sát để theo dõi các hoạt động hằng ngày và các hoạt động như kiểm toán an toàn vận hành dây chuyền(LOSA)
b) Hệ thống quan trắc tự động điều này sử dụng các hệ thống ghi tự động để theo dõi các thông số có thể được phân tích chẳng hạn như giám sát dữ liệu chuyến bay(FDM)
Trang 6c) Hệ thống báo cáo an toàn tự nguyện và bắt buộc điều này tạo ra cơ hội cho con người kể cả nhân viên từ các tổ chức bên ngoài báo cáo các mối nguy hiểm về các vấn đề an toàn khác của tổ chức
d) Kiểm toán chúng có thể sử dụng để xác định các mối nguy hiểm trong nhiệm vụ hoặc quá trình được đánh giá Những điều này cũng nên được phối hợp với những thay đổi của tổ chức để xác định các mối nguy liên quan đến việc thực hiện thay đổi
e) Phản hồi sau đào tạo; đào tạo tương tác hai chiều có thể tạo điều kiện xác định các mối nguy hiểm mới từ những người tham gia
f) Điều tra an toàn của nhà cung cấp dịch vụ; các mối nguy hiểm được xác định trong điều tra an toàn nội bộ và các báo cáo tiếp theo về tai nạn hoặc
sự cố
1.2 Ví dụ về các nguồn bên ngoài để nhận dạng mối nguy hiểm bao gồm:
a) Báo cáo tai nạn hàng không xem xét các báo cáo tai nạn điều này có thể liên quan đến tai nạn trong cùng một nhà nước hoặc một loại máy bay tương tự; khu vực hoặc môi trường hoạt động
b) Hệ thống báo cáo an toàn bắt buộc và tự nguyện của nhà nước; một số quốc gia cung cấp bản tóm tắt về sự an toàn báo cáo nhận được từ các nhà cung cấp dịch vụ
c) Kiểm toán giám sát nhà nước và kiểm toán bên thứ ba kiểm toán bên ngoài đôi khi có thể xác định các mối nguy hiểm Những điều này có thể ghi lại dưới dạng mối nguy hiểm không xác định hoặc được nắm bắt ít rõ ràng hơn trong phát hiện kiểm toán
d) Hiệp hội thương mại và hệ thống trao đổi thông tin nhiều hiệp hội thương mại nhóm ngành có thể chia sẻ dữ liệu an toàn có thể bao gồm các mối nguy hiểm đã được xác định
2 Đánh giá và giảm thiểu rủi ro an toàn:
- Nhà cung cấp dịch vụ phải phát triển 1 số mô hình về quy trình đánh giá rủi ro an toàn cho phí tiếp cận nhất quán và có hệ thống để đánh giá rủi ro an toàn Điều này nên bao gồm một phương pháp giúp xác định rủi ro an toàn nào được chấp nhận hoặc không được chấp nhận và để ưu tiên các hoạt động
- Các công cụ SRM được sử dụng có thể còn được xem xét về tùy chỉnh định kỳ để đảm bảo chúng phù hợp với môi trường hoạt động của nhà cung cấp dịch vụ Nhà cung cấp dịch vụ có thể tìm thấy các phương pháp tinh vi hơn phản ánh tốt hơn nhu cầu hoạt động của họ khi SMS của họ đáo hạn Nhà cung cấp dịch vụ và CAA nên thống nhất về 1 phương pháp
Trang 7- Cách các nhà cung cấp dịch vụ tiến hành ưu tiên đánh giá rủi ro an toàn và áp dụng các biện pháp kiểm soát rủi ro an toàn là quyết định của họ Theo hướng dẫn nhà cung cấp dịch vụ nên tìm quy trình ưu tiên:
a) Đánh giá và kiểm soát rủi ro an toàn nhất
b) Phân bổ nguồn lực cho rủi ro an toàn nhất
c) Duy trì hoặc cải thiện an toàn 1 cách hiệu quả
d) Đạt được mục tiêu về ste an toàn để công cụ về thỏa thuận
e) Đáp ứng các yêu cầu theo quy định của nhà nước về kiểm soát rủi ro về an toàn